Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới

ăn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt, lên cân đối và rút ra số tiền chi tiền mặt, quản lý két tiền tại Công ty cho tốt nhất. - Kế toán kho: theo dõi việc Xuất Nhập hàng hoá, vào thẻ kho theo từng mặt hàng, cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất nhập tồn hàng hoá. - Kế toán Ngân hàng: có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng mà Chi nhánh có đặt quan hệ. Theo dõi các khoản tiền gửi vay thanh toán qua Ngân hàng. Lập các báo cáo kế toán liên quan đến Ngân hàng (VD: tiền vay, thanh toán mua hàng, thu tiền bán hàng). Mở L/C thanh toán với các đối tác nước ngoài. Thu thập chứng từ, sổ phụ và các thông tin khác từ Ngân hàng và lên báo cáo. Tham nưu về nghiệp vụ kế toán Ngân hàng hoạch định chiến lược tiền tệ như tỷ giá hối đoái, khả năng và nhu cầu của Ngân hàng, các chi phí dịch vụ khác của Ngân hàng. Hiện nay kế toán Ngân hàng có vai trò rất quan trọng là cầu nối giữa Công ty và Ngân hàng trong thời kỳ KTTT. Các doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì vấn đề cốt yếu là phải chủ động về vốn và các nguồn vốn khác trong đó Ngân hàng chính là nơi có khả năng cung cấp nguồn vốn lưu động cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tự tin và chủ động trong kinh doanh và chiến lược phát triển của mình. * Chứng từ áp dụng: Chi nhánh sử dụng bộ chứng từ do BTC phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT..... Hình thức sổ sách kế toán áp dụng của Chi nhánh là hình thức " chứng từ ghi sổ" và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. * Người phụ trách bộ phận - Kế toán trưởng: Trần Thị Hương * Người trực tiếp giúp sinh viên thực tập - Kế toán viên: Hoàng Tiến Dũng Số điện thoại: 04 5638607 Hình thức sổ sách Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức "chứng từ ghi sổ" và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết.. Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính. Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty Chứng từ gốc Bảng kê Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán chi nhánh Công ty có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra một số nhận xét và kiến nghỉ phần III của chuyên đề này. III. Tình hình hoạt động của Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới thời gian qua (từ 2000 - 2002) 1. Nhiệm vụ của Chi nhánh Là một Chi nhánh phạm vi hoạt động trên toàn miền Bắc với những chức năng nhiệm vụ đã được nêu ở phần trên chi nhánh đã hoạt động rất tốt. Trong quá trình thực tập vừa qua tại Chi nhánh bản thân em nhận thấy nổi lên một số hoạt động kinh doanh chủ yếu của chi nhánh như sau: - Kinh doanh nhập khẩu các thiết bị Xăng dầu - Kinh doanh Nhập khẩu thiết bị bưu điện và tin học...... - Kinh doanh siêu thị với mạng lưới 3 siêu thị ở xung quanh Hà Nội. - Kinh doanh thiết bị Văn phòng 2. Kết quả hoạt động 2.1. Về cơ cấu lao động Trong thời gian qua Chi nhánh đã hình thành một đội ngũ lao động có trình độ quản lý và tinh thần trách nhiệm cao. Đội ngũ bán hàng cũng đang dần hoàn thiện mình trong khâu bán hàng và giới thiệu hàng hoá của Chi nhánh. Sau đây là bảng số liệu về tình hình nhân lực của Chi nhánh trong 3 năm (2000 - 2002) Đơn vị: Người Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 So sánh 2001/2002 So sánh 2002/2001 SL % SL % SL % + (- ) % + ( - ) % Tổng số lao động 280 100 282 100 285 100 2 100,7 3 101,1 I. Phân theo giới tính - - - - - - - - - - 1. Lao động Nam 102 36,4 102 36,2 105 36,8 0 100 3 102,9 2. Lao động Nữ 178 63,6 180 63,8 180 63,2 2 101,1 0 100 II. Phân theo khối - - - - - - - - - - 1. Văn phòng 74 26,4 74 26,2 74 25,9 0 100 0 100 2. Kinh doanh 70 25 79 28 80 28,1 9 112,8 1 101,2 3. Bán hàng 136 48,6 129 45,8 131 46 - 7 94,8 2 101,6 III. Phân theo bằng cấp - - - - - - - - - - 1. Đại học 38 13,6 40 14,2 41 14,4 2 105,3 1 102,5 2. Trung cấp, Cao đẳng 102 36,4 82 29 82 28,7 - 26 80,4 0 100 3. Trình độ khác 140 50 160 56,8 162 56,9 20 11,4 2 101,2 Qua bảng phân tích số liệu về tình hình lao động của chi nhánh ta thấy số lao động đã tăng qua các năm. Năm 2001/2000 tăng 2 người tương ứng số tăng tuyệt đối 0,7%. Năm 2002/2001 tăng 3 người tương ứng số tăng tuyệt đối 1,1%. Để thấy được sự tăng giảm theo các cách phân chia khác nhau ta xét trên từng góc độ. - Phân chia theo giới tính Dựa vào bảng phân tích cho thấy lao động Nữ chiếm tỷ lệ cao hơn lao động Nam cụ thể Nữ chiếm từ 64 - 65% và Nam chiếm từ 35 - 36% trong tổng số lao động. Số chênh lệch này phù hợp với tính chất yêu cầu công việc của chi nhánh. Do chi nhánh kinh doanh Siêu thị nên đòi hỏi phải có đội ngũ bán hàng Nữ nhiều hơn Nam. (Hay đa số Nữ chiếm nhiều) để phù hợp với công việc bán hàng tại Siêu thị. Tính chất công việc nhẹ nhàng và cần sự dịu dàng đón tiếp khách đến vừa lòng khách đi nên cần chủ yếu lao động Nữ là phải. Năm 2002/2001 số lao động Nam tăng 3 người tương ứng mức tăng 2,9%. Trong khi đó lao động Nữ không tăng điều này là do Chi nhánh cần tuyển thêm một số nhân viên cán bộ kỹ thuật để trực tiếp tham gia kinh doanh trong các lĩnh vực khác. Nhìn chung số lao động Nam và Nữ tương đối ổn định qua các năm. - Phân theo khối. Năm 2001/2000 khối kinh doanh đã tăng lên 9 người tương ứng với mức tăng 12,8% trong khi đó khối bán hàng lại có sự giảm 7 người tương ứng với mức giảm 5,2%. Nguyên nhân là do tính cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi chi nhánh phải có đội ngũ kinh doanh chất lượng, nhiệt tình năng động để giúp Công ty càng phát triển hơn nữa trong các lĩnh vực kinh doanh của mình. - Trình độ chuyên môn Bất kỳ chi nhánh hay Công ty nào cũng mong muốn nhân viên của mình có trình độ cao. Do vậy trong những năm qua chi nhánh không ngừng tăng tỷ lệ nhân viên có bằng cấp. Năm 2001/2000 số người có trình độ Đại học tăng 2 người tương ứng với mức tăng 5,3%. Số người có trình độ khác cũng tăng đáng kể. Trong khi đó những người có trình độ trung cấp lại giảm 20 người tương ứng với 19,6%. Nguyên nhân là do chi nhánh đã có sự khuyến khích cán bộ các phòng ban và nhân viên theo học các lớp nâng cao trình độ. Để giúp chi nhánh có nhiều người trình độ và năng lực tốt để đáp ứng đòi hỏi của công việc trong thời đại cơ chế thị trường * Đánh giá chung: Vì đặc thù của chi nhánh là kinh doanh bán hàng tiêu thụ và XNK các loại thiết bị phục vụ cho lợi ích dân sự..... do vậy việc lựa chọn lao động của chi nhánh từ năm 2000 tở lại chủ yếu là chọn những lao động có trình độ bằng cấp để chủ động tạo ra thế mạnh trong kinh doanh bằng nguồn lao động có năng lực và trình độ. Bên cạnh đó chi nhánh cũng không ngừng tuyển những lao động phổ thông để thực hiện công việc bán hàng. Nói tóm lại về số lượng lao động tăng giảm qua 3 năm là không đáng kể. Với lực lượng lao động như hiện nay chi nhánh Công ty đã tạo ra các kết quả từ hoạt động kinh doanh ngày càng tăng. 2.2. Về nguồn vốn: Vốn của chi nhánh là yếu tố đầu vào rất quan trọng, nó quyết định đến việc kinhdoanh của chi nhánh. Từ vốn có thể mua sắm máy móc thiết bị, thuê mướn, tuyển dụng lao động ..... vốn luôn thay đổi về hình thái này sang hình thái khác, cứ tiếp tục xảy ra như thế nối tiếp nhau tạo nên chu chuyển vốn. - Vốn được hình thành từ 2 nguồn: + Nguồn vốn chủ sở hữu có thể là nguồn ngân sách cấp đối với DNNN, vốn trích từ lợi nhuận, vốn từ bên tham gia liên doanh.... + Nguồn vốn ngắn hạn, vay dài hạn từ ngân hàng, vay từ các tổ chức khác, vay của cán bộ công nhân viên, nợ ngân sách, nợ người bán ... Tình hính vốn của Công ty qua các năm được thể hiện qua bảng số liệu sau Tình hình vốn của Chi nhánh Đơn vị tính là: Đồng Chỉ tiêu Năm 2000 2001 2002 So sánh 2001/2000 So sánh 2002/2001 Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tổng Vốn kinh doanh 35.595.710.216 100 63.685.932.033 100 94.332.864.697 100 28.063.221.827 178,8 30.673.932.614 148 I. Phân theo hình thức luân chuyển 1TSLĐ&ĐTNH 26.799.517.548 75,3 56.633.168.831 89,0 88.404.605.864 93,7 29.833.651.283 211,3 31.771.437.033 156,1 2TSCĐ&ĐTDH 8.796.192.688 24,7 7.025.763.202 11,0 5.928.258.833 6,3 -1.770.429.466 80 -1.097.504.369 84,4 II. Phân theo nguồn hình thành vốn 1. Vốn chủ sở hữu 3.962.571.929 11,1 4.585.130.419 7,2 5.260.033.170 5,6 622.558.490 115,7 674.902.751 114,7 2. Nợ phải trả 31.633.138.587 88,9 59.073.801.614 92,8 89.672.031.527 94,4 27.440.663.327 186,7 29.999.029.913 150,8 Qua bảng phân tích cho thấy trong 3 năm qua tổng số vốn kinh doanh đã tăng lên rõ rệt. Cụ thể năm 2001/2000 tổng số vốn tăng 28.066.221.817đ tương ứng tăng 78,8%. Năm 2002/2001 tổng số tăng 30.673.932.664đ tương ứng tăng48,6%. Nguyên nhân của việc tăng này là do chi nhánh đã tăng Nợ phải trả bằng cách vay Ngân hàng, vay vốn cán bộ Công nhân viên để nhằm mục đích bổ sung vốn. Để biết rõ nguyên nhân tăng vốn ta xem xét các khía cạnh: - Phân chia theo hình thức luân chuyển: Căn cứ vào đặc điểm tính chất luân chuyển nhanh hay chậm mà người ta chia thành vốn cố định và vốn lưu động. Năm 2001/2000 vốn lưu động tăng 29.833.651 tương ứng tăng 111,3%. Năm 2002/2001 tăng 56,1% trong khi đó vốn cố định lại giảm, năm 2001/2000 giảm 1.770.504.369đ tương ứng giảm 20%, năm 2002/2001 giảm 1.079.504.369đ tương ứng giảm 16,62%. Nguyên nhân là do những năm đầu trang thiết bị, tài sản còn cũ và chưa có nhiều. Những năm về sau có mua sắm nhưng không đáng kể và khấu hao theo chế độ quy định. Nhìn chung qua 3 năm vốn lưu động của Chi nhánh chiếm tỷ trọng ngày càng lớn. - Phân theo nguồn hình thành: bao gồm vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay. Nếu là doanh nghiệp Nhà nước thì thường là vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng lớn song đối với chi nhánh thì ngược laị vốn vay lại chiếm tỷ trọng lớn hơn, phần lớn vốn chủ sở hữu của chi nhánh do Công ty cấp, ngoài ra Chi nhánh có tích luỹ vốn từ nguồn lợi nhuận. Nguồn vốn chủ sở hữu tăng chậm. Năm 2001/2000 tăng 622.558.490đ tương ứng tăng 15,7%. Năm 2002/2001 tăng 647.902.751đ tương ứng tăng 14,72% trong khi đó nợ phải trả tăng rất nhanh. Năm 2001/2000 tăng 27.440.663.370đ tương ứng tăng 86,7% và năm 2001/2000 tăng 29.999.029.913đ tương ứng tăng 50, 78%. Tóm lại qua số liệu phân tích ta thấy tỷ trọng nguồn vốn chủ sở hữu chiếm khiêm tốn trong tổng số nguồn vốn, do đó tính chủ động trong kinh doanh của chi nhánh yếu và ngày càng giảm. 2.3. Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu Phân tích hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm thông qua bảng kết quả kinh doanh. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2000 2001 2002 Doanh thu 61.084.950.79 114.518.916.934 180.007.488.885 Lợi nhuận trước thuế - 557.071.330 743.262.018 300.819.586 Nộp ngân sách 5.157.799.656 11.582.399.758 9.759.844.004 Tỷ suất LN trên doanh thu (%) - 0,91% 0,65% 0,17% Lao động bình quân 280 282 285 Thu nhập bình quân 682.500 711.000 931.500 Qua bảng cho thấy mặc dù Công ty gặp nhiều khó khăn do có sự đổi mới về cơ chế quản lý và tốc độ phát triển thị trường. Nhưng chi nhánh vẫn hết sức cố gắng vươn lên, doanh thu năm 2002 và năm 2001 tăng vọt so với năm 2000. Năm 1999 do chính sách thay đổi của Nhà nước áp dụng cách tính thuế GTGT nên cuối năm 2000 kết quả hoạt động kinh doanh cuả Công ty lỗ 557.071.330đ là do chênh lệch giữa thuế doanh thu và thuế GTGT. Sang tháng 3 năm 2001 cục thuế đã hoàn lại số tiền. Bước sang các năm tiếp theo thì tình hình của chi nhánh cũng đã khả quan hơn. Sản lượng hàng hoá và thu nhập của cán bộ công nhân viên tăng. Đánh giá chung về tình hình kinh doanh của chi nhánh qua các chỉ tiêu trên ta thấy kết quả kinh doanh của chi nhánh mỗi năm một tiến bộ. Các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách và thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên ngày càng tăng. Để duy trì và phát triển, Công ty cần có những quy định và định hướng thích hợp nhằm tạo chỗ đứng trên thị trường khuếch trương và đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá. III. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Chi nhánh Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật Như phần trên đã nêu (Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật) việc bán hàng của Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ,... Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng (tiêu thụ) cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán hàng diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tấ nhiên. * Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách hàng mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng (hợp đồng mua bán), cưn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số2) vừa là hoá đơn bán hàng, và là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần): Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sử dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3,4,5) để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị: Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 tháng 1 năm 2002 Giữa Công ty ứng dụng KHKT và Công ty VINAXAD có hợp đồng mua bán máy poto rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56.896.364đ chưa thuế (thuế VAT 10%). Theo như hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty ứng dụng KHKT theo hình thức tiền mặt. Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn giá trị gia tăng kế toán hàng hoá hạch toán như sau: Nợ TK 632: 46 227 615đ Có TK 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi công nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK 131 - "Phải thu của khách hàng" và TK 331 - " Phải trả cho người bán". Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK 131. Theo ví dụ trên. Cũng trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận được tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản: Nợ TK 1111: 62 586 000đ Có TK 131: 62 586 000đ Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 5 tháng 1 năm 2002 No 081774 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao CN Địa chỉ 152 Lạc Trung _ HBT Điện thoại: 8210071. Họ, tên người mua............ Đơn vị: Công ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ - Hà Nội Hình thức TT: CK. MS: 010018007 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy photo ricoh FT5840 Kèm: + Mực, từ + DevvelopmentUnit Chiếc Bộ Chiếc 01 01 01 56.896.364 56.896.364 Cộng tiền hàng: 56.869.364 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 5.689.636 Tổng cộng tiền thanh toán: 62.586.000đ Số tiền viết bằng chữ: Sau hai triệu năm trăm tám sáu nghìn đồng chắn./. Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên Biểu số 2: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/1 HĐ 81772 Bán máy type 3 (Chị Nga) 131 110.000 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 131 120.000 05/1 HĐ 81774 Bán máy photo ricoh FT5840, kèm mực, từ (CT VINEXAD) 131 56.896.364 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSBN0 (Nguyễn Ngọc Thắng) 131 1.600.000 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 (Chi Cục Thuế Hà Tây) 131 1.322.182 ..... ................ ......... .... ....... ........ 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 4501 ( Công ty Siêu Thanh HN) 131 29.336.460 Cộng phát sinh 1.509.749.916 1.509.749.916 Số dư cuối kỳ 0 Lập, Ngày........tháng......Năm Người ghi sổ * Kế toán tiêu thụhh theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của Công ty về viẹc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xét 2 liên (liên 2 và liên 3) cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thực hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của Công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636đ (chưa VAT) kèm mega data. Printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản: Nợ TK 632: 3.839.400đ Có TK 156: 3.893.400đ Về kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 4.734.000đ Có TK 511: 4. 303.636đ Có TK 33311: 430.364đ Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi: Nợ TK: 1111 4.734.000đ Có TK: 131 4.734.000đ Biểu 3 Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Từ ngày 01 tháng 01 năm 2002 đến ngày 31 /01/ 2002 TT Mã vật tư Tên vật tư Đvt SL Tiền vốn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit Cái 1.0 6.403.000 6.474.000 2 FAXRICOH 570 Máy faxricoh 570 Cái 2.0 4.494.028 7.592.000 3 FAXRICOH 580 Máy faxricoh 580 Cái 2.0 5.617.535 4 FT 4615 Máy photo FT 4615 Cái 9.0 134.858.133 152.468.955 5 FT 5632 Máy photo FT 5632 Cái 7.0 221.973.761 228.125.673 6 FT 5640 Máy photo FT 5640 Cái 1.0 35.312.420 36.340.000 7 FT 5840 Máy photo FT 5840 Cái 1.0 46.227.651 56.896.364 8 FT 7950 Máy photo FT 7950 Cái 1.0 112.036.678 188.890.000 9 LBP 800 Máy in laser LBP 800 Canon Cái 1.0 3.839.400 4.303.636 10 MDSDSB Máy đóng sách DSB No Cái 1.0 4.91.900 1.600.000 11 MUC 320 Mực photo 320 ống 20 4.291.014 4.800.000 12 MUC 810 Mực photo 810 ống 29 35.945.212 38.077.000 .... ........................ Tổng cộng: 1.345.145.759 1.509.749.916 Ngày....tháng....năm..... 2. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới. 2.1. Kế toán doanh thu bán hàng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111. Tài khoản 511 được chia làm 3 tiểu khoản như sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng TK 5112: Doanh thu bán hàng thành phẩm TK 5113: Doanh thu của dịch vụ. Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT. Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 5, 9, 10. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng xác định kết quả kinh doanh trong tháng. 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán. Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập – xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá trung bình = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ Lượng thực tế nhập trong kỳ - - Tồn cuối kỳ Tồn cuối kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn bán hàng. Giá vốn của hàng bán được dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng hoá. Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới 01 máy Photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ. Trong đó giá vốn hàng bán là: 35312420đ kế toán phản ánh vốn hàng bán. Nợ TK 632: 35312420 Có TK 156: 35312420 Vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. Kết cấu của các sổ này được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 4: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS có 02/1 HĐ 81772 Bán máy type3 (Chị Nga) 156 298.416 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 1551 422.150 05/1 HĐ 81774 Bán máy FT 5840 Công ty VINEXAD 156 5.0630.651 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSB (N N Thắng) 156 3.219.900 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 (Chi cục Thuế Hà Tây) 156 657.000 16/1 HĐ 81777 Bán máy photo FT 5640 (T phú) 156 35.312.420 ... .... ... ......... ....... 