Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX)

, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra. Là người kiến nghị phương án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bô công ty, có quyền bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công ty, quyết định lương phụ cấp đối với người trong công ty. -Phó giám đốc: Là người hỗ trợ công việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước các nhiệm vụ được giao. Đồng thời, phó giám đốc còn phụ trách về công tác kỹ thuật và các phòng ban và các kế hoạch phòng ban. Phó giám đốc là người có quyền hạn cao chỉ sau giám đốc Công ty. -Các trưởng phòng: Là người giúp việc và tham mưu cho giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo đơn vị mình quản lý. Thực hiện có hiệu quả các công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo đúng pháp luật của nhà nước và của Công ty. -Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức cán bộ quản lý trong toàn bộ Công ty, tổ chức sắp xếp lao động cho toàn bộ các phân xưởng sản xuất, tuyển dụng lao động cho các phân xưởng tổ sản xuất, quản lý hết các hình thức về tài chính trong Công ty. -Phòng Sản xuất: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuất sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật nâng cấp hoặc chuyển đổi sản phẩm cho phù hợp với cơ cấu thị trường và nhu cầu người tiêu dùng. Phòng sản xuất gồm 3 bộ phận: +Kỹ thuật công nghệ: có kỹ năng thiết kế mẫu mã sản phẩm, lập các định mức kỹ thuật và tiêu chuẩn kiểm tra sản phẩm, lập quy trình công nghệ cho sản phẩm +Kế hoạch sản xuất: Xây dựng các kế hoạch sản xuất. Lập, dự trù về vật tư, thiết bị lao động và phân bổ kế hoạch cho các đơn vị sản xuất. +Quản lý tài sản thiết bị: Thống kê tài sản cố định, lập kế hoạch di chuyển, tịch thu tài sản cố định, sửa chữa thiết bị điện, lập các dự án đầu tư tài sản cố định. -Phòng Kỹ thuật KCS: Quản lý công tác kỹ thuật như cắt mẫu trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất, nghiên cứu đổi mới máy móc theo yêu cầu của công nghệ đáp ứng sự phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm tại các khâu của quá trình sản xuất. -Phòng Vật tư: Là nơi bảo quản, cung ứng vật tư và thành phẩm. Mọi nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều được quản lý chặt chẽ. -Phòng Tài chính – Kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, có chức năng quản lý về tài sản, nguồn vốn, quản lý thu chi tổng hợp và hệ thống hoá các số liệu hạch toán. Qua đó giúp giám đốc nắm được tình hình bán hàng, doanh thu bán hàng, tham mưu giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ kế toán thống kê tài chính. -Phòng Thị trường: Có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm. -Phòng Bảo vệ: Kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn cho Công ty. 2.1.3 Đặc điểm của bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán NVL Thủ quỹ và Kế toán tiền lương Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại Công ty Thăng Long Phòng Tài chính kế toán Công ty: là một trong những phòng quan trọng với chức năng chủ yếu quản lý về tài chính góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Tại Công ty hình thức tổ chức công tác kế toán là tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. -Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, phụ trách chung cho mọi hoạt động kế toán chung tại Công ty. -Kế toán viên: Có nhiệm vụ làm công việc về tiền lương, thanh toán, theo dõi việc uỷ thác nhập khẩu, tiền gửi ngân hàng, tăng giảm tài sản cố định. -Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp tình hình nhập-xuất, tồn kho vật tư, lập báo cáo kế toán, cuối quý lập bảng chi tiết vật tư xuất kho từng bộ phận, tính giá thành sản phẩm, tình hình nộp thuế cho nhà nước. -Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi và bảo quản tiền mặt ở Công ty. Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Đây là hình thức kế toán đơn giản, phù hợp với đặc điểm của Công ty và thuận tiện trong việc áp dụng máy vi tính. Trong điều kiện ứng dụng tin học vào kế toán như hiện nay. Công ty đã căn cứ vào các yêu cầu cụ thể của mình, căn cứ vào các quy định có tính bắt buộc, quy định có tính hướng dẫn của nhà nước. Công ty đã thiết kế những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của máy vi tính đảm bảo máy có thể thực hiện ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các số liệu theo chỉ tiêu kinh tế - tài chính phục vụ việc lập báo cáo tài chính. Nhờ đó mà giảm bớt khối lượng công việc của kế toán tăng hiệu quả công việc và phục vụ thông tin cho lãnh đạo kịp thời. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và mỗi kỳ kế toán là Quý. 2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm trong Công ty là một quá trình khép kín, liên tục và được thực hiện trọn vẹn trong đơn vị. Sản phẩm tạo ra được hình thành từ nguyên liệu chính là vải nên quy trình công nghệ cũng có những đặc điểm riêng của ngành may mặc. Phân xưởng là Nguyên vật liệu Phân xưởng đóng gói Phân xưởng cắt Kho thành phẩm Phân xưởng vắt sổ Xuất xưởng Phân xưởng may Sơ đồ 2.3: quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Theo quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty Thăng Long (xem sơ đồ 2.3), nguyên vật liệu sau khi xuất kho được đưa sang phân xưởng cắt để tạo ra các chi tiết sản phẩm. Các chi tiết sản phẩm này vì không có đặc tính sử dụng nên không trao đổi được trên thị trường nên chúng tiếp tục được đưa xuống các phân xưởng tiếp theo gồm: phân xưởng vắt sổ, phân xưởng may, phân xưởng là, phân xưởng đóng gói… để hoàn thiện sản phẩm (quần áo, hàng mẫu…). Các sản phẩm này trước khi nhập kho đều được các bộ phận kỹ thuật của công ty kiểm tra chất lượng và đóng gói để hoàn thiện với một quy trình công nghệ khép kín. Công ty hoàn toàn có thể tiết kiệm được chi phí, góp phần giảm giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho công ty. 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như các loại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại như điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho. Công ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiết kế. Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Công ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long Trong Công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty Thăng Long chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: như vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số lượng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau. -Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại. -Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô. - Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn. Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Thăng Long nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý phù hợp. 2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long: Tại Công ty Thăng Long kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu. 2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (không bao gồm cả thuế GTGT). Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh toán cộng chi phí vận chuyển mà chi phí đó được theo dõi riêng và được tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không VAT ) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có ) 2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ dưới đây: Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty. ( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3). = = 26440 Giá trị vải dệt kim xuất dùng: Ngày 21/10: 1.350*26.440 = 35.694.000 đ. Ngày 27/10: 2.740 *26.440 = 75.445.600 đ. Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ. 2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. 2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu: Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT). Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT). Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường. 2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật tư. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán lưu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng). Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho người bán. Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hoá đơn. -Biên bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho. -Thẻ kho. . Biên bản kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên. Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách. Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình như sau: Hoá đơn (GTGT) Ngày 5/10/2004 Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội Họ tên người mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000 Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho Ngày 5/10/2004 Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh -Nhập tại kho: Vật tư -Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004 STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Đơn vị tính Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vải dệt kim m 2.350 2.350 26.600 62.510.000 Cộng 62.510.000 Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên: -Liên: Lưu tại phòng vật tư. -Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán -Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư. Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho. Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau: Phiếu Xuất kho Ngày 21/10/2004 Số: 174 Nợ:621 Có:152 -Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất -Xuất tại kho: Kho Vật tư Đv tính : đồng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệu. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và cả về mặt giá trị của vật tư. Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau: - Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng vật tư, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số lượng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vào thẻ kho. Bảng 2.2 Thẻ kho Tháng 10/2004 Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú NT Số phiếu Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng C.ty TNHH dệt may An Bình Ng.V.Tiến-px cắt C.ty dệt may Khatoco Ng.V.Tiến -px cắt C.ty TNHH DATAS 2.350 1.120 1.500 1.350 2.740 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 Cộng cuối tháng 10/2004 4970 4.090 1.880 Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N - X - T kho vật tư theo chỉ số lượng và đơn giá đối với vật tư N - X - T kho. Hàng ngày kế toán vật tư nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho được đánh thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu như: vải Cotton, vải xoa, vải dệt kim, chỉ, cúc, thước gỗ. Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật tư để việc tìm kiếm được nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ kho. Và sổ chi tiết vật tư cũng được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu. Mỗi nhóm lại được mở cho từng vật tư riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết như sau: ( xem bảng 2.3). Từ các sổ chi tiết được lập cho các loại vật liệu vải sản xuất tại Công ty như : sổ chi tiết loại vải dệt kim, vải nhung hoa, vải gai thô, mex vải… thì kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật tư để theo dõi tổng hợp tình hình vật tư trong các kho vật tư. ( xem bảng 2.4 ). Bảng 2.3 Sổ Chi tiết vật tư Tên vật liệu: Vải dệt kim Tháng 10/2004 Đơn vị tính: Ngày tháng Chứng từ Diễn Giải Đơn Giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú N X SL ST SL ST SL ST 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng Cty dệt may A.Bình Ng.V.Tiến-Px cắt Cty may Khatoco Ng.V.Tiến- Px cắt C.ty TNHH DATAS 26.420 26.600 26.440 26.510 26.440 26.600 2.350 1.120 1.500 62.510.000 29.691.200 39.900.000 1350 2.740 35.694.000 72.445.600 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 26.420.000 88.930.000 53.236.000 82.927.200 10.481.600 50.381.600 Cộng Tháng 10/ 04 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600 Bảng 2.4 Bảng Tổng hợp nhập – xuất- tồn vật tư Tháng 10/2004 STT Tên vật tư Đvị tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL ST SL ST SL ST SL ST 1 Vải Dệt kim m 1.000 26.420.000 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600 2 Vải Voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 3 Vải Gai thô m 721 15.141.000 2.000 42.000.000 1.350 27.337.500 1.371 29.803.500 4 Vải nhung hoa m - - 3.100 91.574.000 2.345 69.271.300 755 22.302.700 5 Vải lót m 355 5.491.850 935 14.604.700 1.020 16.010.500 270 4.086.050 6 Vải Coton lạnh m 110 3.192.750 1.937 56.231.110 - - 2.047 59.423.860 7 Khoá dây Chiếc 200 160.400 1.385 1.120.500 1.420 1.136.000 165 144.900 8 Cúc Chiếc - - 5.000 750.000 4.100 615.000 900 135.000 9 Mex vải m 2.000 26.000.000 - - 1.274 16.562.000 726 9.438.000 10 Chỉ Cuộn 1.911 11.038.800 1.050 5.775.000 2.178 12.632.400 783 4.181.400 Cộng 99.062.800 401.093.010 290.896.300 209.259.510 2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty. Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: ở Công ty Thăng Long kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: Tài khoản 152: nguyên liệu vật liệu. Công ty mở các tài khoản chi tiết cấp 2 như: TK 1521, TK 1522, TK 1523. Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản: 111, 112,331, 621… Các nghiệp vụ xuất vật tư Công ty sử dụng các tài khoản sau: 621, 627, 632,641,642, 154… 2.3.3.1. Kế toán các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật tư. Do vật liệu Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên quan hệ thanh toán với người bán của Công ty chủ yếu là với người cung cấp nguyên vật liệu. Vật tư mua về đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu. Còn đối với những lô hàng lớn được kế toán ghi vào tài khoản theo giõi “Phải trả người bán”. Phương pháp ghi sổ của các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Các tài khoản chủ yếu được dùng để hạch toán nguyên vật liệu là: 111, 112, 621, 627,641, 642… Tại Công ty thực tế không có trường hợp nào hóa đơn về mà vật liệu chưa về hoặc ngược lại. Công việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu như sau: -Trong tháng vật liệu về nhập kho thanh toán ngay, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (trong trường hợp được khấu trừ thuế) ghi: Nợ TK 152: Trị giá vật liệu mua vào. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111. 112: Tổng giá thanh toán. Theo chứng từ số 25 ngày 5/10 nhập kho 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m từ Công ty dệt may An Bình, kế toán ghi: Nợ TK 152: 62.510.000 đ. Nợ TK 133: 6.251.000 đ. Có TK 111: 68.761.000 đ. -Mua nguyên vật liệu trong tháng chưa thanh toán với người bán trong trường hợp được khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 152: trị giá vật liệu mua ngoài. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán. Ví dụ: Theo chứng từ số 184 Công ty nhập kho 2.330m vải Voan ren từ Công ty dệt may Khatoco, có đơn giá là 29.050 đ/m. Kế toán ghi: Nợ TK 152: 67.686.500 đ. Nợ TK 133: 6.768.650 đ. Có TK 331: 74.445.150 đ. -Đến khi thanh toán với người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331:74.445.150 đ. Có TK 111: 74.445.150 đ. -Trường hợp lô hàng có các cây vải không đúng tiêu chuẩn chất lượng hoặc không đúng kích cỡ màu sắc như đã đăng ký trên hợp đồng mua bán thì công ty xuất trả lại người bán. Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán vật liệu xuất trả lại. Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất trả. Có TK 133: Thuế GTGT của vật liệu xuất trả. VD: Theo chứng từ số 122 ngày 15/2/2004 Công ty trả lại loại vải Xoa bóng cho Công ty TNHH Thái Dương- Nam Định, do vải không đúng quy cách với tổng số tiền ghi trên phiếu xuất: 35.670.800 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331: 35.670.800 đ. Có TK 152: 32.428.000 đ. Có TK 133: 3.242.800 đ. Với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu liên quan đến tiền mặt, trước hết kế toán viết phiếu chi tiền mặt rồi chuyển đến kế toán trưởng và giám đốc duyệt chi. Sau khi thanh toán xong, kế toán nhận lại phiếu chi định khoản vào sổ Nhật ký chi tiền. Do Công ty mua vật liệu người bán có quan hệ thường xuyên là lâu dài nên rất tín nhiệm trong việc hạch toán. Vì thế kế toán tổng hợp nhập vật tư được gắn chặt với kế toán thanh toán với người bán. Với hình thức Nhật ký chung để hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu, kế toán Công ty sử dụng sổ: Nhật ký mua hàng (xem bảng 2.5). Bảng 2.5 Sổ Nhật ký mua hàng Tháng 10/2204. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK Tk 331 Số NT Hàng hóa NVL TK khác SH ST 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1/10 3/10 5/10 13/10 14/10 18/10 23/10 25/10 28/10 30/10 03 15 25 67 126 163 184 192 242 268 Tháng10/2003 Mua vải gai thô Cty T.Lợi Mua khoá- chợ Đ.Xuân Mua vải dệt kim Cty An Bình Mua vải nhung hoa Cty T.Lợi Mua vải lót Cty Việt Trì Nhập vải Coton lạnh Cty T.Bình Nhập Vải voan từ Cty Khatoco Nhập vải dệt kim từ Khatoco Nhập vải dệt kim Cty DATAS Mua cúc kiốt 12 chợ Hàng Da 42.000.000 1.120.500 62.510.000 91.574.000 14.604.700 56.231.110 67.686.500 29.792.000 39.900.000 750.000 133 133 133 133 133 133 133 133 133 133 4.200.000 112.050 6.251.000 9.157.400 1.460.470 5.623.111 6.768.650 2.979.200 3.990.000 75.000 46.200.000 1.232.550 68.761.000 100.731.000 16.065.170 61.854.221 74.445.150 32.771.200 43.890.000 825.000 Cộng 406.168.810 40.616.881 446.785.691 Vào cuối tháng tổng cộng số liệu phát sinh trên sổ “Nhật ký mua hàng” và vào sổ “Nhật ký chung”. 2.3.3.2. Kế toán các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty Thăng Long vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất may đo quần áo, nhưng cũng có một ít dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Khi xuất dùng vật liệu cho sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621: Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm. Có TK 152: giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho 174 ngày 21/10, xuất vải dệt kim để phục vụ sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621:35.910.000 Có TK 152: 35.910.000 Khi xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung, kế toán ghi: Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 642: Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Có TK152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: căn cứ vào phiếu xuất kho số 137 ngày 17/10/2004 kế toán ghi: Nợ TK 627: 12.360.100 Có TK 152: 12.360.100 Ngoài các nghiệp vụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, ở Công ty còn phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu. Tiền bán phế liệu thường được khách hàng trả lại ngay bằng tiền mặt. Số tiền tổng cộng bán phế liệu trong tháng, kế toán không hạch toán vào sổ mà được sử dụng chi các chi phí khác như: Tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày và một số việc khác. Căn cứ “Bảng kê nhập nguyên vật liệu” hàng tháng, cuối tháng tính theo giá thực tế xuất kho. Kế toán tiến hành lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Mục đích của việc lập bảng phân bổ số 2 là để phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo các đối tượng sử dụng và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Cột dọc phản ánh các loại nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo giá thực tế. Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu được lập tại Công ty như sau Bảng 2.6 Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 10/ 2004 Tên TK TK ghi có TK ghi nợ 152 1 2 3 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 290.896.300 627 Chi phí sản xuất chung 12.360.100 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tổng cộng 303.256.400 Ngày… tháng… năm Người lập bảng Kế toán trưởng Tại Công ty Thăng Long, theo các quy tắc kế toán hiện hành thì hàng ngày tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở Công ty đều được ghi vào sổ Nhật ký chung. Để thấy được sụ chi tiết, cụ thể và tinh thần làm việc mẫn cán của cán bộ phòng kế toán tại Công ty Thăng Long ta có thể xem sổ Nhật ký chung trong tháng 10/2004 sau đây: Bảng 2.7 Sổ Nhật ký chung Tháng 10/2004 