Đề tài Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty giầy Thượng đình - Hà Nội

Đơn vị : công ty giầy Thượng Đình Địa chỉ: Mẫu số: 01-VT QĐsố 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 10 tháng 2 năm 2001 Số : 123 Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) ngày 10/2/2001 của công ty Tổ hợp công nghiệp dệt Tân Sơn - Hà Tây. Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm: Ông: Nguyễn Văn Tuấn - Phòng kỹ thuật - Trưởng ban Ông: Đinh văn Hoàng - Phòng kỹ thuật - Uỷ viên Bà: Tạ Thị Nguyệt - Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm ngiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Sốlượng không đúng qui cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Vải 3419 mộc (K 0.95) mét 1367 1367 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư trên đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật (ký, ghi họ tên) Thủ kho (ký, ghi họ tên) Trưởng ban (ký, ghi họ tên) Sau đó, căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho theo mẫu sau: Đơn vị : công ty giầy Thượng Đình Địa chỉ: Mẫu số: 01-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 2 năm 2001 Số: 150 Nợ : Có : Họ tên người giao hàng: Anh Thái Địa chỉ (bộ phận ): PKH Theo HĐ số 72420 ngày 9 tháng 2 năm 2001 của Tổ hợp CN dệt Tân sơn MS 0500141175-1 Nhập tại kho: Chị Phượng STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vối 3419 mộc khổ 0.95m mét 1367 1367 6.272 8.573.824 Thuế GTGT 10 % 857.382 Cộng 9.431.206 Viết bằng chữ : chín triệu, bốn trăm ba mươi mốt nghìn, hai trăm linh sáu đồng./. Nhập, ngày 10 tháng 2 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Người giao hàng (ký tên) Thủ kho (ký tên) a.2. Thủ tục xuất kho NVL : Việc xuất kho NVL ở công ty chủ yếu là để phục vụ cho việc sản xuất ở các phân xưởng. Số lượng và chủng loại vật liệu cung cấp cho các bộ phận sản xuất đều đã được lên kế hoạch theo các chỉ lệnh sản xuất ở phòng KH-VT. Thông thường, trước khi sản xuất một đơn đặt hàng, công ty lập chỉ lệnh sản xuất căn cứ vào điều kiện và khả năng sản xuất hiện tại cũng như trong thời gian tới. Mỗi lệnh sản xuất có ghi kiểu giầy, kích cỡ giầy, ký hiệu của đơn đặt hàng, ngày giao lệnh và số lượng giầy theo mỗi kích cỡ. Công ty giầy Thượng đình Chỉ lệnh sản xuất Số 2/1 Đơn đặt hàng: TĐ 01 Số lượng: 6.670 đôi Đơn vị tính: Đôi Cỡ số Màu 37 38 39 40 41 42 Cộng Trắng mộc 150 450 960 660 310 80 2610 Trắng tẩy 70 220 520 300 130 30 1270 Đen 40 100 160 120 80 30 530 Đỏ 40 100 160 110 80 20 510 Xanh chàm 70 220 260 150 70 20 790 Xanh da trời 70 220 400 150 70 50 960 Cộng 440 1310 2460 1490 740 230 6670 Phòng KH-VT PGĐ sản xuất Khi bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng, chỉ lệnh sản xuất chuyển đến cho phân xưởng cắt. Phân xưởng Cắt lập phiếu xin lĩnh vật tư và nhận vải bạt, ôze,...về phân xưởng để cắt theo mẫu đã được phòng chế thử mẫu thực hiện. Sau khi cắt xong, bán thành phẩm của phân xưởng Cắt sẽ được chuyển cho phân xưởng May. Phân xưởng May nhận các chi tiết đó và lên kho lĩnh vật tư bổ sung. Bán thành phẩm của phân xưởng May là mũ giầy các cỡ sẽ được chuyển cho phân xưởng Gò. Song song với quá trình trên, phân xưởng cán cũng lập phiếu lĩnh vật tư, nhận cao su và một số NVL khác để sản xuất đế giầy các loại. Số lượng đế giầy phù hợp với số lượng mũ giầy ở phân xưởng May. Khi nhận được phiếu xin lĩnh vật tư do các bộ phận sản xuất mang lên, phòng KH-VT sẽ căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và định mức ngang vật tư theo từng phân xưởng để đánh giá tính hợp lý về số lượng cũng như chủng loại, sau đó lập phiếu xuất kho chi tiết theo từng phân xưởng, từng mã hàng theo từng kho. Phiếu xuất kho được viết thành ba liên : Liên 1: lưu ở phòng KH-VT. Liên 2: giao cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ. Liên 3: bộ phận sử dụng vật liệu giữ lại. Tại kho, khi nhận được phiếu xin lĩnh vật tư đã được phê duyệt, thủ kho xuất vật tư, sau đó ghi số lượng vào cột thực xuất và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Ví dụ: ngày 12/2/2001, tại kho vải thủ kho tiến hành xuất cho bộ phận PX cắt 1.306,5m vải 3419 mộc khổ 0,95m theo phiếu xuất kho do phòng KH-VT viết cùng ngày như sau Đơn vị : công ty giầy Thượng Đình Địa chỉ: Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Số : 350 Nợ : Có : Họ tên người nhận hàng: Chị Chín Địa chỉ (bộ phận ): phân xưởng cán Lý do xuất hàng: Cấp theo định mức. Xuất tại kho: Chị Phượng STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải 3419 mộc khổ 0.95m mét 1306,5 1.306,5 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Người giao hàng (ký tên) Thủ kho (ký tên) b. Hạch toán chi tiết vật liệu. Để hạch toán chi tiết vật liệu, bộ phận kế toán chi tiết vật liệu ở công ty giầy Thượng Đình đã áp dụng phương pháp hạch toán theo hình thức "sổ đối chiếu luân chuyển". Ngoài việc sử dụng hệ thống các chứng từ như đã trình bầy ở trên, khi tiến hành hạch toán chi tiết NVL công ty sử dụng một hệ thống sổ chi tiết liên quan bao gồm: Thẻ kho. Bảng cân đối vật tư. Bảng chi tiết nhập vật tư. Bảng chi tiết xuất vật tư. Sổ đối chiếu luân chuyển. Thêm vào đó, để thuận tiện cho quá trình tính toán và ghi sổ, kế toán vật liệu công ty còn sử dụng một số bảng biểu như: bảng tính giá vốn vật tư (bảng này do máy tính tự lập dựa trên các số liệu nạp vào máy), bảng tổng hợp theo nhóm vật tư, tập hợp chi phí vật tư theo sản phẩm,... Quá trình hạch toán chi tiết theo hình thức sổ đối chiếu luân chuyển tại công ty được khái quát như sơ đồ sau: Sơ đồ 10: sơ dồ hạch toán chi tiết NVL Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê chi tiết xuất Bảng kê chi tiết nhập Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra Việc áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết theo hình thức " sổ đối chiếu luân chuyển" được tiến hành tại kho và phòng kế toán : b.1. Tại kho. Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập- xuất vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một tờ thẻ riêng. Thẻ kho được đóng thành quyển dùng cho cả năm. Khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau khi tiến hành nhập-xuất vật liệu, thủ kho phải ghi số lượng thực nhập, thực xuất trên thẻ kho. Các loại phiếu nhập-xuất phải được thủ kho tiến hành sắp xếp, phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho mang về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu để ghi vào thẻ kho. Ví dụ: Trong tháng 2/2001 tại kho vải chị Phượng phát sinh các nghiệp vụ nhập và xuất vải 3419 mộc khổ 0,95 vào các ngày 10 (nhập) và 12(xuất). Căn cứ vào phiếu nhập (số 150) và phiếu xuất(số 350), thủ kho ghi vào thẻ kho như sau: Công ty giầy Thượng Đình Tên kho: Vải Mẫu số: 06-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/1/2001 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Vải 3419 mộc K 0,95 Đơn vị tính: mét Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Ngày xuất nhập Số lượng xácnhận của kế toán Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Dư đầu kỳ tháng 2 218,4 1 150 10/2 Anh Thái -phòng KHVT 1.367 2 350 12/2 Chị chín - PX cán 1.306,5 Tồn cuối kỳ 278,9 b.2. Tại phòng kế toán. Hàng ngày: Định kỳ 5 ngày một lần, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và lấy các chứng từ nhập - xuất đã được thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận được các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại xem các chứng từ có hợp lý, hợp pháp không, đã được thủ kho phân loại hợp lý chưa? Sau đó tuỳ theo loại chứng từ là nhập hay xuất mà kế toán sẽ tiến hành xử lý : Đối với chứng từ nhập: Kế toán tiến hành ghi rõ đơn giá (căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp), và tính giá trị thành tiền cho từng phiếu nhập kho. Sau đó kế toán nhập các thông tin trên phiếu nhập kho vào máy vi tính theo mã của vật liệu. Cuối tháng kế toán in ra bảng kê chi tiết nhập vật tư ở từng kho do máy tính đã tự động tổng hợp. Bảng kê này được sắp xếp theo ngày của chứng từ. Đối với chứng từ xuất: Kế toán căn cứ vào phiếu xuất, đề nghị xuất, hoá đơn mua hàng để vào máy tính các thông tin như: tên-qui cách vật tư, mã vật tư, đơn vị tính, số chứng từ, ngày tháng, số lượng, TK đối ứng, đối tượng xuất và để trống trường đơn giá xuất, thành tiền. Đến cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân trong kỳ và tự điền vào trường đơn giá và thành tiền, sau đó kế toán tổng hợp trên máy và in ra bảng kê chi tiết xuất NVL trong tháng theo từng kho. Ngoài ra hàng tháng kế toán còn tiến hành tổng hợp nhập-xuất-tồn trên máy và in ra bảng cân đối vật tư theo từng kho. Bảng này có kết cấu gồm 4 phầm chính: tồn đầu tháng, nhập, xuất trong tháng, tồn cuối tháng. Căn cứ vào bảng cân đối vật tư, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư theo từng kho trên cả chỉ tiêu số lượng và giá trị trong cả tháng của vật liệu. Sổ được mở cho cả năm và đựoc ghi vào cuối tháng. Mỗi tháng là một tờ sổ, gồm các cột : số thẻ kho, tên vật tư, đơn vị tính, nhập, xuất, tồn và cột ghi chú. Khi nhận được thẻ kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho, nếu có sai lệch kế toán sẽ đánh dấu sang cột ghi chú và điều tra làm rõ nguyên nhân. Sau khi đã xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi giải thích vào cột ghi chú. Công ty giày Thượng Đình Bảng kê Chi tiết nhập vật tư Từ 1/2/2001 đến 28/2/2001 Kho vải Tên, qui cách hàng hoá ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đư Tên người bán Vải 3419 mộc K 0,95 Mét 150 10/2/2001 1.367 6.272 8.573.824 331 Tổ hợp CN dệt Tân Sơn Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 155 12/2/2001 6.580 7.969 52.436.020 331 Tổ hợp dệt Nhật Thành Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 160 15/2/2001 2.010 7.969 16.017.690 331 Tổ hợp dệt Nhật Thành Vải 3x3 mộc K 0,9 Mét 168 15/2/2001 533 9.860 5..255.380 331 Công ty dệt Vĩnh Phú ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 1.819.673.237 Ngày28 Tháng 2 Năm2001 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Công ty giày Thượng Đình Bảng kê Chi tiết xuất vật tư Từ 1/2/2001 đến 28/2/2001 Kho vải Tên, qui cách hàng hoá ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đư Đối tượng xuất Vải 3419 mộc K 0,95 Mét 350 12/2/2001 1.306,5 6.276 8.199.594 621.2 Chị Chín - PX cán Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 358 13/2/2001 7.250,0 7.988 57.913.000 621.1 Ngọc - PX cắt Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 364 15/2/2001 3.899,8 7.988 31.151.602 621.1 Ngọc - PX cắt Vải 3x3 mộc K 0,9 Mét 370 15/2/2001 498,0 9.555 4.758.390 621.2 Ngọc - PX cắt ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 1.819.673.237 Ngày 28 Tháng 2 Năm2001. Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Công ty giầy Thượng Đình Bảng cân đối vật tư Tù ngày 1/2/2001 đến ngày 28/2/2001 Kho vải Tên, qui cách sản phẩm ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số Lượng Thành tiền Số Lượng Thành Tiền Số Lượng Thành Tiền Số lượng Thành Tiền Vải 3419 mộc 0,95 Mét 218,4 1.376.146 1.367,0 8.573.824 1.306,5 8.199.594 278,9 1.750.376 Vải 3419 mầu 0,8 Mét 2.657,310 21.389.502 8.590,0 68.453.710 11.149,8 89..064.602 97,5 778.610 Vải 3419 mộc 1,2 Mét 101,8 830.688 101,8 830.688 Vải 3x3 mầu 0,8 Mét 1.969,2 24.685.847 3.950,8 47.409.600 4.281,8 52.143.760 1.638,2 19.951.687 .... ... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... ... ..... .... .... ...... .... Tổng cộng 237.372.956 1.819.673.237 1.866.195.042 190.851.151 Ngày Tháng năm2001 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Công ty giầy Thượng Đình Sổ đối chiếu luân chuyển Tù ngày 1/2/2001 đến ngày 28/2/2001 Kho vải Số thẻ kho Tên, qui cách sản phẩm ĐVT Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Lượng Thành Tiền Số Lượng Thành Tiền Số lượng Thành Tiền Vải 3419 mộc 0,95 Mét 1.367,0 8.573.824 1.306,5 8.199.594 278,9 1.750.376 Vải 3419 mầu 0,8 Mét 8.590,0 68.453.710 11.149,8 89..064.602 97,5 778.610 Vải 3419 mộc 1,2 Mét 101,8 830.688 Vải 3x3 mầu 0,8 Mét 3.950,8 47.409.600 4.281,8 52.143.760 1.638,2 19.951.687 .... ... .... .... .... .... .... .... .... .... ... ..... .... .... ...... .... Tổng cộng 1.819.673.237 1.866.195.042 190.851.151 Ngày Tháng năm2001 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu . Mặc dù NVL có khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại và biến động thường xuyên nhưng do có một đội ngũ cán bộ kế toán khá đông, vững vàng về trình độ chuyên môn, đồng thời có thêm được sự hỗ trợ của hệ thống máy tính trong công tác kế toán nên công ty chọn phương pháp hạch toán KKTX để áp dụng trong hạch toán tổng hợp NVL và phương pháp hạch toán này tỏ ra khá hợp lý trong quá trình hoạt động của công ty. a. Tài khoản sử dụng. Hệ thống TK sử dụng trong hạch toán NVL ở công ty được mở theo hệ thống TK qui định cho phương pháp KKTX trong QĐ số 1141 của BTC ban hành ngày 1/11/95, bao gồm: TK 152-NVL : TK này sử dụng để theo dõi biến động của NVL và được chi tiết cho từng loại NVL . Cụ thể: TK 152.1 - NVL chính TK 152.1.1 - NVL chính nội địa. TK 152.1.1 - NVL chính ngoại nhập. TK 152.2 - NVL phụ. TK 152.3 - Hoá chất. TK 152.4 - Nhiên liệu. ...................... Ngoài ra kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản sau: TK 111 - Tiền mặt. TK 112 - tiền gửi NH. TK 311 - vay ngắn hạn. TK 331 - Phải trả cho người bán. TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp. TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp cho hàng nội địa. TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp cho hàng xuất khẩu. TK 627 - Chi phí sản xuất chung. b. Hình thức ghi sổ: Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ NKCT, tuy nhiên do có sự giúp đỡ của máy tính nên phần lớn sổ sách, bảng biểu đều được thực hiện bằng máy vi tính vì vậy công việc ghi sổ được giảm nhẹ. Do phần lớn bảng biểu được lập trên máy nên mặc dù trên danh nghĩa là ghi sổ theo hình thức NKCT nhưng thực tế công ty không áp dụng các hình thức sổ sách theo hình thức NKCT nhiều mà chỉ mở một vài sổ diển hình như NKCT số 5, bảng kê số 4, NKCT số 7, còn lại công ty mở theo hình thức sổ trên phần mềm kế toán trong máy để giảm khối lượng ghi chép. Sổ thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng kê số 4 Bảng phân bổ NKCT số 5 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê chứng từ NKCT số 7 Bảng cân đối vật tư Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ. : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ11: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKCT tại công ty giày Thượng đình Hạch toán tổng hợp tăng NVL . Vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp nhận vốn góp liên doanh hay tặng thưởng, viện trợ vì vậy hạch toán NVL luôn gắn liền với hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. Việc cung cấp NVL do phòng XNK chịu trách nhiệm về vật liệu nhập ngoại, phòng KH-VT chịu trách nhiệm về vật liệu mua trong nước. Khi phản ánh giá trị của NVL mua ngoài kế toán phải phản ánh đầy đủ, đúng và chính xác giá mua thực tế của NVL bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, các chi phí thu mua thực tế. Tất cả các hợp đồng mua, phiếu nhập kho phải được lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản vào các sổ tổng hợp liên quan. ở Công ty, do chỉ có trường hợp hoá đơn và hàng cùng về trong tháng mà không có trường hợp hàng hoá về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc hoá đơn về mà hàng chưa về nên công ty không sử dụng TK 151-Hàng đang đi đường. Do áp dụng chiến lược duy trì mối quan hệ lâu dài – ổn định với các nhà cung cấp để tránh biến động lớn về giá cả NVL nên trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp công ty thường áp dụng hình thức thanh toán trả chậm. Chỉ có một số trường hợp là thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. Khi nhận được các phiếu nhập kho của thủ kho, kế toán ghi định khoản trên phiếu nhập: Nợ TK 152 - chi tiết NVL Nợ TK 133 -Thuế GTGT của NVL nua Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn. VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 150 ngày 10/2 kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152.1: 8.573.824 Nợ TK 133 : 857.382 Có TK 331: 9.431.206 Khi công ty thanh toán tiền hàng cho người bán, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, kế toán ghi bút toán định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111,112: Tổng số tiền thanh toán. VD: Căn cứ vào phiếu chi số 1250 ngày 28/2/2001: thanh toán bằng tiền mặt PN 150 cho tổ hợp dệt Tân Sơn số tiền là 7.787.683 kế toán định khoản: Nợ TK 331.1: 7.787.683 Có TK 111.1: 7.787.683 Căn cứ vào các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi,giấy báo nợ và các chứng từ liên quan khác, tại phòng kế toán cứ 5 ngày 1 lần bộ phận kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Sổ được mở thành 2 quyển riêng biệt cho đối tượng cung cấp trong nước và ngoài nước. Trong đó: Sổ chi tiết thanh toán TK 331.1: “Phải trả cho người bán trong nước”. Sổ chi tiết thanh toán TK 331.2: “Phải trả cho người bán ngoài nước”. Sổ chi tiết thanh toán 311.1: được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán. Mỗi đơn vị bán được mở một số trang sổ nhất định theo từng tháng và trong cả năm. Trang đầu tiên của quyển sổ là mục lục cho từng người bán. Việc theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán với người bán được thực hiện theo nguyên tắc theo dõi chi tiết từng hoá đơn, chứng từ từ lúc PS đến khi thanh toán xong. Mỗi hoá đơn được ghi 1 dòng theo trình tự thời gian. Căn cứ và cách ghi sổ như sau: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước trong sổ để ghi số dư nợ hoặc dư có tương ứng. Số phát sinh: Hàng tháng, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập vật liệu kế toán ghi số phiếu nhập, số hoá đơn, ngày tháng, loại vật liệu và giá trị vật liệu thực tế đã nhập kho, số thuế GTGT đầu vào và tổng số phát sinh bên có TK 331 vào các cột tương ứng. Đồng thời dựa trên các chứng từ thanh toán, kế toán ghi số phiếu, số séc, số giấy báo nợ của ngân hàng và ghi số tiền thực tế đã thanh toán vào phần ghi nợ TK 331 và có các TK 111, TK 112, TK 141... Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng và tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có kế toán tính ra tổng số dư cuối tháng và ghi vào cột thích hợp: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Tổng phát sinh bên có - Tổng phát sinh bên nợ Sổ chi tiết TK 331.2: Phải trả cho người bán ngoài nước: được lập tương tự như số chi tiết TK 331.1 “Phải trả cho người bán trong nước” nhưng thêm cột giá trị bằng USD bên cạnh cột giá trị bằng VNĐ. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi trên máy tính và hàng tháng in ra bảng kê chi tiết các nhà cung cấp để đối chiếu với sổ chi tiết TK 331 đã lập. VD: Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán là tổ hợp CN dệt Tây Sơn trong tháng 2/2001. Công ty giầy thượng đình Sổ chi tiết thanh toán với người bán - tổ hợp CN dệt Tân Sơn Tháng 2 năm 2001 Số chứng từ Tên đơn vị hoặc người bán P/S có TK 331, nợ các TK P/S nợ TK 331, có các TK Số dư PN PC HĐ NT TK133 TK 152.1 Cộng có TK 331 TK 111 TK 112 Cộng nợ TK 331 Nợ có Số dư đầu tháng 213.216 150 72420 10/2 Vải 3419mộcK0,95 857.382 8.573.824 9.431.206 1250 28/2 Thanh toán PN 150 7.787.683 7.787.683 Cộng số P/S 857.382 8.573.824 9.431.206 7.787.683 7.787.683 Số dư cuối tháng 1.856.739 Ngày Tháng năm2001 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi đã mở các sổ chi tiết cho từng đơn vị bán, căn cứ vào số liệu trên sổ này kế toán ghi vào NKCT số 5. Nhật ký chứng từ số 5 được mở cho tất cả các đối tượng người bán, mỗi nhà cung cấp được ghi 1 dòng. Tương ứng với 2 hình thức sổ chi tiết theo dõi người bán, hình thức NKCT số 5 ở công ty cũng được mở thành 2 loạI: NKCT số 5 - ghi có TK 331.1 -Nhà cung cấp trong nước NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 -Nhà cung cấp ngoài nước. Cơ sở và phương pháp lập 2 hình thức trên là như nhau nhưng NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 “Nhà cung cấp ngoài nước” có thêm các cột giá trị tính bằng USD. Cơ sở và phương pháp ghi: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 mở tháng trước để ghi số dư nợ hoặc dư có thích hợp. * Dư nợ: Phản ánh số tiền Công ty trả trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa. * Dư có: Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán Số phát sinh trong tháng: * Phần ghi có TK 331 ghi nợ các TK: được lấy từ dòng tổng cộng của các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán phần “PS có TK 331 nợ các TK” để ghi vào các dòng, cột tương ứng. * Phần ghi nợ TK 331 ghi có các TK: lấy từ tổng cộng ở sổ chi tiết phần “PS nợ TK 331, có các TK”. Số dư mỗi tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng đơn vị bán. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + PS có TK 331 - PS nợ TK 331 Đến cuối tháng: Kế toán thanh toán tiến hành cộng số phát sinh nợ và có của tất cả các đơn vị cũng như số dư đầu tháng và cuối tháng. Số liệu này sẽ được ghi vào sổ cái TH các TK liên quan. VD: Trích NKCT số 5 tháng 2/2001 theo dõi nhà cung cấp trong nước Công ty giầy thượng đình Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 2 năm 2001 Ghi có TK 331.1 - phải trả cho đơn vị người bán trong nước TT Tên đơn vị hoặc người bán hàng Số dư đầu tháng Ghi có TK 331-ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Số dư cuôi tháng Nợ Có TK 133 TK 152.1 TK . Cộng có TK 331 TK 111 TK 311 Cộng nợ TK 331 Nợ Có 1 Tổ hợp CN dệt Tân Sơn 213.216 857.382 8.573.824 9.431.206 7.787.683 7.787.683 1.856.739 2 Tổ hợp dệt Nhật Thành 344.501.097 12.887.100 128.871.000 141.758.100 85.926.671 85.926.671 400.332.526 3 Công ty đệt Vĩnh Phú 543.292.805 13.976.432 139.764.317 153.740.749 91.309.625 91.309.625 605.723.929 4 c.ty TNHH Trí Huờng 77.097.079 1.343.838 26.876.850 28.220.688 35.522.545 35.522.545 69.795.222 5 .... ..... ..... ....... ..... ..... ..... ..... ....... ....... ........ ....... ...... ...... Tổng cộng .... 4.583.835.719 305.606.492 2.235.977.588 3.949.448.433 1.213.004.057 1.057.906.399 2.430.842.268 6.102.441.884 Ngày Tháng năm2001 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Đối với các nghiệp vụ mua ngoài và các khoản chi phí thu mua NVL như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay thanh toán bằng tiền tạm ứng, Công ty không mở NKCT số 1, 2, 10 mà lập bảng kê chứng từ. VD: Trích bảng kê chứng từ tháng 2/2001. Trích bảng kê chứng từ tháng 2 năm 2001 Ngày C.Từ Diễn giải Số tiền ĐK Nợ ĐK Có 6/2 170 Công ty vận tải Duyên hải cước vận chuyển HĐ 92056 3.164.580 152.1 112.1 9/2 249 XN vận tải, cước vận chuyển hàng nhập 2.248.107 152.1 112.1 ........ ...... .............. .......... ........... ........... Cộng 1.515.715.907 Ngày C.Từ Diễn giải Số tiền ĐK Nợ ĐK Có 5/2 120 Long XNK - Hoàn tạn ứng 1.000.000 152.1 141 9/2 169 Khánh XNK - Hoàn tạn ứng 500.000 152.1 141 ...... ......... .................. ......... ........ ........... Cộng 25.650.000 Phần thuế GTGT đầu vào trong tháng được tập hợp trên bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoà dịch vụ mua vào để làm cơ sở lập sổ cái TK 133, xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đối với NVL nói riêng và hàng hoà dịch vụ khác nói chung. Bảng kê này được kế toán thuế tập hợp trên bảng tính Excel và cuối tháng in ra sau khi đã đối chiếu với bảng kê chứng từ TK 133 lọc ra trên máy của phần mềm kế toán. VD: Trích bảng kê hoá đơn, chứng từ, hàng hoà dịch vụ mua vào trong tháng 2/2001. Bảng kê hoá đơn, chứng từ, hàng hoá dịch vụ mua vào Từ ngày 1/2/2001 đến ngày 28/2/2001 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty giầy Thượng Đình. Mã số: 0100100939-1 Địa chỉ: 277 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội TT Chứng từ Tên đơn vị người bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số hiệu Ngày 1 72420 10/2 Tổ hợp CN dệt TÂn Sơn 857.382 0500141175-1 .... ..... .... ........ ........ ......... 