Mặc dù đã cố gắng phản ánh đúng thực trạng và đã đưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty song bài viết này của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy những nhận xét, đóng góp ý kiến là hết sức quan trọng để bài viết của em hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Phòng Kế toán tài chính của công ty và đặc biệt là thầy giáo Trần Đức Vinh đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
77 trang |
Chia sẻ: ndson | Lượt xem: 1237 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Hoàn thiện các công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ang 29) Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị mua 20000 Kg bột mỳ của Công ty TNHH Trường Phát với giá 6159 đồng/Kg (chưa có thuế GTGT), theo hợp đồng kinh tế thì đơn giá đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ nên giá thực tế của bột mỳ nhập kho là:
20000 x 6159 = 123180000 đồng
Nhận xét:
Công ty áp dụng cách tính nguyên vật liệu nhập kho theo phương pháp như trên là hợp lý và cũng phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam với cách tính đơn giản và dễ áp dụng. Tuy nhiên hiện tại các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu phát sinh tại công ty còn đơn giản chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài trong nước, nếu phát sinh các nghiệp vụ phức tạp hơn thì kế toán cần phải có những thay đổi cho phù hợp.
2.4.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Công ty xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền mà cụ thể là bình quân cả kỳ dự trữ.
Theo phương pháp này, hàng ngày khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, đến cuối tháng sau khi đã đầy đủ thông tin về tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng loại nguyên vật liệu thì kế toán mới xác định được đơn giá bình quân và giá trị thực tế xuất kho của nguyên vật liệu đó
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Từ đơn giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ sau khi tính được vào cuối tháng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính:
Giá thực tế NVL
xuất dùng
=
Số lượng NVL
xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Ví dụ minh hoạ
Cuối tháng 11/2006 sau khi tổng hợp nguyên vật liệu tồn đầu tháng 11/2006 và giá thức tế trong kỳ, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, tiến hành tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng 11/2006 như sau:
Bột mỳ
- Tồn đầu tháng: Số lượng: 25450 Kg
Trị giá : 169 286500 đồng
- Tổng nhập trong tháng: Số lượng: 43000 Kg
Trị giá : 245920800 đồng
- Xuất ngày 9/11: Số lượng: 755 Kg
Giá đơn vị
Bình quân
=
169286 500 + 245 920 800
=
6065,848 Đ/Kg
25 450 + 43 000
Giá thực tế xuất kho
=
755 x 6065,848
=
45 797 15,289 đồng
Nhận xét
Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là phương pháp này đã xác định và phản ánh tương đối chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng, đồng thời giúp cho doanh nghiệp giảm nhẹ được khối lượng công việc kế toán ghi chép hàng ngày. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là công việc tính toán đều dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán và giảm đi tính kịp thời của thông tin kế toán.
3. Vấn đề tổ chức chứng từ ban đầu tại công ty
3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Hiện nay hầu hết các loại nguyên vật liệu của công ty là công ty tự tổ chức tìm hàng và thu mua. Nguồn hàng hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc doanh, hợp tác xã hoặc thị trường tự do theo giá thoả thuận. Phòng Kế hoạch vật tư của công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế.
Chứng từ chủ yếu của công ty về nhập kho gồm có:
Hoá đơn giá trị gia tăng
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá
Phiếu nhập kho
Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hoá đơn mà công ty nhận được là liên 2 - giao cho khách hàng (trang 29), trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hoá đơn GTGtT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Hoá đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi hàng về, công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để giải quyết.
Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, Giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó Phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
Liên 1 lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết
Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho
Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật tư giữ.
Biểu số 01
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 05 tháng 11 năm 2006
Mẫu số: 01 GTKT-3L
HS/2006B
0005798
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trường Phát
Địa chỉ: Bắc Giang:
Số tài khoản:
Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Vũ Hà Hạnh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị
Địa chỉ: 122 Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt…….. MS 0102109239
STT
Tên hàng hoá dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3=1x2
1
Bột mỳ
Kg
20000
6159
123180000
2
Bột nở
Kg
1500
4150
6225000
Cộng tiền hàng: 129405000
Thuế suất GTGT 10%
Tiền thuế GTGT:
12940500
Tổng cộng tiền thanh toán
142345500
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu năm trăm tám mươi chín nghìn ngàn đồng
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Đã ký
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Đã ký
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Đã ký
Biểu số 02
CT CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN
PHÒNG KỸ THUẬT
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số: 19/1
(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 7 tháng 11 năm 2006
Căn cứ hoá đơn số 0005798 ………ngày 5 tháng 11 năm 2006
Của đơn vị: Trường Phát
Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại
STT
Tên nhãn hiệu
hàng hoá
Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng kiểm nghiệm
Kết quả kiểm nghiệm
Lượng đúng
quy cách
Lượng sai quy cách
1
Bột mỳ
Kg
20000
20000
2
Bột nở
Kg
1500
1500
Phòng Kỹ thuật Đại diện bên giao hàng
Đã ký Đã ký
Biểu số 03 Liên 1
ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
Địa chỉ: 122 Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Điện thoại: 04-8643362
Fax: 04-8642579
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số:
15/2006/QĐ-BTC)
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Số: 12
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 7 tháng 11 năm 2006
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Bá Dũng Cty: Trường Phát
Theo BBKN số 19/1 ngày 7 tháng 11 năm 2006 của Phòng Kỹ thuật
Nhập tại kho: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị
STT
Tên, danh mục nguyên vật liệu
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
1
Bột mỳ
Kg
20000
2
Bột nở
Kg
1500
3
4
5
6
7
8
Cộng:
21500
Tổng số tiền viết bằng chữ:
Lưu ý: Hàng giao kèm theo hoá đơn hoặc ra hoá đơn trong tháng, không để hoá đơn sang tháng sau.
