Đề tài Hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Công Trình Giao Thông Vĩnh Phúc

c, đất nước như: đường giao thông ( tỉnh lộ, liên tỉnh ), cầu, cống. . . . . Công ty đóng giữa tỉnh Vĩnh Phúc thuộc Km 30-Xã Khai Quang, thị xã Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Quá trình phát triển có thể tóm tắt qua một số giai đoạn như sau: Giai đoạn I ( từ năm 1975-1990): Trong giai đoạn này công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ GTVT với nhiệm vụ xây dựng mới, xây dựng lại, khôi phục, sửa chữa các công trình giao thông tại tỉnh nhà cũng như các tỉnh lân cận. Với sự cố gắng hết sức đã lần đưa công ty vào ổn định hoạt động. Giai đoạn II ( từ năm 1991-1997 ): Sau 15 năm hoạt động liên tục, công ty đã từng bước ổn định phát triển và trưởng thành cùng với sự phát triển của tỉnh nhà. Đến năm 1991 công ty được đổi tên là: “ Công ty xây dựng và quản lý đường thành phố Việt Trì". Trong thời điểm chuyển giao giữa nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý nhà nước, đến ngày 5/12/1992. Công ty được thành lập doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 1310/QĐUB và được đổi tên là : “ Công ty CTGT Vĩnh Phúc". Giai đoạn III ( từ năm 1997 đến nay ): Tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập công ty được đổi tên là : Công tyCTGT Vỉnh Phúc được đặt trụ sỡ tại xã Khai Quang-Vĩnh Yên-Vĩnh Phúc. Công ty đã không ngừng đổi mới về cơ sỡ vật chất, về thiết bị, về lao động, thị trường và địa bàn hoạt động. Tuy rằng thành tích của công ty vẩn là khiêm tốn nhung những năm tới công ty sẽ mạnh dạn mở rộng thị trường, vươn tới các tỉnh ngoài như Thái Nguyên, Tuyên Quang, Hà Giang, Lào Cai, Yên Bái và các tỉnh phía nam. Dự định của công ty sẽ xây dựng thêm cơ sở vật chất như xây dựng nhà điều hành và chuyển đổi nhà ở cho cán bộ công nhân viên chức. Công ty sẽ đầu tư mới, mua sắm máy móc thiết bị hiện đại , đào tạo năng cao và bổ sung lực lượng lao động. Như vậy bảng thành tích của công ty sẽ nâng cao hơn chỉ là vấn đề thời gian. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty . Cơ cấu sản xuất: Cơ cấu sản xuất của công ty bao gồm các tổ đội sản xuất, công ty là cấp quản lý cao nhất đóng vai trò điều tiết các hoạt động của các tổ đội để bổ xung hỗ trợ lẩn nhau, đồng thời các tổ đội cũng có sự độc lập với nhau. Hình thức tổ chức xản xuất: Tuỳ thuộc vào từng công trình công ty phân chia các dự án thành các phần cho tổ đội tổ chức sản xuất theo hình thức đối tượng, nghĩa là mổi tổ đội đều thực hiện các công việc như nhau trên các đoạn đường khác nhau. Phương pháp tổ chức sản xuất: Do đặc điểm của thi công công trình xây dựng, các dự án đều tổ chức theo phương pháp sản xuát dây chuyền ( tuần tự ) nghĩa là làm xong các bước công việc này mới tới bước công việc khác theo trình tự nhất định. Từng đội có thể chuyên môn hoá lần lượt làm các bước công việc theo đúng quy trình công nghệ thi công công trình. Hiện nay toàn bộ công nhân viên của công ty có 204 người thuộc biên chế Nhà Nước, trong đó phân viện quản lý là 36 người, số lượng lao động của công ty đã tăng thêm so với những năm trước theo yêu cầu mở rộng sản xuất và được bố trí tinh giảm gọn nhẹ. Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm : -Ban giám đốc -Ba phòng ban chức năng -Các đội xây dựng Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh tế Phòng kt-tv Phòng kh-vt-kt Phòng tc-hc Đội 1 Đội xe Đội 4 Đội 3 Đội 2 Đội 5 Trong đó: Đội 2, 3, 5 trực tiếp làm đường Đội 1, 4, làm thảm mặt đường Một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đạt được trong mấy năm qua : Năm Doanh Thu Lợi Nhuận 1998 10.165.190.000 340.004.000 1999 9.636.586.000 121.381.000 2000 10.611.659.000 213.876.000 Ban giám đốc : Ban giám đốc của công ty bao gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. -Giám đốc: là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm chung trước nhà nước, trước công ty về việc điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. -Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách các lĩnh vực sản xuát kinh doanh kể cả phần phụ, vật tư thiết bị, thay giám đốc giãi quyết điều hành khi giám đốc đi vắng . -Phó giám đốc nội chính: Quản lý đào tạo nâng cao tay nghề, đời sống cán bộ công nhân viên, kỷ thuật bàn giao các công trình, chỉ đạo lập dự án thầu, đấu thầ . Các phòng ban chuyên môn: Gồm 3 phòng -Phòng tổ chức hành chính : Tổ chức quản lý, biên chế nhân lực, bố trí cán bộ công nhân viên công ty, tổ chức bảo vệ tài sản công ty, tiển khách ra vào công ty, giải quyết các chế độ nhà nước cho cán bộ công nhân viên. -Phòng kế hoạch- kỹ thuật vật tư: Lập phương án tiến bộ thi công, lập dự án đầu tư, nghiệm thu khối lượng và chất lượng công trình để quyết toán, thanh toán với chủ đầu tư, thanh lý, ký quyết toán ( thanh toán với chủ đầu tư, thanh lý ) hợp đồng. Duyệt và lập mức đơn giá lương, vật tư. Quản lý chất lượng, khối lượng các loại vật tư trong quá trình mua sắm, sử dụng, khấu hao, thanh lý. -Phòng kế toán-tài vụ: Phản ánh, ghi chép lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán liên quan theo đúng quy định của nhà nước, dẩm bảo các hoạt động kinh doanh của công ty, xây dựng kế hoạch khai thác thị trường có hiệu quả nhất, ngoài ra còn giám sát, hướng dẩn nghiệp vụ đối với hệ thống kế toán vật liệu, thống kê của công ty. 3.Tình hình chung về công tác kế toán tại công ty . a/Chức năng và nhiêm vụ : Công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc là một đơn vị hạch toán độc lập, có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính với nhiệm vụ chủ yếu sau: -Tổ chức ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động cuả công ty một cách đầy kịp thời đúng với nguyên tắc phương pháp quy định. -Tổng hợp số liệu hạch toán, tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh theo niên độ kế toán . -Phân tích thông tinh kế toán tài chính, đề xuất các giải pháp giải quyết nhu cầu vốn, nguồn vốn phục vụ sản xuất . b/ Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán . Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung tại phòng kế toán và đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên kiêm thủ quỹ Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Bộ máy kế toán của công ty gồm 5 người : -Kế toán trưởng: Phụ trách chung, không làm nghiệp vụ, chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về mặt quản lý chế độ chi tiêu chính sách tài chính ké toán, kiểm tra, kiểm soát các chứng từ chi tiêu hướng dẩn các nhân viên làm đúng chế độ và các thể lệ kế toán. Hướng dẩn các đội sản xuất lập và làm đúng các chứng từ kế toán. -Phó phòng kế toán: Thay đổi và giải quyết các công viếc chung khi kế toán trưởng đi vắng, chịu trách nhiệm về kế toán ngân hàng, theo dõi công nợ với người mua và người đặt hàng. -Kế toán vỉên kiêm thủ quỹ: Quản lý tiền mặt thủ quỹ và các giấy tờ có giá trị khác như tiền, theo dõi công nợ với khác hàng và các tổ đội sản xuất -Kế toán tổng hợp: Phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ, tờ kê, nhật ký của các kế toán chi tiết chuyển sang đi vào sổ tổng hợp, lập báo cáo quyết toán, chịu trách nhiệm về kế toán TSCĐ, theo dõi công nợ nội bộ, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, theo dõi thanh toán chế độ đau, ốm thai sản . . . Theo dõi trích nộp lập các chế độ BHXH, BHYT và KPCĐ, thuế . Tập hợp chi tiết tính giá thành và tính kết quả lãi lổ. c/Hình thức kế toán : Hiện công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ". Niên độ kế toán là một năm, phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên, phương pháp kế toán giá thành theo kiểm kê địng kỳ: * Các loại sổ chính -Sổ kế toán chi tiết -Bảng kê chi tiết -Bảng kê, ổ kế toán tổng hợp -Sổ cái các tài khoản -Nhật ký chứng từ * Sổ kế toán tại công ty được áp dụng theo hình thức “ Nhật ký chứng từ ”. Sơ đồ hạch toán của công ty Chứng từ gốc 1 1 1 1 Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Bảng phân bố Sổ quỹ 8 2 1 5 4 3 Nhật ký chứng từ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiêu 6 8 Sổ cái 7 7 7 7 Báo cáo kế toán 1.Ghi hàng tháng 8. Ghi cuối tháng 2, 3, 4, 5, 6, 7 . Ghi cuối tháng Hạch toán tổng hợp: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật tư, kế toán ghi vào sổ “ Nhật ký chung". Cuối tháng từ sổ nhật ký chung vào sổ cáI tàI khoản 152. Sau đó từ sổ cáI lập bảng cân đối tàI khoản và lập báo cáo tài chính. Hạch toán chi tiết: Cũng từ chứng từ nhập xuất vật tư lập thẻ chi tiết, cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đã đối chiếu với sổ cái tài khoản 152 thì số liệu tổng hợp bảng tổng hợp chi tiết là căn cứ để lập bảng cân đối tài khoản. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Nhằm khắc phục tình trạng công việc dồn vào cuối tháng và để cung cấp thông tin chính xác kịp thời. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và hạch toán chi tiết theo phương phaps sổ số dư. d/Phương pháp hạch toán hàng tồn kho . Xuất phát từ đặc thù sản xuất của công ty, là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp xây lắp, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn thường xuyên và yêu cầu xử lý thông tinh kịp thời thường xuyên phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh cho nên công ty đã tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung.Tức là mọi thông tin kế toán đều được thu nhận và sử lý tại phòng kế toán của công ty. Với phương pháp này kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi chính xác về cả số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho được phân bố cụ thể, thuận lợi, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là phải mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lưu chuyển và đối chiếu sổ sách giửa bộ phận quản lý và hạch toán. II.Thực trạng tổ chức kế toán Vật liệu-Công cụ ở công ty. 1. Công tác tổ chức quản lý Vật liệu - Công cụ a/ Phân loại vật tư ở công ty . Nguyên vật liệu được phân loại theo nội dung và công dụng kinh tế, tức là vật liệu phân thành: -Vật liệu chính gồm : Xi măng ,cát , đá , sắt , thép , phụ gia. . . -Vật liệu phụ gồm : Nhựa đường . . . -Nhiên liệu gồm : Xăng ,dầu . . . -Phế liệu gồm : Dầu cặn . . . Tuy nhiên việc phân loại vật liệu vẫn chưa được khoa học và hợp lý bởi vì các loại công cụ dụng cụ như: Gỗ lót, dụng cụ bảo hộ công ty lại đưa vào tài khoản vật liệu. ĐIều này làm ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu vì công cụ dụng cụ là tài sản lưu động nhưng có thời gian sử dụng lâu dài và không chuyển dịch một lần vào giá thành mà phải tiến hành phân bổ dần vào chi phí sản xuất. b/ Các nguồn nhập ( kế hoạch cung ứng ) : Nói chung, vật liệu chính chủ yếu của công ty đều mua từ bên ngoài khi nhập kho đều theo yêu cầu của công trình, tuỳ theo thời điểm hay từng công đoạn . . . nhưng tất cả đều thông qua quá trình kiểm nghiệm ( đánh giá ) tối thiểu phải đạt được yêu cầu của chất lượng số lượng, đánh giá khác . . . lúc đó mới giao cho người quản lý. NgoàI ra công ty còn thuê ngoài những vật liệu cần thiết nếu như trường hợp những công trình gặp những đIều kiện kho khăn về khâu lưu thông hay những vùng sâu vùng xa, có thể thuê ngoài gia công chế biến . . . Tuy nhiên kế hoạch hay yêu cầu của công trình và theo lệnh của cấp trên. c/ Mục đích xuất ( Định mức kèm theo ) Xuất nguyên vật liệu cho các công trình dựa trên kế hoạch theo yêu cầu của các công trình ( theo lệnh ) cũng qua quá trình đánh giá ( thông qua phiếu kiểm nghiệm ) sau đó chuyển qua để hạch toán. Công ty không sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà dụa vào định mức xây dựng cơ bản (và đơn giá xây dựng cơ bản) của UBND tỉnh Vĩnh Phúc và thông báo giá của sở tài chính vật giá, tuỳ theo từng thời điểm cụ thể để lập kế hoạch vật tư (dự toán). Cuối kỳ ( khi công trình hoàn thành ) căn cứ vào thông báo giá dể bù giá vật liệu theo đIều chỉnh hợp lý . Dưới đây là một số định mức xây dựng cơ bản của một số nguyên vật liệu cụ thể như sau : CT CTGT VP Phòng vật tư định mức vật tư Tên công việc: Xây móng Mã hiệu Công tác xây lắp Thành phần hao phí Đơn vị Chiều dày (cm) <=60 >60 GA.11 Xây móng Vật liệu Đá hộc Đá dăm Vữa Nhân công 3,5/7 M3 M3 M3 Công 1,20 0,057 0,42 1091 1,20 0,057 0,42 1,84 10 10 Định mức cấp khối vật liệu Cho 1 m3 vừa xi măng cát vàng (có modun độ lớn ML>2,0 ) Mã hiệu Thành phần hao phí Đơn vị Mác vữa 25 50 75 100 125 150 B221 Xi măng Cát vàng Kg m3 88,09 1,19 163,02 1,16 227,02 1,13 297,02 1,11 361,04 1,08 425,04 1,06 2 3 4 5 6 7 Đơn giá vật liệu: Mã hiệu Danh mục đơn giá Đơn vị Vật liệu Nhân công Máy Đơn giá GA. 1113 GA. 1114 GA. 1115 GA. 1113 GA. 1114 