Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Dược liệu TW - I

xưởng sản xuất thuốc viên, đạt tiêu chuẩn "Thực hành tốt sản xuất thuốc" (G.M.P- ASEAN) nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng thị trường, tham gia đấu thầu quốc tế... Với sự năng động đó, doanh thu tiêu thụ hàng hoá của Công ty vào các năm 2002, 2003 tăng lên rõ rệt. Đây là những tín hiệu đáng mừng đối với một doanh nghiệp Nhà nước đã từng chịu ảnh hưởng nặng nề bởi cơ chế tập trung quan liên bao cấp thời kỳ trước đây. Một số chỉ tiêu thể hiện năng lực kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2002 Năm 2003 So sánh Doanh thu Triệu đồng 205.000 225.000 109% Sản xuất Triệu đồng 16.000 20.000 125% Nộp ngân sách Triệu đồng 6,4 20 312% Số CBCNV Người 235 260 Thu nhập bình quân đồng 730.000 850.000 116% Qua những chỉ tiêu cụ thể trên ta thấy những kết quả mà Công ty đã đạt được qua các năm thể hiện mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là có hiệu quả. Công ty không ngừng phát triển mở rộng mạng lưới kinh doanh, thiết lập bạn hàng trong và ngoài nước, khai thác triệt để khả năng hiện có của Công ty đó là tạo dựng các kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng, giải quyết việc làm cho công nhân viên để phục vụ nhu cầu phát triển kinh doanh của Công ty. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bộ máy tổ chức của Công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, Ban giám đốc Công ty có thể nắm được tình hình sản xuất, kinh doanh một cách kịp thời, tạo điều kiện cho Giám đốc Công ty thấy rõ được thực trạng của doanh nghiệp để ra các quyết định hợp lý. Mô hình tổ chức và quản lý của Công ty Dược liệu TW - I Giám đốc Phó Giám đốc Phụ trách kinh doanh - NK Phó Giám đốc Phụ trách kỹ thuật - Sản xuất Phòng kế toán - tài vụ Phòng xuất khẩu Phòng tổ chức - hành chính Phòng kinh doanh - nhập khẩu Tổng kho Hà Nội Các cửa hàng Các phân xưởng sản xuất Phòng KT - KN Theo mô hình trên, toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều chịu sự quản lý thống nhất của ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. - Ban giám đốc: + Giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ sự hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm với Nhà nước về mọi hoạt động kinh tế của Công ty, một phần công việc Giám đốc giao cho các phó giám đốc. Ngoài ra, Giám đốc còn điều hành trực tiếp phòng kế toán - tài vụ, phòng xuất khẩu, phòng tổ chức - hành chính. + Phó giám đốc 1: phụ trách kinh doanh - nhập khẩu. + Phó giám đốc 2: phụ trách kỹ thuật - sản xuất. - Phòng kế toán - tài vụ: Đảm nhận chức năng hạch toán kế toán, tạo vốn cho sản xuất, kinh doanh. Từ đó giúp Ban giám đốc kịp thời thấy rõ mọi hoạt động kinh tế cuat Công ty. Phòng kế toán - tài vụ phải hạch toán được cụ thể từng mặt hàng, từng loại sản phẩm trên cơ sở đó giúp Ban giám đốc phân tích hoạt động kinh tế nên làm cái gì? làm cho ai? Và làm như thế nào: Phòng kế toán tài vụ luôn luôn là người giải thích rõ các câu hỏi trong nền kinh tế thị trường hiện nay là hình thức thanh toán nào là thuận lợi nhất. - Phòng xuất khẩu: là nơi luôn thăm dò, tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước xem họ cần loại hàng gì và doanh nghiệp có khai thác được loại hàng đó không? Hàng ngày nắm bắt được tỷ giá hối đoái mà điều hành xuất khẩu tính đúng, tính đủ và có lợi nhuận, nhanh chóng triển khai công việc căn cứ vào các hợp đồng xuất khẩu đã được ký kết. - Phòng tổ chức - hành chính: làm nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc những vấn đề về nhân sự, quản lý sử dụng và bố trí nhân lực một cách hợp lý, phụ trách bảo vệ và xây dựng cơ bản trong toàn Công ty. - Phòng kinh doanh - nhập khẩu: Do 1 Phó giám đốc trực tiếp làm trưởng phòng và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty về hàng nhập khẩu, hàng mua, hàng bán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung ứng nguyên vật liệu, bao bì cho các xưởng sản xuất và hàng năm còn giao kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng. Mặt khác, Phòng còn có chức năng quản lý hệ thống kho tàng, cửa hàng, thường xuyên nắm được hàng tồn kho giúp Giám đốc điều chỉnh các kế hoạch mua và bán. - Hệ thống kho hàng của Công ty bao gồm: + Kho giữ hàng thuốc viên. + Kho giữ hàng đông dược. + Kho giữ hoá chất. + Kho giữ các loại bao bì. + Kho đặc biệt. Ngoài ra Công ty còn có cửa hàng bán thuốc và giới thiệu sản phẩm ở nhiều nơi, nhiều địa điểm khác nhau, tiêu thụ hàng dưới nhiều hình thức, xây dựng mạng lưới tiếp thị đến tận các địa điểm bán thuốc, đến tận giường bệnh bằng cách bắt mạch, kê đơn đảm bảo uy tín chất lượng thực hiện "Lương y như từ mẫu". - Phòng kỹ thuật - kiểm nghiệm: Do một Phó giám đốc phụ trách có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, kiểm nghiệm đối với tất cả các mặt hàng bao gồm hàng nhập khẩu, hàng mua, hàng tự sản xuất đảm bảo chất lượng theo đúng dược điểm Việt Nam quy định. Ngoài ra còn tự đảm nhận việc nghiên cứu tạo ra các mặt hàng mới, thay đổi mẫu mã nhằm đa dạng hoá và phong phú hơn các mặt hàng, đây cũng là một yếu tố thu hút khách hàng. Mỗi mặt hàng sản xuất đều có hồ sơ để quản lý tránh tình trạng một số nơi lợi dụng sơ hở để sản xuất hàng giả nhãn hiệu của Công ty tung ra thị trường. Mặt khác Phòng còn có chức năng quản lý hệ thống kỹ thuật viên ở các phân xưởng, nhóm I.P.C ở phân xưởng sản xuất thuốc viên. - Các phân xưởng sản xuất: + Phân xưởng sản xuất thuốc viên: Chuyên sản xuất theo ll của phòng kinh doanh - nhập khẩu giao cho, đó là sản xuất các loại thuốc viên, thuốc tân dược chuyên dùng, sản xuất các loại sản phẩm cung cấp cho Phòng kinh doanh tiêu thụ. Hiện nay, để phù hợp với xu thế của thời đại nên Công ty đang đầu tư, nâng cấp xưởng thuốc viên hiện đại hơn đạt tiêu chuẩn về nhà xưởng của quy chế "Thực hành tốt sản xuất thuốc" (G.M.P - ASEAN) nhằm mục đíc sản xuất thuốc có chất lượng cao hơn, mẫu mã đẹp phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng để phục vụ nhân dân các loại thuốc phòng và chữa bệnh có chất lượng tốt hơn và tham gia đấu thầu quốc tê, xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. + Phân xưởng đông