Đề tài Hệ thống về chuyển tiền điện tử giữa chi nhánh với điểm giao dịch trong ngân hàng công thương Việt Nam

toán song phương Phần II. Chuyển tiền điện tử giữa chi nhánh với điểm giao dịch Quy định chung Phạm vi, đối tượng Phạm vi: áp dụng cho các hoạt động chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCTVN bằng đồng Việt Nam(VND). Đối tượng: áp dụng đối với tất cả các đơn vị thanh toán được phép tham gia Hệ thống Chuyển tiền điện tử của NHCTVN. Giải thích thuật ngữ Lệnh thanh toán là một tin điện do đơn vị thanh toán lập và sử dụng để thực hiện thanh toán, chuyển tiền trong hệ thống Chuyển tiền điện tử của NHCTVN. Lệnh thanh toán có thể là một khoản thanh toán ghi Có hoặc một khoản thanh toán ghi Nợ. Lệnh thanh toán Có là Lệnh thanh toán nhắm ghi Nợ tài khoản của người phát lệnh mở tại ngân hàng phát lệnh một khoản tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của người nhận lệnh mở tại ngân hàng nhận lệnh về khoản tiền đó. Lệnh thanh toán Nợ là Lệnh thanh toán nhằm ghi Nợ tài khoản của người nhận lệnh mở tại ngân hàng nhận lệnh một khoản tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của người phát lệnh mở tại ngân hàng phát lệnh về khoản tiền đó. Thực hiện lệnh thanh toán là quá trình thực hiện hoàn tất một lệnh thanh toán từ Ngân hàng phát lệnh đến Ngân hàng nhận lệnh cùng với việc hạch toán trên tài khoản phù hợp với nội dung lệnh thanh toán. Chuyển tiền điện tử là quá trình xử lý thực hiện lệnh thanh toán từ khi lập lệnh thanh toán tới khi hoàn tất việc thanh toán cho người nhận lệnh qua mạng máy tính trong hệ thống NHCTVN. Các bên tham gia trong chuyển tiền điện từ: Đơn vị thanh toán bao gồm: Trụ sở chính, Sở giao dịch, Quỹ tiết kiệm của NHCTVN tham gia chuyển tiền điện tử. Người phát lệnh là tổ chức hoặc cá nhân gửi Lệnh thanh toán đến Ngân hàng công thương để thực hiện chuyện tiền điện tử. Người nhận lệnh là tở chức hoặc cá nhân được thụ hưởng khoản thanh toán trong trường hợp thanh toán “Có” hoặc tổ chức hay cá nhân có nghĩa vụ thanh toán cuối cùng trong trường hợp thanh toán “Nợ” có ủy quyền. Ngân hàng phát lệnh là đơn vị thanh toán phục vụ Người phát lệnh. Ngân hàng nhận lệnh là đơn vị thanh toán phục vụ Người nhận lệnh. Trung tâm thanh toán (viết tắt là TTTT): là bộ phận ngiệp vụ thanh toán chịu trách nhiệm về tổ chức thanh toán, hạch toán, quản lý và kiểm soát nghiệp vụ thanh toán trong nội bộ hệ thống NHCTVN. Các thuật ngữ khác Mã ngân hàng B( Là mà ngân hàng ngoài hệ thống ): gồm 8 chữ số theo quy định của Thống đốc ngân hàng nhà nước (NHNN VN). Mã thanh toán nội bộ: là mã đơn vị thanh toán được phép tham gia chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN. Mã thanh toán được phân tích như sau: - Đối với chi nhánh: vẫn sử dụng bảng mã số hiệu NH 3 số, phía sau được gắn thêm đuôi 01 để phân biệt khi tổ chức thanh toán, chuyển tiền với Phònh giao dịch, Quỹ tiết kiệm trực thuộc. - Đối với phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm: 3 số đầu là mã chi nhánh, phía sau được gắn thêm 2 số, bắt đầu từ 02 trở đi để tham gia thanh toán, chuyển tiền với Hội sở chính chi nhánh. Số lệnh thanh toán: được quy định 12 chữ số bao gồm: XXX.XX.XXXXXXX - 3 số đầu là mã chi nhánh. - 2 số tiếp theo là mã Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm. Tại Hội sở chi nhánh, mã này được quy định là 01. - 7 số cuối là số thứ tự Lệnh thanh toán phát sinh trong năm bắt đầu từ số 0000001 Loại chứng từ: bao gồm mã và số tên gọi các loại chứng từ theo quy định của NGNN VN. Ký hiệu mật là một ứng dụng được mã hóa nhắm đảm bảo an toàn dữ liệu trong chuyển tiền điện tử. Người sử dụng là người vận hành chương trình chuyển tiền điện tử theo nhiệm vụ được phân công. Các chức năng chính của Hệ thống chuyển tiền điện tử Thực hiện chuyển tiền điện tử (CTĐT). Tổ chức hạch toán kế toán, thanh toán quyết toán vốn tập trung giữa các đơn vị thanh toán trong hệ thống. Xử lý giao diện với các hệ thống thanh toán khác: thanh toán điện tử liên ngân hàng; bù trừ điện tử; song biên; thanh toán trực tiếp với Sở giao dịch NHNN VN;… Giám sát tình trạng hoạt động của hệ thống bao gồm: tình trạng đường truyền thông, truyền – nhận Lệnh thanh toán, tình trạng Lệnh thanh toán, đối chiếu Lệnh thanh toán… Đối chiếu và quyết toán chuyển tiền trong hệ thống NHCT VN. Nguyên tắc thực hiện lệnh thanh toán - Mỗi chứng từ thanh toán được tạo lập thành một Lệnh thanh toán. - Lệnh thanh toán Có thực hiện theo yêu cầu của người phát lệnh. - Lệnh thanh toán Nợ: Đối với khách hàng: thực hiện theo ủy quyền của người bị ghi Nợ hoặc phải có hợp đồng thỏa thuận giữa các bên tham gia thanh toán và chỉ thực hiện khi có văn bản hướng dẫn cụ thể của NHCT VN. Trong nội bộ NHCT: thực hiện theo các văn bản hướng dẫn hạch toán hiện hành của NHCT VN. Hạch toán thực hiện hạch toán theo từng Lệnh thanh toán Nguyên tắc hoạt động Hệ thống chuyển tiền điện tử tại TTTT và chi nhánh. Hệ thống sẽ được hoạt động tự động 24/24 giờ để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu truyền nhận chứng từ với các chi nhánh ở mọi thời điểm. Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. Tại chi nhánh được phép chủ động chuyển đổi sang ngày giao dịch kế tiếp nhưng không được phép chuyển đổi trước giờ quy định của TTTT. Riêng ngày cuối tháng, cuối năm các đơn vị thanh toán thực hiện chuyển chứng từ theo giờ quy định của TTTT để đảm bảo nhận hết chứng từ về giải mã, hạch toán, và đối chiếu khớp đúng mới được thực hiện các giao dịch CTĐT trong các ngày giao dịch tiếp theo. Đối với đơn vị thanh toán là Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm thực hiện theo giờ quy định của chi nhánh. Tổ chức thanh toán với Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm ( Điểm giao dịch – ĐGD ) chỉ được phép tham gia thanh toán trực tiếp với chi nhánh. Thanh toán giữa chi nhánh với ĐGD được tổ chức như TTTT với các chi nhánh. Các giao dịch chuyển tiền của ĐGD ra khỏi phạm vi chi nhánh được thực hiện thông qua chi nhánh. Quản lý ngày giao dịch giữa chi nhánh và ĐGD tương tự như giữa chi nhánh và TTT. Thực hiện đối chiếu, quyết toán trực tiếp với chi nhánh thông qua tài khoản Thnah toán khác. Tài khoản sử dụng Các tài khoản sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán và quản lý vốn giữa TTTT với chi nhánh cấp 1 gồm: Điều chuyển vốn trong kế hoạch. Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch. Điều chuyển vốn khoanh nợ. Điều chuyển vốn ký quỹ. Điều chuyển vốn quá hạn. Điều chuyển vốn chờ thanh toán. Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống. Điều chuyển vốn cho vay tài trợ xuất khẩu. Điều chuyển vốn cho vay bão lụt. Điều chuyển vốn cho vay từ quỹ tín dụng đào tạo. Điều chuyển vốn cho vay dự án của Ngân hàng Tái thiết đức (KFW). Điều chuyển vốn cho vay dự án của Ngân hàng Cân đối đức (DAT). Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ. Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro. Điều chuyển vốn cố định. Điều chuyển vốn khác. Chứng từ sử dụng trong CTĐT a) Lập lệnh thanh toán Cơ sở để lập Lệnh thanh toán là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành. Chứng từ sử dụng trong CTĐT là Lệnh thanh toán bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử. Lệnh thanh toán phải đúng mẫu và đủ các yếu tố theo quy định của NGHH về chứng từ điện tử. b) Kiểm soát Lệnh thanh toán Tất cả các Lệnh thanh toán phải được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chất hợp pháp của nghiệp vụ và tính chất hợp lệ của Lệnh thanh toán. Chuyển hóa chứng từ giấy thành Lệnh thanh toán và phục hồi Lệnh thanh toán chứng từ giấy. Việc chuyển hóa chứng từ giấy thành Lệnh thanh toán và phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy để thực hiện các yêu cầu thanh toán, hạch toán kế toán, lưu trữ phải tuân thủ chặt chẽ theo quy định của NGNN và hướng dẫn của NHCTVN. Lệnh thanh toán không nhất thiết phải chuyển hóa thành chứng từ giấy để phục vụ cho việc hạch toán và lưu trữ. Việc chuyển hóa thành chứng từ giấy được quy định riêng tùy theo tính chất, loại nghiệp vụ, yêu cầu quản lý hay thỏa thuận với các đối tác thanh toán khác. Nhưng phải được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu và in được ra giấy khi cần thiết. Sai sót và điều chỉnh a) Nguyên tắc điều chỉnh Sai sót phát sinh ở đâu phải được điều chỉnh ở đó đảm bảo tính nhất quán số liệu giữa Ngân hàng phát lệnh, Ngân hàng nhận lệnh và TTTT. Việc điều chỉnh sai sót phải được thực hiện kịp thời ngay khi phát hiện sai sót, điều chỉnh sai sót phải tuân thủ đúng nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót của kế toán nói chung và CTĐT nói riêng. Tuyệt đối không được sửa tắt tùy tiện, không được sửa chửa dữ liệu sau khi đã đối chiếu, quyết toán các khoản thanh toán qua hệ thống CTĐT. Không được sủ dụng điện tra soát để thay đổi Ngân hàng nhận lệnh. Tuyệt đối không được dùng lệnh thanh toán Nợ để thu hồi chuyển tiền thừa. Mọi trường hợp sai sót phải được ghi vào sổ để theo dõi và xử lý. b) Nguyên tắc hủy lệnh thanh toán Việc hủy Lệnh thanh toán đã được tính KHM phải trên cở sở các biên bản xác định tình trạng của chứng từ cần hủy và chỉ thực hiện khi TTTT cấp mã cho phép. c)Nguyên tắc hoàn trả lệnh thanh toán Lệnh chuyển Có được hoàn trả khi Ngân hàng nhận lệnh chưa trả tiền cho khách hàng hoặc đã trả tiền cho khách hàng nhưng khách hàng đã hoàn trả lại Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền được hoàn trả khi Ngân hàng phát lệnh chưa trả trả tiền cho khách hàng hoặc đã trả tiền cho khách hàng nhưng đã thu hồi lại được. Chuyển sai ngân hàng nhận, không có Người nhận lệnh tại ngân hàng nhận lệnh. Chuyển sai yếu tố Người nhận lệnh, đã tra soát Ngân hàng phát lệnh nhưng trả lời không đúng hoặc không trả lời sau thời gian quy định. Điện tra soát và điện thông báo a)Điện tra soát Dùng để điều chỉnh những sai sót trên Lệnh thanh toán mà chế độ cho phép, do người phát lệnh hoặc ngân hàng phát lệnh thực hiện trong quá trình lập lệnh thanh toán. b) Điện thông báo Được sử dụng trong việc chỉ đạo của TTTT với các chi nhánh, chi nhánh với ĐGD, và sử dụng trong việc xử lý những sai sót giữa các đơn vị thanh toán với nhau. Truyền, nhận Lệnh thanh toán và chuyển đổi ngày giao dịch. Ngân hàng nhận lệnh chỉ giải mã được Lệnh thanh toán khi ngày khởi tạo Lệnh thanh toán bằng hoặc nhỏ hơn ngày giao dịch của ngân hàng nhận lệnh. Không khống chế thời gian truyền nhận Lệnh thanh toán. Riêng ngày cuối tháng, cuối năm giờ ngừng giờ giao dịch và khóa sổ tháng, năm do TTTT quy định thống nhất toàn hệ thống. Đến giờ quy định các đơn vị thanh toán phải nhận hết Lệnh thanh toán về, giải mã hạch toán hết trong ngày và đối chiếu khớp đúng xong mới được thực hiện các giao dịch CTĐT cho ngày giao dịch kế tiếp. Kết thúc ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in, kiểm soát và lưu trữ các báo cáo theo quy định trước khi thực hiện các giao dịch CTĐT của ngày giao dịch kế tiếp. Tổ chức đối chiếu, giám sát quá trình luân chuyển Lệnh thanh toán và điện tra soát Đối chiếu, giám sát quá trình luân chuyển Lệnh thanh toán và Điện tra soát được tổ chức giữa TTTT với các chi nhánh riêng, giữa chi nhánh với các ĐGD riêng. Tổ chức đối chiếu thực hiện theo mô hình kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung. Lệnh thanh toán được đối chiếu theo phương thức tức thời từng Lệnh thanh toán. Lệnh thanh toán phải được đối chiếu khớp đúng với thông tin đối chiếu trước khi hạch toán taih ngân hàng nhận. Đối chiếu điện tra soát được thực hiện như đối với đối chiếu Lệnh thanh toán. Nếu đối chiếu có sai sót, các đơn vị thanh toán phải liên hệ ngay với TTTT hoặc chi nhánh để xử lý kịp thời. Quyết toán Định kỳ cuối tháng, năm (hoặc đột xuất khi thấy cần phải kiểm tra) các chi nhánh phải thực hiện giải mã, hạch toán hết Lệnh thanh toán trong ngày để thực hiện đối chiếu quyết toán giữa chi nhánh với TTTT. Chi nhánh phải đối chiếu khớp đúng số dư, doanh số trên các tài khoản điều chuyển vốn, tài khoản thu chi lãi vốn điều hòa với TTTT trước khi thực hiện các giao dịch CTĐT cho ngày giao dịch tiếp theo. Lưu trữ Các đơn vị thanh toán có trách nhiệm thực hiện tổ chức lưu trữ Lệnh thanh toán, thông tin đảm bảo an toàn và chặt chẽ theo quy định. Dữ liệu, chương trình phần mềm phải được lưu trữ theo đúng quy định để đảm bảo khi hệ thống bị sự cố có thể khôi phục dữ liệu cho hệ thống dự phòng hoạt động bình thường. TTTT và các đơn vị thanh toán phải có đầy đủ trang thiết bị đúng tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo việc lưu trữ, phục hồi và xem xét các thông tin khi cần thiết theo quy chế lưu trữ chứng từ điện tử của NHNN VN. Lệnh thanh toán được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ phải đảm bảo môi trường kỹ thuật và an toàn, không hư hỏng, mất mát, sai lệch thông tin, phải dễ dàng tra cứu và in được ra giấy khi cần thiết. Việc kiểm tra, cung cấp dữ liệu thông tin về Lệnh thanh toán được thực hiện như cung cấp số liệu, tài liệ kế toán bằng giấy và theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Quản lý rủi ro và xử lý rủi ro a) Kiểm tra quy định tin điện Chương trình phải xử lý kiểm tra đầy đủ các thông tin cần thiết khi lập một tin điện. Nếu thông tin thiếu hoặc không hợp lệ sẽ được cảnh báo và không thể tính ký hiệu mật. b) Thất lạc Lệnh thanh toán, điện tra soát, thông tin đối chiếu Khi phát hiện các dữ liệu CTĐT do Ngân hàng phát lệnh chuyển đi nhưng TTTT không nhận được, hoặc TTTT đã truyền nhưng không nhận được thì Ngân hàng phát lệnh, TTTT có trách nhiệm xác định nguyên nhân và thực hiện truyền lại dữ liệu bị thất lạc cho đến khi Ngân hàng nhận lệnh nhận được đầy đủ nhưng phải đảm bảo dữ liệu không bị hạch toán hai lần. c) Sai lệch thông tin Khi TTTT hoặc Ngân hàng nhận lệnh giải mã được Lệnh thanh toán thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng phát lệnh, hoặc TTTT để làm rõ nguyên nhân. Khi phát hiện có sự sai lệch thông tin thì phải tiến hành truyền lại lệnh thanh toán đó. d) Nhật ký giao dịch Quá trình xử lý các giao dịch được chương trình tự động ghi lại dưới dạng file dữ liệu nhật ký. Định kỳ, các file này phải được lưu trữ ra các thiết bị chuyên dụng để có thể tra cứu trong trường hợp cần thiết (Kiểm tra, kiểm soát, giải quyết tranh chấp,...). Sự cố kỹ thuật truyền thông Khi hệ thống có sự cố kỹ thuật truyền thông, trung tâm công nghệ thông tin thực hiện chuyển hoạt động thanh toán sang hệ thống kỹ thuật, truyền thông dự phòng. Khi khắc phục xong, hệ thống chính sẽ trở lại hoạt động bình thường. Xử lý sự cố kỹ thuật khác Trong quá trình thục hiện, nếu đơn vị thanh toán có sự cố đặc biệt về kỹ thuật (hư hỏng toàn bộ trang thiết bị tin học, hư hỏng hệ thống viễn thông,…). Đơn vị thanh toán bị sự cố phải báo cáo kịp thời để trung tâm công nghệ thông tin và trung tâm thanh toán tìm biện pháp xử lý. Quản lý hệ thống Việc quản lý hệ thống được phân tách như sau: Tại TTTT Giám sát, chỉ đạo hoạt động của Hệ thống CTĐT. Giám sát tình trạng hoạt động CTĐT của từng chi nhánh. Giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của CTĐT. Phê chuẩn việc tham gia hoặc rút khỏi hệ thống CTĐT của các đơn vị thanh toán. Phê chuẩn việc đăng ký, hủy bỏ người kiểm soát điện trong hệ thống CTĐT. Phê duyệt, cấp phát và quản lý mã bảo mật cho người kiểm soát điện trong hệ thống CTĐT. Tổ chức đối chiếu, quyết toán trực tiếp với các đơn vị tham gia thanh toán là các chi nhánh trực thuộc và phụ thuộc. Tại Chi nhánh Giám sát, chỉ đạo hoạt động thanh toán của các ĐGD trực thuộc. Quản lý người sử dụng là kế toán viên tại chi nhánh và ĐGD. Tổ chức đối chiếu, quyết toán trực tiếp với các đơn vị tham gia thanh toán là các ĐGD trực thuộc. Bảo mật Mã khóa bảo mật sử dụng trong CTĐT do TTTT quy định và được thay đổi theo định kỳ hoặc đột xuất khi phát hiện bị lô. Lệnh thanh toán trên đường truyền phải được mã hóa, bảo mật thông tin. Các loại báo cáo, thống kê sử dụng trong CTĐT Các đơn vị thanh toán thực hiện các loại báo cáo sau: Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi. Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến. Báo cáo chuyển tiền còn tồn đọng. Báo cáo chuyển tiền điện tử tháng, năm Tổng hợp thống kê phân loại chứng từ. Thống kê điện tra soát đi. Thống kê điện tra soát đến. Thống kê điện tra soát tồn đọng. Ngoài ra tại chi nhánh và TTTT thực hiện thêm một số báo cáo sau: Báo cáo Tổng hợp chuyển tiền điện tử. Tổng hợp đối chiếu chuyển tiền đi. Tổng hợp đối chiếu chuyển tiền đến. Báo cáo chuyển tiền chưa đối chiếu. Báo cáo đối chiếu chuyển tiền điện tử tháng. Trách nhiệm các đơn vị và cá nhân tham gia CTĐT TTTT chịu trách nhiệm hướng dẫn quy trình CTĐT.Đồng thời tổ chức việc truyền nhận Lệnh thanh toán với các đơn vị thanh toán. Hạch toán, theo dõi, quản lý các loại vốn trong quan hệ thanh toán giữa NHCTVN với các chi nhánh. Tổ chức việc đối chiếu, kiểm soát các hoạt động CTĐT trong hệ thống NHCTVN. Trung tâm công nghệ thông tin (TTCNTT) NHCTVN căn cứ vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ trong quy định này để thiết kế và xây dựng chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống NHCTVN đảm bảo nhanh chóng – chính xác – an toàn. TTCNTT chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật truyền thông và chính sách bảo mật của thông tin trên đường truyền. Đảm bảo sự hoạt động thông suốt, liên tục của hệ thống. Các trưởng phòng kế toán, trưởng các ĐGD chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở giao dịch, chi nhánh về việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền đi và đến cũng như hạch toán vào các tài khoản thích hợp. Quy trình nghiệp vụ I. Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL) Tạo lập Lệnh thanh toán a) Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy - Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL, các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của NHNN và hướng dẫn của NHCT đối với từng thực thế thanh toán. Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng (Lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng). Sau đó ghi Số lệnh thanh toán và ký lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toán hoặc người được ủy quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM). KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra Lệnh thanh toán trên máy tính, kiểm tra đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc với Lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nhập lại các yếu tố bắt buộc là: số tiền, Ngân hàng nhận lệnh. Tùy theo yêu cầu quản lý để đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như : mã NHB, tài khoản người phát lệnh, tài khoản ngừoi nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi.Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách. Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gủi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu. b) Lệnh thanh toán tạo lập chứng từ điện tử NHNL nhận được chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh toán song biên, thanh toán điện tử liên Ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân hàng bán lẻ…chuyển đến. Sau khi đã được giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hóa thành Lệnh thanh toán trong hệ thống NHCT VN. Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử đến từ hệ thống thanh toán trên, lựa chọn Lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô chuyển đi Ngân hàng nhận lệnh. Trường hợp cần thiết có thể lựa chọn tính KHM từng Lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểm soát. Sau khi tính KHM, Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu. Hạch toán a) Tại Ngân hàng phát lệnh Lệnh thanh toán của khách hàng Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: Tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền: (Chỉ thực hiện đối với các trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thỏa thuận được NHCT VN chấp nhận): Khi lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được Điện chấp nhận thanh toán Nợ, KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chưong trình tự động hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, NHNL lập Lệnh thanh toán Nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối. NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Lệnh thanh toán nội bộ Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đối với Lệnh thanh toán Nợ (Sử dụng để thanh toán Séc bảo chi, Séc chuyển tiền và các chuyển tiền trên nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCT VN): Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thích hợp - Trường hợp chi nhánh chuyển tiền vốn điều hòa về NHCT TW Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời KTV lập Lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nuớc Trường hợp chuyển các loại vốn khác về NHCT VN (Điều chuyển giữa các loại vốn giữa TW với chi nhánh) Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ kinh tế liên quan và các văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từ điện tử chuyển về NHCTVN theo các số liệu thích hợp. Việc lập và kiểm soát chứng từ thực hiện như điểm 1a nêu trên. b) Tại điểm giao dịch Lệnh thanh toán của khách hàng Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản hội sở CN Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền: (Chỉ thực hiện đối với các trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thỏa thuận được NHCT VN chấp nhận): Khi lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được Điện chấp nhận thanh toán Nợ, KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chưong trình tự động hạch toán: Nợ: TK các khoản chờ thanh toán khác Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, NHNL lập Lệnh thanh toán Nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối. NHPL hạch toán: Nợ: TK các khoản chờ thanh toán khác Có: TK thanh toán khác Lệnh thanh toán nội bộ Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thích hợp Có: TK thanh toán khác Đối với Lệnh thanh toán Nợ (Sử dụng để thanh toán séc bảo chi và các chuyển tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCT VN) Nợ: TK thanh toán khác Có: TK thích hợp Đối với ĐGD Không có bảng cân đối riêng, TK thanh toán khác là TK mở tại chi nhánh. Vì vậy, các chuyển tiền đi – đến giữa chi nhánh với ĐGD phải được hạch toán trên cùng TK. Cuối ngày TK này có phát sinh bên Nợ bằng phát sinh bên Có và không có số dư. 3) Phí chuyển tiền Việc tính và thu phí chuyển tiền của khách hàng thực hiện theo văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCT. II. Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL) 1) Quy trình xử lý Lệnh thanh toán đến Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực để theo dõi Lệnh thanh toán đến. Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM. KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. Sau khi KCV kiểm tra KHM, Lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/chi nhánh để đối chiếu. a) Tại các chinh nhánh NHCT Đối với Lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển cho người nhận lệnh tại NHNL) - KSV kiểm tra theo từng Lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin người nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản người nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Sau khi đã nhận được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 1 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải ký đầy đủ chữ ký theo quy định. Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lập điện chấp nhận Lệnh thanh toán Nợ gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chờ thanh toán sau đó lập Lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung Lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối. Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực thuộc CN Các Lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự động chuyển đến ĐGD. Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với ĐGD. Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống KSV lựa chọn nhóm Lệnh thanh toán theo từng hệ thống để kiểm tra KHM theo lô. Chương trình tự động định khoản và hạch toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán. Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến theo từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp. Đối với Lệnh thanh toán đến để in đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định của NHNN VN. Các chứng từ nhận đến từ ĐGD để đi thanh toán song biên được chương trình tự động hạch toán và chuyển tiền về TTTT. Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ nhận đến từ các ĐGD trực thuộc CN để chuyển đi CN NHCT khác) Các Lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hạch toán và tự động chuyển tiếp đến NHNL. Kế toán CTĐT in báo cáo chứng từ nhận đến từ ĐGD để kiểm tra và lưu trữ. Đối với Lệnh thanh toán thanh toán giữa các ĐGD trong cùng CN Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến ĐGD nhận lệnh. Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày để kiểm tra, đối chiếu với ĐGD. b) Tại Điểm giao dịch Chỉ thực hiện xử lý đối với các Lệnh thanh toán có người hưởng tại ĐGD như điểm 1a nêu trên. 2) Hạch toán a) Tại các chi nhánh NHCT Đối với Lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển cho người hưởng tại NHNL) Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK khách hàng hoặc TK thích hợp Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền + Trường hợp đủ điều kiện thanh toán Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch + Trường hợp không đủ kiện thanh toán Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đồng thời lập phiếu chuyển trả NHPL: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán * Trường hợp khi nhận chuyển tiền tiếp vốn qua hệ thống CTĐT từ TTTT chuyển về, chi nhánh hạch toán Nợ: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch Khi nhận giấy báo có từ NHNN chuyển về chi nhánh hạch toán: Nợ: TK tiền gửi tại NHNN Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các ĐGD trực thuộc CN Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh Đối với Lệnh thanh toán Nợ Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống Các Lệnh thanh toán chuyển tiếp qua thanh toán bù trừ, thanh toán liên NH tại chi nhánh Trường hợp Lệnh thanh toán nhận đến trước giờ ngừng thanh toán bù trừ, liên NH + Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thích hợp + Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch Trường hợp Lệnh thanh toán nhận đến sau giờ ngừng thanh toán bù trừ, liên NH + Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK chờ thanh toán + Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch Các Lệnh thanh toán nhận từ ĐGD để đi thanh toán song biên tại TTTT Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ nhận đến từ các ĐGD trực thuộc CN để chuyển đi CN NHCT khác trong hệ thống) - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Có: TK ĐCV trong kế hoạch - Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp giữa các ĐGD trong cùng CN - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh - Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh b) Tại các Điểm giao dịch - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thanh toán khác Có: TK khách hàng hoặc Có: TK 4640.01/880X.xxxxx hoặc Có: TK thích hợp - Đối với Lệnh thanh toán Nợ + Trường hợp đủ điều kiện thanh toán Nợ: TK thích hợp Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản Hội sở CN + Trường hợp không đủ kiện thanh toán Nợ: TK chờ thanh toán khác Có: TK chờ thanh toán khác Đồng thời lập phiếu chuyển trả NHPL: Nợ: TK thanh toán khác Có: TK chờ thanh toán khác III. Tại trung tâm thanh toán (TTTT) Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi nhánh để hạch toán đối chiếu. Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số hiệu Ngân hàng của chi nhánh NHCT đó. Đối với chi nhánh trực thuộc, TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý hoạt động các loại vốn giữa TW với CN. Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán: + Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có + Phạm vi thanh toán trong hệ thống – ngoài hệ thống  1) Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống - Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu voiứ NHNL. - Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khóa sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống. - Sau giờ khóa sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ. 2) Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống * Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khóa sổ của các hệ thống thanh toán Song biên, Liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đi cho thanh toán Song biên, Liên NH… - KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến theo từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống. * Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống sau giờ khóa sổ của các hệ thống thanh toán Song biên, Liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản ĐCV chờ thanh toán. - KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối chiếu. - Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các Lệnh thanh toán còn tồn đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, Liên NH…và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các chứng từ tồn đọng được lựa chọn. 3) Xử lý các chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh - Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các Chi nhánh NHCT được thực hiện như đối với chứng từ đi từ Chi nhánh. - Các chuyển tiền nội bộ phận đến từ các Chi nhánh được xử Lý như đối với các lệnh thanh toán nội bộ tại các Chi nhánh 4) Hạch toán a) Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL Đối với Lệnh thanh toán Nợ Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL b) Đối với các chuyển tiền ra ngoài hệ thống NHCT qua toán Song biên, thanh toán điện tử LNH… được tự động hạch toán: Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của chi nhánh trước giờ ngừng thanh toán Song biên, liên NH Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK thu chi nội bộ (TT Song biên) Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh toán Song biên, liên NH Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV chờ thanh toán c) Hạch toán các khoản chuyển vốn từ Chi nhánh NHCT về TTTT Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hòa về NHCTVN Khi nhân được chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT hạch toán Nợ: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn Nhận được giấy báo Có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán Nợ: TK tiền gửi của NGCTVN tại NHNNTW Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Trường hợp nhận các loại vốn khác của chi nhánh chuyển về NHCT VN - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV thích hợp - Đối với Lệnh thanh toán Nợ Nợ: TK ĐCV thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL d) Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị Tiếp vốn của chi nhánh đã được NHCTVN phê duyệt, lập Chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản tiền gửi Của NHCTVN tại NHNN TW chuyển tiếp vốn cho ngân Hàng xin tiếp vốn. Đồng thời lập Lệnh thanh toán hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH (CN nhận vốn) Có: TK tiền gửi TT tại Sở giao dịch NHNN VN IV. Công việc cuối ngày Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi ến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khóa sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các đơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau: + Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,02,04,05,06,07,08,14,15,16 CTĐT + Các ĐGD in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT V. Sai sót và điều chỉnh 1) Sai sót và điều chỉnh tại Ngân hàng phát lệnh (NHPL) a) Sai sót phát hiện khi chưa tính KHM Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng. b) Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM Các sai sót phát hiện sau khi Lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau: Chuyển tiền thiếu: khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thiếu để lập bổ sung. Nội dung Lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho Lệnh thanh toán số…ngày…và hạch toán như các Lệnh thanh toán đi bình thường. Chuyển tiền thừa: khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi Lệnh thanh toán đi, Ngân hàng phát lệnh phải lập ngay điện thông báo và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi Ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. c) Chuyển tiền ngược về Khi phát hiện Lệnh thanh toán bị sai ngược về, NHPL phải lập ngay điện thông báo cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý. Đồng thời NHPL thực hiện điều chỉnh hủy bỏ số tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó tất toán TK này chuyển đi NHNL để hủyn toàn bộ Lệnh thanh toán bị ngược vế và lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi. d) Các sao sót khác Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận, tài khoản, số CMND…mà chế độ cho phép thì NHPL gửi Điện tra soát đến NHNL để điều chỉnh lại Lệnh thanh toán cho đúng. Đối với các Lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo. Hệ thống tự động gửi lại Lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định. Sau một số lần gửi không thành công Lệnh thanh toán sẽ bị phong tỏa và được xử lý như sau: tại NHPL, lệnh này sẽ không có gía trị gửi đi. Căn cứ biên bản xác định tình trạng kĩ thuật của Lệnh thanh toán bị phong tỏa, NHPL hủy Lệnh thanh toán đó theo biên bản với sự cho phép của TTTT. NHPL lập phiếu điều chỉnh hạch toán hủy đỏ toàn bộ số tiền trên Lệnh thanh toán bị hủy. Đồng thời lập Lệnh thanh toán khác thay thế. 2) Sai sót và điều chỉnh tại Ngân hàng nhận lệnh (NHNL) a) Đối với Lệnh thanh toán bị sai thiếu Khi nhận được Lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu, NHNL kiểm tra Lệnh thanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với Lệnh thanh toán chuyển bổ sung. Nếu đúng thì hạch toán như đối với các Lệnh thanh toán đúng bình thường khác. b) Đối với Lệnh thanh toán bị sai thừa Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện trước khi kiểm tra KHM Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót. Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, ngân hàng nhận kiểm soát, đối chiếu giữa Lệnh thanh toán với nội dung thông báo nhận được. Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện sau kiểm tra KHM Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót. Nếu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền thừa để xử lý. VI. Đối chiếu và quyết toán 1) Đối chiếu a) Đối chiếu hàng ngày Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại TW. Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng Lệnh thanh toán. Tại NHPL, ngay sau khi Lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tự động tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPL ngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT. Tại NHNL, đối với Lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu được phản hồi tức thời về NHNL. Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các chi nhánh NHCT. Tại các chi nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa chi nhánh với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc. Việc đối chiếu giữa chi nhánh với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK ĐCV trong kế hoạch. Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại chi nhánh và ngược lại. Đối chiếu giữa ĐGD với chi nhánh thông qua tài khoản Thanh toán khác. Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại chi nhánh phải bằng phát sinh Có tại ĐGD và ngược lại. Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang vùng làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng. Trước khi khóa sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa được kiểm tra KHM và hạch toán. b) Đối chiếu hàng tháng Đối chiếu giữa chi nhánh và TTTT Hàng tháng, chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản đièu chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hòa. Các tài khoản này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tạ chi nhánh phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại. Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng. Báo cáo được tự động truyền về TTTT để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của TTTT. Tại TTTT sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chi nhánh, chương trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại TTTT với số liệu báo cáo của các chi nhánh và phản hồi kết quả về chi nhánh. Các chênh lệch đối chiếu được in ra để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh nagy trong tháng. Đối chiếu giữa ĐGD với chi nhánh Thực hiện tương tự như đối chiếu giữa chi nhánh với TTTT trên tài khoản thanh toán khác giữa chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. Quyết toán Quyết toán ngày Chi nhánh được chủ động giờ khóa sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyển đối trước 16h30 hàng ngày. Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khóa sổ của TTTT sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt dộng kế tiếp. Giờ khóa sổ và chuyển đổi ngày giữa chi nhánh với các ĐGD trực thuộc do giám đốc chi nhánh quy định. Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch. Quyết toán tháng, năm * Quyết toán tháng - Quyết toán giữa TTTT với chi nhánh Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các chi nhánh trước 01 ngày. Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không được thực hiện. Chi nhánh phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT. Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, chi nhánh mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi. - Quyết toán giữa chi nhánh với các ĐGD trực thuộc Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng ngày giữa chi nhánh và các ĐGD trực thuộc do giám đốc chi nhánh quy định. Cuối tháng các chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi, đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán khác giữa chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. * Quyết toán năm Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành và hướng dẫn của NHCT VN. VII. Điện thông báo và điện tra soát 1) Điện thông báo Điện thông báo được sử dụng trong việc chỉ đạo của TTTT với các chi nhánh, giữa chi nhánh với ĐGD hoặc sử dụng trong xử lý những sai sót giữa các đơn vị thanh toán. Khi điện thông báo đến, NHNL phải ưu tiên xử lý trước. Sau khi KSV kiểm tra KHM, kế toán CTĐT in Điện thông báo để xử lý. Sau khi xử lý xông điện thông báo mới được thực hiện các công việc khác về CTĐT. 2) Điện tra soát Điện tra soát dùng để điều chỉnh những sai sót mà chế độ cho phép, do người phát lệnh hoặc NHPL thực hiện trong quá trình thanh toán. Điện tra soát có thể do NHPL hoặc NHNL lập. Khi phát sinh điện tra soát, người lập điện tra soát phải ghi đầy đủ, đúng các thông tin trên điện tra soát. Chi nhánh nhận đuợc Điện tra soát phải xử lý ngay. Trường hợp NHNL lập Điện tra soát trong vòng 3 ngày làm việc không nhận được điện trả lời tra soát của NHPL thì NHNL trả lại Lệnh thanh toán cho NHPL. Các Điện tra soát được theo dõi đối chiếu thông qua tình trạng của Điện tra soát. Hàng ngày, kế toán CTĐT phải in các báo cáo thống kê tra soát để theo dõi xử lý kịp thời. VIII. Giám sát tình trạng giao dịch Các đơn vị thanh toán phải thường xuyên giám sát tình trạng của các Lệnh thanh toán, tình trạng của các Điện tra soát và thông tin đối chiếu của các chứng từ, Điện tra soát để xử lý kịp thời. Tình trạng của các Lệnh thanh toán, Điện tra soát được thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình truyền nhận, đối chiếu cho đến khi được hoàn tất xử lý. IX. Xử lý sự cố đường truyền, máy chủ hàng ngày và ngày cuối tháng khi hết giờ truyền nhận 1. Hàng ngày, đơn vị thanh toán nhận được Lệnh thanh toán nhưng không thể giải mã hạch toán được, NHNL lập biên bản gửi NHPL, TTTT để xử lý, Tại các chi nhánh NHCT Vào ngày cuối tháng khi hết giờ truyền theo quy định, Lệnh thanh toán không truyền đi được, hệ thống tự động điều chỉnh bút toán đã hạch toán bằng cách: Có đỏ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời KTV vào chưong trình in phiếu điều chỉnh, Lệnh thanh toán đó được tự động chuyển sang ngày hôm sau. Ngày hôm sau Lệnh thanh toán được tự động chuyển đi và hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Sau đó KTV vào chương trình in để lưu theo chế độ quy định. 3. Tại TTTT Trường hợp có sự cố tại TTTT vào ngày cuối tháng không Thể thực hiện quyết toán trong tháng, TTTT sẽ lùi ngày quyết Toán vào ngày làm việc tiếp theo khi hệ thống được khắc phục. X. Dự phòng sự cố kỹ thuật Chương trình phải được cài đặt hệ thống dự phòng cho cả chi nhánh và TW để phòng khi có sự cố xảy ra. Các dữ liệu phải luôn được sao lưu từ hệ thống chính sang hệ thống dự phòng để đảm bảo tính liên tục khi có sự cố xảy ra. Trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống chính sang hệ thống dự phòng hoặc ngược lại đều phải được đảm bảo khớp đúng dữ liệu giữa TTTT và chi nhánh. Phần III: Hệ thống thông tin của Ngân hàng Công thương Việt Nam Sơ đồ luồng thông tin (IFD- Hoạt động chuyển tiền điện điện tử) Thời điểm Khách hàng Kế toán và kiểm soát viên Giám đốc Khi điểm giao dịch phát lệnh có yêu cầu chuyển tiền điện tử Tại chi nhánh ngân hàng khi nhận được số liệu từ điểm giao dịch phát lệnh Tại điểm giao dịch nhận lệnh khi nhận được dữ liệu chuyển tiền điện tử Yêu cầu chuyển tiền Nhập số liệu trên chứng từ Chứng từ được đối chiếu tự động CSDL Các bảng thống kê và đôí chiếu Các báo cáo tiền chuyển và còn tồn động Chứng từ được tự động hạch toán vào chương trình kế toán CSDL Kiểm tra KHM và đối chiếu lại các thông tin Lệnh thanh toán được tự động hạch toán CSDL Các bảng sao kê và đối chiếu Giấy báo có hoặc báo nợ II. Sơ đồ chức năng ( BFD- Hệ thống chuyển tiền điện tử) Hoạt động chuyển tiền điện tử 1.0 Thủ tục tại điểm GD phát lệnh 2.0 Xử lý tại chi nhánh ngân hàng 3.0 Thủ tục tại điểm GD nhận lệnh 1.1 Kế toán viên giao dịch 1.2 Kiểm soát viên kiểm tra 1.3 In bảng thống kê, đối chiếu 2.1 Nhận số liệu chứng từ 2.3 Tự động hạch toán 3.1 Kiểm tra KHM và đối chiếu lại KQ 3.2 Lệnh thanh toán hạch toán tự động 3.3 In lệnh thanh toán chứng từ 2.2 Kiểm tra lại số liệu 1.4 Truyền số liệu III. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 1. Sơ đồ ngữ cảnh Hoạt động chuyển tiền điện tử Khách hàng Lãnh đạo Yêu cầu chuyển Yêu cầu báo cáo tiền điện tử Các báo cáo thống kê điều tra kiểm soát Yêu cầu các chứng Các báo cáo chuyển tiền đến từ hợp lệ chuyển tiền đi và còn tồn đọng 2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 ( DFD- hoạt động gửi tiền) Khách hàng 1.0 Thủ tục tại điểm GD phát lệnh 3.0 Xử lý tại chi nhánh ngân hàng 2.0 Thủ tục tại điểm GD nhận lệnh Lãnh đạo Yêu cầu chuyển Báo cáo thống kê tiền điều tra kiểm soát Yêu cầu các chứng từ hợp lệ Các báo cáo thống kê đối chiếu Hệ thống CSDL Các báo cáo chuyển tiền đi, đến và còn tồn đọng 2.1- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 ( DFD- Thủ tục tại ngân hàng phát lệnh) Khách hàng Lãnh đạo 1.1 Kế toán viên giao dịch 1.2 Kiểm soát viên kiểm tra 1.3 In bảng thống kê đối chiếu 2.0 Yêu cầuchuyển tiền Yêu cầu các chứng từ hợp lệ Chuyển báo cáo Chứng từ Chứng từ đã được kiểm tra Và mã hoá 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 ( DFD- Xử lý tại chi nhánh ngân hàng) 1.2 2.1 Nhận dữ liệu 2.2 Kiểm tra dữ liệu 2.3 Tự động hạch toán Lãnh đạo 3.0 1.0 Chuyển dữ liệu Chuyển báo cáo Hệ thống CSDL Kết quả đối chiếu  2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 ( DFD- Thủ tục tại điểm giao dịch nhận lệnh) 2.3 3.1 Kiểm tra KHM va đối chiếu lại kết quả 3.2 In lệnh thanh toán tự động 3.3 Lệnh thanh toán tự động hạch toán Lãnh đạo Khách hàng 2.0 Lệnh thanh toán Báo cáo Kết quả đối chiếu Giấy báo nợ Chuyển đến hoặc có Nhật ký chứng từ Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Việc thiết kế cở sở dữ liệu dưới đây dựa vào việc phân tích trọng tâm các hoạt động chuyển tiền của ngân hàng Công Thương ở Việt Nam và dựa vào các thông tin đầu ra của ngân hàng. Cở sở dữ liệu gồm có các tệp sau đây: 1.Chi nhánh 2. Khách hàng 3.Tài khoản 4.Nhân viên 5. Loại giao dịch 6. Ngân hàng 7. Ngoại tệ Các tệp cơ sở dữ liệu: Khách hàng Tên trường Độ rộng Kiểu dữ liệu Diễn giải MaKH 7 Text Mã khách hàng TenKH 30 Text Tên khách hàng DiaChi 30 Text Địa chỉ DienThoai 10 Number Điện thoịa MaTK 7 Text Mã tài khoản MaNH 7 Text Mã ngân hàng Tài khoản Tên trường Độ rộng Kiểu dữ liệu Diễn giải MaTK 7 Text Mã tài khoản TenTK 30 Text Tên tài khoản Chi nhánh Tên trường Độ rộng Kiểu dữ liệu Diễn giải MaCN 7 Text Mã chi nhánh TenCN 30 Text Tên chi nhánh DiaChi 40 Text Địa chỉ DienThoai 10 Number Điện thoại MaNH 7 Text Mã ngân hàng MaKH 7 Text Mã khách hàng Ngân hàng Tên trường Độ rộng Kiểu dữ liệu Diễn giải MaNH 7 Text Mã ngân hàng TenNH 30 Text Tên ngân hàng DiaChi 30 Text Địa chỉ DienThoai 10 Number Điện thoại MaCN 7 Text Mã chi nhánh Nhân viên Tên trường Độ rộng Kiểu dữ liệu Diễn giải MaNV 7 Text Mã nhân viên TenNV 30 Text Tên nhân viên DiaChi 30 Text Địa chỉ DienThoai 10 Number Điện thoại MaCN 7 Text Mã chi nhánh Loại giao dịch Tên trường Độ rộng Kiểu dữ liệu Diễn giải MaLGD 7 Text Mã loại gdịch TênLGD 30 Text Tên loại gdịch Ngoại tệ Tên trường Độ rộng Kiểu dữ liệu Diễn giải MaNT 7 Text Mã ngoại tệ TênNT 30 Text Tên ngoại tệ TyGia 10 Text Tỷ giá Sơ đồ thực thể ERD 1 n Ngân hàng có Chi nhánh có 1 có 1 Khách hàng n n Nhân viên có 1 có 1 Loại giao dịch N 1 n Có Tài khoản gồm Ngoại tệ Kết luận Hệ thống thông tin chuyển tiền điện tử ở ngân hàng công thương Việt Nam là một hệ thống hỗ trợ đắc lực trong việc chuyển tiền giữa các chi nhánh.Ngoài ra hệ thống còn có thể mở rộng nếu cần thiết. Em rất mong nhận đựơc ý kiến góp ý của các thầy cô để trong thời gian thực tập em sẽ hoàn thiện được đề tài này. Em xin trân thành cảm ơn thầy giáo- TS Trương Văn Tú đã hướng dẫn trong quá trình làm đề tài này. HỆ THỐNG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ GIỮA CHI NHÁNH VỚI ĐIỂM GIAO DỊCH TRONG NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM