Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu

i phí rủi ro cho đến lúc giao hàng. - Phương thức thanh toán: khi xuất khẩu hàng hoá, có 2 phương thức thanh toán được sử dụng trong thanh toán hàng xuất khẩu, đó là phương thức TTR và phương thức mở thư tín dụng( L/C). Phương thức TTR được sử dụng đối với khách hàng đã có quan hệ lâu dài, có độ tin cậy nhau. Ngược lại, phương thức L/C được áp dụng đối với khách hàng mới, không thường xuyên giao dịch do tính an toàn của phương pháp này. - Tỷ giá hạch toán: hiện nay công ty đang sử dụng một loại tỷ giá để hạch toán tiền hàng, đó là tỷ giá thực thế. Tại phòng KH-KD, doanh thu được phản ánh khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, và việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng được thực hiện bởi kế toán phòng Kế toán tài chính. - Là doanh nghiệp Nhà nước, chuyên kinh doanh các hàng nông lâm, thuỷ hải sản và các sản phẩm gỗ, công ty được Nhà nước ưu đãi về chính sách thuế XNK. Chính vì vậy các mặt hàng xuất khẩu của công ty không phải nộp thuế xuất khẩu do chính sách ưu đãi thuế của Nhà nước. Riêng các sản phẩm gỗ khi xuất khẩu thì doanh nghiệp vẫn phải nộp thuế xuất khẩu với mức thuế quy định của Nhà nước. 3.2.2.Quy trình xuất khẩu:(Sơ đồ số 21) Khi nhận được đơn đặt hàng hoặc khi chào hàng mà được khách hàng chấp nhận, công ty xem xét và lập phương án kinh doanh. Phương án này sẽ được trình lên giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, đơn vị tiến hành ký kết hợp đồng và chuẩn bị hàng. Công việc chuẩn bị hàng được tiến hành như sau: công ty tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại hàng theo Hợp đồng kinh tế đã ký; tập trung hàng thành từng lô hàng và tiến hành đóng gói bao bì hàng xuất khẩu. Đồng thời yêu cầu khách hàng thực hiện thủ tục thanh toán theo yêu cầu. Khi kiểm tra bảo đảm đúng theo hợp đồng, công ty xin giấy phép xuất khẩu, làm thủ tục thông quan, và giao hàng. Cuối cùng, hai bên làm thủ tục thanh toán hàng. Ngân hàng thông báo số tiền ký quỹ hoặc về L/C Lập bộ chứng từ thanh toán và gửi đi yêu cầu thanh toán Phương án kinh doanh Ký kết hợp đồng kinh tế Chuẩn bị hàng yêu cầu khách hàng ký quỹ hoặc mở L/C Xin giấy phép xuất khẩu Làm thủ tục xuất khẩu Sơ đồ số 21: Quy trình xuất khẩu hàng hoá 3.2.3. Chứng từ sử dụng. Theo trình tự xuất khẩu, chứng từ sử dụng bao gồm các chứng từ sau: - Hợp đồng ngoại thương : là biên bản ký kết giữa công ty với các đối tác nước ngoài. Trong đó 2 bên thoả thuận các điều khoản như: loại hàng hoá, số lượng, thời hạn giao hàng, phương thức giao hàng, thời hạn thanh toán... - Giấy chứng nhận thanh toán bằng thư tín dụng (nếu thanh toán bằng thư tián dụng). - Hoá đơn thương mại (Invoice) - Phiếu xuất kho. - Giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ, biên bản kiểm dịch và lấy mẫu động vật... - Vận đơn. - Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu. - Giấy báo Có của ngân hàng. ... 3.2.4 Trình tự hạch toán ( Sơ đồ số 22) Sơ đồ số 22: Quy trình hạch toán quá trình xuất khẩu hàng hoá Ta xét nghiệp vụ sau: ˜ Nghiệp vụ: Xuất khẩu lô hàng cá Hố ướp đá. Ngày 14/2 theo Hợp đồng mua bán đã ký với công ty Phát triển sản nghiệp Khang Hưng, chi nhánh Đông Hưng,Trung Quốc, công ty xuất bán 4500 kg cá Hố ướp đá, lô hàng đã nhập ngày 21/ 3/2004. Trị giá lô hàng theo thoả thuận là 81.815.000 nhân dân tệ( tỷ giá 1,906 CNJ/VND). * Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng mua bán số 78 ngày 06/11/2003: 2 bên thống nhất thanh toán theo phương thức TTR (thanh toán trả chậm), thời hạn thanh toán ngày 30/3/2004, địa điểm gia hàng là cửa khẩu Móng Cái. - Theo kế hoạch, ngày 14/2, phòng KH-KD xuất kho lô hàng Cá Hố ướp đá, kế toán lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho người nhận hàng, 1 liên để ghi sổ. Phiếu xuất kho được sử dụng làm căn cứ để ghi vào Thẻ kho và Bảng kê hàng xuất kho. - Ngày 16/2 hàng đến cửa khẩu Móng Cái, trước khi làm thủ tục hải quan, hàng được niêm phong (Biên bản niêm phong chờ làm thủ tục hải quan). Sau đó hàng được kiểm tra nguồn gốc xuất xứ, kiểm dịch y tế. Chứng từ sử dụng là Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế. - Trong ngày, hàng được mở niêm phong, hải quan làm thủ tục hải quan, khai báo hàng hoá xuất khẩu. Hải quan lập Tờ khai hàng xuất khẩu. Nội dung chính của Tờ khai hàng hoá xuất, nhập khẩu hàng hoá như sau: + Xuất kho tại cửa khẩu Móng Cái. +Điều kiện giao hàng :DAF. + Phương thức thanh toán: TTR. -+Ngoại tệ: CNJ +Số lượng: 4500 + Tổng trị giá: 81.815.000 CNJ - Trình tự hạch toán: + Khi hàng xuất kho đi bán: Nợ TK” 632: 128.250.000 Có TK” 61121: 128.250.000 + Khi giao hàng cho công ty Phát triển sản nghiệp Khang Hưng, kế toán không phản ánh doanh thu ngay. Đến khi nhận Giấy báo Có của Ngân hàng, căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ thực tế trong ngày, kế toán phản ánh doang thu: Nợ TK” 136-cty: 155.939.390 Có TK” 511: 155.939.390 Như vậy,ta thấy định khoản trên là không chính xác về giá trị, do doanh thu hàng bán được xác định sai thời điểm. Bởi lẽ doanh thu phải được ghi nhận ngay sau khi hàng được giao cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Với cách ghi nhận doanh thu như trên, kế toán phòng không phản ánh được sự thay đổi của tỷ giá ngoại tệ. Và như vậy, ta hiểu rằng chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào TK” 511. + Đối với các khoản ký quỹ, do quá trình thanh toán do phòng KT_TC theo dõi, nên phòng KH-KD không phản ánh nghiệp vụ này. + Thuế Xuất khẩu: đây là mặt hàng thuộc diện khuyến khích xuất khẩu, do vậy công ty được ưu đãi về chính sách thuế xuất khẩu. + Khi công ty gửi lại tiền bán hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK” 111: Có TK” 136-cty: Hợp đồng ngoại thương. Phiếu xuất kho Bảng lưu chuyển N-X-T TK” 611 Thẻ kho Bảng kê hàng xuất kho Bảng kê hàng bán Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán TK” 632 Sổ theo dõi doanh thu Bảng kê công nợ khách hàng Bảng kê công nợ với công ty Bảng kê thu quỹ tiền mặt Hợp đồng ngoại thương. Phiếu thu -Trình tự ghi sổ: (Sơ đồ số 23 ) Sơ đồ số 23: Trình tự ghi chép nghiệp vụ xuất bán Cá Hố ướp đá Từ Phiếu xuất kho, kế toán phản ánh vào Thẻ kho (Biểu 3) phần thực xuất. Đồng thời kế toán vào Bảng kê hàng xuất kho (Biểu 9), Bảng kê hàng bán(Biểu 10) Bảng kê hàng bán là bảng dùng để phản ánh cả hàng xuất bán qua kho và hàng bán thẳng (trong trường hợp tạm nhập tái xuất). Đây là bảng để kế toán làm căn cứ vào Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán (Biểu 14) vào cuối kỳ. Ngày 30/ 3, căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng, và căn cứ vào Hoá đơn thương mại , kế toán công ty vào Bảng kê công nợ với công ty (Biểu 12) và Sổ theo dõi doanh thu (Biểu 11). Do công ty chưa thanh toán cho phòng, nên kế toán chưa phản ánh tiền thu vào. Biểu 8 Đơn vị: PROMEXCO Địa chỉ: Hoàng Mai, HN Phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 2 năm 2004 Mẫu số: Số : 17 Nợ :TK’ 331 Có :TK’ 611 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn văn An Địa chỉ: Phòng KH-KD Lý do xuất: xuất hàng đi xuất khẩu. Xuất tại kho: công ty. Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Cá Hố ướp đá Kg 4500 4500 28500 128.250.000 Cộng 4500 4500 128.250.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm hai mươi tám triệu, hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Ngày 14 tháng 2 năm 2004 T.phòng KH-KD KTT Người nhận Thủ kho Biểu 9 Bảng kê hàng xuất kho Phòng KH-KD NT SH Diễn giải SHTK Số tiền Nợ Có 5/1 10/2 10/2 14/2 4/3 2 13 17 35 ..... Xuất thuỷ tinh pha lê ........... Bán bột Hoàng Liên thô Xuất Ván tinh chế ......... Xuất cá Hố ướp đá ...... Xuất gỗ Samu cho XN Ô. Tư ........ 632 632 632 632 611-GC 61151 61153 61111 61121 61114 20.300.000 17.399.740 146.423.568 128.250.000 52.450.000 Cộng 13.640.738.148 Bảng kê hàng xuất kho theo dõi toàn bộ số hàng hoá thực xuất trong kỳ và số hàng tạm nhập tái xuất. Số liệu trên bảng được làm cơ sở để ghi và đối chiếu với Bảng lưu chuyển N-X-T. Cũng giống như Bảng kê hàng nhập kho, kế toán phản ánh cả hàng bán không qua kho là không chính xác. Biểu 10 Bảng kê hàng bán Quý I/2004 NT SH Diễn giải TK ghi Có Số tiền Ghi chú 5/1 ... 10/2 10/2 14/2 26/3 2 13 17 42 ......... Xuất thuỷ tinh pha lê ..... Bán bột Hoàng Liên thô Bán Ván tinh chế ............. Cá Hố ướp đá .......... Xuất bán Sứa ướp muối 61151 61153 61111 61121 61123 20.300.000 17.399.740 146.423.568 128.250.000 329.035.000 TN-TX Tr. quốc Hàn Quốc Cộng 13.588.288.148 Bảng kê hàng bán được sử dụng để theo dõi hàng bán thẳng (trường hợp tạm nhập tái xuất) và hàng bán qua kho. Căn cứ vào Bảng kê hàng bán, kế toán vào Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán vào cuối kỳ. Với cách sử dụng TK” 611, kế toán khó thể hiện được hàng xuất bán theo hình thức tạm nhập tái xuất, do vậy kế toán sử dụng ghi chú (TN-TX) Biểu 11 Sổ theo dõi doanh thu Quý I/2004 NT SH Diễn giải TK Số tiền Nợ Có ...... 5/1 ..... 10/2 ..... 15/3 ...... 29/3 30/3 ..... ....... Bán thuỷ tinh pha lê ...... Ván tinh chế- Khách hàng nợ ....... Hoa hồng uỷ thác chè đen ....... Bán bột Hoàng Liên thô Bán cá Hố ướp đá 111 131 331 331 136-cty 136-cty 511 3331 511 3331 511 3331 511 511 55.000.000 5.500.000 1.850.900.000 185.090.000 1.545.455 154.545 19.727.390 155.939.390 Cộng 20.975.036.025 Kế toán chỉ phản ánh doanh thu khi nhận giấy báo Có của Ngân hàng. Điều này là sai với chuẩn mực kế toán Việt Nam, và như vậy số tổng cộng trên Sổ theo dõi doanh thu là không chính xác. Biểu 12 Bảng kê công nợ với công ty Quý I/2004 NT Diễn giải TK ĐƯ Nợ phải thu Nợ phải trả 15/3 29/3 30/3 TK’136 ........... Tiền bán chè đen-HĐUT .......... Tiền bán bột Hoàng Liên thô Tiền bán cá Hố ướp đá 3317 511 511 169.052.400 19.727.100 155.939.390 22/3 TK’336 ....... Tiền cty HOV HENG HENG Chênh lệch tỷ giá tăng .... Khấu hao kho lúa Vàng Thuế đất ....... 3313 635 642 642 8.298.740 6.360 1.217.400 442.250 Cộng 1.467.326.500 1.024.456.500 Việc thanh toán với công ty như sau: + Khi mua hàng nhập khẩu Nợ TK” 611 Có TK” 331 + Khi công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán nhận Giấy báo Nợ của Ngân hàng: Nợ TK” 331 Nợ TK” 635 : chênh lệch tỷ giá tăng Có TK” 336-cty Có TK” 515 : chênh lệch tỷ giá giảm +Khi bán hàng cho nước ngoài, khi công ty chưa thu tiền bán hàng, phòng KH-KD không phản ánh. Khi nhận giấy báo Có , kế toán định khoản: Nợ TK” 136-cty Có TK” 511 + Trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác, kế toán định khoản: Nợ TK” 136-cty Có TK” 331-cty giao uỷ thác Như vậy cách theo dõi của kế toán là hợp lý, tuy nhiên giá trị của chỉ tiêu doanh thu là không chính xác. * Trong quá trình vận chuyển hàng hoá và làm thủ tục hải quan, có các chi phí phát sinh như sau: -Chi phí vận chuyển từ kho công ty đến cửa khẩu Móng Cái: 4.200.000 -Chi phí đóng gói: 3.500.000 -Lệ phí hải quan :102.000 Để theo dõi các chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng, kế toán mở riêng một tài khoản phụ 641 để hạch toán chi phí bán hàng. Đây là cơ sở để cuối quý , kế toán kế toán xác định kết quả kinh doanh. TK’641-cá Hố ướp đá(23/3) ( 141) 4.200.000 (141) 3.500.000 7.802.000 (141) 102.000 7.802.000 7.802.000 ˜ Kế toán nghiệp vụ “tạm nhập tái xuất “ bột Hoàng Liên thô. Đây là trường hợp xuất khẩu trực tiếp của công ty theo hình thức bán thẳng không qua kho. Ngày 08/12/2003, phòng KH-KD ký Hợp đồng xuất nhập khẩu số 67/XNK/KHKD với công ty Bảo Thuế, Vân Nam, Trung Quốc để xuất bán 200 tấn bột Hoàng Liên thô . Hàng được xuất bán nhiều lần. Đơn giá của lô hàng là 207.000CNJ/tấn, nếu có biến động giá thì có thể thay đổi giá. - Để xuất bán, ngày 20/12/2003, phòng KH-KD của công ty ký Hợp đồng mua bán số 008/KHKD-CBDA với công ty HOV HENG HENG CO., LTD CAMBODIA thu mua 50 tấn bột Hoàng Liên thô, trị giá 10,6 USD/tấn. Hàng làm thủ tục tạm nhập tái xuất. Trình tự tiến hành như sau: + Ngày 5/2/2004, hàng được chuyển đến cửa khẩu Xà Xía-Kiên Giang để làm thủ tục nhập khẩu, và khai báo hàng xuất khẩu. Trên tờ khai hàng hoá nhập khẩu số 01/NK/TN/XX ghi rõ các mục sau: - Cảng dỡ hàng là Pháo Đài-Hà Tiên. - Điều kiện giao hàng CIF-Hà Tiên. - Đồng tiền thanh toán: USD - Phương thức thanh toán: TTR - Số lượng: 50 tấn - Đơn giá nguyên tệ: 10,6 USD/tấn - Thuế nhập khẩu: 0% - Thuế GTGT: 5% Trên tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 01/XK/TX/XX ghi rõ: - Cửa khẩu xuất hàng: Thanh thuỷ- Hà Giang - Điều kiện giao hàng: DAF - Đồng tiền thanh toán: CNJ - Số lượng hàng: 50 tấn, đơn giá 207.000 CNJ/tấn Khi khai báo hàng hoá xuất nhập khẩu, cơ quan hải quan thu: - Lệ phí hải quan: 200.000đ - Lệ phí giấy tờ kiểm tra sinh vật và lấy mẫu côn trùng: 91.000đ +Ngày 10/2/2004: hàng được giao cho công ty tại cảng Pháo Đài –Hà Tiên, công ty nhận đủ số hàng. Sau khi nhận hàng