Đề tài Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trường Thành

HI TIỀN MẶT TK 511, 512 TK 111 TK112 Doanh thu bán hàng, SP, DV Gửi tiền mặt vào NH Tk 711, 712 TK 121, 128 Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn, Hoạt động bất thường liên doanh, đầu tư TSCĐ TK 112 TK 152, 153 156,611,211 Rút TGNH về quỹ Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ TK 131, 136 TK 142,241, 141 627,614,642 Thu hồi các khoản nợ phải thu Các chi phí bằng tiền mặt TK 121,128 TK 331,315 221,222,228 331,333,334 Thu hồi các khoản đầu tư, Trả các khoản nợ phải trả Ký cược, ký quỹ TK 144,244 TK414,415, 431 Xuất tiền đi thế chấp, ký quỹ Bổ xung quỹ Ký cược TK338,344 Nhận tiền do đơn vị khác ký cược, ký quỹ TK 338 TK 138 Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê 1.1.6. Kế toán tiền gửi Ngân hàng Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi. * Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng - Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng - Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. * Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) được thực hiện trên tài khoản 112- TGNH. Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền ViÖt nam, ngo¹i tÖ, vµng b¹c®· gửi vào Ngân hàng vµ chªnh lÖch t¨ng tû gi¸ hèi ®o¸i do ®¸nh gi¸ l¹i. Bên Có: Các khoản tiền ViÖt nam, ngo¹i tÖ, vµng b¹crút ra từ Ngân hàng vµ chªnh lÖch gi¶m tû gi¸ hèi ®o¸i do ®¸nh gi¸ l¹i. Dư nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai : + TK 112.1 - Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng. + TK 112.2 - Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam. + TK 112.3 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng. Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH: - Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ được phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của mình. Nếu phát hành quá số dư là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán. - Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý. (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý). Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. - Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. - Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên. 1.1.7. Hạch toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là : khoản tiền mặt, tiền séc đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi vào Bưu điện để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có của Ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước) - Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền .... * Chứng từ sử dụng - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc - Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. * Tài khoản sử dụng Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này: Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳ Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ Dư nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai: TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.  * Trình tự hạch toán Sơ đồ 2 TK 511 TK 113 TK 112 Thu tiền bán hàng bằng tiền Tiền đang chuyển đã gửi vào mặt, séc nộp thẳng vào NH ngân hàng TK 111 TK 331 Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp tiền qua bưu điện TK 112 TK 311 TGNH làm thủ tục để lưu Thanh toán tiền vay ngắn hạn cho các hình thức T.T khác TK 131,136,138 TK 315 Thu nợ chuyển thẳng qua Thanh toán nợ dài hạn đến NH hoặc bưu điện hạn trả Sơ đồ kế toán tổng hợp 1.1.8. Hệ thống các chỉ tiêu sử dụng Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lượng rất lớn và phải thực hiện thường xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nước. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán : - Nhật ký- sổ cái - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp. Hình thức nhật ký- sổ cái Đặc điểm chủ yếu : Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái. Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau. * Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng - Ưu điểm : Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu. - Nhược điểm : Khó phân công lao động, khó áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp. - Phạm vi sử dụng : Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản như các doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ. Hình thức “chứng từ ghi sổ” Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : Gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết : Tương tự trong NK- SC. * Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng - Ưu điểm : Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán. - Nhược điểm : Ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. - Phạm vi sử dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức Nhật ký- chứng từ Đặc điểm chủ yếu : Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : Các nhật ký chứng từ, các bảng kê. - Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ. * Ưu nhược, điểm và phạm vi sử dụng : - Ưu điểm : Giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác. - Nhược điểm : Kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá - Phạm vi sử dụng : ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. Hình thức Nhật ký chung Đặc điểm chủ yếu: Các nghiệp vụ kinh tế được phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian va nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113) - Sổ kế toán chi tiết: Tương tự như các hình thức trên. 1.2. CƠ SỞ THỰC TẾ 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Trường Thành Công ty Trường Thành là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc bộ Quốc Phòng. Tiền thân của công ty là trạm sửa chữa ô tô, xe máy và đội xây dựng Công an vũ trang được thành lập từ những năm 1960. Năm 1975, do yêu cầu của công tác tổ chức và quản lý trạm sửa chữa vũ khí sáp nhập lấy tên là trạm sửa chữa ô tô, mô tô, vũ khí và đoàn xây dựng. Đến tháng 10 năm 1979, Bộ tư lệnh Biên phòng đã quyết định thành lập xưởng lấy tên là xưởng 5 với nhiệm vụ sửa chữa ô tô, mô tô, vũ khí, đóng đồ chính sách xà đoàn 88 với nhiệm vụ xây dung các đồn biên phòng. Tháng 7 năm 1993, cùng với việc sắp xếp lại các doanh nghiệp sản xuất theo quyết định 338 của nhà nước, Bộ trưởng bộ Nội vụ quyết định thành lập xí nghiệp Thanh Sơn (xưởng 5) và xí nghiệp Trường Sơn (Đoàn 88) Tháng 9 năm 1996, thực hiện nghị quyết 08 của Đảng uỷ Quân sự Trung ương và quyết định 1575 ngày 21/09/1996 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng, công ty trường Thành được chính thức thành lập trên cơ sở sáp nhập hai xí nghiệp Thanh Sơn và Trường Sơn với ngành nghề chủ yếu là: xây dựng cơ bản và sửa chữa ô tô, mô tô, vũ khí bộ binh. Tháng 2 năm 2002, Tư lệnh Bộ đội Biên phòng ra quyết số 52/ QĐ (18/02/2002) tách xưởng sửa chữa vũ khí trang bị kỹ thuật (Xưởng 5) từ công ty Trường Thành về trực thuộc Cục Hậu Cần kỹ thuật. Hiện nay công ty được phép kinh doanh trong lĩnh vực sau: - Xây dựng cơ bản - Các công trình đồn trạm Biên phòng. Công trình giao thông. Công trình thuỷ điện nhỏ. Công trình nước sạch. Công trình dân dụng Trải qua quá trình xây dựng, phấn đấu và trưởng thành, công ty Trường Thành không ngừng lớn lên về mọi mặt, sản phẩm của công ty đã có mặt trên mọi miền của Tổ quốc với chất lượng và giá cả phù hợp được khách hàng tín nhiệm. Thị trường của công ty ngày càng được mở rộng, công nhân có việc làm ổn định, đời sống ngày càng được cải thiện. Đồng thời công ty luôn luôn hoàn thành nghĩa vụ thu nộp đối với Nhà nước. Kết quả hoạt động của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu cụ thể sau: STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Doanh thu thuần 34.672.813.214 30.651.776.935 22.027.529.363 2 Lợi nhuận trước thuế 1. 288.823.344 1.048.219.025 1.055.509.038 3 Lợi nhuận sau thuế 817.871.996 712.788.937 759.966.507 4 Thu nhập bình quân 1 người/tháng 1.264.709 1.368.201 1.658.191 1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty Trường Thành 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Trường Thành Công ty Trường Thành là một doanh nghiệp xây lắp được chủ động kinh doanh và hạch toán kinh tế theo luật doanh nghiệp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được quy định trong giấy phép và quyết định thành lập công ty, cụ thể: - Được vay vốn từ các nguồn vốn của cơ quan nhà nước, nhằm phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, tự chịu trách nhiệm trang trải công nợ theo chế độ hiện hành. - Được ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức và thành phần kinh tế khác nhau, kể cả các đơn vị khoa học kỹ thuật trong việc liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư hoặc nhận uỷ thác theo chức năng. Được đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức trong nước. Được cử cán bộ ra nước ngoài tham quan khảo sát mở rộng thị trường. Được đặt các đại diện, chi nhánh của công ty ở trong nước. Công ty Trường Thành là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc Bộ Quốc phòng với nhiệm vụ: Xây dựng cơ bản: Các công trình đồn trạm biên phòng, công trình giao thông, công trình thuỷ điện nhỏ, công trình nước sạch, công trình dân dụng. Lắp đặt thiết bị công trình, dây truyền sản xuất Là một doanh nghiệp Nhà nước với hoạt động xây dựng cơ bản là chủ yếu nên để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất, đặc điểm của sản phẩm xây lắp và quá trình tổ chức thi công công trình, công tác tổ chức sản xuất của công ty được chia theo hai cấp: + Cấp quản lý chung toàn công ty: gồm Ban giám đốc, 2 phó giám đốc và các phòng ban. + Cấp tổ chức và sản xuất trực tiếp: Gồm các đội xây dựng công trình Các đội xây dựng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện sản xuất, thi công các công trình theo đúng quy phạm, tiêu chuẩn và định mức kinh tế – kỹ thuật, đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng công trình theo yêu cầu thiết kế đồng thời xử lý và cập nhật các chứng từ ban đầu, ghi chép sổ sách phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý của đơn vị. Cách tổ chức sản xuất kinh doanh như trên tạo điều kiện thuận lợi cho công ty quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế kỹ thuật trong công trình, trong đội xây dựng đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để công ty hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước. 1.2.