Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược và thiết bị y tế Hà Tĩnh

chi nhánh tại Hà Nội Mạng lưới cung ứng thuốc của Công ty cổ phần Dược và TBYT Hà Tĩnh NGÂN SÁCH C.TRÌNH BV TUYẾN TỈNH, TRẠM CK HIỆU THUỐC 18 HUYỆN THÀNH Y TẾ CƠ SỞ CT.TNHH NHÀ THUỐC TRẠM Y TẾ Xà BÁN LẺ MDV HIỆU THUỐC BÁN LẺ MDV HỢP ĐỒNG TTYT 18 HUYỆN THÀNH T.T.T.M DƯỢC MỸ PHẨM CÔNG TY CP DƯỢC VÀ TBYT HÀ TĨH NGUÒN KHÁC NGƯỜI TIÊU DÙNG CT XND TỈNH BẠN CÔNG TY -XNDTW 2.Tổ chức bộ máy - Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành - Hội đồng quản trị gồm 7 thành viên -Thành viên hội đồng kiểm soát 3 thành viên (trong đó có 1 thành viên đại diện Sở tài chính vật giá quản lý phần vốn nhà nước tại Công ty.) Sơ đô bộ máy công ty : CHỦ TỊCH HĐQT KIÊM GIÁM ĐỐC CÔNG TY BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT Phân xưởng sản xuất Phòng cơ điện Phòng KTTC Phòng KT-KN Phòng TCHC Phòng KDKH TTTM D và MP Quầy LDGTSP Kho vận Chi nhánh HN 18 đơn vị trực thuộc (18 huyện thành) Chỉ đạo trực tiếp Quan hệ báo cáo thỉnh thị ý kiến giải quyết công việc hàng ngày * Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Giám đốc Công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị: Có quyền quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và những chủ trương lớn của Công ty hợp tác đầu tư doanh kinh tế. Điều hành và tổ chức bộ máy để bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ: Khen thưởng phúc lợi, đầu tư phát triển các quỹ dự phòng, phê chuẩn quyết toán các đơn vị trực thuộc (18 đơn vị huyện thành) - duyệt quyết toan toàn công ty. Quyết định chuyển nhượng, mua bán cầm cố các loại tài sản toàn công ty (quyết định việc đề cử các chức danh. Như phó giám đốc, kế toán trưởng bổ nhiệm bãi nhiệm phó trưởng phòng công ty, các chức danh lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc. Hàng năm có kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra kiểm tra xử lý các vi phạm điều lệ công ty. Thực hiện nạp ngân sách đầy đủ hàng năm, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh toàn công ty. Phó giám đốc: Hiện tại Công ty có 2 phó giám đốc: 1 phó giám đốc phụ trách mảng kinh doanh và 1 phó giám đốc phụ trách mảng sản xuất. Chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác tổ chức hành chính phòng kế hoạch kinh doanh, giúp việc cho giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giải quyết các chế độ, thủ tục tuyển dụng mới, thôi việc, bổ nhiệm bãi nhiệm, kỷ luật, khen thưởng hưu trí. Hàng năm có chương trình đào tạo, bồi dưỡng thi tay nghề, là thành viên thường trực hội đồng thi đua, hội đồng kỷ luật. Nghiên cứu tổ chức lao động cho các đơn vị trực thuộc, xây dựng các định mức lao động cho các đơn vị trực thuộc. Quản lý chế độ công văn đi, đến các loại giấy tờ con dấu. Phòng kế hoạch kỹ thuật, kiểm nghiệm: Có chức năng nhiệm vụ hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch năm, dài hạn cùng các phòng ban nghiệp vụ xây dựng các kế hoạch như: Kế hoạch sử dụng vốn, tài vụ, kế hoạch vận chuyển, vật tư, kho hàng hoá, kế hoạch sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật, kế hoạch xây dựng cán bộ, lao động tiền lương, tiếp thị, liên doanh liên kết. Quản lý các hợp đồng kinh tế, hàng hoá vật tư, quản lý kỹ thuật nghiên cứu cải tiến các mặt hàng nâng cao chất lượng giảm giá thành sản phẩm. Quản lý định mức kỹ thuật (tiêu hao năng lượng, vật tư của các sản phẩm). Hàng năm xây dựng chương trình sản xuất của công ty quản lý chất lượng sản phẩm thường xuyên tổ chức bảo dưỡng sửa chữa lớn các thiết bị của các đơn vị. Phòng kiểm nghiệm kiểm tra giám sát toàn bộ vật liệu mua vào nhập kho nguyên vật liệu, kiểm tra sản phẩm đạt yêu cầu trước khi đóng gói nhập kho thành phẩm. Phòng kế toán: + Tổ chức hạch toán kế toán Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán theo đúng pháp luật kế toán thống kê của Nhà nước. Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo kế toán thông kê, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc kiểm tra, thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty. Kịp thời phân tích, ghi chép các nguồn vốn cấp, vốn vay giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động vật tư, hàng hoá trong sản xuất kinh doanh. Thường xuyên theo dõi công nợ, đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt hợp lý, thanh toán kịp thời, hàng quý, năm quyết toán đúng chế độ, hạch toán lỗ, lãi các đơn vị trực thuộc. + Giám đốc kế toán tài vụ đối với các đơn vị trực thuộc. Theo dõi việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch về các loại vốn cố định vốn lưu động, vốn chuyên dùng, xây dựng cơ bản. Phân công theo dõi các đơn vị hạch toán kế toán, hướng dẫn lập báo cáo về các nguồn vốn, vốn vay nhận được. Tham mưu cho giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện chế độ quản lý tài chính, định kỳ bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho các bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc thống nhất phương pháp hạch toán các biểu mẫu cụ thể. IV.NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY . 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Là một công ty có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn do vậy công ty đã tổ chức hình thức kế toán tập trung. Với hình thức này đảm bảo sự tập trung thống nhất của kế toán trưởng đồng thời lãnh đạo công ty cũng nắm bắt và chỉ đạo kịp thời công tác kế toán tài chính. Mặt khác loại hình kế toán tập trung sẽ tiết kiệm được chi phí hạch toán và việc phân công công việc, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán được dễ dàng, việc ứng dụng thông tin trên máy cũng khám phá thuận lợi Sơ đồ 1.3. Sơ đổ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền lương BHXH Kế toán NVL, CCDC Kế toán phải trả, tạm ứng Kế toán nợ phải thu, kế toán thuế Kế toán quỹ Kế toán 9 hiệu thuốc huyện thị * Với chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Tổ chức hoạt động cho bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kế toán tài chính của công ty, phân tích số liệu, báo cáo tài chính để tư vấn cho ban giám đốc về tài chính của công ty, kiểm tra ký xác nhận các khoản chi phí thanh quyết toán về tài chính trước khi trình giám đốc phê duyệt, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính của công ty. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ trực tiếp giúp kế toán trưởng kiểm tra giám sát, lập kế hoạch công tác tài chính của công ty . Kế toán tổng hợp phản ánh chung tình hình tăng giảm và hiện có của các loại vốn, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả kinh doanh, ghi chép sổ cái, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán. Kế toán tổng hợp còn phụ trách kế toán TSCĐ. - Kế toán vốn bằng tiền. Kế toán tiền mặt: Quản lý tiền mặt, lập phiếu thu chi theo lệnh. Kế toán tiền mặt còn quản lý hiệu thuốc huyện. Kế toán tiền gửi, tiền vay: kế toán tiền gửi ngân hàng thường xuyên theo dõi kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng, kịp thời đề xuất thanh toán hợp đồng vay vốn đến hạn phải trả, tính lãi vay phải trả hàng tháng. Kế toán tiền vay: Lập hồ sơ vay vốn theo các hợp đồng, mở L/C nhận nợ các hợp đồng vay vốn nhập khẩu nguyên liệu, phối hợp với phòng kế hoạch lập hồ sơ xuất khẩu hàng theo quy định. Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Quản lý các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động; kế toán tiền lương còn quản lý thanh toán bán buôn. - kế toán phải trả, tạm ứng: kế toán phải trả theo dõi tình hình thanh toán về các khoản nợ của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Kế toán tạm ứng theo dõi các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. - Kế toán nợ phải thu, kế toán thuế: kế toán nợ phải thu theo dõi, kiểm tra, đối chiếu công nợ người mua, thu hồi công nợ hàng hoá bán ra, báo cáo lên giám đốc và trưởng phòng tài chính số nợ quá hạn tồn đọng. Kế toán thuế: Lập biểu báo cáo theo mẫu của nhà nước quy định, kiểm tra, xử lý, hoàn thiện các bảng biểu trước khi trình duyệt báo cáo bán hàng. - Kế toán quỹ: Theo dõi kiểm tra tình hình nhập xuất tồn quỹ - Kế toán chi nhánh: Theo dõi quản lý các chi nhánh Các nhân viên kế toán thuộc các thành phần hành kế toán cụ thể mà kế toán trưởng giao cho sẽ hạch toán ban đầu đều ghi rõ và lập báo cáo phần hành. Đồng thời các kế toán phần hành phải có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành công tác ghi sổ và lập báo cáo định kỳ chung. 2. Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch; - Chế độ kế toán: Công ty chỉ áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Công ty áp dụng toàn bộ hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn; - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc; - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: tính giá theo phương pháp nhập trước, xuất trước. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thương xuyên; - Phương pháp ghi nhận TSCĐ: Ghi nhận theo nguyên giá. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng; - Phương pháp tính thuế GTGT: Tình theo phương pháp khấu trừ; - Hệ thống sổ của công ty bao gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc; Hình thức ghi sổ: Hình thức chứng từ - ghi sổ Sơ đồ 1.5: Quy trình thực hiện kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Hăng ngày căn cứ vào chứng tư kế toán làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng tư ghi sổ để ghi vào sổ dăng ký chứng tư ghi sổ, sau đó được dùng đề ghi vào sổ cái. Các chứng từ ké toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tai chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng sốï phát sinh nợ, tổng số phát sinh có va số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hơp chi tiết (được lạp tư các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng đẻ lập báo cáo kế toán. Quan hệ đối chiếu , kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. B. CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN DƯỢC VÀ TBYT HÀ TĨNH 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 1.1. Đặc điểm: Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phục vụ sức khoẻ, không chỉ sản xuất thuốc để phục vụ nhu cầu trong nước mà công ty còn tiến hành xuất khẩu. Vì vậy để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục công ty CP Dược &TBYT Hà Tĩnh luồn phải đảm bảo nguồn nguyên liệu, vật liệu sẵn sàng cho sản xuất. NVL trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất, NVL tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tha gia vào quá trình sản xuất NVL tiêu hao toàn bộ, giá trị của NVL được chuyển hết một lần vào giá trị sản phẩm. Công ty có rất nhiều loại NVL khác nhau như: bột, vitamin, bột paracetamol, Diclofeat. Vì vậy để nâng cao hiệu quả sản xuất, hạ giá thành sản phẩm thì công ty phải phân loại, quản lý và sử dụng NVL hợp lý bột, vitamin, bột paracetamol, Diclofeat, bột Tlac, hương liệu... 1.2. Phân loại: Căn cứ vào yêu cầu quản lý, vai trò tác dụng của chúng qúa trình sản xuấ, NVL của công ty được phân thành: - NLVL chính: NLVL Chính bao gồm: Vitamin, bột paracetamol, Diclofeat, bột Tlac ... khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ bao gồm: bột tan, bột sắn, các tá dược, đường, hương liệu, nước rửa kính, dây nilon... được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm. - Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý... Ví dụ: Xăng dầu sử dụng trực tiếp cho phương tiện vận chuyển... - Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ như khoá,đinh, ốc, vít, lò xo... - Phê liệu thu hồi: Là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất được thu hồi lại có thể sử dụng hay để bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào trên như bao bì, bìa cotton... 