Đề tài Hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Nước ta đó chuyển sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế theo định hướng XHCN. Đú là xu thế tất yếu, là đường lối đỳng đắn của Đảng và Nhà nước ta. Để thực hiện tốt mục tiờu của hạch toỏn kinh tế của mỗi doanh nghiệp là sản xuất kinh doanh phải cú lói thỡ đũi hỏi phải cú một bộ mỏy và cơ chế quản lý kinh tế hiệu quả. Hạch toỏn kế toỏn là một cụng cụ quản lý quan trọng, thu thập, xử lý và cung cấp toàn bộ cỏc thụng tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, giỳp kiểm tra, giỏm sỏt toàn bộ hoạt động kinh tế tài chớnh của đơn vị. Việc tổ chức hạch toỏn kế toỏn khoa học và hợp lý là nhiệm vụ quan trọng của cỏc doanh nghiệp liờn quan đến sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp. Do đú cựng với sự phỏt triển của sản xuất kinh doanh, phải đỏnh giỏ một cỏch toàn diện cụng tỏc kế toỏn, qua đú tỡm ra cỏc biện phỏp cụ thể để đổi mới cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp bỏm sỏt hơn yờu cầu thực tế, đỏp ứng yờu cầu thụng tin ngày càng cao của hệ thống quản lý. Thương mại cú vai trũ quan trọng trong nền kinh tế, nú là cầu nối giữa sản xuất và tiờu dựng. Cỏc doanh nghiệp thương mại tổ chức lưu chuyển hàng hoỏ trờn thị trường nhằm đỏp ứng nhu cầu của người tiờu dựng, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hạch toỏn kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng là một trong những khõu quan trọng của quỏ trỡnh hạch toỏn. Quỏ trỡnh lưu chuyển hàng hoỏ bao gồm: mua - bỏn - dự trữ, ba khõu này cú mối liờn hệ mật thiết với nhau, trong đú mua hàng là khõu đầu tiờn của hoạt động kinh doanh thương mại. Trong kinh doanh người ta tỡm mọi cỏch để tiờu thụ được nhiều hàng hoỏ, nhưng việc bỏn hàng lại gắn liền với việc mua hàng. Thấy được tầm quan trọng của kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng, kết hợp giữa những lý luận đó được trang bị qua những năm học tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và thực tế cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC, em xin trỡnh bày những quan điểm của mỡnh về c ụng t ỏc hạch toỏn kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng thụng qua đề tài: “ Hạch toỏn kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng tại Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC”. Chuyên đề gồm 03 chương Chương 1:Giới thiệu tổng quan về CT Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC. Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại CT Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC. Chương 3: Hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại ct cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại tnc. Chương 1 Tổng quan về CT Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC. Tên Công Ty: Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC Địa chỉ giao dịch: Số 99 – Khối 5 - Đường Tô Hiệu – TP Hà Đông. Cụng ty được thành lập vào năm 2005 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tõy cấp giấy phộp kinh doanh, với Mó số thuế là 0500561807. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại với nhiệm vụ chủ yếu là mua bỏn trao đổi hàng hoỏ phục vụ cho nhu cầu tiờu dựng của nhõn dõn trong và ngoài tỉnh, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của cụng ty là: cung cấp thiết bị điện cao hạ thế, thi cụng xõy lắp cỏc cụng trỡnh điện trạm biến ỏp từ 35 – 110 kv. 1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC. Tuy mới thành lập được 3 năm nhưng công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC hoạt động sản xuất kinh doanh rất hiệu quả tạo việc làm cho cán bộ công nhân viên cũng như tạo ra lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC: Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC là doanh nhiệp kinh doanh vật tư thiết bị điện và xây dựng công trình điện nên tổ chức bộ máy quản lý theo nguyên tắc chia làm 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh và bộ phần xây dựng công trình. Sơ đồ 01: sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty: Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch TH Phòng xây lắp - Giám đốc: Là người có quyền tối ưu nhất trong công ty, là người điều hành chung của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất trước nhà nước và pháp luật. Giám đốc, giám sát chặt chẽ, thúc đẩy tiến trình kinh doanh của công ty cũng như vấn đề huy động đồng vốn tiền lương lao động và các chế độ của công ty. - Phó giám đốc phụ trách về cả hai mặt tài chính và luân chuyển vốn trong công ty đồng thời cũng là người đảm nhiệm việc kinh doanh, xây dựng và mua bán hàng hoá nguyên vật liệu dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm về tài chính và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, với chức năng và nhiệm vụ của mình thì phó giám đốc nhận kế hoạch trực tiếp từ giám đốc và điều hành các bộ phận . Mọi quá trình hoạt động kinh doanh trong công ty phó giám đốc đều phải có nhiệm vụ giám sát chặt chẽ nhằm giúp giám đốc quản lý mảng sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng kinh doanh: Giúp giám đốc vạch định ra đường lối, kế hoạch kinh doanh cho công ty. Chịu trách nhiệm trước phó giám đốc và giám đốc công ty về toàn bộ quá trình thực hiện kinh doanh mặt bằng của công ty. - Phòng kế hoạch tổng hợp: Là nơi vạch định, lập kế hoạch chiến lược và mô hình sơ đồ phát triển thị trường nội địa cũng như thị trường nước