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SH TK Số phát sinh SH Ngày Nợ Có 03 09 25 56 67 126 137 163 174 179 184 189 192 201 233 242 268 1/10 2/10 5/10 10/10 13/10 14/10 17/10 18/10 21/10 22/10 23/10 24/10 25/10 26/10 27/10 28/10 30/10 Mua vải Gai thô của C.ty Thắng Lợi. Xuất vải Gai thô cho phân xưởng Cắt Nhập vải dệt kim từ C.ty dệt may An Bình Tạm ứng cán bộ công nhân viên. Mua vải nhung hoa từ C.ty may Thắng Lợi Mua vải lót từ công ty Việt Trì Xuất thước gỗ cho bộ phận kiểm tra CLSP. Nhập Vải Contonlạnh từ C.ty vải Thái Bình Ng.Việt Tiến-px cắt Xuất vải nhung hoa cho phân xưởng cắt Nhập vải từ C.ty dệt may Khatoco Chi tiền mặt dùng cho quản lý DN Nhập vải dệt kim từ Cty dệt may Khatoco Xuất vải voan ren cho Trần Thị Hoa-Px cắt Nguyễn Việt Tiến –Px cắt Nhập vải dệt kim từ công ty TNHH DATAS Mua cúc kiot số 12- Chợ Hàng Da 152 133 111 621 152 152 133 111 141 111 152 133 111 152 133 331 627 152 152 133 331 621 152 621 152 152 133 331 642 111 152 133 111 621 152 621 152 152 133 111 152 133 111 42.000.000 4.200.000 27.337.500 62.510.000 6.251.000 26.915.560 91.574.000 9.157.400 14.604.700 1.460.470 12.360.100 56.231.110 5.623.111 35.694.000 69.271.300 67.686.500 6.768.650 3.750.000 29.792.000 2.979.200 39.192.000 72.445.600 39.900.000 3.990.000 750.000 75.000 46.200.000 27.337.500 68.761.000 29.915.560 100.731.400 16.065.170 12.360.100 61.854.221 35.694.000 69.271.300 74.455.150 3.750.000 32.771.200 39.192.000 72.445.600 43.890.000 825.000 Cộng: 731.779.201 731.779.201 Hàng ngày, dựa vào các số liệu đã ghi trên Nhật ký Chung và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tại Công ty ghi các nghiệp vụ vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Chúng ta có thể xem sổ Cái TK 152 của Công ty Thăng Long trong tháng 10/2004 để biết rõ hơn về việc ghi chép sổ kế toán tại Công ty: Bảng 2.8 Sổ Cái TK 152- Nguyên vật liệu. Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số phát sinh SH Ngày Nợ Có 03 09 15 25 32 51 67 98 115 126 158 163 174 179 184 192 201 233 242 259 268 Số Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Mua vải gai thô của Cty Thắng Lợi Xuất vải gai thô cho Px Cắt. Mua khoá của kiot15 chợ Đ. Xuân Nhập vải dệt kim từ cty An Bình Xuất mex vải cho Px. Cắt Xuất Cúc cho phân xưởng may Nhập vải Nhung hoa từ Cty T.Lợi Xuất chỉ cho Px. May Xuất vải cho PX.Cắt Mua vải lót từ Cty Việt Trì Xuất vải lót cho Px cắt Nhập vải cotonlạnh từ Cty T.Bình Xuất vải dệt kim cho Px Cắt Xuất vải nhung hoa cho Px Cắt Nhập vải voan ren từ Cty Khatoco Nhập vải dệt kim từ Cty Khatoco Xuất vải voan ren cho Px cắt Xuất vải dệt kim cho Px cắt Mua vải dệt kim Cty DATAS Xuất khóa dây cho Px cắt Mua cúc kiốt 12-Chợ Hàng Da 111 621 111 111 621 627 111 627 621 331 621 331 621 621 331 111 621 621 111 621 111 … 42.000.000 1.120.500 62.510.000 91.574.000 14.604.700 56.231.110 67.686.500 29.792.000 39.900.000 750.000 27.337.500 16.562.000 615.000 12.632.400 67.942.000 16.010.500 35.910.000 69.271.300 39.192.000 72.445.600 1.136.000 Cộng: 401.093.010 290.896.300 Dư cuối tháng 209.259.510 2.3.4. Công tác kế toán nguyên vật liệu thừa trong kiểm kê: Trong Công ty may mỗi năm đều tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu vào cuối năm nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại vật tư hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản nhập-xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt hư hỏng, mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất… trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và các bộ phận sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đi vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý vật tư của Công ty. Khi kiểm tra phải dùng phương pháp thích hợp như: cân, đo, đong, đếm… việc kiểm tra không những chú trọng về mặt số lượng mà còn xét cả về mặt chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập quyết toán năm. Mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê do kế toán vật liệu lập để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán. Biên bản này được lập cho từng kho, theo từng đơn vị sử dụng hoặc có trường hợp lập chung cho từng nhóm vật tư có tính chất tương đối giống nhau. -Khi kiểm kê thừa kế toán phải ghi giảm chi phí cho Công ty: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân. Có TK 3381: Trị giá hàng thừa chưa rõ nguyên nhân. VD: Trong biên bản kiểm kê vật liệu ngày 19/12/2004 tại Công ty Thăng Long. Ban kiểm kê đã phát hiện ra 700m vải nhung hoa thừa trong kho, trị giá tổng số hàng là: 26.586.000đ; khi đó kế toán ghi: Nợ TK 152: 26.586.000 đ. Có TK3381: 26.586.000 đ. Khi kiểm kê phát hiện thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 138: Giá trị vật liệu thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý. Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu. VD: Cũng trong đợt kiểm kê ngày 19/12/2004 Ban kiểm kê đã phát hiện ra trong kho vật tư đã thiếu 415m vải dệt kim, trị giá tổng số vật liệu thiếu là: 11.039.000 khi đó kế toán ghi: Nợ TK 138: 11.039.000 đ. Có TK 152: 11.039.000 đ. Chương 3 Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thăng Long (TALIMEX). 