1.3. Công tác quản lý nguyên liệu tại công ty . Xuất phát từ đặc điểm của NLVL, việc quản lý NLVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ. Do vật liệu của ngành được chủ yếu là mua ngoài và không dễ dàng mua trên thị trường, các kế hoạch NLVL được công ty rất quan tâm. Việc thu mua NLVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ đó công ty lập kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, công ty tổ chức bộ phận thu mua, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Giá cả NLVL cũng rất được chú ý về mặt chi phí thu mua sao cho với chi phí thu ít nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời công ty cũng tổ chức làm tốt công tác quản lý NLVL thông qua hệ thống kho bãi nhừm tránh mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng NLVL. Với lượng vốn có hạn công ty thường dự trữ NLVL ở mức tối cần thiết và có thể sung NLVL ở đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán với giá cao hơn mà chưa cần sử dụng đến. Nói chung, công tác quản lý NLVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. 1.4. Đánh giá NLVL * Tính giá NLVL nhập kho: Việc đánh giá NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác kế toán vật liệu của công ty. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ giúp cho việc hạch toán được tiến hành thuận lợi chính xác, đảm bảo phản ánh đúng tình hình vật liệu trong công ty. Do vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với biểu giá và chi phí mua khác nhau cho nên với từng nguồn nhập thì việc đánh giá thực tế vật liệu cũng có sự khác nhau. - Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua + các khoản thuế không được khấu trừ - chiết khấu, giảm giá (nếu có). Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hoá đơn chưa bao gồm thuế GTGT - Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành tự sản xuất. - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá nhập kho = Giá thực tế xuất kho + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển - Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu: Giá vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh quy định. - Vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo thị trường do hội đồng giao nhận xác định. - Phế liệu: Giá thực tế là giá trị thu hồi tối thiểu. Ví dụ 1: Ngày 06/01/2009 nhập kho 500kg bột Tlac, 1000kg bột Paracetamol theo hoá đơn số 86101 của công ty CP hoá Dược Việt Nam. Giá mua chưa có thuế GTGT 10% ghi trên hoá đơn lần lượt là 4000000; 450000000 đồng. Công ty xác định giá thực tế nhập kho của bột Tlac là 4 000 000 đồng; giá thực tế nhập kho của bột Paracetamol là 450 000 000đồng. * Tính giá NLVL xuất kho: Công ty tính giá NLVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này hàng nào nhập trước sẽ được sử dụng đơn giá làm đơn giá xuất trước. Xuất hết số hàng nhập trước rồi mới đến số nhập sau do đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ được xác định căn cứ vào đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. VD: Tài liệu về một số NLVL trong tháng 1 năm 2009 của công ty như sau: Tồn đầu tháng: Bột Tlac : 272,358kg với đơn giá 7929,222 đồng/kg. Bột Paracetamol: 45kg với đơn giá Xuất kho ngày 4/1: xuất 120,358 bột Tlac, 45kg bột Paracetamol. Nhập kho ngày 6/1: Nhập 500kg bột Tlac với đơn giá 8000đ/kg, 1000kg bột Paracetamol với đơn giá 550000 đ/kg. Xuất kho ngày 12/1: xuất kho 95kg bột Tlac, 150 bột Paracetamol Xuất kho ngày 15/1: Xuất kho 109.38kg Xuất kho ngày 25/1: xuất kho 88.5kg bột Tlac, 175 kg bột Paracetamol. Xuất kho ngày 28/1: xuất kho 56kg Xuất kho ngày 30/1: xuất kho 89kg bột Tlac, 130kg bột paracetamol. Công ty tiến hành xuất kho NLVL theo bảng sau: Bảng.2.1.Bảng tính giá trị Paracetamon xuất kho tháng 1 ngày tháng diễn giải số lượng (kg) Đơn giḠ(đồng/kg) Thành tiền(đồng) Tồn đầu tháng 45 500.000 22.500.000 04/1 xuất 04/1 45 500.000 22.500.000 06/01 nhập kho 06/01 1000 550.000 550.000.000 12/01 xuất 12/01 150 550.000 82.500.000 25/01 xuất 25/01 175 550.000 96.250.000 30/01 x uất 30/01 130 550.000 71.500.000 Tổng số lượng xuất 500 272.750.000 tồn cuối tháng 545 550.000 299.750.000 ¬ Bảng.2.2.Bảng tính giá trị bột Talac xuất kho tháng 1 Ngày tháng Diễn giải số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng) Tồn đầu tháng 272,358 7929,222 2.159.587 04/1 xuất 04/1 120,358 7929,222 954.345 06/01 nhập kho 06/01 500 8000 4.000.000 12/01 xuất 12/01 95 7929,222 753,276 15/01 xuất 15/01 109,38 57kg ®¬n gi¸ 7929,222 52,38 kg ®¬n gi¸ 8000 871 006 25/01 xuất 25/01 88,5 8000 708.000 28/01 xuất 28/01 56 8000 448.000 30/01 xuất 30/01 89 8000 712.000 Tổng số lượng xuất 558,238 4.356.327 Tồn cuối tháng 214,12 8000 1.712.960 Việc khai báo giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước không được tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng "tính đơn giá NTXT". Cuối tháng phần mềm tự động cập nhật đơn giá xuất kho trong kỳ. 2. Chứng từ chủ yếu và trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu. 2.1. Chứng từ sử dụng. * Chứng từ sử dụng. - Hoá đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho - Giấy đề nghị cung ứng vật tư - Phiếu xuất kho 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh, NLVL mua ngoài là chủ yếu và thường