Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (pmc)

n khác. Như vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) nói chung là đúng theo quy định của nhà nước. Nhưng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thường phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lượng hàng hoá xuất nhập khẩu. Do vậy khi xác định phạm vi chi phí bán hàng công ty TNHH (PMC) đã bổ sung khoản mục chi phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng vào chi phí bán hàng. Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, phòng kế toán công ty đã sử dụng TK TK 641: “Chi phí bán hàng” Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 “chi phí bán hàng” như sau. Bên nợ: - Phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên có: - Phản ánh các khoản giảm chi phí. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh. *Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TKcấp II, III như sau: - TK 6411” Chi phí nhân viên”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK phải trả cho nhân viên bán hàng. Trong đó, phòng kế toán mở chi tiết cho từng hoạt động như sau: Tk 64111 “Chi phí nhân viên làm hàng NK” TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng kinh doanh nội địa” - TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa,bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng. Để quản lý chi tiết hơn chi phí vật liệu bao bì, kế toán công ty mở chi tiết cho 3 bộ phận. đó là. TK 64121 “Chi phí vật liệu bao bì hàng nhập khẩu” TK 64122 “ Chi phí vật liệu bao bì hàng nội địa” - TK 6413 ”chi phí dụng cụ, đồ dùng “: TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. TK này mở chi tiết như sau: TK 64131 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nhập khẩu” TK 64132 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nội địa” - TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phương tiện vận chuyển ... TK này mở chi tiết như sau: TK 64141 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nhậpkhẩu”. TK 64142 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nội địa”. - TK 6415 “Cước vận tải”: TK này dùng để phản ánh chi phí về vận chuyển hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định trước trong hợp đồng. Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải . Cước vận tải hàng được xác định bằng công thức như sau: Cước vận tải hàng = Lượng hàng vận chuyển X Quãng đường vận chuyển X Giá cước từng loại hình Cước vận tải hàng theo dõi chi tiết cho từng hoạt động trên các TK cấp III như sau: TK 64151 “Cước vân tải hàng nhập khẩu” TK 64152 “Cước vận tải hàng nội địa” - TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCD, tiền thuê kho bãi , tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nước, điện thoại, tạp chí.... Các TK cấp III bao gồm: TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nhập khẩu” TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nội địa” - TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên như chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng. Các TK cấp III như sau: TK64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng nhập khẩu” TK64282 “Chi phí bằng tiền khác hàng nội địa” *Trình tự kế toán như sau: 1/ Kế toán căn cứ vào quyết toán quĩ lương từng hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi như sau: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6411) (Chi tiết Nợ TK 64111 “ Chi phí nhân viên làm hàng nhập khẩu” (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng nội địa” Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Ví dụ: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 7 của nhân viên làm hàng máy in nhập khẩu kế toán ghi. Nợ TK 641 (64111): 4 313 750 Có TK 334 3 625 000 Có TK 338 688 750 2/ Khi xuất vất liệu, nhiên liệu phục vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng ” (6411) (Chi tiết Nợ TK 64111 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng KDNĐ”) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. 3/ Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ có liên quan để xác định. Phân bổ CCDC theo tiêu thức 50% hoặc 100%. - Khi xuất CCDC giá trị phân bổ 50% được hạch toán và chi phí bán hàng, 50% còn lại được hạch toán vào chi phí trả trước a. Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413) (Chi tiết Nợ TK 64131 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64132 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng KDNĐ”) Có TK 153 “công cụ , dụng cụ”. b. Nợ TK 142 “ Chi phí trả trước” Có TK 153 “Công cụ dụng cụ” - Khi báo hỏng công cụ thì kế toán phân bổ 50% giá trị còn lại : Có TK 142 “Chi phí trả trước” . 4. Cuối kỳ, kế toán că cứ vào bảng quyết toán khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khâu bán hàng để ghi : (Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414) (Chi phí Nợ TK 64151 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng NK”) (Chi phí Nợ TK 64152 “ Chi phí khấu hao TSCĐ hàng KDNĐ”) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. 5. Khi nhận hoá đơn vận chuyển, bản thanh toán cước được lập thành bản kê thanh toán cước vân chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 641 “ Chi phí bán hàng” (6415) (Chi tiết Nợ TK 64151 “Cước vận tải hàng NK”) (Chi tiết nợ TK 64152 “Cước vận tải hàng KDNĐ”) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cú vào phiếu chi số 527 ngày 24/7 về việc thanh toán cước vận chuyển lô hàng máy in công nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 641(64151): 6 000 000 Có TK 111(1111): 6 000 000 6. Hàng tháng, kế toáncăn cứ vào giấy báo của hải quan và một sổ chứng từ khác có liên quan (Phiếu chi, giấy báo nợ, của NH...) và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6417) (Chi tiết Nợ TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NĐ”) CóTK 331 “Phải trả người bán” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 601 ngày 14/8 về việc chi tiền gửi CT+ mua tờ khai HQ, kế toán ghi: Nợ TK 641(64172): 224 500 Có Tk 111(1111) 224 500 7/ Khi phát sinh chi phí quảng cáo, hội nghị khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6418) (Chi tiết Nợ TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ”) Có TK 111, TK 112.... Ví dụ: CĂn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 20/3 về việc tiếp khách Đan Mạch sang làm việc, kế toán ghi: Nợ TK 641(64182): 1 320 000 Có TK 111(1111) 1 320 000 8. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng tập hợp sang bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả, kế toán ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” (Chi tiết Nợ TK 9112 “Xác định kết quả kinh doanh hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 9113 “Xác định kết quả kinh doanh KDNĐ”) Có TK 641 “Chi phí bán hàng” Đối với kế toán chi tiết chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại bảng kê chứng từ sau: Bảng kê chứng từ theo đối tượng. Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng. Bảng kê chứng từ theo vụ việc. Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản. Mỗi bảng kê đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị khác nhau. Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Bảng tổng hợp tại công ty gồm: - Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo TK đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo đối tượng. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp trên. Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí của từng hoạt động kinh doanh. Trình tự hệ thống hoá thông tin của kế toán CPBH được minh hoạ theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Sổ cái Biểu số 2 Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Từ ngày 01/01/00 đến 31/12/00 Tài khoản 641 PS nợ PS có 1985002712 1985002712 Tiểu khoản PS nợ PS có 641 chi phí bán hàng 6411 chi phí nhân viên 64111 chi phí nhân viên làm hàng XK 64112 chi phí nhân viên làm hàng NK 1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 6415 cước vận tải hàng 64151 cước vận tải hàng XK 64152 cước vận tải hàng NK 64153 cước vận tải hàng KDNĐ 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 6416 phí HQ, KD, HT 64161 phí HQ, KD, HT hàng XK 64162 phí HQ, KD, HT hàng NK 64163 phí HQ, KD, HT hàng KDNĐ 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370 6417 chi phí dịch vụ mua ngoài 64171 chi phí DV mua ngoài hàng XK 64172 chi phí DV mua ngoài hàng NK 64173 chi phí DV mua ngoài hàng NĐ 69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 6418 chi phí bằng tiền khác 64181 chi phí bằng tiền khác hàng XK 64182 chi phí bằng tiền khác hàng NK 64183 chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491 Biểu số 3 Sổ cái TK 641 Từ ngày 1/1/2000 -31/12/2000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Ngày Số 2/1 5/1 7/1 11/1 13/1 13/1 .. 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 1 3 5 8 9 9 6 15 15 7 12 5 Điện phí, telex TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô H.chất Thu thủ tục phí TTQTế lô rượu PNH TTNN Malt Phí TT lô thuốc trừ sâu . K/c CP NV hàng XK năm 2000 K/c CP NV hàng NK năm 2000 K/c CP NV hàng XK K/c CP VC hàng XK năm 2000 Thu cước vận chuyển hồ tiêu K/c phí HQ, KD, HT năm 2000 .. 1121 1121 1121 1121 1121 1122 9111 9112 91141 9111 331 9111 .. 2 056 817 12 637 214 680 443 943 1 009 225 739 388 199 885 000 340 096 000 8 419 683 331 631 969 850 000 22 539 390 . Cộng phát sinh . 1 985 002 712 1 985 002 712 2.2 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp thương mại nói chung, ở công ty AGREXPORT nói riêng ngoài chi phí bán hàng bao giờ cũng phát sinh chi phí chung cho công tác quản lý doanh nghiệp như chi phí về quản lí hành chính, khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lí, tiền lương nhân viên quản lí. Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp cũng cần được quản lí một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhất là trong nền kinh tế thị trường hiện nay vấn đề này cần phải được quan tâm chú trọng. Chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT bao gồm nội dung sau: - Chi phí nhân viên quản lí. - Chi phí đồ dùng văn phòng. - Chi phí vật liệu quản lí. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí, lệ phí. - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. Như vậy, nội dung chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT đã được xác định đúng theo qui định của Nhà nước. Để phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau: Bên nợ: - Chi phí quản lí doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản giảm chi phí quản lí. - Kết chuyển số chi phí quản lí doanh nghiệp vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” hoặc vào bên nợ TK 142 “chi phí trả trước”. Cuối kỳ, TK 642 không có số dư. Để tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TK cấp II của Tk 642 như sau: - TK 6421 “chi phí nhân viên quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng. - TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực - TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí. - TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí như nhà cửa, máy móc, thiết bị. - TK 6425 “chi phí về thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí - TK 6426 “chi phí dự phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. - TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trước cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại. - TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên như chi phí vay lãi, tiền công tác phí. * Trình tự kế toán: 1. Khi tiền lương phải trả cho nhân viên quản lí ở bộ phận văn phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả cho nhân viên” 2. Tiền BHXH, BHYT, KPCĐ trên tổng số lương của nhân viên quản lí, kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6421) Có TK 338 “phải trả, phải nộp khác” (3382, 3383, 3384) 3. Khi xuất vật liệu dùng cho công tác quản lí kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6422) Cps TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” 4. Khi xuất công cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận quản lí, kế toán ghi: + Nếu giá trị CCDC nhỏ phân bổ một lần: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6423) Có TK 153 “công cụ, dụng cụ” + Nếu giá trị CCDC lớn, phân bổ nhiều lần, khi xuất dùng ghi: Nợ TK 142 “chi phí trả trước” (1421) Có TK 153 “công cụ, dụng cụ” - Khi phân bổ hàng tháng, hàng quý ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6424) Có TK 142 “chi phí trả trước” 5. Tính khấu hao TSCĐ sử dụng ở văn phòng Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6425) Có TK 214 “hao mòn TSCĐ” 6. Tính thuế, phí, lệ phí phải trả cho Nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6425) Có TK 333 “thuế và các khoản thanh toán với Nhà nước” 7. Khi trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi, vào cuối niên độ kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “dự phòng phải thu khó đòi” Có TK 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” 8. Chi trả tiền điện, nước, điện thoại kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6427) Có TK 111 “tiền mặt” Có TK 331 “phải trả người bán” 9. Chi tiền công tác phí, chi phí lãi vay kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6428) Có TK 111 “tiền mặt” Có TK 142 “tiền gửi ngân hàng” 10. Khi có các khoản chi, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” Cuối kỳ kế toán tập hợp toàn bộ chi phí quản lí doanh nghiệp trong kỳ rồi tiến hành phân bổ cho các hoạt động. - Hoạt động kinh doanh hàng XK. - Hoạt động kinh doanh hàng NK. - Hoạt động kinh doanh hàng nội địa. - Hoạt động kinh doanh hàng uỷ thác. Kế toán công ty căn cứ vào doanh số bán hàng của từng hoạt động để làm tiêu thức phân bổ chi phí quản lí theo công thức sau: Trong đó: CQi - là chi phí quản lí doanh nghiệp phân bổ cho hoạt động i CQ - là tổng chi phí quản lí doanh nghiệp cần phân bổ Di - là doanh thu bán hàng hoạt động i D - là tổng doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ Riêng đối với hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác, doanh thu chính là phần hoa hồng uỷ thác mà công ty được hưởng. Sau khi tính toán, phân bổ chi phí quản lí doanh nghiệp cho từng hoạt động, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí quản lí doanh nghiệp sang bên nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ theo khoản định sau: Nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” (Chi tiết nợ TK 9111 “xác định kết quả kinh doanh hàng XK”) (Chi tiết nợ TK 9112 “xác định kết quả kinh doanh hàng NK”) (Chi tiết nợ TK 9113 “xác định kết quả kinh doanh hàng KDNĐ”) (Chi tiết nợ TK 91141 “xác định kết quả kinh doanh hàng uỷ thác XK”) (Chi tiết nợ TK 91142 “xác định kết quả kinh doanh hàng uỷ thác NK”) Có TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” Do công ty kinh doanh các mặt hàng nông sản là chủ yếu nên có ít hàng tồn kho. Vì vậy, kế toán không tíên hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng còn lại mà kết chuyển toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Đối với kế toán chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp, công ty cũng sử dụng bốn loại bảng kê như sau: - Bảng kê chứng từ theo đối tượng. - Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng. - Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản. - Bảng kê chứng từ theo vụ việc. Trong đó bảng kê chứng từ theo tiểu khoản dùng để tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp theo khoản mục chi phí mà kế toán đã phân loại theo nội dung chi phí (bao gồm 8 yếu tố chi phí). Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Tuỳ theo yêu cầu quản lý kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp. Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. Biểu số 5 Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Từ 01/1/2000 đến 31/12/2000 Tài khoản 642 Tiểu khoản PS Nợ PS Có 642: Chi phí QLDN 6421: Chi phí nhân viên quản lý 6423: Chi phí đồ dùng quản lý 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ 6425: Thuế, phí, lệ phí 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428: Chi phí bằng tiền khác 2 854 123 875 975 167 759 101 264 442 312 905 066 22 416 000 438 407 401 1 003 963 207 Biểu số 6 Sổ cái TK 642 PS Nợ 2 854 123 875 Từ ngày 01/1/2000 đến 31/12/2000 PS Có 2 854 123 875 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có Ngày Số 8/1 01/2 02/2 27/3 10/9 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 21 70 84 212 691 12 12 13 13 13 13 Trả tiền lệ phí giao thông T1-2000 Tiếp khách bộ KHĐT Chi tiền chè T2/2000 Mua mực in máy tính Mua tờ khai, phí gửi C/từ Trích quỹ lương cơ bản năm 2000 Trích quỹ lương cơ bản năm 2000 K/C chi phí nhân viên năm 2000 K/C chi phí nhân viên năm 2000 K/C chi phí nhân viên năm 2000 K/C chi phí nhân viên năm 2000 1121 1111 1111 1111 1111 3341 3342 9111 9112 91141 91142 130.000 2.000.000 320.000 915.000 78.250 418.872.264 463.525.195 200.000.000 100.000.000 613.525.195 61.642.564 3. Những ưu điểm và tồn tại của công tác kế toán CPBH và CPQLDN ở công ty AGREXPORT Qua quá trình tìm hiểu tình hình thực tế kế toán CPBH và CPQLDN ở công ty AGREXPORT, có thể rút ra một số nhận xét sau: 3.1 Ưu điểm: Phòng kế toán của công ty bao gồm các cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, dày dạn kinh nghiệm, có hiểu biết về nền kinh tế thị trường, về những yêu cầu của một cán bộ kế toán trong tình hình hiện nay. Mọi người trong phòng đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc. Nhìn chung công tác kế toán CPBH và CPQLDN cũng như các thành phần kế toán khác được đội ngũ các bộ của công ty thực hiện một cách khoa học và hoàn thiện. Nổi bật là những ưu điểm sau: - Khâu tổ chức hạch toán ban đầu đáp ứng được yêu cầu kinh tế và pháp lý. Sử dụng chứng từ đúng mẫu của Bộ Tài Chính, kế hoạch luân chuyển chứng từ được kế toán trưởng xác định là hợp lý. Việc luân chuyển chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để vào máy, ghi sổ diễn ra nhịp nhàng. Sổ sách rõ ràng, việc ghi chép được tiến hành kịp thời, tránh khâu trung gian. - Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán mới phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu. Kế