Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tăng nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam

h nghiệp mua về nhằm mục đích phục vụ sửa chữa tài sản cố định. Vật liệu xây dựng và thiết bị: là những vật liệu doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích phục vụ cho công tác đầu tư xây dựng cơ bản. Phế liệu và các loại vật liệu khác: là những loại vật liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất do sản phẩm hỏng hoặc do các nguyên nhân khác. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Ngoài phân loại trên ta còn có: * Phân loại theo nguồn hình thành gồm: Nguyên vật liệu mua vào Nguyên vật liệu được cấp (trong trường hợp doanh nghiệp được cấp bổ xung vốn bằng nguyên liệu) Nguyên vật liệu được viện trợ không hoàn lại Nguyên vật liệu dôi thừa, phát hiện trong kiểm kê Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh * Phân loại theo quyền sở hữu gồm: Nguyên vật liệu tự có Nguyên vật liệu bên ngoài: gồm các loại nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho việc tính giá thành. Chính vì thế cách phân loại theo công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả. 2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế. Khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định tức là theo nguyên tắc chung nhập giá nào xuất giá đó. Giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo nguồn nhập và mục đích sử dụng. 2.1. Giá thực tế nhập kho. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như: Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường...) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Nếu chi phí thu mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định: số lượng, giá trị... Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến, trị giá vốn thực tế nhập kho là giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng các chi phí gia công chế biến. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Giá thực tế vật liệu góp liên doanh là giá vốn do các bên tham gia liên doanh thống nhất đánh giá. Giá thực tế vật liệu thu được tù phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ hoặc giá ước tính. 2.2. Giá thực tế xuất kho. Nguyên vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác được đánh giá được thực tế xuất kho cho các nhu cầu đối tượng sử dụng khác nhau. Khi tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính theo các cách sau: * Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ Giá thực tế vật = Số lượng xuất * đơn giá thực tế tồn liệu xuất dùng kho đầu kỳ * Phương pháp đơn giá mua bình quân Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật * giá đơn vị xuất dùng liệu xuất dùng bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân = giá tt vật liệu đầu kỳ + giá tt nhập trong kỳ và kỳ dt cả kỳ dự trữ lượng tt vật liệu tồn đầu kỳ và lượng nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân với kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao trong kỳ. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình = giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ( hoặc cuối kỳ trước) quân cuối kỳ trước Lượng vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân = giá tt vật liệu tồn trước khi nhập + giá tt số nhập sau mỗi lần nhập lượng vật liệu tồn trước khi nhập + lượng nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên vừa chính xác vừa cập nhật, nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. * Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ được xuất đầu tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp này thích hợp hơn trong trường hợp lạm phát. *Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn có tên là phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức Giá thực tế vật liệu = giá hạch toán vật * Hệ số giá xuất dùng liệu xuất dùng vật liệu Trong đó: Hệ số giá = giá tt vật liệu tồn đầu kỳ + giá tt vật liệu nhập trong kỳ vật liệu giá ht vật liệu tồn đầu kỳ+ giá ht vật liệu nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 1. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng nguyên vật liệu đắt tiền. Phương pháp này có ưu điểm phản ánh kịp thời chính xác tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu, quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Nhược điểm của phương pháp này là chỗ công việc ghi chép nhiều, việc bảo quản và khai nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất. Theo phương pháp kê khai thường xuyên, tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu được phản ánh vào tài khoản 152: Nguyên vật liệu. 1.1. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu. Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi vào bên nợ tài khoản 152. Tuỳ theo nguồn nhập mà ghi có các tài khoản liên quan. Nguyên vật liệu mua vào, sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ tài khoản 152: giá mua nguyên vật liệu chưa có GTGT Nợ tài khoản 133: thuế VAT được khấu trừ Có tài khoản 331,111,112,141: tổng số tiền theo giá thanh toán. Mua nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Nợ tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu theo giá thanh toán Có tài khoản 331,111,112,141: trị giá NVL theo giá thanh toán .Nhập kho nguyên vật liệu tự sản xuất gia công Nợ tài khoản 152 Có tài khoản 154 Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh được viện trợ không hoàn lại, được cấp. Nợ tài khoản 152: trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Có tài khoản 411: trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân. Nợ tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân Có tài khoản 3381: trị giá nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân Khi xác định được nguyên nhân, tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan. Nợ tài khoản 3381: Có tài khoản 721: Có tài khoản 331: 1.2. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. Khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán ghi có tài khoản 152. Tuỳ thuộc theo mục đích xuất mà ghi nợ các tài khoản liên quan. Xuất sử dụng phục vụ sản xuất kinh doanh Nợ tài khoản 621, 627, 641, 642: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng Có tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh. Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn giá trị thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn. Nợ tài khoản 222, 128: trị giá vốn góp Có tài khoản 152: trị giá thực tế của nguyên vật liệu Có tài khoản 412: chênh lệch. Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị giá thựuc tế của nguyên vật liệu đem góp vốn. Nợ tài khoản 222,128: trị gía vốn góp Nợ tài khoản 412: chênh lệch Có tài khoản 152: trị giá thực tế của nguyên vật liệu. Xuất nguyên vật liệu nhượng bán Nợ tài khoản 632: trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhượng bán. Có tài khoản 152: trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhượng bán. Trường hợp kiểm kê kho nguyên vật liệu phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân. Nợ tài khoản 1381: trị giá nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. Khi xác định được nguyên nhân, tuỳ theo từng nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan. Nợ tài khoản 642,1388,821: trị giá nguyên vật liệu thiếu đã Có tài khoản 1381: xác định được nguyên nhân. Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 111, 112, 331, 151 NVL 621, 627, 641, 642 NVL mua ngoài nhập kho (Giá có cả thuế GTGT ) Mua NVL ** 133 (*) 111, 112, 331 3333 Chi phí vận chuyển NVL nhập kho Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập khẩu 154 NVL thuê ngoài gia công NVL tự chế, phế liệu thu hồi nhập kho 411 Nhận vốn góp liên doanh vốn cổ phần bằng NVL 222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL 338 NVL thừa phát hiện trong kiểm kê xuất kho NVL dùng cho SX, kinh doanh và XD cơ bản 331 Chiết khấu mua hàng được hưởng, giảm giá hàng mua 154 Trả lại NVL cho người bán Xuất NVL thuê ngoài Gia công 821 NVL nhượng bán 338 NVL góp vốn liên doanh 128, 222 Xuất NVL trả nợ vay đơn vị khác 138, 338, 344 NVL thiếu phát hiện trong kiểm kê 2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu ít tiền, chủng loại phức tạp, việc bảo quản và tình hình xuất nhập khó theo dõi. Phương pháp này có ưu điểm làm giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán nhưng mức độ chính xác không cao. Đối với các doanh nghiệp đồng thời có tổ chức nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được áp dụng phương pháp này. Theo phương pháp này, tình hình xuất nhập nguyên vật liệu được phản ánh trên tài khoản 611- mua hàng. Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi theo những lần phát sinh nhưng xuất kho hàng ngày không ghi. Cuối tháng sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối tháng kế toán ghi tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Quá trình hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu được tiến hành như sau: 2.1. Đầu kỳ. Nợ 611: trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ. Có 151,152: trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ. 2.2. Trong kỳ. Mua nguyên vật liệu sử dụng phục vụ sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ tài khoản 611: giá mua nguyên vật liệu theo giá chưa có VAT Nợ tài khoản 133: thuế VAT được khấu trừ Có tài khoản 331,111,112,141: tổng số tiền theo giá thanh toán. Mua nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đói tượng chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoắc không thuộc đối tượng chịu thuế VAT. Nợ tài khoản 611: tổng số tiền theo giá thanh toán. Có tài khoản 331, 111, 112, 141: tổng số tiền theo giá thanh toán. Các trường hợp nhập kho nguyên vật liệu khác. Nợ tài khoản 611: trị giá nguyên vật liệu nhập kho . Có tài khoản 631, 411, 3381: 2.3. Cuối kỳ. Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ. Nợ tài khoản 152,151: trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ Có tài khoản 611: trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ. Tính và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. X = D1 + N - D2 Nợ tài khoản 621,627,641,642: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng Có tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng. Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 151, 152 611 151, 152 Kết chuyển giá trị NVL Tồn kho đầu kỳ 111, 112, 331 Mua NVL nhập kho 133 (**) (*) 333 Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL Tồn kho cuối kỳ 331 Chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua, trả lại hàng 621 Giá trị NVL xuất kho trong kỳ Ghi chú: (*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGt theo phương pháp khấu trừ (**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phần II lý luận chung về hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị Ta biết rằng khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng khác. Phần lớn các đối tượng lao động thông qua quá trình chế biến để hợp thành thực thể của sản phẩm như bông thành sợi, cát thành thuỷ tinh... Một số khác lại mất đi như các loại nhiên liệu. Bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng vẫn phải có các đối tượng lao động. Do đó, khi tổ chức hạch toán khâu dự trữ cho sản xuất cần xem xét một số điểm sau: Có kế hoạch dự trữ, cung cấp vật liệu công cụ dụng cụ đồng bộ chính xác, kịp thời, đảm bảo cả về số lượng, chất lượng để đảm bảo quá trình liên tục cho sản xuất mà không bị ứ đọng vốn. Tính toán phải chính xác mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, kết hợp với công tác dự toán. Quản lý chặt chẽ việc xuất dùng vật liệu theo kế hoạch. Giá trị các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp sản xuất thường chiếm từ 25% đến 50% tổng giá trị tài sản của chúng. Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Mặc dầu hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh là hệ quả của nhiều yếu tố, Nhưng cũng cần phải thấy rằng sự bất lực của một số công ty trong việc hoạch định và kiểm soát một cách chặt chẽ các loại tài sản lưu động và các khoản nợ ngắn hạn hầu như là một nguyên nhân dẫn đến sự thất bại cuối cùng của họ. phần III thực trạng công tác hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty phương nam I. khái quát chung về công ty phương nam 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Phương Nam thuộc Sở công nghiệp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước.Trước đây là Xí nghiệp gia công dệt nhuộm Hà nội, được thành lập vào năm 1959 sau đổi tên là Công ty Phương Nam thành lập ngày 20/01/1997. Công ty có tên giao dịch là Phương Nam Company. Trụ sở chính của công ty: số 352 đường Giải Phóng - Hà nội. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phương nam. Mô hình bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phương Nam PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật Kế toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Phòng tài vụ Ban bảo vệ Phòng tổchức hành chính Ban kinh tế cơ bản Phòng kỹ thuật Phân xưởng may Giám đốc Phân xưởng in lưới Tổ cơ điện Phân xưởng dệt Cấu trúc quản lí của công ty theo hướng trực tuyến được thể hiện ở sơ đồ trên, bộ máy tổ chức rất chặt chẽ và hiệu quả, phù hợp với chuyên ngành sản xuất kinh doanh của mình. Tổng số công nhân của công ty có 400 người, trong đó: số cán bộ đại học, cao đẳng là 51 người, số công nhân kỹ thuật là 366 người. Về nhân sự : +Ban giám đốc có 3 người (giám đốc và phó giám đốc). +Phòng tổ chức hành chính có 9 người. +Đội bảo vệ có 8 người. +Phòng kế hoạch có 10 người. +Phòng kĩ thuật có 10 người. +Phòng kế toán tài vụ có 12 người. +Phòng kinh tế cơ bản có 7 người. 3. Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phương Nam Công ty Phương nam là công ty sản xuất, chính vì vậy việc nắm chắc quy trình công nghệ của công ty sẽ giúp cho việc tổ chức quản lí và hạch toán các yếu tố đầu vào hợp lí, tiết kiệm chi phí, theo dõi từng bước tập hợp chi phí sản xuất khi khởi động đến giai đoạn cuối cùng, từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể. Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bước sau: Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty phương nam Nguyên vật liệu Cắt In lưới May Dệt (dệt dây gai) Sản Phẩm Nhập kho II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phương Nam 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phương nam Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kiêm kế toán tổng hợp Phó phòng tài vụ Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TL & BHXH Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán TGNH Thủ quỹ Phòng tài vụ của công ty gồm 10 người. Trong đó có: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp. - Phó phòng kiêm kế toán giá thành. - Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác. - Thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công việc liên quan đến tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán. mô hình kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phương Nam vì công ty Phương Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ. 2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành tốt nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống, phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 trong năm. Từ năm 1999 khi nhà nước áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán. Công ty đã áp dụng việc tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký-chứng từ: NKCT1, 2, 4, 5, 8, 9, 10 Bảng kê: Để phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký được gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng kê thường sử dụng có: BK1, 2, 4, 5 Bảng phân bổ: Sử dụng để chia chi phí cho các đối tượng chi phí theo công dụng và mục đích chi phí. Bảng phân bổ thường dùng để hạch toán trước khi ghi bảng kê chi phí. Có 4 sổ phân bổ: BPB1, 2, 3, Sổ chi tiết: Gồm các sổ chi tiết được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi BK hoặc Nhật ký-chứng từ. Sổ cái: sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các nhật ký chứng từ; sổ cái mở cho từng tài khoản. 3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại công ty Phương nam. Do đặc điểm của công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đa dạng phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi và phản ánh một cách liên tục về giá trị và số lượng nhập xuất tồn của từng loại vật liệu. iii. Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty phương nam 1. Tình hình vật liệu của công ty Phương nam 1.1. Đặc điểm vật liệu của công ty Công ty Phương Nam thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sản xuất các sản phẩm túi xách, ví da, ba lô. Công ty sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng hoặc gia công thuê cho nước ngoài, do đó nguyên vật liệu sử dụng với khối lượng lớn, đa dạng nhiều chủng loại. Chính vì vậy nguyên vật liệu là thành phần chính cấu tạo nên các sản phẩm đa dạng đó. Vật liệu của công ty được đưa vào với hai hình thức chính là nhập khẩu và mua trong nước. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm trên của công ty là chủ yếu nên vật liệu của công ty thuộc những ngành công nghiệp dệt may (chủ yếu là da và giả da) dễ bị hư hỏng kém phẩm chất do tác động của độ ẩm và khí hậu gây ẩm mốc và mủn, mà chất lượng sản phẩm lại chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng vật liệu. Vì vậy khâu đảm bảo nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sản phẩm của công ty. Do tính chất vật liệu như vậy nên công ty rất chú trọng đến khâu phân loại, bảo quản, kho tàng. Công ty gồm có 3 kho lưu trữ chính: Kho nguyên vật liệu chính: là kho bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu chính như: vải da, vải giả da, vải PVC, vải xoa, sợi Kho nguyên vật liệu phụ:gồm các vật liệu như chỉ may, mút, móc,khóa, tùng thay thế các linh kiện và dụng cụ bảo hộ lao động Kho thành phẩm: Bảo quản các sản phẩm hoàn thành theo hợp đồng 1.2. Phân loại nguyên vật liệu cuả công ty Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm. Công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị trong công ty nguyên vật liệu chính bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: Vải da, vải giả da, sợi . + Nguyên vật liệu phụ gồm: Mút, khuy bấm, dây khoá, đầu khoá, chỉ vắt sổ, chỉ may Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy kho tàng. Trong nội quy của công ty về kho bãi xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt hư hỏng, thiếu, mất nguyên vật liệu thì người quản lý kho phải chịu trách nhiệm vật chất trước ban lãnh đạo công ty. Các kho dự trữ của công ty được xây dựng khô ráo, không dột nát bố trí gần phân xưởng, thuận tiện cho việc chuyên chở, cung ứng kịp thời cho sản xuất. Chính vì vậy vật liệu trong kho được quản lý tốt không xảy ra mất mát hư hỏng. 1.3-Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu của công ty Vật liệu mua từ nước ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của của công ty. + Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của công ty là các sản phẩm vải mà chủ yếu nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc + Vật liệu mua trong nước : như sợi, vải, khoá chủ yếu ở các hộ kinh doanh tư nhân. 1.4- Đánh giá nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Giá thực tế vật liệu nhập và xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. 2. Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty Phương Nam. 2.1. Chứng từ sử dụng : - Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập) - Các loại phiếu nhập kho, xuất kho, - Biên bản kiểm nhận hàng hoá. - Các chứng từ về chi phí mua hàng. - Các chứng từ thanh toán tiền: Phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ ngân hàng. Biểu số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 02-B/GTKL 3LL (Liên 2 Giao cho khách hàng ) Số: 005538 Ngày 7 tháng 1 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty Mai Phương Địa chỉ: Kim Đồng- Thanh Xuân-Hà nội Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cường Đơn vị: Công ty Phương Nam Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0100232455-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Sợi PP 900 đen kg 52.425 13.045 683.884.125 Cộng tiền hàng: 683.884.125 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 68.388.412,5 Tổng cộng tiền thanh toán: 752.272.537,5 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi hai triệu hai trăm bảy mươi hai ngàn năm trăm ba mươi bảy đồng chẵn. Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên Ban kiểm nghiệm của công ty Phương Nam tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm như sau : Biểu số 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc _____________________ Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005321, 005538,ngày07 tháng 01 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Nguyễn Thị Đào: Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - trưởng ban Ông: Lê Minh : Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư dưới đây: Mã vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Đúng quy cách Không đúng quy cách Theo chứng từ Thực nhập Vp Vải PVC m 12.000 12.000 12.000 0 Sp9 Sợi PHươNG PHáP 900 kg 52.425 52.425 52.425 0 Sp6 Sợi PP600 kg 40.500 40.500 40.500 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2003 Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua xem xét tình hình vật liệu. Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán. Nếu vật liệu vật hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, 1 liên người lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ. Thông thường mỗi một loại vật tư sẽ lập một phiếu nhập kho, nhưng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật tư . Biểu số 3 : phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Ngày 07 tháng 01 năm 2003 Số : 135 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Cường Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Tên vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Vải PVC Vp m 12.000 12.000 8230 98.760.000 2 Sợi PP 900 Sp9 kg 52.425 52.425 13.045 683.884.125 3 Sợi PP 600 Sp6 kg 40.500 40.500 16.806 680.643.000 Cộng 1.463.287.125 Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2003 Người lập Kế toán trưởng (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Sơ đồ 4: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại công ty Phương nam Thủ tục nhập kho NVL được khái quát qua sơ đồ sau: NVL mua về: căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay... Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 1 liên người lĩnh giữ - 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư -1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán Biểu số 5 : phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2003 Số 90 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Phân xưởng dệt Xuất tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Vật tư, nguyên liệu Đvt Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sợi PP 900 đen kg Sp9đ 52.000 52.000 Cộng 52.000 Ngày 15 tháng 01 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Tại kho: Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho. Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Mỗi thẻ kho có thể được mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi tiết. Biểu số 6: Thẻ kho thẻ kho Ngày lập thẻ: 07/01/2003 Tờ số: 123 Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư: Vải PVC Đơn vị tính: m Mã số: Vp STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký x.n của k.t SH NT Tồn đầu tháng 1 200 1 PNK135 7/1 Nhập của công ty dệt kim Thăng Long 12.000 12.200 2 PXK91 8/1 Xuất cho PX may 12.000 200 3 PNK136 17/1 Nhập của công ty TL 8800 9.000 PXK 92 30/1 Xuất cho PX May 8500 Tồn cuối tháng 1 500 Cuối tháng thủ kho tập hợp và cộng thẻ kho. Đồng thời lập bảng tổng hợp nhập xuất vật tư trong tháng .Sau đó thủ kho gửi lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng..., kế toán vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng tháng, theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả vật tư nhập, xuất trong tháng. Dựa vào số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng kế toán vào sổ theo đúng thứ tự thời gian, số hiệu chứng từ kể cả số lượng, đơn giá, và tổng cộng thành tiền trên sổ. Còn đối với việc xuất vật tư, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho chỉ vào cột số lượng trên sổ chi tiết, số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu. 2.5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam Công ty Phương Nam áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho. 1. Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên vật liệu" và được chi tiết thành các tiểu khoản sau - TK 1521 “NVL chính" - TK 1522 "Vật liệu phụ" - TK 1523 "Nhiên liệu" - TK 1524 " Phụ tùng thay thế" - TK 1525 “Thiết bị XDCB" - TK 1526 “Bao bì" - TK 1527 “Vật liệu khác" - TK 621 “Chi phí NVL TT" và được chi tiết thành các tiểu khoản: - TK 621D"Chi phí NVLTT cho PX Dệt - TK 621M" Chi phí NVLTT cho PX May - TK 621I “Chi phí NVLTT cho PX In và một số tài khoản khác như: - TK 6272 " Chi phí VL cho SXC" - TK 6424" Chi phí VL cho quản lý DN" - TK 1111" Tiền Việt nam " - TK 112" Tiền gửi Ngân hàng" -TK 133" Thuế GTGT " - TK 241"Xây dựng cơ bản" ... đặc biệt Công ty lại không sử dụng TK 151" Hàng mua đang đi đường” để hạch toán. 2 .Kế toán tổng hợp nhập NVl Hiện nay nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. *Trường hợp công ty mua không có hợp đồng ký kết hoặc mua với số lượng ít, kế toán thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tạm ứng . Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) định khoản như sau: Nợ TK 152 (chi tiết cho tiểu khoản) Nợ TK 133 thuế GTGT đầu vào Có TK 111 (112, 141) Căn cứ vào phiếu chi tiền và phiếu tạm ứng kế toán vào nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 10 NKCT 1 là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK 152. Biểu số 10 : nhật ký chứng từ số 1 Nhật ký - chứng từ số 1 Tháng 1 năm 2003 STT Ngày Ghi có TK 111, Ghi nợ các TK 1521 1522 133 Cộng có TK111 1 7/01 98.760.000 9.876.000 108.636.000 2 10/01 19.000.000 1.900.000 20.900.000 3 17/01 72.424.000 7.242.400 79.666.400 .. Tổng 171.184.000 19.000.000 19.097.600 209.202.400 Đã ghi sổ cái ngày 31 tháng1năm 2003 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Trường hợp mua vật liệu nhập kho với hoá đơn có số lượng lớn thường được thanh toán qua ngân hàng hoặc chưa thanh toán cho người bán. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) của người bán ghi sổ: Nợ TK 152 (chi tiết tài khoản) Nợ TK 133 thuế GTGT đầu vào Có TK 331 ( chi tiết cho từng khách hàng.) - Căn cứ vào hoá đơn, nếu công ty chưa trả tiền cho người bán thì để theo dõi nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán mở riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến TK 331 được thể hiện rõ trên sổ chi tiết TK 331. Cuối tháng kế toán khoá sổ TK 331 theo từng nhà cung cấp,toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của người bán là căn cứ để vào nhật ký chứng từ số 5( biểu số 16), với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp một dòng bao gồm cả phát sinh Có TK331/Nợ TK152và phần phát sinh Nợ TK 331 /Có TK 111,112... Còn nếu công ty đã trả tiền cho người bán bằng chuyển khoản thì kế toán vào nhật ký chứng từ số 2. NKCT số 2 dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa Công ty với các đơn vị thành viên bán vật tư, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ lập: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho. Phương pháp lập: Cột ngày tháng ghi ngày tháng của hoá đơn, chứng từ vào sổ. Cột 331, 152.1, 152.2...ghi giá trị trên hoá đơn. Cột cộng Có TK 112 là tổng của các cột 331, 152.1, 152.2... NKCT 2 là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK 152. Biểu số 11 : nhật ký chứng từ số 2 Nhật ký - chứng từ số 2 Tháng 1 năm 2003 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK112 ghi nợTK Cộng có TK 112 SH NT 152 .. 331 GBC0331 10/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 748.707.300 748.707.300 GBC0731 20/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 145.000.000 145.000.000 GBC0754 29/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 300.000.000 300.000.000 Cộng 1.193.707300 1.193.707.300 Đã ghi sổ cái ngày31tháng 1năm.2003 Ngày 31 tháng 1năm 2003. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) *Trường hợp thành phẩm của sản xuất ra nhập kho lại là nguyên vật liệu của quá trình sản xuất khác: Kế toán công ty căn cứ vào phiếu nhập kho và theo định khoản : Nợ TK 152 ( Giá thực tế sản phẩm hoàn thành ) Có TK 336 PX dệt Từ đó kế toán vào nhật ký chứng từ số 10 Nhật ký chứng từ số 10 là căn cứ vào sổ cái TK152 Biểu số 12: nhật ký chứng từ số 10 Nhật ký chứng từ số 10 Ghi có tài khoản 336 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi NợTK1522 Ghi Có TK 336 Ghi nợ TK 336 Ghi Có TK.. Dư cuối tháng Nợ Có TK1522 Cộng Có TK336 TK 111 .. Cộng Nợ TK336 Nợ Có 01 Nhập Dây quai từ PX Dệt 0 30.000.000 30.000.000 30.000.000 Cộng 0 30.000.000 30.000.000 30.000.000 Đã ghi sổ cái ngày 31 tháng 1 năm 2003 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) * Trường hợp vật liệu thừa khi kiểm kê : Kết quả kiểm kê thừa do cấp phát lẻ sau khi phòng quản lý ghi phiếu nhập kho kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm kê để ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (Giá trị NVL thu hồi nhập kho) Có TK 711 ( Thu nhập khác) Căn cứ vào định khoản kế toán vào nhật ký chứng từ số 8(Ghi có TK 711) 3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Tại Công ty Phương nam, nghiệp vụ xuất vật liệu được diễn ra thường xuyên liên tục, nên kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho kế toán vào bảng phân bổ nguyên vật liệu theo định khoản sau: Nợ TK 621 ( chi tiết) Có TK 152 (chi tiết) - Trường hợp xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác kế toán ghi : Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 152 Tại công ty Phương Nam tổng kiểm kê vật liệu tồn kho được tiến hành một lần vào cuối năm. Hội đồng kiểm kê được tiến hành thành lập bao gồm; Cán bộ phòng kế hoạch, kế toán vật liệu, cán bộ thuộc phòng Kế hoạch. Sau khi kết thúc kiểm kê người phụ trách kiểm kê lập biên ban kiểm kê tính toán số chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách và yêu cầu thủ kho giải trình nguyên nhân: do cho vay, tạm ứng hay giữ hộ. Biên bản kiểm kê được lập riêng cho từng kho : Kết quả kiểm kê nếu thiếu ( trường hợp này ít sảy ra đối với công ty) thiếu chủ yếu do cân đong đo đếm ( thường gặp ở dây khoá, sợi )Lượng chênh lệch không đáng kể thường ở mức cho phép. Do đó căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi định khoản Nợ TK 642 Có TK152 Dựa vào phiếu xuất kho và bảng phân bổ kế toán ghi vào bảng kê số 4 nhưng không phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7. Cùng với nhật ký chứng từ số 1,2,5, kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK152 và sổ cái TK 331. Cuối kỳ kế toán, các số liệu được tổng hợp trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng cân đối phát sinh. Biểu số 13 : bảng phân bổ nguyên vật liệu Bảng phân bổ vật liệu Tháng 1 năm 2003 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 1521 1522 1 TK621- -Phân xưởng May -Phân xưởng dệt 363.665.350 1.350.500.000 37.500.000 Cộng 1.71.416.5.350 37.500.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 14 : sổ cái tài khoản 152 Sổ cái TK152 Năm 2003 Dư Nợ: 4.931.750 Ghi Có các TK , đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 12 Cộng TK 111( NKCT số1 ) 190.184.000 TK 331( NKCT số 5 ) 1.598.527.125 TK 336 ( NKCT số 10 ) 30.000.000 Cộng phát sinh Nợ 1.818.711.125 Công phát sinh Có 1.751.665.350 Số dư cuối tháng 71.977.525 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 15 : sổ cái tài khoản 331 Sổ cái tk 331 năm 2003 Dư có : 415.000.000 Ghi có các TK, đối ứng với ghi nợ TK này Tháng 1 .. Tháng 12 Cộng TK112 (NKCT số 2) 1.193.707.3001 Cộng phát sinh nợ 1.193.707.300 Cộng phát sinh có 1.758.379.838 Dư cuối tháng Nợ Có 979.672.538 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Như vậy có thể tóm tắt tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu của công ty Phương Nam như sau : Biểu số 5: Sơ đồ hạch toán  NVL tại công ty Phương Nam NKCT liên quan 1, 2, 5, 10 Phiếu chi, giấy báo có, báo nợ Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập NVL Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp xuất Bảng tổng hợp N-X-T Sổ cái TK 152 Bảng tính giá nguyên vật liệu xuất Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê 4,6 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Phần IV Một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Phương Nam I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty Qua hơn 44 năm hình thành và phát triển đến nay Công ty Phương Nam đã có bề dày thành tích đáng kể, giải quyết việc làm cho gần 600 người, phục vụ nhu cầu của toàn dân đóng góp một số lớn vào ngân sách Nhà nước hàng năm... Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất lớn cho Công ty về vấn đề tài chính, giúp cho Công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách, báo cáo của Công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán, nhờ đó vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Phương Nam em thấy công tác kế toán tại Công ty đã có những thành công: - Về chế độ ghi chép ban đầu: từ việc lập chứng từ luân chuyển chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...) được Công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành. - Về tổ chức kho: Hệ thống kho được tổ chức hợp lý phù hợp với phương pháp phân loại nguyên vật liệu mà Công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ kịp thời về tình hình vật tư cho khâu sử dụng cho lãnh đạo Công ty. - Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán kế toán . Đây là một phương pháp luân chuyển chứng từ một cách chặt chẽ. Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán của Công ty luôn theo dõi chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty, cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho lãnh đạo Công ty để từ đó có những quyết định hợp lý và kịp thời. Hệ thống kế toán của Công ty hoàn thành sổ sách ngày nào xong ngày đó, không để đến cuối tháng bị dồn dập công việc như một số Công ty khác. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được công tác kế toán của Công ty còn có một số hạn chế nhất định như sau: - Về vấn đề trang bị máy vi tính phục vụ công tác kế toán: Một số máy vi tính đời cũ (năm 1996) tốc độ chậm, dữ liệu lưu trữ lại nhiều. Công ty cần đầu tư thêm để hiện đại hoá số máy này, nhằm tiện cho việc quản lý, sử dụng, đảm bảo tính an toàn cho số liệu kế toán. - Về vấn đề bảo hộ lao động và bồi dưỡng độc hại cho nhân viên phòng Kế toán: Do điều kiện hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính, nhân viên phòng kế toán sử dụng máy vi tính nhiều gây ảnh hưởng xấu đến thị lực cần được tính bồi dưỡng độc hại. Thủ quỹ cần được trang bị thêm bảo hộ lao động (ví dụ khẩu trang) vì hàng ngày phải tiếp xúc với tiền bụi, bẩn. - Về công tác kế toán nguyên vật liệu : Kế toán nguyên vật liệu Công ty tuy đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại nguyên vật liệu cụ thể, nhưng bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có những hạn chế nhất định, cần có những biện pháp sửa đổi để nâng cao hiệu quả hơn nữa của công tác này, bởi việc hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm bảo quản của thủ kho, sử dụng hợp lý, tránh lãng phí, tạo điều kiện kết hợp để sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu. Mặt khác, vốn lưu động của Công ty chủ yếu từ các nguồn vốn vay ngân hàng, hàng năm có nguồn bổ sung của Công ty nhưng nguồn này không đủ đóng góp cho nhu cầu sử dụng vốn của Công ty. Vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán của Công ty nói chung phải thật tốt mới giúp Công ty trang trải lãi vay ngân hàng, các khoản chi phí và còn có lãi bổ sung vào vốn lưu động. Là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam. 1. Phương hướng nâng cao công tác kế toán VL tại công ty Phương Nam 1.1. Quản lý vật liệu tại công ty Vật liệu của công ty Phương Nam bao gồm nhiều loại khác nhau và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu có vị trí và vai trò khác nhau trong sự cấu thành sản phẩm , do đó việc quản lý vật liệu là rất khó khăn. Hiện nay công ty Phương Nam không sử dụng “Sổ danh điểm vật tư’’ nên chưa tạo lập được bộ mã vật tư để theo dõi dễ dàng, chặt chẽ đảm bảo cho công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu. Do vậy để phục vụ yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa kho và kế toán tình hình nhập xuất tồn vật liệu thì công ty nên xây dựng danh điểm vật tư dựa trên tính phân loại của vật liệu vào quá trình sản xuất Sổ danh điểm vật liệu theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty được thống nhất và dễ dàng . Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một loại vật liệu nào đó. Mặt khác công ty cần tạo một bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý trên máy tính dễ dàng . Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới và hợp lý. Trước đây, công ty chỉ phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà không quy định theo số hiệu tài khoản. Như vậy rất dễ gây nhầm lẫn và sáo trộn vật tư từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản. Theo em, trước hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số hiệu tài khoản như sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính( vải, sợi) TK 152.2 Nguyên vật liệu phụ ( dây quai, móc, khoá, ghim, chỉ may..) TK 152.3 Nhiên liệu ( dầu máy, xăng) TK 152.4 Phụ tùng thay thế TK 152.5 Vải vụn, bìa TK 152.8 Vật liệu khác : văn phòng phẩm, các loại bao bì, dây gói Mặt khác, vật liệu tại nhà máy quản lý theo từng kho do đó cần chi tiết hơn bằng cách mã hoá từng kho chẳng hạn TK 152.1.01 Nguyên vật liệu chính tại kho nguyên vật liệu chính. ở từng kho lại mã hoá chi tiết hơn cho từng loại vật liệu cụ thể trên cơ sở đó kế toán vật tư có thể mở sổ danh điểm vật tư như sau: Sổ danh điểm vật tư STT Danh điểm Tên vật liệu ĐVT Đơn giá TT Chú ý Nhóm Danh điểm 01 152.1. NVL chính ở kho NVL chính 152.1.01 Vải m 152.1.01.1 Vải xoa m 152.1.01.2 Vải PVC m 152.1.01.3 Vải giả da m 152.1.01.4 Vải giả da m .. 