Người lập phiếu
(Ký, ghi rõ họ tên
Người giao hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Đối với nguyên vật liệu xuất kho tại công ty chủ yếu là nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh.
Chứng từ xuất kho vật liệu tại công ty thường dùng là Giấy đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho.
Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, từng bộ phận sử dụng vật liệu, từng phân xưởng lập kế hoạch, ghi rõ tên, lượng vật liệu cần dùng vào Giấy đề nghị cấp vật tư. Giấy đề nghị vật tư này phải được ban giám đốc công ty xét duyệt nếu thấy nguyên vật liệu xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã xây dựng.
Bộ phận sử dụng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư tới phòng kế toán và đây là căn cứ để phòng kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
Liên 1 lưu tại phòng kế toán, làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết
Liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật tư
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Biểu số 04
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẨN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
Tên tôi là: Trần Thị Hà
Bộ phận làm việc: Phân xưởng bánh kem xốp
Kính đề nghị Ban Giám đốc duyệt cấp cho bộ phận chúng tôi một số vật tư
Cụ thể như sau:
STT
DANH MỤC
ĐVT
SỐ LƯỢNG
1
Bột mỳ
Kg
755
2
Bột sắn
Kg
48,6
3
Đường
Kg
221
4
Dầu ăn
Kg
16,2
5
Muối
Kg
3,2
6
Shortmeizan
Kg
182,6
7
8
Lý do sử dụng: phục vụ sản xuất bánh kem xốp
Kính đề nghị Ban giám đốc xem xét và giải quyết
Hà Nội, ngày 9 tháng 11 năm 2006
Ban giám đốc Phụ trách bộ phận Người đề nghị
Biểu số 05
ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
Địa chỉ: 122 Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Điện thoại: 04-8643362
Fax: 04-8642579
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số:
15/2006/QĐ-BTC)
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Số: 10
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 9 tháng 11 năm 2006
Họ tên người nhận hàng: Trần Thị Hà PX: Kem xốp
Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất bánh kem xốp.
Xuất tại kho Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị
STT
Tên, danh mục nguyên vật liệu
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Yêu cầu
Thực xuất
1
Bột mỳ
Kg
755
2
Bột sắn
Kg
48,6
3
Đường
Kg
221
4
Dầu ăn
Kg
16,2
5
Muối
Kg
3,2
6
Shortmeizan
Kg
182,6
7
8
Cộng:
1226,6
Tổng số tiền viết bằng chữ:
Lưu ý: Kiểm tra hàng trước khi ra khỏi kho.
Người lập phiếu
(Ký, ghi rõ họ tên
Người nhận hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa Phòng kế toán và Kho nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu về quản lý sử dụng nguyên vật liệu mà nguyên vật liệu cần phải được theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu về các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Đặc biệt là đối vối Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, hàng tháng diễn ra rất nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu và nguyên vật liệu được sử dụng tại công ty cũng hết sức đa dạng, phong phú mà công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng.
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
theo phương pháp Thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau
Sổ
chi
tiết
vật
tư
Phiếu nhập
Sổ tổng hợp N-X-T
Thẻ kho
Phiếu xuất
Kế toán tổng hợp
Ghi chú
Đối chiếu
Ghi cuối tháng
Ghi hàng ngày
4.1 Tại kho
Hàng ngày tại kho, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào Thẻ kho. Thẻ kho được mở nhằm mục đích theo dõi số lượng thực nhập, thực xuất của mỗi loại vật liệu ở từng kho, từ đó xác định tồn kho dự trữ vật liệu và trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu có cùng nhãn hiệu, quy cách và cùng kho.
Đối với nghiệp vụ nhập kho
Căn cứ vào Phiếu nhập kho mà Phòng kế toán lập, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập vào Thẻ kho. Mỗi Phiếu nhập kho được ghi 1 dòng vào Thẻ kho
Đối với nghiệp vụ xuất kho
Căn cứ vào Giấy đề nghị cấp vật tư và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực xuất vào Thẻ kho tương tự như đối với nghiệp vụ nhập kho.
Biểu số 06
Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/11/2006
Tờ số: 12
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bột mỳ
Đơn vị tính: Kg
Mã số:…………………….
STT
Ngày tháng
Số hiệu
chứng từ
Diễn giải
Số lượng
Ký nhận
Nhập
Xuất
Nhập
Xuất
Tồn
1
01/11
Tồn đầu kỳ
25450
2
7/11
12
Nhập của công ty Trường Phát
20000
45450
3
9/11
10
Xuất cho PXKX
755
44695
4
5
…..
……
……
……
Cộng phát sinh
43 000
65175
Tồn cuối kỳ
3275
Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng trên Thẻ kho số lượng thực nhập và số lượng thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết vật tư (chỉ tiêu số lượng).
Đồng thời cuối tháng, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và chuyển lên Phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ. Ngoài ra, định kỳ kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào Thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho.
4.2. Tại Phòng kế toán
Hàng ngày từ các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho trong tháng được kế toán để ở từng cặp hồ sơ riêng, tránh nhầm lẫn, mất mát), kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ. Việc ghi sổ này được kế toán thực hiện trên máy vi tính thông qua giao diện Excel.
Từ các Phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu. Bảng kê chi tiết nhập vật liệu có tác dụng theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng một cách chi tiết cả về mặt số lượng và giá trị.
Biểu số 07
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU
Tháng 11 năm 2006
Đơn vị tính: đồng
STT
Chứng từ
Tên hàng hoá
Vật tư
Đơn vị tính
Nhập
Nhập
Ngày
Tháng
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
1
2
12
7/11
Bột nở
Kg
1500
4150
6225000
3
12
7/11
Bột mỳ
Kg
20000
6159
123180000
........
