Đề tài Hoàn thiện các hoạt động marketing trực tiếp (và quan hệ công chúng) của xí nghiệp thương mại và xây dựng Hà Nội

1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp thương mại Hà Nội Xí nghiệp Thương mại và Xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ. Hiện nay, Xí nghiệp có trụ sở tại số 93 Láng Hạ - Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội. Tiền thân của Xí nghiệp là chi nhánh công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Đây là cơ sở giao dịch tại Hà Nội của công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ. Ngày 01 – 7 – 2003, theo quyết định số 1006/QĐ-TCCB, Chi nhánh này được hợp nhất với trung tâm kinh doanh vật tư thiết bị kim khí tổng hợp thành lập nên Xí nghiệp Thương mại và Xây dựng Hà Nội, trực thuộc công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ. Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội ra quyết định thành lập số 3988/QĐ-UB ngày 9/7/2003. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Thương mại và Xây dựng Hà Nội a. Chức năng, nhiệm vụ Theo giấy phép đăng ký kinh doanh thì ngành nghề kinh doanh của xí nghiệp là: - Kinh doanh, xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các loại thiết bị phụ tùng, sắt thép, xi măng, xăng dầu, nguyên liệu, phụ liệu, máy móc, thiết bị phục vụ các ngành sản xuất than, hàng tiêu dùng. - Kinh doanh cơ sở hạ tầng và bất động sản. - Xây dựng công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng. - Khai thác, chế biến, tận thu và kinh doanh khoáng sản các loại. - San lấp mặt bằng, bốc xúc và vận chuyển đất đá. - Dịch vụ kho bãi. Cho đến nay qua gần 5 năm hoạt động xí nghiệp đã từng bước lớn mạnh và đóng góp vào sự trưởng thành của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ. b. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Là một xí nghiệp còn hết sức non trẻ nhưng qua gần 5 năm hoạt động, Xí nghiệp Thương mại và Xây dựng Hà Nội đã và đang từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Hiện nay lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của xí nghiệp là kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng và máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất. Các khách hàng của xí nghiệp chủ yếu là các khách hàng trong nội bộ ngành than. Chính vì vậy mà mặt hàng kinh doanh mũi nhọn của xí nghiệp trong thời gian qua là các mặt hàng phục vụ cho ngành than như: dầu diesel, máy khoan điện, mũi khoan bê tông, máy cào, đầu tầu điện, băng tải, hệ thống cột chống thuỷ lực dùng cho hầm lò, các loại máy xúc, máy ủi, san gạt dùng cho ngành than, hệ thống sàng tuyển than… Với phương châm: không ngừng phấn đầu để luôn xứng đáng là một trong những lá cờ đầu của phong trào thi đua “Doanh nghiệp nhà nước có hiệu quả”, ban giám đốc xí nghiệp đã và đang từng bước chỉ đạo tìm kiếm những khách hàng mới, mở rộng thị trường, từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MẠNG LƯỚI KINH DOANH Với đặc điểm là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại có quy mô nhỏ, bộ máy của xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Đây là mô hình tổ chức có khá nhiều ưu điểm và đang được áp dụng hiệu quả trong các doanh nghiệp hiện nay. Sơ đồ bộ máy quản lý của xí nghiệp: Giám đốc Phó Giám đốc Kế toán trưởng Phòng Kế hoạch khai thác Phòng Hành chính Phòng Kế toán Tài chính Phòng Kinh doanh 1 Phòng Kinh doanh 2 Trong đó: - Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động chính của xí nghiệp, là người có thẩm quyền quyết định điều động, tuyển dụng, sắp xếp, đề bạt, kỉ luật, khen thưởng và nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên chức. - Phó Giám đốc: Là người phụ giúp Giám đốc trong công tác điều hành mọi công việc chính. - Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo trực tiếp công việc tài chính của xí nghiệp, chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề tài chính của xí nghiệp. + Phòng Kế hoạch khai thác: Có chức năng tìm kiếm, khai thác các đơn đặt hàng các sản phẩm, các thị trường mới cho xí nghiệp. + Phòng Hành chính: Chịu trách nhiệm sắp xếp tổ chức nhân sự, tuyển dụng nguồn nhân lực, bồi dưỡng đào tạo nhân lực cũng như giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên chức. + Phòng Kế toán tài chính: Có chức năng quản lý nguồn lực của xí nghiệp, chịu trách nhiệm tổng hợp các Báo cáo tài chính, Báo cáo tổng hợp, tổng hợp các loại sổ sách, chứng từ theo quy định. + Phòng Kinh doanh: Có chức năng mua, bán các sản phẩm mà xí nghiệp cung cấp cho thị trường. 3. QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Toàn bộ tổ chức xí nghiệp có 95 người, trong đó có 2 phòng kinh doanh với quy mô nhân lực của phòng kinh doanh I là 15 người chiếm 14,25% tổng số nhân sự của công ty và phòng kinh doanh II là 20 người, chiếm 19% tổng số nhân sự của công ty. Những yêu cầu đặt ra đối với công tác tuyển dụng nhân sự trong phòng kinh doanh là: - Đã được đào tạo trong chuyên ngành Marketing, là các cử nhân kinh tế, kĩ sư kinh tế. - Có kinh nghiệm trong kinh doanh - Có mối quan hệ rộng trong ngành than Trong phòng kinh doanh thì tỉ lệ làm đúng ngành nghề là 67%, còn lại là một số nhân viên làm văn phòng và một số nhân viên kỹ thuật (33%). 4. KHẢO SÁT ĐIỀU TRA XÃ HỘI HỌC. Những yêu cầu, trình độ hiểu biết, kiến thức của xí nghiệp đều bắt đầu tư bằng cử nhân tiếp đến mới là các kiến thức xã hội, môi trường; thế giới quan, nhân sinh… Đặc biệt trong hoạt động quản trị Marketing và kinh doanh cần đáp ứng các yêu cầu sau: - Kỹ năng thực hành: nhanh nhạy, thao tác chuyên nghiệp, thuần thục trong công việc. - Phương pháp công tác: Thường xuyên đi thực tế, khảo sát thị trường, nắm bắt tốt các nhu cầu thị trường. - Kinh nghiệm thực tiễn: có một số năm kinh nghiệm trong hoạt động Marketing. Tố chất cần thiết để thực hiện chức trách, nhiệm vụ đối với ngành Marketing thương mại: - Có kiến thức cơ bản về chuyên ngành Marketing. - Có kỹ năng giao tiếp tốt. - Khả năng làm việc độc lập cũng như kết hợp nhóm cao. - Có một số năm kinh nghiệm trong ngành Marketing. Theo dữ liệu của phòng hành chính: tỷ lệ sinh viên làm đúng chuyên ngành đào tạo, theo đúng bậc chức danh tại công ty là khá cao, đạt 76%, đây là tỷ lệ tương đối cao. Sở dĩ tỷ lệ sinh viên làm đúng ngành nghề cao là do chương trình đào tạo của nhà trường đã và đang ngày càng sát với thực tế, đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của xí nghiệp, bên cạnh đó là sự năng động, chịu khó tiếp thu học hỏi kinh nghiệm và học hỏi rất nhanh của sinh viên hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số bạn sinh viên làm không đúng ngành nghề một phần là do nguyện vọng và khả năng thích ứng cao với công việc trái với ngành đào tạo, một phần là do sự thiếu hụt nhân sự ở một số ban ngành mà xí nghiệp chưa thể tuyển được nhân viên thích hợp. 5. TỰ ĐÁNH GIÁ Ngay từ những ngày đầu tiên khi thực tập tại xí nghiệp, nhà tuyển dụng đã cho em biết những thiếu hụt của sinh viên khi được tuyển dụng vào phòng thực hiện chức năng Marketing đó là sự thiếu hụt về kinh nghiệm, khả năng làm việc độc lập chưa cao, vẫn còn rất cầ sự giúp đỡ của các nhân viên khác, thao tác chưa thật thành thạo do ít có cơ hội được thực hành. Bên cạnh đó tư tưởng dám nghĩ, dám làm của giới tri thức trẻ vẫn còn chưa được phát huy một cách triệt để. Nhìn vào các nhận xét từ phía các nhà tuyển dụng thì em thấy rằng đó là các nhận xét hoàn toàn có cơ sở bởi vì xét từ chính bản thân mình em thấy rằng các thao tác của mình khi vào làm việc còn rất lúng túng, vẫn chưa tự mình có thể đảm nhận được toàn bộ công việc mà một nhân viên Marketing cần thực hiện. Về mặt lý thuyết, có thể nói rằng em cũng như tất cả các bạn sinh viên khác đã được đào tạo tại trường một cách rất chi tiết nhưng khi áp dụng vào thực tế thì em thấy rằng mình vẫn chưa được nhanh nhẹn để thực hiện công việc một cách có hiệu quả. Từ đó dễ nhận thấy rằng vì sao nhà tuyển dụng luôn muốn tuyển những nhân viên đã có kinh nghiệm bởi “trăm hay cũng không bằng tay quen”. 