Đề tài Hoàn thiện cơ cấu bộ mỏy quản lý của công ty cổ phần tư vấn thí nghiệm thí công trình giao thông 1

n vị, nhiều tổng công ty đã trúng nhiều dự án cầu đường cả trong và ngoài nước. Đây là các công trình, dự án sử dụng các nguồn vốn quốc tế (ADB-Ngân hàng phát triển Châu Á , WB-Ngân hàng thế giới ),cho nên phương pháp kiểm tra chất lượng đươctiến hành theo ngôn ngữ ,tiêu chuẩn Châu Âu ,Mỹ Là đơn vị đi đầu trong công tác tư vấn thí nghiệm và có nòng cốt là nhiều cán bộ khoa học kỹ thuật đã tốt nghiệp ở nước ngoài như Pháp ,Cu Ba ,Liên Xô(cũ) , cho nên công ty tư vấn Thí nghiệm công trình giao thông 1 đã có nhiều thànhcông ban đầu trong công tác kiểm tra chất lượng tại các dự án thắng thầu ,quốc tế cả ở trong lẫn ngoài nước , đã được tư vấn nước ngoài và các cơ quan quản lý của Bộ giao thông vận tải đánh giá cao . Để giải quuyết khó khăn về việc thành lập và vận hành các phòng thí nghiệm dự án , Công ty tư vấn thí nghiệm công trình giao thông 1đã chủ động gặp gỡ , ký kêt và thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ thí nghiệm vật liệu cho các dự án thắng thầu quốc tế ,giúp cho các đơn vị ,nhiều Tổng công ty trong nghành thoát khỏi những khó khăn ban đầu , khi mở công trường và từng bước chủ động trong sản xuất . Những công việc chủ yếu thực hiện trong thời gian qua của công ty. -Công tác thí nghiệm và chuyển giao công nghệ: Đây là một trong những nghành nghề chính của công ty từ khi thành lập (1983), công ty vẫn phát huy một cách có hiệu quả , năm 2008 đạt giá trị sản lượng 15.825 triệu đồng. công ty tham gia hầu hết các gói thầu xây dựng của tổng công ty, kể cả trong nước cũng như nước ngoài đồng thời hộ trợ cho nhiều tổng công ty và các đơn vị khác trong và ngoài nghành giao thông vận tải . Tại các dự án đấu thầu quốc tế, cán bộ , nhân viên kỹ thuật của công ty đã làm việc với các nhà thầu và tư vấn nước ngoài như: nhật bản , hàn quốc , thụy điển , ấn độ, đài loan, mỹ đều nhận được sự đánh giá cao của các chuyên gia trong và ngoài nước . đây là nghành nghề trong những năm gần đây có sự phát triển mạnh, cùng với sự phát triển của công tác xây dựng cơ sở hạ tầng của nghành giao thông vận tải. -Công tác sản xuất vật liệu ( phụ gia cho vữa và bê tông, nhựa đường lỏng) . Là nghành nghề truyền thống của công ty , sản lượng năm 2008 đạt 14.065 triệu đồng. là một trong hai nghành nghề sản xuất – kinh doanh chính của công ty đêm lại hiệu quả kinh tế cao. bằng chính thành quả nghiên cứu khoa học của cán bộ công nhân viên công ty, trong 5 năm gần đây , công ty đã sản xuất và đưa vào sử dụng các công trình trong và ngoài nghành một khối lượng vật tư khá lớn: +Phụ gia hoá dẻo PA: 750 tấn +Phụ gia Puzzolith: 950 tấn +Phụ gia dẻo cao PA95 : 4600 tấn +Mattitt nhựa đường :500 tấn +Bê tông cách âm và cách nhiệt :3.500 m3 +Nhựa đường lỏng(MC) : 5500 tấn. Ngoài ý nghĩa vật chất của các loại hàng hoá nói trên , điều quan trọng là tính kịp thời , kịp tiến độ phục vụ ngay cho các dự án và không phải tiêu tốn ngoại tệ vì nhập khẩu các nguyên liệu thay thế. đồng thời , có ý nghĩa chính trị là phát triển hàng trong nước, tương đương chất lượng hàng ngoại nhập, giá thành hạ , tăng tính cạnh tranh và phá thế độc quyền của hàng ngoại. -Công tác tư vấn giám sát chất lượng công trình: là nghành nghề mới , nhưng công ty đã kịp tuyển dụng và đào tạo một lực lượng kỹ sư chuyên nghành đầy đủ và có chất lượng trên 70 người. Đội ngũ này đã cùng chuyên gia tư vấn cu ba làm công tác giám sát thi công đoạn 4 (150 km) đường Hồ Chí Minh thuộc địa phận tỉnh quảng bình . triển khai các dự án nâng cấp cải tạo QL2, QL3, QL6 và nhiều công trình khác. Được các cơ quan quản lý và các đơn vị trong nghành đánh giá cao. Giá trị sản lượng tăng rõ rệt qua từng năm. Trong những năm tới mặc dù có sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường, nhưng cán bộ công nhân viên toàn công ty sẽ phấn đấu đưa hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển và có chất lượng. -Công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ và sáng kiến cải tiến. Trong những năm gần đây, đã có phong trào cuốn hút nhiều cán bộ ,. tiến sĩ , kỹ sư đầu nghành của công ty tham gia nghiên cứu ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, đưa ra nhiều giải pháp , nhiều mặt hàng mới xuất phát từ nhu cầu thực tế của xã hội, làm lợi hàng tỷ đồng cho công ty. Tiêu biểu là nhận chuyển giao công nghệ mới. mở rộng xưởng phụ gia ở Lệ Chi, Gia Lâm, Hà Nội, với mặt bằng 4500 m2 đầy đủ các xưởng với năng lực sản xuất 1.700 tấn/ năm , sản phẩm phụ gia cho vữa và bê tông. Từ năm 1992 đến nay , công ty cùng với các đơn vị bạn nghiên cứu , cải tiến , chế tạo nhiều loại máy móc và dụng cụ thí nghiệm chuyên dung – mang thương hiệu COMAT chế tạo tại Việt Nam, chất lượng tương đương máy ngoại nhập khẩu và giá thành hạ. Như vậy do có định hướng đúng trong suốt quá trình kể từ khi mới thành lập cho tới giai đoạn hiện nay , hàng năm công ty đều đạt được tỷ lệ tăng trưởng cao, thực hiện kế hoạch sản xuất năm sau cao hơn năm trước . địa bàn hoạt động ngày càng được mở rộng , uy tín trong và ngoài nghành ngày càng được nâng cao. 3. Phân tích các mối quan hệ trong cơ chế hoạt động. 3.1. Các mối quan hệ hàng ngang: Trước hết là mối quan hệ với c¸c c«ng ty thuéc khèi dÞch vô, phôc vô trùc thuéc tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 1 để phối hợp phôc vô, thùc hiÖn m¶ng chuyªn m«n cña m×nh. Chủ trì và phối hợp với các khèi x©y dùng kh¸c để tiến hành thÝ nghiÖm, t­ vÊn giám sát kiểm tra việc thực hiện các dự án đầu tư trên các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý. Cùng với khèi x©y dùng ®­êng, s©n bay, khèi x©y dùng cÇu c¶ng phối hợp xây dựng các dù ¸n th¾ng thÇu cña tæng c«ng ty, còng nh­ cña tõng c«ng ty thµnh viªn. 3.2 Các mối quan hệ theo hàng dọc N»m trong mét tæng c«ng ty m¹nh cña bé GTVT, trong ®ã cã nhiÒu c«ng ty m¹nh ®i ®Çu nh­: c«ng ty cÇu 12, c«ng ty cÇu 14, c«ng ty ®­êng 122-C¸c ®¬n vÞ anh hïng trong thêi kú kh¸ng chiÕn chèng mü vµ thêi kú ®æi míi; c«ng ty t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng 1 cã thªm ®­îc mét thuËn lîi, cã ®­îc sù ­u ¸i , gióp ®ì cña nhiÒu ®¬n vÞ ®µn anh c¶ vÒ vèn, ®iÒu kiÖn còng nh­ vÒ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc. Bé GTVT Khèi x©y dùng cÇu c¶ng 1. C¸c c«ng ty x©y dùng cÇu 2.C¸c c«ng ty x©y dùng thñy 3.C¸c c«ng ty kiÕn tróc Khèi dÞch vô, phôc vô. 1.C«ng ty TVTNCTGT1 2.C«ng ty TV thiÕt kÕ 