Đề tài Hoàn thiện chế độ pháp lý về ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty xuất nhập khẩu Hà Tây

ị trường Nhật tiêu thụ các sản phẩm mây tre đan. - Thị trường Trung Quốc tiêu thụ chủ yếu là hoa quả tươi và hàng nông sản. - Các thị trường khác như Singapo, Đài Loan, Ba Lan, Inđônêxia, Hàn Quốc, Lào ngày đang được củng cố và mở rộng. b) Kết quả kinh doanh xuất khẩu trong thời gian qua (1993-1997) Bảng cơ cấu tỷ trọng thị trường xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu Hà Tây (Đơn vị: USD) _STT Năm Mặt hàng Đơn vị tính 1993 1994 1995 1996 1997 A Hàng thủ công mỹ nghệ USD 857.990 831.020_154.800 2.232.000 3.903.000 1 Mây tre đan USD 197.350 267.150 500.000 800.000 1.500.000 2 Gỗ mỹ nghệ USD 311.500 30.200 300.000 350.000 400.000 3 Thảm len m2 9000 16.570 18.000 18.000 18.000 4 Thêu bộ/chiếc 19.780 5.290 50.000 60.000 65.000 5 Ren vê ri m2 - 1000 2000 2.200 2.500 B Hàng nông sản USD 753.000 761.500 1.550.000 1.730.000 237.000 1 Lạc nhân tấn 500 510 1000 1200 1500 2 Chè khô tấn 430 450 300 350 400 3 Hoa quả tươi tấn - - 3000 4000 5000 C Hàng hoá khác USD 1.648.310 1.863.380 902.000 947.000 220.000 Tổng kim ngạch XK USD 3261 II. KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY. 1) Nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh. Để tiến hành việc ký kết hợp đồng xuất khẩu công ty xuất nhập khẩu Hà Tây đã tiến hành việc nghiên cứu thị trường lập phương án kinh doanh để nhằm bảo đảm hiệu quả kinh tế. a) Nghiên cứu tiếp cận thị trường. Việc nghiên cứu tiếp cận thị trường được tiến hành qua một số vấn đề sau: - Nghiên cứu hàng hoá xuất khẩu nhằm lựa chọn những mặt hàng xuất khẩu thích hợp nhất và mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây kinh doanh rất nhiều mặt hàng kể cả thu mua lẫn sản xuất. Vì vậy công ty luôn luôn nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường của mình quan tâm. Mục đích để nắm bắt các vấn đề như: Thị trường đang cần mặt hàng gì, tình hình tiêu thụ ra sao! Chu kỳ sống của sản phẩm? tình hình sản xuất của công ty? - Nghiên cứu thị trường xuất khẩu. Công ty tiến hành việc tiêu thụ hàng hoá trên thị trường xuất khẩu bằng cách qua các phương tiện thông tin đại chúng như sách báo, rađiô, tivi hoặc cho người tiến hành thị sát thị trường. Nhằm xác định nhu cầu của thị trường thực tế, lượng dự trữ, xu hướng biến động của từng thời kỳ khu vực. Mặt khác công ty còn sử dụng các đại lý, môi giới để nắm bắt thị trường. - Nghiên cứu giá cả hàng hoá xuất khẩu. Giá cả hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá đồng thời biểu hiện một cách tổng hợp các hoạt động kinh tế. Việc nghiên cứu giá cả hàng hoá xuất khẩu gồm nghiên cứu mức giá, xu hướng biến động của giá cả thị trường và các nhân tố ảnh hưởng đến nó. Công ty tiến hành tính giá hàng hoá xuất khẩu để tiến hành sản xuất, thu gom sao cho có hiệu quả kinh tế. - Lựa chọn đối tác. Công ty có rất nhiều bạn hàng để xuất khẩu nhưng tất nhiên phải lựa chọn bạn hàng phù hợp nhất có độ tin cậy cao để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Vì thế công ty đã tiến hành nghiên cứu lựa chọn bạn hàng bằng cách dựa trên: quan điểm kinh doanh của đối tác; lĩnh vực kinh doanh của họ, khả năng tài chính, uy tín và mối quan hệ kinh doanh, người đại diện công ty và phạm vi trách nhiệm của họ đối với công ty. b) Lập phương án kinh doanh. Trên cơ sở kết quả thu được của việc nghiên cứu tiếp cận thị trường công ty tiến hành lập phương án kinh doanh. Phòng kinh doanh điều hành, dự toán tổng thu, tổng chi. Nếu có hiệu quả kinh doanh tức là mang lại lợi nhuận cho công ty thì lập phương án kinh doanh: phương án phải được giám đốc ký duyệt. Phòng kế hoạch thị trường tiến hành tổ chức lập kế hoạch sản xuất giao chỉ tiêu cho các trạm, các cơ sở sản xuất (đối với hàng mây tre đan, thêu len) tiến hành lập kế hoạch thu gom hàng hoá ở các huyện các địa phương trong tỉnh lập thành lô hàng xuất khẩu (đối với mặt hàng lạc nhân, hoa quả tươi...) Phòng kế toán tài vụ căn cứ vào phương án kinh doanh đã được giám đốc ký. Dựa vào số tiền cần thiết của phương án phòng kế toán cấp tiền từ tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi của ngân hàng để thực hiện phương án kinh doanh, nếu thiếu thì công ty vay tại ngân hàng. 2) Những vấn đề chung về hợp đồng xuất khẩu Công xuất nhập khẩu Hà Tây khi tham gia ký kết hợp đồng xuất khẩu là hợp pháp, bởi vì công ty hợp đồng xuất nhập khẩu Hà Tây được UBND tỉnh quyết định thành lập. Có tư cách pháp nhân, là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của công ty. Vốn lưu động của công ty hiện nay là 3,82 tỷ đồng. Được phép kinh doanh xuất nhập khẩu theo các mặt hàng được quy định trong giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 2.06.1002 của Bộ Thương mại cấp ngày 23/3/1993. Việc tham gia ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu thường do giám đốc đại diện ký kết. Nếu giám đốc không trực tiếp tham gia ký kết thì uỷ quyền cho người khác ký kết. Việc uỷ quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu được thực hiện với hợp đồng uỷ quyền giữa giám đốc và người được uỷ quyền, người được uỷ quyền chỉ được ký kết trong phạm vi thẩm quyền quy định trong hợp đồng uỷ quyền. Nội dung của hợp đồng xuất khẩu được ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và các công ty nước ngoài đều tuân thủ theo quy định của pháp luật, phù hợp với các nguyên tắc của hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp đồng xuất khẩu bao gồm các điều khoản chủ yếu như: Tên hàng, số lượng, chất lượng, thời hạn và địa điểm giao hàng, giá cả và phương thức thanh toán. Ngoài những điều khoản chủ yếu trên còn có các điều khoản khác như đóng gói, kí mã hiệu, bảo hiểm... Cụ thể nó được thể hiện ở hợp đồng xuất khẩu mây tre đan được ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và Su Sung Trading Co.Ltđ (Phụ lục). Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây ký kết các hợp đồng xuất khẩu đều thực hiện bằng văn bản như hợp đồng đối với một số khách hàng quen làm ăn lâu dài thì có thể ký kết bằng Telex, Fax. Vấn đề quan trọng đối với ký kết hợp đồng xuất khẩu là việc lựa chọn luật áp dụng cho hợp đồng. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây ký kết các hợp đồng xuất khẩu nói chung thông thường áp dụng luật pháp quốc tế về ngoại thương như UCP 500 Incoterms 1990, Công ước Viên 1980 và một số văn bản pháp lý quốc tế về ngoại thương khác. Ngôn ngữ của hợp đồng xuất khẩu thường sử dụng bằng tiếng Anh. Đây cũng là ngôn ngữ thông dụng trong buôn bán quốc tế. Phương thức ký kết các hợp đồng xuất khẩu giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây với các công ty đối tác là các bên trực tiếp gặp gỡ thoả thuận và ký kết hợp đồng. Thông thường với mặt hàng mây tre đan khách hàng thường tới công ty giao dịch và ký kết hợp đồng. Ngoài ra công ty cũng gửi thư chào hàng cho các công ty ở nước ngoài theo phương thức ký kết gián tiếp. 3) Các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng xuất khẩu được ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và thương nhân nước ngoài đều thoả thuận các điều khoản chủ yếu mà pháp luật đã quy định và bắt buộc phải có, nếu thiếu hoặc không có thể vô hiệu. Theo điều 50 luật thương mại Việt Nam các điều khoản đó bao gồm: Tên hàng số lượng; quy cách phân chất; giá cả; phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng. Mọi hợp đồng xuất khẩu của công ty đều tuân thủ các quy định trên. Có thể ví dụ một hợp đồng xuất khẩu mây tre đan của công ty. Hợp đồng số 11-98/HT-NVI ngày 4.2.1998 như sau: - Về tên hàng: được biểu hiện qua mã hàng như B 1281/5-1; B 1372/5-2; B 1372/5-1... - Về số lượng, thì thoả thuận theo dung sai ±10%. Đơn vị tính theo bộ, mỗi bộ có thể là 3,5 hoặc 7 chiếc. - Về phẩm chất: được thoả thuận xác định theo mẫu hàng đã thoả thuận. Kích cỡ có thể được tăng hoặc giảm 3%. - Về giá cả: thoả thuận đơn vị tính giá theo bộ, đồng tiền tính giá là USD. Đơn giá theo giá FOB cảng Hải Phòng, Incoterms 1990, bao gồm cả đóng gói. - Phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang trả ngay (irrevocable and at sight L/C). Sau khi ký kết hợp đồng 5 ngày thì công ty Su Sung Trading Co.Ltd của Hàn Quốc phải mở L/C trên cho công ty xuất nhập khẩu Hà Tây hưởng lợi. - Địa điểm giao hàng tại cảng Hải Phòng và thời gian giao hàng được quy định trong vòng 10.3.1998. Ngoài những điều khoản chủ yếu trong hợp đồng còn có các điều khoản khác nhằm tạo sự hoàn chỉnh của hợp đồng xuất khẩu. Tuỳ theo từng loại mặt hàng mà các điều khoản thông thường nào sẽ được đưa vào hợp đồng. Cũng theo ví dụ về hợp đồng xuất khẩu mây tre đan của công ty thì những điều khoản thông thường này bao gồm: - Đóng gói được quy định phải phù hợp với vận tải biển. - Bảo hiểm: do người mua thực hiện. - Ngoài ra còn một số các điều khoản khác... III. THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1) Xin giấy phép xuất khẩu Sau khi kí kết hợp đồng giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và khách hàng thì để thực hiện hợp đồng đó công ty phải xin phép xuất khẩu tại Bộ thương mại. Với tất cả các hợp đồng gia công xuất khẩu và hợp đồng mua bán thì phòng kinh doanh phải mang hợp đồng này lên phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại để đăng ký hợp đồng. Nếu Bộ thương mại xem xét hợp đồng này có phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật xuất khẩu của Nhà nước, đáp ứng trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu. Phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại sẽ xác nhận vào bản hợp đồng, khi đó hợp đồng coi như đã được đăng ký. Sau khi đăng ký hợp đồng xuất khẩu thì để hoàn thiện thủ tục xin giấy phép, phòng kinh doanh xem xét khách hàng đã mở L/C hay chưa. Nếu đã mở rồi thì phòng kinh doanh chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm: - Hợp đồng đã đăng ký với Bộ Thương mại - Giấy phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp - Giấy phép xuất khẩu chuyến - Hoá đơn hàng - Hoá đơn thương mại - L/C Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, phòng kinh doanh có trách nhiệm đưa lên phòng Thương mại để xin giấy phép xuất khẩu chuyến. Nếu hồ sơ hợp lệ đầy đủ, chính xác thì phòng cấp giấy phép sẽ ký xác nhận cho phép xuất khẩu lô hàng. 2) Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu công ty xuất nhập khẩu Hà Tây tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Đối với hàng công ty sản xuất như thảm len, mây tre đan v.v... phòng kế hoạch thị trường giao chỉ tiêu cho các phòng sản xuất, về số lượng, ngày giao hàng, kích cỡ màu, dạng mầu đóng gói. Sau khi tiến hành sản xuất xong, công ty có trách nhiệm thẩm tra chất lượng và tiến hành kiểm tra giám sát việc đóng gói hàng và đưa hàng vào kho chờ xuất khẩu. Đối với hàng công ty phải thu mua thông qua các hợp đồng kinh tế như hàng nông sản, hàng mây tre đan. Công ty tiến hành đặt hàng tại các doanh nghiệp tư nhân tại các vùng nghề làng nghề. Đối với hàng mây tre đan, đến thời hạn giao hàng công ty tiến hành việc thu gom và nghiệm thu hàng hoá đồng thời mời khách hàng nước ngoài hoặc đại diện khách hàng nước ngoài cùng tiến hành nghiệm thu. Sau khi hàng hoá đạt tiêu chuẩn hợp đồng. Khách hàng, cấp cho công ty giấy chứng nhận phẩm chất để công ty đóng gói niêm phong và vận chuyển tới cảng đã thoả thuận. Mặt hàng mây tre đan là loại hàng cần nhẹ nhàng bảo quản. Công ty thường đóng gói bằng bao bì coton và đóng vào container tại địa điểm tại địa điểm thu hoá ở công ty. 3) Kiểm tra chất lượng Trước khi giao hàng công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì theo quy định (Tuân thủ theo quy định của (Điều 61, Luật Thương mại Việt Nam). Thông thường việc kiểm tra này do khách mua trực tiếp thực hiện tại kho hàng của công ty hoặc giao thoả thuận uỷ quyền cho Vinacontrol thực hiện. Để đảm bảo uy tín với khách hàng. Công ty phải luôn thường xuyên xuống các nơi sản xuất giám sát, đôn đốc về mặt chất lượng ngay từ khi lựa chọn nguyên liệu, nguồn hàng, kỹ thuật chế biến, sản xuất cho đến khi giao hàng cho người mua. Khi phát hiện sai sót gì về chất lượng quy định theo hợp đồng. Công ty loại bỏ ngay số hàng đó ra khỏi lô hàng, giữ vững nguyên tắc giao đúng, giao đủ, cả về số lượng, chất lượng. Tuy nhiên, đối với hàng mây tre đan cần phải lưu ý các quy cách phẩm chất về độ ẩm, mối mọt dung sai, kích cỡ, dài rộng cao thấp, dung sai về số lượng. 4) Thuê tàu: Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây xuất khẩu hàng hoá được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu là theo giá FOB và CIF. Với lô hàng bán giá FOB. Đây là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán theo điều kiện này thì công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm. Với những lô hàng này thì công ty phải tổ chức giao hàng và việc giao hàng như thế nào đã được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc từ những thông tin của người mua. Với những lô hàng bán theo điều kiện CIF. Theo điều kiện này thì công ty phải có trách nhiệm thuê tàu. Công ty tiến hành tìm, nghiên cứu hãng tàu nào để có thể giảm giá cước, thời gian vận chuyển nhanh, an toàn. Sau khi tìm được hãng tàu phù hợp thì công ty tiến hành đàm phán và ký kết với các hãng tàu đó. Các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào BL và giao cho công ty xuất nhập khẩu Hà Tây. 5) Mua bảo hiểm Chuyên chở bằng đường biển thường gặp những rủi ro tổn thất. Bởi vậy tất cả các lô hàng bán theo điều kiện CIF Incoterms 1990 công ty đều tiến hành mua bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm theo từng chuyến hàng và mua tại Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Giá trị Bảo hiểm công ty mua tuỳ từng chuyến hàng có thể là 10%, 20%. 