8 54524 2/2 Tổ hợp dệt Nhật Thành 3.341.100 0100167477-1 9 54524 12/2 Tổ hợp dệt Nhật Thành 3.182.000 0100167477-1 .... ..... .... ....... ..... ......... .... ...... .... ...... ...... ...... Tổng cộng 325.095.978 Ngày 10 tháng 3 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Tại Công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, ngoài ra còn sử dụng phục vụ cho quản lý và còn có thể nhượng bán. Cụ thể NVL được xuất cho các bộ phận chi phí sau: Xuất dùng để gia công chế biến (TK 154) Xuất trực tiếp cho sản xuất (TK 621) Xuất trực tiếp cho sản xuất hàng trong nước (TK 621.1) Xuất trực tiếp cho sản xuất hàng xuất khẩu (TK 621.2) Xuất phục vụ sản xuất chung (TK 627) Xuất bán (nếu có) (TK 632) Xuất phục vụ quản lý doanh nghiệp (TK 642) Để phản ánh giá thực tế NVL xuất dùng kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng, kế toán dựa trên cơ sở các phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan như: Đề nghị xuất vật tư, hoá đơn GTGT,.....rồi tiến hành phân loại các chứng từ theo từng loại, nhóm NVL và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí rồi tính toán giá trị thực tế của NVL xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. Cụ thể: Khi nhận được các phiếu xuất kho, sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất và đã xác định đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, kế toán định khoản trên các phiếu xuất và trên bảng kê xuất ở máy vi tính: Trường hợp xuất NVL trực tiếp cho các phân xưởng sản xuất, kế toán định khoản: Nợ TK 621: Chi tiết theo đối tượng đặt hàng Có TK 152 - Chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất 350 ngày 12/2/2001, kế toán sẽ ghi định khoản như sau: Nợ TK621.2: 8.199.594 Có TK 152.1: 8.199.594 (Giá trị xuất kho được máy tính tự động ghi vào cuối kỳ trên bảng kê xuất kho NVL) Đối với trường hợp xuất kho NVL dùng cho sản xuất chung, phục vụ chi phí quản lý hay chi phí bán hàng kế toán định khoản: Nợ TK 627.2,641.2,642.2 Có TK 152 - chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất số 365 (xuất 30kg keo Latex cho phân xưởng cán) kế toán ghi định khoản: Nợ TK 627.2: 1.350.000 Có TK 152.2: 1.350.000 Trường hợp xuất kho NVL dùng cho gia công, kế toán ghi định khoản : Nợ TK 154 - Chi tiết cho đối tượng đặt hàng Có TK 152 - Chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất số 391 ( xuất 560m vải bạt mộc 0,9) để gia công kế toán định khoản: Nợ TK 154.1: 5.160.400 Có TK 152.1: 5.160.400 Trường hợp xuất bán NVL, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 632 Có TK 152 - chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất số 455 (xuất bán 200m vải bạt 7 mầu 0,8) kế toán định khoản: Nợ TK 632: 2.200.000 Có TK 152.1: 2.200.000 Tiếp theo kế toán tiến lập bảng phân bổ, bảng kê số 4, NKCT số 7 và hoàn tất sổ cái TK 152. Công ty giầy Thượng đình Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Tháng 02/2001 Đơn vị tính: VND Có TK Nợ TK TK 152 TK153 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Cộng 152 TK 621 3.457.308.563 2.266.966.534 5.724.275.097 TĐ 01 205.532.239 54.649.039 260.181.278 YB 05 67.328.740 40.573.340 107.902.080 YB 06 122.461.933 46.310.131 168.772.064 .............. .......... .......... ........... ............. ............. .............. ........... TK627 84.535.091 146.974.724 38.762.713 40.861.680 13.614.364 324.748.572 TK 154 35.157.468 2.759.845 37.917.313 TK 641 5.735.658 5.735.658 TK 642 2.453.780 880.000 3.333.780 TK 632 24.658.000 24.658.000 Cộng 3.609.848.560 2.416.701.103 38.762.713 41.741.680 13.614.364 6.120.668.420 Lập bảng kê số 4: Căn cứ vào bảng phân bổ NVL, CCDC kế toán tập hợp chi phí NVL vào bảng kê số 4 và bảng kê số 5 Công ty giầy thượng đình Bảng kê số 4 Tập hợp chi phí sản xuất Tháng 02/2001 Có TK Nợ Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Cộng 154 37.917.313 621 5.724.275.097 622 0 627 327.748.572 Cộng 6.089.940.982 Ngày tháng Năm 2001 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Công ty giầy thượng đình Bảng kê số 5 Tập hợp chi phí sản xuất Tháng 02/2001 Có TK Nợ Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Cộng 641 5.735.658 642 3.333.780 Cộng 9.069.438 Ngày tháng Năm 2001 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Lập NKCT số 7: Từ bảng kê số 4 và bảng kê số 5, kế toán lập NKCT số 7 để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cho toàn DN: Công ty giầy thượng đình Nhật ký chứng từ số 7(trích) Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 02/2001 Đơn vị: VND CóTK Nợ Tk TK.... TK 152 TK 153 TK ... Cộng TK 154 37.917.313 TK 621 5.724.275.097 TK 627 327.748.572 TK641 5.735.658 TK642 3.333.780 TK 632 24.658.000 .......... Cộng 6.120.668.420 Ngày Tháng Năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ghi sổ cái TK 152: Sau cùng, kế toán ghi sổ cái TK 152 dựa vào NKCT số 5,số7 và các bảng kê có liên quan như bảng kê ghi có TK 111, ghi có TK 112,... Sổ cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh sự biến động của NVL theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152: Số dư đầu năm: Lấy từ sổ cái TK 152 năm trước. Số phát sinh nợ: Lấy từ bảng kê chứng từ ghi có TK 111, TK 112, TK 141; cộng có TK 331 ở NKCT số 5 ghi có TK 331.1 và NKCT số 5 ghi có TK 331.2 Số phát sinh có: Được lấy từ NKCT số 7. Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT và bảng kê. Công ty giầy Thượng đình Sổ cái TK 152 - Nguyên vật liệu Đơn vị : đồng Số dư đầu năm Nợ Có 1.989.875.140 Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng ..... Tháng 12 TK 111.1 (Bảng kê ghi có TK 111.1 ....... 176.298.514 TK 112.1 (Bảng kê ghi có TK 112.1) ........... 1.515.715.097 ....... ........... TK 141(Bảng kê ghi có TK 112.1) 25.650.000 TK 154.2 ........... 905.690.571 TK 311.1 ........... 135.689.725 TK 311.2 .......... 165.578.500 TK 331.1 (NKCT số 5 TK 331.1) ........... 2.235.977.588 TK 331.2 (NKCT số 5 TK 331.2) ........... 534..947.453 Cộng số phát sinh nợ 5.695.547.448 Tổng số phát sinh có (NKCT số 7) 6.120.668.420 Số dư cuối tháng Nợ 1.890.965.720 1.465.844.748 Có Phần III Một số kiến nghị về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty giày thượng đình I. Đánh giá khái quát về hạch toán kế toán nói chung và hoạch toán NVL nói riêng tại Công ty giày Thượng Đình. 1. Đánh giá hạch toán kế toán nói chung: Trải qua hơn 40 năm thành lập và phát triển, vượt nhiều thăng trầm, khó khăn và thử thách ngày nay Công ty giầy Thượng Đình ngày càng phát triển vững mạnh không ngừng đổi mới. Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty cũng ngày càng được hoàn thiện, tổ chức quản lý một cách chặt chẽ hơn do đó đóng góp một phần không nhỏ đối với sự phát triển của Công ty. Đứng trên góc độ thực hiện chức năng hạch toán, bộ máy kế toán đã giúp Công ty thực hiện đầy đủ các giai đoạn hạch toán của một đơn vị hoạt động hạch toán độc lập: Từ lập chứng từ hạch toán, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty với phòng kế toán, đảm bảo công tác kế toán được trôi chảy và nhịp nhàng. Trên góc độ quản lý, bộ máy kế toán của Công ty đã được xây dựng rất hợp lý và đã chuyên môn hoá được công tác kế toán theo từng phần hành cụ thể, tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Do vậy, việc tổ chức công tác hạch toán và vận dụng cải tiến mới trong hạch toán được tiến hành một cách thuận lợi, đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Phòng tài vụ đã xây dựng được quy chế về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên, do đó đã tạo được mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc và kiểm soát lẫn nhau. Bộ máy kế toán đã hoạt động rất hiệu quả do sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty giầy Thượng Đình đã lựa chọn mô hình tổ chức kế toán theo mô hình trực tuyến nghĩa là công tác kế toán tiến hành tập trung (tại phòng KT-TC), bộ máy kế toán vận hành theo hình thức trực tuyến tham mưu: kế toán trưởng nắm giữ quyền kiểm soát và điều hành, chịu hoàn toàn trách nhiệm về nghĩa vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị với giám đốc và Nhà nước, thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, quy định của Nhà nước về kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Hình thức tổ chức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động của các phân xưởng cũng như phục vụ tốt công tác quản lý của toàn Công ty. Việc sử dụng bộ sổ kế toán theo hình thức ghi sổ NKCT đã mang lại nhiều thuận lợi: Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với việc thực hiện chuyên môn hoá và phân công lao động kế toán tại Công ty. Mẫu sổ in sẵn và thống nhất tạo nên những quy định chung cho việc thực hiện ghi chép sổ sách, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn. Tuy nhiên do hệ thống sổ phức tạp về kết cấu, qui mô sổ lớn về số lượng và chủng loại nên khối lượng công việc kế toán nhiều đòi hỏi trình độ kế toán cao. 2. Đánh giá hạch toán NVL nói riêng: Nhận thức được ảnh hưởng quan trọng của chi phí NVL đến giá thành sản phẩm, Công ty đã có nhiều chú trọng đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. Về khâu thu mua: Công ty đã tổ chức được một đội ngũ cán bộ tiếp liệu năng động, có trình độ. Mỗi nhân viên tiếp liệu được phân công một mảng vật liệu nhất định nên các chứng từ, hoá đơn mua NVL được quản lý một cách hệ thống, hợp lý và thuận lợi đồng thời cũng đảm bảo việc cung cấp NVL đầy đủ kịp thời cho sản xuất. Về hệ thống kho vật tư: hệ thống kho được đặt ngay tại các phân xưởng sản xuất đảm bảo việc cung ứng cho sản xuất một cách kịp thời đồng thời tránh được những chi phí vận chuyển một cách vô ích. Các kho đều được bố trí một cách khoa học, hợp lý, đồng thời luôn được đầu tư nâng cấo hệ thống thiết bị bảo quản, bảo vệ như hệ thống khoá, bình chữa cháy, hệ thống quạt gió... tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản - sử dụng. Ngoài ra đội ngũ thủ kho là những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm do đó công tác bảo quản tiếp nhận và cấp phát vật tư cũng như hạch toán tại kho được tiến hành một cách trôi chảy. Về khâu dự trữ: Kế toán đã xây dựng được định mức tiêu hao, định mức dự trữ, định mức hao hụt của NVL sát với thực tế giúp cho việc lên kế hoạch mua sắm sử dụng NVL được diễn ra kịp thời, bảo đảm cho quá trình sản xuất. Về việc sử dụng NVL: Vì từ khâu thu mua đến khâu sử dụng đều thông qua phòng kế hoạch và phòng kinh doanh XNK (nếu mua từ NVL từ nguồn ngoài nước) nên mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được phòng này kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ thông qua định mức sử dụng, kế hoạch sản xuất và số NVL tồn kho do đó bảo đảm việc sử dụng NVL được tiết kiệm một cách triệt để. Về công tác kế toán: Công tác kế toán NVL được tuân thủ chế độ một cách khá chặt chẽ, hệ thống sổ sách, chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, hợp lệ và đầy đủ, có kinh nghiệm và tinh thầm trách nhiệm cao, thêm vào đó lại được sự giúp đỡ của hệ thống máy tính nên công tác kế toán NVL được thực hiện một cách trôi chảy, hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm NVL, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh kể trên thì công tác kế toán NVL tại Công ty vẫn còn có những khó khăn và tồn tại cần tiếp tục được hoàn thiện hơn nữa. II. Một số kiến nghị đối với việc hạch toán NVL tại Công ty. 1. Phương pháp tính giá xuất kho NVL. Việc sử dụng giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy có ưu điểm là dễ thực hiện và san bằng được sự chênh lệch giá cả NVL do sự thay đổi thất thường của giá tuy nhiên kế toán không thể xác định được giá trị NVL xuất và tiến hành ghi sổ ngay khi nghiệp vụ phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới xác định được giá trị xuất kho và giá trị NVL xuất dùng. Điều này làm cho công việc kế toán dồn nhiều vào cuối kỳ, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của các phần hành kế toán khác cũng như không phản ánh được một cách kịp thời thông tin về tình hình N-X-T tại thời điểm bất kỳ do đó ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý của Công ty. Vì Công ty đã áp dụng máy vi tính vào hạch toán kế toán nên giải pháp cho vấn đề này có thể được giải quyết bằng việc sử dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập. Cụ thể: Cuối mỗi ngày làm việc kế toán tiến hành tổng hợp tồn kho (đến cuối ngày hôm đó) và hắt ra 1 file riêng của mình, file này nên ghi rõ thời điểm tính tồn kho. Hôm sau nếu có nghiệp vụ xuất, kế toán chỉ việc vào bảng tính đã hắt ra ngày hôm trước nhập mã vật tư và kích thước, màu sắc để tìm ra vật tư đó rồi lấy giá trị tồn chia cho số lượng tồn để lấy giá bình quân sau đó tính ra giá trị xuất dùng. 2. Việc viết phiếu