Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh

ư. Phòng kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu thấy hợp lý theo yêu cầu sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập riêng cho từng thứ hay nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một kho xuất và sử dụng cho một sản phẩm, một đơn vị đặt hàng và phải được giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền ký duyệt trước. Khái quát trình xuất kho nguyên vật liệu qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 6: Khái quát quá trình xuất vật tư Bộ phận sử dụng Tại kho NVL Phiếu xuất hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành ba liên: + Một liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư + Một liên thủ kho xuất giữ lại. + Một liên giao cho người lĩnh vật tư. Định kỳ, phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển ghi sổ và lưu. Trong các phiếu này ghi cả số lượng xuất kho, đơn giá, thành tiền. Biểu số 5: Công ty TNHH Đại Thịnh Mẫu số 02 - VT Trích PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 621 Số 15 Ngày 06 tháng 09 năm 2007 Có TK 152 Phân xưởng: Phân xưởng tinh bột Lý do xuất kho: Sản xuất tinh bột biến tính Xuất kho: Chi Hiền Stt Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Tinh bột sắn kg 28.500 28.500 4.076,84 116.189.940 2 Tinh bột ngô kg 41.350 41.350 3.470 143.484.500 3 Axít kg 675 675 117.115 79.052.625 Cộng 338.727.065 Thủ trưởng Kế toán trưởng Phục trách cung tiêu Người nhận Thủ Kho ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) 2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Tại kho hàng : hàng ngày thủ kho căn cứ vào số liệu tổng cộng của các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày ghi tồn kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ vật liệu có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi trên các nghiệp vụ phát sinh, cuối tháng thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập - xuất để lập báo cáo tồn kho. Biểu số 6: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích THẺ KHO Tháng 09 năm 2007 Tờ số: 14 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Tinh bột sắn Đơn vị tính: Kg Mã số: .. Stt Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ 45.000 2 . . .. 3  05/09/07 80 Nhập Cty Giang Nam 25.500 4  06/09/07 15 Xuất cho PX Tinh bột 28.500 .. .. .. . .. Cộng phát sinh 73.000 94.725 Tồn cuối kỳ 23.275 Biểu số 7: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BÁO CÁO TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH Tháng 09 năm 2007 Stt Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng 1 Tinh bột sắn kg 45.000 73.000 94.725 23.275 2 Tinh bột ngô kg 20.750 105.000 120.350 5.400 3 Axít kg 525 450 900 75 4 NaoH kg 1.500 6.550 6.745 1.305 5 NaCL kg 85 150 205 30 .. . . Việc thủ kho lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu với số liệu của mình đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của công ty được chặt chẽ. Định kỳ, thủ kho mang chứng từ xuất nhập lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu số lượng trên các phiếu với số lượng trên thẻ kho, nếu số liệu khớp đúng thì ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kiểm tra việc chấp hành các quy định trong việc lập và xét duyệt đối với mỗi loại chứng từ kế toán. + Phiếu nhập kho của nguyên vật liệu mua ngoài. + Sau khi nhận được chứng từ thủ kho được hoàn chỉnh các nội dung trên phiếu như ghi trên đơn giá, thành tiền, lập định khoản kế toán và chuyển cho kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký. Đối với vật liệu nhập kho: Trên phiếu nhập kho có ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị vật liệu nhập nên kế toán ghi sổ chi tiết để theo dõi cả hai chỉ tiêu đó. Đối với vật liệu xuất kho: Đến cuối ngày cập nhập tất cả các phiếu xuất kho kế toán tiến hành tính đơn giá theo phương pháp mà công ty áp dụng cho từng loại nguyên vật liệu xuất kho. Sau đó ghi vào sổ chi tiết để theo dõi. Kế toán nguyên vật liệu lập sổ chi tiết cho từng loại, theo từng kho và được mở cho từng tài khoản căn cứ vào các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Biểu số 8: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Tài khoản 152 Tên kho: Kho vật liệu Tên quy cách vật liệu: Tinh bột sắn Đơn vị: đồng Chứng từ Diến giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 45.000 185.400.000 PNK80 5/9 Nhập của Công ty Giang Nam 331 4.000 25.500 102.000.000 70.500 287.400.000 PNK82 6/9 Nhập của Công ty Toàn Năng 331 4.080 5.500 22.440.000 76.000 309.840.000 PXK15 6/9 Xuất cho phân xưởng tinh bột 621 4.076,84 28.500 116.189.940 47.500 193.650.060 PXK16 6/9 Xuất cho phân xưởng hoá chất 621 4.076,84 4.350 17.734.254 37.650 175.915.806 .. Cộng 73.000 289.760.000 94.725 389.849.700 23.275 85.310.300 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 9: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Tài khoản 152 Tên kho: Kho vật liệu Tên quy cách vật liệu: Tinh bột ngô Đơn vị: đồng Chứng từ Diến giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 20.750 73.712.500 PNK80 5/9 Nhập của Công ty Giang Nam 331 3.450 85.500 294.975.000 106.250 368.687.500 PXK15 6/9 Xuất cho phân xưởng tinh bột 621 3.470 41.350 143.484.500 64.900 225.203.000 PXK16 6/9 Xuất cho phân xưởng hoá chất 621 3.470 1.255 4.354.850 63.645 220.848.150 .. Cộng 105.000 360.150.000 120.350 412.800.500 5.400 21.062.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu. Mỗi sổ chi tiết được phản ánh trên một dòng của báo cáo đã tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Sau khi tính ra sản luợng vật tư tồn kho của từng loại nguyên vật liệu kế toán tiến hành đối chiếu. Số liệu giữa báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu với báo cáo tồn kho vật liệu của thủ kho gửi lên, số liệu ở hai ba người này phải khớp nhau về chỉ tiêu số lượng. Biểu số 10: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG TỔNG HỢP XUẤT NHẬP TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Đơn vị: đồng Stt Tên quy cách Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Tinh bột sắn 45.000 185.400.000 73.000 289.760.000 94.725 389.849.700 23.275 85.310.300 2 Tinh bột ngô 20.750  73.712.500  105.000 360.150.000 120.350 412.800.500 5.400 21.062.000 3 NaOH 1.500  15.226.800  6.550 66.942.000 6.745 68.933.900 1.305 13.234.900 4 Axít 525  61.485.750  450 52.704.000 900 105.403.500 75 8.786.250 5 NaCL 85  31.450.000  150 55.500.000 205 75.850.000 30 11.100.000 Cộng 459.165.825 3.320.614.000 3.344.621.700 235.158.125 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Việc đối chiếu số liệu không chỉ có ở kho và phòng kế toán mà để kiểm tra lượng vật liệu nhập - xuất trong tháng ghi trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho, kế toán phải đối chiếu với số liệu ở trên các đơn vị sử dụng, ở các đơn vị sử dụng sau khi nhận được nguyên vật liệu để sản xuất nếu sử dụng không hết thì làm phiếu nhập kho gửi cho thủ kho. Thủ kho nhận được phiếu này thì tiến hành ghi thẻ kho như các phiếu khác. Thủ kho chuyển cho phòng kế toán một phiếu nhập. Vậy, đối chiếu vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho, số liệu nhập - xuất trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho và báo cáo tồn kho là khớp nhau. Do vậy, kế toán phải tiến hành đối chiếu với số liệu từng đơn vị sử dụng. Tóm lại, việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 7: Khái quát quá trình nhập xuất vật tư Sổ chi tiết vật tư Báo cáo tồn kho NVL Báo cáo tổng hợp N-X-T Phiếu xuất Thẻ kho Phiếu Nhập Ghi chú Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu Qua công tác hạch toán chi tiết vật liệu bằng phương pháp thẻ song song đã giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, kiểm tra đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật và giá trị của từng loại vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này thường dồn vào cuối tháng nên việc kiểm tra bị hạn chế, nhất là công ty có nhiều chủng loại vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thường phát sinh nên áp dụng phương pháp này càng lộ rõ mặt hạn chế trên. 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh Do đặc điểm sản xuất của công ty là nguyên vật liệu đầu vào nhiều, khối lượng lớn, mỗi loại lại khác nhau. Cùng với yêu cầu quản lý công ty phải phản ánh được tình hình biến động nguyên vật liệu cho từng đối tượng. Vì vậy, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu gặp rất nhiều khó khăn. Cho nên công ty đã sử dụng kế toán tổng hợp để ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, trên sổ kế toán. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản để phản ánh, kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng hợp (hay kế toán tổng hợp vật liệu là quá trình phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh bao gồm cả hoạt động nhập - xuất - tồn) Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nghiệp vụ xuất nhập tồn vật liệu, và để phản ánh tổng hợp tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu công ty đã sử dụng các tài khoản. TK 152: Nguyên liệu - vật liệu TK 331: Phải trả cho người bán TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung Ngoài ra công ty còn sử dụng một số tài khoản như sau: TK 111: tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hang TK 141: Tạm ứng TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh Về sổ kế toán : Vì công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, nên trong quá trình nhập xuất nguyên vật liệu kế toán sử dụng các sổ sau: - Sổ chi tiết số 2 : Phải trả người bán - Nhật ký chứng từ số 5 - Nhật ký chứng từ số 1 - Nhật ký chứng từ số 2 - Nhật ký chứng từ số 10 - Bảng kê số 4, 5 - Sổ cái tài khoản 152 - Sổ cái tài khoản 331 - 2.4.1 Kế toán tổng hợp thu mua nhập kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau như từ các nguồn mua ngoài, nội bộ. nhưng chủ yếu là mua ngoài công ty yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, đúng đắn, chính xác tình hình thực tế của vật liệu bao gồm: giá hoá đơn chi phí thu mua và tình hình thanh toán với người bán. Trong điều kiện hiện nay, cơ chế thị trường mở ra cho doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn về nhu cầu của mình, sự đáp ứng của thị trường đối với các nhu cầu ngày một nhanh chóng. Vì vậy, khi công ty cần có nhu cầu về nguyên vật liệu là được đáp ứng ngay nên không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về và ngược lại. Với trường hợp nguyên vật liệu thu mua đã nhập kho nhưng chưa thanh toán ngay cho người bán thì kế toán hạch toán nguyên vật liệu công ty tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết số 2 tài khoản 331 phải trả người bán theo định khoản. Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 – Phải trả người bán. (theo giá hoá đơn) Biểu số 11: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NVL Tháng 09 năm 2007 Đơn vị: đồng Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Tài khoản Số lượng Đơn giá Thành tiền NT SH Nợ Có 5/9 PNK80 Tinh bột sắn Kg 152 331 25.500 4.000 102.000.000 5/9 PNK80 Tinh bột ngô kg 152 331 85.500 3.450 294.975.000 5/9 PNK81 Axít kg 152 331 250 117.120 29.280.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 3.320.614.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập bảng (Ký, họ tên) Đến cuối tháng, kế toán tập hợp và kiểm tra tất cả các phiếu nhập kho cùng hoá đơn để căn cứ vào đó lập ra bảng tổng hợp nhập vật tư. Biểu số 12: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG KÊ TỔNG HỢP NHẬP NVL Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Stt Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Tài khoản Số lượng Thành tiền Nợ Có 1 Tinh bột sắn Kg 152 331 73.000 298.760.000 2 Tinh bột ngô kg 152 331 105.000 360.150.000 3 Axít kg 152 331 450 52.704.000 4 NaCLO Kg 152 111 150 55.500.000 5 NaOH Kg 152 331 6.550 66.942.000 ... ... ... ... ... ... Cộng 3.320.614.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trong quá trình nhập nguyên vật liệu để theo dõi chi tiết cho từng phần nhập kho và theo dõi thanh toán cho từng người bán công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 "Phải trả người bán". Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua nguyên vật liệu kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập mà chưa thanh toán cho người bán để ghi chép vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán theo từng người bán. Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết TK 331 " phải trả cho người bán" Biểu số 13: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT SỐ 2 - THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 Tên khách hàng: Công ty Giang Nam Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 70.000.000 2. Số phát sinh TK 5/9 Mua tinh bột sắn 152 298.760.000 1331 14.938.000 5/9 Mua tinh bột ngô 152 360.150.000 1331 18.007.500 5/9 Mua NaOH 152 66.941.000 1331 6.694.100 5/9 Mua axít 152 52.704.000 1331 5.270.400 Trả tiền kỳ trước 111 365.000.000 Trả tiền kỳ trước 112 315.500.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 680.500.000 823.465.000 Số dư cuối kỳ 212.965.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 14 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT SỐ 2 - THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 Tên khách hàng: Cửa Hàng Vật Tư Số 20 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐU Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 85.000.000 2. Số phát sinh TK 8/9 Mua muối NaS04 152 85.600.000 1331 8.560.000 8/9 Mua Javel (NaCLO) 152 75.850.000 1331 7.580.000 6/9 Trả tiền kỳ trước 111 106.000.000 6/9 Trả tiền kỳ trước 112 57.000.000 ... .... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 163.000.000 177.590.000 Số dư cuối kỳ 99.590.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5. Nhật ký chứng từ số 5: được dùng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với người bán của công ty. Nhật ký chứng từ số 5 được mở theo kỳ hạch toán, mỗi kỳ ghi trên một tờ sổ, mỗi đơn vị có quan hệ thanh toán với công ty, được theo dõi trên một dòng của nhật ký chứng từ số 5, xác định tổng số phát sinh bên có của TK 331 đối ứng với bên Nợ TK có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ số 5 để ghi vào sổ cái TK 152 (Trích nhật ký chứng từ số 5). Biểu số 15: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331: PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi Nợ các tài khoản Cộng có TK 331 Gi nợ TK 331. ghi có các tài khoản Cộng Nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 111 112 Nợ Có 1 Công ty Gian Nam 70.000 778.555 44.910 823.465 365.000 315.500 680.500 212.965 2 Cửa hàng vật tư số 20 85.000 161.450 16.140 177.590 106.000 57.000 163.000 99.590 . Cộng  527.648 1.829.564  182.956,45   2.012.520,95 785.000  970.000  1.755.000  785.168,95  Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Trường hợp đã thanh toán tực tiếp với người bán + Trường hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt (TK 111) Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu chi để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 - Tiền mặt (theo hoá đơn) Nhật ký chứng từ số 1: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh theo vế Có của TK 111. Việc theo dõi trên nhật ký chứng từ số 1 được thực hiện theo nguyên tắc mỗi phiếu chi ghi vào một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh phiếu chi đó. Công ty mở nhật ký chứng từ số 1 thành quyển trong một tháng theo nội dung mẫu quy định. Cách mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra các số liệu kế toán. Cuối tháng, kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ số 1 xác định tổng sổ phát sinh bên có TK 111 đối ứng Nợ TK liên quan. Biểu số 16 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Ngày tháng Ghi có TK 111, ghi Nợ TK Cộng có TK 111 152 331 141 627 1 6/9 217.850 106.000 5.800 5.000 2 8/9 85.120 12.500 3 15/9 66.080 365.000 8.000 2.200 4 20/9 3.500 5 21/9 223.200 Cộng 890.000 785.000 126.300 100.700 1.902.000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) + Trường hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán vào sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng ( theo hoá đơn) Cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ số 2. Nhật ký chứng từ số 2 là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bên có TK 112 đối ứng bên nợ TK liên quan. Mỗi tháng, công ty mở nhật ký chứng từ số 2 thành một quyển theo đúng mẫu quy định. Biểu số 17 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Ngày tháng Diễn giải Ghi có TK 112 ghi nợ TK Cộng có TK 112 331 152 133 1 6/9 Trả của hàng vật tư số 20 57.000 57.000 2 12/9 Trả Công ty bột sắn YB 58.637,5 5.863,75 64.501,25 3 15/9 Trả nhà máy hoá chất VT 315.500 315.500 Cộng 970.000 498.750 49.875 1.518.625 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) + Trường hợp thanh toán bằng tạm ứng Số tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên được kế toán theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10 Biểu số 18 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 141, ghi có TK liên quan Ghi có TK 141, ghi nợ TK các TK liên quan Số dư cuối tháng Nợ Có 111 Cộng Nợ 141 152 133 Cộng có 141 Nợ Có 1 Tạm ứng 5.800 5.800 2 Tạm ứng 12.500 12.500 3 Tạm ứng 8.000 8.000 4 Tạm ứng 16.900 1.690 17.590 5 .. Cộng 126.300 126.300 102.300 10.230 112.530 13.770 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký , họ tên) Trong tháng khi có nghiệp vụ về tạm ứng tiền trước để mua nguyên vật liệu thì kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 141 theo định khoản: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 - Tạm ứng (theo hoá đơn) Sổ được trích từ nhật ký - chứng từ số 10 xác định số phát sinh bên nợ TK 141 và lấy tổng cộng nhật ký chứng từ số 10 để ghi Biếu số 19 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 141 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Ngày tháng Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có Số dư đầu tháng 0 1 6/9 Tạm ứng 111 5.800  2 8/9 Tạm ứng 111 12.500  3 15/9 Tạm ứng 111 8.000  4 20/9 Hoàn tạm ứng 152 17.590 