6) Làm thủ tục hải quan Việc hoàn thành thủ tục hải quan đối với một lô hàng được kiểm tra và kẹp trì niêm phong hạt kho của công ty, nơi xếp hàng lên container. Công ty chuẩn bị một bộ hồ sơ để đăng ký với Cục Hải quan Hà Tây. Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau: - Tờ khai hải quan - Hợp đồng xuất khẩu - L/C - Hợp đồng uỷ thác và giấy phép kinh doanh của đơn vị (nếu là xuất uỷ thác). - Bảng kê chi tiết - Hoá đơn - Giấy phép kinh doanh - Giấy phép công nhận địa điểm kiểm hoá - Một số giấy tờ khác tuỳ theo đặc điểm của từng lô hàng. Sau khi chuẩn bị song bộ hồ sơ, phòng kinh doanh đưa hồ sơ lên cục hải quan Hà Tây để đăng ký. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và chính xác thì nơi tiếp nhận hồ sơ là Cục Hải quan Hà Tây đóng dấu tiếp nhận tên tờ khai. Tờ khai hải quan sẽ được chuyển tiếp vào phòng tính thuế XNK để làm thủ tục. Trong vòng 2-3 ngày kể từ ngày hải quan tiếp nhận tờ khai, Cục Hải quan tiến hành nghiên cứu và làm cơ sở để cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá của công ty được xuất khẩu. Trong thời gian qua chính sách của Nhà nước đã có tiến bộ trong việc giảm nhẹ các thủ tục hải quan cùng với việc thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật của công ty nên việc xuất khẩu các mặt hàng xuất khẩu của công ty có thuận lợi hơn. 7) Giao hàng với tàu: Sau khi đã hoàn thành các thủ tục và được phép xuất khẩu hàng hoá. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây tiến hành chuẩn bị cho việc giao hàng. Hàng hoá của công ty chủ yếu vận chuyển bằng đường biển. Công ty tiến hành thuê số lượng container thích hợp để chuyên chở hết hàng hoá đã ghi trong tờ khai xuất khẩu. Khi container đã về tới công ty và được phép của Hải quan giao hàng lên container thì công ty tiến hành tổ chức bốc hàng. Sau khi hàng đã được giao toàn bộ lên container thì hãng vận tải có trách nhiệm bảo quản hàng hoá cho tới khi chủ hàng của công ty được dỡ tại cảng Hải Phòng để bốc lên tàu. Khi công việc trên hoàn tất thì phòng kinh doanh tổng hợp toàn bộ các số liệu như: Tên hàng, tên người nhận, người gửi, ký mã hiệu của lô hàng để cung cấp cho hãng tàu. Từ đó làm cơ sở cấp B/L cho công ty. Nếu B/L thống nhất với các thông tin trên L/C và trên các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào B/L và giao cho công ty xuất nhập khẩu Hà Tây. Chỉ khi giao hàng cho người vận chuyển theo điều kiện giao hàng do hai bên thoả thuận thì công ty mới hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. 8) Thanh toán Thanh toán là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của công ty; nó là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty. Trong điều kiện thanh toán lô hàng xuất khẩu trên phòng kế toán đóng vai trò chủ đạo. Hiện nay ở công ty thanh toán bằng hình thức L/C là chủ yếu và chiếm khoảng 90% các lô hàng xuất khẩu của công ty. Sau khi kí kết hợp đồng cùng với việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu công ty yêu cầu khách hàng nước ngoài mở L/C đúng hạn và điều kiện ghi trong hợp đồng. Nhận được giấy báo L/C công ty kiểm tra lại hiệu lực và khả năng thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được công ty yêu cầu người mua phải điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp rồi mới tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng công ty cử cán bộ kế toán mang bộ chứng từ của lô hàng tới ngân hàng thanh toán của lô hàng trên bao gồm: - Hoá đơn thương mại - Phiếu đóng gói - Giấy chứng nhận chất lượng ở công ty hoặc một tổ chức chứng nhận quốc tế như SGS, Vinacontrol - Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại cấp - Hối phiếu - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận bảo hiểm Sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ thì công ty tiến hành đến ngân hàng Vietcombank để thanh toán. IV. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP PHÁT SINH 1) Các vấn đề tranh chấp Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây kinh doanh chủ yếu các mặt hàng nông sản và các mặt hàng thủ công mỹ nghệ. Trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh thương mại quốc tế nói riêng thì tranh chấp là điều cũng khó tránh khỏi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Từ trước tới nay công ty cũng gặp một số trường hợp tranh chấp xảy ra. a) Về chất lượng hàng hoá. Đây là tranh chấp chủ yếu thường xảy ra đối với công ty. Đối với hàng mây tre đan thì thường xuyên vấp phải. Nhiều bạn hàng của công ty đã khiếu nại về vấn đề này. Sản phẩm nhiều khi bị kém phẩm chất cũng một phần do công nghệ hấp sấy không tốt. Vì thế trong quá trình vận chuyển và bảo quản khi vận chuyển, nhất là vận chuyển bằng đường biển gặp phải điều kiện thời tiết không thuận lợi như mưa, bão... thì hàng dễ bị mốc, mọt... giảm chất lượng sản phẩm. Công ty Su Sung Trading Co.Ltd là bạn hàng truyền thống về mặt hàng mây tre đan của công ty nhưng cũng đã nhiều lần khiếu nại về việc này và yêu cầu công ty xuất nhập khẩu Hà Tây có biện pháp giải quyết. Đối với mặt hàng nông sản cũng đã một số lần công ty xuất nhập khẩu Hà Tây xảy ra tranh chấp. Bởi vì hàng nông sản như lạc, hoa quả tươi v.v... Những mặt hàng này rất khó bảo quản. Mà chỉ cần một sơ xuất nhỏ trong quá trình bảo quản và vận chuyển sẽ dẫn tới chất lượng hàng bị giảm sút. Năm 1994 có một hợp đồng xuất khẩu lạc nhân sang Singapo là một thí dụ điển hình. Hàng sau khi đã được kiểm tra chất lượng và đóng vào container gửi đi. Song bị phía Singapo khiếu nại là đã bị mốc không đảm bảo chất lượng mất 1/4 số lượng hàng. Và đề nghị công ty xuất nhập khẩu Hà Tây có trách nhiệm giải quyết. Tất cả các mặt hàng xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu Hà Tây khi bị khiếu nại về mặt hàng kém phẩm chất thì đều nhận được bộ hồ sơ khiếu nại từ phía bạn hàng. Trong đó gồm có đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo như: hợp đồng mua bán ngoại thương, vận đơn đường biển, biên bản giám