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 4501 (Công ty S Thanh HN) 1552 27.380.464 Cộng phát sinh 1.345.145.759 1.345.145.759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, ngày....tháng....năm.... Biểu số 5 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 632 - " Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS có 02/1 HĐ A Thành phẩm - Mực 402 1551 965.415 06/1 HĐ A Thành phẩm - Mực 450 1552 27.380.464 12/1 HĐ A Thành phẩm - Mực 410 1555 8.837.464 31/1 HĐ A Hàng hoá 156 1.207.963.600 31/1 PK3 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.207.962.600 31/1 PK3 Xác định kết quả kinh doanh 911 37.183.159 Cộng phát sinh 1.345.145.759 1.345.145.759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, ngày....tháng....năm.... Kế toán trưởng Người ghi sổ 2.3. Kế toán chi phí bán hàng: Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty ứng dụng cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 - " chi phí bán hàng" trong TK này các chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ....Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ cái TK 641. Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911- " Xác định kết quả kinh doanh". Ví dụ: Tháng 1 năm 2002 Công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 6417: 370 563đ Có TK 1123 370563đ - Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 6 078 000đ Có TK 334: 6 078 000đ - Chi tiền gửi hàng: Nợ TK 6418 135 238đ Có TK 111: 135 235đ Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho hàng bán ra và được kết chuyển vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh". Nợ TK 911: 18 627 608đ Có TK 641: 18 627 608đ Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641, kết cấu được thể hiện như sau: Biểu số 6 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 - chi phí bán hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số PS Nợ PS có ..... ...... ............ ...... ....... ...... 29/1 PC 1 Tiền mặt Việt Nam 1111 3.132.651 31/1 PS1 Tiền VNĐ gửi NHNT (001.1.00.026099.1 112123 385.917 31/1 PK 3 Xác định kết quả kinh doanh 911 18.627.608 Cộng phát sinh 18.627.608 18.627.608 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày....tháng....năm Kế toán trưởng Người ghi sổ 2.4. Kế toán chi phí quản lý Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước... Các chi phí này được hạch toán vào TK 642 - " chi phí quản lý doanh nghiệp". Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 642 và ghí sổ cái TK 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Ví dụ: Trong tháng 1/2002 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau: - Lương phải trả cho bộ phận quản lý Nợ TK 6421: 57 550 240đ Có TK 334: 57 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lương. Nợ TK 6421: 15% * 57.550.240 = 7.542.500đ Có TK 338: 7.542.500đ - Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn... cho Công ty. Nợ TK 6423: 3.215.206đ Có TK 153: 3.215.206đ - Chi phí điện nước, điện thoại, Fax... phục vụ quản lý Nợ TK 6427: 5.204.360đ Có TK 111: 5.204.360đ ...... Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 : 106.646.226đ Có TK 642: 106.646.226đ Biểu số 7 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản : 642- "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS có 02/01 PC 2 Trả tiền vay thế ước từ ngày 29/12/2001 đến ngày 1/1/2002 (Ngân hàng VP Banak) 1111 113.333 05 /01 PC 4 Chi trả tiền mua bộ ấm trà (ở sở kinh doanh nghệ thuật artgass) 1111 918 640 05 /01 PC 5 Chi tiếp khách hoá đơn 066018 (Nhà hàng 67 – Sương Nguyệt ánh) 1111 2 530 000 05/01 PC6 Chi tiền theo hoá đơn 066020 (Nhà hàng 67 – Sương Nguyệt ánh) 1111 1.800.000 05/01 PC7 Thanh toán tiền vé máy bay Hà Nội – Sài Gòn (Cụm hàng không Miền Bắc) 1111 1.927.489 06/01 PC14 Chi tiền mua một hộp đĩa mềm (HMDung) 1111 71.000 08/01 PC22 Chi tiền mua thuốc lá (Nguyễn Kiêm Hữu) 1111 71.000 Cộng phát sinh 106.646.266 106.646.266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập , Ngày.... Tháng....Năm... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu số 8: Sổ cái tài khoản Tài khoản: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có 02/01 PC1 Tiền Việt Nam 111 35.524.788 04/01 SP1 Tiền VNĐ gửi VP Bank 11211 2.155.822 07/01 PK1 Chi phí trả trước 142 3.500.000 09/01 PK1 Công cụ, dụng cụ 153 3.215.206 13/01 PK1 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2141 3.237.288 15/01 PK1 Thuế môn bài 33382 1.400.000 ....... .... ..... .... ....... 31/01 PK1 Phải trả công nhân viên 334 57.550.240 Cộng phát sinh 106.646.266 106.646.266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày....Tháng.....Năm..... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Tại Công ty, xác định kết quả tiêu thụ của hàng đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK 632) sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí hàng bán (Số liệu TK 641) Sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK 642) Sang bên Nợ TK 911 Việc xác định kết quả bán hàng được xác định như sau: Kết quả hoạt động tiêu thụ = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng xuất bán - Chi phí BH của hàng đã bán - Chi phí QLDN của số hàng đã bán Ví dụ: Tháng 1/2002 Công ty xác định kết quả bán hàng như sau: (Đơn vị tính: VNĐ). - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán Nợ TK 911: 1.345.145.759đ Có TK 632: 1.345.145.759đ - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Nợ TK 911: 18.627.608đ Có TK 642: 106.646.266đ - Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã tiêu thụ Nợ TK 511: 1.509.916 Có TK 911: 1.509.749.916đ - Xác định kết quả tiêu thụ: Nợ TK 911: 39.330.283đ Có TK 4212: 39.330.283đ Biểu 9: Sổ cái tài khoản Tài khoản: 911- " Xác định kết quả kinh doanh" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có 31/1 PK3 Lãi năm nay 4212 47.018.850 31/1 PK3 Doanh thu bán hàng 511 1.509.749.916 31/1 PK3 Giá vốn bán hàng 632 1.345.145.759 31/1 PK3 Chi phí bán hàng 641 18.627.608 31/1 PK3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 106.646.266 31/1 PK3 Thu nhập hoạt động tài chính 711 702.425 31/1 PK3 Các khoản thu nhập bất thường 721 6.986.142 Cộng phát sinh 1.517.438.483 1.517.438.483 Dư nợ cuối kỳ Lập, Ngày....Tháng.....Năm..... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Chương III Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới I. Đánh giá chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới 1. Nhận xét chung Trong những năm vừa qua, Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mớiđã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầnm vànhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới vẫn gặt hái được nhiều thành tựu to lớn, đựơc biệt trong lĩnh vực kinh doanh tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm Có được thành tích như trên, Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và tạo ra thị trường tiêu thụ luôn luôn ổn định. Ngoài ra để có thể đạt đựơc kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đống góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chunh và công tác kế toán hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã đị vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định. 2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới * Ưu điểm Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu : + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ,. + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiẹp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chính từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và sử lý kịp thời + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp + Kế toán áp dụng"Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp " mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tìnhhình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết,cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ đựơc phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự trồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh niều củng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng trương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh tróng chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho ngân sách nhà nước,đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lưu thông. * Một số tồn tạicần khắc phục: Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã dạt được, còn có những tồn tại mà Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. Mặc dù về cơ bản, công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhưng công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau: - Thứ nhất : Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mớilà một công ty kinh doanh thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng hoá nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ nhưng trong thực tế công ty không sử dụng tài khoả 413 "chêng lệch tỷ giá" "và tài khoản 007""nguyên tệ các loại" để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của mặt hàng đựơc thanh toán bằng ngoại tệ. - Thứ 2 : Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. - Thứ 3: Do đặc diểm kinh doanh của Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có một số khách trả trạm với số lượng tiền khá lớn nhưng công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh huởng không nhỏ tơí việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. - Thứ 4 : Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một đơn vị kinh doanh thương mại để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3. Một số ý kiến góp phần thực hiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ 3.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Về trình tự ghi sổ kế toán thì Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ đây là một thiếu sót cần được khắc phục ngay vì : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: + Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái + Mọi chứng từ ghi sổ sau đã lập song đều phải đăng ký vào sổ này đểlấy số hiệu và ngày thàng. + Số liệu của các chứng từ ghi sổ được đánh lên tục từ đầu tháng (hoặc đàu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ". + Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn. Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty đã đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thìkhông thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ được trình bày như sau : Biểu số 10 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm ...... Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày........ tháng......... năm ....... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 11 Chứng từ ghi sổ Số ........... Ngày .......tháng ...... năm ...... Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng X X Kèm theo .............. chứng từ gốc Người ghi sổ Kế toán trưởng 3.2. Trích trước chi phí bảo hành Là một công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thường xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo hành. Với khối lượng máy bán ra ngoài thị trường là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xẩy ra khi khách hàng yêu cầu. Máy móc chỉ được bảo hành khi phát sinh vấn đề không bình thường : như hỏng, trục trặc kỹ thuật, và công ty sẽ không thể đoán trước được bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thường xảy ra một cách đột ngột. Chính vì vậy với lượng máy bán ra trên thị trường lớn như vậy nếu công ty không có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác. Cụ thể có số liệu thống kê về các laọi máy mà công ty đã bán trong tháng 1/2002 như sau : Biểu 12 : Bảng thống kê các loại máy bán ra tháng 1 năm 2002 Tên máy móc Số lượng Đơn giá Thành tiền Máy đóng sách 02 1.860.000 3.720.000 Máy photo ricoh FT 5840 02 56.896.364 113.792.728 Máy photo ricoh FT 4422 05 22.618.600 113.093.000 Máy photo ricoh FT 5640 01 36.340.000 36.340.000 Máy photo ricoh FT 5632 09 33.732.591 303.503.319 Máy photo ricoh FT4615 09 17.169.455 154.525.095 Máy photo ricoh FT 4421 ......................................... 05 22.746.218 113.731.093 Tổng cộng 43 Như vậy, với số lưọng máy móc tiêu thụ lớn công ty cần phải trích trước chi phí bảo hành. Kế toán trích trước chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau: TK 335: Chi phí trả trước TK: 641: Chi phí bán hàng ................................. Đầu năm, căn cứ vào khả năng tiêu thụ hàng của công ty, kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm đợc xác định: Tỷ lệ phần trăm này là tuỳ thuộc vào sự tính toán của kế toán công ty. Ví dụ, với các mặt hàng có giá trị cao kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành là 4% của giá trị vốn hàng xuất bán ( các loại máy Photocopy Ricoh), cũng có thể là 2% của giá trị vốn xuất ra ( như các loại máy ví tính, máy Fax, máy in). Việc xác định tỷ lệ trích trước không phải là đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàng xuất bán cũng được mà nó còn phụ thuộc vào khả năng thu được lãi từ việc bán sản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính toán và xác định tỷ lệ trích trước chi phí bảo hành. Khi đã tính toán được tỷ lệ trích trước kế toán tiến hành lập định khoản: Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335: Có TK 1111,1112........ 3.3. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu nên việc sử dụng ngoại tệ: Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh Thương mại và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên, tuy nhiên thực tế hiện nay kế toán Công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632: Gia vốn hàng được xác định là tiêu thụ. Có TK 156: Hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Nếu việc thanh toán không thu được tiền ngay thì kế toán ghi: Nợ TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách. Có TK 511: Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có Tk 33311: Thuế GTGT phải nộp Như ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trường thường xuyên biến động, nếu việc thu tiền hàng không được thực hiện ngay thì kế toán sẽ tính sai kết quả tiêu thụ, từ đó phản ánh không đúng thực trạng tiêu thụ hàng hoá của công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác kế toán của công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. * Ví dụ cụ thể: Ngày 7/2 Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới bán cho Công ty Lập Thanh 01 máy photocopy Ricoh FT 4422, 01 máy photo Ricoh FT 5640 Tổng cộng số tiền phải thu là 7.960 USD. Tuy nhiên, việc thanh toán không được thực hiện ngay mà tới ngày 22/2 mới có giấy báo có của ngân hàng về việc công ty Lập Thanh thanh toán tiền hàng. Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD = vậy nếu Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán thì số tiền mà Công ty thu dược sẽ là: 7.960USD * 15 200 VNĐ = 120 992 000VNĐ. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 131: 133 011 600đ Có TK 511: 120 196 000đ Có TK 33311: 12 019 600đ Có TK 413: 796 000đ Khi thu được tiền kế toán hạch toán: Nợ TK 112: 133 011 600đ Có TK 131 011 600đ 3.4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chon tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất tương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phana bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN cần phân bổ Tổng doanh số bán x Doanh số bán nhóm hàng thứ i Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ"i" = Chi phí bán hàng cần phân bổ Tổng doanh số bán x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i" 3.5. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi thu tiền hàng gặp khoa khăn thì tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để dảm bảo sự phù hợp doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng la bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ mặt khác phải theo dõi ở TK 004 – Nợ khó đòi đã sử lý. 3.6. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn Do hình thức kinh doang thực tế tại Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới nhiều khi phải mua hàng tồn kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không chánh khỏi sự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Fự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xẩy ra trong kỳ ké toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dụe phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giáp công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xẩy ra do hàng hoá tồn kho bi giảm giá , đồng thời cũng để phản ánh gía trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính về vào cuối kỳ hạch toán số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 "Dự phòng gảim giá hàng tồn kho " 3.7. Mở thêm các tài khỏn cấp 2, cấp 3. Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá, việc the dõi hàng hoá chính xác là một yêu cầu hết sức quan trọng trong công ty. Vì vậy, để việc theo dõi hàng hoá được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn kế toán công ty nên mở them các tài khoản cấp 2, cấp 3 với tài khoản theo dõi hàng hoá TK 156 Ví dụ tài khoản 156 bao gồm 2 tài khoản cấp 2 TK 1561: Trị giá hàng mua TK 1562: Chi phí thu mua Từ hai tài khoản cấp 2 này kế toán nên mở them các tài khoản cấp 3 nữa, như : TK15611 : các laọi máy photocopy và linh kiện máy photocopy. + TK 15611.1 : Các loại máy photocopy + TK 15612.2: Các linh kiện máy photocopy TK 15612: Các laọi máy vi tính và linh kiện máy tính + TK 15612.1: Các loại máy tính + TK 15612.2 : Linh kiện máy tính TK 15613: Các loại mực + TK 1563.1 : Mực 420 + TK 1563.2: Mực 410 ................ Tương tự, chi phí thu mua cũng được phân công theo ruqừng tiểu khoản như trị giá thu mua Ngoài ra, để đồng nhất với việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, thì kế toán công ty cũng nên phân chia tài khoả giá vốn cũng như tài khoản hàng hoá, ví dụ cụ thể : TK 632 nên được phân thành + TK 6231: Giá vốn của các loại máy photocopy +TK 6322: Giá vốn của các loại máy vi tính + TK 6323: GIá vốn của các loại mực in Kết luận Tiêu thụ hàng hoá có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh thương mại tiêu thị hàng hoá quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức cong tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng là một phương thức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là một công việc phức tạp lâu dài Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tai Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phương huớng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bầy trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng thực tế ở công ty . Các nhận xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong thời gian này. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới " Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong đựoc các thầy cô các cán bộ của công ty thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Tài liệu tham khảo 1/ Giáo trình kế toán tài chính TS.Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản Tài chính Năm 2000 2/ Giáo trình kế toán tài chính TS. Đặng THị Loan Nhà xuất bản giá dục năm 2001 3/ Hệ thống tài khoản kế toán : Nhà xuất bản tài chính Năm 1995 4/ Hệ thống sổ kế toán : Nhà xuất bản tài chính năm 1995 5/ Cùng một số tài liệu tham khảo khác Mục lục