3.C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ 4. XN s¶n xuÊt vËt liÖu 5. Tr­êng KTNVCTGT 6.Trung t©m cung øng lao ®éng quèc tÕ. Tæng c«ng ty x©y dùng CTGT1 Khèi x©y dùng ®­êng s©n bay 1.C¸c c«ng ty x©y dùng ®­êng 2.C¸c c«ng ty x©y dùng hçn hîp 4. Nhận xét về chức năng nhiệm vụ của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I. Trước hết đây là mét doanh nghiÖp Nhà nước thuéc khèi dÞch vô, phôc vô về lĩnh vực t­ vÊn, thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng. Do là một doanh nghiÖp trùc thuéc tæng c«ng ty x©y dùng CTGT1 thuéc bé GTVT nªn c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng1 vừa có chức năng tham mưu và thừa hành: + Chức năng tham mưu biểu hiện trong việc c«ng ty là ®¬n vÞ xây dựng nên các văn bản trong lĩnh vực t­ vÊn, thÝ nghiÖm vËt liÖu míi, chuyÓn giao c«ng nghÖ... tham m­u cho tæng c«ng ty trong lÜnh vùc nµy. + Chức năng thừa hành biểu hiện ở chỗ c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm t­ vÊn thÝ nghiÖm cña c«ng tr×nh giao th«ng thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña m×nh. -Lµ ®¬n vÞ ®i ®Çu trong c«ng t¸c t­ vÊn thÝ nghiÖm vµ cã nßng cèt lµ nhiÒu c¸n bé khoa häc kü thuËt ®· tèt nghiÖp ë n­íc ngoµi nh­: ph¸p, cuba, liªn x« (cò), cho nªn c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm CTGT1 ®· cã nhiÒu thµnh c«ng ban ®Çu trong c«ng t¸c kiÓm tra chÊt l­îng tại các dự án thắng thầu ,quốc tế cả ở trong lẫn ngoài nước , đã được tư vấn nước ngoài và các cơ quan quản lý của Bộ giao thông vận tải đánh giá cao, gãp phÇn ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi n©ng cao møc sèng cña mäi ng­êi. II. THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ Bộ máy quản lý tại c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I. Cơ cấu tổ chức của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng1 gồm có: Ban Giám đốc: gồm 01 Giám đốc và hai Phó Giám đốc phụ trách các nhiệm đã phân công. Các phòng ban chuyên trách và nghiệp vụ cụ thể: 1.1. Phòng kỹ thuật-kế hoạch: 1.2. Phòng công nghệ thị trường 1.3. Phòng vật tư thiết bị 1.4.Xưởng sản xuất phụ gia. 1.5. Đội địa kỹ thuật. 1.6. Phòng thí nghiệm hiện trường 1.7. Trung tâm tư vấn giám sát 1.8. Phòng tài chính kế toán. 1.9. Văn phòng tổng hợp Sơ đồ: Bộ máy quản lý hiện nay của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I đang sử dụng. Gi¸m ®èc P. Gi¸m ®èc kü thuËt P. Gi¸m ®èc néi chÝnh Phòng KH- KT Phòng VT-TB Các xưởng SX nhựa đường Các phòng TN hiện trường Văn phòng Tổng hợp Phòng Tài chính - kế toán Phòng CN-TT Xưởng sản xuất phụ gia Đội địa - kỹ thuật Các Trung tâm TVGS Sơ đồ tổ chức : (Nguồn Quy chế làm việc của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I ) Nhận xét : Sơ đồ hiện đang sử dụng không phản ánh đúng thực tế bộ máy quản lý hiện nay tại c«ng ty. Sơ đồ trên được vẽ dựa trên sự phân công nhiệm vụ của Ban Giám đốc và các phòng ban. Sơ đồ này không biểu hiện rõ các mối quan hệ giữa Ban giám đốc với các bộ phận cấp dưới cũng như không phân định rõ bộ phận nào là bộ phận tác nghiệp bộ phận nào giữ chức năng tham mưu. Do đó sơ đồ bộ máy quản lý của được vẽ lại như sau: Sơ đồ : Bộ máy quản lý của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm CTGTI BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN TÁC NGHIỆP BỘ PHẬN THAM MƯU Phòng KÕ ho¹ch-kü thuËt Phòng C«ng nghÖ thÞ tr­êng Phòng VËt t­ thiÕt bÞ C¸c X­ëng s¶n xuÊt phô gia nhùa ®­êng §éi ®i¹ kü thuËt Phòng ThÝ nghiÖm hiÖn tr­êng C¸c Trung t©m t­ vÊn gi¸m s¸t Phòng Tổng hợp Phòng Tµi chÝnh kÕ to¸n * Nhận xét: - Cơ cấu của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh I là kiểu cơ cấu bộ máy quản lý trực tuyến. Đây là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý giản đơn nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho chế độ thủ trưởng chỉ huy. Mọi quyết định đều do thủ trưởng đưa ra và chịu hoàn toàn trách nhiệm. Tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. - Trong sơ đồ bộ máy quản lý trên của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I mới phân định rõ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban, cũng như phân định rõ đâu là bộ phận tham mưu đâu là bộ phận tác nghiệp. Tuy nhiên do quá trình phân công phân nhiệm không chú trọng tới sự phối hợp giữa các phòng ban do đó sự hỗ trợ các mối quan hệ giữa bộ phận tham mưu và bộ phận tác nghiệp không được biểu hiện rõ. NHIỆM VỤ CỤ THỂ TỪNG BỘ PHẬN VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN 3.1GIÁM ĐỐC CÔNG TY 3.1.1 Chức năng: Quản lý chung và là người cấp cao nhất ra quyết định mọi công việc sản xuất và kinh doanh của công ty , điều hành mọi việc của công ty thông qua tham mưu (các phó giám đốc và trưởng các phòng ban ) để hoàn thành mọi công việc của công ty . 3.1.2 Nhiệm vụ : - Phụ trách chung . -Phụ trách công tác kinh doanh . - Phụ trách kế hoạch ,khoa học kỹ thuật trực tiếp phụ trách đội địa KT. - Phụ trách công tác tổ chức và đối ngoại . 3.2 PHÓ GIÁM ĐỐC NỘI CHÍNH : 3.2.1 Chức năng : Là người giúp việc cho giám đốc , thay mặt giám đốc phụ trách một số phòng ban trong bộ máy làm việc của công ty .Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc nội chính mà được phân công . 3.2.2 Nhiệm vụ : -Phụ trách nội chính , văn phòng tổng hợp -Phụ trách công tác tài chính kế toán . -Phụ trách chế độ chính sách . -Ký thay giám đốc các văn bản trong lĩnh vực được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng . -Phụ trách thanh tra , bảo vệ . -Phụ trách công tác đối ngoại . 3.3 PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT –KIÊM ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO VỀ CHẤT LƯỢNG : 3.3.1 Chức năng : Là người giúp việc cho giám đốc . Chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kỹ thuật , vật tư -thiết bị , điều hành sản xuất của công ty . 3.3.2 Nhiệm vụ: -Phụ trách công tác hoạt động các dự án . -Phụ trách điều hành sản xuất của công ty. -Phụ trách công tác vật tư và thiết bị . -Phụ trách công tác sáng kiến thi đua khen thưởng . -Phụ trách công tác an toàn lao động . -Là đại diện lãnh đạo về chất lượng . -Ký thay giám đốc các văn bản được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng . 3.4 TRƯỞNG PHÒNG : 3.4.1 Chức năng : Quản lý chung và điều hành để hoàn thành thật tốt mọi công việc của phòng . Chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc được giao và tham mưu cho giám đốc . 3.4.2 Nhiệm vụ : Tổ chức điều hành nhiệm vụ của phòng được giao và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc . 3.5 PHÓ PHÒNG: 3.5.1 Chức năng : Là người giúp việc cho trưởng phòng và thay trưởng phòng điều hành các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng . 3.5.2 Nhiệm vụ : Theo nhiệm vụ cụ thể được giao . 3.6 NHÂN VIÊN : Hoàn thành tốt các nhiệm vụ cụ thể được giao . Ngoài ra mọi cán bộ , công nhân viên phải thường xuyên tự học tập chuyên môn và ngoại ngữ để nâng cao trình độ . Chấp hành tốt mọi chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước ,các nội quy và quy chế của công ty. 3.7 PHÒNG KỸ THUẬT -KẾ HOẠCH : 3.7.1 Chức năng : Quản lý chung và điều hành mọi hoạt động của phòng kỹ thuật -kế hoạch để hoàn thành tốt nhất các chức năng , nhiệm vụ của phòng công tác kế hoạch và kỹ thuật . Tham mưu với lãnh đạo công ty các lĩnh vực khoa học -kỹ thuật -kế hoạch . Giúp công ty ký kết các hợp đồng và tìm kiếm việc làm . 3.7.2 Nhiệm vụ : 3.7.2.1 Công tác kế hoạch hoá : -Cùng ban lãnh đạo Công ty định hướng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn . -Xây dựng kế hoạch tháng ,quý ,năm. -Báo cáo việc thực hiện kế hoạch tháng ,quý ,năm . -Cùng ban lãnh đạo Công ty tìm kiếm việc làm ,ký kết các HĐKT và triển khai thực hiện các HĐKT . -Quyết toán và nghiệm thu , thanh lý các HĐKT. -Lập sổ sách theo dõi các HĐKT . Nghiệm thu các công trình theo dự án đã hoàn thành . -Xây dựng giá dự toán các dự án bao thầu và bảo vệ giá dự toán . -Phối hợp với phòng tài chính -kế toán và vật tư -thiết bị giải quyết những vấn đề có liên quan đến sản lượng . 3.7.2.2 Nhiệm vụ kỹ thuật , kiểm tra chất lượng : - Chịu trách nhiệm về kết quả thí nghiệm các công trình thi công do công ty thực hiện . Đảm bảo số liệu , trung thực ,chính xác ,phục vụ kịp thời tiến độ công trình . Giao kết quả thí nghiệm thu thanh toán nhanh gọn . - Giải quyết toàn bộ cong tác kỹ thuật va xử lý kỹ thuật phức tạp và sự cố kỹ thuật trong thi công . - kết hợp với các phòng ban chuyển giao công nghệ lập hướng dẫn quy trình quy phạm về thiết bị máy móc và chuyên gia tư vấn cho các dự án nếu có yêu cầu. - Lưu trữ hồ sơ hợp lý và khoa học: Định kỳ bảo dưỡng máy móc thiết bị đảm bảo sạch sẽ,hoạt động tốt. -Thường xuyên kiểm tra đôn đốc các phòng thí nghiệm hiện trường, giúp phòng thí nghiệm giải quyết các vấn đề kỹ thuật. - Tham gia thực hiên các đề tài khoa học kỹ thuật, sang kiến cải tiến. - Cập nhật và nghiên cứu các tài liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật mới. hướng dẫn các thí nghiệm viên học tập và thực hiện. 3.7.3 Báo cáo: Định kỳ báo cáo với ban lãnh đạo công ty về hoạt động công tác của phòng. 3.8 PHÒNG CÔNG NGHỆ-THỊ TRƯỜNG: 3.8.1 Chức năng: Quản lý chung và điều hành mọi hoạt động của phòng công nghệ-thị trường để hoàn thành tốt nhất các chức năng của phòng về công tác công nghệ. -Thị trường: Tham mưu với lãnh đạo công ty các lĩnh vực công nghệ- thị trường.Giúp công ty chuyển giao công nghệ và tìm kiếm thị trường và tiêu thụ sản phẩm. 3.8.2 NhiÖm vô: 3.8.2.1 Nhiệm vụ chuyển giao công nghệ: -Tham gia việc chuyển giao công nghệ cho các đối tác của công ty. - Triển khai thực hiện tư vấn công nghệ, thí nghiệm kiểm tra chất lượng công trình, nghiên cứu và sang tạo để có giải pháp tổng thể triển khai các phòng thí nghiệm hiện trường và lưư động. -Kết hợp với phòng KH-KT lập hướng dẫn quy trình,quy phạm về thiết bị máy móc. Đề xuật với lãnh đạo công ty về việc mua sắm máy móc thiết bị mới và đổi mới các thiết bị hiện tại cho phù hợp với công tác. - Hỗ trợ công ty về các hoạt động của các phòng thí nghiệm hiện trường, đội khảo sát địa-kỹ thuật, kể cả phòng thí nghiệm trung tâm. 3.8.2.2 Nhiệm vụ thị trường: - Chủ động tìm kiếm việc làm trong các lĩnh vực thí nghiệm, khoan khảo sát địa- kỹ thuật, chuyển giao công nghệ sản xuất, tư vấn giám sát chất lượng công trình. -Tìm đối tác tiêu thụ sản phẩm, lập kế hoạch mục tiêu hang quý, năm cử cán bộ theo dõi và bám sát các đối tác, giải quyết những vướng mắc trong quá trinh Marketing. -Đề xuất với lãnh đạo công ty những biện pháp và giải pháp hợp lý va hiệu quả của công tác Marketing trong từng giai đoạn. 3.8.3 Báo cáo: Định kỳ báo cáo với công ty về hoạt động của phòng. 3.9 PHÒNG VẬT TƯ- THIẾT BỊ 3.9.1 Chức năng: Quản lý chung và điều hành mọi hoạt động của phòng vật tư thiết bị để hoàn thành tốt nhất các chức năng của phòng về công tác vật tư- thiết bị. Tham mưu với ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực phòng phụ trách. 3.9.2 Nhiệm vụ: -Chủ động giait quyết mua( bán )vật tư thiết bị nhanh, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật phục vụ kịp thời cho SXKD của công ty. - Tham gia nghiên cứu sang tạo để có giải pháp tổng thể và các biện pháp cụ thể về việc cung cấp vật tư, thiết bị máy móc thí nghiệm cho các dự án chuyển giao công nghệ và các dự án bao thầu. - Chủ động khai thác nguồn vật tư, thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh(chất lượng tốt, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, tiến độ nhan, kịp thời, giá thành hợp lý, tính pháp lý cao). - Công tác kho vật tư thiết bị, sản phẩm: + Cùng với phòng kế toán tài chính lập mở thẻ kho, đảm bảo đúng nguyên tắc xuất nhập. + Sắp xếp kho có trật tự khoa học, hang hoá phải có nhãn, kho sạch sẽ, thông thoáng, đảm bảo an toàn cho hang hoá. + Đóng hang hoá chuyển giao cho các dự án(hang đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn). - Cùng với phòng TC- KT, KH-KT và văn phòng xây dựng định mức vật tư và đơn giá sản phẩm và các tiêu chuẩn chính của một số vật tư để phục vụ việc sản xuất phụ gia. - Công tác kinh doanh của cửa hang, đảm bảo bán được nhiều hang hoá và có lãi. - Quản lý hoá đơn chứng từ, phiếu nhập xuất và hoá đơn tài chính đảm bảo an toan tuyệt đối. 3.9.3 Báo cáo: Định kỳ báo cáo với ban lãnh đạo công ty về hoạt động của phòng. 3.10 XƯỞNG SẢN XUẤT PHỤ GIA 3.10.1 Chức năng: Quản lý và điều hành việc sản xuất phụ gia tại xưởng kể cả việc KCS và xuất hang để hoàn thành tốt nhất các chức năng của xưởng sản xuất phụ gia.Tham mưu với ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực mình phụ trách. 