Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần may Thăng Long

o. Phòng kế toán của công ty hiện đang ghi sổ thao hình thức ''Nhật kí chứng từ''. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống, giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối kì, cuối tháng. Các loại sổ sử dụng như sau: - Sổ kế toán chi tiết : Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm, bảng phân bố công vụ, bảng tính và phân bố khấu hao . - Sổ kế toán tổng hợp: Các bảng tổng hợp. Nhật kí chứng từ: 1,2,3,4,5,7,8,9,10,(không sử dụng nhật kí chứng từ 3 và 6). Bảng kê số 1,2,4,5,8,10,11( không sử dụng BK 3 và BK9 do công ty tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ). Sổ cái các tài khoản. - Các loại báo cáo kế toán: Báo cáo kết quả kinh doanh. Bảng cân đối kế toán. Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Kế toán không sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các báo cáo này được lập theo quý . Báo cáo quản trị: Báo cáo tồn kho ( báo cáo N – X – T NVL, thành phẩm,…). Báo cáo tiền tệ ( báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi, các khoản tiền vay, báo cáo thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp…). Báo cáo doanh thu, chi phí. Các báo cáo trên công ty lập theo quý. Đó là những loại chứng từ, sổ sách và báo cáo mà công ty sử dụng để tiến hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán cũng như những thông tin chung về phương pháp tính giá hàng tồn kho, hình thức ghi sổ… đối với các phần hành kế toán của công ty cổ phần may Thăng Long. Phần II Thực trạng công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần may Thăng Long. I. Đặc điểm và quản lý nguyên vật liệu(NVL) tại công ty cổ phần may Thăng Long. Công ty cổ phần may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Do đó, NVL dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sản xuất liên tục. Phần lớn NVL của công ty là do khách hàng mang đến thuê gia công (80%) và công ty mua vào. NVL mà công ty mua vào không chỉ là NVL trong nước (vải, khuy, khoá…) mà một số loại phải nhập từ nước ngoài (mex, xốp, vải bò…) do những loại này trong nước không có hoặc không đáp ứng được yêu cầu sản xuất của công ty. Với đặc điểm sản xuất và NVL như vậy, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại NVL, bên cạnh đó NVL lại thường xuyên biến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý và sắp xếp NVL. NVL của mỗi đơn hàng đưa về được xếp riêng và theo từng loại đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động Nhập – Xuất – Tồn của các loại NVL đó. Thủ kho và kế toán NVL có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý, ghi chép những biến động về NVL của thủ kho. Căn cứ để thủ kho có thể theo dõi một cách chặt chẽ NVL đó là cơ sở phân loại NVL mà công ty đã quy định để đáp ứng cho yêu cầu quản lý NVL. II. Phân loại NVL sử dụng tại công ty. NVL ở công ty như đã nói, có rất nhiều chủng loại lại biến động thường xuyên, việc phân loại NVL là dựa trên những tiêu thức nhất định, do đó nếu xét theo nguồn hình thành thì NVL của công ty bao gồm: NVL mua ngoài (công ty mua). NVL do khách hàng mang đến ( thuê gia công). Xét theo vai trò trong sản xuất, NVL của công ty có 8 loại: NVL chính ( hàng may và hàng nhựa): chủ yếu là vải. Vật liệu phụ ( hàng may và hàng nhựa): cúc, khoá… Xăng dầu. Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt… Văn phòng phẩm. Bao bì: túi nilon, hộp catton… Phế liệu: vải thừa, vải vụn… Hoá chất: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm… Các loại NVL này đã được sắp xếp theo từng chủng loại trong từng kho để tiện cho việc quản lý. Ví dụ như đối với NVL chính trong kho nguyên liệu được chia ra và quản lý tại từng kho cụ thể như kho vải bò, kho vải kaki… Với vật liệu phụ cũng vậy: tại kho phụ liệu các loại vật liệu phụ được phân theo từng chủng loại (cúc, khóa…) và xếp cùng nhau. Hệ thống tài khoản chi tiết (NVL) của công ty được thiết kế dựa trên cách phân loại này. III. Tính giá NVL tại công ty. 1. Giá NVL nhập kho. NVL nhập kho, công ty tính theo giá thực tế, những NVL này được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí mua khác nhau. Về cơ bản NVL của công ty bao gồm NVL mua ngoài và NVL do khách hàng mang đến, giá thực tế của mỗi loại này được công ty tính như sau: 1.1. Đối với NVL mua ngoài nhập kho: NVL mua ngoài của Công ty may Thăng Long bao gồm NVL mua trong nước và NVL nhập khẩu (trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị uỷ thác), do đó: Giá thực tế NVL nhập kho Giá mua Chi phí thu mua Thuế nhập khẩu (nếu có) Khoản giảm trừ + = + - Trong đó: Giá mua là giá không có thuế GTGT do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Thuế nhập khẩu: trong trường hợp công ty nhập khẩu NVL từ nước ngoài. Khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu thanh toán được hưởng. Ví dụ: Ngày 31/3 công ty mua 1.654m vải 8166 kẻ sọc, đơn giá 14.545 đ/m, chi phí vận chuyển số hàng này về kho công ty là 750.000 đ đã trả bằng tiền mặt. Như vậy: Giá thực tế của vải 8166 kẻ sọc là: 1.654 x 14.545 + 750.000 = 24.057.430 + 750.000 = 25.807.430 (đ) Trong trường hợp hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp không tách riêng phần thuế GTGT thì giá mua là tổng số thanh toán. 1.2. Đối với NVL do khách hàng mang đến. Đây là những NVL mà khách hàng đặt gia công chuyển giao, cho nên công ty chỉ theo dõi về số lượng theo từng đơn hàng mà không tính giá. Nếu khách hàng vận chuyển NVL đến tận kho công ty thì khi nhập kho cũng như khi xuất kho, thủ kho và kế toán chỉ phản ánh về mặt lượng. Nếu công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về kho công ty thì bên cạnh việc phản ánh số lượng NVL nhập kho, kế toán phải hạch toán chi phí vận chuyển, chi phí này là giá ghi trên hóa đơn vận chuyển toàn bộ số NVL đó, nếu như công ty trả hộ chi phí vận chuyển cho khách hàng (theo thoả thuận giữa hai bên) và được hạch toán là “ giá trị vật liệu nhận gia công”. Khoản chi này sẽ được người đặt gia công thanh toán cùng với tiền thuê gia công khi giao trả sản phẩm. ở công ty may Thăng Long, khi định mức NVL mà công ty giao (là định mức mà công ty và khách hàng đã thỏa thuận) lớn hơn định mức NVL mà xí nghiệp thực hiện, thì khoản chênh lệch đó được gọi là NVL tiết kiệm được. Theo quy định, xí nghiệp được hưởng 50% giá trị NVL tiết kiệm được đó, phần còn lại được nhập kho công ty theo 80% giá thị trường. Chính điều này đã khuyến khích các xí nghiệp luôn cố gắng nâng cao năng suất lao động, hạ thấp định mức sản xuất… nhằm đem lại lợi ích cho xí nghiệp và cả công ty. Ví dụ: Khách hàng ixrael đặt công ty gia công áo sơmi và đã chuyển cho công ty 8.180 m vải dệt kim các màu (MR 17760). Định mức thỏa thuận giữa khách hàng và công ty là 3 m/ áo nhưng XN1 sau quá trình sản xuất đã tiết kiệm được trung bình 0,06 m/ áo. Do đó, số lượng vải mà công ty tiết kiệm được là: 8.180 x 0,06 = 490,8 (m). Giá thị trường của loại vải này là: 15.700 đ/m. Như vậy, trị giá NVL tiết kiệm được nhập kho công ty là: 490,8 x 15.700 x 80% x 50% = 3.082.224 (đ). 2. Giá xuất kho NVL. Công ty may Thăng Long tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, theo công thức: Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất trong kỳ Đơn giá bình quân của NVL = x Trong đó: Đơn giá bình quân của NVL Giá thực tế của NVL tồn ĐK và nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK và nhập trong kỳ = Ví dụ: Đối với loại vải bò 8oz mà công ty hiện có, đầu tháng 3 còn tồn 2.180 m trị giá 42.074.000 đ. Trong tháng công ty đã mua thêm 8.704 m với đơn giá 19.545 đ/m. Do đó, đơn giá bình quân của vải bò 8oz (tháng 3) là: (42.074.000 + 8.704 x 19.545) / (2.180 + 8.704) = 212.193.680/ 10.884 = 19.496 (đ/m) Trong tháng 3 công ty đã xuất 9.152 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, giá thực tế vải bò 8 oz xuất kho là: 9.152 x 19.496 = 178.427.392 (đ). Giá thực tế vải bò 8 oz tồn kho cuối tháng 3 là: 212.193.680 – 178.427.392 = 33.766.288 (đ). Theo phương pháp này, hàng ngày khi NVL được xuất kho kế toán chỉ phản ánh về mặt số lượng, đến cuối kỳ khi tính ra đơn giá bình quân thì mới tính ra giá trị NVL xuất dùng. IV. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. Như đã phân tích, NVL của công ty tương đối lớn, biến động liên tục do nhu cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL. Công ty cổ phần may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. 1. Chứng từ sử dụng. Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán công ty sử dụng các loại chứng từ: Phương án giá. Bảng nhu cầu nguyên liệu. Giấy đề nghị thanh toán. Hoá đơn GTGT. Hợp đồng mua bán – sản xuất kinh doanh. Phiếu nhập kho. Phiếu nhập vật tư. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Thẻ kho. Biểu mẫu kiểm tra NVL (vải, khoá…). 2. Quy trình luân chuyển các chứng từ. 2.1. Quá trình nhập kho NVL. * Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt thông qua. Sau khi được thông qua, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL, NVL sau khi được tiếp nhận về công ty ( có hóa đơn GTGT) được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận. Sau đó, NVL được đưa về kho làm thủ tục nhập kho: thủ kho viết phiếu nhập (ghi đầy đủ số lượng, đơn giá…) và vào thẻ kho; rồi chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Những chứng từ đó sau quá trình luân chuyển được lưu tại phòng kế toán. Ví dụ: Biểu 1 Hóa đơn (gtgt) Liên 2 ( Giao khách hàng) Ngày 04 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT – 3LL CV/ 01 – B EC 079633 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội. Địa chỉ: Số 1 – Mai Động – Hà Nội. Tài khoản: Điện thoại: MST: 0 1 0 0 1 0 0 8 2 6 Họ tên người mua hàng: Anh Thân – Xe 29M- 0843 + 29N- 4524 Đơn vị: Công ty may Thăng Long. Địa chỉ: 250 – Minh Khai. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: HĐ MS: 0 1 0 0 1 0 1 1 0 7 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1. Vải bò Hanosimex (63 cuộn L1) M 7704,1 19545 đ Cộng tiền hàng 150.576.635 đ Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 15.057.663 đ Tổng cộng tiền thanh toán 165.634.298 đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng. Người mua hàng ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Biểu 2. Công ty may Thăng Long Phòng thị trường Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Giấy đề nghị Kính gửi: Tổng giám đốc. Phòng kế toán tài vụ. Phòng thị trường kính đề nghị Tổng giám đốc duyệt chi những khoản dưới đây: Nội dung các chi phí Thành tiền Kính đề nghị đồng chí Tổng giám đốc duyệt thanh toán chuyển tiền mua vải bò Hanosimex, sản xuất hàng xuất khẩu OTTO. Hợp đồng số: 01/ TL- DMHN / 2009 Phiếu nhập kho số: 4/3 Hoá đơn số: 079633 Đề nghị chuyển vào TK số: 710A – 00022 Ngân hàng công thương II – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Người hưởng lợi: Công ty dệt may Hà Nội 165.634.298 đ Tổng cộng 165.634.298 đ Bằng chữ ( Một trăm sáu mươi lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng). Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2009 Tổng giám đốc ( Ký, họ tên) Phòng kế toán ( Ký, họ tên) Phòng thị trường ( Ký, họ tên) Người đề nghị ( Ký, họ tên) Trên cơ sở hóa đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số lượng và giá trị NVL nhập kho. Biểu 3. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Số : 4/3 Ngày 04 tháng 3 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội Theo … số… ngày … tháng… năm 2009 của : Công ty mua Nhập tại kho : Nguyên liệu Nợ:…………… Có:…………… Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò 8 oz xanh K403 m 7.704 7.704 19.545 150.574.680 Cộng 7.704 7.704 150.574.680 Nhập, ngày 8 tháng 3 năm 2009. Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) * Đối với nguyên vật liệu nhập gia công: Căn cứ vào hợp đồng sản xuất kinh doanh và biên bản kiểm nghiệm NVL, NVL sau khi đưa đến kho thủ thư và người giao hàng cùng ký vào phiếu nhập vật tư. Phiếu nhập kho hay phiếu nhập vật tư được nhập thành 3 liên (do phòng kế hoạch (NVL mua ngoài) hoặc phòng thị trường lập (NVL nhận gia công) chuyển xuống cho thủ kho) và ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách số lượng NVL nhập kho vào cả 3 liên. Sau đó, thủ kho gửi một liên về phòng kế hoạch (phòng thị trường), một liên giữ lại để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL, liên ba (kèm theo chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hoặc với khách hàng đặt gia công. Phiếu nhập vật tư dùng để phản ánh số lượng NVL nhận gia công nhập kho, phiếu này khác với phiếu nhập kho ở chỗ- phiếu nhập kho phản ánh cả giá trị NVL mà công ty mua ngoài nhập kho. Biểu 4. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Phiếu nhập vật tư số 9/3 Ngày 17 tháng 3 năm 2009. Đơn vị bán: nhập của khách hàng Wanshin Chứng từ số: Nhập tại kho: Nguyên liệu. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2x3 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vải Tricot 3 màu Vải Tricot 2 màu Vải nỉ 2 màu Vải lưới 2 màu Nỉ 2 loại Vải lót 1màu K033645 K013430 K013430/K033645 m 11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 Cộng Nhập, ngày 19 tháng 3 năm 2009 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, qui cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế hoạch hoặc phòng thị trường, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. 2.2. Quy trình xuất kho NVL. Căn cứ vào các đơn hàng, phòng kế hoạch và phòng thị trường ra định mức cho từng đơn hàng, trên cơ sở đó phòng thiết kế và phát triển lập nhu cầu NVL cho mỗi đơn hàng cho các xí nghiệp. Dựa vào đó các xí nghiệp lên kế hoạch sản xuất, đề nghị xuất vật tư. Khi được duyệt ( tổng giám đốc duyệt và ký), phòng kế hoạch lập chứng từ xuất NVL (phiếu xuất kho). Phiếu này được lập thành 3 liên: một liên lưu cuống phiếu, một liên lưu để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng và một liên (sau khi được tổng giám đốc và phòng kế hoạch ký duyệt) được chuyển xuống cho thủ kho để tiến hành xuất kho. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào phiếu xuất kho số lượng NVL xuất, cột đơn giá và thành tiền đương nhiên không ghi, đồng thời cùng với người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất. Phiếu xuất kho này dùng để xuất NVL cho các xí nghiệp tại Hà Nội, còn đối với các xí nghiệp ở xa như: xí nghiệp liên doanh (Bái Tử Long – Quảng Ninh), xí nghiệp Nam Hải… để phản ánh việc xuất NVL cho các xí nghiệp này, thủ kho phải sử dụng “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (cũng do phòng kế hoạch lập). Phiếu này về cơ bản có nội dung và cách thức ghi như “ Phiếu xuất kho”. Biểu 5. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141- QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho Số 3/3/09 Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Tâm Địa chỉ : XN4 Lý do xuất kho: Sản xuất Xuất tại kho : nguyên liệu Nợ:……………….. Có:……………….. STT Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải bò 8 oz xanh K403 m 3.402 3.402 Cộng Xuất, ngày 15 tháng 3 năm 2009 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 6. Mẫu số 03 – VT – 3LL Ban hàng theo QĐ số 1141- TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số: 7/3 Ngày 18 tháng 3 năm 2009 Căn cứ lệnh điều động số 178 ngày 27 tháng 2 năm 2009 của Tổng giám đốc công ty về việc: chuyển NVL cho xí nghiệp may Nam Hải. Họ tên người vận chuyển: Phạm Văn Hưng. Phương tiện vận chuyển: ôtô. Xuất tại kho: Nguyên liệu. Nhập tại kho: Nam Hải. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải bò 4 oz SBOS 04 m 23.925 23.925 Cộng 23.925 23.925 Xuất ngày 18 tháng 3 năm 2009 Nhập ngày 18 tháng 3 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) 3. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may Thăng Long. Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Cụ thể: Sơ đồ 19. Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T NVL Kế toán tổng hợp Báo cáo N-X-T NVL Quy trình hạch toán chi tiêt NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. ở kho: Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ nhập – xuất NVL, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất NVL về số lượng. Sau đó, thủ kho tiến hành vào thẻ kho theo từng cột nhập và xuất về mặt lượng (ghi theo số thực nhập và thực xuất) và tính ngay ra số tồn cho từng thứ NVL hàng ngày, số tồn được ghi trên cột tồn của thẻ kho (thẻ kho được kế toán lập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho và dùng để ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn của từng loại NVL về số lượng). Định kỳ (3 – 5 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất) và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu và ghi sổ, đồng thời thủ kho phải thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên mỗi thẻ kho cho từng loại NVL và tổng lượng NVL nhập – xuất. Sau đó, căn cứ vào thẻ kho để lập báo cáo N – X – T NVL, báo cáo này được gửi lên phòng kế toán và là căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu với số liệu của mình. Biểu 7. Mẫu số 06 – VT Ban hành theo QĐ số 1141-QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2009 Tờ số:…….. Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải bò 8 oz xanh. Đơn vị tính: mét(m). Mã hàng: K403. Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu tháng 2.180 1 4/3 04/3/09 Nhập kho 08/3/09 7.704 9.884 2 3/3 15/3/09 Xuất kho 15/3/09 3.402 6.482 3 5/3 19/3/09 Xuất kho 19/3/09 2.750 3.732 4 21/3 21/3/09 Nhập kho 21/3/09 1.000 4.732 5 7/3 23/3/09 Xuất kho 23/3/09 3.000 1.732 Cộng 8.704 9.152 1.732 Biểu 8. Kho nguyên liệu Báo cáo nhập – xuất – tồn kho nguyên liệu (Từ ngày 01/03/2009 đến 31/03/2009) Stt Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Nhập SX Nhập khác Tổng nhập Xuất SX Xuất khác Tổng xuất 1 Hàng công ty mua Vải bò 8 oz xanh m 2.180 8.704 8.704 9.152 9.152 1.732 Vải bò 1 oz xanh m 3.000 10.230 10.230 11.000 11.000 2.230 Bông AC xử lý một mặt g 750 2.908 1.094 4.002 3.920 3.920 832 … 2 Gia công Ngô Quyền: Vải sơmi 6 màu m 855 5.905,2 5.905,2 10.221,3 10.221,3 3.461,1 Dựng 1020 yd 0 754 754 754 754 0 Mex mỏng (trắng) m 0 100 100 100 100 0 … 3 Wanshin: Vải Tricot 2 màu m 1.150 3.132 3.132 3.695 3.695 587 Bông 2 oz (cứng) g 500 9.945 9.945 9.829,6 9.829,6 615,4 Bông 4 oz (60”) g 910 24.880 24.880 19.750 19.750 6.040 … Phụ trách đơn vị Người lập biểu Thủ kho Ngày 31 tháng 3 năm 2009 (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 9. Công ty may Thăng Long Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2009 Tên, quy cách vật liệu: Vải bò 8 oz xanh Mã hàng: K403 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Thành tiền (đ) Tồn đầu tháng 2.180 42.074.000 4/3 4/3 Nhập kho (mua ngoài) 7.704 19.545 150.574.680 9.884 192.648.680 15/3 3/3 Xuất cho XN4 3.402 6.482 19/3 5/3 Xuất cho XN4 2.750 3.732 21/3 21/3 Mua ngoài 1.000 19.545 19.545.000 4.732 23/3 7/3 Xuất cho XN4 3.000 1.732 Cộng 8.704 170.119.680 9.152 19.496 178.427.392 1.732 Tồn cuối tháng 1.732 33.766.288 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2009 ở phòng kế toán. Sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiết theo từng cột nhập và xuất. Sổ này được mở cho từng loại NVL tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Đối với NVL nhận gia công chế biến: kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng (nhập – xuất – tồn). Đối với NVL mua ngoài: Khi nhập kho: ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị. Khi xuất kho: do cuối tháng mới tính đơn giá NVL xuất dùng để tính ra giá trị nên hàng ngày kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất và tồn. Cuối tháng sau khi tính ra đơn giá xuất thì xác định giá trị NVL xuất kho và tồn kho; đồng thời lập kế hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu với kế toán tổng hợp và lập báo cáo NVL tồn kho (Biểu 10). Biểu 10. Báo cáo nguyên liệu tồn kho (Từ ngày 01/3/09 đến 31/3/09) Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT(đ) SL CôNG TY(đ) SL TT(đ) SL TT(đ) 1 Hàng công ty mua Vải bò 8 oz xanh m 2.180 42.074.000 8.704 170.119.680 9.152 178.427.392 1.732 33.766.288 Vải bò 1 oz xanh m 3.000 66.960.000 10.230 229.919.250 11.000 246.840.000 2.230 50.039.250 Bông AC xử lý một mặt g 750 3.607.500 4.002 22.281.870 3.920 21.356.160 832 4.533.210 … … … … … … … … … Conga 231.076.775 1.255.852.034 1.282.091.738 204.837.071 2 Gia công Ngô Quyền: Vải sơmi 6 màu m 855 5.905,2 10.221,3 3.461,1 Dựng 1020 yd 0 754 754 0 Mex mỏng (trắng) m 0 100 100 0 … … … … … 3 Wanshin: Vải Tricot 2 màu m 1.150 3.132 3.695 587 Bông 2 oz (cứng) g 500 9.945 9.829,6 615,4 Bông 4 oz (60”) g 910 24.880 19.750 6.040 … … … … … Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2009 V. Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. 1. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán NVL, công ty đã sử dụng tài khoản 152 – “Nguyên vật liệu” để ghi sổ đúng như chế độ. Song, vì NVL của công ty có nhiều chủng loại, lại phát sinh thường xuyên, do đó đòi hỏi phải có hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả công tác kế toán và hệ thống tài khoản chi tiết về NVL đã được thiết kế dựa trên vai trò của NVL đối với sản xuất như sau: TK 152 – “Nguyên vật liệu”. SHTK Tên SHTK Tên 1521 Nguyên liệu chính 1523 Xăng dầu 15211 Nguyên liệu chính (Hàng may) 1524 Phụ tùng 15212 Nguyên liệu chính ( Hàng nhựa) 1525 Văn phòng phẩm 1522 Vật liệu phụ 1526 Bao bì 15221 Vật liệu phụ ( Hàng may) 1527 Phế liệu 15222 Vật liệu phụ ( Hàng nhựa) 1528 Hoá chất Ngoài ra, để kế toán NVL kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 133: VAT đầu vào. TK 111: tiền mặt. TK 112: tiền gửi. TK 141: tạm ứng. TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh (sxkd) dở dang. TK 1541: chi phí sxkd (công ty). TK 1542: chi phí sxkd (trung tâm và cửa hàng). TK 621: chi phí NVL trực tiếp. TK 627: chi phí sản xuất chung. Công ty không sử dụng TK 151 và TK 113 (hàng mua đi đường và tiền đang chuyển). 2. Sơ đồ hạch toán. Như đã trình bày: NVL được công ty theo dõi về số lượng và giá trị nếu mua ngoài, còn NVL nhận gia công kế toán công ty chỉ phản ánh về mặt số lượng nhập – xuất. Với hàng mua, giá trị NVL nhập xuất được phản ánh là giá đơn vị bình quân cả kỳ nhân với số lượng NVL xuất ra, do đó kế toán chỉ phản ánh những bút toán liên quan đến biến động NVL mua ngoài theo những định khoản trong sơ đồ sau: Sơ đồ 20 TK 111, 112 TK 152 TK 621 TK 331 TK 141 TK 627 Mua NVL trả tiền ngay Mua NVL chưa thanh toán Mua NVL bằng tiền tạm ứng Xuất NVL cho sản xuất Xuất NVL phục vụ sản xuất chung (1) (1): Thanh toán tiền mua NVL cho nhà cung cấp bằng tiền tạm ứng. Trường hợp NVL được cấp phát, biếu tặng (nếu có) hoặc dùng các quỹ, tiền vay… để mua, việc hạch toán tương tự như chế độ đã quy định. Trường hợp phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết thì căn cứ vào số lượng nhập và giá thực tế (mua vào) để phản ánh, loại NVL này được theo dõi ở phần nhập khác trên báo cáo N – X – T kho nguyên liệu do thủ kho lập. Riêng đối với NVL mà khách hàng mang đến gia công như đã trình bày: kế toán công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng, nhưng đồng thời phải theo dõi chi phí vận chuyển nếu công ty đồng ý vận chuyển hộ khách hàng về kho công ty. Khoản chi này được thể hiện trên cột “vận chuyển” trên bảng kê xuất vật liệu. 3. Sổ sách sử dụng. Để phản ánh các bút toán về biến động của NVL, kế toán phải lập và sử dụng các loại sổ và báo cáo sau ngoài các sổ và báo cáo dùng để hạch toán chi tiết NVL đã trình bày ở trên: Sổ chi tiết các tài khoản: 111, 112, 141, 331… Bảng kê nhập vật liệu ở các XN. Bảng kê xuất vật liệu. Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung. NKCT số 1, 2, 4 (nếu có), 5, 7, 10. Bảng kê 4 (tập hợp chi phí sản xuất). Báo cáo tồn kho NVL … 4. Trình tự ghi sổ. Công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá trị NVL xuất dùng nên không sử dụng BK3. Trong quá trình hạch toán tổng hợp tại tất cả các phần hành công ty không sử dụng NKCT3 và NKCT6 do không sử dụng TK113 và TK151. Sơ đồ Chứng từ về NVL NKCT 1,2,4,5,10 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất NVL NKCT 5 Sổ Cái TK 152,153 báo cáo kế toán Bảng kê 4,5 NKCT 7 Vì công ty có đặc điểm về NVL là: phần lớn NVL là nhận gia công (80%) còn lại là do công ty mua ngoài, do vậy để quản lý chặt chẽ NVL, công ty có thêm bảng kê nhập NVL ở từng XN và bảng kê xuât NVL. Trên bảng kê xuất NVL có thêm cột “vận chuyển” để phản ánh chi phí vận chuyển của từng đơn hàng đối với loại NVL nhận gia công. NVL nhận gia công sau khi về kho công ty và xuất cho các XN, thì khoản chi phí vận chuyển được phân bổ cho các XN dựa vào lượng NVL chính xuất cho các XN và chi phí bình quân đơn vị NVL chính để gia công mỗi đơn hàng, sau đó cộng với phí gia công của mỗi XN để tính ra đơn giá gia công cho mỗi đơn hàng. Ví dụ: Khách hàng Wanshin đặt công ty sản xuất lô hàng sơmi K013430. Công ty nhận được số NVL có số vải ngoài 6 màu (NVL chính) ngày 11/3 là 23.125 m. Chi phí vận chuyển công ty đồng ý trả hộ là 12.950.000 (đ) từ cảng Hải Phòng về kho công ty. Như vậy, chi phí vận chuyển 1m vải là: 12.950.000/ 23.125 = 560 (đ/m). Nếu xuất cho XN3 3.500 (m) (NVL chính) đê sản xuất thì chi phí vận chuyển phân bổ cho XN3 là: 3.500 x 560 =1.960.000 (đ). Cụ thể quá trình hạch toán tổng hợp NVL như sau: Sau mỗi nghiệp vụ liên quan đến NVL phát sinh kế toán phải hạch toán chi tiết NVL (ghi sổ chi tiết NVL…), phản ánh các bút toán tăng, giảm NVL trên các sổ chi tiết liên quan và cuối tháng lên các NKCT và BK. Ví dụ: Biểu 11 Sổ chi tiết TK 141 Đối tượng: Nguyễn Hải Đường Phòng: Kinh doanh nội địa. Đvt: đồng. NT Họ và tên SDĐK Nội dung tạm ứng TKĐƯ PS Nợ PS Có 13/3 15/3 Nguyến Hải Đường 0 Tạm ứng mua vải K085 Thanh toán hóa đơn Hoàn lại 111 152 133 111 6.000.000 5.181.600 518.160 300.240 Ngày 13 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 12 Sổ chi tiết TK 141 Đối tượng: Trần Hòa An. Phòng: Chuẩn bị sản xuất. Đvt: đồng. NT Họ và tên SDĐK Nội dung tạm ứng TKĐƯ PS Nợ PS Có 10/3 19/3 Trần Hòa An 3.000.000 Tạm ứng mua NVL Mua vải thun Hoàn lại 111 152 133 111 12.000.000 13.578.481 1.357.848 63.671 Ngày 10 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 13 Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Đối tượng: Công ty dệt 8/3. Loại tiền: VNĐ. NTGS CT Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT N C N C 1. Số dư đầu tháng 10.895.200 2. Số phát sinh trong kỳ 10/3 Mua vải lót và vải ngoài 152 40.295.200 133 4.029.520 18/3 Mua vải lót Black 152 56.111.550 133 5.611.155 20/3 Thanh toán HĐ 01/3 – D8/3 111 44.324.720 Cộng phát sinh 3. Số dư cuối tháng 72.617.905 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Từ các sổ chi tiết TK331, kế toán sẽ vào sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo mẫu sau: Biểu 14 Sổ tổng hợp thanh toán với người bán Tháng 3/ 2009 Khách hàng Dư ĐT HĐ CT Ghi Có TK331, Nợ TK… CT Ghi Nợ TK331, Có TK… Dư CT 1. Công ty dệt 8/3 N C SH NT SH NT 152 … Tổng Có TK331 SH NT 111 … Tổng Nợ TK331 N C … 2. … Ngày … tháng… năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 15 Nhật ký chứng từ 5 Ghi Có TK331 Tháng 3/ 2009 STT Diễn giải Dư ĐT Ghi Có TK 331, Nợ TK… Ghi Nợ TK331, Có TK… Dư CT N C 152 133 … Tổng Có TK331 111 112 … Tổng Nợ TK331 N C 1 Công ty dệt 8/3 10.895.200 96.406.750 9.640.675 … 106.407.425 44.324.720 44.324.720 72.617.905 2 Dệt vải Donabotro … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 545.358.528 54.535.853 … Đã ghi sổ Cái ngày 5 tháng 4 năm 2009 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 16 Nhật ký chứng từ 10 Ghi Có TK141 Tháng 3/ 2009 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK141, Có các TK… Ghi Có TK141, Nợ TK… Số dư cuối tháng N C 111 112 … Tổng Nợ TK141 152 153 … Tổng Có TK141 N C 1 Nguyễn Hải Đường 0 6.000.000 6.000.000 5.181.600 518.160 … 6.000.000 0 2 Trần Hòa An 3.000.000 12.000.000 12.000.000 13.578.481 1.357.848 … 15.000.000 0 3 … … … … … … … Tổng cộng … … 18.760.081 1.876.008 … … Đã ghi sổ Cái ngày 5 tháng 4 năm 2009 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đối với những nghiệp vụ xuất NVL cho sản xuất, kế toán phải phản ánh những bút toán này trên “Bảng kê nhập xuất vật liệu” – nếu xuất NVL cho sản xuất, trên “Bảng kê xuất NVL phục vụ sản xuất chung” – nếu xuất NVL cho sản xuất chung, phục vụ quản lý… Đồng thời khi các XN nhận được NVL do công tygiao, nhân viên hạch toán ở XN phải phản ánh số lượng NVL thực nhập trên “Báo cáo nhập vật liệu”. Báo cáo này được gửi lên cho kế toán vào cuối tháng và là căn cứ để đối chiếu với “Bảng kê xuất vật liệu” của kế toán, số liệu của hai bảng này phải giống nhau. Biểu 17 Xn4 Báo cáo nhập vật liệu Tháng 3 năm 2009 Số phiếu Mã hàng Loại NVL Đvt Số lượng nhập Nhập đấu thầu Nhập thu hồi Cộng 3/3 K403 Vải bò 8 oz xanh m 3.402 3.402 5/3 K403 Vải bò 8 oz xanh m 2.750 2.750 … … 7/3 K403 Vải bò 8 oz xanh m 3.000 3.000 … … … … … Ngày… tháng… năm 2009 Người lập (Ký, họ tên) Biểu 18 Bảng kê xuất vật liệu Tháng 3 năm 2009 STT Phiếu xuất Khách hàng Mã hàng Loại NVL Đvt Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Vận chuyển Tổng cộng (đ) XN1 1 2/3 Ixrael S07 Vải ngoài m 245,5 152.210 Xốp YD 100 … … … … … … … … … … … 20 9/3 Mua S06B Mex m 468,8 4.230 1.982.178 … … … … … Cộng 2.762.357 12.863.155 XN2 1 1/3 SK Global GMS 2450 Vải 2960 m 2.311,5 1.317.555 … … … Cộng 7.717.893 XN3 … XN4 1 3/3 Mua K403 Vải bò 8 oz xanh m 3.402 19.496 66.325.392 2 5/3 Mua K403 Vải bò 8 oz xanh m 2.750 19.496 53.614.000 … … … … … Cộng … … … … … Tổng cộng 1.282.091.738 51.452.622 1.333.544.360 NVL dùng cho sản xuất chung được theo dõi trên “bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung”. Biểu 19 Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung Tháng 3 năm 2009 Phiếu xuất Nội dung xuất Loại NVL Đvt Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 1. XN1 2/3 May áo mẫu Vải ngoài S02 m 2,7 12.530 33.831 … … … … Cộng 4.027.625 2. Phòng thiết kế Vải kẻ 8166 m 50 9.600 480.000 … Tổng cộng 21.812.755 Căn cứ vào “Bảng kê xuất vật liệu” kế toán sẽ lên “Bảng kê 4” vào cuối tháng theo định khoản: Nợ TK 621: 1.333.544.360 Có TK 152: 1.333.544.360 Căn cứ vào “Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung” kế toán vào BK4 theo định khoản: Nợ TK 627: 21.812.755 Có TK 152: 21.812.755 Biểu 20 Bảng kê 4: Tập hợp chi phí sản xuất toàn công ty. Tháng 3 năm 2009 STT TK ghi Nợ TK ghi Có TK 152 TK 214 TK 334 TK 338 TK 621 .. 1 TK 154 – CP sxkdd 1.333.544.360 2 TK 621 – CPNVLTT 1.333.544.360 3 TK 622 – CPNCTT 1.288.100.000 218.977.000 4 TK 627- CPSXC 21.812.755 685.000.000 187.500.000 3.187.500 Cộng 1.355.357.115 685.000.000 1.475.600.000 222.164.500 1.333.544.360 Bảng kê này sẽ là căn cứ để kế toán lên NKCT 7 – (Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn công ty). Các NKCT 1,2,4,5,7 và 10 được lập là căn cứ để vào sổ Cái TK 152 để hoàn tất quá trình hạch toán tổng hợp NVL. Biểu 21 Nhật ký chứng từ 7 Ghi Có TK 152, 214… STT TK ghi Nợ TK ghi Có TK 152 TK 154 TK 214 TK 334 TK 338 TK 621 TK 622 TK 627 Các NKCT liên quan Tổng cộng chi phí NKCT 1 NKCT 2 NKCT 4 NKCT 5 NKCT 10 1 2 2 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 TK 154 1.333.544.360 (1) (2) 3.738.621.615 2 TK 621 1.333.544.360 1.333.544.360 3 TK 622 (3) (4) 1.507.077.000 4 TK 627 21.812.755 (5) (6) (7) 897.500.255 Cộng A 1.355.357.115 (8) 1.475.600.000 (9) 7.476.243.230 … TK 152 (10) (11) (12) (13) (14) 1.255.852.034 TK 111 TK 112 TK 131 … … Cộng B … Tổng (A+B) … … Trong đó: (1)= 1.507.077.000 (2)= 897.500.255 (3)= 1.288.100.000 (4)= 218.977.000 (5)= 685.000.000 (6)= 187.500.000 (7)= 3.187.500 (8)= 685.000.000 (9)= 222.164.500 (10)= 125.734.650 (11)= 202.426.423 (12)= 363.572.352 (13)= 545.358.528 (14)= 18.760.081 Biểu 22 Sổ cái TK 152 TK 152 – Nguyên vật liệu Năm 2009 Dư nợ đầu năm: Dư có đầu năm: Đơn vị: Đồng STT Ghi có TK đối ứng với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … 1 NKCT 1 (TK111) 125.734.650 2 NKCT 2 (TK 112) 202.426.423 3 NKCT 4 (TK 311,…) 363.572.352 4 NKCT 5 (TK331) 545.358.528 5 NKCT 10 (TK 141) 18.760.081 … Các NKCT khác Cộng phát sinh Nợ 1.255.852.034 Cộng phát sinh Có – (NKCT 7) 1.355.357.115 Số dư Nợ … 231.076.775 131.571.694 Số dư Có Ngày 5 tháng 4 năm 2009 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Các loại NKCT liên quan và sổ cái TK 152 này được sử dụng để đối chiếu với kế toán tổng hợp và là căn cứ để kế toán tổng hợp lên các báo cáo kế toán hàng quý. VI. Công tác kiểm kê NVL ở công ty. Được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm nhằm kiểm tra, giám sát vật tư, hàng hóa trong kho. Việc thực hiện do các nhân viên dưới kho tiến hành, khi có kết quả kiểm kê kế toán sẽ ghi nhận trên sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát… (dựa vào biên bản kiểm kê). Các bút toán phản ánh cũng như chế độ quy định: Nếu kiểm kê phát hiện thừa, thiếu trong định mức, kế toán dùng TK 642 để phản ánh. Nếu thừa (thiếu) ngoài định mức, kế toán dùng TK 3381 để phản ánh số thừa, TK 1381 để phản ánh số thiếu. Khi có quyết định xử lý số thừa (thiếu), căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán dùng các TK: Số thiếu: TK1388: Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng. TK 334: Cá nhân bồi thường (trừ dần vào lương). TK 811, 421, 415: Tính vào chi phí khác hay trừ vào lợi nhuận, các quỹ. Số thừa: TK 411, 441, 421, 711… : ghi tăng vốn kinh doanh… (Để thực hiện việc kiểm kê, thủ kho phải trực tiếp đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho và sau đó lập biên bản kiểm kê kho). Công tác kiểm kê kho ở công ty thường kéo dài, do NVL cũng như các loại hàng tồn kho khác có quá nhiều loại. VII. Hạch toán dự phòng NVL: Công ty không tiến hành trích lập các khoản dự phòng. Phần III Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL Công ty cổ phần may Thăng Long. I. Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng ở công ty. Về cơ bản công tác kế toán của công ty may Thăng Long tiến hành tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tuy nhiên không thể tránh được những nhược điểm. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc kể cả công ty may Thăng Long, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm.Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác quản lý, kế toán trong đó có kế toán NVL là một trong những vấn đề cần quan tâm, chú trọng; đó là việc mà công ty luôn đặt lên hàng đầu. Sự cải tiến, hoàn thiện mà công ty luôn cố gắng trong công tác quản lý, công tác kế toán đã giúp cho công ty đứng vững và ngày càng phát triển. Trong đó phải kể tới sự đóng góp của công tác kế toán với những cách thứch tổ chức và hoạt động tương đối hợp lý: * Về tổ chức công tác quản lý và hạch toán NVL. NVL của công ty tương đối lớn về số lượng, phong phú về chủng loại, do đó công ty rất chú trọng đến việc quản lý NVL. Công ty đã tổ chức và phân công cho phòng thiết kế – phát triển tính toán nhu cầu và định mức NVL, phòng Marketing lên phương án giá… để xác định mức thu mua, sử dụng và dự trữ NVL một cách hợp lý, chính xác nhất. Bên cạnh đó, để quản lý NVL công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng rộng lớn, chuyên trách: kho nguyên liệu, kho phụ liệu, kho hoá chất… mỗi kho đều được trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo quản, kiểm tra… Nhân viên ở kho có trách nhiệm, năng lực; sắp xếp NVL một cách khoa học; đảm bảo đúng về số lượng, quy cách. Công ty còn khuyến khích các xí nghiệp sử dụng tiết kiệm NVL bằng chính sách cho xí nghiệp hưởng 50% giá trị NVL tiết kiệm được,… Tất cả các chính sách đó đã khiến cho việc quản lý NVL khá hiệu quả, thực tế qua các biên bản kiểm kê cho thấy trường hợp NVL bị thiếu hay dư thừa quá nhiều ít xảy ra. * Về mặt hạch toán kế toán NVL. Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển các chứng từ trong phần hành kế toán vật tư được công ty quy định rõ ràng và đúng chế độ ban hành dựa trên cơ sở thực tế và yêu cầu của quản lý nên đã giúp cho công tác kế toán NVL đảm bảo được việc cung cấp thông tin chính xác, cần thiết. Việc phân loại NVL theo vai trò của nó trong sản xuất và tổ chức các tài khoản chi tiết theo cách phân loại đó giúp cho kế toán tiến hành nhanh chóng, rõ ràng. Bên cạnh đó, với mỗi loại NVL công ty còn hạch toán riêng NVL mua ngoài và NVL nhận gia công, vật liệu sử dụng đúng mục đích sản xuất, đáp ứng kịp thời cho sản xuất. NVL khi xuất kho, công ty dùng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ nên trong kỳ, việc hạch toán và ghi sổ kế toán NVL xuất khá đơn giản nhưng do đó mà cuối tháng (cuối kỳ) kế toán phải tính ra đơn giá xuất từng loại NVL và ghi sổ giá trị của NVL xuất ra, khiến cho công việc thường bị dồn vào cuối kỳ: ghi sổ, đối chiếu, lên các báo cáo…; thông tin cung cấp có khi không kịp thời. Quá trình hạch toán chi tiết NVL tiến hành theo phương pháp thẻ song song cũng đơn giản hơn cho việc hạch toán đối với quá nhiều loại NVL như công ty. Việc ghi chép trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp được thực hiện đầy đủ, các báo cáo được lập phản ánh đầy đủ các thông tin về yêu cầu quản lý. Hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ là công cụ đắc lực cho việc tính toán giá trị NVL, bởi NVL của công ty nhiều, mật độ nhập – xuất dày, nên không thể chỉ tính toán bằng tay được. Như vậy, có thể nói công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng được tiến hành khá nền nếp, phản ánh đúng thực trạng của công ty, đảm bảo được tiến độ công tác, cung cấp thông tin đầy đủ, thống nhất về hoạt động của công ty. Góp phần khắc phục yêu cầu của quản lý nói chung và quản lý chặt chẽ NVL nói riêng. Tuy nhiên, vẫn có những hạn chế cần phải khắc phục và hoàn thiện: áp dụng kế toán máy, dự phòng (công ty không trích lập dự phòng). II. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán NVL ở Công ty cổ phần may Thăng Long. Kế toán luôn là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bất kỳ một công ty nào, đó là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Với vị trí như vậy, kế toán có chức năng phản ánh các thông tin toàn diện về hoạt động của mỗi doanh nghiệp: tài sản, vốn, lợi nhuận,… để giúp cho nhà quản lý có thể đưa ra được các quyết định một cách đúng đắn. Do đó bên cạnh các chiến lược, chính sách để phát triển, nhà quản lý doanh nghiệp và bản thân phòng kế toán luôn có những phương hướng để nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán; bởi đối với doanh nghiệp thì thông tin kế toán được dùng để giám sát hoạt động kinh doanh, đối với Nhà nước - được dùng để kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ và chấp hành pháp luật về kinh doanh, thuế…, đối với nhà đầu tư - đó là những thông tin ban đầu để đi đến quyết định cuối cùng là có nên đầu tư vào doanh nghiệp đó hay không… Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp mà còn có tác dụng với rất nhiều đối tượng bên ngoài khác. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán luôn là yêu cầu được đặt ra. Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp, bản thân phòng kế toán phải luôn cố gắng, mỗi kế toán viên phải không ngứng trau dồi, nâng cao trình động nghiệp vụ để có thể thực hiện tốt phần hành công việc của mình. Trong yêu cầu hoàn thiện đồng bộ đó, hoàn thiện hạch toán kế toán NVL cũng được đặt ra. Với một doanh nghiệp sản xuất, yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng cho nên hạch toán kế toán NVL là một khâu không thể thiếu được trong toàn bộ quá trình hạch toán. Việc hoàn thiện và nâng cao công tác hạch toán kế toán NVL giúp đảm bảo việc cung cấp thông tin để đưa ra các phương án thu mua, dự trữ,… xây dựng các phương án giá hợp lý nhất, tránh được tối đa các hiện tượng thiếu hụt, mất mát hoặc sử dụng lãng phí NVL; đảm bảo cung cấp NVL đồng bộ cần thiết cho sản xuất không bị gián đoạn; qua đó góp phần hạ thấp chi phí, giá thành phương pháp…, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, đây cũng là yêu cầu đặt ra với công ty may Thăng Long – một công ty sản xuất kinh doanh. III. Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty may Thăng Long. Công tác quản lý NVL. NVL của công ty rất đa dạng, lại nhập – xuất liên tục nên để tiện cho việc quản lý thì phải biết được một cách đầy đủ, cụ thể và dễ dàng, cần phải có sổ sách điểm vật tư. Sổ này được mở cho từng loại NVL (nguyên liệu (TK 1521), phụ liệu (TK 1522)… (hoá chất (TK 1528)), mỗi sổ quản lý những nhóm NVL theo từng danh điểm (có thể theo mã hàng) của từng loại: Biểu 23 Sổ danh điểm vật liệu. Phụ liệu – TK 1522. Ký hiệu Tên vật tư Đvt Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1522.01 1522.0101 Chỉ 5.000 mét Búp 1522.0102 Chỉ 3.000 mét Búp 1522.0103 Chỉ 2.000 mét Búp 1522.0104 Chỉ 1.000 mét Búp … … … … 1522.02 1522.0201 Khoá rút 17,5 cm Cm 1522.0202 Khoá rút 22 cm Cm … … … Sổ này là căn cứ để quản lý các loại NVL và có thể thực hiện dễ dàng hơn nếu dùng kế toán máy. 2. Về hạch toán tổng hợp NVL. - Trong quá trình hạch toán và ghi sổ, công ty không lập bảng phân bổ NVL (bảng phân bổ số 2), bảng này công ty nên lập vì nó sẽ giúp cho công tác tập hợp chi phí sản xuất dễ dàng hơn. Bảng phân bổ NVL được dùng để phản ánh giá trị NVL xuất kho trong tháng và phân bổ cho các đối tượng sử dụng và là cơ sở để vào bảng kê 4 (tập hợp chi phí sản xuất). Biểu 24 Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Tháng 3 năm 2009. STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 1521 1522 1523 … 1. TK 621 – CPNVLTT XN I … XN V 2. … … TK 642 - CPQLDN (Lập vào cuối tháng) Đối với bảng kê xuất vật liệu: Kế toán nên lập riêng cho NVL mua ngoài và NVL nhận gia công. Bảng kê xuất NVL mua ngoài được theo dõi cho từng XN nhưng sẽ không có cột “vận chuyển”. Bảng kê xuất NVL nhận gia công, hình thức như đã trình bày song nên theo dõi theo từng khách hàng trong mỗi XN chứ không nên theo dõi theo trình tự thời gian để tiện cho việc tính giá thành sản phẩm gia công cho mỗi đơn hàng ở từng XN. 3. Về công tác lập dự phòng. Hiện nay công ty không tiến hành trích lập các khoản dự phòng giảm giá (hàng tồn kho, đầu tư tài chính…). Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, các doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp lớn, khối lượng NVL nhiều thì chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả NVL trên thị trường cũng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty nhất là tới chi phí sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp này thường lập dự phòng trong đó có dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đây chính là nguồn bù đắp sự giảm giá trị của NVL tồn kho khi có sự sụt giảm về giá cả. Vì vậy, công ty nên lập dự phòng. 4. Một số kiến nghị khác. Hiện nay kế toán máy vẫn chưa được áp dụng trên toàn bộ công tác kế toán của công ty, cho nên việc áp dụng kế toán trên máy sẽ là việc mà công ty cần quan tâm trong thời gian tới. Kế toán máy sẽ giúp giảm nhẹ cường độ công việc của phòng kế toán, giúp nâng cao hiệu quả công việc. Có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực: cử cán bộ đi học, cập nhập chế độ mới cho nhân viên kế toán… Kế toán phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của mình. Với kế toán NVL: Phải năm vững chức năng, nhiệm vụ của công tác hạch toán NVL là phản ánh và giám sát quá trình nhập xuất toàn diện. Đảm bảo nguyên tắc hoàn thiện trong công tác hạch toán NVL đúng với yêu cầu, quy định của chế độ do Nhà nước ban hành. Luôn cố gắng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm trong công việc. Trên đây là một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công việc tác kế toán NVL ở Công ty may Thăng Long em đưa ra trên cơ sở những thông tin thu thập được về công ty sau thời gian thực tập. Bài thu hoạch Tất cả những cơ sở lý luận và nghiên cứu thực tiễn trên đã cho thấy vai trò của NVL trong sản xuất, do đó khẳng định vai trò của công tác kế toán NVL trong việc phục vụ yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp. Hạch toán kế toán NVL – một trong những phần hành kế toán không thể thiếu trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh – nhằm đem lại các thông tin phản ánh một cách đầy đủ, chính xác nhất về quá trình cung ứng và tình hình sử dụng NVL… tại doanh nghiệp. Những thông tin ấy chính là căn cứ để nhà quản lý đưa ra các quyết định, quyết định đúng đắn – doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển và ngược lại, quyết định sai lầm thì doanh nghiệp kinh doanh sẽ không có hiệu quả. Sau thời gian thực tập tại Công ty may Thăng Long, em đã được hiểu sơ bộ về thực trạng công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng tại công ty. Đồng thời em cũng nhận thấy vai trò to lớn của NVL đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nhất là đối với hoạt động của một công ty kinh doanh hàng may mặc. Kết hợp giữa lý thuyết và thực tế em đã trình bày những hiểu biết về công tác kế toán NVL của Công ty may Thăng Long cùng một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL ở công ty. Do trình độ còn hạn chế nên bài viết không thể tránh được những sai sót, em rất mong được sự bổ sung góp ý của các thầy, cô và của các nhân viên của công ty thực tập. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo – Tiến sĩ Lê Thị Hồng Phương cùng cô Nguyễn Thị Yến phòng kế toán của công ty và những cán bộ, nhân viên công ty cổ phần may Thăng Long đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình “Kế toán tài chính”. 2. Sách “Chuẩn mực kế toán quốc tế”. 3. Hướng dẫn thực hiện 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam. 4. Giáo trình “Kế toán quốc tế”. 5. Hệ thống chứng từ, sổ sách của Công ty cổ phần may Thăng Long 6. Mẫu báo cáo thực tập khoá 1 7. Tạp chí kế toán, kiểm toán… … Mục lục Trang Lời mở đầu. 1 Phần I Tổ chức công tác kế toán tại công tycổ phần may thăng long I. Tổ chức công tác kế toán 3 1. Tổ chức bộ máy kế toán 3 2. Chế độ kế toán áp dụng ở công ty 6 2.1. Chế độ chứng từ 7 2.2. Chế độ tài khoản 7 2.3. Chế độ sổ sách và báo cáo 7 Phần II Thực trạng hạch toán kế toán NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. I. Đặc điểm NVL và quản lý NVL tại công ty 9 II. Phân loại NVL sử dụng tại công ty 10 III. Tính giá NVL tại công ty 10 1. Giá NVL nhập kho 10 1.1. Đối với NVL mua ngoài nhập kho 11 1.2. Đối với NVL do khách hàng mang đến 11 2. Giá xuất kho NVL 12 IV. Hạch toán chi tiết NVL tại công ty cổ phần may Thăng Long 13 1. Chứng từ sử dụng 13 2. Quy trình luân chuyển các chứng từ 14 2.1. Quá trình nhập kho NVL 14 2.2. Quy trình xuất kho NVL 19 3. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL tại công ty cổ phần may Thăng Long 21 V. Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long 28 1. Tài khoản sử dụng 28 2. Sơ đồ hạch toán 29 3. Sổ sách sử dụng và các báo cáo liên quan 30 4. Trình tự ghi sổ 30 VI. Công tác kiểm kê NVL ở công ty 43 VII. Hạch toán dự phòng giảm giá NVL 44 Phần III Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL ở Công ty may Thăng Long I. Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng 45 II. Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán ở Công ty may Thăng Long 47 III. Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty may Thăng Long 48 1. Công tác quản lý NVL 48 2. Về hạch toán tổng hợp NVL 49 3. Về công tác lập dự phòng 50 4. Một số kiến nghị khác 50 BàI THU HOạCH 52 Danh mục tài liệu tham khảo 53 ý kiến đánh giá của đơn vị thực tập về quá trình thực tập tốt nghiệp của sinh viên Tên đề tài: Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần may Thăng Long ĐƠN Vị: CÔNG TY Cổ PHầN MAY THĂNG LONG Có ý KIếN ĐáNH GIá Về QUá TRìNH THựC TậP CủA SINH VIÊN NHƯ SAU: Sinh viên: Hà Thị Trường Lâm Đã thực tập tại đơn vị: Từ ngày 05 tháng 03 năm 2009 Đến ngày 15 tháng 05 năm 2009 1.Về phẩm chất đạo đức, ý thức phấn đấu rèn luyện: Về nghiệp vụ chuyên môn: Kết Luận: - Điểm đạo đức: - Điểm thực tập (Bằng số): (Bằng chữ: ) Hà Nội, ngày tháng năm 2009 Đơn vị thực tập (ký tên, đóng dấu) NHậN XéT CủA CáN Bộ NƠI THựC TậP Về Sổ NHậT Ký THựC TậP