3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Công ty Thăng Long từ ngày thành lập đến nay, đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn, sản phẩm ban đầu cũng không phải là nghành may mặc mà là sản xuất máy khâu gia đình, nhưng qua quá trình nỗ lực không ngừng theo kịp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng, mà đến nay Công ty đã có đội ngũ cán bộ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề, các máy móc thiết bị hiện đại và sản phẩm đến nay đã phục vụ cho nhiều đối tượng cả trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Ban giám đốc Công ty luôn trăn trở và tìm kiếm những định hướng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh của Công ty, mang tới thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của đơn vị trên thị trường. Bộ máy kế toán của Công ty nhỏ gọn và cũng được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới của Công ty tương đối nhanh, công tác kế toán nguyên vật liệu cơ bản bảo đảm tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ và chi tiết rõ ràng. Công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo đảm đến khâu sử dụng, điều đó chứng tỏ Công ty đã nhận thức được ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại Công ty em cũng thấy được những ưu điểm và nhược điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như sau. 3.1.1 Ưu điểm: -Về khâu thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã tổ chức được bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. -Về khâu dự trữ: Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho sản xuất, không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liều hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định mức dự trữ cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn. -Về bảo quản: Hệ thống kho tàng được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Công ty đã thu mua dành cho sản xuất may mặc quần áo. -Về khâu sử dụng: Nguyên vật liệu được dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trước khi xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần phải được cải tiến để nguyên vật liệu trong Công ty được quản lý và sử dụng hợp lý hơn. - Trong công tác quản lý nguyên vật liệu: Vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng Công ty lại chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo giõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ hơn. Do đó, vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn tới tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. -Về công tác kế toán chi tiết vật liệu: Phế liệu thu hồi không làm cac thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách cả về lượng cũng như giá trị. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, thì tính giá thành sản phẩm được xác định theo công thức: Zsp = Sp dở dang + Cphí thực tế phát – Sp dở dang – Giá trị phế liệu đầu kỳ sinh trong kỳ cuối kỳ thu hồi Vì vậy, hạch toán giá trị phế liệu thu hồi cũng như tận dụng thu sẽ góp phần hạ giá thành sản phẩm. Việc hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán còn trùng lặp quá nhiều. - Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Việc sử dụng sổ chi tiết sổ 2: Với hình thức số Nhật ký chung. Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 dể hạch toán theo dõi chi tiết hình thức thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với người bán. Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên kế toán chưa mở sổ riêng theo giõi cho từng người, như vậy kế toán không theo giõi được một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi với tất cả mọi người bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào cuối tháng sau khi đã tập hợp chứng từ đối với người bán. Do đó càng làm tăng công việc vào cuối tháng trong khi đó vẫn không theo giõi được thường xuyên tình hình thanh toán với người bán trong tháng. Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu: Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công ty tập hợp chứng từ vào cuối tháng, phân loại và vào bảng phân bổ số 2. Theo cách này, TK 152 được mở chi tiết thành TK 1521, TK1522, TK 1523. Nhưng khi tập hợp số liệu vào bảng phân bổ thì kế toán chỉ tổng hợp chung cho TK 152 chứ không phân thành các TK 152 chi tiết cho từng dối tượng. Sự phân chia này lại phản ánh ở phần đối tượng sử dụng, ghi Nợ các TK như vậy sẽ không đúng các mẫu biểu kế toán. 3.2: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long: 3.2.1. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức Nhật ký chung, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. 3.2.2 Lập bảng danh biểu: Để phục vụ cho nhu cầu quản lý vật liệu tránh nhầm lẫn, thiếu sót, Công ty cần sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu”. -“Sổ danh điểm vật liệu”: là sổ tập hợp các loại vật liệu của Công ty đã và đang sử dụng. Trong đó theo dõi từng nhóm, từng loại, từng thứ vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty thực hiện một cách dễ dàng hơn và thống nhất hơn. Mỗi loại, mỗi nhóm mỗi thứ vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Bảng 3.1 Sổ DANH ĐIểM nGUYÊN VậT LIệU ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Quy cách Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 152.1.01 Vải m 152.1.01.01 Vải voan ren 152.1.01.02 Vải dệt kim … … … … 152.1.02 Chỉ Cuộn 152.1.02.01 Chỉ xanh Cuộn . 152.1.02.02 Chỉ trắng Cuộn 3.2.3. Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu: Công ty cần phải xây dựng một quy chế ụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. Quy định rõ trách nhiệm của cản bộ thu mua vật liệu. khi mua vật liêụ về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ kịp thời cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý. Về nhập kho nguyên vật liệu: Dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục hập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá quă nhỏ như nhập bút bi để phục vụ công tác quản lý, nhập băng dính… thì cũng có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện được những vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. Nguyên vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các bộ phận sản xuất, có như vậy kế toán mới thực hiện được tốt chưc năng kiểm tra, giám sát của minh trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời giúp kế toán hạch toán được chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật liệu để khi mua nguyên vật liệu về được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chủng loại. Có như thế nguyên vật liệu nhập kho mới đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. 3.2.4 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2: Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với từng người bán để theo dõi từng khách hàng như chế độ kế toán đã ban hành. Do sử dụng một sổ để theo dõi từng khách hàng nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào một lần cuổi tháng mà vẫn không theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán với người bán. Như vậy, nó sẽ không phản ánh chính xác các nghiệp vụ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. Công ty nên mở sổ riêng cho từng người bán có quan hệ thường xuyên, còn với những người ít nhập vật liệu cho Công ty thì mở chung vào một sổ. 3.2.5. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Mục đích của việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình N-X-T từng thứ, từng loại vật liệu cả về sổ lượng lẫn giá trị để đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp vật liệu phải được tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu quả của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc xuống mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng thuận lợi hơn. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với Công ty. Tuy nhiên, vì doanh nghiệp chưa có sổ danh điểm nên việc lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất- Tồn kho vật liệu vẫn chưa được ngắn gọn. Vì vậy, kế toán vật liệu tại Công ty cần lập bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu căn cứ vào bảng danh điểm. Bảng Nhập –Xuất – Tồn kho vật liệu được lập như sau: Bảng 3.2 Bảng Tổng hợp Nhập-xuất- Tồn vật liệu Loại vật liệu: Vật liệu chính Tháng 10/2004 Danh điểm Tên vật liệu Đvị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kì Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ST SL ST SL ST SL ST … … … … … … … … … … … 152.1.01.02 Vải voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 … Cộng Ngày…tháng…năm… Người lập Trưởng phòng kế toán. Như vậy trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật liệu Thẻ Kho Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ3.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Trên đây là một số ý kiến của em về công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình tìm hiểu tại Công ty Thăng Long. Tuy nhiên, do năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít, nên những ý kiến đề xuất trên chưa phải là phương án tối ưu, mà chỉ là có tính chất tham khảo, góp phần nhỏ bé cùng với Công ty trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu. Kết luận Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu để cấu thành nên một sản phẩm. Nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng, nó vừa là đối tượng lao động vừa là cơ sở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm, chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Trong thế chuyển mình của đất nước, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để đạt được chi phí thấp nhất thông qua việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Để làm được điều đó thì ngay từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng phải tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán - Tài vụ của công ty Thăng Long (TALIMEX) , em đã được tiếp cận với thực tiễn của công tác kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, hệ thống các chứng từ cũng như hệ thống sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính của công ty. Từ đó em hiểu sâu sắc hơn về các kiến thức mình đã được học trong quá trình học tập và có được một số kinh nghiệm thực tiễn. Giai đoạn thực tập tại công ty đã giúp em nhận thấy được vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất nói chung, đồng thời em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết vào thực tiễn như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Qua nghiên cứu đề tài em đã hiểu rõ hơn về vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất, và khái quát được sơ bộ về thực trạng kế toán NVL tại công ty Thăng Long. Từ đó thấy được ưu, nhược điểm của công tác kế toán NVL cũng như công tác quản lý sử dụng NVL tại công ty Thăng Long, tìm ra nguyên nhân, và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL để phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của Công ty và đảm bảo đúng theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu và thu thập số liệu có liên quan đến kế toán NVL. Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Kính mong nhận được sụ thông cảm và đóng góp của thầy cô giáo, các sinh viên trong nhà trường. Xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa QTKD trường Đại Học Công Đoàn. Công ty Thăng Long (TALIMEX). Đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo của Cô giáo: Nguyễn Thu Hiền, đã giúp đỡ ủng hộ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo PGS. TS Nguyễn Văn Công, Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Tài Chính, Tháng 10/2004. Chủ biên: TS Đặng Thị Loan, Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, NXB Tài Chính, 2004. Bộ Tài Chính, Hướng dẫn lập chứng từ kế toán hướng dẫn ghi sổ kế toán, NXB Tài Chính, 2004. Lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Tài Chính, 2002. Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, Giáo trình kế toán quản trị, NXB Tài Chính, 2004. Các tài liệu sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty Thăng Long (TALIMEX) Giải thích những chữ viết tắt NVL: nguyên vật liệu. VL: vật liệu. TK: tài khoản. DN: doanh nghiệp. SX: sản xuất. BH: bán hàng. QLDN: quản lý doanh nghiệp. XDCB: xây dựng cơ bản. KKTX: kê khai thường xuyên. KKĐX: kiểm kê định kỳ. Cty: Công ty. QTKD: quản trị kinh doanh. N-X-T: nhập-xuất- tồn. VD: ví dụ. mục lục lời mở đầu 1 Chương 1. Những vấn Đề lý luận cơ bản về công tác kế toán NGUYÊN VậT LIệU trong các doanh nghIệP sản xuất 3 1.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá Nguyên vật liệu. 3 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu. 3 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. 4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu. 5 Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu. 9 1.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 10 Phương pháp thẻ song song 10 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 11 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. 12 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 13 1.3.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 13 1.3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì. 15 1.4. Các hình thức sổ kế toán vậ17n dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu 19 1.4.1. Hình thức Nhật ký chung. 19 1.4.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái. 19 1.4.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ 20 1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ. 20 1.5. Công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 21 Chương 2: Thực trạng về công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty thăng long (talimex) 23 2.1. Giới thiệu chung về Công ty Thăng Long (TALIMEX). 23 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 23 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. 26 2.1.3 Đặc điểm của bộ máy kế toán tại Công ty 29 2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty 30 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 31 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty 31 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 32 2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long : 33 2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 34 2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu 34 2.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 39 2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 44 2.3.4. Công tác kế toán nguyên vật liệu thừa trong kiểm kê 53 Chương 3. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thăng Long (TALIMEX). 54 3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. 54 3.1.1 Ưu điểm 55 3.1.2 Nhược điểm 55 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 57 3.2.1. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. 57 3.2.2 Lập bảng danh biểu 57 3.2.3. Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu 58 3.2.4 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2 58 3.2.5. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 59 Kết luận 62 Tài liệu tham khảo 63 Nhận xét của giảng viên hướng dẫn