Đề tài Hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Dược Ðà Nẵng

hản ánh giá vốn của hàng bán, thành phẩm lao vụ dịch vụ đã xuất bán trong kỳ. + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK này dùng để phản ánh số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước. * Trình tự hạch toán: Khi doanh nghiệp bán hàng thì phải thực hiện đồng thời hai bút toán là hạch toán doanh thu và hạch toán giá vốn của hàng bán ra. Trong kinh doanh, ở các doanh nghiệp thương mại có 2 phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ. (1) bán tiền thu ngay : TK 155, 156 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1a) Giá mua của hàng Giá bán tiêu thụ trong kỳ chưa thuế TK 3331 Tổng tiêu Thụ (2) Bán chưa thu tiền => khách hàng chấp nhận trả và chưa trả TK 511 TK 131 TK 111, 112 (2c) khi thu được 2b tiền TK 3331 (3) Hàng gửi bán đại lý : Bên giao đại lý TK 155, 1561 TK 157 TK 632 (3a) Xuất hàng giao đại lý (3b1) giá vốn TK 511 TK 111, 112 TK 641 3b hoa hồng hanh toán (3b) 3c thu tiền ở cho đại lý TK 3131 TK 131 đại lý Chưa thu tiền ở đại lý (3b) : Khi nhận được báo cáo bán hàng do bên nhận đại lý gửi : TK 5113 TK 331 (bên giao đại lý) TK 111, 112, 131 (3a) Ðịnh kỳ xác định hoa hồng (3b2) giá bán đại lý được hưởng 3c khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý (3a) Khi nhận được hàng do bên giao đại lý gửi đến : Nợ TK 003 : giá bán (3b) : Khi bán được hàng (3b1) : Có TK 003 - Giá bán (4) Bán trả chậm, trả góp (4a) # (1a) (4b) : giá bán TK 511 TK 111, 112 Giá bán theo Thu bằng tiền Phương thức Bán thông thường TK 3331 (4c) thu tiền nợ TK 131 hàng kỳ VAT phải nộp Chấp nhập nợ TK 515 TK 3387 (4b2) kết chuyển bất kỳ (5) Hạch toán chiết khấu thương mại chiết khấu thanh toán TK 111, 112, 131 TK 521 TK 511 TK 111, 112, 131 TK 635 (CPTC) (5b) cuối kỳ (5a) CKTM kết chuyển CKTM gồm VAT Nếu là người mua chấp nhận TL 515 TK 111, 112, 131 Khấu hao TK 3331 Giảm VAT phải nộp Nếu là người mua ghi giảm giá mua  (6) Hạch toán hàng bán bị trả lại : Bán năm trước trả lại năm nay Bán kỳ trước trả lại kỳ này Bán kỳ này trả lại kỳ trước TK 632 TK 155, 1561, 154 ‘gccb’ 152 ‘phế liệu’ (6b) Giá vốn của hàng đã tiêu thụ bị trả lại TK 111, 112, 131 TK 531 TK 511 (6b) tổng tiền Giá bán của (6c) cuối kỳ kết chuyển trả lại KH hàng bị trả lại doanh thu hàng bán bị trả lại TK 3331 Giảm VAT Phải nộp TK 111, 112 TK 641 (6d) chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại TK 133 b. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: - Theo phương pháp KKÐK, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán chỉ hạch toán doanh thu không hạch toán giá vốn, đến cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán xác định giá trị hàng tồn, sau đó xác định giá trị hàng xuất. Aïp dụng một trong các phương pháp tính giá mua của hàng xuất kho để tính giá mua của hàng tồn cuối kỳ, từ đó tính giá mua của hàng bán trong kỳ. - Sơ đồ hạch toán tổng hợp: Ðơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp: cuối kỳ xác định thuế phải nộp. TK 3331 TK 511 Giảm doanh thu Thuần VAT phải TK 515 Nộp theo PP Trực tiếp giảm doanh thu Tài chính TK 711 Giảm thu nhập khác Khi hàng tiêu thụ ( giá bán, cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ : TK 511 TK 111, 112, 131 TK 3331 3. Hạch toán hàng tồn kho: 3.1. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho : Hạch toán chi tiết hàng tồn kho được tiến hành đồng thời ở kho và bộ phận kế toán. Có 3 phương pháp: * Ghi thẻ song song - Nguyên tắc hạch toán: Ở kho theo dõi về số lượng, bộ phận kế toán theo dõi số lượng và gia trị. - Trình tự ghi chép: + Ở kho: Hằng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất ghi số lượng hàng thực nhập thực xuất vào thẻ kho.Hằng ngày hoặc định kì, thủ kho sau khi vào thẻ kho thì chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: hằng ngày hoặc định kì khi nhận được các chứng từ nhập xuất từ kho gởi lên, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất sau đó ghi vào thẻ hay sổ chi tiết có liên quan cả số lượng lẫn giá trị. Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về tổng số nhập xuất tồn của từng loại hàng hóa. Sau khi đối chiếu khớp đúng kế toán lập bảng cân đối nhập - Xuất - Tồn hàng hóa về mặt giá trị để đối chiếu với kế toán tổng hợp. * Sổ số dư: - Nguyên tắc hạch toán: Ở kho theo dõi số lượng, bộ phận kế toán theo dõi giá trị. - Trình tự ghi chép: + Ở kho: hằng ngày hoặc định kì sau khi ghi thẻ xong thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ .Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ ghichỉ tiêu số lượng hàng hóa theo từng mặt hàng tồn kho. Cuối kì vào sổ số dư và chuyển số dư về phòng kế toán để tính chỉ tiêu hàng tồn cuối kì. +Tại phòng kế toán:hằng ngày hoặc định kì kế toán kho hàng xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và kí ngay trên thẻ kho để chứng thực kết quả kiểm tra. Sau đó đem toàn bộ chứng từ cùng phiếu giao nhận chứng từ kế toán ghi đơn giá và ghi thành tiền rồi ghi vào bảng lũy kế nhập xuất tồn (được mở cho từng kho). Tiếp đó cộng số tiền nhập xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng loại hàng.Số dư này dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư. * Sổ đối chiếu luân chuyển: + Ở kho: vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm hàng hóa (vật liệu) như phương pháp thẻ song song. + Ở phòng kế toán: định kì khi nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất từ thủ kho chuyển lên, kế toán lập ra bảng ra bảng kê nhập, bảng kê xuất. Cuối tháng tổng cộng các bảng kê nhập, bảng kê xuất tính ra tổng số nhập, tổng số xuất của từng loại hàng hóa để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được lập theo từng kho và ghi tổng số nhập, tổng số xuất trên cơ sở đó tính ra số tồn cuối tháng về số lượng và giá trị cho từng loại hàng hóa. Mỗi loại được ghi 1 dòng trên sổ. Cuối tháng, kế toán thực hiện việc đối chiếu số tồn của từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với tồn từng loại trên thẻ kho, số tổng cộng trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. 