xuất nhập kho và kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận. Hiện tại, việc viết phiếu xuất nhập kho được thực hiện do phòng kế hoạch vật tư. Phòng này căn cứ vào định mức, chỉ lệnh sản xuất và đề nghị cấp vật tư để viết phiếu xuất kho đồng thời lên kế hoạch thu mua, khi vật liệu về công ty phòng tiến hành viết phiếu nhập kho. Phiếu xuất - nhập kho được viết thành 3 liên, 1 liên lưu tại phòng, 2 liên giao cho người nhận hàng hoặc giao hàng, sau khi đã nhận hoặc giao hàng người này cùng với thủ kho ký xác nhận rồi một liên thủ kho dùng để ghi sổ và gửi cho kế toán NVL ghi sổ, 1 liên người giao - nhận hàng cầm để thanh toán hoặc giao cho bộ phận sử dụng NVL giữ. Như vậy sau khi viết phiếu xuất - nhập kho thì phòng kế hoạch không nắm được tình hình thực tế nhập - xuất NVL và điều này có thể gây ảnh hưởng đến việc ra kế hoạch thu mua, cung ứng cho sản xuất, do đó không đảm bảo tiến trình kế hoach sản xuất đã đề ra. Chính vì vậy theo em, phiếu xuất - nhập kho cần được viết thành 4 liên, 3 liên dùng để luân chuyển như quy trình cũ còn liên thứ 4 người giao nhận hàng sẽ giao trả lại cho phòng kế hoạch, phòng kế hoạch sẽ đính kèm vào phiếu xuất - nhập kho gốc để theo dõi chênh lệch. Thêm vào đó, hiện nay việc kiểm tra đối chiếu tình hình N-X-T chỉ được thực hiện giữa phòng kế toán và thủ kho vào cuối tháng, còn phòng kế hoạch không theo dõi được tình hình thực tế tồn kho NVL cúng như không tiến hành kiểm tra đối chiếu thường xuyên với hai bộ phận kia, điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới tính kịp thời, liên tục trong quá trình cung ứng cho sản xuất. Do đó cuối mỗi tháng cần phải có sự kiểm tra đối chiếu chéo lẫn nhau giữa 3 phòng để có thể xác định sớm và xử lý những sai lầm một cách nhanh chóng, giảm thiểu khả năng sai sót cũng như tăng tính kiểm tra giám sát và dễ dàng cho việc quy kết trách nhiệm khi cần thiết. 3.Việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Hiện nay khi giao nhận chứng từ giữa phòng kế toán và thủ kho, chỉ có phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư mới lập phiếu giao nhận chứng từ còn phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì không sử dụng phiếu này. Việc này dường như giúp kế toán bớt được công việc lập phiếu giao nhận chứng từ cùng một số các thủ tục cần thiết khác. Tuy nhiên thực chất phiếu giao nhận chứng từ là cách thức để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, đồng thời là cơ sở để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất mát. Do đó theo em trong quá trình hạch toán chi tiết NVL cần sớm đưa vào sử dụng phiếu giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể được lập như sau: Công ty giầy thượng đình Phiếu giao nhận chứng từ. Từ ngày...................Đến ngày........................ STT Số hiệu chứng từ Ngày tháng Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Vật tư Ngày Tháng Năm 2001. Người nhận Người giao (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 4.Việc lập bảng kê chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu. Việc lập bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL ở Công ty đều được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán của Công ty. Cuối mỗi tháng công ty in ra bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL cho tất cả các NVL theo thứ tự ngày tháng nhập - xuất và mở mỗi kho 1 bảng kê. Như vậy khi muốn theo dõi số lần nhập (hoặc xuất) cũng như số lượng và giá trị của 1 loại NVL trong tháng trên bảng kê chi tiết là rất khó khăn, vì vậy theo em nên mở mỗi bảng kê chi tiết cho từng NVL, như vậy sẽ giúp cho kế toán theo dõi chi tiết hơn tình hình nhập xuất đối với từng loại NVL , đối chiếu với số liệu tổng hợp trên bảng cân đối vật tư, sổ đối chiếu luân chuyển và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho một cách dễ dàng hơn. Bảng kê chi tiết nhập - xuất NVL khi đó sẽ có dạng: Công ty giày Thượng Đình Bảng kê Chi tiết nhập vật tư Từ 1/2/2001 đến 28/2/2001 Tên vật tư: Vải 3419 mộc 0,95 Mã vật tư : V3419M-0,95 Kho : Vải Tên, qui cách hàng hoá Mã v. tư ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đ.ư Tên người bán Vải 3419 mộc K 0,95 V3419-0,95 Mét 150 10/2/2001 1.367 6.272 8.573.824 331 Tổ hợp CN dệt Tân Sơn Tổng cộng 1.367 8.573.824 Ngày 28 tháng 2 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 5. Về hạch toán vật tư thừa khi kiểm kê. Tại Công ty giầy Thượng Đình, khi tiến hành kiểm kê NVL nếu phát hiện vật tư thừa so với sổ sách, kế toán theo dõi riêng trên TK002 coi như đây là vật tư giữ hộ và chờ xử lý. Theo em, việc sử dụng TK 002 để theo dõi vật tư thừa khi kiểm kê không phản ánh đúng bản chất của số vật tư thừa bởi vì theo QĐ số 1141 của BTC ban hành ngày 1-11-1995, TK 002 dùng để phản ánh giá trị vật tư, hàng hoà của đơn vị khác gửi đến thuê gia công - chế biến hoặc giữa hộ, bảo quản hệ. Do vậy Công ty nên sử dụng TK 338.1 - TS thừa chờ xử lý để theo dõi số vật tư thừa khi kiểm kê. Khi đó, nếu phát hiện vật tư thừa khi kiểm kê kế toán sẽ HT: Nợ TK 152: Giá trị số vật tư thừa Khi kiểm kê Có TK 338.1: 6. Việc lập dự phòng giá NVL. Do sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng nên khối lượng NVL của Công ty giầy Thượng Đình biến động trong tháng rất lớn, giá trị có thể lên đến hàng chục tỷ đồng. Mặt khác giá mua NVL lại biến động thường xuyên, lên xuống thất thường do đó chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả NVL trên thị trường cũng ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất của Công ty. Vì vậy, việc lập dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho đối với Công ty là rất quan trọng, tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng do đó Công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đối với công tác này. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, sau khi đã tiến hành kiểm kê đánh giá lại giá trị NVL. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho tổng thể vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho. Không được lấy phần tăng giá của vật liệu, hàng hoá này để bù đắp cho phần giảm giá của vật liệu hàng hoá khác. Để được lập dự phòng giảm giá thì NVL phải có các điều kiện sau: NVL là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập cáo cáo TC, có giá thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá HTK: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x mức giảm giá của hàng tồn kho i Tài khoản được sử dụng để hạch toán là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản như sau: Bên nợ: Hàng nhập dự phòng giảm giá Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp hạch toán dự phòng. Cuối niên độ kế toán: Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Số dự phòng đã lập năm trước Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Số dự phòng cần lập Trong kỳ nếu NVL đã lập dự phòng đưa vào sản xuất và bán, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng và đưa NVL vào chi phí. Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích lập Nợ TK 621, 627, 642: Giá trị kinh tế NVL tại thời điểm đưa vào sử dụng Có TK 152: Giá trị gốc của NVL 7. Hình thức ghi sổ với việc tự động hoá công tác kế toán. Việc khai thác khả năng xử lý dữ liệu cũng như tính toán với tốc độ nhanh của máy tính vào công việc hàng ngày của con người đã thực sự trở nên phổ biến. Do đó chúng ta không hề xa lạ với sự xuất hiện ngày càng nhiều các phần mềm ứng dụng cho công tác kế toán. Tuy nhiên, việc thiết kế các phần mềm phụ thuộc rất nhiều vào chế độ kế toán của mỗi nước cũng như trình độ lập trình của các nhà tin học quản lý. ở Việt Nam hiện nay, chế độ kế toán cho phép hạch toán ghi chép sổ sách với 4 hình thức là: Nhật ký chung, Nhật ký - sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - chứng từ. Đối với các doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ, do hình thức sổ và trình tự ghi sổ khá đơn giản nên việc lập chương trình phần mềm để xử lý và in ra các kết quả theo mẫu sổ yêu cầu không gặp nhiều khó khăn như hai hình thức ghi sổ còn lại. ở công ty giầy Thượng Đình cũng không phải một ngoại lệ, do hệ thống sổ sách theo hình thức ghi sổ Nhật ký - chứng từ hết sức phức tạp nên việc in ra tất cả các sổ sách cần thiết trên cơ sở dữ liệu nhập vào vẫn chưa thể thực hiện được mà một số phần hành vẫn bị gián đoạn, kế toán phải tự tổng hợp dựa trên các tài liệu thu được từ do máy tính cung cấp cũng như tài liêụ do lao động tính toán thủ công mà có được. Như vậy, để có thể tận dụng tốc độ và tính chính xác của máy vi tính trong việc công việc kế toán thì theo em công ty nên thay đổi hình thức ghi sổ kế toán.mà tốt nhất là nên dùng hình thức ghi sổ Nhật ký chung vì đây là hình thức dễ áp dụng cho kế toán máy nhất. 8. ý kiến khác. Việc phân tích, đánh giá tình hình sử dụng NVL để sản xuất sản phẩm ở Công ty là một yêu cầu không thể thiếu trong công tác quản lý nó phản ánh hiệu quả sử dụng NVL cũng như tình hình cung ứng NVL có đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục hay không từ đó giúp cho nhà quản lý đề ra những kế hoạch phù hợp. Tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành biện pháp này. Theo em cuối mỗi kỳ hạch toán (quý), kế toán nên tiến hành đánh giá việc cung cấp và sử dụng NVL từ đó đặt ra các định mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, lập kế hoạch thu mua NVL ... cho kỳ tiếp theo. Để nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán thì sau vài năm, phòng kế toán nên bố trí đổi phần hành kế toán giữa các nhân viên với nhau. Điều này giúp cho các phần hành kế toán, từ đó tạo điều kiện hỗ trợ nhau trong công việc. Về công tác kiểm tra kế toán: Theo qui chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước nếu có điều kiện thì nên tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp và tiến hành hoạt động thường xuyên. Là một Công ty có qui mô lớn, khối lượng công việc hạch toán nên việc sai sót trong việc hạch toán là không thể tránh khỏi vì vậy Công ty nên tiến hành lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ để có thể thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động kế toán nói chung và hoạt động quản lý nói riêng giúp cho hoạt động của Công ty ngày càng có hiệu quả hơn. Bộ phận này nếu được lập thì nên đặt trực tiếp chịu sự lãnh đạo của Công ty và phải hoàn toàn độc lập với phòng kế toán. Kết luận Đối với quá trình sản xuất, NVL đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên thực tế sản phẩm. Các doanh nghiệp sản xuất không ngừng phấn đấu để hạ giá thành sản phẩm thông qua giảm chi phí NVL. Muốn vậy, cần phải có sự quản lý NVL một cách chặt chẽ và khoa học từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến lúc đưa vào sử dụng và đặc biệt quan trọng là việc tổ chức công tác hạch toán NVL phải được tiến hành 1 cách khoa học, hợp lý. Nhận thức được vai trò quan trọng của hạch toán NVL, sau hơn 3 tháng thực tập tại Công ty giầy Thượng Đình, kết hợp những kiến thức đã học cùng với tình hình thực tế tại Công ty em đã khái quát tình hình hạch toán NVL tại Công ty đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp với hy vọng sẽ được góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán NVL ở Công ty giầy Thượng Đình. Do trình độ và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong muốn nhận được sự giúp đỡ, góp ý bổ sung của các thầy cô giáo, của Công ty giầy Thượng Đình để luận văn thêm phong phú về lý luận và có ý nghĩa thực tiễn hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Trần Quí Liên - Ban lãnh đạo Công ty giầy Thượng Đình cùng các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành luận văn này. Tài liệu tham khảo Giáo trình: Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB Tài chính – năm 2000. Chủ biên : PTS Đặng Thị Loan. Lý thuyế hạch toán kế toán – NXB Tài chính – Năm 1997. Chủ biên: TS Nguyễn Thị Đông. Tổ chức hạch toán kế toán - NXB Giáo dục- năm 1997. Chủ biên: TS Nguyễn Thị Đông. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT – NXB Tài chính 1999 . Chủbiên : TS Nguyễn Văn Công. Tạp chí kế toán năm 1998,1999,2000 & 2001. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB Tài chính 1995. Luận văn của các anh, chị khoá trước. Các tài liệu khác.