Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại xí nghiệp Thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

các chứng từ nhập xuất . Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật .Tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn . Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng tồn kho nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán . 1.1. Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế . Tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: Tài khoản 152.1 Nguyên vật liệu chính Tài khoản 152.2 Vật liệu phụ Tài khoản 152.3 Nhiên liệu Tài khoản 152.4 Phụ tùng thay thế Tài khoản 152.5 thiết bị xây dưng cơ bản Tài khoản 152.6 Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3,4.... Tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ”. Tài khoản 153 sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm các loại CCDC theo giá thực tế . Tài khoản 153 có 3 tài khoản cấp 2 Tài khoản 153.1: công cụ dụng cụ Tài khoản 153.2 Bao bì luân chuyển Tài khoản 153.3 Đồ dùng cho thuê. +Tài khoản 151 Hàng mua đi đường dùng theo dõi giá trị nguyên vật liệu ,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa về nhập kho . + Tài khoản 331 phải trả cho người bán được sử dụng để phán ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán về các khoản vật tư ,hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế. Ngoài các tài khoản kể trên , kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 111,112,141,128,411.... 1.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu . a. Kế toán tăng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Tăng vật liệu , công cụ dụng cụ do mua ngoài +Trường hợp hàng về hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kế toán ghi Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 111,112,141,331 +Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn . Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn , kế toán vẫn ghi giá trị nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính ,không đề cập đến thuế Nợ TK 152, 153 Có TK 331, 111, 112.... Khi nhận được hoá đơn tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế , theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính Nếu hoá đơn lớn hơn giá tạm tính Nợ TK 151, 153(số chênh lệch ) Nợ TK 133 Có TK 331 Nếu chênh lệch giảm sẽ ghi đỏ Nợ TTK 152,153 ( Số chênh lệch ghi âm ) Nợ TK133 Có TK331 + Trường hợp hoá đơn về hàng chưa về ( hàng mua đang đi đường) Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Khi hàng về nhập kho, hay chuyển giao cho bộ phận sản xuất hoặc khách hàng Nợ TK 152, 153, (Nếu nhập kho) Nợ TK 621,641, 642 (Nếu dùng ngay cho sản xuất kinh doanh) Có TK 151 * Tăng do nhập kho NVL, CCDC tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào thực tế nhập kho, kế toán ghi. Nợ TK 152,153 Có TK 154 * Tăng do nhận vốn góp liên doanh , được cấp phát, quyên tặng Nợ TK 152, 153 Có TK 411 * Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh bằng vật tư Nợ TK 152, 153 Có TK 128, 222 * Kiểm kê phát hiện thừa + Nếu xác định số vật liệu CCDC là của doanh nghiệp nhưng ã Còn chờ giải quyết Nợ TK 152, 153 Có TK 338 (338.1) ã Khi có quyêt định, tuỳ thuộc vào quyết định ghi giảm chi phí hay thu nhập bất thường kế toán ghi. Nợ TK 338 (338.1) Có TK 621,627,641,642 Có TK 721 + Nếu có quyết định xử lý ngay thì không cần phản ánh qua TK 338 (338.1) mà ghi thẳng Nợ TK 152,153 Có TK liên quan: 621,627,641…. + NVL - CCDC xuất dùng không hết nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152,153 Có TK 621 * Tăng giá trị NVL - CCDC do đánh giá lại, căn cứ vào số chênh lệch tăng kế toán ghi: Nợ TK 152,153 Có TK 412. b. Kế toán giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Khi xuất vật liệu, trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ kế toán ghi Nợ TK 621, 627, 642,641....... Có TK152 * Khi xuất kho góp vốn liên doanh , kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo gía do hội đồng liên doanh xác định Nợ TK 222,128 Nợ TK 412 (chênh lệch giảm ) Có TK152 - Đối với công cụ dụng cụ loại phân bổ một lần (100%) – khi xuất kho sử dụng, kế toán ghi ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 153 Đối với công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần – khi xuất sử dụng , kế toán ghi Nợ TK 142 Có TK 153 Tính số phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trị giá CCDC phân bổ từng kỳ = Trị giá CCDC xuất dùng số kỳ sử dụng Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK 627 , 641,642 (Số phân bổ trong kỳ ) Có TK 142 (Số phân bổ trong kỳ) Trình tự kế toán VT theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ 4 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất kho vật tư , hàng hoá ở các TK hàng tồn kho . Các TK này chỉ phản ánh trị giá vật tư , hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ . Hàng ngày việc nhập vật tư hàng hoá được phản ánh ở TK 611 – mua hàng , cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho để tính ra giá trị hàng xuất kho trong kỳ. Trị giá vốn Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực thực tết vật tư = vật tư tồn kho + vật tư nhận - tế vật tư tồn xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Phương pháp các nghiệp vụ chủ yếu Đầu kỳ chuyển giá trị vật tư , hàng hoá đang đi đường , hàng hoá tồn kho kỳ trước sang TK 611 - mua hàng. Nợ TK 611 Có TK 151 , 152, 153 Trong kỳ căn cứ vào phiếu nhập kho ghi trị giá vốn hàng nhập Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111 , 112, 331 - Phản ánh giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ do nhận vốn góp liên doanh Nợ TK 611 Có TK 411 Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho Trị giá vật tư kiểm kê tồn cuối kỳ kết chuyển sang TK 152, 153 kế toán ghi Nợ TK 152, 153 Có TK 611 Xác định trị giá vật tư xuất trong kỳ để tiến hành kết chuyển vào TK liên quan kế toán ghi: Nợ TK 621, 641, 642 Có TK 611 Trình tự kế toán vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ thể hiện trên sơ đồ 