Đề tài Hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam

o phương thức thanh toán chậm: b, Đối với trường hợp thanh toán theo phương thức tạm ứng cho cán bộ thu mua Việc mua vật liệu nhập kho tại công ty là hoạt động thường xuyên nên số tiền tạm ứng cho cán bộ thu mua trong kỳ là rất lớn. Bởi vậy, để tiện cho theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng, kế toán sử dụng Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng. Ngày 20/3/2000, Hải Hà mua băng dính bình bản và bóng đèn cao áp 400W và dây cuaroa bằng tiền tạm ứng. Tổng giá thanh toán 396 000 đ (Thuế GTGT 36 000 đ). Kế toán định khoản như sau: - Hàng mua vào nhập kho: Nợ TK 153 360 000 đ - Băng dính bình bản 70 000 đ - Bóng đèn cao áp 200 000 đ - Dây cuaroa 90 000 đ Nợ TK 1331 36 000 đ Có TK 141- Hà 396 000 đ Tuy nhiên, khi hàng về nhập kho, lúc kiểm kê phát hiện toàn bộ số dây cuaroa không đạt tiêu chuẩn cho nên đã đem trả lại ngay. Kế toán ghi: Nợ TK 111 99 000 đ Có TK 1331 9 000 đ Có TK 153 90 000 Bảng số 19: chứng từ ghi sổ Ngày 20 tháng 3 năm 2000 Số: 64 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1a.Ông Trịnh Tấn Mai mua giấy Couche 128 g/m2 1521 11 492 645 Thuế GTGT 10% 1331 1 149 264,5 Tổng giá thanh toán 1121 12 641 909,5 1b. Chiết khấu hàng bán 111 115 000 được hưởng 511 115 000 2a. Hải Hà mua vật tư bằng tiền tạm ứng. Trong đó: 153 360 000 Thuế GTGT (10%) 1331 36 000 Tổng giá thanh toán 141 396 000 2b. Trả lại toàn bộ số dây 111 99 000 cuaroa đã mua 153 90 000 Thuế GTGT (10%) 1331 9 000 Tổng cộng 13 251 909,5 13 251 909,5 Người vào sổ Người lập chứng từ Thủ trưởng đơn vị c, Đối với trường hợp thực hiện phương thức thanh toán chậm Phương thức thanh toán chậm chỉ được sử dụng trong các trường hợp mua hàng với giá trị lớn, thường là mua các vật liệu chính: giấy, mực và bản kẽm. Ngày 3/3/2000, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125), tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT 10%) là 108 359 526 đ chưa thanh toán. Hàng mua được giảm giá 1%. Kế toán ghi: - Khi giấy về nhập kho: Nợ TK 1521- Giấy 98 508 660 đ Nợ TK 1331 9 850 866 đ Có TK 331- Bãi Bằng 108 359 526 đ - Nghiệp vụ giảm giá hàng mua: Nợ TK 331- Bãi Bằng 985 086 đ Có TK 1521- Giấy 985 086 đ d, Các chi phí thu mua được công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt Ngày 3/3/2000, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125) về nhập kho trả 250 000 đ tiền vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 1521 - Giấy Bãi bằng 250 000 đ Có TK 111 250 000 đ Bảng số 20: chứng từ ghi sổ Ngày 3 tháng 3 năm 2000 Số: 04 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1a. Ông Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125) 1521 98 508 660 Thuế GTGT (10%) 1331 9 850 866 Tổng giá thanh toán 331 108 359 526 1b. Hàng mua được 331 985 086 giảm giá 1% 1521 985 086 2. Ô. Khải trả chi phí vận chuyển 1521 250 000 giấy bằng tiền mặt 111 250 000 Tổng 109 594 612 109 594 612 2.Hàng mua về thiếu so với hoá đơn Ngày 12/2/2000, ông Nguyễn Cao Khải mua giấy Couche loại 100g/m2 (64x91,5), trị giá là 32 480 000 đ, chưa có thuế GTGT (Thuế suất thuế GTGT 10%). Khi đem về nhập kho thì phát hiện thiếu với giá trị thiếu là 443 600 đ. Nguyên nhân được xác định là do đơn vị bạn giao thiếu. Kế toán ghi: Nợ TK 1521- Giấy Couche 32 036 400 đ Nợ TK 1381 443 600 đ Nợ TK 1331 3 248 000 đ Có TK 331- Tân Mai 35 728 000 đ Nguyên nhân do đơn vị bạn giao thiếu Nợ TK 1388 443 600 đ Có TK 1381 443 600 đ Bảng số 21: chứng từ ghi sổ Ngày 12 tháng 2 năm 2000 Số: 69 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1. Ông Khải mua giấy Couche 100 g/m2 nhập kho 1521-Giấy 32 036 400 Số vật liệu thiếu 1381 443 600 Thuế GTGT (10%) 1331 3 248 000 Tổng giá thanh toán 331 35 728 000 2. Xác định số thiếu hụt do lỗi 1388 443 600 của bên giao hàng 1381 443 600 Tổng 36 171 600 36 171 600 Người vào sổ Người lập chứng từ Thủ trưởng đơn vị 3. Hàng mua về thừa so với hoá đơn Ngày 15/3/2000, ông Ngô Tấn Mai mua bột chống váng và bột phun khô, trị giá là 600 000 đ, thuế GTGT là 60 000 đ. Nhưng khi đem về nhập kho thấy thừa so với hoá đơn, giá trị của số hàng thừa là 30 000 đ. Sau này, số thừa được công ty mua lại luôn. Kế toán ghi: Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 1522 630 000 đ Nợ TK 1331 60 000 đ Có TK 111 660 000 đ Có TK 3381 30 000 đ Số hàng thừa được công ty mua lại: Nợ TK 3381 30 000 đ Có TK 1522 30 000 đ 4. Phế liệu thu hồi từ sản xuất - Đối với phế liệu phát sinh trong quá trình sản xuất như giấy lề, giấy do in hỏng, bản kẽm... nhập lại kho vật liệu, sau đó đem bán thu tiền về. Giá trị vật liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. Ngày15/3/2000, số giấy phế liệu thu hồi được là 236 500 đ Định khoản: Nợ TK 1528 236 500 đ Có TK 631 236 500 đ Bảng số 22: chứng từ ghi sổ Ngày 15 tháng 3 năm 2000 Số: 51 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1a. Ông Ngô Tấn Mai mua bột 1522 630 000 chống váng và bột phun khô 1331 60 000 Thuế GTGT (10%) 111 660 000 Số hàng thừa so với hoá đơn 3381 30 000 1b. Số hàng thừa được công 3381 30 000 ty mua lại 1522 30 000 2. Nhập kho phế liệu thu hồi 1528 236 500 trong quá trình sản xuất 631 236 500 Tổng 956 500 956 500 c, Hạch toán tổng hợp xuất VL, CCDC (1) Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu 1. Xuất vật liệu dùng cho sản xuất - Ngày 4/3/2000, xuất 309 kg giấy Tân mai 70 g/m2 (84x121) cho tổ máy 5 màu. Trong số 309 kg giấy Tân mai xuất dùng nêu trên có 226 kg được nhập với giá tương ứng là 9 150 đ/kg và 83 kg còn lại được nhập với giá 9 100 đ/kg. Do tại công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp nhập trước, xuất trước nên tổng giá trị thực tế của số giấy Tân mai xuất kho nêu trên được tính như sau: Tổng giá xuất kho thực tế = 226 x 9 150 + 83 x 9 