công ty chuyển thẳng đến cửa khẩu Thanh Thuỷ- Hà Giang để giao hàng cho công ty Bảo Thuế. + Ngày 26/3/2004: hàng đến cửa khẩu Thanh Thuỷ. Công ty làm thủ tục giao hàng cho công ty Bảo Thuế. Các chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển hàng và làm thủ tục giao hàng như sau: - Chi phí vận chuyển từ Hà Tiên đến cửa khẩu Thanh Thuỷ:4.400.000 - Lệ phí quá cảnh: 50.000 - Lệ phí hàng tạm nhập tái xuất: 4.360.000 Sau khi giao hàng đầy đủ cho khách hàng, kế toán Phòng KH-KD mở Tài khoản 611 theo dõi toàn bộ giá nhập khẩu và các chi phí khác liên quan đến quá trình nhập lô hàng bột Hoàng Liên thô. Toàn bộ chi phí được xác định là: - Lệ phí hải quan: 200.000 - Lệ phí giấy tờ và kiểm tra sinh vật, lấy mẫu côn trùng: 91.000 - Chi phí vận chuyển :4.400.000 - Lệ phí quá cảnh:50.000 - Lệ phí hàng tạm nhập tái xuất: 4.360.000 ồ Chi phí:9.101.000đ * Trình tự hạch toán như sau: + Khi nhận hàng, kế toán định khoản: Nợ TK” 61153: 8.298.740 (50* 10,6* 15658) Có TK” 331: 8.298.740 + Khi phát sinh các chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng cho đến khi hàng giao cho bên nước ngoài: Nợ TK” 61153: 200.000 Có TK” 141: 200.000 + Khi giao hàng cho bên mua,kế toán ghi giá vốn : Nợ TK” 632: 17.399.740 Có TK” 61153: 17.399.740 + Doanh thu ghi nhận khi nhậo giấy báo Có của ngân hàng: Nợ TK” 136-cty: 19.727.100 (50* 207.000* 1,906) Có TK” 511:19.727.100 + Công ty thanh toán tiền hàng cho bên xuất khẩu, do vậy kế toán ghi: Nợ TK” 331 : 8.298.740 Có TK” 336-cty :8.298.740 Hợp đồng xuất nhập khẩu Biên lai thu tiền .... Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán Bảng kê công nợ với công ty Bảng kê công nợ Nhà cung cấp TK” 61153-Bột Hoàng Liên Bảng kê hàng nhập kho Bảng kê hàng xuất kho Bảng kê hàng bán * Trình tự ghi sổ như sau (Sơ đồ số 24) Sơ đồ số 24: Trình tự ghi chép nghiệp vụ tạm nhập tái xuất Sau khi hàng được giao cho nhân viên phòng kinh doanh, kế toán căn cứ trên bộ chứng từ giao nhận ghi vào TK” 61153. Tài khoản này được mở theo dõi toàn bộ giá trị lô hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan đến quá trình thu mua và cho đến khi hàng giao cho bên nhập khẩu. Toàn bộ các chi phí tập hợp cho đến giao hàng sau khi được phản ánh trên TK” 61153 sẽ được kế toán sử dụng để vào Bảng kê hàng nhập kho. Và căn cứ TK” 61153 và các chứng từ hàng hoá, kế toán vào Bảng kê hàng xuất kho, Bảng kê hàng bán. Cuối kỳ, kế toán vào Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán. Chứng từ gốc : hoá đơn, biên thu lệ phí, biên bản thanh lý tiền tạm ứng. Toàn bộ giá trị lô hàng và các chi phí liên quan đến khi hàng giao cho khách hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Tiền hàng thanh toán với công ty HOV HENG HENG , kế toán phản ánh vào Bảng kê công nợ với công ty do thanh toán bằng tiền ngân hàng nên công ty thanh toán, Bảng kê công nợ với nhà cung cấp. Kế toán chỉ phản ánh vào Bảng kê chi quỹ tiền mặt khi thanh toán với công ty. Khi nhận giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán phản ánh doanh thu và số tiền phải thu ở công ty. Số liệu được minh hoạ như sau: TK’ 611- bột Hoàng Liên thô (336-cty) 8.298.740 (141) 200.000 (141) 91.000 17.399.740 (632) (141) 4.400.000 (141) 50.000 (141) 4.360.000 17.399.740 17.399.740 Giá lô hàng =50 tấn *10,6 USD/ tấn*15658= 8.298.740đ Cũng giống như TK” 611-GC, TK” 61153 được mở cũng không phản ánh được từng khoản mục chi phí liên quan đến quá trình thu mua và xuất khẩu. Toàn bộ giá trị của hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan cho đến khi giao hàng được phản ánh vào giá vốn hàng bán là không chính xác. Bởi vì, có 2 loại chi phí liên quan đến quá trình tạm nhập tái xuất là chi phí thu mua và chi phí bán hàng. Biểu 13 Bảng kê công nợ với nhà cung cấp Quý I/2004 NT CT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Thanh toán NT Số tiền 1/1 8/1 10/2 .... 15/3 Dư đầu kỳ Mua gỗ cty Thạch Hãng-QT ..... Cty HOV HENG HENG ..... Cty thương mại Hoà Bình 61117 61153 ..... 136-cty 1.273.587.400 129.511.960 8.298.740 169.052.400 22/3 20/3 8.298.740 169.052.400 Cộng Dư cuối kỳ 2.807.750.000 2.355.881.826 1.725.455.574 * Khi nhận giấy báo Có của Ngân hàng , công ty phản ánh vào Sổ theo dõi doanh thu, và vào Bảng kê công nợ công ty Biểu 11: Sổ theo dõi doanh thu Biểu 12: Bảng kê công nợ với công ty Số tiền thu được = 50 tấn *207.000 CNJ /tấn*1,906đ VND/CNJ=19.727.100 ˜ Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu hàng chè đen FA. Quy trình xuất khẩu uỷ thác: Ký kết hợp đồng uỷ thác Ký kết hợp đồng kinh tế với nhà xuất khẩu theo sự giới thiệu của bên uỷ thác Làm thủ tục xuất khẩu Lập bộ chứng từ thanh toán và thu tiền hàng Trả tiền cho bên uỷ thác và nhận hoa hồng uỷ thác Lập biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác Quá trình tiến hành hoạt động xuất khẩu uỷ thác ghi nhận như sau: - Ngày 15/2/ 2004, công ty ký hợp đồng số 01/PRC-NI với công ty NEW HUAN HSIANG Co., Ltd xuất bán 15 tấn chè đen FA, trị giá 720 USD/ tấn chè. - Ngày 16/2, công ty ký Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu số 01/HĐUTXK với công ty thương mại Hoà Bình- Vĩnh Phúc. Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu( Phụ lục) Ngày 20/2/2004, công ty thương mại Hoà Bình chuyển hàng đến cửa khẩu Hải Phòng và giao cho công ty, đồng thời giao cho công ty Hoá đơn GTGT 0% Hoá đơn (GTGt) Mẫu số:01 gtgt-3ll Liên 2:( giao cho khách hàng) Ngày 20 tháng 2 năm 2004 No: 016065 Đơn vị bán hàng:Công ty thương mại Hoà Bình Địa chỉ: Thổ Tảng-Vĩnh Tường-Vĩnh Phúc.......Số tài khoản Điện thoại................................................................MS Họ tên người bán hàng: Công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu Địa chỉ: Km9- QL1a, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Hình thức thanh toán................................................MS STT Tên hàng hoá, sản phẩm đvị Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Xuất theo HD uỷ thác (số 01/HĐKTXK 16/2 chè đen FA Tấn 15 720 USD 10.800 USD Cộng tiền hàng 10.800 USD Thuế GTGT 0% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hàng không qua kho mà được chuyển thẳng đến nơi giao hàng cho khách hàng nên công ty không phản ánh. Phí kiểm dịch hàng là 127.000 Ngày 26/2/ 2004, công ty làm thủ tục thông quan. Lệ phí hải quan: 100.000 Tờ khai hải quan ghi rõ: - Điều kiện giao hàng: FOB- Hải Phòng - Phương thức thanh toán: TTR - Số lượng: 15 tấn - Đơn giá nguyên tệ: 720 USD/ tấn - Thuế XNK:0% - Thuế GTGT: 0% + Hàng sau khi làm thủ tục thông quan, giao cho công ty NEW HUAN HSIANG . + Ngày 15/3 công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng thông báo đã nhận tiền công ty NEW HUAN HSIANG gửi tới. Kế toán phản ánh vào Bảng kê công nợ nhà cung cấp, Bảng kê công nợ công ty. Biểu 13: Bảng kê công nợ nhà cung cấp Biểu 12: Bảng kê công nợ với công ty + Đồng thời phòng KH-KD lập Bảng quyết toán hợp đồng xuất khẩu Bảng quyết toán hợp đồng xuất khẩu Đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu: Cty thương mại Hoà Bình Địa chỉ: Xã Thổ Tang-Vĩnh Tường Vĩnh Phúc căn cứ vào hợp đồng uỷ thác Xuất nhập khẩu số01/HĐUTXK ngày 16/1/2004 -Tổng trị giá lô hàng: 15 * 720* 15.653=169.052.400đ -Hoa hồng uỷ thác 1%:108 USD(1.700.000đ) - Số tiền phải trả cho công ty thương mại Hoà Bình là: 169.052.400-1.700.000=167.352.400đ Đồng thời ghi nhận hoa hồng được hưởng vào Sổ theo dõi doanh thu. Biểu 11: Sổ theo dõi doanh thu +Ngày 20/3: kế toán phòng KH-KD viết Phiếu chi trả tiền cho công ty thương mại Hoà Bình. Kế toán phản ánh vào Bảng kê chi quỹ tiền mặt. Biểu6: Bảng kê chi quỹ tiền mặt +Sau đó 2 bên tiến hành thanh lý hợp đồng uỷ thác Hợp đồng thanh lý hợp đồng uỷ thác( Phụ lục) * Trình tự hạch toán và ghi sổ: Đối với hoạt động xuất khẩu uỷ thác, công ty không theo dõi giá trị hàng xuất bán. Kế toán chỉ phản ánh hoa hồng được hưởng. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK” 331: 1.700.000 Có TK” 511: 1.545.455 Có TK” 3331: 154.545 Biểu 14 Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán Quý I/2004 Phòng KH-KD STT Tên sản phẩm TK” Có Số tiền 1 2 5 6 9 10 Ván tinh chế ... Cá Hố ướp đá Sứa ướp muối ... Bột Hoàng Liên thô Thuỷ tinh pha lê 61111 61121 61123 61153 61151 290.645.690 393.811.750 329.035.000 17.399.740 83.891.732 Cộng 13.588.288.148 Biểu 15 Bảng quyết toán thương vụ xuất khẩu Cá Hố ướp đá ngày 23/3/2004 TK’911 Các chỉ tiêu SH TK Số tiền Nợ Có Doanh thu 2. Giá vốn hàng bán 3. Chi phí bán hàng 4. Chi phí QLDN 5. Kết quả tiêu thụ 511 632 641 642 421 128.250.000 7.802.000 409.156 19.478.234 155.939.390 Biểu 16 Bảng kê công nợ với khách hàng Quý I/2004 NT Tên khách hàng TKĐƯ Số tiền Thanh toán NT Số tiền 3/1 3/1 ..... 28/2 ..... Số dư đầu kỳ Cty dược phẩm trung ương I Cty xây dựng và phục chế công trình văn hoá ..... Cty Mỹ nghệ ATEX T Long 511 3331 511 3331 ..... 511 3331 4.583.067.450 18.302.000 1.830.200 245.350.000 24.535.000 ..... 920.580.000 92.058.000 15/2 20.132.200 Cộng Số dư cuối kỳ 5.527.127.720 6.305.930.000 3.804.265.170 Bảng tổng hợp chữ T cuối quý I/2004 TK” 611 (152) 85.075.913 13.588.288.148 (632) (155) 56.790.000 52.450.000 (611-GC) (156) 149.430.840 97.862.125 (152) (111) 7.615.906.000 67.635.000 (155) (331) 2.638.697.600 165.497.126 (156) (336-cty) 3.320.601.296 (611-GC) 81.650.000 (14 1) 23.580.750 13.971.732.399 13.971.732.399 phần 3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuấT khẩu tại công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu 1. Sự cần thiết phảI hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu. Trong xu hướng toàn cầu hoá như hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đã, đang và sẽ còn tiếp nhận sự đầu tư cũng như tham gia kinh doanh với nước ngoài. Điều này là cần thiết đối với nước nhỏ đang phát triển như Việt Nam. Khi tham gia vào thị trường Quốc tế, các doanh nghiệp đòi hỏi phải có sự hiểu biết và trình độ mới có thể đáp ứng được đòi hỏi của quá trình hội nhập. Bên cạnh chính sách quản lý xuất khẩu, các doanh nghiệp cần có đội ngũ kế toán giỏi, năng động. Tuy nhiên, qua thực tế về các doanh nghiệp trong nền kinh tế Việt Nam nói chung và của Công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu nói riêng, ta có thể thấy rằng công tác kế toán còn rất nhiều thiếu sót, đặc biệt trong các doanh nghiệp Nhà nước: trình độ xử lý các nghiệp vụ chưa cao, chưa đảm bảo đúng với Chuẩn mực kế toán không những trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu mà ngay cả trong việc trong việc xử lý hàng tồn kho, xác định kết quả tiêu thụ. Như vậy, với sự yếu kém của kế toán cũng như đòi hỏi ngày càng cao của kinh tế Thế giới, công tác kế toán cần có sự hoàn thiện để đảm bảo khi tham gia vào thị trường Quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam không phải chịu thiệt thòi . Đồng thời cũng đảm bảo xác định đúng đắn kết quả hoạt động kinh tế của nền kinh tế quốc dân. 2. NHận xét và đánh giá chung 2.1.Về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Sau 30 năm hình thành và phát triển, nhưng chỉ từ sau năm 1996, khi đất nước ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường vận hành theo sự quản lý của Nhà nước, công ty mới thực sự tạo ra được chỗ đứng trên thị trường. Sau khi có sự đầu tư, sản phẩm của công ty có sự thay đổi đáng kinh ngạc về chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng nên được khách hàng quan tâm, tạo ra những cơ hội kinh doanh mới và việc kí kết hợp đồng một cách nhanh chóng có hiệu quả cao. Công ty đã tạo ra cho bạn hàng sự tín nhiệm, lòng tin tưởng chắc chắn vào phương thức làm ăn của công ty. Công ty đã thiết lập được mối quan hệ bạn hàng chặt chẽ với các khách hàng trên thị trường Đài Loan, Nhật bản, Trung Quốc, Nga, Mỹ... Bên cạnh đó, công ty là một daonh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn về ngành nghề kinh doanh nên có thể đảm bảo thực hiện các hợp đồng có giá trị kinh tế cao. Hệ thống xí nghiệp sản xuất gỗ truyền thống thành viên của công ty đã được trang bị máy móc thiết bị và dây chuyền công nghệ chế biến khá hiện đại, với đội ngũ công nhân đông đảo và tương đối lành nghề. Và đặc biệt công ty có sự ưu đãi đặc biệt từ phía Nhà nước thông qua việc cấp hạn ngạch xuất khẩu cho công ty nên việc làm thủ tục thông quan để xuất khẩu các sản phẩm gỗ của công ty diễn ra rất thuận lợi. Ngoài những thành tựu đã đạt được, công ty còn có những khó khăn sau: Các đơn vị sản xuất trong công ty hầu hết chỉ chú trọng đến công tác sản xuất và kinh doanh các mặt hàng đã được đặt hàng trước, do vậy sản xuất còn mang tính nhỏ lẻ, chắp vá và đơn chiếc, hoạt động sản xuất của các đơn vị mang tính thụ động cao. Một số xí nghiệp sản xuát còn chưa được trang bị hiện đại, công nghệ chế biến thấp nên sản phẩm chưa có trình độ tinh xảo, chính xác, và do vậy chưa đáp ứng được