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để xác định đối tượng tập hợp chi phí. Trên cơ sở đó xác định đúng đối tượng tính giá thành sản phẩm xây lắp và lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp. Công ty Trường Thành là một doanh nghiệp xây lắp, các công trình mà công ty đảm nhận chủ yếu là các công trình có quy mô vừa và nhỏ và phần lớn là các công trình phục vụ cho công tác Quốc phòng. Tất cả các công trình xây lắp của công ty đều phải tuân theo một quy trình công nghệ nhất định. Quy trình công nghệ xây lắp của công ty được mô tả theo sơ đồ sau Thông báo dự thầu Nộp hồ sơ dự thầu Tham gia đấu thầu Nhận quyết định đấu thầu Ký kết hợp đồng kinh tế Chuẩn bị công trường Tổ chức thi công Nghiệm thu công trình Hồ sơ hoàn công Thẩm định quyết toán Chuẩn bị vật tư vật liệu xây lắp công trình Chuẩn bị máy móc thiết bị thi công Tổ chức công trường thi công Nghiệm thu từng HM Nghiệm thu tổng thể Giải phóng mặt bằng xây lắp Quy trình công nghệ xây lắp công trình 1.2.2.3 Tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng Trường Thành Nói chung bộ máy quản lý của công ty Trường Thành được tổ chức khá gọn nhẹ, ta có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng kế hoạch Phòng chính trị HC Phòng kỹ thuật Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 5 Đội xây dựng số 6 Chú thích: Quan hệ chỉ đạo. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty trường thành Hiện nay công ty có 150 cán bộ, công nhân viên trong biên chế và khoảng gần 500 công nhân hợp đồng. Đứng đầu công ty là Ban giám đốc với nhiệm vụ đIều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ban giám đốc gồm có Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, là đại diện của công ty trước pháp luật và hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho Ban giám đốc, đảm bảo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Các phòng ban của công ty gồm có: - Phòng kế toán: Có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán của công ty, đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm thu thập và xử lý thanh quyết toán chứng từ chi tiêu, cung cấp thông tin tài chính phục vụ yêu cầu của người quản lý. - Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch sản xuất cho từng kỳ và năm sau. Phòng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức và quản lý toàn bộ lực lượng lao động trong công ty, bố trí, sắp xếp lao động đảm bảo về số lượng trình độ nghiệp vụ của từng phòng ban, bộ phận sản xuất. Chuẩn bị công tác dự thầu, đấu thầu các công trình xây dựng. Phòng hành chính – Chính trị: Chăm lo đời sống, công tác tư tưởng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, truyền bá công tác chính trị tư tưởng mỗi khi cấp trên giao phó và chỉ đạo. Đảm bảo công tác hành chính, hậu cần thường xuyên trong công ty Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Trước khi bắt tay vào sản xuất, phòng kỹ thuật phải thiết kế, cung cấp các bản vẽ thiết kế, nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật trong và ngoài nước. - Các đội xây dựng: Chịu trách nhiệm thực hiện thi công các công trình theo sự chỉ đạo của công ty, đảm bảo thi công công trình đúng tiến độ, yêu cầu chất lượng. 1.2.2.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Trường Thành Công tác kế toán tại công ty Trường Thành được tổ chức khá chặt chẽ và khoa học. Công ty tổ chức hoạt động kế toán theo hình thức tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thu thập và xử lý tại phòng kế toán: từ khâu ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp đến lập báo cáo và kiểm tra kế toán. Tại các đội xây dựng không tổ chức kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ ghi chép, thu thập các chứng từ ban đầu định kỳ gửi về công ty. Tại Công ty Trường Thành, đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Công ty về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính, kế toán của đơn vị. Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo các phần sau: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức và điều hành kiểm tra, giám sát công tác kế toán của công ty, giúp Giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ ghi sổ kế toán tổng hợp, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, tình hình tăng giảm tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định, đồng thời cuối kỳ lập báo cáo tài chính gửi lên cơ quan cấp trên. - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất: Có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, tính giá thành sản phẩm cho từng mặt hàng. - Kế toán vật liệu: Có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp tình hình nhập – xuất tồn kho tong loại vật tư phục vụ cho sản xuất. - Kế toán tiền lương: Có nhiêm vụ tính toán lương thời gian, lương sảnphẩm theo công trình, công đoạn sản xuất. Ngoài ra, kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán tạm ứng, công nợ đối với đơn vị. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt tại đơn vị và quan hệ giao dịch với ngân hàng. - Nhân viên kinh tế các đội xây dựng: Có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, thu thập các chứng từ ban đầu và định kỳ gửi về phòng kế toán Công ty. Bộ máy kế toán của công ty Trường Thành được mô hình hoá theo sơ đồ sau đây: KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tập hợp chi phí sản xuất Kế toán Tiền lương Kế toán vật liệu Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Nhân viên kinh tế các đội xây dựng Kế toán TSCĐ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty trường thành Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ của công ty là phương pháp nhật ký chung có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hơp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Theo hình thức kế toán nhật ký chung (NKC) hiện nay công ty đang mở các loại sổ kế toán như sau: - Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ cái 621, 622, 623, 627, 635, 515, 711, 811 và sổ nhật ký chung. - Sổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ quĩ tiền mặt ( TK 111), sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng gửi ngân hàng TK 154), sổ chi tiết chi phí sản xuất chung ( TK 627)...và các sổ chi tiết khác. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG NGHIÊN CỨU 2.1. THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG TẠI CƠ SỞ 2.1.1 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Trường Thành Nội dung phản ánh các khoản vốn bằng tiền * Kế toán tiền mặt Hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ:Căn cứ vào các chứng từ thu,chi để lập chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổđể lấy số hiệu sau đó căn cứ và chứng tưh ghi sổđể ghi vào sổ cái.Số liệu từ các chứng từ thu,chi cũng được dùng để ghi vào các sổ quỹvà sổ kế toán chi tiết. Trong năm 2008 đã hoàn thành nhiều kế hoach bán hàng đề ra làm doanh thu cao quỹ tiền mặt của Công ty tăng. Để phục vụ cho các cửa hàng được tốt hơn Công ty đã chi một số tiền tương đối lớn Công ty chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, nâng cấp các thiết bị dụng cụ cho việc bán hàng được tốt hơn, Công ty cũng đã nhượng bán một số tài sản mà Công ty không sử dụng nữa, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán lập các định khoản làm tăng lượng tiền mặt cuả Công ty trong tháng 10(Trích một số nghiệp vụ) - 7/10 Công ty nhượng bán máy phôtô trị giá 10.543.720 bao gồm cả thuế GTGT 10%. Khách hàng đả thanh toán bằng tiên mặt. Nợ TK 111 : 10.543.720đ Có TK 333 : 985.520đ Có TK 711 : 9.585.200đ -11/10 Xuất bán cho công ty cổ phần Bình An 6 500 lít xăng M90 tổng giá thanh toán cả thuế là 34.784.750đ Nợ TK111:34.784.750đ Có TK511: 31.622.500đ Có TK333: 3.162.250đ - 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt với số tiền là 670 triệu đồng Nợ TK 111 : 670.000.000đ Có TK 112 : 670.000.000đ -16/10 Công ty TNHH Hồng Vân thanh toán số nợ kỳ trước bằng tiền mặt 45.000.000đ Nợ TK111:45.000.000đ Có TK131: 45.000.000đ -22/10 Chị Trần Thị Loan thanh toán số tiền thừa tạm ứnglà 3.245.000đ Nợ TK111: 3.245.000đ Có TK141: 3.245.000đ - 28/10 Công ty nhận báo cáo doanh thu của cửa hàng số 1 Nợ TK 111 : 361.900.000đ Có TK 511 : 329.000.000đ Có TK 333 : 32.900.000đ Mẫu 1 Công ty Trường Thành PHIẾU THU Ngày 7/10/2008 Nợ TK: 111 Có TK: 333,711 Họ tên người nộp: Nguyễn Văn Hùng Địa chỉ: Phòng kế toán nhượng bán 1 máy photo. Số tiền: 10.543.720đ Đã nhận đủ số tiền: mười triêu năm trăm bốn ba nghìn bảy trăm hai mươi đồng Ngày 7/10/2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên họ) Kế toán trưởng (Ký, tên họ) Thủ Quỹ (Ký, tên họ) Người nộp (Ký, tên họ) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ trưởng đơn vị NH (Ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu 2 Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Loại chứng từ gốc: Phiếu thu Tháng 10 năm 2008 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT . . .. 7/10 nhượng bán máy photo 333 985.820 711 9.858.200 11/10 Bán xăng cho công ty CP B.An 511 31.622.500 333 3.162.250 . .. 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 112 670.000.000 16/10 Công ty TNHH Hồng Vân TT Nợ 131 45.000.000 . .. .. 22/10 Thanh toán thừa tạm ứng 141 3.245.000 . .. . 28/10 Công ty nhận báo cáo doanh thu 511 329.000.000 333 32.900.000 . Cộng 1.026.721.000 * Ngoài ra các nghiệp vụ phát sinh làm giảm quỹ tiền mặt của công ty .: - Ngày 5/10 mua dầu diêsel của công ty xăng dầu khu vực I Nợ TK 156 : 86.941.100đ Nợ TK 133 : 8.694.110đ Có TK 111 : 95.635.210đ -Ngày 7/10 Tạm ứng cho anh Bùi Thanh Tâm số tiền 10.000.000đ Nợ TK 141: 10.000.000đ Có TK : 10.000.000đ -Ngày 10/10 Công ty mua một máy vi tính trị gia 7.218.750đ bao gồ cả thuế GTGT 10%. Công ty đẫ thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 211 : 6.562.500đ Nợ TK 133 : 565.250đ Có TK 111 : 7.218.750đ - Ngày 12/10 Công ty thanh toán nợ kỳ trước ch tổng công ty xăng dầu Việt Nam.Tổng số thanh toán là 315.769.000đ Nợ TK 331 : 315.769.000đ Có TK 111 : 315.769.000đ - Ngày 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho số tiền phải trả 5.100.000 bao gồ thuế GTGT 10% công ty đã thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 241 : 4.100.000đ Nợ TK 133 : 410.000đ Có TK 111 : 5.100.000đ -Ngày 25/10 Rút tiền mặt gửi ngân hàng số tiền là 150.000.000đ Nợ TK112: 150.000.000đ Có TK111: 150.000.000đ - Ngày 28/10 Nhận được hoá đơn tiền điện của công ty điện lực số tiền phải thanh toán là 3.740.000đ Nợ TK 641,642 : 3.400.000đ Nợ TK 133 : 340.000đ Có TK 111 : 3.740.000đ Mẫu 3 Công ty Trường Thành PHIẾU CHI Ngày 5 tháng 10 năm 2008 Nợ TK: 156 Nợ TK:133 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Tuyến Có TK: 111 Địa chỉ: Công ty xăng dầu khu vực I Lý do: Để mua dầu Số tiền: 95.635.210đ (Bằng chữ: Chín năm triệu sáu trăm ba năm nghìn hai trăm mơừi đồng) Đã nhận đủ số tiền: Chín năm triệu sáu trăm ba năm nghìn hai trăm mơừi đồng Ngày 2/11/2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên họ) Kế toán trưởng (Ký, tên họ) Thủ Quỹ (Ký, tên họ) Người nhận (Ký, tên họ) Mẫu 4 Bảng tập hợp chứng từ gốc cùng loại Tên chứng từ: Phiếu chi Tháng 10 năm 2008 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT . . .. 5/10 Mua dầu Diesel 156 86.941.100 133 8.694.110 7/10 Tạm ứng 141 10.000.000 . . 