Đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng

ng _ Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng Thi công có 28 người. Đội ngũ nhân viên trong phòng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại học, trình độ đào tạo đúng chuyên môn. Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100% độ tuổi dưới 30, độ tuổi như vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ trong phòng. Luôn bám sát công trình đảm bảo chất lượng công trình và kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật. f. Phòng XNK: - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công nghệ. + Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Phó GĐ KD. Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty trình Phó GĐ, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho từng người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người. + Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán ...), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền... - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng. + Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt. + Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. + Báo cáo Phó GĐ KD về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai đúng kế hoạch. + Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng. - Mối quan hệ trong nội bộ Công ty: + Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp đồng. Bảng 12: Cơ cấu phòng XNK Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi 1. Trưởng phòng 1 Đại học KS Xây dựng <30 2. Bộ phận Marketing 6 Đại học KS Xây dựng <30 Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng phải kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, có chuyên môn về xây dựng, ngoài ra còn được trang bị thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, các phần mềm hệ thống và internet. Về độ tuổi, cả bốn người trong phòng đều có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm 100%. Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thành tốt công việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp được sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng như kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng chưa được phân công rõ ràng, còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư. g. Phòng Dự án: - Nhiệm vụ và chức năng: + Lập dự án đấu thầu, tranh thầu cho công ty. + Lập dự án thi công công trình; Cung cấp các thông số về kỹ thuật, giá thành cho phía đối tác- đồng thời cũng thông báo lại các yêu cầu của phía đối tác đối về chất lượng công trình. - Mối quan hệ trong công ty: + Quan hệ với phòng KHKT: Nhận các thông số kỹ thuật, giá cả từ phòng KHKT để lập dự án cung cấp cho phía đối tác, đồng thời cũng thông báo lại các yêu cầu của phía đối tác cho phòng KHKT. + Quan hệ với phòng Kế toán: Cung cấp giá thành công trình cho phòng Kế toán chuẩn bị vật tư và quyết toán công trình. Bảng 13: Cơ cấu phòng Dự án STT Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Đại học KS. Xây dựng <40 2 Nhân viên 4 Đại học KS. Xây dựng _ Qua bảng số liệu trên ta thấy đội ngũ nhân viên trong phòng có trình độ đại học đạt 100%,trình độ đào tạo đúng chuyên môn. Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100% độ tuổi dưới 40, có kinh nghiệm lâu năm, như vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng. 2.2. Khối đơn vị sản xuất trực tiếp: Có thể mô tả khối sản xuất trực tiếp của công ty qua sơ đồ sau: Đội trưởng, Đội phó Tổ xây Tổ hoàn thiện Tổ điện nước Tổ vận hành máy Các tổ chịu sự quản lí và giám sát trực tiếp của Đội trưởng và Đội phó của đội. Trong mỗi tổ đều có người tổ trưởng có trình độ và chuyên môn cao, trực tiếp giám sát và hướng dẫn các thành viên trong tổ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, ngoài ra còn đôn đốc công nhân thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động. Hiện nay số công nhân tham gia thi công của công ty là 431 người với trình độ tay nghề từ bậc 4/7 trở lên và độ tuổi trung bình là 35 tuổi. Với đội ngũ công nhân lành nghề như vậy nên các công trình của công ty luôn đạt chất lượng cao và thực hiện đúng tiến độ thi công. Qua quá trình phân tích trên ta thấy, trình độ đào tạo của toàn Công ty là rất cao. Với quy mô lao động không nhiều ( chỉ khoảng 104 người) nhưng trình độ của nhân viên văn phòng đạt 100% đại học và trên đại học, công nhân trực tiếp sản xuất có trình độ từ trung cấp trở lên, có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Mặt khác độ tuổi lao động của toàn Công ty còn rất trẻ, thể hiện sự năng động, sáng tạo trong công việc vì thế công ty đã từng bước trinh phục được khách hàng trong và ngoài nước với các công trình thi công chất lượng cao và giá cả cạnh tranh nhất. 3. Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 3.1. Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý 3.1.1. Phân tích số lượng lao động quản lý Lao động quản lý không trực tiếp tạo ra sản phẩm, do vậy vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải bố trí một cách hợp lý sao cho chỉ với một tỷ lệ nhỏ trong tổng số lao động toàn Công ty nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc được giao nhằm tiết kiệm tối đa chi phí bỏ ra và mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý. Theo kết quả nghiên cứu của các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì trung bình tỷ lệ lao động quản lý so với tổng số lao động toàn công ty là tối ưu khi nó chiếm khoảng từ 9% đến 12% (với điều kiện lao động quản lý phải làm việc theo đúng chức năng và có tinh thần làm việc cao). Bảng 14: Cơ cấu lao động quản lý của Công ty. Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu Năm 2002 Tỷlệ (%) Năm2003 Tỷlệ (%) Năm2004 Tỷlệ (%) 1. Tổng số 516 100 524 100 535 100 2. Lao động gián tiếp 97 19 100 19 104 19.4 3. Lao động trực tiếp 419 81 424 81 431 80.6 Qua bảng trên ta thấy tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty qua các năm đều tăng. Tuy nhiên lao động quản lý chiếm tỷ lệ không đều qua các năm: Năm 2002 là 19% đến năm 2004 là 19.4%. Qua số liệu ba năm 2002,2003 và 2004 ta thấy tỷ lệ lao động quản lý của công ty có xu hướng tăng. Sở dĩ tỷ lệ lao động quản lý của Công ty tăng do Công ty đang bước đầu hình thành các phòng ban với chức năng riêng biệt, do văn phòng giao dịch và các Xí nghiệp,Đội của công ty nằm xa nhau nên số lượng lao động gián tiếp tăng theo các năm. Mặt khác trang thiết bị và máy móc của Công ty rất hiện đại, người công nhân lao động trên dây truyền máy móc hiện đại, tự động nên lao động trực tiếp của Công ty có xu hướng giảm. 3.1.2 Phân tích kết cấu của lao động quản lý Năm 2004 lao động quản lý của công ty là 104 người. Nếu phân loại lao động quản lý theo chức năng thì lao động quản lý kinh tế chiếm 7 người đạt 6.7%, lao động quản lý hành chính chiếm 7 người đạt 4.8%. Qua số liệu trên ta thấy tỷ trọng lao động quản lý kỹ thuật chiếm tỷ trọng cao nhất, sau đó đến lao động quản lý kinh tế và thấp nhất là lao động quản lý hành chính. Đây là những những tỷ lệ tương đối hợp lý đối với một Công ty XNK Và đầu tư xây dựng. 3.1.3. Phân tích về trình độ của lao động quản lý Trình độ đào tạo của lao động quản lý Công ty rất cao, với 100% cán bộ có trình độ đại học và trên đại học bao gồm: 2 tiến sĩ xây dựng, , 4 thạc sĩ xây dựng , 62 kỹ sư các ngành kinh tế và xây dựng còn lại là các cử nhân các ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng. Với trình độ lao động quản lý như vậy Công ty cần tổ chức tốt bộ máy quản lý theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ, phù hợp với hoạt động của công ty. Tuy nhiên để phát triển mạnh hơn nữa, đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường thì đội ngũ cán bộ cần phải cố gắng hơn nữa, không ngừng nâng cao trình độ và chuyên môn của mình. 3.2. Phân tích điều kiện làm việc của lao động quản lý 3.2.1. Tình hình tổ chức nơi làm việc Cơ quan của Công ty nằm tại số369, Đường Trường Chinh Phường Khương Trung Quận Thanh Xuân ,Tp Hà Nội. Trên cơ quan các cán bộ lãnh đạo như GĐ, các Phó Giám Đốc, các trưởng phòng đều có phòng làm việc riêng, được trang bị đầy đủ bàn làm việc, máy vi tính, máy điện thoại, máy điều hoà.... Các xí nghiệp, đội trực thuộc có văn phòng, phòng ăn và các kho dự trữ thiết bị và vật liệu, Các quản đốc xí nghiệp , đội trưởng đều có phòng làm việc riêng . Còn các bộ phận như văn phòng,kế toán... của Xí nghiệp thì tập trung tại văn phòng nên nơi làm việc có chặt hẹp do phải kê nhiều bàn ghế và máy tính. Trong các phòng chức năng, mỗi người đều được bố trí bàn làm việc riêng với đầy đủ trang bị phục vụ cho từng chức năng. Diện tích các phòng ban thường nhỏ mà số người trong mỗi phòng lại nhiều nên các bàn làm việc phải kê sát nhau, không có bàn tiếp khách riêng gây bất tiện trong việc đi lại và tiếp khách tại phòng. Kích cỡ và chủng loại bàn ghế ở một vài phòng không thống nhất, nhiều khi gây nên cảnh quan không đẹp mắt. 3.2.2. Điều kiện làm việc của lao động quản lý Lao động quản lý là lao động trí óc, trong quá trình làm việc những hao phí của người lao động chủ yếu là trí lực và những căng thẳng về thần kinh tâm lí. Vì vậy điều kiện làm việc của lao động quản lý có sự khác biệt so với loại lao động khác. a. Về ánh sáng, màu sắc Lao động quản lý làm việc phần lớn theo phương thức ghi chép, cập nhật, xử lý thông tin nên đòi hỏi lượng ánh sáng phù hợp để không ảnh hưởng tới thị lực và sức khoẻ. Qua nghiên cứu cho thấy mỗi phòng đều được trang bị đầy đủ đèn ống đảm bảo độ sáng cho phòng làm việc. Tuy nhiên nếu mất điện thì chỉ có những bàn gần cửa sổ mới có thể làm việc tiếp được còn những bàn khác thì không đủ ánh sáng cần thiết, các phòng đều quét sơn màu xanh hoặc trắng. Vì vậy các phòng nên được quét sơn lại màu vàng nhạt bởi màu này ảnh hưởng tốt tới lao động trí óc. b. Thẩm mỹ lao động Qua nghiên cứu cho thấy Công ty không quan tâm nhiều đến thẩm mỹ lao động, vì diện tích cơ quan của Công ty không được rộng. Văn phòng xí nghiệp, các đội vì diện tích nhỏ nên không có chỗ cho những lọ hoa và cây cảnh, Công ty không có phòng tiếp khách riêng mà nó được bố trí tại tầng một của cơ quan - nơi có một số cán bộ và nhân viên làm việc nên việc tiếp khách không được thoả mái. Công ty cần có những bình hoa ở trong mỗi phòng chức năng và bàn tiếp khách, chân cầu thang nên có một chậu cây cảnh để tạo cảnh quan cho Công ty. c. Tiếng ồn: Hoạt động trí óc đòi hỏi phải yên tĩnh, tập trung tư tưởng. Vì cơ quan của Công ty nằm gần đường quốc lộ nên tiếng ồn do bên ngoài gây ra rất lớn, song các văn phòng làm việc được cánh âm tốt nên tiếng ồn không có ảnh hưởng gì. Nhưng do nơi làm việc còn hạn chế nên việc đi lại của nhân viên có phần ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của cán bộ quản lý. d. Bầu không khí tâm lí làm việc: Bầu không khí tâm lí là nhân tố tác động rất lớn đến kết quả làm việc của lao động quản lý. Do đặc trưng của lao động quản lý là lao động trí óc nên thường xuyên phải làm việc tập trung và căng thẳng. Như vậy nếu cộng thêm một môi trường mà mọi mối quan hệ đều lạnh nhạt thì sẽ tạo ra sự căng thẳng rất lớn và từ đó ảnh hưởng xấu tới hiệu quả công việc. Thực tế cho thấy mối quan hệ giữa các thành viên rất thân mật và cởi mở, mọi người đều giúp đỡ nhau hoàn thành công việc. Tuy nhiên mối quan hệ giữa các phòng ban đôi khi còn thiếu nhịp nhàng. 4. Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây Hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp sản xuất kinh doanh gắn liền với kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả sẽ góp phần rất lớn vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này được thể hiện qua các chỉ tiêu tăng trưởng hàng năm của Công ty. 4.1 Một số kết quả nổi bật Trong 3 năm qua, Công ty XNK và đầu tư xây dựng Hà nội cũng như các doanh nghiệp xây dựng trên địa bàn Thành phố, đứng trước nhiều khó khăn thử thách của cơ chế thị trường, ảnh hưởng chung của tình hình khủng khoảng kinh tế và tiền tệ của khu vực, do phải tìm kiếm việc làm, tiêu thụ sản phẩm trong điều kiện mức thu nhập và tiêu dùng của dân cư chưa cao, môi trường đầu tư kinh doanh còn hạn chế, cạnh tranh gay gắt. Mặc dù vậy, hoạt động sản xuát kinh doanh của Công ty vẫn liên tục phát triển. Là một doanh nghiệp Nhà nước, có truyền thống của ngành xây dựng Hà nội, Công ty tiếp tục phát huy các thế mạnh về thiết bị, khai thác các khả năng tiềm tàng, tiếp tục củng cố và phát huy các mặt hàng có thế mạnh truyền thống như xây dựng nhà bán, xây dựng các công trình dân dụng, các khu dân cư... mặt khác chủ động đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thêm nhiều ngành nghề kinh doanh như khách sạn, du lịch, dịch vụ, tư vấn đầu tư và xây dựng... Thực hiện nhiệm vụ được giao, Công ty đã có nhiều cố gắng phát huy năng lực hiện có, mở rộng phạm vi hoạt động ra các tỉnh bạn, đa dạng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và các ngành nghề kinh doanh, đưa sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, bảo toàn vốn được giao, đạt mức tăng trưởng khá, làm tốt nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về nhà ở cả về số lượng và chất lượng, Công ty đã chuyển hướng sang xây dựng các căn hộ độc lập theo thiết kế mới, hình thức, kiến trúc phù hợp, hài hòa với quy hoạch đô thị và quy hoạch các khu dân cư. Xây nhà để bán theo nhiều phương thức, xây dựng các khu chung cư cao tầng theo chủ trương của Thành phố là sự chuyển biến sâu sắc về chất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đổi mới phương thức hoạt động, chuyển đổi cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh như trên đã giúp Công ty đứng vững trong thị trường xây dựng, càng ngày càng chiếm nhiều thị phần xây dựng ở trên địa bàn Thủ đô. Điều này thể hiện qua số m2 xây dựng hàng năm của Công ty ngày càng lớn. Từ năm 2001 - 2004, Công ty đã có những bước tiến đột phá trong lĩnh vực xây dựng đó là: Xây dựng và quản lý các dự án, các công trình lớn, các khu đô thị mới và đặc biệt là tiến hành xây dựng nhà cao tầng với các căn hộ cao cấp. Song song với nhiệm vụ chính là xây dựng, Công ty phát triển nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh như: Kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành, tư vấn đầu tư và xây dựng để hỗ trợ sản xuất kinh doanh, tạo việc làm và nâng cao thu nhập cho CBCNV. Công ty tích cực tham gia đấu thầu, tìm kiếm việc làm để đảm bảo đời sống CBCNV. Năm 2004 đã tham gia đấu thầu, chọn thầu được nhiều công trình lớn nhỏ, chất lượng công tác đấu thầu, chọn thầu ngày càng được nâng cao. Kết quả thắng thầu đạt 70% số công trình dự thầu. Để có kết quả trên Công ty từng bước nâng cao chất lượng hồ sơ đấu thầu, chọn thầu, một số công trình Công ty đã chủ động cùng chủ đầu tư giải quyết nhanh các thủ tục dự án, rút ngắn giai đoạn chuẩn bị đầu tư, đưa dự án sớm vào giai đoạn thực hiện. Công ty đã có những bước tiến bộ mới trong công tác quản lý, xây dựng được quy chế quản lý mọi mặt hoạt động của Công ty. Qua tổ chức thực hiện đã chứng minh các quy chế này phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và đưa công tác quản lý của Công ty vào nề nếp có hiệu quả. Tổ chức và thực hiện tốt công tác hạch toán, nghiêm chỉnh thực hịên chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, pháp lệnh thống kê, kế toán hiện hành của Nhà nước, Công ty được đánh giá là đơn vị có tình hình tài chính lành mạnh. Thu hồi vốn nhanh, phát huy hiệu quả đồng vốn, bảo toàn và phát triển vốn trong sản xuất kinh doanh. Công ty lập và triển khai các dự án đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị, cốp pha các loại, giàn giáo thi công, cẩu tháp, hệ thống máy vi tính, áp dụng các quy trình công nghệ mới, nâng cao trình độ sử dụng máy móc, thiết bị để phục vụ việc quản lý và công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. Thường xuyên tiếp cận và đổi mới công nghệ sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng thi công công trình. Các công trình Công ty thi công đều đạt yêu cầu kỹ - mỹ thuật thuộc loại khá, tốt. Để đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng ta thông qua bảng sau: Bảng 15: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 So sánh 02/01 So