Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng hoá tại các doanh nghiệp

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là nguyên tắc cơ bản và là xu thế tất yếu thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập hoàn toàn chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình. Vì vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để không những làm ăn có lãi mà còn tạo vị thế trên thị trường cả trong và ngoài nước. Mua hàng hóa là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán kế toán và cũng là hoạt động đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do đó kế toán ở khâu này được sử dụng như một công cụ đắc lực với chức năng thông tin và kiểm tra nhằm phát huy hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Tuy nhiên trong quá trình triển khai công tác này ở một số doanh nghiệp vẫn tồn tại nhiều vấn đề bất cập cần phải được xem xét, tháo gỡ. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán mua hàng ở nước ta, sau khoá học, em đã chọ đề tài là: Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng hoá tại các doanh nghiệp. với mong muốn đóng góp một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác này tại Việt Nam. Bài viết gồm: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ mua hàng ở doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng và một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp. Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ mua hàng ở doanh nghiệp 1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới quá trình mua hàng hoá ở doanh nghiệp. 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. Hoạt động kinh doanh là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc với các thương nhân có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích sinh lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quy định của pháp luật. Hoạt động kinh doanh thương mại có chức năng tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. Hoạt động kinh doanh thương mại là khâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động kinh doanh thương mại có đặc điểm cơ bản sau: ² Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. ² Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các vật tư, sản phẩm, hàng hoá có hình thái vật chất cụ thể hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. ² Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thương mại có hai hình thức lưu chuyển hàng hoá là bán buôn và bán lẻ. ² Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty xúc tiến thương mại… ² Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nuớc, hàng xuất nhập khẩu, hàng công nghệ phẩm, hàng nông lâm sản thực phẩm,…). Do đó, chi phí mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng ở doanh nghiệp. Mua hàng là việc doanh nghiệp trả tiền để có đuợc quyền sở hữu hàng hoá và là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng hoá. Trong quá trình mua hàng sẽ phát sinh những khoản chi phục vụ cho quá trình đó gọi là chi phí mua hàng. Giá mua hàng được tính trên cơ sở khoản tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có được hàng hoá và các chi phí khác như chi phí vận chuyển, bốc xếp… Kế toán mua hàng hoá trong doanh nghiệp thương có các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng hoá của doanh nghiệp trong kỳ. Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kế toán mua hàng phải theo dõi ghi chép về số lượng, đơn giá, kết cấu, chủng loại và các chi phí kèm theo khi mua hàng của từng nhóm mặt hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ sách thích hợp. - Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. - Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và số hàng tồn kho cuối kỳ. - Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá tại kho, phát hiện và xử lý kịp thời số hàng hoá ứ đọng trong kho. - Lựa chọn phương pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán, bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. 