5 3. Sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Tuỳ theo mỗi hình thức kế toán khác nhau người ta thiết kế một hệ thống sổ kế toán có thể khác nhau để ghi chép hệ thống hoá thông tin , số liệu theo trình tự và đặc điểm riêng của hình thức kế toán đó. Hiện nay có bốn hình thức kế toán : Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Tuy nhiên trong một doanh nghiệp thì chỉ áp dụng một trong bốn hình thức kế toán đó. Trong phần này em xin trình bày hình thức kế toán nhật ký chứng từ để thuận lợi cho việc so sánh đối chiếu với thực tế. Các sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết thânh toán với người bán TK 331 Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,8,7,10 Bảng kê 1, 2, 4,8 Bảng phân bổ số 2 nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ Sổ cái TK 152 , 153 Chương II tình hình thực tế về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp thép và vLXD Hà nội I. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở xí nghiệp thép và VLXD Hà nội 1. Quá trình hình thành và phát triển. Xí nghiệp Thép và vật liệu xây dựng được thành lập theo quyết định số 58 VLXD - LS ngày 25/2/1999 của Công ty VLXD và Lâm sản trên cơ sở sắp xếp tại tổ chức và đổi tên xí nghiệp VLXD III. Trụ sở của xí nghiệp tại 463 Minh Khai - Ha Bà Trưng - Hà Nội. Ra đời trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt xí nghiệp luôn gặp phải những khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm với những sản phẩm thép cùng loại trên thị trường đặc biệt là thép Thái Nguyên và những cơ sở gia công khác. Nhưng khách hàng vẫn tin tưởng và đến với xí nghiệp ngày càng nhiều chính là nhờ chất lượng, giá cả và các hình thức ưu đãi mà xí nghiệp đã dành cho họ. Hơn nữa việc áp dụng công nghệ hiện đại vào sản xuất, xí nghiệp đã tạo ra năng xuất cao đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm thép đa dạng như V30, V45,V50, V63, U40,U50,U65, U80, U100. Nắm bắt nhu cầu thị trường, ban lãnh đạo xí nghiệp đã mạnh dạn xây dựng thêm một xưởng cán thép mang tên Xưởng cán thép Quang Trung trực thuộc xí nghiệp Thép và VLXD, có trụ sở tại phường Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội , đây là nơi sản xuất chính của xí nghiệp. Với doanh thu hàng năm trên 25 tỷ đồng Việt Nam, hàng năm nộp ngân sách 0,4 tỷ, lương cán bộ công nhân viên trung bình 800.000đ. Với tuổi đời còn rất trẻ nhưng xí nghiệp đã đạt được thành công như ngày hôm nay chính là nhờ sự phấn đấu học hỏi không ngừng của ban lãnh đạo đặc biệt là giám đốc xí nghiệp cùng toàn bộ cán bộ công nhân viên. Mong sao xí nghiệp sẽ ngày càng phát huy truyền thống như vậy. 2. Nhiệm vụ của xí nghiệp. - Sản xuất thép, VLXD và các mặt hàng cơ khí. - Kinh doanh ngành hàng Thép, VLXD, lâm sản và trang trí nội, ngoại thất: - Gia công thép, vật liệu xây dựng và các mặt hàng cơ khí. - Đại lý, dịch vụ ký gửi và vận chuyển cho các thành phần kinh tế trong và ngoài nước. 3. Đặc điểm qui trình công nghệ. Hiện nay nhiệm vụ của xí nghiệp là sản xuất hai mặt hàng thép hình V và U. Quy trình công nghệ tương đối giống nhau (xem sơ đồ 6), từ những thanh phôi có khối lượng khác nhau, qua cân đo, rồi cắt thành những thanh có khối lượng giống nhau đưa vào lò nung ở nhiệt độ trên 500 0C sẽ được tiếp tục đưa vào máy cán. Tuỳ theo đơn đặt hàng mà phôi được cán thành hình U hay V với những góc khác nhau như V30, V45, V50, V63, U50, U65….Sau khi được cán thô sản phẩm phải qua khâu nắn, đo, cắt sau đó được kiểm tra kỹ thuật rồi phân loại đóng bó và nhập kho. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Xí nghiệp tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Ban giám đốc điều hành quản lý. Bên cạnh đó còn thực hiện cơ chế khoán đến từng tổ để giải quyết công ăn việc làm cho công nhân, các quản đốc phải tự đôn đốc công nhân trong quá trình sản xuất. Với tổng số cán bộ công nhân viên toàn xí nghiệp là 150 người, ban giám đốc hiện nay có 4 phòng ban , 3 của hàng tiêu thụ sản phẩm và 1 xưởng sản xuất. Mỗi phòng ban có những chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp cho công việc đạt hiệu quả cao nhất. - Giám đốc xí nghiệp, là người chịu trách nhiệm chính trong xí nghiệp đối với Công ty. Quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, nhằm mục đích bảo toàn vốn có hiệu quả, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Công ty, nộp ngân sách nhà nước, đảm bảo thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. - Hai phó giám đốc xí nghiệp + Một Phó giám đốc sản xuất kinh doanh: Điều hành tốc độ sản xuất, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp. + Một Phó giám đốc kỹ thuật theo dõi, điều hành kỹ thuật công nghệ sản xuất. - Phòng tổng hợp. (Hành chính bảo vệ) có 6 người Có chức năng nhiệm vụ tổ chức nhân sự ,lao động, hành chính, bảo vệ. - Phòng kế hoạch vật tư - kinh doanh có nhiệm vụ: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung cấp vật tư phục vụ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. - Phòng kỹ thuật. Có nhiệm vụ : quản lý, cải tiến kỹ thuật công nghệ, áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện công tác tài chính, kế toán của xí nghiệp theo qui định của nhà nước. - Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm. Gồm 3 cửa hàng : có trách nhiệm bán hàng tiêu thụ sản phẩm cho xí nghiệp. (Xem sơ đồ 7) 5. Tổ chức bộ máy kế toán. Hình thức tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp là hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán từ khâu hạch toán ban đầu, thu thập tài liệu, ghi sổ kế toán đến báo cáo tài chính. Phòng kế toán bao gồm 7 người: trong đó 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ và 4 kế toán viên với trình độ đại học nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình với công việc. * Nhiệm vụ cụ thể của bộ máy kế toán - Kế toán trưởng : Điều hành công tác kế toán chung của xí nghiệp, thực thi theo đúng chế độ chính sách, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của các nhân viên, thống kê thông tin kinh tế toàn xí nghiệp. - Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng làm công tác chỉ đạo ,công tác kế toán tổng hợp, tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo hoạt động tài chính. - Kế toán vật tư tài sản: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định ,tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, theo dõi sự biến động sai hỏng… Kiểm tra định mức tiêu hao vật tư. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình gửi hoặc rút tiền ở ngân hàng và theo dõi tình hình đến hạn nợ hàng ngày của khách hàng. - Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên, tổng hợp tình hình thu, chi, tồn quĩ. - Kế toán bán hàng: Theo dõi tình hình bán hàng, xác định doanh thu, thuế phải nộp. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ quĩ tiền mặt, thu chi tiền và ghi sổ quĩ đồng thời theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm. Giữa các bộ phận kế toán có mối quan hệ khăn khít bổ sung và cung cấp số, liệu cho nhau, kịp thời đáp ứng cho công tác quản lý của toàn xí nghiệp. 6. Hình thức thức sổ kế toán áp dụng. Căn cứ vào qui mô, đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, xí nghiệp tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống sổ bao gồm. Sổ NKCT số 1,2,4, 5,7, bảng kê số 1,2,3,4,5,6 và sổ cái các tài khoản. Việc hoạch toán kế toán ở xí nghiệp được thực hiện dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy các thành phần kế toán tiến hành kịp thời bảo đảm số liệu chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý. Xí nghiệp đang hoạch toán hàng tồn kho theo phươg pháp kê khai thường xuyên. Giá nhập kho vật tư tài sản là giá thực tế, giá xuất kho vật tư tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Xí nghiệp sử dụng giá thực tế bình quân của tháng trước để tính trị giá thực tế NVL, CCDC xuất trong tháng này. Kế toán xí nghiệp đã áp dụng mẫu sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp theo chế độ hiện hành. II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp 1. Đặc điểm nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại xí nghiệp Là một đơn vị sản xuất kinh doanh, sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm cung cấp cho tất cả các ngành kinh tế với khối lượng lớn nên nguyên vật liệu cần phải có một khối lượng lớn, chủ yếu là phôi thép. Phôi thép được nhập chủ yếu từ Trung Quốc và Nga, do đó quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ ảnh hưởng đến công tác quản lý, hạch toán. Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng rất nhiều loại vật tư khác phục vụ cho quá trình sản xuất như que hàn, ống cao su, dây cán, dầu mỡ, than, bu lông, khớp nổi, kỳm cán, găng tay... Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu phục vụ cho ngành xây dựng, chất lượng sản phẩm thép sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công trình vì vậy việc kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho được xí nghiệp đặc biệt coi trọng. 2. Phân loại vật liệu: Hiện nay ở xí nghiệp đang tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu. Theo cách phân loại này thì toàn bộ nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu chính bao gồm: Phôi thép 30x60, 65x65x9m, thép tròn…. Nguyên vật liệu phụ bao gồm: Dây thép buộc, ống nối, ống cao su, sơn, ống nhựa PVC 42, dây Mayơ, cánh quạt sắt, trục cán... Nhiên liệu bao gồm: Than, củi, dầu thuỷ lực, dầu điezen... Công cụ dụng cụ bao gồm: Máy hàn điện kính hàn, kỳm, kéo, đe búa, quần áo bảo hộ lao động …. 3. Đánh giá vật liệu: Để theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu, kế toán tiến hành đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. * Giá thực tế vật liệu nhập kho: Là giá mua chưa thuế ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua (nếu có) Giá thực tế = Giá mua vật liệu + Chi phí vận chuyển VL mua vào chưa có thuế GTGT bốc dỡ * Giá vật liệu xuất kho: Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền: Giá thực tế VL + Giá thực tế VL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế = x Số lượng VL vật liệu xuất kho Số lượng VL + Số lượng VL xuất trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ 4. Tổ chức công tác kế toán vật liệu – công cụ dụng cụ: 4.1. Chứng từ, thủ tục nhập xuất kho vật liệu: Yêu cầu quan trọng về quản lý nguyên vật liệu là phải phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Để tổ chức, thực hiện được công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu. Hiện nay, xí nghiệp đang sử dụng những chứng từ của Bộ Tài Chính quy định đó là: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... ở xí nghiệp, nguyên vật liệu phần lớn là mua của các doanh nghiệp khác, Phòng kinh doanh lập kế hoạch và ký hợp đồng với đơn vị bán, vật liệu sẽ được bên bán chở đến xí nghiệp cùng hoá đơn. Ngoài ra để kịp cho tiến độ sản xuất những vật tư số lượng ít xí nghiệp tiến hành mua bằng tiền tạm ứng, tiền mặt. * Đối với vật liệu nhập kho: Để đảm bảo yêu cầu của công tác quản lý vật tư, khi vật tư mua về, xí nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư thu mua. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu với số vật liệu mua, về chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng... ghi trên hoá đơn tiến hành lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Phòng vật tư viết phiếu nhập kho, viết 2 liên, thủ kho tiến hành nhập kho vật tư, phiếu này sau khi đã có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan như: người giao hàng, phụ trách cung tiêu... - Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Một liên gửi cho bộ phận cung ứng (phòng vật tư kinh doanh) Ví dụ: Ngày 4/3/2001, xí nghiệp đã mua phôi thép của Công ty vật tư và xếp dỡ Hải Phòng đã nhận được hoá đơn bán hàng (GTGT) Xem bảng 1 Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm nghiệm lô hàng và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư (Bảng 2) Sau khi lô hàng được kiểm nghiệm, đủ tiêu chuẩn, phòng vật tư viết phiếu nhập kho (2 liên) (Bảng 3) * Đối với vật