Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội

m nghiệm vật tư, hoá đơn bán hàng của người cung cấp, phòng Kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho vật tư lập thành 3 liên : Liên1: Lưu tại phòng Kế hoạch vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên cho phòng kế toán. Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho người cung cấp) Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định. Ví dụ 1: Ngày 3/1/2002 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và nhận được các chứng từ sau: Biểu1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 3 tháng 1 năm 2002 N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768 Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội Điện thoại:............... MST: 0 1 0 0 7 4 4 2 9 9 - - - 1 Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tú Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130 Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản Số TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x cuộn kg 240,2 24.286 5.833.497 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg 526 27.619 14.527.594 4 Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg 210 28.571 5.999.910 5 Inox f 31,8 x1,2ly x6m kg 300 24.762 7.428.600 Cộng tiền hàng 49.930.144 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 2.496.506 Tổng cộng tiền thanh toán 52.426.650 Số tiền bằng chữ: (Năm mươi hai triệu bốn trăm hai sáu ngàn sáu trăm năm mươi đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Cty SX& DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 05-VT Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài chính Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 4 tháng 1 năm 2002 Số: 001 Căn cứ vào Hoá đơn số 096196 ngày 3/1/2002 của công ty TNHH Inox Tiến Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Đỗ Sinh Hậu- Phòng kỹ thuật - Trưởng ban. Ông: Nguyễn Ngọc Quang- Phòng kỹ thuật- uỷ viên Bà: Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 InoxSUS 304 0,4ly x 1020 x cuộn Cân ,đo kg 584,4 584,4 Không 2 Inox SUS 304 0,6 ly x 1020 x cuộn nt kg 240,2 240,2 Không 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg nt Kg 526 526 Không Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg nt Kg 210 210 Không Inox f 31,8 x1,2ly x6m kg nt kg 300 300 Không ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng độ bóng BA đúng qui cách, phẩm chất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Biểu 3: Cty SX và DVCơ Điện Hà Nội Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho Ngày 4 tháng 1 năm 2002 Số: 01 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Tiến Đạt Nợ: Theo biên bản kiểm nghiệm số 01 ngày 4 tháng 1 năm 2002 Nhập tại kho: vật tư kim khí STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo H đơn T.nhập 1 Inox USU304 0,4lyx 1020x cuộn kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6lyx 1020x cuộn kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg 526 526 27.619 14.527.594 4 Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg 210 210 28.571 5.999.910 5 Inox f 31,8 x1,2ly x6m kg 300 300 24.762 7.428.600 Tổng 49.930.144 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi chín triệu chín trăm ba mươi ngàn một trăm bốn bốn ngàn. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) b. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Khi nguyên vật liệu mang đi thuê ngoài gia công chế biến nay về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho thuê gia công, hợp đồng gia công và số lượng vật liệu đã chuyển về công ty, phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho. Ví dụ2: Ngày 4 tháng 1 năm 2002, số vật liệu mang đi thuê gia công theo phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng12 năm 2002 nay đã về đến công ty. Phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra số vật liệu trên. Biểu 4 Cty SX và Dv Mẫu số 05- VT Cơ Điện Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 4 tháng 1 năm 2002 Số 04 Căn cứ vào phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng 12 năm 2002 và hợp đồng gia công số 162/KHVT của công ty với cơ sở Hoàng Long. Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Bà: Đỗ Sinh Hậu- Phòng Kế hoạch vật tư- Trưởng ban. 2. Ông Đỗ Ngọc Quang- Phòng kế hoạch- uỷ viên. 3. Bà : Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: S tt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo phiếu xuất Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 Inoxă22x22x1,2lyx1m9 Cân kg 493,4 493,4 Không 2 Inoxf31,8 x1,2 ly x 2m57 nt kg 167,3 167,3 Không 3 Inox30x60x1,2ly x 1m9 nt kg 110,0 110,0 Không 4 Inoxf31,8x 1,2ly x 2m37 nt kg 218,0 218,0 Không ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 5: C.ty SX& DV cơ điện Hà Nội Phiếu nhập kho gia công Ngày 4 tháng 1 năm 2002 Số:04 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Bùi Thanh Châu - Cơ sở Hoàng Long Theo hoá đơn số ngày 4 tháng 1 năm 2002 Gia công điện hoá inox các loại Nhập tại kho: vật tư kim khí Đơn vị tính: Đồng STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền TheoHđơn T.nhập 1 Inoxă22x22x1,2lyx1m9 kg 493,4 493,4 33.379 16.469.199 2 Inoxf31,8 x1,2 ly x 2m57 kg 167,3 167,3 28.761 4.811.715 3 Inox30x60x1,2ly x 1m9 kg 110,0 110,0 33.047 3.635.170 4 Inoxf31,8x 1,2ly x 2m37 kg 218,0 218,0 28.740 6.265.320 Tổng cộng 31.181.404 Số tiền bằng chữ: (Ba mươi mốt triệu một trăm tám mốt ngàn bốn trăm lẻ bốn đồng). Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Các chi phí vận chuyển, bốc xếp đều tính vào giá gia công nên không có các phiếu chi phí liên quan, giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị của vật liệu xuất chế biến cộng với chi phí gia công. Đơn giá Inox 22x22x1,2 ly x1m9 = 27.619 đ + 5.760đ = 33.379đ. Đơn giá Inox 31,8x1,2lyx2m57 = 24.762đ + 3.999 đ = 28.761đ. Đơn giá Inox 31,8x1,2ly x2m37 = 24.762đ + 3.978 đ = 28.740đ. Đơn giá Inox 30x60x1,2ly x 1m9 = 28.571đ + 4.476đ = 33.047đ 3.2.2 Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu. * Xuất kho cho sản xuất sản phẩm. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên sau khi đã ký kết với khách hàng, phòng Kế hoach vật tư tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xưởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất , bản vẽ và định mức vật tư để ghi các danh mục vật tư cần sử dụng, cụ thể như: Số lượng, chủng loại, phẩm cấp. Sau đó đưa danh mục lên phòng kế hoạch vật tư và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu. Căn cứ vào định mức vật tư và tình hình sản xuất thực tế phòng kế hoạch vật tư duyệt số lượng vật liệu cần thiết đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2và liên 3: đợn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yều cầu thủ kho xuất vật liệu. Khi xuất kho , thủ kho sẽ ghi số lượng vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để chuyển lên phòng kế toán. Còn một liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư giữ. Ví dụ 3: Ngày 16/1/2002 tổ sản xuất số 2 thuộc phân xưởng sản xuất chính có nhu cầu sử dụng Inox 31,8x1,2lyx6m để cắt và uốn 200 bộ đầu giường. Quản đốc phân xưởng làm giấy đề nghị xuất kho: Biểu 6: cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Giấy đề nghị xuất kho Kính gửi : Phòng kế hoạch vật tư Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Cầu - Quản đốc phân xưởng số 2 Phân xưởng chúng tôi có nhiệm vụ sản xuất 200 bộ đầu giường, nên chúng tôi cần sử dụng nguyên vật liệu như sau : STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Inox (31,8x 1,2 ly x 6m kg 1080 Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất. Hà Nội, ngày 16 tháng 1 năm 2002 Duyệt Người viết giấy Ký tên. Sau khi giấy đề nghị trên được duyệt, phòng Kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho. Biểu 7: Cty SX&DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 02- VT Phiếu xuất kho Ngày 16 tháng 1 năm 2002 Số: 21 Nợ: Có: Họ tên người nhận: Nguyễn Mạnh Cầu - Quản đốc phân xưởng số 2 Lý do xuất: Cắt uốn 200 bộ đầu giường Xuất tại : Vật tư kim khí Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Inoxf31,8x1,2ly x 6m kg 1080 1080 Cộng 1080 1080 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên) ( Ký tên) ( Ký tên) * Xuất kho thuê gia công: Để mẫu mã sản phẩm của công ty được đa dạng và phong phú, mặt khác có những thời gian đơn hàng nhiều mà mặt bằng của công ty chật hẹp nên không tự sản xuất được. Để đảm bảo tiến độ sản xuất phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào các mặt hàng cần sản xuất, tính toán số lượng nguyên vật liệu theo định mức sau đó tiến hành làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống như xuất kho cho sản xuất. Vật liệu xuất để thuê ngoài gia công công ty dùng phiếu xuất kho gia công. Ví dụ 4: Ngày 23/1/2002. Công ty xuất vật liệu để thuê ngoài gia công. Phòng kế hoạch vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho và làm các thủ tục như sau: Biểu 8 Cty SX&DV cơ điện Hà Nội Quyển số: 01 Số: 22 Phiếu xuất kho gia công Ngày 20 tháng 1 năm 2002 Nợ: Có: Họ tên người nhận: Nguyễn Viết Vinh - hợp tác xã vĩnh Thành Mục đích sử dụng: Làm tủ đầu giường và tủ thuốc Hợp đồng gia công số: 12 ngày 20/1/2002 Nhập tại kho: Vật tư kim khí. Ghi nợ vào tài khoản: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Inox usu304 0,4ly*1020*cuộn kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox usu304 0,6ly*1020*cuộn kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 Cộng 21.974.040 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 4. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Tại công ty việc hạch toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp thẻ song song. * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên 1 tờ thẻ kho, thẻ kho được đóng thành quyển dùng cho cả năm. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải ghi số lượng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất được thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lượng với kế toán. Ví dụ 5: Trong quý 1 năm 2002 thủ kho nhận được các phiếu nhập và phiếu xuất như sau: Biểu 9: Cty SX DVCĐ Mẫu số 06-VT Kho: VTKK Ban hành theo QĐsố 1141 ngày 1/11/95 Thẻ kho Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Inox lá USU304 0,4ly*1020*cuộn Đơn vị tính: Kg Mã số: Stt Chứng từ Diễn giải Đ VT Số lượng Xác nhận của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Kiểm kê ngày 31/12/2002 1650 01 01 4/1 Cty Inox Tiến Đạt Kg 584.4 02 12 8/1 Cty Inox Hoà Bình Kg 1915 03 13 8/1 Vinh- Vĩnh Thành 1915 04 16 12/1 Cty Inox Hoà Bình Kg 1297 05 19 12/1 Miên cơ sở Sóc Sơn 600 06 20 15/1 Cầu quản đốc px2 68 07 22 20/1 Vinh- Vĩnh Thành 584,4 Cộng cuối tháng 3796,4 3167,4 Tồn kho cuối tháng 1 2279 * Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tương ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán vật liệu xuống kho lấy các chứng từ nhập xuất đã được thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận được các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý chưa. Nếu như các chứng từ đã hợp lý hợp pháp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi sổ chi tiết. Giá bình quân được tính như sau: Ví dụ tính giá bình quân của Inox lá USU 304 0,4ly x1020x cuộn: Đơn giá 40.857.300đ+ (16.140543đ+ 51.978.845đ + 35.821.843đ) bình quân = trong tháng 1.650kg+(584,4 kg + 1915 kg + 1.297 kg ) 144.798.531đ = = 26.586,0992đ/kg 5.446,4 kg Trị giá hàng tồn kho của Inoxlá USU 3044,4ly *1020 * cuộn là: 2279kg x 26.586,0992 = 60.589.720đ. Trị giá hàng xuất kho của Inoxlá USU 3044,4ly *1020 * cuộn là: 3167,4 kg x 26.586,0992 = 84.208.811đ 5.Hạch toán tổng hợp NVL. 5.1.Tài khoản sử dụng Thực tế ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện, kế toán tổng hợp NVL áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các tài khoản công ty sử dụng là: TK152, TK133, TK111,TK112, TK141, TK331, TK311, TK621, TK627, TK154, TK338, TK138. 5.2.Hạch toán tổng hợp nhập NVL. 5.2.1 Trường hợp mua ngoài. Hàng và hoá đơn cùng về: Mua hàng trả tiền ngay. Sau khi kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập. * Mua bằng tiền mặt VD: Ngày 03/01/2002 Công ty mua Inox của công ty Tiến Đạt, tổng số tiền là: 23.072.742 đ bao gồm cả các chi phí mua hàng như vận chuyển, bốc xếp, bao gồm cả thuế GTGT. Công ty trả bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 20 ( Biểu 3); hoá đơn GTGT ( Biểu 1) ghi: Nợ TK152 : 21.974.040đ Nợ TK133 1.098.702đ Có TK111 23.072.742đ Nghiệp vụ chi tiền mặt tại công ty để trực tiếp mua hàng rất ít xảy ra mà chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản và tạm ứng cho nhân viên đi mua. Biểu12: Cty SXDVCĐ Nhật ký chứng từ số1 Ghi có TK 111: Tiền mặt Tháng 1/2002 ĐVT: đồng Stt Ngày Ghi có TK111, Nợ các TK. . . . . TK152 TK 133 TK153 ….. …. 01 03/01/2002 21.974.040 1.098.702 02 06/01/2002 31.609.268 1.580.462 7.771.900 … ……… …….. ……… ………….. Cộng 112.968.420 5.648.421 35.942.800 Người ghi nhật ký (ký tên) Cuối tháng hay cuối quý kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ số 1. Xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu ở cột tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 ( ghi có TK 111 - Nợ TK 152). * Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Đối với trường hợp này kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc viết séc thanh toán tiền mua hàng và vào bảng kê chi tiền. Đến khi nhận được sổ phụ của ngân hàng ( giấy báo nợ), kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản và vào sổ tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Ngày 10/1/2002 sau khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản như sau: Nợ TK 152: 36.950.000đ. Nợ TK 133: 1.847.500đ. Có TK 112.1: 38.797.500đ Cuối tháng hay cuối quí kế toán khoá sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu ở sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2. Xác định tổng số phát sinh Có của TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi sổ cái TK 152. Biểu 13: Công ty SX & DV Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 1/ 2002 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ các TK Cộng có TK 112 Hoá đơn PN N T .. .. TK 152 TK 133 .. .. 042876 13 10.1 Trả tiền mua Inox 36.950.000 1.847.500 38.797.500 036971 17 12.1 Trả tiền mua Inox 11.762.500 562.500 11.200.000 ……………. Cộng 73.057.325 3.652.866 476.710.191 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) * Mua NVL chưa trả tiền. Đối với vật liệu mua ngoài chưa trả tiền công ty hạch toán vào TK 331. Trong đó theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán. Vì vật liệu mua ngoài rất đa dạng, phong phú của từng đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau: Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán được mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này được mở cho cả một năm, bắt đầu từ 01/01 đến hết năm, mỗi tờ hoá đơn được ghi trên 1 dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh đến khi thanh toán xong. Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, mỗi đơn vị bán được ghi một dòng trong NKCT số 5 như biểu 15. Sau đó kế toán khoá sổ NKCT số 5, ghi vào sổ cái TK 331; xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK152 (Ghi Nợ TK152, ghi Có TK331) Biểu14: Cty Sx&DV Cơ Điện Hà Nội Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản: 331- Phải trả người bán Tháng 1/2002 Đối tượng: Công ty TNHH Inox Hoà Bình Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số HĐ Số PN NT nhập Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 70.000.000 09619 18 13.1 Mua Inox 152 21.820.851 Thuế VAT 133 1.091.042 097118 22 22.1 Mua Inox 152 6.090.838 Thuế VAT 133 23.1 Trả bằng TGNH 80.000.000 Cộng 80.000.000 30.237.494 Số dư cuối kỳ 20.237.494 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký tên) ( Ký tên) Biểu 16 Công ty SX & DV CƠ Điện Hà Nội Sổ cái TK 331- Phải trả cho người bán Đơn vị: đồng. Số dư đầu năm Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có với TK này Tháng 1 Tháng 2 …………….. Tổng số phát sinh Nợ 548.041.326 Tổng số phát sinh Có 492.389.820 Số dư cuối tháng Nợ Có 162.978.494 Ngày tháng năm Kế toán trưởng ( Ký tên) * Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứmg: Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền , sổ quĩ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1 và Nhật ký chứng từ số 10 Nợ TK 141: Có TK 111: Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột ghi Nợ TK 141, ghi có TK 111. Trong Nhật ký chứng từ số 10, các đối tượng được tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tượng được ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng đợt sau. Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, phiếu nhập. . . để định khoản: Nợ TK 152: Nợ TK 133: Có TK 141: Cuối tháng hoặc cuối quí khoá sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu này để ghi sổ cái TK 152 ( Ghi có TK 141, ghi Nợ TK 152). Biểu 17 Công ty SX & DV Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 10 Ghi có TK 141- Tạm ứng Tháng 1/2002 Đơn vị tính: đồng Stt Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 141, ghi có các TK Ghi có TK 141, ghi Nợ các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có TK111 . Cộng TK 152 TK 133 … Nợ Có 1 Hoàng Tăn Tú 20.000.000 20.000.000 19.047.600 952.400 2 NG. xuân Vinh 3.400.000 3.400.000 3.238.100 161.900 3 Phạm Văn Tiến 2.000.000 2.000.000 ……… Cộng 32.000.000 32.000.000 26.000.000 1.500.000 4.500.000 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) *Trường hợp nhập kho hàng đi đường tháng trước: Vì nguyên vật liệu của công ty chủ yếu mua trên địa bàn Hà Nội nên trường hợp này thường không xảy ra. Rất hãn hữu có trường hợp cuối tháng hàng chưa về thì công ty vẫn lưu hoá đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ. 5.2.2. Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công Tại công ty SX và DV Cơ Điện Hà Nội , nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ nguồn mua ngoài. Trường hợp thuê ngoài gia công rất ít. Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán căn cứ vào : Hợp đồng gia công, phiếu xuất kho gia công, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho gia công. . . ghi định khoản như sau: Nợ TK 152: Có TK 154: Ví dụ: Căn cứ hợp đồng gia công số 162 ngày 24/12/2002, phiếu xuất kho số 812 ngày 25/12/2002, biên bản kiểm nghiệm vật tư số 04 ngày8/1/2002(biểu 4), phiếu nhập kho số 04 ngày 4/1/20002 ( biểu 5), kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 152: 31.697.587đ. Có TK 154: 31.697.587đ. 5.3.Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Tại công ty Sản xuất và dịch vụ Cơ Điện Hà Nội quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trường hợp điển hình như sau: * Trường hợp xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm ( chi tiết cho từng phân xưởng). Nợ TK 621( chi tiết theo PX): Có TK 152 ( chi tiết NVL): Ví dụ: Ngày 2.1 căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2.1.2002 về xuất 156 kg Inox cho xưởng cơ khí làm 30 khung giường 1m 9 x 0,9 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621.XCK: 4.611.024 Có TK 152: 4.611.024 Định khoản này được ghi ngay trên sổ chi tiết vật tư. * Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627( chi tiết theo phân xưởng): Có TK 152: Ví dụ: Ngày 2/1/2002 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xưởng cơ khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại một số giá kệ để máy móc thiết bị: Nợ TK 627(PX cơ khí): 1.333.320đ Có TK 152 : 1.333.320đ. * Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641: Có TK 152: Ví dụ : Ngày 4/1/2002 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641: 48.570đ. Có TK 152: 48.570đ. * Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Có TK 152: Ngày 203/1/2002: Phiếu xuất số 22 xuất NVL đi thuê gia công: Nợ TK 154: 21.393.473đ. Có TK 152: 21.393.473đ. * Xuất nguyên vật liệu đi bán: Nợ TK 632: Có TK 152: Công ty bán 1.178,8kg Inox 21,8 cho nhà máy cơ khí 2129 Hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2002: Nợ TK 632: 30.648.800đ. Có TK 152: 30.648.800đ. * Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng: Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích , trên cở sở đó lập bảng phân bổ số 2 Biểu18: Công ty SX & DV Cơ điện Hà Nội Bảng phân bổ số 2 Bảng phân bổ nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ Tháng 1/2002 Đơn vị: đồng Số TT Các TK ghi có Ghi nợ Các tài khoản Tài khoản 152 Tài khoản 153 1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 632 126.645.790 Cộng 653.561.798 Sau đó lập bảng kê số 4. Căn cứ vào bảng phân bổ và các nhật ký chứng từ liên quan lập bảng kê số 4. Biểu 19: Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội Bảng kê số 4 Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Tháng 1/2002 STT Các TK có ghi Các TK ghi nợ …… TK152 TK153 1 TK154 100.694.600 2 TK621 397.680.208 - PX1 137.421.200 - PX2 124.797.421 - PX3 135.461.587 3 TK627 15.932.800 4 TK641 12.608.400 5 TK642 Cộng 526.916.008 Lập bảng kê số 3 Biểu 20: Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội Bảng kê số 3 Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2002 STT Các TK ghi có Các TK ghi nợ TK152 ………… 1 I- Số dư đầu tháng 115.220.800 2 II- Số phát sinh trong tháng 712.666.018 Từ NKCT số 1 112.968.420 Từ NKCT số 2 73.057.325 Từ NKCT số 5 468.942.686 Từ NKCT số 7 31.697.587 Từ NKCT số 10 26.000.000 3 Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 827.886.818 4 Cộng xuất trong tháng 653.561.798 5 Tồn cuối tháng 174.325.020 *Ghi sổ cái TK 152 Tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh biến động của NVL theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152: - Số dư đầu năm : Đựơc lấy từ sổ cái TK 152 năm trước - Số phát sinh Nợ: Được lấy từ các NKCT số 1, 2,5,7,10 - Số phát sinh Có: Được lấy từ bảng phân bổ số 2 - Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT Biểu 21: Công ty SX & DV CƠ Điện Hà Nội Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu Đơn vị: đồng Số dư đầu năm Nợ Có 115.220.800 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ………… TK 111 ( NKCT số 1) 112.968.420 TK 112 (NKCT số 2) 73.057.325 TK 141 ( NKCT số 10) 26.000.000 TK 331 ( NKCT số 7 ) 31.697.587 Cộng số phát sinh Nợ 712.666.018 Cộng số phát sinh Có 653.561.798 Tổng số phát sinh Nợ 174.325.020 Ngày tháng năm Kế toán trưởng ( Ký tên) 6.Công tác kiểm kê nguyên vật liệu : Công ty Sản xuất và dịch vụ Cơ Điện Hà Nội định kỳ 6 tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và hiện xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút ra những kinh nghiệm , bổ sung các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Ban kiểm kê bao gồm 3 người: 1 thủ kho; 1 thống kê( nhân viên phòng Kế hoạch vật tư); 1 kế toán ( Kế toán NVL).Kết quả kiểm kê được ghi vào " Biên bản kiểm kê" do phòng Kế hoạch vật tư lập. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản kiểm kê được gửi về phòng kế toán. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại: Chênh lệch Số lượng tồn Số lượng tồn thừa thiếu kho kiểm kê kho sổ sách Trước khi lập báo cáo, căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: - Thừa phát hiện khi kiểm kê: Nợ TK 152 Có TK 3381 - Thiếu phát hiện qua kiểm kê + Thiếu trong định mức Nợ TK 642 : Trị giá thiếu hụt trong định mức Có TK 152: + Thiếu hụt ngoài định mức Nợ TK 1388 Có TK 152 Nhận xét : Kết quả kiểm kê cho thấy công ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa quản lý và hạch toán vật tư nhập kho, xuất dùng; giữa kế toán và thủ kho. Hệ thống kho tàng được bố trí, bảo quản hợp lý an toàn. Chương III Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà nội I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu . Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự tác động của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này cơ chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. ở nước ta, Đảng và Nhà nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý Nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường. Khi chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật nên hạch toán càng có vai trò quan trọng. Cùng với sự thay đổi về quản lý kinh tế, hạch toán kế toán cũng chịu sự chi phối cần đổi mới hoàn thiện. Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí, đồng thời giảm chi phí hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hiện nay trên thực tế, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn phức tạp cồng kềnh cần được giảm bớt. Vì vậy, các doanh nghiệp tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình cần có các biện pháp quản lý, hạch toán theo hướng đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ quy định. Công cuộc cải cách chế độ kế toán ở nước ta theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng1 năm 1995 đã đáp ứng yêu cầu quản lý hạch toán trong tình hình mới và phù hợp với chuẩn mực thông lệ quốc tế. Do điều kiện nước ta đi sau nên chúng ta đã tận dụng đựoc những kinh nghiệm và sự giúp đỡ cáu các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp không tránh khỏi có những sai sót, do vậy công tác hoàn thiện tổ chức hạch toán là vô cùng cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. II. Nhận xét chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện hà Nội. Qua chặng đường hơn mười năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình công ty đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, trở thành một trong những bạn hàng lớn và ổn định cung cấp trang thiết bị cho ngành y tế. Sản phẩm của công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về mặt chất lượng và mẫu mã, chủng loại. Để đạt được kết quả như vậy, công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý hạch toán nói riêng. Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu , em thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội có những ưu điểm sau: - Về công tác quản lý, công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng cho sản xuất. - ở khâu thu mua: Công ty đã tạo cho mình một thị trường cung cấp nguyên vật liệu ổn định trên địa bàn Hà Nội, quản lý tốt khâu thu mua thông qua việc quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. - ở khâu bảo quản: Trong kho của công ty được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. - ở khâu sử dụng : Khi có nhu cầu sử dụng, phòng Kế hoạch vật tư xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất. Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ , phù hợp với qui mô sản xuất của công ty. Về cơ bản bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty. Kế toán áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ chức hợp pháp hợp lệ và theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công tác hạch toán. Công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng được tiến hành có nề nếp theo đúng chế độ. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về cơ bản công ty đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động về nguyên vật liệu. Để có được kết quả này là do sự nỗ lực của các cán bộ phòng tài vụ nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của Kế toán trưởng công ty. Bên cạnh những ưu điểm cơ bản nêu trên, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu còn tồn tại những mặt chưa hợp lý: - Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là Inox nhưng công ty sử dụng rất nhiều loại Inox khác nhau về hình dáng ( lá, lá băng, hộp, tròn. . .); khác nhau về kích thước ( cùng là Inox hộp nhưng có: 22x22x1,2lyx1m9; 30x60x1,2lyx1m9. . .) nên dễ bị nhầm lẫn, nhưng công ty chưa xây dựng Sổ danh điểm vật tư nên có ảnh hưởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu giữa kho và kế toán trong việc tìm kiếm. - Cuối tháng khi hàng còn đang đi đường, ở công ty không hạch toán vào TK 151 để theo dõi mà chờ đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán, điều này chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. -Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty đã sử dụng bảng kê số 3 để hạch toán. Điều này là không hợp lý, bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sủ dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính được cuối kỳ để ghi sổ. - Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay giá cả của nhiều mặt hàng luôn thường xuyên biến động , công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ có ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nếu gặp phải tình huống giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động lớn. - Phòng kế toán của công ty chỉ có 4 người, một kế toán viên phải kiêm nhiệm 2,3 phần hành kế toán nên công việc rất nhiều nhưng công ty vẫn chưa trang bị máy tính cho phòng kế toán do vậy có ảnh hưởng tới hiệu quả công tác kế toán trong công ty. III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội. Với góc độ là một sinh viên thực tập em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội như sau: 1.Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Xây dựng sổ danh điểm vật tư: Thứ nhất: Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh khi có sai sót, công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”. Danh điểm vật tư xây dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu. . . Sổ danh điểm vật tư tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho công ty áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán được thuận lợi. Sổ danh điểm vật tư có thể xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 22: Đơn vị: Sổ danh điểm vật tư Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Ghi chú 152.C.01.01 Inox f31,8x1,2ly x 2m57 Kg 152.C.01.02 Inoxf31,8x1,2 ly x 2m37 Kg …………… 152.C.02.01 Inox ƒ 22x22x1,2ly x1m9 Kg 152.C.02.02 Inox ƒ30x60x1,2ly x1m9 Kg ………….. 152.P.01.01 Bu lông M8*60 Cái 152.P.01.02 Bu lông M 10*30 Cái …………… 152.P.02.01 Vít M8*60 Cái 152.P.02.02 Vít M6*30 Cái ………… ………… Thứ 2: Về giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu của công ty phải nhập xuất làm nhiều lần nên số lượng chứng từ về nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty tương đối nhiều, để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập như sau: Biểu số 23: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày. . . . . . . . đến ngày. . . . . . . . . . . STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú Người giao Người nhận Thứ 3: Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất nhiều, nguyên vật liệu phải xuất nhập làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót nhầm lẫn dễ xảy ra. Có những trường hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trường hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp với nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính đối chiếu. Các bảng kê chứng từ nhập , xuất có thể xây dựng như sau: Ví dụ : Lập bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất tháng 1/20001 Biểu số 24: Đơn vị: Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2002 Kho: vật tư kim khí Chứng từ Diễn giải ĐV tính TK ĐƯ Số lượng Đ.giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 4.1 Inox USU 304 o,4ly*1020*cuộn Kg 111 584,4 27.619 16.140.540 Inox USU 304 o,6ly*1020*cuộn Kg 111 240,2 24.286 5.833.497 02 4.1 Vít M6*30 Cái 331 7.500 1.018 7.653.000 Bu lông M10*30 Cái 331 2.500 2.666 6.665.000 …. … … … … ….. Tổng cộng 721.666.018 Người lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 25: Đơn vị : Bảng kê chứng từ xuất Tháng 1 năm 2002 Kho: vật tư kim khí Chứng từ Diễn giải ĐV tính TK ĐƯ Số lượng đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 01 2.1 Inoxf31,8*1,2* x 2m57 - PX1 Kg 621 156 29.557,85 4.611.024 02 2.1 Bu lông M8*60 – PX2 Cái 621 2.500 2.3800,95 5.952.375 03 2.1 Que hàn – PX3 Kg 627 20 66.666 1.333.320 ………………………… ….. …. …… ……… ……… Tổng cộng 653.561.798 Số liệu tổng công trên Bảng kê chứng từ nhập và Bảng kê chứng từ xuất được dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ được liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ sẽ phát hiện được ngay.Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn là rà soát với từng sổ chi tiết. Thứ 4: áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý NVL. Công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất kho, phương pháp này tuy dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn cả vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Kế toán vật tư phải kiêm nhiệm các việc khác do vậy ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Để hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế, xu hướng tiến bộ của thế giới và góp phần hơn nữa trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, trong thời gian tới công ty nên trang bị máy tính cho phòng kế toán. Công ty có thể mua một phần mềm phần hành kế toán đang được sử dụng trên thị trường để giảm bớt công việc ghi chép của kế toán. Kế toán nhập dữ liệu vào máy, máy tính sẽ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu như sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng kế toán thực hiện các lệnh lọc đưa ra các bảng kê nhập , bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp. Mặt khác sử dụng máy tính, kế toán có thể sử dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập để thay cho giá bình quân cả kỳ dự trữ mà công ty đang sử dụng để phản ánh chính xác hơn giá trị nguyên vật liệu xuất kho. 2.Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Thứ nhất: Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty đã sử dụng bảng kê số 3 để hạch toán. Điều này là không hợp lý, bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính được cuối kỳ để ghi sổ. Trên thực tế nội dung của Bảng kê số 3 doanh nghiệp sử dụng tương tự như sổ cái TK 152. Mặt khác theo chế độ Bảng kê số 3 chỉ dùng ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Như vậy việc lập bảng kê số 3 là không cần thiết, công ty nên bỏ việc lập Bảng kê số 3 để tập trung vào các công việc khác. Thứ 2: Công tác hạch toán “Hàng đang đi đường”. Việc hạch toán hàng đi đường chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành, công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi. Khi nhận được hoá đơn của người bán nhưng hàng chưa về đến công ty, kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường. Đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán căn cứ hoá đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151: Nợ TK 133: Có TK 331: Và ghi chép trên nhật ký chứng từ số 6. Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK 152: Có TK 151: Ví dụ: Ngày 26/2/2002 công ty mua Inox của cửa hàng Vinh Vượng nhận được hoá đơn sau: Biểu số 26: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 26 tháng 2 năm 2002 N0: 092227 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Inox Vinh Vượng Địa chỉ: 36 Thuốc Bắc - Hà Nội Số tài khoản: 710A- 0036.0908 Ngân hàng công thương Hoàn kiếm Điện thoại:............... MST: 0 1 0 0 2 6 3 8 0 9 - - - 1 Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tú Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130 Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: Trả chậm Số TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Inox 22x22x1m9 kg 394,4 27.620 10.893.328 2 Inox31,8x1,2ly x2m57 kg 429,2 28.730 12.330.916. Cộng tiền hàng 23.224.244 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.161.212 Tổng cộng tiền thanh toán 24.385.456 Số tiền bằng chữ: (Hai mươi bốn triệu ba trăm tám lăm ngàn bốn trăm năm sáu đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Nhưng do xe vận chuyển của cửa hàng bị tại nạn nên cả xe bị giữ chờ giải quyết. Vì vậy đến ngày 28/2 số hàng trên vẫn chưa về đến công ty. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi bút toán: Nợ TK 151: 23.224.244đ. Nợ TK 133: 1.161.212đ. Có TK 331: 24.385.456đ. Và ghi vào NKCT số 6 Đến ngày 6.3 số hàng trên đã về đến công ty, phòng Kế hoach vật tư viết phiếu nhập kho số 42 ngày 6/3/2002. Kế toán ghi bút toán: Nợ TK 152: 23.224.244đ. Có TK 152: 23.224.244đ. Biểu số 27: Công ty SX&DV Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 6 Ghi có TK 151- Hàng mua đang đi đường Tháng 3 năm 2002 TT Diễn giải Số dư đầu tháng Hoá đơn PN Ghi có TK 151, ghi Nợ các TK Số dư CT Sh NT Sh NT 152 153 ... Cộng 1 Mua Inox 23.224.244 92227 26.2 42 6.3 23.224.244 0 Cộng Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Số liệu ở dòng tổng cộng cột TK 152 của NKCT số 6 được dùng để ghi sổ cái TK 152 Thứ 3: Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Xét về phương diện kinh tế : Nhờ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Xét về phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá, doanh nghiệp có thể tích luỹ được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thật sự. Việc trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có các điều kiện sau: + Nguyên vật liệu là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. + Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nhghiệp. + Có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức dự phòng giảm Số lượng hàng Giá đơn vị Giá đơn vị thực tế giá cần lập cho từng = tồn kho cuối x thực tế ghi sổ - trên thị trường loại hàng tồn kho i niên độ loại i của hàng i của hàng i Tài khoản được sử dụng để hạch toán là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Phương pháp hạch toán: Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước. Nợ TK 159: Có TK 721: Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642: Có TK 159: Khi nguyên vật liệu thực sự bị giảm giá trong năm, kế toán ghi: Nợ TK 159: Số bị Có TK 152: giảm giá Thứ 4: Trong quá trình sản xuất của công ty giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm. Vì vậy, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. Để công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng tốt hơn, công ty cần phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu . Trên cơ sở các kết quả phân tích đó, công ty có hướng điều chỉnh kế hoạch, tìm ra các biện pháp kịp thời để phát huy những mặt tốt, khắc phục những mặt còn hạn chế, không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu. Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu có thể dựa trên một số chỉ tiêu sau đây: - Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm: Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu cần xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối. + Mức biến động tuyệt đối: M1 Số tương đối = x 100% Mk Số tuyệt đối : DM = M1- Mk Kết quả tính toán trên cho thấy khối lương nguyên vật liệu tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu. + Mức biến động tương đối: M1 Số tương đối: x 100% Q1 Mk x Qk Q1 Số tuyệt đối: DM = M1 - Mk x Qk Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Sản phẩm của công ty được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Vì vậy mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm chịu ảnh hưởng của hai yếu tố: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu từng loại cho sản xuất sản phẩm (mi) và giá đơn vị nguyên vật liệu từng loại xuất dùng cho sản xuất sản phẩm ( si). + Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: mi = ki + fi + hi ki: Trọng lượng tinh của sản phẩm fi : Mức phế liệu bình quân một sản phẩm hi : Mức tiêu phí nguyên vật liệu cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành. + Mức tiết kiệm nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Dm = m1 - mk = ( k1-kk ) + ( f1 - fk) + ( h1 - hk) + Mức tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Dm = S mi1si1 - S mi1sik + ảnh hưởng của nhân tố giá đơn vị nguyên vật liệu: Dm = S (si1 - sik)mik Qua kết quả phân tích trên đây giúp cho công ty xác định rõ nguyên nhân làm thay đổi mức chi phí cho sản xuất đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó đề ra các biên pháp thích hợp làm giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, đây là nhân tố cơ bản để giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. - Phân tích hệ số quay kho vật tư của thực tế so với kế hoạch: Hệ số Giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ quay kho = vật tư Giá trị bình quân vật tư tồn kho Hệ số này càng lớn thì số vốn lưu động quay càng nhiều, điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao Trên đây là một số ý kiến đóng góp vào việc hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. Do kiến thức của bản thân còn hạn chế, có thể các giải pháp đề xuất của em còn chưa đầy đủ, chưa phải là tối ưu, em rất mong được công ty tham khảo. Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu một cách hợp lí có hiệu quả sẽ góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qúa trình thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức tiếp thu được ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý và hạch toán vật liệu là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn nên bài viết của em chỉ nghiên cứu được một số vấn đề. Tuy nhiên em đã cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực những ưu điểm, những cố gắng của công ty đồng thời cũng nêu ra một số ý kiến, kiến nghị nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu. Những ý kiến trong bài viết này là sự kết hợp giữa lý luận cơ bản mà em tiếp thu được từ các bài giảng và tình hình thực tế tại công ty. Em mong muốn nhận được sự góp ý của cô giáo để bài viết của em hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại công Sản Xuất và Dịch vụ cơ điện Hà Nội, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô, bác trong công ty đặc biệt là cô, bác phòng kế toán, đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn T.S Nguyễn Thị Lời đã giúp em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cám ơn ./. Mục lục Chưong I: Những vẫn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL 3 1. Đặc điểm, vai trò, vị trí của NVL trong quá trình sản xuất 3 2. Yêu cầu quản lý NVL 4 3. Nhiệm vụ của kế toán NVL 4 II- Phân loại và tính giá NVL 5 1. Phân loại NVL 5 2. Tính giá NVL 7 III- Tổ chức hạch toán chi tiết NVL 9 1. Tổ chức chứng từ 9 2. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL 11 IV. Hạch toán tổng hợp NVL 14 A.Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 14 1. Tài khoản sử dụng 15 2. Hạch toán tổng hợp NVL 16 B. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 23 1. Tài khoản sử dụng 23 2. Phương pháp hạch toán 24 C. Tổ chức sổ kế toán tổng hợp NVL trong các DN SXCN 26 Chương II- Thực trạng công tác hạch toán NVL 30 Tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội I- Sự gia đời và phát triển của công ty 31 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 31 2. Các loại NVL chủ yếu sử dụng trong đơn vị 34 II- Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty SX&DV Cơ điện Hà Nội 35 1. Đặc điểm NVL của công ty 35 2. Phân loại và đánh giá NVL 35 3. Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ 36 4. Hạch toán chi tiết NVL 44 5. Hạch toán tổng hợp NVL 49 6. Công tác kiểm kê NVL 58 Chương III: Hoàn thiên công tác hạch toán NVL tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ diện Hà Nội I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 60 II. Nhận xét chung về tổ cbức hạch toán NVL tại 60 Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ diện Hà Nội. III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác 62 tổ chức hạch toán NVL tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ diện Hà Nội 1. Về hạch toán chi tiết NVL 62 2. Về hạch toán tổng hợp NVL 65 Danh mục tài liệu tham khảo Kế toán tài chính trong các DN: T.S. Đặng Thị Loan Lý thuyết hạch toán kế toán : G.S. Nguyễn Gia Thu T.S. Nguyễn Quang Quynh 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính: T.S. Nguyễn Văn Công 4. Phân tích hoạt động kinh doanh: T.S. Nguyễn Năng Phúc 5. Tạp chí tài chính 2000,2002. 6. Tạp chí kế toán kiểm toán 2000,2002.