100 = 2 823 200 đồng Khi kế toán vào sổ, ghi: Nợ TK 621 2 823 200 đ Có TK 152- Giấy Tân Mai 2 823 200 đ 2. Xuất vật liệu để sản xuất thử Ngày 4/3/2000, xuất 1 bản kẽm để sản xuất thử, trị giá xuất là 325 000 đồng Nợ TK 627 325 000 đ Có TK 1521 - Kẽm 325 000 đ 3. Xuất vật liệu phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp Ngày 5/3/2000, xuất 10 giấy Bãi bằng 60g/m2 để in một số sổ sách dùng trong công ty. Trị giá giấy xuất dùng là 78 240 đồng. Kế toán định khoản : Nợ TK 642 78 240 đ Có TK 1521 - Giấy 78 240 đ 4. Xuất vật liệu cho đơn vị bạn vay Ngày 5/3/2000, công ty cho Nhà máy In Quân đội vay 1 thùng mực nhũ vàng Anh in một số ấn phẩm đặc chủng, trị giá của thùng mực là 520 000 đ. Kế toán ghi: Nợ TK 1388 520 000 đ Có TK 1521- Mực nhũ vàng Anh 520 000 đ Bảng số 23: chứng từ ghi sổ Ngày 05 tháng 3 năm 2000 Số: 10 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1. Xuất cho tổ máy 5 màu 309 kg giấy Tân mai 70g/m2 621 2 823 200 (84x121) 1521-Giấy 2 823 200 2. Xuất kẽm để sản xuất thử 6271 325 000 cho tổ máy Toshiba 1521-Kẽm 325 000 3. Xuất giấy Bãi bằng để in 6421 78 240 sổ sách cho công ty 1521-Giấy 78 240 4. Công ty cho Nhà máy in Quân đội vay 1 thùng mực 1388 520 000 nhũ vàng Anh 1521-Mực 520 000 Tổng 3 746 440 3 746 440 5. Bán phế liệu thu hồi từ sản xuất - Đối với phế liệu phát sinh trong quá trình sản xuất như giấy lề, giấy do in hỏng, bản kẽm... nhập lại kho vật liệu, sau đó đem bán thu tiền về. Cuối năm, số tiền này được dùng để thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngày25/3/2000, số giấy phế liệu bán được là 440 000 đ Định khoản: Nợ TK 111 440 000 đ Có TK 1528 440 000 đ Theo quy định khi bán phế liệu không được hạch toán như trên mà khoản thu nhập này phải được coi như một khoản thu nhập bất thường. (2) Hạch toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ Do công cụ, dụng cụ sử dụng trong công ty có giá trị nhỏ nên khi xuất dùng không cần phải thực hiện phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ. Ngày 25/3/2000, xuất 100 thanh lót dao ba mặt với trị giá 59 400 đ cho tổ máy xén. Kế toán ghi: Nợ TK 621 59 400 đ Có TK 153- Thanh lót dao 3 mặt 59 400 đ Nghiệp vụ này kế toán hạch toán sai vì theo quy định của Chế độ kế toán TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chỉ bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến các nguyên vật liệu xuất dùng để sản xuất trực tiếp ra sản phẩm. Khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng, các khoản chi phí phát sinh phải được hạch toán vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung (Tiểu khoản 6273 - Công cụ, dụng cụ), TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Tiểu khoản 6423 - Công cụ, dụng cụ).... Bảng số 24: chứng từ ghi sổ Ngày 25 tháng 3 năm 2000 Số: 67 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1. Bán phế liệu thu hồi 1528 440 000 511 440 000 2. xuất 100 thanh lót dao 621 59 400 ba mặt cho tổ máy xén 153 59 400 Tổng 499 400 449 400 Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ kế toán lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi theo thứ tự thời gian. Tiếp đó kế toán sẽ vào Sổ Cái TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu và Sổ cái TK 153 - Công cụ, dụng cụ. Bảng số 25: Công ty in Công đoàn Việt Nam Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 3 năm 2000 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 ... ... ... ... ... ... 04 3/3 109 594 612 64 20/3 13 251 909,5 ... ... ... ... ... ... 10 5/3 3 746 440 67 25/3 499 400 ... ... ... ... ... ... 51 15/3 956 500 Bảng số 26: Bộ(Sở): Sở Tài chính Đơn vị: Công ty In Công đoàn Việt Nam sổ cái Năm 2000 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Ngày tháng CT Diễn giải Số ĐK TK đối Số phát sinh ghi sổ SH NT CTGS ứng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 3/2000 Số dư đầu tháng 3 1 062 581 699 ... ... ... ... ... ... ... 188 3/3 Khải, mua giấy Bãi Bằng 04 331 98 508 660 - Giảm giá 1% - 331 985 086 - tiền vận chuyển - 111 250 000 326 5/3 Xuất giấy TM cho tổ 5M 10 621 2 823 200 - Xuất kẽm để in thử - 6271 325 000 - Xuất giấy BB để in sổ sách - 6421 78 240 - Cho NM In QĐ vay mực xanh Đức - 1388 520 000 ... ... ... ... ... ... ... 220 15/3 Mai, mua bột chống váng và bột phun khô 51 111 630 000 - Nhập kho phế liệu thu hồi từ sx - 631 236 500 ... ... ... ... ... ... ... 254 20/3 Mai, mua giấy Couche 128 g/m2 64 1121 11 492 645 ... ... ... ... ... ... ... 25/3 Bán phế liệu thu hồi 67 511 440 000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh trong tháng 717 177 774 888 163 318 Số dư cuối tháng 3 891 596 155 Bảng số 27: Bộ(Sở): Sở Tài chính Đơn vị: Công ty In Công đoàn Việt Nam Sổ cái Năm 2000 Tên tài khoản: Công cụ, dụng cụ Số hiệu: 153 Ngày tháng CT Diễn giải Số ĐK TK đối Số phát sinh ghi sổ SH NT CTGS ứng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 3/2000 Số dư đầu tháng 3 20 776 443 ... ... ... ... ... ... ... 253 20/3 Hải Hà, mua vật tư bằng tiền tạm ứng 64 141 360 000 - Trả lại dây cuaroa - 111 90 000 ... ... ... ... ... ... ... 476 25/3 Xuất 100 thanh lót dao 3 mặt cho tổ máy xén 67 621 59 400 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh trong tháng 25 335 394 12 127 626 Số dư cuối tháng 3 33 984 211 Căn cứ vào Sổ Cái kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh như sau: Bảng số 28: Bảng cân đối số phát sinh Tháng 3 năm 2000 Tên tài khoản Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có TK 111- Tiền mặt TK 112 - Tiền gửi ngân hàng ... TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu 1 062 581 699 717 177 774 888 163 318 891 596 155 TK 153 - Công cụ, dụng cụ 20 776 443 25 335 394 12 127 626 33 984 211 ... TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh d, Hạch toán kiểm kê vật liệu, CCDC Việc kiểm kê kho vật tư nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch đó giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho trên sổ sách. Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, việc kiểm kê kho vật tư được thực hiện 6 tháng một lần. Thủ tục kiểm kê được tiến hành như sau: Sau khi được giám đốc phê duyệt thành lập, ban kiểm kê bắt đầu công tác kiểm kê. Trước tiên, ban kiểm kê ra quyết định khoá sổ sách. Số tồn kho trên sổ sách được xác định đem đối chiếu với số tồn kho thực tế do ban kiểm kê đưa ra để xem có chênh lệch hay không. Đồng thời, ban kiểm kê cũng phải xác định được nguyên nhân thừa thiếu vật tư để có biện pháp xử lý thích hợp. Việc kiểm kê được thực hiện xong, ban kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê vật tư (Bảng số 29). g số 29: Biên bản kiểm kê vật tư - Thời điểm kiểm kê giờ ngày tháng năm - Ban kiểm kê gồm + Ông, bà: Nguyễn Thế Hằng Trưởng ban + Ông, bà: Nguyễn Tiến Công Uỷ viên + Ông, bà: Đăng Đại Dũng Uỷ viên + Ông, bà: Lưu Thị Hoa Uỷ viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: S Tên, nhãn hiệu, Đơn Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch T quy cách vật tư vị SL TT SL TT Thừa Thiếu T tính SL TT SL TT A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Vật liệu 2 Giấy ... 8 Giấy offset Kg 1 313 17 145 213 1 335 17 432 489 22 287 276 ... 25 Kẽm 26 Kẽm Đức (77x103)_ Tấm 24 8 400 000 23 8 050 000 1 350 000 ... 35 Mực ... 41 Mực đỏ Sipa Kg 128,3 12 211 446 135,7 12 915 926 7,4 704 480 ... 57 Vật liệu khác ... 60 Dầu pha mực Lít 53,2 1 622 813 48,2 1 470 293 5 152 520 61 Mỡ LS2 Kg 75,8 2 009 000 72,2 1 914 300 3,6 94 700 ... 77 Công cụ, dụng cụ ... 107 Kéo cắt Cái 24 252 000 21 220 500 3 31 500 108 Lưỡi dao gấp giấy Cái 65 614 250 68 642 600 3 283 500 Kế toán vật tư sẽ tuỳ theo quyết định của ban kiểm kê mà xử lý thích hợp: 1. Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách Tuỳ theo nguyên nhân thiếu hụt mà kế toán định khoản khác nhau: - Thiếu trong định mức 1 tấm kẽm Đức (77x103), trị giá Nợ TK 642 350 000 đ Có TK 152 350 000 đ - Phát hiện thiếu 5 lít dầu pha mực, trị giá 152 520, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 1381 152 520 đ Có TK 1523 152 520 đ - Thủ kho do làm mất 3 chiếc kéo, trị giá 31 500 đồng (Bồi thường bằng tiền mặt) và 3,6 kg mỡ LS2, trị giá 94 700 đồng (Số này trừ vào lương) + Nợ TK 334 94 700 đ Có TK 1523 94 700 đ Nợ TK 111 31 500 đ Có TK 153 31 500 đ 2. Trường hợp khi kiểm kê, phát hiện thừa - Khi kiểm kê phát hiện thừa 22 kg giấy offset, trị giá 287 276 đồng, được xác định là thừa trong định mức: Nợ TK 1521 803 984 đ Có TK 642 803 984 đ - Thừa 3 lưỡi dao gấp giấy, tổng giá trị là 283 500 đồng nguyên nhân chưa được xác định Nợ TK 153 283 500 đ Có TK 338 283 500 đ - Tuy nhiên, khi phát hiện thừa 7,4 kg mực đỏ Sipa, giá trị 704 480 đồng không phải của công ty thì công ty báo cho đơn vị bạn – Công ty vật tư thiết bị ngành in để trả lại nhưng vẫn được ghi ở TK 338 - Phải trả, phải nộp khác chứ không được hạch toán vào TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công như theo quy định của chế độ kế toán. Nghiệp vụ này kế toán đã hạch toán sai quy định và cần phải được điều chỉnh. e, Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, hàng năm lượng vật liệu tồn kho có giá trị không phải là nhỏ nhưng công ty lại không hề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trường hợp nếu bất ngờ có giảm giá hàng tồn kho với giá trị lớn thì sẽ ảnh hưởng xấu đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. 2.4- Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam Tại Công ty In Công đoàn cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, vật liệu là bộ phận chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, nó chiếm tỷ lệ cao nhất trong chi phí sản xuất ra sản phẩm; Còn công cụ, dụng cụ chỉ là tư liệu lao động phục vụ cho sản xuất nên đóng góp của công cụ, dụng cụ tuy là rất cần thiết nhưng phần hao phí không quá lớn. Bởi vậy, trong phần phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn em tập trung vào phân tích mối quan hệ giữa tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 2.4.1- Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu 2.4.1.1 - Phân tích tình hình thực hiện công tác cung ứng vật liệu Hàng năm, hàng quý, phòng kế hoạch vật tư của công ty đều lập kế hoạch mua vật tư căn cứ trên kế hoạch sản xuất của năm hay quý đó. Do việc sản xuất của công ty thường là theo đơn đặt hàng, ít có trường hợp sản xuất không theo đơn đặt hàng nên kế hoạch sản xuất của công ty được xây dựng khá phù hợp với thực tế sản xuất. Ta có thể thấy được tình hình cung ứng vật tư tại Công ty In Công Đoàn Việt nam thông qua tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng vật liệu: Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành 3 163 720 108 kế hoạch sử dụng = -------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 6 155 142 000 2 900 000 000 x ------------------- 6 000 000 000 = 106,34% Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 6 155 142 000 Số tuyệt đối = 3 163 720 108 - 2 900 000 000 x -------------------- 6 000 000 000 = 188 734 808 đồng Theo tính toán ở trên, lượng vật liệu cần cung ứng tăng 106,34% so với kế hoạch. Điều này chứng tỏ khả năng cung ứng vật liệu tại công ty đạt hiệu qủa tốt, đảm bảo cung cấp vật liệu cho sản xuất. Để đạt được điều này, công ty đã xây dựng được một đội ngũ các nhà cung cấp có khả năng đảm bảo hàng hoá với giá cả hợp lý và chất lượng bảo đảm; và ngay cả khi nhu cầu hàng hoá của công ty là đột biến cũng vẫn được đáp ứng tức thời. Những vật tư mua vào của công ty luôn đáp ứng được về chất lượng bởi theo quy định đã đặt ra của công ty là không cho phép nhập các loại vật tư, hàng hoá với phẩm chất kém. Việc sản