......
......
......
Cộng
7123608770
Hàng ngày từ các Phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi Bảng kê chi tiết xuất vật liệu. Bảng kê này chỉ có tác dụng theo dõi chi tiết số lần xuất kho của từng thứ vật liệu, cho từng phân xưởng sử dụng với số lượng là bao nhiêu trong tháng. Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được mở chi tiết theo từng phân xưởng sản xuất. Có bao nhiêu phân xưởng sản xuất thì có bấy nhiêu Bảng kê chi tiết xuất vật liệu.
Biểu số 08
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT LIỆU
Phân xưởng kem xốp
Tháng 11 năm 2006
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
Tên sản phẩm
Bột mỳ
Bột sắn
Đường
Dầu ăn
Muối
Phẩm
Shortmeizan
...
Xuất
NT
Cộng
9776,5
629
272
209,5
42,4
0.5
2354,6
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
10
9/11
Bánh KX 180gr
755
48,6
221
16,2
3,2
0,0
182,6
Bảng kê chi tiết nhập vật liệu và Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được kế toán nguyên vật liệu mở ra là để phục vụ cho công việc ghi chép hàng ngày được thuận tiện hơn. Kế toán tách hai phần xuất và nhập để tiện cho việc ghi chép và theo dõi, tổng hợp số liệu cuối tháng. Đặc biệt với Bảng kê chi tiết xuất vật liệu, được mở theo dõi cho từng phân xưởng nên sẽ giúp cho việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các phân xưởng được dễ dàng.
Cuối tháng, từ Bảng kê chi tiết xuất vật liệu kế toán sẽ lấy số liệu để chuyển vào Sổ chi phí nguyên vật liệu ở mục “Lượng”(Việc chuyển số liệu này được kế toán thực hiện dễ dàng thông qua công cụ lọc của Excel), còn về chỉ tiêu “Tiền” thì chỉ sau khi tính được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán mới xác định được. Sổ này được mở với mục đích là để theo dõi việc xuất từng loại nguyên vật liệu trên cả 2 mặt: tổng số lượng xuất, tổng giá trị xuất và được thiết kế chi tiết theo từng loại sản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất sau này.
Đồng thời, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu và Sổ chi phí nguyên vật liệu kế toán phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu trong tháng trên Sổ chi tiết vật liệu. Sổ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu.
Biểu số 09
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 11 năm 2006
Đơn vị: đồng
STT
Danh mục
ĐVT
Tổng nguyên vật liệu
Bánh KX 180gr
Bánh KX 145gr
...
Lượng
Tiền
Đơn giá
Lượng
Tiền
Lượng
Tiền
1
Bột mỳ
Kg
65175
39534164
6065,848
755
4579715,24
...
...
2
Bột sắn
Kg
2830
14909234,18
5267,35
48,6
255993,21
3
Đường
Kg
18621,5
123804027,8
6648,471
221
1469312,1
4
Dầu ăn
Kg
942,75
15510500,1
16452,4
16,2
266528,88
5
Muối
Kg
190,8
824362,85
4320,56
3,2
13825,8
6
Phẩm
Kg
1,6
216640,48
135400,3
0,0
0,0
7
Shortmeizan
Kg
2354,6
24698105,78
10489,03
182
1888025,4
8
Hương cam
Kg
1966.5
...
9
Hương cốm
Kg
618,3
...
....
Cộng
6294788973
8473400,63
Biểu số 10
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Vật liệu: Bột mỳ
Tháng 11 năm 2006
Đơn vị: Kg
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
Diễn giải
TK ĐƯ
Đơn giá
Nhập
Xuất
Tồn
Số hiệu
NT
SL
TT
SL
TT
SL
TT
Tồn đầu kỳ
25450
169286500
PN12
7/11
Nhập kho
111
6159
20000
123180000
PX10
9/11
Xuất PXKX
621
6065,848
755
4579715,2
....
Tổng
43000
245920800
65175
395341643
3275
19865657
Như vậy với việc lập thêm Bảng kê chi tiết nhập và bảng kê chi tiết xuất vật liệu và Sổ chi phí nguyên vật liệu như trên, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi một cách đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu và chi tiết đến từng phân xưởng, từng sản phẩm. Điều này sẽ giúp cho kế toán tổng hợp giảm bớt được khối lượng công việc tính giá thành sản phẩm và quản lý được chặt chẽ tình hình nhập xuất nguyên vật liệu.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào các Sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu tiến hành ghi vào Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Mỗi Sổ chi tiết được phản ánh trên một dòng của Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn.
Sau khi tính ra số lượng nguyên vật liệu tồn kho của từng thứ, từng loại vật liệu, kế toán tiến hành đối chiếu với số liệu trên Báo cáo tồn kho mà Thủ kho gửi lên. Số liệu của 2 bảng này phải khớp nhau về mặt số lượng.
Mặt khác số liệu trên bảng này cũng chính là căn cứ để kế toán tổng hợp đối chiếu với Sổ cái TK 152.
Biểu số 11
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT LIỆU
Kho: Nguyên vật liệu
Tháng 11 năm 2006
Đơn vị tính: đồng
Tên vật liệu
Đơn vị tính
Tồn
đầu tháng
Nhập
Trong tháng
Xuất
trong tháng
Tồn
cuối tháng
SL
TT
SL
TT
SL
TT
SL
TT
Bột mỳ
Kg
25450
169286500
43000
245920800
65175
395341643
3275
19865657
Bột sắn
Kg
340
179044,6
3059
16110223,5
2830
14909234,18
569
1380033,92
Đường
Kg
10500
69804006
11560
76845100,6
18621,5
123804027,8
3438,5
22845078,8
Dầu ăn
Kg
400,45
6588603,85
700,7
11528687,3
942,75
15510500,1
158,4
2606791,1
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng
8715625680
7123608770
6294788973
9544445447
5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
5.1 Phương pháp hạch toán
Công ty sử dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Theo phương pháp này kế toán sẽ ghi chép, kiểm tra thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ gốc.
Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác cao và theo dõi được chặt chẽ tình hình biến động nguyên vật liệu của công ty. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là nhiêu chủng loại, quy cách, nhiều nghiệp vụ phát sinh trong tháng.
Tài khoản sử dụng
Với phương pháp hạch toán là kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán nguyên vật liệu.
Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu của công ty theo giá thực tế.
Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp để chế tạo sản phẩm.
Tài khoản này được kế toán mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất: phân xưởng, bộ phận sản xuất...
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như:
TK 111- Tiền mặt
TK 112- Tiền gửi ngân hàng
TK 331- Phải trả người bán
TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
TK 627- Chi phí sản xuất chung
TK 641- Chi phí bán hàng
TK 642- Chí phí quản lý doanh nghiệp
...
Hình thức áp dụng và quy trình ghi sổ
Công ty hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ.
Trình tự ghi sổ hạch toán nguyên vật liệu của công ty theo hình thức Nhật ký chứng từ được khái quát qua sơ đồ sau:
Phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn mua hàng
Sổ chi tiết TK 152
Bảng phân bổ số 2
Sổ chi tiết TK 331
Nhật ký chứng từ
1, 2
Bảng kê 4, 5
Sổ tổng hợp chi tiết
Nhật ký chứng từ số 5
Sổ cái TK 152, 331
Nhật ký chứng từ số 7
Sổ sách sử dụng
Nhật ký chứng từ
NKCT số 1: phản ánh phát sinh Có TK 111 đối ứng phát sinh Nợ TK 152
NKCT số 2: phản ánh phát sinh Có TK 112, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152.
NKCT số 5: theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp (theo dõi TK 331).
NKCT số 7: theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó phản ánh các nghiệp vụ ghi giảm nguyên vật liệu ( ghi Có TK 152).
Bảng kê
Bảng kê số 4: dùng để phản ánh phát sinh Nợ các tài khoản 621, 627, 154..., đối ứng với phát sinh Có TK 152.
Bảng kê số 5: dùng để phản ánh phát sinh các tài khoản 641, 642 đối ứng với phát sinh Có TK 152.
Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất (ghi Nợ các TK 621, 627, 641, 642; ghi Có TK 152, 153)
Sổ cái
Sổ cái TK 152: sổ tổng hợp mở cho tất cả các tháng trong năm và chỉ được ghi một lần vào cuối tháng. Cộng phát sinh Nợ TK 152 được lấy từ NKCT số 1, 2, 5. Cộng phát sinh Có TK 152 được lấy từ NKCT số 7.
5.2 Hạch toán tăng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay cho người bán bằng tiền mặt.
Hàng ngày kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn, Phiếu chi để ghi vào NKCT số 1. Giá trị nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền mặt được ghi vào NKCT số 1.
Cuối tháng kế toán xác định tổng cộng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng với bên Nợ TK 152 ở NKCT số 1 để chuyển vào Sổ cái TK 152.
Biểu số 12
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có TK 111-Tiền mặt
Tháng 11/2006
Đơn vị tính: đồng
STT
Ngày tháng
Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK
Cộng Có TK 111
152
133
...
7/11
129405000
12940500
142345500
Cộng
197088000
17967445,33
2604156395
Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng
Hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn, Giấy báo nợ của ngân hàng kế toán vào NKCT số 2. Giá trị nguyên vật liệu mua ngoài đã thanh toán bằng chuyển khoản được ghi vào NKCT số 2. Cuối tháng kế toán cũng sẽ tính ra số tổng cộng phát sinh Có TK 112, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 trong NKCT số 2 để chuyển vào Sổ cái TK 152 (tương tự như đối với trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt).
Biểu số 13
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi Có TK 112-Tiền gửi ngân hàng
Tháng 11/2006
Đơn vị tính: đồng
STT
Ngày tháng
Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK
Cộng Có TK 112
152
133
...
20/11
56988872
5698887
62687759
Cộng
56988872
10257996,6
234564800
Nguyên vật liệu mua ngoài chưa thanh toán cho người bán
Đây là hình thức thanh toán nguyên vật liệu mua ngoài chủ yếu của công ty vì nhà cung cấp thường là các công ty quen thuộc có quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài.
Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp kế toán mở Sổ chi tiết TK 331. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 331 đều được theo dõi trên sổ này. Sổ chi tiết TK 331 được mở theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ. Căn cứ vào Hoá đơn, Phiếu nhập kho kế toán ghi số tiền phải trả nhà cung cấp bao gồm giá trị nguyên vật liệu nhập kho và thuế GTGT đầu vào ở cột phát sinh Có tương ứng với TK đối ứng 152, 133.
Khi thanh toán, căn cứ vào Phiếu chi hoặc Giấy báo Nợ, kế toán ghi số tiền đã trả nhà cung cấp bên cột phát sinh Nợ, tài khoản đối ứng là TK 111, 112.
Biểu số 14
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NCC
Khách hàng: Công ty TNHH Chung Phát
Tháng 11/2006
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
Diễn giải
TK
ĐƯ
Thời
hạn
hưởng
CK
Số phát sinh
Số dư
Số hiệu
NT
Nợ
Có
Nợ
Có
Dư đầu tháng
236439170
0098479
2/11
Mua đường
152
36 250 000
0098479
2/11
GTGT
133
3 625 000
03210
20/11
Trả tiền mua đường
111
279125000
....
...
...
...
...
...
...
...
...