3.10.2 Nhiệm vụ: -Chủ động triển khai kế hoạch sản xuất được giao. Hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ sản xuất có năng xuất, chất lượng, hiệu quả đáp ứng yêu cầu SXKD của công ty. - Luôn nghiên cứu tìm tòi sáng tạo, chủ động đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành. - Cùng phòng KH- KT làm các thí nghiệm KCS, tiến tới bộ phận KCS của xưởng tự làm thí nghiệm KCS nhằm nâng đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng đã được công bố. Xưởng sản xuất chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm do xưởng sản xuất. - Quản lý vật tư, sản phẩm và tài sản máy móc thiết bị của xưởng và của cá nhân. Nhằm đảm bảo máy móc thiết bị luôn ở trạng thái tốt, sẵn sang hoàn thành kế hoạch được giao. - Thực hiện nghiêm túc quy chế an toàn lao động và chịu trách nghiệm hoàn toàn khâu an toàn về người, tài sản do xưởng đảm nhiệm. - Tổ chức xây dựng phương án phòng chống lụt bão, sữa chữa nhà cửa kho tang. - Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy và quy chế của công ty và quy định của xưởng và đôn đốc mọi người thực hiện. 3.10.3 Báo cáo: Định kỳ báo cáo với ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực mình phụ trách. 3.11. ĐỘI ĐỊA - KỸ THUẬT 3.11.1 Chức năng: Quản lý và điều hành mọi hoạt động của đội khảo sát địa- kỹ thuật để hoàn thành tốt nhất các chức năng của đội về công tác khảo sát địa- kỹ thuật.Tham mưu với lãnh đạo công ty về lĩnh vực của đội phụ trách. 3.11.2 Nhiệm vụ: - Chủ động triển khai, xây dựng phương án thi công để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao(kế hoạch huy động thiết bị, khoan khảo sát và thí nghiệm, lập báo cáo). - Xây dựng phương án và bố trí nhân lực hoàn công tác quan trắc, đo áp lực lỗ rỗng theo chương trình kế hoạch của dự án. - Tìm đối tác và làm hợp đồng thuê các đối tác thực hiện thí nghiệm một số chỉ tiêu(mà công ty không làm được) để phục vụ cho việc lập báo cáo khảo sát địa chất công trình hoạc khảo sát địa hình. - Phối hợp với phòng KH-KT và TC- KT để làm công tác dự toán và nghiệm thu thanh quyết toán sản lượng. - Thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ hoặc sau mỗi đợt công tác. - Quản lý các thiết bị tài sản và hồ sơ của đội đảm nhiệm và có phương án phòng chống lụt bão phù hợp. - Thực hiện nghiêm túc quy chế an toàn lao động và chịu trách nhiệm hoàn toàn khâu an toàn về người, tài sản do đội đảm nhận. 3.11.3 Báo cáo: Định kỳ với ban lãnh đạo công ty về các hoạt động của phòng 3.12 PHÒNG THÍ NGHIỆM HIỆN TRƯỜNG: 3.12.1 Chức năng: Quản lý và điều hành công tác hoạt động của phòng thí nghiệm hiện trường để hoàn thành tốt nhất các chức năng của phòng về thí nghiệm hiện trường ở các dự án.Tham mưu cho công ty về lĩnh vực phòng phụ trách. 3.12.2 Nhiệm vụ: - Có phương án tổ chức phù hợp, chủ động giải quyết toàn bộ công tác thí nghiệm kiểm tra nhằm hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về tính đúng đắn của kết quả thí nghiệm thực hiện. Quản lý nhân lực tốt, phục vụ kịp thời tiến độ thi công. - Thay mặt lãnh đạo công ty trực tiếp làm việc với kỹ sư tư vấn, ban điều hành, phụ trách các đơn vị thi công.Giải quyết tốt những vấn đề đối nội, đối ngoại kể cả tìm kiếm thêm việc làm cho công ty, không ngừng nâng cao uy tín của công ty - Xây dựng các biện pháp và nêu cao tinh thần trách nhiệm trong việc quản lý, tài sản, máy móc thí nghiệm, xe máy, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người và thiết bị. - Định kỳ bảo dưỡng máy móc, thiết bị thí nghiệm, sắp xếp bố trí phòng làm việc sạch sẽ gọn gàng. - Đôn đốc các thành viên của phòng thực hiện nghiêm chỉnh nội quy, quy chế của công ty và luật pháp của nước bạn(trường công tác ở lào). 3.12.3 Báo cáo: Định kỳ báo cáo với ban lãnh đạo của công ty về hoạt động công tác của phòng. 3.13 TRUNG TÂM TƯ VẤN GIÁM SÁT 3.13.1 Chức năng: Quản lý chung và điều hành mọi hoạt động của trung tâm tư vấn giám sát để hoàn thành tốt nhất chức năng của một tổ chức tư vấn giám sát về công tác tư vấn và giám sát các công trình giao thông tham mưu với ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực này. 3.13.2 Nhiệm vụ : - Quản lý chất lượng là nhiệm vụ hàng đầu , chủ yếu , đồng thời là trách nhiệm cao nhất của TVGS. +Kiểm tra đồ án thiết kế , các bản chỉ dẫn kỹ thuật đã duyệt và đối chiếu với hiện trường đề xuất với chủ đầu tư về phương án giải quyết những tồn tại trong hồ sơ thiết kế cho phù hợp với thực tế. +Thẩm tra và ký chấp thuận các bản vẽ thi công trình chủ đầu tư phê duyệt. +Căn cứ vào hồ sơ thiết kế , chỉ dẫn kỹ thuật đã được duyệt trong hồ sơ thầu , các quy trình quy phạm , tiêu chuẩn nghành , tiêu chuẩn việt nam hiện hành để kiểm tra giám sát chất lượng các công trình giao thông. +Xác nhận bằng văn bản kết quả thi công của nhà thầu đạt yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật theo chỉ dẫn kỹ thuật trong hồ sơ thầu. -Quản lý tiến độ thi công : +Kiểm tra , xác nhận tiến độ thi công tổng thể và chi tiết do nhà thầu lập, thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhà thầu điều chỉnh tiến độ thi công cho phù hợp với thực tế tại công trường để đảm bảo cho dự án thực hiện đúng tiến độ, đề xuất các giải pháp rút ngắn tiến độ thi công công trình. +Kiểm tra, xử lý những phương án về an toàn công trình, an toàn giao thông bảo vệ môi trường, tham gia giải quyết những sự cố có lien quan đến công trình, xây dựng và báo cáo kịp thời cấp có thẩm quyển hiện hành , kiên quyết kh«ng cho thi công khi nhà thầu không tuân thủ thiết kế công nghệ thi công. +Lập báo cáo tuần, tháng, quý , năm, và báo cáo đột xuất về tiến độ , chất lượng , khối lượng , thanh toán giải ngân và những vấn đề vướng mắc cho chủ đầu tư. +Tiếp nhận và triển khai lệnh thay đổi hợp đồng (nếu có) và đề xuất cho chủ đầu tư các phương án giải quyết tranh chấp hợp đồng. +Tiếp nhận , đối chiếu và chỉ đạo nhà thầu xử lý các kết quả kiểm tra giám định, của cơ quan chức năng và chủ đầu tư , chỉ đạo cho nhà thầu lập hồ sơ hoàn công theo quy định của Bộ GTVT. +TVGS có trách nhiệm tham gia hội đồng nghiệm thu cơ sở và báo cáo trước hội đồng nghiệm thu kết quả giám sát của mình. -Quản lý giá thành: +Xác nhận những khối lượng đạt chất lượng được thanh toán vào chứng chỉ gốc, chứng chỉ gốc là chứng chỉ nghiệm thu khối lượng phải đảm bảo chuẩn xác , có chữ ký của các TVGS trên cơ sở khối lượng thiết kế được duyệt, đối với khối lượng phát sinh ngoài đơn thầu , đề xuất giải pháp và báo cáo kịp thời cho chủ đầu tư. +Theo dõi tổng hợp các vấn đề liên quan đến trượt giá , làm cơ sở cho chủ đầu tư điều chỉnh dự toán, đề xuất các giải pháp nhằm giảm giá thành cho chủ đầu tư. +Kiểm tra, xác nhận đơn giá, định mức trong biểu thanh toán để chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu, đối với khối phát sinh ngoài khối lượng thiết kế được duyệt phải có sự thống nhất của chủ đầu tư trên cơ sở tính toán khối lượng thi công, trình cấp có thẩm quyền chấp thuận. 