Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn

đỡ tận tình của cô giáo cũng như toàn thể các cô chú ở công ty. Tôi đã lựa chọn đê tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn" làm đề tài nghiên cứu của mình. Ngoài phần lời nói đầu và kết luận, nội dung của đề tài bao gồm: Phần I: Đặc điểm tình hình của công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và TM Minh Sơn. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và TM Minh Sơn. PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN I - QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN Ngày 16 tháng 3 năm 2000 do nhu cầu về phát triển ngành thiết bị nâng vận để giải phóng sức người lao động. Bộ luyện kim (nay là Bộ Công Nghiệp) đã quyết định thành công ty TNHH và TM Minh Sơn. Là một doanh nghiệp trực thuộc công ty TNHH ông thép Hoà Phát, chuyên sản xuất lắp đặt và sửa chữa các thiết bị nâng vận. Đứng đầu công ty là giám đốc Nguyễn Anh Xuân,vốn là một cán bộ của công ty nay đứng lên thành lập công ty TNHH và TM Minh Sơn, lấy địa điểm số 75 thị trấn Cầu Diễn- Từ Liêm-Hà Nội làm cơ sở hoạt động của công ty cho đến nay. Công ty có tổng diện tích 3000m2, tông số công nhân viên bao gồm 32 người, trong đó có 25 người lam công tác lao động thủ công và 7 người là lao động gián tiếp. Tổng số vốn của công ty :3.500.000.000đ Tổng quỹ lương của công ty: 37.000.000 Thu nhập bình quân: 900.000đ/1người/tháng. Một số chỉ tiêu về doanh thu ,lợi nhuận trong công ty(đv:1000đ) Năm 2001 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 12.127.540 12.570.900 15.203.125 19.592.350 21.015.378 Lợi nhuận 50.250,49 57.462,73 61.904,1 78.098,68 82.102,9 1.Chức năng của công ty: - Công ty có chức năng sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp nặng thuộc phạm vi đăng ký do Bộ giao trên cơ sở quy hoạch và kế hoạch phát triển của Bộ và nhu cầu thị trường. - Sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp nặng chế tạo các thiết bị chuyên ngành nâng vận chuyển, cầu trục - Sản xuất kinh doanh các mặt hàng phục vụ các ngành công nghiệp khác như: + Nhóm máy nâng vận chuyển liên tục, băng tải, băng truyền, vít tải thường được sử dụng trong các ngành khai khoáng vật liệu xây dựng. + Sản xuất thang máy bao gồm thang máy chở người, chở hàng, thang máy tốc độ cao, thang máy vận chuyển hầm mỏ phục vụ các đối tượng có nhu cầu khác nhau. - Sản xuất, thiết kế, lắp đặt kết cấu thép - Nhận gia công, chế tạo các chi tiết máy theo đơn đặt hàng. 2.Nhiệm vụ của công ty: - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoach sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách, chế độ quản lý tài chính, tài sản , tiền lương lao động, đào tạo bồi dưỡng không ngừng nâng cao trình độ mọi mặt cho cán bộ công nhân viên. - Thực hiện tốt công tác an toàn lao động, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN. - Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, làm trọn nghĩa vụ nộp thuế và bảo toàn vốn. Đây là những nhiệm vụ của nhà máy nhưng sản xuất kinh doanh các sản phẩm cầu trục, thiết kế máy móc vẫn là nhiệm vụ chủ yếu và được ưu tiên hàng đầu để duy trì và phát triển sản xuất kinh doanh đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất của nhà máy. II - CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN. Sơ đồ 1: * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Giám Đốc P.GámĐốc P.kĩ thuật P.KDoanh P.kế toán Tổ SX số1 Tổ SX số2 * Giải thích sơ đồ: Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và Phó Giám Đốc: + Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trước nhà nước và doanh nghiệp về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. + Phó Giám Đốc là người thực hiện các công việc theo sự uỷ thác của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước nhà nước và Giám đốc về phần việc được giao. + Phòng kế toán - Tài chính: có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính hàng năm, lập sổ ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời về tài chính cho nhà máy và thanh toán nghiêm túc. Đồng thời tổ chức các phòng ban thực hiện chế độ chính sách và nhiệm vụ kế toán nội bộ. +Phòng kinh doanh giúp doanh nghiệp lắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. +Tổ chức sản xuất có nhiệm vụ sản xuất ra các sản phẩm mà doanh nghiệp đã đề ra. III - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KT.TRƯỞNG KT.TỔNGHỢP THỦ QUỸ KT.NVL THỦ KHO Phòng kế toán gồm 4 người ,trong đó có 3 người đã tốt nghiệp đại học còn một người tốt nghiệp cao đẳng. Kế toán trưởng Hoàng Thanh Hoài là người điều hành phòng kế toán phụ trách chung về chế độ hạch toán kế toán ở công ty. Đồng thời kế toán trưởng còn phụ trách cả hoạt động hành chính của kế toán. Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty theo chứng từ hợp lệ do kế toán lập , ghi sổ theo dõi tiền mặt tại công ty. Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ tổng hợp chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN. I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÀN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP. 1. Tầm quan trọng và đặc điềm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1 Tầm quan trọng và đặc điềm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất chính là đối tượng lịch sử. Trong mọi doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, sợi vải trong doanh nghiệp dệt. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong quá trình tham giá vào sản xuất, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn và bị biến đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chính vì vậy giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ ít lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành. Vì vậy chỉ cần một biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như: chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, giá thành. Mặt khác, xét về vốn, nguyên vật liệu là phần quan trọng của vốn lưu động, đặt biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, ta cần tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm. Từ những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trong đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. 1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Trong khâu thu mua nguyên vật liệu: phải quản lý về khối lượng, quy cáh, chủng loại, giá mua, thuế VAT được khấu trừ và chi phí mua. Đồng thời phải quản lý việc thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu: phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và cả giá trị. - Trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với định mức, dự toán chi phí, định giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. - Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác địn được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường không bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ và kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư, hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của vật tư, hàng hoá nhập, xuất kho, giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm cung cấp thông kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 2. Phân loại và định giá nguyên vật liệu 2 .1. Phân loại nguyên vật liệu: Mỗi doanh nghiệp, do tích chất đặc thù trong quá trình sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại nguyên vật liệu được chia ra thành: - Nguyên vật liệu chính: trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của của sản phẩm như: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, sợi trong các nhà máy dệt; vải trong may Trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài. Đó là các chi tiết, bộ phận của doanh nghiệp mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục chế biến thành sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp như lốp xe đạp trong nhà máy sản xuất xe đạp. nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, cúc áo, chỉ khâu, giẻ lau - Nhiên liệu: cũng là vật liệu phụ nhưng do tính chất lý hoá đặt biệt và có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên được xếp thành một loại riêng để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp. Nhiên liệu bao gồm: các loại ở thể lỏng, khí, rắn, khí như xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động. - Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa, những máy