Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Nông thổ sản I - Bộ Thương mạ

3, NK-CT số 8 phản ánh giá vốn cho TK 632 và các TK 1311, 1312. Đồng thời với việc lập các bảng kê số 8- TK1561,1562,157 cuối tháng kế toán sẽ lập Bảng kê số 11 căn cứ trên các sổ chi tiết TK 131. Đây chính là phần việc lớn nhất của nhân viên kế toán công nợ do bảng kê có kết cấu hết sức phức tạp sử dụng nhiều tài khoản, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong ngày. Vào cuối tháng căn cứ vào báo cáo quyết toán của các chi nhánh gửi lên và báo cáo quyết toán của văn phòng công ty, kế toán tổng hợp lên NK- TH của từng tài khoản cho toàn công ty riêng các TK 632,5111,5113,5121 do chỉ được kết chuyển một lần vào tháng cuối cùng của quý nên NK- TH TK 632,911 là số liệu tổng cộng của cả 3 tháng. Bảng kê sô 8 tk1561 Tháng 12/2002 Văn phòng công ty STT Diễn giải Dư ckỳ Ghi nợ TK1561 ghi có TK khác Công nợ Ghi có TK 1561 ghi nợ Tk khác Công nợ Dư ckỳ 3312 3312 … 632 3311 … 1 Kho phòng XNK 2.407.898.312 28..075..000 28.075.000 461.340.370 461.340.370 1.974.632.942 2 Kho anh Kiếm 308.086.672 167.018.264 167.018.264 249.172.148 249.172.148 225.932588 3 Kho chị Thanh 753.435 0 0 0 753.435 4 Kho anh Ngọc 373.344.686 525.804.389 525.804.389 588.976.654 588.976.654 310.172.421 5 Kho TBình 20.968.755 0 0 0 20.968.755 6 Kho XN HP 1.458.700 0 0 0 1.458.700 7 Kho Nghệ An 892.653.500 198.920.000 198.920.000 693.733.500 8 Kho đá kẻ 311.348.883 170.485.647 170.485.647 311.348.883 311.348.883 170.485.647 9 Kho XD 505 196.463.220 622.898.421 622.898.421 569.124.358 569.124.358 250.237.283 Cộng 4.512.976.161 1.514.281.721 1.514.281.721 2.378.882.413 0 0 2.378.882.413 3.648.375.471 (Biểu 2.22)Bảng kê số 8 TK 1567 T12/2002 Văn phòng công ty STT Diễn giải Dưckỳ Ghi nợ TK 157 ghi có TK khác Công nợ Ghi có TK 157 ghi nợ Công có Dư ckỳ 3312 3311 … 632 1 Xăng 492 6.309.466.042 6.309.466.042 6.309.466.042 6.309.466042 2 Xăng A90 9.987.345.357 9.987.345.357 9.987.345.357 9.987.345.357 3 Dầu do 11.277.664.068 11.277.664.068 11.277.664.068 11.277.664.068 4 Đề xứ 20.449.541 20.449.541 20.449.541 20.449.541 5 Banh mark 514.936.336 514.936.336 514.936.336 514.936.336 6 Đường NA 248.650.000 248.650.000 248.650.000 248.650.000 7 Trà hoa quả 225.471.575 225.471.575 225.471.575 225.471.575 8 Đồ điện 59.343.700 59.343.700 59.343.700 59.343.700 Cộng 225.471.575 28.417.855.044 28.643.326.619 28.643.326.619 0 28.643.326.619 (Biểu 2.23) Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thu trong kỳ được tính cho từng mặt hàng nhưng phản ánh vào bảng kê số 8- 1562 kế toán công ty không chi tiết cho từng mặt hàng hay kho hàng mà chỉ tổng công toàn bộ chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá trong kỳ vào một dòng Bảng kê số 8 tk1562 Tháng 12/2002 Văn phòng công ty Stt Diễn giải Dư đkỳ Nợ TK 1562 Có TK ạ Cộng nợ Có TK 156 nợ TK ạ Cộng có Dư ckỳ 111 … 1 CF mua hàng 4.022.556 68.003.849 71.539.717 73.661.064 … 73.661.064 1.901.209 Hà Nội, ngày…..tháng…..năm 2003 Kế toán trưởng người lâp biểu (Biểu 2.24) Hàng tháng khi lên nhật ký chứng từ các tài khoản 632 kế toán chỉ ghi theo số phát sinh và đợi đế tháng cuối cùng của một quý mới thực hiên kết chuyển một lần NK- cT số 8- TK 632 Tháng 12/2002 Văn phòng công ty Ghi nợ TK 632 ghi có TK khác SHTK Ghi có TK 632 ghi nợ TK khác Cộng có 154 1561 1562 157 Cộng nợ 911 148.954.499 2.378.882.413 73.661.064 28.601.940.219 31.203.458.195 632 78.830.102.477 78.830.102.477 (Biểu 2.25) Bên vế nợ TK 632 là giá vốn hàng bán ra trong tháng 12. Nhưng khi để kết chuyển sang TK 911. Kế toán tổng hợp bên nợ TK 632 trong 1 quý và kết chuyển một lần vào Tháng 12 vì thế giá trị 78.930.102.977 là giá vốn của hàng hoá dịch vụ trong cả quý IV. Tương tự như vậy các TK doanh thu 5111, 5121, 5113 cũng được kế toán tổng hợp kết chuyển một lần sang TK 911 vào cuối quý. NK-CT số 8 TK 5111, 5121, 5113 Tháng 12/2002 Văn phòng Công ty TK Ghi nợ TK 511 ghi có TK ạ TK Ghi cóTK 511 ghi nợ TK khác … 911 ồ 1311 1312 111 112 ồ 5111 75.442.135.644 … 5111 29.669.152.927 29.669.152.927 5121 3.608.449.758 … 5121 1.556.378.572 1.556.378.572 5113 495.054.174 … 5113 4.225.081 35.241.982 151.745.037 20.460.000 211.672.100 ồ 79.545.639.576 … ồ 29.673.378.008 1.591.620.554 151745037 20.460.000 31.437.203.599 (Biểu 2.26) Do việc lập nhật ký chứng từ căn cứ trên các NK-CT của từng chi nhánh và văn phòng kế toán tổng hợp lên NK-TH của toàn công ty cho các tài khoản 632,911 là số tổng công của cả quý còn các TK khác số liệu vẫn phản ánh cho từng tháng NK-CT số 8- TK632 Quí IV/2002 Toàn công ty Đơn vị Cộng có Ghi có TK 632 ghi nợ TK khác 911 … 1. XNVtải 5.394.046.906 5.394.048.906 2. Nam Hà 1.489.115.182 1.489.115.182 3. XN. Hnội 3.247.838.915 3.247.838.915 4. V.Phòng 78.830.102.477 78.830.102.477 5. XNHP 4.499.577.581 4.499.577.581 6. TB 812.441.163 812.441.163 7. T.Hoá 696.978.302 696.978.302 8. Vinh 718.832.771 718.832.771 9. Q.Ninh 8.450.000 8.450.000 10. TPHCM 8.901.988.775 8.901.988.775 11. L.Sơn 4.045.027.627 4.045.027.627 12. L. Cai 1.595.832.737 1.595.832.737 13. CHXD 1.567.086.320 1.567.086.320 Cộng 111.807.320.756 111.807.320.756 (Biểu 2.27) NK-TH số 8- TK 5111 Tháng 12/2002 Toàn công ty Đơn vị Cộng có T12 Ghi có TK 5111 ghi nợ TK khác 1311 1111 1121 … 1.XNVTải 1.518.646.264 1.518.646.264 2.NHà 933.206.515 35.828.571 897.377.944 3XNHNội 847.177.160 688.743.223 158.433.937 4.VPhòng 29.669.152.927 29.669.152.927 29.669.152.927 … … … … … Cộng 51.500.622.195 48.397.505.582 2.255.068.850 848.047.763 (Biểu 2.28) NK- TH số 8- TK 5121 Tháng 12/2002 Toàn công ty Đơn vị Cộng có Ghi có TK 5121 ghi nợ TK khác 1312 1111 1121 … 4. VPCty 1.556.378.572 … … … … … … Cộng 2.681.938.704 2.575.866.904 100.000.000 6.071.800 (Biểu 2.29) NK-TH số 8 TK 5113 Tháng 12/2002 Toàn công ty Đơn vị Cộng có Ghi có TK 5131 ghi nợ TK khác 1312 1111 1121 … 4. VPCty 211.672.100 4.225.081 35.241.982 151.745.037 20.460.000 … … … … … … Cộng 616.336.590 156.971.864 85.341.654 121.089.650 98.269.334 (Biểu 2.30) Trên cơ sở các nhật ký tổng hợp, kế toán tổng hợp lên sổ cái. kết cấu của sổ cái được thiết kế chung