10/10 Mua máy vi tính 211 6.562.500 133 656.250 12/10 Thanh toán nợ kỳ trước 331 315.769.000 . .. .. 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho 241 4.510.000 . .. 25/10 Rút tiền mặt gửi ngân hàng 112 150.000.000 . .. 28/10 Trả tiền điện 641,642 3.400.000 133 340.000 . Cộng 823.120.000 Mẫu 5: Công ty Trường Thành CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30/10/2008 Số: 15 Đơn vị tính: VNĐ TKĐƯ Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 111 711 333 Nhượng bán máy phôtô 9.858.200 985.582 111 511 333 Bán xăng cho công ty CP Bình An 31.622.500 3.162.250 111 112 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 670.000.000 111 131 Công tu TNHH Hồng Vân thanh toán nợ 45.000.000 111 141 Thanh toán tiền thừa tạm ứng 3.245.000 111 511 333 Báo cáo doanh thu của cửa hàng 329.000.000 32.900.000 Cộng 1.026.721.000 Kèm theo 9 chứng từ gốc Người lập (Ký, tên họ) Kế toán trưởng (Ký, tên họ) Mẫu 6 Công ty Trường Thành CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30/10/2008 Số 21 Đơn vị tính: VNĐ TKĐƯ Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 156 133 111 Mua hàng hoá 86.941.100 8.694.110 141 111 Tạm ứng 10.000.000 . 211 133 111 Mua máy vi tính 6.562.500 656.250 . . 331 111 Thanh toán nợ 315.769.000 .. 112 111 Rút tiền mặt gửi ngân hàng 150.000.000 .. . 241 133 111 Thuê sửa chữa sân sau 4.100.000 410.000 Cộng 823.220.000 Kèm theo12. chứng từ gốc Người lập (Ký, tên họ) Kế toán trưởng (Ký, tên họ) Mẫu 7 Công ty Trường Thành SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 243 Đơn vị tính: VNĐ STT Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT 15 29 1.026.721.000 .. 21 29 823.120.000 ... Cộng 6.653.986.097 Kèm theo chứng từ gốc. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mẫu 8 Công ty Trường Thành Tên TK: Tiền mặt SHTK: 111 SỔ CÁI-CTGS Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giảI TK Đ/ư Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 635.134.078 34 5/10 Mua hàng hoá dầu Diesel 156,133 86.941.100 8.694.110 61 7/10 Nhượng bán máy phôtô 711,333 9.855.200 985.520 35 7/10 Chi tạm ứng 141 10.000.000 36 10/10 Mua máy vi tính 211,133 6.562.500 656.250 62 11/10 Bán xăng 511,333 31.622.500 3.162.250 37 12/10 Công ty thanh toán nợ 331 315.769.000 . 65 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tièn mặt 112 670.000.000 66 16/10 Công ty TNHH Hồng Vân thanh toán nợ 131 45.000.000 39 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho 241,133 4.100.000 410.000 ... 41 25/10 Rút tièn mặt tại quỹ đem gửi ngân hàng 112 150.000.000 71 28/10 Báo cáo doanh thu 511,333 329.000.000 32.900.000 43 28/10 Thanh toán tiền điện nước 641,642,133 1.100.000 2.300.000 340.000 Cộng số dư cuối kỳ 434.009.410 Kèm theo chứng từ gốc Người lập (Ký, tên họ) Kế toán trưởng (Ký, tên họ) Mẫu 9 Công ty Trường Thành SỔ QUỸ TIỀN MẶT Trang: 01 NT Số phiếu Số tiền Thu Chi Diễn giải TKĐƯ Thu Chi Tồn Số dư đầu kỳ 635.134.078 5/10 34 Mua hàng hoá 156 133 86.941.100 8.694.110 548.192.978 539.498.868 7/10 61 Nhượng bán máy phôtô 711 333 9.855.200 985.520 549.354.068 550.339.588 7/10 36 Mua máy vi tính 211 133 6.562.500 656.250 543.777.088 . . 12/10 37 Công ty thanh toán nợ 331 315.769.000 523.768.060 . .... 17/10 39 Thuê sửa chữa nhà kho 241 133 4.100.000 410.000 476.098.876 ... . . Số dư cuối kỳ 434.009.410  * Kế toán tiền gửi ngân hàng Hàng ngày kế toán tập hợp giấy đề nghị tạm ứng, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, báo có, chứng từ ghi sổ, bảng kê chứng từ sổ cái, các chứng từ gốc Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. + Trích một số nghiệp vụ làm giảm TGNH - Ngày 5/10 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 : 670.000.000đ Có TK 112 : 670.000.000đ - Ngày 10/10 trả tiền mua nguyên vật liệu tháng trước Nợ TK 152 : 15.960.000đ Có TK 112 : 15.960.000đ - Ngày 11/10 chi trả tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 141 : 12.000.000đ Có TK 112 : 12.000.000đ Mẫu 10 Ngân hàng Công thương Đống Đa GIẤY BÁO NỢ (Bộ tài chính) Căn cứ thông tư duyệt y dự toán: Số 252 Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Yêu cầu kho bạc Nhà nước : Cho rút tiền gửi Nợ TK: 111 Chi ngân sách số tài khoản 178 Có TK: 112 Chi ngân sách số tài khoản 178 Đơn vị được hưởng: Công ty Trường Thành Số tài khoản: Tại Ngân hàng Công thương Đống Đa. Lý do: chi tiền mua hàng hoá. Số tiền là: 670.000.000đ Viết bằng chữ: Sáu trăm bảy mươi triệu đồng. Mẫu 11 Công ty Trường Thành CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 – 10 – 2008 Số 290 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 5 11/10 Chi tạm ứng tiền gửi NH 141 112 12.000.000 6 5/10 Rút tiền gửi NH nhập quỹ tiền mặt 111 112 670.000.000 10 10/10 Chi tiền trả tiền nợ NVL kỳ trước 152 112 15.960.000 Cộng 697.960.000 Kèm theo. chứng từ gốc Người lập (Ký, tên họ) Kế toán trưởng (Ký, tên họ) Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng của Công ty *Trích một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ làm tăng TGNH : -Ngày 12/10 công ty cổ phần-xd Thuỷ Lợi II Thanh toán nợ kỳ trước bằng TGNH với số tiền là 48.789.000. Nợ TK112: 48.789.000 Có TK 131: 48.789.000 - Ngày15/10 Công ty bán xăng cho Công ty TNHH Phong Mai .Tổng số tiền phải thu là 53.112.125(bao gồm cả thuế GTGT).Khách hàng đã thanh toán bằng TGNH. Nợ TK112: 53.112.125 Có TK511: 48.283.750 Có TK333: 4.828.375 - Ngày 21/10 Thu từ quỹ ký cược ngắn hạn Nợ TK 112 : 16.000.000đ Có TK 144 : 16.000.000đ- -Ngày 26/10 Rút quỹ tiền mặt đem gửi ngân hàng với số tiền là 250.000.000. Nợ TK 112: 250.000.000 Có TK 111: 250.000.00 - Ngày 29/10 Thu lãi tiền gửi qua ngân hàng Nợ TK 112 : 18.500.000đ Có TK 711 : 18.500.000đ Mẫu 12 Ngân hàng Công thương Đông Anh GIẤY BÁO CÓ (Bộ tài chính) Căn cứ thông tư duyệt y dự toán: Số 248 Ngày 28 tháng 10 năm 2008 Yêu cầu kho bạc Nhà nước : Gửi tiền vào ngân hàng Nợ TK: 112 Thu ngân sách số tài khoản 78 Có TK: 111 Thu ngân sách số tài khoản 78 Đơn vị được hưởng: Công ty Trường Thành Số tài khoản: Tại Ngân hàng Công thương Đống Đa. Lý do: Gửi tiền mặt vào ngân hàng Số tiền là: 250.000.000đ Viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi triệu đồng. Mẫu 13 Công ty Trường Thành CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 – 10 – 2008 Số 293 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 99 12/10 Thu nợ kỳ trước của công ty cổ phần –xd Thuỷ Lợi II 112 131 48.789.000 100 15/10 Bán xăng cho công ty TNHH Phong Mai 112 511 333 48.283.750 4.828.750 111 21/10 Thu từ quý ký cược ngắn hạn 112 144 16.000.000 112 29/10 Thu lãi tiền gửi tháng 9 112 711 18.500.000 113 26/10 Rút quỹ tiền mặt đem gửi ngân hàng 112 111 250.000.000 Cộng 368.401.500 Kèm theo. chứng từ gốc Người lập (Ký, tên họ) Kế toán trưởng (Ký, tên họ) Mẫu 14 Công ty Trường Thành SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Đơn vị: đồng TT Chứng từ Số tiền SH NT 290 30/10 697.960.000 . 293 30/10 368.401.500 . 2.517.908.356 Kèm theo ... chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mẫu 15 Công ty Trường Thành TRÍCH SỔ CÁI- CTGS Tên TK: Tiền gửi ngân hàg SHTK: 112 Đơn vị tính: VN Tt Chứng từ Diễn giải TK Số tiền SH NT ĐƯ Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.269.903.900 1 5/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 111 670.000.000 2 10/10 Trả tiền mua hàng hoá tháng trước 331 15.960.000 3 11/10 Chi tạm ứng 141 12.000.000 4 12/10 Công ty cổ phần-xd Thuỷ Lợi II thanh toán nợ kỳ trước 131 48.798.000 5 15/10 Bán xăng 511 333 48.283.750 4.828.375 6 21/10 Thu từ quỹ ký cược ngắn hạn 144 16.000.000 7 26/10 Rút tiền mặt đem gửi ngân hàng 111 250.000.000 8 29/10 Lãi tiền gửi ngân hàng 711 18.500.000 Cộng phát sinh trong kỳ 386.410.125 697.960.000 Số dư cuối kỳ 958.354.025 Mẫu 16 Công ty Trường Thành SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Trang số Chứng từ Số tiền Số NT Diễn giải TKĐƯ Gửi vào Rút ra Còn lại Số dư đầu kỳ 1.269.903.900 5/10 Nhập quỹ tiền mặt 111 670.000.000 599.903.900 10/10 Trả tiền mua hàng hoá 331 15.960.000 583.943.900 11/10 Tạm ứng 141 12.000.000 571.943.900 12/10 Côg ty CP-XD Thuỷ Lợi II Thanh toán 131 48.798.000 620.741.900 15/1 Bán xăng 511333 53.112.500 673.854.400 21/10 thu quỹ ký cược ngắn hạn 144 16.000.000 689.854.400 26/10 Đem tiền mặt gửi ngân hàng 111 250.000.000 939.854.400 29/10 Thu lãi TGNH 711 18.500.000 958.354.025 Cộng 958.354.025 2.1.2. Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách Toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của công ty sau khi được lập và hoàn chỉch, đều được lưu trữ trong máy vi tính, nhờ vậy đã giảm bớt số lượng sổ sách cần lưu trữ cũng như tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sách. Theo định kỳ hàng tháng, kế toán chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ cho từng tài khoản để chuyển cho phó phòng kế toán, kế toán tổng hợp và các bộ phận có liên quan đối chiếu và lập các báo cáo kế toán cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý . 2.1.2.1.Đối chiếu, kiển tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ: Việc quản lý tiền mặt tại két bạc càng tốt thì càng hạn chế được sự mất mát thiếu hụt, chênh lệch với sổ sách. Song, cho dù thủ quỹ có cẩn thận thế nào chăng nữa thì việc thừa hay thiếu tiền mặt vẫn có thể xảy ra. Những nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch tiền mặt giữa sách và thực tế là: - Khi nhận hoặc chi tiền, thông thường số lượng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không kiểm soát được một cách chặt chẽ số lượng tiền mà mình đã nhận hoặc đã chi như : Không đếm hết được hoặc không kiểm soát được số nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch rất ít qua mỗi nghiệp vụ mà số phát sinh lại quá nhiều. - Do những nguyên nhân về mặt kỹ thuật như máy đếm tiền, có thể bị trục trặc hoặc không phân biệt được những tờ tiền khác chủng loại. - Do kế toán chi tiết vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, hoặc cũng do bị nhầm lẫn số liệu khi phản ánh một nghiệp vụ phát sinh nào đó mà chưa phát hiện được kịp thời. Chính vì vậy viêc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế còn tồn quỹ và trên sổ sách giữa hai bên nhân viên kế toán và thủ quỹ là hết sức cần thiết . Có như vậy mới có khả năng phát hiện kịp thời những chênh lệch sai sót có thể xảy ra. Khi xảy ra tình trạng chênh lệch nhân viên kế toán phải kiểm tra lại số phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ, sau đó hai bên đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đó tuỳ vào sự sai lệch ở khâu nào, của ai thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình. Nếu sai sót thuộc về thủ quỹ thì thủ quỹ phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ quỹ cho đúng với thực tế. Nếu sai sót thuộc về nhân viên kế toán thì nhân viên đó phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ,sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tương