định chất lượng hàng hoá. b) Tranh chấp về số lượng. Trường hợp này công ty xuất nhập khẩu Hà Tây cũng bị khách hàng khiếu nại. Mặc dù trong xuất khẩu đều có sự quy định là có thể giao hơn hoặc kém 5-10% giá trị hợp đồng. Nhưng do mặt hàng kinh doanh của công ty là mặt hàng theo thời vụ và rất phụ thuộc vào thời vụ. Đối với mặt hàng nông sản chỉ phụ thuộc vào vụ mùa và chỉ có mùa của sản phẩm đó mới có sản phẩm đề xuất. Bởi vì công ty cũng không có khả năng và điều kiện để bảo quản và dự trữ sản phẩm. Ví dụ như sản phẩm Lạc chỉ từ tháng 7-10 mới có lạc xuất khẩu. Nhưng nếu lạc mất mùa thì có khi hợp đồng bị phá vỡ hoặc là không đủ số lượng để giao. Đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ như mây tre đan nó không chỉ phụ thuộc vào trình độ tay nghề của công nhân mà còn phụ thuộc vào nguyên liệu khai thác được, mà nguyên liệu của mặt hàng mây tre đan cũng rất khó dự trữ. Bởi thế sản xuất đủ lượng hàng cho xuất khẩu cũng là vấn đề cần khắc phục lớn của công ty. c) Tranh chấp về giao hàng chậm. Vấn đề này tuy ít xảy ra nhưng cần phải được nói tới. Việc giao hàng chậm này gây ra nhiều vấn đề phức tạp theo sau như: tàu nằm tại cảng phải chịu các chi phí, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh v. v... Vì thế giao hàng chậm cũng đã bị khách hàng khiếu nại và lập hồ sơ khiếu nại đòi nộp phạt và bồi thường. Việc giao hàng chậm của công ty xuất nhập khẩu Hà Tây cũng có nhiều lí do, có thể là giao hàng chưa đủ để đóng vào container, có thể trục trặc về thủ tục hợp đồng về xe vận tải. 2) Giải quyết các tranh chấp Nói chung tranh chấp xảy ra giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và phía khách hàng trong hợp đồng mua bán ngoại thương đều được giải quyết triệt để. Trên cơ sở giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh, giữ gìn bí mật kinh doanh, tiết kiệm thời gian chi phí, đảm bảo hiệu quả kinh tế. Tôn trọng nhau và hợp tác làm ăn lâu dài. Vì thế công ty luôn chủ động trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh thông qua thương lượng trực tiếp giữa các bên. Do đó, công ty xuất nhập khẩu Hà Tây chưa phải đứng trước Toà án hay Trung tâm Trọng tài với tư cách là nguyên đơn hay bị đơn trong việc giải quyết các tranh chấp về ký kết và thực hiện hợp đồng. Các tranh chấp xảy ra đều được giải quyết thông qua thương lượng. Cách giải quyết tuỳ thuộc vào loại tranh chấp cụ thể * Tranh chấp về chất lượng: Nếu do lỗi của công ty xuất nhập khẩu Hà Tây mà dẫn tới chất lượng bị giảm sút thì có thể có các hình thức giải quyết sau: - Loại trừ khuyết tật hàng: do công ty xuất nhập khẩu Hà Tây tự sửa chữa khuyết tật và chịu chi phí hoặc khách hàng sửa chữa và công ty hoàn lại phí. - Thay thế hàng khuyết bằng hàng mới có chất lượng phù hợp với các quy định của hợp đồng. - Giảm giá hàng * Tranh chấp về số lượng, nếu công ty xuất nhập khẩu nhận thấy mình có lỗi và tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà công ty có thể giải quyết bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu. * Tranh chấp về giao hàng chậm cũng tuỳ theo trường hợp cụ thể nếu do lỗi của mình thì công ty xuất nhập khẩu Hà Tây có thể giải quyết bằng cách nộp phạt hoặc bồi thường thiệt hại. V. ĐÁNH GIÁ VỀ KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY 1) Nhận xét về ký kết hợp đồng xuất khẩu a) Những mặt đã đạt được. Trong quá trình tham gia xuất khẩu công ty xuất nhập khẩu Hà Tây nói chung và cán bộ công nhân viên nói riêng đã gặt hái được nhiều kết quả tốt đẹp như: - Trình độ cán bộ làm công tác xuất khẩu đã được nâng cao, cả về nghiệp vụ ngoại thương lẫn hiểu biết pháp luật. Đặc biệt là sự am hiểu về mặt pháp lý ngày càng vững vàng lớn. Kể cả pháp luật trong nước và quốc tế về ngoại thương. - Quá trình đàm phán, và ký kết diễn ra nhanh chóng thuận lợi. Vì việc đàm phán ký kết các hợp đồng được dựa trên cơ sở đã thoả thuận từ các hợp đồng trước (nếu là bạn hàng đã quan hệ làm ăn với nhau rồi, nếu có thay đổi cũng chỉ là chút xíu, còn đối với bạn hàng mới làm ăn thì đó cũng là cơ sở cho việc đàm phán và kí kết hợp đồng. Nếu là bạn hàng lâu năm có uy tín thì có thể ký kết thông qua Fax, không phải thoả thuận đàm phán vừa tốn kém lại mất thời gian. - Nâng cao sự hiểu biết về các đối tác, về thị trường như: tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của đối tác; tình hình nhu cầu của thị trường, về giá cả hàng xuất khẩu... Từ đó mà có thông tin tốt cho việc ký kết hợp đồng xuất khẩu. b) Những mặt còn hạn chế Bên cạnh những mặt đã đạt được trong việc ký kết hợp đồng xuất khẩu công ty cũng có một số hạn chế; - Chưa nghiên cứu đánh giá đúng đối tác. Bởi vì trong những khách hàng đến với công ty thì họ rất nhiều mục đích chứ không chỉ có mình mục đích là ký kết hợp đồng. Nhưng nhiều khi đã không hiểu biết được mục đích của đối tác. Vì thế công ty có những phương sách ứng xử không khoa học dẫn tới nhiều khi không đạt được thoả thuận gì cả và lại mất thời gian và chi phí. - Tuy trình độ của cán bộ công nhân viên công ty đã được nâng cao song vẫn còn nhiều hạn chế chưa đáp ứng được tình hình thực tế, chưa nắm bắt được tình hình sản xuất của Việt Nam, Thế giới cũng như các chế độ chính sách, pháp luật được ban hành. Mà thực tế trong kinh doanh đòi hỏi phải có tính cập nhật. Đội ngũ văn thư của công ty còn có nhiều sai sót trong việc soạn thảo hợp đồng dẫn tới các hậu quả đáng tiếc. Trong kinh doanh thương mại quốc tế ngoại ngữ là rất quan trọng, song số lượng cán bộ thành thạo ngoại ngữ của công ty là rất ít chỉ vài người có thể giao tiếp được. - Quá trình đàm phán là bước chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng, song nhiều khi không có sự chuẩn bị kỹ càng. Vì thế dẫn tới sự không thống nhất trong quá trình đàm phán, hoặc có sự lúng túng trong khi đàm phán. Nhiều khi công ty tiến hành đàm phán để ký kết hợp đồng song lại không nắm được tình hình thực tế sản xuất ở Việt Nam, thời gian thu hoạch. Chưa nghiên cứu kỹ về thời gian có thể giao hàng cho khách hàng. Dẫn tới không thực hiện đúng thời hạn, và bị mất uy tín. - Công ty đã hoạt động xuất khẩu mấy chục năm nay song đến nay vẫn chưa có hợp đồng mẫu để áp dụng cho từng mặt hàng của công ty nên nhiều khi không dự liệu hết các vấn đề, các điều khoản của hợp đồng, bỏ sót những chi tiết đáng tiết. - Mặt hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ, hàng nông sản, chủ yếu được sản xuất bằng lao động thuần tuý. Những loại mặt hàng này không có sự ổn định trên thị trường, biến động thất thường theo mùa vụ, tăng giảm giá thất thường. Vì thế khi giá xuống thấp