GA. 1115 Xây móng chiều dày <60 cm -Vữa XM mác 50 -Vữa XM mác 75 -Vữa XM mác 100 Chiều dày >60 cm -Vữa XM mác 50 -Vữa XM mác 75 -Vữa XM mác 100 m3 m3 m3 m3 m3 m3 164135 191170 220195 164135 191170 220195 24775 24775 24775 23867 23867 23867 188910 215945 244970 188002 215037 244062 d/ Công tác quản lý chung về nguyên vật liệu : Đối với các doanh nghiệp sản xuất vật chất thì nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh.Tuỳ thuộc vào đặc đIểm sản xuất, công dụng lý hoá mà vật liệu có vai trò, vị trí khác nhau. Công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc là một đơn vị xây lắp sản xuất vật chất thuộc khối ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm chính của công ty là: Xi măng, Sắt, thép, cát, đá . . . và đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu chiếm từ (60á75)% trong giá thành sản phẩm. Chính vì thế việc tăng giảm chi phí nguyên vật lệu sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do đó công tác quản lý nguyên vật liệu được công ty quan tâm đặc biệt kể từ khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. - ở khâu mua: Công ty bố trí một bộ phận chuyên trách để thu mưa nguyên vât liệu, gắn trách nhiệm từng người đối với việc thu mua kể từ số lượng, chủng loại vật liệu . - ở khâu bảo quản: Để quản lý chặt chẽ vật tư mua về công ty đã tổ chức một hệ thống kho hàng bến bãi từng vật tư hàng hoá bố trí, sắp xếp khoa học hợp lý từng vật tư vào kho nhất định và cũng gắn trách nhiệm với từng người quản lý kho . -ở khâu sử dụng và dự trữ: Để quản lý sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu, hàng tháng, quý, công ty lập kế hoạch và định mức sử dụng vật tư, định mức dự trữ để đảm bảo tính thường xuyên, liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh. e/ Phương pháp đánh giá vật liệu : -Đánh giá vật liệu nhập kho tại đơn vị sử dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Vật tư nhập kho được đánh giá theo giá thực tế nhập tức là gồm cả giá mua và các khoản chi phí thu mua. Cụ thể: Trong trang 12, công ty đã nhập đá 1ì2 của công ty vật liệu xây dụng Tam Đảo và có số liệu trên hoá đơn số 00046 với số tiền là: 17.230.590 Còn chi phí vận chuyển ở hoá đơn vận chuyển là : 14.708.304 Vậy giá thực tế ghi trên phiếu nhập kho số 19 là : = 17230590 +14708304 = 34038894 Đánh giá vật liệu xuất kho: Do đặc thù của công ty là bao gồm nhiều loại vật tư có khối lượng lớn, nhập xuất thường xuyên và để giảm bớt khối lượng tính toán đồng thời cung cấpthông tin chính xác kịp thời cho công ty hạch toán. Hàng ngày theo giá hạch toán. Đến cuối tháng điều chỉnh lại bằng phương pháp hệ số theo công thức sau: = x Hệ số giá (H) Giá trị hạch toán Giá thực tế vật liệu xuất kho Giá hạch toán = Số lượng xuất kho x Đơn giá hạch toán Hệ số giá (H) Giá thực tế đầu kỳ Giá thực tế nhập trong kỳ + = Giá hạch toán đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ Hiện nay ở công ty hệ số giá (H) được tính cho tất cả các loại vật liệu . Ví dụ cụ thể : Trong tháng 12 /2000 số liệu kế toán tổng hợp được như sau: Vật liệu tồn đầu tháng 12 - Giá hạch toán : 1.801.382.153 - Giá thực tế : 1.889.109.015 Vật liệu nhập vào trong tháng 12 - Giá hạch toán : 715.479.916 - Giá thực tế : 723.937.694 Trong tháng 12 xuất kho theo giá hạch toán : 830.556.032 Ta có : Hệ số giá vật liệu trong tháng 12/2000 là : H==1,038 Vậy giá trị thực tế vật liệu sản xuất dùng trong tháng 12/2000 là : = 830.556.032 x 1,038 862.117.166 Giải thích cụ thể cho số biểu tổng hợp nhập , xuất , tồn kho và cách tính trên sẽ trình bày ở bảng sau: bang phân bổ vật tư tháng 12/2000) 2.Thủ tục nhập xuất kho vật liệu-công cụ và chứng từ kế toán. a/Thủ tục nhập kho vật tư Vật liệu nhập kho trong công ty chủ yếu là xi măng, cát đá, sắt thép và các vật liệu này là nhập ở bên ngoài. Tuy nhiên cũng có trường hợp nhập kho chủ yếu có nguồn gốc bên ngoài. Tuy nhiên công ty cũng có trường hợp nhập kho do phế liệu thu hồi, nhập do luân chuyển nội bộ. Trường hợp nhập kho do mua ngoài. Căn cứ vào kế hoạch sản xuấtvà định mức sử dụng. Phòng công ứng vật tư cử người đi mua vật tư. Khi vật tư về đến công ty thì căn cứ vào hoá đơn do bên bán cung cấp phòng cung ứng kiểm tra các hoá đơn, chứng từ có lỉên quan rồi làm phiếu nhập kho . Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Người phụ trách cung cấp ký vào sau đó chuyển toàn bộ xuống cho thủ kho. Sau khi đã kiểm phiếu nhận vật tư thủ kho ghi số thực nhập vào cả 3 liên phiếu rồi cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho . . . phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký liên quan thì chuyển cho phòng cung ứng 1 liên, 1 liên giao cho người giao hàng và 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho và chuyển ho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Cụ thể : Ngày 13 tháng 12 năm 2000 công có mua đá của công ty vật liệu Tam Đảo và nhận được chứng từ sau: Hoá đơn( GTGT ) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 13 tháng 12 năm 2000 Đơn vị bán : Công ty vật liệu xây dựng Tam Đảo-cửa hàng số 1 Tích Sơn. Địa chỉ : TT Tam Đảo - Số TK : 4311101-000012 Điện thoại : 0211-860660 MS : 54001095151 Người mua: Nguyễn Thị An Đơn vị : Cty CTGT Vĩnh Phú Hình thức thanh toán : chuyển khoản . MS : 54001095151 TT Tên vật tư ĐV Số lượng Đơn Giá Thành Tiền A B C 1 2 3=1x2 Đá 1x2 axêtôn M3 (Kg) 145 348086 40747470 Cộng tiền hàng 49747470 Thuế GTGT : 10 % đ Tiền thuế Tổng số tiền thanh toán 19447550 Bằng chữ : Mười chín triệu bốn trăm bốn bảy nghìn năm trăm năm mươi nghìn đồng Chi phí vận chuyển vật liệu trên như sau : Hoá đơn (GTGT) Mẫu 01-GTKT-3LL Liên (Giao khách hàng ) No :000447 Ngày 13/12/2000 Đơn vị bán : Công ty vật liệu xây dựng Tam Đảo-Vĩnh Phúc. Địa chỉ : TT Tam Đảo - Số TK : 4311101-000012 Điện thoại : 0211-860660 MS : 54001095151 Người mua: Nguyễn Thị An Đơn vị : Cty CTGT Vĩnh Phú Hình thức thanh toán : Chuyển khoản . MS : 54001095151 TT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành Tiền 1 Vận chuyển đá 1x2 M3 145 10.000 145.000 Cộng tiền hàng 145.000 Thuế xuất GTGT : 5% Tiền thuế Tổng số tiền thanh toán 145.000 Bằng chữ : Một trăm bốn mươi lăm ngàn đồng chẵn Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký họ tên ) (Ký họ tên ) (Ký, đóng dấu ) Khi nhận được hoá đơn này thì phòng cung ứng viết phiếu nhập kho như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - Hạnh Phúc -----****----- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hoá đơn số :071695 ngày 10 tháng10 năm 2000 Của :Dương Quốc Nhật Phường Đống Đa- Vĩnh Yên. Hôm nay ngày 28 tháng 11 năm 2000 Ban nghiệm thu gồm có : 1.