cho cả 12 tháng Sổ cái TK 1312 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK, ứng với nợ TK này ….. T10 T11 T12 1361 33311 5121 5111 711 1388 1312 3388 5113 91.279.446 11.028.265.594 … 123.938.808 1.506.882.162 384.141.500 213.266.775 2.575.866.904 … 1. Công p/sinh nợ … 1.127.452.040 1.648.691.470 3.261.736.345 2. Tổng p/sinh có … 1.144.598.550 1.802.694.115 3.239.498.527 Số dư cuối kỳ Nợ Có 2.488.468.343 2.471.321.833 2.317.319.188 2.339.557.006 (Biểu 2.31) Sổ cái TK1311 cũng được lập tương tự như vậy Riêng sổ cái các TK 5111,5113,5121,632 do việc xác định kết quả được thực hiên vào cuối quý nên các tháng trong quý chỉ phản ánh số phát sinh mà không kết chuyển đến tháng cuối cùng của quý mới thực hiện việc kết chuyển một lần Sổ cái TK 5111 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK, ứng với nợ TK này ….. T10 T11 T12 911 106.250.652.218 1. Công PS nợ 0 0 106.250.652.218 2. Tổng PS có 23.193.741.923 31.556.288.100 51.500.622.195 2. Số dư CK- Nợ Có 23.193.741.923 54.750.030.023 0 (biểu 2.32) Sổ cái TK 5113 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK,ứng với nợ TK này ….. T10 T11 T12 911 1. Công P/s nợ 0 1.085.916.780 2. Tổng P/s có 221.456.588 248.423.601 616.336.590 Dư cuối kỳ Nợ Có 221.456.589 469.580.190 0 (Biểu 2.33) Sổ cái tk 5121 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK, ứng với nợ TK này ….. T10 T11 T12 911 5.398.895.546 1. Công P/s nợ 0 5.398.895.546 2. Tổng P/s có 1.192.129.228 1.524.827.614 2.681.938.704 3. Dư cuối kỳ Nợ Có 1.192.129.228 2.716.956.842 0 (Biểu 3.34) Sổ cái tk 632 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK, ứng với nợ TK này ….. T10 T11 T12 1561 1562 157 154 3.594.457.500 85.847.854 … … 4.053.860.826 64.242.755 … … 15.131.538.639 86.240.393 38.609.455.287 506.368.209. 1. Công P/s nợ 24.268.811.350 33.204.906.878 54.333.602.528 2. Tổng P/s có 0 0 111.807.320.756 3. Dư cuối kỳ Nợ Có 24.268.811.350 57.473.718.228 0 (Biểu số 2.35) III/ Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những loại chi phí không thể thiếu và thường chiếm một tỷ trọng không nhỏ đặc biệt là trong các doanh nghiệp thương mại. Vậy phải làm gì để theo dõi và phản ánh một cách chính xác hai loại chi phí này thì mỗi doanh nghiệp lại sử dụng những loại sổ khác nhau. Tại công ty NTSI chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được theo dõi tập trung trên cùng một số NK-CT số 8-TK 641, 642 cho từng chi nhánh và văn phòng sau đó được tổng hợp lên NK- TH số 8 toàn công ty và lên sổ cái. Theo cách hạch toán mà công ty làm thì chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ được kế toán các chi nhánh và văn phòng kết chuyển một lần vào tháng cuối cùng của quý với số liệu được tổng cộng của cả 3 tháng Chứng từ Sổ cái NK- CT số 8 NK tổng hơp số 8 Việc theo dõi được thực hiện trên các tài khoản chi tiết trong đó Chi phí bán hàng bao gồm: -Chi phí nhân viên -Chi phí vật liệu, bao bì. -Chi phí dụng cụ đồ dùng -Chi phí khấu hao TSCĐ -Chi phí dịch vụ mua ngoài. -Chi phí bằng tiền khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: -Chi phí nhân viên quản lý. -Chi phí vật liệu quản lý -Chi phí đồ dùng văn phòng. -Chi phí khấu hao TSCĐ. -Thuế, phí lệ phí -Chi phí dịch vụ mua ngoài. -Chi phí bằng tiền khác. NK- CT Số 8 TK 641,642 Tháng 12/2002 Văn phòng công ty(1000đ) Ghi nợ tk 641,642 ghi có tk ạ Ghi có tk 641,642 ghi nợ tk ạ TK 3382 3383 3384 334 … cộng TK 911 cộng 6411 1.361 3.170 439 64.000 68.970 6411 119.193 119.193 6412 … … 6412 6413 … … 6413 … … … … 6421 1.000 3.868 549 37.800 43.717 6421 81.759 81.759 6422 … … 6422 6423 … … 6423 … … … … cộng 2.861 7.038 988 101.800 147.977,061 427.419,495 427.419,495 (Biểu 3.36) IV/ Hạch toán xác định kết quả kinh doanh Báo cáo kết quả kinh doanh là khâu cuối cùng qua công tác kế toán nó phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Đây là một tài liệu kế toán vô cùng quan trọng và có giá trị đối với các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng quan tâm (cục thuế, nhà đầu tư, bạn hàng, đối thủ cạnh tranh…) trong kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và phân tích các thông tin kế toán để ra quyết định Chính điều này đòi hỏi sổ sách làm căc cứ lên báo các phải được kế toán phản ánh chính xác, kịp thời, toàn diện và khách quan. IV.1. Thời điểm hạch toán Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình và yêu cầu của công tác quản lý mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn thời điểm xác định kết quả kinh doanh phù hợp. Tại Công ty Nông Thuỷ Sản I thì thời điểm được lựa chọn để hạch toán xác định kết quả kinh doanh là theo từng quý cho toàn công ty. IV.2. Chứng từ sử dụng Để lên được báo cáo kết quả kinh doanh công ty phải phản ánh đầy đủ tất cả các chứng từ phát sinh trong quý lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để lên báo cáo. IV.3. Sổ kế toán Tại công ty hach toán kết quả tiêu thụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán có NK- CT Số 8 TK 911, sổ cái TK 911 IV.4. Trình tự hạch toán Hàng tháng ở chi nhánh và văn phòng công ty đều có nhiệm vụ lên báo cáo quyết toán tháng để cho phòng kế toán Công ty lên NK-TH để lên sổ cái, công việc kết chuyển được thực hiện một lần vào cuối quý. 632 911 5111, 5121,. K/c giá vốn hàng bán(ckỳ) K/c doanh thu thuần (ckỳ) K/c CP bán hàng (ckỳ) K/c CP quản lý DN 421 Lỗ về tiêu thụ Lãi về tiêu thụ 641(6411, 6412…6418) 642 (6421,6422…6428) Sơ đồ 3: Hạch toán xác định kết quả kinh doanh Kết quả TT = doanh thu thuần - (giá vốn hàng bán + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp) Doanh thu thuần = Tổng DT bán hàng – Các khoản giảm trừ. Các khoản giảm trừ bao gồm: - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại - Thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu … NK- CT số 8 TK 911 Quý 12/2002 Toàn công ty Đơn vị Cộng có Ghi có TK 911 ghi nợ TK khác 5111 5113 5121 … 1. XNVtải 5.402.379.334 5.296.434.343 105.944.991 2. Nam Hà 1.512.413.093 1.219.272.453 4.409.070 288.731.570 3. XN. Hnội 3.381.369.422 2.025.604.472 80.341.307 1.275.123.643 4. V.Phòng 79.545.639.576 75.442.135.644 495.054.174 