có khi không xuất khẩu được nếu xuất khẩu thì lỗ mà không suất thì bị hỏng. Hơn nữa mặt hàng nông sản Việt Nam nhiều mặt hàng còn kém về chất lượng, cạnh tranh rất kém trên thị trường. Vì thế rất cần sự giúp đỡ từ phía nhà nước - Các văn bản pháp luật, dưới luật, cơ chế chính sách của Nhà nước thường xuyên thay đổi, ảnh hưởng tới tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, tạo tâm lý không an tâm trong kinh doanh. Luật thương mại ra đời và có hiệu lực song vẫn chưa có văn bản dưới luật này để hướng dẫn cụ thể về tình hình hoạt động kinh doanh ngoại thương. Mặt khác luật pháp quốc tế về ngoại thương như công ước viên Liên hiệp quốc 1988 về mua bán hàng hoá nước ta chưa ký kết, thừa nhận. Tuy đã tham gia ký kết một số các hiệp định thương mại song phương và đa phương, với một số nước song vẫn còn quá ít so với tình hình thực tế cần thiết. - Ngày nay phương tiện khoa học kỹ thuật hiện đại như telex, fax, thư điện tử và việc ứng dụng nó vào việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đã làm cho công ty bước đầu còn gặp phải nhiều khó khăn lúng túng. - Hiện nay hoạt động thông tin về pháp luật về thị trường của các nước ở Việt Nam còn quá rời rạc, phân tán và chưa phong phú làm cho công ty chưa nắm bắt được những thay đổi của pháp luật cũng như chính sách cơ chế... về hợp đồng xuất nhập khẩu ở các nước khác cũng như các mặt hàng và thị trường xuất nhập khẩu. 2) Nhận xét về tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu a) Những mặt đạt được - Trải qua những năm tham gia xuất khẩu với nước ngoài. Năng lực cán bộ công tác xuất nhập khẩu đã từng bước được nâng cao. Công ty đã chủ động hơn về các mặt thủ tục như: Đăng ký Hải quan, đăng ký hợp đồng, xin phép xuất khẩu, tiến độ thực hiện hợp đồng nhanh hơn. - Mối quan hệ giữa công ty với cơ quan quản lý xuất nhập khẩu ngày càng chặt chẽ hơn trên cơ sở ngày càng hiểu biết và tạo điều kiện giúp đỡ công ty khi cần thiết như: hợp đồng làm việc ngoài giờ hành chính v.v... - Năm lịch tàu, quan hệ với các hãng tàu được rộng rãi hơn thành thiện hơn tạo điều kiện cho quá trình giao hàng. - Thuê xe điều động các hãng vận tải và tính toán số container đã phù hợp với tiến độ sản xuất thu gom hàng hoá. - Công tác kiểm hoá phần lớn đã được công ty cùng Hải Quan phối hợp một cách khoa học cụ thể về kế hoạch xuất hàng, lượng hàng xuất, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra được nhanh chóng, chính xác bảo đảm đúng hàng xuất khẩu. - Quá trình thu thập thông tin để làm chứng từ thanh toán như Invoice, packing list, giấy chứng nhận xuất xứ, B/L... chính xác, chặt chẽ, kịp thời để làm cơ sở thanh toán sau này. b) Những mặt còn hạn chế - Chuẩn bị hàng hoá Một trong những tồn tại phổ biến nhất của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là chuẩn bị hàng xuất khẩu dẫn tới giao hàng chậm. Từ việc chuẩn bị không đúng, không kịp thời như vậy dẫn đến phát sinh nhiều khoản chi phí gây lãng phí cho công ty. Nguyên nhân chủ yếu trong khâu này là do + Trình độ cán bộ quản lý + Trình độ tay nghề công nhân, ý thức + Cơ sở sản xuất còn yếu kém lạc hậu + Nhiều mặt hàng còn phụ thuộc vào mùa vụ + Một số nguyên nhân khác - Công tác bảo quản hàng hoá và công nghệ hấp sấy chưa được bảo đảm dẫn đến chất lượng sản phẩm không đủ tiêu chuẩn xuất khẩu và có nhiều khiếu nại. Hệ thống nhà kho được xây dựng từ lâu không đủ những tiêu chuẩn cần thiết cho nên có nhiều trường hợp do mưa ẩm dẫn đến hàng bị mốc. Nguyên nhân + Do hệ thống nhà kho xuống cấp + Công nghệ sấy hấp lạc hậu + Do quá trình vận chuyển thu gom - Mặt hàng mây tre đan, thêu len đều được sản xuất thông qua mẫu. Mà chủ yếu bằng thủ công nên đối thủ còn sai lệch về kích cỡ kiểu dáng, dẫn tới nhiều sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. - Trong khi thực hiện hợp đồng giữa hai bên thì quá trình cung cấp cho khách hàng về các chi tiết để lập vận đơn đường biển nhiều khi còn chậm cho nên thường xuyên chứng từ thanh toán bị chậm. Do đó không thể thanh toán ở ngân hàng được. - Thủ tục hành chính cho việc xuất khẩu còn phức tạp ảnh hưởng tới tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty. Đợi khi gây hậu quả nghiêm trọng đối với công ty. Gây lãng phí thời gian và chi phí cho công ty. Nguyên nhân + Phải thực hiện thủ tục xuất khẩu qua nhiều cấp nghiên cứu + Nhiều cán bộ hành chính trong XNK còn xách nhiễu, gây khó dễ cho công ty XNK, chưa am hiểu luật pháp. + Chức năng nhiệm vụ quản lý của các cơ quan quản lý không rõ ràng. - Sự yếu kém về các công ty phục vụ cho hoạt động ngoại thương như: hãng tàu, bảo hiểm... Vì thế nhiều khi công ty phải ký kết với hãng nước ngoài lãng phí thời gian chi phí cho việc nghiên cứu xem xét về các hãng đó để đàm phán ký kết hợp đồng. Cho nên nhiều khi gây khó khăn cho công ty. Nguyên nhân: + Nước ta chưa có các công ty chuyên ngành đủ mạnh như hãng tàu, bảo hiểm v.v... + Chưa am hiểu luật pháp các nước về hoạt động của các công ty. + Một số nguyên nhân khác. PHẦN C HƯỚNG HOÀN THIỆN VIỆC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY I. HOÀN THIỆN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1) Hoàn thiện hợp đồng pháp luật về ký kết hợp đồng xuất khẩu Trong ký kết hợp đồng xuất khẩu nhà nước đóng vai trò rất quan trọng tới sự thành công của các công ty. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết hợp đồng xuất khẩu diễn ra nhanh chóng dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí dựa trên những cơ sở pháp lý mà nhà nước ban hành hay công nhận. Do đó Nhà nước cần phải thực hiện những vấn đề sau để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp xuất khẩu tốt: a) Nhà nước cần có những chính sách ưu đãi đối với các doanh nghiệp xuất khẩu về giá, thuế v.v... Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm từ nông nghiệp như các hàng nông sản, hàng thủ công mỹ nghệ, nhằm tạo sức cạnh tranh của các mặt hàng này trên thị trường quốc tế mặt khác khai thác tiềm năng của đất nước (vì 80% dân số đất nước làm nông nghiệp), tạo công ăn việc làm cho người lao động. b) Nhà nước cần ban hành những các văn bản pháp luật như bộ luật, luật, nghị định, thông tư, quyết định về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc biệt là về ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu một cách chi tiết và cụ thể. Nhằm tạo cơ sở pháp lý hành lang, môi trường an toàn cho các doanh nghiệp tự do hoạt động kinh doanh, sản xuất trong khuôn khổ pháp luật cho phép. Ngày nay đã có luật thương mại ra đời và có hiệu lực kể từ ngày 1.1.1998. Nhưng đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc biệt là ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì cần phải có những văn bản pháp luật như nghị định thông tư dưới luật này để quy định chi tiết và hướng dẫn cụ thể để các doanh nghiệp hiểu rõ và thuận tiện cho việc áp dụng. Ban hành các văn bản pháp luật vừa tạo điều kiện thuận lợi cơ sở pháp lý cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong và ngoài nước áp dụng vừa tạo tâm lý an tâm làm ăn của các doanh nghiệp này. Đồng thời các văn bản pháp luật được Nhà nước ban hành này phải phù hợp với thông lệ hoạt động kinh tế xuất nhập khẩu quốc tế. Nhằm thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở các nước khác nhau mà vẫn có thể hiểu một cách thống nhất với nhau dẫn đến việc ký kết và thực hiện được nhanh chóng và có hiệu quả kinh tế. c) Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về xuất nhập khẩu cần phải nghiên cứu xem xét pháp luật quốc tế về ngoại thương, về tình hình thực tế của thị trường trong và ngoài nước, để tham gia ký kết hoặc công nhận các công ước quốc tế, các hiệp định nghị định thư song phương hoặc đa phương hoặc chung về hoạt động ngoại thương và những ngành liên quan. Tạo cơ sở pháp lý cho các doanh nghiệp xuất khẩu khi tham gia vào ký kết hợp đồng thì đó là nguồn luật đương nhiên hoặc là nguồn luật để dẫn chiếu vào hợp đồng mà không cần phải tốn kém thời gian, chi phí cho những thoả thuận về các điều khoản của hợp đồng. 2) Hoàn thiện công tác tổ chức ký kết hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng sau khi được ký kết có giá trị ràng buộc các bên đương sự. Vì vậy chúng ta cần coi trọng việc ký kết hợp đồng. Cần tránh tình trạng chưa nắm vững giá cả thị trường, thương nhân, thương nhân đã vội ký kết hợp đồng để rồi lại xin huỷ, xin điệu chính, hoặc không nghiêm chỉnh thực hiện. Đây vừa là vấn đề pháp lý vừa là lòng tin đối với khách. Vì thế để cho việc ký kết hợp đồng được tốt đối với các công ty nói chung và công ty xuất nhập khẩu Hà Tây nói riêng cần thực hiện những vấn đề sau: a) Tìm hiểu và lựa chọn đối tác Thực tế việc sản xuất và kinh doanh xuất khẩu của công ty được thực hiện qua từng mùa. Bởi chủ yếu là hàng nông sản và thi công nghệ, trừ mặt hàng thêu len, dệt len vào mùa vụ có hàng xuất khẩu khách hàng đến giao dịch trao đổi mua bán rất nhiều. Tuy nhiên khách hàng đến không phải chỉ đòi để ký kết hợp đồng mua bán mà còn có khi khách hàng đến để thăm dò mẫu mã, giá cả v.v. Chính vì vậy mà công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng từng đối tượng đến công ty để có phương sách ứng xử hợp lý nhất. Đối với các khách hàng muốn đến đặt quan hệ mua bán nên bố trí thời gian làm việc thật khoa học vừa đảm bảo được bí mật vừa đảm bảo trình độ đàm phán tiến tới ký kết hợp đồng. b) Bảo dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ xuất nhập khẩu. Công ty phải đào tạo nâng cao chuyên môn cho cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu. Người được quyền ký kết hợp đồng cần phải là người có trình độ hiểu biết về các mặt như: kỹ thuật sản xuất của thương phẩm học nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại và ngoại ngữ. Bên cạnh những hiểu biết này họ cần phải biết về tình hình thực tiễn Việt Nam như thể lệ thanh toán của ngân hàng Việt Nam, nắm vững tình hình tập quán cảng cửa khẩu của Việt Nam; về thời vụ sản xuất và đặc điểm của hàng Việt Nam v.v... Ngoài việc nâng cao trình độ cho những cán bộ chủ chốt trong công tác hợp đồng thì những người làm việc văn thư, đánh máy cũng cần có hiểu biết chút ít về hợp đồng xuất nhập khẩu. Có như vậy mới tránh được những sai sót đáng buồn cười như quên ghi ngày ký hợp đồng, đóng dấu ngược, đặt chữ ký không đúng chỗ, xếp lộn xộn thứ tự trang hợp đồng. Để đạt được như vậy công ty cần thực hiện các biện pháp sau: - Mở lớp nghiệp vụ ngắn ngày tại công ty - Chọn cán bộ đi học các lớp do Bộ Thương mại, Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư nước ngoài tổ chức và liên hợp quốc tài trợ. - Có chính sách cụ thể về sử dụng và thu hút cán bộ có năng lực chuyên môn và nghiệp vụ cao. c) Chuẩn bị tốt các công việc cho quá trình đàm phán Để cho việc ký kết diễn ra nhanh và thuận lợi thì công ty cần phải chuẩn bị tốt các công việc để chuẩn bị cho đàm phán. - Trước khi ký kết hợp đồng xuất khẩu cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa giám đốc và các phòng ban như: phòng kế hoạch thị trường, phòng kinh doanh, để đưa đến một ý kiến chung nhất về tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Qua đó giám đốc có thể quyết định đồng ý hay không đồng ý khi ký kết hợp đồng đó. - Các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng kế hoạch thị trường phải tính chính xác giá thành sản phẩm ở một mức nào đó. Dựa trên cơ sở trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng ta có thể quyết định ở một mức giá nào đó là có thể chấp nhận được để hai bên cùng có lợi. - Các phòng ban dựa trên những kế hoạch sẵn có, năng lực của công ty và thực tiễn Việt Nam để tính toán thời gian sản xuất, thu gom là bao nhiêu và ngày nào có thể giao hàng được. Tránh tình trạng là cứ ký kết hợp đồng xuất nhưng lại không thực hiện đúng thời hạn, dẫn đến mất lòng tin của khách hàng và gây thiệt hại về kinh tế cho công ty. d) Công ty nên có hợp đồng mẫu Hoạt động mua bán ngoại thương là rất phức tạp và nhiều vấn đề phát sinh mà trong quá trình đàm phán ký kết chúng ta không lường hết được những điều cần quy định. Vì thế doanh nghiệp cần phải có những bản hợp đồng hoặc những bản điều kiện chung cho từng loại mặt hàng để giúp cho người ký khỏi bỏ sót những khoản này hoặc điều khoản khác. - Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu phải tuân thủ những qui định của pháp luật về mặt pháp lý và kỹ thuật nghiệp vụ như khi soạn thảo hợp đồng cần phải cân nhắc kỹ và có phương án dự liệu đề phòng những tình huống bất lợi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng; hạn chế tối đa những từ ngữ, lời văn có tính chất mập mờ, khó giải thích; không nên cam kết những điều mà mình không biết và không đủ thẩm quyền giải quyết. - Các công ty phải có cán bộ đủ năng lực về mặt pháp lý để tư vấn cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty nhằm ký kết hợp đồng chặt chẽ về mặt pháp lý và hiệu quả về mặt kinh tế. II. HOÀN THIỆN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1) Hoàn thiện văn bản pháp luật về thực hiện hợp đồng. Để việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu được nhanh chóng thuận lợi không chỉ riêng doanh nghiệp xuất khẩu thực hiện tốt