Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

ố 0005798 ngày 5/11/2006 (trang 29) Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị mua 20000 Kg bột mỳ của Công ty TNHH Trường Phát với giá 6159 đồng/Kg (chưa có thuế GTGT), theo hợp đồng kinh tế thì đơn giá đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ nên giá thực tế của bột mỳ nhập kho là: 20000 x 6159 = 123180000 đồng Nhận xét: Công ty áp dụng cách tính nguyên vật liệu nhập kho theo phương pháp như trên là hợp lý và cũng phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam với cách tính đơn giản và dễ áp dụng. Tuy nhiên hiện tại các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu phát sinh tại công ty còn đơn giản chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài trong nước, nếu phát sinh các nghiệp vụ phức tạp hơn thì kế toán cần phải có những thay đổi cho phù hợp. 2.4.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Công ty xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền mà cụ thể là bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, hàng ngày khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, đến cuối tháng sau khi đã đầy đủ thông tin về tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng loại nguyên vật liệu thì kế toán mới xác định được đơn giá bình quân và giá trị thực tế xuất kho của nguyên vật liệu đó Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Từ đơn giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ sau khi tính được vào cuối tháng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính: Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Ví dụ minh hoạ Cuối tháng 11/2006 sau khi tổng hợp nguyên vật liệu tồn đầu tháng 11/2006 và giá thức tế trong kỳ, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, tiến hành tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng 11/2006 như sau: Bột mỳ - Tồn đầu tháng: Số lượng: 25450 Kg Trị giá : 169 286500 đồng - Tổng nhập trong tháng: Số lượng: 43000 Kg Trị giá : 245920800 đồng - Xuất ngày 9/11: Số lượng: 755 Kg Giá đơn vị Bình quân = 169286 500 + 245 920 800 = 6065,848 Đ/Kg 25 450 + 43 000 Giá thực tế xuất kho = 755 x 6065,848 = 45 797 15,289 đồng Nhận xét Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là phương pháp này đã xác định và phản ánh tương đối chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng, đồng thời giúp cho doanh nghiệp giảm nhẹ được khối lượng công việc kế toán ghi chép hàng ngày. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là công việc tính toán đều dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán và giảm đi tính kịp thời của thông tin kế toán. 3. Vấn đề tổ chức chứng từ ban đầu tại công ty 3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho Hiện nay hầu hết các loại nguyên vật liệu của công ty là công ty tự tổ chức tìm hàng và thu mua. Nguồn hàng hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc doanh, hợp tác xã hoặc thị trường tự do theo giá thoả thuận. Phòng Kế hoạch vật tư của công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế. Chứng từ chủ yếu của công ty về nhập kho gồm có: Hoá đơn giá trị gia tăng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hoá đơn mà công ty nhận được là liên 2 - giao cho khách hàng (trang 29), trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hoá đơn GTGtT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Hoá đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi hàng về, công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để giải quyết. Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, Giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó Phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật tư giữ. Biểu số 01 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 05 tháng 11 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-3L HS/2006B 0005798 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trường Phát Địa chỉ: Bắc Giang: Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Vũ Hà Hạnh Tên đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt.. MS 0102109239 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bột mỳ Kg 20000 6159 123180000 2 Bột nở Kg 1500 4150 6225000 Cộng tiền hàng: 129405000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 12940500 Tổng cộng tiền thanh toán 142345500 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu năm trăm tám mươi chín nghìn ngàn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đã ký Biểu số 02 CT CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN PHÒNG KỸ THUẬT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số: 19/1 (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 7 tháng 11 năm 2006 Căn cứ hoá đơn số 0005798 ngày 5 tháng 11 năm 2006 Của đơn vị: Trường Phát Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại STT Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Lượng đúng quy cách Lượng sai quy cách 1 Bột mỳ Kg 20000 20000 2 Bột nở Kg 1500 1500 Phòng Kỹ thuật Đại diện bên giao hàng Đã ký Đã ký Biểu số 03 Liên 1 ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: 122 Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Điện thoại: 04-8643362 Fax: 04-8642579 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Số: 12 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 7 tháng 11 năm 2006 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Bá Dũng Cty: Trường Phát Theo BBKN số 19/1 ngày 7 tháng 11 năm 2006 của Phòng Kỹ thuật Nhập tại kho: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị STT Tên, danh mục nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bột mỳ Kg 20000 2 Bột nở Kg 1500 3 4 5 6 7 8 Cộng: 21500 Tổng số tiền viết bằng chữ: Lưu ý: Hàng giao kèm theo hoá đơn hoặc ra hoá đơn trong tháng, không để hoá đơn sang tháng sau. Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) 3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Đối với nguyên vật liệu xuất kho tại công ty chủ yếu là nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Chứng từ xuất kho vật liệu tại công ty thường dùng là Giấy đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho. Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, từng bộ phận sử dụng vật liệu, từng phân xưởng lập kế hoạch, ghi rõ tên, lượng vật liệu cần dùng vào Giấy đề nghị cấp vật tư. Giấy đề nghị vật tư này phải được ban giám đốc công ty xét duyệt nếu thấy nguyên vật liệu xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã xây dựng. Bộ phận sử dụng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư tới phòng kế toán và đây là căn cứ để phòng kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phòng kế toán, làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết Liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật tư Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Biểu số 04 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẨN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Tên tôi là: Trần Thị Hà Bộ phận làm việc: Phân xưởng bánh kem xốp Kính đề nghị Ban Giám đốc duyệt cấp cho bộ phận chúng tôi một số vật tư Cụ thể như sau: STT DANH MỤC ĐVT SỐ LƯỢNG 1 Bột mỳ Kg 755 2 Bột sắn Kg 48,6 3 Đường Kg 221 4 Dầu ăn Kg 16,2 5 Muối Kg 3,2 6 Shortmeizan Kg 182,6 7 8 Lý do sử dụng: phục vụ sản xuất bánh kem xốp Kính đề nghị Ban giám đốc xem xét và giải quyết Hà Nội, ngày 9 tháng 11 năm 2006 Ban giám đốc Phụ trách bộ phận Người đề nghị Biểu số 05 ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: 122 Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Điện thoại: 04-8643362 Fax: 04-8642579 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Số: 10 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 9 tháng 11 năm 2006 Họ tên người nhận hàng: Trần Thị Hà PX: Kem xốp Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất bánh kem xốp. Xuất tại kho Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị STT Tên, danh mục nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bột mỳ Kg 755 2 Bột sắn Kg 48,6 3 Đường Kg 221 4 Dầu ăn Kg 16,2 5 Muối Kg 3,2 6 Shortmeizan Kg 182,6 7 8 Cộng: 1226,6 Tổng số tiền viết bằng chữ: Lưu ý: Kiểm tra hàng trước khi ra khỏi kho. Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên Người nhận hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa Phòng kế toán và Kho nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu về quản lý sử dụng nguyên vật liệu mà nguyên vật liệu cần phải được theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu về các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Đặc biệt là đối vối Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, hàng tháng diễn ra rất nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu và nguyên vật liệu được sử dụng tại công ty cũng hết sức đa dạng, phong phú mà công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng. Công ty hiện đang áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau Sổ chi tiết vật tư Phiếu nhập Sổ tổng hợp N-X-T Thẻ kho Phiếu xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày 4.1 Tại kho Hàng ngày tại kho, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào Thẻ kho. Thẻ kho được mở nhằm mục đích theo dõi số lượng thực nhập, thực xuất của mỗi loại vật liệu ở từng kho, từ đó xác định tồn kho dự trữ vật liệu và trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu có cùng nhãn hiệu, quy cách và cùng kho. Đối với nghiệp vụ nhập kho Căn cứ vào Phiếu nhập kho mà Phòng kế toán lập, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập vào Thẻ kho. Mỗi Phiếu nhập kho được ghi 1 dòng vào Thẻ kho Đối với nghiệp vụ xuất kho Căn cứ vào Giấy đề nghị cấp vật tư và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực xuất vào Thẻ kho tương tự như đối với nghiệp vụ nhập kho. Biểu số 06 Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/11/2006 Tờ số: 12 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bột mỳ Đơn vị tính: Kg Mã số:. STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 01/11 Tồn đầu kỳ 25450 2 7/11 12 Nhập của công ty Trường Phát 20000 45450 3 9/11 10 Xuất cho PXKX 755 44695 4 5 .. Cộng phát sinh 43 000 65175 Tồn cuối kỳ 3275 Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng trên Thẻ kho số lượng thực nhập và số lượng thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết vật tư (chỉ tiêu số lượng). Đồng thời cuối tháng, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và chuyển lên Phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ. Ngoài ra, định kỳ kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào Thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho. 4.2. Tại Phòng kế toán Hàng ngày từ các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho trong tháng được kế toán để ở từng cặp hồ sơ riêng, tránh nhầm lẫn, mất mát), kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ. Việc ghi sổ này được kế toán thực hiện trên máy vi tính thông qua giao diện Excel. Từ các Phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu. Bảng kê chi tiết nhập vật liệu có tác dụng theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng một cách chi tiết cả về mặt số lượng và giá trị. Biểu số 07 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2006 Đơn vị tính: đồng STT Chứng từ Tên hàng hoá Vật tư Đơn vị tính Nhập Nhập Ngày Tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 12 7/11 Bột nở Kg 1500 4150 6225000 3 12 7/11 Bột mỳ Kg 20000 6159 123180000 ........ ...... ...... ...... Cộng 7123608770 Hàng ngày từ các Phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi Bảng kê chi tiết xuất vật liệu. Bảng kê này chỉ có tác dụng theo dõi chi tiết số lần xuất kho của từng thứ vật liệu, cho từng phân xưởng sử dụng với số lượng là bao nhiêu trong tháng. Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được mở chi tiết theo từng phân xưởng sản xuất. Có bao nhiêu phân xưởng sản xuất thì có bấy nhiêu Bảng kê chi tiết xuất vật liệu. Biểu số 08 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT LIỆU Phân xưởng kem xốp Tháng 11 năm 2006 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Tên sản phẩm Bột mỳ Bột sắn Đường Dầu ăn Muối Phẩm Shortmeizan ... Xuất NT Cộng 9776,5 629 272 209,5 42,4 0.5 2354,6 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 10 9/11 Bánh KX 180gr 755 48,6 221 16,2 3,2 0,0 182,6 Bảng kê chi tiết nhập vật liệu và Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được kế toán nguyên vật liệu mở ra là để phục vụ cho công việc ghi chép hàng ngày được thuận tiện hơn. Kế toán tách hai phần xuất và nhập để tiện cho việc ghi chép và theo dõi, tổng hợp số liệu cuối tháng. Đặc biệt với Bảng kê chi tiết xuất vật liệu, được mở theo dõi cho từng phân xưởng nên sẽ giúp cho việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các phân xưởng được dễ dàng. Cuối tháng, từ Bảng kê chi tiết xuất vật liệu kế toán sẽ lấy số liệu để chuyển vào Sổ chi phí nguyên vật liệu ở mục “Lượng”(Việc chuyển số liệu này được kế toán thực hiện dễ dàng thông qua công cụ lọc của Excel), còn về chỉ tiêu “Tiền” thì chỉ sau khi tính được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán mới xác định được. Sổ này được mở với mục đích là để theo dõi việc xuất từng loại nguyên vật liệu trên cả 2 mặt: tổng số lượng xuất, tổng giá trị xuất và được thiết kế chi tiết theo từng loại sản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất sau này. Đồng thời, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu và Sổ chi phí nguyên vật liệu kế toán phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu trong tháng trên Sổ chi tiết vật liệu. Sổ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Biểu số 09 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2006 Đơn vị: đồng STT Danh mục ĐVT Tổng nguyên vật liệu Bánh KX 180gr Bánh KX 145gr ... Lượng Tiền Đơn giá Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Bột mỳ Kg 65175 39534164 6065,848 755 4579715,24 ... ... 2 Bột sắn Kg 2830 14909234,18 5267,35 48,6 255993,21 3 Đường Kg 18621,5 123804027,8 6648,471 221 1469312,1 4 Dầu ăn Kg 942,75 15510500,1 16452,4 16,2 266528,88 5 Muối Kg 190,8 824362,85 4320,56 3,2 13825,8 6 Phẩm Kg 1,6 216640,48 135400,3 0,0 0,0 7 Shortmeizan Kg 2354,6 24698105,78 10489,03 182 1888025,4 8 Hương cam Kg 1966.5 ... 9 Hương cốm Kg 618,3 ... .... Cộng 6294788973 8473400,63 Biểu số 10 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Vật liệu: Bột mỳ Tháng 11 năm 2006 Đơn vị: Kg Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 25450 169286500 PN12 7/11 Nhập kho 111 6159 20000 123180000 PX10 9/11 Xuất PXKX 621 6065,848 755 4579715,2 .... Tổng 43000 245920800 65175 395341643 3275 19865657 Như vậy với việc lập thêm Bảng kê chi tiết nhập và bảng kê chi tiết xuất vật liệu và Sổ chi phí nguyên vật liệu như trên, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi một cách đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu và chi tiết đến từng phân xưởng, từng sản phẩm. Điều này sẽ giúp cho kế toán tổng hợp giảm bớt được khối lượng công việc tính giá thành sản phẩm và quản lý được chặt chẽ tình hình nhập xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán căn cứ vào các Sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu tiến hành ghi vào Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Mỗi Sổ chi tiết được phản ánh trên một dòng của Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Sau khi tính ra số lượng nguyên vật liệu tồn kho của từng thứ, từng loại vật liệu, kế toán tiến hành đối chiếu với số liệu trên Báo cáo tồn kho mà Thủ kho gửi lên. Số liệu của 2 bảng này phải khớp nhau về mặt số lượng. Mặt khác số liệu trên bảng này cũng chính là căn cứ để kế toán tổng hợp đối chiếu với Sổ cái TK 152. Biểu số 11 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT LIỆU Kho: Nguyên vật liệu Tháng 11 năm 2006 Đơn vị tính: đồng Tên vật liệu Đơn vị tính Tồn đầu tháng Nhập Trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT Bột mỳ Kg 25450 169286500 43000 245920800 65175 395341643 3275 19865657 Bột sắn Kg 340 179044,6 3059 16110223,5 2830 14909234,18 569 1380033,92 Đường Kg 10500 69804006 11560 76845100,6 18621,5 123804027,8 3438,5 22845078,8 Dầu ăn Kg 400,45 6588603,85 700,7 11528687,3 942,75 15510500,1 158,4 2606791,1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 8715625680 7123608770 6294788973 9544445447 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị 5.1 Phương pháp hạch toán Công ty sử dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Theo phương pháp này kế toán sẽ ghi chép, kiểm tra thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ gốc. Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác cao và theo dõi được chặt chẽ tình hình biến động nguyên vật liệu của công ty. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là nhiêu chủng loại, quy cách, nhiều nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Tài khoản sử dụng Với phương pháp hạch toán là kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán nguyên vật liệu. Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu của công ty theo giá thực tế. Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp để chế tạo sản phẩm. Tài khoản này được kế toán mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất: phân xưởng, bộ phận sản xuất... Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 111- Tiền mặt TK 112- Tiền gửi ngân hàng TK 331- Phải trả người bán TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ TK 627- Chi phí sản xuất chung TK 641- Chi phí bán hàng TK 642- Chí phí quản lý doanh nghiệp ... Hình thức áp dụng và quy trình ghi sổ Công ty hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ hạch toán nguyên vật liệu của công ty theo hình thức Nhật ký chứng từ được khái quát qua sơ đồ sau: Phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn mua hàng Sổ chi tiết TK 152 Bảng phân bổ số 2 Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký chứng từ 1, 2 Bảng kê 4, 5 Sổ tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 152, 331 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ sách sử dụng Nhật ký chứng từ NKCT số 1: phản ánh phát sinh Có TK 111 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 NKCT số 2: phản ánh phát sinh Có TK 112, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152. NKCT số 5: theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp (theo dõi TK 331). NKCT số 7: theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó phản ánh các nghiệp vụ ghi giảm nguyên vật liệu ( ghi Có TK 152). Bảng kê Bảng kê số 4: dùng để phản ánh phát sinh Nợ các tài khoản 621, 627, 154..., đối ứng với phát sinh Có TK 152. Bảng kê số 5: dùng để phản ánh phát sinh các tài khoản 641, 642 đối ứng với phát sinh Có TK 152. Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất (ghi Nợ các TK 621, 627, 641, 642; ghi Có TK 152, 153) Sổ cái Sổ cái TK 152: sổ tổng hợp mở cho tất cả các tháng trong năm và chỉ được ghi một lần vào cuối tháng. Cộng phát sinh Nợ TK 152 được lấy từ NKCT số 1, 2, 5. Cộng phát sinh Có TK 152 được lấy từ NKCT số 7. 5.2 Hạch toán tăng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay cho người bán bằng tiền mặt. Hàng ngày kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn, Phiếu chi để ghi vào NKCT số 1. Giá trị nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền mặt được ghi vào NKCT số 1. Cuối tháng kế toán xác định tổng cộng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng với bên Nợ TK 152 ở NKCT số 1 để chuyển vào Sổ cái TK 152. Biểu số 12 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111-Tiền mặt Tháng 11/2006 Đơn vị tính: đồng STT Ngày tháng Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 152 133 ... 7/11 129405000 12940500 142345500 Cộng 197088000 17967445,33 2604156395 Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng Hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn, Giấy báo nợ của ngân hàng kế toán vào NKCT số 2. Giá trị nguyên vật liệu mua ngoài đã thanh toán bằng chuyển khoản được ghi vào NKCT số 2. Cuối tháng kế toán cũng sẽ tính ra số tổng cộng phát sinh Có TK 112, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 trong NKCT số 2 để chuyển vào Sổ cái TK 152 (tương tự như đối với trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt). Biểu số 13 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112-Tiền gửi ngân hàng Tháng 11/2006 Đơn vị tính: đồng STT Ngày tháng Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 152 133 ... 20/11 56988872 5698887 62687759 Cộng 56988872 10257996,6 234564800 Nguyên vật liệu mua ngoài chưa thanh toán cho người bán Đây là hình thức thanh toán nguyên vật liệu mua ngoài chủ yếu của công ty vì nhà cung cấp thường là các công ty quen thuộc có quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài. Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp kế toán mở Sổ chi tiết TK 331. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 331 đều được theo dõi trên sổ này. Sổ chi tiết TK 331 được mở theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ. Căn cứ vào Hoá đơn, Phiếu nhập kho kế toán ghi số tiền phải trả nhà cung cấp bao gồm giá trị nguyên vật liệu nhập kho và thuế GTGT đầu vào ở cột phát sinh Có tương ứng với TK đối ứng 152, 133. Khi thanh toán, căn cứ vào Phiếu chi hoặc Giấy báo Nợ, kế toán ghi số tiền đã trả nhà cung cấp bên cột phát sinh Nợ, tài khoản đối ứng là TK 111, 112. Biểu số 14 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NCC Khách hàng: Công ty TNHH Chung Phát Tháng 11/2006 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn hưởng CK Số phát sinh Số dư Số hiệu NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 236439170 0098479 2/11 Mua đường 152 36 250 000 0098479 2/11 GTGT 133 3 625 000 03210 20/11 Trả tiền mua đường 111 279125000 .... ... ... ... ... ... ... ... ... Phát sinh 92016789 65764142 Dư cuối kỳ 210186523 Cuối tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào NKCT số 5. NKCT số 5 là loại sổ tổng hợp dùng để tổng hợp tình hình thanh toán với tất cả các nhà cung cấp của công ty. Trong NKCT số 5, mỗi đối tượng công nợ được ghi 1 dòng. Cuối tháng kế toán khoá sổ NKCT số 5. Số tổng cộng ghi ở cột “ Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152” trên NKCT số 5 được chuyển vào Sổ cái TK 152. Biểu số 14 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331-Phải trả nguời bán Tháng 11/2006 Đơn vị tính: đồng STT Tên NCC Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331,Nợ các TK Cộng Có TK 331 Ghi Nợ TK 331, Có các TK Cộng Nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 152 ... 111 112 Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 119 CTTNHH Chung Phát 236439170 59785584 65764142 92016789 92016789 210186523 120 CTTNHH Phát Việt 44000000 163210000 179521000 36500000 121250000 102271000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 8250995400 6869531898 7827669800 239786300 80889200 320675500 15757989700 Đã ghi Sổ cái ngày tháng năm 2006 Ngày 30/11/2006 Kế toán ghi sổ Ký, họ tên Kế toán tổng hợp Ký, họ tên Kế toán trưởng Ký, họ tên Nguyên vật liệu mua ngoài hàng và hoá đơn không về cùng một lúc Nguyên tắc của công ty là khi mua hàng không để hoá đơn sang tháng sau, tức là không để trường hợp hàng về trước, hoá đơn về sau. Nếu hoá đơn về trước, cuối tháng nguyên vật liệu chưa về, kế toán nguyên vật liệu không phản ánh nghiệp vụ này qua TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà đợi đến khi nguyên vật liệu về tại kho kế toán mới phản ánh tăng nguyên vật liệu. Do đó kế toán không sử dụng NKCT số 6. Nhập kho nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê Hàng tháng công ty sẽ tiến hành kiểm kê. Nếu phát hiện thừa nguyên vật liệu do bên bán và công ty quyết định sẽ mua lại số nguyên vật liệu thừa đó thì sau khi nhận được hoá đơn lập bổ sung từ người bán, giá trị nguyên vật liệu thừa đó sẽ được kế toán ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 152” cột “Ghi Có TK 338” trong NKCT số 7. 5.3 Hạch toán giảm nguyên vật liệu Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất Tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Tại các phân xưởng, bộ phận sản xuất nhân viên phân xưởng lập Báo cáo nhập nguyên vật liệu trong tháng đó, cuối tháng phân xưởng gửi Báo cáo nhập nguyên vật liệu lên Phòng kế toán, kế toán nhận được báo cáo này sẽ tiến hành đối chiếu với số lượng vật liệu trên Bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu, đảm bảo số lượng từng loại nguyên vật liệu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng phải khớp nhau, nếu không khớp kế toán phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh ngay. Từ Bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu, kế toán tiến hành tập hợp toàn bộ nguyên vật liệu xuất kho để ghi vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC cho từng khoản mục chi phí, từng phân xưởng. Biểu số 15 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 11/2006 STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK 152 TK 153 1 TK 154- CP SXKD DD 2 TK 621-CP NVLTT PX kem xốp PX bánh quy PX lương khô PX cracker PX kẹo PX bánh tươi, trung thu, mứt tết 5937288273 1187457655 890593241 1009339006 1781186482 474983061,8 593728827,2 3 TK 627-CP SXC PX kem xốp PX bánh quy PX lương khô PX cracker PX kẹo PX bánh tươi, trung thu, mứt tết 295450600 62044626 41363084 47272096 56135614 20681542 38408578 5 TK 641-CP bán hàng 43372300 6 TK 642-CP QLDN 18677800 Cộng 6294788973 Căn cứ vào Bảng phân bổ số 2 và các chứng từ gốc liên quan ( Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị cấp vật tư), các bảng kê, sổ chi tiết các tài khoản 621, 627... kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê số 4- Tập hợp chi phí sản xuất từng phân xưởng. Bảng kê số 4 dùng để tập hợp số chi phí phát sinh Có TK 152, đối ứng phát sinh Nợ các TK 621, 627... và được tập hợp chi tiết cho từng phân xưởng. Số liệu từ Bảng kê số 4 được chuyển sang NKCT số 7 ở dòng ghi Nợ TK 621, 627 ở cột ghi Có TK 152 Biểu số 16 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG KÊ SỐ 4 Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Tháng 11/2006 Đơn vị tính: đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 ... Các TK phản ánh ở NKCT Cộng CP thực tế phát sinh trong tháng 1 TK 621-CP NVLTT PX kem xốp PX bánh quy PX lương khô PX cracker PX kẹo PX bánh tươi, trung thu, mứt tết 5937288273 1187457655 890593241 1009339006 1781186482 474983061,8 593728827,2 5937288273 2 TK 627-CP SXC PX kem xốp PX bánh quy PX lương khô PX cracker PX kẹo PX bánh tươi, trung thu, mứt tết 295450600 62044626 41363084 47272096 56135614 20681542 38408578 295450600 3 TK 622- CP NCTT ... ... Cộng 5966833873 6232738873 Xuất nguyên vật liệu cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ số 2, các sổ chi tiết TK 641, 642... kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê số 5- Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí xây dựng cơ bản ở dòng ghi Nợ TK 641, 642.. ghi Có TK 152. Số liệu từ Bảng kê số 5 sẽ được chuyển vào NKCT số 7. Biểu số 17 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG KÊ SỐ 5 Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí xây dựng cơ bản Tháng 11/2006 Đơn vị tính: đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 ... Các TK phản ánh ở NKCT Cộng CP thực tế phát sinh trong tháng 1 TK 241-CP XDB 2 TK 641- CP bán hàng 43372300 43372300 3 TK 642- CP QLDN 18677800 18677800 ... Cộng 62501100 62501100 Nguyên vật liệu giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê Nguyên vật liệu thiếu sau khi công ty đã xác định rõ nguyên nhân để xử lý, nếu là trách nhiệm của cá nhân, công ty sẽ yêu cầu bồi thường hoặc trừ vào lương. Kế toán không sử dụng TK 1381-tài sản thiếu chờ xử lý mà thay bằng TK 131. Khi đó giá trị nguyên vật liệu thừa được ghi sẽ được ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 131” cột “Ghi Có TK 152” trong NKCT số 7 Biểu số 18 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ NHẬT KÝ CHỨNG SỐ 7 Phần I- Chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 11/2006 Đơn vị tính: đồng STT TK 152 TK 153 NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 5 ... Tổng cộng TK 621 5937288273 TK 622 TK 627 295450600 TK 641 43372300 TK 642 18677800 TK 338 - ... ... TK 152 197088000 56988872 6869531898 71236087770 ... Tổng cộng 6294788973 2604156395 234564800 7827669800 17260176750 Biểu số 18 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ SỔ CÁI TK 152 Năm 2006 Số dư đầu kỳ Nợ Có 8567123435 Đơn vị: đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng1 ... Tháng 10 Tháng 11 NKCT số 1 197088000 NKCT số 2 56988872 NKCT số 5 6869531898 Cộng phát sinh Nợ 7123608770 Cộng phát sinh Có 6294788973 Dư cuối tháng: Nợ Có 8715625680 9544445447 Biểu số 19 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ SỔ CÁI TK 331 Năm 2006 Số dư đầu kỳ Nợ Có 11786455680 Đơn vị: đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng1 ... Tháng 10 Tháng 11 NKCT số 1 239786300 NKCT số 2 80889200 Cộng phát sinh Nợ 320675500 Cộng phát sinh Có 7827669800 Dư cuối tháng: Nợ Có 8250995400 15757989700 PHẦN II MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ 1. Nhận xét về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. Nhận xét chung Qua thời gian nghiên cứu, học hỏi, tiếp cận với thực tế tại công ty, em thấy Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị là một đơn vị sản xuất kinh doanh có qui mô đang trên đà phát triển, và còn có thể tiến xa nhiều hơn nữa. Với kinh nghiệm và trình độ quản lý giỏi, đội ngũ công nhân lành nghề, công nghệ và kỹ thuật chế biến ngày càng đổi mới, Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã tìm được chỗ đứng trên thị trường mang tính cạnh tranh gay gắt và ngày một phát triển. Vốn là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty thực phẩm Miền Bắc chuyên sản xuất kinh doanh các loại bánh kẹo, lương khô, trong thời kỳ đổi mới công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tự lập các kế hoạch sản xuất và tự thực hiện các hoạt động thương mại đặc biệt là kể từ khi công ty tiến hành cổ phần hoá. Bằng sự nỗ lực của mình, công ty đã từng bước thích ứng với cơ chế mới để đạt được những kết quả tốt trong sản xuất kinh doanh. Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đã không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1 Ưu điểm Về tổ chức bộ máy kế toán Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay, công ty đã đảm bảo được sự thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với đội ngũ kế toán viên có năng lực, nhiệt tình, được bố trí phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại công ty. Công việc kế toán của công ty đã được vi tính hoá, mỗi kế toán viên được trang bị một máy vi tính. Ngoài việc các máy vi tính trong Phòng kế toán được nối mạng với nhau mà chúng còn được kết nối với các máy tính của Phòng thị trường phục vụ cho việc cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Ở Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị, vấn đề này đã và đang được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm. Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của quản lý, ở mỗi chừng mực nhất định công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu đã phản ánh đúng, phản ánh đủ và đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Cụ thể quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu ở công ty về cơ bản là đã quản lý được nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng và dư trữ. Sự phối hợp giữa các phòng ban, phân xưởng của công ty với sự phối hợp chặt chẽ với Phòng kế toán-tài chính đã đảm bảo công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tiến hành trôi chảy nhịp nhàng, góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu, tránh lãng phí nguyên vật liệu, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong công ty. Phòng kỹ thuật kết hợp với Phòng kế hoạch vật tư và Phòng kế toán-tài chính để xây dựng nên hệ thống định mức tiêu hao cho mỗi loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm tương đối chính xác. Đây là kết quả của quá trình phân tích, tính toán các thông số hết sức phức tạp. Thông qua đó, công ty có thể xác định lượng nguyên vật liệu cần thu mua, cần sản xuất, cần dự trữ một cách hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, lãng phí. Phòng kế hoạch vật tư: là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật liệu đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển và nhập kho nguyên vật liệu tại công ty, đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. Các kho nguyên vật liệu của công ty được sắp xếp rất hệ thống và hợp lý, đội ngũ thủ kho có trình độ chuyên môn vững, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho bảo quản nguyên vật liệu, tổ chức cấp phát nguyên vật liệu tiến hành khá tốt. Về tính giá nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu nhập kho, công ty sử dụng phương pháp tính theo giá thực tế. Đây là cách tính đơn giản và hợp lý, đồng thời cũng phản ánh đúng được giá trị nguyên vật liệu thực tế nhập kho. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép, tính toán hàng ngày của kế toán. Chính vì vậy đây cũng là phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với đặc điểm của công ty khi mà nguyên vật liệu công ty sử dụng có chủng loại hết sức phong phú, trong tháng hoạt động nhập, xuất diễn ra liên tục và thường xuyên. Về tổ chức, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán Công tác tổ chức chứng từ của công ty được thực hiện khá tốt, đảm bảo cung cấp thông tin về quản lý như số lượng, chất lượng về các vấn đề nhập vào, xuất ra và hàng tồn kho. Các chứng từ nhập xuất được lập, bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Việc luân chuyển chứng từ giữa Phòng kế hoạch vật tư, Phòng kế toán-tài chính và kho được thực hiện nhịp nhàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác và nhanh chóng. Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện tại công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết Thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là dễ áp dụng và giúp cho kế toán có sự đối chiếu dễ dàng. Ngoài những sổ sách theo quy định, kế toán nguyên vật liệu còn mở thêm Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu, Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu Theo em đây là sự sáng tạo hợp lý của công ty vì khi đó việc hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu được diễn ra dễ dàng hơn, phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp. Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp kê khai thường xuyên. Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi được chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là số lượng nguyên vật liệu nhiều, hoạt động nhập xuất diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám đốc thường xuyên. 1.2. Hạn chế Về tổ chức và sử dụng hệ thống chứng từ Trong Phiếu xuất kho không có chữ ký của Giám đốc công ty. Điều này công ty đã chưa tuân theo mẫu Phiếu xuất kho của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Vì vậy công việc tính toán đều dồn vào cuối tháng. Trong khi nguyên vật liệu mà công ty sử dụng lại rất phong phú đa dạng, với hàng trăm danh điểm nguyên vật liệu. Chính vì vậy mặc dù kế toán nguyên vật liệu đã sử dụng Excel để xây dựng công thức tính giá cho từng danh điểm nguyên vật liệu nhưng việc tính toán vẫn bị mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán hàng kỳ. Về hạch toán tổng hợp Vấn đề lập dự phòng Là doanh nghiệp sản xuất nên công ty sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu. Sản phẩm chính của công ty là bánh kẹo, đây là loại sản phẩm mang tính chất mùa vụ vì sản xuất tập trung rất lớn vào những dịp lễ tết. Chính vì thế mà công ty thường xuyên phải dự trữ một khối lượng lớn nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất vào những dịp nhất định đó. Thế nhưng công ty lại không thiết lập bất cứ một khoản dự phòng nào trong khi giá cả thị trường lại luôn có sự biến động và việc giá trị nguyên vật liệu tồn kho bị thấp hơn giá cả thị trường là điều khó tránh khỏi. Do đó xét trên góc độ kế toán, công ty chưa phản ánh đúng thực chất của chi phí sản xuất. Vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu Công ty không sử dụng Tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) và Tài khoản tài sản thừa chờ xử lý (TK 3381). Vấn đề hạch toán khi mua ngoài nguyên vật liệu mà hoá đơn về trước, cuối tháng hàng chưa về. Đối với trường hợp này kế toán nguyên vật liệu không sử dụng Tài khoản Hàng mua đang đi đường (TK151) mà chỉ đến khi hàng về đến công ty rồi mới phản ánh. Do đó kế toán cũng không sử dụng NKCT số 6. Như vậy là trong tháng đó nguyên vật liệu đã là tài sản của công ty nhưng lại không được kế toán phản ánh. Kế toán đã không phản ánh đúng tình hình biến động tài sản của công ty. Do đó cách hạch toán không qua TK 151 như trên là không tuân theo nguyên tắc kế toán. Về việc ứng dụng máy vi tính Hiện tại công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán nào, mà mọi công việc từ ghi chép hạch toán hàng ngày, tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do kế toán viên tự thực hiện trên Microsoft Excel. Công ty đã trang bị cho mỗi kế toán viên một máy vi tính và mỗi thủ kho một máy vi tính nhưng chưa nối mạng với nhau, làm cho việc cập nhật thông tin giữa thủ kho và kế toán còn bị gián đoạn. Nếu khi kế toán muốn kiểm tra đối chiếu số liệu với thủ kho hoặc cần thông tin thì phải gọi điện cho thủ kho mang các chứng từ lên mà không trực tiếp kiểm tra được 2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị. 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Tuy tuổi đời còn non trẻ nhưng trong những năm gần đây Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã không ngừng lớn mạnh cả về bề rộng và chiều sâu. Trải qua nhiều khó khăn và thử thách nhưng công ty vẫn đứng vững trên thị trường bánh kẹo vốn khắc nghiệt của nước ta, phát triển hoà nhập với nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế. Một nguyên tắc làm việc mà công ty không ngừng quán triệt đó là “Tiết kiệm, hiệu quả”, luôn luôn cố gắng tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm để tăng cường sức tiêu thụ trên thị trường. Để làm được điều đó công tác kế toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện, vững chắc. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất mặt hàng thực phẩm nên sự đòi hỏi về chất lượng là rất khắt khe. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì thường xuyên liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn. Quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào đặc điểm nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tiến hành lựa chọn cách thức phân loại, phương pháp tính giá, phương pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp sao cho phù hợp. Nhưng dù áp dụng theo hình thức, phương pháp nào thì doanh nghiệp cũng phải tuân theo những quy đinh tài chính, kế toán được ban hành. Nhìn chung Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã áp dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tương đối hợp lý và tuân theo những quy định của chế độ kế toán ban hành. Tuy nhiên, như chúng ta đã biết đối với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị thì công tác kế toán nói chung mà đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng, đòi hỏi phải luôn luôn có sự hoàn thiện cho phù hợp với từng hoàn cảnh thực tế. Sự không ngừng hoàn thiện đó là công việc rất cần thiết giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh tế-xã hội, đồng thời khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường không chỉ trong nước mà còn quốc tế. 2.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Về tổ chức chứng từ ban đầu Để đảm bảo việc tuân theo hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã ban hành theo Quyết định 15/2006 QĐ-BTC, trong Phiếu xuất kho của công ty nên có thêm phần chữ ký của Giám đốc công ty. Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Theo em để tránh việc tính toán mất nhiều thời gian vào thời điểm cuối tháng, công ty nên thiết kế một phần mềm kế toán đồng bộ, từ đó việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho trở nên dễ dàng và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên. Về hạch toán tổng hợp Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá thị trường) của số nguyên vật liệu tồn kho thấp hơn giá gốc thì ta cần phải lập dự phòng. Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của số nguyên vật liệu tồn kho đó: Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp số dự phòng phải lập của kỳ kế toán năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập của kỳ kế toán năm trước thì ta tiếp tục lập dự phòng số chênh lệch đó. Trường hợp số dự phòng phải lập của kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập của kỳ kế toán năm trước thì ta tiến hành hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632-Giá vốn hàng bán Kiểm kê nguyên vật liệu Trong quá trình bảo quản sử dụng nguyên vật liệu có thể bị hao hụt, mất mát, hư hỏng kém phẩm chất, dư thừa do nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy tất cả các hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu đều phải được xác định nguyên nhân rõ ràng từ đó đề ra được biện pháp xử lý. Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng 2 tài khoản sau: TK1381-Tài sản thiếu chờ xử lý TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý Căn cứ vào kết quả kiểm kê kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Nếu phát hiện thừa Nợ TK 152 Có TK 3381- Số nguyên vật liệu thừa chờ xử lý Nếu phát hiện thiếu Nợ TK 1381 Có TK 152- Số nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý Căn cứ vào quyết định xử lý của Hội đồng xư lý kế toán ghi: Xử lý số nguyên vật liệu thừa Nợ TK 3381 Có TK 711 Xử lý số nguyên vật liệu thiếu Nợ TK 632-thiếu không rõ nguyên nhân Nợ TK 111, 3341- bồi thường trực tiếp Có TK 1381 Sử dụng TK 151 Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu mà hoá đơn về trước, hàng về trong tháng sau, kế toán phải phản ánh giá trị nguyên vật liệu đó qua TK 151-Hàng mua đi đường. Khi đó sổ Nhật ký chứng từ số 5 ở mục “Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác” kế toán lập thêm cột “TK 151”. Tháng sau khi số nguyên vật liệu này về nhập kho, kế toán mở thêm Nhật ký chứng từ số 6 - ghi Có TK151. Giá trị nguyên vật liệu nhập kho sẽ được ghi ở cột “ghi Nợ TK 152” Về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy Hiện nay công ty chưa áp dụng một phần mềm kế toán hoàn chỉnh mặc dù công ty đã trang bị cho Phòng kế toán tài chính hệ thống máy vi tính nối mạng tương đối hiện đại. Điều này đã làm giảm tiến độ của công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là vào dịp cuối tháng, quý, năm khi công ty phải thực hiện các báo cáo quyết toán hàng kỳ. Vì vậy theo em công ty nên lưu tâm đến vấn đề này. Hiện nay ngoài thị trường có khá nhiều phần mềm kế toán đã được thiết kế sẵn, song là một công ty sản xuất bánh kẹo quy mô tương đối lớn, công ty nên thuê một đơn vị chuyên về phần mềm kế toán xây dựng một phần mềm kế toán riêng cho phù hợp với đặc điểm của công ty mình. Điều này sẽ khiến cho công ty phải bỏ ra khoản chi phí ban đầu khá lớn nhưng sẽ mang lại những hiệu quả về lâu dài cho công ty. KẾT LUẬN Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới, các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội và thử thách để có thể tồn tại và phát triển. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng nhất, một chiến lược kinh doanh hiệu quả luôn là một vấn đề được quan tâm đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, với một chiến lược sản xuất, kinh doanh đúng hướng, công ty đã và đang là một trong những doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất bánh kẹo của nước ta. Đóng góp không nhỏ vào thành công chung đó phải kể đến sự cố gắng nỗ lực của Phòng Kế toán tài chính trong việc hạch toán, cung cấp số liệu và đưa ra các định hướng phát triển trong tương lai. Trong đó phần hành kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy kế toán nguyên vật liệu tại công ty cần phải luôn luôn tự hoàn thiện, cho phù hợp với từng điều kiện phát triển sản xuất của công ty. Sự không ngừng hoàn thiện là phương châm hành động của công ty và không ngừng hoàn thiện cũng chính là công việc cần thiết với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Mặc dù đã cố gắng phản ánh đúng thực trạng và đã đưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty song bài viết này của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy những nhận xét, đóng góp ý kiến là hết sức quan trọng để bài viết của em hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Phòng Kế toán tài chính của công ty và đặc biệt là thầy giáo Trần Đức Vinh đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Chủ biên: PGS. TS Đặng Thị Loan Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp- Chủ biên PGS-TS Nguyễn Thị Đông Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán - Nhà xuất bản tài chính 10-2002 Hệ thống kế toán doanh nghiệp-Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Tạp chí kế toán Tạp chí tài chính Một số tài liệu liên quan khác