Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20

Công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng Licogi - Cục thuế Hà Nội - Ngân hàng - Tổng cục thống kê Phần II thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20 1. Các vấn đề chung về nguyên vật liệu tại Công ty. 1.1. Đặc điểm về nguyên vật liệu tại Công ty. Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho, trong các doanh nghiệp tuỳ theo từng giai đoạn SXKD khác nhau mà hàng tồn kho được chia thành các loại khác nhau: - ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: Vật liệu, hàng mua đang đi đường. - ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: Sản phẩm dở dang, bán thành phẩm. - ở giai đoạn tiêu thụ, hàng tồn kho bao gồm: Thành phẩm hàng hoá trong kho, hàng gửi bán. Như vậy, nguyên vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình SXKD để bắt đầu hình thành lên sản phẩm mới. Là Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp các công trình nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty có các đặc thù riêng. Mỗi công trình, hạng mục đều cần sử dụng loại nguyên vật liệu thích hợp do đó phải sử dụng đến nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để xây dựng các công trình lớn, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Ví dụ như riêng loại vật liệu xi măng, cũng rất đa dạng: xi măng trắng Hải Phòng, xi măng Hoàng Thạch, xi măng bao, xi măng rời… thép gồm thép trong nước, thép nhập khẩu với thép tròn F10, F14,… thép tấm, thép gai, thép cạnh, gạch lỗ, gạch đặc, đồ sứ vệ sinh. Có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác mới qua sơ chế được đưa vào sử dụng như: Sỏi, cát, đá. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông lâm nghiệp như: gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… có loại vật liệu đã qua chế biến và ở dạng cân kiện như các loại đồ gỗ, cửa, cầu thang, lan can… Khối lượng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu cần khối lượng lớn như xi măng, cát, gạch, thép, có những loại vật liệu sử dụng ít như vôi ve, đinh. Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên công trình, về mặt chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí xây dựng công trình khoảng 70%-74%. Qua đó ta thấy được vai trò to lớn của nguyên vật liệu trong công nghiệp xây dựng. Ngoài ra việc thu mua vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu có đặc điểm riêng khác. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho để ngoài trời như cát sỏi, đá, gây khó khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra mất mát hao hụt ảnh hưởng đến quá trình thi công. Việc thu mua vật tư có thể do Công ty trực tiếp đi mua có thể do đội tự mua, theo nhu cầu về vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình tại từng thời kỳ mà nhân viên của đội viết đơn xin mua vật tư lên phòng kế toán, sau khi được duyệt tạm ứng thì nhân viên của đội tiến hành đi mua vật tư và áp tải hàng về tận kho kèm theo các chứng từ. Để tiến hành xây dựng các công trình thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều chủng loại khác nhau. Do đó muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác cũng như bảo quản về nguyên vật liệu chủ yếu bao gồm hầu hết cả loại vật tư mà Công ty đã sử dụng trong xây dựng thi công như xi măng, sắt, gạch, cát… vật liệu rẻ tiền đơn chiếc như vôi, ve, bột màu Công ty đã sử dụng mỗi công trình thi công là một kho do đội thi công quản lý. 1.2. Đánh giá nguyên vật liệu. Bắt đầu từ 01/01/1999, Nhà nước ta đã chính thức áp dụng VAT và luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Thực hiện sự chỉ đạo của tổng Công ty, Công ty đã nghiên cứu hai luật thuế mới này, đặc biệt là luật thuế GTGT, là cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, phòng kế toán đã mở tài khoản 133 để hạch toán khoản thuế GTGT đầu vào. Với luật thuế mới này mọi vật tư vật liệu Công ty mua vào đều phải có hoá đơn chứng từ để được khấu trừ tổng số tiền thuế trên các hoá đơn GTGT và số tiền thuế GTGT tính trên tổng giá thanh toán trong hoá đơn thường. Bắt buộc Công ty với mọi hoạt động mua bán đều phải có hoá đơn chứng từ, từ đó tăng cường công tác quản lý, kiểm tra do vật liệu chủ yếu là mua ngoài, chiếm giá trị lớn trong tổng giá thành công trình. Đây là luật thuế mới có ảnh hưởng sâu rộng đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nên Công ty cũng như phòng kế toán đã nghiên cứu hướng dẫn chỉ đạo các đội, xí nghiệp thực hiện tốt vấn đề hoá đơn chứng từ, đặc biệt là hoá đơn đầu vào. Công ty khuyến khích sử dụng hoá đơn GTGT. Trong bài viết này, do điều kiện không cho phép chỉ xin được đề cập đến hoá đơn đầu vào là hoá đơn GTGT. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Kế toán ở đây đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho. áp dụng luật thuế GTGT đã tiến hành đánh giá vật liệu như sau: Đối với vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu mua vào là: + Giá bản thân vật liệu chưa có thuế GTGT + Chi phí vận chuyển, bốc xếp…chưa có thuế GTGT Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT của Công ty TNHH Thăng Long bán 2000kg sắt F6 cho Công ty ngày 02/10/2005: + Giá chưa có thuế là: 7.500.000đ + Thuế GTGT : 750.000đ + Tổng giá thanh toán: 8.250.000đ Chi phí vận chuyển do CTTNHH Thăng Long chịu, đo đó giá thực tế vật liệu sắt nhập kho được thể hiện trên phiếu nhập kho là: 7.500.000đ Đối với vật liệu xuất kho: Do đặc thù Công ty xây dựng, kế toán áp dụng cách tính giá thực tế đích danh khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất. ở Công ty Licogi 20 khi có nhu cầu, Công ty hoặc đội ứng tiền đi mua vật tư về, có thể nói quá trình nhập kho và xuất kho diễn ra gần như đồng thời, mặt khác khối lượng chủng loại vật liệu ít, hoạt động nhập khẩu ít nên thuận tiện trong việc theo dõi vật liệu nhập kho. Khi xuất kho vật liệu kế toán căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế (giá không có thuế GTGT) của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Do áp dụng phương pháp này phù hợp với đặc điểm xuất nhập ít, đơn chiếc, gần như đồng thời của Xí nghiệp nên kế toán rất dễ dàng trong công tác theo dõi, giám sát vật liệu. Ví dụ: Với số liệu ở ví dụ trên: Khi xuất kho 1.500kg sắt F6 cho xây dựng với đơn giá là 7.500.000 : 2.000 = 3.775đ/kg thì giá thực tế xuất kho là: 1.500 x 3.775 = 5.662.500đ 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.1. Hạch toán ban đầu: Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Công ty sẽ đáp ứng được yêu cầu này. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế tại Công ty, chứng từ kế toán được sử dụng gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Đối với mỗi hạng mục công trình ở từng giai đoạn phòng kế hoạch xem xét, nghiên cứu, tính toán xem công trình hạng mục công trình cần có những loại vật tư gì với khối lượng, số lượng bao nhiêu, sau đó lập hạn mức cho từng công trình đó. Nhân viên cung ứng của đội, xí nghiệp xây dựng có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ thi công xây dựng của từng công trình đối chiếu với hạn mức vật liệu quy định, tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và hợp đồng mua bán vật liệu với đơn vị bán. Sau đó gửi hợp đồng lên phòng kế toán xin tạm ứng, phòng kế toán xem xét, đối chiếu với hạn mức khi tạm ứng trình tự hạch toán được tiến hành như sau: Nhân viên cung ứng nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật tư, khi vật liệu về đến kho thì nhân viên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán vật tư lên người có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, khối lượng phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế. Sau khi kiểm tra, nếu đồng ý thì cho nhập số vật liệu đó, khi nhập kho thủ kho phải xem xét số vật liệu nhập đó có đúng chủng loại, số lượng ghi trên hoá đơn, cho tiến hành nhập kho và ghi ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành ba liên, đưa cho người giao hàng cùng ký xác nhận vào ba liên đó. - Một liên giao thủ kho gửi để ghi vào thẻ kho. - Một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán. Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu. Ví dụ: Trong tháng 10/2005 Công ty đã mua xi măng của Công ty xây dựng Sông Đà II và nhận được hoá đơn chứng từ sau: Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 2 tháng 10 năm 2005 Mẫu số: 01QTKT-3LL DL/99-b N: 022474 Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II Địa chỉ: ............................ Số tài khoản: ................. Điện thoại:....................... Mã số: ....................... Họ tên người mua hàng: Anh Quân Đơn vị: Công ty Kỹ thuật nền móng và xây dựng 20 Địa chỉ: 61 E - Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội Số TK: ................. Hình thức thanh toán: ....................... MS: ..................... STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xi măng kg 20.000 709,1 14.182.000 Cộng tiền hàng: 14.182.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.418.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười lăm triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nhận vật liệu về đến kho, căn cứ vào hoá đơn, nếu phù hợp và hợp lệ cho nhập kho và tiến hành viết phiếu nhập kho số hàng thực nhập. Đơn vị: Địa chỉ: ..... Phiếu nhập kho Ngày 2/10/2005 Số:...... Nợ:152 ..... Có: 331..... Họ tên người giao hàng:................................ Theo hợp đồng số: .......................................... Ngày 01/10/2005 của Công ty Xây dựng Sông Đà II Nhập tại kho: Đội xây dựng số 2 TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền CT TN Xi măng PC 30 kg 20.000 709,1 14.182.000 Cộng: 14.182.000 Ngày ... tháng .... năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Cũng trong tháng 10 Công ty đã mua gạch men sứ Hạ Long của Công ty xây dựng sông Đà 2 có hoá đơn và phiếu nhập kho như sau: hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày ...tháng .... năm 2005 Mẫu số: 01QTKT-3LL DL/99-b N: 034523 Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II Địa chỉ: .................................. Số tài khoản: .................... Điện thoại: ............................. Mã số: ............................ Họ tên người mua hàng: Anh Quân Đơn vị: Công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20 Địa chỉ: 61 E Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội Số TK: ..................... Hình thức thanh toán: ....................... MS: ........................ TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Gạch men sứ Hạ Long viên 65.000 436,37 28.364.050 Cộng tiền hàng: 28.364.050 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.836.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 31.200.050 Viết bằng chữ: Ba mươi mốt triệu hai trăm nghìn không trăm năm mươi đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Địa chỉ: ..... Phiếu nhập kho Ngày 2/10/2005 Số: ...... Nợ: ...... Có: ....... Họ tên người giao hàng....................................... Theo hợp đồng số: .............................................. Ngày 01/10/2002 của Công ty Xây dựng Sông Đà II Nhập tại kho: Đội xây dựng số 2 TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền CT TN Gạch men sứ Hạ Long viên 65.000 436,37 28.364.050 Cộng: 28.364.050 Ngày ....... tháng ..... năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ tục xuất kho. Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao vật liệu cho từng công việc, hạng mục công trình, các đội viết giấy xin tạm ứng vật tư. Nhân viên kinh tế đội tiến hành lập phiếu xuất kho làm 3 liên, sau khi người phụ trách ký vào, giao cho người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho ghi số thực xuất, sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, số thực nhận, người nhận và thủ kho ký vào ba liên đó. - Một liên chuyển về phòng kế toán - Một liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư - Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Trong quá trình sản xuất xây dựng vì lý do nào đó mà đội xây dựng đơn vị thi công sử dụng nguyên vật liệu quá hạn mức quy định viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu nhiều hơn định mức thì tại phòng kế toán sẽ không hạch toán phần chi phí vượt hạn mức của khối lượng công việc đó mà đội sẽ phải tự thanh toán phần vượt quá đó. Ví dụ: Ngày 14 tháng 10 năm 2005 đội xây dựng số 2 có nhu cầu xuất kho nguyên vật liệu phụ vụ cho công trình A5 sư phạm, nhân viên kinh tế viết xuất kho: Đơn vị: Địa chỉ: ........ Phiếu xuất kho Ngày 14/10/2005 Số: ...... Nợ: ..... Có: ..... Họ tên người giao hàng: Anh Vấn Lý do xuất kho : Xây ốp Xuất tại kho : Đội xây dựng số 2 TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền CT TN Xi măng PC30 Gạch men sứ Hạ Long kg viên 4.000 10.000 709,10 436,37 2.836.400 4.363.700 Ngày..... tháng..... năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác đầy đủ sự biến động của nguyên vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán. ở Công ty Licogi 20 hiện đang vận dụng phương pháp ghi thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này được tiến hành sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng để ghi chép, phản án hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ, loại vật liệu. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo loại nhóm thứ vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Cách ghi thẻ kho như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý của chứng từ. Đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất với số liệu ghi trên phiếu xuất phiếu nhập rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, ghi số lượng nhập vào cột nhập, ghi số lượng xuất vào cột xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho của từng thứ loại vật liệu và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu. Ví dụ: Trong tháng 10 thủ kho của đội xây dựng số 2 đã lập thẻ kho loại vật tư xi măng cho công trình K5. Đơn vị: Công trình K5 Thẻ kho Ngày 14/10/2005 Ngày lập thẻ: ........ Loại vật tư: Xi măng Đơn vị tính: kg TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn: 3.000 1 2/10 Nhập VT của CT Sông đà 2 3/10 20.000 23000 4 5/10 Xuất VT cho Anh Thao 5/10 3.000 20000 16 14/10 Xuất cho Anh Vấn 14/10 4.000 16000 64 28/10 Xuất cho Anh Đoàn 28/10 8.000 8000 Cộng: 20.000 15.000 8.000 Đơn vị: Công trình K5 Thẻ kho Ngày 14/10/2005 Ngày lập thẻ: ........ Loại vật tư: Gạch men sứ Đơn vị tính: viên TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn: 3 5/10 Nhập VT CTGMS Hạ Long 7/10 65.000 10 11/10 Nhập VT CTGMS Hạ Long 14/10 20.000 16 14/10 Xuất cho anh Vấn 14/10 10.000 Cộng: 85.000 10.000 75.000 - ở phòng kế toán: Định kỳ vào cuối tháng khi nhận được chứng từ nhập xuất vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, các phiếu nhập xuất được tập để ghi vào sổ chi tiết vật liệu do đó mỗi loại vật liệu được mở một sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho do thủ kho gửi lên. Phương pháp lập ghi sổ chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu được mở theo tài khoản 152. Cột 1, 2 ghi số liệu, ngày tháng của chứng từ nhập - xuất kho vật liệu. Cột 3: ghi diễn giải nội dung của chứng từ. Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. Cột 5: Ghi đơn giá (giá vốn) của một đơn vị vật liệu xuất kho. Cột 6: Ghi số lượng vật liệu nhập kho. Cột 7: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi số tiền vật liệu nhập. Cột 8: Ghi số lượng vật liệu xuất kho. Cột 9: Ghi giá trị vật liệu xuất kho (cột 9 = cột 5 x cột 6). Cột 10: Ghi số lượng vật liệu tồn kho. Cột 11: Ghi giá trị vật liệu tồn kho Cột 12 : Ghi chú Sổ chi tiết vật liệu Tháng 10/2005 Tên vật liệu: Xi măng Đơn vị tính: kg Kho: Đội xây dựng số 2. Chứng từ Trích yếu TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Dư 780 3.000 2.340.000 1 2/10 Nhập kho V.L CT Sông Đà 2 331 709,1 20.000 14.182.000 23.000 16.522.000 4 4/10 Xuất V.L anh thao 621 780,0 3.000 2.340.000 20.000 14.182.000 16 14/10 Xuất cho anh Vấn 621 709,1 4.000 2.836.400 16.000 11.345.600 64 28/10 Xuất cho anh Đoàn 621 709,1 8.000 5.672.800 8.000 5.672.800 CộngPS: 20.000 14.182.000 15.000 10.849.200 8.000 5.672.800 Người ghi sổ Kế toán trưởng Sổ chi tiết vật liệu Tháng 10/2005 Tên vật liệu: Gạch men sứ Đơn vị tính: Viên Đội xây dựng số 2. Chứng từ Trích yếu TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Dư 3 5/10 Nhập VT gạch men Hạ Long 331 436,37 65.000 28.364.050 10 11/10 Nhập VT Công ty Sông Đà 331 436,37 20.000 8.727.000 10 14/10 Xuất cho anh Vấn 621 436,37 10.000 4.363.700 Cộng: 85.000 37.091.050 10.000 4.363.700 75.000 32.727.350 Người ghi sổ Kế toán trưởng Đội xây dựng số 2 Công trình K5 Báo cáo vật tư Tháng 10/2005 TK 152 TT Tên vật liệu ĐVT Dư đầu tháng Nhập Xuất Tồn Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền 1 Cát vàng m3 80 3.200.000 80 3.200.000 2 Cát đen m3 20 440.000 20 440.000 3 Sỏi m3 5 375.000 5 375.000 4 Gạch chỉ viên 10.000 2.700.000 22.000 5.940.000 32.000 8.640.000 5 Gạch men sứ viên 85.000 37.091.450 10.000 4.363.700 75.000 32.727.750 6 Xi măng kg 3.000 2.340.000 20.000 14.182.000 15.000 10.849.200 8.000 5.672.800 ….. 4.000 2.836.400 ….. 