3.608.449.758 5. XNHP 4.552.950.776 4.444.060.839 108.070.937 819.000 6. TB 855.357.653 823.066.746 32.290.907 7. T.Hoá 706.866.242 702.775.342 4.090.900 8. Vinh 559.103.097 313.508.603 245.594.494 9. Q.Ninh 8.450.000 8.450.000 10. TPHCM 8.924.487.950 8.924.487.950 11. L.Sơn 4.068.192.726 4.064.192.726 4.000.000 12. L. Cai 1.629.760.018 1.398.168.443 6.120.000 2.225.471.575 13. CHXD 1.588.494.657 1.588.494.657 Cộng 112.735.464.544 106..250.652..218 1.085.916.780 5.398.895.546 (Biểu 3.37) Từ các nhật ký chứng từ có liên quan kế toán làm căn cứ để lên sổ cái TK 911 nhằm xác định kết quả cho hoạt động kinh doanh Sổ cái TK 911 Quý IV Ghi có các TK ứng với nợ TK này ….. T10 T11 T12 632 6411 6412 6413 6414 6417 6418 6421 6422 6423 6424 6425 6427 6428 421 111.807.320.756 342.104.580 11.718.656 12.959.375 26.458.959 151.678.756 49.312.882 81.759.000 8.245.847 8.953.181 13.895.640 12.958.400 44.282.615 4.155.973 159.659.924 1. Cộng P/s nợ 112.735.464.544 2. Tổng P/s có 112.735.464.544 3. Dư cuối kỳ Nợ Có (Biểu 3.38) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Quý IV/2002 Toàn công ty Chỉ tiêu Mã số Số tiền 1 2 3 Tổng doanh thu 01 112.745.561.194 Các khoản giảm trừ 02 10.096.650 + Giảm giá hàng bán 03 1.500.000 + Hàng bán bị trả lại 04 8.596.650 1. Doanh thu thuần (01-02) 10 112.735.464.544 2. Giá vốn hàng bán 11 111.807.320.756 3. Lợi nhuận gộp 20 928.143.788 4. Chi phí bán hàng 21 594.233.208 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 174.250.656 6. Lợi nhuận thuần 30 159.659.924 (Biểu 3.39) Phần II Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Nông thổ sản I I/ Nhận xét chung về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Nông thổ sản I I.1 Những ưu điểm * Về công tác quản lý Trong cơ chế thị trường, hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp luôn đứng trước những cạnh tranh gay gắt chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế, xu hướng hội nhập và quốc tế hoá là thách thức lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp trong đó có Công ty Nông Thổ Sản I. Công ty phải chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, phải đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Do vậy, tiêu thụ hàng hoá luôn được Ban lãnh đạo Công ty quan tâm và tìm mọi biện pháp để đẩy mạnh. Sau thời gian xây dựng và hoạt động, mặc dù đã gặp không ít những thử thách, khó khăn song bằng sự nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi. Công ty đã không ngừng phát triển, khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng như một số nước trên thế giới. Hệ thống quản lý nói chung, bộ phận kế toán nói riêng trong đó đặc biệt là bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hoá không ngừng được hoàn thiện để phục vụ tốt hơn cho sản xuất kinh doanh. Bộ máy công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý thực hiện chuyên môn hoá và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đội ngũ công nhân viên giàu nghị lực, trách nhiệm hứa hẹn một sự phát triển cao hơn nữa trong tương lai. Là một đơn vị có quy mô lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên điạ bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc của đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác, có sự phân cấp, quản lý tương đối toàn diện cho các đơn vị phụ thuộc nên hình thức tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác kế toán của công ty nói riêng vừa tập trung vừa phân tán là hợp lý. Bộ máy tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, các phòng kế toán của các bộ phận được hoạt động phân tán tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ quản lý có hiệu quả cho các đơn vị, giúp Giám đốc nắm được các thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời để từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó bộ máy kế toán của công ty gồm những cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu cùng với sự phân công công việc hợp lý là một trong những nhân tố giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được thông suốt, kịp thời, nhanh chóng phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế hiện nay. Các phòng ban luôn có mối quan hệ chặt chẽ với phòng tài chính kế toán tạo điều kiện cho công việc được nhịp nhàng, ăn khớp. * Về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả. Công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ đã đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng như đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý rõ ràng và dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã cố gắng hạn chế việc ghi chép trùng lặp tăng khả năng đối chiếu nên đã đảm bảo được tính thống nhất của các số liệu kế toán. - Về chứng từ Các chứng từ bán hàng được lập rõ ràng, chính xác đúng quy định của Bộ tài chính. Do đó, các chứng từ đã phản ánh được đầy đủ những thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty bảo đảm cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của Công ty, đặc biệt là cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận bán hàng. - Về hệ thống tài khoản sử dụng. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành, căn cứ vào quy mô và đặc điểm kinh doanh cụ thể của mình công ty Nông Thổ Sản I đã lựa chọn những tài khoản thích hợp và chi tiết thêm một số tài khoản để vận dụng vào công tác hạch toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán nhằm cung cấp và phản ánh thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện cho Ban Giám đốc về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp. - Hệ thống sổ kế toán: Các sổ kế toán dùng để hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là rõ ràng, phản ánh được các số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. Công ty có sự chỉ đạo thống nhất từ phòng kế toán đến các đơn vị cơ sở trực thuộc theo đó thì các chi nhánh và văn phòng công ty có trách nhiệm lập quyết toán hàng tháng và gửi cho phòng kế toán tổng hợp số liệu vào sổ cái để lên báo cáo kết quả kinh doanh hàng quý. Vì vậy, việc hạch toán kế toán và lập báo cáo được thực hiện có nề nếp, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và kết quả tại các đơn vị cơ sở. Phần hạch toán chi tiết hàng hoá, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song là hợp lý. Bởi vì hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời, đặc biệt dễ dàng vận dụng máy tính vào việc hạch hạch toán chi tiết. Tuy vậy, với số lượng mặt hàng kinh doanh đa dạng như hiện nay việc lập các sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá là rất vất vả cho kế toán hàng tồn kho. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch lưu chuyển hàng hoá. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động của hàng hoá bên cạnh đó việc hạch toán và tổ chức sổ chi tiết theo từng tài khoản cụ thể như sổ cho TK511 bao gồm sổ TK 5111, 5112, 5113, sổ cho TK 512 bao gồm TK 5121, 5122, 5123, sổ cho TK 156 gồm 1561, 1562 đã phản ánh rất rõ ràng chi phí, kết quả hoạt động của từng lĩnh vực và thể hiện trình độ cao của nhân viên kế toán đồng thời thuận tiện cho theo dõi và quản lý. Phần kế toán tổng hợp công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao, đảm bảo tính chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động. - Phương thức thanh toán Công ty áp dụng phương thức bán hàng rất linh hoạt với nhiều hình thức thanh toán được chấp nhận nên đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá, thu hút được một lượng lớn khách hàng đến với công ty. - Tổ chức tiêu thụ hàng hoá. Với phương thức tiêu thụ hàng hoá qua kho, chuyển thẳng, giao đại lý, bán tại quầy với thủ tục đơn giản, nhanh chóng đáp ứng tốt nhu cầu chuyển hàng cùng với đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo, có kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại và Marketing nên quá trình tiêu thụ luôn diễn ra một cách thuận tiện. Nhìn chung công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho Ban Giám Đốc, đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước đúng quy định. Thường xuyên có sự đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tiêu thụ và kế toán các phần hành khác đảm bảo cho việc hạch toán được tiến hành chính xác, thuận tiện. Tuy nhiên, đi sâu vào tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Công ty, bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những hạn chế mà Công ty cần nghiên cứu để cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác kế toán trong quản lý quá trình kinh doanh của Công ty. I.2. Những tồn tại cần khắc phục * Về quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ ban đầu là hoá đơn GTGT, từ khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá đến khi quay về phòng kế toán còn chậm, làm cho kế toán không phản ánh được kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Cụ thể như việc lập hoá đơn GTGT cho hàng bán tại quầy cho thấy nghiệp vụ kinh tế chưa được phản ánh cập nhật vì hàng hoá tiêu thụ xong rồi được nhân viên bán hàng lập bảng kê, sau đó gửi lên phòng kế toán cho kế toán bán hàng và lúc này kế toán bán hàng mới căn cứ vào bảng kê để lập hoá đơn GTGT trong khi đó việc gửi bảng kê của nhân viên bán hàng chỉ được thực hiện vào cuối tháng từ đó ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT. * Về vận dụng chứng từ. Tại công ty khi xuất hàng giao cho các đơn vị đại lý thì hoá đơn được sử dụng là “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” kèm theo lệnh điều động nội bộ. Điều này chứng tỏ mặc nhiên chúng ta đã coi các đơn vị đại lý như đơn vị thuộc công ty mình nhưng trên thực tế đó chỉ là những đơn vị trung gian bán để được hưởng hoa hồng. Vì vậy để việc vận dụng chứng từ một cách chính xác Công ty nên sử dụng “phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý” kèm theo lệnh điều động nội bộ. Phiếu này đã được ban hành và công ty có thể đến mua tại các cơ quan thuế. Bên cạnh đó việc văn phòng công ty lấy luôn mã số thuế của công ty làm mã số đại diên cho công việc kinh doanh của văn phòng là chưa phù hợp do đó văn phòng nên đăng ký riêng cho mình một mã để tiện lợi hơn. * Phương pháp tính giá hàng xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) do vậy đến cuối kỳ, sau khi tính được giá thực tế bình quân và căn cứ vào số lượng hàng xuất trong kỳ, kế toán mới tính được giá trị hàng xuất bán trong kỳ. Điều này có nghĩa là công tác kế toán cuối tháng rất nhiều nên một phần làm cho thời gian lập báo cáo chậm lại, mặt khác sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của báo cáo (tính cập nhật…) bên cạnh đó nếu doanh nghiệp muốn có thông tin về giá vốn ở trong kỳ để phân tích và ra quyết định là không thể thực hiện được. * Hình thức sổ kế toán Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này đã phát huy được trong những năm qua khi Công ty áp dụng kế toán thủ công, nâng cao năng suất, đảm bảo đối chiếu chặt chẽ, đồng thời cán bộ kế toán có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ. Tuy nhiên, hình thức này có hạn chế rất lớn là phức tạp về kết cấu, quy mô sổ lớn về lượng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ nhật ký chính và phụ (bảng kê, bảng phân bổ…) nên tỏ ra không phù hợp khi công ty đưa máy tính vào nhằm giảm bớt công việc cho kế toán. * Phương thức thanh toán Việc khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp do có liên quan đến tiền mặt tại quỹ để đầu tư, lãi suất ngân hàng… qua theo dõi tình hình tại công ty em nhân thấy phương thức thanh toán chủ yếu là trả chậm (khách hàng chiếm dụng vốn) trong khi đó lại chưa có quy định rõ về thời hạn, cũng như những bảo đảm cần thiết để chứng minh khách hàng sẽ thanh toán. Điều này sẽ mang lại rất nhiều rủi ro cho công ty. * Kết cấu và tổ chức sổ. Để khối lượng công việc được giảm thiểu tối đa mà vẫn bảo đảm tính hiệu quả thông tin kế toán thì việc thiết kế kết cấu sổ và lựa chọn loại sổ cho hợp lý là rất cần thiết. Qua thời gian thực tập tại công ty em nhận thấy - Việc tách chi phí mua hàng để cuối tháng phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ là hết sức hợp lý tuy nhiên việc theo dõi chi phí này là còn chưa được chú trọng cụ thể là: Kế toán hàng tồn kho chỉ lập duy nhất bảng kê số 8- TK 1562 vào cuối kỳ với