Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Truyền tải điện 1

đơn vị tính của từng thứ vật liệu. Danh điểm bộ mã vật tư Loại 3 vật liệu điện, điện tử, bán dẫn hiện đang được sử dụng như sau: Bảng 2.2 Trích Danh điểm bộ mã vật tư loại 3 Vật liệu điện điện tử ,bán dẫn Mã vật tư tên vật tư đvt ... 3 Vật liệu điện - Điện tử - Bán dẫn 31030 Sứ treo thuỷ tinh 31030120 Sứ treo thuỷ tinh PC – 120 Quả 31030160 Sứ treo thuỷ tinh PC – 160 Quả ... 31528 Cáp nhôm trần lõi thép (AC) 31528185 Cáp nhôm AC 185 mm2 m 31528240 Cáp nhôm AC 240 mm2 m ... 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu: 2.2.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho. Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào nguồn nhập. * Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài gồm: - Giá mua ghi trên hoá đơn nhưng không bao gồm thuế GTGT. - Chi phí thu mua, vận chuyển bốc xếp vật liệu, thuê kho bãi ... - Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có) - Hao hụt tự nhiên trong định mức ( nếu có ). * Giá thực tế vật liệu gia công chế biến gồm: - Giá thực tế của vật liệu xuất gia công. - Chi phí gia công. - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ( nếu có) * Giá thực tế của nguyên vật liệu được Tổng Công ty cấp là giá ghi trong quyết định cấp phát vốn bằng nguyên vật liệu cuả Tổng Công ty. * Giá thực tế của vật liệu thu hồi là giá trị của số vật tư thu hồi được hội đồng đánh giá của đơn vị xác định theo chất lượng và giá thị trường. 2.2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho. * Vật tư sử dụng tại Công ty phần lớn là vật tư đặc chủng, có giá trị cao, số lần nhập xuất ít do đó tại phòng kế toán Công ty áp dụng giá thực tế đích danh cho những mặt hàng này (Ví dụ như đơn giá của vỏ tủ REL: 4.872.000 VNĐ/chiếc). Và sử dụng giá thực tế bình quân gia quyền liên hoàn đối với các vật liệu có giá trị nhỏ, số lần nhập xuất nhiều (chỉ một số ít danh điểm vật liệu được tính giá theo phương pháp này còn phần lớn là tính giá theo phương pháp trực tiếp). Công thức tính: Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đơn giá tính đến thời điểm xuất bình quân = NVL tại thời Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ điểm xuất kho tính đến thời điểm xuất Ví dụ: Tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế của cáp nhôm AC 240mm2 (đơn vị tính lượng: mét) tháng 12/2003 được tính như sau: Chỉ tiêu Đơn giá thực tế Số lượng Thành tiền Số tồn 01/12/2003 36.400 2.610 95.004.000 Phiếu nhập số 105 ngày 7/12/2003 36.000 2.770 99.720.000 Tổng cộng 5.380 194.724.000 Đơn giá thực tế 95.004.000 + 99.720.000 xuất kho của cáp nhôm = = 36.195 VNĐ/mtháng 12/2003 2.610 + 2.770 Hiện nay, tại Công ty đã tổ chức phân cấp, trao quyền cho các đơn vị trực thuộc được phép tự khai thác nguồn vật liệu, nhưng hầu hết các đơn vị vẫn chưa chủ động mà còn lệ thuộc vào nguồn cấp phát từ Công ty. Mỗi đơn vị thường về kho của Công ty lĩnh vật liệu từ 1-2 lần trong tháng. Do đó khối lượng công việc của kế toán vật liệu lớn. Để đảm bảo cho việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho được nhanh chóng không ảnh hưởng đến công tác quyết toán của các đơn vị đòi hỏi kế toán phải có trình độ và việc sử dụng kế toán máy là hết sức cần thiết. Theo quy định của Công ty, ngày 25 hàng tháng kế toán nhận phiếu từ thủ kho, trong 03 ngày sau đó phải cập nhật xong toàn bộ chứng từ nhập trong tháng để tính ra đơn giá vật liệu thực tế xuất kho. Sau đó kế toán áp giá cho từng phiếu xuất để quyết toán chi phí nguyên vật liệu đã cấp cho 15 đơn vị trực thuộc. Các đơn vị sử dụng đơn giá này để tính ra chi phí nguyên vật liêụ đã phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong kỳ. Như vậy, ở các đơn vị trực thuộc đã sử dụng giá thực tế đích danh do số lần nhập xuất của mỗi đơn vị không nhiều. Ta thấy phương pháp tính giá được áp dụng tại phòng kế toán và các đơn vị trực thuộc của Công ty đảm bảo phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu. Nhưng cách tính giá này làm cho công việc của kế toán vật liệu dồn vào cuối tháng, và chỉ đến cuối tháng mới tính được giá đơn vị bình quân do đó ảnh hưởng tới tính kịp thời của thông tin kế toán. 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 2.2.4.1. Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu. Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch cung ứng vật tư do phòng kế hoạch lập đã được Giám đốc Công ty ký duyệt để mua sắm vật tư cho sản xuất và dự trữ. Cán bộ cung ứng vật tư viết giấy đề nghị mua hàng (đã được trưởng phòng vật tư và Giám đốc duyệt) chuyển sang phòng tài chính - kế toán để tạm ứng chi phí. Trong quá trình thực hiện mua sắm, Công ty tổ chức xét chọn báo giá vật tư ( 3 báo giá trở lên ) đối với hàng vật tư có giá trị và số lượng nhỏ. Còn đối với vật tư , thiết bị giá trị lớn, số lượng nhiều thì Công ty tổ chức đấu thầu xét chọn nhà cung cấp hàng, sau đó ký hợp đồng thực hiện. Khi hàng về cán bộ vật tư phải cùng thủ kho nhập hàng cân, đo, đong, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại nguyên vật liệu. Sau đó căn cứ vào các chứng từ gốc: Hợp đồng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư (trừ các loại vật tư đơn giản thông thường như: bột giặt, tạp phẩm, văn phòng phẩm... thì không phải lập biên bản kiểm nghiệm ), và biên bản thí nghiệm (nếu có) để phòng vật tư tiến hành lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo quy định. Phiếu nhập kho được lập 03 liên: 01 liên lưu tại phòng vật tư, 01 liên đơn vị nhập lưu, 01 liên thủ kho lưu dùng căn cứ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng tài chính-kế toán lưu (đây là liên gốc) và đó là một trong những chứng từ gốc dùng làm căn cứ để hạch toán. Trích mẫu các chứng từ nhập kho (Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Hoá đơn, phiếu nhập, bảng kê tổng hợp nhập). Bảng 2.3 Đơn vị: Công ty viễn thông điện lực Bộ phận: Phòng thí nghiệm Biên bản kiểm nghiệm cáp Ngày 5 tháng 12 năm 2003 Số: 0-10/2103-1/TN –VTĐL Chủng loại cáp: Cáp nhôm AC 240mm2 Tiêu chuẩn áp dụng: TCVN 5935 Khách hàng: Công ty Truyền tải điện I Hợp đồng