xuất của công ty luôn được thực hiện liên tục, không có tình trạng ngừng sản xuất vì lý do thiếu vật liệu hay vì chất lượng vật liệu không đảm bảo. Nhờ vậy mà uy tín của công ty ngày càng được nâng cao và khách hàng đến với công ty ngày nhiều. Tuy nhiên, chính do việc vượt kế hoạch cung ứng vật tư như đã nêu trên đã dẫn đến tình trạng vật liệu bị dư thừa, vốn sản xuất bị ứ đọng, cụ thể trong quý I/2000, giá trị vật liệu do cung ứng thừa là 188 734 808 đồng. 2.4.1.2 - Phân tích tình hình thực hiện công tác dự trữ vật liệu Như trên đã nêu, công tác cung ứng VL, CCDC được thực hiện tốt, luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ VL, CCDC phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nh7ên, để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp đề phòng trường hợp việc cung ứng gặp phải những khó khăn bất khả kháng, phòng kế hoạch vật tư cũng đã xây dựng định mức dữ trữ thường xuyên đủ dùng cho từng tháng: Định mức cho từng tháng trong năm 2000 là 700 000 000 đồng. Công tác quản lý và bảo quản VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam được thực hiện tốt: từ khâu mua hàng về nhập kho đến việc xuất kho VL, CCDC các thủ tục của công ty đều được thực hiện nghiêm ngặt. Công ty hiện có hai kho vật tư: Kho số 1 - Kho giấy và kho số 2 - Kho các vật liệu khác và công cụ, dụng cụ. Cả hai kho được trang bị đầy đủ các thiết bị đo lường, các phương tiện bảo quản và hệ thống sổ sách được ghi chép đầy đủ. Các loại VL, CCDC trong hai kho được sắp xếp một cách hợp lý, phù hợp các yêu cầu về bảo quản nên rất thuận tiện cho việc nhu cầu nhập, xuất kho bất cứ lúc nào cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Chính vì vậy, mặc dù sáu tháng công ty mới thực hiện kiểm kê một lần nhưng tình trạng thiếu hụt hay dư thừa vật tư là rất ít. Ta có thể thấy được tình hình dự trữ vật tư tại Công ty In Công đoàn Việt Nam như sau: Bảng số 30: Tình hình dự trữ vật liệu tại công ty Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Quý I / 1999 Quý I / 2000 Tỷ lệ % Dự trữ đầu quý 858 427 537 789 853 957 92,01 Dự trữ cuối quý 587 626 341 891 596 155 151,73 Tồn kho bình quân 723 049 439 840 725 056 116,27 Số xuất dùng trong quý 2 897 621 663 3 061 977 910 105,67 Hệ số quay kho vật liệu 4,01 3,64 90,88 Với công thức: Giá trị vật liệu sử dụng trong kỳ Hệ số quay kho vật liệu = --------------------------------------------- Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Trong đó, giá trị vật liệu tồn kho bình quân được tính bằng cách lấy lượng tồn kho đầu kỳ cộng với lượng tồn kho cuối kỳ rồi chia cho 2. Theo tính toán trong bảng trên ta thấy: So sánh giữa quý I của hai năm 1999 và 2000: trong khi quý I/2000 giá trị vật liệu xuất dùng chỉ tăng 105,67% so với cùng kỳ năm 1999 thì giá trị vật liệu dự trữ giữa hai quý này lại tăng tới 116,27% ; chính vì thế hệ số quay kho vật liệu giảm từ 4,01 trong quý I /1999 xuống còn 3,64 trong quý I/2000. Như vậy, sang năm 2000, mức dự trữ vật liệu tăng nhiều hơn so với thực tế sử dụng vật liệu. Điều này là do tình hình cung ứng vật liệu trong quý I/2000 đã tăng lên một cách đáng kể (như phân tích ở trên) và tất yếu dẫn đến việc vật liệu bị dư thừa. 2.4.1.3 - Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Tình hình sử dụng vật tư tại Công ty In Công đoàn Việt Nam có thể được đánh giá thông qua các chỉ tiêu sau: Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành 3 061 977 910 kế hoạch sử dụng = -------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 6 155 142 000 3 000 000 000 x ------------------- 6 000 000 000 = 99,49% Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 6 155 142 000 Số tuyệt đối = 3 061 977 910 - 3 150 000 000 x -------------------- 6 000 000 000 = - 15 593 090 đồng Thông qua các số liệu trên về tình hình sử dụng vật liệu của quý I/2000 một điều rõ ràng nhận thấy công ty không những vượt kế hoạch đặt ra về giá trị tổng sản lượng mà còn giảm được hao phí về vật liệu. Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng vật liệu của quý I/2000 đạt 99,49%, điều này có nghĩa là công ty đã sử dụng có hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn số lượng vật liệu mà kế hoạch đạt ra cho sản xuất. Cụ thể, công ty đã tiết kiệm được 15 593 090 đồng. Có thể khẳng định vật liệu xuất sử dụng cho sản xuất tại công ty đạt hiệu quả cao. Như vậy, qua phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư tại Công ty In Công đoàn Việt Nam cho thấy công tác tổ chức quản lý vật tư được thực hiện chặt chẽ, vật tư được cung ứng đầy đủ, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, vật tư sử dụng tiết kiện và có hiệu quả, song một điểm cần chú ý ở đây là số lượng vật tư dự trữ cao so với thực tế sản xuất và lượng dự trữ vật tư không đồng đều giữa các thời điểm trong kỳ sản xuất. 2.4.2 - Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tài sản trong lưu thông. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cần phải sử dụng hợp lý vốn lưu động sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua phân tích các chỉ tiêu về vốn lưu động ta sẽ có được cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công Đoàn trong so sánh giữa quý I/1999 với quý I/2000 : Trước tiên, ta phân tích chỉ tiêu sức sinh lời của vốn lưu động - đây là chỉ tiêu phản ánh chung nhất về tình hình sử dụng vốn lưu động : Công thức : Sức sinh lợi Lợi nhuận thuần của = -------------------------------------------- vốn lưu động Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Bảng số 31: Bảng tính toán sức sinh lợi của vốn lưu động Chỉ tiêu Quý I/1999 Quý II/2000 Vốn lưu động đầu quý 1 228 480 769 1 273 379 957 Vốn lưu động cuối quý 967 598 563 1 204 418 698 Vốn lưu động bình quân trong quý 1 098 039 666 1 238 899 328 Lợi nhuận thuần 192 787 506 205 753 762 Sức sinh lợi của vốn lưu động 0,18 0,17 Trong quý I/1999, sức sinh lợi của vốn lưu động là 0,18 tức là một đồng vốn lưu động tạo ra 0,18 đồng lợi nhuận ; Còn quý I/2000, chỉ tiêu này là 0,19 hay một đồng vốn lưu động tạo ra được 0,17 đồng lợi nhuận, thấp hơn so với cùng kỳ năm trước 0,01 đồng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm xuống. Tiếp theo ta sẽ phân tích một số chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển vốn lưu động thường dùng như số vòng quay của vốn lưu động, thời gian một vòng quay của vốn lưu động. - Số vòng quay của vốn lưu động : Số vòng quay Tổng số doanh thu thuần của = --------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Số vòng quay 5 610 787 000 của vốn lưu động = --------------------- = 5,11 quý I/1999 1 098 039 666 Số vòng quay 6 155 142 000 của vốn lưu động = --------------------- = 4,97 quý I/1999 1 238 899 328 Số vốn lưu động quay được 4,97 vòng trong quý I/2000, ít hơn so với số vòng quay của vốn lưu động trong quý I/1999 – 0,14 vòng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm sút. Đồng thời chỉ tiêu này còn phản ánh khả năng sản xuất của vốn lưu động: quý I/1999 một đồng vốn đem lại 5,11 đồng doanh thu, còn quý I/12000 một đồng vốn đem lại ít hơn: 4,97 đồng doanh thu. - Thời gian một vòng quay của vốn lưu động : Thời gian một vòng quay Thời gian kỳ phân tích của = ---------------------------------------- vốn lưu động Số vòng quay của vốn lưu động Thời gian một kỳ phân tích (một quý) là 90 ngày Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 17,61 ngày quý I/1999 5,11 Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 18,11 ngày quý I/1999 4,97 Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết để cho vốn lưu động quay được một vòng: số liệu tương ứng quý I/1999 và quý I/200 là 17,61 ngày và 18,11 ngày. Thời gian một vòng luân chuyển quý I/2000 lớn hơn cùng kỳ năm trước là 0,5 ngày thể hiện tốc độ luân chuyển của vốn lưu động của quý I/2000 chậm hơn so với quý I/1999. 2.4.3- Phân tích mối quan hệ giữa tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn Thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động như trên: Sức sinh lời của vốn lưu động, số vòng quay của vốn lưu động và thời gian một vòng quay của vốn lưu động quý I/1999 và quý I/2000, em nhận thấy mặc dù trong quý I/2000, doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng lên đáng kể nhưng do vốn lưu động bình quân cũng tăng lên khá nhiều nên hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quý I/2000 thấp hơn so với cùng kỳ năm 1999. Điều này là do ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có yếu tố vật liệu. Nhìn chung tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu tại Công ty In Công Đoàn đều đảm bảo yêu cầu phục vụ cho sản xuất. Thậm chí trong quý I/2000 vật liệu sử dụng tiết kiệm và hiệu quả hơn so với quý I/1999. Tuy nhiên, do tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu đều tăng lên, gây ra tình trạng dư thừa vật liệu, khiến vốn lưu động bị ứ đọng và do đó làm chậm tốc độ chu chuyển vốn cũng như làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Đây là một trong những hạn chế mà công ty cần điều chỉnh để không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn tạo điều kiện mở rộng sản xuất kinh doanh. Phần III một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty in Công đoàn việt Nam 1- Đánh giá thực trạng công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam Vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên sản phẩm, còn công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm đó. Do vậy công tác hạch toán VL, CCDC có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất. Nhận thức được vấn đề này Công ty In Công đoàn Việt Nam rất chú trọng đến công tác hạch toán VL, CCDC và không ngừng tăng cường công tác quản lý VL, CCDC. Sau một thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam em thấy trong công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC trong công ty có những ưu và nhược điểm: Hàng năm, phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty mà đưa ra kế hoạch thu mua VL, CCDC sao cho phù hợp nhất. Đồng thời cũng thường xuyên phải theo dõi sát sao tình hình sản xuất của công ty để có những điều chỉnh kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra được liên tục. Việc quản lý và bảo quản vật tư chủ yếu là do thủ kho phụ trách. Hiện nay, tại công ty có hai kho vật tư: Kho số 1 - kho giấy và kho số 2 - kho các vật liệu khác và công cụ, dụng cụ. Cả hai kho vật tư đều được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện; đồng thời, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các thiết bị đo lường và sổ sách được ghi chép đầy đủ nên rất thuận tiện cho công tác quản lý và sử dụng vật tư. Tuy nhiên ở kho 2, do khối lượng và chủng loại VL, CCDC tại kho quá nhiều nên trách nhiệm của thủ kho khá nặng nề, nhất là với tình hình nhập, xuất kho liên tục như hiện nay của công ty. Về tổ chức chứng từ, các mẫu chứng từ cũng như quy trình lập và luân chuyển chứng từ được tuân theo đúng thủ tục quy định. Chứng từ được sử dụng tại công ty có nhiều loại, phù hợp với chủng loại vật tư đa dạng và yêu cầu quản lý vật tư tạo điều kiện dễ dàng hơn cho công tác quản lý và hạch toán vật tư. Phương pháp tính giá VL, CCDC được thực hiện theo đúng phương pháp tính giá áp dụng cho VL, CCDC nhập, xuất, tồn kho. VL, CCDC nhập kho được thực hiện tính giá cụ thể theo từng lần nhập kho, còn phương pháp tính giá VL, CCDC xuất kho là phương pháp nhập trước, xuất trước. Việc áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước đối với VL, CCDC xuất kho tại Công ty In Công đoàn Việt Nam là hợp lý bởi các loại VL, CCDC rất đa dạng và được nhập, xuất kho thường xuyên. Sổ sách áp dụng tại công ty mặc dù đã áp dụng theo đúng chế độ về mẫu sổ sách và quy trình lập nhưng cần phải sử thêm một số sổ để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC như Sổ danh điểm VL, CCDC, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Bảng phân bổ VL, CCDC ... Hệ thống tài khoản sử dụng của công ty cũng cần phải được điều chỉnh: - Một số tài khoản không được sử dụng theo đúng quy định như: TK 631 - Giá thành sản xuất, TK 511 - Doanh thu. - Một số tài khoản không được sử dụng tại công ty mà thực tế tại công ty có phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản đó như: TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 721 - Thu nhập bất thường, TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công, TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như em đã nêu trong Phần II, nhìn chung các nghiệp vụ đều được hạch toán theo đúng quy định của Chế độ kế toán nhưng có một số nghiệp vụ không tuân theo đúng quy định. Hàng quý, kế toán tổng hợp lập Báo cáo kế toán một lần làm 6 bản để lưu và đem nộp đi các nơi: Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Cục thuế Hà nội, Cục thống kê Hà nội và Cục quản lý vốn Hà nội. Các báo cáo đều được lập theo đúng thủ tục quy định, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và Bảng lưu chuyển tiền tệ. Để có thể tổ chức công tác hạch toán một cách khoa học và đúng chế độ kế toán ban hành, các nhân viên phòng kế toán tài vụ được phân công phụ trách từng phần hành. Sự nỗ lực của từng nhân viên kế toán và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên kế toán và giữa nhân viên kế toán với các bộ phận liên quan trong quá trình kiểm tra, đối chiếu khiến cho công tác hạch toán kế toán tại công ty đảm bảo tính kịp thời, chính xác và đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, một nhược điểm cần chú ý ở đây là tính kiêm nhiệm của các nhân viên trong phòng kế toán - tài vụ. Điều này cần phải được chú ý khắc phục. Như vậy, bên cạnh những ưư điểm của công tác hạch toán và quản lý VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam còn có khá nhiều nhược điểm cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán và quản lý VL, CCDC nói riêng và công tác hạch toán kế toán nói chung của công ty. 2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam 2.1- Phương pháp hạch toán chi tiết Công ty In Công đoàn Việt Nam là một công ty có quy mô không lớn nhưng do đặc trưng của ngành in, khối lượng VL, CCDC sử dụng cho hoạt động in ấn rất đa dạng về số lượng và chủng loại. Một điều dễ nhận thấy là công tác quản lý VL, CCDC sẽ rất vất vả và việc hạch toán VL, CCDC cũng đòi hỏi phải tỉ mỉ, chi tiết. Nhưng cho đến nay, công ty vẫn chưa lập Sổ danh điểm VL, CCDC mà chỉ chia ra thành từng nhóm, từng loại vật tư. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán vật tư chỉ ghi tên các loại vật tư xuất sử dụng. Chính điều này gây không ít khó khăn cho công tác hạch toán VL, CCDC và cả trong công tác đối chiếu và quản lý vật tư. Việc xây dựng Sổ danh điểm VL, CCDC chặt chẽ, thống nhất sẽ khắc phục được các nhược điểm trên. Sổ danh điểm của công ty nên được lập như sau: Bảng số 32: Sổ danh điểm vật liệu Nhóm vật liệu Số danh điểm Tên , nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 152101 Giấy kg 15210101 Giấy Tân mai kg 15210102 Giấy Bãi bằng kg ... ... ... 152102 Mực kg 15210201 Mực đen Trung Quốc kg 15210202 Mực vàng Đức kg ... ... ... 152103 Kẽm tấm ... .... ... 152.2 Vật liệu phụ ... ... ... ... ... ... Phương pháp hạch toán chi tiết VL, CCDC mà công ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý VL, CCDC. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại có tính trùng lắp. Hiện nay, tại cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt hiện vật và kế toán vật tư còn phải theo dõi cả về mặt giá trị. Thêm vào đó, hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho VL, CCDC trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Phương pháp Thẻ song song đã đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý cũng như hạch toán tại công ty nhưng với khối lượng VL, CCDC hết sức đa dạng như ở công ty thì việc sử dụng phương pháp thẻ song song là không nên. Công ty nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư nhưng kế toán thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị thì chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi, do vậy, tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp Thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư công việc hạch toán được tiến hành như theo sơ đồ sau: Sơ đồ 16: Bảng luỹ kế nhập vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Theo phương pháp Sổ số dư, Thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của doanh nghiệp có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản. Phiếu này, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Bảng số 33: Phiếu giao nhận chứng từ Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền điểm VL chủng loại vật tư Số NT lượng giá Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Ghi Sổ số dư xong thủ kho chuyển giao Sổ số dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số dư công ty nên lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn. Bảng số 34: Sổ số dư Tháng....năm.... Kho:............. Danh Tên, chủng loại Đơn vị Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 điểm quy cách vật tư tính Thấp nhất cao nhất SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Xác nhận của kế toán Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ. Nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. Bảng số 35: Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Tháng: Số dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Từ ngày Từ ngày Từ ngày Tổng SH NT 1-10 10 -20 20-30 cộng cột 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Số dư cuối kỳ: 2.2- Tài khoản sử dụng và công tác hạch toán VL, CCDC Như phần đánh giá thực trạng ở trên đã nêu, tài khoản sử dụng tại Công ty In Công đoàn Việt Nam có những thiếu sót nên đã dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ có liên quan: ả Theo Chế độ kế toán hiện đang áp dụng, khi xuất VL, CCDC cho hoạt động sản xuất chung, giá trị VL, CCDC xuất ra đó lẽ ra phải được hạch toán: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ Thì tại công ty, nghiệp vụ này được hạch toán: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ ã TK 721- Thu nhập bất thường không được sử dụng tại công ty cho nên khi hàng hoá mua về nhập kho kiểm nhận thấy thừa không rõ nguyên nhân và được quyết đinh coi như đây là một khoản thu nhập bất thường,kế toán ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 511 - Doanh thu Mà theo nguyên tắc, kế toán phải ghi như sau: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 721 - Thu nhập bất thường á Khi nghiệp vụ bán phế liệu phát sinh, khoản thu do bán phế liệu phải được coi như một khoản thu nhập bất thường và đáng lẽ phải hạch toán như sau: - Nợ TK 821 - Chi phí bất thường Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi - Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 721 - Thu nhập bất thường Thì tại công ty, kế toán hạch toán: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi ạ Trong khi tại công ty có phát sinh nghiệp vụ nhận giữ hộ vật tư, hàng hoá nhưng không hạch toán vào TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công như theo quy định mà phần vật tư, hàng hoá đó được giữ nguyên trên TK 338 - Phải trả, phải nộp khác. Công ty cần sử dụng thêm TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. º Khi được hưởng chiết khấu mua hàng, kế toán hạch toán vào TK 511: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Nghiệp vụ này là sai với quy định và cần phải được hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112... Có TK 711 - Thu nhập tài chính Doanh nghiệp phải sử dụng thêm TK 711 - Thu nhập tài chính. ằ Hàng năm, giá trị VL, CCDC tồn kho không phải là nhỏ nhưng công ty không thực hiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, hàng năm công ty nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: a, Mức dự phòng cần phải lập Số dự phòng cần phải lập dựa trên số lượng của mỗi loại VL, CCDC tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng VL, CCDC Số lượng Mức chênh lệch cần phải lập cho = VL, CCDC x giảm giá niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại Chênh lệch giá = Giá trị vật tư, hàng hoá - Giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán thực tế ngày 31/12/N b, Tài khoản sử dụng: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này được dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh. Bên Có: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Dư Có: - Giá trị dự phòng giảm giá hiện có. c, Trình tự hạch toán: - Vào niên độ kế toán năm N, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối niên độ kế toán sau - năm N+1 - doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ kế toán trước: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721 - Thu nhập bất thường - Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho cả niên độ sau (N+2). Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ẳ TK 631 - Giá thành sản xuất chỉ được sử dụng trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, nhưng Công ty In Công đoàn Việt Nam trong khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên lại sử dụng tài khoản này thay vì dùng TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Như vậy TK 631 - Giá thành sản xuất đã bị sử dụng sai tính chất. Do vậy dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 631 - Giá thành sản xuất. Trong khi phải hạch toán như sau: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam cũng không sử dụng Bảng phân bổ VL, CCDC cho từng phân xưởng, bộ phận. Điều này thực sự gây khó khăn khi kế toán xác định chi phí sản xuất cho từng phân xưởng và do đó ảnh hưởng đến công tác hạch toán. Để phục vụ cho công tác hạch toán VL, CCDC chính xác và đạt hiệu quả cao hơn nữa, ngoài việc sử dụng thêm và điều chỉnh những nghiệp vụ nêu trên, theo em, kế toán nên lập Bảng phân bổ VL, CCDC cho từng phân xưởng. Bảng phân bổ VL, CCDC nên được lập theo mẫu sau: Bảng số 36: Bảng phân bổ VL, CCDC Đơn vị: Đồng Nợ TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính 1522 - Vật liệu 1523 - Nhiên ... 153 - công cụ, Có TK Giấy Mực Kẽm phụ liệu dụng cụ 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp- TK 621 2. Chi phí sản xuất chung- TK 627 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp-TK 642 ... Tổng cộng 2.3- Hình thức sổ kế toán áp dụng Công ty In Công đoàn Việt Nam hiện nay đang áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Chứng từ ghi sổ. Đối với một doanh nghiệp có quy mô như Công ty In Công đoàn Việt Nam, việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp. Về sổ sách cũng như quy trình lập và ghi sổ tại công ty đều được thực hiện theo đúng quy định: Các Chứng từ ghi sổ được lập cho Phiếu nhập riêng và Phiếu xuất riêng; Quá trình luân chuyển vào sổ được thực hiện theo Chế độ kế toán đã ban hành. Tuy nhiên, với thời gian lập Chứng từ ghi sổ một tháng một lần, toàn bộ khối lượng công việc dồn vào lúc cuối tháng như công ty đang thực hiện là quá lớn. Hàng tháng, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty rất nhiều. Do vậy, công việc của kế toán tổng hợp phải tập trung quá mức vào lúc cuối tháng nên nhiều khi không thể hoàn thành công việc theo đúng thời gian. Theo em việc lập Chứng từ ghi sổ nên thực hiện một tháng 3 lần vào các ngày 10, 20 và 30. Có như vậy, khối lượng công việc không bị dồn vào cuối tháng và sẽ dễ dàng hơn cho kế toán trong công tác kiểm tra và điều chỉnh lại nếu có sai sót xảy ra. 2.4- Tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu có được hoàn thành tốt hay không trước tiên phải phụ thuộc vào cách thức tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán. Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong phòng kế toán - tài vụ rất rõ ràng, từng nhân viên được giao phụ trách những phần hành nhất định không có sự chồng chéo hay trùng lắp. Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc do mình phụ trách và có ý thức giúp đỡ nhau, cùng phối hợp thực hiện để công việc có thể đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên kế toán trong phòng kế toán - tài vụ chỉ có 5 người nên không thể tránh được tình trạng một số nhân viên phải kiêm nhiệm thêm các phần hành khác nữa. Như vậy sự phân công này đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Điều này được thể hiện rất rõ: Kế toán trưởng kiêm kế toán thanh toán, kế toán công nợ kiêm kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp lại kiêm cả kế toán tài sản cố định. Việc kiêm nhiệm nhiều phần hành một lúc như vậy chính là nguyên nhân làm cho hiệu quả công việc nhiều khi bị hạn chế. Các kế toán viên sẽ không tránh khỏi việc làm tắt các bước trong mỗi phần hành kế toán mà mình đảm nhiệm (như đã được trình bày ở trên) do khối lượng công việc quá lớn. Đặc biệt việc kế toán trưởng và kế toán tổng hợp kiêm nhiệm thêm phần hành khác theo nguyên tắc là không đảm bảo tính hợp lý, khách quan trong công tác hạch toán kế toán. Theo em, công ty nên xem xét lại vấn đề này để có sự phân công hợp lý hơn nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn nữa, xứng đáng với vị trí của mình. 2.5- Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động được phân bổ ở nhiều khâu, nhiều lĩnh vực và đồng thời chúng lại chu chuyển nhanh nên việc phân bổ và sử dụng hợp lý loại vốn này có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có trách nhiệm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty In Công đoàn Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó. Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, trong quý I/2000, tốc độ chu chuyển của vốn lưu động bị chậm lại, hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng giảm so với cùng kỳ năm 1999 cho dù doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng. Như ta đã biết, vốn lưu động là biểu hiệu bằng tiền của tài sản lưu động và các tài sản khác trong lưu thông, trong đó có vật liệu. Chính vì thế, tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu quý I/2000 cao hơn nhu cầu thực tế và cao hơn quý I/1999 là một nguyên nhân làm chậm lại tốc độ chu chuyển vốn của công ty. Tuy nhiên công ty đã sử dụng vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả hơn. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Công ty In Công đoàn Việt Nam cần tăng cường công tác quản lý vật liệu hơn nữa: Hiện nay tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu đã đáp ứng được yêu cầu cho sản xuất, công ty cần điều chỉnh khâu lập kế hoạch cho phù hợp với thực tế hơn; với mối quan hệ với các nhà cung cấp và khả năng đáp ứng nguồn hàng như hiện nay, công ty không cần xây dựng định mức dự trữ vật liệu cao như đã định: 700 000 000 đ/tháng mà nên điều chỉnh thấp hơn trong khả năng có thể; thường xuyên kiểm soát hàng tồn kho, bám sát thị trường để dự trữ đúng chủng loại và số lượng. Tình hình sử dụng vật liệu như hiện nay là tiết kiệm và đạt hiệu quả tốt, công ty nên phát huy ưu điểm này; đồng thời, tăng cường ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm sử dụng hiệu quả vật liệu, giảm chi phí sản xuất. Thực hiện được những điều trên sẽ giúp công ty giảm được tình trạng dư thừa vật liệu, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn lưu động và nhờ đó sẽ tạo khả năng mở rộng sản xuất kinh doanh. Kết luận VL, CCDC là những thành phần không thể thiếu được trong sản xuất ở các doanh nghiệp sản xuất. Bởi vậy kế toán VL, CCDC là một trong những phần hành có vai trò quan trọng nhất trong hạch toán kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Việc tổ chức công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC sẽ tạo điều kiện giúp cho doanh nghiệp có khả năng hạ được chi phí sản xuất nhằm đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Công ty In Công đoàn Việt Nam cũng không nằm ngoài điều tất yếu đó. Qua một thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, em nhận thấy công ty đã tổ chức sắp xếp và từng bước đưa công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC đi vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế đắc lực thì đòi hỏi công ty phải tìm ra giải pháp hữu hiệu hơn nữa nhằm kiện toàn và tổ chức công tác kế toán một cách khoa học vừa đảm bảo phù hợp với thực tế vừa đảm bảo đúng theo Chế độ kế toán mới ban hành. Thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam không chỉ giúp em củng cố lại kiến thức đã được học tại trường mà còn giúp em bước đầu có những hiểu biết về thực tế công tác kế toán. Để có thể đạt được điều này, em đã được sự chỉ bảo tận tình của thầy Trần Đức Vinh và các cán bộ phòng kế toán tài vụ ở Công ty In Công đoàn Việt Nam. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Trần Đức Vinh và các cán bộ phòng kế toán tài vụ ở Công ty In Công đoàn Việt Nam. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính- Khoa kế toán, Trường đại học Kinh tế quốc dân 2. Tạp chí kế toán 3. Bài giảng môn Kế toán tài chính 4. Bài giảng môn Tổ chức hạch toán kế toán 5. Bài giảng môn Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Sách Hướng dẫn thực hành Chế độ kế toán mới - Nhà xuất bản Thống kê