Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Thi

hà nước,quản lý kế toán các đội công trình,phân xưởng sản xuất quyết toán các công trình Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kinh tế Phòng TC-KT Phòng TCLĐ-HC Phòng KT-KD Tổ xe và Đội xây Phục vụ dựng Các tổ sản Tổ gia công Tổ cơ giới Xuất cơ khí và sửa chữa II.Tổ chức công tác kế toán ở công ty Cổ phần ĐT&XD Trường Thi. 1.cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa,hạch toán độc lập,lên toàn bộ công tác kế toán của công ty bao gồm: kế toán tổng hợp,kế toán chi tiết và lập báo cáo tài chính đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. * Bộ máy tổ chức ở phòng kế toán bao gồm: -Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ số liệu về quản lý tài sản,vật tư hàng hoá ,tiền vốn..tham mưu cho ban Giám đốc các kế hoạch kinh doanh về vốn trong Công Ty ,ký duyệt các chứng từ phát sinh hàng ngày.Chịu trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước về thực hiện chế độ báo cáo Tài chính theo quy định của Bộ Tài chính. -Kế toán mua hàng:phối hợp với thủ kho nắm bắt tình hình hàng hoá trong kho và lên kế hoạch mua hàng.Các chứng từ được kế toán mua hàng tập hợp lại và nộp cho kế toán trưởng.Đồng thời theo dõi tình hình phải trả cho người bán. - Kế toán bán hàng:Theo dõi tình hình hàng hoá bán ra trong kỳ và công nợ phải thu của khách hàng. - Kế toán kho:Theo dõi tình hình Nhập _ Xuất –Tồn kho hàng hoá.Cuối mỗi tháng lập báo cáo hàng tồn kho - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:Tính toán tiền lương phải trả cho CBCNV trích BHXH ,BHYT,KPCĐ,tính phần trăm bảo hiểm cho công nhân viên theo dõi tình hình tăng giảm số người đóng BHXH hàng tháng ,lập bảng phân bổ số 01”Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán Kế toán Mua hàng BHXH,BHYT bán hàng kho 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi. Công ty sử dụng hệ thống các chứng từ về lao động,tiền lương,hàng tồn kho ,bán hàng ,tiền tệ ,hàng hoá ,tài sản cố định ,.theo đúng qui định của nhà nước.Ngoài ra Công ty còn sử dụng chứng từ do công ty lập phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được BộTài Chính chấp nhận cụ thể : * chứng từ về lao động tiền lương: +Bảng chấm công (01-LĐTL) +Bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL) +Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH(03-LĐTL) +Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH(04-LĐTL) +Bảng thanh toán tiền thưởng (05-LĐTL) +Phiếu báo làm thêm giờ(07-LĐTL) +Biên bản điều tra tai nạn lao động(09-LĐTL) *Chứng từ về hàng tồn kho: +Phiếu xuất kho (01-VT) +Phiếu nhập kho (02-VT) +Biên bản kiểm nghiệm (05-VT) +Thẻ ko (06-VT) +Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(07-VT) +Biên bản kiểm kê vật tư ,sản phẩm ,hàng hoá(08-VT) *Chứng từ về tiền: +Phiếu thu (01-TT) +phiếu chi (02-TT) +Giấy đề nghị tạm ứng(03-TT) +biên lai thu tiền(05-TT) +bảng kiểm kê quỹ(07-TT) +Uỷnhiệm thu chi +Uỷ nhiệm chi +Bảng sao kê * Chứng từ về bán hàng: +Hoá đơn giá trị gia tăng(01GTKT-3LL) +Hoá đơn bán hàng thông thường(02GTTT-3LL) +Phiếu xuất kho kiêmvận chuyể nội bộ (03PXK-3LL) *Chứng từ về TSCĐ: +Biên bản về giao nhận TSCĐ(01-TSCĐ) +Thẻ TSCĐ(02-TSCĐ) +Biên bản thanh lý TSCĐ(03-TSCĐ +Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành(04-TSCĐ) +Biên bản đánh giá lại TSCĐ (05-TSCĐ) *.Chứng từ về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm : +Phiếu tính giáthành sảnphẩm hoàn thành. 5.chế độ tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản mà công ty đang áp dụng là thống tài khoản thống nhất giữa cácdoanh nghiệp ban hành theo quyết định số1141/QĐ/TC/QĐ-CĐTK ngày 01/1/1995của Bộ trưởng Bộ tài chính;Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và có sửa đổi theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn ,sửa đổi của Bộ tài chính .Song do yêu cầu quản lý và do đặc điểm KD của CôngTy. Công Ty chỉ sử dụng một số tài khoản trong hệ thống tài khoản đã ban hành ; TK111:TK112:TK131:TK136:TK138:TK141:TK142:TK152:TK153:TK154:TK155:TK211:TK213:TK214:TK241:TK311:TK315:TK331:TK315:TK331:TK333:TK335:TK337:TK338:TK341:TK342:TK411:TK412:TK414:TK421:TK431:TK441:TK511:TK515:TK512:TK621:TK622:TK623:TK627:TK632:TK635:TK641:TK642:TK711:TK811:TK911. Và một số Tài khoản ngoài bảng :TK 001;TK 002 Niên độ kế toán và phương pháp tính thuế : -Niên độ kế toán công ty đang áp dụng là một năm I(từ 01/01-31/12) -Kỳ kế toán của công ty được tính theo quý -Việc tính thuế GTGT được Công ty áp dụng theo phương pháp khấu trừ. -Phương pháp hạch toán theophương pháp kê khai thưòng xuyên. -Đơn vị tiền tệ sử dụng taị Công Ty là Việt Nam đồng. 3.Hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán: Do nhu cầu quản lý ,đảm bảo chặt chẽ,kịp thời đối với các đơn vị thực thuộc ,cung cấp thông tin ,số liệu kịp thời ,chính xác cho ban Giám đốc công ty.Bộ máy kế toán hiện nay được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung ,kế toán đã áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung ,là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thời gian ,giúp cho Công Ty trong công tác kế toán về quan hệ đối chiếu và để phục vụ ghi sổ cái. Việc ghi sổ hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc,chứng từ gốc của Công ty bao gồm; phiếu thu ,phiếu chi ,phiếu nhập ,phiếu xuất kho nguyên vật liệu .. Hệ thống sổ kế toán của công ty đang sử dụng : +Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung ;Sổ cái các tài khoản:111;112;131;141;133;152;153;154;211;331;334;511;621;622;623;627. +Sổ kế toán chi tiết :Sổ chi tiết các tài khoản:112; 131; 136; 138; 141; 152; 153; 154; 155; 211; 214; 241; 311; 333; 334; 336; 338; 341; 342. Trình tự hạch toán trên máy vi tính do Kế toán trưởng phân công cho từng kế toán chi tiết nhập dữ liệu vào máy và quá trình tính toán từ đầu cho đến khi kết thúc được thực hiện theo trình tự ,nếu có sai sót sẽ phát hiện và sửa chữa kịp thời. Trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau : Sơ Đồ 4 : Trình Tự Ghi Sổ Kế Toán (theo hình thức nhật ký chung) Chứng từ gốc Sổ nhật ký Sổ nhật ký Sổ thẻ kế