tốt nhất nhu cầu tiêu dùng trong nước và nước ngoài. Công ty chưa mạnh dạn đầu tư chiều sâu, chưa tìm kiếm được mặt hàng sản xuất có tính bền vững, lâu dài, chưa chủ động được trong công tác kế hoạch. Do tình hình thời tiết có nhiều biến động theo hướng bất lợi, nên nguồn nguyên vật liệu gỗ của công ty bị hạn chế, việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu rất khó khăn, ảnh hưởng đến quy trình sản xuát của công ty, ảnh hưởng đến kế hoạch giảm giá thành của sản phẩm. Một số nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động sản của công ty: - Một số nguyên nhân khách quan tác động đến chất lượng sản phẩm: khí hậu Việt Nam có độ ẩm tương đối cao nên sản phẩm dễ bị ẩm mốc, khiến cho chất lượng giảm xuống nhiều. - Trong quá trình vận chuyển, các sản phẩm gỗ trang trí nội thất, và hàng thủ công mỹ nghệ của công ty được đóng gói dưới hình thức rất đơn giản là trong nilông, hoặc bỏ không vì chúng là những sản phẩm cồng kềnh. Vì vậy sản phẩm cũng bị ảnh hưởng khi vận chuyển. - Tìm kiếm khách hàng: do công ty có ít thông tin cập nhật về tình hình biến động của thị trường thế giới, những thay đổi về giá cả, về cung cầu, kĩ thuật chế biến... trên thế giới nên ảnh hưởng đến việc mở rộng thị trường, ảnh hưởng đến kí kết hợp đồng. 2.2. Về công tác quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty. Trước tiên, việc thực hiện sửa đổi cơ chế quản lý nội bộ đã cho phép vừa quản lý tập trung thống nhất trong toàn công ty, lại vừa phát huy tối đa nguồn lực, tính năng động sáng tạo. Năm 1999, việc hợp nhất 2 phòng: phòng KDXNK I và phòng KDXNK II thành phòng KH-KDXNK đă khắc phục được tình trạng chồng chéo về chức năng, thống nhất quản lý hoạt động xuất nhập khẩu trong công ty. Tiếp đó, công ty thực hiện nhiều biện pháp nhằm đa dạng hoá mặt hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường ra khu vực và trên thế giới, kết hợp hoạt động xuất khẩu và hoạt động nhập khẩu, vừa phục vụ nhu cầu trong nước, vừa hỗ trợ hoạt động xuất khẩu, nâng cao tổng kim ngạch xuất nhập khẩu. Thêm vào đó, với chủ trương mở rộng địa bàn hoạt động, công ty đã thành lập các chi nhánh mới: phía Nam có Thành phố Hồ Chí Minh, phía Bắc có chi nhánh Hà Giang, chi nhánh Móng Cái- Quảng Ninh. Từ các chi nhánh này dần dần hình thành mạng lưới gồm nhiều đầu mối kinh doanh rất cần thiết trong việc tìm kiếm nguồn hàng và thị trường hoạt động. Trừ chi nhánh mới Hà Giang mới đi vào hoạt động, các chi nhánh còn lại đã dần ổn định và bước đầu kinh doanh có lãi, đặc biệt là chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh thời gian qua đã có những đóng góp rất lớn vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Các thành tích đạt được mới cho thấy sự phát triển bước đầu về quy mô, còn về mặt chất lượng của sản phẩm vẫn còn hạn chế: - Mặt hàng truyền thống của công ty vẫn chưa thực sự phát huy được thế mạnh do chất lượng chưa cao và giá cả hàng hoá còn cao. Nguồn hàng không thuận lợi trong thu mua, chủ yếu thu gom từ bên ngoài, do vậy ảnh hưởng đến tính đồng đều của chất lượng hàng hoá, và kinh doanh bị thụ động. Do gỗ phải nhập khẩu từ bên ngoài nên giá cả hàng hoá cũng cao, làm cho kế hoạch hạ giá thành bị ảnh hưởng. - Mặc dù nguồn vốn kinh doanh có tăng lên do tích luỹ nhưng còn chưa đáp ứng được nhu cầu, nhất là các chi nhánh với số vốn được cấp không đáng kể nên phải tự huy động từ nguồn vốn tín dụng. Vì vậy kết quả kinh doanh giảm một phần do phân bổ lãi vay. 2.3. Về công tác tổ chức kế toán tại công ty. Từ năm 1999, thích hợp với việc thực hiện cơ chế khoán nội bộ, bộ máy kế toán được tổ chức phân cấp rất rõ ràng, phù hợp với hoạt động của công ty. Các đơn vị có doanh thu đều phải tự hạch toán đầu vào, đầu ra và xác định kết quả kinh doanh. Sự phân cấp này tạo điều kiện cho các đơn vị có khả năng nắm bắt thông tin chính xác, sát thực về tình hình kinh doanh tại đơn vị mình, khuyến khích họ có các biện pháp thúc đẩy quá trình kinh doanh, khắc phục tình trạng trì trệ, trông chờ ỷ lại vào công ty. Tuy nhiên, việc quản lý vẫn đảm bảo tính tập trung thống nhất do các bộ phận kế toán tại các đơn vị vẫn phải tuân theo sự chỉ đạo thống nhất từ kế toán trưởng. Về mặt nhân sự, công ty tổ chức tinh giảm gọn nhẹ, phù hợp với quy mô của các đơn vị. Trình độ chuyên môn của các bộ kế toán khác đồng đều, khối lượng công việc được phân công rõ ràng và hợp lý. Bên cạnh đó vẫn còn một số mặt hạn chế như: sổ sách kế toán tại các đơn vị đôi khi còn chưa được tổ chức, thiết kế một cách khoa học, thống nhất gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu. Tình trạng chứng từ không được đánh số thứ tự trước, ghi không đúng quy cách phải huỷ bỏ còn khá phổ biến. Công tác hướng dẫn và kiểm tra hạch toán kế toán trong công ty còn bị buông lỏng. Công việc hạch toán còn khá thủ công. Mặc dù đã cài đặt kế toán máy song do trình độ sử dụng máy vi tính của nhân viên kế toán còn hạn chế, làm ảnh hưởng đến việc áp dụng kế toán vào máy tính. 2.4.Về kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu của công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu. * Về việc lựa chọn phương pháp tính giá vốn. Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp thực tế đích danh để hạch toán giá vốn hàng hoá, sản phẩm bán ra. Phương pháp này là phù hợp, vì sản phẩm xuất khẩu của doanh nghiệp chủ yếu được xuất khẩu theo đơn đặt hàng. * Về việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu. Công ty xác định doanh thu tại thời điểm nhận giấy báo Có của Ngân hàng. Như vậy thời điểm ghi nhận doanh thu là không chính xác, vì theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, doanh thu được ghi nhận khi khi hàng hoá được giao cho khách hàng và khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Như vậy việc hạch toán này ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu của công ty, vì doanh thu chịu ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá. *. Về chi phí thu mua. Công ty phản ánh chi phí thu mua vào giá gốc của từng lô hàng. Theo đó, kế toán công ty tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình thu mua và phản ánh vào giá gốc của từng lô hàng. Chi phí thu mua được mở riêng để theo dõi riêng cho từng nghiệp vụ thu mua. Hàng hoá của công ty khi bán ra thị trường thường được bán theo đơn đặt hàng, chính vì vậy hàng thường được thu mua đơn lẻ theo từng loại mặt hàng để xuất khẩu, nên việc hạch toán này là chính xác vì phản ánh đúng giá vốn của từng lô hàng, và việc tập hợp cũng dễ dàng. Cũng do vậy mà công việc kế toán cũng dễ dàng, đỡ vất vả do không cần phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá phát sinh trong kỳ. Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, kế toán không có sổ phản ánh riêng cho từng mặt hàng thu mua, mà chỉ tập hợp trên tài khoản riêng (TK’641), nên việc kiểm tra, đối chiếu gặp khi cần thiết gặp khó khăn. Và việc sử dụng tài khoản riêng như vậy là không khoa học. * Về sử dụng tài khoản. Hiện nay, công ty đang sử dụng tài khoản TK’611 để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất hàng hoá, sản phẩm, nguyên vật liệu. Việc sử dụng TK’611 “Mua hàng” là không đúng theo quy định của chế độ kế toán. Vì tài khoản này chỉ được sử dụng khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. Trong thực tế, doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên. Vì các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập hàng hoá đều được phản ánh, theo dõi cập nhật trên sổ sách liên quan. Giá xuất kho là giá thực tế đích danh (giá không áp dụng trong Kiểm kê định kỳ). Và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định trên cơ sở hàng tồn kho tồn đầu kỳ, giá trị hàng nhập xuất trong kỳ. Với cách phản ánh hàng tồn kho như vậy, chứng tỏ công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên . Hơn nữa với viẹc sử dụng TK’611 để phản ánh, tạo ra sự khó khăn, khó kiểm tra trong việc theo dõi hàng hoá mua vào, bán ra trong kỳ. Đó là vì: - Bên Nợ TK’611: bao hàm cả hàng mua về nhập kho, hàng đang đi đường, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập sau gia công, chi phí thu mua. - Bên Có TK’611: bao gồm giá vốn hàng xuất kho (hàng xuất bán qua kho, và hàng xuất bán thẳng không qua kho trong trường hợp tạm nhập tái xuất), hàng xuất đi gia công. Như vậy, việc sử dụng TK’611 là không phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp cần thay đổi. * Về sổ sách. Nói chung, để phù hợp với đặc trưng của hoạt động kinh doanh xuất khẩu, và yêu cầu quản lý, việc sử dụng hệ thống sổ của doanh nghiệp được lập ra là tương đối hợp lý, tuy rằng các sổ này không phù hợp với hệ thống sổ Nhật ký-chứng từ. Bên cạnh tính phù hợp của hệ thống sổ của công ty, hệ thống sổ của doanh nghiệp có một số tồn tại sau: - Việc kế toán lập Bảng kê hàng nhập kho và Nhập kho tạo ra sự trùng lặp khi phản ánh giá trị hàng nhập. - Kế toán không có sổ sách riêng theo dõi riêng cho từng nghiệp vụ xuất khẩu và tiêu thụ trong nước. Điều này gây khó khăn khi kế toán tổng hợp các hoạt động liên quan đến từng thị trường tiêu thụ để lập báo cáo. - Kế toán không có sổ theo dõi các hoạt động: xuất nhập hàng hoá gia công chế biến, hàng tạm nhập tái xuất, mà chỉ phản ánh trên Tài khoản 611, lấy số tổng cộng để vào các sổ liên quan. *. Chi phí thu mua và chi phí bán hàng trong trường hợp tạm nhập tái xuất. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chi phí thu mua là chi phí liên quan đến hàng mua về trước khi doanh nghiệp nhập kho hoặc trước khi xuất bán thẳng; còn chi phí bán hàng là chi phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hoá bán ra. Tuy nhiên, tại công ty, toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình từ nhập hàng đến khi hàng giao cho bên mua thứ 3 đều được hạch toán vào giá vốn hàng bán. Cách hạch toán này là không chính xác, vì chỉ có chi phí thu mua mới thuộc giá vốn hàng bán. 3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu. * ý kiến 1: Về việc ghi nhận doanh thu. - Trong phòng KH-KD, kế toán chỉ ghi nhận doanh thu khi nhận giấy báo Có của Ngân hàng, như vậy là sai với chuẩn mực kế toán. Chính vì vậy, kế toán cần phản ánh doanh thu hàng hoá bán ra ngay khi khách hàng chấp nhận thanh toán. Vì nếu ghi nhận doanh thu khi nhận giấy báo Có dẫn đến việc lập Bảng tổng hợp chữ T ( TK’131,TK’511) không chính xác. Đồng thời việc khai báo doanh thu không chính xác khi nghiệp vụ xảy ra sau thời điểm lập báo cáo quyết toán. Kế toán phản ánh doanh thu hàng bán khi khách hàng chấp nhận thanh toán, tức là: + Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK" 136-cty: Nếu khách hàng thanh toán tiền ngay Nợ TK" 131: Nếu khách hàng chưa thanh toán. Có TK" 511: Doanh thu hàng bán + Khi khách hàng thanh toán, có phát sinh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ: Nợ TK" 136-cty: Nợ TK" 635: chênh lệch tỷ giá giảm Có TK" 131 Có TK" 515: chênh lệch tỷ giá tăng * ý kiến 2: Nên mở sổ chi tiết chi phí thu mua Do hàng hoá của công ty được bán theo đơn đặt hàng là chủ yếu, nên công ty thu mua hàng đơn lẻ theo từng loại mặt hàng. Vì vậy, công ty nên mở Sổ chi tiết mua hàng theo dõi đồng thời cả giá mua vào và chi phí thu mua. Như vậy kế toán sẽ đỡ mất công trong việc phân bổ chi phí thu mua của hàng hoá mua vào. Bảng được lập trên cơ sở Phiếu kê mua hàng và các hoá đơn chứng từ liên quan. Biểu 17 Sổ chi tiết mua hàng Ngày....tháng....năm... Tên sản phẩm: Thuỷ tinh pha lê TK” 156 Stt Các khoản mục TK ĐƯ Số lượng Đơn giá Chi phí thu mua Các khoản giảm trừ Thành tiền 1 2 3 Giámua hàng Chi phí vận chuyển CP thuê kho bãi 331 111 111 400 115.000 300.000 150.000 46.000.000 300.000 150.000 Cộng 400 450.000 46.450.000 Sổ chi tiết mua hàng được lập riêng cho từng nghiệp vụ thu mua, theo dõi đồng thời lượng, đơn giá, chi phí thu mua. Số lượng và đơn giá được ghi trên cơ sở Phiếu kê mua hàng. Chi phí thu mua được ghi trên cơ sở các chứng từ đặc biệt, VD Biên lai thu lệ phí hải quan. Với cách ghi như vậy, ta có thể tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hoá,tạo điều kiện để kế toán tính lại đơn giá hàng mua một cách dễ dàng và chính xác nhất. * ý kiến 3: Nên sử dụng đúng tính chất tài khoản theo chế độ quy định. Do đặc điểm kinh doanh của công ty là mặc dù các sản phẩm kinh doanh đa dạng, song trong một kỳ kinh doanh, số lượng các hoạt động xuất khẩu diễn ra không thường xuyên, và giá trị của lô hàng thường có giá trị lớn, do vậy công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hợp lý, thuận lợi cho kế toán. Và do vậy, công ty nên bỏ TK’611 và sử dụng các tài khoản khác phù hợp với phương pháp kế toán đã lựa chọn. Các tài khoản sử dụng như sau: - TK’151: theo dõi cho hàng hoá mua về còn đang đi trên đường để chuyển về kho. - TK’152,153: theo dõi cho nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ. - TK’154: theo dõi hàng xuất gia công chế biến. - TK’156: theo dõi hàng hoá thu mua, xuất bán trong kỳ. - TK’157: theo dõi cho hàng tạm nhập tái xuất. * ý kiến 4: Hoàn thiện sổ sách kế toán hàng hóa nhập kho, hàng gia công chế biến, hàng tạm nhập tái xuất. + Bảng kê hàng nhập kho. Như đã trình bày trong Kế toán nhập lô hàng cá Hố ướp đá, ta thấy rằng việc kế toán phản ánh đồng thời cả Thẻ kho và Bảng kê hàng hoá nhập kho là không cần thiết, sau khi đã lập Sổ chi tiết mua hàng. Do vậy, để thuận lợi hơn trong việc phản ánh chính xác,đầy đủ giá trị cũng như số lượng hàng nhập kho trong kỳ, kế toán nên mở Bảng kê hàng hoá nhập kho theo mẫu sau (Biểu 18). Bảng kê hàng nhập kho công ty nên mở riêng cho hàng hoá và nguyên vật liệu, vì như vậy thuận lợi hơn khi kế toán hàng tiêu thụ. Biểu 18 Bảng kê hàng hoá nhập kho Hàng hoá Số dư đầu kỳ Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi Nợ TK’611, ghi Có các tài khoản SH NT 111 336 331 ồ 1 1/4 Nhập thuỷ tinh pha lê 400 450.000 46.000.000 46.450.000 Cộng Số liệu tổng cộng trên Bảng kê hàng nhập kho làm căn cứ để đối chiếu với Bảng tổng hợp chữ T cuối kỳ. Bảng kê hàng nhập kho theo dõi cả về số lượng và giá trị, với cách thiết kế sổ như vậy công ty có thể bỏ đi Thẻ kho, giúp cho công tác kế toán nhẹ nhàng hơn. Với kết cấu ghi tài khoản đối ứng như mẫu, giúp kế toán thuận lợi trong việc vào Sơ đồ chữ T . *Sổ chi tiết hàng gia công chế biến. Để theo dõi riêng cho từng lô hàng đem gia công, công ty mở Sổ chi tiết theo dõi hàng gia công (Biểu 19). Kết cấu như sau: Kế toán lập cột TKĐƯ để dẽ dàng hơn khi vào bảng kê chi quỹ, Bảng kê công nợ và Bảng kê hàng nhập kho. Số tổng cộng được làm căn cứ để vào Bảng tổng hợp hàng gia công. Biểu 19 Sổ chi tiết hàng gia công chế biến TK’154 Tên sản phẩm: Tượng mỹ nghệ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 3/4 3/4 10/4 10/4 12/4 Xuất gỗ gia công chi phí vận chuyển Tiền gia công CP vận chuyển nhập kho Nhập kho 152 111 111 111 155 8.250.000 250.000 2.600.000 230.000 11.330.000 Cộng 11.330.000 11.330.000 Biểu 20 Bảng tổng hợp hàng gia công Quý.... NT Tên sản phẩm Đơn vị Số lượng Thành tiền Cộng * Về hàng tạm nhập tái xuất. Để đảm bảo thuận lợi trong việc tho dõi giá trị hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan đến quá trình thu mua và xuất khẩu, kế toán nên mở Sổ chi tiết tạm nhập tái xuất(Biểu 21) theo dõi cho từng nghiệp vụ. Biểu 21 Sổ chi tiết tạm nhập tái xuất Tên sản phẩm ĐV: NT Diễn giải Số lượng Đơn giá Chi phí thu mua Chi phí bán hàng Cộng Với cách thiết kế bảng như vậy công ty sẽ đảm bảo theo dõi đúng chi phí mua hàng và chi phí bán hàng. Chi phí mua hàng là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình mua cho đến khi hàng được giao cho công ty. Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan từ khi hàng làm xong thủ tục nhập khẩu cho đến khi hàng được giao đến nơi quy định cho khách hàng nước ngoài. VD: Chi phí vận chuyển từ cửa khẩu nhập (Hà Tiên) đến cửa khẩu giao hàng (Thanh thuỷ). * ý kiến 5. Sổ sách liên quan đến tiêu thụ hàng xuất khẩu. Ta thấy rằng, trong kỳ kế toán không có sổ chi tiết theo dõi riêng giá vốn hàng bán và doanh thu hàng bán trong kỳ cho từng sản phẩm, hàng hóa. Điều này gây khó khăn cho việc lập Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán và xác định tổng hợp doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Bởi lẽ, vào cuối kỳ, kế toán phải tổng cộng lại toàn bộ giá vốn hàng bán, doanh thu của từng sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Điều này dễ gây nhầm lẫn khi tính toán lại. Hơn nữa, việc phản ánh các Tài khoản đối ứng với TK" 632 (155, 156, 157), và TK" 511 (111, 131) cũng không thuận lợi nếu như trong kỳ có quá nhiều các nghiệp vụ xuất khẩu. Chính vì vậy, công ty nên mở Sổ chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu 22) và Sổ chi tiết bán hàng(Biểu 23) . Với cách thiết kế Sổ chi tiết giá vốn hàng bán như vậy, kế toán dễ dàng tổng hợp toàn bộ giá vốn của từng sản phẩm, và có thể biết được hàng xuất bán theo phương thức trực tiếp hay xuất bán thẳng (Tạm nhập tái xuất). Cũng như vậy với Sổ chi tiết bán hàng được mở giúp cho kế toán theo dõi được toàn bộ doanh thu hàng bán và các khoản giảm trừ. *Biểu 22 Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Quý ... Tên sản phẩm Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK’632,ghi Có các TK Ghi chú SH NT 156 331 ... ồ Cộng Với cách sử dụng Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, ta có thể theo dõi được giá trị hàng xuất bán trực tiếp, hàng xuất bán thẳng không qua kho. *Biểu 23 Sổ chi tiết bán hàng Quý ... Tên sản phẩm CT Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu Các khoản giảm trừ Ghi chú SH NT SL ĐG TT Thuế XNK ... Cộng SPS DT thuần -GVHB -Lãi gộp Với cách thiết kế sổ sách như vậy, sơ đồ hạch toán nguồn hàng xuất khẩu được sửa lại như sau: Sổ chi tiết mua hàng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Các chứng từliên quan Phiếu xuất kho Phiếu chi... Hoá đơn GTGT Phiếu chi ... Phiếu nhập kho Bảng kê chi quỹ tiền mặt,Bảng kê công nợ với nhà cung cấp Sổ chi tiết hàng gia công Bảng kê hàng nhập kho Sơ đồ chữ T Báo cáo BTH hàng gia công Sơ đồ số 25: Quy trình ghi chép quá trình tạo nguồn hàng xuất khẩu Như vậy ta có thể khái quát sơ đồ ghi chép quá trình xuất khẩu như sau BK công nợ khách hàng BK thu quỹ tiền mặt bảng kê hàng xuất kho BTH bán hàng Bảng kê GVHB Bảng quyết toán thương vụ xuất khẩu Phiếu nhập kho Hoá đơn thương mại ... Phiếu thu Hoá đơn thương mại SCT GVHB SCT TN-TX SCT bán hàng Bảng tổng hợp GVHB Bảng tổng hợp TN-TX Sổ theo dõi doanh thu Sơ đồ số 26: Quy trình ghi chép quá trình xuất khẩu hàng hoá Kết luận Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu, một lần nữa giúp em khẳng định kế toán lưu chuyển hàng hoá là nhiệm vụ trung tâm cơ bản trong công tác tổ chức hạch toán của các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh dịch vụ thương mại. Trên cơ sở các số liệu do kế toán tổng hợp, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, thúc đẩy quá trình lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu diễn ra thuận lợi và có kết quả. Trong những năm qua, hoạt động xuất khẩu của cả nước đã không ngừng phát triển và đem lại những kết quả rất đáng khích lệ. Hoà mình vào xu thế đó, công ty không ngừng nâng cao hiệu quả xuất khẩu. Tuy nhiên kết quả đạt được còn khiêm tốn nhưng đã góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Dựa trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế về kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại công ty và trên quan điểm đổi mới của Đảng và Nhà nước em đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện nhằm giúp cho công tác kế toán hạch toán dễ dàng hơn. Tuy nhiên đây mới chỉ là những ý kiến mang tính đề xuất, mang tính tham khảo cho công ty nói riêng và cho những ai quan tâm đến hoạt động xuất khẩu hàng hoá nói chung, và với hy vọng các giải pháp này góp phần nhỏ bé nâng cao hiệu quả xuất khẩu của công ty, giúp cho công ty đạt được những mục tiêu và chiến lược đề ra. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do thời gian có hạn và trình độ chuyên môn còn hạn chế, chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, rất mong được thầy cô giáo bộ môn và những ai có tâm huyết với hoạt động kinh doanh xuất khẩu quan tâm góp ý, chỉ bảo chân thành. Để hoàn thành chuyên đề này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Phạm Bích Chi, của các cô chú, các anh chị trong phòng KT- TC, phòng KH-KDXNK. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo đã hướng dẫn và giúp đỡ tận tình. Đồng thời cháu(em) xin cảm ơn các cô chú(các anh chị) trong công ty đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho cháu(em) hoàn thành tốt nhất chuyên đề. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Vũ Thị Thuý Hằng Danh mục viết tắt 1. BQ, LT: Bảo quản, lưu trữ 2. Chi phí QLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp 3. CK: Cuối kỳ 4.CƯ; Cung ứng 5. CT Chứng từ 6. ĐK:Đầu kỳ 7. ĐVT: Đơn vị tính 8. NT: Ngày tháng 9. NXT: Nhập – Xuất –Tồn 10. HTK: Hàng tồn kho 11. SP, HH: Sản phẩm, hàng hoá 12. SHTK: Số hiệu tài khoản 13. Stt: Số thứ tự 14. SL:Số lượng 15. PNK: Phiếu nhập kho 16. TT:Thành tiền 17. Thuế GTGT: Thuế Giá trị gia tăng Phụ lục 1 Biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác - Căn cứ hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số: 01/ HĐKTXK ngày 16/02/2004 giữa công ty Sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu với công ty thương mại Hoà Bình –Vĩnh Phúc. Hôm nay, ngày 21/3/2004 Chúng tôi gồm: Bên A: Công ty thương mại Hoà Bình Địa chỉ: xã Thổ Tảng- Vĩnh Tường –Vĩnh Phúc. Do bà: Nguyễn Thị Xếp-Giámđốc công ty làm đại diện. Bên B: Côngty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu. Do :Ông Nguyễn Văn Thuấn- Giám đốc công ty làm đại diện. Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng như sau: Điều 1: Bên A: Đã nhận đủ số tiền xuất khẩu do bên B trả là 169.052.400 (một trăm sáu mươi chín triệu, năm mươi hai nghìn, bốn trăm đồng chẵn )- tương đương 10.800 USD (mười nghìn tám trăm đôla Mỹ chẵn). Thanh toán cho bên B phí uỷ thác 1%là: 108 USD tương đương 1.700.000 VND ( một triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn). Điều 2: Bên B: đã thanh toán toàn bộ số tiền xuất khẩu cho bên A như hợp đồng đã ký. Nhận đủ số tiền phí uỷ thác do bên A trả. Điều 3: Cam kết: Hai bên cam kết đã thực hiện đày đủ các điều khoản đã ký, không có khiếu nại gì nữa và thống nhất ký tên. Phụ lục 2 Công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu ----***---- Mã số: Tel Fax cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do-Hạnh phúc -------------o0o------------- Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm2004 Kính gửi:- sở thương mạI hà nội (phòng quản lý xuất nhập khẩu) báo cáo xuất nhập khẩu tháng 3 năm 2004 Theo công văn số...... Stt Chỉ tiêu ĐVT TH tháng báo cáo Luỹ kế đầu năm Ghi chú I Xuất khẩu Trị giá Trị giá Tổng trịgiá USD Trong đó:-trực tiếp -Uỷ thác -Nhận uỷ thác 10.800 Mặt hàng/ nước II Nhập khẩu USD 118.059 Tổng trịgiá Trong đó:-trực tiếp -Uỷ thác -Nhận uỷ thác III Doanh thu Tr.đ 6.958,08469 IV Nộp ngân sách Tr.đ Phụ lục 3 Biểu số 11/TNC Ban hành theo quyết định số 35/TCKT của tổng cục thống kê ngày nhận: - Ngày 15 sau tháng báo cáo - Ngày 30-4,30- 10,5-2 năm sau xuất khẩu trực tiếp (Của DN Nhà nước TW) (Tháng,quý ,06 tháng, 09 tháng,năm) Tháng 3 /2004 DNNN TW gửi: -Bộ thương mại -Bộ chủ quản -TCThống kê Stt Tổng trị giá phân theomặt hàng / nước ĐV Tính Mã số Thực hiện kỳ Cộng dồn Lượng Trị giá (1000 USD Lượng Trị giá (1000 USD I Đài Loan -Khung cửa gỗ Pơmu -Ván tinh chế -Chè đen m3 m3 tấn 41,97 15 II Trung Quốc Hoa quả -Bột Hoàng Liên thô -Cá mực khô -Cá Hố ướp đá tấn tấn kg kg 74 50 10.550 136,90793 1,260 9,959 III Nhật Bản -Hàng mỹ nghệ m3 54 17,468 IV Thuỵ Điển hàng mỹ nghệ m3 27 8,587 V Hàn Quốc -Sứa ướp muối ...... kg 11900 88,649 Cộng 444,378 Phụ lục 4 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty quan hệ chỉ đạo quan hệ báo cáo Giám đốc công ty Phó giám đốc Phòng kinh doanh vật tư tổng hợp phòng tổ chức hành chính phòng KH-KDXNK phòng KT-TC chi nhánh TP. HCM chi nhánh Hà Giang chi nhánh Quảng Ninh Xn sản xuất và chế biến gỗ XN sản xuất dịch vụ gỗ cao cấp Xn chế biến và kinh doanh lâm sản Xn sản xuất và dịch vụ lâm sản xn sản xuất và dịch vụ hàng XK XN sản xuất kinh doanh lâm sản XN chế biến lâm sản Xn kinh daonh thương mại và trang trí nội thất Thẻ kho Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT Cộng Sổ số dư Stt Danh điểm SP, HH ĐVT Tháng 1 ..... Tháng 12 SL TT SL TT Cộng Bảng luỹ kế nhập xuất tồn Stt Danh điểm SP, HH Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng 1-10 11-20 21-31 ồ 1-10 11-20 21-31 ồ Cộng Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Stt Danh điểm SP,HH ĐV tính Tồn DK Nhập Xuất Tồn CK SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Cộng Sổ đối chiếu luân chuyển Stt Danh điểm SP, HH Đ V Tồn ĐN Tháng 1 Tháng Nhập Xuất Tồn .... SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Nhập Xuất Tồn SH NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền Cộng Danh mục tài liệu tham khảo 1. Kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Tác giả Ngô Thế Chi 2. Giáo trình Kế toán tài chính Khoa Kế Toán- Trường đại học Kinh tế Quốc dân. 3. Giáo trình Kế toán quốc tế Khoa Kế Toán- Trường đại học Kinh tế Quốc dân 4. Thanh toan và tín dụng quốc tế Giáo trình Trường Đại học Ngoại thương. 5. Thanh toán và tín dụng quốc tế. Giáo trình Trường Đại học Ngoại thương. 6. Báo cáo quyết toán của công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu. 7. Các Tạp chí kế toán. Nhận xét của giáo viên phản biện Hà Nội, ngày .. tháng..năm 2004