số: 74/HĐUT 01/12/2003 TTĐ1-VTĐL Ban kiểm nghiệm: Nguyễn Trường (Trưởng ban), Ngày thử nghiệm: 05/12/2003 Lê Thanh Hà (Uỷ viên), Đỗ Huy Hoàng (Uỷ viên) TT Số ru lô Chiều dài Điện trở ruột dẫn Điện trở cách điện Thử cao áp Chất lượng (m) Lõi pha Lõi trung tính (M .KM) KV/ph 1 SH3-01021/01/001 1002 68200 69300 120 3.5/5 Đạt 2 SH3-01021/01/002 1771 68500 69300 120 3.5/5 Đạt   Cộng 2.773 Mức quy định: Ma x 7.41 7.41 Min - 3.5/5 Thiết bị thí nghiệm Điều kiện thí nghiệm Phương pháp thử 1 Cầu đo điện trở AVO(Mỹ) No.45165 Nhiệt độ: 28 oC 1. TCVN 5935 2 Megaohm-met 2500V(Nga) No.90146 Độ ẩm: 2. J ISC 3055 3 Máy thử cao áp 75KV(Hàn Quốc) No.96-203 áp suất: Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 2.4 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao khách hàng) HM/2003B 0767281 Ngày 05 tháng 12 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty viễn thông điện lực Địa chỉ: 52 Minh Khai - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00003  NHCT Hai Bà Trưng Điện thoại: 04.8833768 MS: 01001013220011 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Tú Đơn vị: Công ty Truyền tải điện I Địa chỉ: 15 Cửa Bắc - HN Số tài khoản: 710A-00038 NHCT Việt Nam Hình thức thanh toán: Uỷ nhiệm chi MS: 01001000790171 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cáp nhôm AC 240mm2 Mét 2.770 36.000 99.720.000 (Đơn giá theo hợp đồng số 74/HĐUT ngày 01/12/2003 TTĐ1-VTĐL) Cộng tiền hàng 99.720.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.720.000 Tổng công tiền thanh toán 109.692.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín hai ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (K(( Ký, ghi rõ họ, tên) Bảng 2.5 Đơn vị: Công ty TTĐ1 Số:105 VA/2003 Địa chỉ: 15 Cửa Bắc Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 12 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Anh Tú - Cán bộ phòng vật tư. Lý do nhập: Theo biên bản giao nhận vật tư ngày 7 tháng 12 năm 2003, thực hiện hợp đồng số 74/HĐUT 2003 ký ngày 01/12/2003 giữa Công ty Truyền tải điện I và Công ty Viễn thông Điện lực. Nhập tại kho: Thượng Đình. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Số lượng Đơn Thành TK hạch toán c.từ T.tế giá tiền Nợ Có A B C 1 2 3 4 5 6 1 Cáp nhôm AC 240mm2 mét 2.770 2.770 36.000 99.720.000 152(2) 331(1) Cộng: 1 loại hàng 99.720.000 Tổng giá trị vật tư đã nhập: Chín chín triệu bảy trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. TL Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Phụ trách cung tiêu .2.4.2. Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ khi xuất kho nguyên vật liệu. Hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các đơn vị trực thuộc phải lập kế hoạch sử dụng vật tư. Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch ( xử lý các sự cố như đổ cột, đứt dây ... ) thì phải có sự phê duyệt của Giám đốc Công ty. Căn cứ vào kế hoạch sử dụng vật tư đã được duyệt và giấy đề nghị cấp phát vật tư , phòng vật tư viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết làm 03 liên, sau khi được cán bộ phụ trách cung tiêu ký duyệt về số lượng sẽ được chuyển qua phòng tài chính - kế toán để kế toán vật tư định khoản và áp giá (giá này chỉ mang tính chất tạm tính, ngày 25 hàng tháng kế toán vật tư có nhiệm vụ báo giá chính xác cho các đơn vị trực thuộc). Tiếp đó, người nhận sẽ mang 02 liên xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất và ký vào phiếu xuất kho, số lượng này sẽ không được lớn hơn số lượng yêu cầu nhưng có thể nhỏ hơn nếu thực tế không đủ đáp ứng. Người nhận vật tư sau khi ký nhận giữ 01 liên để lưu. Thủ kho dùng phiếu xuất làm căn cứ vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư vào ngày 25 hàng tháng. Kế toán sau khi đã đối chiếu số lượng thực xuất ghi trong phiếu và thẻ kho phải ký xác nhận số lượng tồn kho cuối tháng. Ta thấy việc kế toán vật liệu phải ghi giá tạm tính (giá tồn đầu kỳ) vào phiếu xuất sau khi phòng vật tư lập phiếu.Phòng TCKT ghi giá chính xác (giá cuối kỳ đã được tính lại theo phương pháp bình quân gia quyền ) để dùng làm số liệu hạch toán là công việc trùng lặp. Kế toán chỉ cần áp giá một lần vào phiếu xuất vật tư sau khi đã tính được giá chính xác tại thời điểm cuối kỳ báo cáo. Để quản lý chặt chẽ vật tư của Công ty, mẫu thẻ kho do kế toán vật tư in theo đúng quy định của Bộ tài chính. Thẻ có chữ ký của kế toán trưởng và được in theo màu quy định của Công ty để thuận tiện trong việc đối chiếu. Công ty quy định như sau: - Thẻ màu xanh dùng cho vật tư chính phẩm. - Thẻ màu vàng dùng cho vật tư thu hồi nhưng còn có thể sử dụng được. - Thẻ màu đỏ dùng cho phế liệu không còn khả năng tận dụng. Trích mẫu các chứng từ xuất kho (Phiếu xuất, thẻ kho, bảng kê tổng hợp xuất, bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư). Bảng 2.7 : Đơn vị: Công ty TTĐ1 Số: 205/2003 Địa chỉ: 15 Cửa Bắc Phiếu xuất kho Ngày 7 tháng 12 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Cao Văn Lạc - Bộ phận: TTĐ Hoà Bình Lý do xuất: Thay dây khoảng cột 112 –118 Đường dây Ba la - Hoà Bình Xuất tại kho: Thượng Đình. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Số lượng Đơn Thành TK hạch toán Yêu cầu T.tế giá tiền Nợ Có A B C 1 2 3 4 5 6 1 Cáp nhôm AC 240mm2 Cái 710 690 36.195 24.974.550 136(3) 152(2) 2 Sứ treo thuỷ tinh PC – 160 Bát 125 120 86.340 10.360.800 136(3) 152(2) Cộng: 2 loại hàng 35.335.350 Tổng giá trị vật tư đã xuất: Ba mươi lăm triệu, ba trăm ba mươi lăm ngàn, ba trăm năm mươi đồng TL Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu Căn cứ vào phiếu nhập, xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho: Bảng 2.8 : 369 Công ty truyền tải điện I Kho: Thượng Đình - Hà Nội Thẻ Kho Số: -----------o0o------------ Lập thẻ, ngày 01 tháng 12 năm 2003 Tờ số: 02 Kế toán trưởng: (Ký, ghi họ tên) Tên vật tư, nhãn hiệu Quy cách Đơn vị tính Mã số vật tư Dự trữ tối đa Dự trữ tối thiểu Cáp nhôm AC 240mm2 m 31528240 Số thứ tự Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Từ tờ số 01 chuyển sang 2.612 Số ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F 290 202 3/12/2003 TTĐ Hoà Bình 4/12/2003 620 287 203 4/12/2003 Xuất cho TTĐ Hà Tĩnh 4/12/2003 425 289 105 7/12/2003 Tú - P. Vật tư nhập 7/12/2003 2.770 291 205 7/12/2003 TTĐ Hà Nội 7/12/2003 690 Cộng T12/2003 2.770 1.735 3.647 Ngọc Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, kế toán vào sổ chi tiết vật liệu và báo cáo nhập, xuất, tồn cho từng danh điểm vật kiệu của hai kho Ba la, Thượng đình. (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.12; 2.11) Đồng thời căn cứ vào chứng từ xuất để lập bảng kê tổng hợp xuất vật tư. (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.9) Cuối tháng sau đối chiéu số dư với các đơn vị trực thuộc, kế toán phải lập bảng đối chiếu số dư tài khoản 152 giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc. (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.10) Căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán hàng, kế toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết tài khoản 331 – Thanh toán với người bán (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.16) 2.2.4.3. Nội dung phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu (Phương pháp thẻ song song) * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được kế toán vật tư mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. * Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu của hai kho Ba La và Thượng Đình. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào ngày 25 hàng tháng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng do thủ kho chuyển tới sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để lập bảng kê tổng hợp nhập, bảng kê tổng hợp xuất mà đối tượng theo dõi là các đơn vị trực thuộc hoặc khách hàng. Số liệu ở các bảng kê nhập, xuất được đối chiếu với số liệu với các đơn vị trực thuộc và của kế toán tổng hợp. Ngoài ra, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu cho 2 kho Ba La và Thượng Đình. Sơ đồ 2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Truyền tải điện I Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổnghợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Thượng Đình , Ba La Bảng kê tổng hợp xuất Bảng kê tổng hợp nhập Sổ chi tiết vật liệu Thượng Đình, Ba La. Kế toán tổng hợp Chi phí vật liệu tại các đơn vị trực thuộc Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. 2.2.4.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 2.2.4.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: * Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào bảng kê tổng hợp nhập, kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho theo giá không có thuế. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331(1)(chi tiết khách hàng): Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Mọi khách hàng có quan hệ mua bán hàng hoá với Công ty đều được theo dõi qua TK 331(1), dù là thanh toán ngay để có thể tổng kết được nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên. Đồng thời, việc hạch toán như vậy còn đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi TK 331(1) do kế toán vật tư đảm nhiệm. Hiện nay, Công ty có quy định cán bộ cung tiêu phải là người đứng tên cùng khách hàng và làm thủ tục cho các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Ví dụ: Trong tháng 12/2003, kế toán căn cứ vào bảng kê tổng hợp nhập vật liệu để ghi. Nợ TK 152: 3.117.180.841 TK 152(2): 747.943.600 TK 152(3): 2.369.237.241 Nợ TK 133(1): 311.718.084 Có TK 331(1): 3.428.898.925 TK 331(1) - CT viễn thông ĐL: 724.006.800 TK 331(1) - BQLDAĐMB: 2.320.110.035 TK 331(1) - XN cung ứng VT: 384.782.090 Đây là những khách hàng đã gửi hoá đơn và các chứng từ cho Công ty để làm thủ tục thanh toán nhưng Công ty chưa trả tiền. * Trường hợp hàng về, chưa có hoá đơn. (Thực tế tháng 12/2003 không phát sinh nghiệp vụ này, tất cả các mặt hàng nhập trong tháng đều có hoá đơn của khách hàng phát hành gửi kèm theo). Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn ”, nếu trong tháng có hoá đơn về thì hạch toán bình thường, nếu cuối tháng báo cáo chưa nhận đựơc hoá đơn thì kế toán vật liệu phải ghi sổ theo giá tạm tính ( bằng giá của vật liệu đó tồn đầu kỳ) bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331. Sang kỳ hạch toán sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế. Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính, ghi: Nợ TK 152: Số chênh lệch tăng Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331: Nếu giá thực tế nhỏ hơn giá tạm tính, dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi. Nợ TK 331: Có TK 152(Chi tiết vật liệu): Theo giá tạm tính đã ghi kỳ trước. Ghi lại thực tế như nhập bình thường trong kỳ: Nợ TK 152(chi tiết vật liệu) Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: * Trường hợp hoá đơn về, nhưng hàng chưa về. - Khi kế toán ngân hàng hoặc kế toán tiền mặt đã nhận hoá đơn và thanh toán tiền cho khách hàng, hạch toán. Nợ TK 331. Có TK 111,112: Số tiền đã trả nhà cung cấp - Cuối tháng, hàng vẫn đang đi trên đường, chưa về nhập kho thì kế toán vật liệu lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. - Đến khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán. Tại Công ty, kế toán đã không mở tài khoản 151 - Hàng đang đi đường để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hoá ... mà Công ty đã mua, hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Công ty, nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. * Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do tự gia công, chế biến: + Tại Công ty: - Khi xuất vật tư, chuyển cho đơn vị trực thuộc của Công ty gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 136(3) (chi tiết đơn vị): Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho. - Khi nhập lại kho số nguyên vật liệu đã gia công chế biến. Nợ TK 152: Giá thành thực tế của vật liệu. Có TK 136(3) (chi tiết đơn vị): Ví dụ: Theo phiếu xuất số 211 ngày 10/12/2003 Công ty đã cấp sắt F18 cho Truyền tải điện Hà Nội để sản xuất bu lông và ê cu giá trị xuất kho là 4.376.400 VNĐ. Kế toán ghi. Nợ TK 136(3) - TTĐHN: 4.376.400 Có TK 152(2): 4.376.400 Đến ngày 18/12/2003 Truyền tải điện Hà Nội nhập kho Công ty bu lông, ê cu đã được gia công xong: 5.219.000 VNĐ. Kế toán ghi. Nợ TK 152(2): 5.219.000 Có TK 136(3) - TTĐHN: 5.219.000 Như vậy với nghiệp vụ này, ta thấy trên TK 136(3) - TTĐHN còn dư Có: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đơn vị đã chi ra, Công ty phải thanh toán cho đơn vị. + Tại đơn vị trực thuộc: Khi nhập vật liệu cấp (đã nhận được báo nợ vật liệu). Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu nhập kho. Có TK 336(3): Xuất cho gia công, chế biến: Nợ TK 154 (chi tiết đối tượng) Có TK 152(2): Giá trị vật liệu xuất gia công Khi phát sinh chi phí chế biến: Nợ TK 154(chi tiết đối tượng) Có TK 111,153... - Xác định giá thành thực tế vật tư sau gia công chế biến, kết chuyển. Nợ TK 152 Có TK 154 (chi tiết đối tượng ) Khi chuyển nhập kho Công ty vật liệu đã gia công: Nợ TK 336 (3) Có TK 152: Gía thành thực tế của vật liệu đã gia công. Ví dụ: Tại đơn vị Truyền tải điện Hà Nội, với phiếu xuất kho trên, khi nhận vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập do bộ phận vật tư lập, kế toán đơn vị ghi (khi đã có báo giá chính thức của kế toán Công ty): Nợ TK 152(2): 4.376.400 Có TK 336(3): 4.376.400 - Xuất cho gia công, chế biến: Nợ TK 154 (gia công bu lông, ê cu): 4.376.400 Có TK 152(2): 4.376.400 - Khi phát sinh chi phí chế biến: Nợ TK 154 (gia công bu lông, ê cu): 842.600 Có TK 111: 560.000 Có TK 153: 282.600 - Xác định giá thành thực tế và kết chuyển giá trị vật liệu ê cu, bu lông đã gia công: Nợ TK 152(2): 5.219.000 Có TK 154 (gia công bu lông, ê cu): 5.219.000 - Khi chuyển nhập kho Công ty vật liệu đã gia công theo giá trị quyết toán đã được chấp nhận: Nợ TK 336(3): 5.219.000 Có TK 152(2): 5.219.000 Như vậy với nghiệp vụ này, ta thấy trên TK 336(3) của đơn vị TTĐHN còn dư Nợ: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đã chi ra, đơn vị chờ Công ty cấp trả. * Trường hợp Tổng Công ty bổ sung vốn lưu động cho Công ty bằng vật liệu. Nợ TK 152: Có TK 411: Ghi tăng NVKD theo quyết định của Tổng. Ví dụ: Căn cứ quyết định 1076/EVN -TCKT ngày 16/12/2003 của Tổng Công ty điện lực Việt nam cấp bổ sung vốn lưu động bằng vật liệu (vật tư phục vụ sửa chữa điện nóng) cho Công ty truyền tải điện I, kế toán ghi: Nợ TK 152(3): 428.630.000 Có TK 411: 428.630.000 - Nếu không có quyết định tăng vốn. Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Có TK 336(2) - Phải trả Tổng Công ty: * Bút toán chuyển số dư: Cuối kỳ: Sau khi quyết toán các khoản chi phí và xác nhận số dư của các đơn vị trực thuộc thì kế toán Công ty ghi bút toán kết chuyển số dư của TK 152 ở các đơn vị này về Công ty. Ví dụ: Theo thực tế tháng 12/2003: - Kế toán Công ty ghi đúng bằng số dư Nợ TK 152 của từng đơn vị trực thuộc hạch toán trong báo cáo tài chính. Nợ TK 152: 2.913.750.000 Có TK 136(3)( chi tiết đơn vị): 2.913.750.000 - Kế toán các đơn vị trực thuộc (VDụ: TTĐ Hà Nội ) ghi: Nợ TK 336(3): 86.682.211 Có TK 152: 86.682.211 2.2.4.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu * Bút toán chuyển số dư: Đầu kỳ: Kế toán Công ty chuyển trả lại số dư TK 152 cuối tháng trước cho các đơn vị trực thuộc: Theo thực tế tháng 12/2003: + Kế toán Công ty ghi: Nợ TK 136(3)(chi tiết đơn vị) : 3.120.139.299 Có TK 152: 3.120.139.229 + Kế toán đơn vị trực thuộc (VDụ: TTĐ Hà Nội ) ghi: Nợ TK 152: 86.639.065 Có TK 336(3): 86.639.065 Các đơn vị trực thuộc Công ty Truyền tải điện I hạch toán theo "quy chế phân cấp quản lý tài chính và hạch toán kế toán" do Công ty ban hành. Đầu tháng, các đơn vị trực thuộc được cấp chi phí sản xuất trên cơ sở kế hoạch tài chính quý đã được Công ty phê duyệt phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị trực thuộc. Các khoản cấp phát này được hạch toán vào TK 336(3) - phải trả nội bộ Công ty (các đơn vị trực thuộc không mở TK 411 - nguồn vốn kinh doanh), và Công ty hạch toán vào TK 136(3) - phải thu nội bộ. Cuối tháng, các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ phải quyết toán chi phí sản xuất với Công ty, kế toán sử dụng số liệu được duyệt trong báo cáo tài chính của đơn vị làm căn cứ hạch toán giảm khoản phải thu của các đơn vị. Công ty thực hiện bút toán nhận và chuyển trả số dư TK 111, TK112, TK152 - nguyên liệu, vật liệu vào đầu kỳ và cuối kỳ nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ số tồn quỹ, TGNH, và nguyên vật liệu của toàn Công ty ( tại Công ty và tại từng đơn vị trực thuộc). Đồng thời đảm bảo phù hợp số liệu tồn thực tế của các tài khoản trên với số liệu trong bảng tổng kết tài sản của Công ty. * Trường hợp Công ty cấp vật liệu cho đơn vị trực thuộc. + Kế toán Công ty ghi: Nợ TK 136(3)(chi tiết đơn vị): Giá trị thực tế vật liệu xuất cho đơn vị trực thuộc. Có TK 152: + Đơn vị trực thuộc làm thủ tục nhập và hạch toán tăng kho: Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Có TK 336(3): Phải trả nội bộ Khi đơn vị trực thuộc xuất vật tư cho sản xuất kinh doanh. Nợ TK 621(chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp cho thực hiện vận hành thiết bị. Nợ TK 627 (chi tiết cho từng khoản mục): Chi phí sản xuất chung Nợ TK 2413(chi tiết công trình): Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: Căn cứ bảng kê tổng hợp xuất vật tư tháng 12/2003, kế toán hạch toán khoản vật tư cấp cho TTĐ Hà Nội như sau: + Tại Công ty: Nợ TK 136(3)(TTĐ Hà Nội): 63.329.561 Có TK 152: 63.329.561 + Tại TTĐ Hà Nội, khi nhập kế toán ghi: Nợ TK 152: 63.329.561 Có TK 336(3): 63.329.561 Căn cứ vào các phiếu xuất 31,32,33, 34 của đơn vị, hạch toán: Nợ TK 621(17): 52.843.770 Nợ TK 627(23): 6.006.245 Có TK 152: 58.850.015 Và hàng tháng, các đơn vị phải lập bảng phân bổ vật tư sử dụng đóng vào quyển báo cáo tài chính gửi Công ty. * Trường hợp Công ty xuất vật tư trực tiếp cho công trình đại tu và phục vụ quản lý doanh nghiệp. Trong trường hợp xuất vật tư cho các bộ phận không được phân cấp quản lý tài chính (không có bộ phận kế toán), căn cứ vào công việc thực hiện kế toán Công ty ghi: Nợ TK 2413( chi tiết công trình): Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 642(2,3): Xuất cho nhu cầu quản lý DN. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: Thực tế tháng 12/2003. Căn cứ bảng kê tổng hợp xuất vật liệu kế toán hạch toán: Nợ TK 241: 425.561.295 TK 241(31) (tự làm - đại tu hệ thống máy tính): 112.962.880 TK 241(32)(khách hàng- đại tu hệ thống ắc quy) : 312.598.415 Nợ TK 642(3): 3.734.490 Có TK 152: 429.295.785 TK 152(3): 112.962.880 TK 152(2): 316.332.905 * Trường hợp Công ty xuất vật tư do nhượng bán thanh lý. Đối với vật tư thanh lý, khi muốn xử lý Công ty phải tổ chức hội đồng đánh giá chất lượng sau đó viết văn bản đề nghị gửi lên Tổng Công ty, sau khi có quyết định chấp nhận cho bán Công ty phải tổ chức đấu giá chọn khách hàng (giá khởi điểm đã được Tổng quy định). + Khi xuất vật tư, kế toán ghi theo giá trên sổ sách. Nợ TK 811: ( Chi phí khác ) chi phí thanh lý vật tư Có TK 152.5 : ( Phế liệu thu hồi ) Giá sổ sách VT thanh lý xuất bán Có TK 111 : Chi phí phục vụ thanh lý. + Đồng thời hạch toán khoản phải thu của khách hàng. Nợ TK 111: Thu tiền về bán thanh lý vật tư. Có TK 711 – Thu nhập khác về nhượng bán vật tư . Có TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cuối kỳ kết chuyển số dư TK 711 và TK 811 kết chuyển lên Tổng Công ty hạch toán . ( Thực tế tháng 12/2003 không phát sinh nghiệp vụ này) (Quá trình hạn toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tại Công ty có thể được khái quát ở sơ đồ 2.1) Chương III: Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 3.1.1. Ưu điểm. Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế thì hoạt động quản lý kinh tế của Công ty Truyền tải điện I cũng biến đổi không ngừng để thích ứng. Công ty đã khuyến khích các cán bộ kế toán đi học để nâng cao trình độ. Trong công tác quản lý vật tư ngày càng có nhiều cố gắng: như giải quyết bớt các loại vật tư kém phẩm chất đã tồn đọng từ lâu ( bán thanh lý ắc quy cũ, sứ , cáp thu hồi, gia công chế biến sắt thép tồn đưa vào sản xuất...) xây dựng mở rộng kho vật tư thông thoáng hơn trước. Nguyên vật liệu tại Công ty được sử dụng theo đúng định mức kỹ thuật của ngành điện trong quá trình họat động sản xuất. Công ty thực hiện những quy định về hạch toán vật tư theo yêu cầu của Tổng Công ty và có ban hành quy chế phân cấp ( trong đó có hướng dẫn hạch toán vật tư ) cho các đơn vị trực thuộc. Từ tháng 01 năm 2003 Công ty Truyền tải điện I đã nhận được phần mềm quản lý vật tư do Trung tâm máy tính của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam viết và đến nay tại phòng kế toán Công ty đã sử dụng phần mềm này. 3.1.2. Tồn tại. Tại các đơn vị trực thuộc Công ty chưa sử dụng chương trình phần mềm kế toán do trình độ kế toán không đồng đều mà chỉ làm dùng chương trình EXCEL do đó công việc trùng lặp, hiệu quả không cao. Do có một số mặt hàng áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên công việc cuả kế toán vật liệu bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến công tác quyết toán của các đơn vị trực thuộc và việc lập báo cáo tài chính của Công ty. Công tác quản lý vật tư giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc, và cung ứng lẫn nhau giữa các đơn vị trực thuộc chưa được tốt. (Ví dụ: đã xảy ra tình trạng TTĐ Ninh Bình cần gấp một loại vật tư đang khan hiếm trên thị trường để phục vụ giải quyết sự cố, trong khi chính loại vật tư đó đang nằm dự trữ tại kho của TTĐ Hà Tĩnh, nhưng các phòng ban của Công ty không nắm rõ được để điều động, đã để ảnh hưởng đến tiến độ khắc phục sự cố ). Đồng thời, qua ví dụ về trường hợp hạch toán Công ty xuất vật liệu để đơn vị gia công chế biến, ta nhận thấy tại Công ty đã có những bút toán sử dụng TK 136(3) và 336(3) chưa đúng tính chất của tài khoản. Hiện nay, tại Công ty kế toán vật tư không lập bảng phân bổ vật tư sử dụng. Căn cứ vào bảng phân bổ vật tư sử dụng của các đơn vị trực thuộc và bảng kê tổng hợp xuất của kế toán vật liệu để kế toán tổng hợp Công ty tập hợp toàn bộ chi phí vật liệu đã phát sinh trong kỳ. Công tác phân tích hoạt động tài chính tại Công ty chưa được chú trọng thường xuyên. Do đó các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty còn hạn chế. 3.2. Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. * ý kiến 1. Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường biến đổi theo thời gian. Đặc biệt, các chủng loại vật tư Công ty Truyền tải điện 1 sử dụng là những loại chuyên dùng trong ngành điện, không sẵn có trên thị trường, luôn luôn phải dự trữ một khối lượng khá lớn nhiều chủng loại vật tư để đảm bảo cho tính cấp bách cho sản xuất khi giải quyết các sự cố do vậy có mất chất lượng của một số mặt hàng là khó tránh khỏi. Đồng thời, do đòi hỏi nhu cầu sử dụng điện ngày một tăng cao, dẫn đến một số đường dây, trạm biến áp bị quá tải, trong khi đó các vật tư, thiết bị có những tính năng, công suất thấp, lạc hậu đang có trong kho Công ty không phù hợp với việc giải quyết chống quá tải. Mặt khác, cơ chế thị trường ngày càng phát triển, các hãng cung cấp thiết bị hiện đại, tiên tiến chuyên dùng cho ngành điện đang tràn xâm nhập thị trường Việt Nam: Hãng SIMEN, COMIN, ABB... Chính những nguyên nhân trên làm cho vật tư tồn kho của Công ty giảm giá là không tránh khỏi. Do vậy, để tránh những rủi ro phát sinh từ sự giảm giá đó, Công ty cần lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho ( việc này hoàn toàn phù hợp với quy định quản lý hàng tồn kho của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam ). Thực chất của việc lập các khoản dự phòng là lập một quỹ dự phòng để hỗ trợ cho những lúc tài sản dự trữ của doanh nghiệp thực sự bị giảm giá trên thị trường. Mặt khác, còn giúp doanh nghiệp phản ánh đúng doanh thu, chi phí phát sinh trong niên độ kế toán. Để lập được dự phòng một cách chính xác đòi hỏi kế toán phải có những thông tin dự báo kịp thời về diễn biến của giá bán vật tư, hàng hoá trên thị trường. Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho: Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp căn cứ vào hàng tồn kho bị giảm giá hiện có tại DN để lập dự phòng, kế toán ghi : Nợ TK 632 Có TK 159 Chỉ được lập cho những loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hoá tồn kho có chứng từ, hoá đơn hợp lệ và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Cuối năm tài chính DN căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31/ 12 tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước xác định số chênh lệch phải lập thêm hoàn giảm đi ( nếu có ). Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Quá trình lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau: Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, giá thực tế trên thị trường và giá trên sổ sách kế toán của hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Kế toán tiến hành lập dự phòng hàng tồn kho cho các loại vật liệu có xu hướng giảm giá. Mức dự phòng được tính theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập Số lượng hàng Mức chênh lệch năm tới cho = tồn kho i x do giảm giá của hàng tồn kho i cuối niên độ hàng tồn kho i * ý kiến 2. Mở Tài khoản 151- Hàng mua đi đưòng. Đối với “Trường hợp hoá đơn về, nhưng hàng chưa về ” kế toán chờ đến khi nhận được phiếu nhập kho mới hạch toán đã gây nên tình trạng hàng thuộc quyền sở hữu của Công ty nằm ngoài sổ sách. Do vậy kế toán cần mở thêm tài khoản 151- Hàng mua đi đường để theo dõi các mặt hàng Công ty đã mua hay chấp nhận mua, thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. - Cuối tháng, nếu chỉ có hoá đơn, chưa nhận được phiếu nhập, kế toán ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có VAT) Nợ TK 1331: VAT đựơc khấu trừ. Có TK 331, 111, 112... - Sang tháng, khi nhận đựơc phiếu nhập kho. Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho Nợ TK 136(3): Nếu xuất thẳng cho đơn vị trực thuộc Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. * ý kiến 3.Tổ chức thanh toán khoản tạm ứng mua vật liệu. Hiện nay, Công ty có quy định cán bộ cung tiêu phải là người đứng tên cùng khách hàng và làm thủ tục cho các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Do vậy trong kỳ, thường xuyên xuất hiện nghiệp vụ tạm ứng chi phí mua hàng cho cán bộ cung tiêu. Số tiền tạm ứng cho hoạt động này trong kỳ là rất lớn, nhưng hiện mới chỉ được theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (tài khoản 331), như vậy cán bộ cung tiêu có tư cách là người bán vật liệu cho Công ty. Ta thấy, các khoản tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán, sử dụng tài khoản hạch toán không đúng tính chất với nội dung kinh tế phát sinh. Do vậy, dẫn đến việc thanh toán tạm ứng kéo dài, gây ra tình trạng chiếm dụng vốn của Công ty. Để khắc phục tình trạng này, đối với khoản tạm ứng cho cán bộ cung tiêu cần được hạch toán vào Tài khoản 141 - Tạm ứng (chi tiết theo đối tượng). Khi quá thời hạn quy định của Công ty ( căn cứ vào thời hạn thanh toán ghi trên giấy tạm ứng) cán bộ cung tiêu phải làm giải quyết xong công việc và làm thủ tục thanh toán hoàn ứng, nếu không sẽ bị trừ lương, cắt thưởng. Đối với khách hàng cung cấp vật tư, hàng hoá sẽ phải nhập hàng, thanh quyết toán theo đúng thời hạn và các trách nhiêm đã ký trong hợp đồng. * ý kiến 4. Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, hàng tháng các đơn vị trực thuộc lập bảng phân bổ vật tư sử dụng đóng vào báo cáo tài chính để nộp Công ty, còn tại phòng kế toán Công ty không lập bảng phân bổ vật tư, điều này gây khó khăn trong công tác theo dõi, quản lý chi phí nguyên vật liệu. Kế toán cần căn cứ vào các số liệu trong bảng phân bổ vật tư của các đơn vị trực thuộc và bảng kê tổng hợp xuất để lập bảng phân bổ vật tư phản ánh giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng, dùng làm căn cứ tính giá thành sản phẩm nhằm đảm bảo yêu cầu chặt chẽ trong công tác hạch toán vật tư. Ví dụ phân bổ vật tư sử dụng như sau: Bảng 3.1 Công ty truyền tải điện I Bảng phân bổ vật tư sử dụng Tháng năm TT Nội dung sử dụng ghi có TK Cộng 136(3) 152 153 ghi nợ TK ... Vật tư phục vụ sự cố 621.17 Dầu biến thế bổ xung 621.18 3 Dầu máy nén khí bổ xung 621.19 4 Dầu mỡ hoá chất khác 621.20 1 Cộng TK 621 5 Sứ các loại... 627.21 6 Sắt thép các loại... 627.22 ... Vật rẻ tiền mau hỏng 627.25 Xăng dầu 627.26 Vật liệu khác phục vụ sản xuất 627.27 Ê cu bu lông, phụ kiện đờng dây. 627.28 Công cụ, dụng cụ sx 627.3 VL s/c thờng xuyên - MMTB. 62.762 VL s/c thờng xuyên - Ô tô. 62.763 2 Cộng TK 627 Trang bị bảo hộ, an toàn lao động. 627.91 ... Trang bị hành chính 642.3 Chi phí vật liệu khác PVQLXN 642.2 ... SC nhà cửa, d.cụ hành chính. 642.92 Chi phí vệ sinh, an toàn gián tiếp... 642.93 Cứu hoả 642.94 3 Cộng TK 642 4 TK 335 – Chi phí phải trả 5 TK 241 – Xây dựng cơ bản 6 ... Cộng người lập Kế toán trưởng * ý kiến 5. Mở thêm Tài khoản 336 (3) - Phải trả nội bộ và Tài khoản 136 (3) - Phải thu nội bộ . Qua ví dụ về trường hợp hạch toán Công ty xuất vật liệu để đơn vị gia công chế biến: Với nghiệp vụ này, ta thấy trên TK 136(3) - TTĐHN còn dư Có: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đơn vị đã chi ra, Công ty phải thanh toán cho đơn vị. Và trên TK 336(3) của đơn vị TTĐHN còn dư Nợ: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đã chi ra, đơn vị chờ Công ty cấp trả. Qua đó, ta nhận thấy tại Công ty đã có những bút toán sử dụng TK 136(3) và 336(3) chưa đúng tính chất của tài khoản. Công ty nên sử dụng tài khoản 136(3) và tài khoản 336(3) ở cả cấp Công ty và các đơn vị trực thuộc để hạch toán. (Khái quát quá trình hạch toán tổng hợp cấp và thanh quyết toán vật tư giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc theo sơ đồ 3.1). * ý kiến 6. Mở Nhật ký đặc biệt: Nhật ký mua hàng ... Tại Công ty có các nghiệp vụ mua hàng phát sinh thường xuyên và lặp lại do đó kế toán nên mở Nhật ký mua hàng. Đây là loại nhật ký chuyên dùng cho nghiệp mua hàng. Kế toán sử dụng các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký mua hàng. Các nghiệp vụ đã ghi vào Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào Nhật ký chung. Cuối tháng hoặc định kỳ, tổng hợp số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký (nếu có). Mẫu sổ nhật ký mua hàng như sau: Bảng 3.2 Sổ nhật ký mua hàng Năm ... Ngày Chứng từ Tài khoản ghi Nợ Phải trả tháng Ngày Diễn giải Hàng Nguyên TK khác người bán ghi Số Tháng hoá vật Số Số (ghi Có) sổ liệu