1.1.3. ý nghĩa của hoạt động mua hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm hay cung cấp các dịch vụ cho khách hàng. Nhưng liệu nền kinh tế có phát triển nếu thiếu đi hoạt động thương mại? Thương mại chính là chiếc cầu nối giữa nhà sản xuất, cung ứng sản phẩm dịch vụ với những người tiêu dùng; là khâu chuyển đổi giá trị từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ. Nhưng cũng chính vì vậy mà muốn có được sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng thì ngưòi làm thương mại phải đi mua từ những nhà sản xuất hay những nhà thương mại khác. Điều này lại khẳng định vai trò to lớn của khâu mua hàng. Khâu mua hàng có vai trò đặc biệt quan trọng như vậy cũng còn bởi một lý do quan trọng đó là: sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhưng tiêu thụ lại quyết định lại đối với sản xuất. Nếu các doanh nghiệp khôngcó lãi thì họ sẽ không thực hiện hoạt động này nữa. Khâu mua hàng góp phần quan trọng vào việc khách hàng có lãi hay không vì điều này liên quan tới vấn đề giá vốn hàng bán tức là chi phí của các hàng hoá dịch vụ mà các doanh nghiệp sẽ cung ứng. Trong nền kinh tế thị trường, điều quan trọng và là sự quan tâm hàng đàu của các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để sản phẩm của mình tiêu thụ được trên thị trường và được thị trường chấp nhận cả về các phương diện: giá cả, chất lượng, mẫu mã…Việc khách hàng có chấp nhận hay không sẽ được khách hàng phản ánh thông qua nhà thương mại. Nhà thương mại sẽ phản ánh lại với nhà sản xuất thông qua việc họ chấp nhận mua hàng của các doanh nghiệp sản xuất đó với số lượng bao nhiêu, giá cả như thế nào và mức tăng của lượng hàng mua. Xét trên giác độ là một bộ phận của nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp vừa có tính độc lập tương đối, lại vừa có mối quan hệ chặt chẽ với các chủ thể kinh tế khác ta thấy: khâu mua hàng của các doanh nghiệp là rất quan trọng trong trường hợp đầu ra của doanh nghiệp này là đầu vào của một số doanh nghiệp khác. Bất cứ sự biến động nào của cầu về hàng hoá dịch vụ sẽ ảnh hưởng đến khâu mua hàng và do đó ảnh hưởng đến chủ thể kinh tế khác có liên quan. Chúng ta cũng cần nhắc lại rằng diều quyết định chủ yếu cho sự thành công của doanh nghiệp là khâu bán hàng song mua hàng cũng có ảnh hưởng hết sức quan trọng. Sự thành công của các doanh nghiệp lại đóng góp vào sự phát triển nền kinh tế quốc dân, thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là kết quả kinh doanh và làm thế nào để kết quả kinh doanh càng cao càng tốt và luôn có sự tăng trưởng. Điều đó phụ thuộc nhiều vào việc tổ chức kiểm soát các khoản doanh thu, chi phí và xác định, tính toán các kết quả kinh doanh, đầu tư, hoạt động tài chính trong kỳ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải biết nên kinh doanh mặt hàng nào, biết được xu hướng kinh doanh chúng để đầu tư mở rộng kinh doanh hay chuyển hướng kinh doanh sang mặt hàng khác…Điều này phải dựa vào những thông tin do kế toán cung cấp mới đầy đủ, trung thực và đáng tin cậy. 1.2. Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp. 1.2.1. Phạm vi hàng mua. Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hóa mua vào: - Hàng mua vào phải được thực hiện thông qua mua bán và nó phải đảm bảo được thanh toán theo một thể thức nhất định do hai bên chủ thể mua và bán thống nhất. - Khi hàng được mua bán thì chủ thể bên bán mất quyền sở hữu hàng hoá đó và bên mua sẽ nhận được qyền sở hữu hàng hoá đó và có trách nhiệm thanh toán đối với chủ thể bên bán. - Hàng hoá mua vào có thể bán ngay hoặc qua một số công đoạn làm tăng giá trị của hàng hoá như đóng gói, tạo mẫu mã… 1.2.2. Các phương thức mua hàng của doanh nghiệp. Mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện nghĩa vụ này vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật. Các doanh nghiệp có thể mua hàng hoá theo các phương thức sau: + Mua hàng theo phương thức đặt hàng. + Mua hàng theo hình thức gửi hàng theo hợp đồng. + Mua hàng theo hình thức nhận hàng (mua trực tiếp) tức là bên bán chuyển chuyển hàng đến tận kho bên mua hoặc tới một địa điểm do bên mua định trước. + Mua hàng hoá theo phương thức lấy hàng tức là bên mua đến tận kho bên bán để lấy hàng. 1.2.3. Giá cả của hàng hoá. Hàng mua được nhập kho theo giá thực tế. Đây là quy định chung theo chế độ kế toán hiện hành. Giá thực tế của hàng hoá được xác định tuỳ theo nguồn nhập. + Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng chịu VAT và doanh nghiệp tính theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của hàng hoá = Giá mua chưa có VAT + Chi phí khâu mua chưa VAT + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế của hàng hoá = Giá mua tính theo giá thanh toán + Chi phí khâu mua giá thanh toán + Thuế nhập khẩu (nếu có) +Đối với hàng hoá tự sản xuất, gia công: Giá thực tế của hàng hoá = Giá thành thực tế + Đối với hàng hoá được cấp: Giá thực tế của hàng hoá = Giá ghi trên hoá đơn cả bên cấp + Đối với hàng hoá nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế của hàng hoá = Kết quả đánh giá của hoạt động kinh doanh + Đối với hàng hoá được viện trợ không hoàn lại Giá thực tế của hàng hoá = Giá mua trên thị trường của hàng hoá cùng loại 1.2.4. Phương thức thanh toán. Quá trình mua hàng hoá của các doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau nhưng việc mua hàng hoá nhất thiết phải gắn với việc thanh toán với người bán. Việc thanh toán với người bán được tiến hành theo phương thức sau: * Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Việc nhận hàng và thanh toán được thực hiện ở cùng thời điểm, do vậy việc mua hàng hoá được hoàn tất ngay khi nhận hàng và giao tiền. * Thanh toán chậm: Hình thức này có đặc trưng cơ bản là từ khi nhận được hàng tới lúc thanh toán có một khoảng thời gian nhất định tuỳ thuộc vào hai bên mua, bán. 1.2.5. Chứng từ và tài khoản sử dụng. 1.2.5.1. Chứng từ. Tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT. - Biên bản kiểm nghiệm. - Phiếu nhập kho. - Thẻ kho. - Bảng kê hàng hoá nhập kho. - Phiếu chi. - Các chứng từ kế toán khác có liên quan. 1.2.5.2. Tài khoản sử dụng. Kế toán quá trình mua hàng thường sử dụng những tài khoản tương ứng là: TK 156, TK6112, TK 1331, TK 151, TK 331, cụ thể như sau: * TK 156: “Hàng hoá” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của các loại hàng hoá trong doanh nghiệp gồm có hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng. Bên Nợ: - Trị giá của hàng hoá mua vào nhập kho trong kỳ. - Chi phí thu mua hàng hoá. - Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến nhập kho. - Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại. - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (nếu sử dụng phuơng pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, thuê ngoài gia công chế biến hoặc xuất sử dụng. - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. - Các khoản giảm giá, bớt giá hàng mua được hưởng. - Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán. - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ. Số dư bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho. - Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho. * TK 6112: “Mua hàng hoá” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá mua vào trong kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK) Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ. -Trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ và hàng bán bị trả lại. Bên Có: - Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thực tế hàng hoá xuất bán. - Trị giá thực tế hàng mua vào trả lại người bán. - Giảm giá hàng mua được hưởng. Tài khoản 6112 không có số dư. * TK 1331: “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá” Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp (chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá. Bên Có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ của hàng hoá. - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ của hàng hoá. - Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá đã trả lại, được giảm giá. - Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại. Số dư bên Nợ: - Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. - Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng chưa được nhận. * TK 151: “Hàng mua đang đi trên đường” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận chưa nhập kho. Bên Nợ: - Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua đang đi trên đường. - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đang đi đường cuối kỳ (KKĐK). Bên Có: - Giá trị hàng hoá đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã giao cho khách hàng. - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đang đi đường đầu kỳ (KKĐK). Số dư bên Nợ: - Giá trị hànghoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường. * TK 331: “Phải trả cho người bán”. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hoá. Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hoá. - Số tiền ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận được hàng hoá. - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho hàng hoá đã giao theo hợp đồng. - Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận trừ vào số nợ phải trả. - Kết chuyển số hàng thiếu, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá. - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá đã nhận khi có hoá đơn chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán Tài khoản này có có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số tiền phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn. Ngoài ra trong quá trình mua hàng còn phải sử dụng một số tài khoản khác như: 111, 112, 1381, 1532, 336, 711, 811... 1.2.6. Hạch toán quá trình mua hàng của các doanh nghiệp. 1.2.6.1. Kế toán mua hàng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này hàng hoá trong doanh nghiệp được phản ánh trên tài khoản 156: “Hàng hoá” ² Đối với hàng chịu VAT theo phương pháp khấu trừ. * Khi mua hàng, hàng về nhập kho. Nợ 156: Giá mua hàng hoá chưa có VAT Nợ 133: VAT được khấu trừ Có 111, 112, 141, 331: Số tiền theo giá thanh toán * Trường hợp mua hàng trả tiền sớm trước thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán. Nợ 331, 111, 112 : chiết khấu thanh toán Có 711 * Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua nhiều hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng hợp đồng. Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán Có 156: Số tiền chiết khấu giảm giá chưa có VAT Có 133: VAT tính theo số tiền chiết khấu giảm giá * Trường hợp hàng sai quy cách, phẩm chất, không đúng hợp đồng trả lại bên bán. Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán Có 156: Giá mua của hàng bị trả lại chưa VAT Có 133: VAT của hàng bị trả lại - Nếu doanh nghiệp đang bảo quản hộ bên bán Nợ 002: Trị giá hàng bảo quản hộ * Trường hợp mua hàng, hàng về nhập kho phát sinh thiếu, kế toán chỉ ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận, còn số hàng thiếu ghi vào tài khoản 1381. Nợ 156: Giá mua chưa VAT của hàng thực nhận Nợ 1381: Giá mua chưa VAT của hàng thiếu Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn Có 331: Số tiền theo giá thanh toán - Khi xác định được nguyên nhân hàng thiếu. + Nếu do bên bán xuất nhầm và đã chở hàng đền bù Nợ 156 :Trị giá hàng nhập kho Có 1381 + Nếu do bên bán xuất nhầm nhưng không có hàng để bù, kế toán ghi giảm số tiền phải trả Nợ 331: Số tiền theo giá thanh toán Có 1381: Giá mua của hàng hoá thiếu chưa có VAT Có 133: VAT của hàng bị thiếu + Nếu quy định được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường Nợ 1388: Số tiền theo giá thanh toán Có 1381: Giá mua của hàng bị thiếu bắt bồi thường chưa VAT Có 133: VAT của hàng bị thiếu + Nếu thiếu hụt trong định mức, hội đồng xử lý quyết định ghi vào chi phí mua hàng Nợ 156: Trị giá hàng thiếu tính vào chi phí mua hàng Có 1381 + Nếu hàng hoá hao hụt tổn thất vượt định mức hao hụt do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm: thiên tai, hoả hoạn…, hội đồng xử lý quyết đinh ghi vào chi phí bất thường. Nợ TK821 : Trị giá hàng hoá hao hụt tổn thất Có TK1381 * Trường hợp mua hàng nhập kho phát sinh thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận. Nợ 156: Giá mua chưa có VAT của hàng thực nhập Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn Có 331: Số tiền phải trả người bán theo hợp đồng Có 3381: Giá mua của hàng thừa - Khi xác định đựoc nguyên nhân hàng thừa: + Nếu do bên bán xuất nhầm xin mua cả số hàng thừa, bên bán đã đồng ý: Nợ 3381: Giá mua của hàng hoá chưa VAT Nợ 133: VAT được khấu trừ Có 331: Số tiền phảI trả người bán + Nếu do bên bán xuất nhầm và trả lại bên bán: Nợ 3381 :Trị giá hàng trả lại bên bán Có 156 - Nếu do dôi thừa tự nhiên bên mua được hưởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thường: Nợ 3381 : Trị giá hàng dôi thừa thanh toán ự nhiên Có 721 Đối với hàng thừa do bên bán xuất nhầm, bảo quản hộ bên bán Nợ 002: Trị giá hàng bảo quản hộ Khi trả lại cho bên bán Có 002: Trị giá hàng trả lại cho bên bán * Trường hợp mua hàng chứng từ đến trước, hàng hoá đến sau: Khi chứng từ đến trước, kế toán chưa ghi sổ mà lưu chứng từ vào tập hồ sơ “hàng mua đang đi đường” chờ đến cuối tháng, trong khoảng thời gian chờ đợi đó nếu hàng về, kế toán ghi sổ bình thường. Cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi: Nợ 151: Giá mua hàng hoá chưa có VAT Nợ 133: VAT được khấu trừ Có 331: Số tiền theo giá thanh toán * Trường hợp mua hàng, hàng hoá đến trước, chứng từ viết sau. Khi hàng hoá về, doanh nghiệp làm thủ tục nhập kho nhưng kế toán chưa ghi sổ và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn” chờ đến cuối tháng, trong khoảng thời gian chờ đợi đó nếu hợp đồng về, kế toán ghi sổ bình thường. Đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về, kế toán ghi sổ nhập kho theo giá tạm tính: Nợ 156 : Giá mua hàng hoá theo giá tạm tính Có 331 Tháng sau khi hoá đơn về: + Nếu giá chính thức bằng giá tạm tính, kế toán ghi sổ và ngày của hoá đơn vào các cột trong các sổ sách kế toán có liên quan. Nợ 133 : VAT được khấu trừ Có 331 Nếu giá chính thức sai lệch với giá tạm tính, kế toán sửa chữa theo các phương pháp chuyên môn * Trường hợp mua hàng, hàng mua được chuyển bán thẳng theo hình thức chuyển hẳn, gửi đại lý hoặc bán giao tay ba Nợ 157, 632: Giá mua hàng hoá chưa có VAT Nợ 133: VAT được khấu trừ Có 331: Số tiền theo giá thanh toán * Trưòng hợp mua hàng nhập khẩu, thanh toán bằng ngoại tệ, trị giá hàng mua quy đổi ra tiền VN theo tỷ giá thực tế, số tiền ngoại tệ thanh toán cho bên xuất khẩi quy đổi ra tiền VN theo tỷ giá hạch toán. Khoản chênh lệch về tỷ giá giữa tỷ giá thực tế với tỷ gía hạch toán ghi vào tài khoản 413 - Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán: Nợ 151, 156, 157: Trị giá hàng hoá theo tỷ giá thực tế Có 1122: Số tiền đã thanh toán theo tỷ giá hạch toán Có 413: Chênh lêch tỷ giá - Nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán: Nợ 151, 156, 157: Trị giá hàng hoá theo tỷ giá thực tế Nợ 413: Chênh lệch tỷ giá Có 1122: Số tiền theo tỷ giá hạch toán Có 007: Số nguyên tệ đã thanh toán - Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp Nợ 151,156,157 Thuế nhập khẩu phải nộp Có 3333 - Tính VAT phải nộp của hàng nhập khẩu Nợ 133 VAT phải nộp của hàng nhập khẩu Có 33312 - Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt ở khâu nhập khẩu Nợ 151,156,157 Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp Có 3332 - Khi chuyển tiền nộp thuế nhập khẩu phải nộp, VAT phải nộp của hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biết phải nộp của hàng nhập khẩu Nợ 3333, 33312, 3332 Số tiền đã nộp Có 111, 112 Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng hoá theo phương pháp KKTX 111,112,331,311 156 111, 1331,1338,331,336 Giá mua, chi phí thu mua Giảm giá hàng mua, chiết khấu hàng mua được hưởng 721 3381 1381 821 Thừa không rõ Thừa chờ Thiếu chờ Thiếu không rõ nguyên nhân xử lý xử lý nguyên nhân 151 Hàng mua đang đi đường 1331 Thuế GTGT đầu vào ² Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp Nợ 156 Trị giá hàng hoá theo giá thanh toán Có 111, 112, 141, 331 * Khi mua hàng, hàng về nhập kho Nợ 331, 111, 112 Số tiền chiết khấu giảm giá Có 156 * Trường hợp mua hàng trả tiền sớm trước hạn, được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ 331, 111, 112 Chiết khấu thanh toán Có 711 * Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng hợp đồng Nợ 331, 111, 112 : Số tiền chiết khấu, giảm giá Có 156: * Trường hợp mua hàng, hàng về nhập kho phát sinh thiếu, chứng từ ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận, còn số hàng thiếu ghi vào tài khoản 1381 Nợ 156: Giá mua hàng thực nhập Nợ 1381: Giá mua hàng thiếu Có 331: Số tiền phải trả người bán theo hợp đồng - Khi xác định được nguyên nhân hàng thiếu: + Nếu do bên bán xuất nhầm và đã chở hàng đến bù: Nợ TK156 :Trị giá hàng tồn kho Có 1381 + Nếu do bên bán xuất nhầm nhưng không có hàng để bù thì kế toán ghi giảm số tiền phải trả Nợ 331 : Giá mua của hàng bị thiếu Có 1381 + Nếu quy được trách nhiệm, bắt người phạm lỗi phảibồi thường Nợ 1388 : Trị giá hàng thiếu bắthanh toán bồi thường Có 1381 + Nếu thiếu hụt trong định mức, hội đồng xử lý quyết định ghi vào chi phí mua hàng Nợ 156 : Trị giá hàng thiếu tính vào chi phí mua hàng Có 1381 * Trường hợp mua hàng nhập kho phát sinh thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận Nợ 156: Giá mua của hàng thực nhập Có 331: Số tiền phải trả người bán theo hợp đồng Có 3381: Giá mua của hàng thừa - Khi xác định được nguyên nhân hàng thừa: + Nếu do bên bán xuất nhầm, xin mua cả số hàng thừa, bên bán đã đồng ý Nợ 3381 : Số tiền phải trả người bán Có 331 + Nếu do bên bán xuất nhầm và trả lại bên bán: Nợ 3381 : Trị giá hàng trả lại bên bán Có 156 + Nếu do dôi thừa tự nhiên, bên mua được hưởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thường Nợ 3381 : Trị giá hàng dôi thừa tự nhiên Có 721 * Trường hợp mua hàng chứng từ đến trước, hàng hoá đến sau: Nợ 151 : Giá mua hàng hoá theo giá thanh toán Có 331 * Trường hợp mua hàng, hàng hoá đến trước, chứng từ đến sau: Trường hợp này phản ánh giống như phương pháp tính VAT khấu trừ * Trường hợp mua hàng, hàng mua được chuyển bán thẳng theo hình thức chuyển hẳn, gửi đại lý bán hoặc giao tay ba: Nợ 157, 632 : Giá mua hàng chuyển bán hẳng Có 331 * Đối với hàng nhập khẩu, thanh toán bằng ngoại tệ: tương tự phương pháp VAT khấu trừ, chỉ riêng đối với việc tính VAT phải nộp của hàng nhập khẩu như sau: Nợ 151, 156, 157 Có 33312 : VAT phải nộp của hàng nhập khẩu F Trường hợp này sơ đồ hạch toán tương tự doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác ở chỗ là không có TK1331 “VAT được khấu trừ” 1.2.6.2. Kế toán mua hàng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ phản ánh sự biến động của hàng hoá trên tài khoản 611- Mua hàng 6112. Hạch toán: ² Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ: * Đầu kỳ: Kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại đầu kỳ: Nợ 611(6112): Trị giá hàng hoá còn kại đầu kỳ Có 151: Trị giá hàng mua đang đi trên đường Có 156: Trị giá hàng hoá ở kho, quầy Có 157: Trị giá hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý bán chưa được xác định là tiêu thụ * Trong kỳ Nợ 611(6112): Giá mua hàng hoá chưa có VAT Nợ 133: VAT được khấu trừ Có 111, 112, 141,331: Số tiền theo giá thanh toán - Trường hợp nhập hàng hoá từ các nguồn khác Nợ 611 Trị giá hàng hoá nhập kho Có 411 - Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại , giảm giá hàng mua hoặc có hàng trả lại bên bán Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán Có 611(6112): Số tiền chiết khấu, giảm giá, trị giá hàng trả lại chưa có VAT Có 133: VAT của số tiền chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại * Cuối kỳ - Kiểm kê, xác định và kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ Nợ 156, 157, 151 Trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ Có 611(6112) - Tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ Nợ 632 Trị giá hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ Có 611(6112) Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng theo phương pháp KKĐK 151,156,157 611 111,112,331 K/c trị giá hh tồn đầu kỳ Các khoản giảm giá đầu kỳ 128, 222, 411 151 Nhận vốn cấp phát, vốn K/c trị giá hàng mua đang GLD, vốn góp trước đây đi đường 311, 331 156 Mua hàng bằng tiền vay Kết chuyển trị giá hh tồn kho và mua chịu (theo kkê, thực tế) 111, 112, 141 157 Mua trực tiếp tiền ngay Kết chuyển trị giá hàng gửi bán 1331 632 Thuế GTGT Trị giá hàng tiêu thụ ² Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: * Đầu kỳ: Kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại đầu kỳ: Nợ 611(6112): Trị giá hàng hoá còn kại đầu kỳ Có 151: Trị giá hàng mua đang đi trên đường Có 156: Trị giá hàng hoá ở kho, quầy Có 157: Trị giá hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý bán chưa được xác định là tiêu thụ. * Trong kỳ Nợ 611(6112) Trị giá hàng hoá theo giá thanh toán Có 111, 112,141,331 - Trường hợp nhập hàng hoá từ các nguồn khác Nợ 611(6112) Trị giá hàng hoá nhập kho Có 411 - Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại , giảm giá hàng mua hoặc có hàng trả lại bên bán Nơ 331, 111, 112 Số tiền theo giá thanh toán Có 611(6112) * Cuối kỳ - Kiểm kê, xác định và kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ Nợ 156, 157, 151 Trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ Có 611(6112) - Tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ Nợ 632 Trị giá hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ Có 611(6112) F Trường hợp này sơ đồ hạch toán tương tự doanh nghiệp tính VAT khấu trừ, chỉ khác là không có TK1331 “VAT được khấu trừ” Chương 2: Thực trạng và một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp 2.1. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp. 2.1.1. Thành tựu đạt được. Từ khi ra đời đến nay hệ thống kế toán của nuớc ta đã qua nhiều lần sửa đổi đều theo hướng hoàn thiện hơn, hợp lý hơn trong tình hình đất nước ta, góp phần tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong nhiều nghiệp vụ kế toán thì nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp là một khâu khá quan trọng và cũng đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Kế toán mua hàng với nhiệm vụ phản ánh ghi chép đầy đủ tình hình mua hàng về số lượng, chủng loại và giá cả theo đúng hệ thống tài khoản của Bộ Tài chính đã giúp doanh nghiệp tính toán đúng, đủ chi phí mua hàng để từ đó có kế hoạch cụ thể cho việc bán hàng, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đạt hiệu quả mong muốn. Để thực hiện chức năng làm cầu nối giữa doanh nghiệp sản xuất với người tiêu dùng, các doanh nghiệp cần phải thực hiện đồng bộ các khâu mà trong đó khâu đầu tiên quan trọng chính là mua hàng. Qúa trình này cần đến vai trò của kế toán mua hàng. Thực tế các doanh nghiệp ở Việt nam đã từng bước làm tốt nhiệm vụ này, góp phần thúc đẩy kinh doanh thương mại ở nước ta, đa dạng hoá sản phẩm, mẫu mã, nâng cao chất lượng hàng hoá, tạo lòng tin nơi khách hàng, thúc đẩy sản xuất phát triển. Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển hiện nay của nền kinh tế thì sự phát triển của hệ thống kế toán trong đó có kế toán mua hàng dường như có đôi lúc chưa theo kịp sự thay đổi của các biến số kinh tế xã hội khác có liên quan, và thực tế kế toán nghiệp vụ mua hàng của chúng ta vẫn còn nhiều bất cập. 2.1.2. Một số vướng mắc cần khắc phục. * Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chứng từ hịên nay còn khá phức tạp, sự luân chuyển không linh hoạt. Phần lớn hàng hoá của các doanh nghiệp đều qua kho rồi mới đem tiêu thụ nhưng vẫn có nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Nhưng dù vận chuyển thẳng thì số hàng hoá đó vẫn được phản ánh là hàng đã nhập kho. * Về hệ thống sổ sách kế toán: Hiện nay hệ thống sổ sách vẫn còn quá cồng kềnh trong khi trang thiết bị phục vụ cho công tác này lại nghèo nàn và lạc hậu. Hiệu quả việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán chưa cao, nhiều khi mới chỉ là hình thức. Nguyên nhân có nhiều nhưng chủ yếu là những phát sinh trong quá trình quá độ từ công tác kế toán thủ công để chuyển sang ứng dụng kế toán máy. Có những công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung nhưng lại không sử dụng sổ Nhật ký mua hàng và Nhật ký chi tiền. * Về bộ máy kế toán: Ngoại trừ các doanh nghiệp lớn, còn lại hầu như trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán vẫn còn khá đơn điệu, chỉ có kế toán trưởng, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ và thủ quỹ. Trong khi đó các doanh nghiệp là những doanh nghiệp có các nghiệp vụ kế toán phát sinh rất lớn, phức tạp, đặc biệt ở những khâu như bán hàng, mua hàng. Do đó nhiệm vụ của kế toán trưởng rất nặng nề vì ngoài chức năng điều hành chung công tác kế toán, kế toán trưởng còn phải tổng hợp số liệu do các kế toán viên gửi lên và lập các báo cáo tháng, quý, năm theo quy định. Vì vậy cần phải có một đội ngũ hỗ trợ tích cực, có trình độ, hiểu biết sâu về kế toán. 2.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp. 2.2.1. Tính toán các khoản chi phí một các chính xác hợp lý. Đây là vấn đề liên quan đến việc tính toán chính xác giá thành của hàng hoá bán ra. Do đó chi phí mua hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp... cần phải được hạch toán một cách chặt chẽ, chính xác. Bên cạnh đó việc tính toán các khoản thuế, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua,... phải được xác định vào giá thành của hàng hoá. 2.2.2. Về bộ máy kế toán trong công ty. Như đã đề cập, bộ máy kế toán trong những doanh nghiệp còn rất nhiều vấn đề cần khắc phục. Các doanh nghiệp này cần bổ sung thêm kế toán thanh toán để theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương cho công nhân viên và thanh toán với ngân hàng. Ngoài ra cần phải điều chỉnh sắp xếp lại chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng tài chính, kế toán. Các kế toán của các doanh nghiệp không những mỏng mà trình độ chuyên môn chưa phải hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán trong giai đoạn mới. Do đó việc nâng cao trình độ của kế toán trong các doanh nghiệp thưong mại là rất cần thiết. Cần phải tổ chức những lớp học nâng cao trình độ nghiệp vụ như: Đưa đi học thêm, bồi dưỡng nghiệp vụ cho những người đang làm kế toán trong doanh nghiệp, thường xuyên tổ chức thi tuyển nhân viên kế toán tài chính mới có trình độ để bổ sung cho đội ngũ kế toán hiện đang làm việc... 2.2.3. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Để thực hiện việc chuyển đổi này, doanh nghiệp cần tổ chức tốt các nội dung sau: * Tổ chức mua sắm trang thiết bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, với đặc điểm hoạt động kinh doanh, với quy mô của từng doanh nghiệp và với khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kế toán phát sinh. * Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ có hiểu biết sâu sắc về kế toán, cần sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng, trình độ của từng cán bộ kế toán. * Tổ chức việc nhập dữ liệu : để có thể thực hiện việc xử lý thông tin trên máy vi tính đòi hỏi phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp và thực hịên việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ lên quan đến từng nội dung công tác kế toán như phân hệ vật tư, phân hệ tiền công, kinh phí công đoàn và bảo hiểm... * Xây dựng hệ thống mã hoá các đối tượng quản lý, mã hoá chứng từ, mã hoá và quy định nội dung phản ánh của từng mã tài khoản. * Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với kết cấu đơn giản, ít cột, nhiều dòng, phù hợp với việc tổng hợp số liệu và in trên máy. Khi chuyển sang công tác kế toán trên máy vi tính thì hình thức sổ kế toán thích hợp là hình thức sổ Nhật ký chung hoặc hình thức Chứng từ ghi sổ. * Tổ chức thực hiện chương trình trên máy. Kết quả của việc này là in ra các báo biểu (các sổ kế toán, các báo cáo tài chính...) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. * Thực hiện từng bước cơ giới hoá công tác kế toán, tiến tới xử lý hoàn toàn công tác kế toán trên máy vi tính đảm bảo thống nhất, đồng bộ và hệ thống không chỉ ở các bộ phận kế toán mà ở các bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp. Đó là yêu cầu mới cấp bách đặt ra trong điều kiện hiện nay nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin một cách chính xác khách quan, kịp thời. Để đáp ứng được yêu cầu đặt ra cần phải thực hiện tốt các nội dung nêu trên, trong đó phải đặc biệt coi trọng nội dung đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán về sự hiểu biết và sử dụng thành thạo máy vi tính, kết hợp chặt chẽ với các chuyên gia, các trung tâm máy tính để thiết kế lập trình cho phù hợp với đặc điểm tình hình của doanh nghiệp. Kết luận Trong doanh nghiệp khâu mua hàng là khâu đầu tiên quan trong quyết định quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc nghiên cứu tìm hiểu về vấn đề này là vô cùng cấp thiết. Trong khuôn bài viết đã cố gắng đi vào giải quyết một số mặt cơ bản sau: * Về lý luận: Chuyên đề đã trình bày có hệ thống những vẫn đề lý luận cơ bản về kế toán quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp nói chung. * Về thực tiễn: Đã trình bày đôi nét về thực trạng công tác kế toán mua hàng ở các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay, từ đó mạnh dạn đưa ra những ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác này tại Việt Nam. Do những hiểu biết về thực tiễn chưa nhiều, bài viết khó tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ phía các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục Trang Lời nói đầu Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp 1 1.1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới quá trình mua hàng hoá ở doanh nghiệp 1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại 1 Nhiệm vụ kế toán mua hàng ở doanh nghiệp 2 ý nghĩa của hoạt động mua hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại 3 1.2.Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp 4 Phạm vi hàng mua 5 Các phương thức mua hàng của doanh nghiệp 5 Giá cả của hàng hoá 5 Phương thức thanh toán 6 Chứng từ và tài khoản sử dụng 7 Chứng từ 7 TàI khoản sử dụng 7 1.2.6. Hạch toán quá trình mua hàng của các doanh nghiệp  10 1.2.6.1. Kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 11 Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ 11 Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp 16 1.2.6.2. Kế toán mua hàng ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 19 Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ 19 Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp 20 chương 2: Thực trạng và một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp 22 2.1. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp 22 2.1.1. Thành tựu đạt được 22 2.1.2. Một số vướng mắc cần khắc phục 23 2.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp 4 2.2.1. Tính toán các khoản chi phí một cách chính xác hợp lý 24 2.2.2. Về bộ máy kế toán trong công ty 24 2.2.3. Tổ chức công tác kế toán trong đIũu kiện ứng dụng máy vi tính 24 Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Hệ thống kế toán doanh nghiệp – NXB Tài chính – 1995 Kế toán – kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp – NXB Tài chính – 1995 Kế toán tài chính – NXB Tài chính – 1999 Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Khoa kế toán Đại học KTQD Một số văn bản pháp luật về chế độ kế toán ở nước ta.