3.2. Hạch toán kết quả kiểm kê: + Ðối với trường hợp hao hụt mất mát hàng tồn kho: Căn cứ vào biên bảng mất, hao hụt mất mát hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá trị hao hụt mất mát: Nợ TK 138(1) - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151, 152, 153, 154, 155, 156 Căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334 (phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632: giá vốn hàng hóa (các khoản hao hụt mất mát trừ (-) phần bồi thường) Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý. Mức dự phòng giảm giá HTK Số lượng hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 (năm báo cáo) = Đơn giá hàng hoá i trên sổ kế toán x Đơn giá thực tế hàng hoá i trên TT thời điểm 31/12 năm BC - 3.3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Cuối năm kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 - Cuối năm kế toán hoàn nhập dự phòng Nợ TK 159 Có TK 632 Đồng thời theo điều kiện dự phòng mà lập dự phòng cho năm sau: PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. I. Quá trình hình thành phát triển và chức năng nhiệm vụ của công ty Dược Đà Nẵng. 1. Quá trình hình thành phát triển của Công ty Dược: Vào thời nền kinh tế nước ta còn đang trong cơ chế bao cấp, sự vận động của hàng hóa phải nằm dưới sự quản lý của nhà nước. Ðối với dược phẩm, một mặt hàng thiết yếu và quan trọng nhà nước độc quyền quản lý. Công ty Dược Ðà Nẵng lúc bấy giờ chỉ là một hiệu thuốc của thành phố trực thuộc Tỉnh với chức năng phân phối và lưu thông dược phẩm trong phạm vi thành phố. Khi nền kinh tế nước ta mở cửa áp dụng kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, hàng hóa nói chung và dược phẩm nói riêng vận động theo quy luật cung cầu của thị trường. Năm 1990, theo Quyết định số 1037/TCKT của Bộ Bảo vệ Sức khỏe, Quyết định số 177/QÐ-UB của UBND tỉnh Quảng Nam Ðà Nẵng và cấp giấy phép kinh doanh số 1040088/TTKT vào tháng 3/1991. Công ty Dược thành lập với chức năng bán buôn, bán lẻ dược phẩm dược liệu, vật tư y tế và được phép sản xuất một số mặt hàng như rượu bổ Sâm Quy Hà, sâm tinh rồng vàng... Công ty Dược đã đăng ký nhãn hiệu thương mại và tên giao dịch quốc tế viết tắc là DAPHACO theo giấy phép số 13028 tại sở đăng ký giấy phép công nghiệp thuộc Bộ khoa học và môi trường. Trụ sở chính đặt tại số 02- Phan Ðình Phùng thành phố Ðà Nẵng. Với nguồn vốn ban đầu tự bổ sung 96.998.600 VNÐ. Có tài khoản ngân hàng công thương Ðà Nẵng số 710A - 00174 và tài khoản ngoại tệ số 362.111.370.240 bằng tiền USD tại chi nhánh ngân hàng công thương Ðà Nẵng. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã trải qua nhiều khó khăn: nguồn vốn hạn chế, cơ sở vật chất còn lạc hậu, trình độ chuyên môn, năng lực quản lý còn yếu kém, chưa có hiệu quả. Tuy nhiên, dưới sự khuyến khích chỉ đạo của nhà nước cùng với sự nổ lực quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã phát triển cơ sở sản xuất, chỉnh đốn bộ máy quản lý, mở rộng quy mô hoạt động, từng bước khắc phục những điểm yếu, công ty ngày càng đáp ứng vấn đề y tế của con người. Và khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, đời sống ngày càng được nâng cao, vấn đề sức khỏe đã được đặt lên hàng đầu nên thị trường ngành y trở nên phong phú và đa dạng. Ðến năm 1997, Ðà Nẵng chính thức là một thành phố trực thuộc Trung Ương. Theo quyết định số 4986/QÐ-UB của UBND thành phố Ðà Nẵng yêu cầu sắp xếp lại các doanh nghiệp đóng trên địa bàn thành phố Ðà Nẵng, công ty Dược phẩm QNÐN đã sát nhập vào công ty Dược Ðà Nẵng vào ngày 30/11/1997 Cho đến nay, từ một hiệu thuốc của thành phố trực thuộc tỉnh, công ty dược Ðà Nẵng đã có một mạng lưới gồm một cửa hàng trung tâm (đa chức năng), hai kho, 13 cửa hàng chuyên sâu và các quầy bán sỉ, lẻ... Ðội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng lớn mạnh. Hiện nay công ty có 667 công nhân viên, trong đó có 42 cán bộ nhân viên quản lý. Nguồn vốn kinh doanh của công ty đến cuối năm 2000 là 3,4 tỷ, với vốn ngân sách cấp là 740 triệu đồng. Lợi nhuận đạt được không ngừng tăng lên: Năm 1996 là 166 triệu, năm 1998: 418 triệu, năm 2000: 508 triệu. Công ty đã thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với nhà nước. 2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh tại công ty Dược Ðà Nẵng. a. Chức năng, nhiệm vụ: - Công ty Dược Ðà Nẵng vừa là doanh nghiệp thương mại vừa là doanh nghiệp sản xuất cho nên công ty không ngừng chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh dược phẩm, dược liệu y tế để cung cấp thị trường bên ngoài mà còn phải nghiên cứu thị trường (nhu cầu thuốc chữa bệnh) tổ chức khai thác thu mua các loại dược phẩm... Tổ chức mạng lưới bán buôn bán lẻ cho các đơn vị kinh doanh Dược ngoài công ty và đến được người tiêu dùng. - Công ty luôn có nhiệm vụ bảo quản, dự trữ, phân phối theo đúng quy định riêng của ngành Dược và chế độ của nhà nước thực hiện các chế độ liên quan đến vấn đề quản lý kinh tế tài chính, sử dụng các nguồn vốn tài sản bảo đảm kinh doanh có hiệu quả. Quan tâm đến công tác tổ chức quản lý nhân sự, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao năng lực chuyên môn. b. Ðặc điểm hoạt động: Sức khỏe của con người được đặt lên hàng đầu. Chính vì thế dược phẩm là một mặt hàng thiết yếu và quan trọng cho nhu cầu phòng tránh, điều trị bệnh tật cho con người. Với sự đa dạng, phong phú về chủng loại và số lượng, đồng thời yếu tố chất lượng đặt lên hàng đầu, công ty luôn phải giám sát, kiểm tra chặt chẽ từ khâu sản xuất đến khâu bảo quản lưu thông cho từng loại sản phẩm theo quy định riêng của ngành. Công ty luôn phải nắm bắt tình hình bệnh tật để có kế hoạch sản xuất hợp lý về chủng loại để tránh những tồn đọng dữ trữ dư thừa dược phẩm. Với sự phát triển khoa học ngày càng tiến bộ thì việc đáp ứng nhu cầu dược phẩm cho người tiêu dùng sẽ không còn khó khăn. Ðây là điều kiện cho công ty phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. III. Ðặc điểm sản xuất, phương thức mua và bán tại công ty. 1. Ðặc điểm sản phẩm: Dược phẩm dược liệu, vật tư y tế là những loại hàng hóa rất quan trọng đối với cộng đồng. Nó làm sức khỏe của con người tốt hơn hay xấu hơn do quy cách của từng loại đòi hỏi phải chế biến theo đúng quy cách, bảo quản chặt chẽ và nghiêm ngặt về thời gian sử dụng cũng như chất lượng của nó. Việc