Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh

kiêm phiếu xuất kho”, chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, số cái tài khoản 131 (Biểu 15,16) theo định khoản sau: Nợ TK 131 Có TK 5112 Khi khách hàng thanh toán, kế toán tiến hành nhập liệu cho “Phiếu thu tiền mặt”, sau đó chương trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái Tài khoản 131 theo dịnh khoản sau: Nợ TK 1111 Có TK 131 Sổ chi tiết công nợ: Sổ này được mở riêng cho từng khách hàng để theo dõi các khoản nợ của khách hàng theo từng hóa đơn và tình hình thanh toán của khách hàng. Số liệu chi tiết và tổng hợp của sổ này sẽ được máy tính cập nhật vào Sổ cái tài khoản 131 và Bảng cân đối phát sinh công nợ. Khi muốn in ra sổ chi tiết của khách hàng nào, kế toán vào phân hệ Bán hàng- Công nợ phải thu. Chọn menu Báo cáo công nợ phải thu và kích chuột vào Sổ chi tiết của một khách hàng và đánh mã khách hàng tại ô mã khách. Màn hình sẽ hiển thị Sổ chi tiết tương ứng với mã khách đó và cho phép in ra khi có lệnh. Biểu 15 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ chi tiết công nợ (Trích) Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Khách hàng: Bắc- Hiệu thuốc TX Bắc Ninh Từ ngày đến ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 10.000.500đ NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 40.256.000 02/12 PT 4 02/12 Thanh toán tiền hàng 1111 6.898.000 03/12 HĐ44187 03/12 Mua hàng 5111 585.848 03/12 HĐ44187 03/12 VAT 10% 33311 58.585 04/12 PT 37 04/12 Thanh toán tiền hàng 1111 4.010.000-. 06/12 HĐ44973 06/12 Mua hàng 511 3.645.454 06/12 HĐ44973 06/12 VAT 10% 33311 364.545 Cộng 38.623.000 48.596.000 Số dư cuối kỳ 30.283.000 Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 16 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Từ ngày01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 154.647.700đ NT GS Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 01/12 PT58 Cty Dược HảI Dương Mua hàng 5111 52.820.000 VAT 10% Mua hàng 3331 5.282.000 02/12 02/12 PT 59 Bắc- NT TX Bắc Ninh Thanh toán tiền hàng 1111 6.898.000 02/12 02/12 PT 68 NT Hằng- Quyền, Sơn la Thanh toán tiền hàng 1111 2.590.000 03/12 03/12 PT 20 Bắc- NT TX Bắc Ninh Thanh toán tiền hàng 1111 4 60.000 . . 06/12 06/12 HĐ44973 Bắc- NT TX Bắc Ninh Mua hàng 511 3.645.454 06/12 06/12 HĐ44973 Bắc- NT TX Bắc Ninh Mua hàng 3331 182.273 06/12 06/12 HĐ44974 Bích - Quầy 9 CTD Cao Bằng Mua hàng 511 2.335.454 06/12 06/12 44974 Bích - Quầy 9 CTD Cao Bằng Mua hàng 3331 116.773 Cộng 770.454.217 599.658.500 Số dư cuối kỳ 328.443.417 Ngày tháng . năm.. 2.2.5. Kế toán thuế GTGT Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tất cả các mặt hàng công ty tiêu thụ đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: hầu hết thành phẩm của công ty chịu mức thuế suất 5%, các hoá chất chịu mức thuế suất 10%. Để hạch toán thuế GTGT, chương trình phần mềm Fast đã thiết kế các bảng kê và tờ khai thuế phù hợp với biểu mẫu do Bộ Tài Chính quy định. Cuối mỗi tháng, khi có lệnh chương trình sẽ cho phép kết xuất in ra Bảng kê chứng từ hàng hoá mua vào, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT và sổ cái Tài khoản 3331-Thuế GTGT phải nộp để kế toán làm căn cứ , cơ sở pháp lý thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra Nội dung: Kê khai các hoá đơn GTGT của thành phẩm bán ra theo các nội dung: ký hiêu hoá đơn, số hoá đơn, ngày tháng năm phát hành hoá đơn, tên người mua, mã số thuế, doanh số bán ra, thuế GTGT. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa bán ra được in ra vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của đơn vị Sau khi nhập liệu và tiến hành lưu vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Nội dung: Kê khai các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào trong tháng về ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, ngày tháng năm phát hành hóa đơn, tên người bán, mã số thuế , doanh số mua vào chưa có thuế, thuế GTGT đầu vào. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được in ra vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và là cơ sở pháp lý để cơp quan thuế tiến hành điều tra khi cần thiết. Thông tin về các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được khai báo khi kế toán nhập liệu cho Phiếu chi (đối với các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt) hược Phiếu kế toán (đối với các khoản chưa thanh toán cho người bán) hược Hoá đơn mua hàng (đối với các khoản mua vật tư, công cụ dụng cụ có liên quan đến quá trình sản xuất). Sau khi khai báo xong, chương trình sẽ tự động chuyển dữ kiệu vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Biểu 17 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Tháng 12 năm 2007 Chứng từ Khách hàng Doanh số mua vào(chưa thuế) Thuế GTGT Mã số thuế Ngày Số 01/12 44164 CT Dược HảI Dương 52.820.000 5.282.000 0800011081-1 01/12 44165 Nhà thuốc Hằng Quyền 9.893.714 989.371 46001031702 Cộng 704.078.198 70.407.819 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Mỗi một dòng của Sổ cái Tài khoản 3331-Thuế GTGT phải nộp phản ánh số tiền thuế GTGT của một hoá đơn GTGT thành phẩm bán ra. Một hoá đơn GTGT thành phẩm bán ra chỉ được sử dụng cho các thành phẩm có cùng một mức thuế suất. Cuối tháng, sau khi thực kết chuyển thuế GTGT đều vào được khấu trừ, chương trình sẽ tự động tính số thuế GTGT Công ty còn phải nộp dưa trên công thức: Thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ = Thuế GTGT còn phải nộp + Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ - Thuế GTGT đã nộp trong kỳ 2.2.6. Kế toán giá vốn hàng bán a. Phương pháp hạch toán giá vốn hàng xuất bán ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Mọi nghiệp vụ nhập xuất thành phẩm đều được phản ánh hàng ngày vào các chứng từ gốc và chuyển cho kế toán tổng hợp để tiến hành nhập liệu vào máy. ở phần khai báo danh mục thành phẩm, kế toán đã đăng ký phương pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng, sau khi đã nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng hoá, thì tiến hành tính giá vốn cho hàng bán. Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy “Tính giá trung bình”, sau đó chương trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá theo công thức sau: Giá thực tế thành phẩm + Giá thực tế thành phẩm Giá thực tế thành tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm xuất bán = x phẩm xuất bán trong kỳ Số lượng thành phẩm + Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ b. Quy trình hạch toán Tại phân hệ kế toán tổng hợp, vào thực đơn “Cập nhật số liệu”, trong thực đơn này kích chuột vào thực đơn con “Phiếu kế toán”. Chương trình sẽ lọc ra 5 phiếu kế toán được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình Phiếu kế toán. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập liệu. Kích chuột vào nút mới để bắt đầu vào dữ liệu cho phiếu kế toán. Trong màn hình giao diện Phiếu kế toán, kế toán tiến hành nhập các thông tin sau: Số chứng từ: Được máy tự động đánh số. Mỗi khi nhập một phiếu kế toán mới, chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm một. Tuy nhiên, kế toán có thể sửa lại số chứng từ này trong những trường hợp cần thiết. Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ: Phản ánh ngày nhập liệu cho phiếu kế toán. Tài khoản: Nhập số liệu tài khoản nợ, tài khoản có. Phần mềm Fast cho phép kế toán có thể phản ánh bút toán 1 nợ nhiều có hoặc 1 có nhiều nợ trên một phiếu kế toán. Phát sinh nợ VND: Nhập số tiền phát sinh nợ tương ứng với tài khoản ghi nợ Phát sinh có VND: Nhập số tiền phát sinh có tương ứng với tài khoản ghi có. Diễn giải: Ghi nội dung của nghiệp vụ phản ánh trong phiếu kế toán. Ngoài các thông tin trên, thông tin về mã đơn vị được máy tự động hiện thị khi nhập liệu cho phiếu kế toán. Sau khi nhập xong các thông tin, kế toán kích chuột vào nút lưu để máy tự động lưu Phiếu kế toán. Sau khi lưu phiếu kế toán, chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái các tài khoản có liên quan theo các định khoản: Nợ TK 632 Có TK 155,156 Hàng ngày công ty chỉ theo dõi thành phẩm, hàng hóa về mặt số lượng nhập, xuất trong Sổ chi tiết vật tư và các chứng từ có liên quan. Đến cuối kỳ sau khi giá trung bình được tính, các số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ cái tài khoản 155, 156, 632. Công ty không mở sổ chi tiết để theo dõi giá vốn của từng mặt hàng. Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động để kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản 911, sau đó thực hiện lệnh để in ra sổ cái TK 632 Sổ cái Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa xuất bán trực tiếp và gửi bán trong kỳ. Biểu 18 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 ĐVT : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có 01/12 PX19 01/12 Xuất bán dược Hải Dương 155 41.832.000 01/12 PX20 01/12 Xuất bán dược Hải Phòng 155 20.820.000 . . 25/12 PN87 25/12 CTy Dược TháI Nguyên trả lại hàng 155 6.004.110 31/12 PX 82 31/12 Xuất bán dược Sơn La 155 78.912.512 31/12 Kết chuyển Giá vốn hàng bán 911 556.522.144 Cộng 556.522.144 556.522.144 Số dư cuối kỳ Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu 19 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 155 – Thành phẩm Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có 01/12 Số dư đầu kỳ 124.843.654 . 01/12 PX19 01/12 Bán hàng Cty Dược HảI Dương 632 41.832.000 01/12 PX20 01/12 Xuất bán dược Hải Phòng 632 20.820.000 03/12 PX25 03/12 Trả hàng trình bày T12/06 632 20.119.964 .. . 25/12 PN80 25/12 Sản phẩm hoàn thành nhập kho 154 10.885.204 25/12 PN87 25/12 Nhập kho hàng bán trả lại 632 6.004.110 31/12 PX 82 31/12 Xuất bán Dược Sơn La 155 78.912.512 Cộng 623.000.254 418.596.000 Số dư cuối kỳ 329.247.908 Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) 2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng a. Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại công ty là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm: - Lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương. - Chi vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì phục vụ cho việc bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ. - Chi phí bằng tiền khác: chi tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng. Ngoài ra, hàng hoá của Công ty là do bộ phận bán hàng tự thu mua để tiêu thụ và khoản chi phí mua hàng phát sinh tương đối nhỏ, do đó, công ty hạch toán luôn khoản này vào trong chi phí bán hàng. b. Tài khoản sử dụng Hiện tại Công ty đang sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Phí, lệ phí TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. c. Trình tự hạch toán Tuỳ vào từng loại chi phí bán hàng phát sinh mà kế toán vào các phân hệ kế toán có liên quan và tiến hành hạch toán vào tài khoản 641. Đối với khoản chi phí nhân viên bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân tích lương, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho phiếu kế toán để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương theo định khoản sau: Nợ TK 6411 Có TK 334, 3382, 3383, 3384 Sau khi lưu Phiếu kế toán, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các tài khoản có liên quan. Đối với khoản chi phí vật liệu bán hàng: Khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì từ kho cho bộ phận bán hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho cho chứng từ Phiếu xuất kho trong phân hệ Kế toán hàng tồn kho theo định khoản sau: Nợ TK 6412 Có TK 152 (153) Đối với chi phí khấu hao TSĐ dùng cho bộ phận bán hàng: cuối tháng căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành nhập liệu cho Phiếu kế toán để phản ánh khoản trích khấu hao TSCĐ theo nghiệp vụ sau: Nợ TK 6414 Có TK 2141 Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: nếu thanh toán tiền ngay, kế toán lập Phiếu chi rồi căn cứ vào đó tiến hành nhập liệu cho Phiếu chi tiền mặt trong phân hệ kế toán “ Tiền mặt – Ngân hàng” theo định khoản sau: Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331 Có TK 1111 Nếu thanh toán chậm, căn cứ vào Hoá đơn của người bán, kế toán nhập liệu cho Phiếu kế toán theo định khoản sau: Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331 Có TK 331 Các khoản làm giảm chi phí bán hàng được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược lại như sau: Nợ TK 1111, 152... Có TK 641 ( 6411, 6412...) Cuối kỳ chương trình tự động kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 641 ( 6411, 6412) Việc hạch toán CPBH tại công ty do kế toán bán hàng đảm nhiệm. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như Phiếu chi, Phiếu xuất kho vật liệu, Bảng phân bổ lương và BHYT – BHXH, Bảng tính khấu hao TSCĐ... kế toán cập nhật vào máy. Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào Nhật ký chung và Sổ cái của tài khoản 6411 -> 6418 chi tiết theo từng nội dung chi phí và Sổ cái tài khoản 641. Kế toán không theo dõi chi tiết CPBH theo từng mặt hàng. Biểu 20 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) TK 641 - Chi phí bán hàng: Từ ngày 01/12 /2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có . 01/12 PC 303 01/12 Chi bán hàng 111 264.090 03/12 PC 307 03/12 Chi thanh toán 1111 822.857 03/12 PC 308 03/12 Chi thanh toán 1111 888.000 ....... 30/12 PC 357 30/12 Khấu hao TSCĐ 2141 904.779 30/12 HD 37 30/12 Hàng KM quý 4/06 511 5.245.222 31/12 PC 359 31/12 Chiết khấu 1111 7.231.000 31/12 31/12 Kết chuyển 641 -911 911 24.328.534 Cộng 24.328.534 24.328.534 Số dư cuối kỳ Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) 2.3.2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp a. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp CPQLDN của Công ty là toán bộ các chi phí phát sinh có liên quan đến việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến các hoạt động của công ty bao gồm: b. Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, ké toán sử tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu bao bì TK 6423: Chi phí đồ dùng Văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác c. Trình tự hạch toán Đối với chi phí nhân viên QLDN: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân tích lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu vào máy cho Phiếu kế toán để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho các nhân viên quản lý doanh nghiệp theo định khoản. Nợ TK 6421: Có TK 334; 3382; 3383; 3384 Sau khi lưu phiếu kế toán phản ánh nghiệp vụ trên, máy sẽ tự động phản ánh vào sổ các tài khoản có liên quan. Đối với chi phí vật liệu, công cụ QLDN: Trong trường hợp xuất vật liệu, công cụ dùng cho công tác quản lý từ kho của công ty, căn cứ vào PXK, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu vào máy cho PXK trong phân hệ “Kế toán hàng tồn kho” theo định khoản sau: Nợ TK 6422 (6423) Có TK 152 (153) Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận QLDN: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán phản ánh khoản chi phí khấu hao TSCĐ vào phiếu kế toán theo định khoản sau: Nợ TK 6424 Có TK 2141 Đối với các khoản thuế, phí, lệ phí: Để phản ánh số tiền phải nộp vào NSNN, kế toán nhập liệu cho phiếu kế toán theo định khoản sau: Nợ TK 6425 Có TK 3337 Đối với khoản chi phí dịch vụ ngoài (tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại...) và chi phí khác bằng tiền (chi phí công tác phí, chi hội nghị...). Trong trường hợp thanh toán ngay các khoản chi phí này, căn cứ vào phiếu chi kế toán tiến hành nhập liệu cho phiếu chi tiền mặt trong phân hệ “Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng” theo định khoản sau: Nợ TK 6427 ( 6428) Nợ TK 1331 Có TK 1111 Trong trường hợp chưa thanh toán các khoản chi phí này, căn cứ vào hoá đơn của người bán, kế toán nhập liệu cho Phiếu kế toán trong phân hệ “Kế toán tổng hợp” theo định khoản sau: Nợ TK 6427 ( 6428) Nợ TK 1331 Có TK 331 Các khoản làm giảm chi phí quản lý được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược lại như sau: Nợ TK 111, 152,... Có TK 642 ( 6421, 6422,...) Cuối kỳ, kết chuyển CPQL sang TK 911 sau khi kế toán chạy “Bút toán kết chuyển tự động” trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” theo định khoản sau: Nợ TK 911 Có TK 642 ( 6421, 6422,...) Tương tự như đối với CPBH, kế toán chỉ theo dõi chi tiết CHQLDN theo từng nội dung của chi phí mà không theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng. Biểu 21 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có . 03/12 PC 309 03/12 Chi thanh toán ăn trưa 1111 2. 411.000 03/12 PX 87 03/12 Xuất xử lý kem hết hạn 1522 888.000 ... 30/12 PC 351 30/12 Khấu hao TSCĐ 2141 7.831.584 30/12 PC352 30/12 CP tiền lương 334 8.573.589 31/12 31/12 Chênh lệch tỷ giá 413 356.325 31/12 31/12 KC chi phí quản lý DN 911 49.602.500 Cộng 49.602.500 49.602.500 Số dư cuối kỳ Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) 2.3.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ, năng lực quản lý và là căn cứ để ban lãnh đạo công ty đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho kỳ tới. Do vậy, việc xác định và phản ánh đúng đắn kết quả bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các nhân viên kế toán. a.Tài khoản sử dụng: Để phản ánh kết quả bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 911-Xác định kết quả kinh doanh và tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối. b. Phương pháp hạch toán: Cuối tháng kế toán tiến hành thực hiện các bút toán kết chuyển tự động để xác định kết quả bán hàng. Hiện tại công ty không theo dõi kết quả bán hàng chi tiết theo từng mặt hàng mà chỉ xác định kết quả cho tất cả các mặt hàng trong công ty. Tại phân hệ kế toán “Tổng hợp”, kế toán vào Menu “Cập nhật số liệu” sau đó chọn “Bút toán kết chuyển tự động”. Một danh mục bút toán kết chuyển tự động sẽ hiện ra (các bút toán này đã được khai báo khi đưa chương trình phần mềm kế toán vào sử dụng. Để tạo các bút toán này, kế toán sử dụng phím cách để đánh dấu. Bấm F4 để khai báo tháng được kết chuyển số liệu, rồi ấn “Nhận” để chấp nhận các tháng đã khai báo. Chương trình sẽ tự động kết chuyển theo các bút toán đã được đánh dấu và phản ánh số liệu vào Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản có liên quan theo các định khoản sau: Kết chuyển khoản giám giá hàng bán Nợ TK 511 : 11.850.876 Có TK 532 : 11.850.876 Kết chuyển hàng bán bị trả lại Nợ TK 511 : 9.400.744 Có TK 531 : 9.400.744 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 556.522.144 Có TK 632 : 556.522.144 Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 682.826.578 Có TK 911 : 682.826.578 Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 : 24.328.534 Có TK 641: 24.328.534 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 : 49.602.500 CóTK 642: 49.602.500 Sổ cái TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: Nội dung sổ cái tài khoản 911 phản ánh các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh của công ty trong kỳ (1 tháng). Khi có lệnh, chương trình sẽ tự động cho phép kết xuất in ra sổ cái Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng, kế toán thực hiện lệnh in ra sổ nhật ký chung để theo dõi, quản lý và lưu trữ thông tin. Biểu 22 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) TK 911 - Xác định kết quả kinh doạnh Từ ngày 01/01/2007 Đến ngày 31/12/2007 Dư đầu kỳ: 0 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có 31/12 31/12 KC doanh thu bán hàng 511 682.826.578 31/12 31/12 KC chi phí: KC Giá vốn hàng bán 632 556.522.144 KC Chi phí bán hàng 641 24.328.534 KC Chi phí QLDN 642 49.602.500 KC chi phí tài chính 635 5.041.700 31/12 31/12 KC lãi 421 47.265.700 Cộng 47.265.700 47.265.700 Số dư cuối kỳ Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH 3.1. Nhận xét về công tác kế toán tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 3.1.1 Nhận xét khái quát về công tác kế toán tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Có thể nói rằng, qua gần 5 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh đã có rất nhiều biến đổi về quy mô, hình thức hoạt động. Công ty đã không ngừng biến đổi để theo kịp tốc độ phát triển của xã hội. Việc xây dựng kế hoạch được tự chủ, dựa trên cơ sở nghiên cứu rõ thị trường cộng với chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực, công ty đã có những bước tiến vượt bậc. Qua quá trình thực tập tại công ty, được tiếp xúc và tìm hiểu về công tác kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng tại công ty, em nhận thấy công tác quản lý và công tác kế toán có nhiều ưu điểm song vẫn còn tồn tại những điểm chưa thật phù hợp cần được sửa đổi và hoàn thiện. Sau đây em xin đưa ra một số nhận xét khái quát về công tác kế toán tại công ty như sau: Những ưu điểm Thứ nhất: Về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán Trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin, việc công ty ứng dụng phần mềm kế toán máy đã tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Với đặc điểm của công ty là số lượng sản phẩm tiệu thụ lớn, bao gồm nhiều chủng loại nên việc công ty ứng dụng phần mềm kế toán là rất thuận tiện. Nó giúp giảm bớt khối lượng công việc lớn cho các nhân viên kế toán, tăng năng suất lao động kế toán so với kế toán thủ công, mang lại hiệu quả cao. Mặt khác còn đảm bảo độ chính xác cao, giải quyết được khó khăn trong tính toán số liệu lớn, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin, giúp cho nhà quản lý sớm có kế hoạch, biện pháp đối với khâu bán hàng. Thứ hai: Về tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay công ty có 1 nhân viên phụ trách kế toán bán hàng. Có thể nói công ty đã xây dựng được một bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với điều kiện ứng dụng kế toán máy. Các nhân viên kế toán của công ty đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, được phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, từ đó tạo ra một sự chuyên môn hoá trong công việc góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán cũng như trong quản lý tài chính. Thứ ba: Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hiện nay công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc công ty áp dụng phương pháp này là hoàn toàn thích hợp với đặc điểm hàng hoá, thành phẩm của công ty. Mặt khác thuận tiện cho kế toán trong việc theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên và liên tục về sự vận động của các loại thành phẩm, hàng hoá. Thứ tư: Về phương pháp tính giá thành phẩm hàng hoá xuất kho Với đặc điểm hàng hóa thành phẩm của công ty là số lượng, chủng loại phong phú, đơn giá không quá cao, số lượng nghiệp vụ nhập xuất tương đối nhiều, yêu cầu cập nhật các thông tin về nhập - xuất - tồn không đòi hỏi liên tục hàng ngày, công ty đã áp dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này hoàn toàn thích hợp với những đặc điểm và điều kiện nêu trên của công ty. Thêm vào đó, việc kế toán công ty sử dụng phần mền kế toán máy nên việc tính giá trung bình hoàn toàn đơn giản và vẫn đảm bảo đúng tiến độ công việc. Thứ năm: Về chứng từ sử dụng Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì đều được bộ phận kế toán có liên quan phản ánh ngay vào các chứng từ và tiến hành nhập liệu vào máy. Các chứng từ gốc được công ty sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phát sinh như Hoá đơn GTGT, Phiếu thu đều được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng thời gian, có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan, đúng chế độ tài chính quy định. Bên cạnh đó, các chứng từ được thiết kế trong chương trình kế toán máy cũng đảm bảo phản ánh đầy đủ các nội dung ghi trong chứng từ gốc. Thứ sáu: Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty đã tiến hành khai báo danh mục tài khoản trong phần mềm Fast theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Các tài khoản thành phẩm, hàng hoá, doanh thu, giá vốn, chi phí được tổ chức chi tiết một cách linh hoạt, khoa học và phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty. Thứ bảy: Về tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chung với các sổ cái và sổ kế toán chi tiết. Hình thức này không những đơn giản phù hợp với điều kiện ứng dụng kế toán máy mà còn phù hợp với việc phân công công việc kế toán. Bên cạnh đó công ty đã thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính theo chế độ. Ngoài ra công ty còn tổ chức một số báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho công tác quản trị nội bộ. Các báo cáo này giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt được thông tin tổng hợp và chi tiết về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo công tác quản lý được thực hiện chặt chẽ từ đó xây dựng được những chiến lược, phương hướng sản xuất kinh doanh một cách chính xác kịp thời. Thứ tám: Về việc hạch toán, kê khai thuế GTGT Việc hạch toán, kê khai thuế GTGT được thực hiện rõ ràng, chặt chẽ. Công ty luôn thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Đồng thời, các biểu mẫu để kê khai thuế GTGT do phần mềm Fast thiết kế đều phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính. Điều đó giúp cho cơ quan thuế thuận tiện trong việc kiểm tra, theo dõi. 3.1.1.2 Những hạn chế Ngoài những ưu điểm trình bày trên đây thì công tác tổ chức kế toán bán hàng tại công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục: Thứ nhất: Về việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán Hiện nay tài khoản phản ánh doanh thu, giá vốn hàng hoá, thành phẩm chưa được theo dõi chi tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng, từng bộ phận. Do đó công ty cũng không mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng chủng loại sản phẩm, hàng hóa ở từng bộ phận. Từ đó dẫn đến việc tổ chức đánh giá kết quả tiêu thụ mới chỉ thực hiện chung cho tất cả các loại hàng hóa, thành phẩm mà không được chi tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng,từng bộ phận. Điều này làm cho tác dụng của thông tin kế toán cung cấp bị hạn chế, ảnh hưởng đến quyết định sản xuất kinh doanh và định hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới. Thứ hai: Về việc lập và luân chuyển chứng từ Đối với nghiệp vụ bán hàng trực tiếp tại công ty, khi có yêu cầu của khách hàng (theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng), phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập thành bốn liên sau đó chuyển cho kế toán một bản hợp đồng kinh tế kèm theo một liên hoá đơn GTGT, một liên lưu tại phòng, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng bán và ghi thẻ kho. Như vậy kế toán không lập phiếu xuất kho mà thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn GTGT để xuất hàng cho khách, nhưng ở cột số lượng trong hoá đơn GTGT không phân biệt số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất. Trong trường hợp, hoá đơn GTGT đã được lập mà số hàng hoá trong kho lại không đủ để xuất hoặc do một lý do nào đó mà lượng hàng xuất không đúng theo hoá đơn GTGT sẽ xảy ra bút toán khống. Đối với nghiệp vụ xuất hàng cho các cửa hàng phòng kinh doanh lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành ba liên, một liên lưu tại phòng kinh doanh, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ kho, một liên giao cho kế toán sử dụng để nhập số liệu vào máy tính. Cuối tháng, sau khi kế toán đã thực hiện tính giá trung bình cho từng thành phẩm, hàng hoá thì mới tiến hành in phiếu xuất kho và xin chữ ký của những người có liên quan như thủ kho, Phòng kinh doanh... như vậy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà kế toán dùng làm căn cứ hạch toán chưa có giá trị pháp lý bởi nó chưa có chữ ký của thủ kho và người nhận hàng. Thứ ba: Về việc hạch toán hàng huỷ Đặc điểm thành phẩm của công ty là thuốc chữa bệnh ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng nên không thể tái chế được. Bên cạnh các sản phẩm đảm bảo chất lượng, trong quá trình sản xuất của công ty cũng có các sản phẩm chưa đảm bảo hoặc hàng trong kho đã quá hạn sử dụng mà vẫn chưa tiêu thụ được thì công ty phải tiến hành hủy. Hiện nay, kế toán công ty đang hạch toán nghiệp vụ này như sau: Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 11, 112, 131 Phản ánh giảm giá vốn hàng bán Nợ TK 155, 156 Có TK 6321, 6322 Phản ánh giảm giá vốn hàng mang đi huỷ Nợ TK 642: Có TK 155,156: Hạch toán giá vốn hàng mang đi huỷ như vậy là chưa hợp lý và không đúng chế độ hiện hành. Thứ tư: Về chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán Hiện nay công ty không áp dụng hai mức chiết khấu bán hàng cho mọi khách hàng, không tính đến hình thức cũng như thời hạn thanh toán của khách hàng. Việc công ty không áp dụng mức chiết khấu thực chất là đánh vào giảm giá hàng bán .Công ty cgưa phát huy được lợi thế của việc sử dụng chính sách chiết khấu, điều này không khuyến khích khách hàng mua hàng của công ty, chưa khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Như nậy sẽ có 1 khoản vốn kinh doanh bị chiếm dụng dưới dạng hìng thức nợ phảI thu, trong khi công ty luôn vì mục tiêu tăng doanh thu tiêu thụ, nếu thu hồi sớm tiền hàng sẽ giúp cho công ty có vốn lưu động để tiếp tục mở rộng hoạt động kinh,hạn chế khoản vay ngân hàng chịu lãI suất cao, đồng thời cũng giúp cho công ty tránh được những rủi ro về nợ khó đòi. Thứ năm: Về việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện nay kế toán công ty không phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số thuốc bán ra và số thuốc còn tồn trong kho của công ty. Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả bán hàng. Việc làm này chưa hợp lý vì theo nguyên tắc nếu như số lượng thành phẩm tồn kho là lớn, liên quan đến nhiều hàng tồn kho và lượng hàng bán ra thì vô hình chung đã làm giảm lãi và kết quả kinh doanh xác định được là không chính xác. Thứ sáu: Về việc hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái Hiện tại công ty đang sử dụng tài khoản 413 để hạch toán tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ. Cuối năm, kế toán kết chuyển lãi (lỗ) khoản chênh lệch tỷ giá như sau: Kết chuyển lỗ: Nợ TK 6427 Có TK 413 Kết chuyển lãi Nợ TK 413 Có TK 6427 Hạch toán như vậy là không đúng với bản chất của nghiệp vụ và chế độ hiện hành. 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một trong những công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp cung cấp các thông tin trực tiếp về sản phẩm, khả năng bù đắp chi phí tạo lợi nhuận, khả năng thu hồi vốn và phát triển vốn. Thông tin do kế toán bán hàng cung cấp sẽ làm cơ sở để các nhà quản trị đưa ra các giải pháp, đề ra phương hướng hoạt động và có những chính sách thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ tới. Những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của thông tin cung cấp. Mặt khác, hoạt động bán hàng của công ty diễn ra thường xuyên và liên tục hàng ngày với phương châm đa dạng hóa sản phẩm, hàng hóa, đa dạng hóa các phương thức tiêu thụ, thực hiện các chính sách để thu hút khách hàng Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng là vấn đề hết sức cần thiết và là một yêu cầu đặt ra đối với các cán bộ kế toán trong công ty. Tuy nhiên việc hoàn thiện cũng cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Hoàn thiện trước hết phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế của doanh nghiệp mà còn là công cụ quản lý kinh tế của Nhà nước. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp được phép cải biên sao cho phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế nhưng luôn luôn phải dựa trên cơ sở của chế độ kế toán và nằm trong khuôn khổ của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Mặt khác việc tuân thủ theo chế độ còn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cũng như cho các cơ quan quản lý. - Bên cạnh đó việc hoàn thiện cũng phải được thực hiện sao cho phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp về tổ chức sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp - Hoàn thiện phải đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, các nhà đầu tư và những người quan tâm đến lĩnh vực tài chính- kế toán của doanh nghiệp. - Hoàn thiện phải trên cơ sở tiết kiệm chi phí và giảm nhẹ khối lượng công việc nhưng vẫn phải đảm bảo tính khoa học nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. 3.2.2 Các giải pháp cụ thể Giải pháp 1: Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán Là một doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ một khối lượng lớn thành phẩm, hàng hóa việc cung cấp thông tin về bán hàng và kết quả bán hàng đối với từng mặt hàng là vô cùng cần thiết đối với công ty. Căn cứ những thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả lỗ, lãi của từng loại thành phẩm, hàng hóa giúp các nhà quản lý có một cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động bán hàng, từ đó có thể đưa ra các quyết định về sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Hiện tại công ty không tổ chức tài khoản và sổ chi tiết theo dõi doanh thu, giá vốn và kết quả bán hàng cho từng chủng loại sản phẩm, hàng hóa. Kế toán chỉ theo dõi bán hàng trên Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng và Bảng kê hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên Báo cáo bán hàng chỉ có tính liệt kê về số lượng và doanh thu còn Bảng kê hóa đơn bán hàng chỉ theo dõi doanh thu mà không theo dõi về số lượng. Để theo dõi chi tiết trên đầy đủ các chỉ tiêu, người sử dụng phải xem trực tiếp trên từng hóa đơn. Nếu như có sự cố máy tính doanh nghiệp không thể theo dõi kết hợp được nhiều chỉ tiêu khác nhau, do đó khó có được sự nhìn nhận toàn diện về hoạt động bán hàng của công ty. Với phần mềm kế toán máy, việc mã hoá cho từng sản phẩm, hàng hoá và xác đinh kết quả tiêu thụ cho từng loại mặt hàng là hoàn toàn có thể thực hiện được. Trong danh mục tài khoản, kế toán khai báo các tài khoản chi tiết doanh thu và giá vốn của từng loại mặt hàng. Biểu số 23: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tên sản phẩm (hàng hóa).. Thángnăm. Đvt Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Ghi Nợ TK 632 Ghi Có TK 632 Ngày Số SL ĐG TT SL ĐG TT Cộng Ngày. tháng. năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 24: Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng Tháng...năm Stt Tên sản phẩm Đvt Số lượng Doanh thu Giá vốn Giảm doanh thu Thuế Lãi gộp CPBH, CPQLDN KQBH Cộng Ngày. tháng. năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Dựa trên các sổ sách trên ta có thể xem xét hoạt động bán hàng vừa chi tiết vừa toàn diện trên tất cả các chỉ tiêu. Từ đó nâng cao tính chặt chẽ trong công tác quản lý tiêu thụ. Giải pháp 2: Về công tác vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Đối với nghiệp vụ bán hàng trực tiếp, công ty không lập phiếu xuất kho mà chỉ lập Hóa đơn GTGT. Nếu phát sinh trường hợp Hóa đơn đã lập mà vì một lý do nào nào đó không thể xuất đúng số lượng ghi trong hóa đơn mà kế toán đã hạch toán thì sẽ xảy ra bút toán khống. Để tránh việc phát sinh chênh lệch khi có yêu cầu của khách hàng (theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng), phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập 3 liên Hoá đơn GTGT. Trên hoá đơn ở cột số lượng nên phân biệt giữa số lượng theo yêu cầu và số thực xuất. Hoá đơn được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Nếu thanh toán ngay thì hoá đơn được chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền hoặc séc và ký tên. Liên 1 lưu, liên 2 và 3 người mua mang đến kho để nhận hàng. Sau khi giao nhận hàng thủ kho và người mua cùng ký vào các liên, khách hàng giữ một liên, liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi mới chuyển cho kế toán nhập dữ liệu. Đối với nghiệp vụ bán lẻ tại của hàng phụ thuộc, để đảm bảo tính hợp pháp của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, công ty nên thực hiện lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 2 liên và chuyển như sau: 01 liên lưu tại phòng Kinh doanh, 01 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Sau khi ký nhận thì giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường. Thủ kho nhập sau khi nhập hàng xong ghi số thực nhập và cùng người vận chuyển ký vào phiếu. Thu kho nhập dữ lại để ghi thẻ kho rồi mới chuyển cho kế toán làm căn cứ nhập liệu vào máy tính. Giải pháp 3: Về việc hạch toán hàng huỷ Với đặc thù là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại thuốc chữa bệnh, chất lượng sản phẩm của công ty luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu vì nó không những ảnh hưởng đến sức khỏe của người tiêu dùng mà còn có tác động trực tiếp đến uy tín của công ty trên thị trường. Trong quá trình sản xuất, không tránh khỏi có những hàng hoá chưa đảm bảo chất lượng hoặc hàng bán chậm lưu kho quá lâu và đã hết thời hạn sử dụng. Khi đó công ty phải tiến hành huỷ hàng. Tuy nhiên kế toán công ty lại hạch toán khoản giá vốn của hàng huỷ vào chi phí quản lý doanh nghiệp mà cụ thể là chi phí vật liệu quản lý. Phản ánh như vậy là không đúng với bản chất của nghiệp vụ này. Trị giá của số hàng đem huỷ phải hạch toán vào giá vốn hàng bán. Do đó, để đảm bảo sự phù hợp về mặt ý nghĩa kế toán công ty nên tiến hành hạch toán hàng huỷ như sau: + Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 + Phản ánh giảm giá vốn hàng bán Nợ TK 155, 156 Có TK 6321, 6322 + Trong khi chờ quyết định của cấp trên về số hàng này, kế toán phản ánh Nợ TK 1381 Có TK 155, 156 + Khi có quyết định của cấp trên về việc hủy hàng, kế toán phản ánh giá vốn hàng huỷ theo bút toán: Nợ TK 6321, 6322 Có TK 1381 Giải pháp 4: Về các khoản chiết khấu của công ty Chiết khấu bán hàng là công cụ doanh nghiệp sử dụng để kích thích khách hàng mua hàng của đơn vị với số lượng lớn hoặc thanh toán nhanh tiền hàng. Sử dụng các mức chiết khấu phù hợp sẽ góp phần làm tăng vòng quay của vốn, tránh được tình trạng bị chiếm dụng vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty cần áp dụng linh hoạt và đánh giá đúng đắn chính sách chiết khấu để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Công ty có thể áp dụng chính sách chiết khấu đối với khách hàng thanh toán trước thời hạn( trong đó quy định rõ thời hạn tín dụng, được hưởng bao nhiêu % trên tổng giá thanh toán). Công ty chỉ tính đến khoản giảm giá để bán được nhiều hàng mà không tính đến hình thức cũng như thời hạn thanh toán của khách không mang lại hiệu quả cao, vì nó chỉ khuyến khích khách mua hàng chứ không kích thích được khách hàng thanh toán tiền ngay. Việc để cho khách hàng thanh toán chậm cũng có nghĩa là công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn của mình. Để khắc phục tình trạng này và để công cụ chiết khấu thực sự phát huy hiệu quả, không những kích thích khách mua với số lượng lớn mà còn thanh toán nhanh, công ty nên có sự phân biệt rõ ràng giữa hai hình thức chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán cũng như xây dựng các mức chiết khấu phù hợp và linh hoạt. Có hai hình thức chiết khấu bán hàng là chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại: - Chiết khấu thanh toán là số tiền mà người bán thưởng cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn theo hợp đồng tính trên tổng số tiền hàng mà họ đã thanh toán. - Chiết khấu thương mại là khoản tiền người bán thưởng cho người mua do trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng lớn hàng hóa (hồi khấu) và khoản giảm trừ trên giá bán niêm yết vì mua một khối lượng lớn hàng hóa trong một đợt (bớt giá). Chiết khấu này được ghi trong các hợp đông mua bán hoặc các cam kết về mua hàng. Đối với những khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn trong hợp đồng công ty áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn kinh doanh và tăng vòng quay của vốn, công ty nên xây dựng tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng một cách linh hoạt, có thể dựa trên những yếu tố sau: Tỷ lệ lãi suất và tiền lãi của ngân hàng đối với công ty. Khả năng thanh toán của khách hàng Thời gian thanh toán sớm Mức chiết khấu đặt ra phải đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất phải được bù lại bằng khoản giảm lãi tiền vay ngân hàng của công ty. Đối với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn công ty áp dụng hình thức chiết khấu thương mại. Khoản chiết khấu thương mại này doanh nghiệp nên áp dụng một cách linh động vì đối với sản phẩm mới thì việc sử dụng chiết khấu thương mại còn có ý nghĩa như quảng cáo. còn đối với các sản phẩm sắp lỗi thời (ví dụ sắp có sản phẩm mới thay thế) thì việc sử dụng chiết khấu này có thể làm giảm bớt được lượng hàng tồn đọng. Ngoài các khoản chiết khấu, công ty cũng nên có biện pháp đối với khách hàng dây dưa công nợ, công ty nên tính lãi suất đối với các khoản nợ quá hạn tương ứng với lãi suất ngân hàng. Giải pháp5: Về việc hạch toán các khoản chiết khấu của công ty Việc công ty hạch toán khoản chiết khấu bán hàng vào tài khoản 6418- Chi phí bán hàng bằng tiền khác là không hợp lý và không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Bản chất của chiết khấu thương mại là một khoản giảm trừ doanh thu bán hàng nên phải được hạch toán vào tài khoản 521- Chiết khấu thương mại. Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần. Chiết khấu thanh toán được coi như khoản chi phí tài chính nên được hạch toán vào tài khoản 635- Chi phí tài chính. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán, để đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành, kế toán công ty nên hạch toán như sau: + Chiết khấu thương mại Nợ TK 521 Nợ TK 33311 Có TK 111, 112, 331 + Chiết khấu thanh toán Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 331 Giải pháp 6: Về việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Để đảm bảo việc xác định kết quả bán hàng một cách chính xác, phục vụ cho nhu cầu quản lý, cuối tháng, sau khi đã xác định được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí này cho cả số hàng bán ra trong tháng và số hàng tồn kho. Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng tồn kho có thể được xác định theo công thức: CPBH phân bổ cho hàng tồn kho = CPBH của hàng tồn đầu kỳ + CPBH phát sinh trong kỳ * Trị giá hàng tồn cuối kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ + Trị giá hàng tồn cụối kỳ Giải pháp 7: Về việc phản ánh khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái Để đảm phản ánh nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá phát sinh theo đúng chế dộ hiện hành, khi phát sinh nghiệp vụ này kế toán công ty hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá vào tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi về tỷ giá) hoặc tài khoản 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ về tỷ giá). Kết luận Tổ chức hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp nhìn nhận được nhu cầu của thị trường đối với sản phẩm của mình, thấy được xu thế tiêu dùng trong tương lai để từ đó định hướng sản xuất kinh doanh cho phù hợp. Chính vì vậy, tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng sẽ góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.Kế toán doanh nghiệp ,đặc biệt là kế toán trong khâu tiêu thụ là cong cụ sắc bén trong việc điều hành quản lý ra quyết định của chủ doanh nghiệp,vì thế kế toán phảI hết sức chặt chẽ, áp dụng 1 cach linh hoạt tuỳ theo tong đặc điẻm ưuy mô của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính htống nhất,hiệu quă, đúng nguyên tác chế độ kế toán. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH dựơc thảo Phúc Vinh, với sự giúp đỡ chỉ bảo của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán em đã được tiếp xúc với thực tế, làm quen với công việc của một nhân viên kế toán và có cơ hội đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Kết hợp với những kiến thức đã học cùng sự hướng dẫn của Giảng viên Nguyễn Quốc Trung đã giúp em hoàn thành bài chuyên để tốt nghiệp này. Do trình độ có hạn bản chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của Giảng viên Nguyễn Quốc Trung và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán để giúp em hoàn thiện bài viết của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng 08 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Thị Mai Duyên Danh mục tài liệu tham khảo Kế toán doanh nghiệp – Giáo trình Đại học kinh tế quốc dân NXB ĐHKTQD 2007 Lý thuyết tổ chức hạc toán kế toán - Giáo trình Đại học kinh tế quốc dân NXB ĐHKTQD Kế toán quản trị - Giáo trình Đại học kinh tế quốc dân NXB ĐHKTQD Kế toán tài chính ; Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Giáo trình Đại học kinh tế quốc dân NXB ĐHKTQ Quyết định về việc ban hành chế đọ kế toán doanh nghiệp Số 15/2006/QĐ- BTC Một số chuyên đề của khoá trước Tài liệu môn tổ chức hạch toán kế toán của trương ĐHKTQD Mục lục Trang * Lời nói đầu 1 Phần I: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 3 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 3 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 3 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 5 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 11 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 11 1.4.2. Hình thức ghi sổ kế toán 13 1.4.3. Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp 14 Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 17 2.1. Đặc điểm về hàng hoá và quản lý hàng hoá 17 2.2. Kế toán bán hàng ở công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 18 2.2.1. Các phương thức bán hàng 18 2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng 19 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 30 2.2.3.1. Kế toán chiết khấu bán hàng 30 2.2.3.2. Kế toán giảm giá hàng bán 30 2.2.3.3. Kế toán hàng bán bị trả lại 33 2.2.4. Kế toán quá trình thanh toán với khách hàng 37 2.2.5. Kế toán thuế GTGT 41 2.2.6. Kế toán giá vốn hàng hoá 43 2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 47 2.3.1. Kế toán chi phí bán hàng 2.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 47 50 2.3.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng 54 Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 57 3.1. Nhận xét về công tác kế toán tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 57 3.1.1. Nhận xét kháI quát về công tác kế toán tại Công ty TNHH Dược thảo Phúc Vinh 57 3.1.1.1. Những ưu điểm 57 3.1.1.2. Những hạn chế 60 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 63 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện 63 3.2.2. Các giải pháp cụ thể 64 *Kết luận 72 Danh mục chữ cáI viết tắt Ký hiệu Nội dung GTGT TKĐƯ NTGS NT SH PX HĐ STT ĐVT SKS PN GVHB CT TK ĐG SL TT KC DN TSCĐ BHXH BHYT SX KD PT PC Giá trị gia tăng Tài khoản đối ứng Ngày tháng ghi sổ Ngày tháng Số hiệu Phiếu xuất Hoá đơn Số thứ tự Đơn vị tính Số kiểm soát Phiếu nhập Giá vốn hàng bán Chứng từ Tài khoản Đơn giá Số lượng Thành tiền Kết chuyển Doanh nghiệp Tài sản cố định Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Sản xuất Kinh doanh Phiếu thu Phiếu thu Danh mục Bảng Biểu Danh mục Số trang Biểu 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 5 Biểu 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 6 Biểu 1.2 : Quy trình công nghệ sản suất chung 11 Biểu 1.3 : Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 13 Biểu 1.4: Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung 14 Biểu 2: Hoá đơn giá trị gia tăng 23 Biểu 3: Phiếu xuất kho 24 Biểu 4: Sổ chi tiết bán hàng 25 Biểu 5: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng 26 Biểu 6: Phiếu thu 27 Biểu 7: Nhật ký chung 28 Biểu 8: Sổ cáI TK 5111 29 Biểu 9: Nhật ký bán hàng 30 Biểu 10: Biên bản giảm giá hàng bán 32 Biểu 11: Sổ cáI TK 532 33 Biểu 12: Phiéu khiếu nại chất lượng hàng trả về 35 Biểu 13: Phiếu nhập kho 36 Biểu 14: Sổ cáI TK 531 37 Biểu 15: Sổ chi tiết công nợ 39 Biểu 16: Sổ cáI TK 131 40 Biểu 17: Bảng kê chứng từ hoá đơn mua vào 42 Biểu 18: Sổ cáI TK 632 45 Biểu 19: Sổ cáI TK 155 46 Biểu 20: Sổ cáI TK 641 50 Biểu 21: Sổ cáI TK 642 53 Biểu 22: Sổ cáI TK 911 56 Biểu 23: Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán 65 Biểu 24: Bảng tổng hợp chi tiêt bán hàng 66