3.13.3 Báo cáo định kỳ với ban lãnh đạo của công ty về các hoạt động công tác của trung tâm. 3.14 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN: 3.14.1 Chức năng: Quản lý chung và điều hành mọi hoạt động của phòng TC-KT để hoàn thành tốt các chức năng nhiệm vụ về quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp, tham mưu cho lãnh đạo công ty về lĩnh vực tài chính. 3.14.2 Nhiệm vu: -Phát huy tinh thần năng động sáng tạo , sử dụng có hiệu quả vốn và nguồn lực được giao , không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh , bảo toàn và phát triển vốn . cùng ban lãnh đạo công ty vạch chủ trưong và các biện pháp tối ưu để tăng nguồn vốn tư bổ sung. -Công tác quản lý tài chính : +Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng năm. +Quản lý chi phí và giá thành sản phẩm. +Chịu trách nhiệm về hạch toán quyết toán theo chế độ hiện hành. -Chế độ quản lý kinh tế tài chính; +Quản lý sử dụng vốn và tài sản +Quản lý và sử dụng tính khấu hao TSCĐ +Quản lý các quỹ xí nghiệp của công ty và phân phối lợi nhuận sau thuế. +Quản lý doanh thu và giá thành sản phẩm , sản phẩm dịch vụ. +Thực hiện tốt chế độ báo cáo các chi tiêu tài chính , quyết toán tháng , năm. +Phối hợp cùng phòng thiết bị-vật tư và kế hoạch kỹ thuật xây dựng giá vật tư và giá bán thiết bị. -Chủ động đôn đốc khâu thanh quyết toán nhanh, chính xác , kịp thời nhằm quay nhanh vòng vốn , đảm bảo đầy đủ vốn phục vụ kịp thời việc SXKD. -Phối hợp chặt chẽ và tích cực với các phòng ban trong công tác SXKD và chuyển giao công nghệ, đảm bảo phù hợp với chế độ chính sách của nhà nước trong lĩnh vực tài chính tiền tệ nhằm mục đích củng cố và phát triển công ty ngày càng vững mạnh. -Quản lý an toàn tuyệt đối các chứng từ tài liệu và két tiền mặt của phòng. -Động viên cán bộ nhân viên của phòng học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ , ngoại ngữ , tin học để ngày càng hoàn thiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ, nghiệp vụ được giao. 3.15 VĂN PHÒNG TỔNG HỢP 3.15.1 Chức năng: Quản lý chung và điều hành mọi hoạt động của văn phòng tổng hợp để hoàn tất các chức năng của phòng về công tác tổ chức-hành chính. Tham mưu cho lãnh đạo công ty về công tác tổ chức hành chính. 3.15.2 Nhiệm vụ: 3.15.2.1 Công tác tổ chức lao động: -Tham mưu tuyển chọn và luôn củng cố bộ máy công tác của công ty. bố trí phân công giao việc cho từng CBCNV phù hợp với khả năng , trình độ chuyên môn của từng người nhằm đạt mục đích cao nhất trong công tác tổ chức. +Phát triển và mở rộng không ngừng. +Tổ chức phát triển theo quy luật về chiến lược cán bộ của đảng. +Phát huy được khả năng năng lực của từng CBCNV nói riêng và các phòng ban nói chung. +Kết hợp hài hoà giữa tính hiệu quả và lịch sử. -Thường xuyên quan tâm đến công tác tổ chức , sắp xếp bố trí hợp lý đúng vị trí hợp với chuyên môn. +Tìm các biện pháp giải quyết các trường hợp vướng mắc, đảm bảo đầy đủ các nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động . -Quản lý và lưu trữ hồ sơ của CBCNV , sắp xếp một cách khoa học hợp lý , lập sổ BHXH và thường xuyên cập nhật. -Thường xuyên báo cáo định kỳ công tác cán bộ - lao động theo năm. Hàng năm soát xét công tác cán bộ , nhằm tuyển lựa đúng cán bộ có đủ đức, tài để giữ các vị trí lãnh đạo chủ chốt của công ty. 3.15.2.2 Công tác lao động - tiền lương: -Hàng năm xây dựng kế hoạch quỹ lương của công ty phù hợp với SXKD thực hiện chế độ báo cáo lao động - tiền lương định kỳ . xây dựng đơn giá sản phẩm tính trên quỹ lương. phối hợp với các phòng ban liên quan xây dựng định mức khoán sản phẩm kể cả định mức cho sản phẩm mới . -Hàng năm lập kế hoạch , biện pháp ATLĐ và VSLĐ và cải thiện lao động . xây dựng nội quy , quy trình ATLĐ và VSLĐ phù hợp với từng loại máy, thiết bị, vật tư. -Tổ chức huấn luyện , hướng dẫn các tiêu chuẩn , quy định , biện pháp an toàn , VSLĐ đối với người lao động , buộc người lao động phải tuân theo. -Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động theo tiêu chuẩn quy định . tổ chức mua thẻ BHYT cho toàn thể cán bộ công nhân viên. Nhận xét về thực trạng cơ cấu bộ máy 1.1 Sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận. - Trách nhiệm giữa các phòng ban được phân công chủ yếu theo nhiệm vụ chuyên môn của từng bộ phận. - Nhiệm vụ của các bộ phận đôi khi còn chồng chéo lên nhau như: phòng KÕ ho¹ch-kü thuËt vµ phßng VËt t­ thiÕt bÞ có nhiều nhiệm vụ trùng với phòng Tµi chÝnh kÕ to¸n ; phòng Tổng hợp kiªm lu«n c«ng viÖc tæ chøc hµnh chÝnh trong khi khèi l­îng c«ng viÖc rÊt lín ,Các phòng ban có nhiệm vụ trùng nhau này không được phân định rõ phòng nào chịu trách nhiệm chính, phòng nào có tính chất tham mưu. - Việc phân nhiệm này không thể hiện rõ bộ phận nào là bộ phận tham mưu, bộ phận nào là bộ phận tác nghiệp: C¸c bé phËn võa cã chøc n¨ng tham m­u l¹i võa cã chøc n¨ng t¸c nghiÖp. - Nhiều phòng ban có số lượng công việc không thích hợp + Phòng Tæng hîp nªn ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc nh­: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch của từng bộ phận phòng ban Lên kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của đơn vị sau đó phân công phân nhiệm cho từng phòng ban cụ thể. Nªn cã phßng Tæ chøc hµnh chÝnh ®Ó ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc nh­: Chịu trách nhiệm phân bổ các nguồn lực của đơn vị như: bố trí nhân sự, phân bổ ngân sách, mua sắm trang thiết bị, theo dõi đánh giá cán bộ.... + Tiếp nhận các khúc mắc của các đơn vị cấp dưới, đối tác khách hàng của c«ng ty sau đó chuyển đến các bộ phận tác nghiệp sau đó nhận kết quả tại các phòng ban tác nghiệp trả lời. + Một số phòng lại phải đảm nhận khối lượng nhiệm vụ rất lớn như phòng Tæng hîp ngoài các chức năng Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch của từng bộ phận phòng ban Lên kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của đơn vị sau đó phân công phân nhiệm cho từng phòng ban cụ thể, còn kiêm luôn hành chính nhân sự 1.2 Sự phối hợp thực hiện công việc và sự chỉ đạo của cấp trên: - Trong quan hệ thực hiện công việc tại đơn vị cơ chế thủ trưởng chỉ huy được vận dụng một cách mạnh mẽ. Thực thi theo cơ chế này đảm bảo sự thống nhất từ trên xuống dưới về mục tiêu của cơ sở, nguyên tắc tuân thủ tuyệt đối mệnh lệnh của cấp trên. Tuy nhiên chính nguyên tắc này phần nào hạn chế