kinh doanh sản xuất mặt hàng này đòi hỏi công ty phải có những đội ngũ chuyên môn riêng của ngành và trình độ nhất định. 2. Phương thức mua hàng: Những mối quan hệ sẵn có về chào hàng (có khuyến mãi) của nhà cung cấp, nhu cầu biến động hàng hóa trên thị trường, lượng hàng hóa tồn kho mà công ty sẽ tiến hành đặt hàng, mua hàng theo hợp đồng kinh tế. Việc mua hàng sẽ tiến hành theo phương pháp đặt hàng hoặc thông qua hợp đồng kinh tế với 2 hình thức chuyển hàng hoặc nhận hàng. Ðối với những mặt hàng của công ty ngoài địa phương hay của nước ngoài khi lượng hàng tồn kho chiếm khoảng 20 - 30% tổng số hàng thì tiến hành đặt hàng. Tùy khoảng cách địa lý, phương tiện vận tải mà công ty có kế hoạch ký hợp đồng kinh tế để luôn bảo đảm lượng hàng trong công ty. Nếu có nhu cầu hàng hóa, công ty sẽ trực tiếp mua những mặt hàng có trong phạm vi thành phố Ðà Nẵng hay tỉnh Quảng Nam. Việc thanh toán tiền hàng có thể xảy ra ngay thời điểm mua hoặc 10 ngày hay một tháng sau. Riêng với hàng nhập khẩu sử dụng giá CIF để thanh toán Thanh toán theo các phương thức sau: + Phương thức chuyển tiền: T/T là hình thức điện báo: ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. + Phương thức nhờ thu: nhờ thu chứng từ. DIP (nhờ thu trả ngay): người trả tiền thanh toán hối phiếu thì ngân hàng mới giao chứng từ hàng hóa. D/P (nhờ thu trả chậm): người trả tiền chấp nhận thì ngân hàng mới giao chứng từ hàng hóa. + Phương thức thanh toán tín dụng chứng tư:ì Mở L/C: Thư tín dụng (L/C) là một bức thư do một ngân hàng viết theo theo yêu cầu người nhập khẩu (người xin mở thư tín dụng) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng lợi) nộp số tiền nhất định trong một thời gian nhất định với điều kiện người này thực hiện đầy đủ những điều khoản quy định trong lá thư đó. 3.Phương thức bán hàng tại Công ty Dược: Công ty thực hiện bán hàng theo hai phương thức: - Bán buôn: phương thức này được công ty tiến hành theo hình thức chuyển hàng hoặc hình thức nhận hàng. - Bán lẻ: thu tiền trực tiếp từ cửa hàng bán lẻ. Công ty chuyên cung cấp cho công ty Sài Gòn hàng nhập khẩu, bệnh viện, bảo hiểm y tế các tỉnh thành lân cận. Hình thức thanh toán: thu tiền ngay, nợ 10 ngày hoặc một tháng có chiết khấu đối với khách hàng mua khối lượng lớn hay thanh toán sớm. III. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại công ty. 1. Tổ chức bộ máy quản lý. a. Sơ đồ bộ máy: - Cơ cấu bộ máy Công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng. - Bộ máy quản lý gồm một giám đốc, 2 phó giám đốc làm nhiệm vụ tham mưu điều hành công tác chuyên môn. Công ty có 4 phòng chức năng : Phòng kế hoạch - kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính , Phòng kế toán vật tư, Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm. Ngoài ra công ty còn có 1 phân xưởng sản xuất và hệ thống các chi nhánh, văn phòng đại diện, quầy thuốc cửa hàng khắp địa bàn thành phố Ðà Nẵng và khu vực lân cận. GIAÏM ÂÄÚC Phoï giaïm âäúc phuû traïch KD Phoï giaïm âäúc saín xuáút Phoìng KH-KD Phoìng KCS Phoìng TC-HC Phoìng KT-TV 2 kho 1 CH trung tám 13 CH chuyãn sáu 8 CH sè 2 CH váût tæ ytãú CH âäng dæåüc CH baïn leí PX saín xuáút Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng  b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: + Giám đốc: Là người điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trước nhà nước và người lao động. + Phó giám đốc kinh doanh: Lập và thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, nghiên cứu phương pháp, mở rộng hoạt động để đạt hiệu quả cao. + Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Giám sát toàn bộ quá trình sản xuất dược phẩm. + Phòng kế hoạch kinh doanh: Tổ chức điều hành thu mua nguyên vật liệu, tìm nguồn hàng ký kết hợp đồng kinh tế, thống kê các loại sản phẩm bán cho khách hàng hàng tháng, quý, năm.... Dự đoán số lượng các loại sẽ tiêu thụ trong năm kế hoạch, bảo quản vật tư trong kho, giám sát các cửa hàng chuyên sâu + Phòng KCS: Tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tổ chức điều độ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu kỹ thuật, mẫu mã của sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện có đúng trong sản xuất hay không không cho phép sản xuất kinh doanh các sản phẩm không đạt yêu cầu. + Phòng kế toán tài vụ: Báo cáo tổng hợp đối với yêu cầu về vật tư, lao động... chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kế toán thống kê tài chính của công ty. Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp phân tích tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc các chính sách về tiền lương, tiền thưởng, điều động nhân sự nhằm tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của công ty. + Phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức sản xuất ra sản phẩm. + Cửa hàng chuyên sâu: chuyên môn hóa một loại dược phẩm của một hoặc hai công ty nhất định. + Cửa hàng trung tâm: là cửa hàng chính phân phối các sản phẩm và hàng dược phẩm. + Cửa hàng vật tư y tế: kinh doanh các mặt hàng vật tư y tế (cung cấp cho bệnh viện). + Cửa hàng đông dược: cung cấp các loại sản phẩm đông y. Sự hoạt động của bộ máy tạo nên mạng lưới thông tin cung cấp kịp thời về tình hình biến động của giá cả, thị trường nguyên vật liệu giúp công ty có những chiến lược hợp lý về công tác quản lý, ổn định giá cả, cung ứng sản phẩm đúng theo nhu cầu, có thể tạo tiền đề cho sự hình thành bộ phận marketing trong công ty 2. Tổ chức bộ máy kế toán: a. Ðặc điểm và sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên công ty đã áp dụng theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán. Tại phân xưởng và các cửa hàng đều nhân viên kế toán, định kỳ theo quý toàn bộ công việc hoạt động tập hợp các phòng kế toán của công ty gồm: báo cáo nhập, xuất, báo cáo tổng hợp hàng hóa của từng cửa hàng và các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ. Trên cơ sở đó kế toán công ty tiến hành hcạh toán tổng hợp và lập quyết toán công ty. Kãú toaïn caïc âån vë haûch toaïn baïo säø Kãú toaïn caïc âån vë haûch toaïn âäüc láûp Täø thu tiãön caïc quáöy baïn leí Kãú toaïn PX SX Kãú toaïn CH sè Kãú toaïn CH CS Kãú toaïn CH TT Kãú toaïn tiãön læång Kãú toaïn kho Kãú toaïn quyî Kãú toaïn ngán haìngg Kãú toaïn cäng nåü KÃÚ TOAÏN TÄØNG HÅÜP KÃÚ TOAÏN TRÆÅÍNG Ghi chú: : Quan hệ chức năng phối hợp : Quan hệ trực tuyến chuyên môn b. Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán viên: + Kế toán trưởng: chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán trong toàn công ty sao cho hợp lý, có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Giám sát nhắc nhở các nhân viên kế toán phần hành thực hiện đúng chế độ mà nhà nước quy định. Tham mưu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan. + Kế toán tổng hợp: theo dõi số liệu tổng hợp, quản lý việc thực hiện kế hoạch chi phí tài chính của công ty, các khoản phải nộp ngân sách, lập bảng kê khai xác định mức nộp hiện tại sau đó chuyển cho cán bộ kế toán phụ trách việc thanh toán với cơ quan nhà nước. + Kế toán ngân hàng: phụ trách việc theo dõi thanh toán với các đối tác qua ngân hàng. Theo dõi nguồn vốn hiện có, thời gian trả nợ vay và đối chiếu thường xuyên với ngân hàng, trực tiếp làm việc với các đơn vị tín dụng theo nhiệm vụ mà công ty giao phó. + Kế toán kho: theo dõi hàng, vật tư nhập xuất tồn. + Kế toán phân xưởng sản xuất: phụ trách việc hạch toán nguyên liệu, tiền lương công nhân sản xuất, tính giá thành sản phẩm. + Kế toán tiền lương: thanh toán các khoản phải nộp ngân sách tạm ?ng, thực hiện việc trích BHXH, BHYT, KPCÐ theo quy định, xác định tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên. + Kế toán các cửa hàng chuyên sâu: theo dõi việc mua bán tình hình nhập hàng ở các cửa hàng với nhau, theo dõi công nợ, phối hợp với kế toán công ty đôn đốc việc thu nợ. + Kế toán cửa hàng trung tâm: theo dõi việc bán hàng, tình hình sản xuất nội bộ giữa các cửa hàng với nhau, theo dõi công nợ, tập hợp chi phí có liên quan gởi lên phòng kế toán. + Tổ thu tiền trên quầy lẻ: theo dõi, thu tiền quầy lẻ nộp lên cho kế toán công ty. + Thủ quỹ (KT quỹ): bảo quản tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi. IV. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Từ hình thức hoạt động kinh doanh thực tế, công ty đã áp dụng hình thức ''Chứng từ ghi sổ'' trong công tác hạch toán. Công ty đã sử dụng một số tờ kê tài khoản để làm giảm bớt khối lượng công việc mà kế toán thực hiện theo hình thức này. a. Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Chæïng tæì gäúc Tåì kã chi tiãút Säø quyî Säø theí kãú toaïn chi tiãút Säø âàng kyï chæïng tæì ghi säø Chæïng tæì ghi säø Baíng täøng håüp chi tiãút Säø caïi Baíng cán âäúi kãú toaïn, caïc baïo biãøu Baïo caïo kãú toaïn Ghi chú : Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu b. Trình tự luân chuyển chứng từ : Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các đơn vị trực thuộc lập và gửi chứng từ lên phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến lấy số liệu trực tiếp vào tờ kê chi tiết hay sổ thẻ chi tiết có liên quan đối với những tài khoản có mở sổ thẻ chi tiết. Nếu nghiệp vụ phát sinh ít thì ghi trực tiếp vào chứng từ ghi sổ. Ðịnh kỳ, các phần hành kế toán nộp lên kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ gốc, các từ kê chi tiết tài khoản. Kế toán tổng hợp đối chiếu, kiểm tra, lập bảng tổng hợp chi tiết rồi lấy số liệu tổng cộng của tờ kê ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong kèm theo chứng từ gốc được kế toán kiểm duyệt và ghi vào sổ cái. Kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết tài khoản khớp đúng từ đó lập bảng cân đối tài khoản và sau đó lập báo cáo kế toán. B. THỰC TẾ VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. I. Hạch toán mua hàng. 1. Chứng từ, trình tự luân chuyển và sổ sách ghi chép: - Khi mua hàng ta có hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT của bên bán. Trước khi nhập kho, nhân viên phòng KCS sẽ kiểm tra chất lượng để lập ''Biên bản kiểm nghiệm'' nếu thấy số lượng hàng hóa không đúng quy cách theo hóa đơn GTGT thì nhân viên KCS phải lập 1 liên kèm theo phương thức chuyển hàng. Nếu mua theo phương thức nhận hàng thì công ty chịu trách nhiệm xử lý. - Sau đó nhân viên phòng KH - KD sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT và ''Biên bản kiểm nghiệm'' lập phiếu nhập kho và thực hiện theo trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Chæïng tæì gäúc Phiãúu nháûp kho Theí kho Thuí kho Phoìng KH-KD Baíng kã haìng mua (keìm baïo caïo VAT) Baïo caïo täøng håüp Haìng hoaï Chæïng tæì ghi säø Säø chi tiãút cäng nåü - Khi phiếu nhập kho được lập làm 2 liên, người nhập sẽ mang phiếu đến kho để nhập hàng hóa. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho cùng người nhận ký tên vào phiếu, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho ghi vào thẻ kho. Ví dụ minh họa: Kho 2 Lê Duẩn mua hàng tại công ty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú ngày 03/11/2003. HÓA ÐƠN (GTGT) Mẫu số: Liên 2 (giao cho khách hàng) Ký hiệu: Ngày 03 tháng 11 năm 2003 Ðơn vị bán hàng: Cty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú Ðịa chỉ: Số TK: Hình thức thanh tóan: Mã số: Họ tên người mua: Cty Dược Ðà Nẵng Ðơn vị: Ðịa chỉ: Số TK: Hình thức thanh tóan: STT Tên hàng hóa, qui cách ÐVT Số lượng Ðơn gía Thành tiền 1 Ospexin 250Y Vĩ 320 10961 3507520 2 Ospexin 500Y Vĩ 740 18480 13675200 3 Servanlox 500Y Vĩ 2240 9060 20294400 4 Histac 300Y Hộp 150 81295 12194200 5 Serugesic 500Y Hộp 70 24480 1713000 6 Senicilume 500Y Vĩ 1000 7670 7670000 7 Lemoon ngậm Vĩ 360 21300 7668000 Cộng tiền hàng : 66722970 Thuế : 3336148 Tổng : 70059118 Số tiền viết bằng chữ: (Bảy mươi triệu không trăm năm chín ngàn một trăm tám mươi đồng) Người mua Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03/11/2003 Số 001/1 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú Theo chứng từ gốc: A/02 số 008773 ngày 03/11/2003 Nhập tại : kho 2 TT Tên thuốc - hàm lượng nơi sản xuất Mã số ÐVT Số lượng Ðơn giâ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhận 1 OSPEXIN 250Y Vĩ 320 10.961 3.507.520 2 OSPEXIN 500Y Vĩ 740 18.480 13.675.200 3 SERVANLOX 500Y Vĩ 2240 9.060 20.294.400 4 HISTAC 300Y Hộp 150 81.295 12.194.200 5 SERUGESIC 500Y Hộp 70 24.480 1.713.000 6 SENICILUME 500Y Vĩ 1000 7.670 7.670.000 7 LEMOON ngậm Vĩ 360 21.300 7.668.000 Cộng 