mua với số lượng lớn nên mọi vật liệu sau khi mua về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho. Khi NLVL về đến Công ty sẽ được nhân viên phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểm tra chất lượng, quy cách NVL. Khi cán bộ cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kinh doanh, hoá đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NLVL, số lượng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán. Sau khi có đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh căn cứ vào hoá đơn và số lượng NLVL thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho. Nếu NLVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lượng thực thập kho và phiếu nhập kho. Phòng kinh doanh nhập khẩu lập phiếu nhập kho thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu. Một liên giao cho thủ kho để nhập NLVL vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Một liên lưu tại phòng kinh doanh nhập khẩu. Một liên gửi kèm hoá đơn cho kế toán thanh toán với người bán. Trình tự nhập kho NLVL như sau: Do hoạt động đặc thù của Công ty, kinh doanh hàng hoá là chủ yếu nên hầu hết NVL mua về được nhập vào kho của Công ty. Khi có kế hoạch sản xuất, NLVL sẽ được chuyển từ kho của Công ty sang kho của phân xưởng sản xuất. Biểu 2.1: Mẫu hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKL-3LL (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Đơn vị bán hàng: Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Địa chỉ: 273 Tây Sơn - Hà Nội Số 86101 Mã số thuế: 0100108945 - 1 Số TK: 710X - 00602 Điện thoại: 8533396 hoặc 8534148 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Thanh Đơn vị: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - P. Nam Hà - TP. Hà Tĩnh - tỉnh Hà Tĩnh. Điện thoại: 039 855906 hoặc 039 854398 Tài khoản: 52010000000286 tại ngân hàng ĐT & PT Hà Tĩnh Mã số thuế: 3000104879 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột Tlac kg 500 8.000 4.000.000 2 Bột Paracetamol kg 1000 550.000 550.000.000 Cộng tiền hàng: 554.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 55.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 609.400.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm linh chín triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Trên cơ sở chừng từ gốc là hoá đơn GTGT, bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất vật tư, sau đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 03-VT Số: 18 Biên bản kiểm nghiệm vật tư - hàng hoá Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Căn cứ hoá đơn GTGT số 86101 ngày 06 tháng 01 năm 2009 của Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Võ Đức Nhân Chức vụ: Phó giám đốc - Trưởng ban Bà: Hồ Thị Trà Chức vụ: Chuyên viên kỹ thuật - Uỷ viên Ông: Nguyễn Đăng Phát Chức vụ: Kế toán trưởng - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Bộc Tlac kg 500 500 0 2 Bột Paracetamol kg 1000 1000 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn quy định Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho. Biểu 2.3. Phiếu nhập kho: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 01-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Phiếu nhập kho Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Số: 5 Nợ TK: 152 Có TK: 112 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Thịnh Theo hoá đơn số 86101 ngày 06 tháng 01 năm 2009 của Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Nhập tại kho: Công ty TT Mã hàng hoá Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 NBO001 Bột Tlac kg 500 500 8.000 4.000.000 2 PPA001 Bột Paracetamol kg 1000 1000 550.000 550.000.000 Tổng cộng 554.000.000 Tổng số tiền bằng chữ: Năm trăm năm mươi tư triệu đồng chẵn Số chứng từ kèm theo: 01 (01 hoá đơn GTGT, 01 biên bản kiểm nghiệm vật tư) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3. Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty, NLVL mua về được sử dụng cho sản xuất, quản lý ngoài ra còn xuất bán. NVL của xí nghiệp bao gồm nhiều thứ, loại khác nhau và được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau. Bởi vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiểm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất căn cứ kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao, lập định mức vật tư cho từng phân xưởng. Khi xuất kho NLVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định. Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho vật tư ghi số lượng thực xuất vào phiếu, ghi ngày tháng xuất cùng người nhận hàng ký vào phiếu, ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán. Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh. Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NLVL Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Trình tự xuất kho NLVL: Tại phân xưởng, người chịu trách nhiệm tiến hành lập kế hoạch cho nhu cầu vật liệu, sau đó viết "Giấy đề nghị cung ứng vật tư" trình lên bộ phận vật tư xem xét và xin duyệt của PGĐ phụ trách kinh doanh. Biểu 2.4: Giấy đề nghị cung ứng vật tư. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Giấy đề nghị cung ứng vật tư Ngày 25/01/2009 Căn cứ vào tình hình sản xuất của Công ty Phân xưởng II đề nghị cung ứng vật tư như sau: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Duyệt 1 Bột Tlac kg 88,5 2 Bột Paracetamol kg 175 Phó giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách vật tư (Ký, ghi rõ họ tên) Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào: Giấy đề nghị cung ứng vật tư, phụ trách cung tiêu tiến hành lập phiếu xuất kho. Tại thời điểm này phiếu xuất kho chưa có đơn giá. Biểu 2.5: Phiếu xuất kho. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 02-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Phiếu xuất kho Ngày 25/01/2009 Số: 4 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hồng Thắm Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên Xuất tại kho: Công ty TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đồng) 1 Bột Tlac NBO001 kg 88,5 88,5 2 Bột Paracetamol PPA kg 175 175 Cộng 263,5 (Số chứng từ kèm theo: 01 (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Trường hợp xuất NLVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc Công ty. Phòng kinh doanh căn cứ thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, Giám đốc, kế toán trưởng, người mua, thủ kho. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đến thủ quỹ nộp tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu rồi mới xuống kho nhận vật tư. 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Việc hạch toán chi tiết NLVL đảm bảo chặt chẽ tình hình Nhập - xuất - tồn NLVL theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, bằng việc kết hợp giữa phòng kế toán và kho thông qua phương pháp hạch toán chi tiết NLVL ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động NLVL. 3.1. ở kho: Thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác để mở thẻ kho và ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Biểu 2.6: Thẻ kho Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: S12-DN (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) thẻ kho Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Tên kho: Kho Công ty Tên hàng hoá: Bột Tlac Đơn vị tính: Kg TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Kí xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn 31/12/2008 272,358 2 75 04/1 Xuất để sản xuất 04/01 120,358 152 3 7 06/1 Nhập kho 06/01 500 652 4 76 12/1 Xuất kho 12/01 95 557 5 77 15/1 Xuất kho 15/01 109,38 447,62 6 78 25/1 Xuất kho 25/01 88,5 359,12 7 79 28/1 Xuất kho 28/01 56 303,12 8 80 30/1 Xuất kho 30/01 89 214,12 Cộng phát sinh 500 558,238 Tồn cuối tháng 1 214,12 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) Biểu 2.7: Thẻ kho Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: S12-DN (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) thẻ kho Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Tên kho: Kho Công ty Tên hàng hoá: Bột Paracetamol Đơn vị tính: Kg TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn 31/12/2008 45 2 75 04/1 Xuất để sản xuất 04/01 45 3 7 06/1 Nhập kho 06/01 1000 1000 4 76 12/1 Xuất kho 12/01 150 850 5 78 25/1 Xuất kho 25/01 175 675 6 80 30/1 Xuất kho 30/01 130 545 Cộng phát sinh 1000 500 Tồn cuối tháng 1 545 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) 3.2. Tại phòng kế toán Để xác định chính xác, kịp thời, đầy đủ sự biến động của NVL, tại phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ liên quan do thủ kho và các phòng ban chuyển đến, kế toán sẽ kiểm tra, hoàn thiện, phân loại chứng từ và căn cứ vào các chứng từ này mở sổ hay thẻ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ hay thẻ này được mở cho từng danh điểm vật tư tương ứng với từng kho và phản ánh được sự biến động nguyên vật liệu trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Biểu 2.8: Sổ chi tiết vật tư: Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 - Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số S10-Doanh nghiệp (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC sổ chi tiết vật tư Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK: 152 Tên vật tư: Bột Tlac Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL (kg) TT SL (kg) TT SL (kg) TT Tồn đầu tháng 7.929,222 272,358 2.159.587 75 04/01 Xuất để sản xuất 621 7929,222 120,358 954.345 152 1.205.242 7 06/01 Nhập kho 152 8.000 500 4.000.000 652 5.205.242 76 12/01 Xuất để sản xuất 621 7.929,222 95 753.276 557 4.451.966 77 15/01 Xuất để sản xuất 621 109,38 871.006 447,62 3.580.960 78 25/01 Xuất để sản xuất 621 8.000 88,5 708.000 359,12 2.872.960 79 28/01 Xuất để sản xuất 621 8.000 56 448.000 303,12 2.424.960 80 30/01 Xuất để sản xuất 621 8.000 89 712.000 214,12 1.712.960 Cộng phát sinh x x 500 4.000.000 558,238 4.446.627 Tồn cuối tháng 1 214,12 1.712.960 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 2.9: Sổ chi tiết vật tư: Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 - Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số S10-Doanh nghiệp (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC sổ chi tiết vật tư Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK: 152 Tên vật tư: Bột Paracetamol Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL (kg) TT SL (kg) TT SL (kg) TT Tồn đầu tháng 45 22.500.000 75 04/01 Xuất để sản xuất 621 45 22.500.000 7 06/01 Nhập kho 152 550.000 1.000 550.000.000 1000 550.000.000 76 12/01 Xuất để sản xuất 621 550.000 150 82.500.000 850 467.500.000 78 25/01 Xuất để sản xuất 621 550.000 175 96.250.000 675 371.250.000 80 30/01 Xuất để sản xuất 621 550.000 130 71.500.000 545 299.750.000 Cộng phát sinh x x 1.000 550.00.000 500 272.750.000 545 299.750.000 Tồn cuối tháng 1 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 2.10: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 - Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Tháng 01 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng TT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Bột Tlac kg 272,358 2.159.587 500 4.000.000 558,238 4.446.627 214,12 1.712.960 2 Axit Stearic kg 8 120.000 25 375.000 12 180.000 21 315.000 3 Ampicilin kg 35 15.400.000 1000 450.000.000 450 202.150.000 585 263.250.000 4 Paracetamol kg 45 22.500.000 1000 550.000.000 500 272.750.000 545 299.750.000 5 Natricirat kg 25 600.000 10 240.000 15 360.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 140.258.000 2.320.000.000 2.095.258.000 365.000.000 Người lập sổ (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 4. Kế toán tổng hợp. Tại Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh, kế toán tổng hợp NVL được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn vật tư trên sổ sách kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Biểu 2.11: Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số: 98 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập kho Bột Tlac 152 331 4.000.000 Nhập kho Bột Paracetamol 152 331 550.000.000 Nhập kho Ampicilin 152 331 450.000.000 Nhập kho Natricirat 152 111 600.000 Nhập kho Axit Stearic 152 112 375.000 ... ... ... ... Cộng 2.320.000.000 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.12: Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số: 99 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất kho Bộ Tlac để sản xuất 621 152 4.446.627 Xuất kho Bột Paracetamol để sản xuất 621 152 272.750.000 Xuất kho Axit Stearic để sản xuất 621 152 180.000 Xuất kho Ampicilin để sản xuất 621 152 202.150.000 Xuất kho Natricirat để sản xuất 621 152 240.000 ... ... ... ... Cộng 2.095.258.000 Kèm theo 6 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Từ các chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành vào sổ cái, sau đó kế toán đối chiếu số liệu trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết để xem có khớp và chính xác không. Biểu 2.13: Sổ cái TK 152 Sổ cái Tháng 01 năm 2009 Tên TK : Nguyên vật liệu Số liệu: 152 NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 140.258.000 31/01 98 31/01 Nhập kho Bột Tlac 331 4.000.000 Nhập kho Bột Paracetamol 331 550.000.000 Nhập kho Ampicilin 331 450.000.000 Nhập kho Natricirat 111 600.000 Nhập kho Axit Stearic 112 375.000 ... ... 31/01 99 31/01 Nhập kho Bột Tlac để SX 621 4.446.627 Nhập kho Bột Paracetamol để SX 621 272.750.000 Nhập kho Axit Stearic để SX 621 180.000 Nhập kho Ampicilin để SX 621 202.150.000 Nhập kho Natricirat để SX 621 240.000 ... ... Cộng phát sinh 2.320.000.000 2.095.258.000 Số dư cuối tháng 365.000.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau khi vào xong kế toán thường tiến hành đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh để xem có khớp đúng, chính xác không Biểu 2.14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng 98 31/01/2009 2.320.000.000 99 31/01/2009 1.855.258.000 ... ... ... Cộng: 18.589.000.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 5.Công tác kiểm kê nghuyên liệu vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty thường được kiểm kê 6 tháng 1 lần, tổ chức là vào ngày 30/6 và 31/12 mỗi năm. Việc kiểm kê này rất cần thiết vì sẽ ngăn chặn được mất mát thành phần. Ban kiểm kê gồm có: + Đại diện phòng kinh doanh + Thủ kho + Kế toán nguyên vật liệu Trường hợp phải tính giá lại NVL thì tuỳ thuộc vào kết quả kiểm kê có thể xếp các NVL vào các dạng: + Chất lượng tốt + Không dùng đến + Hỏng, kém phẩm chất + Chờ thanh lý SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TK 331 TK 333 TK 338 TK 621,641,627 TK 642 TK 412 TK 331 Nhập kho NVL Tổng giá thanh toán Thuế nhập khẩu tính vào NVL (nếu có) NVL thừa khi kiểm kê (chưa xác định được nguyên nhân) Đánh giá chênh lệch giảm đánh giá chênh lệch tăng NVL hao hụt trong định mức khi kiểm kê NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh 6.Công tác quản lý nguyên liệu vật liệu tại công ty cổ phần Dược. Nguyên vật liệu tại Công ty Dược và TBYT Hà Tĩnh được bảo quản chặt chẽ tại các kho dưới sự quan sát của phòng kinh doanh và phòng kế toán khi các trường hợp được thông qua và ký kết thì việc lập kế hoạch sản xuất, việc sử dụng NLVL gì với số lượng là bao nhiêu ... đều do phòng kinh doanh đề ra. Phòng kinh doanh phải giám sát quá trình nhập xuất NLVL làm thế nào để tránh mất mát, lãng phí, tiết kiệm được chi phí NLVL một cách tốt nhất và cứ 6 tháng một lần, kế toán NLVL cùng thủ kho và phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tiến hành kiểm kê số lượng tồn trong kho, đánh giá lại chất lượng NLVL. 6.1. Về việc tìm nguồn hàng cung cấp: Việc thu mua NLVL tại công ty , tìm nguồn hàng ký kết hợp đồng mua NLVL để đáp ứng cho việc sản xuất theo kịp tiến độ, theo đúng kế hoạch sản xuất là trách nhiệm của phòng kinh doanh. Các nhà cung cấp NLVL cho công ty là các xí nghiệp, công ty trong và ngoài nước. Nhưng hiện nay công ty mua NLVL chủ yếu ở thị trường nước ngoài. Nếu công ty muốn mua NLVL của các công ty nước ngoài thì phải lập kế hoạch mua hàng hợp lý để đáp ứng nhu cầu sản xuất kịp thời giao hàng theo hợp đồng. 6.2. Về việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty: Để bảo quản nguyên vật liệu thật tốt sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả, từ dó giúp cho việc tính giá thành sản phẩm được chính xác, tại công ty đã xây dựng hệ thống định mức sử dụng nguyên vật liệu hợp lý. Do đó đã đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra bình thường, nhân công có ý thức tiết kiệm, không lãng phí NLVL. Ngoài ra, để việc sản xuất được tiến hàng một cách thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn thì các NLVL đã xuất dùng không sử dụng hết thì sẽ nhập lại kho. PHẦN 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC VÀ THIẾT BỊ Y TẾ HÀ TĨNH. I.NHẬN XẾT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DƯỢC. Qua thời gian thực tập, với mục đích tìm hiểu thực tế công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh, xem xin đưa ra vài nhận xét về tình hình chung của công ty và về công tác quản lý và hạch toán NLVT tại Công ty như sau: 1.nhận xét chung về công tác kế toán: Công ty Dược - Thiết bị y tế Hà Tĩnh trong điêu kiện cổ phần hoá từ năm 2002 thị trường thuốc chữa bệnh có những biến động phức tạp, sự cạnh tranh của các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh thuốc đang diễn ra hết sức gay gắt, mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng nên công tác kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo của ban giám đốc, phòng ban chuyên môn còn gặp nhiều hạn chế. Việc đầu tư cho sản xuất còn gặp nhiều khó khăn cán bộ kỹ thuật, nguồn kinh phí, trang thiết bị, chi phí đầu vào tìm kiếm thị trường cho đầu ra. Sự chuyển đổi mô hình cung ứng thuốc cũng ảnh hưởng lớn đến doanh thu. Tuy vậy trong những năm gần đây công ty đã có nhiều cố gắng phát triển đầu tư chiều sâu, nâng cao trình độ quản lý sản xuất, quản lý tài chính nói riêng, tìm tòi nghiên cứu, cải tiến hợp lý hoá sản xuất, đổi mới dần từng bước công nghệ sản xuất, phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. Về doanh thu có sự tăng trưởng trên 10% hoàn thành chỉ tiêu đề ra Các mặt hàng qua kiểm tra đều đạt chất lượng theo quy định của ngành. Công ty đã cố gắng hạ được giá thành một số mặt hàng, tăng cường quản lý chi phí đầu vào. Bộ máy quản lý tài chính đã góp phần không nhỏ vào kết quả chung của toàn Công ty. Về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty đang áp dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán Đặc điểm của Công ty cổ phần dược và thiết bị y tế Hà Tĩnh hoạt động trên quy mô lớn, việc tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng phân tán do đó công việc kế toán được phân công cho 18 đơn vị hạch toán báo sổ. Bộ phần xí nghiệp sản xuất thực hiện thu thập chứng từ gốc, xử lý, hạch toán, tính chi phí sản số liêu báo cáo quyết toán kịp thời làm tham mưu cho ban giám đốc điều hành. Đã tổ chức vận dụng chế độ tài chứng từ hợp lý tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp yêu cầu quxuất và giá thành sản phẩm. Đồng chí kế toán trưởng đã quán xuyến, phân công cụ thể từng phần hành đặc biệt là kế toán vật liêu, kế toán làm giá thành sản phẩm đảm bảo tính toán kịp thời hàng tháng. Kiểm tra, xử lý phân tích các hoạt động kinh tế đó đặc biệt là phần chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm. áp dung các chuẩn mực kế toán mới phù hợp theo quy định chung, các nghiệp vụ trong công tác quản lý tài chính được nâng cao. Phòng tài chính kế toán hoạt động có quy chế cụ thể, rõ ràng, ản lý vận dụng chế độ sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ phù hợp với quản lý tài chính của Công ty. Làm đầy đủ các báo cáo tài chính có hiệu quả, báo cáo quản trị thích ứng với mục tiêu quản lý đề ra. 2. Kết quả đạt được. Nhìn chung công tác kế toán ở Công ty được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của Công ty. Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng tháng được các phòng ban của Công ty thực hiện khá tốt. Với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều chủng loại mà vẫn cung cấp cho sản xuất đầy đủ không làm gián đoạn. Đó là những cố gắng với tinh thần trách nhiệm cao của các phòng ban nhất là phòng kế hoạch sản xuất. Hệ thống kho NLVL chính, hoá chất độc hại, NLVL phụ, bao bì, xăng dầu... của Công ty được sắp xếp một cách hợp lý nên thuận lợi cho việc nhập, xuất kho và đảm bảo NLVL được bảo quản tốt. Cán bộ công nhân viên ở kho có tinh thần trách nhiệm trong bảo quản và tổ chức giao nhận NLVL. Nhân viên kinh tế phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp và sử dụng vật tư ở phân xưởng mình, ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng một cách kịp thời, cung cấp đầy đủ chứng từ, tài liệu cho kế toán vật liệu và kế toán giá thành. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, sử dụng các chứng từ luân chuyển hợp lý và khoa học giữa các bộ phận liên quan, trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và hình thức kế toán của Công ty. Kế toán vật liệu đảm bảo theo dõi sát sao tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng loại, giúp cho công tác quản lý vật liệu của Công ty được chặt chẽ, góp phần vào việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng xuất ra, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Các loại sổ kế toán NLVL được sử dụng khá đầy đủ từ chi tiết đến tổng hợp phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đang hạch toán NLVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi tình hình biến động vật tư một cách thường xuyên. Hàng tháng, quý, năm các kế hoạch thu mua được lập đều đặn và thực hiện tốt trên cơ sở các chỉ tiêu Công ty quy định, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Do đó, Công ty luôn cung cấp cho sản xuất và nhu cầu khác đầy đủ vật tư theo yêu cầu, không làm gián đoạn sản xuất. Để sản xuất ra sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều thứ, loại vật liệu với tính chất, công dụng khác nhau. Theo công dụng kinh tế của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu theo kho và mã hoá từng loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tránh được thất thoát và việc hạch toán vật liệu được chính xác. 3. Hạn chế còn tồn tại Bên cạnh những ưu điểm thi Công ty còn một số hạn chế cần thiết cải tiến và hoàn thiện. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn đối với Công ty: - Về việc lập danh điểm vật tư: Công ty cần xây dựng được hệ thống danh điểm NLVL khoa học, hợp lý. Nó giúp kế toán kiểm tra đối chiếu được chính xác dễ dàng hơn, tránh phải mất nhiều thời gian tìm kiếm vì sổ danh điểm vật tư được chia theo từng loại, từng nhóm, từng mức theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. - Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty luôn dự trữ một NLVL lớn mà thị trường luôn có những sự cạnh tranh gay gắt, giá cả thị trường luôn biến động thất thường nếu Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ gây những thiệt hại không nhỏ có thể xẩy ra. Việc lập dự phòng thực chất là việc gi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực sự chi vào chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những khoản thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ sau. - Về việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NLVL. Phương pháp này đơn giản, dễ làm nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại NLVL và tình hình nhập xuất không nhiều. Trong khi với Công ty thì quá trình nhập xuất NLVL diễn ra hàng ngày với số lượng, chủng loại lớn và đa dạng, công việc chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng nên công việc ghi chép rất lớn. Hơn nữa, việc sử dụng phương pháp thẻ song sóng trong hạch toán chi tiết NLVL còn có nhược điểm nữa là giữa kế toán và thủ kho có sự ghi chép trùng lặp nhau về chỉ tiêu số lượng. II.KIẾN NGHỊ ĐÓNG GÓP. Công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật tư, hàng hoá. Lập danh điểm vật tư, hàng hoá là quy định cho mỗi vật tư, hàng hoá một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng; đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Cụ thể, Công ty có thể giữ nguyên việc phân chia thành các nhóm ký hiệu theo chữ cái từ A đến X và nên tiếp tục chi tiết hơn bằng cách trong từng nhóm sẽ sắp xếp NLVL theo thứ tự A, B, C... và thêm ký hiệu số bắt đầu từ số 01 vào sau theo ký hiệu nhóm. Xây dựng sổ danh điểm vật tư còn tạo điều kiện thuận lợi cho xí nghiệp Biểu số 2.15: Sổ danh điểm vật tư Ký hiệu danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú 152.1 Vật liệu chính 152.1.01 Thuốc độc bảng A 152.1.01.01 Uabain 152.1.01.02 Papaverin 152.1.01.03 Codeinbazơ ... .. 152.02 Thuốc độc bảng B 152.02.01 Axit Clohyđric 152.02.02 Dexamcthazon ... .. 152.03 Thuốc thường 152.03.01 Bộc Tlac 152.03.02 Nabicar 152.03.03 Vitamin B1 ... ... Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch sản xuất sau đó trình lên cơ quan chủ quản biết để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn Công ty. Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán và phải theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng. Công ty chỉ được tính dự phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống so với giá gốc. Đối với NVL thì phải có thêm điều kiện là mặt hàng được sản xuất từ chúng cũng giảm giá. Công ty có thể áp dụng công thức tính sau: Mức dự phòng cần lập cho mặt hàng A = Số lượng tồn kho của mặt hàng A x Giá gốc của một đơn vị mặt hàng - Giá thị trường của một đơn vị mặt hàng Công ty nên mở TK 621 để tập hợp chi phí NVL trực tiếp. TK 621 được mở chi tiết cho từng phân xưởng. + TK 6211: Bộ phận sản xuất chính 6211.1: Phân xưởng tiêm 6211.2: Phân xưởng viên 6211.3: Phân xưởng kháng sinh + TK 6212: Bộ phận sản xuất phụ 6212.1: Phân xưởng cơ điện 6212.2: Phân xưởng sửa chữa lớn 6212.3: Phân xưởng nồi hơi 6212.5: Phân xưởng nước cất 6212.8: Tổ trạm bơm 6212.9: Tổ khí nén Cuối tháng kế toán kết chuyển từ TK 621 về TK 154 (chi tiết cho từng phân xưởng) để tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL thì sẽ phù hợp hơn với đặc điểm quy mô sản xuất lớn. Phương pháp này sẽ khắc phục được việc ghi chép trùng lặp của phương pháp thẻ song song. Hơn nữa, công việc ghi sổ được phân đều trong kỳ nên không bị dồn vào cuối kỳ tránh việc nhầm lẫn. Vì bao bì của sản phẩm được sử dụng một lần, Công ty nên tính luôn giá trị của bao bì vào giá trị NLVL chính. Ở công ty hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song cũng được nhưng phương pháp này tốn nhiều thời gian công sức. Theo em nên chuyển sang hạch toán theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp về mặt số lượng giữa thủ kho và kế toán việc kiểm tra đối chiếu được chặt chẽ hơn tránh được sự mất mát NVL điều này góp phần vào lợi nhuận của công ty đáng kể. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng luỹ kế xuất kho Bảng luỹ kế nhập kho Từ sơ đồ trên ta có thể hạch toán và đưa số liệu vào để lấy được ưu điểm của phương pháp này. Từ phiếu nhập kho cộng tất cả sang chuyển thẻ kho số tiền 163.411.600. Sóo tiền này chuyển xuống phiếu giao nhận chứng từ nhập, để lưu lần 1 song chuyển từ sóo tiền này vào bảng luỹ kế nhập kho. Đồng thời cũng chuyển sang bảng X-N-T. Từ phiếu xuất kho cộng tất cả các phiếu xuất trong tháng với số tiền: 112.509.600 cũng như bên nhập, chuyển số tiền này vào phiếu giao nhận chứng từ xuất. Song chuyển tiếp sang bảng luỹ kế xuất kho. Đồng thời cũng chuỷen sang bảng X-N-T để theo dõi. Từ phiếu xuất và phiếu nhập từ đó cùng lúc đưa vào thẻ kho và chuyển sang sổ số dư NVL trong tháng, quý hay năm. Từ sổ số dư đối chiếu với bảng X-N-T lúc này kế toán trưởng chỉ cần nắm số liệu ở sổ số dư mà thôi. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP SỐ DƯ VỚI SỐ TIỀN MINH HOẠ Phiếu nhập kho Lần 1: 4.000.000 Lần 2: 550.000.000 Thẻ kho Nhập Xuất 554.000.000 277.196.627 Phiếu xuất kho lần 1:4.446.627 lần 2:272.750.000 Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho Cộng 2 lần: 554.000.000 Phiếu giao nhận chứng từ xuất 277.196.627 Sổ số dư: chỉ lấy còn số nhập trừ xuất 276.803.373 Bảng luỹ kế nhập kho 554.000.000 Bảng luỹ kế xuất kho 277.196.627 Bảng tổng hợp N-X-T Nhập Xuất 554.000.000 277.196.627 Tồn 276.803.373 Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu MỤC LỤC