ứng để máy điều chỉnh lại số liệu trên các sổ kế toán mà máy đã tự động trích ra. Nếu có các chứng từ, sổ sách mà nhân viên kế toán đã chuyển đi nơi khác thì tiến hành lập biên bản, lập chứng từ ghi sổ mới,đăng ký chứng từ ghi sổ mới điều chỉnh lại sổ cũ. Trường hợp hai bên sổ sách cùng thống nhất số liệu với nhau nhưng vẫn chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê, thì hai bên lập biên bản với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh lệch này vào sổ kế toán. Nếu chênh lệch thực tế tăng so với sổ sách kế toán ghi : Nợ TK : 111.1 Có TK : 338.1 Nếu chênh lệch thực tế giảm so với sổ sách, kế toán ghi: Nợ TK : 138.1 Có TK : 111.1 Sau đó sẽ trình lên cấp trên để tìm ra nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Trường hợp sổ sách của kế toán và thủ quỹ đã thống nhất với nhau về số liệu cùng với thực tế còn tồn ở két bạc, để đảm bảo kế toán và thủ quỹ cần xem xét lại các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để có thể tìm thâý những sai sót chênh lệch đáng tiếc. Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ sách phản ánh và thực tế phát sinh mà trên sổ sách và thực tế tồn quỹ đồng nhất, kế toán điều chỉnh lại các nghiệp vụ đã ghi sổ đồng thời phản ánh số chênh lệch đó như trên (tuỳ vào từng trường hợp cụ thể). 2.1.2.2 Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH VIệc kiểm tra , đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản TGNH nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi giữa sổ sách của NH và sổ sách của nhân viên kế toán công ty. Thông thường mỗi khi nhận được giấy báo của NH về nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản TGNH của công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ, sổ sách của mình với sổ sách của NH về số phát sinh, số dư của tài khoản. Do cả hai bên cùng quản lý những số liệu phát sinh trên một tài khoản duy nhất thông qua hệ thống sổ sách khác nhau nên cả hai đều cố gắng không để tình trạng chênh lệch xảy ra và thực tế ở công ty vẫn chưa xảy ra tình trạng này. Tuy nhiên dù rất cẩn thận trong công tác hạch toán cũng như việc ghi sổ và hệ thống kiểm soát rất có hiệu quả ở NH và ở đơn vị mở tài khoản, song khi công việc và nghiệp vụ phát sinh nhiều thì tình trạng nhầm lẫn vẫn có thể xảy ra. Khi có sự chênh lệch, dù cho là do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào thì cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu, kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất về số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị , từ đó có thể điều chỉnh kịp thời sổ sách của mỗi bên. Nếu chưa kịp thời tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó mà kỳ quyết toán đã đến thì nhân viên kế toán phải tạm thời căn cứ theo số liệu của NH để phản ánh vào TK 112. Số chênh lệch sẽ được phản ánh như sau. Nếu sổ sách của nhân viên kế toán phản ánh thừa so với sổ sách NH, kế toán ghi: Nợ TK 138.1 Có TK 112 Nếu sổ sách kế toán thiếu so với sổ sách của NH, kế toán ghi: Nợ TK112 Có TK 338.1 Sang kỳ sau kế toán phải tiếp tục tìm nguyên nhân của sự chênh lệch đó và kiến nghị những biện pháp điều hoà chênh lệch giữa hai hệ thống sổ sách với cấp trên. CHƯƠNG III PH¦¥NG H¦íng hoµn thiÖn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty tr­êng thµnh 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRƯỜNG THÀNH 3.1.1 Đánh giá chung Từ khi được thành lập lại đến nay, Công ty Trường Thành luôn phải đối đầu với hàng loạt khó khăn, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của đơn vị, tổ chức kinh tế khác, nhưng Công ty Trường Thành đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh vừa công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phương thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Song, bên cạnh những yếu tố trên, tình thần đoàn kết cũng đóng vai trò quan trọng trên bước đường tự khẳng định mình. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng như kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên. Công tác quản lý và hạch toán kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay,Công ty Trường Thành đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhât, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng. Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại công ty, biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao. Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng được máy vi tính nên công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác. Do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên công ty đã áp dụng kiểu vừa tập trung vừa phân tán để thực hiện công tác kế toán của mình. Đây là sự lựa chọn hết sức phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty. Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Như đã phân tích rõ ở phần trước, trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng. Nhờ nhận thức rõ điều này, công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an toàn cao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền. Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã được chi tiết tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền , từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý. Sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách đã được thực hiện trên máy vi tính và chỉ in ra với sự lựa chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh , quản lý. Nên doanh nghiệp đã trực tiếp giảm được một phần chi phí, đồng thời giảm được số lượng các chứng từ và sổ lưu trữ ở kho. Trên đây là một số những nhận xét về ưu điểm của Công ty Trường Thành nói chung và phòng kế toán nói riêng trong việc tìm ra con đường có tính hiệu quả nhất cho kinh doanh. 