152.1.02. Sợi kg 152.1.02.1.1 Sợi PP900 vàng kg 152.1.02.1.2 Sợi PP900 xanh kg 152.1.02.3 Sợi PP600 xanh . 02 152.2. NVL phụ ở kho NVL phụ 152.2.02.1 Dây quai m 152.2.02.2 Khoá Cái 152.2.02.3 Chỉ may Cuộn 152.2.02.4 Bìa Cái ... 1.2. Mở thêm tài khoản 151. Theo quy định của Bộ Tài Chính ban hành về việc hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư hàng hoá đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho, kế toán ghi vào TK 151 “Hàng đang đi đường’’. Song ở đây kế toán công ty Phương Nam không sử dụng tài khoản này. Đây là một vấn đề cần khắc phục để tránh tình trạng phải lưu chứng từ đến tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, số liệu không chính xác. 1.3. Công tác ghi sổ kế toán tổng hợp Hiện nay, kế toán công ty chỉ mở bảng kê số 4,5 để tập hợp chi phí nguyên vật liệu mà không mở NKCT số 7. Theo trình tự kế toán thì căn cứ để ghi vào sổ cái TK152 là nhật ký chứng từ số 7 (Bởi bảng kê 4,5 chưa cung cấp đủ số liệu để ghi vào sổ cái). hơn nữa việc này gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán. Vì vậy kế toán tổng hợp nên mở NKCT số 7 (Ghi có TK 152,153/ Ghi Nợ TK 621,627) làm cơ sở để ghi vào sổ cái. 1.4. Vấn đề tính giá nguyên vật liệu: Công ty Phương nam đang áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng thực tế số lượng tồn kho của vật liệu là rất ít và nguyên vật liệu nhập về thường được xuất ngay cho các phân xưởng để đảm bảo hoàn thành hợp đồng kịp thời, nguồn nguyên vật liệu nhập về của công ty lại rất đa dạng nhiều chủng loại khác nhau. Chính vì vậy việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là rất khó khăn cho công tác hạch toán kế toán. Kiến nghị : công ty nên áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá đích danh để tiện cho việc ghi sổ, tránh nhầm lãn và đảm bảo được tính kịp thời trong việc tính giá nguyên vật liệu xuất. 1.5. Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên liên tục. Nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán. Như vậy là đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán và việc ghi sổ kế toán bị dồn vào cuối tháng nhiều làm cho công việc tính toán rất dễ nhầm lẫn. Kiến nghị: Cách khoảng từ 3 đến 5 ngày, kế toán vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty. Kết luận Trên đây là lý thuyết và thực tế về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với công tác kế toán của Công ty nói riêng và sự tồn tại phát triển của Công ty nói chung. Với việc áp dụng lý thuyết vào thực tế một cách khoa học sáng tạo, kế toán nguyên vật liệu giúp Công ty giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tới mức có thể, giúp những người quản lý có quyết định đúng đắn hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động để đưa Công ty đạt tới mục đích cuối cùng đó là thu được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên để sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn nữa Công ty cần phải hoàn thiện và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và các phần hành kế toán khác, phát huy hết vai trò của kế toán để phục vụ Công ty. Với điều kiện thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế, bài viết trên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, các cô chú phòng Kế toán - tài vụ của Công ty và tất cả những ai quan tâm tới vấn đề này. Em hy vọng những ý kiến của mình sẽ đóng góp phần nào trong phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty. Tài liệu tham khảo 1-Giáo trình kế toán tài chính -Trường đại học KTQD của PGS-TS Nguyễn Văn Công xuất bản 2003 2-Giáo trình kế toán tài chính - Trường đại học KT thành phố HCM 3-Giáo trình kế toán tài chính - Trường đại học Kế toán tài chính- Hà nội 4- 400 Sơ đồ kế toán tài chính - Trường đại học KTQD của PGS-TS Nguyễn Văn Công -Nhà xuất bản tài chính 5-Hệ thống kế toán doanh nghiệp-Nhà xuất bản Tài chính -1995 6- Thông tư 89/BTC 7- Giáo trình phân tích haọt động kinh doanh-Trường đại học KTQD-Nhà xuất bản thống kê -2001 8-Tài liệu về công ty Phương Nam 9-Luận văn khóa 39, 40 –Trường đại học kKTQD 10- Tạp chí về kinh tế 11- Báo kế toán 12- Các tài liệu khác liên quan. Mục lục Lời mở đầu 1 Phần I. Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu nhập xuất kho ở Công ty Phương Nam 3 I. Đặc điểm chung của Công ty Phương Nam 3 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty 3 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Phương Nam 3 1.3. Quy trình tổ chức sản xuất 4 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại Công ty Phương Nam 5 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 5 2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 5 2.3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho 6 III. Tình hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam 6 3.1. Tình hình vật liệu của Công ty Phương Nam 6 3.2. Tổ chức chứng từ kế toán ở Công ty Phương Nam 8 Phần II. Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm nâng cao công tác kế toán NVL nhập xuất kho tại Công ty Phương Nam 24 I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại Công ty 24 1.1. Công tác kế toán nói chung 24 1.2. Công tác nguyên vật liệu nhập xuất kho 25 II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác kế toán nguyên vật liệu nhập xuất kho tại Công ty Phương Nam 25 Kết luận 29 Tài liệu tham khảo 30