Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Doanh nghiệp sản xuất - Lấy ví dụ minh hoạ ở Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội

Nợ TK 155: Thành phẩm Có TK 157: Hàng gửi bán. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho gửi bán đại lý số 011175 ngày 12/1/2001 Công ty xuất kho hàng gửi bán cho TT Thương mại INTIMEX 1 lô hàng với tổng giá trị 6.925.000đồng, giá vốn hàng bán là 6.370.000 đồng. Ngày 20/2/2001 Trung tâm Thương Mại INTIMEX thanh toán tiền hàng, tổng số tiền thanh toán cho Công ty là 6.578.750 đồng và INTIMEX được hưởng phần hoa hồng đại lý 346.250 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ như sau: ã BT1: Phản ánh doanh thu của lô hàng gửi đại lý được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 111 : 6.578.750 Nợ TK 641 : 346.250 Có TK 511 (5111) : 6.295.455 Có TK 3331 : 629.545 ã BT2: Phản ánh giá vốn của lô hàng gửi đại lý đã tiêu thụ Nợ TK 632 : 6.370.000 Có TK 3331 : 6.370.000 * Bán hàng nhận đại lý: Khi nhận hàng đại lý cho Công ty dệt kim Hà nội Công ty phải bán đúng giá do Công ty Dệt kim Hà nội và được hưởng phần hoa hồng là 3% trên doanh số bán ra. + Khi nhận hàng về bán đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 003 : Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi + Khi hàng nhận đại lý được tiêu thụ đơn vị không khấu trừ ngay tiền hoa hồng, kế toán ghi: Nợ TK 111 : Tiền mặt Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng Có TK 331 : Phải trả cho người bán. Đồng thời ghi Có TK 003 : Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi: + Khi thanh toán tiền cho cơ sở đại lý: Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán. Có TK 511 (5114): Doanh thu bán hàng (hoa hồng đại lý) Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng. Ví dụ: Theo hợp đồng đại lý số 10 ngày 25/12/2000. Ngày 15/1/2001 Công ty nhận bán một lô hàng đại lý bít tất Dệt kim với tổng giá trị 4.000.000 đồng. Ngày 18/2/2001 Công ty thanh toán tiền hàng đại lý, tổng số tiền thanh toán cho Dệt kim Hà nội là 3.880.000 đồng và Công ty được nhận lại phần hoa hồng đại lý là 120.000 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ như sau: + Khi nhận hàng hoá về kế toán ghi: Nợ TK 003: 4.000.000 + Khi tiêu thụ hàng hoá Nợ TK 111 : 4.000.000 Có TK 331 : 4.000.000 Có TK 003 : 4.000.000 + Khi thanh toán tiền cho đại lý Nợ TK 331 : 4.000.000 Có TK 111 : 3.880.000 Có TK 511(5114) : 120.000 * Trường hợp hàng đổi hàng. - Tại Công ty Dệt kim Đồng Xuân hiện có phương thức bán hàng này, nhưng rất ít khi xẩy ra. Và nó chỉ được áp dụng trong trường hợp hàng của Công ty được đổi lấy công cụ, dụng cụ, nguyên liệu, khí đốt... - Trình tự hạch toán như sau: ã BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu ghi nhận Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra ã BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 : Trị giá hàng xuất kho Có TK 155 : Trị giá hàng xuất kho + Khi nhận hàng của đơn vị mua: Nợ TK 152, 153 : Giá trị hàng đổi Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ Có TK 131 : Tổng giá thanh toán Ví dụ: Trong quý III năm 2000 Công ty có đổi 1 lô vải 103 (1403,5 kg) với giá 57.000đ/kg để lấy 1 lô sợi 32 cotton (2000kg) với giá 40.000 đ/kg của Công ty Dệt Minh Khai. Tổng trị giá của lô vải là 79.999.500 đồng, giá vốn là 75.000.000 đồng. Tổng trị giá của lô sợi 32 cotton là 80.000.0000 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ như sau: ã BT 1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 133 : 87.999.450 Có TK 511 : 79.999.500 Có TK 13331 : 7.999.950 ã BT 2: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 : 75.000.000 Có TK 155 : 75.000.000 Khi nhận hàng của Dệt Minh Khai: Nợ TK 152 : 80.000.000 Nợ TK 1331 : 8.000.000 Có TK 131 : 88.000.000 * Các trường hợp xuất khác được coi là tiêu thụ: - Xuất dùng biếu tặng, dùng cho hội nghị, quảng cáo. Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng Có TK 511 (5111) : Doanh thu bán sản phẩm Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra. - Xuất dùng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Trị giá thành phẩm xuất dùng ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh theo giá bán. ã BT1: Phản ánh doanh thu. Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng Nợ TK 642 : Chi phí quản lý Doanh nghiệp Nợ TK 627 : Chi phí sản xuất chung Có TK 511(5111,5112,5113): Doanh thu bán hàng ã BT 2: Phản ánh số thuế GTGT phải nộp. Nợ TK133 : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp. d) Một số trường hợp phát sinh trong tiêu thụ thành phẩm d1. Giảm giá hàng bán: Để kích thích lượng hàng bán ra cũng như là để giữ quan hệ làm ăn lâu dài với những khách hàng thường xuyên Công ty có áp dụng hình thức giảm giá hàng bán đối với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc là mua hàng với số tiền hàng từ 100 triệu trở lên thì cũng được giảm giá. Số tiền giảm giá mà khách hàng được hưởng thường là 5% trên tổng số tiền hàng. Trình tự hạch toán: - Hàng ngày khi phát sinh giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK532 : Số tiền giảm giá chưa có thuế VAT Nợ TK3331: Thuế VAT tính theo số tiền giảm giá Có TK 111, 112. 131: Tổng số tiền giảm giá theo giá thanh toán - Cuối kỳ (cuối tháng) kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 để xác định doanh thu thuần. Giảm giá hàng bán Nợ TK 511 (5112) Có TK 532 Ví dụ: Ngày 10/1/2001 Công ty có bán cho Công ty TN Đô Lương - Nghệ An 1 lô hàng (theo hoá đơn GTGT số 009272) với tổng trị giá là 150.000.000. Số tiền giảm giá mà khách hàng được hưởng 7.500.000 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 532 : 7.500.000 Nợ TK 3331 : 750.000 Có TK 131 : 8.250.000 Cuối tháng kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 để xác định doanh thu thuần. Nợ TK 511 : 8.250.000 Có TK 532 : 8.250.000 d2. Hàng bán bị trả lại. Trên thực tế trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, ở Công ty đã phát sinh trường hợp hàng bị trả lại do hàng bị lỗi, sai quy cách, chủng loại so với hợp đồng.... Trong trường hợp này Công ty cho phép khách hàng có quyền trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng đã mua, điều này khẳng định Công ty luôn giữ chữ tín với bạn hàng và cũng để khẳng định hơn nữa chất lượng sản phẩm của Công ty. Khi đó kế toán căn cứ vào thông báo yêu cầu trả lại hàng của khách hàng, biên bản kiểm nhận hàng hoá, phiếu nhập kho, phiếu chi để ghi: ã BT1: phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại. Nợ TK 531 : Giá bán hàng bị trả lại chưa có thuế VAT. Nợ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra. Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền theo giá thanh toán ã BT2: Phản ánh giá vốn của hàng bị trả lại. Giá thành của thành phẩm bị trả lại Nợ TK 155 Có TK 632 + Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại sang TK 511 để xác định doanh thu thuần. Doanh thu hàng bị trả lại. Nợ TK 511 Có TK 531 Ví dụ: Lô hàng chuyển bán cho Sài Gòn Corp (bao gồm áo, quần cho cả người lớn và trả em) ngày 6/10/2000 có 2 mã hàng bị lỗi đó là 103A1 - 92 và 103AQ16 - 92 không được khách hàng là Sài Gòn Corp chấp nhận và đem trả lại với trị giá vốn của hàng bị trả lại là 1.640.700, doanh thu hàng bị trả lại 2.221.050. Kế toán Công ty tính toán doanh thu của số hàng bị trả lại để thanh toán cho khách hàng và ghi sổ như sau: ã BT1: Phản ánh doanh thu của số hàng bị trả lại Nợ TK 531 : 2.019.136 Nợ TK 33311 : 201.914 Có TK 131 : 2.221.050 ã BT2: Phản ánh giá vốn của hàng bị trả lại Nợ TK 155 : 1640.700 Có TK 632 : 1.640.700 + Cuối kỳ chuyển toàn bộ doanh số hàng bị trả lại trong kỳ sang TK 511 để xác định doanh thu thuần. Nợ TK 511 : 17.999.696 Có TK 531 : 17.999.696. * Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần và giá vốn của nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Giảm giá hàng bán - Doanh thu hàng bị trả lại - Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế XK phải nộp (nếu có) - Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả Doanh thu thuần Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã tiêu thụ. Giá vốn của thành phẩm đã tiêu thụ Nợ TK 911 Có TK 632 Trình tự hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Dệt kim Đông Xuân được khái quát bằng sơ đồ sau:2.2.3. Sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán của Công ty sử dụng phục vụ cho công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm bao gồm 2 loại: - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết Cụ thể để phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, Công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Sổ chi tiết thành phẩm - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng - Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán - Bảng kê số 8, 10, 11 - Nhật ký chứng từ số 8. - Sổ cái TK 511, 632, 131, 3331.... * Sổ chi tiết thành phẩm. ã Mỗi một sổ chi tiết thành phẩm được mở riêng cho một loại thành phẩm để theo dõi tình hình nhập - xuất- tồn kho thành phẩm trong tháng đó. Mỗi một nghiệp vụ nhập hay xuất được ghi một dòng trên trong sổ. Đến cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng sổ để tính số lượng nhập - xuất - tồn kho của loại thành phẩm đó. ã Căn cứ ghi sổ: Căn cứ trên thẻ kho để ghi sổ cho từng loại thành phẩm. * Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng của Công ty được mở cho từng tháng khi có các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phát sinh. Sổ này được mở để theo dõi doanh thu cho tất cả các loại hàng bán tại Công ty. Riêng doanh thu bán khác thì kế toán Công ty hạch toán vào TK 711 - Thu nhập hoạt động tài chính và TK 721- Các khoản thu nhập bất thường. ã Căn cứ ghi sổ: Hoá đơn thuế GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Mỗi hoá đơn ghi một dòng trên trang sổ. Mẫu số chi tiết doanh thu bán hàng như sau. * Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. ã Do đặc điểm thành phẩm của Công ty rất phong phú và đa dạng, số lượng khách hàng mua lại nhiều vì vậy Công ty có mở sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng để theo dõi công nợ của khách hàng. Sổ này được mở cho từng tháng riêng biệt và đến cuối tháng kế toán sẽ tính được khoản công nợ phải thu của khách hàng. ã Căn cứ ghi sổ: Hoá đơn thuế GTGT * Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán được mở cho từng tháng để theo dõi giá vốn hàng bán cho từng loại thành phẩm bán ra cũng như thành phẩm gửi bán để đến cuối tháng kế toán có thể nắm bắt được tổng số giá vốn hàng bán trong tháng là bao nhiêu. Mẫu số như sau. Để theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình tiêu thụ và phải thu của khách hàng (thanh toán với khách hàng) kế toán Công ty còn sử dụng các bảng kê sau: * Bảng kê số 8: Nhập - xuất - tồn kho thành phẩm - hàng hoá. ã Kế toán Công ty sử dụng bảng kê số 8 để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm- hàng hoá. Bảng kê này được mở riêng cho từng tháng. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 được dùng làm căn cứ ghi vào NKTC số 8. ã Cơ sở lập: Dựa vào các hoá đơn, chứng từ nhập, xuất và các chứng từ khác có liên quan. * Bảng kê số 11: Phải thu của khách hàng. ã Kế toán sử dụng bảng kê số 11 để theo dõi tình hình thanh toán, tiền hàng giữa Công ty với khách hàng. ã Cơ sở lập: Dựa vào bảng kê số 11 của tháng trước và sổ chi tiết "Phải thu của khách hàng". * Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán. Bảng kê số 10 mở cho từng tháng theo dõi tổng hợp doanh thu bán hàng của Công ty. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tiêu thụ thành phẩm như hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý... các phương thức thanh toán, kế toán ghi mỗi hoá đơn 1 dòng, lần lượt theo trình tự thời gian, các cột ghi tương ứng định khoản kế toán. Trên cơ sở các sổ chi tiết và các bảng kê kế toán tiêu thụ sẽ tổng hợp trên Nhật ký chứng từ số 8. Ngoài ra kế toán tiêu thụ tại Công ty còn sử dụng các sổ cái 5111, 5112, 5113, 5114, 632, 131, 3331, 1111, 1121.... ã Cơ sở để ghi sổ cái: Căn cứ trên các sổ chi tiết đã lập và các bảng kê. Sổ cái được kế toán mở riêng cho từng tháng và được tổng hợp trên một trang giấy cho cả 12 tháng trong năm. Trong từng tháng có ghi đầy đủ các số liệu phát sinh trong quá trình tiêu thụ. Các mẫu sổ cái sau đều lấy số liệu của quý I năm 2001: 3. Một số nhận xét về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. Công ty Dệt Kim Đông Xuân là một Doanh nghiệp Nhà nước có quy mô khá lớn, từ khi thành lập đến nay 42 năm trưởng thành và phát triển, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Những thành tựu đó trước hết phải kể đến sự đóng góp lớn lao của Ban lãnh đạo cũng của toàn thể CBCNV trong Công ty. Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, các phòng ban chức năng được tổ chức sắp xếp gọn nhẹ, thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, giúp Ban lãnh đạo Công ty quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Trong những năm gần đây, ngành Dệt May Việt Nam đang gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là sự cạnh tranh của các hàng dệt may ngoại nhập với chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá cả hợp lý đã hạn chế việc tiêu thụ sản phẩm của ngành dệt may nói chúng và của Công ty nói riêng. Đứng trước thách thức đó Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới mẫu mã, tổ chức nghiên cứu thị trường và mở rộng mạng lưới tiêu thụ đồng thời trong vấn đề quản trị Doanh nghiệp bộ phận kế toán rất coi trọng đến công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh. Cụ thể hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng được thể hiện trên một số chỉ tiêu cơ bản sau: Kết quả phát triển sản xuất kinh doanh STT Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1 Tổng doanh thu 78.000.000.000 88.000.000.000 2 Lãi 827.492.000 913.411.360 3 Nộp ngân sách Nhà nước 2.348.582.000 3.135.377.640 4 Số lượng SP sản xuất ra (cái) 6.000.000 6.500.000 5 Số lượng SP xuất khẩu (cái) 5.100.000 5.850.000 6 Số lượng CBCNV (người) 1.500 1.552 7 Thu nhập bình quân 850.000 930.000 3.1. Ưu điểm. 3.1.1. Về tổ chức công tác kế toán nói chung Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng và được phân công trách nhiệm rõ ràng theo từng phần hành kế toán cụ thể, phù hợp với năng lực của từng người. Do có sự phân chia trách nhiệm và sự bất kiêm nhiệm trong công tác kế toán đã tạo ra sự chuyên môn hoá trong lao động kế toán, sự phối hợp hài hoà ăn khớp giữa các bộ phận nhằm đem lại hiệu quả cao phục vụ công tác quản trị Doanh nghiệp, các nghiệp vụ kế toán được tiến hành nhanh gọn hơn, giảm bớt sai sót và gian lận. Điều đó chứng tỏ khả năng tổ chức công tác kế toán tại Công ty đảm bảo thực hiện tốt chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Là một Doanh nghiệp có quy mô lớn, tính chất kinh doanh đa dạng phức tạp đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý và lao động kế toán cao. Nhận thức được vấn đề này, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ đây là hình thức tiên tiến đảm bảo cho hệ thống kế toán của Công ty thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình trong sản xuất kinh doanh là cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho chủ Doanh nghiệp. Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán tương đối đầy đủ theo quy định hiện hành và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty. Hệ thống chứng sổ sách được luân chuyển giữa các phần hành kế toán một cách trình tự tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm. 3.1.2. Về công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm được tiến hành đều đặn trong kỳ hạch toán. Kế toán ghi chép đầy đủ tình hình xuất, bán, thanh toán tiền hàng, hàng tồn kho, đồng thời phản ánh chính xác doanh thu bán hàng cũng như các khoản giảm trừ doanh thu. Do đó việc cung cấp số liệu giúp công tác quản lý tài chính đạt kết quả tốt, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Mở rộng thị trường, không ngừng nâng cao mẫu mã và chất lượng sản phẩm luôn là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Trong cơ chế thị trường để làm được điều đó Công ty phải luôn nỗ lực cố gắng, là một Doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ công nghiệp nhẹ, song không vì thế mà đơn vị mất đi sự tự chủ trong sản xuất, kinh doanh. Việc tổ chức công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm được thực hiện đơn giản, đầy đủ, hợp lý và không có sự chồng chéo, đảm bảo phát huy hết năng lực trình độ của kế toán viên, tiết kiệm thời gian lao động cho nhân viên kế toán. 3.2. Những vấn đề còn tồn tại trong kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. Mặc dù được tổ chức khá hợp lý và đồng bộ, song công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Dệt kim Đồng Xuân vẫn còn bộc lộ một số nhược điểm. - Hạch toán chi tiết thành phẩm Do đặc điểm thành phẩm của Công ty là đa dạng về chủng loại số lần nhập, xuất nhiều nên việc theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm tại Công ty không được đảm bảo thường xuyên, hàng ngày, Công việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng nghiệp vụ thường chỉ được thực hiện mỗi tháng một lần vào ngày cuối tháng. Thực tế này đã hạn chế tác dụng của công tác kế toán chi tiết, không đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý thành phẩm. Ngoài ra việc ghi sổ kế toán chi tiết thành phẩm như hiện nay tại Công ty là chưa khái quát được hết được tình hình biến động nhập - xuất - tồn kho thành phẩm bởi vì sổ chi tiết thành phẩm mới chỉ theo dõi được trên chỉ tiêu số lượng của từng loại thành phẩm mà không theo dõi được về mặt giá trị. Đây là một nghiệp vụ còn chưa hợp lý nên Công ty cần phải xem xét, nghiên cứu để hoàn thiện cho phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Công ty. - Tính giá thành phẩm xuất kho. Hiện nay Công ty Dệt Kim Đồng Xuân sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá thành phẩm xuất kho. Theo cách này giá vốn hàng bán chỉ được tính một lần vào cuối kỳ, trong khi các nghiệp vụ xuất bán trong kỳ tại Công ty là rất nhiều. Vì không sử dụng giá hạch toán để ghi sổ nên mọi công việc kế toán đều dồn hết vào cuối kỳ, đây là một hạn chế của công tác kế toán tại Công ty. - Công tác ghi sổ kế toán. Trong công tác ghi sổ kế toán thì việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian là rất cần thiết, tạo điều kiện cho kiểm tra đối chiếu số liệu được dễ dàng hơn. Nhưng tại Công ty yêu cầu này được thực hiện chưa tốt cụ thể: Khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán không tiến hành kiểm tra chứng từ ghi sổ kế toán ngay mà thường để 4-5 ngày sau mới tiến hành kiểm tra. Như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm, đôi khi xảy ra các hiện tượng nhầm lẫn giữa các nghiệp vụ, chứng từ bị đảo lộn.... Để đảm bảo cho việc quản lý giám đốc tình hình tiêu thụ thành phẩm theo đúng nguyên tắc thì các chứng từ gốc sau khi được chuyển về phòng kế toán phải được kiểm tra và ghi sổ kế toán ngay theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Có như vậy mới đảm bảo tính cập nhật của thông tin kế toán phục vụ cho nhu cầu quản trị Doanh nghiệp. - Về tài khoản sử dụng: + Bổ sung tài khoản 139: Dự phòng phải thu khó đòi. + Bổ sung tài khoản 811: Chiết khấu bán hàng. Trên thực tế Công ty không sử dụng 2 tài khoản này trong kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa đây là việc làm hết sức cần thiết nhưng ở Công ty lại không có vì vậy nên chăng Công ty nên bổ sung 2 TK này vào hệ thống tài khoản mà Công ty đang dùng. Chương III Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. 1. Sự cần thiết và nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm. 1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất là một công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong toàn bộ công tác kế toán. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho chủ Doanh nghiệp giúp cho việc đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Bên cạnh đó kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm còn phải giám đốc, quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ bởi vì có tiêu thụ được thì Doanh nghiệp mới có thể tiếp tục sản xuất kinh doanh, bù đắp chi phí và thu về lợi nhuận đồng thời thực hiện các nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Xuất phát từ những vai trò quan trọng đó mà kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm luôn đòi hỏi phải được đổi mới, hoàn thiện cho phù hợp với Doanh nghiệp với cơ chế quản lý kinh tế mới. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm bao gồm cả nhân tố khách quan và chủ quan: * Về mặt khách quan: Cơ chế thị trường thay thế cơ chế quản lý hành chính tập trung quan liêu bao cấp đòi hỏi phải có sự đổi mới hàng loạt công cụ quản lý cho thích hợp hơn với cơ chế quản lý mới. Mặc dù nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn đổi mới và hoàn thiện dần để đạt tới sự hoàn chỉnh cho phù hợp với nền kinh tế thị trường song vẫn thấy được những nét khác nhau cơ bản giữa cơ chế quản lý mới với cơ chế quản lý hành chính tập trung quan liêu bao cấp đó là: - Thay bằng kiểu quản lý chủ quan duy ý chí, cơ chế thị trường thực hiện việc quản lý bằng các quy luật khách quan vốn có của nền kinh tế sản xuất hàng hoá. - Cơ chế thị trường tạo nên sự chủ động thực sự cho Doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc sản xuất kinh doanh, tự trang trải bù đắp chi phí, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Cơ chế thị trường đòi hỏi sự quản lý của Nhà nước trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân cũng như sự quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của từng Doanh nghiệp phải tuân theo các quy luật khách quan, phải chú ý đến quan hệ hàng hoá, tiền tệ, quy luật giá trị và phải đề cao, coi trọng hiệu quả kinh tế. - Cơ chế thị trường tạo nên sự thay đổi lớn trong việc tổ chức bộ máy quản lý, đảm bảo sự tinh giảm, gọn nhẹ và hiệu quả của bộ máy quản lý, tạo điều kiện cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý, tránh được tác phong quan liêu cửa quyền. Để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý mới, trong những năm qua Nhà nước đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng để cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán. Ngày 1/1/1995 được phép của Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ra quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp và áp dụng thống nhất trong cả nước từ 1/1/1996. Ngày 15/10/1997 tại kỳ họp Quốc hội khoá IX, Quốc hội đã thông qua luật thuế giá trị gia tăng thay thế cho luật thuế doanh thu hiện hành và chính thức áp dụng từ ngày 1/1/1999. Kế toán tiêu thụ thành phẩm là một bộ phận trong hệ thống kế toán Doanh nghiệp, trong việc đổi mới cơ chế quản lý thì đòi hỏi các công cụ của nó cũng không ngừng hoàn thiện. Do đó hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm là góp hoàn thiện hệ thống kế toán Doanh nghiệp. Vì vậy hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm là một vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng. * Về mặt chủ quan. Trên thực tế kế toán tại các Doanh nghiệp ở nước ta hiện nay hấu hết chưa thể hiện hết nhiệm vụ của mình trong công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm nói riêng còn thụ động, chỉ dừng lại ở mức ghi chép, cung cấp thông tin mà chưa có sự tác động tích cực đối với quá trình tiêu thụ sản phẩm. Trước yêu cầu của nền kinh tế thị trường, công việc của những người làm kế toán Doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán vào sổ kế toán và trình bày các thông tin trên báo cáo kế toán mà còn đòi hỏi phải biết phân tích các báo cáo kế toán. Thông qua phân tích các báo cáo kế toán để có những kiến nghị đề xuất cho lãnh đạo Doanh nghiệp đưa ra các giải pháp hữu hiệu cho việc ra quyết định điều hành quản lý và định hướng phát triển của Doanh nghiệp trong thời gian trước mắt cũng như chiến lược phát triển lâu dài. Do vậy, việc không ngừng hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng xuất phát từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ nhằm mục đích duy nhất là ngày càng hoàn thiện tốt chức năng phản ánh và giám đốc các hoạt động cung cấp thông tin cho lãnh đạo để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả. 1.