hiệu tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) * ý kiến 7. Xây dựng định mức dự trữ. Hiện nay tại Công ty chỉ có định mức sử dụng vật tư, do vậy Công ty cần xây dựng định mức dự trữ tối đa và dự trữ tối thiểu để có hướng giải quyết các mặt hàng tồn đọng gây lãng phí chi phí bảo quản và ứ đọng vốn lưu động, đảm bảo dự trữ đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. * ý kiến 8: Sử dụng phần mềm chương trình Quản lý vật tư toàn Công ty, có nối mạng và chia quyền truy cập, sử dụng. Để giải quyết được khối lượng công việc nhiều một cách nhanh gọn, chính xác trong công tác hạch toán vật tư thì Công ty cần nhanh chóng hoàn chỉnh công tác kế toán vật tư bằng phần mềm kế toán vật tư tại phòng kế toán- tài chính và tại các đơn vị trực thuộc có sử dụng nối mạng toàn Công ty, liên kết với phần mềm kế toán bằng cách chia quyền truy cập và sử dụng để tiện cho việc đối chiếu số liệu và không bị trùng lắp trong công tác kế toán. + Tại đơn vị trực thuộc: - Khởi tạo chương trình: nhập toàn bộ số lượng, đơn giá hiện tồn tại đơn vị (sau khi tổng hợp phải đúng bằng số dư TK 152 đã quyết toán với Công ty) - Hàng tháng phải nhập vào chương trình toàn bộ số nhập, xuất của đơn vị mình về cả số lượng, đơn giá, còn máy sẽ tự tính ra tổng giá trị nhập, xuất, tồn của đơn vị. Và đơn vị này cũng có thể xem (không chia quyền truy cập) số liệu của đơn vị khác để đối chiếu và đề xuất điều chuyển vật ứ đọng. + Tại Công ty: - Phòng vật tư: Khi khởi tạo chương trình có nhiệm vụ nhập toàn bộ tên vật tư và số lượng hiện có tại Công ty theo đúng danh điểm vật tư do Tổng Công ty ban hành để thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc. - Phòng tài chính - kế toán: Kế toán vào số liệu nhập, xuất theo chứng từ quản lý 2 kho Thượng Đình, Ba La và tập hợp số liệu toàn Công ty. Hàng tháng đối chiếu số liệu giữa các đơn vị với nhau và với Công ty. In các báo biểu theo quy định. Nếu Công ty thực hiện đựơc công việc này thì công tác kế toán sẽ đựơc giải quyết nhanh gọn, chính xác, hiệu quả cao và đảm bảo tiết kiệm vốn lưu động. kết luận Qua nghiên cứu công tác hạch toán vật liệu ở Công ty Truyền tải điện I tôi thấy: Không chỉ riêng với Công ty Truyền tải điện I mà đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất nói chung việc tổ chức hợp lý, khoa học, chính xác khâu hạch toán vật liệu là hết sức cần thiết. Thông qua công tác hạch toán vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, ngăn ngừa các hiện tượng tiêu hao, lãng phí, mất mát làm thiệt hại đến tài sản của doanh nghiệp đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Truyền tải điện 1, tôi thấy công tác quản lý vật tư nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng của Công ty có rất nhiều cố gắng, thực hiện khá đầy đủ những quy định của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại một số vấn đề như: Có những bút toán sử dụng chưa đúng tính chất của tài khoản, kế toán vật tư không lập bảng phân bổ vật tư, hiệu quả sử dụng máy vi tính chưa cao, trình độ kế toán tại đơn vị trực thuộc còn thấp, công tác phân tích hoật động tài chính chưa được chú trọng. Để nâng cao chất lượng công tác quản lý vật tư, nhằm đạt hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn lưu động, Công ty cần thực hiện các giải pháp: Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho, mở thêm TK 151- Hàng mua đi đường, tổ chức quyết toán khoản tạm ứng chi phí thu mua vật liệu, lập sổ chi tiết thanh toán với người bán cho khách hàng thưòng xuyên, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, mở thêm TK 336(3) ở cấp Công ty và TK 136(3) ở các đơn vị trực thuộc, mở nhật ký mua hàng, xây dựng định mức dự trữ, sử dụng phần mềm chương trình Quản lý vật tư toàn Công ty, chú trọng công tác phân tích hoạt động tài chính. Tuy vậy, để đạt được mục tiêu quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nhằm hạ chi phí truyền tải điện, ngoài sự nỗ lực của những người làm công tác quản lý vật tư, còn có một vai trò quan trọng của các phòng ban liên quan, Ban giám đốc và chiến lược phát triển tổng thể lâu dài của ngành điện. Sơ đồ 1.4 Theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính theo GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 152 TK331,111, 112,141,311… TK 151 TK 621 TK 627,641,642… TK 411 TK 642,3381 TK 128,222 TK 128,222 TK 154 TK 1381,642… TK 412 TK 128,222 Tăng do mua ngoài TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Nhận cấp phát, thưởng vốn góp liên doanh… Thừa phát hiện khi kiểm kê Hàng đi đường kỳ trước Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất để chế tạo sản phẩm n Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, xây dựng cơ bản Xuất góp vốn liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu phát hiện qua kiểm kê Đánh giá giảm Đánh giá tăng Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 TK 151,152 TK 111,112,331 TK 111,112,331 TK 411 TK 412 TK 138,334,821,642 TK 621,627,641,642 Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu mua vào đầu kỳ Thuế GTGT được khấu trừ Nhận vốn liên doanh cấp phát, tặng thưởng… Đánh giá tăng vật liệu Giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại Giá trị thiếu hụt mất mát Giá trị vật liệu xuất dùng TK 151,152 (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Trích Bảng 2.10 Báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư kho ba la, Thượng Đình Tháng 12 năm 2003 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Đơn giá Giá trị SL Đơn giá Giá trị SL Đơn giá Giá trị SL Đơn giá Giá trị … 369 31528240 Cáp nhôm AC240mm2 m 2.612 36.400 95.004.000 2.770 36.000 99.720.000 35 36.195 62.798.325 3.645 36.195 131.930.775 … 974 31030160 Sứ treo thuỷ tinh PC-160 bát 1.013 86.345 87.467.485 125 86.345 10.793.125 888 86.345 76.674.360 Tổng cộng 8.766.982.464 3.564.181 Người lập biểu Trưởng phòng TC-KT Trưởng phòng vật tư Trích Bảng 2.13 Tổng công ty điện lực Việt Nam Công ty truyền tải điện I Sổ Nhật ký chung Năm 2003 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang 867.981.542.860 867.981.542.860 … 23-2 105 12-T12 Nhập cáp nhôm