Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội

hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Các hoạt động nhập xuất kho NVL xảy ra thường xuyên trong các doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ qui định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngày 167/1998 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn GTGT-MS01 GTKT-2LN - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn. - Phiếu xuất VT theo hạn mức (mẫu 05-VT) - Biên bản kiểm nghiệm VT (mẫu 05-VT) - Phiếu báo VT cuối kỳ (mẫu 07-VT) -Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Trách nhiệm quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận. Để phối hợp sử dụng các chứng từ nhập, xuất tồn kho trong hạch toán chi tiết NVL giữa thủ kho và kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau: 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư của từng danh điểm vật tư, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho rồi ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi thẻ song song được khái quát trong sơ đồ sau: Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng kê tổng hợp N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Chứng từ xuất Chứng từ nhập Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép lớn. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 1.3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng "Sổ đối chiếu luân chuyển" đểghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. "Sổ đối chiếu luân chuyển" được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ thị ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc theo dõi kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 1.3.2.3. Phương pháp ghi sổ số dư * Nội dung: - Thủ kho: Vẫn sử dụng "thẻ kho" để ghi chép như hai phương pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào "Sổ số dư" số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng. - Phòng kế toán: Kế toán mở Sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất; sau đó vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn. Cuối tháng, khi nhận được Sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho theo chỉ tiêu số lượng mà thủ kho đã ghi và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho theo từng thứ theo chỉ tiêu giá trị và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên Sổ số dư đối chiếu với số tiền tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê N-X-T Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép, kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho; công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền nên để có thông tin chi tiết của từng thứ NVL phải căn cứ vào thẻ kho, nếu số liệu không khớp thì việc tra cứu rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên; và đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập - xuất kho (mỗi lần nhập - xuất kho đều có cân, đo, đóng, đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm ước lượng NVL tồn cuối kỳ. Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.1.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp KKTX là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho củac các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập - xuất vật liệu. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho. Sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán. Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao, nắm rõ được tình hình hiện có và biến động NVL, cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản lý rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. - Nhược điểm: Khối lượng công việc nhiều, tốn thời gian. 1.4.1.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX * Tài khoản kế toán sử dụng - TK 152 "Nguyên vật liệu": Tài khoản này được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL. TK152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: + TK 1521: NVL chính + TK 1522: VL phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị XDCB + TK 1528: VL khác Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3, cấp 4 tới từng nhóm, từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Các TK liên quan: Hàng mua đang đi đường: phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư, sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp dã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. - TK 331: "Phải trả cho người bán": TK này phản ánh các khoản phải thanh toán cho người bán, người nhận thầu hoặc người gia công vật tư thiết bị. TK331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu cụ thể. - TK133: "Thuế GTGT được khấu trừ": phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT được khấu trừ. TK 133 được mở 2 TK cấp 2: + TK1331: "Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, vật tư" + TK1332: "Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ". TK 133 chỉ được mở và áp dung cho những đơn vị áp dụng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. * Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK111,112,141,131 TK133 TK152 TK621 TK333 TK151 TK411 TK154 TK128 TK627,641,642 TK632,157 TK154 TK128,222 TK128,222 Tổng giá thanh toán Thuế GTGT được khấu trừ Nhập kho do mua ngoài Xuất dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm Xuất dùng tính ngay vào CP Thuế nhập khẩu Nhập kho hàng đang đi đường kì trước Xuất bán trực tiếp, gửi bán Nhận vốn góp liên doanh Xuất tự chế, thuế gia công chế biến Xuất góp vốn liên doanh Nhận do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh Xuất cho vay tạm thời 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.4.2.1. Đặc điểm phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho - xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc xác định trị giá vốn thực của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: = + + - Ưu điểm: giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. - Nhược điểm: Trên sổ kế toán tổng hợp không thể hiện giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tượng, cho các nhu cầu khác nhau. Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp không thể biết được số NVL mất mát, hư hỏng. Và độ chính xác về vật tư xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao vì nó phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, bến bãi. - Điều kiện áp dụng: phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. 1.4.2.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu * Tài khoản sử dụng: Kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất vật tư theo phương pháp KKĐK vẫn sử dụng TK152. Nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập xuất vật tư trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra còn sử dụng thêm TK611-TK mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của VT tăng, giảm trong kỳ. TK611 không có số dư, được mở chi tiết theo TK cấp 2. TK6111 "Mua NVL, CCDC" TK6112 "Mua hàng hoá" Cũng giống như phương pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản liên quan như TK111, 112, 621,641, 642, 331 * Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện qua sơ đồ sau: TK151,152 TK611 TK151,152 Thuế GTGT được khấu trừ K/c tồn cuối kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Thuế GTGT được khấu trừ Tổng giá thanh toán Các khoản được giảm trừ Nhập kho do mua ngoài TK632 Xuất bán TK621,627 Xuất dùng cho sản xuất TK128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK333 Thuế nhập khẩu TK411 Nhận vốn góp liên doanh góp cổ phần TK711 Được quyên tặng Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.5. Sổ kế toán áp dụng Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi tính toán, xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán sử dụng sổ sách cho thích hợp. * Đối với hình thức Nhật ký chứng từ: - Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T. - Sổ chi tiết TK331 - Bảng kê số 1, 2, 5, 6, 7, 10 - Sổ cái TK152, 153 * Đối với hình thức Nhật ký chung - Thẻ khách hàng, thẻ kho, sổ kế toán chi tiết NVL. - Sổ chi tiết TK331, 311, 141 - Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T - Nhật ký chung - Bảng kê tính giá số 3, bảng kê phân bổ số 2 - Sổ cáiTK152, 153 * Đối với hình thức chứng từ ghi sổ - Thẻ kho, Sổ kế toán chi tiết vật liệu - Sổ chi tiết TK331 - Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK152, 153. phần thứ hai thực trạng công tác nguyên vật liệu tại công ty tnhh kim khí hà nội 2.1.Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội là một Công ty TNHH được thành lập theo quyết định số 515/QĐ-QP ngày 18 tháng 4 năm 1996 của Bộ thương mại cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 96 ngày 14 tháng 4 năm 1997 có trụ sở chính đóng tại 143 Âu Cơ - Tây Hồ – Hà Nội. Nhiệm vụ sản xuất: Có thể khẳng định Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội là một Công ty trẻ nhưng lại có đội ngũ quản lý có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực: Sản xuất và cung ứng bê tông cho các công trình xây dựng. Kinh doanh vật liệu, trang thiết bị nội,ngoại thất ngành xây dựng. Sản xuất và cung ứng các cấu kiện bê tông đúc sẵn. Về tình hình sản xuất của công ty tương đối ổn đinh và hiệu quả. Kết quả được thể hiện ở bảng sau: Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch 2006 Thực hiện 2006 So sánh % Năm 2005 So sánh % 1. Khối lượng bê tông M3 60.000 86.691 144 28.166 308 2. Giá trị sản xuất Tỉ đồng 20 48,74 244 15,95 306 3. Thu nhập bình quân Triệu đồng 3 3,3 110 2,6 127 Từ bảng trên ta thấy giá trị sản xuất của công ty ngày càng tăng năm 2006 tăng 144% so với năm 2005 đây là tỷ lệ tăng rất cao. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện năm 2006 tăng 27% so với năm 2005. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý - Đứng đầu công ty là Giám Đốc, giúp việc cho Giám đốc la Phó Giám đốc, phòng kinh doanh tiếp thị, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch, kỹ thuât và phân xưởng xản xuất. - Giám đốc: là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, điều hành và đưa ra quyết định về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó Giám đôc: là người giúp Giám đốc điều hành 1 hoặc 1 số lãnh vực hoạt dộng của công ty theo sự phân công uỷ quyền của Giám đốc. - Phòng kinh doanh kế hoạch: tiếp cận thị trường, lập dự án, tông hợp phân tích thông tin, cân đối lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng –quý- năm; ký kết và thanh lý hợp đồng kinh tế, lập dự toán,quyết toán nội bộ công ty; thống kê tình hình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo theo hàng tháng- quý- năm; lập và phân phối quỹ lương, thưởng; định hướng phát triển công ty. - Phòng tài chính kế toán: thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc. Thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí, lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, hợp pháp làm nghĩa vụ ngân sách đối với Nhà nước, quản lý kế toán các đội, xưởng sản xuất. - Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và lao động, giải quyết các chế dộ chính sách đối với người lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, phòng cháy chữa cháy; thực hiện công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ hồ sơ, quản lý văn phòng công ty, quản lý nhà đất, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động và theo dõi tình hình nhập xuất tồn của nguyên vật liệu. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình sau: Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng kinh doanh kế hoạch Phòng tài chính kế toán Phân xưởng xản xuất Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Kết quả kinh doanh của Công ty một số năm gằn đây: Kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện qua các chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1.Doanh thu thuần 12.353.045.000 16.351.765.000 24.985.663.000 2.Lợi nhuận gộp 957.875.000 1.259.586.000 1.780.756.000 3.Lãi ròng 265.971.000 305.064.000 475.192.000 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.3.1. Bộ máy kế toán Trong những năm qua ban tài chính - kế toán đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời và nhanh chống thông tin kế toán - tài chính cho giám đốc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty; ở các trạm sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ. Theo định kỳ thì gửi về phòng kế toán công ty để hạch toán và lưu trữ. Ban tài chính kế toán của công ty có 5 người: một kế toán trưởng; 4 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ. Các đội công trình có bố trí một cán bộ thống kê hoặc kế toán. Trưởng ban tài chính kế toán: thực hiện theo pháp lệnh kế toán trưởng, là người trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty như chính sách huy động vốn, chính sách đầu tư vốn sao cho có hiệu quả. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp, là người thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty, thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách Nhà nước. Kế toán công nợ kiêm kế toán tiền lương: theo dõi tình hình công nợ của xí nghiệp, tính toán số lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT, và KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lương thực tế và tỉ lệ qui định hiện hành. Hàng tháng lập bảng phân bổ tiền lương, kiểm tra bảng chấm công, theo dõi tình hình tăng giảm số lượng lao động. - Kế toán vật tư: theo dõi sự biến động của TSCĐ, trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu tư quản lý tài sản; theo dõi tình hình nhập, xuất hàng tồn kho nhiên vật liệu, theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển. Kế toán thuế kiêm kế toán Ngân hàng: tính toán số thuế của từng loại thuế mà xí nghiệp phải nộp cho ngân sách Nhà nước, quyết toán thuế và nộp thuế cho cơ quan Nhà nước. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan nghiệp vụ liên quan nghiệp vụ Ngân hàng, cùng thủ quỹ đi Ngân hàng rút tiền, vay vốn tín dụng chuyển tiền tả nợ. Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đi rút tiền ở ngân hàng về quỹ, đi lấy tiền của khách hàng. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng TC-KT Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán NH kiêm kế toán thuế Kế toán công nợ kiêm kế toán tiền lương Thủ quĩ kiêm kế toán tiền mặt Kế toán các trạm 2.1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng trong công ty - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm - Kỳ kế toán: ở công ty thường là 1 tháng. Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa số 1 lần. - Hình thức kế toán: áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá xuất kho theo bình quân gia quyền. 2.1.4. Đặc điểm sản phẩm và quy trình sản xuất của công ty Sản phẩm chính của công ty là: Bê tông tươi Qui trình sản xuất: để đảm bảo khách hàng luôn nhận được sản phẩm đúng với qui cách chính xác cao của khách hàng, công ty đã sử dụng hệ thống trạm trộn được điều khiển bằng máy vi tính. Toàn bộ dây truyền của xí nghiệp hệ thống thùng chứa cốt liệu trên cao và được với hệ thống cân chính xác. Bằng cách này công ty có thể trộn chính xác từng mẻ hàng và khối lượng nguyên vật liệu thô cũng được tính chính xác cho từng mẻ và được in ra từ máy vi tính. Sau đó sản phẩm bê tông của công ty được xe ô tô loại Huyndai có thùng trộn Buffalo 6 - 8m3 chở sản phẩm bê tông thương phẩm tới các công trình xây dựng nhà ở cao tầng, công ty đã có các thiết bị bơm bê tông để tiến hành bơm bê tông đến các vị trí đang thi công. Qui trình sản xuất được phản ánh qua sơ đồ sau: Nước Đá Cát Phễu Máy trộn TT Xi măng và phụ gia Bê tông tươi Xe chuyển trộn bê tông 2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn: 2.1.5.1. Thuận lợi Địa thế: công ty có hai trạm trộn nằm ngay giữa các khu đô thị mới đó là Trung yên - Yên Hoà - Cầu Giấy - Hà Nội và khu đô thị mới Nam Thăng Long - Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội rất thuận lợi cho việc tiêu thụ sản phẩm. Có đội ngũ cán bộ kĩ sư vật liệu xây dựng có kinh nghiệm lâu năm trong nghiên cứu và thực tế về bê tông thương phẩm. 2.1.5.2. Khó khăn - Tại thời điểm hiện nay, giá nguyên vật liệu đang tăng rất nhanh mà công ty không có điều kiện về vốn để dự trữ dẫn đến công ty sẽ phải chịu nhiều thiệt thòi với những hợp đồng còn dang dở. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 2.2.1. Đặc điểm NVL tại công ty Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội là một đơn vị sản xuất sản phẩm phục vụ cho các công trình xây dựng cơ bản. Sản phẩm là bê tông thương phẩm chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào cấp khối, nguyên vật liệu cũng như phương pháp giao hàng. Nguyên vật liệu của công ty tham gia một lần vào chu kì sản xuất và giá trị của chúng dịch chuyển toàn bộ một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm. Mặt khác, do sản phẩm của công ty là sản phẩm cung cấp cho các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy nguyên vật liệu để thi công để sản xuất sản phẩm phải được lựa chọn bảo quản và sử dụng một cách có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. 2.2.2. Phân loại NVL ở công ty Để tiến hành sản xuất công ty cần một khối lượng vật liệu xây dựng lớn và gồm nhiều loại, có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Điều đó đòi hỏi công ty phải quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, chi tiết với từng loại để nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm xuất phát từ yêu cầu đó công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu để sản xuất bao gồm: Xi măng Cát vàng Đát 1 x 2 Thép. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng sản phẩm bao gồm: Phụ gia Pozzolith 300 R Phụ gia Pheobuild 561 Phụ gia R4 Phụ gia P96 Mỡ. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất bao gồm dầu diezel. - Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, xéc măng - Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng (ngoài các vật liệu trên) của xí nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. 2.2.3. Đánh giá NVL ở công ty Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ. 2.2.3.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài, gia công chế biến . Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. *Đối với vật liệu mua ngoài: = + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT VD: Theo HĐGTGT số 0075812 ngày 28/01/2006 mua xi măng Nghi Sơn PER40 của công ty thương mại Thành An địa chỉ Bình Mỹ - Bình Lục - Hà Nam. Số lượng: 2.264,58 tấn Đơn giá: 672.727,27 VND/tấn Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho được tập hợp lại là: 67.727,73 Đơn giá nhập kho là: 740.000.000 Trị giá vốn thực tế nhập kho là: 740.000.000 x 2.264,58 = 1.676.819.588,9 VND * Đối với vật liệu tư gia công, chế biến = + + (Chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công) 2.2.3.2. Tính giá thực tế xuất kho của NVL: Công ty tính giá trị thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Trị giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu được tính căn cứ vào nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức. x x = Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 10 ngày 06/02/2006 xuất kho 2713.8 lít phụ gia pozzolith cho trạm trộn bê tông khu đô thị mới Trung Yên - Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội. Đơn giá là 12873.11 được tính vào cuối tháng như sau: Số lượng tồn đầu tháng là 3150 lít đơn giá là 12860 VND Trong kỳ có một lần nhập 6000 lít đơn giá là 12880 VND Đơn giá được tính như sau: = = 12.873,11 VND lúc xuất kho xí nghiệp kế toán vật liệu ghi giá tạm tính vào phiếu xuất kho (giá tồn đầu kì). Vậy trị giá xuất kho là: 12.873,11 x 2.713,8 = 34.935.045,92 2.2.4. Thủ tục nhập, xuất vật liệu 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu Căn cứ vào đó, phòng kinh doanh kế hoạch lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ cho sản xuất. Có hai hình thức mua là mua trực tiếp và mua gián tiếp. Theo hình thức mua trực tiếp: Cán bộ phòng kinh doanh kế hoạch trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng kinh doanh kế hoạch có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các loại vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thỏa thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL. Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư mua bán với khối lượng lớn như cát, sỏi, thép, xi măng Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lượng, số lượng chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hóa đơn giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì kinh doanh kế hoạch mới tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. + Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh kế hoạch + Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho + Liên 3: Giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho công ty là các hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp. Hóa đơn của người bán (Biểu 1) và phiếu NK (Biểu 3) được gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Ví dụ: ngày 28/01/2006 căn cứ vào chứng từ ghi nhận như sau: Mẫu số: 01 GTKT - 3LL hóa đơn giá trị gia tăng GS/2005B 0075812 Liên 2: giao khách hàng Ngày 28 tháng 01 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại Thành An Địa chỉ: Bình Mỹ - Bình Lục - Hà Nam Số tài khoản: 22010000002391 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long Điện thoại: MS: 0700193452 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội Địa chỉ: 143 Âu Cơ - Tây Hồ – Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK/TM MST: 0100106232 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xi măng Nghi Sơn Tấn 2.264,58 672.272,27 1.523.444.721 Cộng tiền hàng: 1.523.444.721 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 152.344.472 Cộng tiền thanh toán: 1.675.788.104 Số viết bằng chữ: một tỷ sáu trăm bảy mươi lăm triệu bảy trăm tám mươi tám nghìn một trăm linh bốn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Sau khi nhận được hóa đơn của Công ty Thương mại Thành An công ty kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, sau khi đã kiểm tra đúng chất lượng, đủ số lượng, chủng loại qui cách thì cán bộ phòng kinh doanh kế hoạch mới làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho Ngày 28 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01 - VT Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKINH Tế Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ TK 152 Số: 5 Có TK 331 Họ, tên người giao hàng: Phòng vật tư Theo HĐ số 0075812 ngày 02/02/2006 của Công ty Thương mại Thành An Nhập tại kho: Công ty Stt Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Nghi Sơn Tấn 2.264,58 740.000 1.676.819.589 Cộng 1.676.819.589 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một tỷ sáu trăm bảy mươi sáu triệu năm trăm tám chín đồng. Nhập ngày 28/02/2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho Khi có nhu cầu về NVL cho sản xuất các trạm, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho (biểu 4), trạm trưởng, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật tư và căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho (Biểu 5) được lập thành 3 liên. - Liên 1: lưu ở phòng vật tư - Liên 2: thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán - Liên 3: do trạm, đội nhận vật tư giữ Trạm trưởng, đội trưởng nhận phiếu xuất kho từ phòng vật tư đem xuống kho để lĩnh NVL cho sản xuất phiếu đề nghị xuất kho Họ tên người đề nghị: Địa chỉ (bộ phận): Trạm trộn bê tông Trung Yên TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng A B C 1 1 Xi măng Tấn 1.755,42 2 Cát vàng M3 3.235,4 3 Đá 1 x 2 M3 4.281 4 Phụ gia 300R Lít 2.713,8 Giám đốc (ký, họ tên) Phòng vật tư (ký, họ tên) Người đề nghị (ký, họ tên) Từ phiếu đề nghị xuất kho, phòng vật tư viết phiếu xuất kho Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình. Đơn vị: Địa chỉ: phiếu xuất kho Ngày 06 tháng 02 năm 2006 Mẫu số: 02 - VT Theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Số: 10 Nợ TK 136 Có TK 152 Họ, tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận): Trạm trộn bê tông số 1 Trung Yên Xuất tại kho: Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội Stt Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Tấn 1.755,42 1.755,42 740.000 1.299.010.800 2 Cát vàng M3 3.235,4 3.235,4 67.000 216.771.800 3 Đá 1 x 2 M3 4.281 4.281 120.000 513.720.000 4 Phụ gia 300R Lít 2.713,8 2.713,8 12.870 34.926.606 Cộng 2.064.429.206 Cộng thành tiền (bằng chữ): Xuất ngày 26/02/2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 2.2.5. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty Để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại, từng thứ NVL về số lượng chất lượng, quy cách và giá trị; công ty đã hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi thẻ song song tại Công ty Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết Bảng kê tổng hợp N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành tuân theo quy trình sau: ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho ghi chép hàng ngày tình hình xuất, nhập, tồn kho của từng thứ vật liệu của nguyên vật liệu theo chỉ tiêu khối lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép, được mở cho từng loại, từng thứ NVL ở kho công ty, còn ở các kho trạm không sử dụng thẻ kho. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi chép số thực nhận, số thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. Mẫu thẻ kho (Mẫu 5). ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết (Mẫu 6) để ghi chép tình hình xuất - nhập cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu khối lượng và giá trị. Tại phòng kế toán, kế toán nhận được chứng từ xuất - nhập của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào chứng từ xuất nhập kho để ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, mỗi chứng từ ghi vào một dòng. Cuối tháng kế toán lập bảng kê xuất - nhập - tồn (Mẫu 7) sau đó đối chiếu: Đối chiếu sổ chi tiết của thủ kho với thẻ kho của thủ kho Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kế toán chi tiết. 2.2.6. Kế toán tổng hợp NVL ở công ty Để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất cho từng trạm, từng bộ phận sử dụng cụ thể; và để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NVL một cách thường xuyên. Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng TK và sổ kế toán sau: * Tài khoản sử dụng: - TK 152 "Nguyên vật liệu" trong đó: + TK 1521 "Nguyên vật liệu chính" + TK 1522 "Vật liệu phụ" + TK 1523 "Nhiên liệu" + TK 1524 "Phụ tùng thay thế" + Tk 1528 "Vật liệu khác" và các TK liên quan: - TK 331 "Phải trả cho người bán" (Mở chi tiết cho từng người bán) - TK 111 "Tiền mặt" - TK 112 "TGNH" - TK 1331 "Thuế GTGT được khấu trừ" - TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 627 Chi phí sản xuất chung - TK 642 Chi phí quản lý công ty - TK 411 nguồn vốn kinh doanh Điều đặc biệt là công ty đã sử dụng TK 136 "Phải thu nội bộ" và TK 336 "Phải trả nội bộ" khi các nghiệp vụ nhập xuất NVL đối với các đội phát sinh, nó được mở chi tiết cho từng đội. Mặt khác công ty còn sử dụng TK 142 "Chi phí trả trước" để phản ánh sự biến động của vật tư luân chuyển. * Các sổ được sử dụng: - Sổ chi tiết TK 152 - Chứng từ ghi sổ - Chứng từ phụ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152 2.2.6.1. Kế toán tổng hợp nhật vật liệu Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán NVL tại công ty. Nguồn NVL nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài, nhập kho do tự gia công chế biến hoặc vật liệu xuất dùng cho các đội nhưng sử dụng không hết nhập lại kho. Quá trình hạch toán tổng hợp nhập NVL tại công ty được ghi sổ tuần tự thể hiện Sơ đồ 2: Hoá đơn, chứng từ nhập NVL Bảng tổng hợp nhập NVL Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết TK 152 Sổ cái 2.2.6.1.1. Nhập kho NVL từ nguồn mua ngoài Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho để kế toán ghi vào bảng kê nhập - xuất - tồn. Mọi khách hàng có quan hệ mua bán với công ty đều được theo dõi qua TK 331 (1), dù là thanh toán ngay để có thể tổng kết được nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên. Đồng thời, việc hạch toán như vậy còn đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi TK 331 (1) do kế toán vật tư đảm nhiệm. Kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu). Nợ TK 1331 Có TK 331 (chi tiết khách hàng) Lúc nào thanh toán hoặc thanh toán ngay kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết khách hàng) Có TK 111, 112, 141 Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn. Kế toán sẽ lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ (Hàng về chưa có hóa đơn), nếu trong tháng có hóa đơn về thì kế toán hạch toán bình thường như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về, nếu cuối tháng báo cáo chưa nhận được hóa đơn thì kế toán vật liệu phải ghi sổ theo giá tạm tính (bằng giá vật liệu tồn đầu kỳ) bằng bút toán. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang kỳ hạch toán sau, khi hóa đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế. Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế, thì kế toán ghi số chênh lệch bằng bút toán đỏ. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Nợ TK 1331 Có TK 331 Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế ghi sổ chênh lệch bằng bút toán thường. Nợ TK 152 (số chênh lệch tăng) Nợ TK 1331 Có TK 331 Trường hợp hóa đơn về, nhưng hàng chưa về, công ty không mở TK 151 mà chỉ lưu hồ sơ "hàng mua đang đi đường". Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn số 0075812 và phiếu nhập kho số 5 ngày 02/02/2006 nhập xi măng của công ty thương mại Thành An kế toán ghi: Nợ TK 152 1.523.444.721 Nợ TK 133 152.344.479 Có TK 331 1.675.789.200 2.2.6.1.2. Trường hợp nhập kho do gia công chế biến 2.2.6.1.3. Nhập kho NVL thu hồi - Trong quá trình sản xuất khi xảy ra trường hợp NVL xuất ra nhưng sử dụng không hết, theo quy định của công ty là nhập lại kho. + Khi các đội nhập NVL theo giao khoán từ kho công ty về kho đội nhưng thực tế các đội đã sử dụng không hết và vẫn còn thừa do NVL nằm trong kho của đội chưa xuất ra sản xuất hoặc dùng không hết. Trường hợp nay kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 136 (chi tiết cho từng đội) Kế toán tập hợp các phiếu nhập thu hồi phát sinh trong tháng 02/2006 để vào bảng kê nhập thu hồi vật tư, rồi vào bảng tổng hợp nhật vật tư thu hồi, cuối cùng ghi vào CTGS số 026. VD: Có phiếu nhập kho số 9 ngày 8/02/2006 trạm trộn số 2 nhập thu hồi phụ gia 300R số tiền là: 6.125.000 Nợ TK 152 6.125.000 Có TK 136 6.125.000 (chi tiết trạm trộn 2) - Trường hợp NVL thừa do kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381 Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào biên bản họp xử lý kiểm kê: Nợ TK 3381 Có TK 711, 136 2.2.6.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu NVL của công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng chủ yếu xuất kho để sản xuất và xuất kho để sửa chữa lớn TSCĐ, xuất kho để phục vụ sản xuất chung, phục vụ quản lý doanh nghiệp. Kế toán sau khi nhận được các phiếu xuất kho sẽ lập bảng kê xuất NVL chi tiết theo từng đội. Căn cứ vào các bảng kê xuất để lập bảng tổng hợp xuất NVL Dựa vào bảng tổng hợp xuất NVL kế toán lập CTGS. Điều đặc biệt là khi lập CTGS rồi, để theo dõi chi tiết số liệu trên CTGS, kế toán NVL sẽ lập chứng từ phụ (chứng từ này được lập trên cơ sở các phiếu xuất kho, khi phát sinh bên Có TK 152 và bên Nợ các TK liên quan, nó được dùng để đối chiếu với số liệu trên CTGS và theo dõi chi tiết tình hình xuất NVL và được gửi cho các bộ phận liên quan để họ hạch toán. Từ CTGS để ghi vào sổ đăng ký CTGS, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Sơ đồ: 2.6. Quá trình kế toán tổng hợp NVL tại Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội Chứng từ xuất NVL Bảng kê xuất NVL Bảng tổng hợp NVL Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK152 Sổ cái TK152 - Khi xuất vật liệu cho các trạm trực thuộc: Nợ TK 136 giá trị thực tế vật liệu xuất cho các trạm trực thuộc Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 10 ngày 26/02/2006 xuất xi măng, đá 1 x 2, cát vàng, phụ gia 300R cho trạm trộn bê tông số 1 Trung Yên trị giá 2.064.429.206 Nợ TK 136 (chi tiết trạm trộn số 1 Trung Yên) 2.064.429.206 Có TK 152 2.064.429.206 Phiếu xuất này là căn cứ để ghi vào các bảng kê xuất vật tư, rồi ghi vào Bảng phân bổ NVL. Sau đó ghi vào CTGS số 35. Để theo dõi chi tiết số liệu 1.299.010.800 bao gồm những khoản nào, kế toán đã lập chứng từ phụ số 1. - Khi xuất nhiên liệu cho máy để phục vụ bán sản phẩm: Nợ TK 641 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 15 ngày 28/02/2006 xuất dầu diezenl cho lái xe bơm bê tông Kế toán ghi: Nợ TK 641 8.421.822 Có TK 152 8.421.822 Tổng hợp các nghiệp vụ xuất trong trường hợp này, kế toán ghi số tiền tổng cộng đó vào GTGS số 35. Và để theo dõi chi tiết số liệu đó, kế toán lập chứng từ phụ số 2 của CTGS số 35 - Xuất vật liệu chi phí sản xuất chung Nợ TK 627 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất số 20 ngày 27/02/2006 xuất cho phòng thí nghiệm xi măng, cát vàng, đá 1 x 2, phụ gia 300R trị giá xuất kho là 1.256.000. Nợ TK 627 1.256.000 Có TK 152 1.256.000 CTGS số 35 và CT phụ số 4 - Xuất vật liệu dùng để sửa chữa lớn TSCĐ VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 12 ngày 26/02/2006 xuất cho Tổ sửa chữa để sửa chữa trạm trộn số 2 Khu đô thị mới Nam Thăng Long phụ tùng thay thế trị giá xuất kho là 15.000.000 Nợ TK 2413 15.000.000 Có TK 1524 15.000.000 GTGT số 35 và chứng từ phụ số 5 - Xuất vật liệu chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 VD: Căn cứ phiếu xuất số 20 ngày 28/02/2006 - xuất cho dầu diezen chi phí T02/06 - số tiền: 887.272 Nợ TK 642 887.272 Có TK 152 887.272 GTGT số 35 và chứng từ phụ số 6 phần thứ ba một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty tnhh kim khí hà nội 3.1. Đánh giá công tác vật liệu tại công ty TNHH Kim Khí Hà Nội Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Kim Khí Hà Nội, em đã có dịp tìm hiểu về hoạt động công tác kế toán vật liệu của doanh nghiệp. Mặc dù trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài hoạt động xây lắp được thành lập rất nhiều, những doanh nghiệp đã vượt qua những khó khăn về cạnh tranh để đứng vững và ngày càng phát triển. Đạt được những kết quả trên là do sự cố gắng nỗ lực của công ty trên những mặt sau: - Về tổ chức bộ máy quản lý: công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý khoa học phù hợp với quy mô sản xuất. Cán bộ quản lý có năng lực và có trình độ chuyên môn quản lý cao. - Về đào tạo con người: công ty luôn chú trọng đến công tác đào tạo và tự đào tạo nguồn nhân lực trong công ty, mặt khác cũng luôn chú trọng đến công tác tuyển dụng lao động có trình độ. - Về tổ chức hoạt động sản xuất: Bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty gọn nhẹ, các phòng ban chức năng hoạt động có hiệu quả, tham mưu cho lãnh đạo trong quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất đạt kết quả tốt. - Về hệ thống chứng từ và phương pháp kế toán, công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo đúng quy định của bộ tài chính. - Về hình thức sổ kế toán: công ty áp dụng sổ chứng từ ghi sổ hình thức này phù hợp với công tác kế toán tại công ty. - Về công tác hoạch toán NVL: nhìn chung công ty đã đáp ứng được yêu cầu quản lý đề ra thời gian và tính chính xác. Công ty áp dụng đầy đủ chính sách do Nhà nước quy định. - Công ty có một bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm, nội dung hình thức kế toán theo phương pháp tập trung trong điều kiện công ty có một khối lượng công việc lớn. - Tuy vậy, bên cạnh những kết quả đáng khích lệ trong công tác quản lý và hạch toán tại công ty cũng không tránh khỏi những thiếu sót. 3.2. Về phương pháp ghi chép chi phí NVL. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty hiện đang áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song, việc áp dụng phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế của công ty vì phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này cũng nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục nhược điểm này thì giữa thủ kho và phòng kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách một cách thường xuyên (có thể sau mỗi lần nhập phiếu 2 hoặc 3 ngày) để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời. Tại công ty việc ghi sổ cho tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu được ghi trên 3 sổ: thẻ kho, sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Việc ghi chép này có sự trùng lặp nên có thể thay "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn" bằng 1 bảng "bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu" khác theo chỉ tiêu giá trị. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu (Theo chỉ tiêu giá trị) ĐVT: Stt Số danh điểm vật tư Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 152 Nguyên vật liệu 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 - 1 Xi măng 1521 - 2 Đá 1522 Vật liệu phụ 1522 - 1 Phụ gia 300R 1522 - 2 Phụ gia 561 1522 - 3 Phụ gia P96 1522 - 4 Mỡ Căn cứ để lập bản trên là các sổ chi tiết vật tư. Phương pháp ghi bảng như sau: - Trong kỳ căn cứ vào "sổ danh điểm vật tư", "bộ mã vật tư" kế toán tiến hành ghi đúng mã từng loại, từng thứ vật tư vào cột. "số danh điểm vật tư" và ghi tên vật tư vào cột tương ứng. - Căn cứ vào số tồn cuối kỳ của bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn quý trước của vật tư mà ghi giá trị vật tư tồn đầu kỳ. - Căn cứ vào số tổng cộng cột "nhập" trong các sổ chi tiết các vật tư để ghi vào cột "nhập trong kỳ" và ghi theo từng nhóm vật tư, sau đó tổng cộng giá trị vật tư nhập trong kỳ, tất cả các nhóm trong mỗi loại, sau khi ghi tổng giá trị nhập trong kỳ của từng loại vật tư tính toán bộ các số liệu đó ghi vào dòng trên cùng của phần tổng hợp vật liệu. - Tương tự để ghi giá trị vật tư xuất vào cột "xuất trong kỳ" kế toán căn cứ vào số tổng cộng cột "xuất" từ sổ chi tiết vật tư. Giá trị vật tư tồn cuối kỳ được xác định = giá trị vật tư tồn đầu kỳ + giá trị vật tư nhập trong kỳ - giá trị xuất trong kỳ. 3.3. Về việc phân loại VL Việc phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý sẽ giúp công tác quản lý và hạch toán VL được xác định, khoa học. Đặc biệt là trong công ty lại có nhiều loại vật liệu. Mỗi loại lại có một công dụng khác nhau. Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán VL được tiến hành tốt hơn dễ dàng hơn công ty nên hạch toán VL phân ra từng thứ VL như sau: TK 152.1: Xi măng + TK 1521-1: Xi măng + TK 1521 -2: Đá + TK1521-3: Cát TK 152.2: Vật liệu phụ + TK 1522-1 Phụ gia 300R + TK 1522-2 Phụ gia P96 + TK1522-4 Mỡ TK 152.3: Nhiên liệu + TK 1523-1: Xăng X92 + TK 1523-2: Xăng X90 Công ty nên mở sổ danh điểm VL, tên VL phải được mã hoá các số danh điểm VL và xếp sắp thứ tự phải khoa học. Việc mở danh điểm VL sẽ giúp cho hạch toán kế toán được chính xác, sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công tác kế toán. Khi đánh số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 1521; 1522. là nguyên vật liệu, vật liệu phụ. cách đánh này giúp ta dễ nhận biết từng loại nguyên vật liệu ta lại tiếp tục đánh 1521-1; 1522-1 cho từng nhóm vật liệu tương ứng. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 152-1-01; 1522-1-01 cho từng thứ vật liệu sổ danh điểm vật liệu TK 1521 nguyên vật liệu chính Nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách ĐVT 1521-1 Xi măng 1521 - 1 - 01 Xi măng Nghi Sơn Tấn 1521 - 1 - 02 Xí măng Hoàng Thạch Tấn . .. 1521- 2 Đá 1521 - 2- 01 Đá 1 x 2 M3 1521 - 2 - 01 Đá hộc M3 1521 - 2 - 02 1521 - 2 - 02 . .. Ưu nhược điểm của đề xuất này là: • Ưu điểm: Khi lập sổ danh điểm VL ta dễ dàng phân biệt được từng loại, từng thứ NVL. Giúp cho việc kiểm kê theo dõi hạch toán vật liệu nhập - xuất nhanh và chính xác. • Nhược điểm Phải tiến hành phân loại, ghi chép tỉ mỉ tốn nhiều thời gian và công sức. 3.4. Về quá trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Kim Khí Hà Nội Mục đích hàng đầu đối với các doanh nghiệp sản xuất hiện nay là giảm chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm, thu được lợi nhuận cao trong sản xuất kinh doanh. Vì thế đòi hỏi trước hết đối với các doanh nghiệp đó là phải làm sao tiết kiệm được vật liệu. Đây cũng chính là mục tiêu của công ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Để từng bước phấn đấu giảm chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm công ty nên nhanh chóng xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Định mức tiêu hao đó phải được xây dựng dựa trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất. Ngoài ra phải sử dụng hợp lý tiết kiệm chi phí vật liệu trên cơ sở các định mức. Việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu sẽ giúp cho người công nhân có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức bảo quản, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu hơn. Do đó công ty nên có chế độ thưởng với những ai tiết kiệm chi phí vật liệu, có sáng kiến tiết kiệm chi phí trong sản xuất và có chế độ phạt đối với những ai cố tình làm sai, làm ẩu dẫn tới làm hỏng vật liệu. Phụ tùng thay thế của công ty là phụ tùng đặc chủng, trong đó có những loịa mà thị trường trong nước chưa sản xuất được, phải nhập khẩu từ nước ngoài. Chính vì vậy mà công ty nên có một lượng dự trữ nhất định đối với các phụ tùng đó để khi đó nhu cầu thay thế, sửa chữa tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất. Kết luận Công tác kế toán nói chung, kế toán phần hành nguyên vật liệu có vị trí quan trọng trong công tác kế toán ở một đơn vị sản xuất, mặt khác như đã biết nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất nên kế toán nguyên vật liệu một cách chính xác, tính đúng, đủ sẽ giúp cho việc tập hợp chi phí tính giá thành một cách chính xác. Hơn nữa còn tạo điều kiện thuận lợi để quản lý được chặt chẽ một bộ phận tài sản lưu động của công ty. Bởi vậy nhiệm vụ của cán bộ kế toán và những người có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu cần tích cực tìm ra những điểm chưa hợp lý, chưa đúng chính sách, chế độ từ đó điều chỉnh, sửa nhằm làm cho hệ thống kế toán của đơn vị đựơc thông suốt, hợp lý, đúng chính sách, chế độ. Trong quá trình học tập ở trường và thời gian thực tập tại công ty TNHH Kim Khí Hà Nội, em đã nhận thức được một mối quan hệ giữa lý luận thực tiễn. Phải biết vận dụng linh hoạt lý thuyết vào trong thực tế phù hợp với từng đặc điểm của doanh nghiệp, thời gian thực tập này là quãng thời gian em kiểm nghiệm kiến thức em đã học vào trong thực tế. Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty em đã cố gắng học hỏi để hoàn thành bài báo cáo này. Trong quá trình thực hiện chuyên đề này em nhận được sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong công ty cùng đó là sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Phí Văn Trọng và các thầy cô giáo trong khoa kế toán trường Đại Học Lao Động-Xã Hội để em thực hiện chuyên đề này. Do thời gian có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được một sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các anh chị trong ban kế toán tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày..tháng..năm 2007 Sinh viên Nguyễn Mạnh Tuấn Mục lục