tính chủ động của nhân viên cấp dưới. Việc thực hiện công việc tại đơn vị hoàn toàn vào sự chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên hoặc lãnh đạo tại phòng. Nhân viên mất hoàn toàn tính chủ động quá trình thực hiện công việc thường mang nặng tính nguyên tắc và theo cơ chế đã định mà ít có sự thay đổi đột biến cho thích hợp với từng hoàn cảnh cụ thể. - Việc thực hiện công việc theo nhóm hầu như không được chú trọng tại đơn vị. Quá trình thực hiện công việc thường được giao cho từng cá nhân cụ thể, mỗi cá nhân thường đảm nhận một việc hoặc một mảng chuyên môn trong từng phòng tác nghiệp. Thực hiện phân nhiệm này thường gắn chặt với tính chủ động của từng cá nhân, các công việc nhỏ ít phức tạp thường được thực hiện một các hiệu quả. Tuy nhiên tại c«ng ty có nhiều công tác thuộc về chuyên môn rất phức tạp như công tác xúc tiến đầu tư, chuyÓn giao c«ng nghÖ, t­ vÊn gi¸m s¸t , thÝ nghiÖm vËt liÖu, thẩm định các dự án... một cá nhân khó có thể đảm nhận một cách hiệu quả. - Công tác phối hợp thực hiện giữa các bộ phận phòng ban còn mang nặng tính nguyên tắc. Trong quá trình thực hiện công việc ít có sự phối hợp giữa các phòng ban, nếu có thì quá trình phối hợp này còn nhiều vướng mắc như phòng nào cần sự phối hợp của phòng khác thì phải do chính thủ trưởng của phòng đó đề đạt và phải được sự chấp thuận của trưởng phòng cần phối hợp. Trong quá trình thực hiện công việc các công việc thuộc về chuyên môn mang tính đặc thù của từng bộ phận sự độc lập của các phòng thường mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên nếu các công việc mang tính chất phức tạp như chuẩn bị đấu thầu các dự án lớn, c¸c dù ¸n th¾ng thÇu ë n­íc ngoµi thì sự phối hợp giữa các phòng ban chưa rõ ràng từ đó dẫn tới tính kém hiệu quả của các hoạt động trên. 1.3 Cơ cấu và trình độ của cán bộ chưa đáp ứng nhu cầu của đơn vị. Stt Tên phòng ban Số lượng Trình độ học vấn 1 Ban giám đốc 3 Giám đốc 1 TiÕn sÜ Phó giám đốc 2 Đại học 2 Phòng Tổng hợp 8 Trưởng phòng 1 Đại học Phó trưởng phòng 1 Đại học Nh©n viên 6 Đại học 3 Phòng Tµi chÝnh kÕ to¸n 6 TRưởng phòng 1 Đại học Phó trưởng phòng 1 Đại học Chuyên viên 1 Đại học Nhân viên 3 §¹i häc 4 Phòng thÝ nghiÖm hiÖn tr­êng 190 Trưởng phòng 20 Đại học,th¹c sü Phó trưởng phòng 20 Đại học Nh©n viên 150 Đại học, Cao ®¼ng, trung cÊp 5 Phòng KÕ ho¹ch kü thuËt 9 Trưởng phòng 1 Đại học Phó trưởng phòng 2 Đại học Nh©n viên 6 Đại học, trung cÊp 6 §éi ®Þa kü thuËt 17 Tr­ëng phßng 1 Đại học Phã phßng 1 Đại học Nh©n viªn 15 §¹i häc, trung cÊp 7 Phßng vËt t­ thiÕt bÞ 6 Tr­ëng phßng 1 §¹i häc Phã phßng 1 Đại học Nh©n viªn 4 §¹i häc, trung cÊp 8 X­ëng s¶n xuÊt phô gia 22 Trưởng phòng 1 §¹i häc Phã phßng 1 Đại học Nh©n viªn 20 §¹i häc, trung cÊp 9 Trung t©m t­ vÊn gi¸m s¸t 252 Trưởng phòng 1 §¹i häc Phã phßng 1 Đại học Nh©n viªn 250 §¹i häc, trung cÊp ( Nguồn:phßng tæng hîp2008) Từ sơ đồ trên ta nhận thấy chất lượng cán bộ của cơ sở còn nhiều tồn tại: - Số lượng cán bộ có chuyên m«n rÊt nhiÒu song phân bố không đồng đều giữa các lĩnh vực chuyên môn. Thực tế này sẽ dẫn đến việc thừa chuyên viên ở các lĩnh vực giao th«ng, x©y dùng nhưng lại thiếu các chuyên viên tại các lĩnh vực Luật, kinh tÕ, Ngo¹i ng÷... - Số lượng cán bộ có chuyên môn trong các lĩnh vực không đảm bảo theo yêu cầu công việc. Các cán bộ chuyên môn tại các phòng ban tác nghiệp thường chỉ có trình độ chuyên viên được đào tạo đại học hoặc các cấp thấp hơn sau đó học liên thông. Chính vì trình độ đào tạo không thích hợp đã dẫn đến hiệu quả công việc yếu kém . - Các phòng ban tác nghiệp hầu như không có cán bộ cao cấp điều này rất bất hợp lý. Các phòng ban tác nghiệp ít nhất phải có một chuyên viên cao cấp mới thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của bộ phận của mình. - Số lượng cán bộ chuyên môn tại mét sè bộ phận tác nghiệp cũng thiếu không đảm nhận hết công việc của phòng ban của mình. Mỗi bộ phận tác nghiệp như các phòng Tæng hîp, Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n... phải phụ trách từ 8 mảng công việc chính trở lên trong khi đó cơ cấu cán bộ trong phòng chỉ có 6 người như thế là không phù hợp. Thực trạng đó dễ dẫn đến tình trạng kiêm nhiệm trách nhiệm chồng chéo giữa các cá nhân, khó đáp ứng nhu cầu công việc. PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THÍ NGHIỆM CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Sơ đồ bộ máy quản lý BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN TÁC NGHIỆP BỘ PHẬN THAM MƯU Phòng Tæ chøc hµnh chÝnh Phòng KÕ ho¹ch-kü thuËt Phòng tæng hîp Phòng C«ng nghÖ thÞ tr­êng Phòng VËt t­ thiÕt bÞ C¸c X­ëng s¶n xuÊt phô gia §éi ®i¹ kü thuËt Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n TRUNG TÂM GIAO DỊCH “MỘT CỬA” C¸c Trung t©m t­ vÊn gi¸m s¸t Phòng ThÝ nghiÖm hiÖn tr­êng : Mối quan hệ chỉ huy, phụ thuộc : Mối quan hệ tư vấn, giúp đỡ Trong bộ máy quản lý mới phân định rõ các bộ phận phòng ban thành các bộ phận tham mưu và các bộ phận tác nghiệp. Bộ phận tham mưu vẫn nhận kế hoạch từ phòng Tổng hợp và báo cáo hàng tháng với phòng Tổng hợp Trung tâm giao dịch “ một cửa” sẽ trực thuộc ban giám đốc các phòng ban chuyên môn mỗi phòng ban sẽ cử một chuyên viên tham gia vào việc thực hiện nhiệm vụ tại bộ phận một cửa. Phòng hành chính sẽ cử một nhân viên chịu trách nhiệm tiếp đón hướng dẫn và thu thập tổng hợp văn bản, giấy tờ phục vụ cho công tác tại bộ phận này. CƠ CẤU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN PHÒNG BAN M¥Ý. Phòng Tổ chức Hành chính Chức danh Số lượng Chức năng nhiệm vụ Trình độ Trưởng phòng 01 Phụ trách chung cả phòng Làm công tác thi đua, đánh giá nhân viên Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương, bố trí, kiện toàn tổ chức - Đại học chuyên ngành Nhân lực-Lao động Phó phòng 01 Chịu sự quản lý của trưởng phòng Quản lý nhân viên trong phòng Phụ trách tổ chức các công việc khánh tiết, hội nghị... - Đại học chuyên ngành Hành chính Nhân viên 01 - Phụ trách tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm Đại học chuyên ngành lao ®éng 01 - Thủ quỹ Trung cấp 01 - Phụ trách văn thư lưu trữ 01 - Phụ trách bộ phận “một cửa” Phòng Tổng hợp Chức danh Số lượng Nhiệm vụ Trình độ Trưởng phòng 01 Phụ trách chung Phụ trách công tác Kế hoạch Phối hợp với c¸c ban ngµnh liªn quan Trên đại học chuyên ngành Kế hoạch-giao th«ng, x©y dùng Phó phòng 01 Phụ trách nhân viên trong phòng Phụ trách công tác phân công kế hoạch nhiệm vụ của c«ng ty Tổng hợp báo cáo định kỳ của các bộ phận Trên Đại học Chuyên ngành Thống kê kinh tế Chuyên viên 02 Phối hợp cùng trưởng phòng xây dựng kế hoạch phát triển Xây dựng các mẫu biểu hệ thống chỉ tiêu cña c«ng ty Đại học chuyên ngành Đầu tư, kế hoạch 02 Cùng trưởng phòng phối hợp với c¸c ban ngµnh liªn quan ®Ó ph©n bæ tµi chÝnh Đại học chuyên ngành đầu tư, tài chính 01 Phụ trách theo dõi tình hình thực s¶n xuÊt kinh doanh lập báo cáo, dự báo xu hướng phát triển của c«ng ty Đại học chuyên ngành thống kê kinh tế Dự kiến cơ cấu bộ phận “ một cửa ”: Mục tiêu: Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết các nghiệp vụ, giảm phiền hà cho doanh nghiệp và nh©n viªn vµ kh¸ch hµng, phòng ngừa bệnh cửa quyền, hách dịch của công chức, hạn chế tham nhũng tiêu cực, nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ trong thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan. Yêu cầu: Công khai hóa trình tự, quy trình, thủ tục giải quyết các nội dung nghiệp vụ theo cơ chế “ một cửa” . Cán bộ, chuyên viên tại trung tâm giao dịch có đủ hiểu biết, khả năng đánh giá, hướng dẫn nội dung, yêu cầu nghiệp vụ bảo đảm chính xác, kịp thời. Chức năng nhiệm vụ: Tổ chức hệ thống giao dịch nhằm giảm bớt các bước trung gian, đơn giản hóa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết công việc hành chính, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý . Bố trí cán bộ thường trực và làm việc với đương sự, thực hiện công khai hóa nội dung và yêu cầu với nội dung từng loại công việc, công khai quy trình và thủ tục tiếp nhận , xử lý, giao nhận kết quả... Phương án bố trí nhân sự Chức danh Vị trí hiện tại Giám đốc Trung tâm Phó Giám đốc phụ trách bộ phận Tham mưu Chuyên viên 01. Nhân viên phòng tæ chøc hµnh chÝnh 01.Chuyên viên phòng kÕ ho¹ch kü thuËt 01. Chuyên viên phßng vËt t­ thiÕt bÞ 01. Chuyên viên phòng c«ng nghÖ thÞ tr­êng 01. Chuyên viên phòng t­ vÊn gi¸m s¸t 01. Chuyên viên phßng kÕ to¸n tµi chÝnh Giám đốc trung tâm là người chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động của trung tâm. Có quyền phân công công việc, yêu cầu các phòng ban phối hợp thực hiện công việc, khi cần có thể điều động các chuyên viên của các phòng ban khác tham gia giải quyết công việc. Các chuyên viên ở các phòng ban chuyên môn làm việc theo chế độ luân phiên, các phòng không có cụ thể một chuyên viên nào là việc tại bộ phận này mà tận dụng việc kiêm nhiệm khi có điều kiện nhưng các phòng phải liên tục phân công chuyên viên phụ trách lĩnh vực của mình để sẵn sàng thực hiện công việc khi cần. Chuyên viên ở phòng Tæ chøc hµnh chÝnh là một chuyên viên chỉ phụ trách riêng công việc tại bộ phận này và không phải tham gia vào công việc của phòng Tæ chøc hµnh chÝnh khi không cần thiết và chịu trách nhiệm tham mưu chủ yếu ở bộ phận này. Chịu trách nhiệm giao dịch với khách hàng, tổng hợp, lưu chuyển yêu cầu... Điều hành hoạt động nghiệp vụ Khâu tiếp nhận yêu cầu : thực hiện tại bàn giao dịch của trung tâm, công việc này do nhân viên của phòng tæ chøc hµnh chÝnh đảm nhận. Khâu tập hợp thông tin, phân phối xử lý: Nhân viên phòng Tæ chøc hµnh chÝnh sau khi tiếp nhận sẽ tiến hành phân loại về cho các chuyên viên của các bộ phận nghiên cứu giải quyết. Khâu giải quyết: sau khi tiếp nhận yêu cầu trung tâm giao dịch “một cửa” bàn giao lại các chuyên viên của các phòng ban lập tức giải quyết theo lộ trình thời gian đã quy định. HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC VÀ CƠ CHẾ QUẢN LÝ Thực hiện nguyên tắc giao quyền 1.1 Các nguyên tắc chung trong việc giao quyền. Xây dựng quy chế ủy quyền cụ thể bằng văn bản chính thức. Văn bản này được xây dựng dựa trên sự tham khảo ý kiến lãnh đạo c«ng ty, sự tham gia của tập thể cán bộ công nhân viên trong c«ng ty. Đưa việc đánh giá công tác ủy quyền và thực hiện ủy quyền vào quy trình đánh giá cán bộ công nhân viên. Việc ủy quyền được xây dựng đi đôi với việc tiếp nhận quyền hạn và chịu trách nhiệm trong việc giao quyền cũng như việc thực hiện quyền được giao. 1.2 Giao quyền cụ thể tại các bộ phận trong đơn vị. Ban giám đốc: trong nội bộ Ban giám đốc Giám đốc là người phụ trách chung và có trách nhiệm báo cáo với cấp trên và chịu trách nhiệm ban hành các văn bản chuyên môn trong thẩm quyền của c«ng ty. Phân định rõ hai phó Giám đốc một người chịu trách nhiệm về các bộ phận tác nghiệp, một người chịu trách nhiệm về bộ phận tham mưu. Các phó giám đốc có quyền phân công phân nhiệm cho các bộ phận trong thẩm quyền của mình cũng giải quyết các phát sinh trong bộ phận mình phụ trách. Trong nội bộ phòng: + Trưởng phòng là người phụ trách chung, phân công phân nhiệm cho các thành viên trong phòng và chịu trách nhiệm một số nhiệm vụ chủ yếu của phòng mình. + Phó phòng phụ trách cán bộ công nhân viên trong phòng đồng thời chịu trách nhiệm một số nhiệm vụ còn lại của phòng khi trưởng phòng ủy quyền. + Các nhân viên trong phòng mỗi người phải chịu trách nhiệm ít nhất một nhiệm vụ của phòng trở lên. Các nhân viên được phân định rõ lĩnh vực phụ trách và phối hợp thực hiện công việc với các thành viên khác như thế nào. Những biện pháp khắc phục tình trạng hạn chế trong ủy quyền Xác định các công việc được giao và giao phó quyền hạn theo kết quả đạt được. Hoặc giao quyền đủ lớn để có thể hoàn thành các công việc, mục tiêu được giao. Lựa chọn con người theo công việc cần phải làm. Phân công công việc phù hợp với khả năng trình độ của từng cá nhân. Tránh việc giao chung cho từng tập thể dẫn đến tình trạng ỷ lại phân công không đúng khả năng cho các cá nhân. Duy trì các đường dây thông tin mở. Cần phải có một sự thông suốt về thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, nhằm cung cấp cho cấp dưới những thông tin cần thiết cho việc thực thi đúng quyền hạn được giao. Khi đó việc giao quyền sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh. Thiết lập được sự kiểm tra đúng đắn. Việc ủy quyền phải kết hợp với những biện pháp đảm bảo quyền đó được thực hiện đúng. Nếu muốn việc kiểm tra không gây trở ngại cho việc giao quyền, chúng ta kiểm tra phải tương đối toàn diện và được tổ chức khoa học nhằm chỉ ra sự lệch lạc so với kế hoạch chứ không phải việc can thiệp vào chi tiết các hoạt động cua cấp dưới. Khen thưởng việc ủy quyền có hiệu quả và tiếp thu tốt quyền lực. Việc tăng quyền tự chủ và vị trí của họ cả ở hiện tại và sự đề bạt họ lên vị trí cao hơn sẽ khích lệ tinh thần làm việc của các cá nhân. CẢI TIẾN CÁC HOẠT ĐỘNG NHÂN LỰC Đổi mới công tác tuyển