Ông : Tạ Quang Giang Chức Vụ : Trưởng Ban đội trưởng 2.Bà : Hà Văn Lai Chức Vụ : PHTKH + GS UV 3.Bà : Đinh Văn Xuân Chức Vụ : Tổ trưởng Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây tại CT CTGT Vĩnh Phúc. Công ty CTGT VP ------------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam độc lập - tự do - hạnh phúc -----*****----- Bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hoá đơn số:071695 ngày 10 tháng 10 năm 2000. Hôm nay ngày 28 tháng 11 năm 2000 Ban nghiệm thu gồn có : 1. Ông : Tạ Văn Giang Chức vụ : Trưởng ban -Đội trưởng 2. Ông : Hà Văn Lai Chức vụ : PKTKH + GS 3. Ông : Đinh Văn Xuân Chức vụ : Tổ trưởng Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây tai CT CTGT Vĩnh Phúc. Công Ty CTGT Vĩnh Phúc. ------ Stt Tên và quy cách vật tư Đơn vị Theo c.từ Theo K.Nghiệm Đúng quy cách Không đúng quy cách Kết luận 1 Sắt f6 áf8 Tấn 2210 2210 2210 Không Đủ tiêu chuẩn Uỷ Viên uỷ viên trưởng ba Đơn vị : CT CTGT VP Số 19 Địa chỉ : Km 30- Kquang- Vĩnh Phúc Phiếu nhập kho Ngày 17/12/2000 Nợ : Mẫu : 01- VT Có : Quyết định số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC . Họ và tên người giao hàng : Chị An - CT CTGT Vĩnh Phúc Theo hoá đơn số ; 000446 và 000447 ngày 13/12/2000 Của công ty vật liệu Xây dựng Tam Đảo - Vĩnh Phúc Nhập tại kho : Anh Hải TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn Giá Thành Tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 Đá 1x2 m3 145 145 3430860 49747470 Tổng cộng 497474470 Bằng chữ (Bốn mươi chín triệu, bảy trăm bốn mươi bảy nghìn bốn trăm bảy mươi đồng ) Nhập ngày 17/12/2000 Phụ trách Người giao hàng thủ kho kế toán trưởng Thủ trưởng cung tiêu làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Cụ thể: Trong tháng 12/2000 phòng cung ứng nhận được phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của XNKDVT và DV như sau: Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ No 002103 Liên 2: Dùng V/c hàng hoá Căn cứ lệnh điều động số 95 ngày 13 tháng 12 năm 2000 về việc . . .. Họ tên người vận chuyển:. . . . . . . . .. . Hợp đồng số: . . . . . . . Phương tiện vận chuyển: .. . . . . . . . . .. . . Xuất tại kho: Anh Thịnh - XNKDVT và DV Nhập tại kho: Anh Bảo - CT CTGT Vĩnh Phúc ( Đội 1 ) Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực Nhập Xi măng PC 30 Bỉm Sơn Xi măng PC 40 Bỉm Sơn 95 96 Kg Kg 1000 9 1000 9 581818 601930 581818000 5417370 Tông cộng 587235370 Xuất ngày . . . tháng. . . . năm . . . . . Nhập ngày. . . . Người lập Thủ kho xuất Người V/c Thủ kho nhập Ví dụ cụ thể thứ 2: Nhập Thép Ngày 15/12/200 Công ty có mua sắt thép của công ty Đức Giang và nhập vào chứng từ sau. Hoá đơn (GTGT ) Mẫu 01. GT.KT-3LL Liên 2 (giao cho khách hàng ) PC/ 99-R Ngày: 15/12/2000 No: 047606 Đơn vị bán : Công ty thương mại Đức Giang Địa chỉ : Khu Bánh Kẹo-P.Tích Sơn . TK 710A – 0052 NHCTVP Họ và tên người mua: Nguyễn Thị An Địa chỉ: CT CTGT Vĩnh Phúc Hình thức thanh toán : Sec. MS. 01001.06296 TT Tên Vật tư ĐV Số lượng Đơn Giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép f 6 LD Kg 24.180 4.667 112.848.060 2 Thép f14 LD Kg 8.580 4.381 37.588.980 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng tiền hàng 269.522.664 Thuế xuất GTGT: 5% Tiền Thuế Tổng cộng thanh toán: 269.522.664 Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi chín triệu năm trăm năm hai nghìn sáu trăm sáu tư đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau khi nhận được hoá đơn này thì phòng cung ứng viết phiếu nhập kho : Phiếu nhập kho Số 27 Ngày 10/12/2000 Nợ Mẫu: 01- VT Có Qđịnh số1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Đơn vị : CT CTGT VP Đ/c: Km30 KQ -VP Họ tên người giao hàng : Chị Lan - CT CTGT VP Theo hoá đơn số: 47606 ngày 15/2/2000 của CTTMĐG Nhập tại kho: Anh Tưởng TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn Giá Thành Tiền Theo CT Thực Nhập Thép f 6 LD Kg 24.180 24180 4667 112848660 Thép f14 LD Kg 8580 8580 4381 37588980 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . Tổng cộng 269522664 Bằng chữ: Hai trăm sáu chín triệunăm trăm hai hai nghìn sau trăm sáu mươi tư đồng Phụ trách Người giao hàng Thủ kho Kế Toán trưởng Thủ trưởng cung tiêu Trường hợp nhập kho do nguyên nhân khác: Như nhập do luân chuyển nội bộ. Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phòng cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này cũng được thành lập 3 liên, người giao hàng giữ 1 liên, phòng cung ứng giữ 1 liên và thủ quỹ giữ 1 liên. PHIếU NHậP KHO Ngày 20-12-2000 Người giao hàng: Chị Hải An-Công ty Công Trình Giao Thông Vĩnh Phúc Hợp đồng số 2103 ngày 18-12-2000 của Xí nghiệp kinh doanhvận tải và Dịch vụ Nhập tại kho : Anh Tưởng. Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn giá Thành Tiền Theo CT Thực nhập Xi măng PC 30 Bỉm Sơn Xi măng PC 30 Bỉm Sơn Kg Kg 5 10 5 10 581848 601930 2909050 6019300 Tổng cộng 8928390 Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng cung tiêu Nhập kho phế liệu thu hồi, phòng cung ứng lập phiếu nhập kho, phiếu này lập thành 3liên. Người phụ trách cung tiêu ký vào rồi giao cho người mang vật tư, phiếu nhập để nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho sau đó cùng người nộp ký vào cả 3liên, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên nộp phòng cung ứng còn 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ sau đó nộp lên phòng kế toán. PHIếU NHậP KHO Số25 Ngày 26-12-2000 Người giao hàng : Chị An-CT CTGTVP Nhập tại kho: Anh Minh TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập Vỏ bao xi măng Cái 30 30 100 30000 Cộng: 30000 Bằng chữ : Ba mươi nghìn đồng Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng cung tiêu b.Thủ tục xuất kho vật tư. Vật tư xuất kho chủ yếu là cho mục đích sản xuất. Ngoài ra còn có luân chuyển nội bộ ... . Trường hợp xuất hàng cho sản xuất. Căn cứ và kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất và giấy báo sử dụng vật tư, thì người lĩnh vật tư mang lên phòng cung ứng làm thủ tục xuất. Sau khi xem xét phòng cung ứng làm phiếu xuất kho. Phiếu này cũng lập thành 3 liên. Người phụ trách cung tiêu ký nạp vào, sau đó giao cho người lĩnh xuống kho để nhận. Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu rồi cùng người nhận ký vào cả 3 liên phiếu, 1 liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng cung ứng và 1liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Cụ thể: Ngày 28/12/2000. Đội 5 có nhu cầu sử dụng vật tư yêu cầu này được phòng cung ứng duyệt và lập phiếu xuất như sau : Đơn vị : Cty CTGT_ VP PHIễu xuất kho số 34 Địa chỉ: Km- kQVV Ngày 28/12/2000 Nợ : Mẫu : 01-VT Có : Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 Của Bộ tài chính Họ tên người nhận hàng : Anh Minh - Đội 5 Lý do xuất : Cho thực hiện thi công Xuất tại kho : Anh Tưởng TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu xuất Thực xuất A B C 1 2 3 4 5=3x4 1 Xi măng PC 30 Bỉm Sơn Kg 5 5 61930 3009650 2 Xi măng PC 30 Bỉm Sơn Kg 10 10 581818 5818180 Tổng cộng 3591468 Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách Người nhập Thủ kho cung tiêu Trường hợp xuất luân chuyển nội bộ : Căn cứ vào yêu cầu của đơn vị nội bộ và chứng từ liên quan phòng cung ứng lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này này cũng lập thành 3 liên. Sau khi xuất thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập vào 3 liên phiếu và giữ lại 1 liên chuyển cho phòng kế toán còn 2 liên giao cho phòng cung ứng và thủ kho xuất làm căn cứ ghi thẻ . Cụ thể : Ngày 29/12/2000 theo yêu cầu điều động vật tư cho đội 2 và đội 3. Phòng cung ứng làm thủ tục xuất như sau : Phiếu xuất kho Số 38 Kiêm vận chuyển nội bộ AX/99-B Ngày 29/12/2000 Quyển số: 670 Liên 2: Dùng vận chuyển hàng No: 033486 Đơn vị: CT CTGT VP Đ/c :Km30-KQ-VP Căn cứ lệnh điều động số: 06/GNV-KT Ngày 18/12/2000 của CT CTGT VP. TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn giá Thành Tiền Yêu cầu xuất Thực xuất 1 Thép f 6 LD Kg 24180 24180 4667 112848060 Tổng cộng: 112848060 Xuất ngày 29/12/2000 Nhập ngày 29/12/2000 Người lập Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Trường hợp xuất bán: Căn cứ vào chứng từ được thủ trưởng phê duyệt phòng cung ứng lập hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho. Cụ thể: Ngày 26/12/2000 coa khách hàng đến mua Thép, phòng cung ứng lập hoá đơn như sau : Hoá đơn (GTGT) Mẫu 01-GTKT-3LL ST/ 99-B No: 011254 Đơn vị bán: XN CTGT Vĩnh Phúc Địa chỉ : Km30 - KQ - Vĩnh Phúc Số TK:. . . . . . ĐT : 0211 - 862702 Họ tên người mua: Anh Hoàng Đ/c : Cty Quản lý và sửa chữa đường bộ Vĩnh Phúc Hình thức thanh toán: Tiền mặt Tên hàng hoá ĐV Số lượng Đơn giá Thành Tiền Thép f14 LD Kg 50 4381 219050 Cộng tiền hàng: 219050 Thuế xuất GTGT = 5% tiền thuế Tổng tiền thanh toán: Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn: 021254 lập phiếu xuất kho số 37 như sau: Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Ngày 26/12/2000 Số 37 Họ tên người nhận: Anh Hoàng Lý do xuất : Bán Xuất tại kho: Anh Tưởng. TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn Giá Thành Tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép 14 Kg 50 50 4381 219050 Tổng cộng: 219050 Xuất ngày 16/12/2000 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Bảng kê xuất: Xi măng + đá + cát +sỏi Q4 - tháng 12/2000 C từ Diễn giải Sử dụng vào công trình Số tiền Ghi nợ vào tài khoản SL Ngày 621 627 642 6 7 8 10 12 . . . 13 14 20 27 30 . . . Nguyễn Văn Phú-Đội 3 Hoàng Công Minh-Đội 2 Nguyễn Hữu Cầu-Đội 4 Tạ Văn Giang -Đội 1 Nguyễn Văn Phú-Đội 3 Nguyễn Văn ThứcĐội X2 . . . . . . . . . . . . . . . Cơ quan đoàn thể Thanh Hà-Đồ Sơn Cầu Vượt Bánh Kẹo Nguyễn Trãi Sở Ban Ngành Đường Bánh Kẹo Trân Phú 16872722 1820000 47434874 3009650 12290912 26080372 10956564 116938547 . . . . . . 16872722 47434874 12290912 26080372 10956564 116938547 . . . . . . 1820000 3009650 Tổng cộng: 1555945360 1049031000 506914360 bảng kê xuất: dầu Quý 4 - Tháng 12/2000. Tài khoản:. . . . Chứng từ Tổ- đội lĩnh Sử dụng vào chương trình Số tiền Ghi nợ các tài khoản Số Ngày 621 627 642 . . . 14 30 Tồn đầu tháng Trần Đức Lâm Anh Bằng Anh Hậu Hoàng Thức Anh Hậu- Đội 3 Anh Giang-Đội 1 Anh Trì - Đx . . . . Các công trình Đường 307 Thay đầu máy Đường 305 Đường sở ban ngành Thảm đường tỉnh ủy Vườn hoa đô thị Đường 307 . . . . . . . . 256480 530900 11489901 56618630 4302433 1351988 9196791 . . . . . . . . . 256480 11489901 56618630 4302433 1351988 9196791 . . . . . . . . . 530900 Tổng cộng: 338456854 337580332 876522 bảng kê xuât: nhủ tương-nhủ đường Quý 4- Tháng 12/2000. Tài khoản: . . . . . .. Chứng từ Nguồn Lĩnh Nội dung Số tiền Ghi nợ các tài khoản Số Ngày 621 627 642 ...... 1 15 30 . . . . . . . Nguyễn Văn Hậu Anh Thức Nguyễn Văn Hậu Anh Thức Anh Hậu Anh Thức. . . . . Đầu tháng Rải nhựa 305 Thảm đường SBN Đại Lải Tỉnh uỷ Dốc Láp Nhà nghỉ Đại Lải Đường SBN . . . . . . . . . . 9234600 24432461 120145447 77890904 6236363 12090908 94309085 . . . . . . . . . 9234600 24432461 120145447 77890904 6236363 12090908 94309085 . . . . ........ Tổng cộng: 768123935 768123935 Hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ Thủ tục nhập công cụ dụng cụ Cụ thể: Ngày 15/12/2000, công ty có mua quần áo bảo hộ lao độn, găng tay của xí nghiệp may mặc 10 và nhận được chứng từ sau : hoá đơn Mẫu 01 GTGT-4LL Ngày 15/12/2000 Đơn vị bán: XN may 10- Chi nhánh tịa Vĩnh Yên Địa chỉ: Đường Ngô Quyền-Vĩnh Yên Người mua: Nguyễn Hữu Thọ Đơn vị: CT CTGT Vĩnh Yên TT Tên vật tư ĐV Số lượng Đơn giá Thành Tiền A B C `1 2 3 = 1x2 Quần áo+găng tay Bộ 200 70000 14000000 Tổng cộng: 14000000 Bằng chữ : Mười bốn triệu đồng chẵn Công ty tiến hành nhập kho và thủ kho viết phiếu nhập như sau : phiếu nhập kho Mẫu 01 Ngày 17/12/2000 QĐ số:. . . . . Nợ:. . . Có: . . . Đơn vị: CT CTGT-VP Đ/c: Km30- KQ-VP Họ tên người giao hàng: Chi Thọ- CT CTGT Vĩnh Phúc Hoá đơn só: . . . Mua của XN may 10 - Hà Nội Nhập tại kho: Anh Hải TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn giá Thành Tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 Quần áo + găng tay Bộ 200 200 70000 14000000 Cộng tiền hàng 14000000 Phụ trách Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng cung tiêu Thủ tục xuất công cụ dụng cụ Cụ thể: Ngày 29/12/2000 theo yêu cầu điều động, công ty xuất vật tư - CCDC cho công nhân trực tiếp làm đường. Phòng cung ứng làm thủ tục xuất như sau : phiếu xuất kho ( Kiêm vận huyển nội bộ) Số 40 AX/99-B Ngày 29/12/2000 Q/S:701 Đơn vị: CT CTGT VP Đ/c: Km30-KQ-VP Căn cứ lệnh điều động số 08/GNV-KT ngày20/12/2000 của CT CTGT Vĩnh Phúc. TT Tên vật tư MS ĐV Số lượng Đơn Giá Thành tiền Yêu cầu xuất Thực xuất 1 Quần áo + găng tay Bộ 200 200 70000 14000000 Tổng cộng: 14000000 Xuất ngày 29/12/2000 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Bẩng kê xuất CCDC Quý 4 Tháng 12/2000 . Tài khoản 3.Kế toán chi tiết nhập- xuất vật liệu Kế toán chi tiết vật tư là công việc hạch toán kết hợp giữa ko và phòng kế toán. Nhằm theo dỏi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Hiện nay ở Công ty Công Trình Giao Thông Vĩnh Phú hạchtyóan chi tiết theo phương pháp sổ số dư. Theo phương pháp này công việc hạch toán tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán. a.