những yêu cầu các hợp đồng là đủ mà cần phải có sự trợ giúp của Nhà nước. Nhà nước có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu thông qua các chức năng quản lý của mình. Muốn vậy Nhà nước cần thực hiện một số biện pháp sau: a) Cải cách về mặt hành chính Nhà nước Ngày nay, với cơ chế mới doanh nghiệp được tự do kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật. Các doanh nghiệp xuất khẩu cũng được tự do sản xuất, kinh doanh trong phạm vi lĩnh vực cho phép. Vì thế Nhà nước phải tạo mọi điều kiện cho các doanh nghiệp xuất khẩu thực hiện tốt bằng cách thông qua các chính sách chế độ quản lý, đặc biệt là thông qua bộ máy thủ tục hành chính của Nhà nước. Với sự chuyển đổi cơ chế, Nhà nước cũng phải cải cách triệt để về mặt hành chính để các doanh nghiệp thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu. Muốn vậy, Nhà nước phải: - Đẩy mạnh công tác giáo dục cán bộ công chức hành chính trong lĩnh vực XNK về mọi mặt như luật pháp, quản lý hành chính, đạo đức, nâng cao tinh thần trách nhiệm, trật tự kỷ cương xã hội, chống quan liêu, tham nhũng v.v... - Cải cách triệt để về mặt thủ tục hành chính trong việc XNK như xin phép kinh doanh xuất khẩu, xin giấy phép xuất khẩu, thủ tục hải quan, thuế v.v... đến tới chế độ một cửa đơn giản hoá về mặt thủ tục nhưng vẫn hiệu quả, tránh phiền hà, xách nhiễu, tạo sự thông thoáng trong XNK, đảm bảo thời gian chi phí cho việc thực hiện hợp đồng. - Phân định rõ ràng thẩm quyền của cơ quan Nhà nước quản lý về mặt Nhà nước tránh hiện tượng chức năng nhiệm vụ chồng chéo, quyền hạn không được phân công rõ ràng. b) Thành lập các công ty chuyên ngành phục vụ xuất khẩu đất nước ta hiện nay nói chung nền kinh tế còn nghèo. Vì thế sự có mặt của các công ty lớn đủ điều kiện phục vụ tốt cho hoạt động XNK ít hoặc chưa có. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng thì Nhà nước nên thành lập các công ty hoặc đầu tư cho các công ty đã có sẵn đủ sức phục vụ cho hợp đồng XNK như: - Đầu tư cho Tổng công ty hàng hải Việt Nam, mua sắm thêm thiết bị, phương tiện tạo sự an toàn trong chuyên chở. Mua sắm tàu lớn có khả năng đi biển tốt, vận chuyển với khối lượng lớn, có khả năng cạnh tranh cao. Có như thế vừa tạo sự thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu dễ dàng trong thuê tàu, và hiểu biết được những quy định của hãng tàu. Vừa khai thác được tiềm năng trong nước, tăng thêm ngoại tệ. - Đầu tư xây dựng các cảng biển đủ sức cho các tàu lớn ra vào cảng cũng như các hoạt động khác của cảng như bốc dỡ, vận chuyển trong cảng. - Đầu tư vào các công ty bảo hiểm, ngân hàng đủ sức mạnh để tiếp nhận và chi trả cho khối lượng xuất khẩu lớn. - Nhà nước cần ban hành các qui định về quản lý vốn và ngoại tệ một cách chặt chẽ để đảm bảo cân bằng cán cân thanh toán, ổn định tỷ giá, bảo vệ quyền lợi cho các doanh nghiệp. - Nhà nước cần hạn chế ban hành và đi đến loại bỏ các văn bản dưới luật không cần thiết để tránh chồng chéo mâu thuẫn nhau làm cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không biết thực hiện văn bản nào. - Nhà nước cần bảo đảm sự ổn định, bình đẳng của pháp luật, không phân biệt đối với các bên kinh doanh xuất nhập khẩu tạo điều kiện để các thành phần kinh tế được xuất nhập khẩu trực tiếp không phụ thuộc vào vốn pháp định, sản xuất hay lưu thông miễn là đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp. 2) Hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng của công ty. Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu thì công ty phải tiến hành thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Thực hiện hợp đồng vừa là lòng tin đối với khách hàng vừa là nâng cao uy tín của công ty. Mặt khác nó cũng gắn liền với trách nhiệm pháp lý mà công ty phải thực hiện. Để thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu công ty cần phải thực hiện các vấn đề sau. a) Chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ khác tốt. Việc chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ xuất khẩu phải đảm bảo các thủ tục đầy đủ, chính xác kịp thời tránh những trường hợp làm gấp chồng chéo trong quá trình làm chứng từ. Muốn vậy. - Công ty phải yêu cầu khách hàng cung cấp sớm, kịp thời và phải có thời gian đủ dài trước khi xuất hàng. - Tiến hành theo dõi từng mặt hàng, xử lý các thông tin phải chính xác như ngày giao hàng, cảng đến, số hiệu tàu, điều kiện thanh toán. - Ghi chép rõ ràng tiến trình thực hiện hợp đồng tránh làm việc chồng chéo. b) Tổ chức sản xuất thu gom hàng hoá chuẩn bị cho xuất khẩu. Công ty XNK Hà Tây vừa sản xuất lại vừa kinh doanh xuất khẩu. Vì vậy: - Đối với hàng tự sản xuất thì công ty phải tổ chức sản xuất sao cho kịp thời về số lượng, thời gian và quy cách phẩm chất. Muốn vậy phải thực hiện. + Triển khai công tác chuẩn bị vật tư đầy đủ đồng bộ kịp thời. + Tổ chức sản xuất hợp lý theo kế hoạch đặt ra. + Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm - Đối với kinh doanh xuất khẩu thì công ty phải tiến hành kế hoạch tìm nguồn hàng, nghiên cứu lại vấn đề về thị trường như giá cả, nhu cầu v. v... để tiến hành gom hàng cho xuất khẩu. Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của công ty chủ yếu là hàng nông sản. Vì thế để chuẩn bị hàng tốt công ty cần thực hiện: + Phải liên hệ đặt hàng với các vùng sản xuất. + Giới thiệu giống cây trồng, kỹ thuật trồng, và nếu cần cung cấp cả vốn. + Quan hệ tốt với lãnh đạo địa phương để có kế hoạch trồng theo vùng những sản phẩm xuất khẩu c) Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh chặt chẽ. Công ty cần phải phối hợp chặt chẽ, hơn nữa các phòng ban để đảm bảo hàng cho xuất khẩu cả về số lượng chất lượng và thời gian giao hàng. Nhằm tạo ra sự thống nhất giữa các phòng ban trong việc thực hiện xuất khẩu mang lại hiệu quả kinh tế cao. Muốn vậy yêu cầu công ty thực hiện tốt các vấn đề sau: - Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo hàng xuất khẩu. - Giữa các phòng ban phải thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến trình thực hiện hợp đồng. d) Thanh toán tiền hàng Để quá trình thanh toán được nhanh chóng đúng quy định thì công ty XNK Hà Tây cần phải thực hiện tốt các biện pháp sau: - Xử lý các thông tin trên L/C phải chính xác như số lượng, giá cả, phẩm chất, ký mã hiệu, thời hạn có hiệu lực, thời hạn trả tiền, thời hạn giao hàng điều kiện giao hàng để cung cấp cho hãng vận tải lập chứng từ thanh toán. - Thường xuyên liên lạc yêu cầu khách hàng trả tiền, liên lạc với ngân hàng về tiến độ trả tiền. KẾT LUẬN Trong xu thế quốc tế hoá đời sống kinh tế hiện nay thương mại quốc tế