móc thiết vị sản xuất, phương tiện vận tải - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp công cụ, khí cụ, vật liệu kết cấu dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh trị giá vốn thực tế. * Giá thực tế nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá vốn thực tế của nguyên vật liệu có sự khác nhau, cụ thể: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. + Nếu nguyên vật liệu mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua + Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế VAT hoặc nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (có cả thuế VAT) + Thuế NK và thuế VAT của hàng nhập + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của vật liệu gia công chế biến + Chi phí chế biến - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu gia công nhập kho trong kỳ = Trị giá vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí giao nhận + Tiền gia công - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh định giá. *Giá thực tế xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. Quá trình xuất- nhập nguyên vật liệu của công ty tiến hàng theo phương pháp giá thực tế nhập trước xuất trước Theo phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất kho, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước lô hàng đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy, theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần mua đầu kỳ. 3. Kế toán chi tiết vật liệu. Việc hạch toán nguyên vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những phương pháp sau để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp thẻ song song. * Nội dung của phương pháp. - Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Hằng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng nguyên vật liệu về phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, loại vật liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho chủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song bằng sơ đồ sau: Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Sơ đồ: Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu * Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. * Điều kiện áp dụng: thường áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại, khối lương các nghiệp vụ nhập xuất ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 4. Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. 4.1 Chứng từ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành, để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán phải thực hiện việc lập và xử lý đầy đủ các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 01- BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm- hàng hoá (mẫu 08- VT) * Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT) - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT) 4.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: - Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy định của chế độ kế toán mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình phương pháp kế toán nguyên vật liệu phù hợp. 4.2.1 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.2.1.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. * Các TK sử dụng - TK 152: "nguyên liệu, vật liệu": TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế). Kết cấu: Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có ghi: +Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng. + Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư Nợ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các TK cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật liệu. Cụ thể: TK 152- "nguyên liệu, vật liệu" 1521- nguyên vật liệu chính 1522 - vật liệu phụ 1523 - Nhiên liệu 1524- Phụ tùng thay thế 1525- Vật liệu và thiết bị XDCB 1526- Phế liệu và vật liệu khác - TK 151 "Hàng mua đang đi đường" - TK 133 "thuế GTGT được khấu trừ" - TK 331 " Phải trả người bán". Và các TK liên quan như TK 111, 112, 141 * Phương pháp hạch toán. - Nhập nguyên vật liệu mua ngoài. + Hàng và hoá đơn cùng về. Nợ TK 152: giá thực tế Nợ TK 133: thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 331, + Hàng về, hoá đơn chưa về (đã có phiếu nhập kho) Nợ TK 152: giá hạch toán Có TK 111, 112, ,331 Khi hoá đơn về thì ghi đỏ bút toán trước sau đó ghi lại bút toán thường theo giá hoá đơn (giá thực tế) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Hàng đang đi đường hoá đơn đã về Nợ TK151: giá thực tế Nợ TK133: Có TK 111, 112, 331 - Nếu nhập khẩu: + Hạch toán giá mua ghi Nợ TK 152: giá nhập khẩu+ thuế NK Có TK 111, 112: phản ánh theo giá mua Có TK 333(3): Thuế NK + Sau đó hạch toán thuế VAT Nợ TK 133 Có TK 333(1) + Nếu có các chi phí mua Nợ TK 152 Có TK 111, 112, 331 - Trường hợp doanh nghiệp tự sản xuất gia công nguyên vật liệu hay thuê ngoài gia công chế biến. + Tập hợp chi phí chế biến Nợ TK 154 Có TK 152, 111, 112, 331, 334, 338 + Sau khi chế biến sẽ nhập kho Nợ TK 152 Có TK 154 - Trường hợp nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 152 Có TK 411 - Nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 222, 128 - Do biếu tặng Nợ TK 152 Có TK 411 - Tặng do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412 - Nguyên vật liệu đã xuất kho và sử dụng không hết lại nhập kho Nợ TK 152 Có TK 641, 642, 621, 627. - Kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa Nợ TK 152 Có TK 338(1) Đồng thời khi có quyết định xử lý ghi: Nợ TK 338(1) Có TK 721: tăng thu nhập Có TK 641, 642, 627(giảm chi phí) 4.2.1.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu - Khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm hay dùng cho quản lý. Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Khi xuất vật liệu gửi đi bán hoặc tiêu thụ ngay. Nợ TK 157, 632 Có TK 152 - Khi xuất kho nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh Nợ TK 222, 128, 412( Có 412) Có TK 152 - Nếu giảm do mất mát thiếu hụt + Nếu mất mát xác định rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí QLDN Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức phải bồi thường Nợ TK 111, 334, 138 (8) Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138(1) Có TK 152 - Giảm do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 412 Có TK 152: ghi phần chênh lệch Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 111,112,141,311,331 TK 152 TK 621 Nhập kho do mua ngoài xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm 1331 TK 627,641,642 xuất dùng cho QLSX, BH, QLDN TK 151 TK 241 Mua cuối tháng N.kho hàng xuất dùng cho XDCB, chưa nhập kho đang đi đường sửa chữa TSCĐ TK 133 TK154 Thuế NK phải nộp (nếu NVLNK) Xuất tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến TK 222,128 Nhận góp vốn ldoanh, xuất góp vốn l.doanh cổ phần, cấp phát, quà TK 142 TK 154 Nhập do tự chế tác, thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK 632,157 Nhận lại vốn góp liên doanh xuất gửi bán Tk138(1) TK 138(1) Phát hiện thừa xuất cho vay phát hiện thiếu khi kiểm kê khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại chênh lệch giảm do đánh giá lại Sơ đồ tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Thực hiện nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu đối tượng nộp thuế VAT) TK111,112,141, TK 152 TK 621 Tăng vật liệu do mua ngoài Xuất vật liệu cho chế tạo sản phẩm TK 151,411,222 TK 627,641,642 Xuất dùng vật liệu cho nhu Vật liệu tăng do các nguyên cầu phân xưởng quản lý. nhân khác nhau liệu trên sổ kế toán mà chỉ phản ánh hàng tồn kho vào cuối kỳ và đầu kỳ. 4.2.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. vụ của cán bộ kế toán cao, vững vàng. II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TM Minh Sơn. Công tác kế toán tại Nhà máy. * Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản sử dụng của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống TK chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. * Hình thức ghi sổ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm, quy mô của Nhà máy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều (do đóng vai trò then chốt trong ngành cơ khí, sản phẩm đa dạng) cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, trình độ nghiệp vụ cao nên Nhà máy đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu . Chứng từ gốc Và bảng phân bổ Thẻ kho Báo cáo nhập xuất tồn Sổ chi tiết vật liệu Báo cáo vật liệu tồn Bảng tổng hợp xuất vật liệu Bảng kê 4 Sổ cái TK 152 NK CT5 NK- C.từ liên quan Sổ chi tiết số 2 (TK 331) * Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: kế toán Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. 2. Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. 2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty. 2.1.1. Đặc điểm. - Do sản phẩm của công ty rất đa dạng phục vụ cho ngành công nghiệp nặng, ngành cơ khí luyện kim hoá chất và xây dựng. Nên nguồn nguyên vật liệu mà công ty cần cho sản xuất cũng rất đa dạng về chủng loại với nhiều mặt hàng vật liệu khác nhau. - Vật liệu của công ty là vật liệu được sản xuất trong nước. - Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70- 80% trong giá thành sản phẩm. - Công ty thường chỉ dự trữ vật liệu ở mức tối cần thiết, tránh vật liệu tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn lại tăng thêm chi phí không cần thiết 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty Minh Sơn bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: thép, sắt, đồng, tôn.. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn, que hàn, ôxi, gát, - Nhiên liệu: củi, đất đèn, dầu - Phụ tùng thay thế: dây curoa, phụ tùng máy móc Hiện nay, để thực hiện việc bảo quản vật liệu, nhà máy đã tổ chức thành các kho riêng để quản lý dựa theo cách phân loại nhằm theo dõi chặt chẽ sự biến động của các vật tư cũng như quản lý các loại vật tư đó. Song, với chủng loại và số lư ợng vật tư lớn, đa dạng, phong phú, do đó nhà máy chưa quản lý được vật tư theo danh điểm mà chỉ theo tổng số vật liệu. Do đó gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo trị giá vốn thực tế - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho + Công thức tính: Giá thực tế VL mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phi thu mua (nếu có) + Ví dụ: * Hoá đơn bán hàng 130 ghi: Tên mặt hàng : VL Thép C45 F 200 Số lượng : 6.800kg Đơn giá : 4900 đ/kg CP vận chuyển thuê ngoài: 2.000.000đ Giá trị thực tế VL : 33.320.000đ - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài xuất kho Do không lượng vật tư sử dụng của nhà máy rất lớn, chủng loại đa dạng, tình hình N - X diễn ra thường xuyên nên nhà máy đã sử dụng phương pháp Hệ số giá (giá hoạch toán) để đánh giá trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đầu kỳ. + Công thức tính Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá nguyên vật liệu = Trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kì + Trị giá hạch toán nguyên vật liệu nhập kho trong kì 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại công ty thương mại Mịnh Sơn. 2.2.1. Trình tự hạch toán quá trình thu mua và nhập kho vật liệu tại nhà máy. Khi vật liệu mua về đến Nhà máy, kế toán vật liệu cùng với phòng kế hoạch và các đơn vị liên quan tiến hành kiểm nghiệm. Căn cứ vào hoá đơn của bên bán, phòng kế toán xem xét, kiểm tra. Nếu hoá đơn đảm bảo được tính hợp lý, hơp lệ là vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng thì vật liệu được nhập kho. Người nhập hoặc ban kiểm nghiệm ghi số lượng thực nhập vào phiếu cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên biên bản. Trong vòng 3 ngày kể từ khi vật liệu được đưa vào kho thủ kho phải phối hơp với các phòng ban chức năng kiểm tra đánh giá lại chất lượng sản phẩm, lập biên bản nghiệm thu và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho. Trong trường hợp kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kế hoạch biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký thì thủ kho phải giữ 1 liên kèm theo biên bản thừa thiếu (nếu có) về phòng vật tư, 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu 1 liên có chứng từ gốc (HĐBH) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hàng. Mẫu HĐBH HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 - GTGT Ngày tháng năm Đơn vị bán: Địa chỉ : . Số TK : .. ĐT:. Mã số thuế: Họ tên người mua hàng: . Đơn vị: Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn Địa chỉ: Số 75 TT Cầu Diễn –Từ Liêm-HN Số TK: .. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép C45 F200 Kg .. . .. 2 Thép L502 x4 Kg . . 3 Thép hình chữ I350 Kg . . Cộng tiền hàng .. Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT . Tổng tiền thanh toán . Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) Biểu số 2: Đơn vị : Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn Số: 25 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Nợ TK: Ngày. tháng. năm .. Có TK: Đơn vị bán: . Họ tên người giao hàng: .. Theo chứng từ số : ngày . tháng năm . Biên bản kiểm nghiệm: Nhập vào kho: Vật liệu chính Danh điểm VL Tên quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thép C45 F200 Kg .. . .. Thép L502 x4 Kg Thép hình chữ I350 Kg . .. .. Cộng . . Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Thủ kho (Kí, họ tên) Người nhập (Kí, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Kí, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu nhập kho. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý là phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và tại phòng kế toán của nhà máy được tiến hành như sau: - Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng của thẻ kho. Cuối ngày thẻ kho phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ, 5 đến 7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán. Đơn vị : Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn Tên kho: Vật liệu chính THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tờ số: Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép C45 F200 Đơn vị tính : kg Mã số : STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn tháng . 1 Mua thép (PN12) .. .. . 2 . .. .. . 3 Xuất kho PX lắp ráp .. .. . . 4 .. ... . . Cộng . . . - Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu ở nhà máy sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu là sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kì sau khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu tiến hành sắp xếp phân loại theo số thứ tự của phiếu nhập của từng kho và ghi vào sổ kế toán chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu được đóng thành từng quyển và mở phù hợp với từng loại vật liệu của từng kho (đối với vật liệu chính), từng mã vật tư của từng kho (đối với vật liệu phụ) và từng nhóm vật liệu như nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Với việc nhập nguyên vật liệu cho sản phẩm thì Kế toán phải theo dõi cả số lượng và giá trị nguyên vật liệu. Định kỳ Kế toán vật liệu kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Nếu số liệu trên sổ chi tiết khớp với số liệu trên thẻ kho thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Đơn vị: Công ty TNHH và thương mại Minh Sơn. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (sản phẩm , hàng hoá ) Tháng năm Thẻ kho: 1521 Tên Kho: Nguyên vật liệu Tên vật liệu: . Đơn vị tính : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng Mua thép (PN12) Mua thép (PN19) Xuất kho px lắp ráp Mua thép (PN20) 331 111 621 111 Cộng . 2.3. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. 2.3.1. Kế toán chi tiết xuật vật liệu. Trong tất cả các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng trong sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất đó. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp như: Thuê ngoài gia công, nhượng bán Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật liệu để phục vụ cho sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu, ra lệnh xuất vật liệu. Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành 3 liên, sau đó chuyển cho thủ kho 2 liên, đơn vị lĩnh 1 liên. Khi lĩnh vật tư đơn vị phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số lượng thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị, tính ra tổng số vật tư đã xuất, đối chiếu v ới thẻ kho rồi ký vào 3 liên, 1 liên gửi cho phòng kế hoạch, 1 liên đơn vị giữ lại để ghi vào sổ vật tư của đơn vị, 1 liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Hàng này hoặc định kỳ kế toán sẽ nhận chứng từ và thực hiện kiểm tra chứng từ. Đơn vị: Công ty TNHH và TM Minh Sơn Số PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng năm . Nợ TK: Có TK: Bộ phận sử dụng: . Lý do xuất: Xuất tại kho: Vật liệu chính. STT Tên quy cách nhãn hiệu vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép C45F200 Kg 2 Thép L502x4 Kg Cộng Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) : .. Thủ kho Người nhập Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và phòng kế toán của nhà máy được tiến hành như sau: - Tại kho: Nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Cuối ngày thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán . Cuối tháng thủ kho tính toán tổng lượng vật liệu nhập xuất tồn kho đối với mỗi thẻ kho được mở trong tháng, lập báo cáo nhập xuất tồn kho của mình phụ trách trong đó mỗi thẻ kho được phản ánh trên một dòng của báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo này sẽ được gửi lên cho phòng kế toán. - Tại phòng Kế toán : Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển tới Kế toán vật liệu kiểm tra đối chiếu rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của tứng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu tồn kho, mỗi sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu. Sau khi tính ra số lượng vật liệu tồn kho của từng thứ, loại vật liệu, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên bác cáo vật liệu tồn kho, và báo cáo nhập xuất tồn kho của thủ kho gửi lên. Tình hình xuất –nhập nguyên vật liệu tại công ty TM Minh Sơn trong tháng 2/2005. Ngày 04/2 mua thép cuộn của công ty gang thép Thái Nguyên ,số lượng 92500kg với giá 6500đ/kg,đã thanh toán cho khách hàng,thuế 5%. Ngày 05/2 nhập thép lá của nhà máy ông s thép Việt Đức 41290kg, đơn giá 7050đ/kg,thuế 5% chưa trả cho người bán,chi phí thu mua la 500.000đ đã trả bằng tiền mặt. Ngày 08/2 xuất cho bộ phận sản xuất số 1 của công ty 49200kg thép cuộn ,giá 6500đ/kg để đưa vào sản xuất. Ngày 10/2 nhập của công ty CPSXvà kinh doanh kim khí 83052kg thép hình chữ I đơn giá 6980đ/kg,thuế 5% đã trả đủ tiền. Ngày 11/2 mua 700kg que hàn bằng tiền mặt với giá 10200đ/kg đã nhập đủ vào kho. Ngày 13/2 xuất 25 bình ga cho bộ phận sản xuất số 2 đơn giá 205000đ/bình. Ngày 14/’2 mua 50lít xăng đơn giá 8500đ/lít đã thanh toán bằng tiền mặt. Ngày 15/2 mua 105400kg thép cuộn của công ty TNHH Tràng An đơn giá 7108đ/kg, thuế 10%,chưa thanh toan.Chi phí thu mua la 560.000đ,thuế 5% đã trả bằng tiền mặt. Ngày 17/2 xuất cho bộ phận bán hàng của công ty 95200kg thép phi 20 đơn giá 7100đ/kg. Ngày 18/2 xuất 30lít dầu để bảo dưỡng máy móc trong công ty,đơn giá 4700đ/lít. Ngày 20/2 nhập 500 dây curoa cho các máy trong các phân xưởng trị giá chưa thuế là 4.400.000đ,thuế GTGT 10% đã thanh toán bằng tiền mặt. Ngày 20/2 xuất 250kg que hàn cho phân xưởng số 1 giá 10200đ/kg. Ngày 21/2 xuất 10 bình ga cho tổ sản xuất số 1 giá 205.000đ/bình. Ngày 23/2 mua 80 bình oxi giá 38500đ/bình của công ty TNHH Quang Vinh chưa trả tiền thuế GTGT 5%. Ngày 23/2 xuất 87051kg thép lá cho tổ sản xuất số 2 để đưa vào sản xuất đơn giá 7050đ/kg. Ngày 26/2 nhập 50lít dầu máy với giá 4750đ đã trả khách hàng. Ngày 27/2 mua 100510kg thép cuộn của công ty TNHH Tràng An với giá 7105đ/kg,thuế 5% đã thanh toán một nửa số tiền hàng còn lại trả bằng chuyển khoản,chi phí vận chuyển là 450.000đ đã trả bằng tiền mặt. Ngày 27/2 nhập 50 bình ga của công ty Quang Vinh với giá 200.500đ/bình chưa trả tiền. Ngày 28 xuất cho phân xưởng số 2 30lít dầu máy đơn giá 4750đ/lít. Ngày 28/2 xuất 300kg que hàn cho phân xưởng số 2 với giá 10200đ/kg. Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong tháng: 1. Nợ TK 152: 601.250.000 Nợ TK 133: 30.062.500 Có TK 111:631.312.500 2. + Nợ TK 152:291.094.500 Nợ TK 133:14.554.725 Có TK 331:305.649.225 +Nợ TK 152:500.000 Có TK 111:500.000 3. Nợ TK 621:319.800.000 Có TK 152:319.800.000 4. Nợ TK 152:265.602.960 Nợ TK133:13.280.148 Có TK 111:278.883.108 5. Nợ TK 152: 7.140.000 Có Tk 111:7.140.000 6. Nợ TK 627:5.125.000 Có TK 152:5.125.000 7. Nợ Tk 152:425.000 Có TK 111:425.000 8. + Nợ TK 152:748.340.000 Nợ TK 133:74.834.000 Có Tk 331:823.174.000 + Nợ Tk 152:560.000 Nợ Tk 133:28.000 Có TK 111:588.000 9. Nợ TK 641:675.920.000 Có TK 152:675.920.000 10. Nợ TK 627:141.000 Có TK 152:141.000 11. Nợ TK 152:4.400.000 Nợ TK 133:440.000 Có TK 111:4.840.000 12. Nợ Tk 627:2.550.000 Có Tk 152:2.550.000 13. Nợ Tk 627:2.050.000 Có Tk 152:2.050.000 14. Nợ Tk 152:3.080.000 Nợ Tk 133:154.000 Có Tk 331:3.234.000 15. Nợ Tk 621:550.259.550 Có TK 152:550.259.550 16. Nợ TK152:237.500 Có Tk 111:237.500 17.