6. XU THẾ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY 6.1. Kết quả tổ chức sản xuất, kinh doanh của xí nghiệp Chỉ tiêu ĐVT Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng DT triệu đồng 304.341 276.679 350.000 Tổng giá trị 50.608 46.007 58.200 Kết quả sản xuất kinh doanh 3.565 3.241 4.100 Từ số liệu trên ta thấy doanh thu của xí nghiệp năm 2007 so với năm 2006 tăng 10% và năm 2008 so với năm 2007 tăng 15%, như vậy kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là tương đối tốt. Thành tích trong kinh doanh đạt được năm 2008 là khá cao. 6.2. Ảnh hưởng của môi trường quản lý kinh doanh vĩ mô tới lĩnh vực kinh doanh của xí nghiệp thương mại và xây dựng hà nội: Về mặt kinh tế: do sự biến động kinh tế đất nước lạm phát tăng cao, giá cả thị trường không ổn định, lãi xuất ngân hàng thường xuyên điểu chỉ, giá cả hàng hoá kinh doanh vật tư thiết bị nhập khẩu tăng do đồng đô la biến động lên xuôngs thất thường bên cạnh đó, nhiều đơn vị sản xuất chưa chấp nhận giá tăng mới để giảm chi phí đầu tư sản xuấ nên ảnh hưởng đến khâu định giá hàng hoá dẫn đến doanh thu không ổn đinh. Về mặt chính trị thì tương đối ổn định nên không ảnh hưởng mấy đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. 6.3. Mục tiêu kinh doanh của xí nghiệp: Công tác kinh doanh vật tư thiết bị vẫn là mục tiêu chính để duy trì ổn định và đảm bảo doanh thu của xí nghiệp. Tận dụng lợi thế về địa bàn hoạt động, về uy tín với khách hàng và kinh nghiệm chuyên sâu vê công tác thương mại, những mặt hàng lốp, vật tư thiết bị, phụ tùng đã và đang dược xí nghiệp khai thác triệt để. Khách hàng của xí nghiệp chủ yếu là các công ty khai thác sản xuất than. Đặc điểm loại thị trường kinh doanh của xí nghiệp là thị trường hẹp do các cơ sở, đơn vị sản xuất than có số lượng nhất định và không nhiều. Trước đây ngành than đươc nhà nước bao cấp, chưa có sự tham gia của các công ty tư nhân nên các mặt hàng xí nghiệp kinh doanh có thể coi là độc quyền và không có sự cạnh tranh trong hoạt động cung cấp thiết bị cho ngành than. Nhưng sau khi có cơ chế mở cửa, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp tư nhân có thể tham gia các hoạt động kinh doanh trong ngành than. Lúc này, các xí nghiệp nhà nước không còn nắm độc quyền cung cấp các thiết bị trong ngành than mà thị trường lại có hạn nên đây là một khó khăn không nhỏ đối với xí nghiệp. 6.4. Một số giải pháp đề xuất phát triển thị trường và thương mại của xí nghiệp: Nhìn chung kết quả kinh doanh của một số năm gần đây của xí nghiệp là khá tốt, các chỉ tiêu kinh tế đều tăng trưởng vượt mức kế hoạch công ty giao đầu năm nhưng bên cạnh đó vẫn còn những khó khăn cũng như thiếu sót còn tồn tại. Sau đây là một số những đề xuất giải pháp để phát triển thị trường và thương mại của xí nghiệp: Bám sát định hướng phát triển sản xuất và các cơ chế của xí nghiệp từ đó phát triên mở rộng liên doanh liên kết với công ty tư vấn dầu mỏ và công nghiệp để mở rộng thị trường kinh doanh. Tận dụng lợi thế về địa bàn hoạt động, về uy tín với khách hàng nhằm cung cấp các mặt hàng kinh doanh một cách triệt để. Tiếp tục đổi mới cơ chế sản xuất kinh doanh của xí nghiệp để tăng hiệu quả sản xuất cũng như hiệu quả sử dụng nhân viên. 6.5. Chính sách kinh doanh của xí nghiệp a, Mặt hàng kinh doanh: Chiến lược của công ty chủ yếu là tập trung vào thị trường hầm lò và lộ thiên. Đặc biệt khai thác các dự án lớn của các tập đoàn liên kết với đơn vị mỏ, như phát triển mở rộng liên doanh với công ty tư vấn đầu tư mỏ và công nghiệp để cung cấp các mặt hàng lò giếng đứng và các giếng nghiêng, đây là các dự án chiến lược, giá trị đầu tư lớn. Các mặt hàng vật tư thiết bị vẫn là mục tiêu chính, các mặt hàng lốp, phụ tùng được chú ý khai thác triệt để. Các công tác kinh doanh vật tư, phụ tùng đều được nhập khẩu từ nước ngoài về, nên tất cả các đối thủ cạnh tranh đều có thể cung cấp các mặt hàng như của xí nghiệp. Tuy nhiên xí nghiệp vẫn chiếm ưu thế về uy tín. b, Định giá kinh doanh; - Các kĩ thuật định giá của xí nghiệp như sau: Giá hàng hoá = giá nhập + giá uỷ thác Trong đó: giá uỷ thác bảo gồm: 0.8-2% doanh thu, chi phí vận chuyển, thủ tục hải quan, đăng ký phòng nổ, chi phí lắp đặt, vận hành. c, Quản trị kênh - mạng phân phối, hậu cần trong phân phối Sơ đồ mạng lưới kênh phân phối: Các nhà sản xuất cung ứng thiết bị Xí nghiệp Khách hàng Mô hình kinh doanh của xí nghiệp là trực tuyến, do đó kênh phân phối là kênh phân phối dọc. Hàng hoá trực tiếp từ xí nghiệp đến tay khách hàng không qua trung gian. Công nghệ bán hàng là bán hàng cá nhân, sử dụng các nhân viên kinh doanh đến trực tiếp các đơn vị sản xuất kinh doanh tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tư vấn các máy móc thiết bị phù hợp, thiết bị mới nhằm đổi mới công nghệ… Sau khi khách hàng hợp đồng đặt hàng, đưa ra các yêu cầu thì mới bắt đầu tìm nguồn hàng đáp ứng. Do đó hoạt động hậu cần chủ yếu là các hoạt động bảo hành, bảo trì, bảo đảm cung ứng hàng hoá, vận chuyển hàng hoá đúng thời gian, địa điểm trên đúng hợp đồng. Xí nghiệp cũng có trách nhiệm cử người đến khắc phục hay thay thế các thiết bị hư hỏng trong trường hợp không thể sửa chữa được. d, Tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại hàng hoá: Do thị trường của xí nghiệp là thị trường hẹp, đặc thù nên hoạt động xúc tiến thương mại gần như không có. Hoạt động xúc tiến của xí nghiệp chủ yếu là bán hàng cá nhân, PR và dựa trên uy tín đã có trong ngành. Mỗi nhân viên kinh doanh quản lý một khu vực thị trường nhất định, có trách nhiệm bám sát và đáp ứng nhu cầu kịp thời của các đơn vị kinh doanh sản xuất than. 7. NHỮNG KHÓ KHĂN HIỆN TẠI CỦA XÍ NGHIỆP Công ty kinh doanh nhập khẩu vật tư thiết bị giá trị sản xuất còn thấp, do chưa đánh giá được tình hình biến động của thị trường dẫn đến không cân đối với doanh thu. Công tác thu hồi công nợ vẫn còn quá hạn, một số hợp đồng mua bán vật tư, thiết bị với khách hàng còn thiếu chặt chẽ trong điều khoản thanh toán. Bên cạnh đó các biện pháp tích cực để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh vẫn chưa có. Mặt khác, ngành than được nhà nước bao cấp, chưa có sự tham gia của các công ty tư nhân và doanh nghiệp nên các mặt hàng kinh doanh của xí nghiệp có thể coi là độc quyền, không có sự cạnh tranh trong hoạt động cung cấp thiết bị cho ngành than. Vì vậy các mối quan hệ, liên hệ với khách hàng chưa phải là vấn đề quan tâm số một của xí nghiệp. Nhưng hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO, nhà nước bắt đầu cho phép các doanh nghiệp, công ty tư nhân được tham gia hoạt động trong ngành than. Họ có quyền làm hồ sơ mời thầu các dự án lớn, đã tạo ra cạnh tranh trong thị trường hẹp nhưng khá màu mỡ này. Khi không còn nắm thế độc quyền cung cấp các thiết bị thì xí nghiệp buộc phải năng cao sức cạnh tranh, trong đó việc quan tâm, chăm sóc khach hàng, mở rộng thêm các hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán để có thể giữ vững được vị trí của mình trên thị trương. Để đạt được những điều này thì cần có sự cố gắng nỗ lực của các phòng ban trong xí nghiệp, đặc biệt là các hoạt động của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh phối hợp với phòng kế hoạch khai thác để có các chiến lược xúc tiến hiệu quả hơn trong công tác kinh doanh vật tư thiết bị, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trương ngành. Tận dụng lợi thế về địa bàn hoạt động, về uy tín với khách hàng và đặc biệt là đội ngũ cán bộ nhân viên năng động và chịu khó, có kinh nghiệm chuyên sâu để tạo ra các mối liên kết dài lâu với khách hàng. 8. XÁC ĐỊNH HƯỚNG CHUYÊN ĐỀ: Sau khi đã phân tích những ván đề còn tồn tại của xí nghiệp hiện nay thì mảng khách hàng là vấn đề rất đáng quan tâm của xí nghiệp. Vì vậy phương hướng chuyên đề được định hướng như sau: Hoàn thiện các hoạt động marketing trực tiếp (và quan hệ công chúng) của xí nghiệp thương mại và xây dựng Hà Nội. Mục lục Trang