ngoài nhằm tạo ra được thời cơ thuận lợi, thời điểm quyết định cho việc kinh doanh của công ty. Lập kế hoạch trước mắt cũng như lâu dài nhằm tạo lập ra được thời điểm làm ăn có lãi của công ty đồng thời cũng tìm kiếm vạch định ra được các thị trường đề tung sản phẩm hoàn hảo của mình ra. - Phòng xây lắp: Làm nhiệm vụ khai thác thị trường tìm kiếm đấu thầu các công trình mới và đồng thời cũng tìm hiểu xem sản phẩm xây dựng của doanh nghiệp có đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư hay không. - Phòng kế toán: Kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung. Hình thức mà kế toán công ty áp dụng là hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Phòng kế toán đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Chương 2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Ct Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại TNC 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 2.1.1. Đặc điểm cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty. - Hình thức tổ chức công tác kế toán của Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC theo mô hình tập trung. - Tổ chức bộ máy kế toán: + Trình độ đại học có: 2 người. + Trình độ cao đẳng: 1 người. + Trình độ trung cấp: 1 người. Bộ máy kế toán của Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC được tổ chức theo mô hình tập trung (theo sơ đồ sau): Sơ đồ 02: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp) Kế toán kho Kế toán công nợ - Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận: Kế toán trưởng (có 1 người): Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc công ty về tổ chức, chỉ đạo và thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát các hoạt động kế toán tài chính của phòng kế toán, các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh của công ty. Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp) có 1 người: Giải quyết các công việc tổng hợp quyết toán công việc của công ty, kiểm tra đối chiếu, lập các báo cáo kế toán đồng thời theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty. Kế toán kho: Hạch toán lượng hàng hoá mua vào, bán ra của công ty. Kế toán kho làm nhiệm vụ theo dõi tình hình hàng hoá trong kho, nắm bắt được số lượng hàng nhập - xuất - tồn kho ở từng thời điểm nhất định. Đồng thời thông báo kịp thời cho phũng kinh doanh về số lượng hàng hoá bán được và kế hoạch nhập hàng mới, thường xuyên quản lý về chất lượng, số lượng hàng hoá trong kho. Trực tiếp quản lý về việc xuất nhập hàng hoá và chịu trách nhiệm về việc quản lý hàng hoá tại kho của công ty. Kế toán công nợ (có 1 người): Chịu trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán thông qua việc theo dõi, quản lý các khoản phải thu, phải trả, khoản thanh toán với người mua-người bán, giúp Ban Giám Đốc quản lý tốt các nguồn tiền ra và vào Công Ty. Quản lý các khoản chi theo định mức, đôn đốc thu hồi các khoản công nợ. Kế toán tiền lương( có 1 người): Tính tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn). Thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên. 2.1.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán, chính sách kế toán - Chế độ kế toán áp dụng tại Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC: Hình thức kế toán Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ để thu nhận , xử lý và cung cấp các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc thiết lập các báo cáo tài chính và ra các quyết định kinh doanh. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng Chứng từ kế toán hoặc Bảng chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc trong cả năm( theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ sau: + Chứng từ ghi sổ + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái + Các sổ, thẻ chi tiết Sơ đồ 03: Sơ đồ ghi sổ kế toán của Công ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ƯGhi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc định kỳ - Các chính sách kế toán của doanh nghiệp: + Chế độ kế toán áp dụng của công ty theo chế độ Nhà nước ban hành theo Quyết định số 15QĐ/2006/BTC ngày 20 /03/2006 của Bộ Tài Chính ban hành. Kỳ kế toán áp dụng là kỳ kế toán năm bắt đầu từ 01/01 hàng năm và kết thúc kỳ kế toán vào ngày 31/12 hàng năm. Báo cáo tài chính gồm 04 biểu mẫu: * Bảng Cân đối kế toán * Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh * Báo cáo lưu chuyển tiền tệ * Bản thuyết minh báo cáo tài chính + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính trị giá thực tế hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền (trung bình tháng). + Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. + Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng: áp dụng hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. + Hệ thống báo cáo kế toán: Gồm có báo cáo kế toán về tài chính, báo cáo về doanh thu hàng quý. Chương 3 Hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại ct cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại tnc. 3.1.Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và các chuẩn mực áp dụng. 3.1.1 Nội dung, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC. - Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng bao gồm các nội dung: + quản lý về số lượng và chất lượng hàng hoá. + quản lý theo nguồn hàng và mặt hàng. + quản lý về giá cả hàng hoá. + quản lý về tiền mua hàng, quản lý chặt chẽ các khoản công nợ. - Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, kế toán nghiệp vụ này có những nhiệm vụ chủ yếu sau: + Theo dõi ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng về số lượng kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng. + Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp. + Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ đề xuất những quy định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 3.1.