Phát sinh
92016789
65764142
Dư cuối kỳ
210186523
Cuối tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào NKCT số 5. NKCT số 5 là loại sổ tổng hợp dùng để tổng hợp tình hình thanh toán với tất cả các nhà cung cấp của công ty. Trong NKCT số 5, mỗi đối tượng công nợ được ghi 1 dòng.
Cuối tháng kế toán khoá sổ NKCT số 5. Số tổng cộng ghi ở cột “ Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152” trên NKCT số 5 được chuyển vào Sổ cái TK 152.
Biểu số 14
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5
Ghi Có TK 331-Phải trả nguời bán
Tháng 11/2006
Đơn vị tính: đồng
STT
Tên NCC
Số dư đầu tháng
Ghi Có TK 331,Nợ các TK
Cộng Có
TK 331
Ghi Nợ TK 331, Có các TK
Cộng Nợ TK 331
Số dư cuối tháng
Nợ
Có
152
...
111
112
Nợ
Có
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
119
CTTNHH
Chung Phát
236439170
59785584
65764142
92016789
92016789
210186523
120
CTTNHH Phát Việt
44000000
163210000
179521000
36500000
121250000
102271000
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng
8250995400
6869531898
7827669800
239786300
80889200
320675500
15757989700
Đã ghi Sổ cái ngày tháng năm 2006 Ngày 30/11/2006
Kế toán ghi sổ
Ký, họ tên
Kế toán tổng hợp
Ký, họ tên
Kế toán trưởng
Ký, họ tên
Nguyên vật liệu mua ngoài hàng và hoá đơn không về cùng một lúc
Nguyên tắc của công ty là khi mua hàng không để hoá đơn sang tháng sau, tức là không để trường hợp hàng về trước, hoá đơn về sau. Nếu hoá đơn về trước, cuối tháng nguyên vật liệu chưa về, kế toán nguyên vật liệu không phản ánh nghiệp vụ này qua TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà đợi đến khi nguyên vật liệu về tại kho kế toán mới phản ánh tăng nguyên vật liệu. Do đó kế toán không sử dụng NKCT số 6.
Nhập kho nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê
Hàng tháng công ty sẽ tiến hành kiểm kê. Nếu phát hiện thừa nguyên vật liệu do bên bán và công ty quyết định sẽ mua lại số nguyên vật liệu thừa đó thì sau khi nhận được hoá đơn lập bổ sung từ người bán, giá trị nguyên vật liệu thừa đó sẽ được kế toán ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 152” cột “Ghi Có TK 338” trong NKCT số 7.
5.3 Hạch toán giảm nguyên vật liệu
Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
Tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm.
Tại các phân xưởng, bộ phận sản xuất nhân viên phân xưởng lập Báo cáo nhập nguyên vật liệu trong tháng đó, cuối tháng phân xưởng gửi Báo cáo nhập nguyên vật liệu lên Phòng kế toán, kế toán nhận được báo cáo này sẽ tiến hành đối chiếu với số lượng vật liệu trên Bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu, đảm bảo số lượng từng loại nguyên vật liệu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng phải khớp nhau, nếu không khớp kế toán phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh ngay.
Từ Bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu, kế toán tiến hành tập hợp toàn bộ nguyên vật liệu xuất kho để ghi vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC cho từng khoản mục chi phí, từng phân xưởng.
Biểu số 15
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Tháng 11/2006
STT
Ghi Có các TK
Ghi Nợ các TK
TK 152
TK 153
1
TK 154- CP SXKD DD
2
TK 621-CP NVLTT
PX kem xốp
PX bánh quy
PX lương khô
PX cracker
PX kẹo
PX bánh tươi, trung thu, mứt tết
5937288273
1187457655
890593241
1009339006
1781186482
474983061,8
593728827,2
3
TK 627-CP SXC
PX kem xốp
PX bánh quy
PX lương khô
PX cracker
PX kẹo
PX bánh tươi, trung thu, mứt tết
295450600
62044626
41363084
47272096
56135614
20681542
38408578
5
TK 641-CP bán hàng
43372300
6
TK 642-CP QLDN
18677800
Cộng
6294788973
Căn cứ vào Bảng phân bổ số 2 và các chứng từ gốc liên quan ( Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị cấp vật tư), các bảng kê, sổ chi tiết các tài khoản 621, 627... kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê số 4- Tập hợp chi phí sản xuất từng phân xưởng. Bảng kê số 4 dùng để tập hợp số chi phí phát sinh Có TK 152, đối ứng phát sinh Nợ các TK 621, 627... và được tập hợp chi tiết cho từng phân xưởng.
Số liệu từ Bảng kê số 4 được chuyển sang NKCT số 7 ở dòng ghi Nợ TK 621, 627 ở cột ghi Có TK 152
Biểu số 16
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
BẢNG KÊ SỐ 4
Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng
Tháng 11/2006
Đơn vị tính: đồng
STT
TK ghi Có
TK ghi Nợ
TK 152
...
Các TK phản ánh ở NKCT
Cộng CP thực tế phát sinh trong tháng
1
TK 621-CP NVLTT
PX kem xốp
PX bánh quy
PX lương khô
PX cracker
PX kẹo
PX bánh tươi, trung thu, mứt tết
5937288273
1187457655
890593241
1009339006
1781186482
474983061,8
593728827,2
5937288273
2
TK 627-CP SXC
PX kem xốp
PX bánh quy
PX lương khô
PX cracker
PX kẹo
PX bánh tươi, trung thu, mứt tết
295450600
62044626
41363084
47272096
56135614
20681542
38408578
295450600
3
TK 622- CP NCTT
...
...
Cộng
5966833873
6232738873
Xuất nguyên vật liệu cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ số 2, các sổ chi tiết TK 641, 642... kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê số 5- Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí xây dựng cơ bản ở dòng ghi Nợ TK 641, 642.. ghi Có TK 152. Số liệu từ Bảng kê số 5 sẽ được chuyển vào NKCT số 7.