một dòng phản ánh chi phí thu mua được phân bổ trong kỳ cho tất cả các loại hàng hoá mà không phản ánh rõ ràng từng mặt hàng được phân bổ như thế nào. - Kết cấu của bảng cân đối hàng hoá được lập vào cuối kỳ vẫn chưa thực sự hợp lý và quá rườm rà làm tăng sự phức tạp không cần thiết cho kế toán viên bởi vì: ã Trị giá hàng xuất bán mới chỉ có giá mua mà chưa bao gồm chi phí thu mua nên đó chưa phải là giá vốn hàng bán. ã Doanh số bán ra là lấy từ các bảng kê bán hàng nên chưa trừ đi các khoản giảm trừ. Từ hai điều này chúng ta không thể xác định được lãi gộp của từng mặt hàng như trên bảng cân đối hàng hoá. - Tại các chi nhánh và văn phòng công ty vào cuối mỗi tháng đều thực hiện việc lên các nhật ký chứng từ trong đó NK-CT số 8- TK 632, NK-CT số 8- TK 5111, 5121, 5113 NK-CT số 8- TK 641, 642 là những nhật ký làm căn cứ lên sổ cái để lên báo cáo kết quả kinh doanh nhưng vấn đề đặt ra là: Việc kết chuyển sang TK 911 từ những TK trên chỉ được thực hiện vào tháng cuối cùng của quý còn những tháng trong quý các TK này sẽ tồn tại số dư. Điều này đã không phản ánh đúng kết cấu của các TK. + Kết cấu của NK-CT những TK này được thiết kế hai bên. ã Ghi nợ những TK này ghi có các TK khác. ã Ghi có những TK này ghi nợ các TK khác. Nên vào tháng cuối cùng của quý bên nợ là số phát sinh của tháng đó nhưng bên có (bên kết chuyển) là số phát sinh của cả 3 tháng cụ thể: NK-CT số 8 các TK 632,641,642 bên nợ là số phát sinh của tháng đó nhưng bên có (bên kết chuyển) là số phát sinh của cả 3 tháng NK-CT số 8 các TK 5111, 5121, 5113 bên có là số phát sinh của tháng đó nhưng bện nợ (bên kết chuyển) là số phát sinh của cả ba tháng do đó sẽ dẫn đến tình trạng là muốn kiểm tra tính chính xác của số liệu kết chuyển thì phải quay trở lại xem xét cả phát sinh nợ của TK 632 những tháng trong kỳ, và người đọc khó hiểu. Điều này là rất không tiện dụng. * Về công tác hạch toán Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều phản ánh kịp thời và chính xác. Tuy nhiên với trường hợp khách hàng thanh toán ngay thì kế toán vẫn phản ánh qua tài khoản trung gian 131 là không cần thiết và không đúng bản chất của nghiệp vụ mặc dù định khoản đó vẫn không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. * Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. Nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh chưa chi tiết cho từng nhóm mặt hàng kinh doanh do kế toán công ty chỉ thực hiện việc xác định kết quả cho tất cả các loại hàng hoá. Như vậy, Ban lãnh đạo công ty khó có thể đưa ra được quyết định phát triển mở rộng kinh doanh những mặt hàng kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận và xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý. II. Một vài đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ II.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại Với chức năng là mua và bán thì trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ tiêu thụ là diễn ra thường xuyên. Vậy để các nhà quản lý định ra các kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện cũng như đưa ra các quyết định nên tiếp tục hay ngừng kinh doanh mặt hàng và để các đối tượng quan tâm nắm bắt được thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì các thông tin kế toán cần phải được cung cấp kịp thời, chính xác, toàn diện và khách quan. Như vậy, hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của hệ thống kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ nói riêng là một yêu cầu cần thiết Để hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ thì hệ thống chứng từ ban đầu phải được hoàn thiện bằng cách lập chứng từ và luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, tiết kiệm được chi phí và thời gian bên cạnh đó phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phù hợp nhằm sử dụng đúng tài khoản tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán phương hướng hoàn thiện công tác kế toán phải đáp ứng các nguyên tắc sau: Một là: Nguyên tắc thống nhất Hoàn thiện phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất giữa quản lý và kế toán, thống nhất về chính sách kế toán mà biểu hiện là thống nhất về đơn vị tiền tệ, về chính sách giá cả, về phương pháp hạch toán và về báo cáo số liệu kế toán. Hai là: Nguyên tắc phù hợp. Hoàn thiện dựa trên phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Bởi vì mỗi doanh nghiệp đều có đặc điểm riêng, điều kiện riêng. Do đó không có một mô hình chung cho tất cả các doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác kế toán, đảm bảo phát hiện tốt vai trò, tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý thì việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động và quy mô của doanh nghiệp, cơ chế và phân cấp của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán. Ba là: Nguyên tắc chuẩn mực Hoàn thiện phải hướng tới vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế. Đồng thời phải trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng các chế độ kế toán. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế của các đơn vị mà còn là công cụ quản lý kinh tế của nhà nước. Việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị kinh tế cụ thể được phép vận dụng và cải tiến không nhất thiết là phải rập khuôn máy móc theo đúng chế độ, nhưng trong khuôn khổ nhất định phải tôn trọng chế độ, tôn trọng cơ chế. Bốn là: nguyên tắc hiệu quả Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm đem lại hiệu quả cao, đồng thời phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. II.2 Một vài đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ * Với Công ty Nông thổ sản I- Bộ thương mại. Qua tình hình thực tế tại Công ty Nông thổ sản I- Bộ thương mại trong thời gian thực tập và trên cơ sở lý luận đã được học tập tại trường về hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, em xin đưa ra một số đề xuất nhỏ nhằm góp phần không ngừng nâng cao chất lượng công tác kế toán đồng thời phần nào khắc phục được những hạn chế đang tồn tại ở công ty Nông Thổ Sản I. - Về quy trình luân chuyển chứng từ: Để việc phản ánh nghiệp vụ phát sinh kịp thời nhanh chóng, giảm bớt khối lượng công việc kế toán vào cuối tháng thì đối với hình thức bán hàng tại quầy lập bảng kê công ty lên quy định rõ thời điểm nộp bảng kê theo định kỳ 5 ngày hoặc 10 ngày. - Hoàn thiện phương pháp tính giá hàng tồn kho. Hiện nay tại Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán nhưng do giá này được xác định vào cuối kỳ nên trong kỳ kế toán chỉ theo dõi được về mặt khối lượng dẫn đến nhược điểm là khi nhà quản lý cần được cung cấp thông tin tức thời về tình hình giá vốn để phân tích đánh giá và ra quyết định là không thể có được. Trong thời kỳ mà thông tin là yếu tố cơ bản để thành công, công ty nên áp dụng phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập kho (giá bình quân liên hoàn). Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kho hàng hoá, tính lại giá thực tế bình quân và làm căn cứ để tính giá trị hàng hoá ngay sau lần nhập đó qua phương pháp này trị giá của hàng xuất kho sẽ được tính một cách chính xác, đồng thời giúp kế toán theo dõi, phản ánh được tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá về mặt số lượng và giá trị một cách kịp thời. Theo phương pháp này, đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (giá bình quân liên hoàn) được tính theo công thức: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế của hàng + Giá thực tế hoá trước lần nhập của hàng hoá nhập Số lượng hàng hoá tồn + Số lượng hàng hoá trước lần nhập nhập VD: Ngày 01/01/2002 lượng đường trắng NA tồn kho ở Công ty là 9000kg, đơn giá là 4500đ/kg. Ngày 02/01/2002 nhập thêm 1000kg với đơn giá là 4600đ/kg. Ngày 8/01/2002 xuất bán cho chị An 3000kg. Như vậy cuối ngày 02/01 kế toán tính được đơn giá hàng tồn kho như sau: Đơn giá bình quân sau lần nhập một = 9000 x 4500 + 1000 x 4600 = 4510(đ/1kg) 9000 + 1000 Vậy giá trị xuất bán ngày 06/01/2002 là: 3000 x 4510 = 13.530.000. Khi đó, tại văn phòng công ty, kế toán có thể mở “sổ chi tiết hàng tồn kho” theo mẫu sau: Sổ chi tiết hàng hoá Tên kho Tên hàng Chứngtừ Diễn giải TK đ/ứng Nhập Xuất Tồn SH NT SL (kg) ĐG(đ/kg) TT(đ) SL (kg) ĐG(đ/kg) TT(đ) SL (kg) ĐG(đ/kg) TT(đ) Tồn đkỳ 2/1 Nhập 6/1 Xuất Cộng PS Tồn cuối kỳ - Về hình thức thanh toán Hiện nay hình thức thanh toán tại Công ty chủ yếu là thanh toán chậm bên cạnh đó Công ty lại chưa có quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán do đó vốn bị chiếm dụng nhiều hạn chế khả năng kinh doanh, đầu tư và thiệt hại về lãi suất ngân hàng để khắc phục tình trạng này Công ty nên quy định thời hạn thanh toán từ 15- 20 ngành và nên áp dụng chính sách triết khấu thương mại (số tiền giảm trừ cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định trong hợp đồng hoặc trong cam kết) nhằm thu hút vốn nhanh. Theo thông tư 89/2002 chiết khấu thương mại được hạch toán như sau: Nợ TK 512: Chiết khấu thương mại Có TK 111,112: Nếu thanh toán bằng tiền Có TK 131: Trừ vào nợ phải thu của khách hàng Cuối kỳ kết chuyển sang TK 511 để xác định kết quả kinh doanh 111, 112 131 512 511 CK bán hàng FS ckỳ (đã thanh toán =tiền) Trừ vào nợ phải thu của KH K/c CP tài chính (ckỳ) Sơ đồ 4: Hạch toán chiết khấu bán hàng Bên cạnh đó vơí hình thức thanh toán ngay để phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ phát sinh công ty không nên hạch toán thông qua 131 mà nên đưa thẳng vào TK 111,112. Nợ TK 111,112: Có TK 5111: CóTK33311: - Về hệ thống tài khoản Theo thông tư số 89 ngày 9/10/2002 ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ tài chính trong đó hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực cùng với đó là việc thay đổi một số TK trong hệ thống tài khoản doanh nghiệp nhưng trong năm 2002 doanh nghiệp chưa áp dụng. Vì thế sang năm 2003 doanh nghiệp nên nghiên cứu, xem xét để thực hiện đúng chế độ mới. - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Là một Công ty kinh doanh trong lĩnh vực nông thuỷ sản một mặt hàng có giá cả lên xuống thất thường cùng với đó là việc nhập khẩu tràn lan không kiểm soát được (thực tế như việc nhập khẩu đường, đỗ Trung Quốc trong năm qua) đã gây giảm giá mạnh trong nước. Bên cạnh đó quá trình dự trữ hàng hoá ở các doanh nghiệp thương mại hàng hoá đôi lúc làm doanh nghiệp bị thiệt hại về các khoản giám giá hàng tồn kho trên thị trường để tránh được thiệt hại đó, doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối kỳ bằng cách cuối mỗi niên độ, kế toán nên kiểm kê hàng tồn kho so sánh giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho với giá gốc trên sổ sách kế toán, nếu giá thuần của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc ghi trên sổ sách kế toán thì phải lập dự phòng. Khi đó giá trị của hàng mua vào sẽ được đánh giá theo đúng trị giá của nó từ đó mới phát hiện được chính xác lãi thực tế thu được trong kỳ kinh doanh. Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho kế toán sử dụng TK 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Như vậy cuối niên độ kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu giá thị trường nhỏ hơn giá ghi sổ. Mức dự phòng này được hạch toán vào TK 632 “giá vốn hàng bán - chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho” và được hoà nhập cũng vào TK đó. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng hoá tồn kho x Chênh lệch giữa giá trị gốc với giá trị thuần có thể thực hiện được Chênh lệch giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được = Giá gốc ghi trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường VD: Ngày 31/12/2002 kế toán tổng hợp số liệu cho biết trong kho của công ty còn tồn 6000kg đường trắng NA, giá ghi sổ của đường này là 4500đ/kg biết giá trị thuần có thể thực hiện được của loại đường này tại thời điểm đó là 4200đ/kg như vậy giá đường hiện tại giảm so với giá gốc trên sổ là: 4500 – 4200 = 300đ. Vậy ngày 31/12/2002 kế toán tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Nợ TK 632: 3000 x 600 = 1.800.000đ Có TK 159: 1.800.00đ + Dự phòng phải thu khó đòi Do tồn tại cũ để lại doanh nghiệp còn rất nhiều khách nợ trong đó: Số nợ quá hạn và mất khả năng thanh toán không phải là nhỏ bên cạnh đó hàng hoá của Công ty được thực hiện theo phương thức bán hàng trả chậm chiếm tỷ trọng lớn nên việc thu hồi được hết nợ là công việc không dễ dàng. Do vậy, để dự phòng những tổn thất về các khoản thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo giữa doanh thu và chi phí trong kỳ được phản ánh một cách chính xác, Công ty nên lập dự phòng cho những khoản nợ khó đòi, Công ty sử dụng TK 139 “dự phòng phải thu khó đòi”. Như vậy, phải tính số nợ chắc chắn không thu hồi được để lập dự phòng chi tiết cho từng khách hàng khó đòi. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi kế toán tiến hành hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp và hoà nhập cũng vào tài khoản đó. Số dự phòng cần lập cho niên độ tới của khách hàng đáng ngờ = Tổng số tiền nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ x Tỷ lệ % ước tính không thu hồi được ở khách hàng đáng ngờ Ví dụ: Ngày 29/12/2002 khách hàng là công ty Nam Giang vẫn chưa thanh toán số nợ cũ mua đường từ tháng 9/1999 của công ty là 234.000.000đ, tỷ lệ ước tính không thu được khoản nợ này là 20%. Kkế toán công ty tiến hành trích lập dự phòng cho năm tới cho khoản thu khó đòi này như sau: Nợ TK 642: 234.000.000 x 20% =46.800.000đ Có TK 139: 46.800.000đ - Về hệ thống sổ kế toán sử dụng + Để công việc làm sổ được thuận tiện và dễ hiểu cho người sử dụng thông tin Công ty nên mở thêm sổ chi tiết TK 1562 cho từng loại hàng. Căn cứ vào đó để lên bảng kê số 8- TK 1562 chi tiết cho từng kho hàng để từ đó đưa ra những biện pháp nhằm giảm chi phí thu mua cho những mặt hàng có chi phí thu mua quá lớn. Sổ chi tiết tài khoản 1562 Hàng hoá Kho Chứng từ Diễn giải TK đ.ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số psinh tkỳ Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Bảng kê số 8- 1562 STT Diễn giải Dư đkỳ Ghi nợ TK 1562 ghi có TK khác Cộng nợ Ghi có TK 1562 ghi nợ TK khác Cộng có Dư ckỳ 1111 1121 … 632 … 1 Kho xuất nhập khẩu 2 Kho Anh Kiểm 3 Kho chị Thanh 4 Kho anh Ngọc … Cộng Qua phân tích thì việc lập thêm doanh số bán ra và lãi gộp cho bảng cân đối hàng hoá là không cần thiết và gây phức tạp cho công tác kế toán. Vì vậy kế toán công ty nên thay đổi kết cấu cho tiện ích. Bảng cân đối hàng hoá STT Diễn giải ĐVT Dư đầu kỳ Nhập tkỳ Xuất tkỳ Xuất hhụt Tồn cuối kỳ SL TG SL TG SL TG SL TG SL TG I Phòng XNK 1 2 II Kho A.Kiếm 1 2 Cộng 1561 1 2 … Cộng 157 Bên cạnh đó, công ty nên mở thêm báo cáo bán hàng cho các TK 5111, 5113, 5121, để tiện cho việc theo doĩ, đánh giá cung cấp thông tin cho nhà quản lý Báo cáo bán hàng T12- TK5111 T12/2002 STT Tên hàng hoá ĐV Số lượng Giá vốn Doanh thu Các khoản giảm trừ Lãi gôp ĐG TT 531 532 … 1 Đường NA 2 Đậu tương 3 Vải kaki … Cộng + Với ý nghĩa là nhằm giảm bớt 1/2 khối lượng ghi có thì các NK- CT thường chỉ phản ánh số phát sinh bên có của tài khoản. Trừ một số TK dùng để phân tích và kiểm tra do đó việc kế toán Công ty mở các NK-CT cho các TK tiêu thụ và kết quả theo 2 vế là không cần thiết. Bên cạnh đó những TK này lại có ghi đối ứng với nhau nên có thể mở chung trên một NK-CT chứ không cần phải tách ra như cách làm hiện nay. Vì vậy, tại văn phòng và các chi nhánh có thể mở NK-CT theo tháng dùng chung cho các TK xác định kết quả tiêu thụ. Từ đó làm căn cứ để lên NK-CT tổng hợp theo tháng cho toàn công ty để làm căn cứ lên sổ cái làm như vậy sẽ giảm… được số lượng NK-CT phải vào. NK-CT số 8 T12/2002 Nợ Có 1311 1312 1561 1562 5111 5113 5121 532 531 632 911 641 … Cộng 111 131 632 5111 5113 5121 Cộng Bên cạnh đó Công ty cũng nên mở “sổ chi tiết TK911” cho từng loại hàng hoá (nhóm hàng hoá) và từ đó tiến hành xác định kết quả hơn thu hàng hoá cho từng loại hàng hoá đó. Có như vậy mới giúp công tác quản trị có thể phân tích được hoạt động kinh doanh một cách cụ thể chi tiết hơn. Cụ thể đến cuối tháng, quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu, giá vốn hàng bán và tiến hành phân bố chi phí quản lý DN và chi phí BH theo doanh thu của từng loại mặt hàng kinh doanh đó xác định kết quả tiêu thụ của từng loại mặt hàng. CP QLDN (CPBH) của từng loại hàng hoá = DT từng loại hàng hoá x Tổng CP QLDN (CPBH) phát sinh trong kỳ Tổng DT của tất cả mặt hàng KD VD: Tổng doanh thu của toàn công ty quý I là 323.727.000.000đtrong đó doanh thu của đường NA: 9.000.000.000đ Tổng chi phí QLDN phát sinh trong kỳ là 1.030.000.000đ tổng chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ là 2.552.000.000đ vậy. Chi phí QLDN phân bổ cho = 9.000.000 x 1.030.000.000 = 28.635.239 mặt hàng đường NA trong kỳ 323.727.000 Chi phí bán hàng phân bổ cho = 9.000.000 x 2.552.000.000 = 70.948.669 mặt hàng đường NA trong kỳ 323.727.000 Sổ chi tiết TK 911 Hàng hoá: Đường NA Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh (đ) SH NT Nợ Có -K/c doanh thu thuần 5111 9.000.000.000 -K/c giá vốn hàng bán 632 890.000.000 -K/c CF quản lý DN 641 28.635.239 -K/c CF bán hàng 642 70.948.669 -K/c lãi 421 10.416.092 Cộng 9.000.000.000 9.000.000.000 - Lập danh điểm hàng hoá Với trình độ tay nghề như hiện nay cùng với việc ứng dụng máy vi tính vào công việc kế toán Công ty hoàn toàn có thể sử dụng phương pháp lập danh điểm hàng hoá- tức là quy định cho mỗi thứ hàng hoá một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các con số và chữ cái để thay thế tên gọi, cách của chúng. VD: Đậu tương: 15611 Đậu tương loại A: 15611.A Đậu tương loại B: 15611.B Đậu tương loại C: 15611.C Xăng: 15612 Xăng A92: 15612.A92 Xăng A90: 15612.A90 Tương ứng với doanh thu: Doanh thu bán đậu tương: 5111.1 Doanh thu bán đậu tương loại A : 5111.1A Doanh thu bán đậu tương loại B : 5111.1B Doanh thu bán đậu tương loại C : 5111.1C Doanh thu bán xăng: 5111.2 Doanh thu bán xăng A92: 5111.2A92 Doanh thu bán xăng A90: 5111.2A90 - Thay đổi hình thức sổ hạch toán Hiên nay công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức NK- CT , hình thức này đảm bảo đối chiếu chặt chẽ và tạo điều kiên nâng cao tay nghề cho kế toán viên. Tuy nhiên trong điều kiện mà kế toán máy đã được đưa vào sử dung rông rãi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, số lượng nghiệp vụ phát sinh liên tục và thường xuyên thì hình thức này tỏ ra không phù hợp do