66.722.970 VAT 5% 3.336.148 Tổng cộng 70.059.118 BẢNG KÊ HÓA ÐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA DỊCH VỤ MUA VÀO (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Tháng 11 năm 2003) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Dược phẩm Phương Nam Địa chỉ kinh doanh: Kho 2 Lê Duẩn Mã số thuế: 0400101404-1 Hóa đơn chứng từ Tên người bán MST Mặt hàng Doanh số mua chưa thuế Thuế GTGT đầu vào Tổng cộng % VAT Kí hiệu Số HÐ Ngày Nhập nội AA/ 02 8773 3/11 1 Cty TNHH DP Cẩm Tú 03001129 DP 66722970 3336148 70059118 5% LK/ 02 30655 25/11 2 Cty TNHH TM-DV Thanh Ngọc 0300891 DP 34352100 3435210 37787310 10% BK BK 28/11 3 Bảng kê thu mua BK DP 2070000 0 2070000 0% Tổng cộng nhập trả 103145070 6771358 109916428 Người lập phiếu Ngày 30 tháng 11 năm 2003 (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng 2. Phương pháp tính giá hàng mua vào : Giá vốn hàng bán Giá mua trên hoá đơn = Các chi phí liên quan x Các khoản giảm trừ x 3. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng: 3.1. Hạch toán tổng hợp : * Tại công ty, hạch toán quá trình mua hàng kế toán sử dụng các sổ kế toán tổng hợp sau: Sổ cái TK 611, sổ cái TK 156, sổ cái TK 331 ... bảng kê mua hàng, bảng tổng hợp hàng hóa... 3.2. Hạch toán chi tiết : - Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ do vậy để hạch toán nghiệpvụ mua hàng kế toán sử dụng TK 611 (6112) “Mua hàng hoá” kết cấu như sau: Quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: TK 156 TK 331 TK 338 TK 333 TK 331,111 TK 331 TK 611 TK 642 TK 331 TK 331 TK 331 Kết chuyển giá trị hàng tồn đầu kỳ Mua hàng uỷ thác NK Thuế nhập khẩu Chi phí mua hàng Tăng giá mua Mua hàng Trong nước TK 133 TK 133 Hàng trả lại người bán giảm giá hàng tồn kho Chiết khấu hàng mua Hạ giá mua được người bán chấp nhận TK 133 Nhập hàng trong nước, VAT vào được khấu trừ, trình tự ghi sổ: Nợ TK 611 (6112): 116.654.223 Nợ TK 113 (1331): 5.832.697 Có TK 331: 122.486.920 Khi xuất trả hàng lại cho người bán, trình tự ghi sổ: Nợ TK 331: 16.637.935 Có TK 6112: 16.637.935 * Quá trình hạch toán trên có thể được minh hoạ qua hệ thống sổ sách sau: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT (Hoá đơn mua hàng) từ các cửa hàng gởi lên, kế toán phụ trách từng bộ phận cửa hàng: kế toán CHTT, kế toán CH sĩ, kế toán CH chuyên sâu, kế toán kho tiến hành lập các bảng kê mua hàng cho từng cửa hàng. Bảng kê mua hàng (Hàng trong nước) CHTT 02 PĐP - Quý I/2003 Ngày Số CT Đơn vị bán Số tiền Ghi chú Tiền hàng Thuế Tổng cộng 5/3 Công ty TNHH Dược phẩm Phương Nam 66.72.970 5% 3.336.148 10/3 Công ty TNHH TMDV Ngọc Thanh 34.352.100 10% 3.435.210 * Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, đầu kỳ căn cứ vào bảng tổng hộp giá trị hàng tồn kho quý III, kế toán lập bảng tổng hợp giá trị tồn kho hàng hoá đầu kỳ kết chuyển và ghi vào chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp trị giá hàng hoá đầu kỳ kết chuyển (Quý III/2003 đến 30/09/2003) Tên đơn vị Tồn kho 30/6 Tên đơn vị Tồn kho 30/6 I. Phòng KD-XNK 5.580.052.824 II. Các CH sỉ 1.179.919.146 1. Kho 1 Hoàng Văn Thụ 2.564.838.617 1. CH số 01 411.607.196 2. CH số 05 Lê Duẩn 2.564.531.474 2. CH số 03 737.291.950 3. CH 91 Trần Phú 21. CH mỹ phẩm 182 Hùng Vương Tổng cộng 476.411.505 - - - 204.271.228 5.580.052.284 - - 11. CH vật tư ytế 182 Hùng Vương 12. CH Tam Kỳ Tổng cộng - 19.993.565 11.026.435 117.9919.146 6759971970 Kế toán hạch toán: Nợ TK 611 (6112): 6759971970 Có TK 156 : 6759971970 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 31.12 Kết chuyển hàng hóa tồn kho đầu kỳ quý 4/2003-30/9/2003 6112 156 6759971970 Tổng cộng 6759971970 Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Sổ cái TK 156 Tháng 11 năm 2003 Diễn giải TK ĐƯ Số PS Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nhập khẩu 3312 905.236.805 1.370.187.743 phải trả 3311 517.499.770 Thanh toán 1111 20.114.204 ThuếNK 3333 17.437.120 ... ... Tổng PS 3.453.198.243 3.261.543.400 156.842.285 II. Hạch toán bán hàng. - Công ty chép nghiệp vụ bán hàng khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho các đơn vị, cá nhân thông qua phương thức thanh toán cụ thể như trả ngay, nợ 10 ngày, nợ 1 tháng... + Thời điểm ghi chép hàng bán tại công ty là: Người mua nhận được hàng và đã trả tiền Người mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhân viên bán hàng lập hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT (nếu bán tại kho thì nhân viên phòng KHKD lập hóa đơn GTGT). Cuối tháng, hóa đơn GTGT được đưa lên phòng kế toán để nhân viên kế toán phụ trách từng bộ phận cửa hàng lập các bảng kê bán hàng kèm báo cáo VAT đầu ra. Sau đó cuối quý tập hợp các bảng kê đưa lên kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp hàng hóa rồi ghi vào chứng từ ghi sổ. BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Phưong pháp khấu trừ) (Tháng 12 năm 2003) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Dược Đà Nẵng Địa chỉ kinh doanh: Kho 05 Lê Duẩn Hóa đơn chứng từ Tên người mua MST Mặt hăng Doanh số bán chưa có thuế Thuế VAT Thuế VTA (5%) Tổng cộng Ký hiệu HÐ Số HÐ Ngăy 1418 70851 31/12 Nhà thuốc Trí Tín 040033 DP 533.060 3.336.148 3.336.148 559.713 70851 31/12 Nhà thuốc Hồng Quang 040033 DP 176.600 8.830 18.830 185.430 Cộng xuất trả hàng 709.660 35.483 35.483 745.143 Người lập phiếu Ngày 30 tháng 11 năm 2003 (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng HÓA ÐƠN (GTGT) Liên (GTGT) Ngày 03 tháng 12 năm 2003 Ðơn vị bán hàng: Phòng KD-XNK Ðịa chỉ: Kho 02 Số TK: Điện thoại : Mã số : 0400101404 Họ tên người mua: Nhà thuốc Trí Tín Ðơn vị: Ðịa chỉ: 241 Ông Ích Khiêm - ÐN Số TK: Hình thức thanh tóan: Nợ 10 ngày Mã số: STT Tên hàng hóa, qui cách ÐVT Số lượng Ðơn gía Thành tiền 1 Bisenux Hộp 05 1741 78570 2 Mật gấu Ðại bắc Chai 10 18857 188570 3 Tiêu độc thủy Chai 10 6667 66670 4 Biện phế thủy Chai 10 5525 55250 5 Tiêu cực thủy Chai 12 12000 144000 Thuế suất 5% Cộng tiền hàng 533060 Thuế 26653 Tổng 559713 Số tiền viết bằng chữ: (Năm trăm năm chín ngàn bảy trăm mười ba đồng) Người mua Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)  2. Phương pháp tính giá mua của hàng xuất kho: Âån giaï mua bçnh quán haìng i caí kyì dæû træî Giaï mua haìng i täön kho âáöu kyì = x Giaï mua haìng i nháûp kho trong kyì Giaï mua haìng i xuáút kho cuäúi kyì Giaï mua haìng i täön kho âáöu kyì Giaï mua haìng i mua vaìo trong kyì Giaï mua haìng i täön cuäúi kyì = + - Giaï mua haìng i täön kho cuäúi kyì Säú læåüng haìng i täön kho âáöu kyì = + Âån giaï bçnh quán haìng i caí kyì dæû træî + + Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự biến động về giá cả là điều tất yếu. Vì vậy, hàng mua vào từ nhiều nguồn hàng khác nhau, tại thời điểm khác nhau thì giá cũng sẽ thay đổi. Nên cần có phương pháp nhất định để xác định giá mua hàng xuất kho. Công ty đã sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính và che dấu sự biến động của giá cả. 3. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng: * Ðối với hình thức bán buôn hay bán lẻ tùy thuộc vào hình thức thanh toán của khách hàng mà kế toán vào tờ kê chi tiết tiền mặt... hay sổ chi tiết phải thu của khách hàng, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh kế toán phải ghi: Nợ TK 111, 112, 131 : 559713 Có TK 511 : 533060 Có TK 3331 : 26653 - Nhập hàng khách trả: Nợ TK 6112 : 317378273 Có TK 632 : 317378273 - Xuất hàng quảng cáo, hao hụt, hỏng vỡ, hoa hồng môi giới kế toán ghi: Nợ TK 642 : 28157685 Có TK 6112 : 28157685 Ðồng thời phản ánh VAT khấu trừ khách hàng... Nợ TK 1331 : 312861 Có TK 3331 : 312861 - Xuất hàng nội bộ, kế toán ghi giá vốn và hạch tóan công ty: Nợ TK 136 : 763503855 Có TK 6112 : 763857871 Có TK 3331 : 36645984 Ở nghiệp vụ này Công ty đã không phải ánh vào TK 511. Tài khoản 511 chỉ được phrn ánh khi Công ty trực tiếp bán hàng.còn với xuất hàng nội bộ, Công ty hạch toán vào TK 511 sẽ bị hạch toán lặp lại 2 lần (công ty và đơn vị phụ thuộc) dẫn đến trội doanh thu, dẫn đến kết chuyển lãi sẽ lỗ. Nên công ty đã hạch toán vào TK 6112 chi tiết là khi các đơn vị nội bộ nộp tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK 1112 : 763503855 Có TK 136 : 763503855 - Thu tiền bán hàng nội bộ, kế toán hạch toán: Nợ TK 1112 : 7268394803 Có TK 136 (sỉ) : 1751433703 Có TK 136 (lẻ) : 31751378100 Ðối với hàng bán bị trả lại, cuối quý kế toán ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511 : 317378273 Có TK 531 : 317378273 * Ðối với các cửa hàng đại lý: Ở đây, công ty không gửi bán hàng đại lý. Các cửa hàng đại lý này là những đơn vị độc lập trong việc tổ chức hoạt động và hạch toán kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, nó chịu sự giám sát của công ty Dược về tình hình và doanh thu hoạt động. Chính vì vậy, đến cuối mỗi tháng, các đại lý này phải gửi báo cáo bán hàng đồng thời nộp số tiền bán để kế toán công ty kiểm tra và trích hoa hồng. Sau đó, công ty sẽ gửi trả số tiền bán hàng còn lại sau khi đã trích hoa hồng cho mình. + Khi nhận được báo cáo bán hàng tại các đại lý theo từng tháng kế toán sẽ lên tờ kê chi tiết TK- Nợ TK 1112. Công ty Dược ÐN TỜ KÊ CHI TIẾT TÀI KHOẢN - NỢ TK 1112 Tháng 10/2003 STT Ngày Số CT Diễn giải Số tiền Ghi Có TK 331 đại lý Viphadi (sữa) Viphadi (thuốc) Tân phong 1 1 3/10 Thu tiền hàng Viphadi 88036000 88036000 2 2 4/10 Thu tiền hàng Viphadi 116840000 116840000 3 4 24/10 Thu ti?n hăng Viphadi 81039000 81039000 .. ...... ...... ......................... ......... ........... ......... ........ ... ....... ...... ......................... ........ ......... ...... ...... 22 30 233/10 Thu tiền hàng Tân Phong 25680000 25680000 27 31 245/10 Thu tiền hàng Tân Phong 3928000 3928000 Cộng tháng 10/2003 315523000 169075000 116840000 29608000 Sau đó lên bảng tổng hợp thu quỹ tiền mặt đại lý vào cuối mỗi quý. BẢNG TỔNG HỢP THU QUỸ TIỀN MẶT ÐẠI LÝ Qúy IV/2003 Diễn giải Số tiền Ghi Có TK 331 đại lý Viphadi (sữa) Viphadi (thuốc) Shinpoog Tân phong Cộng tháng 10 2.481.073.287 635.410.369 1.690.368.668 155.294.250 Cộng tháng 11 2.297.468.749 691.654.527 1.396.237.722 209.576.500 Cộng tháng 12 2.054.227.154 573.441.367 1.333.811.387 147.474.400 Tổng cộng 6.832.769.190 1.900.506.263 4.419.917.777 0 512.345.150 Ngày 31/12/2003 Kế toán tổng hợp Và hạch toán Nợ TK 1112 : 6.832.769.190 Có TK 331 (đại lý) : 6.832.769.190 Rồi chi vào chứng từ ghi sổ:  CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 22 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 31.12 Thu tiền bán hàng các CH đại lý quý 4/2003 Sữa Thuốc Shinpoong Tân Phong 1112 311 (đại lý) 6.832.769.190 1.900.506.263 4.419.917.777 0 512.345.150 6.832.769.190 + Vào cuối mỗi kỳ, kế toán tổng hợp doanh số bán hàng của đại lý xong thì tùy theo từng mặt hàng mà trích phần trăm hoa hồng. TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG ÐẠI LÝ Qúy 4/2003 TÍNH HOA HỒNG STT Ðơn vị Doanh số bán Hoa hồng 1 2 3 Viphadi Kim Liên Tân Pong 9.906.379.215 2.194.073.315 519.337.500 40.531.896 10.970.367 5.193.375 (1%) Cộng 12.619.790.030 65.695.638 Và hạch toán: Nợ TK 331 (đại lý) : 65.695.638 Có TK 511 (kinh doanh): 65.695.638 Ðể vào chứng từ ghi sổ:  CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 84 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 31.12 Trích hoa hồng đại lý quý 4/2003 331(đl) 511(kd) 65.695.638 + Khi đã tổng hợp và kiểm tra doanh số bán hàng đồng thời trích hoa hồng, công ty trả lại số tiền bán hàng sau khi trừ khoản hoa hồng đã trích cho các đại lý: Nợ TK 311 (đại lý) : 12.554.094.392 Có TK 1112 : 12.554.094.392 TK 511 TK 333(3331) TK 333(3333) TK 521,532 TK 531 TK 333(3331) TK 131 TK 641 Doanh thu bán hàng Chiết khấu giảm giá hàng bán Doanh thu bán hàng bị trả lại Doanh thu bán hàng đại lý TK 632 TK 156,157,151 TK 611(6112) Giá mua hàng bán trong kỳ Giá mua hàng tồn cuối kỳ * Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: III. Hạch toán hàng hóa dự trữ: 1. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: - Hạch toán chi tiết hàng tồn kho được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng KH - KD, phòng kế toán + Ở kho theo dõi về số lượng, phòng KH-KD theo dõi về số lượng giá trị. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất hàng hóa ghi số lượng thực nhận, thực xuất vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho xong, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất lên phòng KHKD. Các chứng từ nhập xuất hàng hóa từ kho gởi lên nhân viên phòng KHKD kiểm tra chứng từ đối chiếu với hóa đơn GTGT ghi vào thẻ kho. Công ty Dược ÐN THẺ KHO Bộ phận Tên thuốc, hàm lượng: Ampicilin Hàm lượng : 500 mg Nơi sản xuất: XNTW III Quy cách : vỉ 10 viên ÐVT : viên Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ðơn giá Hạn dùng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 18.12 20.12 23.12 24.12 35884 37551 7170 3676 Cty cổ phần VN 02.Phan Ðình Phùng Cty cổ phần VN Bệnh viện đa khoa 100 100 100 05 0 95 90.000 92.000 90.000 93.000 Phiãúu nháûp Baíng kã nháûp Theí kho Baíng täøng håüp N-X-T Phiãúu xuáút Baíng kã xuáút Sau đó, nhân viên phòng KHKD chuyển toàn bộ hóa đơn chứng từ về mua hàng, bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho kế toán kho ghi vào bảng kê nhập, bảng kê xuất và vào bảng tổng hợp N-X-T hàng hóa cuối mỗi kỳ.  Cuối quý, nhân viên phòng KHKD căn cứ vào thẻ kho của mình đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và bảng tổng hợp N-X-T hàng hóa bên kế toán kho để xem xét lượng tồn thực tế. - Cuối quý, nhân viên phòng KCS và kế toán tiến hành kiểm kê hàng háo về số lượng và chất lượng. Nếu có sự sai lệch thì tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa. Tuy nhiên, công ty không xác định tỷ lệ hao hụt định mức và hạch toán kết quả kiểm kê thừa hay thiếu. BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA Ngày 31/12/2003 Ðã tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng hóa ở kho II - Lê Duẩn và xác định hkt như sau: STT Tên hàng hóa và qui cách ÐVT Ðơn giá Số lượng Ghi chú 1 2 3 5 - 130 - Kederpar M.Hải Vegynal VN THVN Tenicol - Vin pocentin trapharn - Tub H/10V Lọ Lọ - Vĩ - 600 304 1260 400 - 56 - 3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG I. NHẬN XÉT CHUNG 1. Những mặt thuận lợi: Công ty Dược Đà Nẵng đã ra đời khá lâu với ngành kinh doanh đặc biệt là dược phẩm, dược liệu, vật tư y tế. Sức khỏe là vấn đề hết sức quan trọng. Vì vậy công ty đã không ngừng nổ lực, phấn đấu phát triển cơ sở sản xuất mở rộng thị trường tiêu thụ, hiện đã có chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, ngoài ra những tỉnh lân cận. Mạng lưới kinh doanh được phân bố rộng khắp thành phố nên công ty luôn cung cấp đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Hệ thống kho hàng, cửa hàng được phân phối tương đối phù hợp thuận lợi cho công tác cung cấp sản phẩm hàng hóa đến người tiêu dùng. Và là nhà độc quyền cung cấp các dược phẩm, vật tư ytế ngoại nhập. Công ty Dược Ðà Nẵng là một doanh nghiệp của nhà nước được sự hỗ trợ, cấp phát vốn từ ngân sách nhà nước nên luôn được nhà nước quan tâm và tạo điều kiện trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 2. Những mặt hạn chế: Bên cạnh những thuận lợi trên, công ty Dược cũng có những hạn chế nhất định: - Nguồn vốn cấp phát có hạn, vốn tự có không đủ để đáp ứng nhu cầu và khả năng mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh. Cho nên vốn kinh doanh hầu hết được vay ở bên ngoài và chiếm tỷ trọng khá lớn. Việc thiếu chủ động về vốn và chịu lãi suất vay nhất định đã làm ảnh hưởng đến quá trình lưu chuyển hàng hóa và giảm thu nhập của công ty. - Sự thách thức cạnh tranh với các đơn vị cùng ngành là điều quan trọng không tránh khỏi: Cho nên công ty cần có những kế hoạch hợp lý trong việc chiếm lĩnh và mở rộng thị trường. - Khối lượng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi phải tăng số CBCNV tuy nhiên đặc điểm công việc mang tính logic của từng công đoạn mà không thể bố trí nhiều người cùng làm chung một việc điều đó sẽ gây ảnh hưởng đến công tác của nhân viên phần hành và vấn đề quản lý nhân sự ở công ty. - Công ty chưa có sự giám sát, quản lý chặt chẽ về giá cả tại các cửa hàng dẫn đến việc tự thay đổi giá cả của một số sản phẩm hàng hóa so với giá cả thị trường làm lượng tiêu thụ sẽ giảm đi và ảnh hưởng đến uy tín của công ty. II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. 1. Hạch toán mua hàng: - Nguồn hàng ở công ty có hàng nhập khẩu, hàng mua trong nước và sản phẩm do đơn vị sản xuất. Nhưng tất cả đều được theo dõi trên tài khoản 6112, việc hạch toán sẽ không rõ ràng và thuận lợi cho việc theo dõi biến động của từng loại hàng hóa. Em nghĩ công ty nên mở chi tiết tài khoản 6112 như sau: TK 61121 : Nhập thành phẩm sản xuất TK 61122 : Mua hàng trong nước TK 61123 : Nhập khẩu hàng hóa TK 61124 : Chi phí mua hàng - Hoạt động mua hàng xảy ra thường xuyên, chi phí mua hàng sẽ phát sinh nhiều. Vì vậy cần mở sổ chi tiết chi phí mua hàng để dễ theo dõi và thuận tiện cho việc phân bổ chi phí mua hàng. Chi phê mua haìng phán bäø cho haìng täön cuäúi kyì Chi phê mua phán bäø cho haìng täön âáöu kyì Chi phê phaït sinh trong kyì Chi phê mua haìng phán bäø cho haìng baïn ra trong kyì kyì _ = + Chi phê mua haìng phán bäø cho haìng baïn ra Chi phê mua phán bäø cho haìng täön âáöu kyì Chi phê phaït sinh trong kyì Tiãu thæïc phán bäø cuía haìng baïn ra x = + Täøng tiãu thæïc phán bäø - Công ty phân bổ chi phí mua hàng chưa hợp lý dẫn đến việc tính toán giá vốn hàng bán không chính xác ảnh hưởng đến việc xác định lãi lỗ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau đây là công thức phân bổ chi phí mua hàng: Tổng tiêu thức = SL (giá mua) + SL (giá mua) hàng tồn hàng tồn đầu kỳ cuối kỳ phân bổ Hoặc = SL (gía mua) hàng bán trong kỳ+SL (gíamua) hàng tồn cuối kỳ 2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã được lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá tồn kho) Có TK 159: dự phòng giảm giá hnàg tồn kho. + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi: Nợ Tk 159 Có TK 632 3. Dự toán ttji hàng tồn kho - Dự toán tiêu thụ sản phẩm hàng hoá được lập trêncơ sở dự toán sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ. Nhiều yếu tố thường được xem xét khi dự báo sản phẩm, hàng chưa thực hiện chính sách giá trong tương lai ... Ðể lập được dự toán tiêu thụ trong đó đề ra mức sản lượng tiêu thụ và mức giá tiêu thụ mang tính hợp lý có thể chấp nhận được thì nhà quản trị phải phối hợp với các chuyên viên ở các lĩnh vực khác nhau có liên quan như chuyên viên marketing quảng cáo ... - Những thông tin cần thiết để lập dự toán tiêu thụ được cho như sau: + Khối lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến trong qúy + Ðơn giá bán dự tính + Chính sách thu tiền bán hàng của công ty. Trên đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện về hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Dược Đà Nẵng.. Kính mong các cô chú ở phòng kế toán của Công ty và giáo viên hướng dẫn chỉ bảo thêm cho em. Em xin chân thành cảm ơn. LỜI KẾT LUẬN Công ty Dược Ðà Nẵng qua nhiều năm vẫn tồn tại phát triển và hòa nhập với nền kinh tế trong nước. Công ty Dược là một loại hình công ty thương mại vừa sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tự sản xuất hay mua vào từ các nhà cung cấp trong nước hay nhập từ nước ngoài. Công ty đã có phương pháp quản lý kinh doanh phù hợp và sử dụng máy móc thiết bị tiên tiến phục vụ cho hoạt động của mình. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại phòng kế toán tại công ty Dược Ðà Nẵng, em thấy rằng công ty có khá nhiều mặt mạnh, bên cạnh đó cũng có những điểm chưa hoàn thiện trong công tác ''hạch toán lưu chuyển hàng hóa'' nên em đã nêu một vài ý kiến với mong muốn góp phần hoàn thiện trong công tác quản lý và hạch toán lưu chuyển hàng hóa. Dó thời gian và trình độ hiểu biết có hạn, các ý kiến của em nêu ra có thể còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các anh chị trong công ty, của thầy cô và các bạn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Thượng Bích La cùng toàn thể các anh chị trong phòng kế toán đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Ðà Nẵng, ngày 16 tháng 5 năm 2003 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thuỳ Lương MỤC LỤC LỜI MỞ ÐẦU PHẦN I :CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NỘI THƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ÐẾN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA. II. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ NHIỆM VỤ CỦA HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA. 1. Nội dung: 2. Ý nghĩa: 3. Nhiệm vụ của hạch toán lưu chuyển hàng hóa. III. HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA. 1. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng. 1.1. Phương thức mua hàng thủ tục chứng từ và phương pháp giá hàng mua. 1.2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng. 1.3. Hạch toán và phân bổ chi phí mua hàng. 2. Hạch toán các nghiệp vụ bán hàng. 2.1. Phương thức, thủ tục chứng từ bán hàng. 2.2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng. 2.3. Các phương pháp tính giá của hàng xuất kho: 3.Hạch toán hàng tồn kho: 3.1. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: 3.2. Hạch toán kết quả kiểm kê: PHẦN II : TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. I. Khái quát quá trình hình thành và phát triển tại công ty. 1. Quá trình hình thành: 2. Phát triển: II. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh tại công ty Dược Ðà Nẵng. 1. Chức năng, nhiệm vụ: 2. Ðặc điểm hoạt động: III. Ðặc điểm sản xuất, phương thức mua và bán tại công ty. 1. Ðặc điểm sản phẩm: 2. Phuong phâp mua hăng: 3.Phương thức bán hàng: IV. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại công ty. 1. Tổ chức bộ máy quản lý. 2. Tổ chức bộ máy kế toán: V. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. B. THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU CHUYỂN HNÀG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. I. Hạch toán mua hàng. 1. Chứng từ, trình tự luân chuyển và sổ sách ghi chép: 2. Phương pháp tính giá hàng mua vào và hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng: 2.1. Phương pháp tính giá hàng mua: 2.2. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng: 3. Hạch toán chi phí mua hàng: II. Hạch toán bán hàng. 1. Phương pháp tính giá mua của hàng xuất kho 2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng III. Hạch toán hàng hóa dự trữ: 1. Hạch toán kiểm kê hàng hóa: 2. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: 3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: PHẦN III : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG I. NHẬN XÉT CHUNG. 1. Những mặt thuận lợi: 2. Những mặt hạn chế: II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. 1. Hạch toán mua hàng: 2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 3. Dự toán tiêu thụ hàng hóa: KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán doanh nghiệp (theo chuẩn mực kế toán VN) TS: Nguyễn Văn Lợi 2. Tổ chức hạch toán kế toán TS: Nguyễn Thị Ðông 3. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Nguyễn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Thu Hiền 4. Lý thuyết kế toán Chủ biên: Ngô Hà Tấn - Trần Ðình Khôi Nguyên - Hoàng Tùng. Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA SINH VIÊN Trong quá trình đào tạo của trường ÐHDL Duy Tân đã nhiều lần đặt ra mục tiêu ''dạy tốt học tốt'' và đã có một số lần lấy ý kiến của sinh viên trong việc giảng dạy cũng như việc lựa chọn giảng viên giảng dạy. Qua đó em thấy rằng trường ÐHDL Duy Tân không ngừng phấn đấu để ngày càng hoàn thiện, nâng cao chất lượng giảng dạy, nhằm giúp sinh viên nắm bắt một cách nhanh nhất. Kết hợp với việc học tại trường, trường đã tạo cho sinh viên đi kiến tập, viết đề án môn học và đi thực tập nhằm nâng cao tầm hiểu biết cho sinh viên. Tuy nhiên việc giảng dạy vẫn chưa đạt hiệu quả cao bởi do các yếu tố khách quan và chủ quan như: - Sắp xếp lịch học chưa được phù hợp - Phân bố phòng học chưa được hợp lý. - Thời gian kiến tập và thực tập qua ngắn, không đủ cho sinh viên tìm hiểu về tình hình thực tế. - Một số giảng viên còn mới nên chưa có kinh nghiệm trong việc giảng dạy. - Bài giảng còn nhiều lý thuyết nên khi đi thực tập, đi vào thực tế chúng em còn gặp phải nhiều khó khăn. Song bên cạnh đó với đội ngũ giảng viên rất nhiệt tình trong công tác giảng dạy, tận tình giúp đỡ chúng em trong những đợt kiến tập, thực tập đã giúp chúng em nắm vững thêm về tình hình thực tế tại các DN, giúp chúng em hoàn thiện tốt các chuyên đề. Qua đây em kính chúc trường ta ngày càng đi lên trong công tác giảng dạy cũng như các mặt khác. Tạo niềm tin vững chắc cho tất cả sinh viên, xứng đáng là trường ÐHDL đứng đầu cả nước. Ðà Nẵng, tháng 6 năm 2003