Biểu số 17
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
BẢNG KÊ SỐ 5
Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí xây dựng cơ bản
Tháng 11/2006
Đơn vị tính: đồng
STT
TK ghi Có
TK ghi Nợ
TK 152
...
Các TK phản ánh ở NKCT
Cộng CP thực tế phát sinh trong tháng
1
TK 241-CP XDB
2
TK 641- CP bán hàng
43372300
43372300
3
TK 642- CP QLDN
18677800
18677800
...
Cộng
62501100
62501100
Nguyên vật liệu giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê
Nguyên vật liệu thiếu sau khi công ty đã xác định rõ nguyên nhân để xử lý, nếu là trách nhiệm của cá nhân, công ty sẽ yêu cầu bồi thường hoặc trừ vào lương. Kế toán không sử dụng TK 1381-tài sản thiếu chờ xử lý mà thay bằng TK 131. Khi đó giá trị nguyên vật liệu thừa được ghi sẽ được ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 131” cột “Ghi Có TK 152” trong NKCT số 7
Biểu số 18
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
NHẬT KÝ CHỨNG SỐ 7
Phần I- Chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp
Tháng 11/2006
Đơn vị tính: đồng
STT
TK 152
TK 153
NKCT số 1
NKCT số 2
NKCT số 5
...
Tổng cộng
TK 621
5937288273
TK 622
TK 627
295450600
TK 641
43372300
TK 642
18677800
TK 338
-
...
...
TK 152
197088000
56988872
6869531898
71236087770
...
Tổng cộng
6294788973
2604156395
234564800
7827669800
17260176750
Biểu số 18
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
SỔ CÁI TK 152
Năm 2006
Số dư đầu kỳ
Nợ
Có
8567123435
Đơn vị: đồng
Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này
Tháng1
...
Tháng 10
Tháng 11
NKCT số 1
197088000
NKCT số 2
56988872
NKCT số 5
6869531898
Cộng phát sinh Nợ
7123608770
Cộng phát sinh Có
6294788973
Dư cuối tháng: Nợ
Có
8715625680
9544445447
Biểu số 19
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
SỔ CÁI TK 331
Năm 2006
Số dư đầu kỳ
Nợ
Có
11786455680
Đơn vị: đồng
Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này
Tháng1
...
Tháng 10
Tháng 11
NKCT số 1
239786300
NKCT số 2
80889200
Cộng phát sinh Nợ
320675500
Cộng phát sinh Có
7827669800
Dư cuối tháng: Nợ
Có
8250995400
15757989700
PHẦN II
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
1. Nhận xét về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị.
Nhận xét chung
Qua thời gian nghiên cứu, học hỏi, tiếp cận với thực tế tại công ty, em thấy Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị là một đơn vị sản xuất kinh doanh có qui mô đang trên đà phát triển, và còn có thể tiến xa nhiều hơn nữa.
Với kinh nghiệm và trình độ quản lý giỏi, đội ngũ công nhân lành nghề, công nghệ và kỹ thuật chế biến ngày càng đổi mới, Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã tìm được chỗ đứng trên thị trường mang tính cạnh tranh gay gắt và ngày một phát triển. Vốn là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty thực phẩm Miền Bắc chuyên sản xuất kinh doanh các loại bánh kẹo, lương khô, trong thời kỳ đổi mới công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tự lập các kế hoạch sản xuất và tự thực hiện các hoạt động thương mại đặc biệt là kể từ khi công ty tiến hành cổ phần hoá. Bằng sự nỗ lực của mình, công ty đã từng bước thích ứng với cơ chế mới để đạt được những kết quả tốt trong sản xuất kinh doanh.
Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đã không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1 Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế toán
Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay, công ty đã đảm bảo được sự thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với đội ngũ kế toán viên có năng lực, nhiệt tình, được bố trí phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại công ty.
Công việc kế toán của công ty đã được vi tính hoá, mỗi kế toán viên được trang bị một máy vi tính. Ngoài việc các máy vi tính trong Phòng kế toán được nối mạng với nhau mà chúng còn được kết nối với các máy tính của Phòng thị trường phục vụ cho việc cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Ở Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị, vấn đề này đã và đang được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm. Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của quản lý, ở mỗi chừng mực nhất định công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu đã phản ánh đúng, phản ánh đủ và đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao.
Cụ thể quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu ở công ty về cơ bản là đã quản lý được nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng và dư trữ.
Sự phối hợp giữa các phòng ban, phân xưởng của công ty với sự phối hợp chặt chẽ với Phòng kế toán-tài chính đã đảm bảo công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tiến hành trôi chảy nhịp nhàng, góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu, tránh lãng phí nguyên vật liệu, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong công ty.
Phòng kỹ thuật kết hợp với Phòng kế hoạch vật tư và Phòng kế toán-tài chính để xây dựng nên hệ thống định mức tiêu hao cho mỗi loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm tương đối chính xác. Đây là kết quả của quá trình phân tích, tính toán các thông số hết sức phức tạp. Thông qua đó, công ty có thể xác định lượng nguyên vật liệu cần thu mua, cần sản xuất, cần dự trữ một cách hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, lãng phí.
Phòng kế hoạch vật tư: là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật liệu đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển và nhập kho nguyên vật liệu tại công ty, đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Các kho nguyên vật liệu của công ty được sắp xếp rất hệ thống và hợp lý, đội ngũ thủ kho có trình độ chuyên môn vững, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho bảo quản nguyên vật liệu, tổ chức cấp phát nguyên vật liệu tiến hành khá tốt.
