Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu tại Xi nghiệp in và sản xuất bao bì

ẻ kho, sổ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư. 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn cho từng loại cả về số lượng, chất lượng và chủng loại. 2.1 Phương pháp thẻ song song Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Trình tự ghi chép: + ở kho: dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn về mặt số lượng. Bước 1: Căn cứ vào chứng từ (phiếu nhập và phiếu xuất vật liệu) thủ kho thực hiện việc nhập - xuất vật liệu về hiện vật. Sau đó vào thẻ kho ở cột nhập và xuất tương ứng. Bước 2: Thủ kho thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho Bước 3: Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn về mặt hiện vật cho từng loại vật liệu trên thẻ kho Bước 4: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thì người thủ kho chuyển chứng từ phiếu nhập - phiếu xuất cho kế toán nguyên vật liệu thông qua biên bản bàn giao (bản giao nhận chứng từ). + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song (sơ đồ 1 phần phụ lục) Bước 1: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vật liệu ghi đơn giá, sau đó tính thành tiền cho từng phiếu nhập hoặc phiếu xuất. Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Bước 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết. Lập kế hoặch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Kế toán vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên cơ sở số liệu của sổ chi tiết. Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do cuối tháng mới tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập- xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu số lượng và gía trị Trình tự ghi chép: + ở kho: giống phương pháp thẻ song song ở trên. + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (sơ đồ 2 phần phụ lục) Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ thủ kho chuyển đến kế toán vật liệu ghi đơn gía tính thành tiền. Bước 2: Kế toán vật liệu phân loại chứng từ phiếu nhập vật liệu và phiếu xuất vật liệu. Dựa trên cơ sở phiếu nhập vật liệu lập bảng kê nhập vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên cơ sở phiếu xuất vật liệu lập bảng kê xuất vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. Bước 3: Cuối tháng kế toán vật liệu lấy số liệu trên bảng kê nhập và bảng kê xuất vào bảng đối chiếu luân chuyển, vào cột nhập cột xuất cho từng loại vật liệu tương ứng. Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển. Số tồn cuối tháng này là số tồn của đầu tháng tiếp theo Cuối tháng kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: công việc của kế toán vật tư thường dồn vào cuối tháng làm cho các báo cáo kế toán thường không kịp thời. Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập- xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. 2.3 Phương pháp sổ số dư Nguyên tắc: tại kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng, còn tại phòng kế toán theo chỉ tiêu giá trị. Trình tự ghi chép: + ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của từng loại hiện vật trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song nhưng cuối tháng thủ kho lập sổ số dư trên cơ sở số liệu số tồn vật liệu trên thẻ kho, sau đó chuyển sổ này cho kế toán vật liệu + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư (sơ đồ 3 phần phụ lục) Bước 1: Hàng ngày hoặc đinh kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho đem đến ghi đơn giá tính thành tiền Bước 2: Định kỳ 5 hoặc 10 ngày kế toán vật liệu tổng hợp giá trị vật liệu nhập và xuất vào bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn Bước 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn về giá trị cho từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập-xuất-tồn. Bước 4: Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số dư cột giá trị. Bước 5: Cuối tháng kế toán vật liệu tự tiến hành đối chiếu số liệu về giá trị giữa sổ số dư và bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Bước 6: Cuối tháng kế toán vật liệu đối chiếu với kế tóan tổng hợp về tổng giá trị nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày. Nhược điểm: khó kiểm tra khi sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. Phạm vi áp dụng: phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập- xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn, yêu cầu về trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. IV/ Hạch toán tổng hợp tình hình biến động NVL 1. Kế toán tổng hợp NVL 1.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm nào cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng tồn kho nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152- nguyên liệu, vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 113, 112, 111, 331... Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. (sơ đồ 4 phần phụ lục) 1.1.1Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Khi mua vật liệu, vật liệu về có chứng từ kèm theo: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112.331... Vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu về hiện vật nhưng chưa ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa đơn về thì ghi sổ giống trường hợp trên. Nếu cuối tháng chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo tỷ giá tạm tính. Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào tâph hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ giống trường hợp cả hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi sổ: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Trường hợp DN mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111,112,331 Có TK 515 Trường hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hoá đơn: Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập kho toàn bộ (kể cả hàng thừa) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có Tk 111, 112, 331 Có TK 338(1) Khi xử lý giá trị hàng thừa Nợ TK 338(1) Có Tk 642 Có TK 711 Có TK 331 Có TK 152 Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Nợ TK 152 Nợ TK 138(1) Nợ TK 133 Có TK 331,111,112 Khi xử lý giá trị hàng thừa: Nợ TK 642 Nợ TK 1388,334 Nợ TK 415,821,411 Có TK 1381 * Vật liệu do nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hoặc của các cá nhân, cổ đông góp, các bên góp vốn liên doanh hoặc được tặng thưởng. Nợ TK 152 Có TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh trước đây bằng NVL Nợ TK 152 Có TK 222,128,228 Nhập kho vật liệu chế biến hoặc thuê ngoài chế biến Nợ TK 152 Có TK 154 1.1.2 Hạch toán tổng hợp xuất NVL: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để phân bổ vật liệu vào TK chi phí phù hợp Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 152 Xuất vật liệu để gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh: khi góp vốn phải tính lại giá vật liệu Số vốn góp LD là vật liệu bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 Số vốn góp LD là vật liệu lớn hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 Có TK 412 Số vốn góp LD là vật liệu nhỏ hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Nợ TK 412 Có TK 152 Bán vật liệu thừa, ứ đọng, chậm luân chuyển Thu tiền bán vật liệu: Nợ TK 111,112 Có TK 511 Có TK 3331 Kết chuyển giá vốn của vật liệu đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 152 1.2 Theo phương pháp kiểm kê định kì Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá... trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì và cuối kì của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kì, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác không cao, tiết kiệm được công việc ghi chép, thích hợp với các đơn vị kinh doanh chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- mua NVL): dùng theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế, từ đó xác định giá trị vật tư xuất dùng. - TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: phản ánh giá trị thực tế tồn kho của NVL. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh giá trị số hàng mua nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như 133, 331, 111, 112... có nội dung và kết cấu như phương pháp kê khai thường xuyên. Trình tự hạch toán: * Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Nợ TK 611 Có TK 152, 151 Đối với vật liệu nhập trong kỳ: -Tăng do mua: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Do nhà nước cấp, cấp trên cấp, các cá nhân cổ đông góp vốn, được biếu tặng bằng vật liệu Nợ TK 611 Có TK 411 Kiểm kê vật liệu phát hiện thừa Nợ TK 611 Có TK 3381 Tính giá lại vật liệu nếu tăng giá: Nợ TK 611 Có TK 412 Cuối kỳ kế toán Xác định vật liệu đã có hoá đơn nhưng cuối tháng chưa về kho Nợ TK 151 Có TK 611 Kiểm kê kho vật liệu, sau đó xác định giá trị vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng. Nợ TK 152 Có TK 611 Trong kỳ nếu được hưởng giảm giá khi mua vật liệu: Nợ TK 111, 112 Có TK 611 Nếu trả lại vật liệu cho nhà cung cấp Nợ TK 111,112 Có TK 611 Có TK 133 Tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ: Giá trị VL xuất sử dụng trong kỳ= Giá trị VL nhập trong kỳ + giá trị VL tồn ĐK- giá trị VL tồn CK- Giảm giá VL khi mua- giá trị VL mua trả lại người bán Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 Nếu vật liệu sử dụng cho nhiều mục đích phải áp dụng phương pháp phân bổ phù hợp để tính giá vật liệu cho từng mục đích sử dụng 2. Sổ kế toán tổng hợp NVL Tuỳ theo mỗi hình thức kế toán khác nhau, người ta thiết kế một hệ thống sổ kế toán có thể khác nhau để ghi chép, hệ thống hoá thông tin, số liệu theo trình tự và đặc điểm riêng của hình thức kế toán đó. Hiện nay, có 4 hình thức kế toán: - Hình thức kế toán Nhật kí sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật kí chung - Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp thì chỉ có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán đó để sử dụng. Trong phần này, em xin trình bày hình thức kế toán " Nhật kí chung" để thuận lợi cho việc theo dõi ở phần sau (sơ đồ 6 phần phụ lục) Sử dụng các sổ sách kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp Nhật kí chung Sổ cái tài khoản 151, 152, 611 Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Phần thứ hai thực trạng hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì I- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Thực tế vài năm trở lại đây cho thấy ngành sản xuất bao bì tại Việt Nam còn kém phát triển, trong khi đó, thị trường tiêu dùng bao bì phục vụ bao gói sản phẩm ngày càng phát triển, mở rộng và đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Trong điều kiện ấy, tháng 04/1994, Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì đã thành lập một xưởng thực nghiệm và sản xuất bao bì trên cơ sở tiền thân của nó là dự án VIE90-009 do Liên Hiệp quốc tài trợ năm 1991. Công ty đầu tư mua sắm thêm 01 chiếc máy bế hộp của hãng BOBST- Thuỵ sĩ, trị giá 5,3 tỉ đồng để cùng với 01 máy in mẫu của CHLB Đức với dự án VIE90-009 hợp thành một dây chuyền sản xuất bao bì chất lượng cao. Trong thời gian này, Xưởng in thực nghiệm và sản xuất bao bì thuộc sự quản lí của Trung tâm nghiên cứu phát triển và ứng dụng kĩ thuật bao bì trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Trải qua một thời gian hoạt động, Xưởng đã thu hút được một số khách hàng truyền thống, số lượng sản xuất tăng dần, đòi hỏi phải có sự thay đổi về cơ chế quản lí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tới tháng 7-1996, Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì đã xin phép Bộ Thương mại nâng cấp Xưởng in thực nghiệm và sản xuất bao bì thành Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và sản xuất bao bì, Xí nghiệp có trụ sở tại 139 phố Lò Đúc, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Xí nghiệp in và sản xuất bao bì được thành lập theo quyết định QĐ186 ngày 04-07-1996 của Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Giấy phép kinh doanh số 00036/87 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà nội cấp. Nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp bao gồm: in nhãn hiệu hàng hoá, in và sản xuất bao bì hộp phẳng, kinh doanh nhập, xuất khẩu vật tư phục vụ cho sản xuất bao bì, nhận gia công sản xuất các loại bao bì khác. Là một Xí nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ, nhưng do được trang bị máy móc thiết bị hiện đại. Giá trị tài sản của Xí nghiệp tương đối lớn, tổng trị giá tài sản là 7,4 tỉ đồng, trong đó: Một máy in Đức : 1,2 tỉ đồng Một máy dập hộp Thuỵ sĩ : 5,3 tỉ đồng Nhà xưởng : 0,4 tỉ đồng Vốn lưu động : 0,5 tỉ đồng Sau một thời gian hoạt động từ 1996 đến nay, Xí nghiệp đã sản xuất và tiêu thụ được một số sản phẩm đáng kể trên thị trường. Có thể thấy kế quả hoạt động của Xí nghiệp trong 3 năm trở lại đây: Biểu: Quy mô kết quả hoạt động của Xí nghiệp Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Vốn cố định (tỉ đồng) 6.9 6.9 6.9 Vốn lưu động (tỉ đồng) 0.5 0.5 0.5 Doanh thu (tỉ đồng) 4.836620 4.905900 5.089825 Nộp Công ty (tỉ đồng) 0.589650 0.758020 0.834930 Nộp ngân sách (tỉ đồng) 0.125340 0.130690 0.134700 Thu nhập bình quân (nghìn đồng) 600 750 800 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì do xí nghiệp thuộc loại hình quy mô nhỏ nên bộ máy quản lí Xí nghiệp gọn nhẹ bao gồm: Ban giám đốc, gồm có: Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung trong toàn xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước Công ty về việc thực hiện các chỉ tiêu Công ty giao cho Xí nghiệp, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Công ty về bảo toàn và quản lí tài sản tiền vốn của Công ty giao cho. Nếu xảy ra thất thoát tài sản tiền vốn thì phải bồi thường theo qui định của Công ty. Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính về công tác kinh doanh của Xí nghiệp, phải xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường. Phối hợp cùng Phó Giám đốc sản xuất để bảo đảm chất lượng hàng và thời gian giao hàng cho khách. Phụ trách việc tính giá sản phẩm cho khách. Cụ thể là duyệt lại giá do Phòng nghiệp vụ chuyển sang, có thể kí Hợp đồng với khách hàng khi Giám đốc bận công tác (có uỷ quyền), tham mưu cho Giám đốc trong các Hợp đồng kinh tế, giúp Giám đốc trong việc đối nội, đối ngoại để tìm thêm khách hàng cho Xí nghiệp, đồng thời giúp Giám đốc kí hợp đồng gia công trong các phần việc trong dây chuyền sản xuất để tăng thêm chất lượng và mẫu mã sản phẩm. Phó Giám đốc sản xuất: Phụ trách điều động kế hoạch sản xuất cho toàn Xí nghiệp để bảo đảm cho sản xuất được tiến hành liên tục. Phụ trách về kĩ thuật máy móc thiết bị, đôn đốc các bộ phận làm công tác bảo dưỡng thường xuyên theo lịch trong tuần (01 tuần một lần vào sáng thứ 6). Kí lệnh sản xuất và xuất kho theo các loại nguyên vật liệu cho sản xuất theo lịch sản xuất do Phòng nghiệp vụ lập và chuyển sang. Phối hợp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh về tiến độ giao hàng để đáp ứng thời gian theo Hợp đồng kinh tế đã kí. Phòng nghiệp vụ: Thực hiện các công việc cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu là: phục vụ công việc sản xuất kinh doanh, cụ thể là: Làm công tác kế toán từ chi tiết đến tổng hợp, làm báo cáo quyết toán với Công ty. Cung cấp số liệu cho Giám đốc về tình hình sử dụng vốn và tài sản của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong việc chi tiêu đúng chế độ. Cung cấp thông tin kịp thời giúp Ban giám đốc có chiến lược chỉ đạo sản xuất kinh doanh phù hợp với thị trường. Làm lệnh sản xuất và phiếu báo việc cho từng tổ sản xuất. Tiếp nhận vật tư và giao sản phẩm cho khách hàng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Giám đốc PGĐ kinh doanh PGĐ sản xuất Các tổ sx Ph. nghiệp vụ Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, số lượng sản phẩm bao bì tiêu thụ được nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mẫu mã, chất lượng bao bì, nhãn hiệu. Trong những năm gần đây, cơ cấu mặt hàng của xí nghiệp là các loại hộp rượu, hộp mứt, hộp bánh kẹo các loại, hộp thuốc lá, hộp xà phòng. Việc sản xuất bao bì tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì được thực hiện theo dây chuyền công nghệ. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In và sản xuất bao bì Bản kẽm in từ tổ chế bản Giấy từ tổ xén Tổ bế hộp Tổ in Tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp được chia làm 04 tổ sản xuất. Tổ chế bản: Có nhiệm vụ chủ yếu Nhận được phiếu báo việc thì tổ chức chế bản căn cứ vào market sản phẩm mà khách hàng yêu cầu để tiến hành làm những việc cần thiết chuẩn bị cho khâu bình bản như kiểm tra phim, công tác thêm phim nếu cần. Vẽ market cho từng loại sản phẩm để biết được trên 1 tờ in được bao nhiêu sản phẩm, đồng thời phối hợp với tổ bế hộp để bình phim sao cho phù hợp với việc làm khuôn, dập dễ và tích kiệm nhất. Sau khi chuẩn bị xong khâu bình bản, tiến hành phơi kẽm chuyển cùng market mầu in cho tổ in để tiến hành in sản phẩm. Tổ in có nhiệm vụ: Là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ dây chuyền sản xuất của Xí nghiệp, bởi vì khâu in sẽ quyết định rất lớn đối với chất lượng bao bì về mẫu mã in ấn, ảnh mẫu có hài hoà không. Tổ in nhận được phiếu sản xuất, nhận bản vẽ và market in có gì sai sót không. Nếu không thì tiến hành lắp bản vẽ lên máy và nhận giấy tại tổ xén để in sản phẩm. Trong quá trình in, công nhân trực tiếp đứng máy phải thường xuyên kiểm tra độ chồng màu lên sản phẩm, chế độ nước cho sản phẩm, nếu sai hỏng quá định mức phải bồi thường theo quy định của Xí nghiệp. Tổ xén có nhiệm vụ: Xén tất cả các loại giấy phục vụ cho tổ in và tổ bế hộp. Đồng thời phải xén tất cả các loại nhãn hiệu hàng hoá theo quy cách ghi trên phiếu giao việc. Do quy mô của Xí nghiệp nhỏ, do đó ngoài nhiệm vụ chính là xén giấy, xén sản phẩm thì tổ xén còn phải làm công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi in (loại những sản phẩm không đủ chất lượng ra ngoài) Tổ bế hộp có nhiệm vụ: Là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Tổ bế hộp có nhiệm vụ chính là dập toàn bộ số lượng hộp và làm khuôn cho từng loại sản phẩm theo phiếu giao việc. Có nhiệm vụ bao gói sản phẩm theo yêu cầu của khách, vận chuyển, bốc xếp hàng lên xe cho khách, phối hợp với tổ chế bản vẽ market, bình phim cho từng sản phẩm. II- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Bộ máy kế toán ở xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được hạch toán tại phòng nghiệp vụ. Xí nghiệp sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật kí chung và phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phòng nghiệp vụ: thực hiện mọi nhiệm vụ hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu. Ghi chép sổ sách, hạch toán, cuối tháng tổng hợp các số liệu vào Bảng tổng hợp chi tiết để làm báo cáo. ở các tổ không tổ chức hạch toán riêng, cụ thể: Phòng nghiệp vụ của Xí nghiệp biên chế gồm 4 người. Phụ trách kế toán: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung là người có trách nhiệm quản lí theo dõi tình hình tài chính của Xí nghiệp, tổ chức và điều hành công tác kế toán làm kế toán tổng hợp. Tính giá cho các hợp đồng kinh tế, tham mưu cho Giám đốc trong việc kí kết Hợp đồng kinh tế, viết các lệnh sản xuất cho từng tổ sản xuất để hoàn thành các hợp đồng. Theo dõi thanh toán các khoản công nợ phải thu, phải trả, tham mưu giúp cho Ban giám đốc trong việc quản lí tài sản và vốn của Công ty giao cho Xí nghiệp. Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, tập hợp tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình sản xuất để tính giá thành sản phẩm, đồng thời tập hợp các các chi phí khác để xác định kết quả. Kế toán vật liệu và tài sản cố định: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật liệu, dựa vào chứng từ ban đầu, các nghiệp vụ về vật liệu để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao tài sản cố định khi có chứng từ liên quan tới nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định, kế toán tài sản cố định lập thẻ tài sản cố định và ghi vào chi tiết tài sản cố định. Thực hiện công việc tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao. Viết phiếu xuất vật tư khi có giấy đề nghị xuất vật tư kèm theo lệnh sản xuất. Viết phiếu nhập vật tư khi có vật tư của Công ty chuyển xuống hoặc mua của bên ngoài. Sau đó vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp vật liệu hàng tháng, đối chiếu với thủ kho để phát hiện thừa thiếu. Lập bản tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, cuối tháng chuyển cho phụ trách kế toán để tính giá thành sản phẩm của từng đơn hàng. Kế toán thanh toán và tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán với người bán, người mua, các khoản tạm ứng, thanh toán với công nhân viên, các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng khi có nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi. Theo dõi hợp đồng giao hàng cho khách, giao dịch với ngân hàng, thường xuyên theo dõi báo cáo việc thanh lí hợp đồng với khách hàng mua sản phẩm và khách hàng nhận gia công sản phẩm của xí nghiệp mình, báo cáo với phụ trách kế toán tình hình công nợ. Cuối tháng tập hợp chứng từ, phân loại chi phí chuyển cho phụ trách kế toán. Thủ kho kiêm thủ quỹ Căn cứ phiếu thu, chi, nhập xuất tiến hành thu, chi tiền, nhập xuất vatạ tư. Cuối tháng cộng sổ đối chiếu với kế toán kế toán vật tư. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In và sản xuất bao bì Phụ trách kế toán (tổng hợp và tính giá thành sản phẩm) Thủ kho kiêm thủ quỹ Kế toán vật liệu và tài sản cố định Kế toán thanh toán và tiêu thụ, tiền mặt và TGNH Xí nghiệp in và sản xuất bao bì là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật kí chung, trên cơ sở đó các loại sổ sách sau đang được sử dụng tại xí nghiệp: Sổ nhật kí chung Sổ cái Sổ Nhật kí quỹ Sổ chi tiết vật liệu Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ theo dõi tài sản cố định Sổ chi tiết thanh toán với người mua Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên Sổ theo dõi thuê ngoài gia công II/ Tổ chức hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Nguyên vật liệu sử dụng dùng cho sản xuất bao bì có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất bao bì của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Nhất là trong điều kiện hiện nay, yêu cầu của thị trường rất cao đối với chất lượng và mẫu mã, vì mẫu mã bao bì có đẹp thì mới hấp dẫn người tiêu dùng, chất lượng bao bì phải tốt và giá thành hạ thì các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng mới đặt hàng. Nguyên liệu giấy dùng cho sản xuất bao bì có tính chất cơ lí không ổn định, nhất là với điều kiện khí hậu ở nước ta, đòi hỏi Xí nghiệp phải có hệ thống nhà kho bảo quản, có máy điều hoà nhiệt độ để đảm bảo tính cơ lí của giấy, không bị co giãn, vì nếu không thì khi in sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, cụ thể là hình ảnh hoặc mẫu mã bị nhoè, không đúng theo market. Mặt khác, giấy dùng cho sản xuất bao bì toàn là giấy nhập khẩu, do vậy giá trị của giấy tương đối lớn. Vì vậy, đòi hỏi Xí nghiệp phải quản lí tốt việc thu mua bảo quản giấy nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí, từ đó tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất , làm cơ sở cho việc hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh, đứng vững trên thị trường. Nguyên liệu dùng trong sản xuất bao gồm rất nhiều loại giấy, nhiều loại mức khác nhau, nhập của nhiều nước khác nhau. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác với từng vật liệu thì kế toán Xí nghiệp in và sản xuất bao bì phải phân loaị vật liệu theo từng loại của từng nước riêng để nhằm quản lí tốt tình hình kho và sự biến động của từng thứ vật liệu. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ vật liệu, do đó có thể cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu. Căn cứ vào công dụng kế toán của vật liệu, Xí nghiệp đã phân loại vật liệu thành các loại chủ yếu như sau: Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm như: Giấy Duplex Nam Triều Tiên Giấy Duplex Đài Loan Giấy Duplex Inđo Trong mỗi loại được chia thành các nhóm có định lượng khác nhau như: Giấy Duplex Nam Triều Tiên 250g/m2 Giấy Duplex Nam Triều Tiên 270g/m2 Giấy Duplex Nam Triều Tiên 300g/m2 ... Giấy Duplex Nam Triều Tiên 500g/m2 Giấy Đài Loan và Inđô cũng được chia như vậy. Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại, tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo neen mẫu mã của bao bì tăng chất lượng sản phẩm như: Các loại mực: trong các loại mực được chia thành từng nhóm do các nước sản xuất khác nhau và trong mỗi nhóm lại được chia thành các nhóm khác nhau: Nhóm mực Nhật: mực xanh, mực đỏ cờ, mực đỏ sen, mực vàng, mực đen. Nhóm mực Đức: các màu xanh, đỏ, vàng, đen. Nhóm mực nhũ vàng 3 sao của Anh. 2. Đánh giá vật liệu Tại Xí nghiệp, kế toán sử dụng giá thực tế để hạch toán. Đối với vật liệu nhập kho: do Xí nghiệp mua vật liệu từ công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì nên giá vật liệu nhập trong tháng là giá thực tế nhập kho của lô hàng đó, bao gồm giá mua trên hoá đơn và chi phí thu mua trong quá trình thu mua (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản...) Đối với vật liệu xuất kho: giá vật liệu xút trong kì là giá bình quân gia quyền của cả kì hạch toán. Trong kì, kế toán không ghi chép giá trị vật liệu xuất trong kì mà đến cuối mỗi kì căn cứ vào đơn giá bình quân gia quyền của từng loại vật liệu, kế toán mới tiến hành ghi chép giá trị vật liệu xuất dùng. Đơn giá bình quân gia quyền = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kì + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kì Số lượng vật liệu tồn đầu kì + Số lượng vật liệu nhập trong kì Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho * Đơn giá bình quân gia quyền Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 126 ngày 14/-03 và lệnh sản xuất số 86 cùng phiếu xuất số 250 ngày 17-03 ta có thể tính giá xuất kho của giấy Duplex350: Đơn giá bình quân của giấy Duplex 350 = 17,209,125+15,189,300 = 6,273.34đ/kg 2,753.46+ 2,411 Giá thực tế xuất kho của giấy Duplex 350: 51,236 x 6,273.34 = 32,141,880đ 3. Hạch toán chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo doic chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu cho từng loại cả về số lượng và chủng loại. Tại Xí nghiệp áo dụng phương pháp thẻ song song. - Các chứng từ kế toán được sử dụng trong kế toán NVL: Phiếu nhập vật tư; phiếu xuất vật tư Hoá đơn GTGT Sổ chi tiết tăng giảm; Thẻ kho - Trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Thủ tục nhập kho vật liệu: đối với NVL mua ngoài nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có), phòng nghiệp vụ lập phiếu nhập kho thành 3 liên. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng nghiệp vụ thủ kho tiến hành nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập. Phiấu nhập sau khi đã có chữ kí của người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho gửi kèm cả biên bản thừa, thiếu (nếu có), thủ kho giữ lại một bản để ghi vào thẻ kho số lượng nhập, một liên và hoá đơn GTGT gửi về phòng kế toán làm căn cứ để thanh toán cho người bán và lập bảng kê thuế GTGT đầu vào. Một liên lưu ở phòng nghiệp vụ (liên 1) Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự nhập kho vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Một liên được kèm cùng hoá đơn mua hàng để làm thủ tục thanh toán phòng kế toán (liên 2) Tại kho: thủ kho ghi số lượng vào phiếu nhập Phòng nghiệp vụ lập phiếu nhập kho Một liên thủ kho dùng để ghi thẻ kho số lượng thực nhập (liên 3) Ví dụ: ngày 02-03-1999, Xí nghiệp mua giấy của Công ty Xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì, Xí nghiệp nhận được chứng từ sau: Hoá đơn GTGT số 045659 (Biểu số 02 phần phụ lục) Trên cơ sở đó phòng nghiệp vụ viết phiếu nhập kho- phiếu nhập kho số 124 (biểu số 3 phần phụ lục) Thủ tục xuất kho vật liệu: vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm. Trên thực tế, Xí nghiệp in và sản xuất bao bì theo đơn dặt hàng thông qua việc kí kết Hợp đồng kinh tế, mỗi loại bao bì được dùng cho một loại sản phẩm hàng hoá nhất định. Căn cứ vào số lượng từng loại đã kí kết Hợp đồng kinh tế với khách hàng thì bộ phận sản xuất viết lệnh sản xuất. Phòng kế toán (kế toán vật tư) căn cứ lệnh sản xuất phòng nghiệp vụ tiến hành viết phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được viết thành 3 liên. Một liên lưu ở phòng Nghiệp vụ (liên 1) Một liên giao tổ sản xuất (liên 3) Phòng nghiệp vụ: căn cứ vào lệnh sản xuất viết phiếu xuất kho (3 liên) Tại kho: Nhận được lệnh sản xuất Một liên giao cho thủ kho (liên 2) Ví dụ: khi nhận được lệnh sản xuất số 76 ngày 4-3-2001 (biểu số 4 phần phụ lục), kế toán vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho số 234 (biểu số 5 phần phụ lục) Phương pháp ghi sổ: với phương pháp thẻ song song, việc ghi chép chi tiết nhập, xuất, các loại vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì được phòng nghiệp vụ thực hiện như sau: Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng> Mỗi loai vật liệu đựoc ghi chép theo dõi trên một thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho xắp xếp theo từng loai vật liệu tao điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng thẻ để ghi chép, kiểm tra, đối chiếu, quản lý. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra các chứng từ rồi ghi số lượng thực tế nhập, xuất kho trên phiếu nhập, phiếu xuất, sau đó thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho phân loại thành phiếu nhập kho, phiếu xuất kho riêng cho từng loại vật liệu. Ví dụ: Trên thẻ kho với vật tư là giấy Duplex 280gr/m2, số tồn kho vào ngày 28/02/2001 là 482,2kg là căn cứ để ghi vào sổ tồn kho đầu tháng 3/2001, tính số tồn giấy Duplex Nam Triều Tiên 300gr/m2 là 0. Số này được ghi trên cột tồn đầu tháng ở thẻ kho ngày 01/03/2001. (Biểu số 6a,6b phần phụ lục) Mỗi thẻ kho có thể mở trên một hoặc nhiều tờ tuỳ thuộc voà khối lượng nghiệp vụ nhập hoặc xuất phát sinh của từng thứ vật liệu. Tại Phòng kế toán : kế toán mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu. Định kì thủ kho chuyển các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu đến kế toán vật liệu. Các chứng từ này được phân loại thành từng thứ vật liệu, kế toán sẽ tổng hợp số liệu ở các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết vật liệu (đối với vật liệu nhập kho) Còn đối với ngiệp vụ xuất kho do chưa xác định được giá trị vật liệu xuất kho, do đó kế toán chỉ phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu xuất kho về mặt số lượng vật liệu xuất. Mỗi nghiệp vụ liên quan đến một loại vật liệu được ghi vào một dòng trên trang sổ của loại vật liệu đó. Cuối tháng sẽ có sự đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa thủ kho, số chi tiết vật liệu và số liệu kế toán tổng hợp. Căn cứ vào phiếu nhập số 124 ngày 03-03-2001 và căn cứ vào phiếu xuất kho số 234 ngày 04-03-2001, kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết vật liệu tài khoản 152 (loại vật tư: giấy Duplex 280g/m2) (biểu số 7b phần phụ lục) Cuối tháng, kế toán vật liệu tập hợp số liệu từ các sổ chi tiết vật liệu theo từng thứ, từng loại vật liệu của các tháng để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. 4. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại Xí nghiệp in và sx bao bì Tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Tính vật liệu nhập kho đối với các loại vật liệu nhập khẩu thì Xí nghiệp mua từ Công ty xuất nhập khẩu kĩ thuật bao bì, do vậy, giá nhập kho của các loại vật liệu này cũng giống như giá nhập kho của các loại vật liệu khác, bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc vác, bảo quản... Giá thực tế của loại giấy Duplex Nam Triều Tiên 250g/m2 gồm: Giá hoá đơn: 6,280đ/kg x 10,198.86kg= 64,048,841đ Chi phí bốc dỡ, vận chuyển tại phiếu chi số 420 là 816,000đ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu vào sổ chi tiết vật liệu cả mặt giá trị và hiện vật. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung * Các nghiệp vụ tăng vật liệu trong kì - Căn cứ vào hoá đơn số 045659 ngày 02-03-2001 của Công ty Xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì và phiếu nhập kho số 124 ngày 03-03-2001 của Xí nghiệp, kế toán vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi sổ chi tiết vật liệu (hiện vật và giá trị), sổ chi tiết thuế GTGT và sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Nợ TK 152 (1521) : 107,453,181 Nợ TK 133 : 10,745,318 Có TK 331 : 118,198,499 (Chi tiết Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì) Căn cứ vào phiếu chi số 410 ngày 05-03-2001 (biểu số 9 phần phụ lục) về thanh toán tiền vận chuyển bốc xếp giấy về kho của Xí nghiệp, kế toán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết VL, tiền mặt: Nợ TK 152 (1521) : 1,376,000 Có TK 111 : 1,376,000 - Căn cứ vào giấy báo nợ số 59 ngày 25-03 (biểu số 10, phần phụ lục) của ngân hàng ngoại thương thành phố Hà Nội, Xí nghiệp chuyển trả tiền mua vật tư của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 206,560,480 (Chi tiết Cty XNK & kĩ thuật bao bì) Có TK 1121 : 206,560,480 - Căn cứ hoá đơn số022051 ngày 13-03-2001 của Công ty Tin học (biểu số 11 phần phụ lục) và phiếu nhập kho số 126 ngày 14-03-2001 của Xí nghiệp (biểu số 12 phần phụ lục), kế toán ghi: Nợ TK 152 : 20,139,300 : 15,189,300) : 4,950,000) Nợ TK 133 : 2,013,930) Có TK 331 : 22,153,230 (chi tiết Công ty tin học) - Căn cứ vào hoá đơn số 024251 ngày 15-03-2001 của Công ty Vật tư ngành in (biểu số 13 phần phụ lục) và phiếu nhập kho số 130 (biểu số 14 phần phụ lục) ngày 15-03-2001 của Xí nghiệp và phiếu chi số 420 ngày 15-03-2001 của Xí nghiệp về việc nhập kho và thanh toán số bản kẽm và đế ghim, kế toán ghi: Nợ TK 152 (1522) : 16,180,000 Nợ TK 133 : 1,618,000 Có TK 111 : 17,798,000 - Căn cứ vào giấy báo nợ số 62 ngày 28-03-2001 của ngân hàng ngoại thương thành phố Hà Nội, Xí nghiệp trả tiền cho Công ty tin học, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 15,000,000 (chi tiết Công ty tin học) Có TK 1121 : 15,000,000 Trong tháng, các nghiệp vụ về xuất vật liệu không ghi vào sổ sách mà cuối tháng căn cứ vào số lượng và giá trị vật liệu nhập trong kì để tính giá đơn vị bình quân gia quyền vật liệu xuất kho. Sau đó tính ra giá thực tế xuất kho cho từng loại vật liệu. * Các nghiệp vụ giảm vật liệu trong kì Căn cứ vào phiếu nhập kho số 126 ngày 14-3-2001 và lệnh sản xuất số 86 (biểu số 15 phần phụ lục) cùng với phiếu xuất số 250 ngày 17-3-2001 (biểu số 16 phần phụ lục) để vào sổ chi tiết vật liệu giấy Duplex350g/m2 (biểu số 17 phần phụ lục) Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu để lấy số liệu thực nhập trong kì và tồn đầu kì cùng với giá trị thực tế của vật liệu nhập trong kì và giá thực tế tồn đầu kì để xác định đơn giá bình quân gia quyền cho từng thứ vật liệu. - Căn cứ vào số liệu thực xuất vật tư để tính giá thực tế của từng loại vật tư. * Nguyên liệu chính: Giá thực tế xuất kho của giấy Duplex 280 bằng: 9,222.3 x 6,347.8 = 58,541,315 Giá thực tế xuất kho của giấy Duplex 300 bằng: 6,587.4 x 6,280 = 41,368,872 Giá thực tế xuất kho của giấy Duplex 350 bằng: 51,236 x 6,273.3 = 32,141,880 Tổng giá trị vật liệu chính xuất dùng: 132,052,067 *Vật liệu phụ: Mực xanh 3,876,000 Mực đỏ 3,876,000 Mực vàng 2,813,000 Mực đen 1,920,000 Bản kẽm 15,560,000 Thuốc tút bản 350,000 Phim công tắc 850,000 Đế ghim 580,000 Hoá chất 100,000 đ Tổng giá trị vật liệu phụ xuất dùng: 30,925,000 đ Tổng cộng giá trị vật liệu xuất dùng: 162,977,067 - Căn cứ vào số liệu tính toán được, kế toán ghi: Nợ TK 621 : 162,977,067 Có TK 152 : 162,977,067 (1521 : 132,052,067 (1522 : 30,925,000) Sau khi xác định giá, kế toán tiến hành hạch toán theo đúng định lượng, đúng đối tượng sử dụng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Sau đó, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. (Biểu số 18 phấn phụ lục). Trên thực tế tại Xí nghiệp In và sản xuất bao bì, việc phân bổ vật liệu phụ được tính như sau: mực in các loại, bản kẽm được phân bổ cho từng đơn hàng (sản phẩm) theo sổ chi tiết, còn các loại vật liệu phụ khác còn lại được phân bổ theo nguyên vật liệu chính (theo m2 giấy in). Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng, sau khi tính ra giá thực tế xuất kho, kế toán vật liệu phân loại theo từng đơn hàng, sản phẩm làm căn cứ để lập bảng phân NVL bổ vật liệu (biểu số 19 phần phụ lục) Căn cứ vào sổ Nhật kí chung (biểu số 20b phần phụ lục), kế toán ghi vào sổ cái TK 152 (biểu số 21 phần phụ lục), sổ cái TK 331. (biểu số 22 phần phụ lục), TK 133. Phần thứ ba Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì I- Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì trước yêu cầu về quản lí doanh nghiệp và chế độ kế toán hiện nay Cùng với sự đổi mới toàn diện nền kinh tế, hạch toán kế toán với tư cách là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lí kinh tế tài chính đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Hạch toán kế toán góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng quản lí tài chính quốc gia và quản trị doanh nghiệp. Qua nghiên cứu phần cơ sở lí luận chung về hạch toán vật liệu và áp dụng phần đó vào thực tế, kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, chúng ta càng thấy rõ được vai trò, vị trí của thông tin kế toán vật liệu trong việc đáp ứng yêu cầu của công tác quản lí kế toán và quản trị được của Xí nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu trên, việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vật liệu là vô cùng quan trọng. Hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Bên cạnh đó, sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi hạch toán kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng, một mặt phải thừa nhận các nguyên tắc kế toán, chuẩn mực quốc tế, đồng thời sớm hình thành một chuẩn mực kế toán theo thông lệ Việt Nam. Mục tiêu hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực bắt buộc chúng ta phải ngày càng hoàn thiện và xây dựng cho mình một mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp , có khả năng hội hập vào hệ thống kế toán thế giới và khu vực. Đối với các doanh nghiệp trước yêu cầu quản lí mới, đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán để nâng cao hiệu quả kinh tế. Nhận biết được tầm quan trọng của việc hạch toán vật liệu trong quản trị doanh nghiệp, các nhà quản lí Xí nghiệp in và sản xuất bao bì đã cùng phòng nghiệp vụ nghiên cứu các phương pháp hạch toán, cách quản lí phù hợp với tình hình sản xuất của Xí nghiệp. Tuy nhiên, Xí nghiệp cũng đã gặp phải không ít khó khăn và tồn tại trong công tác quản lí và hạch toán vật liệu, cụ thể ở Xí nghiệp còn tồn tại một số ưu và nhược điểm sau: - Công tác quản lí vật liệu từ khâu thu mua đến dự trữ và sử dụng là tốt, bảo đảm tính kịp thời cho sản xuất và hiệu quả kinh tế, để tránh tình trạng gây ứ đọng vốn. - Thủ tục về nhập kho, xuất kho được thực hiện đầy đủ, các tài khoản và sổ sách được sử dụng theo đúng chế độ. - Tuy nhiên, việc dùng giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá vật liệu xuất kho, trong kì kế toán không ghi sổ cái ngiệp vụ xuất kho mà đến cuối kì mới tiến hành mới tiến hành ghi sổ. Như vậy, công việc bị dồn lại cuối tháng. II- Phương hướng chung để hoàn thiện vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Yêu cầu quản lí đặt ra cho các nhà doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán. Hoàn thiện có ý nghĩa là việc thay đổi và bổ sung để công việc được tiến hành tốt hơn. Việc hoàn thiện hạch toán vật liệu cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo những nguyên tắc nhất định. Do vậy, việc hoàn thiện đó đòi hỏi cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán. Tuy vậy, việc vận dụng chuẩn mực kế toán hoàn toàn không mang tính quy tắc ép buộc, chuẩn mực kế toán được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng điều kiện của mỗi quốc gia. Theo đó, chế độ kế toán Việt Nam là nguyên tắc kế toán áp dụng chung cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn có thể vận dụng yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh ở đơn vị mình để có thể rút ngắn hay thay đổi công tác kế toán cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung mà Nhà nước quy định. Như vậy, hoàn thiện hạch toán vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ luật tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Ngoài ra, hoàn thiện hạch toán vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì nhằm mục đích nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả của công tác kế toán. Bởi vậy, các giải pháp đề ra cho việc hoàn thiện hạch toán ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì ngoài việc chấp hành đúng chế độ Nhà nước quy định còn phải đáp ứng được tính hiệu quả và hiệu năng. III- Một số kiến nghị hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Quá trình hạch toán vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì nhìn chung là đúng chế độ, đáp ứng được thông tin cho yêu cầu quản lí. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại một số điểm cần củng cố và sửa đổi. Sau đây là một số kiến nghị , rất mong muốn được góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Thứ nhất: Hoàn thiện phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho Xí nghiệp in và sản xuất bao bì sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, việc tính giá thành vật liệu nhập, xuất trong tháng ở Xí nghiệp theo nguyên tắc: giá vật liệu nhập trong tháng là giá thực tế nhập kho của lô hàng đó, bao gồm giá mua trên hoá đơn và chi phí thu mua trong quá trình thu mua về nhập kho. Giá của vật liệu xuất trong kì là giá bình quân gia quyền của cả kì hạch toán. Trong kì, kế toán không ghi chép giá trị của vật liệu xuất trong kì mà đến cuối mỗi kì, căn cứ vào đơn giá bình quân gia quyền của từng loại vật liệu kế toán mới tiến hành ghi chép giá trị vật liệu xuất dùng. Điều này dẫn đến các thông tin kế toán không kịp thời với yêu cầu quản lí doanh nghiệp. Các thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu chỉ có được vào thời điểm cuối tháng. Để cung cấp thông tin kịp thời thì Xí nghiệp nên sử dụng giá hạch toán để ghi chép giá trị vật liệu xuất kho trong kì. Đến cuối mỗi kì, sau khi tính giá trị thực tế xuất kho vật liệu, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế. Công thức tính như sau: Giá thực tế của vật liệu xuất kho tính bằng: Giá thực tế của vật liệu xuất kho = Giá hạch toán của NVL xuất x Hệ số giá Như vậy, trong tháng các nghiệp vụ về xuất kho vật liệu kế toán phải ghi theo giá hạch toán. Để áp dụng loại giá này đối với vật liệu xuất kho, kế toán Xí nghiệp phải sử dụng bảng kê số 3 cho từng loại vật liệu . Thứ hai: Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phụ Một số loại vật liệu phụ Xí nghiệp không theo dõi trên sổ chỉ tiết như xăng, dầu, axêtôn, thuốc hiện ảnh... khi mua về xuất thẳng ngay cho các tổ sản xuất và hạch toán vào chi phí sản xuất chung, điều này đơn giản cho công tác hạch toán. Tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp làm sai lệch trong tính giá thành của từng đơn hàng, cụ thể: nếu chi phí đó đã hạch toán vào đơn hàng trước, những vật liệu phụ đó không sử dụng hết mà được chuyển sang dùng cho đơn hàng sau. Như vậy giá thành đơn hàng này tăng lên bất hợp lý và giá thành đơn hàng sau sẽ thấp đi. Do vậy, xí nghiệp nên theo dõi tất cả các loại vật liệu phụ trên sổ chi tiết. Vật liệu phụ dùng đến đâu xuất đến đó, để tránh tình trạng sai lệch trong giá thành. Thứ ba: Vấn đề ghi sổ tổng hợp Hiện nay Xí nghiệp In và xản xuất bao bì mua nguyên vật liệu của Công ty Xuất nhập khẩu và Kỹ thuật bao bì theo hình thức trả tiền khi thu được tiền bán hàng, đó là chưa kể đến mua chịu các khoản khác. Tuy nhiên, Xí nghiệp không mở sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng mà tất cả các nghiệp vụ đều được cập nhật vào sổ nhật ký chung. Theo em, Xí nghiệp nên mở sổ nhật ký mua hàng trong trường hợp này. biểu 25. Nhật ký mua hàng Thứ tư: Xí nghiệp cần áp dụng công nghệ tiên tiến vào công tác kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán tại Xí nghiệp In và Sản xuất bao bì hiện nay có 04 người(kẻ cả phụ trách kế toán). Do vậy, mỗi kế toán viên cùng một lúc phải kiêm nhiệm nhiều phần kế toán khác nhau, chính điều này làm cho kết quả công việc kế toán còn nhiều hạn chế. Các kế toán viên nhiều khi do có quá nhiều công việc nên đôi khi làm tắt. Từ thực trạng này, đòi hỏi Xí nghiệp phát huy hơn nữa vai trò của mình trong việc cung cấp thông tin cho quản lí. Xí nghiệp nên nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy vi tính vào việc hạch toán để việc thu nhận, xử lí thông tin kế toán cho quản lí một cách kịp thời chính xác. Với việc ghi chép thủ công như hiện nay nên việc lập chứng từ ghi chép sổ sách kế toán là các giai đoạn riêng biệt. Mỗi giai đoạn tiêu tốn thời gian và số liệu qua nhiều khâu làm giảm tính thời sự và tính chính xác. Khi áp dụng máy vi tính gần như chỉ có một giai đoạn duy nhất, làm giảm thời gian, tăng độ chính xác của thông tin được cung cấp. Để thực hiện được công việc hạch toán máy thì trước hết cần phải có sự quan tâm chỉ đạo của các nhà quản lí Xí nghiệp. Tăng cường đầu tư vốn cho việc mua sắm máy móc, lắp đặt chương trình phần mềm kế toán máy. Đối với nhân viên kế toán thì cần phải cố gắng tìm tòi, học hỏi thêm trong lĩnh vực tin học để có thể thực hiện được các công việc kế toán trên máy vi tính một cách dễ dàng và thuận lợi. Trên đây là một số kiến nghị về công tác hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, đó là kết quả của quá trình nghiên cứu lí luận cơ bản kết hợp với thực tế tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Mong rằng những ý kiến đó phần nào giúp được Xí nghiệp khắc phục những vấn đề còn tồn tại để hoàn thiện hơn công tác hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Kết luận Qua các phần trình bày trên của luận văn có thể khẳng định hạch toán vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lí kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Thông qua công tác hạch toán vật liệu, các đơn vị sản xuất kinh doanh đảm bảo vật liệu an toàn, phòng ngừa mất mát, lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Thực tế hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì có ảnh hưởng to lớn đến công tác quản lí vật tư và qủan lí Xí nghiệp. Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Xí nghiệp nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất. Hạch toán vật liệu có phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ vật liệu thì lãnh đạo Xí nghiệp mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Do đó, hạch toán vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán nói chung tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì phải không ngừng được hoàn thiện. Là một Xí nghiệp nhạy bén với sự thay đổi của cơ chế mới và sự cạnh tranh quyết liệt trên thị trường, Xí nghiệp luôn nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường công tác quản lí. Một trong những yêu cầu quan trọng đề ra là phải tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, em đã hiểu được tầm quan trọng của hạch toán vật liệu đối với công tác lãnh đạo của Xí nghiệp, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu phần "hoàn thiện hạch toán vật liệu" Trong thời gian thực tập tại đây đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức đã học. Em đã thấy rõ kiến thức về lí thuyết là chưa đủ mà phải biết vận dụng linh hoạt vào thực tế. Để đạt được điều đó, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng nghiệp vụ và sự chỉ đạo tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Lời. Vì thời gian tìm hiểu tại Xí nghiệp không nhiều nên những vấn đề đưa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của cô giáo hướng dẫn, của các anh các chị trong phòng nghiệp vụ để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô khoa kế toán, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thị Lời cùng các anh chị phòng nghiệp vụ Xí nghiệp in và sản xuất bao bì đã giúp em trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề này. Em xin trân trọng cảm ơn!