toán Chuyên dùng chung chi tiết Sổ cái bảng tổng hợp Chi tiết Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra 4Chế độ báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính của công ty được lập tuân thủ theo quyết định số67/2000/QĐ-BTC ngỳ 25/10/2000 của Bộ tài chính về chế độ báo cáo tài chính sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09 /10/2002. Hệ thống báo cáo của công ty cổ phần ĐT&XDTT được lập với mục đích tổng hợp và trình bày một cách tổng quát ,toàn diện về tình hình tài sản ,công nợ ,nguồn vốn ,kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong kỳ hạch toán. Báo cáo tài chính mà công ty lập theo quy định bao gồm: -Bảng cân đối kế toán mẫu số (B01-DN) -Báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh (Mẫu số B02-DN) -Thuyết minh báo cáo tài chính(Mẫu số B09-DN) Ngoài ra công ty còn lập báo cáo quản trị bao gồm :các báo cáo quản trị nhanh ,báo cáo quản trị theo tháng,theo quý ,theo năm để phục vụ công tác hạch toán kế toán ,đặc biệt giúp cho ban lãnh đạo Công Ty đưa những phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả ,phù hợp với tình hình thị trường ,thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước giao cho . III. hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần ĐầU tƯ và xÂY dựNG TRƯờng thi. Để quản lý tình hình biến động của Nguyên Vật Liệu, kế toán chi tiết Nguyên Vật Liệu sử dụng phương pháp thẻ song song .Để tiến hành công việc ghi sổ ,thủ kho và kế toán căn cứ vào chứng từ nhập –xuất kho do bộ phận vật tư lập. Thủ kho và nhân viên kế toán của kho phải đảm bảo các yêu cầu quản lý tốt vật tư cả về số lượng và chất lượng của vật tư .Để sản xuất sản phẩm ,kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành trên thẻ kho .Hàng ngày ,sau khi đã đối chiếu khớp đúng giữa phiếu nhập ,phiếu xuất kho với số lượng thực nhập ,thực xuất,thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng .Đến cuối tháng thủ kho cộng và tính ra số lượng của từng thứ Nguyên Vật liệu trên thẻ kho và chuyển lên cho kế toán Nguyên Vật liệu. Mỗi loại vật tư ghi trên một thẻ kho để tiện cho việc theo dõi ,kiểm tra,đối chiếu.Đầu tháng thủ kho ghi số tồn căn cứ vào số tồn cuối tháng trước ,số lượng xuất được ghi trên một dòng trên thẻ kho ,trên chứng từ cuối tháng.Thủ kho tính ra tổng lượng nhập –xuất của từng loại vật tư trên thẻ kho, dựa vào đó tính ra số tồn cuối tháng theo công thức: Số tồn = Số tồn + Số nhập - Số xuất Cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng VD:Ngày 05/6/20006 ông Phạm Mạnh Hùng mua dây điện nhập kho ông Hoàng số lượng 10.781kg đơn giá 9.700 đ/m. Chi phí vận chuyển bốc rỡ lô hàng 500.000 đ Ngày 07/6/2006 xuất kho phục công trình trường CĐ CĐ Hà Tây 10.7 nhập kho Ngày 26/6/2006 ông Nguyễn Tuấn Anh mua dây điện nhập kho ông Hạnh 9.987kg,đơn giá 9.900 đ/m. Chi phí vận chuyển 400.000đ. Tồn ngày 30/5/2006 là 1785 kg ,đơn giá 9500đ/m. Như vậy giá nhập kho dây điện trong tháng 6/2006 là :10.781*9.700+500.000+9.987*9.900+400.000=204.347.000đ Đơn giá nhập :204.347.000?20.768=9839,5đ/m Đơn giá vật liệu xuất kho =1.785*9.500+204.347.000/1.785+20.768=9.812,6đ/m Tại phòng kế toán :Kế toán sử dụng sổ (thẻ ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập ,xuất cho từng thứ vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị . Kế toán khi nhận được phiếu nhập ,xuất của thủ kho gửi lên ,kế toán kiểm tra lại chứng từ,hoàn chỉnh chứng từ ,căn cứ vào các chứng từ nhập ,xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu ,mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng ,kế toán lập bảng kê nhập –xuất –tồn ,sau đó đối chiếu : +đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho . +Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập –xuất –tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. +Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Sổ chi tiết Vật tư,sản phẩm,hàng hoá Tài khoản:152 Tên vật liệu,sản phẩm,hàng hoá:thép lò xo F 0,7 M14x80(Bộ) Mã vật tư:CBA 0002 Kho:K00 theo dõi vật tư nhập- xuất thẳng Năm:2006(Từ ngày 01/4 đến 30/6) N/T ghi Chứng từ Diễn giảài Diễn Giải TK ĐU Đơn Giá Nhập Xuất Tồn SH NT l.g Tiền l.g Tiền l.g Tiền Dư đầu 0 0 10/4 PN26 02/4 Nhập vật tư phục vụ đội điện 111 5400 18 81.000 10/4 PX26 02/4 Xuất VT cho A.Điện phục vụ C T 621 5400 18 81.000 . .. .. cộng 213 1.171.500 213 1.171.500 Dư đầu kỳ 0 0 Ngày tháng năm 2006 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 02 Thẻ kho Ngày lập thẻ:01/04/2006 Tờ số:25 Kho:K00- Kho theo dõi vật tư nhập xuất bảng Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư:Thép lò xo F 0,7 (Kg) Mã vật tư:CBA 0002 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn Giải Mã NX Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 0 104 PN26 02/4 Nhập vật tư phục vụ đội điện 111 18 18 10/4 PX26 02/4 Xuất vật tư cho A. Điện phục vụ CT trường CĐCĐ HT 621 18 0 15/4 PN27 10/4 Nhập vật tư phục vụ XNSC 112 175 175 15/4 PX27 10/4 Xuất vật tư cho chị thương phục vụ CT Thăng Long 621 175 0 Cộng 0 Ngày tháng 6 năm 2006 Thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 03: Thẻ kho Ngày lập thẻ:tháng 06 năm 2006 Tờ số:25 Kho:K001-Kho Hải Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư: Dây cáp điện(Kg) Mã vật tư:CBA0000 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn Giải Mã XN Số lượng Ký,xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 2.787 02/4 PN02 02/4 Nhập phục vụ đội gia công lắp đặt thiết bị 111 16 2.803 02/4 PX05 02/4 Xuất cho Lưu Quang Thắng phục vụ CT XM Pá Vinh 621 26 2.777 05/4 PN03 04/4 Nhập chưa thanh toán 331 215 2.992 06/4 PX06 05/6 Xuất cho CT XM Hoà Bình 621 456 2.536 . .. . .. Cộng 564 654 2.697 Ngày tháng 6 năm2006 Thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 04 Bảng tổng hợp nhập,xuất , tồn Kho: tất cả các kho Từ ngày :01/4 đến 30/6 /2006 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền 1 CBABA0000 Dây cáp điện M 2.787 696.750 564 141.000 654 163.500 2.697 674.250 2 CBABA0001 Dây điện75x75x6 M 602 129.430 0 0 100 21.500 502 107.930 3 CBABA0002 Dây điện90x90x8 M 0 0 213 1.437.750 213 1.437.750 0 0 4 CBABA0003 Dây điện PL10 M 72 19.800 75 21.375 0 0 147 41.175 5 CBABA0008 Dây điện CT 18 M 0 0 130 390.000 130 390.000 0 0 6 CBABA0023 Dây điện M10x50 M 20 95.000 0 47.500 10 47.500 10 47.500 7 CBABA118 Dây điện M20x50 M 110 715.000 112 700.000 112 700.000 110 715.000 .. . .. . . Cộng Ngàytháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,gi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Tại kho: Hạch toán chi tiết Nguyên Vật Liệu được thực hiện trên thẻ kho lập cho từng loại vật liệu ở từng kho và được tính cho cả năm. Hàng ngày thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ sắp xếp phân loại cho từng loại vật liệu để ghi vào thẻ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ cuối tháng đối chiếu nhập- xuất-tồn với kế toán vật tư. Bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên: Sau đó chuyển cho thủ kho 2 liên, đơn vị giữ 01 liên khi lĩnh vật tư. Khi lĩnh đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống thủ kho ghi số thực phát sinh và ký vào chứng từ xuất kho thủ kho ghi vào sổ thực xuất vào thẻ kho, định kỳ gửi cho phòng kế toán. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản,dễ kiểm tra,đối chiếu. *Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn thiếu. Sơ đồ5: Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật Liệu (theo phương pháp ghi thẻ song song) Thẻ kho Phiếu nhập kho phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập-Xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng III.Hạch toán tổng hợp Nguyên Vật Liệu trong các doanh nghiệp : III.1 Hạch toán tổng hợp Nhập Nguyên Vật liệu: 1.1 Chứng từ: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập Nguyên Vật Liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ,kịp thời ,đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo quyết định 885/1998/BTC ngày 16/07 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính,các chứng từ kế toán về Nguyên Vật Liệu gồm: - phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT). Cơ sở số liệu dể ghi vào phiếu nhập kho:Căn cứ vào hoá đơn GTGT(liên 2) nhận được từ phía người bán,căn cứ vào tình hình thực tế hàng về,căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật liệu,phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho,Phiếu nhập kho được chia thành 01 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Liên 2: lưu tại kho. Liên 3: lưu tại phòng kế toán - Biên bản kiểm kê Nguyên Vật Liệu(Mẫu 08-VT) Chứng từ này được dùng khi tiến hành kiểm kê vật tư(sản phẩm,hàng hoá) vào cuối tháng hoặc cuối quý,năm. Cơ sở số liệu để ghi vào chứng từ này là:khi có yêu cầu cần kiểm tra vật liệu còn tồn trong kho,căn cứ vào tình hình kiểm kê thực tế tại kho,cùng sự có mặt tham gia kiểm kê cuả nhiều người liên quan ,thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm kê vật tư (sản phẩm ,hàng hoá) sau đó chuyển lên cho phòng kế toán làm căn cứ để đối chiếu.kiểm tra với các só liệu trên sổ sách nhằm đảm bảo tính đúng khớp giữa sổ sách với thực tế. -Hoá đơn (GTGT(- MS 01 GTKT-3LL: Cơ sở số liệu để lập hoá đơn GTGT:Căn cứ vào tình hình mua vật tư về nhập kho để ghi vào hoá đơn. Ngoài ra sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư(Mẫu số 05-VT). 1.2.Sổ kế toán: Sổ chi tiết Nguyên Vật Liệu Sổ cái Nguyên Vật Liệu III.2 .Hạch toán tổng hợp Xuất Nguyên Vật Liệu: 2.1.Chứng từ: - Phiếu xuất kho(Mẫu số 02-VT). Cơ sở số liệu để ghi phiếu xuất kho:Căn cứ vào yêu cầu thực tế xuất kho,căn cứ vào tình hình thực tế vật liệu còn tồn trong kho,căn cứ vào định mức quy định,phòng vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho sau đó chuyển xuống kho,thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để tiến hành làm thủ tục xuất kho.Phiếu xuất kho được lập thành 04 liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Chuyển chot hủ kho và lưu tại kho Liên 3: Giao cho gnười nhận hàng. Liên 4: Lưu tại phòng kế toán. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT) Phiếu này được lập theo yêu cầu sử dụng vật liệu trong nội bộ đơn vị.Mẫu chứng từ này thường được dùng trong các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh,đơn vị trực thuộc.Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thành lập thành 03 liên: Liên 1: lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Dùng đi đường. Liên 3:Lưu tại phòng kế toán Ngoài ra sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: + Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức(Mẫu 04-VT). + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu 07-VT) 2.2 .Sổ kế toán: Sổ chi tiết Nguyên vật liệu Sổ cái Nguyên Vật Liệu III.3 Hạch toán thanh toán với người bán: Vật liệu nhập kho Công Ty chủ yếu là mua ở bên ngoài vật liệu ở Công Ty phần lớn được mua qua phương thức thanh toán trả chậm, trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng và trả bằng chuyển khoản. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào lệnh sản xuất (hoặc phiếu khoán) Đơn vị nhận khoán lập Đơn đặt hàng, sau đó chuyển lên phòng kinh tế kỹ thuật xem xét nếu thấy số lượng vật tư phù hợp thì ký duyệt. Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi, đối với những công trình ở xa trụ sở chính, một số vật tư (không phải đặc chủng) như oxy, gas, đinh,vít. Thì cho phép đội công trình mua trực tiếp tại nơi sản xuất, không nhập qua kho Công ty mà được nhập xuất thẳng cho công trình để tiến hành thi công các hạng mục công trình, các đội công trình đều có kế toán đội và nhân viên tiếp liệu theo dõi,quản lý,quyết toán với phòng kế toán Công ty. Khi đơn đặt hàng được phòng kinh tế xét duyệt, các đơn vị đặt hàng có nhiệm vụ giao cho cửa Hàng giao cho phòng vật tư khi đi mua vật tư theo đơn đặt hàng đó. Trường hợp trong đơn đặt hàng có ghi đơn vị tự mua thì nhân viên tiếp liệu của đơn vị nhận khoán có tra trách nhiệm mua vật tư đó. Trong tháng 01 Anh trần văn Cường nhân viên tiếp liệu và các cán bộ kỹ thuật của Công Ty đã lập đơn đặt hàng như sau: Biêu 05: Công ty Cổ Phần đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi đơn đặt hàng Đơn vị đặt hàng:Công Ty Cổ Phần ĐT&XDTT Kính gửi Ông Giám đốc Công Ty và các phòng ban liên quan. Căn cứ vào thiết kế, dự toán các hạng mục công trình:Hệ thống Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây. Căn cứ vào hợp đồng khoán (hoặc giấy giao nhiệm vụ) số ..ngày.tháng .năm 2006 Kính đề nghị Ông Giám đốc cùng các phòng ban liên quan duyệt cấp một số phương tiện, dụng cụ, vật tư phục vụ thi công hạng mục công trình trên theo bảng kê đưới đây. Thời gian cấp từ ngày 01 tháng 04 năm 2006 STT Tên, quy cách hàng hoá ĐVT Số lượng theo thiết kế Trong đó Đơn giá khoán Ghi chú ĐVNK tự cấp Công ty cấp 1 Dây cáp điện M 28.260 0 28.260 2 Dây điện 75x75x6 M 21.666 0 21.666 3 Dây điện 90x90x8 M 8.792 0 8.792 4 Dây điện PL 10 2.067 0 2.067 5 Dây điện CT 18 M 1.199 0 1.199 Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm 2006 Phòng kinh tế kỹ thuật Đơn vị nhận khoán (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Sau khi Đội công trình (đơn vị đặt hàng) đã lập đơn đặt hàng xong, giao cho phòng vật tư, nhân viên tiếp liệu phòng vật tư làm giấy đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt Biểu 06: Công ty cổ phần ĐT&XDTT Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Xuân Đỉnh- Từ Liêm –Hà Nội Độc Lập –Tự Do – Hạnh Phúc Giấy đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt Kính gửi: Ông Giám đốc Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi Tên tôi là: Phạm Mạnh Hùng Đơn vị công tác: Nhân viên phòng vật tư. Xin được tạm ứng số tiền là:100.000.000,00 đồng (Bằng chữ: một trăm triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng:Mua vật tư phục vụ thi công. Thời hạn thanh toán:ngày 29 tháng 04 năm 2006. Hà Nội ,ngày 02 tháng 04 năm 2006 Giám đốc duyệt kế toán trưởng phụ trách bộ phận người đề nghị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được ký duyệt.Kế toán phòng Tài chính viết phiếu chi tiền. Biểu 07: đơn vị:Cty cổ phần ĐT&XDTT Mẫu số 02-TT Địa chỉ:Xuân Đỉnh- Từ Liêm-Hà Nội Phiếu chi (ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 20066 của BTC) Ngày 05 tháng 04 năm 2006 Quyển số:01 Số:07 Nợ:141 Có:111.1 Họ tên người nhận tiền : Phạm Mạnh Hùng: Địa chỉ:Phòng vật tư Lý do chi: Chi tiền tạm ứng mua vật tư Số tiền: 100.000.000,00 đ Viết bằng chữ: một trăm triệu đồng chẵn kèm theo 02 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (ký,họ tên,đóng dấu) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) một trăm triệu đồng chẵn. Ngày 05 tháng 04 năm 2006 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký,họ tên) (ký,họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ(vàng bạc,đá quý). +Số tiền quy đổi:.. Sau khi đã nhận tiền,nhân viên tiếp liệu tiến hành mua vật tư.Kế toán theo dõi ghi định khoản trên phiếu chi như sau: Nợ TK 141: 100.000.000 đ Có 111,112:100.000.000 đ Khi mua vật tư về nhân viên tiếp liệu lấy hoá đơn GTGT và căn cứ vào hoá đơn nhân viên kế toán phòng vật tư chuyển cho phòng tài chính làm cơ sở ghi vào phiếu nhập kho. Biểu 08: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2:Giao khách hàng GT/2005 B Ngày 07 tháng 04 năm 2006 N: 045086 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Cường Thịnh Địa chỉ:223- Cầu Giấy- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng : Phạm Mạnh Hùng Địa chỉ:phòng vật tư- Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/.MS STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Dây điện 75x75x6 M 28.260 9 047,62 255 685 741 Dây điện 90x90x6 M 21.666 9 047,62 196 025 073 Dây điện PL 10 M 8 792 9 047,62 79 547 675 Dây điện CT18 M 2 067 7 523,80 15 551 695 Dây điện M 10x50 M 1 199 8 095,23 9 706 181 Cộng tiền hàng 556 516 027 Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT 27 825 801 Tổng cộng tiền thanh toán 584 341 826 Só tiền bằng chữ:( năm trăm tám mươi tư triệu,ba trăm bốn mươi mốt nghìn,tám trăm hai mươi sáu nghìn đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu ,ghi rõ họ tên) (cần kiểm tra,đối chiéu khi lập,giao nhận hoá đơn) Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 045086 ngày 07/04/2006 và phiếu nhập kho do phòng vật tư giao,kế toán nhập vào máy hạch toán sổ vật tư Phòng Vật Tư mua về cho Đội công trình. Biểu 09: Hoá đơn bán hàng (Từ 01/4 dến 30/06/2006) Chứng từ Diển giải Nhà cung cấp Số tiền Tài khoản hạch toán Số N/T Ghi Nợ Ghi Có HĐ045086 09/4 Nhập dây cáp các loại Phòng vật tư 556.516.025 152.1 141 HĐ105514 08/6 Nhập thiết bị vật tư Công ty TNHH Cường Thịnh 3.792.833.248 152.6 331 . .. . .. Cộng 6.798.597.564 Ngày .tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Sau khi nhận được hoá đơn của phòng vật tư chuyển cho Anh Trần Văn Cường thuộc phòng vật tư chở về đội công trình cộng chi phí vận chuyển (nếu có).trước khi nhập vật tư,Công Ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư.Sau khi kiểm tra đúng chất lượng,đủ số lượng,chủng loại,quy cách,thì cán bộ,bộ phận vật tư mới làm thủ tục nhập kho cùng với thủ kho. Biểu 10: biên bản giao nhận và kiểm nghiệm hàng hoá Số. Hôm nay ,ngày 09 tháng 4 năm 2006 Chúng tôi gồm: đại diện bên giao:phòng vật tư: 1. Ông:Nguyễn Xuân Trịnh phụ trách Đơn vị giao hàng II. đại diện bên nhận:Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây 1.Ông: Đào Văn Tiến phụ trách đơn vị 2. Ông:Trần văn cường Người nhận hàng 3.Ông:Nguyễn Tiến Phong Đại diện kỹ thuật(KSC) Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho dưới đây do Ông Trần Văn Cường Nhập về STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tu tư Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi Chú SL đúng quy cách SL không đúng quy cách A B C D 1 2 3 4 1 Dây cáp điện M 28.260 28.260 0 2 Dây điện75x75x6 M 21.666 21.666 0 3 Dây điện90x90x8 M 8.792 8.792 0 4 Dây điện PL10 M 2.067 2.067 0 5 Dây điện CT 18 M 1.199 1.199 0 Kết luận:đã nhận đủ số lượng vật tư trên,đúng quy cách chủng loại. Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Phụ trách đơn vị Người giao Phụ trách đơn vị Kỹ thuật Người nhận Sau đó căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá và Hoá đơn mua hàng,bộ phận vật tư làm thủ tục nhập kho Nguyên Vật Liệu. Biểu 10: phiếu nhập kho (phiếu nhập xuất thẳng) Quyển số:01 Ngày 09 tháng 04 năm 2006 Số :213 Họ tên người giao hàng:Phạm Mạnh Hùng theo hoá đơn GTGT số 045086 ngày 07 tháng 4 năm 2006 của Công ty TNHH Cường Thịnh Nhập tại kho:Dự- theo dõi nhập xuất thẳng :Xuất thẳng cho Anh ngọc Phục vụ Hạng mục công trình Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây. STT Tên quy cách vật tư SP,HH Mã Hàng ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Dây cáp điện CSD5025 M 28.260 18.260 9047,62 255.685.741 2 Dây điện75x75x6 CSD5027 M 21.666 21.666 9047,62 196.025.735 3 Dây điện90x90x8 CSD5033 M 8.792 8.792 9047,62 79.546.675 4 Dây điện PL10 CSD0027 M 2.067 2.067 7.523,8 15.551.695 5 Dây điện CT 18 CSD0027 M 1.199 1.199 8.095,23 9.706.181 Cộng tiền hàng 556.516.027 Thuế 5% 27.285.801 Cộng 584.341.826 Viết bằng chữ: Năm trăm tám mươi tư triệu,ba trăm bốn mươi mốt nghìn,tám trăm hai sáu nghìn đồng). Nhập ngày 09 tháng 4 năm 2006 Giám đốc Công ty kế toán trưởng phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) ( ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Sau khi nhân viên phòng vật tư nhập vào kho và giao cho Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây,nhân viên tiếp liệu tiến hành làm thủ tục hoàn trả tạm ứng. Biểu 12: Công ty Cổ Phần ĐT&XDTT Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Phòng vật tư Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (Bằng TM 111/CK 112) Kính gửi: Ông Giám đốc Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi Tên tôi là:Phạm Mạnh Hùng Đơn vị: Phòng Vật Tư Xin được thanh toán số tiền là:584.341.826 đồng. (Bằng chữ: Năm trăm tám mươi tư triệu,ba trăm bốn mốt nghìn,tám trăm hai mươi sáu nghìn). Hình thứcthanh toán:Hoàn tạm ứng tiền mua vật tư: Đơn vị nhận tiền: Tài khoản số: Tại.. Nội dung thanh toán:thanh toán tiền mua sắt thép theo Hoá Dơn số 0045086 ngày 07/06/2006. Hà Nội, ngày 09 tháng 04 năm 2006 Giám đốc ký duyệt Kế toán trưởng Phụ trách đơn vị Người đề nghị (ký,ghi rõ họ tên) *Phần chênh lệch được sử lý như sau: - Nếu số chi tạm ứng không hết thì nhân viên kế toán vật tư làm thủ tục hoàn trả -Nếu số chi tạm ứng thiếu thì nhân viên kế toán vật tư làm thủ tục thanh toán tiếp theo. Sau đó căn cứ vào chứng từ thanh toán(phiếu nhập,hoá đơn) và giấy đề nghị thanh toán.Kế toán vào sổ chi tiết thanh toán TK 141 cho từng đối tượng theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Biểu 13: Sổ chi tiết tài khoản 141 Tên người tạm ứng:Phạm Mạnh Hùng Mã khách: HP M2 Đơn vị: Phòng vật tư Từ ngày 01/04 đến 30/06/2006 ĐVT: Đồng TT Ch chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.500.000 05/4 PC07 05/4 Chi tiền tạm ứng Cho Anh Hùng mua Vật tư 111 100.000.000 HĐ 045086 07/4 Anh hùng hoàn trả Tạm ứng mua vật Tư 152 584.341.826 Cộng phát sinh 100.000.000 584.341.826 Dư cuối kỳ 17.158.174 Ngày tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ ( ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Đồng thời cuối quý ké toán lập bảng tổng hợp chi tiết tiền tạm ứng Biểu 14: bảng tổng hợp chi tiết tiền tạm ứng (Từ ngày 01/4 đến 30/6/2006) TT Mã khách hàng Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 01 BCHNĐ Nguyễn Đình Xuân 0 2.500.000 2.500.000 02 BCCTV Trần Văn Cường 1.000.000 5.000.000 3000.000 3000.000 03 BCHPM Phạm Mạnh Hùng 1.500.000 100.000.000 584.341.826 17.158.174 04 BCTDV Dương Văn Tiến 0 100.357.024 100.357.024 05 BCTNĐ Nguyễn Đức Thuận 23.549.563 1.236.456.897 958.897.456 Cộng 1.322.312.358 5204.093480.897 6.578.774.618 4.935.559.184 Ngày ..tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) - Nếu đơn vị thanh toán trực tiếp với người bán bằng tiền mặt thì ké toán căan cứ vào hoá đơn,phiếu chi tiền mặt,phiếu nhập để nhập liệu vào máy Biểu 15: phiếu nhập kho (phiếu nhập xuất thẳng) Quyển số :01 Ngày 24 tháng 4 năm 2006 số : 310 TK ghi Nợ: 152.1 TK ghi Có :111.1 Họ tên người giao hàng:Phạm Văn Huy theo hoá đơn GTGT số 00589 ngày 20 tháng 4 năm 2006 của Công Ty TNHH Kiều Anh Nhập tại kho:Dự K00-theo dõi nhập xuất thẳng: Xuất thẳng cho Anh Trần Đức Thuận phục vụ công trình Trường cấp II hoà Bình. TT Tên quy cách vật tư,SP,HH Mã Hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cầu dao 20 A PPT 2010 Cái 30 30 18.000 540.000 At to mat FFS0020 Cái 57 57 40.000 2.280.000 Dây súp đôi PPQ4076 M 560 560 20.000 11.200.000 Ô cắm FFV0008 Bộ 315 315 10.000 3.307.500 Cộng tiền hàng 17.327.500 Thuế 5 % 866.375 Cộng 18.193.875 Viết bằng chữ:(Mười tám triệu,một trăm chín mốt ba nghìn,tám trăm bẩy mươi năm nghìn đồng). Nhập Ngày 24 tháng 4 năm 2006 Giám đốc công ty kế toán trưởng phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) -Trong trường hợp đơn vị chưa thanh toán với người bán thì để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán mở riêng là sổ chi tiết công nợ.sổ chi tiết công nợ mở cho từng đối tượng khách hàng,hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn,phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết công nợ và nhập số liệu vào máy. Biểu 16: sổ chi tiết phải trả người bán Tên khách hàng:Công ty TNHH Cường Thịnh Mã khách hàng:CT 001 Từ ngày 01/4 đến 30/6/2006 TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 650.342.153 28/4 HĐ 045112 28/4 Mua dây cáp trưa trả tiền 331 279.654.231 02/5 UNC71 02/5 Trả tiền mua dây cáp năm 2005 theo HĐ 005679 112 658.564.345 Cộng 948.231.562 1.864.254.236 1.566.364.857 Ngày.tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 17: bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán Từ ngày 01/4 đến 30/6/2006 TT Mã khách hàng Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có 01 KA001 Cty TNHH Kiều Anh 650.342.153 948.231.562 1.864.254.236 1.566.364.827 02 CT 002 Cty TNHH Cường Thịnh 253.246.213 423.563.123 543.621.321 373.304.411 03 HH003 Cty TNHH Hồng Hà 568.896.546 657.897.564 789.896.698 700.895.680 04 TL004 Cty TNHH Thăng Long 0 30.000.000 45.698.597 15.698.597 .. . .. . .. . Cộng 2.978.856.564 3.978.689.498 5.897.687.245 4.897.854.311 Ngày.tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Trong tháng nếu đơn vị thanh toán tiền hàng cho người