8.000 5.672.800 8.000 5.672.800 ….. Cộng: 17.240.000 91.681.089 65.300.000 43.621.089 Người ghi sổ Kế toán trưởng Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, mỗi đội có một kho nên lập một bảng tổng hợp (báo cáo vật tư). Sau đó kế toán lại lập tiếp một bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (báo cáo vật tư ) của toàn Công ty để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp. Công ty Licogi 20 Xí nghiệp xây dựng số 1 Báo cáo vật tư Tháng 10/2005 TK 152 TT Tên vật liệu ĐVT Dư đầu tháng Nhập Xuất Tồn Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền A. Sắt các loại 1 Sắt F 6 kg 1.200 4.920.000 400 1.640.000 1.300 5.330.000 300 1.230.000 2 Sắt F 8 kg 430 1.892.000 700 3.136.000 550 2.464.000 580 2.589.000 3 Sắt F 10 kg 600 2.700.000 600 2.700.000 4 Sắt F 12 kg 260 1.092.000 900 3.780.000 700 2.940.000 460 1.932.000 5 Sắt F 14 kg 750 3.075.000 500 2.050.000 250 1.025.000 6 Sắt F 16 kg 1.500 6.300.000 1.500 6.300.000 7 Sắt F 18 kg 920 3.864.000 486 1.965.600 452 1.898.400 8 Que hàn que 1.050 7.600.000 1.500 10.857.000 2.350 17.009.532 200 1.447.619 Người ghi sổ Kế toán trưởng Số liệu lên tờ kê nhập, xuất vật tư xong nhân viên kế toán đội chuyển chứng từ phiếu nhập, xuất bảng kê về phòng kế toán của Công ty kiểm tra tính hợp pháp tính hợp lệ của chứng từ, thẩm định kế toán vào dữ liệu máy tính theo từng chi tiết nhập – xuất theo hình thức nhật ký chung – Kế toán trên Công ty cũng đã đăng ký mã đối tượng, tên người mua khách hàng. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng. Nói đến hạch toán kế toán là nói đến sự phản ánh số hiện có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu chưa đáp ứng được yêu cầu này. Chỉ bằng kế toán tổng hợp ghi chép phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó. Hạch toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Công ty Licogi 20 áp dụng kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Khi áp dụng luật thuế mới, luật thuế GTGT, Công ty là đơn vị kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế mà vật liệu nhập vào của Công ty từ nhiều nguồn, chủ yếu là mua ngoài, do đó việc sử dụng hoá đơn là hết sức cần thiết và quan trọng. Đối với vật liệu thu mua từ bên ngoài phải được phản ánh đúng đắn, đầy đủ, chính xác: Giá bản thân vật liệu, chi phí thu mua, khoản thuế GTGT phải trả và tình hình thanh toán với người bán. Việc mua bán vật tư hàng hoá trong điều kiện kinh tế thị trường diễn ra thông thoáng và nhanh gọn. Khi đội xây dựng có nhu cầu về vật liệu, viết phiếu đề nghị cung cấp vật tư gửi lên Công ty xin tạm ứng tiền để mua vật tư. Sau khi nhận được tiền nhân viên cung ứng tiền tiến hành đi mua vật tư, nếu mua của các khách hàng thường xuyên như nhà máy xi măng Công ty vật liệu xây dựng thì Công ty chỉ cần gọi điện đến và chủ hàng sẽ gửi phiếu báo giá đến trước, nếu đồng ý căn cứ vào phiếu báo giá mà Công ty chuẩn bị tiền, đơn vị bán sẽ chuyển hàng đến. Khi hàng về, thủ kho cùng người giao vật tư tiến hành kiểm tra nhận để lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn GTGT phiếu nhập kho kế toán tiến hành định khoản vào tờ riêng kẹp cùng các chứng từ này. Cơ chế thị trường là cạnh tranh địa điểm vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công nên Công ty ít có trường hợp hoá đơn về mà hàng hoá vật liệu chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy, công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn về cùng trong tháng. Trích sổ nhật ký chung tháng 10/2005. Sổ nhật ký chung NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SHTK Số phát sinh SH NT Nợ Có Mang sang 1.358.041.000 1.358.041.000 26/10 1 2/10 Nhập vật liệu công trình K5 Thuế GTGT khấu trừ Công ty Sông Đà II 152 1331 331 14.182.000 1.418.200 15.600.200 3 5/10 Nhập VT công trình K5 Thuế GTGT khấu trừ Công ty gạch men Hạ Long 152 1331 331 28.364.500 2.836.450 31.200.950 4 5/10 Xuất VT công trình K5 621 152 2.340.000 2.340.000 10 11/10 Nhập VT công trình K5 Thuế GTGT khấu trừ Công ty gạch men Hạ Long 152 1331 331 8.727.000 872.700 9.599700 16 14/10 Xuất vật tư đội xây dựng số 2 621 152 7.200.100 7.200.100 27/10 26 19/10 Xuất VT công trình K5 Đội xây dựng số 2 621 152 2.340.000 2.340.000 34 22/10 Nhập VT công trình K5 Thuế GTGT khấu trừ Đội xây dựng số 3 152 1331 331 10.000.000 1.000.000 11.000.000 Cộng 79.280.455 79.280.455 Cộng Luỹ kế 1.437.321.455 1.437.321.455 Qua thực tế tại Công ty chi phí vận chuyển nguyên vật liệu (nếu có) được kế toán tổng hợp hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Các loại vật liệu phụ như sơn, vôi ve, phụ gia bê tông. các thiết bị gắn với vật kiến trúc như thiết bị vệ sinh, thông gió, điều hoà khi mua vào nhập kho đều được ghi vào sổ chi tiết và hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu, tài khoản 152. Trường hợp mua hàng chưa trả tiền là nghiệp vụ xảy ra thường xuyên ở Công ty, do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua tài khoản 331 bằng việc lập các sổ chi tiết thanh toán với người bán, mỗi một người bán Công ty đều phải lập một sổ chi tiết để tránh tình trạng thanh toán nhầm lẫn giữa các chủ hàng và kế toán có thể kiểm tra, giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho người bán tránh bị chiếm dụng vốn, kiểm soát được nợ phải trả, từ đó có biện pháp cân đối tài chính. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ Cột 2, 3:Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản 331. Cột 6: Ghi thời hạn được chiết khấu. Cột 7: Ghi số phát sinh bên Nợ. Cột 8: Ghi số phát sinh bên Có. Cột 9: Ghi số dư Nợ Cột 10: Ghi số dư Có. - Số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước để ghi nợ hay ghi có. - Số phát sinh: + Bên Nợ: Căn vào các chứng từ thanh toán cho khách hàng. + Bên Có: Căn cứ vào các hoá đơn chưa thanh toán. Ví dụ: Công ty có sổ chi tiết thanh toán với người bán sau: bảng tổng hợp phải trả người bán Tháng 10/ 2005 TK 331 Khách hàng: Công ty gạch men Hạ Long Dư đầu kỳ: 12.099.000đ NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 28/10 3 5/10 Mua vật liệu gạch men nhập về CTK5 152 1331 28.364.050 2.836.405 10 11/10 Mua gạch men CTK5 152 331 8.727.000 872.700 48 28/10 Thanh toán cho người bán 111 31.200.000 Dư cuối kỳ 52.500.000 50.000.000 9.599.000 Cùng với việc ghi Bảng tổng hợp phải trả người bán, căn cứ vào sổ NKC kế toán ghi sổ cái TK 331. Thực hiện luật thuế GTGT Công ty đã tiến hành kế toán tổng hợp các khoản thuế GTGT, lập bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra sau đó làm tờ khai thuế GTGT theo qui định để nộp vào cuối mỗi tháng. 3.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Trong các Công ty thuộc ngành xây dựng vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho việc xây lắp các công trình, hạng mục công trình, quản lý và phục vụ cho quá trình thi công công trình đó mà vật liệu là yếu tố quan trọng chủ yếu cấu thành nên giá trị công trình. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời tính toán phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp chi phí. Thực tế ở Công ty xuất phát từ các tổ chức, đặc điểm quy trình công nghệ và đặc thù của ngành xây lắp đối tượng tập họp chi phí sản xuất của Công ty là các hạng mục công trình, công trình. Để phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá trị thực tế vật liệu xuất dùng, kế toán tổng hợp được tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu: Phiếu xuất kho… căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu đã thu nhận được, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng loại nhóm và từng đối tượng sử dụng. Tại Công ty khi xuất vật tư vào sử dụng thi công đều lập phiếu xuất kho. Nhưng có một số loại vật tư do đặc điểm khó có thể đo đếm được như sỏi, cát, đá... vì vậy thường đến cuối công trình mới xác định được số tồn nhập và tính ra số xuất trong kỳ, đến cuối tháng mới lập một phiếu xuất kho tổng hợp và gửi các phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Thực tế tại Công ty các đội xây dựng đều viết phiếu xuất kho vào cuối tháng còn trong tháng khi có nhu cầu xây dựng thì thủ kho xuất vật liệu sử dụng hết lại xuất tiếp đến cuối tháng mới viết một số phiếu xuất kho để hợp lý nên số xuất kho, tồn kho là không thực tế, có loại vật liệu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất, có loại chưa sử dụng hết vẫn để lại trong kho.Vì giá thực tế xuất kho của Công ty tính theo giá thực tế đích danh chỉ cần theo dõi, tập hợp các phiếu xuất kho với từng giá nhập cụ thể cho các đối tượng. Bảng kê Vật Tư B-01 Công trình K5 Tháng 10/2005 STT Tên VT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền(đ) TK621 1 Cát vàng m3 80 40.000 3.200.000 2 Cát đen m3 20 22.000 440.000 3 Sỏi m3 5 75.0000 375.000 4 Gạch chỉ Viên 32.000 270 8.640.000 5 Gạch men sứ Viên 10.000 436,37 4.363.700 6 Xi măng Tấn 15.000 783,28 11.749.200 7 Sắt F6 kg 1.300 4.100 5.330.000 8 Sắt F8 Kg 550 4.480 2.464.000 9 Sắt F12 Kg 700 4.200 2.940000 10 Sắt F14 Kg 500 4.100 2.050.000 VL khác ................... Cộng 65.300.000 Bảng kê tổng hợp xuất vật tư B02 Tháng 10-2005 Số TT Tên Công trình Số tiền TK621 Công trình K5 Chung cư Định Công Chung cư Linh Đàm 1 Công trình K5 65.300.000 65.300.000 2 Công trình Định Công 46.480.000 46.800.000 3 Chung cư Linh Đàm 70.751.600 70.751.600 Tổng cộng 182.531.600 65.300.000 46.800.000 70.751.600 Căn cứ vào số phát sinh nợ TK 152, trên sổ NKC ghi vào sổ cái TK 152 Sổ cái TK 152 Tháng 10 / 2005 NTGS Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 38.755.000 28/10 1 2/10 Nhập vật liệu công trình K5 Công ty X.D Sông Đà 2 331 14.182.000 3 5/10 Nhập vật liệu công trình K5 Công ty Hạ Long 331 28.364050 4 5/10 Xuất Vật tư công trình K5 đội Xây dựng số 2 331 30.000.000 10 11/10 Nhập VT công trình K5 Công ty Hạ Long 331 8.727.000 16 14/10 Xuất VT công trình K5 đội xây dựng số 2 331 20.199.000 34 22/10 Nhập VT công trình Định Công Công ty Minh Phương 621 10.000.000 64 28/10 Xuất VT công trình K5 đội xây dựng số 2 621 46.180.000 65 Xuất VT công trình K5 đội xây dựng số 2 621 16.624.000 67 Xuất VT công trình chung cư Linh Đàm Đội xây dựng số 3 6271 70.720.000 68 Xuất VT quản lý Công ty 642 Cộng trang 205.608.780 182.531.600 Dư cuối kỳ 61.832.180 Ngoài ra Công ty đang sử dụng TK6272 để phản ánh chi phí vật liệu dùng cho sản xuất tại công trình như đinh, vít, que hàn, vật liệu phụ gia bê tông, vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ. Các loại vật liệu sử dụng luân chuyển như ván khuôn, cốt pha, đà giáo và công cụ dụng cụ thuộc đội xây dựng quản lý, sử dụng, những loại vật liệu CCDC này sử dụng nhiều lần, lâu dài cho nhiều công trình do đó cần phải phân bổ giá trị của nó đều cho các công trình. Giá trị vật liệu luân chuyển – Giá trị vật liệu thu hồi Giá trị cần phân bổ một lần = Số lần ước tính sử dụng - Giá trị phân bổ chỉ bao gồm giá trị vật liệu, còn công lắp đặt, tháo dỡ và các vật liệu phụ khác được hạch toán luôn vào chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung trong kỳ của công trình đang thi công. - Nếu CCDC có giá trị nhỏ thì phân bổ một lần vào chi phí sản xuất. - Nếu CCDC có giá trị lớn liên quan đến nhiều kỳ hạch toán thì dùng phương pháp phân bổ dần 50% hoặc là phân bổ làm nhiều kỳ tuỳ theo thời gian sử dụng của loại công cụ đó. VD: Tại đội xây dựng số 1 thi công công trình K5 có phiếu xuất dụng cụ sau: phiếu xuấtkho Đơn vị: Cty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20 Số 12 mẫu 4-TV Nợ TK 142 Có TK153 Bộ phận sử dụng: Nguyễn Văn Minh Đối tượng sử dụng: Xuất dùng công trình 125 Xuất tại kho: Công trình STT Tên nhẵn hiệu, quy cách SP vật tư (SP hàng hoá Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá TTiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Máy bơm KAMA 10 cái 01 01 3.000.000 3.000.000 Thủ kho Phụ trách cung tiêu Người nhận - Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán Công ty đã hạch toán như sau: + Xuất dụng cụ Nợ TK 142 3.000.000đ Có TK 153 3.000.000đ + Phân bổ 50% vào chi phí sản xuất. Nợ TK 6272 1.500.000đ Có TK 142 1.500.000đ - Đối với loại CCDC như giàn giáo, cốt pha giá trị lớn nhưng không được coi là TSCĐ thì sẽ được phân bổ dần vào chi phí của nhiều kỳ. VD: Một bộ giáo fan trị giá là 30.000.000đ ước tính thời gian sử dụng là 3 năm, trị giá thu hồi là 35.000đ thì số tiền phân bổ như sau: Khi xuất dụng cụ sản xuất. Nợ TK 1422 30.000.000đ Có TK 1531 30.000.000đ Số tiền phân bổ lần 1 là (tính theo công thức giá trị cần phân bổ 1 lần). 