sánh 03/02 So sánh 04/03 CL Tỷ lệ (%) CL Tỷ lệ (%) CL Tỷ lệ (%) 1. Tổng doanh thu (Triệu đồng) 16 354 18 904 23 769 30 520 2.550 15.6 4.865 25.7 6.751 28.4 a. Doanh thu từ hoạt động XNK 3 944 5 294 6.110 6 770 1.350 34.2 816 15.4 660 10.8 b. Doanh thu từ Xây dựng 12 410 13 610 17.659 23 750 1.200 9.7 4.049 29.7 6.091 34.5 2. Lợi nhuận ( Triệu đồng) 310 330 340 400 20 6.5 10 3 60 17.6 3. Thu nhập bình quân (1000đ) 1000 1200 1500 2000 200 20 300 25 500 33.3 4. Đóng góp vào NSNN (1000đ) 9763 10647 11912 14490 884 9.1 1.265 11.9 2.579 21.6 Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty 4 năm qua cho thấy: Thông qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, ta thấy Tổng doanh thu của Công ty trong 4 năm 2001- 2004 đều tăng lên riêng năm 2004 tăng rất nhanh ,điều đó là rất đáng mừng.Cụ thể năm 2002 tăng 2.550 triệu đồng tương ứng tăng 15.6%, năm 2003 tăng 4.865 triệu đồng tương ứng là 25.7 %, năm 2004 tăng 6.751 triệu đồng tương ứng là 28.4%. Về vấn đề đóng góp vào ngân sách nhà nước thông qua các khoản thuế nộp như thuế VAT, thuế XNK là nghĩa vụ của các doanh nghiệp với nhà nước, nó thể hiện sự công bằng trong môi trường cạnh tranh lành mạnh, không có sự thiên vị giữa các loại hình doanh nghiệp. Và Công ty XNK và đầu tư xây dựng đã đem lại khoản nộp vào ngân sách đáng kể. Số liệu về thu nhập bình quân ở Công ty đều tăng qua các năm, cho thấy việc công ty đã đảm bảo đời sống cho người lao động. Mức lương bình quân hiện nay là 2 triệu đồng/người/tháng, là tương đối cao và có phần trội hơn so với một số công ty khác. Qua số liệu về lợi nhuận của công ty ta thấy lợi nhuận của công ty tăng với tốc độ tương đối cao. Điều này thể hiện hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao, cụ thể năm 2001 đạt 310 triệu đồng đến năm 2004 đã đạt 400 triệu đồng, tăng lên là 90 triệu đồng tương ứng tăng 29%. Hàng năm Công ty và các xí nghiệp tổ chức cho CBCNV đi thăm quan, nghỉ mát, tổ chức sinh hoạt các phong trào văn hóa, văn nghệ, TDTT, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNV. Thực hiện nghị quyết của Đảng bộ Công ty và nghị quyết Đại hội CNVC hàng năm. Đảng bộ Công ty phối hợp với chính quyền và Công đoàn chỉ đạo và phát động toàn thể CBCNV tìm kiếm việc làm, tổ chức và xây dựng biện pháp thi công các công trình đạt chất lượng cao, tiếp tục đổi mới trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, ổn định và nâng cao đời sống người lao động. Các tổ chức đoàn thể quần chúng như Công đoàn, phụ nữ... hoạt động tích cực bám sát nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, động viên phong trào thi đua lao động sản xuất, chào mừng các ngày lễ lớn, thi công các công trình đảm bảo đúng tiến độ đề ra đạt chất lượng cao, thực hiện tiết kiệm vật tư. Giáo dục CBCNV luôn phấn đấu duy trì và nâng cao thành tích của Công ty. Phong trào thi đua lao động giỏi gắn với người tốt việc tốt được tổ chức Công đoàn tuyên truyền sâu rộng trong CBCNV. Trong phòng tào thi đua đã ngày càng xuất hiện nhiều gương cá nhân điển hình tiên tiến, lao động giỏi. Các đơn vị xuất sắc trong quá trinh thi đua có nhiều thành tích được khen thưởng. Việc khen thưởng được xem xét trên cơ sở các tiêu chuẩn thi đua được cụ thể hóa bằng bảng chấm điểm. Việc thực hiện mọi chế độ chính sách đối với người lao động được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và Luật Lao động. Công ty đóng bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm y tế đủ cho 100% người lao động trong Công ty theo đúng quy định. Công ty đã xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ trong doanh nghiệp, tiến hành từng bước theo kế hoạch đề ra. Tổ chức thực hiện dân chủ sâu rộng trong các đơn vị, xí nghiệp của Công ty. Tóm lại với truyền thống đoàn kết, phát huy nội lực và được sự chỉ đạo sâu sát của Tổng Công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội, cán bộ công nhân viên Công ty XNK và Đầu tư xây dựng đã phấn đấu đạt được những thành tựu đáng ghi nhận: - Chỉ trong vòng hai năm 2003 và 2004, Công ty đã tham gia đấu thầu, chọn thầu được nhiều các công trình lớn nhỏ thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau ở Hà nội và các tỉnh phía Bắc. - Đổi mới công tác đấu thầu, chọn thầu: Một số công trình Công ty đã chủ động tham gia xây dựng dự án với chủ đầu tư ngay từ đầu giúp cho chủ đầu tư giải quyết nhanh các thủ tục, rút ngắn giai đoạn chuẩn bị đầu tư. - Trong thời điểm hiện nay, khi vốn đầu tư xây dựng giảm, thị trường xây dựng cạnh tranh gay gắt thì việc lo tương đối đầy đủ việc làm cho công nhân là việc làm rất đáng hoan nghênh. - Công ty đã từng bước tiếp cận và thích ứng với nền kinh tế thị trường với những công trình thi công đạt chất lượng cao và giá cả cạnh tranh nhất. Công ty đã xây dựng được chính sách hoạt động của mình là: "An toàn, chất lượng, đúng hạn" và nó được coi là chìa khoá cho sự thành công của Công ty. - Về cơ bản Công ty đã giải quyết được công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên với thu nhập tương đối cao, trung bình là 2 triệu đồng/ một người. Trình độ của công nhân viên ngày càng cao, số lượng lao động tăng lên theo hàng năm. - Những năm trước quy mô hoạt động của Công ty rất hẹp, hạn chế về máy móc thiết bị. Đến nay quy mô hoạt động của Công ty đã mở rộng thêm và được trang bị thêm máy móc thiết bị hiện đại được nhập từ các nước có nền công nghiệp hàng đầu thế giới. - Công ty đã từng bước chú ý xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý, và đến nay Công ty đã hình thành các đơn vị phòng ban riêng. 4.2. Một số tồn tại hạn chế Mặc dù Công ty XNK và Đầu tư xây dựng đã đạt được những thành tựu đáng khả quan đáng ghi nhận trong những năm gần đây, song vẫn còn không ít những những tồn tại và vướng mắc mà Công ty cần phân tích rõ nguyên nhân và tìm giải pháp khắc phục. Cụ thể là: - Tham gia đấu thầu, dự thầu nhiều nhưng tỷ lệ trúng thầu không cao do công tác thông tin kinh tế chậm và không chính xác. - Một số công trình thi công ở các tỉnh phía Bắc và các tỉnh khác hiệu quả kinh tế kém, chưa đem lại lợi nhuận cao cho Công ty. - Công tác tổ chức lao động còn chưa đi kịp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành sản xuất của Công ty còn cồng kềnh chưa thực sự gọn nhẹ. Vì thế khả năng phân tích tổng hợp các thông tin về Công ty và thị trường chưa cao, khiến Công ty chưa có khả năng đưa ra các quyết định lớn có lợi ích lâu dài, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong tương lai. - Chưa xây dựng được chiến lược quy hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ thích hợp với cơ chế thị trường. Chưa tạo được nguồn cán bộ cần thiết, khi bổ nhiệm cán bộ vào các nhiệm vụ chủ chốt để thực hiện các công việc đó còn gượng ép như cán bộ nhân sự, các tổ trưởng... làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Công tác đầu tư còn manh mún, chưa có những dự án lớn mang tính tổng thể thúc đẩy nhanh hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả lớn về kinh tế. - Vốn tồn đọng nơi khách hàng còn nhiều, đòi nợ chậm, quy trình sản xuất chưa hoàn thiện. - Chưa có nội quy lao động toàn Công ty nên các vấn đề như: đi làm muộn, nghỉ không có lí do chính đáng vẫn tồn tại; - Có nhiều công việc mà người cán bộ làm không đúng chuyên môn và chức năng của mình, làm cho kết quả của công việc đó không cao. 5. Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty Công ty có cơ cấu tổ chức bô máy theo kiểu trực tuyến chức năng, và nó cũng thể hiện sự phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty. Với cơ cấu này, Công ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng.Ưu điểm của kiểu công tác quản lý này là công tác quản lý được chuyên môn hoá cao: Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định, Vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho GĐ. Công ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó. Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban và quy trình thi công công trình. Tuy nhiên bộ máy quản lý của Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như: Một số cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số cán bộ và nhân viên phải đảm nhận quá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá nhiều việc và làm không đúng chuyên môn của mình.Cụ thể là ở Bộ phận XNK do khối lượng công việc nhiều và đòi hỏi cần có trình độ chuyên môn về XNK mà thực tế ở Bộ phận này cán bộ và các nhân viên không được đào tạo đúng chuyên môn về XNK để đáp ứng yêu cầu công việc.Vì vậy Công ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức năng và cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ. Nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm nhân viên và thay thế cán bộ quản lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay; Công ty chưa có những chính sách khuyến khích lao động quản lý học hành, cử đi học nước ngoài và thuê chuyên gia nước ngoài đến giảng dạy để đội ngũ lao động của công ty có thể thích ứng và vận dụng nhanh chóng công nghệ mới vào công tác quản lý của Công ty; Công ty chưa có chính sách thu hút những người lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh. Tóm lại, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước. Cơ cấu mô hình còn có những hạn chế đó là thực tế hiện nay ở Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội bộ máy còn chưa thực sự gọn nhẹ, sự bất lợi do việc giám đốc trực tiếp chỉ đạo điều hành, sự bất lợi này thể hiện ở chỗ các quyết định về hoạt động và kinh doanh của công ty chỉ tập chung duy nhất ở giám đốc. Do vậy dẫn tới khó khăn cho các phòng ban, các đơn vị thành viên trong việc xin ý kiến chỉ đạo cũng như việc ra quyết định kịp thời của giám đốc. Để khắc phục tồn tại trên công ty cần thực hiện công việc cụ thể sau: - Thực hiện việc uỷ quyền giữa giám đốc và các phó giám đốc: Giám đốc công ty sẽ uỷ quyền một phần hoặc toàn bộ cho các phó giám đốc trong từng mảng công việc khi mình đi vắng. Trong quá trình điều hành các phó giám đốc phải thường xuyên liên hệ với giám đốc qua thư tín hoặc điện thoại để báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo nếu có vấn đề đột xuất xảy ra. Các phong ban, các đơn vị thành viên phải có trách nhiệm giúp đỡ các phó giám đốc hoàn thành trách nhiệm được giao và khi thực hiện công việc phải xin ý kiến chỉ đạo của phó giám đốc CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY XNK VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HÀ NỘI I. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng xí nghiệp, các đội trực thuộc. Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra. Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lí của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau: Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất. Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động. Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng xí nghiệp tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau. Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới. Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động. Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty trên thương trường, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng công trình được đảm bảo. 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý: - Được sự kiểm soát chặt chẽ của Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội, sự kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh của Công ty. - Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh với chi phí thấp nhất. 3. Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lí của công ty - Hoàn thiện bộ máy quản lí tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực nào. - Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban. - Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình thi công công trình. 4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí. Là một Công ty nhà nước thuộc Tổng Công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội nên việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của Tổng công ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường. II. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CÔNG TY 1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí Bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, cộng với những kiến thức đã được học, em nhận thấy cơ cấu tổ chức trong bộ máy công ty là rất hợp lý trong điều kiện kinh tế xã hội nước ta hiện nay. Em chỉ xin có một ý kiến nhỏ trong việc gộp 2 phòng Thi công và KHKT làm một để tránh dườm dà trong công việc. Sơ đồ : Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty Phó GĐ TT Các xí nghiệp Các đội trực thuộc Giám đốc công ty Phòng XNK Phòng Dự án Phó GĐ KD Phòng TChức Văn Phòng Phòng Kế Toán Phó GĐ KT Phòng TCông & KHKT 1.1. Ban Giám đốc Bảng 16: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty. Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Trình độ LL- CT 1 Giám đốc TS. Xây dựng Trên ĐH C C Trung cấp 2 Phó GĐ KT TS. Xây dựng Trên ĐH C C Sơ cấp 3 Phó GĐ TT TS. TC - KT Trên ĐH C C Sơ cấp 4 Phó GĐ KD TS. Xây dựng Trên ĐH C C Sơ cấp - Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần phân chia quyền hạn sao cho hợp lý hơn không để Giám đốc phải chịu trách nhiệm giải quyết quá nhiều việc, nên chia bớt trách nhiệm cho các Phó GĐ và các Trưởng phòng trực thuộc. Thực hiện việc uỷ quyền giữa giám đốc và các phó giám đốc: Giám đốc công ty sẽ uỷ quyền một phần hoặc toàn bộ cho các phó giám đốc trong từng mảng công việc khi mình đi vắng. Trong quá trình điều hành các phó giám đốc phải thường xuyên liên hệ với giám đốc qua thư tín hoặc điện thoại để báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo nếu có vấn đề đột xuất xảy ra. Các phòng ban, các xí nghiệp , các đội trực thuộc phải có trách nhiệm giúp đỡ các phó giám đốc hoàn thành trách nhiệm được giao và khi thực hiện công việc phải xin ý kiến chỉ đạo của các phó giám đốc theo từng chức năng công việc. 1.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới việc gộp 2 phòng Thi công và KHKT là một làm cho bộ máy tổ chức công ty gọn nhẹ hơn thực hiện công việc được chuyên trách hơn góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. 2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý: Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được nhiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao. Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các Trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng. 2.1. Phòng XNK * Trưởng phòng XNK - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng. + Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khẩu + Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình GĐ phê duyệt. + Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng. + Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. * Các nhân viên trong phòng. Bộ phận Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trưởng phòng; Thu thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng ; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng. 2.2. Trưởng phòng tài chính kế toán - Chức năng: + Tham mưu cho GĐ công ty về công tác tài chính kế toán. + Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính. - Nhiệm vụ: + Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán. + Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của Công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước. + Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống. + Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. + Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định. + Thực hiện công tác tài chính tín dụng. + Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng. 2.3. Trưởng phòng kỹ thuật - Chức năng: + Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng kỹ thuật. + Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới. + Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu. - Nhiệm vụ chính: + Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toán, triển khai các hợp đồng. + Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ thiết kế + Lên kế hoạch thuê thầu phụ + Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lượng công trình 2.4 .Trưởng Văn phòng * Nhiệm vụ và chức năng : +Tổ chức thực hiện các hoạt động thường xuyên như hội họp, tiếp khách, trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa các bộ phận trong công ty, với các cơ quan bên ngoài. + Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, quản lý và cấp phát cho các đơn vị. + Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dưỡng và sửa chữa nếu cần thiết. + Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ + Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các giải thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát. + Kiến nghị cho Giám đốc về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho bộ phận hành chính. + Quan hệ với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường nếu phát sinh. + Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng theo hướng nâng cao hiệu quả và đơn giản, gọn nhẹ. + Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty; Lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ. + Trợ giúp Giám đốc trong công tác đối ngoại như mua quà tặng khách, cùng tiếp khách. 2.5. Trưởng phòng tổ chức * Chức năng: Có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty trong việc thực hiện các phương án sắp xếp nhân sự của Công ty, công tác quản lý đào tạo bồi dưỡng và tuyển dụng lao động đồng thời thực hiện các công tác thanh tra nhân dân trong toàn công ty. 2.6. Trưởng phòng Dự án + Lập dự án đấu thầu, tranh thầu cho công ty. + Lập dự án thi công công trình; Cung cấp các thông số về kỹ thuật, giá thành cho phía đối tác- đồng thời cũng thông báo lại các yêu cầu của phía đối tác đối về chất lượng công trình. 3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý: Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với cán bộ quản lí thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lí có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt và trôi chẩy hơn. Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lí của Công ty còn tồn tại một lượng lao động quản lí trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người làm không đúng ngành nghề được đào tạo; Các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng Dự án đều tốt nghiệp từ các trường kỹ thuật, vì thế mà kiến thức về quản lí còn nhiều hạn chế. Do đó Công ty cần bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ quản lí không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ của họ mà còn cả lĩnh vực quản lí Nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh,.... nhằm giúp cán bộ có những hiểu biết sâu rộng về môi trường kinh tế. Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty cần có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó. Cùng với quá trình tuyển chọn, Công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu của công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lí nhất. Về đào tạo Công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau: + Đào tạo tại chỗ: Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, luật pháp ... nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ công nhân viên. Ngoài ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lí, Công ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận. + Đào tạo ngoài Công ty: Đối với cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trường trong nước và nước ngoài. Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lí. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Công ty. Về bồi dưỡng Công ty nên mở các khoá đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật, trong đó cần chú ý đào tạo áp dụng các công nghệ mới của nước ngoài trong việc thi công công trình, các công việc điện nước.....Tuy cán bộ trong công ty có trình độ ngoại ngữ và tin học tương đối, nhưng do Công ty đã trang bị đầy đủ máy tính cho cán bộ và nhân viên nên Công ty nên mở các lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội ngũ cán bộ có thể đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ chế thị trường. Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay nó rất quan trọng đối với cán bộ quản lí và cũng là tiêu chuẩn đối với cán bộ hiện nay, cụ thể là: + Khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, Công ty sẽ hỗ trợ bằng việc cấp kinh phí sau khi có chứng chỉ hoặc bằng nộp cho cơ quan. + Tạo điều kiện mở các lớp ngoại ngữ tại Công ty ngoài giờ hoặc trong giờ hành chính nếu có điều kiện. + Đối với những cán bộ cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc thì phải cử đi học nâng cao ở các trường. Các việc làm trên tuy bước đầu sẽ có nhiều khó khăn trong nhận thức của cán bộ, nhiều người tuổi cao ngại học, lo ngại bị mất vị trí khi đi học... Song Công ty phải coi đây như điều kiện bắt buộc đối với cán bộ quản lí. Như vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nói trên Công ty sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo được ưu thế cạnh tranh với các Công ty trong cũng lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lí. Từ đó Công ty có điều kiện để nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với công việc và với Công ty. 4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động. Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lượng lao động quản lí. Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề hiện nay của Công ty là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, việc bố trí các phòngban còn chưa hợp lí, các phòng ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại không nằm sát nhau. Vậy Công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin được thuận lợi, nếu có điều kiện Công ty nên xây dựng quy hoạch lại sao cho phù hợp với điều kiện mới. Về điều kiện làm việc của Công ty là đảm bảo nhân viên luôn được trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc. Ngoài ra bầu không khí tâm lí là rất quan trọng. Trước đây, ở hầu hết các doanh nghiệp vấn đề này chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mức. Nhưng ngày nay người ta không thể phủ nhận được vai trò của nó, đặc biệt đối với những người làm công tác quản lí. Thật vậy nếu làm việc trong bầu không khí thoả mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm công tác, mọi người sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện công việc và sẽ không tồn tại tình trạng đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc của nhau và làm ảnh hưởng đến kết quả chung của Công ty. Do vậy, Lãnh đạo Công ty không nên coi nhẹ vấn đề này mà phải thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên nhằm nắm bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đoàn kết nội bộ. Công ty cần có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp khó khăn bất chắc trong cuộc sống, cần tạo ra sự thoả mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với nhân viên. Có như vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi đề xuất các ý kiến đóng góp cho Công ty. 5. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất Đối với lao động quản lí, nội dung kỷ luật chủ yếu là sử dụng thời gian lao động. Nhìn chung hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn phổ biến,và điển hình là các lao động nữ ở Bộ phận Kế toán và Bộ phận Văn Phòng . Công ty duy trì chế độ làm việc 8h/ ngày và 40h / tuần song thực tế việc thực hiện chưa được đúng đắn, nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ bộ máy tổ chức quản lí của Công ty chưa được gọn nhẹ, chưa hình thành các kỷ luật lao động và nội quy lao động, giải quyết các công việc riêng... đây cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc chưa cao. Do vậy Công ty cần xây dựng kỷ luật lao động và phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó. Vậy giải quyết vấn đề này cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau: + Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra; Có hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách, kỷ luật những người vi phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng nghiêm túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp, đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc. + Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo ra thời gian dỗi. + Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ. + Sử dụng các biện pháp hành chính giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lí để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc, tạo không khí lao động thoải mái... KẾT LUẬN Tổ chức bộ máy quản lí là vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp phần quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Vì vậy làm tốt công tác quản lí là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của mỗi doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội". Với hi vọng nâng cao kiến thức cũng như đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội. Theo em hoàn thiện bộ máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh như hoàn thiện cơ cấu các phòng ban, hoàn thiện chức năng nhiệm vụ, hoàn thiện công tác đào tạo, chú trọng đến công tác kích thích vật chất tinh thần .... Vì vậy phần giải pháp em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhỏ, thay đổi một phần nhỏ trong cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí. Những giải pháp này chủ yếu dựa vào kiến thức đã học, qua phiếu khảo sát, quan sát thực tế .... Hoàn thiện bộ máy là một đề tài rất hấp dẫn và cần thiết với mọi loại hình doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lí phải được quan tâm một cách đúng mức. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn luận văn của em còn nhiều thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô. PHỤ LỤC Bảng 1: Cơ sở vật chất máy móc thiết bị của Công ty STT Tên thiết bị Nước sản xuất Số lượng Ký hiệu đặc trưng kỹ thuật Mức độ còn dùng được 1 Máy trộn bê tông Nga 02 250 lít 90% 2 Máy trộn bê tông T.Quốc 02 200 lít 80% 3 Máy trộn vữa T.Quốc 04 80 lít 70% 4 Máy đầm bàn Nga 04 80% 5 Máy đầm bàn (máy nổ) Nhật 02 70% 6 Máy đầm rung Nhật 7 Máy lu ba bánh Nga 02 60% 8 Máy lu hai bánh Nhật 01 9 Ô tô tải Nga 02 10T 65% 10 Ô tô tải Hàn Quốc 02 7T 80% 11 Máy vận thăng VN 02 80% 12 Giàn giáo tổ hợp VN 03 700m2 98% 13 Cốp pha sắt định hình VN 1500m2 90% 14 Đầm dùi Đức 15 80% 15 Máy đào So La Hàn Quốc 02 0,8m3 98% 16 Máy ủi Komatsu D50 Nhật 01 140CV 98% 17 Máy ủi D53 Komasu Nhật 01 150CV 80% 18 Máy bơm nước T.Quốc 03 20CV 95% 19 Máy bơm nước T.Quốc 03 12CV 95% 20 Máy bơm nước T.Quốc 04 6CV 95% 21 Máy phát điện (Thiết bị thuê mua tài chính) Nhật 03 50KVA 95% 22 Máy đào Nhật 03 80% 23 Máy ủi bánh xích Nga 02 80% 24 Máy rải bê tông áp phan Nga 01 80% 25 Máy xúc Nhật 01 60% 26 Cần cẩu tháp Các thiết bị khác Đức 01 70% 27 Máy kinh vĩ Đức 01 80% 28 Máy kinh vĩ Thuỵ Sĩ 01 85% 29 Máy thuỷ bình Nhật 05 90% MỤC LỤC