bán thì căn cứ vào chứng Từ thanh toán (phiếu chi,giấy báo nợ) ghi vào phần theo dõi thanh toán sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111,112 * Khi nhập liệu(căn cứ vào hoá đơn :nhập ngày hoá đơn,số hoá đơn,phiếu nhập,nhập mã khách,địa chỉ nhập mã kho ,số phiếu nhập,ngày nhập phiếu, hoá đơn mua hàng:Số chứng từ,ngày chứng từ Máy tự động chạy theo chương trình cho phép cập nhập – xuất in ra các sổ và bảng kê Biểu 18: sổ chi tiết tài khoản 152 Kho: Hải- K001 – kho Công Ty (từ nagỳ 01/4 đến 30/6/2006) TT Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ có Số dư đầu kỳ 8.879.294.264 0 10/4 PN213 09/4 Nhập dây cáp các loại 141 556.516.027 10/4 PX213 09/4 Xuất dây cáp các loại Phục vụ CT Trường cấp II HB 621 556.516.027 26/4 PN310 24/4 Nhập vật tư các loại ,dây điện, cầu dao, ổ cắm 111 17.327.500 26/4 PX310 26/4 Xuất các loại vật tư phục vụ CT Trường cấp II Hoà Bình 621 17.327.500 . . .. . .. Cộng 5.789.459.256 6.789.698.564 7.879.054.956 Ngày. tháng 6 năm 2006. Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,gho rõ họ tên) Biểu 19: sổ chi tiết tài khoản 152 Kho :the- K003 - Đội Công trình Trường CĐCĐ Hà Tây (từ ngày 01/4 đến 30/6/2006) N/T Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 59.497.658 15/4 PN215 15/4 Nhập vật tư phục vụ công trình CĐCĐHT 111 5.798.654 15/4 PX200 15/4 Xuất vật tư dây điện, ,cầu dao, công tắc phục vụ CT sửa chữa 621 4.978.563 . . Cộng 15.459.245 25.587.987 49.368.916 Ngày ..tháng 6 năm 2006. Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ (ký.gho rõ họ tên) (ký,gho rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 20: sổ chi tiết tài khoản 111 (từ ngày 01 /4 đến 30/6/2006) N/T Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 677.469.487 06/4 PC07 05/4 Chi tiền cho anh Hùng mua vật tư 141 100.000.000 10/4 PT10 10/4 Vay ngắn hạn Ngân hàng Ngoại Thương Từ Liêm 3111 1.487.000.000 15/4 PC08 15/4 Chi quyết toán lương T3/2006 cho CBCNV 141 158.663.306 . 14.482.857.107 . Cộng 258.663.306 673.306.171 Ngày tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 21: sổ chi tiết tài khoản 141 (từ ngày 01/4 đến 30/6 năm 2006) N/T Ghi sổ Chứng từ Mã khách hàng Diẫn giải Trang sổ NKC Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.322.312.358 06/4 PC07 05/4 Phạm M Hùng Tạm ứng tiền mua vật tư 25 111 100.000.000 09/4 HĐ 045086 07/4 Phạm M Hùng Hoàn tạmứng tiền mua VT 25 152 584.341.826 15/4 PC08 15/4 Ng ĐứcThuận Chi quyết toán lương T3/2006 26 111 158.663.306 .. . . .. .. Cộng 258.663.306 6.578.774.618 Dư cuối kỳ 253.406.843 Ngàytháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 22: sổ cái tài khoản 331 (Từ ngày 01/4 dến 30/6/2006) N/T Ghi sổ Chứng từ Mã khách hàng Diễn giải Trang sổ NKC SH TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 13.469.143.293 28/4 HĐ 045112 28/4 Cty TNHH Cường Thịnh Mua dây điện thép các loại chưa trả tiền 25 152 297.654.231 02/4 UNC 71 02/5 Cty TNHH Kiều Anh Trả tiền mua bóng đèn của năm 2006 theo HĐ 005679 30 658.564.354 05/4 HĐ 008879 04/5 Cty TNHH Hồng Hà Mua cầu dao, ổ cắm chưa trả tiền 32 98.986.691 . . . . .. Cộng 14.083.365.507 8.703.756.361 Dư cuối kỳ 8.089.534.174 Ngày tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,gho rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 23: sổ cái tài khoản 152 (Từ ngày 01/4 đến 30/6/2006) Tất cả các kho (kho Hải- Kho Dự + Kho The + .) N/T Ghi sổ Chứng từ Khách hàng Diễn giải Trang sổ NKC SH TK ĐƯ Số phát sinh SH N/T Nợ Có Sốdư đầu kỳ 10.866.211.304 10/4 PN213 09/4 Phạm M Hùng Nhập dây điện các loại 141 556.516.027 10/4 PX213 09/4 Trần Văn Cường Xuất dây điện phục vụ CTCĐCĐ HàTây 621 556.561.027 15/4 PN215 15/4 Dương Văn Tiến Nhập vật tư phục vụ sửa chữa 111 5.798.654 15/4 PX200 15/4 N Thuý Hà Xuất vật tư phục vụ sữa chữa 621 4.978.563 26/4 PN310 24/4 Nguyễn Đ Thuận Nhập vật tư các loại dây điện, cầu dao, ổ cắm 111 17.327.500 26/4 PX310 24/4 Nguyễn Hữu Hồng Xuất vật tư phục vụ CT trường Cấp II Hoà Bình 621 17.327.500 .. . . .. Cộng 6.977.096.826 7.065.444.380 Dư cuối kỳ 10.777.836.753 Ngày ..tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu 24: sổ nhật ký chung Năm 2006 N/T Ghi sổ Chứng từ Diễn giải đã ghi sổ cái SH TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Só trang trước chuyển sang 2.389.235.569 2.389.235.569 07/4 PC07 07/4 Chi tạm ứng bằng tiền mặt cho nhân viên mua vật tư x 141 111 100.000.000 100.000.000 07/4 HĐ 045086 07/4 Hoàn tạm ứng bằng Nguyên Vật Liệu x 152 141 584.341.829 584.341.826 . . .. .. . 18/4 HĐ 045112 28/4 Mua dây điện chưa trả tiền X 152 331 297.654.231 297.654.231 .. . . .. . Cộng chuyển trang sau Ngày tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký ,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) - về quan hệ đối chiếu số liệu:do tại Công Ty quản lý NVL chi tiết theo từng kho (kho Hải,kho Dự,kho The, kho Huệ) và chi tiết theo tài khoản(152.1;152.2) - Số liệu của mõi sổ chi tiết vật tư là một dòng trên bảng tổng hợp Nhập,Xuất, Tồn - Số liệu trên sổ cái TK 152 là số liệu tổng cộng của các sổ chi tiết TK 152(theo từng kho và từng TK). - Đối chiếu số tiền tồn đầu kỳ của bảng tổng hợp nhập,Xuất,Tồn với số dư đầu kỳ của sổ Cái TK152 -Đối chiếu số tiền nhập trong kỳ của bảng tổng hợp Nhập,Xuất ,Tồn với số phát sinh bên Nợ của sổ Cái TK152. - Đối chiếu số tiền Xuất trong kỳ của bảng tổng hợp Nhập,Xuất,Tồn với số phát sinh bên Có của TK152 - - Đối chiếu số tiền tồn cuối kỳ của bảng tổng hợp Nhập,Xuất,Tồn với số dư cuối kỳ của sổ Cái TK 152. Biểu 25: bảng kê phiếu nhập Kho :tất cả các kho (Từ ngày 01/4 đến ngày 30/6/2006) Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền SH NT PN213 9/4 Trần Văn Cường nhập dây điện, bóng điện, công tắc phục vụ công trình Láng Hoà Lạc Dây điện75x75x6 M 28.260 9.047,62 255.685.741 Dây điện 90x90x8 M 21.666 9.047,62 196.025.735 Bóng đèn huỳnh quang Bộ 8.792 9.047,62 79.546.675 Công tắc 2 cực Cái 2.067 7.523,80 15.551.695 Cầu dao Cái 1.199 8.095,23 9.706.181 Cộng 556.516.027 PN310 24/4 Nguyễn Hữu Hồng nhập vật tư phục vụ CT Hoà Bình Cầu dao A20 Cái 30 18.000 540.000 At to mat Cái 57 40.000 2.280.000 Dây súp đôi M 560 20.000 11.200.00 Ô cắm Bộ 315 10.000 3.307.500 Cộng 17.327.500 . . . . Tổng cộng 6.977.069.829 Ngàytháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Người ghi sổ (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) IV.hạch toán hàng tồn kho: Do đặc điểm riêng của Doanh Nghiệp hạng mục công trình riêng lẻ,chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong kết cấu giá thành sản phẩm. Trong đó sắt thép là NVL Chính tạo lên sản phẩm. NVL Chính của Công Ty mua về thường là nhập xuất thẳng để phục vụ ngay cho thi công, hoặc nhập kho nhưng chỉ nằm trong kho một vài ngày. Như vậy NVL tồn kho và lưu kho là rất ít.Trong kho của Công ty hiện nay chủ yếu chỉ để dự trữ những mặt hàng như trang bị bảo hộ lao động cho công nhân;quần áo,giầy ,mũ ,găng tay ;và một số vật tư ,dụng cụ . Những loại NVL này thường là thừa so với dự trù như trường hợp sắt thép mua chẵn cây,chẵn tấm; công cụ dụng cụ được thu hồi từ các Đội công trình sau khi hoàn thành công việc thi công.hơn nữa những loại NVL này giá cả thường ổn định ,ít có biến động lớn Vì những lý do đó tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi đã không hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Phần II Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng trường thi I.đánh giá khái quát thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần ĐT & XD Trường Thi Hạch toán NVL tại Công Ty Cổ Phần ĐT&XDTT đã sử dụng đúng đầy đủ chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Liên quan đến phần hành hạch toán NVL hiện nay Công Ty đang sử dụng những chứng từ sau: Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho,bảng kê phiếu nhập,bảng kê phiếu xuất, * sổ kế toán bao gồm: + sổ chi tiết TK152 + sổ cái TK 152 + sổ nhật ký chung : * Báo cáo kế toán bao gồm: + Báo cáo tài chính - Bảng cân đối kế toán (B01-DN) - Báo cáo kết quả kinh doanh ( B02- DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( B03 –DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính(B09- DN) * Tình hình luân chuyển chứng từ: Hiện nay tại Công Ty tình hình luân chuyển chứg từ chưa được kịp thời,chứng từ còn tồn đọng do vướng mắc dự toán khoán..điều này làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán NVL chậm,số liệu không cập nhật đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ: 1. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu thực tế tại công ty. 1 .1. Phân loại NVL . Tại Công Ty Cổ Phần ĐT&XD TT vật liệu có rất nhiều loại,quy cách ,kích cỡ khác nhau.để giúp cho công tác quản lý ,kiểm tra giám sát sự biến động của vật liệu căn cứ vào các nội dung sau: Căn cứ vào chức năng của vật liệu ,trong Công Ty phân thành: - vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu,là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như:xi măng,sắt thép chiếm tỷ trọng lớn khoảng 65%- 75% trong tổng chi phí đưa vào sản xuất. - vật liệu phụ bao gồm: cốp pha ,đinh gỗchiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí NVL đưa vào sản xuất sản phẩm. - nhiên liệu bao gồm:khí ,đốt,xăng ,dầu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho các phương tiện vận tải máy móc. - phụ tùng thay thế: sửa chữa máy móc như :vòng bi,dây cu roa,mô tơ. - phế liệu thu hồi: dây đồng,dây điện.. v..v Như vậy việc phân loại vật liệu giúp cho quản lý vật liệu được dễ dàng hơn trên cơ sở phân loại này Công Ty đã theo dõi được tình hình của từng loại vật liệu chính,vật liệu phụ. Từ đó đề ra hình thức tính toán phù hợp. 1.2.Tính giá nguyên vật liệu: - Nguyên tắc đánh giá áp dụng tại Doanh Nghiệp: Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Như vậy đã biết vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được hạch toán theo giá thực tế,song để thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu được đánh giá theo giá hạch toán. Công ty Cổ Phần ĐT&XDTT chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán. - Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu mua ngoài là giá mua theo hoá đơn và chí thu mua,trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí :Bốc dỡ,vận chuyển,bảo quản từ nơi mua về đơn vị ,vật liệu nhập kho của Công Ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài,chi phí vận chuyển tính trong giá mua của vật liệu khi vật liệu mua về nhập kho.kế toán có thể tính được giá ngay giá thực tế của vật liệu đó. -Giá thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng cộng với chi phí vận chuyển từ Công Ty đến nơi gia công và quay trở về Công Ty. - Giá vật liệu nhập kho tự chế là giá vật liệu xuất kho để gia công cộng với những chi phí gia công như:Tiền Lương,BHXH,khấu hao TSCĐ. - Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho: Để phục vụ tốt công tác hạch toán,kế toán vật tư mở chi tiết loại vật tư theo từng mã nhất định,theo dõi đơn giá,số liệu xuất,nhập ,tồn cho từng loại vật liệu như nguyên vật liệu chính,nguyên vật liệu phụ,nhiên liệu ,công cụ dụng cụ ,định kỳ. Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên để xác định giá nhập thực tế của vật tư. - Kế toán vật tư đối chiếu giữa phiếu nhập kho với thẻ kho sau đó kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất để xác định số lượng vật tư xuất trong kỳ và vật tư xuất kho được tính theo giá thực tế bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế NVL ,công cụ dụng cụ xuất kho đựoc căn cứ vào số lượng xuất trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân. Giá thực tế vật Khối lượng vật liệu = x Đơn giá bình quân Liệu xuất kho xuất kho Đơn giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ = bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Trường hợp NVL mua về không nhập qua kho nhập mà xuất dùng ngay phục vụ sản xuất thì kế toán căn cứ vào gia ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển(nếu có)để tính ra đơn giá thực tế NVL xuất dùng ngay. Đơn giá NVL Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển(nếu có) = Xuất dùng ngay Số lượng xuất dùng ngay Giá trị NVL xuất dùng Đơn giá xuất dùng Số lượng NVL xuất = x Thực tế trong kỳ trong kỳ dùng thực tế trong kỳ 2.Tài khoản sử dụng: Tài khoản kế toán sử dụng là Tk 152- NVL:Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng ,giảm NVL theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế). 3.Phương pháp tính lương: Hiện nay, để nâng cao hiệu quả làm việc, Công Ty áp dụng các hình thức trả lương như sau: Đối với các đội Công trình làm việc trực tiếp, lương được giao khoán theo khối lượng công việc. Đối với cán bộ gián tiếp, lương được giao khoán cho từng phòng,ban. Giới hạn trong một quỹ lương nhất định tuỳ theo mức độ tính chất công việc mà Ban Giám đốc Công Ty giao cho từng phòng đảm trách. Như vậy cách trả lương như hiện nay Công Ty áp dụng là hợp lý,khuyến khích động viên được người lao động,đảm bảo công bằng làm theo năng lực hưởng lương lao động. một số phương pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng trường thi. Để giúp Công Ty hoàn thiện hơn nữa phương pháp hạch toán vật liệu ,không ngừng nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác kế toán,theo dõi chặt chẽ việc nhập xuất vật liệu nhằm đảm bảo được công tác kế toán NVL được hoàn thiện em xin đưa ra một số giải pháp và ý kiến sau: Một là:Về đội ngũ cán bộ công nhân viên: Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,trong bất kỳ một nền kinh tế nào,giai đoạn nào thì lao động cũng luôn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của quá trình sản xuất,kinh doanh.Qua hơn 6 năm xây dựng và Trưởng thành,Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi đẵ từng bước đi vào ổn định và phát triển,với quy mô ngày càng lớn,lực lượng lao động dồi dào phạm vi hoạt động rộng,việc quản lý lao động thật là khó.Do vậy đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải có trình độ cao,có khả năng quản lý tốt,theo dõi,cập nhật và lắm bắt kịp thời các chế độ chính sách mới của Dảng và Nhà nước,nhuẽng tiến bộ khoa học tiên tiến để áp dụng vào hình thức thực tế của đơn vị.Để làm được điều đó hàng năm Công Ty tiến hành dà soát lực lượng lao động,cân đối,sắp xếp họ vào đúng vị trí phù hợp với năng lực,trình độ của từng người để từ đó góp phần tăng chất lượng công việc,tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và nâng cao đời sống vật chất cũng như tinh thần cho người lao động. Bên cạnh đó,bản thân cán bộ công nhân viên trong Công Ty cũng phải lao động nhiệt tình,luôn tìm tòi sáng tạo trong lao động,trau rồi kiến thức nâng cao hiểu biết của mình,có trách nhiệm và luôn hình thành công việc được giao .Có như vậy mới tạo ra được năng suất lao động vượt bậc,tạo ra thu nhập cao cho bản thân và góp phần vào thắng lợi của toán Công Ty. Hai là:Về việc quản lý Nguyên Vật Liệu: Công ty có địa bàn phân tán rộng mặt khác,do đặc điểm Công Ty nên khối lượng vật liệu lớn ,nhiều chủng loạilàm cho việc quản lý các loại vật tư,tài sản tới các công trình chưa được chặt chẽ.Vì vậy theo em Công Ty cần phải có một đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm,hiểu biết về vật liệu cần dùng và phân bổ vật liệu như thế nào cho hợp lý.Để từ đó mỗi một dự án,một công trình mà Công Ty thi công thì sẽ lập một lệnh sản xuất ,kinh doanh kèm theo đó là lệnh cấp phát vật tư cho từng công trình. Thường xuyên phải kiểm tra định mức tiêu hao NVL về số lượng cũng như chủng loại, định kỳ lập báo cáo gửi về Công Ty Điều đó đảm bảo cho việc sử dụng vật liệu, tiết kiệm, đồng thời phát hiện kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí và ứ đọng vật liệu,. Nhưng chất lượng công trình vẫn đảm bảo đúng hợp đồng.Hơn nữa ,làm cho quá trình thi công ,công trình không bị gián đoạn,tiết kiệm thời gian công sức và hạn chế thiệt hại không đáng có trong sản xuất kinh doanh. theo em để giảm bớt sự chênh lệch không đáng có của việc tăng giá các loại vật liệu đầu vào làm cho việc thi công các công trình bị gián đoạn.Đồng thời giảm bớt các chi phí, Công Ty phải phân tích và lập kế hoạch thu mua vật liệu hợp lý, đầy đủ, dự trữ trước các loại vật liệu cần dùng phục vụ cho các công trình sẽ làm, mà dự đoán trong thời gian tới giá cả có thể sẽ tăng cao. Với phương châm :”Mua vật liệu với chi phí thấp nhất nhưng sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất để chi phí sản xuất kinh doanh không vượt quá kế hoạch đề ra”mà chất lượng công trình thì vẫn đảm bảo nâng cao uy tín. Kết luận Một lần nữa ta khẳng định rằng, kế toán NVL có tác dụng và vai trò lớn trong quản lý kinh tế.NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán NVL luôn là yếu tố quan trọng để tránh tham ô,lãng phí. Tính đúng và chi đủ vật liệu sẽ làm giảm được chi phí sản xuất và hạ giá thành mang lại hiệu quả cao cho Công ty. Cùng với đà phát triển của Công ty,hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng,đặc biệt là phần hành kế toán NVL không ngừng được thực hiện đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh phục vụ kịp thời cho quá trình đựoc hoạt động liên tục. Công tác quản lý và hạch toán NVL là một vấn đề lớn và phức tạp.Qua thời gian tìm hiểu và thực tập ở Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi em mới chỉ đi sâu nghiên cứu những cơ sở lý luận về công tác quản lý kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và tổ chức công tác kế toán NVL ở Công Ty Cổ Phần ĐT&XDTT nói riêng.Dựa trên cơ sở những phân tích tình hình thực tế của Công Ty em đã có một số ý kiến nhằm góp phần nâng cao công tác hạch toán kế toán vật liệu. Tuy nhiên do trình độ hiểu biết và thời gian thực tập còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em khó tránh khỏi những khiếm khuyết,sai sót .Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo trong khoa kế toán Trường Đại Học Kinh Tế Kĩ Thuật Công Nghiệp Có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Tô Phượng cùng toàn thể các bác,các chú,các anh ,các chị trong phòng tài chính kế toán Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Trường Thi đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tận tình để em tiếp cận với thực tế và hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội ,ngày 24 tháng 6 năm 2009 Người thực hiện Đinh thị Xiêm nhân xét của đơn vị thực tập