30.000.000 – 35.000 Giá trị cần phân bổ một lần = = 832.362 đ 3 x 12 tháng Kế toán ghi: Nợ TK 627 (6272) 832.362 đ Có TK 142 (1421) 832.362 d - Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVL, CCDC. Nợ TK 154 ( Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang ) Có TK 627 (6272) Để theo dõi chính xác TK 1421 Công ty mở sổ chi tiết theo dõi từng loại công cụ, dụng cụ, từng loại vật liệu luân chuyển để hạch toán vào chi phí công trình một cách chính xác và kịp thời. phần III các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Là Công ty kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm là các công trình sản xuất, dân dụng, thường có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị lâu dài, nó mang tính cố định nơi sản xuất ra sản phẩm cũng đồng thời là nơi sau này khi sản phẩm hoàn thành được đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. Sản phẩm xây dựng mang tính tổng hợp về nhiều mặt: kinh tế, kỹ thuật, mỹ thuật…. rất đa dạng nhưng lại mang tính độc lập, mỗi công trình được xây dựng theo một thiết kế kỹ thuật riêng, có dự toán riêng và tại một địa điểm nhất định. Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình đến khi công trình hoàn thành bàn giao được đưa vào sử dụng thường là dài. Do đó, vấn đề quản lý giám sát quá trình thi công là điều hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề quản lý vật liệu vì vật liệu chiếm tỷ trong lớn trong chi phí sản xuất, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng công trình cũng như mỹ quan của sản phẩm. Đồng thời việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những yêu cầu góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm xây dựng. Qua thời gian thực tập tại Công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20 vận dụng lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty có những ưu điểm sau: - Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ cụ thể. + Phiếu nhập kho vật tư. + Phiếu xuất kho vật tư. + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Công ty đã quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. - Về hệ thống kho: Công ty đã tổ chức ở mỗi đội, mỗi công trình một kho giúp cho việc thu mua, dự trữ, bảo quản được thuận lợi. Các kho thường nằm ngay công trình, dễ dàng cho việc xuất vật liệu đưa vào sử dụng thi công. Từ đó giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt hơn. - Về kế toán chi tiết: Công ty tổ chức công tác hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song, phù hợp với đặc điểm vật liệu, đặc điểm ngành xây dựng, với các chứng từ nhập - xuất không nhiều. - Về kế toán tổng hợp vật liệu: hệ thống sổ kế toán tài khoản, kế toán Công ty sử dụng theo đúng chế độ do Nhà nước ban hành. 2. Các ý kiến góp phần nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện em xin mạnh dạn nêu lên một vài kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. 2.1. Phân loại đánh giá nguyên vật liệu. - Phân loại vật liệu Để xây dựng hoàn thiện một công trình, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật tư, vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng thành phần lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Hiện nay, Công ty đang xếp hầu hết các vật liệu vào một loại và được coi là nguyên vật liệu chính, gây khó khăn không ít cho công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Công ty nên tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng thành các nhóm chủ yếu sau: + Nguyên vật liệu chính + Nguyên vật liệu phụ + Nguyên vật liệu khác Nguyên vật liệu chính gồm những loại cấu thành nên khung sản phẩm: Sắt, thép, xi măng, gạch xây, đá, cát, sỏi. Nguyên vật liệu phụ: Phụ gia bê tông, các thiết bị, vật kiến trúc, trang trí nội thất, ngoại thất, thiết bị vệ sinh, điều hoà, không khí, khung cửa, lan can là các thiết bị không phải do chủ đầu tư mang đến. Nguyên vật liệu phụ khác: Nhiên liệu, dầu mỡ phục vụ xe máy thi công, sơn, vôi ve, đinh, que hàn thép ly, thiết bị xây dựng cơ bản loại nhỏ. Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu được tốt hơn Công ty cần mở sổ danh điểm vật liệu. Việc lập sổ danh điểm vật liệu có thể tiến hành bằng cách trong mỗi loại vật liệu nhóm vật liệu cần sử dụng một ký hiệu riêng để thay thế tên gọi, nhãn hiệu. Đồng thời mỗi loại vật liệu nên sử dụng một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các thứ nhóm vật liệu thuộc loại đó. Việc mã hoá tên các loại vật liệu trong sổ danh điểm và sắp xếp theo thứ tự trong sổ danh điểm phải có sự kết hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các phòng ban chức năng, đảm bảo tính khoa học chặt chẽ và hợp lý phục vụ chung cho yêu cầu quản lý của Công ty, góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở quy định số hiệu của loại thứ vật liệu. Trong sổ danh điểm vật liệu. - 4 chữ số đầu quy định loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ. - 2 chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu như là nhóm xi măng hay sắt, cát… - 2 chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu và còn có thể có nhiều chữ số đằng sau nữa để biểu hiện quy cách vật liệu. Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu. 1521: Thể hiện vật liệu thuộc loại vật liệu chính. 1521.01: Vật liệu thuộc nhóm xi măng. 1521.01.01: Vật liệu là xi măng trắng. Mẫu sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau: Sổ danh điểm nguyên vật liệu Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm V.L 21.01 Xi măng tấn 1521.01.01.01 Xi măng trắng Hải Phòng 1521.01.01.02 Xi măng trắng Trung quốc 1521.01.02.01 Xi măng bao Hoàng Thạch 1521.01.02.02 Xi măng bao Bỉm Sơn 1521.01.02.03 Xi măng bao Sông Đà ….. 21.02 Thép kg 1521.02.01.01 Thép tròn F 1 1521.02.01.02 Thép tròn F 1 ….. 1521.02.02.01 Thép soắn F 8 1521.02.02.02 Thép soắn F 10 ….. 21.03 Gạch viên 1521.03.01.01 Gạch tay hai lỗ 1521.03.01.02 Gạch tay bốn lỗ 1521.03.02.01 Gạch máy hai lỗ 1521.03.02.02 Gạch máy bốn lỗ ….. - Đánh giá vật liệu: Giá thực tế vật liệu xuất kho của Công ty dùng vào thi công xây dựng được tính theo giá thực tế đích danh. Đây là cách tính, đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ từng lô hàng nhập, từng lần xuất hàng để áp giá. Các đội xây dựng tiến hành đi mua vật liệu, khi có nhu cầu phục vụ thi công thì thủ kho xuất vật liệu, số lần xuất kho vật liệu diễn ra nhiều lần, tuỳ theo yêu cầu công việc, nhưng số lần nhập, xuất thể hiện trên chứng từ lại không nhiều (định kỳ sau một số ngày mới viết phiếu xuất kho). Kế toán Công ty chỉ có thể theo dõi kiểm tra trên sổ sách, chứng từ nên khó có thể theo dõi chặt chẽ các lần nhập xuất vật liệu với các đơn giá tương ứng. Thời gian thi công công trình thường kéo dài, địa bàn thi công nằm cách biệt xa trụ sở Công ty, nhân viên kế toán không thể theo dõi giám sát chính xác từng lần nhập phải tương ứng với các lần xuất với khối lượng và giá cả tương ứng. Thực hiện được điều này là rất khó, nhất là khi các nghiệp vụ kinh tế trên diễn ra trong thời gian dài, không có sự kiểm tra, giám sát trực tiếp, chỉ căn cứ trên các phiếu xuất kho do đội ghi, dẫn đến tính xác thực của kế toán không cao. Mặt khác, mỗi công trình đều cần rất nhiều nguyên vật liệu, thi công trong thời gian dài, khối lượng nhập - xuất lớn với nhiều loại, chủng loại vật liệu khác nhau. Thị trường luôn biến động nhất lại là thị trường vật liệu xây dựng cùng một loại vật liệu với nhiều lần nhập có nhiều loại giá khác nhau, do đó khi xuất kho mỗi lần xuất kho là một giá hay một phiếu xuất kho có nhiều loại giá khác nhau cho cùng một loại nguyên vật liệu sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán. Ví dụ: Tại công trình bệnh viện đa khoa Đà Nẵng tháng 10/2004. Tồn đầu kỳ: 3.000kg xi măng Bỉm Sơn với đơn giá 780đồng/kg. Ngày 9/10 nhập 2.000kg xi măng Bỉm Sơn với đơn giá 800đồng/kg. Ngày 11/10 xuất kho 4.000kg: - 3.000kg với giá 780đồng/kg - 1.000kg với giá 800 đồng/kg Vậy trên cùng một phiếu xuất kho, cùng một loại vật liệu có hai giá khác nhau. Các lần xuất kho với các loại vật liệu khác nhau có nhiều loại giá khác nhau sẽ làm phức tạp, tăng khối lượng công việc kế toán. Một lô hàng thể hiện trên phiếu xuất đã hết nhưng thực tế chưa sử dụng hết vẫn tồn nằm trong kho tháng sau thủ kho lại xuất chính lô hàng đó nhưng với một loại giá của lô hàng cùng loại khác, đây là thực tế vì không thể tách bạch riêng các lô hàng vật liệu cùng loại ra như xi măng, sắt thép, đá sỏi… Do đó làm giảm chức năng kiểm tra, giám sát tính chính xác, tính hiệu quả của hạch toán kế toán. Cuối tháng khi báo cáo vật tư cùng loại vật liệu nhưng với nhiều giá khác nhau sẽ gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu. Vậy để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu trong tình hình thị trường vật liệu luôn biến động, Công ty nên áp dụng cách tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Cách tính: Giá TT xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá TT BQ = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Với cách tính giá thực tế bình quân gia quyền, Công ty sẽ tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, giám sát hoạt động nhập - xuất vật liệu, nâng cao tính xác thực, chính xác, hạn chế nhầm lẫn, thiếu sót, giảm bớt khối lượng công việc của kế toán trong kỳ. Tính đơn giá thực tế bình quân xi măng của Công ty: Giá TT xi măng tồn đầu tháng 10 là 780đồng/kg với số lượng là 5 tấn. Trong tháng nhập 30 tấn với nhiều loại giá khác nhau. Ta tính đơn giá thực tế bình quân: = 746,6đ/ kg Với đơn giá bình quân như vậy, khi xuất kho xi măng tại công trình bệnh viện đa khoa Đà Nẵng trên phiếu xuất kho thể hiện: Xuất: 4.000kg đơn giá 746,6đồng/kg thành tiền = 2.986.400đ Đơn giá này áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ xuất kho là xi măng. 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được của công tác hạch toán kế toán. Công ty hiện đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Tuy nhiên, giữa thủ kho và kế toán chưa có sự kiểm tra, giám sát lẫn nhau, địa bàn thi công nằm xa Công ty, lưu chuyển chứng từ chậm dẫn đến công việc thường dồn vào cuối tháng. Trong tháng thủ kho xuất kho đáp ứng nhu cầu xây dựng thi công nhưng thường đến cuối tháng mới ghi các phiếu xuất gửi lên Xí nghiệp để ghi sổ chi tiết, việc quản lý kinh tế tập trung ở đội do đó phiếu nhập kho, xuất kho gửi về phòng kế toán để ghi sổ mang tính hình thức hơn nội dung. Qua nghiên cứu hạch toán chi tiết thấy việc ghi chép ở thẻ kho sổ chi tiết nhiều khi không ghi theo hệ thống ngày tháng, nhiều loại vật liệu phụ còn được ghi chung một tờ sổ thẻ, do vậy gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu. Báo cáo vật tư các kho của các đội lại do kế toán căn cứ vào các chứng từ sổ chi tiết để lập, do đó chưa phản ánh đúng tình hình thực tế sử dụng vật liệu, số lần nhập, xuất kho nhiều nhưng chỉ được thể hiện trên một số phiếu xuất kho nên số xuất tồn kho là không chính xác, có loại vật liệu do nhu cầu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất, có loại chưa sử dụng hết vẫn để lại trong kho dẫn đến không trùng khớp giữa sổ sách với thực tế. Kế toán vật liệu nên đề nghị thủ kho vào cuối tháng tiến hành kiểm kê kho xác định số thực xuất, thực tồn trong kho để lập báo cáo tồn kho và chỉ ghi số lượng và tách riêng số lượng vật liệu nhập (tồn) do dùng không hết đưa lên Công ty, tại đây kế toán căn cứ vào giá thực tế bình quân để ghi vào báo cáo vật tư, như vậy sẽ thuận tiện hơn trong việc đối chiếu số liệu với kế toán. Có thể xây dựng biểu mẫu báo cáo tồn kho như sau: Đội xây dựng số 2 Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Xuất Thực dùng Nhập lại 1. Sắt thép kg - Sắt F 6 400 400 250 150 150 - Sắt F 8 - Sắt F 10 3k00 300 300 ….. 2. Xi măng kg - XM Hoàng Thạch - XM Sông Đà II 3.000 20.000 15.000 12.000 3.000 11.000 …… 3. Gạch men sứ viên 85.000 10.000 8.500 1.500 76.500 ….. Việc lập báo cáo tồn kho này dễ áp dụng cho các loại vật liệu có thể cân đong, đo đếm được như: Xi măng, sắt, thép, gạch, các loại vật liệu đơn chiếc. 2.3. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho. Hiện nay kế toán tổng hợp Công ty còn có các nghiệp vụ kinh tế nhập xuất vật liệu chưa được hạch toán đầy đủ, chính xác. Khi nhập vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK liên quan: 111, 112, 331. Khi xuất vật liệu phục vụ thi công quản lý kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Đối với nguyên vật liệu tồn kho chưa sử dụng hết chuyển sang sử dụng ở kỳ kế toán sau vẫn được coi là xuất kho và được hạch toán vào các tài khoản 621, 627, 642 trong kỳ. Việc hạch toán như vậy không phản ánh đúng bản chất của hàng tồn, xác định chi phí vật liệu trong kỳ hạch toán chưa chính xác. Kiến nghị: Khi xuất kho, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621… Có TK 152 Trong tháng nếu sử dụng không hết số nguyên vật liệu đó thì kế toán kết hợp với thủ kho để hạch toán chính xác chi phí vật liệu tính vào chi phí sản xuất trong tháng, xác định số vật liệu xuất dùng không hết còn lại cuối kỳ ở mỗi công trình, đội sản xuất thông qua báo cáo tồn kho. Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 621 Việc ghi chép như vậy sẽ đảm bảo tính xác thực, thuận lợi cho việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, nâng cao chức năng của kế toán. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá bản thân vật liệu (thuế…) cộng với chi phí vận chuyển. Nhưng tại Công ty chi phí vận chuyển lại không hạch toán vào TK 152 để tính giá vật liệu xuất kho mà hạch toán thẳng vào TK 621, lượng vật liệu này không chỉ dùng trong tháng này mà còn dùng cho cả kỳ sau, do đó việc hạch toán xác định chi phí vật liệu tại thời điểm của kỳ hạch toán vào chi phí sản xuất chưa thật chính xác. Để khắc phục hạn chế Công ty sử dụng TK152 phản ánh đúng giá thực tế nhập kho vật liệu gồm cả chi phí vận chuyển. Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331, 111, 112… Như đã biết, vật liệu chiếm giá trị lớn trong chi phí sản xuất cần được theo dõi chặt chẽ, hiện tại việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chỉ thể hiện trên các sổ kế toán, gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu tính toán chi phí vật liệu cho mỗi công trình, làm giảm khả năng thông tin tổng hợp nhanh chóng tới cấp quản lý. Để đảm bảo tăng cường quản lý thuận lợi trong đối chiếu sổ sách xác định được chi phí nguyên vật liệu vào các mục đích, nhu cầu khác nhau mà trên sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản có thể tổng hợp, khái quát được. Công ty nên lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. - Cơ sở số liệu lập bảng phân bổ nguyên vật liệu là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ này được tập hợp và phân loại riêng cho từng đối tượng sử dụng cụ thể. - Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong kỳ, dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng. - Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng đối tượng tập hợp sử dụng dùng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán liên quan (sổ kế toán chi tiết vật liệu và sổ Nhật ký chung) đồng thời được sử dụng để tính giá thành công trình. Mẫu biểu bảng phân bổ được xây dựng như sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng.... năm ..... Ghi có TK Nợ TK (ĐTSD) TK 152 1521 1522 1523 … Cộng TK 152 1. TK 621 - Đội X.D số 2 công trình K5 25.871.800 - Đội X.D số 3 công trình Đà Nẵng 46.180.000 …. 2. TK 627 - Công trình K5 -Công trình Đà Nẵng ….. TK 642 11.080.000 Cộng: 2.4. Ghi chép sổ sách kế toán. Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và hệ thống. Số liệu báo cáo kế toán 58. Phải ghi rõ ràng để đảm bảo cho cán bộ quản lý và công nhân lao động có thể sử dụng được để nắm tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị và tham gia kiểm tra giám sát hoạt động kế toán. Khi xem sổ sách kế toán của Công ty nhận thấy quá trình ghi chép phản ánh số liệu vào sổ kế toán đầy đủ song hiện tượng ghi xong rồi tẩy xoá, gạch bỏ không đúng nguyên tắc hay xảy ra, như ở sổ cái tài khoản, sổ chi tiết 131. Để tránh hiện tượng này kế toán nên áp dụng đúng nguyên tắc ghi chép của kế toán, khi có nhầm lẫn sai, bỏ sót phải sửa chữa kịp thời theo phương pháp quy định. Phòng kế toán cần nâng cao hơn nữa khả năng ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nhằm giảm bớt công việc ghi chép tìm kiếm, lưu trữ, làm tăng hiệu quả công việc. Như mua phần mềm kế toán… Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất xây dựng thi công công trình trong Công ty xây dựng. Chi phí vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế, quản lý tốt nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ trong việc giảm giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho Công ty. Công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là công tác phức tạp, cần phải có thời gian làm thực tế lâu dài rồi từ đó phát hiện ra những điểm yếu để dần dần hoàn thiện hơn, trong điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn, chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu. Qua đó đã nêu lên những ưu điểm, những cố gắng của Công ty, đồng thời cũng nêu lên một số tồn tại trong quản lý hạch toán vật liệu của Công ty và cũng đề ra một số ý kiến nhằm khắc phục những tồn tại đó. ý kiến đề xuất trong chuyên đề này là dựa vào quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận và tình hình thực tế tại Công ty nên có thể có những ý kiến chủ quan vì vậy rất mong được mọi người tham khảo và nhận xét. danh mục tài liệu tham khảo Sổ sách tài chính kế toán lưu của Công ty Licogi 20 các năm 2003, 2004, 2005, 2006. Tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 của Công ty biên soạn tháng 8/ 2003. Hồ sơ đăng ký dự thầu của Công ty. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - NXB Tài chính Hà Nội 2006 Giáo trình kế toán tài chính của Trường Đại học KTQD.