AC x 152(2) 99.720.000 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 9.972.000 Tổng giá thanh toán x 331(1) 109.810.800 23-2 106 29-T12 Vỏ tủ REL x 152(3) 344.322.000 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 34.432.200 Tổng giá thanh toán x 331(1) 378.754.200 23-2 107 9-T12 Nhập vật tư dự phòng Trạm Sóc Sơn x 152(3) 1.810.877.241 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 181.087.724 Tổng giá thanh toán x 331(1) 1.991.964.965 23-2 108 12-T12 Nhập vật tự dự phòng Trạm Sóc Sơn x 152(2) 349.801.900 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 34.980.190 Tổng giá thanh toán x 331(1) 384.782.090 Tổng cộng đến cuối kỳ báo cáo 872.082.296.715 872.082.296.715 Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Trích Bảng 2.14 Tổng công ty điện lực Việt Nam Công ty truyền tải điện I Sổ cái Tên tài khoản: nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 (Trích tháng 12 năm 2003) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang Nký TK đối ứng Số phát sinh Số NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 11.887.121.763 12-2003 Trả số dư VT về các đơn vị phụ thuộc công ty 136(3) 3.120.139.299 12-2003 Nhập VT thu hồi và thừa từ các đơn vị 136(3) 18.853.340 12-2003 Cấp vật tư cho các đơn vị phụ thuộc 136(3) 330.223.223 12-2003 94 Mua cáp quang (Hiền P6) 331(1) 214.038.000 12-2003 105 Mua Cáp AC (Tú P6) 331(1) 99.720.000 12-2003 126 Mua tủ REL (Hội P6) 331(1) 344.322.000 12-2003 Nhập vật tư do TCT cấp 411 428.630.000 12-2003 Nhập vật tư mua ngoài 331(1) 384.782.090 12-2003 Xuất vật tư cho CT đại tu 241(3) 425.561.295 12-2003 Xuất trang bị hành chính văn phòng 642(3) 3.734.490 12-2003 Nhập số dư VT các đơn vị phụ thuộc về công ty 136(3) 2.913.750.000 Cộng phát sinh 4.404.195.430 3.879.658.307 Số dư cuối kỳ 12.411.658.883 Kế toán Kế toán trưởng Trích Bảng 2.11 Sổ chi tiết vật liệu Năm 2003 Tên kho: Thượng Đình - Hà Nội Tên, quy cách vật liệu: Cáp nhôm AC240mm2 Số thẻ: 369 - Số danh điểm vật liệu: 3152840 Đơn vị tính lượng: mét ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang Nký TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền Số dư đầu năm 36.268 3.894 141.227.592 … Số dư 01/02/2004 36.400 2.610 12/12/03 105 12/12 Nhập từ CTVTĐL 311(1) 36.000 2.770 99.720.000 15.382.875 95.004.000 5/12/03 185 5/12 Xuất cho Hà Tĩnh 136(3) 36.195 425 22.440.900 10/12/03 189 10/12 Xuất cho Hoà Bình 136(3) 36.195 620 24.974.550 1/12/03 205 7/11 Xuất cho Hà Nội 136(3) 36.195 690 62.798.325 Cộng phát sinh tháng 2.770 99.720.000 1.735 3.645 131.930.775 Số dư 31/12/2003 36.195 Người ghi sổ Kế toán trưởng Trích Bảng 2.12 Sổ theo dõi chi tiết Tài khoản 331- Thanh toán với người bán Tháng 12 năm 2003 Tên khách hàng: Công ty TNHH Viễn Thông TT Nội dung Chứng từ Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ NT Số Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Mua Cáp quang (Hiền P6) T12/2003 94 58.970.000 214.038.000 0 155.068.000 2 Mua Cáp AC (Tú P6) T12/2003 105 99.720.000 0 99.720.000 Mua Cáp AC (Tú P6) thuế VAT 9.972.000 0 9.972.000 3 Mua tủ REL (Hội P6) T12/2003 126 344.322.000 0 344.322.000 Mua tủ REL (Hội P6) thuế VAT 34.432.200 0 34.432.200 … Cộng 58.970.000 0 0 702.484.200 0 514.200 Người lập Kế toán trưởng Bảng 2.15 Tổng công ty điện lực Việt Nam Công ty truyền tải điện I Sổ cái Tên tài khoản: thanh toán với người bán Số hiệu: 331 (1) (Trích tháng 12 năm 2003) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang Nký TK đối ứng Số phát sinh Số NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 3.528.496.100 12-2003 Nhập vật tư mua ngoài 152 384.782.090 12-2003 Trả nợ khách hàng 112 79.600.000 12-2003 Trả nợ khách hàng 112 4.425.300.000 12-2003 94 Mua Cáp quang (Hiền P6) 152 214.038.000 12-2003 105 Mua Cáp AC (Tú P6) 152 99.720.000 Mua Cáp AC (Tú P6) VAT 133 9.972.000 12-2003 126 Mua tủ REL (Hội P6) 152 344.322.000 12-2003 Mua tủ REL (Hội P6) VAT 133 34.432.200 12-2003 Trả nợ khách hàng 112 90.790.000 Cộng phát sinh 4.595.690.000 1.087.266.290 Số dư cuối kỳ 20.072.390 Kế toán Kế toán trưởng Trích Bảng 2.6 Bảng kê tổng hợp nhập vật tư Tháng 08 năm 2001 Phiếu nhập Tên đơn vị Diễn giải Tài khoản Số tiền Số NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 104 24-T7 Công ty Viễn thông Điện lực Nhập phụ tùng cáp quang 152(3) 331(1) 214.038.000 105 7-T8 Công ty Viễn thông Điện lực Nhập cáp nhôm AC 152(2) 331(1) 99.720.000 106 29-T7 Công ty Viễn thông Điện lực Vỏ tủ REL 152(3) 331(1) 344.322.000 Cộng Cty Viễn thông Điện lực 658.080.000 … 110 13-T8 Trạm Chèm Vật tư thu hồi từ CT đại tu 152(5) 136(3) 697.000 111 18-T8 Trạm Chèm Nhập vật tư thừa 152(2) 136(3) 13.037.340 Cộng Trạm Chèm 13.734.340 112 18-T8 Tổng công ty Vật tư P.vụ s/chữa điện nóng 152(2) 411 428.630.000 Cộng Tổng công ty 428.630.000 TTĐ Hà Nội Nhập êcu, bu lông 152(2) 136(3) 5.219.000 Cộng TTĐ Hà Nội 5.219.000 Nhập số dư vật tư cuối T8/2001 từ các đơn vị trực thuộc (có bảng kê) 152 136(3) 2.913.750.000 Tổng cộng 6.478.514.181 Người lập biểu Kế toán trưởng Trích Bảng 2.9 Bảng kê tổng hợp xuất vật tư Tháng 12 năm 2003 Phiếu nhập Tên đơn vị Tài khoản Số tiền Số NT Nợ Có Chuyển trả số dư cuối T12/2003 về các đơn vị trực thuộc 136(3) 152 3.120.139.299 202 3-T12 TTĐ Hoà Bình 136(3) 152(5) 22.461.360 Cộng TTĐ Hoà Bình 22.461.360 202 3-T12 Xưởng sửa chữa thiết bị điện 136(3) 152(5) 3.545.020 212 10-T12 Xưởng sửa chữa thiết bị điện 136(3) 152(2) 24.099.977 Cộng Xưởng sửa chữa thiết bị điện 27.644.997 203 4-T12 TTĐ Hà Tĩnh 136(3) 152(2) 58.205.750 Cộng TTĐ Hà Tĩnh 58.205.750 205 7-T12 TTĐ Hà Nội 136(3) 152(2) 35.335.350 207 8-T12 TTĐ Hà Nội 136(3) 152(2) 22.981.576 211 10-T12 TTĐ Hà Nội 136(3) 152(2) 4.376.400 Cộng TTĐ Hà Nội 62.693.326 … 210 10-T12 Trạm 220KV Chèm 136(3) 152(2) 38.785.200 Cộng Trạm 220 KV Chèm 38.785.200 Cộng xuất trong kỳ cho các đơn vị 330.223.223 204 4-T12 Xuất phụ kiện máy tính cho đại tu 241(31) 152(2) 112.962.880 213 12-T12 Xuất ắc quy cho đại tu 241(32) 152(2) 312.598.415 214 26-T12 Xuất trang bị hành chính 642(3) 152(2) 3.734.490 Tổng cộng 3.879.658.307 Tổng cộng Kế toán trưởng