Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy vải trực thuộc công ty da giầy Hà Nội

thành 03 liên gồm: Phân xưởng nhận vật tư: 01 liên. Thủ kho : 01 liên. Lưu phòng kế toán : 01 liên. Qui định này được áp dụng từ ngày 01/01/2000. Đề nghị các đơn vị có liên quan chỉ đạo thực hiện nghiêm túc theo qui định”. Việc giám đốc xí nghiệp qui định đúng đắn, rộng rãi đã giúp cho xí nghiệp có cơ sở để tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu cũng như việc xuất dùng đúng định mức, đúng mục đích, tiết kiệm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Qui định của xí nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời nó đã được cụ thể hoá để phù hợp với hoạt động riêng của xí nghiệp. Đặc biệt đối với thủ kho và phòng kế toán hạch toán được đúng đắn, dễ dàng. Xí nghiệp mua nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau khi nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kỹ thuật lập. Ví dụ: Hoá đơn gtgt Liên 2: Ngày 17 tháng 2 năm 2002. Đơn vị bán: Công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội. Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội. Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Bạt 10 mộc m 100 22136 2213600 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán 2213600 221360 2434960 Số tiền bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ba mươi tư nghìn chín trăm sáu mươi đồng. Người mua hàng: Kế toán trưởng: Thủ trưởng đơn vị: Phòng QC sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đủ điều kiện thì phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 2 năm 2002 Số 45 Họ tên người giao hàng: Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội. Nhập tại kho: Xí nghiệp Giầy Vải. STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Bạt 10 mộc m 100 100 22136 2213600 Cộng 2213600 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Hai triệu một trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Tiếp đó trên cơ sở định mức đã duyệt, căn cứ vào yêu cầu của sản xuất, phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 2 năm 2002 số 58 Họ và tên người nhận hàng: Chị Yến – Phân xưởng Chặt. Lý do xuất dùng: dùng cho sản xuất. Xuất tại kho: Xí nghiệp Giầy Vải STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bạt 10 mộc m 90 90 22136 1992240 Cộng 1992240 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm chín mươi hai nghìn hai trăm bốn mươi ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị: Phụ trách bộ phận sử dụng: Người nhận hàng: Thủ kho: Sơ đồ số 4: Qui trình hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy vải trực thuộc công ty da giầy hà nội Nhật ký chứng từ số 1 Chứng từ nhập, xuất NVL Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn NVL Bảng phân bổ NVL, CCDC Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 5 Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội: Nguyên vật liệu thường xuyên biến động thông qua các nghiệp vụ nhập, xuất để quản lý tình hình biến động này, cần tiến hành hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán. Hiện nay, xí nghiệp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán được thực hiện như sau: +Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn trên cơ sở căn cứ vào các chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu về chỉ tiêu khối lượng. Các chứng từ trước khi ghi sổ phải được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, sau đó ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Định kỳ 3 – 5 ngày chuyển lên phòng kế toán. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu, đầu tháng thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ, căn cứ vào số tồn cuối kỳ của tháng trước, mỗi nghiệp vụ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chứng từ. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. Số nguyên vật liệu tồn cuối tháng được tính như sau: Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng – Số xuất trong tháng. Ví dụ: Với phiếu nhập kho và phiếu xuất kho như ví dụ trên vào thẻ kho như sau: Thẻ kho Mẫu số 06 - VT Doanh nghiệp: Xí nghiệp Giầy Vải Ngày lập thẻ: 1 - 1 - 2002 Tên kho: Tờ số: 28 Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư hàng hoá: Bạt 10 mộc Đơn vị tính: m Mã số Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 5/1 10/1 15 /1 16/1 20/1 22/1 23/1 26/1 17/2 20/2 40 41 42 43 44 45 55 56 57 58 5/1 10/1 15/1 16/1 20/1 22/1 23/1 26/1 17/2 20/2 Cộng trang trước Nhập kho Xuất kho Nhập kho Nhập kho Xuất kho Nhập kho Nhập kho Xuất kho Nhập kho Xuất kho 1420 1450 540 500 400 100 800 1900 1720 90 120 740 830 10 + Tại phòng kế toán: Khác với thủ kho, kế toán phải theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Sau khi xem xét, xác nhận vào Thẻ kho kế toán căn cứ vào phiếu nhập xuất kho mà thủ kho chuyển lên, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 1521, 1522. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 1521, 1522 lập Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu TK 1521, 1522: Dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sổ được ghi chép hàng ngày ngay sau khi nhận được phiếu nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên. Căn cứ ghi sổ: chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thẻ kho. Phương pháp lập: Số dư đầu tháng: số dư cuối tháng trước. Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng. Số dư cuối tháng: Số tồn kho = số dư đầu kỳ + số nhập trong kỳ – số xuất trong kỳ. Mỗi trang sổ được dùng cho một loại nguyên vật liệu, ghi cho cả hai chỉ tiêu số lượng và thành tiền đồng thời định khoản luôn tài khoản đối ứng. Các nghiệp vụ nhập xuất được ghi một dòng trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. VD: Từ phiếu nhập kho số 45 và phiếu xuất kho số 58, thẻ kho tờ số 28 hàng ngày kế toán tiến hành ghi chép như sau: xem trang sau. Từ số liệu trên sổ chi tiết TK 1521, 1522 kế toán vào bảng chi tiết TK 1521, 1522. - Bảng chi tiết TK 1521, 1522: theo dõi tình hình nhập xuất chi tiết từng loại nguyên vật liệu thông qua việc định khoản các nghiệp vụ. Số tồn đầu kỳ bảng chi tiết TK 1521, 1522 được lấy trên cơ sở sổ chi tiết TK 1521, 1522. Bảng chi tiết được ghi chép tương tự sổ chi tiết 1521, 1522. Sau khi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng chi tiết nguyên vật liệu cuối tháng kế toán lập báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu: phản ánh tình hình tổng hợp số liệu vật tư thông qua các chỉ tiêu trên báo cáo là số liệu và thành tiền ở các cột tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu. Xí nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và thực hiện một cách đầy đủ, khoa học của phương pháp nhằm phát huy tối đa ưu điểm của phương pháp. Nhưng vẫn còn một số vấn đề chưa được hợp lý trong việc sử dụng phương pháp này để hạch toán do đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp. 2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Xí nghiệp là đơn vị hạch toán các nghiệp vụ nguyên vật liệu độc lập với công ty nhưng công nợ với người bán và các chi phí liên quan khác do công ty thanh toán. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức sổ nhật ký chứng từ. Tài khoản được sử dụng Biến động của nguyên vật liệu được theo dõi trên tài khoản: + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Chi tiết thành các tài khoản: TK 1521: Nguyên vật liệu chính như vải, đế, bạt… TK 1522: Vật liệu phụ như chỉ, khoá, chun, oze… + TK 154: Chí phí sản xuất kinh doanh dở dang dùng phản ánh nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất. + Ngoài ra, còn sử dụng các tài khoản khác như tài khoản 621, 622, 627, 331, 136, 336… 2.6.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Xí nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng thực chất việc kê khai thuế chỉ có tính chất thống kê mà không được phản ánh trên tài khoản. Đối với từng trường hợp mua nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán ghi chép, luân chuyển chứng từ, sắp xếp số sách cho phù hợp. + Đối với trường hợp mua ngoài từ nguồn trong nước chưa trả tiền: Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nhận chất lượng nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT định khoản nghiệp vụ rồi vào sổ chi tiết TK 331, từ đó tổng cộng số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Định khoản: Nợ TK 152 (1521, 1522 ) Có TK 331 Sổ chi tiết TK 331 “Thanh toán với người bán”: dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Sổ được mở chung, mỗi trang theo dõi cụ thể một đối tượng là nhà cung cấp, ghi giá trị thực tế nhập của từng loại nguyên vật liệu và tình hình thanh toán công nợ của xí nghiệp. Các căn cứ để ghi số liệu: Cột dư đầu kỳ được ghi trên cơ sở cột tồn cuối kỳ của tháng trước của sổ chi tiết TK 331. Các phát sinh trong kỳ tập hợp dựa vào các chứng từ thanh toán, phiếu đề nghị thanh toán của xí nghiệp, cùng các phiếu chi của công ty. Các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán ngay được theo dõi trên sổ chi tiết “Phải trả người bán” theo từng nhà cung cấp và theo từng tháng, trong tháng kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên đối chiếu với nhân viên phòng vật tư về các nghiệp vụ thu mua trong tháng, cuối mỗi tháng, kế toán theo dõi công nợ phải trả phải tính ra số còn nợ của từng nhà cung cấp để làm căn cứ lập Nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: Trích Sổ chi tiết TK 331 của trang sổ thuộc đối tượng công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội tháng 2 năm 2002 – Biểu số. Sau khi ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán tổng hợp số liệu chi tiết của từng trang sổ rồi vào nhật ký chứng từ số 5 ( NKCT số 5 ). Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 vào Sổ cái TK 331. Căn cứ lập: số liệu trên sổ chi tiết TK 331. Phương pháp lập: Số dư đầu tháng: số dư cuối tháng trước sổ cái TK 331. Số phát sinh trong tháng: số phát sinh trên sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng. Số dư cuối tháng: tổng số công nợ của các đối tượng tập hợp từ sổ chi tiết TK 331. NKCT số 5 dùng để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu, tình hình công nợ thanh toán với người bán. NKCT số 5 tổng hợp tình hình nhập, tình hình thanh toán trong một tháng. Căn cứ lập NKCT số 5 là Sổ chi tiết phải trả người bán phát sinh trong tháng và NKCT số 5 tháng trước. Phương pháp lập: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước ghi cột dư đầu tháng. Tổng cộng các dòng cộng số phát sinh trong tháng cho từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 để ghi những phát sinh trong tháng. Căn cứ số dư cuối tháng của từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 vào dòng số dư cuối tháng của NKCT số 5. Ví dụ: Trích số liệu NKCT số 5 tháng 2 năm 2002 của xí nghiệp Do xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội nên việc thanh toán của xí nghiệp đều phải qua công ty. Khi thanh toán, xí nghiệp viết giấy đề nghị công ty thanh toán với khách hàng, công ty trả tiền cho khách hàng bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Định khoản: Tại công ty: Nợ TK 1362 ( Tài khoản 136 của công ty chi tiết cho xí nghiệp Giầy Vải ). Có TK 111,112 Xí nghiệp ghi: Nợ TK 331 Có TK 336 Lúc đó, xí nghiệp căn cứ vào phiếu đề nghị thanh toán, phiếu chi của công ty ghi vào phần chi tiết cho từng khách hàng trên sổ chi tiết TK 331, cuối tháng tổng hợp số liệu đã thanh toán và ghi vào phần thanh toán ghi Nợ TK 331 của NKCT số 5. Đồng thời, kế toán tổng hợp số liệu bên Có TK 336, ghi vào NKCT số 10 TK 336 của công ty, cả phần bù trừ cung cấp nội bộ giữa các xí nghiệp trong công ty. NKCT số 10 TK 336 đối với công ty: dùng phản ánh tình hình công nợ của xí nghiệp đối với công ty và bù trừ về nguồn thu, cung cấp nội bộ cho các xí nghiệp khác. Nếu nguyên vật liệu nhập kho phát hiện thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ nguyên nhân kế toán xí nghiệp ghi: Nợ TK 1381 Nợ TK 1388 ..... Có TK 111, 112, 311, 331: Giá trị nguyên vật liệu thiếu. Nếu nhập kho phát hiện thừa thì xí nghiệp chỉ ghi đơn trên TK 002. + Đối với việc mua nguyên vật liệu trả tiền ngay: xí nghiệp đề nghị công ty thanh toán tiền hàng, sau đó căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho nguyên vật liệu kế toán vào sổ chi tiết TK 1521, 1522; bảng chi tiết TK 1521, 1522; sổ chi tiết TK 331, NKCT số 5 đồng thời ghi phần công nợ với công ty vào NKCT số 10. Các nghiệp vụ tạm ứng cho nhà cung cấp không được hạch toán tại xí nghiệp do công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp. + Đối với nguyên vật liệu nhập từ các xí nghiệp khác luân chuyển nội bộ, kế toán theo dõi trên sổ chi tiết TK 1521,1522; bảng chi tiết TK 1521, 1522. + Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại từ đơn đặt hàng của nước ngoài được kế toán theo dõi riêng từng đơn đặt hàng: do khách hàng của xí nghiệp phần lớn là các nước ở Đông Âu và Hàn Quốc, việc sản xuất theo đơn đặt hàng mang tính gia công nên nguyên vật liệu thường do khách hàng cung cấp, đồng thời bao tiêu luôn sản phẩm. Tuỳ theo điều khoản trong hợp đồng do hai bên ký kết mà chi phí liên quan, thuế nhập khẩu sẽ do bên nào chi trả. Cuối đơn hàng có thể thanh toán bù trừ theo số hàng đã bàn giao hoặc coi như xí nghiệp mua nguyên vật liệu và bán sản phẩm cho khách hàng. Nguyên vật liệu nhập của nước ngoài theo đơn đặt hàng thường xí nghiệp nhập tại cảng Hải Phòng, giá nhập được tính theo giá CIF, tất cả các chi phí phát sinh kể cả thuế nhập khẩu sẽ được tổng hợp trên bảng theo dõi về hàng nhập theo đơn hàng tính theo USD. Ví dụ: Trích lập nguyên vật liệu ở đơn hàng của Hàn Quốc tháng 5/2001 Bảng theo dõi vật tư về kho theo kế hoạch đơn hàng Tên vật tư Đơn vị tính Qui cách Sản lường bù trừ Phần theo dõi về kho Đợt 1 Đợt 2 Vải 9921 M 0.8 35000 20000 15000 Vải bạt 10 M 0.8 6957 5500 1457 Phin 2222 M 0.85 11180 5150 6030 OZE Bộ 1782229 153209 250220 Khoá cái 183152 120041 63011 Chun M 10025 5020 5005 Chỉ M 4584075 400400 580075 Khi nhập kho căn cứ vào vận đơn, hoá đơn, phiếu nhập kho, các bảng tổng hợp theo dõi về đơn hàng, kế toán của xí nghiệp vào sổ chi tiết TK 331 đối tượng theo đơn hàng theo dõi riêng. Do đơn hàng được tính bằng ngoại tệ, vì vậy nếu khi thanh toán có sự chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thì cần làm phiếu điều chỉnh như sau: Công ty Da Giầy Hà Nội Số…/PĐC XNGV Phiếu điều chỉnh tăng TK TK ghi Nợ: TK 152 TK ghi Có: TK 331 Lý do điều chỉnh: Điều chỉnh tăng do tỷ giá tăng theo phiếu nhập kho số… Người lập Phụ trách kế toán Giám đốc xí nghiệp Nguyên vật liệu nhận gia công xí nghiệp không tiến hành ghi sổ mà coi đó là tài sản của bên gia công, xí nghiệp chỉ ghi đơn để theo dõi và chỉ hạch toán doanh thu cho nghiệp vụ này khi có. + Nhập phế liệu thu hồi: nhập phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh kế toán vào sổ chi tiết TK 1521, 1522; bảng kê chi tiết TK 1521, 1522. Xí nghiệp ghi: Nợ TK 152 Có TK 721: Phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh. + Đối với nguyên vật liệu kiểm kê phát hiện thừa: xí nghiệp ghi đơn trên TK 002. 2.6.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Các nghiệp vụ xuất kho được kế toán xí nghiệp căn cứ vào phiếu xuất kho định khoản, tuỳ theo mục đích, điều kiện và ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu chi tiết cho đối tượng. Bảng phân bổ số 2 ( bảng phân bổ nguyên vật liệu ): phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng hàng tháng. Kết cấu: các cột – phản ánh giá trị các loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ. Các dòng – phản ánh đối tượng sử dụng. Cơ sở lập: căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu. Phương pháp lập: Kế toán trên cơ sở các phiếu xuất kho cho các đối tượng, mục đích sử dụng nguyên vật liệu diễn ra trong tháng, các báo cáo luân chuyển vật tư, báo cáo theo dõi vật tư sử dụng thực tế tại phân xưởng ghi vào từng dòng đối tượng sử dụng của TK 621, 627 tương ứng với từng cột của TK 1521, 1522, 153. Bảng phân bổ được mở vào cuối tháng. Cuối tháng, tổng hợp số liệu trên báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu , NKCT số 5, bảng phân bổ nguyên vật liệu lập bảng kê số 3. Bảng kê số 3: dùng để tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu trong tháng. Cơ sở để ghi bảng kê số 3: Số tổng cộng phần ghi có TK 331 trên NKCT số 5, số tổng cộng cột thành tiền của phần nhập, xuất trên báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Bảng kê số 3 được lập vào cuối tháng phục vụ cho việc tính chi phí nguyên vật liệu, tính giá thành sản phẩm. Phương pháp lập: Số dư đầu tháng: số dư cuối tháng trước của Bảng kê số 3. Số phát sinh tăng trong tháng: căn cứ vào số tổng cộng của từng NKCT ghi vào phần ghi Nợ TK 152, 153 đối ứng ghi có các TK khác có liên quan. Số xuất dùng trong tháng: lấy số tổng cộng phần ghi Có TK 152, 153 đối ứng phần ghi Nợ các TK trên bảng phân bổ số 2. Tồn cuối tháng = số dư đầu tháng + phát sinh tăng trong tháng – xuất dùng trong tháng. + Đối với nguyên vật liệu xuất cho các đơn vị nội bộ thì ngoài việc ghi vào bảng phân bổ còn phải ghi vào NKCT số 10. Xí nghiệp ghi: Nợ TK 136 (1368, 1369, 1364 ) Có TK 1521, 1522 + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng theo đơn đặt hàng thì mang tính chất gia công nên việc xuất cũng được hạch toán riêng theo từng đơn đặt hàng cụ thể. Cuối đơn hàng có quyết toán vật tư. + Đối với hàng mua đang đi đường, hiện tại xí nghiệp chưa tiến hành hạch toán mà chờ hàng về nhập kho thì mới tiến hành hạch toán. Vào cuồi tháng, sau khi đã kiểm tra, đối chiếu số liệu, khoá sổ các số liệu trên các bảng kê, bảng phân bổ, các Nhật ký chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành ghi vào Sổ Cái tài khoản 152. Sổ Cái tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh Có của TK 152 được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ bảng phân bổ số 2 - ghi Có TK này và ghi Nợ các TK chi phí, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Phương pháp lập Sổ Cái TK 152: Số dư đầu tháng: lấy từ số dư cuối tháng trước. Số phát sinh Nợ: lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan chi tiết theo từng tài khoản đối ứng với Nợ TK 152. Số phát sinh Có: lấy từ bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Phát sinh Nợ - Phát sinh Có Ví dụ: Sổ cái TK 152 tháng 2 năm 2002. 