Về tính giá nguyên vật liệu
Đối với nguyên vật liệu nhập kho, công ty sử dụng phương pháp tính theo giá thực tế. Đây là cách tính đơn giản và hợp lý, đồng thời cũng phản ánh đúng được giá trị nguyên vật liệu thực tế nhập kho.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép, tính toán hàng ngày của kế toán. Chính vì vậy đây cũng là phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với đặc điểm của công ty khi mà nguyên vật liệu công ty sử dụng có chủng loại hết sức phong phú, trong tháng hoạt động nhập, xuất diễn ra liên tục và thường xuyên.
Về tổ chức, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công tác tổ chức chứng từ của công ty được thực hiện khá tốt, đảm bảo cung cấp thông tin về quản lý như số lượng, chất lượng về các vấn đề nhập vào, xuất ra và hàng tồn kho.
Các chứng từ nhập xuất được lập, bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Việc luân chuyển chứng từ giữa Phòng kế hoạch vật tư, Phòng kế toán-tài chính và kho được thực hiện nhịp nhàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.
Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện tại công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết Thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là dễ áp dụng và giúp cho kế toán có sự đối chiếu dễ dàng. Ngoài những sổ sách theo quy định, kế toán nguyên vật liệu còn mở thêm Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu, Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu Theo em đây là sự sáng tạo hợp lý của công ty vì khi đó việc hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu được diễn ra dễ dàng hơn, phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp.
Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp kê khai thường xuyên. Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi được chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là số lượng nguyên vật liệu nhiều, hoạt động nhập xuất diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám đốc thường xuyên.
1.2. Hạn chế
Về tổ chức và sử dụng hệ thống chứng từ
Trong Phiếu xuất kho không có chữ ký của Giám đốc công ty. Điều này công ty đã chưa tuân theo mẫu Phiếu xuất kho của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Vì vậy công việc tính toán đều dồn vào cuối tháng. Trong khi nguyên vật liệu mà công ty sử dụng lại rất phong phú đa dạng, với hàng trăm danh điểm nguyên vật liệu. Chính vì vậy mặc dù kế toán nguyên vật liệu đã sử dụng Excel để xây dựng công thức tính giá cho từng danh điểm nguyên vật liệu nhưng việc tính toán vẫn bị mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán hàng kỳ.
Về hạch toán tổng hợp
Vấn đề lập dự phòng
Là doanh nghiệp sản xuất nên công ty sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu. Sản phẩm chính của công ty là bánh kẹo, đây là loại sản phẩm mang tính chất mùa vụ vì sản xuất tập trung rất lớn vào những dịp lễ tết. Chính vì thế mà công ty thường xuyên phải dự trữ một khối lượng lớn nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất vào những dịp nhất định đó. Thế nhưng công ty lại không thiết lập bất cứ một khoản dự phòng nào trong khi giá cả thị trường lại luôn có sự biến động và việc giá trị nguyên vật liệu tồn kho bị thấp hơn giá cả thị trường là điều khó tránh khỏi. Do đó xét trên góc độ kế toán, công ty chưa phản ánh đúng thực chất của chi phí sản xuất.
Vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu
Công ty không sử dụng Tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) và Tài khoản tài sản thừa chờ xử lý (TK 3381).
Vấn đề hạch toán khi mua ngoài nguyên vật liệu mà hoá đơn về trước, cuối tháng hàng chưa về.
Đối với trường hợp này kế toán nguyên vật liệu không sử dụng Tài khoản Hàng mua đang đi đường (TK151) mà chỉ đến khi hàng về đến công ty rồi mới phản ánh. Do đó kế toán cũng không sử dụng NKCT số 6. Như vậy là trong tháng đó nguyên vật liệu đã là tài sản của công ty nhưng lại không được kế toán phản ánh. Kế toán đã không phản ánh đúng tình hình biến động tài sản của công ty. Do đó cách hạch toán không qua TK 151 như trên là không tuân theo nguyên tắc kế toán.
Về việc ứng dụng máy vi tính
Hiện tại công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán nào, mà mọi công việc từ ghi chép hạch toán hàng ngày, tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do kế toán viên tự thực hiện trên Microsoft Excel.
Công ty đã trang bị cho mỗi kế toán viên một máy vi tính và mỗi thủ kho một máy vi tính nhưng chưa nối mạng với nhau, làm cho việc cập nhật thông tin giữa thủ kho và kế toán còn bị gián đoạn. Nếu khi kế toán muốn kiểm tra đối chiếu số liệu với thủ kho hoặc cần thông tin thì phải gọi điện cho thủ kho mang các chứng từ lên mà không trực tiếp kiểm tra được
2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị.
2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
Tuy tuổi đời còn non trẻ nhưng trong những năm gần đây Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã không ngừng lớn mạnh cả về bề rộng và chiều sâu. Trải qua nhiều khó khăn và thử thách nhưng công ty vẫn đứng vững trên thị trường bánh kẹo vốn khắc nghiệt của nước ta, phát triển hoà nhập với nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế. Một nguyên tắc làm việc mà công ty không ngừng quán triệt đó là “Tiết kiệm, hiệu quả”, luôn luôn cố gắng tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm để tăng cường sức tiêu thụ trên thị trường.
Để làm được điều đó công tác kế toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện, vững chắc. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất mặt hàng thực phẩm nên sự đòi hỏi về chất lượng là rất khắt khe.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì thường xuyên liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn. Quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tiến hành lựa chọn cách thức phân loại, phương pháp tính giá, phương pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp sao cho phù hợp. Nhưng dù áp dụng theo hình thức, phương pháp nào thì doanh nghiệp cũng phải tuân theo những quy đinh tài chính, kế toán được ban hành.