Cộng phát sinh 126.300 112.530 Dư cuối tháng 13.770 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tóm lại quá trình nhập nguyên vật liệu được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 8: Sơ đồ hạch toán mua và nhập kho nguyên vật liệu từ bên ngoài TK 111, 112 TK 152 Mua nguyên vật liệu trả tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng TK 141 TK 133 Tạm ứng trả bằng tạm ứng TK 331 Chưa trả tiền 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất dùng nguyên vật liệu Tại công ty TNHH Đại Thịnh, nguyên vật liệu chủ yếu xuất kho cho sản xuất sản phẩm ngoài ra còn xuất kho cho quản lý, nhượng bán... Để phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu để phục vụ cho công tác quản lý của công ty được thuận tiện. Kế toán trưởng quyết định tại các phân xưởng nhân viên phân xưởng lập báo cáo nhập vật liệu trong tháng, xác định số lượng từng loại nguyên vật liệu trong tháng. + Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho từng phân xưởng) Nợ TK 621 - chi tiết cho từng phân xưởng Có TK 152 - chi tiết nguyên vật liệu Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 15 ngày 06 tháng 09 năm 2007 về xuất kho tinh bột sắn, tinh bột ngô, axít cho phân xưởng ẠKD, phân xưởng tinh bột, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 621 : 338.762.405 - Phân xưởng AKD: 222.537.125 - Phân xưởng Tinh bột: 116.225.280 Có TK 152: 338.762.405 + Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho đối tượng sử dụng khác - Xuất kho nguyên vật liệu cho quản lý phân xưởng Nợ TK 627 - chi tiết cho từng phân xưởng Có TK 152 - chi tiết nguyên vật liệu Ví dụ: Ngày 10 tháng 09 năm 2007, theo phiếu xuất kho số 20 xuất cho phân xưởng tinh bột 1 động cơ, 5 vòng bi 6623 để sửa chữa máy sàng tinh bột, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 627 - PXTB: 5.780.000 Có TK 152: 5.780.000 - Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 07 tháng 09 năm 2007 theo phiếu xuất kho số 18, xuất 20 lít dầu DO cho xe ôtô tải chở hàng cho công ty Giấy Bãi Bằng, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 641: 240.000 Có TK 152: 240.000 - Xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642: Có TK: 152: Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 25 ngày 12 tháng 09 năm 2007 xuất một bộ máy tính cho phòng kế toán, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 6422: 8.715.000 Có TK 152: 8.715.000 Cuối tháng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành lên bảng kê chi tiết xuất vật tư. Biểu số 20 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Stt Chứng từ TKĐƯ Nội dung Số tiền SH NT 1 30/9 621 Xuất dùng cho sản xuất 3.112.357.100 2 30/9 627 Xuất dùng cho QLPX 169.004.500 3 30/9 641 Xuất dùng cho bán hàng 37.540.100 4 30/9 642 Xuất dùng cho QLDN 25.720.000 Cộng 3.344.621.700 Ngày 30 tháng 0 9 năm 2007 Người lập sổ (ký, họ tên) Từ bảng kê chi tiết xuất vật tư và sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích, trên cơ sở đó lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, cho từng khoản mục chi phí, từng bộ phận, từng phân xưởng. Biểu số 21: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Số TT ghi Có các TK ghi Nợ các TK Tài khoản 152 HT TT 1 TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp 3.112.357.100 - Phân xưởng AKD 845.454.150 - Phân xưởng tinh bột 1.081.010.360 - Phân xưởng nhựa thông 689.014.650 - Phân xưởng tăng trắng 496.877.940 2 TK 627 - Chi phí sản xuất chung 169.004.500 - Phân xưởng AKD 41.870.600 - Phân xưởng tinh bột 32.720.000 - Phân xưởng nhựa thông 65.820.000 - Phân xưởng tăng trắng 28.593.900 3 TK 641 - Chi phí bán hàng 37.540.100 4 TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 25.720.000 Cộng 3.344.621.700 Người lập bảng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 0 9 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Căn cứ vào các bảng kê cho từng phân xưởng và các nhật ký chứng từ có liên quan kế toán vật liệu tiến hành ghi vào bảng kê số 4 (tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng dùng để tập hợp số phát sinh bên có của tài khoản 152, 334, 338 đối ứng nợ với các TK 621, 627, 622... và được tập hợp theo từng phân xưởng, công ty chi tiết cho từng sản phẩm) Biểu số 22 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích: BẢNG KÊ SỐ 4 TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT THEO TỪNG PHÂN XƯỞNG Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Stt TK ghi có 152 ... Các TK phản ánh ở NKCT Tổng chi phí Số 1 ... 1 TK 621 - CPNVL trực tiếp 3.112.357.100 3.112.357.100 Phân xưởng AKD 845.454.150 845.454.150 Phân xưởng tinh bột 1.081.010.360 1.081.010.360 Phân xưởng nhựa thông 689.014.650 689.014.650 Phân xưởng tăng trắng 496.877.940 496.877.940 2 TK 627 - CPSXC 169.004.500 169.004.500 Phân xưởng AKD 41.870.600 41.870.600 Phân xưởng tinh bột 32.720.000 32.720.000 Phân xưởng nhựa thông 65.820.000 65.820.000 Phân xưởng tăng trắng 28.593.900 28.593.900 3 TK 622 - CPNCTT .... .... .... Cộng 3.561.361.600 3.561.361.600 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập sổ (ký, họ tên) Căn cứ vào các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, bảng kê và các nhật ký chứng từ liên quan để lập bảng kê số 5 (tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để tổng hợp số phát sinh có TK 152 đối ứng với TK 642,641, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí: Chi phí vật liệu, dụng cụ... Biếu số 23 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích: BẢNG KÊ SỐ 5 TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG, CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CHI PHÍ XÂY DỰNG CƠ BẢN Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Stt TK ghi có 152 Các TK phản ánh ở NKCT Tổng cộng Số 1 .... 1 TK 241 - CPXDCB ..... ...... 2 TK 641 - CPBH 37.540.100 37.540.100 3 TK 642 - CPQLDN 25.720.000 25.720.000 Tổng cộng 63.260.000 63.260.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập sổ ( ký, họ tên) Số liệu tổng hợp của bảng kê số 4 và bảng kê số 5 và các sổ nhật ký liên quan, sau khi khoá sổ vào cuối tháng có thể được dùng để ghi nhật ký chứng từ số 7. Nhật ký chứng từ số 7 được dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh. Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ số 7 được lấy từ các bảng kê và nhật ký có liên quan. Biếu số 24 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH TOÀN DOANH NGHIỆP Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Stt Ghi có TK Ghi nợ TK 152 ... Các TK phản ánh ở các NKCT Tổng cộng chi phí NKCT số 1 .... 1 TK 621 3.112.357.100 2 TK627 169.004.500 3 TK 641 37.540.100 10.070.000 4 TK 642 25.720.000 Cộng 3.344.621.700 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập sổ ( ký, họ tên) Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7, 10 trực tiếp vào sổ cái TK 152 - Nguyên vật liệu Phương pháp ghi sổ: + Dư đầu kỳ: Được lấy từ dòng dư cuối kỳ của tháng trước + Số phát sinh trong kỳ: Kế toán lấy số liệu tổng hợp từ các nhật ký chứng từ các tài khoản liên quan đến TK 152, bảng phân bổ vật liệu, mỗi loại TL được ghi trên một dòng. + Dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + phát sinh tăng trong kỳ - số phát sinh giảm trong kỳ. Biếu số 25 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CÁI TK 152 Năm 2007 Số dư đầu kỳ Nợ Có 259.165.825 Đơn vị tính: đồng Ghi có TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 . Tháng 9 Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111) 890.000.000 Từ NKCT số 2 (ghi có TK 112) 498.750.000 Từ NKCT số 5 (phải trả người bán) 1.829.564.000 Từ NKCT số 10 102.300.000 Cộng PS Nợ 3.320.614.000 Cộng PS Có (NKCT số 7) 3.344.621.700 Số dư cuối tháng Nợ 235.158.125 Có Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập sổ Ký, họ tên 2.4.3. Kế toán kiểm kê đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý nguyên vật liệu. Thông qua kiểm kê công ty nắm được hiện trạng của nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng lãng phí, thừa thiếu và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu tại công ty. Đánh giá nguyên vật liệu thường được thực hiện trong trường hợp đem nguyên vật liệu đi góp vốn liên doanh, hoặc trong trường hợp giá của nguyên vật liệu có sự biến động lớn. Việc kiểm kê nguyên vật liệu được thực hiện vào 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm. Khi kiểm kê công ty lập ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đong, đo đếm cụ thể đối với từng loại vật tư lập biên bản kiểm kê theo quy định, xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực khi kiểm kê. Tuy nhiên tại Công ty TNHH Đại Thịnh không thấy việc sử lý kết quả sau khi kiêm kê Biểu số 26: Công ty TNHH Đại Thịnh Mẫu số 05-VT Trích BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Thời điểm kiểm kê: giờ......ngày 30 tháng 6 năm 2007 Ban kiểm kê gồm: Ông Nguyễn Văn Bình Chức vụ: Phó Phòng Vật Tư .Đại diện:.................... Bà Nguyễn Lan Hưng Chức vụ:Kế toán nguyên vật liệu Đại diện:.................... Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Số lượng TT Số lượng TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng TT Số lượng TT 1 Tinh bột sắn 23.275 94.310.300 23.300 25 101.300 0 x 2 Tinh bột ngô 54.000 18.522.000 54.000 0 0 x 3 NaOH 1.295 13.234.900 1.295 0 0 x 4 Axít 75 8.786.250 75 0 0 x 5 NaCL 30 11.100.000 30 0 0 x Ngày tháng năm 200.. Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) PHẦN 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI THỊNH 3.1 Đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đại Thịnh 3.1.1 Ưu điểm * Về ghi chép ban đầu các chứng từ về nguyên vật liệu cụ thể là: + Biên bản kiểm nhận vật tư + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ tài chính quy định ban đầu. * Tổ chức công tác kế toán: Cơ cấu tổ chức tương đối gọn nhẹ phù hợp với quy mô, trình độ của nhân viên kế toán. Hiện nay, các phòng ban của công ty đều trang bị máy vi tính, riêng phòng kế toán các nhân viên đều làm việc trên máy vi tính. Do đó việc áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ là khoa học và hợp lý. * Công tác kế toán nguyên vật liệu: được quản lý tốt ở tất cả các khâu như thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng. * Chế độ quy định trách nhiệm trong việc xử lý nguyên vật liệu: Tại công ty đã xây dựng chế độ thưởng phạt nhằm khuyến khích nâng cao hơn nữa trách nhiệm của từng cán bộ công nhân viên trong quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. * Khâu dự trữ, bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho rất hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty. * Khâu sử dụng nguyên vật liệu: Tại các phân xưởng việc xuất nhập đều được phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty theo từng tháng, quý đã được ban lãnh đạo công ty thông qua. Công tác quản lý hàng tồn kho thường xuyên phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên sự biến động nguyên vật liệu của công ty. Để đạt được những kết quả đó là nhờ sự năng động trong bộ máy quản lý, cùng với sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự cố gắng của bộ máy kế toán của công ty. 3.1.2 Những điểm tồn tại: Ngoài những ưu điểm nêu trên về kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn có một số những hạn chế sau: * Về trang bị phòng kế toán: Công ty đã trang bị máy vi tính nhưng hiện nay máy vi tính mới chỉ sử dụng để tính toán, ghi số liệu trên máy bằng Excel mà vẫn chưa được cài đặt các phần mềm kế toán, hình thức kế toán máy chưa được áp dụng. Vì vây, dễ gây ra sự trùng lặp số liệu thông tin, xử lý vẫn chưa kịp thời. Từ đó dẫn đến sự trẫm chễ trong quá trình cập nhật chứng từ và in sổ sách kế toán. * Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Hiện nay, mặc dù đã có sự lựa chọn, tìm hiểu thị trường nhưng việc thu mua nguyên vật liệu đối với một số mặt hàng thì công ty vẫn phải mua với giá rất cao ảnh hưỏng đến chi phí và giá thành sản phẩm của công ty. * Về công tác đánh giá nguyên vật liệu: Đối với nguyên vật liệu xuất kho công ty sử dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần xuất để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho. Cách này tuy là phù hợp song theo phương pháp này thì công việc kế toán dồn vào cuối ngày... Vì vậy có thể ảnh hưởng đến công việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. * Về lập dự phòng: Vì công ty sản xuất hoá chất nên khối lượng sử dụng nguyên vật liệu là rất lớn và nhiều chủng loại. Thế nhưng công ty lại không hề tiến hành lập bất cứ một khoản dự phòng nào. Do vậy khi có sự biến động lớn về nguồn nguyên liệu đầu vào thì sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình sản xuất và kinh doanh của công ty. * Về việc hoạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu: Tại công ty không sử dụng tài khoản để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu điều này là không tốt vì nếu có xảy ra hiện tượng phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu thì sẽ khó khăn trong công tác kế toán và xác định kết quả kinh doanh của công ty. * Về hình thức sổ kế toán: hiện công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ, kết cấu sổ của hình thức này khá phức tạp, đã gây trở ngại cho công ty trong việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Công ty nên cùng các chuyên gia nghiên cứu, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với chế độ kế toán, tiện lợi cho việc sử dụng kế toán máy sau này. Qua việc đánh giá về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty nhìn chung công ty đã có những cố gắng trong công việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, quản lý nguyên vật liệu tại công ty là rất hiệu quả, góp phần rất lớn trong việc xây dựng và phát triển công ty trong những năm gần đây. Dần tạo cho công ty có một vị trí trong thị trường hoá chất phục vụ trong nước và tiến dần ra thị trường nước ngoài. Tuy nhiên tổ chức kế toán nguyên vật tại công ty còn một số hạn chế nhỏ. 3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Công ty TNHH Đại Thịnh mới được thành lập với tuổi đời còn rất trẻ nhưng công ty trải qua nhiều khó khăn thử thách cùng với sự biến động của nền kinh tế thị trường, dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc công ty và đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty đã xây dựng công ty không ngừng lớn mạnh, phát triển hoà nhập với cơ chế thị trường và hội nhập nền kinh tế Quốc tế. Công ty đã cho ra đời các mặt hàng với đủ chủng loại đáp ứng nhu cầu của thị trường trong nước đối với ngành sản xuất giấy. Các mặt hàng của công ty luôn luôn được bạn hàng đánh giá cao. Mặc dù vậy, công ty không ngừng quán triệt nguyên tắc "Tiết kiệm, hiệu quả" tìm mọi biện pháp hữu hiệu nhất để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm một cách hợp lý nhất để có thể tiêu thụ sản phẩm và mở rộng thị trường. Với nỗ lực của mình, công ty đã có những biện pháp nhằm hoà nhập công ty cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế. Đặc điểm trong cơ chế thị trường hiện nay, sự linh hoạt trong công tác quản lý kinh tế, quản lý sản xuất đã thực sự trở thành đòn bẩy tích cực cho sự phát triển của công ty. Kết hợp giữa sự vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế với việc đổi mới dây truyền, quy mô sản xuất, con người. Công ty đã đạt được những thành tích cao trong sản xuất, hoàn thành nghĩa vụ cấp trên giao cho, không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cần thiết để giúp cho Công ty kiểm soát được bộ máy kế toán, nguyên vật liệu sử dụng tại công ty và nắm bắt được diễn biến tình hình tài sản. Việc tìm ra các phương hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm là rất cần thiết. Mặc khác việc hoàn thiện công tác kế toán còn giúp cho Công ty hoạt động đúng theo quy định pháp luật và chấp hành tốt các chủ trưởng của Đảng và Nhà nước. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Xuất phát từ thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đại Thịnh, để hoàn thiện hơn nữa kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành phù hợp với đặc điểm và quy trình công nghệ, đặc điểm của sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty. Qua thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty mặc dù còn hạn chế thực tế, em mạnh dạn đưa ra một vài kiến nghị về kế toán nguyên vật liệu tại công ty để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Kiến nghị 1: Về tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Việc ghi chép và xử lý thông tin hiện đại là một trong những nội dung của công tác kế toán nhằm đáp ứng thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác để công tác kế toán dần dần phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và đòi hỏi ngày càng cao về công tác kế toán. Nhận thức được sự cần thiết đó Công ty đầu tư mua sắm thiết bị, máy vi tính cho phòng kế toán của công ty và các phòng ban khác. Tại phòng kế toán công ty việc sử dụng máy vi tính mới chỉ để tính toán, ghi chép số liệu, tập hợp số liệu trên máy bằng Execl, công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công tác kế toán. Do đó, trong thời gian tới công ty nên mua sắm và cài đặt phần mềm kế toán phù hợp với khả năng và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên sử dụng thành thạo các phần mền kế toán máy, đồng thời sắp xếp lại bộ máy kế toán phù hợp với sự phát triển của công ty cũng như xu thế phát triển của xã hội trong giai đoạn đất nước ta đang hoà nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Kiến nghị 2: Hoàn thiện kế toán tổng hợp. Để theo dõi phản ánh kịp thời các loại nguyên vật liệu mà công ty đã mua hay chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa nhập kho, công ty nên sử dụng: TK 151- Hàng mua đang đi đường Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: phản ánh giá trị vật tư đang đi đường cuối tháng chưa về tới nhà máy nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Bên có: phán ánh giá trị hang đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hay khách hàng Dư nợ: giá trị vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. * Phương pháp kế toán: Nếu cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331- Phải trả người bán. + Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên vật liệu Có TK 151- Hàng mua đang đi đường. Kiến nghị 3: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng Nợ phải thu khó đòi. Công ty TNHH Đại Thịnh sản xuất với khối lượng nguyên vật liệu lớn và sản phẩm nhiều. Đồng thời giá cả nguyên vật liệu phụ thuộc rất lớn vào thiên nhiên chỉ cần một biến động nhỏ của thiên nhiên gây bất lợi cho sản xuất nông nghiệp sẽ ảnh hưởng lớn đến giá cả nguyên vật liệu trên thị trường, ảnh hưởng đến chi phí về nguyên vật liệu của công ty ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, đồng thời ảnh hưởng đến tình hình sản xuất và kinh doanh của Công ty. Vì vậy, để hạn chế bớt những thiệt hại không đáng có và chủ động hơn về tài chính trong các truờng hợp xảy ra rủi ro do các ảnh hưởng ngoài mong muốn, thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi để quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả. Khi cảm thấy không an toàn về hàng tồn kho và nợ phải thu thì công ty tiến hành lập dự phòng, khi lập dự phòng thì ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) . Nếu xảy ra rủi ro thì nguồn dự phòng sẽ là nguồn bù đắp chính đảm bảo cho sự cân bằng giữa thu nhập và chi phí. TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trích lập dự phòng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 9: Phương pháp hạch toán TK 139 TK 642(6) TK 139 TK 642(6) Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng Vào cuối niên độ Sơ đồ số 10: Phương pháp hạch toán TK 159 TK 632 TK 159 TK 632 Hoàn nhập dự phòng Trích lập dự phòng Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chi phí lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, phải có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ: Mức lập dự phòng = khối lượng vật liệu tồn kho * mức giảm giá vật liệu Mức giám giá vật liệu = đơn giá ghi sổ - đơn giá thực tế trên thị trường. Ví dụ: Cuối năm 2007 giá tinh bột sắn trên thị trường giảm còn 3.750 đồng/kg trong khi đó giá ghi sổ tại công ty là 4.000 đồng/kg. Trong đó công ty còn tồn kho là 25.000 kg khi đó, công ty lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức giảm giá tinh bột sắn = 4000 -3750 = 250 (đồng/kg) Mức trích lập dự phòng = 25.500 * 250 = 6.375.000 (đồng) Ghi bút toán: Nợ TK 632: 6.375.000 Có TK 642: 6.375.000 Như vậy khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu trong năm làm cho giá thành sản phẩm trong năm tăng lên, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty thì có thể dẫn đến lợi nhuận của công ty trong năm giảm. Kiến nghị 4: Phân loại nguyên vật liệu, để sản xuất ra sản phẩm, công ty phải sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều thứ, mỗi loại mỗi thứ có những công dụng, tính chất khác nhau. Để phục vụ tốt cho công tác quản lý về kế toán, công ty cần lập sổ danh điểm nguyên vật liệu tạo điều kiện thuận tiện cho việc tổ chức kiểm tra đối chiếu giữa thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết tổng hợp. Mỗi sổ danh điểm có thể được thiết kế như sau: Biếu số 27: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Ghi chú Nhóm NVL Số danh điểm 152.1 Nguyên vật liệu chính 15211 Tinh bột sắn loại 1 15212 Tinh bột sắn loại 2 ..... ...... 1521200 NaOH 1521300 Bột sắn các loại ... ... 152.2 Nguyên vật liệu phụ 15221 Bao bì 1522100 Bao PP + PE 1522101 Thùng phuy .... .... 152.3 Nhiên liệu 152300 Dầu DO 152301 Gas ... ... 152.4 Phụ tùng thay thế 152400 Vòng bi 152401 Dây cu loa 152.5 Thiết bị XDCB 152.6 Vật liệu khác Kiến nghị 5: Kế toán kết quả kiểm kê Trong quá trình bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có thể bị hao hụt, mất mát, hư hỏng, dư thừa do những nguyên nhân khác nhau. Chính vì vậy tất cả các hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu đều phải được xác định nguyên nhân rõ ràng từ đó mới đề ra biện pháp xử lý có hiệu quả. Tại Công ty TNHH Đại Thịnh kế toán nguyên vật liệu không sử dụng hai loại tài khoản hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu, điều này không nên vì khi xảy ra hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu thì công ty sẽ khó khăn trong việc xử lý, gây lỏng lẻo trong công tác quản lý nguyên vật liệu dẫn đến phát sinh những chi phí không đáng có ảnh hưởng đến chi phí, giá thành và lợi nhuận của công ty. Để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng "TK 1381 - Phải thu khác" và "TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác" * Phương pháp kế toán: Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi + Nếu phát hiện thừa Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác + Nếu phát hiện thiếu: Nợ TK 1381 - Phải thu khác Có TK 152 - nguyên vật liệu Căn cứ vào quyết định xử lý của hội đồng xử lý : + Nếu thừa kế toán ghi: Nợ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 632 - Giá vốn hàng bán + Nếu thiếu kế toán ghi: Nợ TK 111, 334 (tiền mặt phải trả CNV, phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK : 1381 - Phải thu khác Kiến nghị 6: Việc quản lý nguyên vật liệu, để quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn, kế toán có thể lập một số chi tiết các vật liệu luân chuyển đã xuất dùng, đặc biệt cần theo dõi lượng vật tư còn lại tại phân xưởng nhưng cuối tháng chưa sử dụng. Đây là biện pháp quản lý tốt hơn tài sản của công ty, công ty có thể quy định đối với quản đốc phân xưởng về việc quản lý vật liệu như lập phiếu báo hỏng, báo mất...và các chứng từ khác có liên quan khi hỏng, mất mát nguyên vật liệu nhằm gắn chặt lợi ích, trách nhiệm của cán bộ công nhân viên đối với công ty. Kiến nghị 7: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản nhưng nó lại không phù hợp với công tác kế toán tại công ty, vì công tác ghi chép nhập - xuất - tồn giữa kế toán và thủ kho bị trùng lặp, càng nhiều danh điểm vật tư càng bộc lộ điểm yếu này. Vì vậy, công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư thay cho phương pháp ghi thẻ song song, vì ngoài việc khắc phục được sự ghi chép trùng lặp