toán sử dụng TK 641, TK 642 để theo dõi riêng hai loại chi phí bảo đảm kế toán hạch toán chính xác chi phí, giúp lãnh đạo theo rõi quản lí hai loại chi phí này. Riêng TK 641 công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp III giúp kế toán hạch toán chính xác chi phí đối với từng hoạt động kinh doanh theo khoản mục, từ đó thấy được tỷ trọng từng loại chi phí để có biện pháp điều chỉnh cụ thể từng loại chi phí phát sinh cho hợp lý, phấn đấu hạ thấp khoản mục có tỷ trọng lớn, tăng hiệu quả kinh doanh. - Việc tổ chức công tác kế toán của công ty áp dụng máy vi tính giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc, xử lý thông tin nhanh với độ chính xác cao, phục vụ cho việc quản lí kinh tế tài chính một cách toàn diện, khoa học. - Nói chung phương pháp hạch toán chi phí của công ty là rõ ràng, rành mạch, theo dõi được cả tổng số chi phí và chi tiết chi phí. Có được những ưu điểm trên trước hết phải kể đến sự quan tâm và quản lí sát sao của lãnh đạo công ty với công tác hạch toán chi phí, giúp đỡ phòng kế toán về vật chất, trang bị máy móc hiện đại cho công việc được hoàn thành nhanh chóng, chính xác. Sự cố gắng và đoàn kết của tập thể phòng kế toán cũng như với mỗi cán bộ kế toán là nguyên nhân trực tiếp để đạt được những ưu điểm trên. Mọi người đều có ý thức trách nhiệm trong công việc, đảm bảo ghi chép, phân tích và tổng hợp các thông tin, cung cấp số liệu cho lãnh đạo công ty. 3.2. Nhược điểm: Tuy nhiên công tác kế toán CPBH và CPQLDN của công ty còn bộc lộ một số nhược điểm sau: - Hình thức nhật ký sổ cái mà công ty áp dụng chưa thực sự đúng với quy định do Bộ Tài Chính ban hành. - Kế toán công ty không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng còn lại cuối kỳ mà phân bổ cho toàn bộ hàng bán ra trong kỳ. Do vậy, kết quả kinh doanh chưa thực sự chính xác. - Một số khoản mục CPBH và CPQLDN như chi phí nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ không được theo dõi thường xuyên vì kế toán công ty chỉ có thể tính vào CPBH và CPQLDN khi có quyết toán của cấp trên vào cuối năm. - Công ty AGREXPORT là một công ty chuyên xuất nhập khẩu mặt hàng nông sản và hàng tiêu dùng. Kế toán công ty mới chỉ hạch toán chi tiết chi phí theo khoản mục nhưng chưa phản ánh với giám đốc được tình hình thực hiện phí theo nhóm hàng kinh doanh, chưa xác định được kế hoạch kinh doanh của từng nhóm hàng, gây khó khăn cho công tác tìm nguồn hàng thích hợp và có hiệu quả kinh doanh cao. Nguyên nhân của một số tồn tại trên là do các qui định về chế độ kế toán của Nhà nước ban hành còn chưa hoàn thiện và ổn định, do vậy những khó khăn, thiếu sót và những vấn đề chưa hợp lý là điều không tránh khỏi. Công ty đang nghiên cứu và từng bước đổi mới, hoàn thiện hơn nữa. Phần III Phương hướng hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty xuất nhập khẩu nông sản Để góp phần vào việc hoàn thiện kế toán chi phí trong công ty, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến hoàn thiện, mong phòng kế toán xem xét và tham khảo. I. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Trong điều kiện của cơ chế hiện nay, nhà nước đã tạo ra môi trường pháp lý, chính trị ổn định, các doanh nghiệp được tự chủ về mặt tài chính trong quá trình hoạt động của minh. Vì vậy, phấn đấu hạ thấp chi phí, tăng lợi nhuận luôn là yêu cầu quan trọng và là mục tiêu chủ yếu của các doanh nghiệp. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những biện pháp được sử dụng rộng rãi để quản lý chi phí một cách có hiệu quả. Do vậy, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần phải được quan tâm, đổi mới để phù hợp với sự đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế cũng như phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán chi phí, đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một vấn đề phức tạp, vừa có ý nghĩa lý luận, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong công tác quản lý chi phí. Mặt khác kế toán là một công cụ quan trọng của nhà nước để quản lý nền kinh tế quốc dân trên tầm vĩ mô và vi mô. Do vậy vấn đề hoàn thiện chi phí là một trong những vấn đề cần thiết hiện nay. Xuất phát từ vai trò trên, đòi hỏi cần phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng, nhằm phù hợp với yêu cầu thực tế ở các doanh nghiệp. Đồng thời dựa vào các phương hướng đổi mới kế toán tài chính thì việc hoàn thiện kế toán chi phí phải dựa trện các nguyên tắc sau: - Hoàn thiện kế toán chi phí phải đảm bảo thống nhất từ trung ương đến cơ sở đáp ứng nguyên tắc bảo đảm sự thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán các sổ sách báo cáo kế toán. Thống nhất trong việc hoàn thiện là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán giữa ngành kinh doanh xuất nhập khẩu với chế độ kế toán nhà nước ban hành. - Đảm bảo sự thống nhất giữa ba loại hạch toán: Thống kê - nghiệp vụ - kế toán, đồng thời phải đảm bảo cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh đặc thù của từng ngành, từng doanh nghiệp cụ thể và phải tuần theo chế độ kế toán của nhà nước. - Tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào chế độ, thể lệ quản lý tài chính và công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp đồng thời chú ý đến vấn đề trang bị phương tiện tính toán hiện đại. - Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ mọi mặt kinh tế tài chính, đồng thời tiếp cận với chuẩn mực kế toán quốc tế, vận dụng cho phù hợp với tình hình thực tế của nước ta và của từng ngành. - Việc hoàn thiện các nội dung của kế toán chi phí phải quán triệt yêu cầu về tính khả thi và hiệu quả. II. Môt số vấn đề hoàn thiện về công tác chi phí bán hàng và kế toán quản lý doang nghiệp ở công ty AGREXPORT Xuất phát từ tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT , chúng tôi có đề xuất một vài ý kiến để cải tiến và hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty như sau: 1. Phân loại chi phí bán hàng Do đặc điểm của công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, bán hàng không những ở trong nước mà còn phải vận chuyển hàng hoá ra nước ngoài. Trong quá trình này, doanh nghiệp phải chi ra một số tiền chi phí về vận chuyển và bảo quản hàng hoá. Do vậy, bên cạnh việc phân loại chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí (Phần I), kế toán cần phân loại theo địa giới phát sinh chi phí, bao gồm: - Chi phí trong nước: Bao gồm các khoản chi phí chi ra phục vụ cho việc bán hàng thuộc phạm vi trong nước như chi phí vận chuyển trong nước, khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, công cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí quảng cáo. - Chi phí ngoài nước: Gồm chi phí vận chuyển ngoài nước và chi phí bảo hiểm hàng hoá. Vì vậy, chi phí bán hàng ngoài nước sẽ được ở một khoản mục riêng trong tổng số chi phí bán hàng. Việc phân loại chi phí bán hàng thành chi phí trong nước và chi phí ngoài nước có tác dụng theo dõi chặt chẽ tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, từ đó có biện pháp quản lý chi phí, tiết kiệm được các khoản mục chi phí. 2. Phạm vi, nội dung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Cần phân biệt rõ các khoản mục chi phí trong tổng chi phí kinh doanh của công ty như sau: - Chi phí bán hàng: Là những chi phí phục vụ cho khâu dự trữ, bảo quản hàng hoá, chi phí phục vụ công tác bán hàng, bao gồm các khoản mục chi phí sau: + Chi phí tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng. + Chi phí vật liệu, bao bì, nhiên liệu . . . phục vụ bán hàng. + Chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ bán hàng. + Chi phí vận chuyển hàng hoá. + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí bằng tiền khác Không hạch toán vào chi phí bán hàng các khoản chi phí phục vụ công tác mua hàng (như chi phí vận chuyển từ nơi mua về công ty, chi phí cho cán bộ đi mua hàng, chi phí thuê cất kho hàng hoá trên đường vận chuyển về công ty . . .) mà hạch toán vào giá vốn hàng mua nhập kho. - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nội dung chi phí này bao gồm: + Chi phí nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng như tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả khác. + Chi phí nhiên liệu, vật liêu phục vụ công tác quản lý. + Chi phí công cụ, dụng cụ quản lý. + Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận văn phòng. + Các khoản thuế, phí, lệ phí. + Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi. + Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác quản lý. + Chi phí bằng tiền khác. - Chi phí cho các hoạt động đầu tư tài chính như chi phí liên doanh, môi giới, chi phí liên quan đến mua bán chứng khoán, ngoại tệ . . . được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. - Chi phí về nhượng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí thanh lý hàng hoá bị hỏng khách hàng trả lại . . . được hạch toán vào chi phí bất thường. Khoản lãi tiền vay theo quy định của chế độ kế toán hiện hành được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Theo chúng tôi quy định như thế là chưa hợp lý bởi lẽ có những khoản vay phục vụ công tác bán hàng nhưng lãi vay phải trả được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, như vậy là không bảo đảm nguyên tắc “phù hợp” của kế toán (doanh thu nào, chi phí ấy). Theo ý kiến chúng tôi có lãi phải trả và lãi tiền gửi của khoản nào thì phải hạch toán tăng chi phí hoặc giảm chi phí của khoản đó. Chẳng hạn chi phí lãi vay của khoản vay để phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại (bán hàng) thì ghi tăng chi phí hoạt động tài chính, lãi của khoản vay để xây dựng cơ bản phải ghi tăng giá thành công trình . . . còn lãi tiền gửi của hoạt động bán hàng, các khoản thu được do khách hàng trả chậm . . . sẽ được ghi giảm chi phí bán hàng. 3. Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Doanh nghiệp thương mại cần phải bán được hàng hoá và bán được nhiều thì mới có khả năng thu được doanh lợi cao, đứng vững và phát triển. Hàng hoá không bán được thì doanh nghiệp bị thua lỗ và có nguy cơ phá sản. Vì vậy, để bán được hàng hoá, ngoài vấn đề chất lượng, giá cả, hợp thị hiếu tiêu dùng thì doanh nghiệp phải tìm mọi cách để người tiêu dùng hiểu biết về hàng hoá. Quảng cáo sẽ thông tin cho người tiêu dùng biết được hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh và bản thân doanh nghiệp thì quảng cáo còn có tác dụng đẩy khách hàng ra xa đối thủ cạnh tranh và kéo khách hàng về phía mình. Nhận thức được tầm quan trọng của quảng cáo, ngày nay các doanh nghiệp đầu tư ngày càng lớn cho các chi phí quảng cáo. Chi phí này phát sinh tương đối lớn và hiệu quả của nó có thể liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh. Do vậy xét trên góc độ hạch toán kế toán thì kế toán nên mở thêm khoản mục “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm” để theo dõi riêng khoản chi phí này. Khi đó kế toán mở thêm tài khoản cấp II của TK 641 “chi phí bán hàng” là TK 6419 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm”. Kết cấu TK này như sau: TK 6419 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm thực tế phát sinh - Các khoản giảm chi phí - K/C sang TK 911 để xác định KQKD hoặc TK 142 Cuối kỳ TK này không có số dư. Đối với công ty AGREXPORT, kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau: hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu, hàng kinh doanh nội địa thì công ty có thể mở thêm một số TK chi tiết cho từng hoạt động như sau: - TK 64191 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng XK” - TK 64192 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng NK” - TK 64193 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng KDNĐ” Khi chi phí quảng cáo phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động nào thì kế toán trực tiếp đến hoạt động đó. Đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm liên quan đến nhiều hoạt động thì sẽ được hạch toán riêng và đến cuối kỳ căn cứ vào doanh số bán hàng để tiến hành phân bổ cho từng hoạt động. Ngoài ra, kế toán công ty cũng có thể phân bổ dần chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm để tránh làm cho tổng chi phí bán hàng tăng đột ngột. Cụ thể như sau: Khi phát sinh chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm kế toán tập hợp vào TK 142 “Chi phí trả trước” ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1421) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” Đến cuối mỗi kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành phân bổ cho kỳ kinh doanh đó: Nợ TK 6419 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm” Có TK 142 “Chi phí trả trước” Việc tách chi phí quảng cáo thành một khoản mục riêng trong tổng chi phí bán hàng là cần thiết bởi lẽ chi phí này thường phát sinh rất lớn, liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh. Nếu không có biện pháp quản lý chặt chẽ sẽ làm giá thành hàng hoá lên quá cao, ảnh hưởng mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. 4.Hoàn thiện kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo nhóm hàng Hiện nay công ty AGREXPORT đang tiến hành kinh doanh tương đối nhiều mặt hàng. Vì vậy, việc phân tích hoạt động kinh doanh của từng nhóm hàng và mặt hàng là cần thiết. Từ đó, giúp ban giám đốc cũng như kế toán trưởng đưa ra các quyết định tài trợ một cách chính xác kịp thời nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty. Để theo dõi chi tiết từng nhóm hàng kinh doanh, cần giải quyết một số vấn đề sau: - Việc phân loại hàng hoá: Theo chúng tôi, công ty AGREXPORT có thể phân loại các mặt hàng kinh doanh thành từng nhóm hàng sau: + Nhóm hàng nông sản: Lạc nhân, hồi, quế, dầu cọ, chè + Nhóm hàng thuốc trừ sâu các loại + Nhóm hàng tiêu dùng: Phẩm nhuộm, mỹ phẩm, sữa các loại Kế toán mở các tài khoản chi tiết phản ánh chi phí phát sinh theo từng nhóm hàng mặt hàng kinh doanh tương ứng với từng ký hiệu A - đối với nhóm hàng nông sản, B - đối với nhóm hàng thuốc trừ sâu, C - đối với nhóm hàng tiêu dùng. TK 6411A “Chi phí nhân viên hàng nông sản”. TK 6411B “Chi phí nhân viên hàng thuốc trừ sâu”. TK 6411C “Chi phí nhân viên hàng tiêu dùng”. Tương tự . . . - Tiến hành phân loại chi phí bán hàng thành chi phí trực tiếp và chi phí chung. Những chi phí phát sinh liên quan đến nhóm hàng nào thì hạch toán trực tiếp cho nhóm hàng đó. Còn những chi phí liên quan đến nhiều nhóm hàng thì phân bổ theo những tiêu thức hợp lý. Việc lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí chung hợp lý được xem là vấn đề quan trọng nhất. Bởi vì mỗi một nhóm hàng hoá có một đặc điểm là dung lượng chi phí khác nhau, bản thân các chi phí có các tính chất khác nhau và công dụng khác nhau đối với từng nhóm hàng hoá. Do đó không thể sử dụng một tiêu thức phân bổ mà tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi phí mà lựa chọn thích hợp. Tiêu chuẩn phân bổ hợp lý là tiêu chuẩn sẵn có căn cứ khoa học, bảo đảm phân bổ chính xác cho từng đối tượng chịu chi phí đóng thêm phải phù hợp với điều kiện, đặc điểm hoạt động của công ty. Sau khi tập hợp chi phí chung, ta tiến hành phân bổ cho từng nhóm hàng. Để bảo đảm tính chính xác, đơn giản và khoa học có thể lựa chọn các tiêu thức phân bổ sau: * Đối với chi phí tiền lương: Chi phí này có thể lựa chọn tiêu thức doanh thu làm tiêu chuẩn phân bổ bởi vì công ty AGREXPORT vận dụng trả lương theo doanh thu trên cơ sở cấp bậc, năm công tác. Khi phân bổ chi phí này dùng công thức sau: Trong đó: CLi là chi phí tiền lương phân bổ cho nhóm hàng i. D tổng doanh thu bán hàng nhomd hàng i. i số nhóm hàng. * Đối với chi phí khấu hao TSCĐ. Chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến nhóm hàng nào thì tính trực tiếp cho nhóm hàng đó. ở công ty AGREXPORT chi phí khấu hao theo TSCĐ bộ phận bán hàng bao gồm chi phí khấu hao kho dự trữ hàng hoá, khấu hao cửa hàng . . . kho bảo quản, dự trữ hàng hoá chung cho tất cả các nhóm hàng mà chưa có kho dự trữ riêng. Do vậy chi phí khấu hao TSCĐ có thể phân bổ theo diện tích sử dụng. Nghĩa là nhóm hàng nào chiếm nhiều diện tích sử dụng thì chịu nhiều chi phí khấu hao và ngược lại. Công thức phân bổ được sử dụng như sau: Trong đó: CKHi là chi phí khấu hao phân bổ cho nhóm hàng i. KH là tổng chi phí khấu hao cần phân bổ. S là tổng diện tích sử dụng. Si là tổng diện tích sử dụng cho nhóm hàng thứ i. i là số nhóm hàng. * Đối với chi phí vận chuyển: Chi phí vận chuyển nhiều hay ít không chỉ phụ thuộc vào khối lượng vận chuyển mà còn phụ thuộc vào quãng đường vận chuyển. Do vậy để đảm bảo phân bổ chính xác chi phí vận chuyển cho từng nhóm hàng, công ty nên lựa chọn tiêu thức phân bổ là khối lượng hàng hoá vận chuyển trong kỳ. Theo công thức: Trong đó: CVi là chi phí vận chuyển phân bổ cho nhóm hàng i. CV là tổng chi phí vận chuyển cần phân bổ. KL là khối lượng hàng hoá vận chuyển. KLi là khối lượng vận chuyển hàng hoá của nhóm hàng i. Trong trường hợp vận chuyển hàng hoá cồng kềnh cần phải xác định thêm tỷ lệ cước khống thì mới có thể bảo đảm tính ra chi phí vận chuyển cho các nhóm hàng chính xác. Khi đó: Trong đó: K là khối lượng hàng hoá để phân bổ. TK là tỷ lệ cước khống. * Đối với các khoản mục khác, công ty có thể phân bổ chi phí chung theo doanh số bán ra và sử dụng công thức sau: Trong đó: CKi là chi phí phân bổ cho nhóm hàng i. CK là tổng chi phí cần phân bổ. D là tổng doanh thu bán hàng. Di là doanh thu bán hàng nhóm hàng i. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào các số liệu trên các tờ kê chi tiết đã được phân bổ cùng với các chi phí phát sinh trực tiếp của từng nhóm hàng tiến hành tổng hợp chi phí bán hàng theo khoản mục đối với từng nhóm. Sau đó tổng hợp chi phí bán hàng của tất cả các nhóm hàng trong toàn doanh nghiệp. Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại và hàng bán ra được tiến hành theo từng nhóm hàng. Tất cả các khoản mục chi phí đều được phân bổ. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra để kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Có Tk 641 “Chi phí bán hàng” Mẫu tờ kê chi tiết theo nhóm hàng kinh doanh như sau: Tờ kê chi tiết chi phí nhóm hàng nông sản (trang bên) Chứng từ Diễn giải PS nợ PS có TK đối ứng Vụ việc 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu 6413 Chi phí CCDC 6414 Chi phí KHTSCĐ 6415 Cước vận tải hàng hoá 6416 Phí HQ, KD, HT 6417 Chi phí DV mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 6419 Chi phí quảng cáo Cộng + Trình tự hạch toán chi phí bán hàng chi tiết theo mặt hàng kinh doanh như sau: Chứng từ về CPBH Chi phí chung Chi phí trực tiếp Nhóm hàng NS Nhóm hàng TTS Nhóm hàng TD Sổ cái TK 641 Bảng kê chứng từ CPPH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 5. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng còn lại và hàng bán ra. Phòng kế toán công ty AGREXPORT đã thực hiện công tác chi phí như sau: Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ. Song tôi thấy rằng: - Các doanh nghiệp thương mại nói chung và doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng, để đảm bảo nhu cầu bán ra đầu kỳ sau thì nhất thiết phải có một lượng hàng hoá dự trữ, do đó sẽ có hàng tồn kho cuối kỳ. Mặt khác, ở công ty AGREXPORT, lượng hàng hoá dự trữ qua các kỳ kinh doanh là không ổn định. Khi công ty ký kết được nhiều hợp đồng xuất khẩu thì lượng hàng hoá dự trữ sẽ giảm so với các kỳ kinh doanh khác, hoăch khi tìm được nguồn hàng thích hợp, lượng hàng mua vào nhiều thì dự trữ sẽ tăng lên Do vậy để đảm bảo nguyên tắc “phù hợp” của kế toán, cần thiết phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng còn lại và hàng đã bán nhằm tính toán được kết quả kinh doanh được trong kỳ một cách chính xác. Hơn nữa do đặc điểm của ngành thương mại nói chung và của công ty xuất nhập khẩu nói riêng hàng hoá mua về để bán cũng như quá trình gửi hàng bán thì doanh nghiệp phải chi ra một số tiền nhất định cho quá trình này. Xong không phải hàng hoá cứ xuất ra khỏi kho của doanh nghiệp được xác định hàng bán mà phải có thời điểm được xác định là bán hàng. Thời điểm bán hàng cũng được xác định khi khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Việc xác định thời điểm bán hàng trong ngành ngoại thương cũng có nét đặc thù riêng, theo quy định của ngành kinh doanh xuất nhập khẩu và những quy ước quốc tế về hàng hoá xuất nhập khẩu. Vì vậy tất cả các chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lí doanh nghiệp tập hơp được trong kỳ không thể kết chuyển hết cho số hàng bán ra mà cần thiết phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng còn lại và hàng đã bán. Điều đó là tất yếu để xác định kết quả chính xác của doanh nghiệp. Việc phân bổ chi phí được thực hiện đối với tất cả các yếu tố chi phí. Để bảo đảm đúng hệ thống kế toán mới ban hành, các TK 641 “chi phí bán hàng” và TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” cuối kỳ kinh doanh không có số dư, số chi phí phân bổ cho hàng còn cuối kỳ có thể được kết chuyển vào TK 142 “chi phí trả trước” (1422) để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng bán ra ở kỳ sau. Trình tự tập hợp và phân chi phí có thể được tóm tắt theo sơ đồ sau. Sơ đồ trình tự tập hợp chi phí và phân bổ chi phí TK 111, 112, 152 TK 641, TK 642 TK 911 Tập hợp CPBH, CPQLDN TK 142 CPBH, CPQLDN phân bổ cho hàng bán ra CPBH, CPQLDN phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ Đầu kỳ sau kết chuyển sang TK 641, TK 642 *Sử dụng số liệu thực tế của công ty để tính toán và phân bổ chi phí 1. Chi phí bán hàng 1 985 002 712 - Chi phí nhân viên 548 400 683 - Cước vận tải hàng 1 047 193 987 - Phí HQ, KD, HT 37 523 146 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 69 954 186 - Chi phí bằng tiền khác 281 930 710 2. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2 854 123 875 - Chi phí nhân viên quản lý 975 167 759 - Chi phí đồ dùng quản lý 101 264 442 - Chi phí khấu hao TSCĐ 312 905 066 - Thuế, phí, lệ phí 22 416 000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 638 407 401 - Chi phí bằng tiền khác 803 963 207 3. Hàng tồn kho - Trị giá hàng còn đàu kì 742 756 000 - Trị giá hàng nhập trong kì 63 085 748 325 - Trị giá hàng xuất trong kì 63 287 453 413 - Trị giá hàng còn cuối kì 550 055 912 Phân bổ chi phí cho hàng còn cuối kì như sau: * Chi phí bán hàng: Chi phí nhân viên phân bổ cho hàng tồn cuối kì = 548 400 683 x 550 055 912 = 4 725 918 63 828 504 325 Cước vận tải hàng phân bổ cho hàng tồn cuối kì = 1 047 193 987 x 550 055 912 = 9 024 338 63 828 504 325 Phia HQ, KD, HT phân bổ cho hàng còn cuối kì = 37 523 146 x 550 055 912 = 323 360 63 828 504 325 Chi phí DV mua ngoài phân bổ cho hàng tồn cuối kì = 69 954 186 x 550 055 912 = 602 839 63 828 504 325 Chi phí bằng tiền khác phân bổ cho hàng tồn cuối kì = 281 930 710 x 550 055 912 = 2 429 576 63 828 504 325 Tổng phân bố bán hàng còn cuối kì là: 17 106 031 * Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí nhân viên quản lý phân bổ cho hàng còn lại cuối kì = 975 167 759 x 550 055 912 = 8 403 642 63 828 504 325 hi phí đồ dùng quản lý phân bổ cho hàng còn lại cuối kì = 101 264 442 x 550 055 912 = 872 660 63 828 504 325 Chi phí khấu hao TSCĐ cho hàng còn cuối kì = 312 905 066 x 550 055 912 = 2 696 502 63 828 504 325 Thuế, phí, lệ phí phân bổ cho hàng còn cuối kì = 22 416 000 x 550 055 912 = 193 172 63 828 504 325 Chi phí DV mua ngoài phân bổ cho hàng còn cuối kì = 638 407 401 x 550 055 912 = 5 501 563 63 828 504 325 Chi phí bằng tiền khác cho hàng còn cuối kì = 803 963 207 x 550 055 912 = 6 928 263 63 828 504 325 Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn cuối kì là: 24 595 802 Từ đó ta có bảng tổng hợp và phân bổ chi phí bán hàng và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2000 Chỉ tiêu Dư đầu kì Số phát sinh trong kì Chi phí phân bổ ch hàng bán trong kì Chi phí phân bổ cho hàng còn cuối kì A. CPBH 1. Chi phí nhân viên 2. Cước vận tải hàng 3. Phí HQ, KD, HT 4. Chi phí DV mua ngoài 5. Chi phí bằng tiền khác B. CP QLDN 1. Chi phí NV quản lý 2. Chi phí đồ dùng QL 3. Chi phí KH TSCĐ 4. Thuế, phí, lệ phí 5. Chi phí DV mua ngoài 6. Chi phí bằng tiền khác 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 985 002 712 548 400 683 1 047 193 987 37 523 146 69 954 186 281 930 710 2 854 123 875 975 167 759 101 264 442 312 905 066 22 416 000 638 407 401 803 963 207 1 967 896 681 543 674 765 1 038 169 649 37 199 786 69 351 347 279 501 134 2 829 528 073 966 764 117 100 391 782 310 208 564 22 222 828 632 905 838 797 034 943 17 106 031 4 725 918 9 024 338 323 360 602 839 2 429 576 24 595 802 8 403 642 872 660 2 969 502 193 172 5 501 563 6 928 263 6. Lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ máy quản lí trong các doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Để quản lí tốt chi phí,các doanh nghiệp thương mại thường phải lập kế hoạch chi phí kinh doanh tức là dùng hình thức tiền tệ để tính toán trước chi phí của kỳ kế hoạch. Việc lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp là xác định mục tiêu phấn đấu của doanh nghiệp đồng thời thúc đẩy doanh nghiệp cải tiến quản lí kinh doanh, thực hiện chế độ tiết kiệm chi phí. Nhiệm vụ chủ yếu của việc lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp là phát triển và động viên mọi khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp để không ngừng giảm bớt chi phí, tăng lợi nhuận đáp ứng yêu cầu tái sản xuất mở rộng vàg cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Trên cơ sở kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp, kế toán tiến hành phân tích tình hình thực hiện chi phí, tìm ra các nhân tố ảnh hưởng tới việc thực hiện chi phí, kịp thời phát hiện những sai sót, từ đó đưa ra các biện pháp quản lí chi phí kịp thời. Hiện nay, công ty AGREXPORT chưa tiến hành lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp, do đó việc quản lí chi phí chưa đạt hiệu quả cao, còn khá nhiều khoản chi bất hợp lí. Theo chúng tôi công ty nên lập kế hoạch chi phí, đặc biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp lập kế hoạc chi phí và có thể tiến hành lập kế hoạch theo từng yếu tố chi phí. Công ty có thể tham khảo cách lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp như sau: - Đối với chi phí tiền lương: việc xây dựng kế hoạch chi phí dựa trên cơ sở sau: + Định mức lao động: căn cứ vào định mức chuẩn do cấp có thẩm quyền ban hành và điều kiện thực tế của công ty. Để xây dựng và không ngừng hoàn thiện định mức lao động của công ty, bố trí đủ số lượng và cơ cấu lao động cho phù hợp với nhu cầu công việc. + Đơn giá tiền lương: căn cứ vào định mức lao động đã đăng kí và chế độ tiền lương do nhà nước qui định, công ty có thể xây dựng đơn giá tiền lương theo phương pháp sau: Trong đó: ĐTL: đơn giá tiền lương. Đkế hoạch: quỹ lương kế hoạch. * Đơn giá tiền lương tính theo lợi nhuận: Trong đó: Pkế hoạch là lợi nhuận kế hoạch xác định theo qui định hiện hành. * Đơn giá tiền lương tính theo doanh thu. Công thức xác định đơn giá tiền lương như sau: - Chi phí nguyên liệu, vật liệu: căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật để xây dựng kế hoạch chi phí. - Chi phí công cụ, dụng cụ: căn cứ vào công cụ, đồ dùng bán hàng cho từng loại hàng để tính kế hoạch chi phí về công cụ, đồ dùng xuất dùng để lập kế hoạch chi phí. - Chi phí khấu hao TSCĐ: căn cứ vào nguyên giá TSCĐ sử dụng cho quá trình bán hàng và tỷ lệ khấu hao mà công ty đã đăng kí theo đúng khung thời hạn qui định để xác định tổng số khấu hao cho công ty. - Cước vận tải hàng: căn cứ vào kế hoạch vận chuyển hàng hoá bán trong kì và các hợp đồng để xây dựng kế hoạch chi phí. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: căn cứ vào các hợp đồng cung ứng dịch vụ như hợp đồng sử dụng điện, nước, điện thoại, định mức chi phí hoa hồng môi giới để xác định tổng chi phí trong kì. - Chi phí khác: căn cứ tình hình thực hiện chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp kì trước của từng loại chi phí phát sinh, đồng thời căn cứ vào kế hoạch bán ra kì này và định mức khống chế của các khoản chi phí tiếp tân, khánh tiết, tiếp khách, giao dịch của nhà nước để xác định kế hoạch chi phí của khoản mục này. Kế hoạch dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp là cơ sở quan trọng cho công tác quản lí giúp doanh nghiệp chi đúng mục đích, phát huy đúng hiệu quả, ngăn chặn biểu hiện chi tiêu lãng phí, tuỳ tiện. Kết luận Cơ chế thị trường hiện nay tạo ra nhiều điều kiện cho các lĩnh vực, các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp mỗi doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm và những gì sẽ đạt được. Đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán rất cần thiết, giúp việc quản lí từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lí vốn và tài sản, sự vận động của chúng sao cho an toàn và hiệu quả. Công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp đã góp phần không nhỏ vào việc thực hiện mục tiêu giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Trên đây là một số vấn đề về quản lí chi phí bán hàng và chi phí bán hàng quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT. Với thời gian thực tập có hạn, trình độ còn hạn chế, do đó tôi chưa thể nắm bắt được tất cả các vấn đề về chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp của công ty. Tuy nhiên được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo thạc sỹ Phạm Đức Cường và các anh chị trong phòng kế toán của công ty, tôi đã hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình. Trong chuyên đề này tôi đã thực hiện được: - Về mặt lí luận: cho ta thấy tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. - Về mặt thực tế: chỉ ra những ưu điểm cũng như những hạn chế trong công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT. Từ đó rút ra nguyên nhân để phân tích và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác chi phí nói chung ở công ty sao cho phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay và đảm bảo theo đúng chế độ nhà nước. Luận văn đã dựa trên số kiệu thực tế của công ty năm 2000 để tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp theo ý kiến đã đưa. Cuối cùng tôi xin chân thành cám ơn thầy giáo thạc sỹ Phạm Đức Cường, các thầy cô giáo bộ môn kế toán đã trang bị cho tôi những kiến thức về lí luận. Và tôi xin chân thành cám ơn các anh chị phòng kế toán công ty AGREXPORT đã giúp tôi hiểu biết thêm về thực tiễn. Mục lục