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo chuẩn mực kế toán số 01- Chuẩn mực chung - Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải tuân thủ các nguyên tắc của kế toán: cơ sở dồn tích; hoạt động liên tục; giá gốc; phù hợp; nhất quán; thận trọng; trọng yếu - Nợ phải trả: Việc thanh toán các nghĩa vụ nợ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách như: + Trả bằng tiền; + Trả bằng tài sản khác; + Cung cấp dịch vụ; + Thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác; + Chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và các sự kiện đã qua, như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác. - Ghi nhận nợ phải trả: Nợ phải trả được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và khoản nợ phải trả đó phải được xác định một cách đáng tin cậy. 3.1.3. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho - Xỏc định giỏ trị hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tinh theo giỏ gốc. Trường hợp giỏ trị thuần cú thể thực hiện được thấp hơn giỏ gốc thỡ phải tớnh theo giỏ trị thuần cú thể thực hiện được. - Giỏ gốc hàng tồn kho gồm: Chi phớ mua, chi phớ chế biến và cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp khỏc phỏt sinh để cú được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thỏi hiện tại. - Chi phớ mua: Chớ phớ mua của hàng tồn kho bao gồm giỏ mua, cỏc loại thuế khụng được hoàn lại, chi phớ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quỏ trỡnh mua hàng và cỏc chi phớ khỏc liờn quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Cỏc khoản chiết khấu thương mại và giảm giỏ hàng mua do hàng mua khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất được trừ khỏi chớ phớ mua. - Chi phớ khụng được tớnh vào giỏ gốc hàng tồn kho gồm: + Chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ nhõn cụng và cỏc chi phớ sản xuất kinh doanh khỏc phỏt sinh trờn mức bỡnh thường. + Chi phớ bảo quản hàng tồn kho trừ cỏc chi phớ bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quỏ trỡnh sản xuất tiếp theo và chi phớ bảo quản quy định ở đoạn chi phớ mua của hàng hoỏ tồn kho. + Chi phớ bỏn hàng. + Chi phớ quản lý doanh nghiệp. 3.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC. Công ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC là doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên 3.2.1. Hạch toỏn ban đầu. Cụng ty đó tổ chức hạch toỏn ban đầu căn cứ vào cỏc thụng tin về cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Việc hạch toỏn ban đầu đũi hỏi phải trung thực, chớnh xỏc, kịp thời, đầy đủ, hợp phỏp. Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD và Thương mại TNC đó sử dụng cỏc chứng từ sau trong kế toỏn nghiệp vụ mua hàng: - Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng (GTGT): được giao cho Cụng ty khi Cụng ty mua hàng của cỏc đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ. Trờn hoỏ đơn phải ghi đầy đủ những nội dung sau: + Giỏ bỏn chưa thuế GTGT + Thuế suất thuế GTGT, thuế GTGT + Tổng giỏ thanh toỏn VD: Ngày 08/01/2007 Công ty mua một lô hàng gồm máy biến áp cầu chi tự rơi 24KV, khoá néo 07 chi tiết, thu lôi van.. của Công ty CP Thương mại M&C, công ty nhận được một hoá đơn GTGT do Công ty CP thương mại M&C cung cấp như sau: Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT -3LL Giá trị gia tăng nm/2006b Liên 2: Giao cho khách hàng 0054322 Ngày 08 tháng 01 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thương mịa M&C Địa chỉ: 48 hẻm 20 ngõ Trại cá - Trương Định – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MST: 101613290 Họ tên người mua hàng: Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại TNC Tên đơn vị: Địa chỉ: Số 99 – Khối 5 - Đường Tô Hiệu – Hà Đông Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0500561807 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 HK006-khoá néo 7 chi tiết HC094-Cầu chì tự rơi 24KV HM021- Máy biến áp 180KVA HT042- Thu lôi van HG011- ghíp AC70 Bộ Bộ Máy Bộ Bộ 01 01 01 01 20 116.018 3.000.000 69.300.000 300.000 18.000 116.018 3.000.000 69.300.000 300.000 360.000 Cộng tiền hàng 72.716.018 Thuế suất GTGT: 05% tiền thuế GTGT: 3.635.800 Tổng cộng thanh toán: 76.351.818 Số tiền viết bắng chữ: Bảy sáu triệu ba trăm năm mươi mốt ngàn tám trăm mười tám đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên) - Phiếu nhập kho: Khi hàng hoỏ được vận chuyển đến kho của Cụng ty, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết với nhà cung cấp và với hoỏ đơn GTGT (hoỏ đơn bỏn hàng) mà bờn bỏn đó lập và giao, thủ kho so sỏnh hai chứng từ trờn nếu thấy phự hợp thỡ tiến hành kiểm tra hàng hoỏ và cho nhập kho, nhập xong thủ kho ghi ngày thỏng nhập kho, số phiếu nhập kho và cựng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liờn: + Một liờn lưu ở kho + Một liờn lưu ở phũng kế toỏn Nếu Cụng ty thanh toỏn tiền mua hàng ngay thỡ kế toỏn mua hàng sẽ ký xỏc nhận vào hoỏ đơn GTGT (húa đơn bỏn hàng) và chuyển cho kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn này sẽ viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ thanh toỏn cho người bỏn. VD: Ngày 29/01/2007 Cụng ty nhập kho số hàng mua của Cụng ty TNHH TM&DV Thanh Thỳy. PHIếu NHẬP KHO Số: 106 Ngày 29 thỏng 01 năm 2007 Cú: 331 Nợ: 156 Họ tờn người giao hàng: Đơn vị: N024- Cụng ty TNHH TM& DV Thanh Thỳy Địa chỉ: 10A- ngừ 162- Khương Trung- TX- HN Theo số húa đơn: 0023575, Số seri: HY- 2006 Nội dung: Mua hàng húa đơn: 0023575 Stt Mó kho Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng húa) ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 KH KH KH KH N405-Xà nộo XNII- 35B N406- Xà cầu dao XCD- 35 N407- Xà đún dõy vào dọc tuyến N358- Xà đỡ sứ trung gian Bộ Bộ Bộ Bộ 6,00 1,00 2,00 2,00 Cộng tiền hàng Bằng chữ:. Nhập ngày..thỏngnăm. Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)Cỏc phiếu nhập kho sẽ là căn cứ để kế toỏn vào sổ tổng hợp hàng nhập kho * Khi thanh toỏn tiền hàng Cụng ty sử dụng hai hỡnh thức sau: - Thanh toỏn bằng tiền mặt - Thanh toỏn qua Ngõn hàng, trong đú Cụng ty sử dụng: + Thanh toỏn bằng Sộc + Thanh toỏn bằng uỷ nhiệm chi Cỏc chứng từ ban đầu được Cụng ty sử dụng: - Phiếu chi tiền mặt - Sộc - Giấy uỷ nhiệm chi Vớ dụ:Thanh toỏn bằng tiền mặt Kế toỏn thanh toỏn căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký, cỏc hoỏ đơn chứng từ mua hàng và được sự đồng ý của kế toỏn trưởng và thủ quỹ sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Sau khi viết phiếu chi, kế toỏn thanh toỏn chuyển phiếu chi cho bộ phận mua hàng để bộ phận này rỳt tiền từ thủ quỹ và trả cho người bỏn hàng. Phiếu chi phải được lập thành hai liờn: + Một liờn do kế toỏn thanh toỏn lưu + Một liờn do người nhận tiền giữ VD: Ngày 30 thỏng 02 năm 2007 Cụng ty thanh toỏn cho cụng ty TNHH TM & DV Thanh Thỳy số tiền 14.101.605đ bằng tiền mặt. Kế toỏn thanh toỏn viết phiếu chi: CễNG TY Cổ phần Đầu Tư XD và Thương Mại TNC Số 99 - Khối 5 –Tụ Hiệu – Hà Đụng – Hà Tõy Số: 521 PHIẾU CHI Cú:1111 : 14 101 605 Ngày 30 thỏng 02 năm 200 7 Nợ: 331 : 14 101 605 Họ, tờn người nhận tiền: N024- cụng ty TNHH TM & DV Thanh Thỳy Địa chỉ: 10A- ngừ 162- Khương Trung- TX- HN Lý do chi: Trả tiền mua hàng HĐ: 0023575 Số tiền: 14 101 605 đ Bằng chữ: Mười bốn triệu, một trăm lẻ một nghỡn sỏu trăm lẻ năm đồng Kốm theo: 0 chứng từ gốc Ngày ..thỏng.năm Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) 3.2.2. Tài khoản sử dụng. - TK156 – Hàng hoá: TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK156. Bên Nợ + Trị giá mua hàng của hàng hoá nhập kho trong kỳ. + Chi phí thu mua hàng hoá nhập kho. + Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại nhập kho. + Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê Bên Có + Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ. + Chi chí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ + Cỏc khoản giảm giỏ hàng mua, chiết khấu thương mại. + Trị giỏ hàng húa thiếu, hư hỏng, mất phẩm chất trong kho. Số dư bên Nợ + Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho + Chi phí thu mua phõn bổ cho hàng tồn kho. TK1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ: phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ , đó khấu trừ và cũn được khấu trừ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK1331 Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên Có + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ + Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ + Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại Số dư bên Nợ Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. -TK331 – Phải trả cho người bán: TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK331 Bên Nợ + Số tiền đã trả cho người bán (kể cả số tiền ứng trước) + Khoản chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng mua, hàng mua trả lại khi giảm trừ cụng nợ. Bên Có Phản ỏnh số tiền phải trả cho người bỏn về hàng húa, dịch vụ đó cung cấp Số dư bên Có Số tiền còn phải trả cho người bán. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả. Ngoài ra Cụng ty cũn sử dụng cỏc tài khoản 111, 112, 152, 311, 632. 3.2.3. Trỡnh tự hạch toỏn. - Khi Cụng ty mua hàng về nhập kho, trỡnh tự hạch toỏn như sau: 111,112 152, 156 ` 112,111,311,331 (1) (4) 1331 1331 331 (3) (2) (1):Phản ỏnh giỏ trị hàng hoỏ mua về nhập kho và thuế GTGT tương ứng khi thanh toỏn bằng tiền. (2): Phản ỏnh trị giỏ hàng hoỏ mua về nhập kho và thuế GTGT tương ứng trường hợp mua chịu. (3): Chiết khấu mua hàng được hưởng khi thanh toỏn tiền hàng sớm. (4): Cỏc khoản giảm giỏ hàng mua, hàng mua trả lại và thuế GTGT tương ứng. VD: Với hoỏ đơn GTGT ngày 08/01/2007, mó số NM/2006B, số hoỏ đơn 0054322, do cụng ty CP TM M&C, kế toỏn hạch toỏn như sau: Nợ TK152 : 72 716 018 Nợ TK133: 3 635 800 Cú TK111: 76 351 818 3.2.4. Sổ sỏch kế toỏn. Khi phản ỏnh nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng Cụng ty sử dụng sổ cỏi cỏc tài khoản; chứng từ ghi sổ; sổ đăng ký chứng từ chi sổ; sổ, thẻ kế toỏn chi tiết: sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá; sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán). Từ cỏc chứng từ hoỏ đơn mua hàng và thanh toỏn tiền hàng, kế toỏn lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết. Từ đú làm căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết ghi ở cuối thỏng. Từ cỏc chứng từ gốc của nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng, kế toỏn lập sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá; sổ theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn, sổ tổng hợp TK331. Kế toỏn dựa vào cỏc chứng từ phỏt sinh, làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ. Số liệu trên chứng từ ghi sổ sẽ làm căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản ghi ở cuối tháng: sổ cái tài khoản 156, sổ cái tài khoản 111, sổ cái tài khoản 331,.... CôngtyCP Đầu tư Xõy Dựng và Thương Mại TNC Mẫu số S10- DN (Ban hành theo QĐ số15/2006/ QĐBTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá Tài khoản:156 Tên kho: Đơn vị tính: cột Chứng từ Diễn giải TK đ/ư ĐG Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH Ngày tháng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền A B C D 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7 8 06 09 08 10 09 01/01/07 02/01/07 04/01/07 04/01/07 04/01/07 Số dư đầu kỳ Mua hàng XK hàng bán Mua hàng XK hàng bán Mua hàng Cộng tháng 1111 632 331 632 1121 4200000 4200000 4200000 10 15 15 42000000 63000000 63000000 12 10 5 21000000 Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang.. Ngày mở sổ:... Ngày ...tháng ... năm... Người ghi sổ Kếtoántrưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký,họtên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán ) Tài khoản: 331- Phải trả người bán Khách hàng: CTy CP thương mại M&C (331) (KH058) Loại tiền: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ TG được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.Số dư đầu kỳ 0 2.Số phát sinh trong kỳ 08/01/07 14 08/01/07 TT tiền mua NVL cho CT Ba Vì(CT015) 1111 76351818 08/01/07 07 08/01/07 Mua hàng HĐ: 0054322 152 72716018 08/01/07 07 08/01/07 Mua hàng HĐ: 0054322 1331 3675800 10/01/07 49 10/01/07 TT tiền mua vật tư cho CT Đồng Xuân( CT005) 1111 91504560 12/01/07 16 12/01/07 Mua hàng HĐ: 0054324 152 87147200 12/01/07 16 12/01/07 Mua hàng HĐ: 0054324 1331 4357360 Cộng số phát sinh 3.Số dư cuối kỳ Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng ... (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CôngtyCP Đầu tư Xõy Dựng và Thương Mại TNC sổ cái tài khoản Tài khoản 156 - Hàng hoá NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diên giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 01/01/07 04/01/07 06/01/07 06/01/07 08/01/07 08/01/07 08/01/07 06 08 11 13 10 12 15 01/01/07 04/01/07 06/01/07 06/01/07 08/01/07 08/01/07 08/01/07 - Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng TT tiền mua hàng TT tiền mua hàng TT tiền mua hàng TT tiền mua hàng Bán hàng(HĐ: 0025298 ngày 12/01/2007) Bán hàng(HĐ: 0033955 ngày 12/01/2007) TT tiền mua khoá +Cộng số phát sinh tháng +Số dư cuối tháng +Cộng luỹ kế từ đầu quý 1111 1111 1111 1121 632 632 1111 42000000 63000000 2014500 61523000 1230000 13700000 26282600 Sổ này có ... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) CôngtyCP Đầu tư Xõy Dựng và Thương Mại TNC Sổ cái tài khoản Tài khoản 111 - Tiền mặt NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diên giải SH TK đ/ư Số tiền Ghi chú SH Ngày tháng Nợ Có 01/01/07 01/01/07 01/01/07 01/01/07 02/01/07 02/01/07 327 328 328 06 329 329 01/01/07 01/01/07 01/01/07 02/01/07 02/01/07 02/01/07 - Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng TT tiền cước điện thoại EVN T11/06 TT tiền vận chuyển vật tư Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ TT tiền mua hàng TT tiền tiếp khách Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ +Cộng số phát sinh tháng +Số dư cuối tháng +Cộng luỹ kế từ đầu quý 6427 621 1331 156 6277 1331 398928 8700000 435000 42000000 536364 53636 - Sổ này có ... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) CôngtyCP Đầu tư Xõy Dựng và Thương Mại TNC Sổ cái tài khoản Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diên giải Số hiệu TK đ/ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày,tháng Nợ Có 04/01/2007 04/01/2007 04/01/2007 04/01/2007 06/01/2007 06/01/2007 03 03 04 04 12 13 04/01/2007 04/01/2007 04/01/2007 04/01/2007 06/01/2007 06/01/2007 - Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng Mua hàng HĐ: 0094704 Mua hàng HĐ: 0094704 Mua hàng HĐ: 0094705 Mua hàng HĐ: 0094705 TT tiền mua NVL cho CT : Vịêt Trì TT tiền mua vật tư cho CT: Ba Vì +Cộng số phát sinh tháng +Số dư cuối tháng +Cộng luỹ kế từ đầu quý 152 1331 152 1331 1111 1111 210000 1877820 11562034 578102 11240834 562042 Sổ này có ... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày ... tháng ... năm ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.3.1 Đỏnh giỏ thực trạng kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng tại Cụng ty. 3.3.1.1 Ưu điểm: Cụng tỏc kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng của Cụng ty đó được phản ỏnh khỏ đầy đủ và chớnh xỏc, đỏp ứng được yờu cầu về thụng tin của nhà quản lý. - Về tổ chức hạch toỏn ban đầu: việc lập, phõn loại chứng từ ban đầu, luõn chuyển chứng từ trong kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng tại Cụng ty là tương đối đầy đủ và hợp lý. Cỏc chứng từ được Cụng ty sử dụng theo đỳng biểu mẫu quy định của Bộ Tài chớnh. Việc luõn chuyển chứng từ phự hợp với hỡnh thức chứng từ ghi sổ đang được Cụng ty ỏp dụng và cỏc chứng từ sau khi sử dụng đó được lưu trữ theo quy định lưu trữ chứng từ, tài liệu của Nhà nước. - Về việc sử dụng tài khoản: Cụng ty đó vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn để hạch toỏn tổng hợp kế toỏn mua hàng và thanh toỏn tiền hàng theo hệ thống tài khoản kế toỏn hiện hành, nội dung phản ỏnh trờn cỏc tài khoản là tương đối chớnh xỏc theo quy định của nhà nước. Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào hạch toỏn tổng hợp tại Cụng ty là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. - Về trỡnh tự hạch toỏn: trỡnh tự hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại Cụng ty là hợp lý và đầy đủ. - Về tổ chức hệ thống sổ sỏch tài khoản kế toỏn tại Cụng ty được thực hiện theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ. Cỏc chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toỏn chi tiết, sổ cỏi được lập theo biểu mẫu sổ sỏch kế toỏn hiện hành của Nhà nước. Trờn mỗi sổ kế toỏn, trỡnh tự và nội dung ghi sổ được thực hiện theo đỳng quy định. 3.3.1.2 Những hạn chế trong kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng: - Về tổ chức hạch toỏn ban đầu: Cụng ty CP Đầu Tư Xõy Dựng và Thương Mại TNC là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, xõy lắp hoạt động chớnh là mua bỏn hàng hoỏ, xõy dựng. Chớnh vỡ vậy mà cỏc hoỏ đơn chứng từ trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng là rất nhiều vỡ thế đó xảy ra hiện tượng chứng từ bị chuyển đến nhầm chỗ, thất lạc chứng từ. - Về sử dụng tài khoản: Trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng Công ty đã không vận dụng một số tài khoản gây khó khăn trong công việc hạch toán một số trường hợp, cụ thể công ty đã không sủ dụng tài khoản 1381 và tài khoản 3381 để phản ánh hàng hoá thừa, thiếu. - Trình tự hạch toán: chưa chặt chẽ, cần phải thêm một số bút toán để công việc kế toán thực tế dễ dàng hơn. - Về tổ chức hế thống sổ sách tài khoản kế toán: nhược điểm chung của hình thức chứng từ ghi sổ là việc ghi chộp trựng lắp, làm tăng khối lượng cụng việc, nờn đó xảy ra sự chồng chộo, cồng kềnh trong quỏ trỡnh ghi sổ của cụng ty. 3.4. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng 3.4.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. Trong điều kiện hiện nay, kế toán ngày càng khẳng định vai trò không thể thiếu được của mình trong công tác quản lý các hoạt động kinh tế cũng như việc giám sát, kiểm tra, bảo vệ vật tư, tài sản nhằm đảm bảo sự chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ tài chính của Công ty. Trong những năm gần đây đã có những nghiên cứu về kế toán và đã ra những quyết định về chế độ kế toán nhằm phù hợp với thực tiễn cuộc sống và phù hợp với chế độ kế toán của các nước trên thế giới. Do đó các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện công tác kế toán của mình sao cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Trong các doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là một nghiệp vụ quan trọng và chủ yếu của Công ty. Vì thế việc hoàn thiện nghiệp vụ kinh tế này là ảnh hưởng rất lớn đến việc hoàn thiện công tác kế toán của Công ty. 3.4.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CP Đầu tư xõy dựng và thương mại TNC: Từ vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý kính tế và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho thấy rằng cần phải đổi mới, cải cách kế toán cho phù hợp với sự phát triển của kinh tế. Việc đổi mới hoàn thiện kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với luật kế toán, tôn trọng các cơ chế tài chính, chuẩn mực kế toán hiện hành của nhà nước. Để quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc đân Nhà nước phải ban hành một cơ chế quản lý tài chính, nhất là xây dựng một hệ thống kế toán thống nhất phù hợp với cơ chế tài chính đó. Nhưng mỗi doanh nghiệp có một đặc thù kinh doanh riêng nên việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị cụ thể được phép vận dụng và cải tiến chứ không bắt buộc phải dập khuôn toàn bộ theo chế độ nhưng phải cải tiến trong khuôn khổ chế độ cho phép. - Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, quy mô kinh doanh, cơ chế tài chính và sự phân cấp quản lý của doanh nghiệp. - Hoàn thiện phải phù hợp với trình độ của các nhân viên kế toán, trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán. Khi hoàn thiện công tác kế toán cần phải xem xét đến trình độ của các nhân viên kế toán, không nên hoàn thiện mà không phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn của các nhân viên sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán của các nhân viên này. - Hoàn thiện phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, hiệu quả, có tính khả thi sao cho sau khi hoàn thiện kế toán đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin của các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau một cách kịp thời, trung thực và đầy đủ; tiết kiệm chi phí góp phần tối đa hoá lợi nhuận cho doanh nghiệp từ đó sẽ thấy được tính khả thi của việc hoàn thiện. 3.4..3. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. Qua việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng công tác kế toán của Công ty sẽ hoàn thiện hơn.Việc tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty hợp lý, phân công nhiệm vụ cụ thể, tổ chức hệ thống chứng từ, ghi chép và trình tự luân chuyển chứng từ tốt sẽ giúp cho việc cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra diễn ra được dễ dàng, nhanh chóng. Các thông tin được kế toán cung cấp cho các nhà quản trị chính xác và kịp thời hơn, giúp cho các nhà quản trị có những quyết định kinh doanh đúng lúc và sáng suốt trong việc xác định các nguồn hàng và nhu cầu tiêu dùng tạo điều kiện kinh doanh một cách có hiệu quả. Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán giúp cho việc lập Báo cáo tài chính được thuận lợi, giảm công việc và khó khăn của kế toán. 3.4.4 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CP Đầu tư xõy dựng và thương mại TNC. Qua khảo sát và đánh giá thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty CP Đầu tư xõy dựng và thương mại TNC ta nhận thấy còn tồn tại một số vấn đề cần hoàn thiện. Thứ nhất: Về hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là khâu mở đầu của công việc kế toán. Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm cơ sở để tiến hành hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Hiện tại kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty sử dụng các chứng từ ban đầu sau: Hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng thông thường), phiếu nhập kho, phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi, chứng từ hàng hoá, dịch vụ nua vào. Các chứng từ ban đầu Công ty sử dụng đều theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên để làm cho công tác hạch toán kế toán sau này thuận tiện hơn Công ty nên lập “Biên bản kiểm nhận nhập kho hàng hoá”. Lý do Công ty nên sử dụng chứng từ này là trên thực tế hàng hoá được mua về Công ty và tiến hành nhập kho có thể đúng như trong hoá đơn nhưng cũng có thể không đúng như trên hoá đơn hoặc hợp đồng kinh tế đã ký về số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy cách hay có thể có trường hợp thừa hoặc thiếu hành hoá. Do đó Công ty lập biên bản này để kiểm soát tốt hơn về hàng hoá nhập kho và thuận tiện cho quá trình thanh toán tiền hàng. Thứ hai: Về tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình, sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng quá trình kinh doanh. Để bảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết thì phải sử dụng rất nhiều tài khoản. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào từng đơn vị mà có thể lựa chọn những tài khoản thích hợp để lập thành hệ thống tài khoản của đơn vị mình. Tại Công ty CP Đầu tư xõy dựng và thương mại TNC, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các tài khoản sau: TK156, TK152, TK133, TK111, TK112, TK331, TK311. Như vậy khi phát sinh trường hợp thừa, thiếu hàng hoá sẽ gây khó khăn trong việc hạch toán và kiểm soát hàng hoá. Do đó công ty nên sử dụng thêm hai tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý và 3381- Tài sản thừa chờ giải quyết. Ngoài ra công ty nên sử dụng thêm tài khoản ngoài bảng TK002- Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công để phản ánh khi mua hàng như bao bì phải trả lại cho người bán hay hàng hoá giữ hộ người bán. Thứ ba: Về trình tự hạch toán Công ty cần hạch toán khi phát sinh nghiệp vụ thừa, thiếu hàng hoá. Thứ tư: Về sổ sách kế toán Sổ sách kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ đến nhau được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá các thông tin về các hoạt động kinh tế, tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ theo đúng phương pháp kế toán nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động kinh tế, tài chính diễn ra trong đơn vị. Mỗi một doanh nghiệp xây dựng cho mình một hệ thống sổ sách kế toán riêng phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình. Trong quá trình mua hàng thì việc theo dõi hàng hoá tồn kho là rất quan trọng, làm cơ sở cho những quyết định mua hàng sau này. Cụng ty nờn mở thờm sổ chi tiết TK 1381 và TK 3381 để theo dừi chi tiết hàng thừa thiếu. 3.5.6. Về hạch toán ban đầu Trong “Biên bản kiểm nhận nhập kho hàng hoá” cần phải ghi rõ số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất của các loại hàng hoá nhập kho và từng trường hợp phát sinh khi kiểm nhận hàng hoá, sau đó xem xét tìm ra nguyên nhân cụ thể của từng trường hợp cụ thể để quy trách nhiệm vật chất. “ Bảng kiểm nhận nhập kho hàng hoá” được lập làm ba liên: + Một liên giao cho thủ kho giữ + Một liên giao cho kế toán viên giữ + Và một liên giao cho người bán giữ Đơn vị :. Bộ phận:.... Biên bản kiểm nhận nhập kho hàng hoá Số lượng Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu SL Thành tiền SL Thành tiền a B C d 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng 3.2.2. Về tài khoản sử dụng Công ty nên sử dụng các tài khoản 1381, 3381 trong kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. Tài khoản 1381, 3381 được sử dụng để phản ánh hàng hoá thừa, thiếu. - TK1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý Bên Nợ Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết. Bên Có Kết chuyển giá trị tài thiếu chờ xử lý vào các tài khoản có liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý Số dư bên Nợ Giá trị tài sản thiếu chưa giải quyết - TK3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Bên Nợ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản có liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý Bên Có Giá trị tài sản thừa chờ xử lý(Chưa xác định rõ nguyên nhân) Số dư bên Có Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết. - Tài khoản 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công: Tài khoản này phản ánh trị giá tài sản, vật tư, hàng hoá của đơn vị khác được đơn vị giữ hộ hoặc nhận gia công. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 002 Bên Nợ Giá tị tài sản, vật tư, hàng hoá nhận gia công, chế biến hoặc giữ hộ. Bên Có + Trị giá tài sản, vật tư, hàng hoá đã xuất sử dụng cho gia công, chế biến đã giao trả cho đơn vị thuê + Giá trị vật tư, hàng hoá không dùng hết trả lại cho người thuê. + Giá trị tài sản, vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ đẫ xuất chuyển trả cho người chủ sở hữu thuê giữ hộ. Số dư bên Nợ Giá trị tài sản, vật tư, hàng hoá còn giữ hộ hoặc còn gia công, chế biến chưa xong. 3.2.3. Trình tự hạch toán - Trường hợp phát hiện thiếu hàng hoá chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK1381: giá trị tài sản thiếu Có TK156 : Giá mua hàng chưa thuế GTGT Có TK133 : Thuế GTGT đầu vào Khi xác định được nguyên nhân: + Nếu do nhân viên công ty làm mất thì bắt nhân viên đó phải bồi thường bằng tiền hoặc trừ vào lương Nợ TK111,334: Giá trị hàng hoá thiếu Có TK1381 : Giá trị hàng hoá thiếu + Nếu do người bán xuất thiếu thì công ty yêu cầu người bán xuất tiếp số hàng thiếu hoặc trả lại tiền cho mình hay trừ vào khoản phải trả cho người bán. Nợ TK111,112, 331: Giá trị hàng hoá thiếu Nợ TK156 : Giá mua chưa thuế của hàng hoá thiếu Nợ TK1331: Thuế GTGT của hàng hoá thiếu Có TK1381: Giá trị hàng hoá thiếu. + Trường hợp thiếu do hao hụt trong định mức Nợ TK1381: Giá trị hàng hoá thiêú Có TK632: Giá mua hàng hoá thiếu Có TK133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá thiếu - Trờng hợp phát hiện hàng hoá thừa + Khi phát hiện hàng hoá thừa chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 156: Giá mua chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT của hàng hoá thừa Có TK 3381: Giá trị hàng hoá thừa + Khi xác định nguyên nhân hàng hoá thừa là do bên bán xuất thừa thì Công ty thông báo cho người bán Nếu Công ty chấp nhận mua số hàng hoá thừa, kế toán ghi: Nợ TK3381: Giá trị hàng hoá Có TK111,112,331: Giá trị hàng hoá thừa Nếu Công ty không chấp nhận mua số hàng hoá thừa, chỉ nhận giữ hộ người bán: Nợ TK3381: giá trị hàng hoá thừa Có TK156: Giá mua hàng chưa thuế Có TK133: Thuế GTGT của hàng hoá thừa Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK002: giá mua hàng hoá Khi trả lại cho người bán, kế toán ghi: Có TK002: Giá mua hàng hoá 3.2.4. Sổ sách kế toán Kế toỏn nờn lập sổ chi tiết theo dừi cho TK 1381 và TK 3381. Hàng húa thừa thiếu phỏt sinh sẽ được ghi vào sổ này. Ngoài ra, để quản lý tốt hơn lượng tiền mặt có trong đơn vị, công ty nên mở “sổ quỹ tiền mặt”.Sổ quỹ tiền mặt phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng Việt Nam của công ty.Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ. Đơn vị ... Mẫu số S07- DN Địa chỉ ... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) sổ quỹ tiền mặt Loại quỹ: ... Ngày, tháng ghi sổ Ngày, tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Thu chi Thu Chi Tồn A B C D E 1 2 3 G Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày ... tháng ... năm ... Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Địa chỉ: Sổ chi tiết tài khoản 1381 Tài khoản:. Đối tượng :. Chứng từ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 - Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ Ngày ...tháng năm... Ngời ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Đơn vị: Địa chỉ: Sổ chi tiết tài khoản 3381 Tài khoản:. Đối tượng . Chứng từ Số phát sinh Số d Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 - Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ Ngày ...tháng năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3.5.7. Các giải pháp khác. Hiện nay khoa học kỹ thuật đã có những bước tiến vượt bậc. Trong đó công nghệ thông tin điện tử là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và có nhiều ứng dụng vào thực tiễn cuộc sống. Phần mềm kế toán là một sản phẩm mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Cụng ty CP Đầu tư xõy dựng và thương mại TNC là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại hàng tháng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là tương đối nhiều. Vì thế nếu công ty áp dụng kế toán máy vào hoạt động kế toán của mình sẽ giúp cho các kế toán viên giảm bớt được lượng công việc, giảm thiểu những sai sót và đáp ứng nhu cầu được cung cấp thông tin của nhà quản lý. Kết luận Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt các doanh nghiệp cần phải không ngừng nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiên công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong chuyên đề: “Hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CP Đầu tư xõy dựng và thương mại TNC”, tôi đã có một số nhận xét, đề xuất của cá nhân để công tác kế toán của công ty hoàn thiện hơn. Do thời gian thực tập và trình độ của bản thân có hạn nên các vấn đề được giả quuyết trong chuyên đề này còn có nhiều thiếu sót. Trong quá trình làm chuyên đề này em rất cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn Trương Anh Dũng và lãnh đạo và các cô trong phòng Kế toán - tài vụ Công ty CP Đầu tư xõy dựng và thương mại TNC đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên thực hiện Phạm thị Chớnh Tài liệu tham khảo Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 1 – Hệ thống tài khoản kế toán (NXB Tài Chính - 2006) Chế độ kế toán doanh nghiệp , quyển 2 - Báo cáo tài chính,chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ kế toán(NXB Tài Chính - 2006) Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thương mại (NXB Tài Chính - 2004) Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (NXB Tài Chính - 2006) Nhận xét: