Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị

uật thương mại năm 2005 - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay, ngày 04 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tôi gồm: 1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương Điện thoại: 0320821143 Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Hoàng Thạch 2. Bên mua (Bên B): Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Do Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ Chủ tịch HĐQT làm đại diện Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân – thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210252009 Tài khoản số 42310000032962 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Phú Thọ Sau khi thoả thuận hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán thạch cao theo các điều khoản sau đây: Điều 1. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền STT Tên hàng Số lượng (tấn/tháng) Đơn giá (đ/tấn) 1 Thạch cao Trung Quốc 3.000 Thoả thuận theo từng lô hàng Do biến động của giá cả thạch cao trên thị trường nên đơn giá sẽ được hai bên thoả thuận theo từng lô hàng. Nếu không có phụ lục thì việc thanh toán sẽ được căn cứ giá trị ghi trên hoá đơn GTGT. Điều 2. Chất lượng: Chất lượng mặt hàng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng thạch cao Trung Quốc, hàm lượng SO3 > 38%. Điều 3. Thời gian và phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng theo thoả thuận của hai bên - Phương thức giao hàng: Bên A giao hàng cho Bên B tại kho Bên B tại khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Điều 4. Phương thức và điều kiện thanh toán - Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản - Điều kiện thanh toán: Bên B thanh toán cho Bên A sau mỗi lô hàng, khi đã có đầy đủ hoá đơn chứng từ nhập kho Bên B thanh toán cho Bên A. Mỗi tháng hai bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ một lần. Điều 5. Trách nhiệm của hai bên - Mỗi đợt nhận hàng, Bên B thông báo cho Bên A trước ít nhất 02 ngày. - Bên A chịu trách nhiệm giao hàng cho Bên B kịp thời, đúng và đủ cả về số lượng và chất lượng và chịu trách nhiệm đến cùng đối với chất lượng sản phẩm của mình. - Bên B có trách nhiệm cử người nhận hàng và địa điểm giao hàng thuận tiện. Địa điểm giao hàng phải là nơi đủ điều kiện để xe ô tô ra vào được và được phép đỗ trả hàng. Điều 6. Cam kết chung Trong quá trình thực hiện Hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng hợp tác thương lượng giải quyết. Trường hợp không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà án kinh tế tỉnh Phú Thọ để giải quyết, án phí do bên thua kiện chịu. 30 ngày sau khi Hợp đồng hết hiệu lực, hai bên gặp nhau để thanh lý hợp đồng và thanh toán dứt điểm công nợ. Hợp đồng được lập thành 6 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 3 bản và hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2008 đến hết ngày 31/12/2008. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Biểu 2: Hoá đơn HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B 0027050 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương 9 8 2 3 5 4 0 0 8 0 Số tài khoản: 462.10.00.000018.6 Điện thoại: ... MS:  Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2 7 4 0 7 0 0 0 6 2 8 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:  STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thạch cao tấn 2.500 460.000 1.150.000.000 Cộng tiền hàng: 1.150.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 115.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.265.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Một tỷ hai trăm sáu mươi lăm triệu đồng). Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B 0016099 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương 9 8 2 3 5 4 0 0 8 0 Số tài khoản: 462.10.00.000018.6 Điện thoại: ... MS:  Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2 7 4 0 7 0 0 0 6 2 8 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:  STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Đá 05 tấn 3.000 63.809,52 191.428.571 Cộng tiền hàng: 191.428.571 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9.571.429 Tổng cộng tiền thanh toán 201.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Hai trăm linh một triệu đồng). Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Số: 254 CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (VẬT TƯ, THIẾT BỊ, HÀNG HOÁ) Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Căn cứ Hợp đồng kinh tế ngày 02 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua đá Căn cứ Hoá đơn số 0016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty thương mại và vận tải Phùng Hưng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Nguyễn Trung Hiếu - Đại diện Phòng kỹ thuật Ông (Bà): Nguyễn Thị Hương - Đại diện Phòng kế toán Ông (Bà): Lê Minh Đức - Đại diện Phòng kế hoạch Ông (Bà): Hà Thị Mùi - Thủ Kho Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Đá 05 tấn VN 3.000 3.000 Tổng cộng 3.000 3.000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đảm bảo theo yêu cầu, đồng ý nhập kho Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng Kế toán Thủ kho Kế hoạch Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Biểu 3: Biên bản kiểm nghiệm Biểu 4: Kết quả thử nghiệm CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ PHÒNG TN VẬT LIỆU XÂY DỰNG THE TESTING LABORATORY FOR BUILDING MATERIALS-VILAS Địa chỉ (Address): Khu CN Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Điện thoại (Tel): 0210857292; Fax: 0210952472; XimangHuuNghi@hn.vnn.vn PHIẾU KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM TEST REPORT Số (No) . 1. Cơ quan gửi mẫu (Client): Phùng Hưng 2. Loại mẫu (Kind of sample): Đá 05 3. Ký hiệu mẫu (Mark of sample) Tháng 5 – 2008 4. Ngày nhận mẫu (Sample receive date): 15/5/2008 KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM TEST RESULT STT (No) Tên chỉ tiêu (Characteristics) Đơn vị (Unit) Kết quả (Results) Phương pháp thử (Test methods) 01 Độ ẩm (Humidity) - TC02 – 2008 02 Hàm lượng CaO (Calcium oxide content) % 53,48 TC02 – 2008 03 Hàm lượng MgO (Magnesium oxide content) % 1,20 TC02 – 2008 Việt Trì, ngày (Date): 15/5/2008 Lãnh đạo Công ty Header Phòng thử nghiệm VLXD The testing laboratyry for BM Cán bộ phân tích Tester Biểu 5: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: .. Số: 26 Có: .. Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo Hợp đồng kinh tế ngày 02 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua đá; Hoá đơn số 0016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty TM&VT Phùng Hưng Biên bản kiểm nghiệm số 254 ngày15/5/2008: Nhập tại kho: K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 05 tấn 3.000 3.000 63.809,52 191.428.560 Cộng: 3.000 3.000 63.809,52 191.428.560 Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Một trăm chín mươi mốt triệu bốn trăm hai mươi tám nghìn năm trăm sáu mươi đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: .. Số: 27 Có: .. Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo Hợp đồng kinh tế ngày 04 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua thạch cao; Hoá đơn số 0027050 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty TM&VT Phùng Hưng Nhập tại kho: K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thạch cao tấn 2.500 2.500 460.000 1.150.000.000 Cộng: 2.500 2.500 1.150.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Một tỷ một trăm năm mươi triệu đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Biểu 6: Phiếu cân hàng NHÀ MÁY XI MĂNG HỮU NGHỊ Khu CN Thụy Vân – Thành phố Việt Trì Tel: 0210952439 – Fax: 0210 952472 Trạm cân điện tử 80 tấn PHIẾU CÂN HÀNG Phiếu 42792 Tên KH: Cty Phùng Hưng Lái xe Ngày cân: 15/5/2008 Địa chỉ: Hải Dương Biển số: 19N-0854 Kiểu cân: Nhập STT Tên hàng Nguồn gốc Trọng lượng hàng + bì (kg) Trọng lượng bì (kg) Trọng lượng hàng (kg) Thời điểm Diễn giải 1 Đá 05 Tàu HP0060 52.790 14.860 37.930 09:12:23 Khách hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Giám sát cân (Ký, ghi rõ họ tên) Nhân viên cân (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên trong đó: + Một liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) + Một liên giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với khách hàng (lưu ở kế toán thanh toán) + Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. 2.4.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu Căn cứ kế hoạch sản xuất, bộ phận kỹ thuật xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, theo từng tổ, phân xưởng sản xuất, tập hợp tại Phòng kỹ thuật để kiểm tra, phê duyệt xuất kho. Trường hợp nguyên vật liệu nhỏ lẻ hoặc cấp thiết cho sản xuất sẽ xuất trực tiếp tại kho theo thẩm quyền được giao của từng phòng hoặc chỉ đạo cụ thể của Ban Giám đốc. Đối với nguyên vật liệu, căn cứ quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu và phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền; căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Bộ phận kho viết phiếu xuất kho cho các loại nguyên vật liệu, cuối tháng thủ kho đối chiếu với kế toán chi tiết sau đó xác nhận của kế toán. Biểu 7: Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì, PThọ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 02 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: .. Số: 30 Có: .. Họ, tên người nhận hàng: Anh Hùng Địa chỉ (bộ phận): Lò 1 Lý do xuất kho: Sản xuất klinker Xuất tại kho (ngăn lô): K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thạch cao tấn 2.700 2.700 455.714 1.230.428.583 Cộng: 1.230.428.583 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ hai trăm ba mươi triệu bốn trăm hai mươi tám nghìn năm trăm tám mươi ba đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Xuất phát từ đặc điểm của bộ máy kế toán và tình hình thực tế của mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này hoàn toàn phù hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn. Chứng từ kế toán được sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bao gồm: - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01 GTKT-3LL) - Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm - Sổ chi tiết vật tư - Thẻ kho - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu về số lượng, giá trị. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu để ghi “Thẻ kho”. Thẻ kho được dùng để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, vật tư ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho một loại nguyên vật liệu trong một kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất. Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Ví dụ: Mẫu thẻ kho nguyên vật liệu chính Biểu 8: Thẻ kho CÔNG TY CP XI MĂNG HỮU NGHỊ Kho: K2 – Khu B Mẫu số: 06-VT THẺ KHO NGÀY LẬP THẺ: 01/01/2008 TỜ SỐ: 01 - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thạch cao - Đơn vị tính: tấn STT Chứng từ Diễn giả Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2008 15.000 01/5 Tồn 01/5 15.000 PN27 15/5 Mua thạch cao 15/5 2.500 17.500 PX30 15/5 Sản xuất xi măng 15/5 2.700 14.800 Cộng phát sinh 2.500 2.700 Tồn 15/5 14.800 Mục đích của Thẻ kho là theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyên liệu trong từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho và dự trữ đối với từng nguyên vật liệu. Thẻ kho được theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần mua cho tháng tiếp theo. Để đảm bảo tính chính xác của số lượng nguyên vật liệu tồn kho hàng tháng phải kiểm kê đối chiếu số thực với số lượng trên Thẻ kho và Thẻ kế toán chi tiết. Nếu có sự chênh lệch nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh lại số liệu trên các sổ thẻ chi tiết phù hợp với thực tế số lượng kiểm kê tại kho. Biểu số 9: Công ty CP xi măng Hữu Nghị SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 5 năm 2008 Tài khoản 1521 Tên kho: Kho vật liệu K2 Tên vật tư: Thạch cao Đơn vị: Tấn Chứng từ Diến giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 15.000 6.825.000.000 PN27 15/5 Mua thạch cao 331 460.000 2.500 1.150.000.000 17.500 7.975.000.000 PX30 15/5 Xuất cho sản xuất xi măng 621 455.714 2.700 1.230.428.583 14.800 6.744.571.417 .. Cộng Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 10: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Trích BẢNG TỔNG HỢP XUẤT NHẬP TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 5 năm 2008 Stt Tên quy cách Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Thạch cao 15.000 7.975.000.000 2.500 1.150.000.000 2.700 1.230.428.583 14.800 6.744.571.417 2 Đá 05 3 Dầu điezel Cộng 55.124.634.072 8.153.920.432 9.647.052.821 53.631.501.683 Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu. Mỗi sổ chi tiết được phản ánh trên một dòng của báo cáo đã tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu giữa báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu với báo cáo tồn kho vật liệu của thủ kho gửi lên, số liệu ở hai ba người này phải khớp nhau về chỉ tiêu số lượng. 2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Nguyên vật liệu tại Công ty được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Với tình hình thực tế doanh nghiệp, quy mô tương đối lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên, liên tục với số lượng lớn, việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp cho công tác hạch toán kế toán và quản trị điều hành của Ban lãnh đạo Công ty. Tài khoản sử dụng hạch toán: Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Bên cạnh đó còn một số tài khoản liên quan: - Tài khoản liên quan thanh toán, mua nguyên vật liệu: TK111 - Tiền mặt; TK112 - Tiền gửi Ngân hàng; TK311 – Vay ngắn hạn; TK331 - Phải trả người bán;. - Tài khoản liên quan thuế: TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ; TK333 - Thuế và các khoản phải nộp (do sản phẩm klinker của Công ty vừa là nguyên liệu cho sản xuất xi măng, vừa là thành phẩm tiêu thụ trực tiếp). - Tài khoản liên quan chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm: TK621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; TK627 – Chi phí sản xuất chung; TK641 – Chi phí bán hàng, Ngoài ra còn có một số hệ thống số tổng hợp liên quan. Tài khoản sử dụng chính là tài khoản 152 dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 tại Công ty được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2 theo quy định và yêu cầu thực tế quản lý. Trong từng trường hợp cụ thể, có thể được chi tiết đến tài khoản cấp 3, cấp 4 phục vụ công tác hạch toán và quản lý. (Ví dụ: nguyên vật liệu chính đá gồm đá 05, đá mạt, đá 1 x 2, phân theo từng nhà cung cấp,). Kết cấu của tài khoản 152 tại Công ty: Bên Nợ : Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu tăng trong kỳ và các trường hợp tăng khác. Đối với sản xuất klinker toàn bộ do mua ngoài; đối với sản xuất xi măng: một phần do mua ngoài, một phần do nhập kho từ thành phẩm klinker của nhà máy sản xuất klinker của Công ty. Bên có: Phản ánh giá trị thực của nguyên vật liệu xuất trong kỳ và các trường hợp giảm khác Số dư bên Nợ : Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. 2.6.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị chủ yếu do mua ngoài như đất, đá, thạch cao, chất phụ gia,..; một phần nhỏ do Công ty thuê gia công như vật tư, phụ tùng thay thế; một phần nhỏ khác được tự sản xuất như vỏ bao xi măng; mặt khác, sản phẩm klinker vừa là thành phẩm khi xuất bán trực tiếp, vừa là bán thành phẩm khi đưa vào nghiền để sản xuất xi măng. Do vậy, kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại Công ty cũng thể hiện đầy đủ các nghiệp vụ và đặc điểm đó. - Đối với những loại nguyên vật liệu như phụ tùng và vật liệu phụ vỏ bao xi măng do bộ phận may vỏ bao của Công ty tự sản xuất. Các chi phí phát sinh trong quá trình tự sản xuất được tập hợp vào TK 154 và hạch toán bình thường khi nhập kho. Ví dụ: Nhập kho nguyên liệu vỏ bao xi măng tự sản xuất, trị giá 100.000.000đ, kế toán định khoản: Nợ TK 152 (15231): 100.000.000 Có TK 154 (15431): 100.000.000 - Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: Đặc điểm của Công ty là số lượng nhập nguyên vật liệu trong kỳ là tương đối lớn, diễn ra thường xuyên. Với thời gian hoạt động trong ngành tương đối dài, mặt khác uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng đã được thể hiện và khẳng định tốt; Công ty đã tạo được mối quan hệ tốt, ổn định, thường xuyên với nhiều nhà cung cấp nguyên vật liệu. Với quy mô hoạt động, khối lượng nhập thường xuyên lớn, luân chuyển thường xuyên và quan hệ tốt với đối tác, phương thức thanh toán của Công ty đối với các nhà cung cấp chủ yếu là thanh toán sau, thời gian nợ thanh toán theo thoả thuận và được gối đầu một lượng công nợ nhất định. Do vậy, hàng hoá nhập kho thường xuyên, hoá đơn chứng từ được kèm theo hàng hoá thường xuyên theo phương thức hàng và hoá đơn cùng về. Do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá nhập kho không bao gồm thuế GTGT. Ví dụ: Công ty mua đá cho sản xuất xi măng theo Hoá đơn GTGT ngày 15 tháng 5 năm 2008, số lượng 3.000 tấn đơn giá chưa thuế 63.809,52 đồng/tấn, thuế GTGT 5%. Tổng giá thanh toán là 201.000.000 đồng. Công ty chưa trả tiền cho người bán. Trường hợp này hàng và hoá đơn về cùng ngày 15/5/2008, nguyên vật liệu sẽ hạch toán vào TK 152. Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152(15211): 191.428.571 Nợ TK 133(13311): 9.571.429 Có TK 331 (33121): 201.000.000 - Đối với sản phẩm klinker vừa là thành phẩm khi xuất bán trực tiếp, vừa là bán thành phẩm khi là nguyên liệu sản xuất xi măng được hạch toán nhập kho thành phẩm klinker, phần cho sản xuất được hạch toán nhập tăng nguyên vật liệu. Ví dụ: Giá trị klinker sản xuất giá vốn 5.000.000.000đ, dùng sản xuất xi măng trị giá 3.000.000.000đ. Giá trị klinker sản xuất được nhập kho thành phẩm, kế toán định khoản: Nợ TK 155: 5.000.000.000 Có TK 154: 5.000.000.000 Đối với phần klinker được dùng là nguyên liệu cho sản xuất xi măng, kế toán định khoản: Nợ TK 152: 3.000.000.000 Có TK 154: 3.000.000.000 Biểu 11: Sổ nhật ký mua hàng CÔNG TY CP XI MĂNG HỮU NGHỊ Sæ nhËt ký mua hµng Từ ngày 01/5/2008 đến ngày 31/5/2008 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh Ngày Số . . . 15/5 PN 26 Cty Phùng Hưng Mua đá 05 15211 33121 191.428.571 15/5 PN26 Cty Phùng Hưng Mua đá 05 13311 33121 9.571.429 Với đặc điểm nguyên vật liệu lớn, thường xuyên mua nên hầu như không có hình thức thanh toán tiền mặt, thanh toán ngay hoặc tạm ứng. Phương thức thanh toán khi nhập nguyên vật liệu chủ yếu là thanh toán sau theo phương thức chuyển khoản. Ví dụ: thanh toán mua đá 05 theo phiếu nhập kho, hoá đơn ngày 15/5/2008 Biểu số 12: CÔNG TY CP XI MĂNG HỮU NGHỊ Phòng kế hoạch GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TIỀN MUA VẬT TƯ Tên tôi là: Phan Văn Khoa Đơn vị: Phòng kế hoạch Đề nghị giám đốc và phòng Kế toán thanh toán tiền mua đá của Công ty TM&VT Phùng Hưng. Theo hợp đồng ngày 02 tháng 1 năm 2008 Hoá đơn xuất kho số: 000016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 Phiếu nhập kho số: 26 ngày 15 tháng 5 năm 2008 Biên bản kiểm nghiệm số 254 ngày 15 tháng 5 năm 2008 Cụ thể là: STT Tên gọi ,quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Đá 05 Tấn 3.000 63.809,52 191.428.571 * Các chứng từ kèm theo + 01 hoá đơn GTGT + 01 Phiếu nhập kho + 01 phiếu kiểm tra chất lượng, thử mẫu Tổng giá trị tiền hàng : 191.428.571 đồng Tiền thuế 5 % 9.571.429 đồng Tổng giá trị thanh toán : 201.000.000 đồng (Hai trăm linh một triệu đồng chẵn) Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Người nhận tiền: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Trả tiền vào tài khoản: 46210000000186 tại Ngân hàng ĐT&PT Hoàng Thạch Việt Trì, ngày 10 tháng 6 năm 2008 Giám Đốc Trưởng phòng vật tư Người đề nghị Kế toán trưởng Kế toán kiểm tra Biểu số 13: CÔNG TY CP XI MĂNG HỮU NGHỊ PHÒNG KẾ TOÁN GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN (Qua ngân hàng) Ghi có TK: 11211 Ghi Nợ TK 331 21 Đề nghị chi trả cho : Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Số tiền: 201.000.000 đồng Bằng chữ: Hai trăm linh một triệu đồng Số hiệu tài khoản : 46210000000186 Tại ngân hàng : Đầu tư và phát triển Hoàng Thạch Nội dung chi trả: Thanh toán tiền mua đá 05 Chứng từ kèm theo: 01 Tên kế toán đề nghị: Nguyễn Thị Hiền Theo dõi TK 331 21 Ngày 10 tháng 6 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN 2.6.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đối với ngành sản xuất xi măng chiếm tới 90% giá vốn hàng bán của sản phẩm. Để đảm bảo hiệu quả sản phẩm, nâng sức cạnh tranh, hạ giá thành sản phẩm đòi hỏi công tác quản lý, hạch toán kế toán phải được thực hiện đồng bộ, chuyên nghiệp, chính xác và an toàn, cần phải xác định đúng đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. Căn cứ kế hoạch sản xuất và phê duyệt của lãnh đạo hoặc bộ phận có thẩm quyền được giao, thủ kho có nhiệm vụ xuất nguyên vật liệu đúng số lượng, quy cách, chủng loại theo chứng từ, phiếu xuất kho. Kế toán nhận được chứng từ tiến hành hạch toán; tuỳ thuộc từng bộ phận sử dụng, xác định giá trị thực tế xuất kho để phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng vào chi phí sản xuất, kinh doanh tương ứng theo các tài khoản 621, 627, 641, Với phương pháp tính giá theo phương pháp giá bình quân gia quyền hàng tháng, cuối tháng sẽ tính được đơn giá nguyên vật liệu xuất kho, hoàn thiện chứng từ, sổ chi tiết và báo cáo liên quan. + Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm Nợ TK 621 - chi tiết cho từng tổ trong đội sản xuất Có TK 152 - chi tiết nguyên vật liệu Ví dụ: Với phiếu xuất kho thạch cao ngày 15/5/2008 cho sản xuất, kế toán định khoản như sau (cuối tháng đã tính được đơn giá xuất kho) Nợ TK 62111 (tổ nghiền): 1.230.428.583 Có TK 15211: 1.230.428.583 + Xuất nguyên vật liệu cho quản lý phân xưởng Nợ TK 627 - chi tiết cho tổ trong đội sản xuất Có TK 152 - chi tiết nguyên vật liệu Ví dụ: Ngày 10 tháng 5 năm 2008, xuất kho bi nghiền trị giá 6.700.000 cho tổ nghiền để sửa chữa thay thế bi cho máy nghiền, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 62711 (tổ nghiền) 6.700.000 Có TK 152: 5.780.000 + Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641: Giá trị vật liệu Có TK 152: Giá trị vật liệu Ví dụ: Ngày 17 tháng 6 năm 2008 theo phiếu xuất kho số 23, xuất 200 lít dầu FO cho tổ vận tải chở hàng, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản : Nợ TK 641: 2.536.363 Có TK 152: 2.536.363 - Xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642: Giá trị vật liệu Có TK: 152: Giá trị vật liệu Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 45 ngày 10 tháng 8 năm 2008 xuất 40 lít xăng cho xe ô tô con MERCEDES 29X-9868 phục vụ Giám đốc Công ty, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 6422: 690.910 Có TK 152: 690.910 Ngoài ra, như đã trình bầy ở trên, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, sản phẩm klinker vừa là thành phẩm tiêu thụ trực tiếp vừa là nguyên liệu cho sản xuất xi măng. Quá trình xuất bán trực tiếp cho đối tác khách hàng được kế toán hạch toán Nợ TK 632: giá vốn klinker Có TK 155: giá vốn klinker Nợ TK 111,112,131,: giá thành klinker Có TK 511: doanh thu bán klinker Ví dụ: Với ví dụ ở phần trên về lượng klinker nhập kho thành phẩm 5.000.000.000đ, dùng sản xuất xi măng 3.000.000.000đ, xuất bán trực tiếp 2.000.000.000đ, kế toán định khoản: Nợ TK 632: 2.000.000.000 Có TK 155: 2.000.000.000 Nợ TK 111,112,131,: 2.288.000.000 Có TK 511: 2.080.000.000 Có TK 333: 208.000.000 Toàn bộ các nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu đều được phản ánh và theo dõi trên cùng sổ tổng hợp là Sổ cái TK 152. Trên Sổ cái TK 152 phản ánh toàn bộ số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của tất cả các loại nguyên vật liệu mà Công ty nhập và xuất dùng. Các nghiệp vụ nhập được phản ánh ở bên phát sinh Nợ, các nghiệp vụ xuất được phản ánh ở phần phát sinh Có. Cùng với quá trình hạch toán theo quy trình và hình thức Nhật ký chung, kế toán nguyên vật liệu thực hiện các bước theo quy định để hoàn thiện việc theo dõi, hạch toán, tổng hợp. 2.6.3. Kế toán kiểm kê đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Kiểm kê là biện pháp quan trọng để quản lý nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê nhằm đánh giá được thực trạng nguyên vật liệu về số lượng, chủng loại, chất lượng; một mặt có kế hoạch cho sản xuất kinh doanh, mặt khác phục vụ công tác quản trị điều hành chiến lược của Công ty trong từng thời kỳ để điều hành, quản lý tăng hay giảm tồn kho, cơ cấu nguyên vật liệu tồn kho, Đặc biệt, điều này càng có ý nghĩa quan trọng hơn trong giai đoạn hiện nay, giá cả nguyên vật liệu chính như than, dầu, thường xuyên có biến động lớn. Đối với trường hợp hạch toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu được thực hiện đúng quy định hạch toán đối với trường hợp thừa, thiếu nguyên vật liệu vào các tài khoản tương ứng 138, 338, 711 hoặc 632. Biểu số 14: Biên bản kiểm kê vật tư tồn kho CTY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ TỒN KHO CỤ THỂ ĐẾN 0 GIỜ NGÀY 01/01/2008 Thời điểm kiểm kê: 24 giờ, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ban kiểm kê gồm: Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ: Giám đốc Ông Nguyễn Mạnh Hà - Chức vụ: Kế toán trưởng Bà Nguyễn Thu Hương - Chức vụ: Kế toán nguyên vật liệu Bà Hà Thị Mùi - Thủ kho Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây TT Tên vật tư ĐV Tồn kho Ghi chú Đơn giá Số lượng Thành tiền 1 Đá 05 tấn 73.054,77 16.730,91 1.222.272.787 2 Đá hộc tấn 47.264,57 3.254,65 153.829.490 3 Đá mạt tấn 64.050,96 1.042,50 66.773.320 Thủ kho Kế toán Giám đốc PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ 3.1. Đánh giá thực trạng Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, có quy mô đầu tư, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh lớn. Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn, hình thức sở hữu trong quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh với nhiều thành công trong kết quả hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp, tạo công ăn việc làm ổn định cho hơn 700 lao động và là một trong những doanh nghiệp đóng góp tích cực vào ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Phú Thọ. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới thì đối với địa phương còn nhiều khó khăn về kinh tế như tỉnh Phú Thọ, việc Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đầu tư nhà máy sản xuất xi măng, klinker và từng bước đạt được những kết quả tích cực thể hiện tính tiên phong và hướng đi đúng đắn trong chiến lược của Công ty. Với quy mô hoạt động lớn, công tác kế toán tài chính của Công ty là một lĩnh vực có yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo sự phát triển ổn định, bền vững của doanh nghiệp. Cùng với sự lớn mạnh, mở rộng không ngừng cả về quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, về tổng tài sản, doanh thu hoạt động, trình độ quản trị điều hành của Công ty cũng từng bước được nâng cao và hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng cao. Để phát huy được tiềm năng và lợi thế của mình, Công ty luôn có những biện pháp để nâng cao khả năng và hiệu quả quản lý đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Các giải pháp, biện pháp được tổ chức đồng bộ ở tất cả các bộ phận từ nhân sự, kỹ thuật, trang thiết bị đến tổ chức học tập, chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO,.. Một trong những công cụ hữu hiệu và quan trọng nhất là công tác kế toán, mà đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu. Với mục tiêu, yêu cầu ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động, sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu, tận dụng tối đa nguồn lực của thiết bị, tránh ứ đọng, chiếm dụng vốn, tăng nhanh khả năng luân chuyển và hiệu quả đồng vốn. Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, giảm chi phí, hạ giá thành và góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý nói chung. Với vai trò và yêu cầu quan trọng như vậy, công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty nhiều năm qua đã và đang đóng góp tích cực vào kết quả chung của Công ty. Với nhiều nguyên nhân và đặc điểm khác nhau, công tác kế toán nguyên vật liệu đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng của quản lý nói chung và hạch toán kế toán nói riêng, tuy nhiên cũng còn một số vấn đề cần tiếp tục được hoàn thiện, nhằm đáp ứng tốt hơn sự tăng trưởng, phát triển ngày càng cao của doanh nghiệp. 3.1.1. Những ưu điểm - Về tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán Công ty là doanh nghiệp ngoài quốc doanh với tổng vốn điều lệ 688 tỷ đồng, tổng tài sản đến 31/12/2007 là 1.200 tỷ đồng, doanh thu đạt được năm 2007 là 421 tỷ đồng, lợi nhuận năm 2007 đạt gần 10 tỷ đồng, cho thấy quy mô của Công ty là lớn. Đánh giá thực tế, thời gian qua, công tác tài chính kế toán của Công ty đã hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ, tham mưu cho Ban Giám đốc để đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh, góp phần đưa kết quả kinh doanh của Công ty ngày càng tăng cao, bền vững. Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, mỗi cán bộ nhân viên đảm nhận tốt công việc được giao, thường xuyên gắn và nêu cao trách nhiệm với công việc; mối quan hệ giữa các bộ phận, nhân viên được tổ chức, phối kết hợp tốt, trình độ chuyên mô của các cán bộ kế toán là tương đối đồng đều, được đào tạo cơ bản, là những cán bộ trẻ, dễ tiếp thu, vận dụng công nghệ vào công việc, thuận lợi trong việc cập nhật, triển khai những quy định, chuẩn mực, công nghệ mới trong công việc. Thường xuyên được tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Qua đó có thể thấy tính hiệu quả tốt trong việc tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán của Công ty. - Về tổ chức vận dụng chế độ kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng Công ty thường xuyên tổ chức cho cán bộ nhân viên học tập, nghiên cứu văn bản, chế độ liên quan nghiệp vụ kế toán, tài chính để cập nhật kịp thời, nâng cao chất lượng công việc, đảm bảo thực hiện đúng các quy định của nhà nước và pháp luật về công tác kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán, vận dụng sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo kế toán được áp dụng đúng quy định. Với mô hình hoạt động của Công ty, việc vận dụng sổ sách kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp, là tiền đề cho quá trình triển khai áp dụng kế toán máy trong doanh nghiệp. Với khối lượng nguyên vật liệu lớn, chủng loại phong phú việc áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý. Nguyên vật liệu được ghi nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng, đảm bảo cho công tác quản lý, hạch toán kế toán được thường xuyên, kịp thời. - Về hệ thống, phân loại nguyên vật liệu Với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên, quy mô lớn, chủng loại nguyên vật liệu đa dạng, phức tạp; tuy nhiên, việc hệ thống, phân loại nguyên vật liệu được thực hiện tốt, chính xác, an toàn, kịp thời cho sản xuất. Để có thể hoàn thành tốt kế toán nguyên vật liệu thì việc hệ thống, phân loại, theo dõi, quản lý nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu. Với ưu điểm này, kế toán nguyên vật liệu tại Công ty được đảm bảo chính xác, thường xuyên, kịp thời với yêu cầu chung. - Về thủ thục nhập - xuất kho NVL, CCDC Với số lượng, khối lượng nguyên vật liệu lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ, hiệu quả từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng. Với hệ thống nội quy, quy định chặt chẽ trong quản lý nhập, xuất, quản lý kho, an toàn kho theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Thực tế các thủ tục nhập xuất được thực hiện đồng bộ, nhịp nhàng, đảm bảo sự đồng bộ, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận từ trực tiếp đến gián tiếp. Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, tính hiệu quả luôn được đặt lên hàng đầu, các thủ tục trình tự được tổ chức, quản lý nhanh gọn, không rườm rà nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu của công tác quản lý. Thường xuyên được nghiên cứu, đề xuất các biện pháp, giải pháp cụ thể vừa đảm bảo chế độ kế toán nhưng không làm chậm hoặc ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, khả năng tài chính của doanh nghiệp. Các định mức tiêu hao nguyên vật liệu thường xuyên được thực hiện và quản lý tốt cùng với bộ phận kho, quản lý xuất nguyên vật liệu, đảm bảo hoạt động thường xuyên và hiệu quả của quá trình sản xuất. Công ty khuyến khích các bộ phận sử dụng, quản lý tốt nguyên vật liệu, có chế độ thưởng, phạt rõ ràng nhằm quản lý, tiết kiệm, sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả. - Về phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phù hợp và phát huy được hiệu quả tốt tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị. Quá trình hạch toán, theo dõi chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho tất cả các loại nguyên vật liệu đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại nguyên vật liệu trong từng thời kỳ. Với những ưu điểm trên thì công tác kế toán nguyên vật liệu góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cho các quá trình, các mục đích khác nhau. Tuy nhiện, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện. 3.2.2. Những mặt tồn tại Với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng, yêu cầu đối với công tác kế toán tài chính của Công ty ngày càng đòi hỏi phải được nâng cao hiệu quả. Hiện tại, công tác kế toán của Công ty được thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công thông thường nên khối lượng công việc là rất lớn, thời gian tổng hợp báo cáo, số liệu thường kéo dài. Với việc vận dụng những ứng dụng tin học về các chương trình, phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ kế toán, nhiều hơn vào công việc sẽ góp phần giảm tải những nội dung công việc đơn thuần, là cơ sở để tăng hiệu quả, năng suất công việc. Mặt khác, sẽ có cơ sở phục vụ tốt hơn việc tổng hợp số liệu báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất, phục vụ tốt hơn công tác quản trị điều hành của Ban lãnh đạo Công ty. Mặt khác, báo cáo tài chính của Công ty qua các năm chưa được kiểm toán của một cơ quan kiểm toán độc lập. Điều này sẽ làm giảm sút độ tin cậy của báo cáo tài chính. Trong thời gian tới, với chiến lược phát triển ngày càng lớn, việc kiểm toán báo cáo tài chính là vấn đề rất quan trọng và thực tế. Về tổ chức công tác kế toán: Do đặc thù của Công ty thường xuyên vừa đầu tư vừa sản xuất kinh doanh nên thường xuyên có sự đan xen giữa các nội dung này. Các khoản công nợ phục vụ quá trình đầu tư, công nợ phục vụ sản xuất kinh doanh lớn, chưa được khấu trừ do quá trình đầu tư chưa quyết toán nên làm cho công tác hạch toán kế toán tài sản cố định kéo dài theo, ảnh hưởng quá trình tạm tính, tạm trích, trích khấu hao tài sản,... của Công ty. Mặt khác, cán bộ kế toán tại Công ty chủ yếu là cán bộ trẻ; bên cạnh công việc chuyên trách được phân công còn kiêm nhiệm thêm các công việc phụ trợ khác hoặc hỗ trợ lẫn nhau. Do là cán bộ trẻ, chủ yếu là nữ nên trong công việc có nhiều trường hợp nghỉ thai sản theo chế độ bảo hiểm dẫn đến công việc thường xuyên phải bàn giao nội bộ, số liệu có thời điểm chưa cập nhật kịp thời. Về đánh giá, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: số lượng và giá trị nguyên vật liệu của Công ty rất lớn chủ yếu nhập kho do mua ngoài. Với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh lớn, để đảm bảo kế hoạch sản xuất gắn với kế hoạch tài chính, lượng nguyên vật liệu tồn kho của Công ty thường xuyên ở mức cao. Trong điều kiện thị trường giá cả không ổn định như hiện nay công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thực tế tại Công ty, việc phân loại, hạch toán, quản lý các vật liệu, vật tư phụ tùng thay thế còn có sự trùng lắp, lẫn giữa vật tư phụ tùng thay thế và công cụ dụng cụ sửa chữa. Tại Công ty, do đặc thù của thiết bị sản xuất, trong quá trình sản xuất, nhiều thiết bị thường xuyên phải được sửa chữa, bảo dưỡng. Vật tư thay thế có những loại có giá trị lớn như bánh răng máy nghiền có giá trị từ 400 – 500 triệu đồng nhưng thường xuyên phải thay thế, sửa chữa; các loại bi thay thế cho vòng bi máy nghiền có giá trị lớn nhưng phải thường xuyên thay thế; Tuy nhiên tại Công ty có sự theo dõi, quản lý trùng lặp giữa vật tư thay thế và công cụ dụng cụ phục vụ sửa chữa nhỏ. Mặt khác có loại vật liệu vừa được theo dõi vật tư sửa chữa, thay thế vừa được theo dõi công cụ dụng cụ dẫn đến sự trùng lặp. Với cùng một loại vật tư lại được theo dõi trên 2 tài khoản có tính chất khác nhau dẫn đến tình trạng không phản ánh đúng số lượng tồn trên sổ sách kế toán với số lượng thực trên thẻ kho và số tiền trên thực tế của loại vật tư này. Nguyên nhân là do trong phân loại vật tư tại Công ty chưa có sự thống nhất về bản chất của vật tư này khi sử dụng. Bên cạnh đó, với hoạt động vừa sản xuất, vừa đầu tư dở dang, một số loại vật liệu phục vụ đầu tư như sắt, thép, đá đổ bê tông, nhưng cũng phần nào là nguyên vật liệu cho sản xuất, sửa chữa, bảo dưỡng. Những loại nguyên liệu này, được theo dõi tại tài khoản nguyên vật liệu nhưng rất khó khăn trong việc tách bạch riêng phục vụ hoạt động sản xuất, hoạt động đầu tư, thậm chí có thời điểm kinh doanh thương mại do số lượng lớn, chủng loại nhiều. Trong công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu, Công ty có hệ thống kho bãi lớn, đủ đáp ứng số lượng dự trữ lớn. Tuy nhiên, do chủng loại nguyên vật liệu nhiều, bên cạnh đó chủng loại số lượng công cụ dụng cụ cho sản xuất lớn nên một kho vẫn quản lý, theo dõi cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, khó khăn trong công tác quản lý và công tác kế toán. Mặt khác, do klinker của Công ty vừa là thành phẩm tiêu thụ trực tiếp, vừa là nguyên liệu cho sản xuất xi măng. Số lượng klinker bao nhiêu cho sản xuất xi măng bao nhiêu cho xuất bán trực tiếp phụ thuộc vào từng thời kỳ và chính sách khách hàng, chính sách sản xuất của Ban Giám đốc Công ty, các chính sách này thường xuyên thay đổi; do vậy, việc theo dõi kho klinker giữa thành phẩm và nguyên liệu cho sản xuất xi măng gặp khó khăn, hạn chế trong việc kịp thời hạch toán, theo dõi, báo cáo số liệu. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị 3.2.1. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có nhiều ưu điểm. Tuy nhiên với quy mô tăng trưởng rất nhanh của doanh nghiệp thời gian qua và những năm tiếp theo, Công ty cần bổ sung nhân lực cho bộ máy kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Hiện tại, chỉ có 02 nhân viên làm kế toán vật tư, với mô hình hiện tại là phù hợp, tuy nhiên với kế hoạch triển khai thêm nhiều lĩnh vực kinh doanh và đầu tư mới cần thiết phải bổ sung nhân lực. Mặt khác, nên bổ sung nhân lực có khả năng làm việc với cường độ cao, có cơ chế đãi ngỗ, khen thưởng kịp thời để cán bộ có khả năng làm việc lâu dài với Công ty, hạn chế việc xáo trộn công việc do phải bàn giao, luân chuyển nhiều. 3.2.2. Về áp dụng công nghệ thông tin, phần mềm tin học Với quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc triển khai, áp dụng công nghệ thông tin, kế toán máy, phần mềm tin học phục vụ công tác quản lý, quản trị điều hành tại doanh nghiệp là cần thiết. Việc áp dụng kế toán máy giúp cho công tác kế toán giảm bớt khối lượng công việc, gọn nhẹ quá trình từ xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán và lập các báo cáo. Đặc biệt đối với công tác kế toán nguyên vật liệu càng thể hiện hiệu quả với hệ thống danh điểm cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu. Do hệ thống máy tính được nối mạng trong Công ty rất thuận lợi cho quá trình nhập xuất, quản lý nguyên vật liệu trong phối hợp với các bộ phận kế toán khác, thủ kho và kế toán tổng hợp. Với số lượng nhập xuất thường xuyên và tổng hợp số liệu để vào các sổ sách là một khối lượng kế toán rất lớn. Nhưng với việc áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán nguyên vật liệu tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức đảm bảo kế toán một cách chính xác cho hệ thống danh điểm vật tư đa dạng, phức tạp tại Công ty. Mặt khác, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sửa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác. Hệ thống kế toán máy được tích hợp với các phần mềm tin học thông dụng hiện nay sẽ tăng cường khả năng quản trị điều hành của Ban lãnh đạo, tăng khả năng tham mưu cho Ban lãnh đạo của Phòng Tài chính kế toán để đưa ra những chính sách tài chính, chính sách khách hàng, hiệu quả nhất trong từng thời kỳ. 3.2.3. Về công tác kế toán nguyên vật liệu * Một là, về tổ chức quản lý nguyên vật liệu: nên có sự sắp xếp, bố trí quản lý hệ thống kho thống nhất theo nhóm nguyên vật liệu, tránh trùng lắp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, để thuận lợi cho quá trình quản lý, hạch toán, theo dõi và vận chuyển cho sản xuất. Hiện tại, bộ phận thống kê thủ kho theo dõi vật tư về các loại mặt hàng, còn kế toán theo dõi vật tư theo kho, các vật tư nằm ở các kho và một kho thì có nhiều loại vật tư không thống nhất, do đó, quá trình đối chiếu số liệu trùng lặp, mất nhiều thời gian, đặc biệt cho công tác kiểm kê. Do vậy cần thiết tổ chức lại quản lý của tổng kho và kế toán thống nhất khi theo dõi mặt hàng hoặc cùng theo dõi theo chỉ tiêu kho để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lý và đối chiếu số liệu. Để thực hiện được điều này đòi hỏi phải rất nhiều biện pháp đồng bộ mà trước hết là khâu tổ chức sản xuất, bố trí sản xuất phù hợp. Hiện tại, với đặc điểm của Công ty, các nhà máy sản xuất không tập trung tại một nơi mà có khoảng cách tương đối xa, việc sắp xếp hệ thống kho đảm bảo được nhiều yêu cầu cùng một lúc sẽ không dễ dàng, tuy nhiên vẫn phải tiến hành thực hiện để nâng cao hiệu quả quản lý. * Hai là, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty nên lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để dự phòng biến động giá cả cho lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên lớn. Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị là doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn nên khối lượng nguyên vật liệu sử dụng rất nhiều. Quá trình nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên. Nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài, tình hình giá cả thị trường có nhiều biến động nên để hạn chế những rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh bằng cách bù đắp tổn thất có thể xảy ra bằng nguồn tài chính dự phòng. Khi giá của các loại nguyên vật liệu trên thị trường giảm nên lập khoản “Dự phòng giảm giá HTK” phản ánh bằng TK 159 để dự phòng sự biến động giá cả của số nguyên vật liệu tồn kho trong công ty. Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Đơn giá ước tính có thể bán Đơn giá gốc hàng tồn kho Số lượng HTK Ngày 31/12/N Số dự phòng cần trích lập được xác định - x = Số dự phòng cần trích lập năm N+1 Việc lập dự phòng được tính riêng cho từng nguyên vật liệu Cách lập dự phòng như sau: + Cuối niên độ kế toán (31/12/N) căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho, giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định mức lập dự phòng vào chi phí và được tình vào TK 632 – Giá vốn hàng bán. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán năm sau (31/12/N+1) tiếp tục tính mức dự phòng cần lập cho năm tiếp theo. Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 Nếu khoản dự phòng phải lập cho năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 (CT) * Ba là, xây dựng thống nhất hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tránh trùng lặp. * Bốn là, kế toán kết quả kiểm kê Quá trình hoạt động quản lý, việc hao hụt, thừa, thiếu nguyên vật liệu là không thể tránh khỏi với nhiều nguyên nhân cả khách quan và chủ quan. Do vậy, cần phải kịp thời xác định rõ nguyên nhân cũng như biện pháp xử lý hiệu quả. Tại Công ty hiện nay, do khối lượng lớn, số lượng nhiều nên việc hạch toán và xử lý kết quả kiểm kê đôi lúc còn chưa kịp thời. Để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng "TK 1381 - Phải thu khác" và "TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác" * Phương pháp kế toán: Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi + Nếu phát hiện thừa Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác + Nếu phát hiện thiếu: Nợ TK 1381 - Phải thu khác Có TK 152 - nguyên vật liệu Căn cứ vào quyết định xử lý của hội đồng xử lý : + Nếu thừa kế toán ghi: Nợ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 632 - Giá vốn hàng bán + Nếu thiếu kế toán ghi: Nợ TK 111, 334 (tiền mặt phải trả CNV, phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK : 1381 - Phải thu khác KẾT LUẬN Đối với Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, công tác tài chính kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng luôn là công tác được coi trọng hàng đầu, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Với đặc thù của một doanh nghiệp quy mô lớn, thuộc sở hữu tư nhân, hiệu quả sản xuất kinh doanh gắn với lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty có một vai trò quan trọng để có thể thực hiện tốt mục tiêu tiết kiệm chi phí, góp phần hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận mang lại cho doanh nghiệp. Trong suốt quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, cùng với kiến thức đã được trang bị, em đã được tìm hiểu, nghiên cứu để nâng cao khả năng hiểu biết và nghiên cứu về kế toán doanh nghiệp và đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Do kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, thời gian tìm hiểu chưa dài, những tìm hiểu, nghiên cứu của em sẽ còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của PGS, TS Nguyễn Minh Phương để em được hoàn thiện hơn về kiến thức và hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Để có thể hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp, em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng Tài chính kế toán Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đã tạo điều kiện cung cấp thông tin, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn PGS, TS Nguyễn Minh Phương đã hướng dẫn, giúp đỡ để em có thể thực hiện tốt và hoàn thiện chuyên đề này. Việt Trì, ngày 19 tháng 8 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Phương MỤC LỤC