2.7. Phân tích tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu tại xí nghiệp: Xí nghiệp hiện đang thử nghiệm và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9002. Việc thu mua và sử dụng nguyên vật liệu được thực hiện khá tốt ở xí nghiệp. Xét về việc thu mua và bảo quản nguyên vật liệu: tuy xí nghiệp chỉ có một kho duy nhất để bảo quản tất cả các loại nguyên vật liệu nhưng hệ thống kho tàng được xây dựng, trang bị hiện đại, bảo đảm chất lượng, tránh mất trộm. Về việc thu mua thì luôn ổn định, do xí nghiệp lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, thực hiện việc cung ứng thường xuyên, chất lượng vật tư được đảm bảo cao nhất. Vì theo yêu cầu thông tư số 06 – qui định về thủ tục khi mua vật tư, hàng hoá là một trong các điều kiện của ISO 9002. Theo qui định này, xí nghiệp trước khi mua vật tư hàng hóa cần phải cân đối số lượng mua, danh sách các nhà cung cấp; sau khi lựa chọn kỹ lưỡng mới ra quyết định mua. Cụ thể như sau: Căn cứ vào tình hình thực tế của tất cả các nguồn cung cấp, bằng kinh nghiệm và trình độ chuyên môn, phòng kế hoạch lập phiếu điều tra nhà cung cấp. Mẫu phiếu điều tra như sau: Phiếu điều tra nhà cung cấp Chỉ tiêu Nhà cung cấp 1 2 3 ... 1. Chỉ tiêu cơ bản: + Chỉ tiêu chất lượng Tính ổn định Độ bền + Giá cả + Khả năng sản xuất + Thời hạn giao hàng + Khả năng tài chính 2. Chỉ tiêu phụ + Hệ thống chất lượng áp dụng + Khoảng cách giữa nhà cung cấp với xí nghiệp + Các điều kiện bảo quản Kết quả (Đ: đạt, L: loại ) Việc xí nghiệp lập phiếu điều tra nhà cung cấp cho thấy việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp đã được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học, sử dụng các phương pháp hiện đại, nhằm tìm kiếm các nguồn cung ứng đảm bảo tốt về chất lượng cũng như giá cả nguyên vật liệu. Sau khi điều tra kỹ lưỡng, cán bộ phòng kế hoạch đưa ra nhà cung cấp tốt nhất để liên hệ và tiến hành mua. Khi nguyên vật liệu về tới kho, phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng tất cả các mặt, sau đó làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ghi số lượng vào thẻ kho và tổ chức bảo quản. Công tác kế toán nguyên vật liệu như đã trình bày ở trên, là tương đối đồng bộ và toàn diện. Kế toán nguyên vật liệu sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này cho phép luân chuyển nhịp nhàng nguyên vật liệu, nguyên vật liệu mua về đến đâu dùng hết đến đó, góp phần sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu. Đồng thời, cho phép theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng theo thời gian. Tuy nhiên trong thực tế tại xí nghiệp vẫn còn những điểm chưa được hoàn thiện trong khâu thu mua và bảo quản nguyên vật liệu, xin được trình bày chi tiết trong chương 3. Riêng với việc sử dụng nguyên vật liệu chưa được thực hiện tốt. Trích tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Đơn hàng Hàn Quốc như sau: định mức vật tư cho 1000 đôi theo đơn hàng Hàn quốc STT Tên vật tư ĐVT Qui cách Ni32 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Vải 9921 Vải bạt 10 Vải 3419 Phin 2222 Nylex Mút xốp 5 ly OZE Khoá Dây dầy Chỉ M m m m m m bộ cái đôi m 0.8 0.8 0.8 0.85 1*1.1 1.1 198.54 34.695 55.755 215.91 1.979 8887.6 912.84 49.995 525.196 22859.9 Bảng dự trù vật tư sử dụng cho đơn đặt hàng Tháng 3/2000 Tên đơn hàng Hàn Quốc Số lượng: 190980 đôi. STT Tên vật tư ĐVT Qui cách Định mức Thêm 5% Số vật tư cần mua 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Vải 9921 Vải Bạt 10 Phin 2222 Nylex Mút xốp 5 ly OZE Khoá Chun Dây dầy Chỉ m m m m m bộ cái m đôi m 0.8 0.8 0.85 1*1.1 1.1 37917 6626 10648 41235 378 1697361 174335 9548 100302 4365786 1896 331 532 2062 19 84868 8717 477 5015 218289 39813 6957 11180 43297 397 1782229 183052 10025 105317 4584075 Bảng theo dõi vật tư về kho theo đơn hàng STT Tên vật tư ĐVT Qui cách Sản lượng dự trù Phần theo dõi về kho Đợt 1 Đợt 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Vải 9921 Vải bạt 10 Phin 2222 Nynex Mút xốp 5 ly OZÊ Khoá Chun Dây dầy Chỉ m m m m m bộ cái m đôi m 0.8 0.8 0.85 1*1.1 1.1 39813 6957 11180 43297 397 1782229 183052 10025 105371 4587075 20000 5500 5150 22297 240 153209 120041 5020 5371 400400 19813 1457 6030 21000 157 250220 63011 5005 100000 580075 Bảng quyết toán vật tư theo đơn hàng Tên vật tư ĐVT Qui cách Thực tế Định mức Chênh lệch Số lượng % Đơn giá Thành tiền Vải 9921 Vải bạt 10 Phin 2222 Nynex OZÊ Khoá Dây dầy m m m m bộ cái đôi 0.8 0.8 0.85 1*1.1 43298.9 7502.7 12897.8 46256.8 1955615 193620 111412 39813 6957 11180 43297 1782229 183052 105317 3485.9 545.7 1717.8 2959.8 173386 1600 6095 0.875 0.078 0.154 0.068 0.1 0.02 0.06 13027 25226 6900 18283 30.8 2100 645 45710813.3 13573714 11664357 9755045.6 5340288.8 22192800 3931275 Qua bảng quyết toán vật tư của một đơn hàng Hàn Quốc cụ thể trên, cho thấy việc đề ra định mức vật tư chưa tốt, sử dụng nguyên vật liệu chưa hợp lý. Đi sâu tìm hiểu là do các nguyên nhân chủ yếu sau: Định mức do Trung Tâm mẫu xây dựng, do không tiếp xúc với thực tế tại xí nghiệp nên không chính xác. Do xí nghiệp mới được thành lập, mới nhận đơn hàng nên chưa quen dựa vào định mức sử dụng. Do yêu cầu của sản phẩm đòi hỏi chất lượng cao nên phải lựa chọn kỹ từng thứ vật tư. Do tay nghề của công nhân còn hạn chế, máy móc tuy đã được trang bị hiện đại nhưng chưa thật hoàn chỉnh, đồng bộ. Việc tiêu dùng nguyên vật liệu tại xí nghiệp còn nhiều hạn chế cần có biện pháp nhằm tăng cường hơn nữa công tác quản lí sử dụng nguyên vật liệu. Tóm lại, nguyên vật liệu đã được quản lí, sử dụng tương đối toàn diện, chặt chẽ tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc Công ty Da Giầy Hà Nội. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế trong tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, xí nghiệp cần nghiên cứu tìm ra các biện pháp để cải tiến tình hình trên. Chương 3 Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy vải trực thuộc công ty da giầy hà nội 1. Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp: Xí nghiệp Giầy Vải là đơn vị mới được thành lập, nhưng đã không ngừng phát triển lớn mạnh. Sản phẩm của xí nghiệp không chỉ được bán tại thị trường trong nước mà còn được xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Từ khi được đưa vào hoạt động đến nay, lợi nhuận của xí nghiệp luôn chiếm tỷ trọng cao trong công ty. Để đạt được những thành công trên là do sự lãnh đạo của ban giám đốc công ty cùng tập thể cán bộ công nhân viên có trình độ, yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm. Thứ nhất xét về công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng: xí nghiệp tổ chức mô hình quản lý thống nhất, tập chung, khoa học. Mô hình tổ chức này cho phép phát huy tính sáng tạo cũng như khả năng của người lao động. Công tác quản lý nguyên vật liệu có các ưu điểm sau: + Khâu thu mua: sản phẩm đòi hỏi rất nhiều đến chất lượng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu không chỉ đa dạng về chủng loại, mẫu mã, mầu sắc mà còn đảm bảo độ dẻo dai, chắc bền. Nhưng do xí nghiệp có đội ngũ cán bộ vật tư có trình độ chuyên môn, có sự hiểu biết về từng nguyên vật liệu, từng nhà cung cấp và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường nên luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất. + Khâu bảo quản: mặc dù nguyên vật liệu rất đa dạng nhưng xí nghiệp đã xây dựng kho tàng riêng với công ty. Hệ thống kho bãi được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu tốt. Bên cạnh đó, thủ kho là người có trình độ quản lý, có kinh nghiệm, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về nguyên vật liệu. + Khâu sử dụng: để quản lý tốt việc sử dụng nguyên vật liệu trước hết đòi hỏi ý thức và tay nghề của công nhân, sau đó là khả năng quản lí của nhà lãnh đạo. Trên cơ sở định mức tiêu hao, phòng kế hoạch lên kế hoạch sử dụng vật tư xuất nguyên vật liệu cho các phân xưởng. Thứ hai xét về công tác kế toán: đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất của xí nghiệp, bộ máy được tổ chức hợp lý hiệu quả nhịp nhàng. Tại phòng kế toán nhân sự được bố trí sắp xếp phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tại các phân xưởng có các nhân viên thống kê, cùng với thủ kho đã góp phần hỗ trợ cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình sử dụng cũng như biến động của nguyên vật liệu. Ngoài ra các thông tin của phòng kế toán sẽ được xử lý và chuyển lên cho ban giám đốc ra các quyết định cần thiết. Công tác kế toán được thực hiện tương đối toàn diện từ việc lựa chọn sử dụng phương pháp kế toán đến việc ghi chép, lập báo cáo đều dựa trên cơ sở các chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh. Trong khi kế toán quản trị còn mới mẻ đối với phần lớn các doanh nghiệp ở nước ta thì xí nghiệp đã nhanh chóng bắt kịp, hoạt động kế toán quản trị của xí nghiệp được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục. + Hệ thống chứng từ, sổ sách được áp dụng tại xí nghiệp: đảm bảo đầy đủ chứng từ bắt buộc của chế độ kế toán hiện hành cũng như của công ty về nguyên vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, kiểm kê, các sổ thẻ kế toán chi tiết và tổng hợp… tất cả đều tuân thủ đúng pháp luật, có ghi rõ yêu cầu của việc sử dụng chứng từ. + Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: xí nghiệp lựa chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phơng pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Sổ sách kế toán được ghi chép đầy đủ và thường xuyên có sự đối chiếu. + Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo hình thức nhật ký chứng từ phù hợp với đặc điểm và qui mô sản xuất của xí nghiệp. Công tác kế toán của xí nghiệp được thực hiện với sự trợ giúp của hệ thống phần mềm kế toán cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán, đảm bảo độ chính xác cao. Song bên cạnh những ưu điểm, xí nghiệp không tránh được những bất cập cần được hoàn thiện. 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội: Trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để giảm nhẹ chi phí. Đồng thời, trong thực tế phát sinh nhiều phức tạp mà nếu áp dụng đúng chế độ kế toán sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp như bộ máy kế toán quá cồng kềnh, công việc nhiều, các sổ sách lưu trữ lớn,... Mặc dù vậy, các doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ chế độ kế toán bắt buộc. Để làm được điều đó cần tăng cường nhân viên kế toán có trình độ cao, máy tính có cài đặt phần mềm kế toán nhằm giảm nhẹ khối lượng tính toán, thực hiện ghi sổ theo đúng qui định kế toán. Nếu làm được như vậy, chắc chắn công tác kế toán sẽ đơn giản hơn, đồng bộ và nhịp nhàng, sổ sách hợp lý hơn đáp ứng được yêu cầu quản lý. Bất cứ một mô hình quản lí dù hoàn thiện đến đâu cũng không thể tránh được những nhược điểm. Vì vậy, dưới góc độ nghiên cứu của một sinh viên thực tập, sau khi đã tiếp xúc với thực tế tại xí nghiệp, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, cũng như công tác kế toán nói chung của xí nghiệp góp phần giúp công tác nguyên vật liệu ngày một hoàn thiện và tốt hơn. 2.1. Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được áp dụng tại nước ta là phương pháp thẻ song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng, tuỳ vào đặc điểm nguyên vật liệu cũng như đặc thù kinh doanh của đơn vị mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thích hợp. Xí nghiệp đã lựa chọn hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa, nguyên vật liệu của xí nghiệp đa dạng về chủng loại, số lần nhập xuất nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao thì việc áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa hợp lý. Nếu lựa chọn phương pháp sổ số dư hoặc sổ đối chiếu luân chuyển thì có nhiều thuận lợi hơn. Theo ý kiến của bản thân em, thì xí nghiệp nên chọn phương pháp sổ số dư. Phương pháp này đòi hỏi thủ kho sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu ngoài việc ghi vào thẻ kho còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho vào sổ số dư. Trên cơ sở đó, định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kế toán dựa vào số lượng nhập xuất từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất để vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp sổ số dư tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán, đồng thời cho phép đơn giản hoá việc ghi chép của nhân viên kế toán, nhưng lại đòi hỏi nhân viên kế toán phải có khả năng tổng hợp chính xác số lượng nguyên vật liệu và công việc kế toán thường bị dồn lại vào cuối kỳ. Xí nghiệp có đội ngũ cán bộ kế toán có nghiệp vụ, có trách nhiệm nên việc lập sổ số dư không phải là quá phức tạp, hơn nữa khi sử dụng phương pháp này sẽ tăng được hiệu quả quản lý, nâng cao được thái độ làm việc của thủ kho và nhân viên kế toán. 2.2. Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu: Xí nghiệp hiện đang phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu xí nghiệp đã sử dụng TK 152 và chi tiết thành các tiểu khoản cụ thể như sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính ( vải bạt 10 màu các loại). TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ ( chun, khoá, dây giầy). TK 152.3: Nhiên liệu ( dầu, xăng, nhớt). TK 152.4: Phụ tùng thay thế ( phụ tùng máy móc…). TK 152.8: Vật liệu khác ( là các loại vật liệu không thuộc các nhóm trên). Tuy nhiên, do nguyên vật liệu rất đa dạng cả về số lượng, chủng loại, mẫu mã, các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên nên rất khó khăn cho việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Chính vì vậy, để thuận tiện cho việc hạch toán xí nghiệp nên lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Như vậy, không những giúp cho doanh nghiệp hạch toán nhanh chóng, chính xác mà còn dễ kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm khi cần. Cách lập sổ danh điểm nguyên vật liệu khá đơn giản, chỉ là việc đặt tên cho mỗi thứ, mỗi nhóm nguyên vật liệu bằng cách mã hoá các nhóm, thứ nguyên vật liệu bằng các ký hiệu riêng, cụ thể là bằng các số tự nhiên: Ba số tự nhiên đầu tiên: biểu thị loại tài sản của công ty. Số tự nhiên thứ 4: biểu thị vai trò công dụng của nguyên vật liệu, vị trí của vật liệu trong sản xuất kinh doanh ( chính, phụ ). Số tự nhiên thứ 5 và 6: biểu thị tính chất, màu sắc của nguyên vật liệu. Ví dụ: Vải bạt 10 màu trắng sẽ được mã hoá là 152.1.01. Sổ danh điểm nguyên vật liệu STT Danh điểm NVL Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú 2 3 152.1 152.1.01 152.1.02 152.1.03 152.1.04 152.1.05 …….. 152.2 152.2.01 152.2.11 152.2.21 ……… 152.3 152.3.01 152.3.11 152.3.21 ………. NVL chính Vải bạt 10 màu trắng Vải bạt 10 màu đen Vải bạt 10 màu chàm Vải bạt 10 màu ghi Vải bạt 10 màu be NVL phụ Chun Dây giầy Khoá Nhiên liệu Dầu dùng cho máy móc Xăng Dầu mỡ bôi máy m m m m m m cái đôi lít lít kg 2.3. Hoàn thiện việc xây dựng định mức tiêu hao: Do việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng kế hoạch lại do trung tâm mẫu xây dựng. Sau khi tiến hành sản xuất thử, trên cơ sở đó trung tâm mẫu xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Tuy nhiên, việc làm này không mang lại hiệu quả cao. Thứ nhất, do trung tâm mẫu không tiếp xúc với thực tế tại xí nghiệp. Thứ hai, do không tiếp xúc với thực tế nhưng lại dựa vào kinh nghiệm chủ quan nên đã ra các quyết định không chính xác. Với hai nguyên nhân trên nên nhiều khi định mức bị áp đặt, không những không chính xác mà còn có sự chênh lệch quá lớn so với thực tế. Thực tế tiêu hao nguyên vật liệu thường cao hơn rất nhiều so với định mức dẫn đến tình trạng thiếu vật tư, dự trữ không kịp thời, phải bổ sung, ảnh hưởng đến tính liên tục của sản xuất, vừa tốn thời gian, công sức lại giảm tiến độ giao hàng, mất uy tín trong cạnh tranh. Mục đích của việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là đẩy mạnh sản xuất, giúp cho việc quản lý tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao nhất. Nếu định mức được xây dựng mà không làm cho tình hình sản xuất tốt hơn thì công đoạn này coi như thừa, chi phí cho nó trở nên bất hợp lý. Giải pháp để hoàn thiện công việc này là phòng kế hoạch cùng với trung tâm mẫu, phòng kỹ thuật tính toán, cộng với sự tham khảo ý kiến của từng phân xưởng đã sử dụng nguyên vật liệu đó, kết hợp với sự tư vấn kỹ thuật của bên đặt hàng để xây dựng định mức sát với thực tế, thúc đẩy quá trình sử dụng nguyên vật liệu tốt hơn. 2.4. Hoàn thiện công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi đường: Tại xí nghiệp không hạch toán hàng mua đang đi đường do trường hợp hoá đơn về trước, hàng về sau thì kế toán lưu hoá đơn lại chờ khi hàng về nhập kho thì sẽ hạch toán thẳng vào TK152 không qua TK 151 để đơn giản cho công tác kế toán. Nhưng như vậy, một mặt xí nghiệp đã không tuân thủ chế độ kế toán, mặt khác thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp vào thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác. Hàng mua đang đi đường là vật tư hàng hoá xí nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán nên nó đã thuộc quyền sở hữu của xí nghiệp và được coi là tài sản của xí nghiệp. Việc hạch toán hàng mua đang đi đường nhằm phản ánh, giám sát, theo dõi tình hình biến động của tài sản một cách trung thực, kịp thời. Để khắc phục nhược điểm này, cần đưa vào sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” để hạch toán nghiệp vụ hàng mua đang đi đường vào cuối tháng. TK 151 có kết cấu như sau: - Bên nợ: phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc về tới doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. Bên có: phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc đã chuyển giao toàn bộ cho các bộ phận sử dụng. Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường. Hạch toán các nghiệp vụ hàng mua đang đi đường như sau: Trong tháng, nếu hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường, nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán. Sang tháng sau khi hàng về kho, căn cứ vào phiếu nhập kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Hạch toán hàng mua đang đi đường được theo dõi riêng trên Nhật ký chứng từ số 6. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 151. Mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 6: Nhật ký chứng từ số 6 ( Ghi có TK 151 – Hàng mua đang đi đờng ) Ngày tháng năm TT Diễn giải Số d đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151 Cộng có TK 151 Số d cuối tháng SH NT SH NT TK 152 HT TT Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) (ký, họ tên ) Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Lập dự phòng nhằm hạn chế bớt nhưng thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính với các trường hợp xảy ra rủi ro trong kinh doanh. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ báo cáo, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra cho niên độ sau. Hiện nay tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu do nhiều nguyên nhân khác nhau. Tuy nhiên, xí nghiệp cần nhận thấy việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trên các phương diện sau đây: Về kinh tế: hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu giúp bảng cân đối của xí nghiệp phản ánh chính xác giá trị thực tế của tài sản. Về tài chính: khoản dự phòng là số vốn được sử dụng để bù đắp khoản giảm giá nguyên vật liệu thực sự phát sinh, thực chất nó là một nguồn tài chính của doanh nghiệp chưa sử dụng đến. Về thuế: dự phòng giảm giá là khoản chi phí làm giảm lợi nhuận, giảm thuế lợi tức phải nộp. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo từng mặt hàng, xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc với giá cả thị trường. Dự phòng chỉ trích với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống so với giá gốc. Không được lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của mặt hàng khác. Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho mới được ban hành thì chỉ tiến hành dự phòng với nguyên vật liệu mà giá thực tế của nguyên vật liệu đó giảm so với giá thị trường và sản phẩm làm ra từ chúng cũng bị giảm giá. Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần sử dụng TK 159, kết cấu tài khoản này như sau: TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ kế toán trước. Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa hoàn nhập. Số dư bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa nhập. Tài khoản này được chi tiết theo từng loại hàng tồn kho được trích lập dự phòng giảm giá. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối năm, kế toán hoàn nhập toàn bộ mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích của năm trước. Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng. Có TK 721: Tính vào thu nhập bất thường của năm. Trong năm, xác định mức dự phòng cần lập và ghi: Nợ TK 642 ( 6426 ): chi phí dự phòng. Có TK 159: Trích dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có rất nhiều mặt tích cực, nó giúp xí nghiệp hạn chế những thiệt hại nếu không may rủi ro xảy ra. Lập dự phòng yêu cầu kế toán phải thường xuyên theo dõi giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường. Trong thực tế của xí nghiệp hiện nay, không nhất thiết phải lập dự phòng cho tất cả các loại nguyên vật liệu do nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng. Xí nghiệp chỉ nên trích lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu có giá trị lớn và giá cả thường xuyên có sự biến động trên thị trường. Sau khi lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu đó, kế toán phải tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng vào bảng chi tiết dự phòng dưới đây: Bảng chi tiết dự phòng Loại vật tư Giá ghi sổ Giá thị trường Dự phòng đã lập Dự phòng dùng Số hoàn nhập 2.5. Hoàn thiện về việc hạch toán thuế GTGT đầu vào ở xí nghiệp: Thuế GTGT được xí nghiệp hạch toán theo phương pháp khấu trừ nhưng xí nghiệp chỉ kê thuế GTGT mà không hạch toán. Cụ thể như sau: + Khi mua nguyên vật liệu xí nghiệp hạch toán: Nợ TK 152 Có TK 331: Giá trị thực tế NVL không có thuế GTGT. + Khi xí nghiệp đề nghị công ty thanh toán cho người bán : Công ty ghi: Nợ TK 1362 Nợ TK 133 Có TK 111: Tổng giá thanh toán. Xí nghiệp ghi: Nợ TK 331: Giá thực tế NVL. Có TK 336 Hạch toán như vậy sẽ không cho phép xí nghiệp theo dõi tình hình thay đổi của thuế GTGT. Đồng thời, cơ quan thuế dễ nhầm lẫn giữa các xí nghiệp trong công ty. Để khắc phục, xí nghiệp nên hạch toán thuế GTGT như sau: + Khi mua nguyên vật liệu xí nghiệp ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331: Tổng giá thanh toán. + Khi xí nghiệp đề nghị công ty thanh toán cho nhà cung cấp: Công ty ghi: Nợ TK 1362: Tổng giá thanh toán. Có TK 111 Xí nghiệp nên ghi: Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán. Có TK 336 2.6. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán: Xí nghiệp hiện thực hiện ghi sổ theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Đây là phương pháp ghi sổ phức tạp đòi hỏi nhân viên kế toán có trình độ cao. Tuy nhiên, trong việc ghi chép xí nghiệp có nhiều sáng tạo để giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên kế toán. Có thể kể ra, đó là việc sử dụng Bảng kê số 3 và Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Theo chế độ kế toán Việt Nam thì Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Thực tế, xí nghiệp sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho chứ không phải là phương pháp giá hạch toán. Vì vậy, việc ghi chép vào bảng kê số 3 là không hợp lý và không cần thiết. 2.6. Hoàn thiện việc tăng cường quản lý, sử dụng nguyên vật liệu: 2.6.1. Tăng cường quản lý định mức tiên dùng nguyên vật liệu: Như chúng ta đã biết, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Muốn hạ giá thành sản phẩm cần giảm chi phí nguyên vật liệu, một trong những biện pháp để thực hiện mục tiêu trên là tăng cường quản lý nguyên vật liệu theo đúng định mức. Xí nghiệp cần tiến hành theo dõi việc xuất nguyên vật liệu đem đi sử dụng, phát hiện kịp thời những phân xưởng sử dụng quá định mức. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân khách quan và chủ quan gây ra hiện tượng trên. Nếu đó là nguyên nhân khách quan thì tìm cách giải quyết. Nhưng nếu do cá nhân, bộ phận nào đó lạm dụng vật tư của công ty thì cần có biện pháp kinh tế hoặc hành chính để xử lý. Xí nghiệp cần có chế độ thưởng phạt nghiêm minh: đối với cá nhân, phân xưởng làm hỏng nhiều sản phẩm thì sẽ bị phạt tiền, phạt khi sử dụng quá định mức, thưởng cho những sáng kiến nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu. Việc làm trên có tác dụng giáo dục, nâng cao ý thức trách nhiệm của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Đồng thời, bộ phận kỹ thuật luôn phải tìm tòi, sáng tạo, tìm mọi biện pháp cải tiến qui trình công nghệ. 2.6.2. Tăng cường công tác cung cấp nguyên vật liệu: Giảm chi phí đầu vào cho sản xuất là điều quan tâm của mọi doanh nghiệp, trong đó có việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Có thể nói, trị giá nguyên vật liệu bao gồm giá mua trên hoá đơn (nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì không bao gồm thuế GTGT, nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp thì bao gồm cả thuế GTGT ) và chi phí thu mua. Hiện nay, giá mua nguyên vật liệu của xí nghiệp tương đối cao, xí nghiệp tiến hành mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để giảm chi phí nguyên vật liệu xí nghiệp cần tổ chức công tác điều tra, nghiên cứu thị trường. Việc điều tra nghiên cứu thị trường cần có chi phí riêng, cần tới cán bộ nhiệt tình, năng động, có trình độ, có khả năng phân tích, đánh giá. Tìm hiểu thị trường là tìm kiếm các thông tin về nó: thông tin về giá cả, chất lượng, phương tiện vận chuyển, cước phí vận chuyển, phương tiện thanh toán. Xí nghiệp hiện đang mua nguyên vật liệu chủ yếu từ nguồn ngoại nhập, nếu tận dụng được từ các nguồn trong nước thì tiết kiệm được phần lớn chi phí sản xuất cho xí nghiệp. Tóm lại, xí nghiệp nên quan tâm đến nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho giá nguyên vật liệu rẻ, đảm bảo chất lượng, cung cấp kịp thời cho sản xuất. 2.7. Hoàn thiện việc bảo quản, hạch toán nguyên vật liệu tại kho: Do nguyên vật liệu ở xí nghiệp đa dạng, phong phú về chủng loại màu sắc, số lượng rất nhiều mà xí nghiệp chỉ có một kho để quản lý tất cả các nguyên vật liệu chính phụ lẫn lộn, rất dễ nhầm lẫn, khó khăn trong việc tìm kiếm, cấp phát, hạch toán. Để khắc phục khó khăn, bất cập trong việc bảo quản nguyên vật liệu, xí nghiệp có thể xây dựng thêm kho tàng nhằm thuận lợi cho việc cấp phát, tìm kiếm nguyên vật liệu. Nếu chưa có điều kiện xây dựng thêm kho bãi, xí nghiệp nên bố trí, sắp xếp thêm nhân lực, một số người quản lý hạch toán nguyên vật liệu chính, một số người hạch toán nguyên vật liệu phụ sao cho hợp lý, thuận tiện cho việc hạch toán, cấp phát, tìm kiếm nguyên vật liệu. 2.8. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung: Xí nghiệp đã trang bị máy vi tính phục vụ cho hoạt động kế toán của xí nghiệp. Điều này góp phần quan trọng góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, đồng thời giúp tính toán chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, do phòng kế toán chỉ có duy nhất một máy vi tính, cài đặt các chương trình kế toán thường ghi trùng lắp các nghiệp vụ, việc sửa chữa máy tính không thường xuyên nên việc hỏng hóc, ghi sai vẫn thường xảy ra. Khắc phục tình trạng trên, xí nghiệp nên trang bị thêm máy vi tính, cài đặt các phần mềm kế toán hiện đại cho phép thực hiện chính xác, ghi chép nhanh các nghiệp vụ xảy ra. Bên cạnh đó phải thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy, diệt vi rút. Hiện tại, xí nghiệp vẫn ghi song song cả trên máy và ghi sổ bằng tay là không cần thiết và lãng phí. Ngoài việc trang bị thêm máy tính xí nghiệp nên đào tạo nâng cao trình độ sử dụng máy vi tính cho nhân viên kế toán, có như vậy thì công tác kế toán mới có thể đạt hiệu quả cao nhất. Kế toán nguyên vật liệu đã được hạch toán đầy đủ tại xí nghiệp sau khi chuyển lên công ty, công ty tiếp tục hạch toán. Nhưng phòng kế toán công ty sử dụng bảng kê số 8 để hạch toán nguyên vật liệu là chưa chính xác vì nội dung của bảng kê số 8 là theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của thành phẩm, hàng hoá. Mặc dù đây là sự sáng tạo nhưng nó sẽ gây ra hiện tượng ghi chép chồng chéo giữa các nghiệp vụ với nhau, giữa các sổ với nhau. Kết luận Đối với quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp không ngừng phấn đấu để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Muốn làm tốt công tác này thì phải quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu dự trữ và sử dụng. Để giữ vững tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng ISO 2002 thì công tác kế toán tại xí nghiệp cần được nâng cao hơn nữa, đặc biệt với kế toán nguyên vật liệu. Trong điều kiện và khả năng của mình, trong phạm vi đề tài luận văn của em đã giải quyết được những vấn đề sau: Về lý luận: đã trình bày khái quát cơ sở lý luận chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Về thực tiễn: trình bày thực tế tình hình hạch toán tổ chức nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội. Sau khi xem xét, đánh giá, đi sâu nghiên cứu phân tích em đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp, để kế toán nguyên vật liệu thực sự là công cụ quản lý đắc lực tạo ra hiệu quả cao nhất trong việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Do trình độ và thời gian hạn chế cho nên khó tránh khỏi những khiếm khuyết rất mong thầy cô, cán bộ xí nghiệp, công ty và các bạn đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô giáo TS. Nguyễn Thị Lời cùng các anh chị phòng tài chính kế toán công ty Da Giầy Hà Nội đã giúp em hoàn thành bài viết này. Hà Nội ngày 26 tháng 5 năm 2002 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Hằng Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên : TS. Đặng Thị Loan. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên : TS. Nguyễn Thị Đông. Giáo trình Kế toán quản trị _ Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên : TS. Nguyễn Minh Phương. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên: PGS. TS. Phạm Thị Gái. Lý thuyết và thực hành kế toán – tài chính – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công. Hệ thống Kế toán Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản tài chính 1998. Bài giảng môn Kế toán tài chính, tổ chức hạch toán. Tạp chí Kế toán, Kiểm toán, Tài chính, Kinh tế phát triển. Công báo. Luận văn tốt nghiệp khoá 38, 39.