liệu xuất kho: Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao, căn cứ vào định mức sử dụng vật liệu và nhu cầu thực tế, phòng kế hoạch sản xuất lập phiếu: “Phiếu duyệt cấp vật tư”: Sau khi được Giám đốc duyệt cấp, phòng vật tư viết phiếu xuất kho (2 liên) Một liên lưu ở phòng kinh doanh Một liên giao cho thủ kho để xuất kho theo đúng yêu cầu ghi trên phiếu. Thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ gửi phiếu này cho phòng kế toán Ví dụ: Ngày 10/3/2001, xuất kho cho bộ phận cán theo phiếu duyệt cấp vật tư số 6/3. Bảng 4: Phiếu duyệt cấp vật tư Bảng 5: Phiếu xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất kho và ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. (Bảng 5) Kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu xuất kho, và giá thực tế bình quân đã tính được của tháng trước để tính ra giá trị của vật liệu, CCDC xuất kho và ghi tiếp vào các cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho. (Bảng 6) 4.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện tại xí nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau: * ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng, thẻ kho do kế toán lập và ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. - Cách ghi thẻ kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của từng vật liệu. Mỗi vật liệu được mở riêng ở một tờ thẻ, mỗi chứng từ được ghi trên một dòng. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho và ghi vào cột “tồn” trên thẻ kho. Cuối tháng lên bảng kê vật tư tồn cuối tháng. (Bảng 7: Mẫu thẻ kho) * ở phòng kế toán: Định kỳ khi nhận được các chứng từ, bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất kho do thủ kho gửi đến kế toán kiểm tra rồi hoàn chỉnh chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, mỗi loại vật liệu được mở chi tiết theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo số lượng và giá trị. Sau đó kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ lập bảng kê chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất kho. Căn cứ vào bảng kê chi tiết nhập, xuất, kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho của từng loại để đối chiếu với thủ kho. Hai số liệu này phải khớp nhau. Bảng 8: Sổ chi tiết vật liệu Bảng 9: Bảng kê chi tiết vật tư xuất kho Bảng 10: Bảng kê chi tiết vật tư nhập kho Bảng 11: Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn 4.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán tổng hợp NVL, CCDC được xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Các tài khoản sử dụng: * TK 152: “nguyên vật liệu” Trong đó TK 152.1 – nguyên vật liệu chính TK 152.2 – nguyên vật liệu phụ TK 152.3 – nhiên liệu * TK 153: “công cụ dụng cụ” * TK 331: Thanh toán với người bán Ngoài ra xí nghiệp còn sử dụng TK 111, 112, 141, 331, 627, 641, 642 Các sổ kế toán sử dụng: Nhật ký chứng từ số 1,2,5,7,10 Bảng kê số 3 – tính giá thực tế NVL, CCDC Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng kê số 4 – tập hợp chi phí sản xuất 4.3.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ Vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp tăng chủ yếu do mua ngoài NVL chính có giá trị lớn như phôi, thép được mua theo hợp đồng trả chậm, còn những NVL phụ, CCDC có giá trị thấp thì được mua chủ yếu bằng tiền mặt, tiền tạm ứng. Trong mọi trường hợp kế toán phải phản ánh đúng đủ, chính xác giá thực tế nhập kho của vật liệu. Trường hợp vật liệu, CCDC mua ngoài chưa trả tiền người bán. - Hàng về hoá đơn cùng về được ghi trên NKCT số 5 Phần ghi Nợ TK , 152, 153 Nợ TK 133 (1) Có TK 331 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 2/3 ngày 8/3, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (bảng 12) – Công ty Vật tư xếp dỡ Hải Phòng. Nợ TK 152.1: 1500.800.000 Nợ TK 133 (1) 75.040.000 Có TK 331: 1.575.840.000 Các hoá đơn và phiếu nhập NVL – CCDC mua của Công ty Vật tư xếp dỡ Hải Phòng cũng được ghi tương tự như trên. Cuối tháng cộng sổ chi tiết để ghi vào NKCT số 5 một dòng – Công ty Vật tư xếp dỡ Hải Phòng. (Bảng 13) - Khi nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán phản ánh giá trị hàng đang đi đường vào TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Nợ TK 151 Nợ TK 133 (1) Có TK 331 Khi hàng về kế toán ghi Nợ TK 152, 153 Có TK 151 - Hàng về hoá đơn chưa về, kế toán sẽ ghi trị giá vật liệu theo giá tạm tính Nợ TK 152, 153 Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá Nếu chênh lệch tăng Nợ TK 152, 153 (Số chênh lệch tăng) Nợ TK 133 (1) Có TK 331 Nếu chênh lệch giảm Nợ TK 152, 153 (Số chênh lệch giảm ghi âm) Nợ TK 133 (1) Có TK 331 Cùng với việc phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (bảng 12), cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào NKCT số 5 (Bảng 13) mỗi khách hàng một dòng. b, Trường hợp VL, CCDC mua ngoài trả tiền ngay - Mua bằng tiền mặt được ghi trên NKCT số 1 Phần ghi Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133.1 Có TK 111 Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 8/3 ngày 22/3, biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập dây Curoa (Bảng 17) Kế toán ghi: Nợ TK 152.2: 1.250.000 Nợ TK 133.1: 125.000 Có TK 111 1.375.000 - Mua bằng tiền gửi Ngân hàng ghi trên NKCT số 2 Phần ghi Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133.1 Có TK 112 Ví dụ: Ngày 29/3 mua than của mỏ than Cẩm Phả tổng số tiền 25.718.000 trả ngay bằng tiền gửi Ngân hàng 23.380.000 kế toán ghi NKCT số 2 (Bảng 18) Nợ TK 152.3: 23.380.000 Nợ TK 133.1: 2.338.000 Có TK 112: 25.718.000 - Mua bằng tiền tạm ứng được ghi trên NKCT số 10 Phần ghi Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133.1 Có TK 141 Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 4/3 ngày 15/3 nhập dây êmay và găng tay bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi (Bảng 10) Nợ TK 152.2: 2.000.000 Nợ TK 153: 284.000 Nợ TK 133.1: 228.400 Có TK 141: 2.512.400 Đây là những vật tư sử dụng không nhiều được doanh nghiệp ứng tiền tạm ứng cho Cán bộ cung ứng vật tư. Cuối tháng được tổng hợp ở NKCT số 10. Nợ TK 152.2: 2.500.000 Nợ TK 152.3: 2.000.000 Nợ TK 153: 3.000.000 Nợ TK 133.1: 750.000 Có TK 141: 8.250.000 4.3.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC a. Kế toán tổng hợp xuất NVL ở xí nghiệp NVL xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm, quản lý, ngoài ra còn xuất cho một số nhu cầu khác. Căn cứ vào chứng từ xuất, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại, nhóm vật liệu xuất cho từng đối tượng sử dụng để tính toán trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng, theo từng loại Việc tính toán phân bổ NVL xuất dùng cho từng đối tượng được thực hiện trên bảng phân bổ NVL – CCDC (Bảng 15) Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật liệu cho từng đối tượng cột ghi số lượng vật liệu xuất và căn cứ vào bảng tính giá thực tế vật liệu của tháng 2 – (Bảng 14) Để tính trị giá thực tế vật liệu xuất trong tháng Phần ghi Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào Bảng tính giá thực tế vật liệu – Phôi 65x65 tháng 2-‚ (Bảng 14) có đơn giá bình quân là 3200.000 ta tính được trị giá xuất Phôi 65x65 của phiếu xuất kho 6/3 ngày 10/3 là: 302 tấn x 3.200.000 = 966.400.000. Số liệu này được ghi vào sổ Chi tiết xuất (Bảng 8). Tổng hợp số liệu trên sổ Chi tiết xuất được ghi vào Bảng kê chi tiết xuất vật tư (Bảng 9) Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê chi tiết xuất kế toán ghi vào Bảng phân bổ NVL, CCDC (Bảng 15) Ví dụ: Ghi Nợ TK 621: 2.393.304 Có TK 152 2.388.528 Có TK 153: 4.776 b. Kế toán xuất dùng và phân bổ CCDC * Đối với CCDC loại phân bổ một lần Kế toán xuất dùng cho đối tượng nào thì ghi cho đối tượng đó. Trị giá thực tế của CCDC xuất dùng được tính tương tự như NVL. Kế toán tập hợp các phiếu xuất kho cho từng đối tượng để lập Bảng phân bổ NVL, CCDC tính vào chi phí NVL trực tiếp. Ví dụ: Đơn giá bình quân đã tính được trong tháng 2 của Găng tay là 3000đ -đôi. Cuối tháng căn cứ vào Sổ chi tiết vật tư - Găng tay đã xuất trong tháng là 205 đôi, kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết xuất (Bảng 9) sau đó tổng hợp lại để lập Bảng phân bổ NVL - CCDC cột TK 153 Cột ghi Nợ TK 621: 615.000 Dòng ghi Có TK 153: 615.000 * Đối với CCDC loại phân bổ nhiều lần: Khi xuất kho kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và đơn giá thực tế bình quân của tháng trước để tính ra trị giá CCDC xuất dùng trong tháng này, tiếp đó kế toán tập hợp các phiếu xuất CCDC để lập Bảng phân bổ NVL – CCDC Dòng ghi Nợ TK 142 Cột ghi có TK 153. Đối với những công cụ này – thường có giá trị lớn, sử dụng nhiều kỳ, kế toán phân bổ dần vào các tháng Dòng ghi Nợ TK 627 Cột ghi Có TK 153 Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL - CCDC tại xí nghiệp Thép và VLXD Hà nội I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL - CCDC Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này mỗi doanh nghiệp có một cách làm khác nhau. Tuy nhiên một trong những biện pháp cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm đó là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay, nhất là doanh nghiệp sản xuất như xí nghiệp Thép và VLXD Hà nội, chi phí NVL - CCDC là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy tăng cường quản lý hoàn thiện công tác NVL – CCDC là một trong những vấn đề trọng yếu để góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đây là vấn đề đang được ban lãnh đạo xí nghiệp rất quan tâm. II. Đánh gía chung về thực trạng công tác quản lý hạch toán NVL - CCDC tại xí nghiệp Thép và VLXD Hà nội. Xí nghiệp Thép và VLXD từ ngày thành lập cho đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về qui mô và trình độ quản lý. Điểm xuất phát ban đầu chỉ có một số vốn ít ỏi, đến nay xí nghiệp đã có một đội ngũ cán bộ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm trong nghề, lực lượng công nhân lành nghề, cơ sở vật chất có giá trị lớn hàng trăm tỷ đồng. Từ chỗ chi phí sản xuất chỉ đáp ứng được nhu cầu của khu vực Hà nội đến nay sản phẩm của xí nghiệp đã được bán khắp cả nước. Doanh số bán ra tiếp tục tăng cao, thu nhập của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện, trình độ quản lý của xí nghiệp từng bước hoàn thiện và nâng cao. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả hợp lý. Trên cơ sở đó, qua thời gian thực tập tại xí nghiệp, từ thực tiễn công tác kế toán, em nhận thấy công tác kế toán có những ưu điểm sau: - Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, qui mô sản xuất, các phòng ban, phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nhất là về NVL - CCDC được diễn ra nhịp nhàng, đều đặn. - Tổ chức hệ thống kho vật tư được bố trí hợp lý phù hợp với quá trình sản xuất và cách phân loại vật liệu, đội ngũ thủ kho và kế toán có tinh thần trách nhiệm cao nên việc tiếp nhận, cấp phát vật tư tiến hành thuận lợi. - Kế toán NVL - CCDC chấp hành đúng chế độ qui định của Nhà nước, tổ chức mở các sổ kế toán phù hợp, đảm bảo phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến NVL - CCDC. Thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho đảm bảo cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu, đảm bảo thông tin về tình hình biến động NVL - CCDC được chính xác. - Xí nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ là rất phù hợp, áp dụng đúng chế độ biểu mẫu của Nhà nước. Đặc biệt là việc áp dụng chế độ kế toán mới có thuế GTGT, xí nghiệp đã triển khai và thực hiện tốt trong quá trình hạch toán theo đúng chế độ ban hành. Qua thực tế đó có thể nói rằng: Công tác kế toán NVL - CCDC được tiến hành nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của xí nghiệp đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn, tính toán phân bổ hợp lý chính xác trị giá NVL - CCDC xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL - CCDC tại xí nghiệp Thép và VLXD. Qua qúa trình thực tập tại xí nghiệp trên cơ sở những kiến thức đã được học ở nhà trường kết hợp với thực tế em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán NVL - CCDC với mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL - CCDC. - Thứ nhất: Xây dựng số danh điểm vật tư. NVL - CCDC ở xí nghiệp rất đang dạng, biến động liên tục hàng ngày nên việc hạch toán là rất khó khăn phức tạp. Hiện nay xí nghiệp chưa xây dựng được danh điểm vật tư nên hạn chế việc theo dõi sự biến động của vật liệu. Để đảm bảo quản lý vật liệu chặt chẽ, thống nhất kiểm tra đối chiếu, dễ dàng phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán, đồng thời giúp cho việc hạch toán chi tiết vật liệu được chính xác, thì xí nghiệp cần xây dựng danh điểm vật tư. Danh điểm vật tư được xây dựng trên cơ sở số hiệu TK và tổ chức thành sổ danh điểm vật tư. Trong điều kiện của xí nghiệp có thể xây dựng danh điểm vật tư và tổ chức sổ danh điểm vật tư theo mẫu: (Bảng 23) Thứ 2: Hoàn thiện phương pháp tính giá xuất kho Thực tế xí nghiệp thực hiện việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này tương đối chính xác nhưng có nhược điểm là ghi sổ kế toán không kịp thời. Chính vì vậy mà xí nghiệp đã phải dùng giá của tháng trước để tính cho tháng này – (tháng 3). Mà việc cung cấp kịp thời các thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành vô cùng quan trọng, giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn. Vì vậy kế toán nên sử dụng giá hạch toán để ghi chép hạch toán chi tiết VL phát sinh hàng ngày. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá thực tế bình quân đơn vị của năm trước. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập vật liệu thì kế toán hạch toán ghi bình thường còn đối với trị giá hạch toán vật liệu xuất kho được xác định như sau: = Số lượng vật liệu x Đơn giá hạch toán xuất kho vật liệu xuất kho Cuối tháng xác định trị giá thực tế vật liệu xuất kho dựa vào hệ số giá vật liệu.  Trị giá thực tế VL tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ Hệ số giá (H) =. Trị giá HTVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Trị giá thực tế vật liệu = Trị giá hạch toán vật liệu x H xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ Thứ 3: Tổ chức hạch toán vật liệu theo phương pháp số dư Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phương pháp thẻ song nhưng phương pháp này chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nhập xuất ít, không thường xuyên. Vậy theo em xí nghiệp nên sử dụng phương pháp sổ số dư, phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập - xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và phù hợp với việc lập danh điểm nguyên vật liệu. Quá trình hạch toán như sau: - ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép số lượng vật tư nhập - xuất - tồn kho, cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư cho cả năm để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và dùng giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền. Việc kiểm tra, đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn. Thứ 4: Tình hình dự trữ NVL Phôi thép là NVL chính của quá trình sản xuất được nhập khẩu chủ yếu của Trung Quốc tại Hải Phòng. việc nhập phôi đôi khi cũng gặp rất nhiều khó khăn do tính thất thường, giá cả, thời tiết, tầu cảng… Nên việc dự trữ NVL để đáp ứng kịp thời cho sản xuất và những biến động của thị trường là rất cần thiết. Song lượng dự trữ trong kho và tại Hải Phòng là rất lớn gần 4 tỷ đồng, và do đó hàng tháng kéo theo rất nhiều khoản chi phí liên quan như bảo quản, trông giữ, thuê bãi…và đặc biệt là tiền trả lãi xuất đến gần 11 triệu/tháng. Chính việc dự trữ này đã ảnh hưởng đến lợi nhuận và giá thành sản phẩm. Vì vậy ban lãnh đạo xí nghiệp cần nghiên cứu kỹ thị trường hơn để nắm bắt nhu cầu tiêu thụ, để đưa ra chiến lược sản xuất cũng như nhu cầu dự trữ cho hợp lý nhất, đồng thời phải tổng kết thực tế sản xuất kinh doanh trong những năm qua, xác định mức dự trữ tối thiểu để tránh tình trạng ứ đọng vốn, sử dụng hiệu quả vốn bỏ ra. Thường xuyên kiện toàn quản lý bảo quản vật tư, định kỳ kiểm kê sẽ giúp cho việc bảo toàn vật tư và phát hiện kịp thời vật tư ứ đọng, giải quyết vật tư ứ đọng là giải quyết được vốn ứ đọng đưa vào quá trình kinh doanh do đó nên giảm khối lượng phôi thép dự trữ tối đa. Thứ 5: Xí nghiệp lập lại bảng kê tính giá CCDC như sau: Chỉ tiêu VLC 1521 VL phụ 1522 ….. 153 GHT GTT GHT GTT GHT GTT GHT GTT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Từ NKCT số 1 Từ NKCT số 2 Từ NKCT số 10 Từ NKCT số 5 Cộng tồn đầu tháng và nhập trong tháng Hệ số giá Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Bảng 1 Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao khách hàng) Mẩu số 01.GTYT_3LL Ngày 4 tháng 3 năm 2001 AY/01-B No=028337 Đơn vị bán hàng : Công ty vật tư và xếp dỡ Hải Phòng Địa chỉ : 79 Nguyển Văn Trỗi – Hải Phòng SốTK : 49587ATC Điện thoại : 8476053 MS : 01 001 07892 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Xuân Đơn vị : Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Địa chỉ : 463 Minh Khai – Hà Nội Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS : 02 001 55547 002 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2+1 1 Phôi thép 65x65 Tấn 469 3.200.000 1.500.800.000 Cộng tiền hàng 1.500.800.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 75.040.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.575.840.000 Số tiền bằng chữ : (Một tỷ, năm trăm bảy lăm triệu, tám trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Bảng 2 xí nghiệp thép & VLXD Mẫu số : 1- YT biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm Số 2/3 ngày 8 tháng 3 năm 2001 Căn cứ theo hoá đơn GTGT Số : 02 8337 Ngày 4 tháng 3 năm 2001 Của : Công ty vật tư và xếp dỡ Hải Phòng – 79 Nguyễn Văn Trỗi – Hải Phòng …………………………………………………………………………………………………. Ban kiểm nghiệm gồm có : Ông (Bà) : Trần Hùng Thắng Đại diện Cung tiêu Trưởng ban Ông (Bà) : Cao Xuân Hùng Đại diện kỷ thuật Uỷ viên Ông (Bà) : Nguyễn Thị Vân Thủ kho………………………. Ban kiểm nghiệm đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư sản phẩm sau : Phương thức kiểm nghiệm : Cân Số thứ tự Tên, Nhãn hiệu quy cách, vật tư sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Theo thực tế kiểm nghiệm Trong đó Đúng quy cách, PC Không đúng quy cách, PC A B C 1 2 3 4 1 Phôi thép 65x65 Tấn Hoá đơn GTGT Số 028337 469 (Tấn) 469 (Tấn) Không Kết luận của ban nghiệm thu : (Hàng đã đạt đủ tiêu chuẩn) …………………………………………………………………………………………………. Thủ kho Uỷ viên Trưởng ban Bảng 3 Số : 2/3 Mẫu số: 01- VT QĐ: 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Phiếu nhập kho Đơn vị : Xí nghiệp thép và VLXD Địa chỉ : 463 Minh khai – Hà Nội Ngày 8 tháng 3 năm 2001 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Thị Xuân Theo hoá đơn số 028337 Ngày 4 tháng 3 năm 2001 Của: Công ty vật tư và xếp dỡ Hải Phòng 79 Nguyễn Văn Trỗi – Hải Phòng Nhập tại kho : Xưởng cán thép Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 PhôI thép 65x65 Tấn …….. 469 3.200.000 1.500.800.000 Cộng 1.500.800.000 Cộng thành tiền (bằng chữ) : (Một tỷ năm trăm triệu tám trăm nghìn đồng chẵn) Nhập, ngày 8 tháng 3 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 4 Liên 1 Liên 2 phiếu duyệt Phiếu duyệt cấp vật tư Số 6/3 Ngày 10/3/2001 Ngày 10 tháng 3 năm 2001 Số : 6/3 Người lĩnh :…………… Tổ sản xuất :Tổ cán Người lĩnh : Nguyễn Văn Giang Tên, quy cách vật tư Số TT Tên, quy cách vật tư Đ.vị tính Số lượng Lý do sử dụng Xin cấp T.cấp 3 kỳm cán 1 KÚm cán Chiếc 3 3 Cho sản xuất 3 găng tay 2 Găng tay Đôi 3 3 Cho sản xuất 1 trục cán 3 Trục cán Chiếc 1 1 Cho sản xuất Xuất 302 tấn phôi 65 x65 4 Xuất Phôi 65 x65 Tấn 302 302 Xuất Tổ cán I Người duyệt người duyệt người lĩnh thủ kho Phiếu xuất kho Bảng 5 Số : 6/3 Mẫu số: 01- VT QĐ: 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Đơn vị : ………………….. Địa chỉ : ………………….. Ngày 10 tháng 3 năm 2001 Nợ :………… Có :………… Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Giang Địa chỉ (bộ phận) : Tổ cán Lý do xuất kho : Phục vụ sản xuất Xuất tại kho : Xưởng cán Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 KÚm cán Găng tay Trục cán Xuất phôi 65x65 Chiếc Đôi Chiếc Tấn 3 3 1 302 3 3 1 302 Cộng … ……. …….. ………… …………. …………………. Cộng thành tiền (Bằng chữ): ……………………………………………………………………… Bảng 6 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Phiếu xuất kho Số : 6/3 Mẫu số: 01- VT QĐ: 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Đơn vị : ………………….. Địa chỉ : ………………….. Ngày 10 tháng 3 năm 2001 Nợ :………… Có :………… Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Giang Địa chỉ (bộ phận) : Tổ cán Lý do xuất kho : Phục vụ sản xuất Xuất tại kho : Xưởng cán Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 KÚm cán Găng tay Trục cán Xuất phôi 65x65 Chiếc Đôi Chiếc Tấn 3 3 1 302 3 3 1 302 9.000 3.000 5.000.000 3.200.000 27.000 9.000 5.000.000 966.400.000 Cộng … ……. …….. ………… …………. 971.436.000 Cộng thành tiền (bằng chữ) : Chín trăm bảy mốt triệu, bốn trăm ba sáu nghìn đồng chẵn. Xuất, ngày 10 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thẻ kho Bảng 7 Tên vật tư : Phôi thép 65x65 Đơn vị tính : (tấn) Chứng từ Diễn giảI Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn 2/3 6/3 10/3 20/3 8/3 10/3 21/3 28/3 Tháng 3 Tồn đầu tháng : Nhập –Cty vật tư và xếp dỡ Xuất – cho sx Tổ cán 1 Xuất – cho sx Tổ cán 2 Nhập – Công ty phụ tùng 469 278 302 294 327 796 494 200 478 Tổng 747 596 478 Bảng 23 Sổ đIểm danh vật tư Đơn vị tính: 1000đ Ký hiệu Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 152.1 152.1 – 1 152.1 – 2 152.1 – 3 152.1 - 4 Nguyên vật liệu chính Phôi thép 60 x 60 Phôi thép 65 x 65 Phôi thép 100 x 100 Phôi các loại Tấn Tấn Tấn Tấn 3.200 3.200 3.100 3.100 152.2 152.2 – 1 152.2 – 2 152.2 – 3 152.2 – 4 152.2 – 5 – 1 152.2 – 5 – 2 152.2 – 5 – 3 ……….. Nguyên vật liệu phụ Dây thép buộc Dây Ê may Trục cán Que hàn 3,2 ly Que hàn 4 ly Que hàn gang Kg Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 30 200 5.000 41 50 48 152.3 152.3 – 1 152.3 – 2 152.3 – 3 152.3 – 4 Nhiên liệu Than cục Củi Dầu thuỷ lực Dầu diezen Tấn Bó Lít Lít 2.870 10 3 8 153 153 – 10 153 – 11 153 – 12 153 – 13 ……. Công cụ dụng cụ Găng tay Kìm cán Phao điện Mặt nạ hàn ………………… Đôi Chiếc Chiếc Chiếc ………. 3 9 70 450 …………… Bảng 21 Sổ cáI TK 152.1 Năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có 2.001.210 Đơn vị tính : 1000đ Ghi có các TK đối ứng với Nợ TK 152.1 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ……… Tháng 12 Cộng 12 tháng TK 111– NKCT 1 TK 112 – NKCT 2 TK 331 – NKCT 5 0 0 5.727.175 Cộng số phát sinh Nợ 4.850.000 5.727.175 Cộng số phát sinh Có 2.216.703 2.314.111 Số dư cuối tháng Nợ 838.703 1.472.000 4.885.064 Ngày … tháng … năm … Kế toán trưởng Bảng 22 Sổ cáI TK 153 Năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có 2.938 Đơn vị tính : 1000đ Ghi có các TK đối ứng với Nợ TK 153 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ……… Tháng 12 Cộng 12 tháng TK 111– NKCT 1 TK 112 – NKCT 2 TK 141 – NKCT 10 TK 331 – NKCT 5 3.518 0 3.000 925 Cộng số phát sinh Nợ 4.015 7.443 Cộng số phát sinh Có 5.976 6.196 Số dư cuối tháng Nợ 6.978 5.017 6.264 Ngày … tháng … năm … Kế toán trưởng Bảng 14 Bảng kê số 3 – tính giá thực tế vật liệu tháng 2 Phôi thép 65x65 Đơn vị tính: 1000đ Chỉ tiêu Tồn đầu kỳ Nhập Tổng Lượng (tấn) 538 269 807 Tiền 1.748.500 833.900 2.582.400 Đơn giá 3.250 3.100 3.200 Bảng 15 Bảng phân bổ NVL – CCDC Tháng 3 năm 2001 Đơn vị tính: 1000đ STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 Cộng 152.1 152.2 152.3 HT TT HT TT HT TT HT TT 1 621 chi phí NVL trực tiếp 2.314.111 7.597 66.820 4.776 2.393.304 2 627 chi phí sản xuất chung 1.420 1420 Cộng 6.196 2.394724 Bảng 17 Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111 – Tiền mặt Tháng 3 năm 2001 Đơn vị tính: 1000đ STT Ngày Diễn giải Ghi có TK 111, ghi nợ các TK …. Cộng có TK 111 133.1 152 153 331 ….. 27 31 39 42 44 47 ….. 22/3 24/3 29/3 29/3 30/3 30/3 …… Trả tiền mua dây Curoa Trả tiền mua bột Samốt Trả tiền mua củi Trả tiền mua kỳm cán Trả tiền Công ty VT và xếp dỡ Hải Phòng Trả tiền Công ty cơ khí Quang Trung ….. 125 13 5 40 1.250 130 100 400 2.283.460 90.000 1.375 143 105 440 2.283.460 90.000 Tổng 183 2.500 3.518 2.403.460 2.409.661 Bảng 18 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng Tháng 3 năm 2001 ĐVT: 1000đ STT Ngày Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ các TK …. Cộng có TK 112 133.1 152.2, 152.3 153 …. 331 15 18 25 26 25/3 29/3 30/3 30/3 Trả tiền Công ty phụ tùng số 6 Trả tiền than mỏ than Cẩm Phả Trả tiền mua Dầu điezen Trả tiền mua Phôi Công ty Vật tư và xếp dỡ HP …… 2.338 1.162 23.380 11.620 450.121 2.000.000 450.121 25.718 12.782 2.000.000 Cộng 3.500 35.000 0 2.450.121 2.488.621 Bảng 19 Nhật ký chứng từ số 7 Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 3 năm 2001 Đơn vị tính: 1000đ Ghi Có TK… Ghi Nợ TK … ….. 152.1 152.2 152.3 153 ….. Tổng ….. 621 627 ….. 2.314.111 7.597 66.820 4.776 1.420 2.393.304 1.420 Cộng …. 2.314.111 7.597 66.820 6.196 …. 2.394.724 Bảng 20 Nhật ký chứng từ số 10 Tháng 3 năm 2001 Đơn vị tính: 1000đ STT Diến giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 141 ghi có TK … Ghi có TK 141 ghi nợ TK …. Số dư cuối tháng Nợ Có …. 111 Cộng nợ TK 141 133.1 152.2 152.3 153 Cộng có TK 141 Nợ Có 1 Anh Giang 2.000 2.000 2.000 300 3.000 3.300 700 2 Anh Tùng 1.000 2.000 2.000 200 1.000 1.000 2.200 800 3 Chị Thuỷ 3.000 1.000 1.000 250 1.500 1.000 2.750 1.250 Cộng 6.000 5.000 5.000 750 2500 2.000 3.000 8..250 2.750 Bảng 24 Sổ số dư Năm 2001 Đơn vị tính: 1000đ STT Mã số vật tư (Danh điểm VT) Tên, nhãn hiệu quy cách VT Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Tồn đầu năm Tồn cuối tháng 1 Tồn cuối tháng 2 Tồn cuối tháng 3 … Tồn cuối tháng 12 Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Sổ KT chi tiết Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N- X- T (1) (2) (1) (2) (3) (4) Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất BK xuất Chứng từ nhập BK nhập Sổ đối chiếu luân chuyển (1) (4) (2) (3) (1) (2) (3) Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuất BK xuất Bảng luỹ kế xuất Chứng từ nhập BK nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp N- X- T Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Đánh giá tăng TK 412 liên doanh Nhận lại vốn góp TK 128,222 Phát hiện thừa TK 338 (1) Đánh giá giảm TK 412 TK 421 TK 128,222 qua kiểm kê Phát hiện thiếu TK 138.1 Nhận cấp phát tặng thưởng TK 411 được khấu trừ Thuế VAT TK 133 Trả lại cho người bán TK 331 TK 151 Xuất thuê gia công chế biến TK 154 sản xuất chung Xuất cho chi phí TK 627,641,642 được khấu trừ Thuế GTGT Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm TK 621 TK 152,153 TK 111,112,141,331… Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 133 (1) Hàng đi đường Về nhập kho Góp vốn liên doanh Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 331 Đánh giá tăng Đánh giá giảm TK 412 ˆMượn VT tạm thời chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Cuối kỳ tính toán kết TK,338 (8) cấp phát, tặng thưởng Nhận góp vốn liên doanh mất mát TK 411 TK 151,152, 153 khấu trừ VAT được TK 133 Hàng trả lại được khấu trừ Thuế GTGT TK 133 (1) Mua NVL trong kỳ TK 111,112,331 TK 151,152 TK 611 TK 621,632,627,642 TK 138 (1), 642 Kết chuyển trị giá VT tồn cuối kỳ Kết chuyển trị giá VT tồn đầu kỳ VT hao hụt TK 412 Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ cán thép Phôi thép Cân, đo, cắt Lò nung Cán U - V Nắn Đo, cắt Kiểm tra Phân loại đóng bó sản phẩm Nhập kho Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Quan hệ cung cấp số liệu Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán ngân hàng theo dõi công nợ với người mua Kế toán bán hàng, nộp thuế, tình lương khoán Kế toán thanh toán, tiền lương, công nợ với người bán Thủ quỹ theo dõi nhập xuất hàng hoá Nhân viên kinh tế ở các bộ phận Quan hệ chỉ đạo Sơ đồ 9: Hoạch toán nguyên vật liệu CCDC theo hình Chứng từ gốc Bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái tài khoản báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Đồi chiếu thức Nhật ký chứng từSổ qũi Kết luận Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại xí nghiệp Thép và VLXD Hà nội em đã nhận thấy tầm quan trọng của việc quản lý NVL - CCDC trong qúa trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Việc hạch toán NVL – CCDC khá phức tạp, do phải theo dõi nhiều loại vật liệu khác nhau cũng như tình hình nhập xuất của từng loại. Xí nghiệp đã tiến hành phân cấp quản lý, có kế hoạch cung ứng dự trữ vật tư đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục. Nhìn chung công tác kế toán NVL - CCDC của xí nghiệp đã tương đối có nề nếp, đã đáp ứng được yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế nhất định nếu tiếp tục hoàn thiện hơn nữa thì vai trò của kế toán NVL - CCDC sẽ có hiệu quả hơn nữa. Công tác quản lý và hạch toán NVL - CCDC là một công tác quan trọng do điều kiện thời gian và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài luận văn này mới chỉ nghiên cứu được một số vấn đề, em đã cố gắng phản ánh đầy đủ, trung thực những ưu khuyết điểm và những cố gắng của xí nghiệp, đồng thời nêu lên một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL - CCDC. Qua đây em cũng thấy rằng giữa lý thuyết và thực tế có một khoảng cách, do đó trên góc độ là sinh viên kế toán em thấy rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn, mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tế sao cho phù hợp với đơn vị mình nhưng cần phải đảm bảo nguyên tắc, phương pháp về nội dung của kế toán. Do thời gian, khả năng tiếp cận thực tế và trình độ lý luận còn hạn chế nên luận văn của em không thể tránh được những thiếu sót. Kính mong được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các thầy cô, các cô chú trong phòng kế toán xí nghiệp để bài viết của em có phần hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn ban lãnh đạo xí nghiệp cùng sự giúp đỡ quý báu của toàn thể cán bộ phòng kế toán xí nghiệp Thép và VLXD Hà nội và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của Thầy giáo hướng dẫn Thạc sỹ Dương Nhạc đã tạo điều kiện để em hoàn thành bài luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: