Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội

/ 9: xuất 4857,8 kg. Ngày 27/ 9: xuất 5391,4 kg. Vậy: Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ = 58.982.700+87.724.100+1.457.334.000+84.852.000+76.890.000 1997,8+2971,3+4857,8+2828,4+2563 = 29844,5 đ/kg. Giá thực tế xuất: +Ngày 11/7: 4969,1 x 29844,5 = 148.300.400 +Ngày 4/ 9 : 4857,8 x 29844,5 = 144.978.700 +Ngày 27/ 9: 5391,4 x 29844,5 = 160.903.700 454.182.800 Sau khi tính đơn giá thực tế bình quân cho cả kỳ dự trữ, kế toán sẽ điền vào cột đơn giá trên các phiếu xuất kho rồi lấy số lượng x đơn giá tính ra số tiền ghi vào cột số tiền. Căn cứ vào phiếu xuất kho để lên sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. 3. Thủ tục tiếp nhận và xuất vật liệu tại kho: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Theo chế độ quy định của Công ty, tất cả các loại nguyên vật liệu khi mua về đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nguyên vật liệu về đến kho sẽ được phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng và quy cách vật liệu có phù hợp với hợp đồng thu mua hay không. Khi xác định nguyên vật liệu mua về đúng với hợp đồng thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và số lượng thực nhập mà cán bộ thu mua của phòng kế hoạch lập “Phiếu nhập kho” và đề nghị thủ kho cho nhập nguyên vật liệu. Thủ kho cho nhập theo đúng phiếu nhập kho đã lập về số lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: -Một liên giao cho cán bộ phòng kế hoạch cung tiêu (kèm theo hoá đơn bán hàng) làm cơ sở thanh toán với phòng tài vụ. -Một liên giao cho thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho. -Một liên gửi cho kế toán vật liệu. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký vào phiếu nhập kho, giữ lại một bản để lấy số liệu ghi vào thẻ kho. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp nguyên vật liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra nhập- xuất kho nguyên vật liệu. Ví dụ: Trong tháng 9 năm 2002, Công ty mua một số nguyên vật liệu chính gồm một số chứng từ sau: Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: Giao hàng cho khách. Số: 088771 Ngày 22 tháng 9 năm 2002. Đơn vị bán hàng: Công ty Cơ điện Trần Phú. Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua hàng: Anh Cường. Đơn vị: Công ty Thiết bị kỹthuật điện Hà Nội. Số tài khoản: Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. Mã số: Hình thức thanh toán: thanh toán bằng séc. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B D 1 2 3 1 Dây đồng f2.6 Kg 2.563 30.000 76.890.000 2 Cộng thành tiền: 76.890.000 Thuế xuất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3.844.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 80.734.500 Số tiền bằng chữ: Tám mươi triệu bảy trăm ba tư nghìn năm trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người mua (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và việc kiểm nhận vật liệu, cán bộ thu mua của phòng cung tiêu lập phiếu nhập kho. Biểu số 2: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu nhập kho Ngày 22 tháng 9 năm 2002 Số: 32/ 3 VT Nợ TK: 152C Có TK:331 Họ tên người giao hàng: Công ty thương mại Hà Việt. Theo hợp đồng số 00986 ngày 7 tháng 9 năm 2002 của Công ty TM Hà Việt Nhập tại kho: Vật tư. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Dây đồng HQf2.6 Kg 2.563 2.563 30.000 76.890.000 Cộng 76.890.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Số tiền bằng chữ: Bảy mươi sáu triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, quản đốc phân xưởng viết vào Sổ đề nghị xuất vật liệu rồi gửi lên cho giám đốc duyệt. Sau đó, Sổ đề nghị được chuyển sang cho phòng kế hoạch cung tiêu lập Phiếu xuất kho gồm các nội dung sau: tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng cần xuất. Nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho cho xuất vật liệu theo yêu cầu. Khi xuất vật liệu, thủ kho phải ghi số thực xuất lên Phiếu xuất kho và Thẻ kho. Phiếu xuất kho được thủ trưởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, kế toán trưởng, người nhận vật tư và thủ kho ký tên. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: -Một liên giao cho thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho. -Một liên gửi cho kế toán vật liệu. -Một liên lưu tại phòng kế toán cung tiêu. Trường hợp xuất bán vật liệu phải có lệnh của giám đốc, phòng kế hoạch căn cứ thoả thuận với khách hàng lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, phòng kế hoạch vật tư, người nhận mua hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán viết Phiếu thu. Khách hàng mang Phiếu thu đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền, và đóng dấu đã thu tiền vào Phiếu thu, sau đó xuống kho nhận hàng. Ba liên của Hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho gồm: -Một liên giao cho thủ kho xuất kho và ghi thẻ kho. -Một liên lưu tại phòng kế hoạch cung tiêu. -Một liên giao cho khách hàng. Ví dụ: Ngày 27/ 9/ 2002, Công ty xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, phòng kế toán nhận được các chứng từ sau: Biểu số 3: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu xuất kho Ngày 27 tháng 9 năm 2002 Số:55/ 3 Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: Chị Yến. Lý do xuất kho: Sản xuất trong kỳ. Xuất tại kho: Vật tư. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Dây đồng f2.6 Kg 5391,4 5391,4 29844,5 160.903.700 Cộng 160.903.700 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Số tiền bằng chữ: Một trăm sáu mươi triệu chín trăm linh ba nghìn bảy trăm đồng. Biểu số 4: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 9 năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Mã số: 010010034331 Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. STT Kho Chứng từ mua Tên đơn vị người bán Tên vật tư Thuế GTGT đầu vào Số hợp đồng Ngày 1 152C 8771 1/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 1.901.500 2 152C 8767 7/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 6.746.724 3 152C 8580 9/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 2.772.240 4 152C 0986 13/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 4.375.421 5 152C 0998 21/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 4.242.600 6 152C 1006 22/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 3.844.500 7 152F 6686 24/ 9 Công ty TNHH Đạt Mỹ Que hàn 372.083 8 152F 3830 29/ 9 Công ty KC điện Lụa cách điện 2.369 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 42.194.140 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biêủ số 5: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng kê xuất nguyên vật liệu vật liệu chính Tài khoản: 152c Quý III năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Mã số: 010010034331 Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. STT Phiếu xuất Tên vật tư Đơn vị sử dụng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Số hiệu Ngày, tháng 1 1/ 7 11/ 7 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 4969,1 29844,5 148.300.400 2 27/ 9 4/ 9 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 4857,8 29844,5 144.978.700 3 55/ 9 27/ 9 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 5391,4 29844,5 160.903.700 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 15218,3 454.182.800 Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Thủ kho (Ký, Họ tên) 4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội: Một trong những yê cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho theo từng thứ, từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng theo phương pháp Sổ số dư. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau: -Phiếu nhập kho. -Phiếu xuất kho. -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Trình tự hạch toán cụ thể của Công ty như sau: *ở kho kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho cả năm. Hàng ngày, khi có các phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, thủ kho sắp xếp, phân loại theo từng thứ vật liệu rồi ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng đồng thời tính ra số lượng nguyên vật liệu của từng thứ vật liệu vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng (ngày cuối cùng của kỳ) do kế toán nguyên vật liệu giao cho thủ kho. Khi ghi xong trả lại phòng tài vụ để kiểm tra và tính tiền. Biểu số 6: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/ 07/ 2002 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dây đồng HQ 2,6. Đơn vị tính: Kg. Ngày N- X Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tháng 1 8/ 7 1/ 7 Cty cơ điện Trần Phú 1997,8 10/ 7 2/ 7 Cty cơ điện Trần Phú 2971,3 11/ 7 1/ 7 Liên 2 4969,1 Tháng 2 Không N- X Tháng 3 1/ 9 18/ 9 Cty cơ điện Trần Phú 4857,8 21/ 9 31/ 9 Hà KH 2828,4 22/ 9 32/ 9 Hà KH 2563 4/ 9 27/ 9 PX bện rút 4857,8 27/ 9 55/ 9 PX bện rút 5391,4 … … … … Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Thủ kho (Ký, Họ tên) Biểu số 7: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá Quý III năm 2002 Đơn vị tính: đồng. STT Diễn giải Ngày nhập Ngày xuất Nhập Xuất Tồn Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền SL ĐG TT 1 Công ty cơ điện TP 8/ 7 1997,8 29523,83 58.982.700 2 Công ty cơ điện TP 10/ 7 2971,3 29523,81 87.724.100 3 Liên 11/ 7 4969,1 29844,5 148.300.400 4 Công ty cơ điện TP 1/ 9 4857,8 30000 145.734.000 5 Hà KH 21/ 9 2828,4 30000 84.852.000 6 Hà KH 22/ 9 2563 30000 76.890.000 7 PX bện rút 4/ 9 4857,8 29844,5 144.978.700 8 PX bện rút 27/ 9 5391,4 29844,5 160.903.700 Cộng 15218,3 454.182.800 15218,3 454.182.800 Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Biểu số 8: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Trích bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nvl chính ( TK 152c ) Quý III năm 2002 Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn SL Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền SL ĐG TT SL ĐG TT 1 Dây đồng HQ 2,6 15218,3 454.182.800 15218,3 29844,5 454.182.800 2 Nhựa PVC 1786 13.251.680 26575 344.627.946 21890 12267 278.500.626 6471 79.379.000 3 Nhựa bột 200 2.418.200 200 12091 2.418.200 4 Dầu DOP 400 3.473.500 200 8683,75 1.736.750 200 1.736.750 5 Nhựa gia công 3250 26.000.000 2500 8000 20.000.000 750 6.000.000 ... … … … … … … … … … … Cộng 16.725.180 828.634.982 774.244.412 71.115.750 Thủ kho (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Biểu số 9: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội Trích số dư tài khoản( tk 152 c) Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá HT Kiểm kê 1/ 7/2002 Cuối tháng 7 Cuối tháng 8 Cuối tháng 9 Số lượng Thành tiền SL TT SL TT SL TT 1 Dây đồng HQ 2,6 Kg 2 Nhựa PVC Kg 13086,03 1786 23.371.650 1621 21.212.455 2446 32.008.429 6471 84.679.700 3 Nhựa bột Kg 14491 4 Dầu DOP Kg 8683,75 400 3.473.500 200 1.736.750 200 1.736.750 200 1.736.750 5 Nhựa gia công Kg 7272,8 750 5.454.600 6 Thép mạ Kg 5255 Cộng 26.845.150 22.949.205 33.745.179 91.871.050 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) *ở phòng kế toán: định kỳ 5-10 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho đối chiếu, kiểm tra đóng dấu chất lượng tồn kho cuối kỳ và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra tính giá chưng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu nhập và phiếu xuất đó. Đồng thời ghi vào cột nhập- xuất trong kỳ của bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, cơ sở để ghi bảng luỹ kế nhập xuất- tồn là các phiếu nhập, phiếu xuất. Cách ghi bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu: -Cột đầu tháng: Căn cứ vào cột dầu tháng trước của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. -Cột nhập trong tháng: là tổng cộng số tiền đã tính ở phiếu nhập trong kỳ. -Cột cộng xuất: là tổng số tiền đã tính ở phiếu xuất trong kỳ. -Cột tồn cuối tháng = Cột tồn đầu tháng+ Cột cộng nhập- Cột cộng xuất. Số tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu được dùng đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng loại nguyên vật liệu thông qua Bảng kê số 3. Số tiền trên số số dư được tính bằng cách lấy lượng tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Sơ đồ 13:Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng luỹ kế nhập Phiếu nhập kho Sổ số dư Bảng tổng hợp N-X -T Thẻ kho Bảng luỹ kế xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra. 5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội: Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Để phù hợp với trình độ quản lý, năng lực nghiệp vụ và công cụ tính toán, phương pháp tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp, trên sự biến động của nguyên vật liệu về giá cả, chủng loại, quy cách, Công ty áp dụng phương pháp hạch toán: “ phương pháp kê khai thường xuyên”. Sự lựa chọn này là phù hợp với Công ty khi đòi hỏi sự phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Cùng với hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp là không thể thiếu được. Nguyên vật liệu được sử dụng ở Công ty hầu hết được nhập từ nguồn bên ngoài nên quan hệ thanh toán là quan hệ với người bán. Vì vậy, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu gắn liền với kế toán thanh toán với người bán. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: +Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. +Tài khoản 111: Tiền mặt. + Không sử dụng tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường. +Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng. +Tài khoản 331: Phải trả người bán. +Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào. +Tài khoản 141: Tạm ứng. +Tài khoản 311: Vay ngắn hạn. Nếu nguyên vật liệu được cung cấp từ nguồn ổn định thì khi Công ty có nhu cầu về nguyên vật liệu, bên cung ứng sẽ gửi một phiếu báo giá về loạ nguyên vật liệu đó. Kế toán thanh toán sẽ viết séc đúng số tiền của khối lượng nguyên vật liệu cần mua. Cán bộ cung tiêu sẽ mang séc đi và vận chuyển nguyên vật liệu về Công ty. Trường hợp này, chi phí vận chuyển sẽ tính luôn trên hoá đơn của người bán, nếu bên cung ứng bao thầu vận chuyển. -Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi theo giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng đầu vào. Nợ TK 152 Có TK 331, 111, 112, 141 +Căn cứ vào chứng từ thanh toán như: phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 +Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 111, 112 -Trường hợp thu mua trên thị trường tự do, giá cả luôn luôn biến đổi, sự biến động này thường lớn hơn so với thu mua từ nguồn ổn định, do đó thu mua trên thị trường tự do phải đảm bảo giá mua nhỏ hơn hoặc bằng giá vẫn mua. Cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng nói rõ mua vật tư gì, giá cả bao nhiêu và phải được phó giám đốc xét duyệt. Sau đó, phòng kế hoạch sẽ viết phiếu tạm ứng, căn cứ vào đó kế toán thanh toán mới viết phiếu chi. Nếu mua không hết, người cung tiêu sẽ đem nộp lại tiền thừa cho kế toán hoặc nếu không cuối tháng sẽ trừ vào lương, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 -Trường hợp đối với vật liệu mua của nước ngoài, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331, 111, 112, 141 Nguyên vật liệu mua ở nớc ngoài khi về đến kho Công ty, đại diện người cung cấp cùng với phòng kế hoạch có nhiệm vụ kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư không đúng chất lượng thì nguyên vật liệu sẽ được trả lại bên cung ứng, do nguyên vật liệu mua ở nước ngoài nên sự vận chuyển khó khăn nên bên cung ứng thường giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 152, 111, 112… Để theo dõi tình hình nhập vật liệu và thanh toán với người bán, kế toán sử dụng Nhật ký chứng từ ký chứng từ số 5: ghi Có TK 331 “ Thanh toán với người bán”. Nhật ký chứng từ số 5 của Công ty được mở chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng và theo từng nhà cung cấp. Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn bán hàng nhận được và các phiếu nhập kho, kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ ký chứng từ số 5. Cuối quý, tổng cộng số liệu Nhật ký chứng từ ký chứng từ số 5 để lên sổ cái tài khoản 152. Kết cấu Nhật ký chứng từ ký chứng từ số 5 như sau: Sổ gồm 2 phần: +Phần ghi Có TK 331- Nợ các TK khác. +Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331- ghi Có các TK khác. Phương pháp ghi: +Cột số dư đầu quý: căn cứ vào tổng số dư Nợ hoặc dư Có của từng người bán ở Nhật ký chứng từ số 5 cuối tháng trước để ghi số Dư tổng cộng vào cột số dư đầu quý ở NKCT số 5 quý này. Mỗi nghiệp vụ phát sinh liên quan tới tài khoản 331 được ghi một dòng. +Cột ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác…: theo quy định của Công ty, hàng về phải có hoá đơn kèm theo mới làm thủ tục nhập kho và thanh toán. Do vậy, ở Công ty thường không có trường hợp hàng mua đang đi đường. Nhờ đó, công tác quản lý vốn cũng chặt chẽ hơn, giảm bớt nghiệp vụ ghi chép, theo dõi. +Cột ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK 111, 112…theo dõi thanh toán. Trong quý, hàng ngày căn cứ vào hoá đơn thanh toán, các phiếu thu, phiếu chi, séc để trả tiền hàng nợ trong kỳ, nợ kỳ trước hoặc trả trước cho đơn vị nào thì kế toán nguyên vật liệu ghi vào dòng tương ứng của đơn vị đó, cột phù hợp (số tiền). +Cột số dư cuối quý: Căn cứ vào cột số dư đầu quý, cột cộng Có TK 331, cột cộng Nợ TK 331 để tính ra số dư cuối quý và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi vào Bảng kê số 3 “tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu” và ghi vào Sổ cái (ghi Có TK 331). Biểu số 10: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Nhật ký chứng từ số 1- ghi có tk 111 “ tiền mặt ” Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng. STT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK 112 152 133 331 141 … Cộng Có TK 111 1 3/ 7 128.000.000 340.900 1.000.000 149.313.700 2 4/ 7 371.000 35.375 3.417.150 2.000.000 19.406.000 3 6/ 7 69.500.000 3.838.150 11.382.900 42.220.000 154.239.600 4 1/ 8 62.500.000 5.850 66.200.000 5 6/ 8 23.500.000 319.716 5.062.400 35.097.000 6 3/ 9 93.500.000 143.545 101.537.500 7 4/ 9 488.000 287.800 6.062.500 1.000.000 19.506.900 8 6/ 9 59.000.000 20.000 6.000.000 67.862.500 9 8/ 9 547.000 1.150.800 18.543.000 23.124.000 10 9/ 9 132.800 1.200.000 1.000.000 8.600.000 … … … … … … … … … Cộng 436.000.000 1.406.000 132.102.930 234.672.176 97.859.378 1.028.189.969 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biểu số 11: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Nhật ký chứng từ số 2- ghi có tk 112 “ tiền gửi ngân hàng ” Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng. STT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, Ghi Nợ các TK Số Ngày 111 133 331 141 … Cộng Có TK 112 1 5/ 7 Mua vật liệu 8.884.206 148.720.158 157.604.364 2 17/ 7 Chuyển tiền vận chuyển 33.775.440 3 28/ 7 Mua vật tư 60.000.000 7.486.940 74.868.960 143.955.900 4 23/ 8 Thanh toán phí chuyển tiền 19.000 210.000 5 28/ 8 Mua vật tư (đồng 2,6) 7.335.400 146.706.800 154.042.200 6 7/ 9 Mua vật tư (nhựa) 3.729.760 37.297.600 41.027.356 7 13/ 9 Ký quỹ mở L/ C 220.703.090 8 20/ 9 Mua vật tư (đồng 2,6) 3.451.900 69.039.000 72.000.000 9 22/ 9 Tiền điện thoại 87.700 956.000 10 28/ 9 Thanh toán phí chuyển tiền 7.000 79.000 … … … … … … … … … Cộng 60.000.000 38.080.266 714.499.504 862.383.142 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biểu số 12: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Nhật ký chứng từ số 5- ghi có tk 331 (Phải trả người bán) Quý III năm 2002. Đơn vị: đồng. STT Tên đơn vị SDĐK Ghi Có TK 331- Ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331- Ghi Có các TK SDCK Nợ Có 152C 152F 153 133 Cộng Có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 1 Cty cơ điện TP 33.506.371 33.506.371 2 Cty Atochem 25.257.600 25.257.600 3 Cty Atochem 25.363.769 25.363.769 4 Cty cơ điện TP 58.982.700 58.982.700 5 Anh Cường-KH 306.500 306.500 6 Thảo-hàng Bông 2.762.657 2.762.657 7 Cty Atochem 27.721.688 27.721.688 8 Cty cơ điện TP 84.852.000 84.852.000 9 Anh Cường-KH 5.600.000 71.520 6.315.020 10 Quân LX 412.000 412.000 Cộng 160.361.229 827.228.982 28.106.457 5.959.895 949.907.033 132.102.930 714.499.504 846.602.434 263.665.828 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Trong kỳ, các khoản chi phí mua nguyên vật liệu được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sẽ được kế toán thanh toán theo dõi rất rõ. Để theo dõi khoản chi phí này, kế toán đã sử dụng: Nhật ký chứng từ số 1- ghi Có TK 111. Nhật ký chứng từ số 2- ghi Có TK 112. Còn các khoản chi phí thu mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng được kế toán theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 10- ghi Có TK 141. Nhật ký chứng từ số 10 được mở mỗi quý một sổ để theo dõi tình hình tạm ứng và hoàn ứng của cán bộ trong Công ty. Nhật ký chứng từ số10 là sổ tổng hợp kết hợp giữa sổ shi tiết tài khoản 141 và sổ Nhật ký chứng từ số 10 theo quy định. Hàng ngày khi hoạt động tạm ứng diễn ra, kế toán vào sổ theo dõi bên Nợ TK 141- Có các TK có liên quan. Khi được người tạm ứng thanh toán tạm ứng, kế toán sẽ ghi bút toán ngược lại trên sổ Nhật ký chứng từ số 10. Cuối kỳ, trên cơ sở số phát sinh bên Nợ, bên Có kế toán tính ra số dư cuối kỳ. *Bảng kê số 3: Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, toàn bộ công việc tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu được thực hiện trên Bảng kê số 3. Căn cứ để ghi Bảng kê số 3: +Số dư đầu tháng: lấy số liệu ở dòng tồn kho cuối quý của Bảng kê số 3 quý trước ghi vào các cột tương ứng cho phù hợp. +Số phát sinh trong quý: căn cứ vào dòng tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 trong tháng ghi vào các cột tương ứng cho phù hợp. Các dòng Nhật ký chứng từ số 1,2 căn cứ vào dòng tổng cộng của các Nhật ký chứng từ số 1, 2 ghi vào các cột tương ứng cho phù hợp. +Số dư đầu quý và phát sinh trong quý: cộng các chỉ tiêu đã ghi ở trên theo cột. Biểu số 13: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng kê số 3 Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng S T T Chỉ tiêu 152-Nguyên vật liệu 153-Công cụ dụng cụ 156-Hàng hoá 152 C 152 B 152 F 153 156 Giá TT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 I. Số dư đầu tháng 16.725.180 - 8.459.420 10.470.220 44.403.951 44.296.381 2 II. Số PS trong tháng 828.634.982 405.055.080 28.106.457 28.106.457 5.969.895 5.969.895 3 Từ NKCT số 1(ghi Có TK 111) 1.406.000 4 Từ NKCT số 2(ghi Có TK 112) 5 Từ NKCT số 5(ghi Có TK 331) 827.228.982 28.106.457 28.106.457 5.969.895 6 Từ NKCT số 6(ghi Có TK 151) 7 Từ NKCT số 7(ghi Có TK 627) 10.000 8 Từ NKCT khác TK 621 405.055.080 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 10 IV. Hệ số chênh lệch 1,16 1,8 11 V. Xuất dùng trong tháng 774.244.412 405.055.080 28.747.481 33.483.803 6.500.143 11.530.354 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) 71.115.750 - 7.818.396 5.092.874 43.873.703 38.735.922 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đối với nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm Công ty phản ánh theo giá thực tế nên khi ghi Bảng kê số 3 kế toán ghi vào cột giá thực tế. Giá thực tế nhập NVL = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có) Đối với nguyên vật liệu phụ, Công ty ghi theo giá hạch toán là giá mua ở lần trước để làm giá tính cho lần này. Khi ghi vào Bảng kê số 3, kế toán ghi vào cột giá hạch toán, đến cuối tháng tính ra hệ số giá để điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. Hệ số giá được tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu phụ. Do vậy, trên Bảng kê số 3 và Bảng phân bổ số 2 của Công ty có dòng hệ số giá chung(Công ty sử dụng giá hạch toán theo từng đợt nhập). Để tính trị giá thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phụ trong tháng, kế toán tính hệ số giá bằng công thức sau: Hệ số giá NVL phụ = Trị giá thực tế NVL + Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán NVL + Trị giá hạch toán NVL tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ Nguyên vật liệu xuất dùng tronh tháng, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng của Bảng phân bổ số 2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho quá trình sản xuất hoặc nhượng bán. Các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu được phản ánh trên phiếu xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho phát sinh trong tháng để tiến hành tập hợp, phân loại nguyên vật liệu theo từng loại phù hợp với từng đối tượng sử dụng. Cuối kỳ, khi đã khoá sổ các hoạt động nhập- xuất vật liệu của quý, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu cho các phân xưởng theo từng loại nguyên vật liệu. *Cách lập Bảng phân bổ số 2: -Cuối quý kế toán nguyên vật liệu tập hợp và phân loại nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. -Dòng tổng cộng của Bảng phân bổ số 2 được sử dụng để ghi vào dòng nguyên vật liệu xuất dùng của Bảng kê số 3 cùng quý. -Bảng phân bổ vật liệu sau khi lập được chuyển sang cho kế toán tập hợp chi phí tính giá thành để tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm trong kỳ. Sau đó, kế toán trưởng tập hợp các số liệu cần thiết để lên Sổ cái tài khoản 152. Biểu số 14: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, Công cụ, dụng cụ Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng. Đối tượng sử dụng (ghi Nợ các TK ) Ghi Có cácTK STT 152 C 152 B 152 F 153 156-Hàng hoá 156 Giá TT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 PX dây 621 774.244.412 405.055.080 11.765.928 735.200 2 PX động cơ 621 19.856.015 3.800 3 PX cơ điện 627 1.822.760 2.567.716 4 Liên văn phòng 642 39.100 2.158.638 5 Xuất bán 632 6.065.000 Cộng xuất 774.244.412 405.055.080 33.438.803 11.530.354 Kế toán trưởng (Ký,Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biểu số 15: Sổ cái tài khoản 152 c Quý III năm 2002 Số dư đầu kỳ Nợ Có 16.725.180 Đơn vị: đồng Ghi Có cácTK đối ứng với Nợ TK này Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng NKCT số 1 (Có TK 111) NKCT số 5 (Có TK 331) 1.406.000 827.228.982 Cộng phát sinh Nợ 828.634.982 Cộng phát sinh Có 774.244.412 Số dư cuối kỳ Nợ 71.115.750 Có Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biểu số 16: Sổ cái tài khoản 331 Quý III năm 2002 Số dư đầu kỳ Nợ Có 160.361.229 Đơn vị: đồng Ghi Có cácTK đối ứng với Nợ TK này Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng NKCT số 1 (Có TK 111) NKCT số 2 (Có TK 112) NKCT số 5 (Có TK 331) 132.102.930 714.499.504 Cộng phát sinh Nợ 846.602.434 Cộng phát sinh Có 949.907.033 Số dư cuối kỳ Nợ 220.703.090 Có 484.368.918 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội i. Nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội: Nhận xét về ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau, các biện pháp khác nhau. Tuy nhiên, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó là áp dụng các phương pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng như điều hành Công ty. Trong các doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những biện pháp góp phần phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, đây là một vấn đề đã và đang được ban lãnh đạo Công ty quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại Công ty này, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu, em thấy có những mặt nổi bật sau: Cùng với sự đi lên của Công ty, kế toán nói chung đặc biệt là khâu kế toán vật liệu đã không ngừng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận đã liên quan. -Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu đã vận dụng tài khoản phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu. -Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đã sử dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty, trình độ của cán bộ kế toán, góp phần nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Đây là phương pháp khá tốt phát huy được nhiều ưu điểm giúp Công ty nắm vững được tình hình nhập- xuất- tồn kho của nguyên vật liệu. -Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động của các phân xưởng cũnh như phục vụ tốt công tác quản lý toàn Công ty. -Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ. Quy trình luân chuyển chứng từ đúng và hợp lý. Bên cạnh đó, số liệu kế toán phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có, sự biến động của vật liệu. -Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do phòng kế hoạch cung tiêu đảm nhiệm với đội ngũ các đội thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm bắt giá cả vật liệu trên thị trường, trong việc tìm nguồn vật liệu và thu mua các loại vật liệu, đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu để quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. -Kho vật liệu được sắp xếp có hệ thống và hợp lý phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty nhưng vẫn có những khó khăn nhất định. Đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm, tận tụy trong công việc nên việc tổ chức bảo quản vật liệu, cấp phát vật liệu được tiến hành tốt. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ở trên thì công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cũng có những khó khăn và tồn tại nhất định. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Bên cạnh những ưu điểm, Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội vẫn còn một số hạn chế nhất định cần phải được cải tiến và hoàn thiện hơn cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, cụ thể là: *Hệ thống danh điểm vật liệu: Hiện tại Công ty chưa xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu chi tiết. Việc lập danh điểm, quản lý vật liệu đơn giản chỉ là việc đánh số thứ tự cho các vật liệu. Vì vậy, việc ghi chép còn cồng kềnh, đôi lúc sự đối chiếu giữa kho và phòng kế toán còn xảy ra nhầm lẫn. Do đó phải xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty. *Đánh giá nguyên vật liệu: Với một doanh nghiệp sản xuất, hoạt động nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên với giá cả luôn biến động mà Công ty chỉ sử dụng giá thực tế ddể hạch toán hàng ngày. Do đó, việc hạch toán không đảm bảo tính chính xác, kịp thời ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm sẽ dẫn đến điều vô lý như: có trường hợp vật liệu xuất dùng trong tháng lớn hơn tri giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ mà trên thực tế là ngược lại. Do vậy, kế toán nên sử dụng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày. *Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Việc vận dụng phương pháp Sổ số dư vào công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty chưa hoàn chỉnh. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất khi giao chứng từ cho kế toán. Như vậy việc ghi chép sẽ không có hệ thống có thể bỏ sót nhầm lẫn việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán khó khăn, mất nhiều thời gian. *Lập dự phòng: Với số lượng, chủng loại vật liệu nhiều, có khối lượng lớn, giá cả luôn luôn biến động mà Công ty chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nguyên vật liệu nên khi có biến động về giá cả nguyên vật liệu làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh. *Theo dõi thanh toán với người bán: Công ty sử dụng tài khoản 331 để hạch toán cho cả hai trường hợp: trả tiền ngay và trả chậm như vậy không đúng với chế độ kế toán và làm tăng công việc của kế toán. Việc theo dõi thanh toán chưa chi tiết, cụ thể do Công ty chưa sử dụng Sổ chi tiết số 2: Thanh toán với người bán. *Tổ chức kho tàng về nhập- xuất vật liệu: Việc sắp xếp, bố trí kho tàng của Công ty tương đối hợp lý. Nhưng với một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích, Công ty không đưa vào kho để bảo quản mà để ra ngoài trời. Điều này đã làm cho vật liệu hư hỏng, mất phẩm chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lưu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần sớm nâng cấp, mở rộng hệ thống kho tàng để việc bảo quản, lưu trữ vật liệu đạt hiệu quả chủ quan. II. những vấn đề cần hoàn thiện về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội: Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có, tìm giải pháp khắc phục những tồn tại, đảm bảo hạch toán đúng chế độ kế toán Nhà nước quy định và đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Công ty, dựa trên những kiến thức đã học cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản và các cô chú trong Công ty, Em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty: Hiện nay ở Công ty, vật liệu được sắp xếp theo thứ tự từ vật liệu chính đến vật liệu phụ. Điều này có thể gây ra một số cản trở trong việc ghi chép và tìm kiếm một loại vật liệu nào đó. Vì vậy để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu, bộ phận kế toán nên thiết lập hệ thống danh điểm vật liệu của doanh nghiệp dựa trên cơ sở phân loại vật liệu. Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu được chia thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu được dùng một ký hiệu riêng biệt bằng chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Ký hiệu đó được gọi là số danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Mỗi loại vật liệu được đánh một mã duy nhất. Sổ danh điểm vật liệu được chia thành nhiều phần, mỗi phần dành một số trang để ghi cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ: Ta có thể quy ước: TK 1521: Nguyên vật liệu chính. TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. Trong đó nguyên vật liệu chính lại có thể chia ra như sau: TK 1521. A01: Dây đồng 2,6 ly. TK 1521. A02: Nhựa hạt PVC. TK 1521. A03: Nhựa bột. TK 1521. A04: Dầu DOP. …………………………. Nguyên vật liệu phụ có thể danh điểm như sau: TK 1522. A01: Dây đồng đỏ 0,55. TK 1522. A02: Thép gió. TK 1522. A03: Bìa cách điện. TK 1522. A04: Que hàn. Trong điều kiện của Công ty hiện nay, việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, là điều kiện để hạch toán kế toán trên máy vi tính. Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu sẽ đảm bảo quản lý vật liệu một cách khoa học, tránh nhầm lẫn, đảm bảo cho các bộ phận trong đơn vị phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu, thuận tiện trong công tác hạch toán, giúp ban lãnh đạo nắm bắt được giá trị thực tế vật liệu để từ đó có phương hướng, biện pháp và lập kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng tồn kho. Công ty lập sổ danh điểm theo mẫu sau: Biểu số 17: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Đơn vị tính STT Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Nhóm Danh điểm 1 1521 1521. A01 Dây đồng 2,6 Kg 2 1521. A02 Nhựa hạt PVC 3 1521. A03 Nhựa bột 4 ... Biểu số 18: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng KÊ Số 3 tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Quý III năm 2002 Đơn vị: STT Chỉ tiêu 152-Nguyên vật liệu 153-Công cụ dụng cụ 156-Hàng hoá 152C (chính) 152B (bán TP) 152F (phụ) 153 156 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 I. Số dư đầu tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK 111) 4 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK 112) 5 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK 331) 6 Từ NKCT số 6 (ghi Có TK 151) 7 Từ NKCT số 7 (ghi Có TK 154) 8 Từ NKCT khác 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 10 IV. Hệ số chênh lệch 11 V. Xuất dùng trong tháng 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2. Về tính giá nguyên vật liệu: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội sử dụng giá thực tế trong hạch toán chi tiết đối với nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm. Để việc hạch toán được nhanh chóng, chính xác, Công ty nên sử dụng giá hạch toán để tính giá nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm xuất dùng như đối với nguyên vật liệu phụ Công ty đã áp dụng. Công ty nên xây dựng và dùng giá hạch toán ổn định trong một thời gian dài để khắc phục nhược điểm của việc dùng giá hạch toán mỗi lần nhập nguyên vật liệu, như vậy sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu. Để tính được giá vật liệu xuất dùng trong kỳ, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại vật liệu: Hệ số giá = Trị giá TT VL tồn đầu kỳ + Trị giá TT VL nhập trong kỳ Trị giá HT VL tồn đầu kỳ + Trị giá HT VL nhập trong kỳ Giá thực Tế vật Liệu xuất = Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá Trong Bảng kê số 3 “Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ”, Công ty không có cột giá hạch toán đối với hai tài khoản 152 C và 152 B. Vì vậy, Công ty nên đưa vào Bảng kê số 3 cột giá hạch toán cho hai tài khoản này. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Để hoàn thiện hơn nữa, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán, phù hợp với điều kiện của Công ty, kế toán chi tiết nguyên vật liệu nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu để giúp cho kế toán hạch toán nhanh chóng, chính xác hơn. Khi lập phiếu này, trình tự công tác kế toán nguyên vật liệu cần hoàn thiện như sau: *Thủ kho: -Mở thẻ kho. -Căn cứ phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ kho. -Định kỳ (3 đến 10 ngày) thủ kho làm thủ tục giao nhận chứng từ với kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng loại, từng nhóm vật liệu. *Kế toán vật liệu: -Theo phương pháp này, kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về mặt giá trị (tiền) theo từng nhóm vật liệu. -Định kỳ kế toán xuống kho để làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất với thủ kho; trước đó kế toán phải kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho trên các thẻ kho. Thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất được thực hiện trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Biểu số 19: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu giao nhận chứng từ nhập Từ ngày…..đến ngày….. Kho: Vật tư. Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Tiền VL C- 152 C Người nhận Thủ kho Biểu số 20: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu giao nhận chứng từ xuất Từ ngày…..đến ngày….. Kho: Vật tư. Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Xuất lần 1 Hạn mức Xuất lần 1 Hạn mức Người nhận Thủ kho -Sau khi làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ tính giá trên từng phiếu nhập, phiếu xuất bằng cách lấy Số lượng x Đơn giá của từng thứ để ghi vào cột số tiền trên phiếu nhập, phiếu xuất. -Sau đó sẽ tổng hợp số tiền trên các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng nhóm vật liệu, lấy kết quả ghi vào cột số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. -Căn cứ vào số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ nhập để ghi vào phần nhập. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ xuất để ghi vào phần xuất. Nếu khối lượng giao nhận chứng từ quá nhiều có thể lập bảng luỹ kế nhập, xuất. -Trước khi kết thúc quý, kế toán sẽ chuyển Sổ số dư xuống cho thủ kho. Sổ số dư được đóng tập theo dõi cho cả năm. Thủ kho căn cứ vào số tồn cuối kỳ của từng thẻ kho để ghi vào cột số lượng phù hợp. Ghi xong thủ kho chuyển sổ số dư về phòng kế toán, kế toán sẽ tính thành tiền để ghi vào cột số tiền. Tính và ghi xong sẽ tiến hành cộng theo từng nhóm. Sau đó sẽ đối chiếu cột số tiền theo từng nhóm trong sổ số dư với cột tồn cuối kỳ trong bảng tổng hợp nhâp, xuất, tồn. Việc cải tiến lại trình tự hạch toán chi tiết vật liệu như trên sẽ sắp xếp được thời gian làm việc của kế toán chi tiết vật liệu để nâng cao hiệu quả công việc, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho. Hơn nữa, việc phân định lại công việc giữa thủ kho và kế toán một cách hợp lý sẽ giảm bớt số lượng công việc cho kế toán. kết hợp chặt chẽ việc hạch toán vật liệu của thủ kho với việc ghi chép của kế toán. Theo dõi kịp thời sự biến động thường xuyên của vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Đảm bảo cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu: Như đã nói ở trên, về số lượng, chủng loại vật tư nhiều có khối lượng lớn mà giá cả luôn biến động một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả của doanh nghiệp. Để hạn chế sự biến động của nguyên vật liệu, giúp cho việc hạch toán được dễ dàng, nhanh chóng cho việc tính giá thành đơn giản, phù hợp, Công ty nên thực hiện trích lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu. Tồn kho nguyên vật liệu chính Dây đồng 2,6 ly như sau: Đơn vị tính: đồng Năm Số lượng tồn (Kg) Giá đơn vị theo sổ sách Giá đơn vị theo giá thị trường Giảm giá 1999 2400 30.000 28.000 4.800.000 2000 3500 29.500 27.000 8.750.000 2001 1700 30.000 28.500 2.550.000 Để hạch toán, kế toán sử dụng TK 159: phản ánh giảm giá các loại hàng tồn kho có đến cuối năm. Kết toán TK 159: Nợ Tài khoản 159 Có -Dư: dự phòng giảm giá năm trước. -Trích lập dự phòng giảm giá năm nay. -Hoàn nhập dự phòng giảm giá năm trước. -Dư: dự phòng giảm giá hàng tồn kho có đến cuối năm. *Phương pháp kế toán như sau: -Cuối năm căn cứ vào những vật tư mà giá trên thị trường thấp hơn giá trên sổ sách: Tổng giá trị giảm giá tồn kho NVL = S Số lượng từng loại NVL x ( Giá đơn vị theo sổ sách - Giá đơn vị theo giá thị trường ngày 31/ 12 ) -Căn cứ vào kết quả tính toán trên, lập định khoản trích lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu: Nợ TK 642. Có TK 159. -Sang năm sau vào cuối năm, kế toán sẽ tiến hành lập hai định khoản sau: +Hoàn nhập số trích lập dự phòng giảm giá của năm trước: Nợ TK 159 Có TK 721 +Sau đó căn cứ vào những vật tư thiết bị giảm giá so với giá thị trường để tính ra tổng số tiền giảm giá của các loại nguyên vật liệu tồn đến cuối năm để lập bút toán sau: Nợ TK 642 Có TK 159 Về theo dõi thanh toán với người bán: Hiện nay ở Công ty, TK 331 được dùng để hạch toán cho cả hai trường hợp trả tiền ngay và trả chậm cho người bán. Hạch toán như trên là không đúng với chế độ kế toán quy định và làm tăng công việc của kế toán. Vì vậy, để giảm bớt công việc ghi chép cho kế toán, Công ty nên hạch toán cho hai trường hợp như sau: +Nếu mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 152 Có TK 111, 112 +Nếu mua hàng trả chậm: Nợ TK 152 Có TK 331 Đồng thời với việc hạch toán như trên, Công ty nên lập Sổ chi tiết số 2: “Thanh toán với người bán” để theo dõi chi tiết Công ty nợ về khoản gì, từng khoản là bao nhiêu. *Kết cấu Sổ chi tiết số 2: “Thanh toán với người bán”. Sổ gồm hai phần: phần ghi Có TK 331 và phần ghi Nợ TK 331. Tại Công ty, những người bán có quan hệ thường xuyên nên theo dõi trên một quyển sổ (hoặc một tờ sổ riêng), còn những người bán không thường xuyên sẽ theo dõi chung trên một quyển sổ. Mỗi hoá đơn ghi một dòng trên sổ, ghi liên tục theo thứ tự chứng từ chuyển về phòng kế toán và được theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện cho đến khi thanh toán xong hoá đơn đó. -Cách lập Sổ chi tiết số 2: +Số dư Nợ phản ánh số tiền trả trước cho người bán. +Số dư Có phản ánh số tiền còn nợ người bán. Nếu cuối tháng vẫn chưa thanh toán thì chuyển sang Sổ chi tiết kỳ sau. Nếu Công ty trả trước cho người bán sẽ ghi vào phần theo dõi thanh toán. Nếu trong tháng hàng về, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi vào các cột phù hợp cùng một dòng với số tiền đã trả. +Số phát sinh trong tháng: Phần ghi Có TK 331: Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để ghi vào các cột phù hợp. Biểu số 21: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Sổ chi tiết số 2 Tài khoản 331- thanh toán với người bán Đơn vị STT Diễn giải Dư đầu kỳ Hoá đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 331, ghi Nợ cácTK… Nợ Có Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày TK152 Hạch toán Thực tế Cộng Kế toán trưởng ( Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ ( Ký, Họ tên) STT ………. Cộng Có TK 331 Ghi Nợ TK 331, ghi Có TK … Dư cuối kỳ TK 153 Chứng từ TK 111 TK 112 ….. Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Hạch toán Thực tế Số hiệu Ngày Mỗi hoá đơn, phiếu nhập kho ghi trên cùng một dòng. Trường hợp một chứng từ thanh toán có nhiều hoá đơn thì căn cứ vào chứng từ đó để ghi số tiền đã trả cho một dòng trong số các hoá đơn thanh toán. Các hoá đơn khác được ghi chú (đã thanh toán theo chứng từ gốc), giấy báo Nợ số…ngày…tháng…năm… Cuối tháng cộng Sổ chi tiết TK 331 của từng người bán, đối chiếu kiểm tra rồi chuyển số tổng cộng vào Nhật ký chứng từ ký chứng từ số5 (mỗi người bán ghi một dòng) ghi Có TK 331. Tổ chức kho tàng về nhập, xuất vật liệu: Đối với một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích Công ty nên đưa vào kho để bảo quản lưu trữ không nên để ngoài trời như hiện nay sẽ làm cho vật liệu hư hỏng, mất phẩm chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lưu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, trong thời gian tới Công ty nên sớm nâng cấp hệ thống kho tàng, đồng thời khi có điều kiện nên mở rộng hệ thống kho tạo điều kiện cho việc bảo quản, lưu trữ vật liệu đạt hiệu quả cao hơn. Có một hệ thống kho tàng rộng rãi sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu thuận tiện hơn. 7. Từng bước thực hiện kế toán nhập, xuất vật liệu trên máy vi tính: Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời với tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển. Vì thế, việc đưa kế toán vào máy vi tính đã và đang được áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, máy vi tính đã được trang bị để phục vụ cho công tác quản lý. Đối với công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng chưa được áp dụng trên máy. Trong thời gian tới, Công ty nên từng bước đưa kế toán nhập- xuất vật liệu vào máy sẽ giúp cho việc tính toán, tổng hợp số liệu, vẽ bảng biểu nhanh và thuận lợi. Do đó, nó làm tăng năng suất làm việc cho kế toán, làm giảm bớt khối lượng công việc từ 40- 50%. Như vậy, kết quả tính toán được đưa ra phục vụ kịp thời cho việc phân tích đánh giá tình hình sản xuất, cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo, cho các bên liên quan. Dựa trên cơ sở danh điểm vật liệu các kỹ thuật hạch toán, các sổ kế toán…, người lập trình viết chương trình cho máy, công việc tiếp theo của kế toán trưởng là phân công người nhập dữ liệu và báo cáo vật tư khi được in ấn từ máy ra. Kết luận Kế toán vật liệu chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Thông qua kế toán vật liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả góp phần vào việc phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Xuất phát từ yêu cầu bức xúc của thực tiễn hiện nay, việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đang là một vấn đề hết sức cần thiết. Trong thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, bằng việc vận dụng lý luận khoa học với việc tìm hiểu thực tế Công ty, em đã hoàn thành bản Báo cáo chuyên đề của mình. Toàn bộ những nội dung từ lý luận đến thực tiễn đã đề cập đến trong bản Báo cáo này đều chứng minh ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng của công tác kế toán vật liệu trong việc tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Với góc nhìn của một sinh viên thực tập tại Công ty, trình độ có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế nên những vấn đề đã nêu trong bản Báo cáo này không tránh khỏi sự thiếu sót và không trọn vẹn, nhất là những kiến nghị đề xuất đã nêu ở Chương III. Trong những giải pháp đưa ra có những giải pháp có tính khả thi xong cũng có giải pháp chỉ mang tính chất lý luận khoa học không có khả năng áp dụng tại doanh nghiệp nhưng đều mong muốn góp phần làm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Để hoàn thành bản Báo cáo này, em xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Ngọc Toản cùng các cô chú phòng tài vụ Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội đã tận tình chu đáo hướng dẫn em. Tài liệu tham khảo -Lý thuyết và thực hành kế toán Tài chính VAT. (Chủ biên: TS Nguyễn Văn Công- ĐH KTQD- NXB Tài chính 2000) -Hướng dẫn thực hành thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XNK và thuế thu nhập doanh nghiệp. (Nguyễn Văn Nhiệm- Nhà xuất bản Thống kê 2000) -Kế toán doanh nghiệp sản xuất. (Nhà xuất bản Tài chính 1997) -Hệ thống kế toán doanh nghiệp ( ban hành theo QĐ 1141/ QĐ/ TC/ CKKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ tài chính) (Nhà xuất bản Tài chính 1995) -Thông tư số 33/ 1998 TT- BTC ngày 17/ 3/ 1998 và Thông tư số 64/ TC/ TCDN ngày 15/ 9/ 1997 hướng dẫn hạch toán trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giá.