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện. Hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được đổi mới cho phù hợp với quá trình phát triển kinh tế, với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, nhưng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp lại diễn ra rất khẩn trương nên chắc chắn còn có nhiều khiếm khuyết và có những quy trình chưa hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán Doanh nghiệp được xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhà kinh tế đã không lường hết được. Thêm nữa khi áp dụng vào từng mô hình Doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp, có như thế thì hệ thống kế toán mới phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Doanh nghiệp. Do đặc thù của các loại hình Doanh nghiệp sản xuất là sản xuất và kinh doanh của mặt hàng tiêu dùng không những chỉ phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước mà còn cho xuất khẩu cho nên vấn đề tiêu thụ sản phẩm là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh được quá trình tiêu thụ thì đồng nghĩa với việc doanh số bán ra tăng, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện có nghĩa là Doanh nghiệp đang trên đà phát triển và ngược lại. Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng của Doanh nghiệp là có lãi và đạt được những yêu cầu, nhiệm vụ đã đặt ra thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Để việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm đạt hiệu quả thì phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản sau: * Yêu cầu phù hợp. Do mỗi Doanh nghiệp có các loại hình hoạt động đặc điểm tổ chức quản lý tổ chức kinh doanh riêng cũng như yêu cầu quản lý riêng nên mỗi Doanh nghiệp cần vận dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với chế độ hiện hành, với đặc điểm của Doanh nghiệp. Yêu cầu phù hợp còn đòi hỏi phải phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Vì thế khi hoàn thiện chúng ta cần đảm bảo cho doanh thu nào, chi phí đó... * Yêu cầu thống nhất. Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kế toán quốc dân cũng như trong Doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện đầy đủ và đứng đắn trong Doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo Công ty đến cơ sở, Doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính kế toán do Nhà nước ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt như: về đánh giá hàng tồn kho, trích khấu hao TSCĐ, thống nhất về sử dụng tài khoản, về nội dung, tên gọi và mẫu sổ.... Trong Doanh nghiệp còn có chú ý đến sự thống nhất về việc sử dụng tài khoản, sổ kế toán giữa đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc. * Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả. Doanh nghiệp nào bỏ vốn ra kinh doanh đều mong muốn đồng vốn của mình được sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao. Mục đích cuối cùng của mọi hoạt động kinh doanh là lợi nhuận thu về cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất mà việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm cũng không nằm ngoài mục đích đó. Một mặt hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm giúp kế toán giảm nhẹ công việc tổ chức, xử lý, ghi chép, lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác cao của thông tin kế toán. Mặt khác nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong giám đốc, quản lý việc sử dụng tài sản tiền vốn của Doanh nghiệp. * Yêu cầu chính xác và kịp thời. Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo phục vụ công tác quản lý Doanh nghiệp. Do vậy kế toán tiêu thụ cần phải được tổ chức, trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, ghi chép và xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước cơ giới hoá, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. 1.3 Nội dung của việc hoàn thiện 1.3.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán ban đầu, lập và luân chuyển, xử lý chứng từ khoa học, hợp lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp đều phải được lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi đối tượng ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, đúng theo quy định về nội dung và phương pháp lập. Hoàn thiện hạch toán ban đầu đối với quá trình tiêu thụ thành phẩm bao gồm việc hoàn thiện từ các chứng từ bán hàng cho đến các chứng từ thanh toán với khách hàng. Chứng từ bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT (đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), Hoá đơn bán hàng (đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp), Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.... Chứng từ thanh toán với khách hàng bao gồm: Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của Ngân hàng và một số các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ. Với mỗi một nghiệp vụ bán buôn hay bán lẻ thì kế toán tiêu thụ cần phải viết ngay hoá đơn GTGT kèm theo vì đây chính là căn cứ dùng để xuất hàng giao cho khách hàng, thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán. Tại các Doanh nghiệp sản xuất do tính phức tạp của công tác kế toán cũng như số lượng các loại thành phẩm, hàng hoá xuất bán là rất nhiều nên chăng khi xuất hàng ngoài phiếu xuất kho thì kế toán tiêu thụ cũng nên viết hoá đơn GTGT đính kèm theo có như vậy mới theo dõi được sự biến động của từng chủng loại hàng hoá cũng như doanh số bán ra. Đối với mỗi nghiệp vụ kế toán tiêu thụ xảy ra chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các nội dung, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Khi lập các chứng từ thanh toán thì bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho...) và ghi rõ trên chứng từ thanh toán số hoá đơn hay số phiếu của chứng từ gốc. ở các Doanh nghiệp sản xuất khi có hình thức bán hàng đại lý hay bán lẻ tại các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm...thì chứng từ ban đầu là bảng kê bán lẻ, bảng thanh toán hàng đại lý phải phản ánh được đầy đủ các nội dung: Số lượng hàng bán, đơn giá bán và tổng cộng số tiền thu được. Trong trường hợp có những mặt hàng tiêu thụ đặc biệt thì trên các bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung cần phản ánh nhưng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Mỗi Doanh nghiệp tuỳ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như tình hình thực tế về nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm mà lựa chọn và sử dụng chứng từ ban đầu cho phù hợp. Đây cũng là lý do mà biện pháp hoàn thiện tại mỗi Doanh nghiệp là khác nhau. Nhưng dù có hoàn thiện như thế nào thì vẫn phải căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán ban đầu do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mà Doanh nghiệp chọn mẫu chứng từ cho thích hợp. Doanh nghiệp phải xây dựng con đường vận động của chứng từ một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu và ghi sổ kế toán, hướng dẫn quy định việc ghi chép vào các mẫu chứng từ rõ ràng, đầy đủ đúng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. 1.3.2 Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất vào quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm. Hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01/01/1995 áp dụng thống nhất cho tất cả các Doanh nghiệp thuộc mọi lính vực, mọi thành phần kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp hiện hành bao gồm 74 tài khoản được chia làm 9 loại và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Nhà nước quy định việc mở cũng như nội dung phản ánh kết cấu và phương pháp ghi chép của từng tài khoản nhằm đảm baỏ tính thống nhất của việc ghi chép sổ kế toán cũng như cho việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên các Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, các phương thức tiêu thụ mà Doanh nghiệp đang sử dụng để nghiên cứu, vận dụng các tài khoản cần thiết vào hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm cho phù hợp, sao cho việc hạch toán luôn bám sát tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế của Nhà nước và của đơn vị đề ra. Trong kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm các tài khoản được sử dụng phải đảm bảo cung cấp được những thông tin tổng hợp và chi tiết về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, công nợ và thanh toán, thuế nộp Ngân sách Nhà nước.... Mỗi Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào sự vận động và yêu cầu quản lý của nghiệp vụ kế toán tiêu thụ thành phẩm mà mở thêm các tài khoản chi tiết (cấp 3, cấp 4...) cho từng đối tượng thành phẩm. Cụ thể kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm có thể mở thêm các tài khoản chi tiết cho các tài khoản sau: - Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Trong đó chi tiết cho tài khoản 511: + Tài khoản 5111: Doanh thu bán thành phẩm + Tài khoản 5112: Doanh thu bán phế liệu + Tài khoản 5113: Doanh thu bán đại lý ... - Tài khoản 155: Thành phẩm Trong đó chi tiết cho tài khoản 155: + Tài khoản 1551: Thành phẩm + Tài khoản 1552: Thành phẩm - cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm + Tài khoản 1553: Thành phẩm - cửa hàng gửi đại lý bán - Tài khoản 641: Chi phí bán hàng Trong đó chi tiết cho tài khoản 641 + Tài khoản 6411: Chi phí bán hàng + Tài khoản 6412: Chi phí bán hàng - cửa hàng gửi đại lý bán Ngoài ra có thể mở chi tiết cho các tài khoản: 111, 131... 1.3.3 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán nói chung và hệ thống sổ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm nói riêng đòi hỏi phải đổi mới và hoàn thiện từ sổ kế toán chi tiết cho đến sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các loại sổ: Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ tổng hợp khác. Các loại sổ kế toán tổng hợp khác được mở tuỳ theo đặc điểm, điều kiện sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Bên cạnh việc hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp thì còn phải hoàn thiện sổ kế toán chi tiết vì có hoàn thiện được như vậy mới giúp cho việc hạch toán kết hợp giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết có hiệu quả. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, kế toán có thể mở sổ chi tiết cho từng loại thành phẩm, từng đối tượng khách hàng, từng địa điểm kinh doanh...để theo dõi sát sao tình hình bán hàng cũng như doanh số thu về. Cụ thể kế toán tiêu thụ thành phẩm nên mở các loại sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng”, Sổ chi tiết tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” mở chi tiết cho từng loại thành phẩm, bán thành phẩm và nội dung trên sổ chi tiết TK 632 phải phản ánh được đầy đủ 2 cột giá hạch toán, giá thực tế một cách rõ ràng. Sổ chi tiết tài khoản 131 - “Phải thu của khách hàng” nên mở riêng biệt cho từng đối tượng khách hàng để đáp ứng cho việc theo dõi tình hình công nợ của mỗi khách hàng trong kỳ kế toán. Ngoài hệ thống sổ chi tiết thì hệ thống sổ cái cũng cần mở cụ thể cho từng đối tượng theo sổ chi tiết như: Sổ cái TK 5111, 5112, 5113, 131, 632, 3331. Việc ghi chép, trình tự kế toán, số liệu giữa sổ kế toán chi tiết và sổ cái hay sổ tổng hợp phải khớp với nhau, phải phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có làm như vậy mới đáp ứng được cho việc theo dõi hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Vì vậy có thể nói rằng hoàn thiện và tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là việc làm hết sức cần thiết. Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ kế toán đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. 1.3.4 ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm. Việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ trong Doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán. Đối với công tác quản lý, hoàn thiện quá trình này sẽ giúp đơn vị quản lý chặt chẽ hơn hoạt động tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, tránh thất thoát và thiếu hụt tiền hàng. Từ việc quản lý tốt, Doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí, xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách chính xác, thực hiện đúng và đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Đối với công tác kế toán, quá trình hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ sẽ tạo điều kiện giúp kế toán dễ dàng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác của thông tin kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu, theo dõi kịp thời tình hình tiêu thụ thành phẩm. Đồng thời nó đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin có độ chính xác, tin cậy cao cho các nhà quản lý. giúp các nhà quản lý phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định, điều chỉnh cần thiết điều hành hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Tóm lại, hoàn thiện kế toán tiêu thụ sẽ góp phần vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán Doanh nghiệp, giúp cho kế toán thực hiện tốt chức năng vốn có của mình phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm ở Công ty * ý kiến thứ nhất: Về việc lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Để dự phòng những tổn thất về khoản thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ kế toán Công ty nên dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Điều kiện lập dự phòng là: Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, Công ty phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, bản đối chiếu công nợ... Căn cứ để ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, Công ty đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử...thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. Phương pháp lập dự phòng. Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi, Công ty phải lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý Doanh nghiệp. Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không quá 20% tổng số dư nợ phải thu của Công ty tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo Công ty không bị lỗ. Đối với các khoản nợ khó đòi sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán vẫn phải một mặt tiến hành mọi biện pháp đòi nợ, mặt khác vẫn phải theo dõi ở TK 004 - “Nợ khó đòi đã xử lý” trong thời gian 15 năm. Các khoản phải thu khó đòi được kế toán theo dõi trên TK 139 - “Dự phòng phải thu khó đòi”. TK 139 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Xử lý nợ phải thu thực tế thất thu - Hoàn nhập số dự phòng đã lập vào TK 721 Bên Có: - Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ - Tính bổ sung vào chi phí phần chênh lệch giữa nợ khó đòi đã xử lý lớn hơn số đã trích lập dự phòng. Số dư Có: - Số dự phòng đã lập hiện còn Trình tự hạch toán: - Cuối niên độ kế toán, Công ty căn cứ vào các khoản phải thu khó đòi, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kế toán tính, xác định mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: Nợ TK 642 Có TK 139 - Trong niên độ kế toán tiếp theo: + Hoàn nhập dự phòng của những khoản phải thu khó đòi đã thu được: Nợ TK 139 Có TK 137 + Nếu xác định số nợ khó đòi không đòi được, xử lý xoá sổ: Nợ TK 642 Có TK 131, 138 Đồng thời ghi: Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý + Tổng hợp những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xoá nợ trước đây nhưng nay thu hồi lại được: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 Đồng thời ghi: Có TK 004 - Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hoàn nhập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập cuối niên độ kế toán trước vào thu nhập bất thường: Nợ TK 139 Có TK 721 Đồng thời tính, xác định mức trích lập dự phòng mới các khoản nợ phải thu khó đòi cho niên độ kế toán sau: Nợ TK 642 Có TK K139 * ý kiến thứ hai: áp dụng thêm hình thức chiết khấu bán hàng Chiết khấu bán hàng (chiết khấu thanh toán) là số tiền giảm trừ cho bên mua vì đã trả tiền sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng hoặc cam kết thanh toán. Số tiền chiết khấu bán hàng chỉ được thực hiện sau khi người mua thực sự thanh toán tiền hàng. Đây thực chất cũng là một trong những biện pháp đẩy mạnh quá trình tiêu thụ, tăng khối lượng hàng bán ra ngoài ra còn thể hiện sự ưu đãi của Công ty với khách hàng đồng thời khẳng định uy tín của Doanh nghiệp trong mối quan hệ với các chủ thể khác. Vì vậy ngoài hình thức giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Công ty nên áp dụng thêm hình thức chiết khấu bán hàng với cách hạch toán như sau: Số tiền chiết khấu bán hàng Nợ TK 811 Có TK 111, 112, 131 * ý kiến thứ ba: Về việc ghi chép trên sổ chi tiết thành phẩm. Hiện nay việc ghi chép trên sổ chi tiết thành phẩm tại Công ty mới chỉ đáp ứng được cho việc theo dõi về mặt số lượng nhập - xuất - tồn kho thành phẩm hàng ngày mà chưa đáp ứng được cho việc theo dõi về mặt giá trị. Vì vậy thay cho mẫu sổ chi tiết thành phẩm đang dùng Công ty nên mở sổ chi tiết thành phẩm theo mẫu sau và trên cơ sở mẫu sổ mới này kế toán Công ty phải ghi đầy đủ trong cột đơn giá cả giá hạch toán và giá thực tế của thành phẩm nhập - xuất kho. - Nghiệp vụ nhập: + Giá hạch toán: Là giá kế hoạch được xây dựng trong quý + Giá thực tế: Là giá thành công xưởng của thành phẩm sản xuất ra Nghiệp vụ xuất: + Giá hạch toán: Là giá kế hoạch được xây dựng trong quý + Giá thực tế: Là giá thực tế được thể hiện trên các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong quý Việc ghi chép như vậy sẽ giúp cho kế toán tiêu thụ có thể nắm bắt ngay được giá hạch toán cũng như giá thực tế của mỗi thành phẩm từ đó có các điều chỉnh giá bán của thành phẩm cho phù hợp. * ý kiến thứ tư: Về việc mở sổ chi tiết tiêu thụ. Thực tế Công ty đang sử dụng sổ chi tiết doanh thu để theo dõi doanh số bán ra đối với từng khách hàng và sổ chi tiết tài khoản 131 - “ Phải thu của khách hàng” để theo dõi tình hình công nợ đối với từng khách hàng. Việc ghi chép trên 2 sổ chi tiết như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian hơn nữa sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi đối ứng từng đối tượng khách hàng trên 2 sổ. Nên chăng Công ty nên thay 2 sổ chi tiết trên bằng sổ chi tiết tiêu thụ (Biểu số 25) theo mẫu sau để tiện cho việc theo dõi doanh thu bán hàng, số tiền hàng thu về cũng như tình hình thanh toán công nợ của khách hàng. * ý kiến thứ năm: Về việc tính giá thành phẩm xuất kho l Trường hợp 1: Nếu Công ty vẫn áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền thì kế toán phải tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết TK 632 hàng ngày (ghi theo giá hạch toán) và đến cuối tháng tại dòng cuối cùng trên sổ chi tiết TK 632 kế toán phải có một bút toán điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế. l Trường hợp 2: Thay cho việc tính giá thành phẩm xuất kho bằng phương pháp bình quân gia quyền thì Công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính gía thành phẩm xuất kho như thế sẽ thuận tiện hơn cho công tác kế toán. Trị giá hạch toán TP xuất trong kỳ = Số lượng TP xuất trong kỳ ´ Đơn giá hạch toán (1) Đến cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế bằng phương pháp hệ số giá. Hệ số giá TP (H) = Giá thực tế TP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ (2) Giá hạch toán TP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Trị giá thực tế TP xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán TP xuất trong kỳ ´ H (3) Khi sử dụng giá hạch toán thì kế toán Công ty cần phải lập “Bảng kê số 9 - Tính giá thực tế thành phẩm xuất kho” Cách lập bảng kê số 9 như sau: Chỉ tiêu “Số dư đầu quý”: Căn cứ vào chỉ tiêu số dư cuối quý trên bảng kế số 9 quý trước chuyển sang. Chỉ tiêu “Số phát sinh trong quý” + Cột giá hạch toán: Căn cứ vào số liệu phần nhập trong quý trên sổ chi tiết thành phẩm và giá thực tế của thành phẩm tiêu thụ quý trước. + Cột giá thực tế: Căn cứ vào số liệu phần nhập trong quý trên sổ chi tiết thành phẩm và giá thực tế của thành phẩm tiêu thụ trong quý này. Chỉ tiêu “Hệ số giá”: Được xác định bằng công thức (2) Chỉ tiêu “Xuất trong quý” + Cột giá hạch toán: Căn cứ vào số thành phẩm xuất kho trong quý trên sổ chi tiết thành phẩm quý này và giá thực tế của thành phẩm quý trước. + Cột giá thực tế: Được xác định bằng công thức (3) Chỉ tiêu “Tồn kho cuối quý” được theo dõi bằng công thức: Tồn kho cuối quý = Số dư đầu quý + Nhập trong quý - Xuất trong quý Mẫu bảng kê số 9 như sau: Đơn vị................ bảng kê số 9 Tính giá thực tế thành phẩm Quý...... năm.......... STT Chỉ tiêu TK 155 - Thành phẩm Hạch toán Thực tế 1. Số dư đầu quý 2. Phát sinh trong quý 3. Cộng số dư đầu quý và phát sinh trong quý 4. Hệ số giá 5. Xuất trong quý 6. Tồn kho cuối quý Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày..... tháng..... năm.......... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * ý kiến thứ 6: Về việc áp dụng kế toán quản trị Trong điều kiện thực hiện cơ chế quản lý tài chính và hệ thống kế toán mới, kế toán quản trị giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong việc điều hành và chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp. Công tác kế toán quản trị là phương tiện để các nhà lãnh đạo Doanh nghiệp kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của Doanh nghiệp mình. Nếu công tác kế toán quản trị được tổ chức một cách khoa học và hợp lý sẽ tạo điều kiện tốt trong kế toán hoạt động tiêu thụ thành phẩm ở Công ty, giúp các nhà quản trị quản lý tốt Doanh nghiệp và cung cấp được các tài liệu cần thiết cho quá trình điều hành sản xuất kinh doanh. Hiện nay ở Công ty Dệt kim Đông Xuân cũng như nhiều Doanh nghiệp khác ở Việt Nam chưa áp dụng kế toán quản trị vào công việc quản lý của Doanh nghiệp mình. Như vậy Công ty cần nghiên cứu đưa hình thức kế toán này vào áp dụng trong Doanh nghiệp. * ý kiến thứ 7: Đẩy mạnh công tác tiêu thụ thành phẩm. Trên thực tế sản phẩm của Công ty còn chưa được người tiêu dùng ưa thích và biết đến. Do đó một trong những biện pháp để đẩy nhanh việc tiêu thụ sản phẩm không thể thiếu được trong cơ chế thị trường hiện nay là quảng cáo, chào hàng trên báo, trên tivi, marketting ... để khách hàng có thể biết đến nhiều hơn sản phẩm của Công ty. Hơn nữa ngay như trên địa bàn Hà nội số lượng đại lý của Công ty còn rất ít, đây cũng là một hạn chế của Công ty. Do vậy mà bộ phận marketting của Công ty phải nghiên cứu, xem xét đến việc mở thêm các đại lý tiêu thụ không những chỉ trên địa bàn Hà nội mà còn ra các tỉnh, thành phố khác vì đây cũng là cơ hội để tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn nữa và người tiêu dùng biết đến sản phẩm của Công ty ngày một nhiều hơn. 3. Hiệu quả của những ý kiến đề xuất. Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận đã được học cùng với thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty và với vốn kiến thức nhỏ của mình em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị không nằm ngoài mục đích là hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. Có như vậy kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm sẽ thực hiện tốt hơn chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho mục tiêu quản trị, giúp Doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ thành phẩm cũng như chi phí phát sinh và tránh được những lãng phí không cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán với khách hàng để từ đó đánh giá và xác định đúng đắn hiệu quả kinh doanh giúp Doanh nghiệp phân phối thu thập một cách chính xác và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ vững vàng của nhân viên kế toán Công ty như hiện nay thì những đề xuất trên là hoàn toàn có tính khả thi. Hy vọng là Công ty sẽ xem xét đưa vào thực tế và sẽ đem lại hiệu quả cao trong tương lai gần. Kết luận Để trở thành một công cụ có hiệu lực, kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng phải luôn luôn được đổi mới và hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ và chính xác tình hình tiêu thụ của Công ty giúp lãnh đạo Công ty đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời. Cùng với sự lớn mạnh của Công ty dệt kim Đông xuân, hệ thống quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng đặc biệt là kế toán tiêu thụ thành phẩm đã không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh phục vụ tốt cho công tác quản lý nhằm thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hoá nhanh hơn. Trong thời gian thực tập em đã cố gắng tập trung nghiên cứu tìm hiểu công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Dệt kim Đông xuân và đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ tại Công ty. Tuy nhiên do thời gian hạn hẹp và những hạn chế về kiến thức của bản thân nên bản luận văn này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong các thầy cô giáo cũng như các bạn quan tâm đến đề tài này góp ý kiến để kiến thức về nghiệp vụ tiêu thụ của em được củng cố khi ra trường. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo - Tiến sỹ Nguyễn Tuấn Duy cùng toàn thể cán bộ nhân viên phòng kế toán Công ty Dệt kim Đông xuân đã giúp đỡ em hoàn thành bản luận văn này. Hà nội, Tháng 5/2001 Sinh viên Hoàng Song Hương