ở kho: Công việc hạch toán chi tiết thực hiện trên thẻ kho. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho đối chiếu thực nhập, thực xuất sau đó ghi vào thẻ kho về số lượng. thẻ ko thì do kế toán lập ghi các cột: STT, Tên vật tư, Mã số, Đơn vị,và giao cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã dùng làm căn cứ ghi thẻ kho thì định kỳ 5-6ngày 1 lần thủ kho chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Cụ thể: Căn cứ vào các chứng từ nhập số: 17 ngày 19/12/2000 và số 22 ngày 20/12/2000. Các chứng từ xuất số: 34/12/2000, số 38 ngày 29/12/2000 và các chứng từ nhập, xuất khác trong tháng, thủ kho lập thẻ kho như sau: Đơn vị:. . . Thẻ kho Mẫu 06-VT Tên kho:. . . Ngày lập:. . . QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT ` Tờ số:. . . . Ngày 1/1/1995 Tên vật tư: Thép f6 LD - kho : Xi măng - Sắt thép Đơn vị: Kg Stt Chứng từ Nội dung Ngày nhập xuất Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ . . . . . . . . . 1 22 20/12 Nhập kho luân chuyển nội bộ 20/12 24180 24180 2 25 24/12 Xuất cho sản xuất 24/12 50 50 3 30 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 34 28/12 Xuất luân chuyển nội bộ 28/12 .... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng: 24230 24230 Ngoài ra ở trong thángthủ kho còn lập các thẻ kho của các loại vật tư khác. b.ở phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập xuất của thủ kho kế toán phân loại rồi lập bảng kê nhậ, kê xuất để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất vật tư. Bảng kê nhập được lập chung cho các vật liệu. Nó theo dỏi cả giá hạch toán và giá thực tế. Ngoài ra trong tháng kế toán còn lập các bảng kê xuất cho các phân xưỡng, tổ đội và đối tượng sử dụng khác. Đồng thời với việc lập bảng kê nhập, kê xuất thì kế toán còn theo dỏi tình hình nhập, xuât, tồn vật tư trên, loại sổ gọi là sổ theo dõi nhập tồn vật liệu, sổ này lập cho từng kho mỗi tháng mở một trang sổvà mỗi vật tư ghi trên một dòngcủa trang. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, kê nhập, kê xuất, kế toán ghi vào sổ này theo chỉ tiêu số lượng trên cột nhập và xuất. Riêng cột xuất chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Cuối tháng cộng số liệu các lần nhập ghi vào các cột tổng cộng nhập, cộng xuất ghi vào cột đơn giá và tính ra tồn cuối kỳ. Cuối tháng đối chiếu với thủ kho về mặt số lượng trên sổ theo dõi nhập, xuất, tồn từng kho . Bảngtheo dõi nhập xuất tồn vật tư do kế toán ghi chép rất ngắn gọn, đơn giản, nó là sự sáng tạovà kết hợp linh hoạt của kế toán. Song nó chưa thực hiện đầy đủ giá trị của nhập vào và xuất vật tư, và số liệu tồn đầu kỳ lại phải căn cứ vào số liệu tồn cuối kỳ tháng trước. Đầu kỳ trở nên phức tạp và gây khó khăn cho việc tổng hợp số tiền nhập, xuất để tính hệ số giá. Vấn đề sẽ được kiến nghị ở phần III. Cụ thể: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật tư tại kho Xi măng- Sắt thép, kế toán tiến hành ghi sổ theo dõi như sau: Sổ theo dõi vật tư nhập xuất tồn tháng 12/2000 Kho Xi măng sắt thép 4.Kế hoạch tổng hợp nhập, xuất vật liệu Vật liệu của công ty công trình Giao thông Vĩnh Phúc nhập từ bên ngoài và xuất chủ yếu cho sản xuất. Hàng ngày công việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục với khối lượng lớn. Do đó, để thuận tiện cho việc theo dõi chính xác tình hình nhập, xuất vật tư công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Kế toán tổng hợp vật liệu thì kế toán sử dụng tài khoản 152, 133, 331,621,627 . . . a/Kế toán tổng hợp nhập vật tư: Vật tư nhập của công ty chủ yếulà bên ngoài và từ các nguồn nhập tương đối ổn định. Đó là những bạn hàng có quan hệ mua bán thường xuyên, lâu dàicó uy tín. Vì vậy khi nhập vật tư của các đơn vị này dù theo hợp đồng hay không thì hình thức thanh toán vẫn như sau: Kế toán tổng hợp vật liệu thực hiện trên sổ nhật ký chung . Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi theo đinh khoản đối với trường hợp mua ngoài như sau: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Cu thể: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) số 047606 ngày 15/12/2000 và phiếu nhập kho số 27 ngày 19/12/2000 kế toán ghi vào sổ NKCT như sau: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 00446 ngày 13/12 và hoá đơn số 00446 và piếu nhập kho số 19 ngày 17/12 kế toán ghi như sau : Nợ tài khoản 152,153 Nợ tài khoản 133 Có tài khoản 331 Nhập kho phế liệu thu hồi : Nợ tài khoản 152,153 Có tài khoản 627 Cụ thể: Căn cứ vào phiếu nhập số 25 ngày 26/12/2000 kế toán ghi: Nợ tài khoản 152,153 Có tài khoản 627 Nhập kho luân chuyển nội bộ: Kế toán ghi tăng tài khoản 152 và ghi tăng nguồn là tài khoản 331. Vì coi đây như một khách hàng Nợ tài khoản 152,153 Có tài khoản 331 Cụ thể: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 22 ngày 20/12/2000 kế toán ghi sổ nhật ký như sau : Nợ tài khoản 152,153 Có tài khoản 311 Khi vật tư mua về thì bạn hàng chịu trách nhiệm vận chuyển đến tận kho công ty. Cho nên chi phí vận chuyển thường tính trong giá bán. Nhưng khi hàng về kho thì công ty phải bốc dỡ vào kho. Chính vì thế công ty có tổ chức đội bốc dỡ riêng. Chi phí tiền lương và trích theo lương cho đội bốc dỡ kế toán ghi: Nợ tài khoản 152,153 Có tài khoản 334 Căn cứ vào bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ của bộ phận bốc dỡ kế toán ghi : Nợ tài khoản 152,153 Có tài khoản 338 b/ Kế toán tổng hợp xuất vật tư : Các ngiệp vụ xuất kho vật tư diển ra thường không cố định có sự biến động, theo yêu cầu kế hoạch của công trình Công ty không sử dụng giá hạch toán để hạch toán số liệu-Công cụ, dụng cụ mà dựa vào ( ĐM ) định mức xây dựng cơ bản (đơn giá xây dựng cơ bản ) của tỉnh Vĩnh Phúc và thông báo giá của Sở tài chính vật giá Vĩnh Phúc để lập kế hoạch vật tư. Cuối kỳ ( khi công trình hoàn thành ) căn cứ vào thông báo giá để bù giá vật liệu theo đIều chỉnh hợp lý . Giá thực tế vật Giá vật liệu Chi phí vận liệu xuất dùng == nhập chưa thuế + chuyển bốc dở Giá vật liệu nhập = Giá chưa thuế trên hoá đơn Hàng ngày , căn cứ vào phiếu xuất kho lập bảng kê xuất kho từng đối tượng. Cuối quý tổng hợp số liệu xuất kho trên các bảng kê xuất và đó cũng chính là bảng phân bố vật liệu xuất dùng (kho) để ghi sổ. Bảng này kết hợp với bảng đơn giá xây dựng cơ bản và định mức vật liệu tại thời điểm lúc đó để tính được giá dự toán của công trình . 5.Công tác phân tích kinh tế Vật liệu-CCDC ở công ty. Phân tích kinh tế là một vấn đề rất cần thiết trong quản lý sản xuất nói chung và tình hình kế toán vật liệu nói riêng. Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý cần tổ chức phân tích tình hình sử dụng nhập xuất vật tư trong đơn vị để thấy được ở khâu vật tư thì doanh nghiệp mạnh ở điểm nào và hạn chế ở điểm nào, tình hình sử dụng vật tư tiết kiệm và hiệu quả và đảm bảo đúng định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước và của công ty đề ra . Từ đó có những biện pháp ngăn ngừa lãng phí tham ô trong quá trình sản xuất và đề xuất cải tiến hoàn thiện các định mức nhưng trong công ty công trình Vĩnh Phúc chưa làm được điều đó, đây là vấn đề mà ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn cần nghiên cứu xem xét . Ví dụ về bù giá vật liệu : Bảng dự toán công trình của công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc - đường xí nghiệp bánh kẹo. Số hiệu ĐG Hạng mục Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền VL NC M VL NC M GA.1113 Xây đá hộc Vữa XM Mác 50 (dÊ60) . . . m3 20 164135 24775 3282700 495500 Tính bù giá: Dựa vào bảng định mức xây dựng cơ bản của bộ xây dựng và đơn giá xây dựng cơ bản của UBND tỉnh Vĩnh Phúc và phụ lục thông báo giá của Sở tài chính vật giá. Ta có : -Đá hộc = 1,2 ì 20 = 24 m3 -Đá dăm = 0,057 ì 20 = 1,14 m3 -Vữa (0,42) ố Xi măng: 213,02 ì20ì0,42 = 1789,4 -Cát vàng : 1,15 ì 20 ì 0,42 = 9,66 ố chênh lệch giữa giá thực tế và giá giự toán trong bù giá vật liệu : Đá hộc = 24 m3 (70.000 giá thực tế ) - 58.000 (giá dự toán) =288.000 Đá dăm =1,14( 85.000-684.000) =18924 Xi măng = 1789,4(800-790) = 1789,4 Cát vàng = 9,66(3000-40300) =-10300 Ta có tổng bù giá vật liệu : 314.518 Ta có chi phí vật liệu + Bù giá vật liệu. Từ đó ta kết luận tuỳ theo dự toán công trình . Theo như tính toán ở trên ta thấy hiện tượng chi phí vật liệu thường tăng lên chủ yếu là do phaỉ bù giá vật liệu, thực té theo dự toán công trình giá của nguyên vật liệu bao giờ cũng thấp hơn giá thực tế ngoài thi trường, ngoài ra chưa kể đế hao hụt, hay thất thoát ở khâu vận chuyển lưu thông hay những nơi khác . . . Vì vậy việc tính giá vật tư ở trên (chủ yếu là dá hộc, đá dăm, vữa . . .) đều thiếu chính xác mà thường phải bù lổ cho công trình. Như ta đã biết chi phí vật liệu chiếm (50á60)% trong tổng giá thành công trình, vì vậy theo nhận xét chung, bất cứ yếu tố nào làm tăng chi phí nguyên vật liệu đều phải chú trong hạn chế đến mức tối đa. ở trên chỉ tính ví dụ cho một loại hạng mục Xây đá hộc, ngoài ra một công trình muốn hoàn thiện thì phải thông qua hàng trăm hạng mục khác mà ngành kế toán vật tư không chú ý đến điều đó thi chắc chắn một điều việc làm ăn của công ty kém hiệu quả, mà trách nhiệm của người kế toán lại không hoàn thành. Đây là vấn đề mà ban lãnh đạo và phòng kế toán cần nghiên cứu xem xét . Phần thứ ba Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc . I.Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại công ty . Trải qua gần 36 năm xây dựng và trưởng thành, có thể nói công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc đã và đang gặt hái những thành tựu to lớn đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Trong nền kinh tế hội nhập cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi công ty phải luôn đổi mới, áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại vào sản xuất để giành giật và tạo công ăn việc làm cho công nhân. ở công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao trong tổng giá thành, lớn nhất tư (50á60)%. Cho nên việc quản lý tổ chức hạch toán vật tư là vấn đề mà lãnh đạo công ty và các phòng ban chức năng rất quan tâm. Qua thời gian thực tập em thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty có những ưu điểm và những hạn chế sau đây : 1.Những ưu điểm nổi bật . Trong khâu quản lý vật tư. Công ty đã tổ chức quản lý vật tư một cách chặt chẻ và hợp lý bằng cách phân công phân nhiệm, gắn trách nhiệm từng người đối với phần việc của họ nên mọi công việc được tiến hành thuận lợi . ở khâu mua: Công ty đã tổ chức một đội ngủ nhân viên tiếp liệu năng động. Mỗi người phụ trách một số vật liệu nhất định cho nên công tác cung ứng luôn đáp ứng yêu cầu sản xuất của các công trình. Khâu dự trữ và bảo quản: Công ty đã xây dựng định mức dự trữ và tổ chức hệ thống kho hàng bến bải khoa học hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng vật tư cho quá trình sản xuất . Trong khâu sử dụng: Vấn đề sử dụng rất được công ty hết sức chú trọng và quan tâm, mọi nhu cầu sử dụng vật tư đề phải qua phòng cung ứng, kiểm tra xem xét có phù hợp với các dịnh mức kinh tế kỹ thuật, kế hoạch sản xuất hay không và đặc biệt công ty đã quán triệt chặt chẽ việc sử dụng vật tư phải bảo đảm nhu cầu tiết kiệm hiệu quả. Chế độ ghi chép ban đầu: Công ty đã tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các thủ tục nhập xuất vật tư, trình tự lập và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định của bộ tài chính. Khâu hạch toán vật tư : Phòng kế toán đang bố trí chuyên một cán bộ kế toán vật tư chuyên trách. Nhìn chung công tác kế toán hạch toán nói chung và hạch toán vật tư nói riêng đều tuân thủ chủ độ kế toán ban hành. Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương phấp kê khai thường xuyên cũng như sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày là phù hợp với tình hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Việc kết hợp bảng phân bổ và bảng tính giá vật liệu thể hiện tính năng động sáng tạo của cán bộ kế toán điều này vừa tiện cho việc theo dõi vừa giảm được khối lượng ghi chép và tính toán . Trên đây là những ưu điểm nổi bật trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu tịa công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc. Tuy nhiên bên cạnh đó em thấy vẩn còn một số hạn chế sau đây : 2.Những hạn chế . Trong sổ theo dỏi vật tư nhập xuất tồn, kế toán chưa thể hiện đầy đủ chỉ tiêu giá trị nhập, xuất mà chỉ phản ánh về mặt số lượng. Công ty chưa mở sổ số dư các loại vật tư để thường xuyên kiểm tra tính chính xác kịp thời các loại vật tư tồn cuối tháng . Công ty chưa tiến hành đánh giá công tác sử dụng và phân tích kinh tế đối với vật tư. Việc chưa ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán mà cụ thể là chưa ứng dụng máy vi tính vào công việc hạch toán kế toán sẽ chứng tỏ quy mô và trình độ kỹ thuật và trình độ quản lý công tác kế toán còn nhiều hạn chế . Sử dụng và phát huy của thiết bị máy móc: Trong các năm gần đây việc sử dụng và phát huy thiết bị máy móc trong sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế, máy móc thiết bị còn để nằm chờ quá nhiều, số ca hoạt động sống của thiết bị máy móc đạt quá thấp trong năm. Về tổ chức, việc công nợ để tồn đọng quá lớn như công nợ phải thu của người mua hàng đến 31/12/2000 còn phải thu 9,6tỷ đồng. Trong khi đó số lượng tiêu thụ trong năm chỉ đạt 11 tỷ đồng việc này làm ảnh hưởng đến việc tổ chức của công ty. II. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác vật liệu tại công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc. 1.Sự cần thiết phải bổ sung cải tiến công tác kế toán vật tư. Là một đơn vị sản xuất vật chất trong khối các ngành xây dựng cơ bản, công ty công trình giao thông Vĩnh Phúc đã và đang khẳng định vai trò vị trí của mình trên thi trường với mục tiêu hiệu quả và lợi nhuận thì đòi hỏi công ty phải không ngừng hoàn thiện mình trên tất cả mọi mặt, đặc biệt trong công tác quản lý hạch toán vật liệu, vì chi phí nguyên vật liệu là chi phí chủ yếu trong giá thành sản phẩm cho nên bất kỳ một sự thay đổi nào về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đế giá thành và lợi nhuận của công ty. Chính vì thế theo em công ty nên khắc phục những hạn chế đã nêu để nhằm nâng cao hơn nữa công tác quản lý và hạch toán vật liệu xứng đáng là đơn vị đầu nghành trong khối xây dựng cơ bản. 2.Biện pháp thực hiện . Đề nghi công ty nên đưa bộ phận vật tư vào KHKT, có kế toán vật tư riêng để làm phần việc kế toán vật tư tập trung trong kế toá vật tư nắm được và một sổ sách ghi chép theo dõi vật tư nhập xuất trong năm. (Tránh sự việc như hiện nay của công ty, thông kê chi tiết viết diễn biến nhập xuất vật tư còn thanh toán vật tư lại không làm, nên việc tính gí vật tư đầu vào cho sản xuất kinh doanh đâi khi không đúng). Phần kiểm nghiệm vật tư của cácđội mua về tự nhập, nên khi nghiệm thu phải có kế toán vật tư tham gia thành viên kiểm nghiệm. Để đảm bảo nguyên tắc của nhà nước. Có như vậy mới đảm bảo vật tư mới nhập đủ số lượng, chất lượng, quy cách vật tư co sản xuất kinh doanh để tránh sự tổn thất vật tư trong sự mua bán dẩn đế ảnh hưởng chất lượng sản phẩm . Nên phản ánh cả chi tiêu giá trị trong sổ theo dõi nhập xuất tồn vật liệu . Mở sổ số dư các loại vật tư để tiện cho việc theo dõi đối chiếu kịp thời và chính xác. Cụ thể như sau : Số dư năm 2000 Kho: xi măng sắt thép-loại vật liệu : Vật liệu của tài khoản1521 Tên vật liệu Đơn vị Số dư cuối tháng 11 Số dư cuối tháng 12 Số dư cuối quý 4 S.lượng Số tiền S.lượng Số tiền S.lượng Số tiền Xi măng PC 30 Tấn 0 0 0 0 0 0 Đá 1x2 m3 50 3500000 60 4200000 60 4200000 . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hàng quý công ty thành lập hội đồng phân tích đánh giá công tác sử dụngvật tư. Thành phần gồm : Đại diện ban giám đốc, đại diện phòng kinh tế, phòng kỹ thuật, phòng liên quan để tiến hành phân tích dấnh giá công tác quản lý và sử dụng vật tư chặt chẽ tiết kiệm, hiệu quả và có đúng định mức kinh tế kỹ thuật hay không. Công ty nên áp dụng quy định của đơn giá xây dựng cơ bản thật chính xác và đúng với thời điểm quy định của sở tài chính vật giá UBND Tỉnh. Phần kết luận : Một lần nữa ta khẳng địng kế toán vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác kế toán vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản vật liệu an toàn, phòng ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí vật liệu, thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng tốc độ chu chuyển của vốn, tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp . Mang tính khoa học, kế toán đã phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế trong điều kiện hạch toán kinh tế độc lập hiện nay . Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty công trình giao thôngVĩnh Phúc em thấy việc hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật liệu nói riêng và sản xuất của công ty nói chung. Cụ thể, hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình thực tế của công việc hạch toán kế toánvật liệu có phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu thì lảnh đạo công ty mới có những biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Nói như vậy để thấy công tác vật liệu nói riêngvà công tác kế toán nói chung phải không ngừng hoàn thiện hơn nữa, không chỉ ở tời điểm hiện tại mà cả trong tương lai. Vì thời gian thực tập ngắn, trình độ hiểu biết còn có hạn, lại chưa có kinh nghiệm thực tế nên bản luận văn này không thể tránh khỏi những sai sót. Kính mong được sự góp ý của các thầy cô cà các bạn đọc để bản luận văn này được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn ! Vỉnh yên: 20- 09-2001 Tài liệu tham khảo 1. Sách kế toán tài chính Tác giả : Ngô Thế Chi Trường ĐHTCKT-HN Lý thuyết và thực hành KTTC Tác giả : Nguyển Văn Công Trường ĐHKTQD-HN Đỉều lệ quản lý và xây dựng Bộ xây dựng (1999) 4. Giáo trình kinh tế xây dựng giao thông - Bộ G.T.V.T Kế toán quản trị Tác giả: Lương Đình Huệ Trường ĐHTCKT-HN Định mức xây dựng cơ bản của bộ xây dựng (1998) Kế toán trong các DNSXCB - Bộ xây dựng Đơn giá xây dựng cơ bản - UBND Tỉnh Vĩnh Phúc Bảng thông báo giá của sở tài chính vật giá Vĩnh Phúc