trong quá trình ghi chép số liệu, phương pháp sổ số dư còn có ưu điểm khác phù hợp với đặc điểm công ty, như chủng loại vật tư phong phú, công việc nhâp - xuất - tồn lớn. Kiến nghị 8: Về hình thức sổ kế toán thì công ty nên áp dụng hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô lớn, nhiều phân xưởng, chủng loại sản phẩm đa dạng của công ty, hơn nữa trình độ nhân viên kế toán và quản lý của công ty sẽ khá cao. Hệ thống sổ sách và chứng từ tương đối đầy đủ phù hợp với hoạt động của công ty. 3.4 Điều kiện thực hiện 3.4.1 Về phía Nhà nước Công ty TNHH Đại Thịnh là một trong những nhà máy đi đầu trong việc sản xuất các loại hoá chất phụ gia phục vụ ngành giấy thay thế được hàng nhập khẩu, với chi phí giá thành giảm. Được thành lập theo quyết định số 2273/QĐ-UB ngày 07/08/1998 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh phúc và được sự quan tâm của các cấp ngành tronh tỉnh khuyến khích đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Đại Thịnh cũng đã được UBND tỉnh Vĩnh Phúc cấp quyết định ưu đãi đầu tư số 60/QĐ-UB ngày 18 tháng 6 năm 1999 miễn, giảm thuế nhập khẩu, thuế thu nhập DN trong những năm đầu công ty đi vào hoạt động. Đây là một trong những sự quan tâm ưu ái của tỉnh đối với doanh nghiệp. Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh và cả nước sản xuất các mặt hàng hoá chất phụ vụ ngành giấy do đó UBND tỉnh cũng khuyến khích công ty mở rộng đầu tư sản xuất kinh doanh, tăng thu nhập, chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào. Tháng 3 năm 2008 được sự chấp thuận của UBND tỉnh, Công ty đã thành lập nhà máy sản xuất tinh bột sắn tại huyện thanh sơn. Tổng vốn đầu tư là 28 tỷ đồng trong đó 50% vốn cấp từ Ngân sách nhà nước, với công xuất thiết kế 10.000 tấn /năm. Đây là một trong những thành công mới của Công ty. UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cũng quan tâm và tạo mọi điều kiện như miễn giảm thuế trong những năm đầu, cấp đầu tư ưu đãi, huy động các nguồn cung cấp nguyên liệu từ các hộ nông dân trong xã, huyện của tỉnh. 3.4.2 Về phía công ty Trải qua hơn 10 năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã và đang phát huy thế mạnh của mình là nhà cung cấp hàng đầu trong nước về các sản phẩm hoá chất phụ gia cho ngành giấy trong cả nước. Trong những năm qua công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đóng góp các khoản thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế TNDN đầy đủ cho tỉnh nhà. Tuy là công ty sản xuất về lĩnh vực hoá chất nhưng công ty luôn được sở tài nguyên môi trường tỉnh khen ngợi về hệ thống sử lý môi trường an toàn tuyệt đối, đảm bảo môi trường trong sạch trong công ty và các vùng lân cận. Công ty cũng đã được các cấp, ngành trung ương và địa phương liên tục tặng bằng khen. Qua thời gian thực tập tại công ty và nhận thấy một số ưu điểm còn tồn tại trong việc hạch toán nguyên vật liệu với những ý kiến đóng góp chân thành công ty cũng đã ghi nhận và trong thời gian tới sẽ củng cố và hoàn thiện lại như ngiên cứu và lắp đặt hệ thống phần mền kế toán phù hợp với mô hình của công ty, thuận lợi cho việc mở sổ sách và theo dõi số liệu, giảm bớt công tác ghi chép sổ theo thủ công. Phân loại các nguyên vật liệu công cụ dụng cụ theo từng nhóm, mã để dễ theo dõi quản lý và kiểm kê. Công ty sẽ đưa ra các quyết định xử lý đối với trường hợp phát hiện thừa thiếu nguyên vật liệu. Trong thời gian tới công ty cũng sẽ nghiên cứu, đăng ký với cơ quan thuế về việc chuyển đổi hình thức hạch toán từ Nhật ký - Chứng từ sang hình thức Nhật ký chung. KẾT LUẬN Để phát huy một cách có hiệu quả công cụ kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán vật liệu nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu phải luôn được cải tiến, hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ, chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại. Mặt khác, vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, một trong những nhân tố quan trọng của vốn kinh doanh. Bên cạnh đó, vật liệu luôn là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất nên việc tổ chức công tác hạch toán kế toán về vật liệu là yêu cầu tất yếu khách quan của công tác quản lý, sử dụng vật liệu, góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận của công ty. Công tác quản lý hạch toán kế toán vật liệu là một công tác lớn, do điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn nên bản chuyên đề này mới chỉ nghiên cứu được một số vấn đề. Đồng thời nêu lên một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại công ty. Những ý kiến đề xuất trong bản chuyên đề này là kết quả của quá trình nghiên cứu, kết hợp giữa lý luận cơ bản và tình hình thực tế tại công ty. Mặc dầu, đó là ý kiến của cá nhân em nhưng em vẫn mong sự tham khảo của công ty để giúp cho công tác quản lý vật liệu tốt hơn nữa. Trong thời gian thực tập và nghiên cứu, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan và các cô, các chú, các anh chị cán bộ phòng kế toán trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán Tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PTS. Đặng Thị Loan - Khoa Kế toán ĐH KTQD 2. Kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Chủ biên: PTS. Nguyễn Văn Công - Khoa Kế toán ĐH KTQD 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Vụ Chế độ kế toán NXB Tài chính - 1995 4. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - VAT Chủ biên PTS. Nguyễn Văn Công - Khoa Kế toán - ĐH KTQD 5. Luật thuế giá trị gia tăng NXB Tài chính - 1998 6. Tạp chí tài chính kế toán DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. NVL - Nguyên Vật liệu 2. ĐK - Đầu kỳ 3. TK - Trong kỳ 4. PNK - Phiếu nhập kho 5. PXK - Phiếu xuất kho 6. BBKN - Biên bản kiểm nghiệm 7. PX TB - Phân xưởng tinh bột 8. HĐ - Hoá đơn 9. QLPX - Quản lý phân xưởng 10. QLDN - Quản lý doanh nghiệp 11. CPNVL - Chi phí nguyên vật liệu 12. CPSXC - Chi phí sản xuất chung 13. CPNCTT - Chi phí nhân công trực tiếp 14. CPXDCB - Chi phí xây dựng cơ bản 15. CPBH - Chi phí bán hàng 16. CPQLDN - Chi phí quản lý doanh nghiệp