hệ thống sổ sách phức tạp, công việc mà kế toán phải đảm nhiệm trong ngày cũng như trong kỳ là lớn tạo ra sự vất vả cho nhân viên kế toán để hạn chế điều đó công ty có thể lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng sổ phát sinh có và dư của từng tài khoản trên sổ sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Ưu điểm của hình thức này là thích hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Kết cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện kế toán thủ công và lao động kế toán máy. : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 1561, 157, 632, 511… Bảng TH chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CT ghi sổ Sổ cái 156, 157, 632, 511, 911… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính - Thực hiện chiến lược thị trường linh động Trong tình hình hiện nay, công ty NTS I phải luôn tăng cường xây dựng và thực hiện các chiến lược thị trường như: + Với hệ thống cửa hàng bán lẻ như hiện nay, công ty có thể áp dụng phương thức bán hàng khoán doanh thu. Như vậy, bản thân các cửa hàng bán lẻ đương nhiên phải khai thác thị trường tiêu thụ cho chính mình. Đây có thể là đội ngũ marketing hiệu quả của công ty. + Tăng cường hơn nữa mạng lưới phân phối cả trong nước và ngoài nước, chi ngân sách cho việc nghiên cứu nhu cầu thị trường từ đó lựa chọn mặt hàng mua vào thích hợp. * Với Bộ tài chính và các ngành hữu quan - Pháp lệnh bị giảm hiệu lực do hoà lẫn hai loại hạch toán Kế toán và thống kê là hai loại hạch toán tuy có quan với nhau, nhưng có sự khác nhau khá căn bản: hệ thống các phương pháp, nguyên tắc và chuẩn mực,yêu cầu, đối tượng nghiên cứu... vì vậy, những quy định chung hai loại hạch toán trong một pháp lệnh sẽ làm cho các quy định pháp lý không cụ thể, không đầy đủ lẫn lộn giữa thống kê và kế toán.. Kế toán là công cụ quản lý với gía trị pháp lý cao phạm vi rộng, việc ban hành pháp lệnh để điều chỉnh mọi hành vi, hoạt động trong lĩnh vực kế toán là tất yếu trong bước quá độ; tuy nhiên, trong bối cảnh nền kinh tế thị trường Việt nam đang hình thành và hoàn thiện thì nền tảng và cơ sở pháp lý phải được thể chế thành pháp luật. - sự thống nhất giữa chuẩn mực và văn bản pháp quy về doanh thu và chi phí Chuẩn mực kế toán là văn bản pháp quy của nhà nước có tính độc lập và không phụ thuộc vào các văn bản pháp quy khác về cơ chế tài chính hay chính sách thuế của nhà nước. Như vậy có nghĩa là giữa các văn bản pháp quy trên chắc chắn có nội dung không thống nhất với nhau. Một trong những nội dung không thống nhất với nhau, đó là cách tính doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sự khác nhau đó xét trên lý thuyết là hiện tượng bình thường. Và doanh nghiệp không phải điều chỉnh sổ kế toán cũng như báo cáo tài chính đã lập theo quy định của Chuẩn mực Kế toán. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp và những người hành nghề kế toán thì sự khác nhau đó lại là không bình thường - Gỉa sử báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp được lập theo đúng quy định của chuẩn mực Kế toán, Giám đốc doanh nghiệp công bố công khai tình hình tài chính và lợi nhuận của doanh nghiệp trước Hội đồng quản trị, cán bộ công nhân viên và cổ đông của doanh nghiệp. Đồng thời tiến hành việc phân chia lợi nhuận theo phương án của Hội đồng quản trị được thông qua. Nhưng sau đó cơ quan thuế theo thẩm quyền tiến hành kiểm tra, xác định doanh thu, chi phí để tính thuế thu nhập của doanh nghiệp. Trong khi kiểm tra cơ quan thuế đã loại ra một số khoản chi không hợp lệ theo quy định của luật thuế thu nhập và các quy định pháp luật khác, dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên và số thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp sau khi kiểm tra cũng cao hơn số thuế mà giám đốc doanh nghiệp đã công bố. Và như vậy lợi tức mà cán bộ công nhân viên và cổ đông trong doanh nghiệp được hưởng sẽ giảm đi. Do hội đồng quản trị và cổ đông của doanh nghiệp có hiểu biết về sự khác nhau giữa công việc kế toán ở doanh nghiệp và công việc tính thuế của cơ quan thuế còn rất hạn chế và thường cho rằng kế toán trưởng là người tham mưu cho giám đốc quyết định chi tiêu sai chế độ tài chính của Nhà nước bị cơ quan thuế “xuất toán” làm giảm đi lợi ích của doanh nghiệp. Như vậy kế toán trưởng còn có đủ uy tín để doanh nghiệp tin dùng nữa không, nhất là khi luật kế toán được ban hành thì kế toán trưởng chỉ là người làm thuê cho doanh nghiệp tuyển dụng. Kết luận Lý luận và thực tiễn cho thấy tổ chưc hợp lý quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại vì qua đó nó giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt hơn khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ, hạch toán chính xác kết quả lãi,lỗ của hoạt đông kinh doanh từ đó có chủ trương, chính sách và biên pháp thích hợp. Tổ chức tốt quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá - xác định kết quả tiêu thụ sẽ đóng góp tích cực vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những yếu tố không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác kịp thời của thông tin và tài liêu kế toán. Trong thời gian thực tập tại công ty Nông Thổ Sản I, đã giúp em vận dụng những kiến thức đã được tranh bị trong trường học vào thực tiễn. Trên cơ sở đó củng cố những kiến thức đã học, đi sâu tìm hiểu cách tổ chức công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại công ty. Công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ được tổ chức tại công ty Nông Thổ Sản I là khá hợp lý, thể hiện ở nhiều mặt song bên cạnh đó còn một số tồn tại không thể tránh khỏi. Để khắc phục phần nào những nhược điểm đó em đã đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm công tác này tại công ty. Do việc đưa ra được các giải pháp hoàn chỉnh không phải là vấn đề đơn giản và do kiến thức còn nhiều hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ và chỉ bảo của các thầy cô giáo và các anh chị cán bộ của phòng kế toán công ty. Em xin chân thành cảm ơn Thầy Giáo Tiến Sỹ Nghiêm Văn Lợi và các cô chú anh chị phòng kế toán công ty đã giúp em hoàn thành bài viết này. Sinh viên thực hiện Mục lục