Nhìn chung Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã áp dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tương đối hợp lý và tuân theo những quy định của chế độ kế toán ban hành. Tuy nhiên, như chúng ta đã biết đối với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị thì công tác kế toán nói chung mà đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng, đòi hỏi phải luôn luôn có sự hoàn thiện cho phù hợp với từng hoàn cảnh thực tế.
Sự không ngừng hoàn thiện đó là công việc rất cần thiết giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh tế-xã hội, đồng thời khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường không chỉ trong nước mà còn quốc tế.
2.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị
Về tổ chức chứng từ ban đầu
Để đảm bảo việc tuân theo hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã ban hành theo Quyết định 15/2006 QĐ-BTC, trong Phiếu xuất kho của công ty nên có thêm phần chữ ký của Giám đốc công ty.
Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Theo em để tránh việc tính toán mất nhiều thời gian vào thời điểm cuối tháng, công ty nên thiết kế một phần mềm kế toán đồng bộ, từ đó việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho trở nên dễ dàng và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên.
Về hạch toán tổng hợp
Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho
Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá thị trường) của số nguyên vật liệu tồn kho thấp hơn giá gốc thì ta cần phải lập dự phòng. Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của số nguyên vật liệu tồn kho đó:
Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán
Có TK 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trường hợp số dự phòng phải lập của kỳ kế toán năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập của kỳ kế toán năm trước thì ta tiếp tục lập dự phòng số chênh lệch đó.
Trường hợp số dự phòng phải lập của kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập của kỳ kế toán năm trước thì ta tiến hành hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632-Giá vốn hàng bán
Kiểm kê nguyên vật liệu
Trong quá trình bảo quản sử dụng nguyên vật liệu có thể bị hao hụt, mất mát, hư hỏng kém phẩm chất, dư thừa do nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy tất cả các hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu đều phải được xác định nguyên nhân rõ ràng từ đó đề ra được biện pháp xử lý.
Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng 2 tài khoản sau: TK1381-Tài sản thiếu chờ xử lý
TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý
Căn cứ vào kết quả kiểm kê kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
Nếu phát hiện thừa
Nợ TK 152
Có TK 3381- Số nguyên vật liệu thừa chờ xử lý
Nếu phát hiện thiếu
Nợ TK 1381
Có TK 152- Số nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý
Căn cứ vào quyết định xử lý của Hội đồng xư lý kế toán ghi:
Xử lý số nguyên vật liệu thừa
Nợ TK 3381
Có TK 711
Xử lý số nguyên vật liệu thiếu
Nợ TK 632-thiếu không rõ nguyên nhân
Nợ TK 111, 3341- bồi thường trực tiếp
Có TK 1381
Sử dụng TK 151
Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu mà hoá đơn về trước, hàng về trong tháng sau, kế toán phải phản ánh giá trị nguyên vật liệu đó qua TK 151-Hàng mua đi đường. Khi đó sổ Nhật ký chứng từ số 5 ở mục “Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác” kế toán lập thêm cột “TK 151”.
Tháng sau khi số nguyên vật liệu này về nhập kho, kế toán mở thêm Nhật ký chứng từ số 6 - ghi Có TK151. Giá trị nguyên vật liệu nhập kho sẽ được ghi ở cột “ghi Nợ TK 152”
Về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy
Hiện nay công ty chưa áp dụng một phần mềm kế toán hoàn chỉnh mặc dù công ty đã trang bị cho Phòng kế toán tài chính hệ thống máy vi tính nối mạng tương đối hiện đại. Điều này đã làm giảm tiến độ của công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là vào dịp cuối tháng, quý, năm khi công ty phải thực hiện các báo cáo quyết toán hàng kỳ. Vì vậy theo em công ty nên lưu tâm đến vấn đề này.
Hiện nay ngoài thị trường có khá nhiều phần mềm kế toán đã được thiết kế sẵn, song là một công ty sản xuất bánh kẹo quy mô tương đối lớn, công ty nên thuê một đơn vị chuyên về phần mềm kế toán xây dựng một phần mềm kế toán riêng cho phù hợp với đặc điểm của công ty mình. Điều này sẽ khiến cho công ty phải bỏ ra khoản chi phí ban đầu khá lớn nhưng sẽ mang lại những hiệu quả về lâu dài cho công ty.
KẾT LUẬN
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới, các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội và thử thách để có thể tồn tại và phát triển. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng nhất, một chiến lược kinh doanh hiệu quả luôn là một vấn đề được quan tâm đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Đối với Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, với một chiến lược sản xuất, kinh doanh đúng hướng, công ty đã và đang là một trong những doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất bánh kẹo của nước ta. Đóng góp không nhỏ vào thành công chung đó phải kể đến sự cố gắng nỗ lực của Phòng Kế toán tài chính trong việc hạch toán, cung cấp số liệu và đưa ra các định hướng phát triển trong tương lai. Trong đó phần hành kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy kế toán nguyên vật liệu tại công ty cần phải luôn luôn tự hoàn thiện, cho phù hợp với từng điều kiện phát triển sản xuất của công ty.
Sự không ngừng hoàn thiện là phương châm hành động của công ty và không ngừng hoàn thiện cũng chính là công việc cần thiết với bất kỳ một doanh nghiệp nào.
Mặc dù đã cố gắng phản ánh đúng thực trạng và đã đưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty song bài viết này của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy những nhận xét, đóng góp ý kiến là hết sức quan trọng để bài viết của em hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Phòng Kế toán tài chính của công ty và đặc biệt là thầy giáo Trần Đức Vinh đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Chủ biên: PGS. TS Đặng Thị Loan
Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp- Chủ biên PGS-TS Nguyễn Thị Đông
Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán - Nhà xuất bản tài chính 10-2002
Hệ thống kế toán doanh nghiệp-Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán
Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Tạp chí kế toán
Tạp chí tài chính
Một số tài liệu liên quan khác
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- K0714.doc