chọn cán bộ công chức: Cơ chế tuyển chọn: tuân thủ theo cơ chế của c«ng ty Xây dựng yêu cầu đối với ứng viên : nguồn tuyển chọn sẽ lấy từ hai nhóm: + Nhóm 1: là cán bộ trong biên chế phải đảm bảo có năng lực chuyên môn theo đúng yêu cầu, bên cạnh đó cần phải xem xét khả năng phát triển của đối tượng và ưu tiên những người có thể đảm nhận nhiều vị trí công việc cùng một lúc. + Nhóm 2 : những người không thuộc biên chế. Yêu cầu phải có bằng đại học loại Khá trở lên, ngoại ngữ tốt, có khả năng phát triển ngoài việc đảm nhận chuyên môn có thể quản lý kinh tế... Quy trình tuyển chọn : + Dựa vào nhu cầu của từng bộ phận và chỉ tiêu của c«ng ty, còng nh­ nhu cÇu c«ng viÖc cho từng thời kỳ sẽ xác định quy mô tuyển chọn. + Xây dựng hội đồng tuyển chọn có sự tham gia của cán bộ quản lý trực tiếp và chuyên viên tư vấn về nhân lực + Thực hiện tốt quá trình theo dõi trong khi thử việc tìm đúng người đúng việc, tránh các hạn chế trong thói quen hành chính. Đổi mới phương pháp đánh giá: Áp dụng phương pháp đánh giá theo thang điểm 100 với các tiêu chí sau: Tiêu chí đánh giá Thang điểm tối đa Phối hợp với các ban ngành liên quan 10 Chấp hành đúng quy trình lập kế hoạch 10 Giao kế hoạch đúng hạn quy đinh 10 Phân bổ kế hoạch theo đúng mục tiêu và cơ cấu 15 Theo dõi tốt tình hình thực hiện các kế hoạch 15 Báo cáo công tác đúng thời hạn nội dung chính xác 20 Thực hiện tốt công tác quản lý trong nội bộ đv, cấp dưới 10 Tham gia tích cực các công tác đoàn thể 10 Ngoài việc áp dụng phương pháp đánh giá bằng thang điểm cần kết hợp thêm hai phương pháp: tự đánh giá và đánh giá lẫn nhau Phòng Tæ chøc hµnh chÝnh sẽ tập hợp các kết quả đánh giá sau đó dựa trên tiêu chuẩn thi đua sẽ thực hiện đánh giá nhân viên và phân loại lao động. Đẩy mạnh đào tạo nâng cao trình độ Việc đào tạo cán bộ cần căn cứ vào hai tiêu chí sau: Khi xác định nhu cầu đào tạo cần phải căn cứ vào thực tiễn của đơn vị. Những hạn chế trước mắt của nguồn nhân lực trong tổ chức đồng thời phải dự báo những yêu cầu mới trong tương lai để xác định nội dung đi đào tạo cho phù hợp. Người được đào tạo phải có động lực và mong muốn phát triển; có khả năng tiếp thu và có phẩm chất tốt đáp ứng yêu cầu của quá trình đào tạo. Đảm bảo cử đúng người đi đào tạo, đơn vị cần thông báo công khai chỉ tiêu đào tạo, yêu cầu với các ứng viên và có tiến hành sơ tuyển. KẾT LUẬN Trong giai đoạn hiện nay, vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức được đặt ra đối với mọi tổ chức bất kể là đơn vị tư nhân hay nhà nước. Các tổ chức phải liên tục hoàn thiện mình để thực hiện tốt nhiệm vụ của thực tế đặt ra. C«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng 1 cũng không phải là ngoại lệ. Là mét ®¬n vÞ thµnh viªn cña tæng c«ng ty x©y dùng c«ng c«ng tr×nh giao th«ng1 do đó c«ng ty phải liên tục hoàn thiện mình để bắt kịp với nhu cầu đòi hỏi thực tế nghành xây dựng , sự chuyển mình chung của toàn xã hội trong cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Do không có điều kiện được tham khảo sâu sắc thực tế cũng như còn nhiều khiếm khuyết về kiến thức nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được những góp ý trân thành của các cô chú lãnh đạo ë c«ng ty và phòng Tæng hîp để đề án của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn các cô chú lãnh đạo c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng 1, các cô chú cán bộ phòng Tæng hîp đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, cũng như quá trình thu thập tài liệu để hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cám ơn PGS.TS Vò Hoµng Ng©n đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này Em xin chân thành cám ơn ! Hµ néi, ngày 22 tháng 4 năm 2009 Sinh viên L­êng V¨n Nam DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị Nhân lực, Ths Nguyễn Vân Điềm & PGS. TS Nguyễn Ngọc Quân, NXB LĐXH, 2004 Giáo trình Hành vi Tổ chức, Ts Bùi Anh Tuấn Giáo trình Phân tích Lao động Xã hội, PGS. TS Trần Xuân Cầu, NXB LĐXH, 2002 Giáo trình Quản trị học, Khoa Khoa học quản lý, NXB GTVT, 2006 Các văn bản tài liệu của C«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng 1: + Dự thảo quy chế làm việc + Nội quy làm việc + Báo cáo thực hiện nhiệm vụ của C«ng ty qua các năm 2007, 2008 + Các văn bản quy định nhiệm vụ chức năng của c«ng ty. ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Khoa Kinh tế và Quản lý NNL CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập_ Tự do _ Hạnh phúc BẢN CAM ĐOAN Kính gửi : Ban giám hiệu trường Đại học Kinh tế quốc dân Đồng kính gửi : Ban chủ nhiệm khoa Kinh tế và Quản lý NNL Tên em là L­êng V¨n Nam Sinh viên lớp : Kinh tế Lao động 47 Được sự cho phép của nhà trường và sự đồng thuận của lãnh đạo c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng 1 đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng 1. Sau 15 tuần thực tập tại đơn vị ngoài việc được thực tập những kỹ năng cần thiết cho công việc sau này em còn hoàn thành chuyên đề “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng 1”. Trong thời gian thực hiện chuyên đề trên em không sao chép bất cứ tài liệu nào ngoài phạm vi cho phép của nhà trường. Em xin cam đoan những nội dung trên là hoàn toàn đúng sự thật. Nếu sai phạm em xin chịu hình thức kỷ luật mà nhà trường đã đề ra. Hµ néi, ngày 23 tháng 4 năm 2009 Sinh viên L­êng V¨n Nam CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập_ Tự do _ Hạnh phúc X¸c nhËn thùc tËp tèt nghiÖp C«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I x¸c nhËn: Sinh viªn: L­êng V¨n Nam Líp: Lao ®éng 47 Khoa: Kinh tÕ vµ Qu¶n lý nguån nh©n lùc Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n §· hoµn thµnh thùc tËp tèt nghiÖp , sau 15 tuÇn t¹i c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I, 33C C¸t Linh - Hµ Néi. KÕt qu¶ thùc tËp chuyªn ®Ò “ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc t¹i c«ng ty cæ phÇn t­ vÊn thÝ nghiÖm c«ng tr×nh giao th«ng I ’’. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp sinh viªn L­êng V¨n Nam cã th¸i ®é häc hái tèt chÊp hµnh kû luËt cña c«ng ty, nghiªm tóc lµm chuyªn ®Ò, ®· hoµn thµnh tèt c¸c néi dung yªu cÇu thùc tËp, mäi sè liÖu , thùc tr¹ng cña c«ng ty ®­îc ph¶n ¸nh trong chuyªn ®Ò ®Òu hoµn toµn chÝnh x¸c, trung thùc, kh¸ch quan. Néi dung cña chuyªn ®Ò cã ý nghÜa lý luËn vµ thùc tiÔn , c«ng ty sÏ xem xÐt tham kh¶o ý kiÕn trong chuyªn ®Ò ®Ó øng dông . Hµ néi, ngµy 04 th¸ng 05 n¨m 2009 X¸c nhËn cña c¬ së thùc tËp MỤC LỤC Trang