dược: Chuyên sản xuất các loại rượu thuốc, cao thuốc, thuốc thang. Các sản phẩm này được cung cấp cho Phòng kinh doanh - nhập khẩu tiêu thụ. + Phân xưởng hoá dược: Chuyên sản xuất nguyên liệu dùng làm thuốc phòng và chống bệnh sốt rét (Artemisinin và Artesunat), một phần cung cấp cho các xí nghiệp dược, một phần cung cấp cho xưởng sản xuất thuốc viên thông qua sự điều tiết của Phòng kinh doanh - nhập khẩu, phần nữa có thể được xuất khẩu ra nước theo yêu cầu của Bộ y tế. - Tổng kho Hà Nội: là nơi dự trữ hàng hoá của Công ty, có trách nhiệm lưu giữ và bảo quản tốt hàng hoá cho Công ty, thực hiện công việc nhập - xuất hàng hoá theo yêu cầu và sự chỉ đạo của Phòng kinh doanh - nhập khẩu và của Giám đốc. - Các cửa hàng: là nơi tiêu thụ hàng hoá của Công ty thông qua sự chỉ đạo của Phòng kinh doanh - nhập khẩu và của Ban giám đốc, đây là nơi tiêu thụ chủ yếu của Công ty thực hiện hình thức phân phối trực tiếp. 4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty. a. Sơ đồ tổ chức công tác kế toán của Công ty. Trưởng phòng (Kế toán trưởng) Phó phòng (Kế toán tổng hợp) Kế toán các kho hàng Kế toán khấu hao TSCĐ, tiền lương và BHXH Kế toán cửa hàng Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán với ngân hàng Thủ quỹ Kế toán các phân xưởng và tính giá thành b. Chức năng, nhiệm vụ các thành viên trong phòng. - Trưởng phòng: Làm chức năng kế toán trưởng phụ trách công việc chung của phòng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Gýam đốc Công ty. Trưởng phòng bao quát công việc chung của phòng và kỹ thuật tính toán thanh toán, chỉ đạo hướng dẫn nhân viên sử dụng máy vi tính vào công việc hạch toán. - Phó phòng: Là chức năng kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tổng hợp từ các bảng kê, nhật ký, sổ cái... hàng quý, năng lên báo, biểu quyết toán. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. - Kế toán các kho hàng: Chức năng của Công ty là kinh doanh là chính, do vậy nguyên vật liệu khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất mà tuỳ từng đối tượng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các tài khoản phù hợp. Mỗi kế toán có trách nhiệm theo dõi một kho hàng tại Công ty. - Kế toán cửa hàng: Theo dõi tình hình nhập hàng, tiêu thụ hàng hoá, tồn kho cuối tháng khi kiểm kê ở các cửa hàng bán lẻ của Công ty. - Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: Căn cứ vào các chứng từ gốc và các loại hoá đơn nhập, xuất kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các công nợ đối với từng khách hàng để tránh nhầm lẫn. - Kế toán thanh toán: Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơn mua hàng, bán hàng để viếu phiếu chi thu. Cuối tháng cộng sổ lên bảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số 1. - Kế toán thanh toán với ngân hàng: Hàng này có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng như: Ngân hàng trưng ương, Ngân hàng công thương, Ngân hàng đầu tư và phát triển. Căn cứ vào các uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt... kế toán lên bảng kê số 2, sau đó lên nhật ký chứng từ số 2, số 3, số 4. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ đi ngân hàng nộp tiền, rút tiền... - Kế toán phân xưởng và tính giá thành: Làm nhiệm vụ theo dõi các phân xưởng sản xuất của Công ty, các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ trực tiếp tập hợp mọi chi phí phát sinh của phân xưởng, đồng thời chịu trách nhiệm tính giá thành đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động kinh tế của phân xưởng. Cuối mỗi kỳ kế toán các phân xưởng đều phải quyết toán với Công ty về chi phí tiêu hao và sản phẩm làm được tính ra kết quả sản xuất lãi hay lỗ. c. Hệ thống chứng từ mà kế toán Công ty sử dụng. Từ các chứng từ: - Hoá đơn GTGT. - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Giấy thanh toán tạm ứng. - Phiếu thu, chi tiền mặt. Mà các kế toán kho hàng, kế toán cửa hàng, kế toán tiêu thụ sử dụng và theo dõi công nợ, kế toán thanh toán vào các sổ chứng từ kế toán, bảng kê tiêu thụ, sổ chi tiết thành phẩm phù hợp. d. Hệ thống tài khoản sử dụng. Công ty Dược liệu TW - I là một doanh nghiệp Nhà nước, hiện nay Công ty đang áp dụng tất cả các tài khoản được Nhà nước ban hành. e. Hệ thống sổ tổng hợp về hạch toán kế toán: Để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ. g. Các báo cáo kế toán. Công ty áp dụng đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành, hệ thống báo cáo của Công ty gồm các bảng, biểu sau: - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Báo cáo tổng kết tài sản. - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. - Quyết toán thuế GTGT. II. Tình hình thực tế về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. 1. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty. a. Quản lý tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. - Đặc điểm tiêu thụ: + Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng. + Về quy cách, phẩm chất hàng xuất bán: Trước khi nhập kho, hàng hoá được bộ phận KCS kiểm tra một cách nghiên ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu. + Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá thành sản xuất của thành phẩm nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. Công ty thực hiện giảm giá với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa về hoặc với khách hàng mua thanh toán ngay. Phần giảm giá này Công ty có thể thực hiện trên hoá đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ số khách hàng mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho những khách hàng mua nhiều với tỷ lệ từ 1% đến 1,5% trên tổng số doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Qua giảm giá chiết khấu, hồi khấu về thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên mà uy tín của Công ty với các bạn hàng ngày càng được nâng cao. - Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc hàng đổi hàng... Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân doanh nghiệp mình. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với hình thức bán buôn. Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu thanh toán vượt quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì Công ty tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán. Vì vậy, trong các năm gần đây không có hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, hoặc khách hàng có tài sản thếp chấp được ngân hàng bảo lãnh. b. Các phương thức tiêu thụ Công ty đang áp dụng. Công ty Dược liệu TW - I hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, do vậy các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá được ghi hàng ngày khi có phát sinh. Bán trực tiếp. + Bán buôn qua kho của Công ty. Đã là hình thức bán buôn thì tổng giá trị thanh toán thướng lớn, để tránh những sai sót có thể xảy ra, Công ty thường yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đạt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vị mua hàng, số lượng, đơn giá, quy cách phẩm chất của hàng hoá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi (nếu có). Nếu có tranh chấp xảy ra thì được giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? tào án kinh tế nào? Bán buôn qua kho của Công ty dưới hình thức xuất bán trực tiếp cho các cửa hàng thuốc, các công ty dược ở các tỉnh... Theo phương thức tiêu thụ này khách hàng có thể được hưởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoá đơn hoặc ngoài hoá đơn tuỳ theo yêu cầu của khách hàng. Công ty thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó chứng từ mà kế toán sử dụng là hoá đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT bán hàng theo quyết định số 885 ngày 16 - 7 -2002 của Bộ tài chính. Hoá đơn này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng để làm chứng từ nhận hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lưu lại làm thủ tục xuất hàng, khi nhận hàng xong khách hàng đã ký nhận đủ hàng, cuối ngày nộp lên phòng kế toán và bảng kê để kế toán bán hàng hạch toán. + Bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty. Công ty xuất hàng giao cho các cửa hàng dưới hình thức giao khoán, nhân viên bán hàng được hưởng lương của Công ty và nếu bán được nhiều hàng hơn so với mức khoán thì sẽ được hưởng. Hàng tháng các cửa hàng phải kiểm kê và nộp báo cáo kiểm kê, báo cáo bán hàng và tiền hàng về phòng kế toán. Tại các cửa hàng này cũng có thể chiết khấu cho khách hàng trên hoá đơn. Khi nhận được báo cáo bán lẻ, kế toán bán hàng của Công ty sẽ lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1 lưu tại sổ gốc, liên 2 giao cho cửa hàng bán lẻ, liên 3 kế toán bán hàng dùng để hạch toán. Như vậy chứng từ ban đầu mà kế toán bán hàng của công ty dùng để hạch toán là: Hoá đơn GTGT, báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền. Khi Công ty giao hàng cho các cửa hàng, Công ty sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài. Những năm gần đây, phân xưởng Hoá dược của Công ty đã thành công trong việc chiết suất một số nguyên liệu để sản xuất thuốc phòng và chữa bệnh sốt rét từ cây Thanh hao hoa vàng. Loại hàng này bên cạnh xuất bán trong nước còn được xuất khẩu ra nước ngoài. Đây là một thành công lớn của Công ty vì nó chứng tỏ được chất lượng sản phẩm của Công ty được quốc tế chấp nhận. Doanh thu xuất khẩu chiếm tỷ lệ lớn trong doanh số bán hàng của Công ty. Phương pháp hạch toán, cơ bản giống phương thức bán buôn qua kho nhưng chỉ khác doanh thu xuất khẩu được phản ánh trên tài khoản riêng và sản phẩm xuất khẩu này không phải nộp thuế GTGT. - Bán buôn dưới hình thức gửi bán. Hình thức này Công ty thường ít áp dụng, chỉ xảy ra khi Công ty muốn giới thiệu sản phẩm mới, khi mở rộng thị trường tiêu thụ, với mục đích quảng cáo là chính, ở đây chứng từ sử dụng là các hoá đơn GTGT. c. Phương pháp tính giá vốn của Công ty. - Giá vốn thực tế hàng nhập kho: Hàng nhập kho được xác định theo giá thành sản xuất thực tế được tính riêng cho từng loại sản phẩm hàng hoá, số liệu này do bộ phận kế toán tình giá thành sản phẩm tính toán và cung cấp trên "Bảng tính giá thành". Bảng này được lập riêng cho từng phân xưởng. - Giá vốn của hàng hoá được xác định là tiêu thụ: Công ty Dược liệu TW - I sử dụng phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp thực tế nhập trước xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, hàng hoá nhập trước được xuất bán hết mới xuất bán đến hàng nhập sau. Do đó, giá hàng bán được tính hết theo giá nhập kho lần trước xong mới tính theo giá nhập lần sau. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm của hàng thuốc phòng và chữa bệnh là loại thuốc tân dược có quy định hạn dùng cụ thể. Với việc nhập kho, tính giá như trên sẽ không xảy ra các trường hợp có những loại hàng hoá quá hạn sử dụng mà chưa được xuất bán. Thông thường giá thành sản phẩm, hàng hoá được tính khi thành phẩm, hàng hoá nhập kho, kế toán tiêu thụ căn cứ vào "Bảng tính giá thành", lấy giá thành đơn vị từng loại nhân với số lượng hàng hoá xác định là tiêu thụ sẽ xác định được tổng giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoá đó. Trong trường hợp thành phẩm, hàng hoá nhập kho chưa tính được giá thành nhưng đã có nhu cầu tiêu thụ thì thành phẩm, hàng hoá đó vẫn được xuất bán trên thị trường, lúc này giá thành không là căn cứ của giá vốn, chờ đến khi có "Bảng tính giá thành" kế toán tiêu thụ mới hạch toán bút toán phản ánh giá vốn. d. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. Phương pháp hạch toán sẽ được minh hoạ bởi một số nghiệp vụ kinh tế phát triển trong tháng 5 năm 2005 tại Công ty như sau: * Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 157 - Hàng gửi bán Bên Nợ: Giá trị hàng hoá đã gửi cho khách hàng hoặc chờ bán đại lý, ký gửi. Bên Có: + Giá trị hàng hoá đã bán bị trả lại + Giá trị hàng hoá đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Số dư: Giá trị hàng hoá đã gửi đi nhưng chưa được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - TK 155 - Thành phẩm Bên Nợ: Giá trị hàng hoá nhập kho trong kỳ. Bên Có: Giá trị hàng hoá được xuất bán trong kỳ. Số dư: Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Tài khoản này được Công ty mở chi tiết cho từng phân xưởng. + TK 155 - Thuốc viên + TK 155 - Đông dược + TK 155 - Hoá chất - TK 511 - Doanh thu bán hàng Bên Nợ: + Giá trị hàng bán bị trả lại. + Khoản chiết khấu thực tế phát sinh trong kỳ. + Khoản giảm giá hàng bán. + Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bên Có: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Cuối kỳ TK 511 không có số dư. TK 511 được mở chi tiết: TK 5111 - Doanh thu bán hàng xuất khẩu. TK 5112 - Doanh thu bán hàng trong nước. TK 5112 được mở chi tiết cho các kho. TK 511201 - Doanh thu bán hàng kho thuốc viên. TK 511202 - Doanh thu bán hàng kho hoá chất. TK 511203 - Doanh thu bán hàng kho đông dược. - TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - TK 521 - Chiết khấu hàng bán. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. - TK 532 - Giảm giá hàng bán. Ngoài ra kế toán của Công ty còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 131... * Tổ chức hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty. - Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho. Tại Công ty có 3 kho hàng: + Kho giữ hàng thuốc viên. + Kho giữ hàng đông dược. + Kho giữ hàng hoá chất. Ví dụ: Ngày 2 tháng 5 năm 2005, Công ty dược Thái Bình mua hàng của Công ty, Công ty xuất hàng tại kho hàng thuốc viên như sau: - Thuốc viên: 35.000 viên Ampiciclin 0,25g với giá vốn 180đ/v và giá bán 190đ/v - Thuốc viên: 91.500 viên Analgin 0,5g với giá vốn 57,4đ/v và giá bán 62đ/v Công ty dược Thái Bình thanh toán chậm sau 15 ngày bằng tiền mặt. Trình tự tổ chức hạch toán như sau: Kế toán kho hàng phụ trách kho thuốc viên lập "Phiếu xuất kho", phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá vốn hàng bán. Phiếu này được lập thành 3 liên. Liên 1: Thủ kho giữ. Liên 2: Người nhận hàng giữ. Liên 3: Lưu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. Phiếu này có mẫu như sau: Phiếu xuất kho Ngày 02 tháng 05 năm 2005 Họ và tên người nhận hàng: Công ty dược Thái Bình. Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp Xuất tại kho: Thuốc viên TT Tên, nhẫn hiệu, quy cách phẩm chất sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B 1 2 3 1 Ampiciclin Viên 35.000 180 6.300.000 2 Analgin Viên 91.500 57,4 5.252.100 Tổng cộng 11.552.100 Cộng thành tiền: Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn một trăm đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiêu thụ hàng hoá Công ty lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1 lưu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tcụ cấp hàng và đến cuối ngày, kế toán kho nộp lên phòng kế toán để kế toán bán hàng làm cơ sở để hạch toán. Hoá đơn GTGT có mẫu sau: Hoá đơn (GTGT) Liên 3 (dùng để thanh toán) Ngày 01 tháng 05 năm 2005 Số 251 C/157 Đơn vị bán hàng: Công ty Dược liệu TW - I Kho thuốc viên Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua: Trần Văn Tuấn Đơn vị: Công ty dược Thái Bình Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Ngày 16 - 05 - 2005 Phương thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B 1 2 3 1 Ampiciclin Viên 35.000 190 6.300.000 2 Analgin Viên 91.500 62 5.252.100 Cộng tiền hàng: 12.323.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 616.150 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.939.150 Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm ba mươi chín nghìn một trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng thuốc theo dõi về mặt hiện vật. Phương pháp thẻ kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán thành phẩm và tiêu thụ. Thẻ kho có mẫu như sau: Thẻ kho Kho thuốc viên Tờ số: - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ampiciclin 0,25 nén. - Đơn vị tính: Viên - Mã số: Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng N X Nhập Xuất Tồn Tồn cuối tháng 04/2005 100.000 Tháng 05/2005 02/05/00 Công ty dược Thái Bình 35.000 04/05/00 Phân xưởng thuốc viên 65.100 07/05/00 Cửa hàng Ngọc Khánh 850 15/05/00 Công ty dược Bắc Ninh 2.880 ........... .... ...... .... Tồn cuố tháng 05/2005 71.600 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ở phòng kế toán, kế toán sử dụng "Sổ chứng từ kế toán xuất thành phẩm", "Bảng tiêu thụ thành phẩm", "Sổ chi tiết thành phẩm", "Bảng kê nhập - xuất" để theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị. + Sổ chứng từ kế toán xuất thành phẩm. Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT Phương pháp lập: Sổ này mở theo dõi chi tiết cho từng kho hàng (Thuốc viên, đông dược, hoá chất), riêng kho hoá chất theo dõi riêng cho doanh số bán trong nước và doanh số xuất khẩu. (Sổ này có mẫu trang 52) + Bảng kê tiêu thụ: Căn cứ: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi số lượng xuất từng loại thuốc vào các cột tên thuốc tương ứng và tổng số tiền khách hành phải thanh toán theo hoá đơn đó vào cột thành tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì sẽ được ghi tương ứng vào cột TK 111, TK 112. Nếu khách hàng trả chậm thì ghi số tiền phải thu được ghi ở cột TK 131. Số lượng thuốc xuất trên Bảng kê tiêu thụ được tổng hợp theo từng mục đích xuất để cuối tháng ghi vào "Sổ chi tiết thành phẩm", số tiền ghi trên "Bảng kê tiêu thụ" được dùng để ghi vào "Sổ chi tiết công nợ" theo từng hoá đơn, từng khách hàng. (Bảng kê tiêu thụ có mẫu trang 53) + Sổ chi tiết thành phẩm. Căn cứ lập: Các chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm, hàng hoá, bảng giá thành thực hiện và bảng kê tiêu thụ (Chỉ lấy phần số lượng). Nội dung: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn từng loại thuốc. Mỗi loại thuốc được lập trên một trang sổ và các loại thuốc của một kho được tổng hợp trong một quyển sổ. Phương pháp lập: Hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm nhập kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, khi bộ phận kế toán tính giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện đã tính xong cho kế toán thành phẩm, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời kế toán tập hợp số lượng trên "Bảng kê tiêu thụ" (Xuất bán trực tiếp, xuất cho các cửa hàng) để ghi phần xuất theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị (giá vốn). Từ số lượng, giá trị nhập xuất kế toán tính ra số lượng hàng tồn kho. (Sổ chi tiết thành phẩm có mẫu trang 54) + Bảng kê nhập xuất thành phẩm. Căn cứ lập: "Sổ chi tiết thành phẩm" Nội dung: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại thuốc theo chỉ tiêu giá vốn. Phương pháp lập: Thành phẩm của mỗi phân xưởng được tổng hợp và theo dõi trên một bảng kê nhập, xuất. Mỗi loại thuốc được ghi trên 1 dòng của bảng này. Cột dư đầu kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của "Bảng kê nhập xuất" Cột phát sinh Nợ: căn cứ vào "Sổ chi tiết thành phẩm" từ đó rút ra giá trị tồn kho cuối kỳ. "Bảng kê nhập xuất thành phẩm" ở Công ty đang sử dụng thực chất làtheo dõi thành phẩm nhập, xuất theo giá trị thực tế. (Bảng này có mẫu ở trang 55) + Bảng tổng hợp nhập xuất: Là bảng tổng hợp cácchỉ tiêu "Bảng kê nhập xuất thành phẩm. (Bảng này có mẫu ở trang 56) Đến ngày 16 - 5 - 2005, Công ty dược Thái bình thanh toán tiền hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu rồi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục nhận tiền Phiếu thu có mẫu sau: Phiếu thu Số: Đơn vị : Công ty Dược liệu TW - I Ngày: 16-5-2005 Địa chỉ : Km 6 đường Giải Phóng Tài khoản Có: 131 Nhận của : Trần Văn Tuấn Bộ phận công tác : Công ty dược Thái Bình Về khoản : Thanh toán tiền hàng kỳ trước Tổng số tiền : 12.939.150đ Viết bằng chữ : Mười hai triệu chín trăm ba mươi chín nghìn một trăm năm mươi đồng. Ngày 16 tháng 05 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán tiền mặt (Ký, họ tên) Phiếu thu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng để chuyển cho kế toán bán hàng (theo dõi hạch toán với khách). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1111: 12.939.150 Có TK 131 - Công ty dược Thái Bình: 12.939.150 Phiếu thu này làm căn cứ để kế toán vào "Bảng kê số 1" Bảng kê số 1 có mẫu sau: Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111, 112 Tháng 05 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 111 Nợ TK 112 SH NT TK ĐƯ Số tiền TKĐƯ Số tiền 02/05/00 Thu tiền vận chuyển 641 150.000 05/05/00 Thu tiền bán lẻ cửa hàng 8 Ngọc Khánh 5112 403.000 10/05/00 Thu tiền của khách 641 3.000.000 16/05/00 Thu tiền hàng của Công ty dược Thái Bình 131 12.939.150 .............. Cộng 603.757.000 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán tiền mặt (Ký, họ tên) Cùng với việc phản ánh các khoản thu, kế toán tiêu thụ hàng hoá phải mở "Sổ chi tiết công nợ" theo dõi riêng cho từng khách hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT để ghi sổ. (Sổ chi tiết công nợ có mẫu trang 59) Cuối tháng căn cứ vào các "Sổ chi tiết công nợ" kế toán vào "Sổ tổng hợp công nợ" (Sổ tổng hợp công nợ có mẫu trang 60) - Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Hiện nay Công ty đang sử dụng phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Hàng ngày khi bán hàng hoá, nhân viên bán hàng phải ghi số lượng, giá bán và tính thành tiền ghi vào "Bảng kê bán lẻ hàng hoá", cuối ngày tổng cộng số tiền ghi trên bảng kê này, giao cho kế toán tiêu thụ hàng hoá và nộp tiền cho phòng kế toán. Kế toán tiêu thụ hàng hoá căn cứ vào "Bảng kê bán lẻ hàng hoá" để lạp hoá đơn GTGT (dùng cho hình thức bán lẻ hàng hoá). Hoá đơn GTGT và "Bảng kê bán lẻ hàng hoá" là căn cứ để kế toán ghi sổ doanh thu bán hàng và tính thuế GTGT phải nộp. Đồng thời hàng ngày, trên cơ sở số lượng từng loại hàng hoá bán lẻ ghi trên "Bảng kê bán lẻ hàng hoá", kế toán tính giá vốn hàng bán của từng hoá đơn (từng cửa hàng) để ghi định khoản kết chuyển giá vốn. Khi xuất hàng giao cho các quầy hàng bán lẻ trực thuộc Công ty, kế toán kho hàng lập "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Phiếu này phản ánh số thuốc xuất kho theo cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Phiếu này được lập thành 3 liên. - Liên 1: Lưu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. - Liên 2: Giao cho cửa hàng. - Liên 3: Thủ kho giữ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mẫu sau: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Liên 2) Ngày 02 tháng 05 năm 2005 Căn cứ vào lệnh điều động số..... của Cửa hàng 8 Ngọc Khánh Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hải Yến. Xuất tại kho: Thuốc viên Nhập tại: Cửa hàng số 8 Ngọc Khánh TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá vốn Thành tiền 1 Paracetamol 0,1g Lọ 120 9.780 1.173.600 2 Tetraciclin 0,25g Lọ 80 4.001 320.080 3 Ampiciclin 0,25g ......... Viên 10.000 180 1.800.00 Tổng cộng 18.140.000 Cộng thành tiền: Mười tám triệu một trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn. Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mặc dù, trên thực tế hàng đã được xuất khỏi kho nhưng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" không phải là căn cứ để vào thẻ kho. Để đơn giản, Công ty coi số lượng xuất cho các cửa hàng vẫn nằm trong kho đó. Chỉ khi nào nhân viên bán hàng nộp "Bảng kê bán lẻ hàng hoá" thì số lượng hàng hoá này mới được coi là tiêu thụ và được xuất ra khỏi kho. Vì thế trường hợp này căn cứ để vào thẻ kho là "Bảng kê bán lẻ hàng hoá" Ví dụ sau đây sẽ chứng minh cụ thể điều này: Ví dụ: Ngày 07/05/2005, chị Nguyễn Thị Hải Yến nhân viên cửa hàng số 8 Ngọc Khánh nộp "Bảng kê bán lẻ hàng hoá". Bảng kê bán lẻ hàng hoá Ngày 07 tháng 05 năm 2005 Cơ sở kinh doanh: Cửa hàng 8 Ngọc Khánh Địa chỉ: Km 6 đường Giải Phóng Họ và tên người bán hàng: Nguyễn Thị Hải Yến. Địa chỉ nơi bán hàng: Cửa hàng số 8 Ngọc Khánh Số TT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Giá vốn Giá bán ĐG TT ĐG TT 1 Paracetamol 0,1g Lọ 15 9.780 146.700 10.000 150.000 2 Tetraciclin 0,25g Lọ 20 4.001 80.020 4.250 85.000 3 Ampiciclin 0,25g ......... Viên 850 180 153.000 197,6 1680.000 Cộng 379.720 403.000 Tổng : 403.000 Thuế suất GTGT: 5% Thuế GTGT : 20.150 Cộng : 423.150 Ngày 07 tháng 05 năm 2005 Cửa hàng trưởng (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng kê này, kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng bán lẻ. Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 07 tháng 05 năm 2005 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Bán lẻ hàng hoá 403.000 Tổng : 403.000 Thuế suất GTGT: 5% Thuế GTGT : 20.150 Cộng : 423.150 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm hai ba nghìn một trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Người lập hoá đơn (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Hoá đơn này được thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc. Liên 2: Chuyển cho cửa hàng. Liên 3: Dùng để hạch toán. Tương tự như trường hợp bán buôn qua kho, nghiệp vụ bán hàng này cũng được phản ánh trên các sổ "Sổ chứng kế toán xuất thuốc viên", "Bảng kê tiêu thụ thuốc viên" và "Bảng kê bán lẻ thành phẩm" là căn cứ để vào sổ "Sổ chi tiết thành phẩm". Cách lập, căn cứ vào phương pháp ghi của các sổ đã trình bày ở trên tương tự như trường hợp bán buôn qua kho. Lúc nhân viên bán hàng nộp tiền hàng thì kế toán tiền mặt cũng phải lập phiếu thu như ở trường họp bán buôn. Cuối các cửa hàng phải tiến hành kiểm kê hàng hoá có sự chứng kiến của kế toán cửa hàng. Báo cáo kiểm kê phản ánh số dư đầu kỳ, nhập, xuất, tồn kho của mỗi loại hàng hoá. Mẫu báo cáo kiểm kê của cửa hàng số 8 Ngọc Khánh (trang 65) e. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Ví dụ: Ngày 30 tháng 05 năm 2005, Ban lãnh đạo Công ty xét thấy Công ty dược Thái Bình đã mua hàng hoá của Công ty với khối lượng lớn trong tháng, tương đương 14.200.000đ/tháng. Công ty quyết định giảm giá 1% trên tổng doanh số bán cả tháng cho Công ty dược Thái Bình. Căn cứ biên bản xác định thực hiện giảm giá, kế toán bán hàng hạch toán như sau: Nợ TK 522: 142.00.000 x 1% = 142.000 Có TK 131: 142.000 Nghiệp vụ này được phản ánh trên "Sổ chi tiết công nợ" cuối kỳ được tập hợp vào "Sổ tổng hợp công nợ" (mẫu trang 64) Riêng trường hợp hàng bán bị trả lại thì từ năm 2002 trở lại đây Công ty hầu như không có nghiệp vụ naỳ phát sinh. g. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Dược liệu TW - I. Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê và Sổ chi tiết đã trình bày ở trên, kế toán vào các Nhật ký - Chứng từ sau: - Nhật ký - Chứng từ TK 511 Cuối thánh, lấy số liệu tổng hợp trên Sổ tổng hợp công nợ (Cột TK 521, 531, 532), kế toán kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu theo bút toán sau: Nợ TK 5112: 12.000.000 Có TK 532: 12.000.000 Đồng thời căn cứ vào sổ chứng từ kế toán xuất hàng hoá mở riêng cho từng kho và từng phương thức xuất, phản ánh tổng hợp doanh thu và Nhật ký - Chứng từ này. - Nhật ký chứng từ ghi Có TK 155 Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên sổ chứng từ, kế toán xuất hàng hoá, phản ánh giá vốn tổng cộng và Nhật ký - Chứng từ. 2. Hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. a. Hạch toán các khoản chi phí cho kinh doanh. - Chi phí bán hàng bao gồm: + Chi phí nhân viên bán hàng. + Chi phí bao bì phục vụ bán hàng. + Chi phí dụng cụ đồ dùng. + Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền. Các khoản chi phí bán hàng này được tập hợp ghi vào " Sổ chi tiết chi phí bán hàng". (Mộu sổ chi tiết chi phí bán hàng trang 71. - Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản: + Chi phí nhân viên quản lý. + Chi phí vật liệu quản lý. + Chi phí đồ dùng văn phòng. + Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Thuế, phí, lệ phí. + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền. Kế toán chi phí ở Công ty sử dụng TK 642 để phản ánh các chi phí phát sinh trong kỳ và được tập hợp trong "Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp". Mẫu sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 642 Từ ngày 01/05/200 đến ngày 31/05/2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 02/05/00 0056 01/05/00 Chi tiếp khách 1111 250.000 13/05/00 0072 12/05/00 Công tác phí 1111 150.000 13/05/00 0073 12/05/00 Vé cầu xe đi công tác 1111 70.600 ........... Cộng: 62.993.518 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tài khoản 641 Từ ngày 01/05/2005 đến ngày 31/05/2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 05/05/00 0062 04/05/00 Thuê phương tiện vận tải 1111 100.000 15/05/00 0081 12/05/00 Chi quảng cáo 1111 5.000.000 ............... Cộng: 29.985.062 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b. Hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Hàng tháng kế toán Công ty xác định kết quả kinh doanh bằng các bút toán sau: - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 1.313.653.275 Có TK 9111: 550.501.900 Có TK 6112: 762.151.375 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 1.195.104.464 Có TK 632: 1.195.104.464 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 92.978.581 Có TK 641: 29.985.063 Có TK 642: 62.993.518 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 25.570.230 Có TK 4212: 25.570.230 Trên cơ sở này kế toán vào "Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh" Mẫu sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh (Trang 71). Trên cơ sở này cuối tháng kế toán lập "Báo cáo kết quả kinh doanh" Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 911 Từ ngày 01/05/2005 đến ngày 31/05/2005 Số TT Diễn giải Ghi Nợ TK 911 Ghi Có TK 911 TK 632 TK 641 TK 642 TK 421 TK 511 TK 421 1 Kết chuyển giá vốn 1.195.104.464 2 Kết chuyển chi phí bán hàng 29.985.063 3 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 62.993.518 4 Kết chuyển doanh thu thuần 1.313.653.275 5 Xác định kết quả và kết chuyển ............. 25.570.230 Báo cáo kết quả kinh doanh STT Chỉ tiêu Số tiền 1 - Tổng doanh thu 1.325.953.269 2 - Các khoản giảm trừ + Chiết khấu + Giảm giá 12.300.21 + Hàng bị trả lại + Thuế GTGT 38.722.569 + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu 3 Doanh thu thuần 1.313.653.275 4 Giá vốn hàng bán 1.195.104.464 5 Lợi tức gộp 118.548.811 6 Chi phí bán hàng 29.985.063 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 62.993.518 8 Lợi tức thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh 25.570.230 Phần thứ ba Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty Dược liệu TW - I I. Một số nhận xét về công tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty Dược liệu TW - I. 1. Nhận xét chung. Công ty Dược liệu TW - I là một đơn vị kinh doanh thương mại, hoạt động trong nền kinh tế thị trường không còn chịu ảnh hưởng của cơ chế quản lý tập trung quan liên bao cấp kìm hãm. Vì vậy, Công ty có điều kiện tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị trường và vận dụng nó một cách linh hoạt vào sự vận động, kinh doanh, tồn tại và phát triển của Công ty mình. Bên cạnh đó thì thị trường thuốc trên thế giới nói chung và trong nước nói riêng như hiện nay không còn là thị trường độc quyền của Công ty như một số năm về trước nữa, nhiều hãng sản xuất thuốc nổi tiếng trên thị trường thế giới có tiềm lực mạnh, có uy tín cao và kinh nghiệm sản xuất kinh doanh lâu năm đã thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Nhưng Công ty Dược liệu TW - I vẫn tồn tại và phát triển không ngừng. Từ một Công ty chỉ chuyên kinh doanh các mặt hàng thuốc nam, thuốc bắc với trang thiết bị thô sơ, Công ty Dược liệu TW - I đã phát triển không ngừng. Cho đến nay, Công ty đã có 3 xưởng sản xuất có quy mô công nghiệp và hiện đại. Đặc biệt là đến năm nay Công ty đã đầu tư nâng cấp xưởng sản xuất thuốc viên đạt tiêu chuẩn quốc tế (G.M.P). Nhờ đó mà đời sống của người công nhân ngày càng được cải thiện và ổn định, điều này được thể hiện rõ qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2002, 2003 và vào những tháng đầu năm 2005. Trong nền kinh tế thị trường, nhiều doanh nghiệp Nhà nước không tồn tại được vì phải tự chủ về kinh doanh, tự chủ về tài chính. Nhìn nhận được vấn đề này, Ban lãnh đạo Công ty đã đưa ra nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả cao nhằm khắc phục mọi khó khăn để hoà nhịp với nền kinh tế thị trường. Hiện nay Công ty quan tâm hàng đầu đến chất lượng sản phẩm, đảm bảo an toàn hiệu quả đến người tiêu dùng, từng bước nâng cao uy tín trên thị trường. Để đạt được hiệu quả như trên, nhất là trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt thì phải nói đến sự quản lý tài tình của Ban lãnh đạo của Công ty cùng với sự đoàn kết phối hợp ăn ý giữa các phòng ban trong Công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của tập thể Phòng kế toán - tài vụ, chỉ có biên chế 12 người nhưng việc tổ chức kế toán được chuyên môn hoá khoa học hợp lý. Công ty đã sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính và được nối mạng với các phòng ban có liên quan. Với cách bố trí công việc kế toán như hiện nay không những làm giảm khối lượng cho kế toán viên mà lại đạt được hiệu quả cao. 2. Cụ thể tại Công ty Dược liệu TW - I. a. Ưu điểm. Trước hết, Ban lãnh đạo Công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá và chế độ hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Hệ thống kho hàng cũng được bố trí kho học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng mặt hàng, từng lô thuốc thuận tiện cho việc nhập, xuất hàng hoá, cũng như thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá không để tình trạng hàng bị giảm chất lượng khi ở trong kho. Bên cạnh đó, công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, theo dõi, thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn. Với khối lượng hàng bán tương đối lớn lại phong phú về chủng loại, quy cách kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cũng rất nỗ lực để hoàn thành một khối lượng công việc lớn như hiện nay. Kế toán ở Công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn của Công ty, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý giúp Ban lãnh đạo Công ty ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tuy nhiên, trên thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét để hoàn thiện hơn. Việc Công ty chọn hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký - Chứng từ có cải tiến là rất phù hợp vì đặc điểm của Công ty là kinh doanh với quy mô lớn, nhiều phân xưởng, nhiều loại sản phẩm, hàng hoá, nhiều cửa hàng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, nên Công ty đã cải tiến cho phù hợp để thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy vi tính nối mạng của Công ty. b. Một số tồn tại cần khắc phục. Thứ nhất: Giá trị thực tế hàng xuất giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tiếp thị... chưa được tập hợp vào chi phí bán hàng. Khi xuất hàng phụ vụ công tác này, kế toán vẫn phải phản ánh giá vốn hàng xuất tương tự như hàng xuất thông thường. Nợ TK 632 Có TK 155 Như vậy là chưa hợp lý bởi xuất hàng tronảngường hợp này không mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Thứ hai: Về hạch toán chi tiết hàng tồn kho xuất cho các cửa hàng bán lẻ vẫn coi nằm trong kho chỉ khi nào xác định là tiêu thụ thì mới ghi thẻ kho. Như vậy phản ánh không chính xác số lượng hàng hoá tồn kho, mà số lượng hàng hoá này chỉ còn giá trị trên sổ sách. Do đó Công ty cần mở sổ (thẻ) theo dõi riêng cho trường hợp này. Thứ ba: Về phương thức thanh toán. Hiện nay các khách hàng của Công ty đều thanh toán theo phương thức trả chậm, thanh toán sau 15 ngày nhưng thực tế khách hàng đều thanh tiền hành sau 20 ngày có khi đến 1 tháng. Điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn hợp pháp. Công ty phải trả lãi tiền vay ngân hàng, khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty không phải trả phần lãi tiền vay này, dẫn đến lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của Công ty bị giảm. Thứ tư: Thời gian báo cáo bán hàng của các nhân viên bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ không theo một quy định thống nhất nào mà ai làm xong trước thì nộp trước, ai làm xong sau thì nộp sau dẫn đến kế toán bán hàng đôi khi bị thiếu hụt thông tin làm chậm tiến độ xác định kết quả kinh doanh của phòng kế toán - tài vụ. Thứ năm: Về chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chi phí này chiếm khoảng 75% trong tổng chi phí kinh doanh toàn Công ty tương ứng với khoảng 70 triệu đồng. Đây là một con số không nhỏ. Công ty nên nghiên cứu cần tìm ra phương thức mới để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Thứ sáu: Hình thức Nhật ký - Chứng từ có sửa đổi của Công ty vẫn còn chỗ chưa hợp lý biểu hiện: - Ghi trùng lặp giữa bảng kê xuất, sổ chi tiết thành phẩm và bảng kê tiêu thụ. - Chưa sử dụng các sổ chi tiết, sổ cái theo mẫu quy định. Tóm lại: Để nâng cao hiệu quả công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh, cần phải kết hợp nhịp nhành giữa lý luận và thực tiễn sao cho vừa giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đen lại hiệu quả kinh tế cao, vừa chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước đang hiện hành. II. Một số kiến nghị nhàm hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty Dược liệu TW-I. Qua phần nhận xét ở trên, có thể nhận thấy được thực trạng công tác quản lý hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty, bên cạnh những mặt tích cực còn có những tồn tại không tránh khỏi của công tác hạch toán, để hoàn thiện công tác kế toán này trước hết cần phải đát ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính trong chế độ kế toán, kế toán không chỉ là công cụ quản lý tài chính của các đơn vị mà còn là công cụ quản lý kinh tế của Nhà nước, việc tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cụ thể được vận dụng và cải tiến nhưng phải tuân theo khuôn khổ của chế độ kế toán tài chính do Nhà nước ban hành. - Hoàn thiện công tác kế toán này phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao. - Hoàn thiện phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. Qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. Bằng vốn hiểu biết ở lý thuyết đã học cộng với công việc thực mà phòng kế toán - tài vụ của Công ty Dược liệu TW - I đang thực hiện, đồng thời được sự hướng dẫn của cố giáo Phạm Bích Chi và các cán bộ phòng kế toán đặc biệt là cô trưởng phòng cử nhân Nguyễn Hồng Minh. Em đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh như sau: ý kiến 1: Kế toán cần hạch toán rõ ràng. Kế toán Công ty cần có sự phân biệt rõ ràng giữa hàng xuất bán cho khách, thu tiền và hàng xuất sử dụng cho việc chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Việc xuất hàng để chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm chính là một phần chi phí để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá, mở rộng thị trường nên kế toán phải tính vào chi phí bán hàng và nên hạch toán như sau: Nợ TK 641 Có TK 155 ý kiến 2: Yêu cầu mở sổ (thẻ) theo dõi. Công ty nên mở sổ (thẻ) theo dõi riêng cho hàng xuất cho cửa hàng bán lẻ, vì giá trị hiện vật không còn trong kho nhưng thẻ kho vẫn phải theo dõi về mặt hiện vật nên hạch toán chi tiết hàng tồn kho trong trường hợp này là không chính xác. ý kiến 3: Đẩy mạnh biện pháp hạch toán. Về phương thức thanh toán. Trong cơ chế thị trường như hiện nay, vốn là một vấn đề hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc bảo toàn vốn, quay vòng vốn nhanh để sử dụng tối đa hiệu quả của đồng vốn. Đối với Công ty Dược liệu TW - I số vốn vay chiếm tới 60% vốn kinh doanh, hàng năm Công ty phải trả lãi tương đối lớn, do đó dẫn tới chi phí tăng lên đáng kể. Với phương thức thanh toán của khách hàng với Công ty như hiện nay hầu hết là trả chậm thường là 15 ngày nhưng có khi đến 20 á 30 ngày khách hàng mới thanh toán. Như vậy Công ty bị lỗ khoản lãi tiền vay trả cho ngân hàng do bị khách hàng chiếm dụng vốn. Do vậy, Công ty cần đẩy mạnh công tác thu hồi nhanh số tiền nợ. Đối với khách hàng gần đến hạn phải trả tiền, Công ty nên gửi giấy báo yêu cầu trả tiền trước khi đến hạn 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, hoặc có thể gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi suất tiền vay trên số tiền trả chậm quá hạn trả theo lãi suất quá hạn do ngân hàng quy định (Điều này có thể ghi rõ trong hợp đồng kinh tế). ý kiến 4: Thống nhất thời gian nộp báo cáo của các cửa hàng bán lẻ. Công ty cần có thời gian quy định thống nhất việc nộp báo cáo bán lẻ hàng hoá về phòng kế toán. Theo em có thể là 1 tuần nộp báo cáo 1 lần để giúp cho kế toán bán hàng có được những thông tin chính xác giúp cho Ban lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định sáng suốt. ý kiến 5: Cần phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tồn kho. Công ty cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá còn tồn trong kho của Công ty. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định thì khi số lượng hàng tồn kho giữa các kỳ có số lượng biến động lớn, liên quan đến những hàng tồn kho, các khoản chi phí phát sinh lớn câng phải được phân bổ cho lượng hàng tồn kho và hàng bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi so sánh giữa thu nhập và chi phí kinh doanh để xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Kết luận Qua thời gian thực tập ở Công ty Dược liệu TW - I, bước đầu em đã làm quen với công việc của người cán bộ kế toán, em đã tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như phương pháp hạch toán của Công ty. Có thể nói rằng những thành tựu mà Công ty đã đạt được là không nhỏ. Công ty đã có chỗ đứng trên thị trường. Tuy nhiên, sự phát triển về quy mô hoạt động cũng như khối lượng tiêu thụ hàng hoá ngày càng tăng, đòi hỏi tính chính xác và kịp thời trong việc tổ chức công tác kế toán của Công ty. Qua bài viết có thể thấy rằng việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp vì nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá của mình, đảm bảo các chu kỳ kinh doanh diễn ra đều đặn, không bị ứ đọng vốn, sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cho người lao động. Nhằm mục đích thực hiện được nhiệm vụ kinh doanh trong điều kiện cơ chế hiện nay, Công ty Dược liệu TW - I cần phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, tổ chức hợp lý công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá, lưu chuyển chứng từ, tài liệu từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng nhân lực, tăng cường tính kịp thời của các thông tin. Điều này còn phụ thuộc nhiều vào thời gian, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về mặt xây dựng chế độ và khảo sát tình hình thực tế trên thị trường. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của công giáo Phạm Bích Chi và các cán bộ phòng kế toán - tài vụ Công ty Dược liệu TW - I đã giúp em hoàn thành đề tài này. Tài liệu tham khảo - Chuẩn mực kế toán quốc tế. - Giáo trình Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - 2003 - Hệ thống kế toán doanh nghiệp. - Những văn bản pháp quy về chế độ kế toán. - Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Hướng dẫn về chứng từ kế toán, sổ sách kế toán. - Kế toán doanh nghiệp trong kinh tế thị trường. - Kế toán kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp. Mục Lục