trở thành điều kiện tồn tại và phát triển của nền kinh tế mỗi quốc gia, cho phép mở rộng khả năng sản xuất, tiêu dùng và đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế đất nước. Nhận thức rõ tầm quan trọng của nó Đảng và Nhà nước ta khẳng định không ngừng mở rộng phân công và hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ thuật đẩy mạnh các hoạt động XNK đó là những đòi hỏi khách quan của thời đại". Thực tế trong thời gian qua nền kinh tế đã từng bước khắc phục được những khó khăn và đã có những bước phát triển rõ rệt. Công ty XNK Hà Tây cũng như nhiều công ty sản xuất kinh doanh XNK khác. Trong quá trình tham gia hoạt động kinh doanh với nước ngoài đã từng bước tháo gỡ khó khăn về vốn, phương pháp quản lý mới tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, quan hệ làm ăn với nhiều bạn hàng. Hiện nay sản phẩm của công ty đang có mặt trên thị trường nhiều nước. Uy tín của công ty ngày càng được nâng cao do chất lượng, sản phẩm được tín nhiệm và luôn luôn thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu. Với hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu, thương lượng đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là công việc có vai trò cực kỳ quan trọng, có quyết định thành hay bại của một chuyến kinh doanh. Trong thời gian qua tuy gặp không ít những khó khăn về khách quan cũng như chủ quan công ty luôn phấn đấu vượt qua mọi trở ngại thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu và hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu của mình. Công ty tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu của nước ngoài nên việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu vẫn còn một số hạn chế nhất định. Nếu khắc phục được những hạn chế này phát huy hơn nữa những ưu điểm vốn có thì công ty sẽ càng thực hiện tốt hơn nữa hợp đồng xuất khẩu của mình. Muốn vậy điều vô cùng quan trọng là công ty tự trang bị cho mình đầy đủ những kiến thức tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng những vấn đề có liên quan tới pháp lý, nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Chuyên đề đã được hoàn thành với sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn PTS. Trần Thị Hoà Bình và các cán bộ thuộc công ty XNK Hà Tây. TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Pháp luật quốc tế về ngoại thương. 1. Công ước New York về công nhận và thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài 1958. 2. Công ước Lahaye 1964 về mua bán động sản hữu hình. 3. Công ước viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế 4. Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ năm 1983. 5. INCOTERMS 1990. II. Pháp luật Việt nam về ngoại thương 1. Pháp lệnh hợp đồng kinh tế được HĐNN thông qua ngày 25.9.1989. Công báo số 20 năm 1989 2. Quy định 296 TM-DL/XNK ngày 9.4.1992 về cấp giấy phép xuất khẩu nhập khẩu hàng hoá. Các văn bản pháp luật về quản lý kinh doanh XNK thương mại và du lịch tập 1. NXB Pháp lý năm 1992. 3. Quy định 297 TM-DL/XNK ngày 9.4.1992 về giấy phép xuất nhập khẩu hàng hoá. Các văn bản pháp luật về quản lý kinh doanh XNK thương mại và du lịch tập 1. NXB Pháp lý năm 1992. 4. Nghị định 33/CP ngày 19.4.1994 của Chính phủ về quản lý Nhà nước đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu. Công báo số 11 năm 1994 5. Bộ luật dân sự được Quốc hội thông qua ngày 28.10.1995. 6. Luật thương mại được Quốc hội thông qua ngày 10.5.1997. Công báo số 13 năm 1997 7. Quyết định số 11/1998 QD-TTg ngày 23.1.1998. Về cơ chế điều hành XNK năm 1998. Công báo số 7 năm 1998 8. Quy định của Tổng cục trưởng tổng cục hải quan ngày 10.3.1998 về tờ hướng dẫn thủ tục hải quan đối với h7àng hoá xuất nhập khẩu. III. Tài liệu khác: 1. Giáo trình pháp luật trong hoạt động kinh tế đối ngoại. PGS. PTS Nguyễn Thị Mơ. Trường ĐH Ngoại thương Hà Nội - xuất bản 1994. 2. Tạp chí luật học năm 1996-1998. 3. Tạp chí thương mại năm 1995-1998 4. Tài liệu của công ty xuất nhập khẩu Hà Tây MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU PHẦN A: CHẾ ĐỘ KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU HIỆN NAY I/ Khái niệm về hợp đồng xuất nhập khẩu 1. Tính tất yếu của hợp đồng xuất nhập khẩu 2. Khái niệm, đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu II/ Nguồn luật áp dụng cho hợp đồng xuất nhập khẩu 1. Điều ước quốc tế 2. Nghị định song phương và đa phương 3. Tập quán quốc tế 4. Án lệ 5. Luật quốc gia III/ Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu 1. Điều kiện để hợp đồng xuất nhập khẩu có hiệu lực 2. Thủ tục ký kết 3. Các điều khoản của hợp đồng xuất nhập khẩu IV/ Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu 1. Nguyên tắc thực hiện 2. Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu V/ Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng xuất nhập khẩu 1. Cấu thành trách nhiệm 2. Miễn trách nhiệm của người *** 3. Chế độ trách nhiệm do vi phạm VI/ Qiải quyết tranh chấp trong thương mại quốc tế 1. Khái niệm về tranh chấp thương mại và giải quyết tranh chấp thương mại quốc tế. 2. Các phương thức giải quyết tranh chấp PHẦN B: THỰC TIỄN KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU HÀ TÂY 1. Quá trình hình thành và phát triển 2. Nhiệm vụ quuyền hạn của Công ty. 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 4. Tình hình hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty trong thời gian qua. II/ Ký kết hợp đồng xuất khẩu 1. Nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh 2. Những vấn đề chung về hợp đồng xuất khẩu 3. Các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu III/ Thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1. Xin phép xuất khẩu 2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu 3. Kiểm tra chất lượng 4. Thuê tàu 5. Mua bảo hiểm 6. Làm thủ tục hải quan 7. Giao hàng với tàu 8. Thanh toán IV/ Giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng xuất khẩu 1. Các vấn đề tranh chấp 2. Giải quyết tranh chấp V/ Đánh giá về ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty 1. Nhận xét về ký kết hợp đồng xuất khẩu 2. Nhận xét về tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu PHẦN C: HƯỚNG HOÀN THIỆN VIỆC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY. I/ Hoàn thiện việc ký kết hợp đồng xuất khẩu 1. Hoàn thiện về ký kết hợp đồng xuất khẩu 2. Hoàn thiện công tác tổ chức ký kết hợp đồng xuất khẩu. II/ Hoàn thiện thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1. Hoàn thiện pháp lý về thực hiện hợp đồng xuất khẩu 2. Hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO