Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Lêi nãi ®Çu Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, c¸c quan hÖ hµng ho¸ - tiÒn tÖ, quan hÖ thÞ tr­êng ®­îc më réng, do vËy ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu ph¸t triÓn m¹nh mÏ theo tinh thÇn ®a ph­¬ng ho¸, ®a d¹ng ho¸ quan hÖ ngo¹i th­¬ng nh»m ph¸t triÓn vµ më réng quan hÖ bu«n b¸n trong vµ ngoµi n­íc. Th­¬ng tr­êng lµ chiÕn tr­êng. §Ó chiÕn th¾ng, cÇn ph¶i biÕt kÕt hîp gi÷a søc m¹nh, trÝ tuÖ vµ sù kh«n khÐo. Lóc nµy, kinh doanh trªn th­¬ng tr­êng kh«ng chØ lµ nghiÖp vô kü thuËt mµ cßn lµ nghÖ thuËt. C«ng ty xuÊt nhËp khÈu n«ng s¶n thùc phÈm Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, chuyªn kinh doanh xuÊt nhËp khÈu c¸c mÆt hµng n«ng s¶n vµ hµng tiªu dïng. Môc ®Ých cña c«ng ty lµ lîi nhuËn. ë ®©y, thÞ tr­êng võa lµ c¬ héi, võa lµ th¸ch thøc ®èi víi c«ng ty trong viÖc tiªu thô hµng ho¸ vµ nã ph¶n håi l¹i chÝnh b»ng kÕt qu¶ thu ®­îc hay ph¶i tr¶ gi¸. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña vÊn ®Ò trªn t«i quyÕt ®Þnh ®i s©u nghiªn cøu ®Ò tµi: Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty xuÊt nhËp khÈu n«ng s¶n thùc phÈm hµ néi PhÇn I T×nh h×nh thùc tÕ vÒ kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT - HN I. §Æc ®iÓm chung vÒ c«ng ty AGREXPORT. 1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty C«ng ty xuÊt nhËp khÈu (XNK) N«ng s¶n thùc phÈm Hµ néi lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc , tiÒn th©n lµ tæng c«ng ty XNK N«ng s¶n , ®­îc thµnh lËp tõ n¨m 1960 theo quyÕt ®Þnh cña thñ t­íng chÝnh phñ, trùc thuéc Bé ngo¹i th­¬ng qu¶n lý §Õn n¨m 1995, Tæng c«ng ty XNK n«ng s¶n ®­îc ®æi tªn thµnh c«ng ty XNK n«ng s¶n Thùc phÈm Hµ néi trùc thuéc Bé n«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n, Theo quyÕt ®Þnh sè 90/ TTG ngµy 07/03/1994 cña thñ t­íng chÝnh phñ, c«ng v¨n h­íng dÉn cña UBKH Nhµ n­íc sè 04/UBKH ngµy 05/05/1994. Vµ c«ng ty cã tªn giao dÞch quèc tÕ lµ: AGREXPORT –Hµ Néi trô së chÝnh ®Æt t¹i sè 6 Trµng tiÒn - Hoµn KiÕm - Hµ néi. V× vËy, c¨n cø vµo quyÕt ®Þnh 90/TTG ngµy 07/03/1992 cña Thñ t­íng ChÝnh Phñ vµ c¸c v¨n b¶n h­íng dÉn, tæng c«ng ty ®· ®­îc thµnh lËp l¹i b»ng c¸ch chuyÓn c¬ quan Tæng c«ng ty XuÊt nhËp khÈu N«ng S¶n thµnh C«ng ty XuÊt nhËp khÈu N«ng s¶n Thùc phÈm Hµ Néi víi lý do chñ yÕu lµ kh«ng ®ñ vèn ph¸p ®Þnh. 2. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty AGERXPORT: * M« h×nh tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty: Ban Gi¸m ®èc - Gi¸m ®èc - Phã Gi¸m ®èc Phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh Phßng Tµi chÝnh KÕ to¸n Phßng KÕ ho¹ch thÞ tr­êng Ban ®Ò ¸n vµ thanh to¸n c«ng nî P XNK 1 P XNK 2 P XNK 3 P XNK 4 P XNK 5 P XNK 6 P XNK 7 CN XNK N«ng s¶n H¶i Phßng CN XNK N«ng s¶n TP. HCM XN chÕ biÕn N«ng s¶n VÜnh Hoµ B×nh D­¬ng Nhµ m¸y B¾c Giang 3. Tæ chøc kÕ to¸n t¹i c«ng ty AGREXPORT -HN 3.1 Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng kiÓm tr­ëng phßng Phã phßng phô tr¸ch tµi chÝnh Phã phßng phô tr¸ch kÕ to¸n KÕ to¸n thanh to¸n ®èi ngo¹i KÕ to¸n hµng nhËp khÈu, KT chi phÝ KÕ to¸n tiÒn mÆt, kÕ to¸n c«ng nî KÕ to¸n tiÒn göi, tiÒn vay b»ng ngo¹i tÖ KÕ to¸n tiÒn göi, tiÒn vay b»ng VND KÕ to¸n Tµi s¶n cè ®Þnh Thñ quü 3.2 HÖ thèng chøng tõ 3.3 HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ¸p dông 3.4 HÖ thèng sæ vµ h×nh thøc sæ kÕ to¸n 3.5. HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n II. T×nh h×nh thùc tÕ vÒ kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT 1. Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ vÒ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. C¸c chøng tõ vÒ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT bao gåm nhiÒu lo¹i: PhiÕu chi tiÒn mÆt, giÊy b¸o nî cña ng©n hµng, c¸c chøng tõ vÒ tiÒn l­¬ng, vÒ khÊu hao TSC§, phiÕu xuÊt kho, khi ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp kÕ to¸n liªn quan tiÕn hµnh lËp chøng tõ. C¨n cø vµo nh÷ng chøng tõ gèc ®· lËp, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p cña chøng tõ råi ph©n lo¹i chøng tõ vµ ph¶n ¸nh chóng trªn m¸y vi tÝnh. M¸y sÏ tù ®éng ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ kÕ to¸n tæng hîpvµ kÕ to¸n chi tiÕt (c¸c b¶ng kª chøng tõ ) chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp råi tiÕn hµnh ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng chÞu chi phÝ. C¸c chøng tõ vÒ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lýdoanh nghiÖp ®­îc lu©n chuyÓn qua c¸c kh©u hîp lý theo sù ph©n c«ng vµ bè chÝ cña kÕ to¸n tr­ëng. Cuèi cïng ®­îc l­u tr÷ vµ b¶o qu¶n theo chÕ ®é l­u tr÷ cña Nhµ n­íc. Qu¸ tr×nh xö lý chøng tõ trong ®iÒu kiÖn ¸p dông m¸y vi tÝnh cã thÓ kh¸i qu¸t b»ng s¬ ®å sau: D÷ liÖu ®Çu vµo :( Chøng tõ gèc) - NhËp c¸c chøng tõ CPBH, CPQLDN, - C¸c bót to¸n gi¶m trõ chi phÝ - C¸c bót to¸n kÕt chuyÓn chi phÝ. - C¸c tiªu thøc c¬ ph©n bæ CPBH, CPQLDN Khai b¸o th«ng tin ®Çu ra Cho m¸y vi tÝnh Th«ng tin ®Çu ra: - C¸c sæ kÕ to¸n kliªn quan: B¶ng kª - chøng tõ, sæ c¸i TK 642., 641 - B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh M¸y vi tÝnh th«ng tin vµ ®­a ra s¶n phÈm 2. Tæ chøc kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝn b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT 2.1 KÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng Chi phÝ b¸n hµng ë c«ng ty AGREXPORT bao gåm c¸c néi dung sau: - Chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng. - Chi phÝ vËt liÖu bao b×. - Chi phÝ dông cô ®å dïng. - Chi phÝ khÊu hao TSC§. - C­íc vËn t¶i hµng . - PhÝ h¶i quan, kiÓm dÞch, hun trïng. - Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi. - Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c. Nh­ vËy néi dung chi phÝ b¸n hµng ë c«ng ty AGREXPORT nãi chung lµ ®óng theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc. Nh­ng do ®iÓm ®Æc thï lµ c«ng ty xuÊt nhËp khÈu n«ng s¶n nªn c¸c mÆt hµng th­êng ph¶i tr¶i qua sù kiÓm tra, kiÓm dÞch nh»m ®¶m b¶o chÊt l­îng hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu. Do vËy khi x¸c ®Þnh ph¹m vi chi phÝ b¸n hµng c«ng ty AGREXPORT ®· bæ sung kho¶n môc chi phÝ h¶i quan, kiÓm dÞch, hun trïng vµo chi phÝ b¸n hµng. §Ó ph¶n ¸nh chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh trong kú, phßng kÕ to¸n c«ng ty ®· sö dông TK TK 641: “Chi phÝ b¸n hµng” KÕt cÊu vµ néi dung ph¶n ¸nh cña TK 641 “chi phÝ b¸n hµng” nh­ sau. Bªn nî: - Ph¶n ¸nh chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh trong kú. Bªn cã: - Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n gi¶m chi phÝ. KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng trong kú vµo bªn nî TK 911 “x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh” ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. *KÕ to¸n tæng hîp chi phÝ b¸n hµng §Ó tËp hîp chi phÝ b¸n hµng theo kho¶n môc chi phÝ, kÕ to¸n c«ng ty ®· më chi tiÕt c¸c TKcÊp II, III nh­ sau: - TK 6411” Chi phÝ nh©n viªn”: TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ vÒ tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng, c¸c kho¶n phô cÊp, BHXH, BHYT, KPCK… ph¶i tr¶ cho nh©n viªn b¸n hµng. Trong ®ã, phßng kÕ to¸n më chi tiÕt cho tõng ho¹t ®éng nh­ sau: TK 64111 “ Chi phÝ nh©n viªn lµm hµng XK” Tk 64112 “Chi phÝ nh©n viªn lµm hµng NK” TK 64113 “Chi phÝ nh©n viªn lµm hµng kinh doanh néi ®Þa” - TK 6412 “Chi phÝ vËt liÖu bao b× “:TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ vÒ vËt liÖu bao b× xuÊt dïng cho viÖc ®ãng gãi, b¶o qu¶n s¶n phÈm, hµng ho¸ qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hµng ho¸ ®i tiªu thô, vËt liÖu phô dïng cho söa ch÷a,b¶o qu¶n TSC§ ë bé phËn b¸n hµng. §Ó qu¶n lý chi tiÕt h¬n chi phÝ vËt liÖu bao b×, kÕ to¸n c«ng ty më chi tiÕt cho 3 bé phËn. ®ã lµ. TK 64121 ”Chi phÝ vËt liÖu bao b× hµng xuÊt khÈu” TK 64122 “Chi phÝ vËt liÖu bao b× hµng nhËp khÈu” TK 64123 “ Chi phÝ vËt liÖu bao b× hµng néi ®Þa” - TK 6413 ”chi phÝ dông cô, ®å dïng “: TK nµy ph¶n ¸nh vÒ chi phÝ c«ng cô, dông cô, ®å dïng phôc vô cho qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm hµng ho¸. TK nµy më chi tiÕt nh­ sau: TK 64131 “ Chi phÝ dông cô ®å dïng hµng xuÊt khÈu” TK 64132 “ Chi phÝ dông cô ®å dïng hµng nhËp khÈu” TK 64133 “ Chi phÝ dông cô ®å dïng hµng néi ®Þa” - TK 6414 “ chi phÝ khÊu hao TSC§”: TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh chi phÝ vÒ khÊu hao TSC§ ë bé phËn b¶o qu¶n, b¸n hµng, ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn ... TK nµy më chi tiÕt nh­ sau: TK64141 “Chi phÝ khÊu hao TSC§ lµm hµng xuÊt khÈu”. TK 64142 “Chi phÝ khÊu hao TSC§ lµm hµng nhËpkhÈu”. TK 64143 “Chi phÝ khÊu hao TSC§ lµm hµng néi ®Þa”. - TK 6415 “C­íc vËn t¶i”: TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh chi phÝ vÒ vËn chuyÓn hµng ho¸ tõ kho cña doanh nghiÖp ®Õn c¶ng b¸n hµng ho¸ hoÆc ®Õn mét ®Þa ®iÓm ®· x¸c ®Þnh tr­íc trong hîp ®ång. Nã bao gåm chi phÝ thuª vËn t¶i, tù vËn t¶i vµ c¸c lao vô trong vËn t¶i . C­íc vËn t¶i hµng ®­îc x¸c ®Þnh b»ng c«ng thøc nh­ sau: C­íc vËn t¶i hµng = L­îng hµng vËn chuyÓn X Qu·ng ®­êng vËn chuyÓn X Gi¸ c­íc tõng lo¹i h×nh C­íc vËn t¶i hµng theo dâi chi tiÕt cho tõng ho¹t ®éng trªn c¸c TK cÊp III nh­ sau: TK 64151 “C­íc v©n t¶i hµng xuÊt khÈu” TK 64152 “C­íc v©n t¶i hµng nhËp khÈu” TK 64153 “C­íc vËn t¶i hµng néi ®Þa” - TK 6416 “PhÝ h¶i quan, kiÓm dÞch, hun trïng hµng ”: TK ph¶n ¸nh nh÷ng kho¶n chi mµ c«ng ty ph¶i chi ra ®Ó thanh to¸n víi c¬ quan h¶i quan trong qu¸ tr×nh kiÓm tra, gi¸m ®Þnh chÊt l­îng hµng ho¸ . C¸c tµi kho¶n cÊp III bao gåm: TK 64161 “PhÝ h¶i quan, kiÓm dÞch, hun rõng hµng xuÊt khÈu” TK 64162 “PhÝ h¶i quan, kiÓm dÞch, hun trïng hµng nhËp khÈu” TK 64163 “PhÝ h¶i quan, kiÓm dÞch , hun trïng hµng néi ®Þa” - TK 6417 “Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi”: ph¶n ¸nh chi phÝ mua ngoµi kh¸c cho qóa tr×nh kinh doanh thuÕ söa ch÷a TSCD, tiÒn thuª kho b·i , tiÒn bèc v¸c, vËn chuyÓn, tiÒn ®iÖn n­íc, ®iÖn tho¹i, t¹p chÝ.... C¸c TK cÊp III bao gåm: TK 64171 “ Chi phÝ dich vô mua ngoµi hµng xuÊt khÈu” TK 64172 “Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hµng nhËp khÈu” TK 64173 “Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hµng néi ®Þa” - TK 6418 “Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c”: ph¶i ¸nh c¸c chi phÝ ph¸t sinh phôc vô c«ng t¸c b¸n ngoµi c¸c kho¶n chi phÝ nªu trªn nh­ chi phÝ qu¶ng c¸o, chµo hµng, b¸n hµng. C¸c TK cÊp III nh­ sau: TK 64181 “Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c hµng suÊt khÈu” TK64182 “Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c hµng nhËp khÈu” TK64283 “Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c hµng néi ®Þa” *Tr×nh tù kÕ to¸n nh­ sau: 1/ KÕ to¸n c¨n cø vµo quyÕt to¸n quÜ l­¬ng tõng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, kÕ to¸n ghi nh­ sau: Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng” (6411) (Chi tiÕt Nî TK 64111 “Chi phÝ nh©n viªn lµm hµng xuÊt khÈu”) (Chi tiÕt Nî TK 64112 “ Chi phÝ nh©n viªn lµm hµng nhËp khÈu” (Chi tiÕt Nî TK 64113 “Chi phÝ nh©n viªn lµm hµng néi ®Þa” Cã TK 334 “Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn” Cã TK 338 “ Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c (3382, 3383, 3384) VÝ dô: C¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng th¸ng 7 cña nh©n viªn lµm hµng g¹o xuÊt khÈu, kÕ to¸n ghi: Nî TK 641 (64111): 4 313 750 Cã TK 334 3 625 000 Cã TK 338 688 750 2/ Khi xuÊt vÊt liÖu, nhiªn liÖu phôc vô b¸n hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho vµ ghi: Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng ” (6412) (Chi tiÕt Nî TK 64121 “Chi phÝ vËt liÖu, bao b× hµng XK”) (Chi tiÕt Nî TK 64122 “Chi phÝ vËt liÖu, bao b× hµng NK”) (Chi tiÕt Nî TK 64123 “Chi phÝ vËt liÖu, bao b× hµng KDN§”) Cã TK 152 “Nguyªn liÖu, vËt liÖu”. 3/ Hµng th¸ng, c¨n cø vµo chøng tõ cã liªn quan ®Ó x¸c ®Þnh. Ph©n bæ CCDC theo tiªu thøc 50% hoÆc 100%. - Khi xuÊt CCDC gi¸ trÞ ph©n bæ 50% ®­îc h¹ch to¸n vµ chi phÝ b¸n hµng, 50% cßn l¹i ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ tr¶ tr­íc a. Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng” (6413) (Chi tiÕt Nî TK 64131 “Chi phÝ dông cô ®å dïng hµng xuÊt khÈu) (Chi tiÕt Nî TK 64132 “Chi phÝ dông cô, ®å dïng hµng NK”) (Chi tiÕt Nî TK 64133 “Chi phÝ dông cô, ®å dïng hµng KDN§”) Cã TK 153 “c«ng cô , dông cô”. b. Nî TK 142 “ Chi phÝ tr¶ tr­íc” Cã TK 153 “C«ng cô dông cô” - Khi b¸o háng c«ng cô th× kÕ to¸n ph©n bæ 50% gi¸ trÞ cßn l¹i : Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng”(6413) Cã TK 142 “Chi phÝ tr¶ tr­íc” . 4. Cuèi kú, kÕ to¸n c¨ cø vµo b¶ng quyÕt to¸n khÊu hao TSC§ cña c«ng ty sö dông trong khÊu hao TSC§ cña c«ng ty sö dông trong kh©u b¸n hµng ®Ó ghi : (Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng” (6414) (Chi tiÒt Nî TK 64151 “Chi phÝ khÊu hao TSC§ hµng XK”) (Chi phÝ Nî TK 64152 “Chi phÝ khÊu hao TSC§ hµng NK”) (Chi phÝ Nî TK 64153 “ Chi phÝ khÊu hao TSC§ hµng KDN§”) Cã TK 214 “Hao mßn TSC§”. 5. Khi nhËn ho¸ ®¬n vËn chuyÓn, b¶n thanh to¸n c­íc ®­îc lËp thµnh b¶n kª thanh to¸n c­íc v©n chuyÓn, kÕ to¸n ghi: Nî TK 641 “ Chi phÝ b¸n hµng” (6415) (Chi tiÕt nî TK 64151 “C­íc vËn t¶i hµng XK”) (Chi tiÕt Nî TK 64152 “C­íc vËn t¶i hµng NK”) (Chi tiÕt nî TK 64153 “C­íc vËn t¶i hµng KDN§”) Cã TK 111 “TiÒn mÆt” Cã TK 112 “ TiÒn göi ng©n hµng”. VÝ dô: C¨n có vµo phiÕu chi sè 527 ngµy 24/7 vÒ viÖc thanh to¸n c­íc vËn chuyÓn l« l¹c 36T, kÕ to¸n ghi: Nî TK 641(64151): 6 000 000 Cã TK 111(1111): 6 000 000 6. Hµng th¸ng, kÕ to¸nc¨n cø vµo giÊy b¸o cña h¶i quan vµ mét sæ chøng tõ kh¸c cã liªn quan (PhiÕu chi, giÊy b¸o nî, cña NH...) vµ ghi: Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng” (6417) (Chi tiÕt Nî TK 64171 “Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hµng XK”) (Chi tiÕt Nî TK 64172 “Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hµng NK”) (Chi tiÕt Nî TK 64173 “Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hµng N§”) CãTK 331 “Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n” Cã TK 111 “TiÒn mÆt” Cã TK 112 “TiÒn göi ng©n hµng”. VÝ dô: C¨n cø vµo phiÕu chi sè 601 ngµy 14/8 vÒ viÖc chi tiÒn göi CT+ mua tê khai HQ, kÕ to¸n ghi: Nî TK 641(64172): 224 500 Cã Tk 111(1111) 224 500 7/ Khi ph¸t sinh chi phÝ qu¶ng c¸o, héi nghÞ kh¸ch hµng kÕ to¸n ghi: Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng” (6418) (Chi tiÕt Nî TK 64181 “Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c hµng XK”) (Chi tiÕt Nî TK 64182 “Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c hµng NK”) (Chi tiÕt Nî TK 64183 “Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c hµng KDN§”) Cã TK 111, TK 112.... VÝ dô: C¡n cø vµo phiÕu chi sè 193 ngµy 20/3 vÒ viÖc tiÕp kh¸ch §an M¹ch sang lµm viÖc, kÕ to¸n ghi: Nî TK 641(64182): 1 320 000 Cã TK 111(1111) 1 320 000 8. Cuèi kú, kÕ to¸n kÕt chuyÓn toµn bé chi phÝ b¸n hµng tËp hîp sang bªn Nî TK 911 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh” ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶, kÕ to¸n ghi: Nî TK 911 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh” (Chi tiÕt Nî TK 9111 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh hµng XK”) (Chi tiÕt Nî TK 9112 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh hµng NK”) (Chi tiÕt Nî TK 9113 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh KDN§”) Cã TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng” §èi víi kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n sö dông c¸c lo¹i b¶ng kª chøng tõ sau: B¶ng kª chøng tõ theo ®èi t­îng. B¶ng kª chøng tõ theo tµi kho¶n ®èi øng. B¶ng kª chøng tõ theo vô viÖc. B¶ng kª chøng tõ theo tiÓu kho¶n. Mçi b¶ng kª ®¸p øng yªu cÇu kÕ to¸n qu¶n trÞ kh¸c nhau. B¶ng kª chøng tõ theo tiªu kho¶n dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b¸n hµng theo kho¶n môc chi phÝ. Cuèi kú, kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ tõ c¸c b¶ng tæng hîp trªn m¸y vi tÝnh råi kÕt chuyÓn toµn bé chi phÝ ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong kú. B¶ng tæng hîp t¹i c«ng ty gåm: - B¶ng tæng hîp ph¸t sinh theo tµi kho¶n ®èi øng. - B¶ng tæng hîp ph¸t sinh nî/cã theo TK ®èi øng. - B¶ng tæng hîp ph¸t sinh theo tiÓu kho¶n. - B¶ng tæng hîp ph¸t sinh nî/cã theo tiÓu kho¶n. - B¶ng tæng hîp ph¸t sinh theo ®èi t­îng. - B¶ng tæng hîp ph¸t sinh nî/cã theo ®èi t­îng. Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý, kÕ to¸n cã thÓ sö dông mét trong c¸c b¶ng tæng hîp trªn. Ch¼ng h¹n kÕ to¸n sö dông b¶ng tæng hîp ph¸t sinh theo tiÓu kho¶n ®Ó tËp hîp chi phÝ b¸n hµng theo kho¶n môc chi phÝ cña tõng ho¹t ®éng kinh doanh. Tr×nh tù hÖ thèng ho¸ th«ng tin cña kÕ to¸n CPBH ®­îc minh ho¹ theo s¬ ®å sau: Chøng tõ gèc B¶ng kª chøng tõ theo tiÓu kho¶n Tæng hîp ph¸t sinh theo tiÓu kho¶n Sæ c¸i 2.2 KÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp. Trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i nãi chung, ë c«ng ty AGREXPORT nãi riªng ngoµi chi phÝ b¸n hµng bao giê còng ph¸t sinh chi phÝ chung cho c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp nh­ chi phÝ vÒ qu¶n lÝ hµnh chÝnh, khÊu hao TSC§ ë bé phËn qu¶n lÝ, tiÒn l­¬ng nh©n viªn qu¶n lÝ. Còng gièng nh­ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp còng cÇn ®­îc qu¶n lÝ mét c¸ch tiÕt kiÖm vµ cã hiÖu qu¶, nhÊt lµ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay vÊn ®Ò nµy cÇn ph¶i ®­îc quan t©m chó träng. Chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT bao gåm néi dung sau: - Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lÝ. - Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng. - Chi phÝ vËt liÖu qu¶n lÝ. - Chi phÝ khÊu hao TSC§. - ThuÕ, phÝ, lÖ phÝ. - Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi. - Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c. Nh­ vËy, néi dung chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT ®· ®­îc x¸c ®Þnh ®óng theo qui ®Þnh cña Nhµ n­íc. §Ó ph¶n ¸nh chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp ph¸t sinh trong kú, kÕ to¸n c«ng ty ®· sö dông TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp”. KÕt cÊu vµ néi dung ph¶n ¸nh cña TK 642 nh­ sau: Bªn nî: - Chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp thùc tÕ ph¸t sinh trong kú. Bªn cã: - C¸c kho¶n gi¶m chi phÝ qu¶n lÝ. - KÕt chuyÓn sè chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp vµo bªn nî TK 911 “x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh” hoÆc vµo bªn nî TK 142 “chi phÝ tr¶ tr­íc”. Cuèi kú, TK 642 kh«ng cã sè d­. §Ó tËp hîp chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp theo kho¶n môc chi phÝ, kÕ to¸n c«ng ty ®· më chi tiÕt c¸c TK cÊp II cña Tk 642 nh­ sau: - TK 6421 “chi phÝ nh©n viªn qu¶n lÝ” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng, phô cÊp, BHXH, BHYT, KPC§ ph¶i tr¶ cho nh©n viªn v¨n phßng, c¸c phßng ban chøc n¨ng. - TK 6422 “chi phÝ vËt liÖu qu¶n lÝ” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ vÒ vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c c«ng t¸c qu¶n lÝ nh­ giÊy, bót, mùc… - TK 6423 “chi phÝ ®å dïng v¨n phßng” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n vÒ gi¸ trÞ c¸c lo¹i ®å dïng, c«ng cô sö dông cho bé phËn qu¶n lÝ. - TK 6424 “chi phÝ khÊu hao TSC§” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh chi phÝ vÒ khÊu hao TSC§ sö dông ë bé phËn qu¶n lÝ nh­ nhµ cöa, m¸y mãc, thiÕt bÞ. - TK 6425 “chi phÝ vÒ thuÕ, phÝ, lÖ phÝ” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh vÒ thuÕ nhµ ®Êt, thu tiÒn vèn, phÝ, lÖ phÝ … - TK 6426 “chi phÝ dù phßng” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ ®Ó trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho vµ dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi. - TK 6427 “chi phÝ dÞch vô mua ngoµi” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ tr¶ tr­íc cho bªn cung cÊp lao vô, dÞch vô nh­ tiÒn ®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i. - TK 6428 “chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c” TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c ngoµi c¸c kho¶n nªu trªn nh­ chi phÝ vay l·i, tiÒn c«ng t¸c phÝ. * Tr×nh tù kÕ to¸n: 1. Khi tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho nh©n viªn qu¶n lÝ ë bé phËn v¨n phßng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6421) Cã TK 334 “Ph¶i tr¶ cho nh©n viªn” 2. TiÒn BHXH, BHYT, KPC§ trªn tæng sè l­¬ng cña nh©n viªn qu¶n lÝ, kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6421) Cã TK 338 “ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c” (3382, 3383, 3384) 3. Khi xuÊt vËt liÖu dïng cho c«ng t¸c qu¶n lÝ kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6422) Cã TK 152 “nguyªn liÖu, vËt liÖu” 4. Khi xuÊt c«ng cô, ®å dïng sö dông ë bé phËn qu¶n lÝ, kÕ to¸n ghi: + NÕu gi¸ trÞ CCDC nhá ph©n bæ mét lÇn: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6423) Cã TK 153 “c«ng cô, dông cô” + NÕu gi¸ trÞ CCDC lín, ph©n bæ nhiÒu lÇn, khi xuÊt dïng ghi: Nî TK 142 “chi phÝ tr¶ tr­íc” (1421) Cã TK 153 “c«ng cô, dông cô” - Khi ph©n bæ hµng th¸ng, hµng quý ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6424) Cã TK 142 “chi phÝ tr¶ tr­íc” 5. TÝnh khÊu hao TSC§ sö dông ë v¨n phßng Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6425) Cã TK 214 “hao mßn TSC§” 6. TÝnh thuÕ, phÝ, lÖ phÝ ph¶i tr¶ cho Nhµ n­íc, kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6425) Cã TK 333 “thuÕ vµ c¸c kho¶n thanh to¸n víi Nhµ n­íc” 7. Khi trÝch lËp c¸c kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho vµ dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi, vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6426) Cã TK 139 “dù phßng ph¶i thu khã ®ßi” Cã TK 159 “dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho” 8. Chi tr¶ tiÒn ®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i … kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6427) Cã TK 111 “tiÒn mÆt” Cã TK 331 “ph¶i tr¶ ng­êi b¸n” 9. Chi tiÒn c«ng t¸c phÝ, chi phÝ l·i vay… kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” (6428) Cã TK 111 “tiÒn mÆt” Cã TK 142 “tiÒn göi ng©n hµng” 10. Khi cã c¸c kho¶n chi, kÕ to¸n ghi: Nî TK 111, 112 Cã TK 642 “chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp” Cuèi kú kÕ to¸n tËp hîp toµn bé chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp trong kú råi tiÕn hµnh ph©n bæ cho c¸c ho¹t ®éng. - Ho¹t ®éng kinh doanh hµng XK. - Ho¹t ®éng kinh doanh hµng NK. - Ho¹t ®éng kinh doanh hµng néi ®Þa. - Ho¹t ®éng kinh doanh hµng uû th¸c. §èi víi kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp, c«ng ty còng sö dông bèn lo¹i b¶ng kª nh­ sau: - B¶ng kª chøng tõ theo ®èi t­îng. - B¶ng kª chøng tõ theo tµi kho¶n ®èi øng. - B¶ng kª chøng tõ theo tiÓu kho¶n. - B¶ng kª chøng tõ theo vô viÖc. Trong ®ã b¶ng kª chøng tõ theo tiÓu kho¶n dïng ®Ó tËp hîp chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp theo kho¶n môc chi phÝ mµ kÕ to¸n ®· ph©n lo¹i theo néi dung chi phÝ (bao gåm 8 yÕu tè chi phÝ). Cuèi kú kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ tõ c¸c b¶ng tæng hîp trªn m¸y vi tÝnh råi kÕt chuyÓn toµn bé chi phÝ ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong kú. Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý kÕ to¸n cã thÓ sö dông mét trong c¸c b¶ng tæng hîp. Ch¼ng h¹n kÕ to¸n sö dông b¶ng tæng hîp ph¸t sinh theo tiÓu kho¶n ®Ó tËp hîp chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. 3. Nh÷ng ­u ®iÓm vµ tån t¹i cña c«ng t¸c kÕ to¸n CPBH vµ CPQLDN ë c«ng ty AGREXPORT 3.1 ¦u ®iÓm: 3.2. Nh­îc ®iÓm: PhÇn II Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty xuÊt nhËp khÈu n«ng s¶n §Ó gãp phÇn vµo viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n chi phÝ trong c«ng ty, t«i xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn hoµn thiÖn, mong phßng kÕ to¸n xem xÐt vµ tham kh¶o. I. Yªu cÇu cña viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp trong c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu II. M«t sè vÊn ®Ò hoµn thiÖn vÒ c«ng t¸c chi phÝ b¸n hµng vµ kÕ to¸n qu¶n lý doang nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT XuÊt ph¸t tõ t×nh h×nh thùc tÕ vÒ kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT , chóng t«i cã ®Ò xuÊt mét vµi ý kiÕn ®Ó c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty nh­ sau: 1. Ph©n lo¹i chi phÝ b¸n hµng Do ®Æc ®iÓm cña c«ng ty lµ kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, b¸n hµng kh«ng nh÷ng ë trong n­íc mµ cßn ph¶i vËn chuyÓn hµng ho¸ ra n­íc ngoµi. Trong qu¸ tr×nh nµy, doanh nghiÖp ph¶i chi ra mét sè tiÒn chi phÝ vÒ vËn chuyÓn vµ b¶o qu¶n hµng ho¸. Do vËy, bªn c¹nh viÖc ph©n lo¹i chi phÝ b¸n hµng theo kho¶n môc chi phÝ (PhÇn I), kÕ to¸n cÇn ph©n lo¹i theo ®Þa giíi ph¸t sinh chi phÝ, bao gåm: - Chi phÝ trong n­íc: Bao gåm c¸c kho¶n chi phÝ chi ra phôc vô cho viÖc b¸n hµng thuéc ph¹m vi trong n­íc nh­ chi phÝ vËn chuyÓn trong n­íc, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, chi phÝ vËt liÖu, c«ng cô, chi phÝ dÞch vô mua ngoµi, chi phÝ qu¶ng c¸o. - Chi phÝ ngoµi n­íc: Gåm chi phÝ vËn chuyÓn ngoµi n­íc vµ chi phÝ b¶o hiÓm hµng ho¸. V× vËy, chi phÝ b¸n hµng ngoµi n­íc sÏ ®­îc ë mét kho¶n môc riªng trong tæng sè chi phÝ b¸n hµng. ViÖc ph©n lo¹i chi phÝ b¸n hµng thµnh chi phÝ trong n­íc vµ chi phÝ ngoµi n­íc cã t¸c dông theo dâi chÆt chÏ t×nh h×nh thùc hiÖn dù to¸n chi phÝ b¸n hµng, tõ ®ã cã biÖn ph¸p qu¶n lý chi phÝ, tiÕt kiÖm ®­îc c¸c kho¶n môc chi phÝ. 2. Ph¹m vi, néi dung chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp CÇn ph©n biÖt râ c¸c kho¶n môc chi phÝ trong tæng chi phÝ kinh doanh cña c«ng ty nh­ sau: - Chi phÝ b¸n hµng: Lµ nh÷ng chi phÝ phôc vô cho kh©u dù tr÷, b¶o qu¶n hµng ho¸, chi phÝ phôc vô c«ng t¸c b¸n hµng. Kh«ng h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng c¸c kho¶n chi phÝ phôc vô c«ng t¸c mua hµng (nh­ chi phÝ vËn chuyÓn tõ n¬i mua vÒ c«ng ty, chi phÝ cho c¸n bé ®i mua hµng, chi phÝ thuª cÊt kho hµng ho¸ trªn ®­êng vËn chuyÓn vÒ c«ng ty . . .) mµ h¹ch to¸n vµo gi¸ vèn hµng mua nhËp kho. - Chi phÝ cho c¸c ho¹t ®éng ®Çu t­ tµi chÝnh nh­ chi phÝ liªn doanh, m«i giíi, chi phÝ liªn quan ®Õn mua b¸n chøng kho¸n, ngo¹i tÖ . . . ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh. - Chi phÝ vÒ nh­îng b¸n TSC§, tiÒn ph¹t do vi ph¹m hîp ®ång kinh tÕ, chi phÝ thanh lý hµng ho¸ bÞ háng kh¸ch hµng tr¶ l¹i . . . ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ bÊt th­êng. 3. Chi phÝ qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ, giíi thiÖu s¶n phÈm NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña qu¶ng c¸o, ngµy nay c¸c doanh nghiÖp ®Çu t­ ngµy cµng lín cho c¸c chi phÝ qu¶ng c¸o. Chi phÝ nµy ph¸t sinh t­¬ng ®èi lín vµ hiÖu qu¶ cña nã cã thÓ liªn quan ®Õn nhiÒu kú kinh doanh. Do vËy xÐt trªn gãc ®é h¹ch to¸n kÕ to¸n th× kÕ to¸n nªn më thªm kho¶n môc “Chi phÝ qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ, giíi thiÖu s¶n phÈm” ®Ó theo dâi riªng kho¶n chi phÝ nµy. Khi ®ã kÕ to¸n më thªm tµi kho¶n cÊp II cña TK 641 “chi phÝ b¸n hµng” lµ TK 6419 “Chi phÝ qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ, giíi thiÖu s¶n phÈm”. 4.Hoµn thiÖn kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng theo nhãm hµng 5. Ph©n bæ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho hµng cßn l¹i vµ hµng b¸n ra. 6. LËp kÕ ho¹ch chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp. KÕt luËn C¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay t¹o ra nhiÒu ®iÒu kiÖn cho c¸c lÜnh vùc, c¸c thµnh phÇn kinh tÕ tham gia kinh doanh. Nghiªn cøu ®Ó t×m ra mét h­íng ®i ®óng vµ thÝch hîp lµ mét vÊn ®Ò phøc t¹p. KÕ to¸n lµ mét c«ng cô quan träng mang tÝnh toµn diÖn, gióp mçi doanh nghiÖp n¾m b¾t ®­îc nh÷ng g× m×nh cã, biÕt ®­îc nh÷ng g× m×nh ph¶i lµm vµ nh÷ng g× sÏ ®¹t ®­îc. §èi víi ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, kÕ to¸n rÊt cÇn thiÕt, gióp viÖc qu¶n lÝ tõng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, qu¶n lÝ vèn vµ tµi s¶n, sù vËn ®éng cña chóng sao cho an toµn vµ hiÖu qu¶. C«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp ®· gãp phÇn kh«ng nhá vµo viÖc thùc hiÖn môc tiªu gi¶m chi phÝ, t¨ng lîi nhuËn. Trªn ®©y lµ mét sè vÊn ®Ò vÒ qu¶n lÝ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ b¸n hµng qu¶n lÝ doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT. Trong chuyªn ®Ò nµy t«i ®· thùc hiÖn ®­îc: - VÒ mÆt lÝ luËn: cho ta thÊy tÇm quan träng còng nh­ ý nghÜa cña chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ n­íc ta hiÖn nay. - VÒ mÆt thùc tÕ: chØ ra nh÷ng ­u ®iÓm còng nh­ nh÷ng h¹n chÕ trong c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp ë c«ng ty AGREXPORT. Tõ ®ã rót ra nguyªn nh©n ®Ó ph©n tÝch vµ ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c chi phÝ nãi chung ë c«ng ty sao cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh hiÖn nay vµ ®¶m b¶o theo ®óng chÕ ®é nhµ n­íc.