3.1.2. Một số những tồn tại Do địa bàn hoạt động quá rộng nên việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn gây chậm trễ trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Thông qua nó chủ doanh nghiệp có thể dự đoán được lượng tiền mang lại từ các hoạt động trong tương lai. Nhà quản lý cũng có thể thấy trước được khả năng thanh toán trong ký hoạt động tới ... Vì sự quan trọng đó mà hầu hết các doanh nghiệp đều lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhưng cho đến nay Công ty XDCT 54 vẫn chưa sử dụng vai trò của báo cáo này. Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để lưu trữ số liệu và sổ sách nhưng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thường như: Word, Excel chứ chưa có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép , tổng hợp số liệu và chuyển sổ. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TRƯỜNG THÀNH Hiện nay, Công ty không ngừng đẩy mạnh mối quan hệ không chỉ với các tổ chức trong nước mà cả với các tổ chức quốc tế. Do đó yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ rất quan trọng. Trong khi đó công ty chỉ có tài khoản 112.2: “Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ” dùng để phản ánh tình hình tăng giảm ngoại tệ của đơn vị tại Ngân hàng mà không đăng ký sử dụng TK 111.1 “Tiền măt tại quỹ bằng ngoại tệ”. Điều này đã gây nên không ít những khó khăn. Giả sử khi khách hàng đến thanh toán bằng ngoại tệ thì đơn vị lại không thể nhập quỹ mà phải cử một người đi đổi lấy đồng Việt Nam hoặc đem gửi vào tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ tại Ngân hàng. Đây là sự lãng phí thời gian và nhân công một cách vô lý. Vì vậy theo em doanh nghiệp nên đăng ký sử dụng thêm tài khoản 111.2 “Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ” để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh được thuận lợi. - Công ty có tài khoản TGNH tại các NH như : NH Công thương Đống Đa, Đông Anh,Gia Lâm,... nên việc ghi chép chi tiết đối với từng NH là rất cần thiết, bởi nó giúp cho quá trình kiểm tra sổ sách được dễ dàng hơn. Công ty cũng đã tiến hành ghi chi tiết nhưng theo em cần phải ghi chi tiết hơn nữa đối với từng NH và từng nghiệp vụ phát sinh. - Công ty cần trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán đồng thời phải tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán về chương trình kế toán máy nhằm quản lý chính xác được các con số. Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải xây dựng một chương trình kế toán thống nhất trên máy vi tính nhằm tự động hoá ở mức độ cao nhất công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán vốn bằng tiền nói riêng - Công ty nên tiến hành lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm giúp cho những nhà quản lý có được các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. - Do đơn vị chưa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng như một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ của đơn vị không ổn định, có lúc quá ít có lúc quá nhiều. Điều này dễ gây nên những khó khăn cho Công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay của vốn bị chậm lại. Để khắc phục nhược điểm này, theo em Công ty nên xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể trong từng kỳ hạch toán căn cứ vào kế hoạch thu chi tiền mặt trong kỳ. Định mức này có thể được xê dịch trong kỳ hạch toán, nhưng không được phép tăng quá cao hoặc quá thấp gây tình trạng bất ổn trong quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Bên cạnh đó Công ty cũng cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ sao cho số tiền sẽ phải trả nợ cũng như số tiền nợ sẽ thu hồi cân đối nhau, đảm bảo được nhu cầu thu , chi tiền mặt của Công ty. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập, kết hợp với nghiên cứu lý luận và thực tiễn, em nhận thấy công tác kế toán vốn bằng tiền vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế cao. Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh với giám đốc một cách chăt chẽ, toàn vẹn tài sản tiền vốn của công ty ở mọi khâu của quá trình tái sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc hoàn thiện công tác kế toán của công ty là một tất yếu, nhất là trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Vốn bằng tiền đã trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý thì việc hạch toán vốn bằng tiền đòi hỏi cũng phải được kiện toàn. Trên đây là những kiến thức về lý luận cũng như thực tế mà thời gian qua thực tập tại Công ty Trường Thành em đã tích luỹ được. Tuy nhiên thời gian thực tập tại đơn vị có hạn và trình độ còn hạn chế nên không tránh khỏi sai sót. Em kính mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của các Thầy Cô và ban giám đốc, các phòng ban của công ty Trường Thành để chuyên đề được hoàn thiện và thực tiễn hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy Ưng Trọng Khánh và cùng tập thể các cán bộ nhân viên Công ty Trường Thành đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Ngày ..... tháng ..... năm 2009 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Ngày ..... tháng ..... năm 2009 MỤC LỤC