+ Nợ TK 152:718.646.500 Nợ TK133:35.932.325 Có TK111:337.289.412,5 Có TK 112:337.289.412,5 + Nợ TK 152:450.000 Có TK 111:450.000 18. Nợ TK 152:10.075.000 Có TK 331:10.075.000 19. Nợ Tk 627:142.500 Có TK 152:142.500 20. Nợ Tk 627:3.060.000 Có Tk 152:3.060.000 PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVLTẠI CÔNG TY TM MINH SƠN I. SỰ CẦN THIẾT 1. Sự cần thiết Trong điều kiện hiện nay, đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp cơ khí nói riêng. Muốn tạo cho mình một vị trí trên thị trường để tồn tại và phát triển thì cần phải nỗ lực hết mình trên mọi phương diện như: tổ chức quản lý sản xuất, nhân công, tiền lương, giá thành tiêu thụ. Và điều đặc biệt quan trọng là công tác tổ chức nguyên vật liệu. Với các doanh nghiệp cơ khí nói chung và công ty thương mại Minh Sơn nói riêng, yếu tố cấu thành chủ yếu tạo nên sản phẩm là nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70% - 80% trong tổng giá thành sản phẩm vì vậy nguyên vật liệu rất quan trọng không chỉ dối với các doanh nghiệp cơ khí mà nó còn quan trọng đối với một số doanh nghiệp khác. Công ty TM Minh Sơn là một công ty chuyên sản xuất các thiết bị phục vụ cho các ngành công nghiệp hàng đầu của cả nước. Vì thế, việc tổ chức tốt nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với công ty. Nó là yếu tố quan trọng cấu thành nên sản phẩm. Cần phải có biện pháp tiết kiệm các chi phí, giảm tối thiểu mức chi phí các biệt của công ty xuống thấp hơn chi phí chung của các đối thủ trên thị trường. Do vậy, việc hoàn thiện công tác nguyên vật liệu trong công ty TM Minh Sơn là một điều rất cần thiết. 2. Yêu cầu Việc hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là công việc tương đối phức tạp và tốn nhiều thời gian. Đòi hỏi phải được tiến hành một cách thường xuyên liên lục theo nhiệm vụ của hệ thống chính sách, chế độ và các chuẩn mực kế toán ban hành của nhà nước. Tuỳ theo điều kiện chung của nền kinh tế trong từng thời kỳ và mục tiêu cụ thể của mình mà nhà máy để ra phương hướng điều chỉnh cho thích hợp và có lợi nhất. Các yếu tố đối với công tác hoàn thiện. 1. Phù hợp với cơ chế quản lý kế toán tài chính và chế độ kế toán hiện hành của nhà nước. 2. Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp . 3. Tạo ra một hệ thống sổ sách Kế toán gọn gàng, mạch lạc không bị chồng chéo, dễ theo dõi. 4. Đảm bảo cung cấp thông tin về nguyên vật liệu một cách nhanh nhất kịp thời nhất cho việc ra các quyết định quản lý của doanh nghiệp . 5. Việc hoàn thiện phải kết hợp được kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, kế toán tài chính với kế toán quản trị. II - ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY. Qua thời gian nghiên cứu, thực tập tại công ty, tuy thời gian có hạn nhưng tôi đã tiếp xúc làm việc cùng với ban cán bộ phòng kế toán, đã vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu và nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty có những ưu điểm sau: - Với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán ở các phân xưởng và các bộ phận trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toàn riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ thống nhất thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra chứng từ ghi chép, vào sổ cách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phạm vi công ty, bộ phận đơn vị của mình, phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ, định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo về phòng kế toán vận hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung tuyệt đối với công tác kế toán của công ty, đảm bảo lãnh đạo nhà máy kiểm soát sát sao hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở những thông tin kinh tế do phòng kế toán cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cuả công ty là bảo đảm tính thống nhất về phạm vi quản lý, về tổ chức sản xuất quy mô hoạt động. - Về kế toán chi tiết vật liệu: Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Hình thức này tạo cho kế toán luôn theo dõi được chính xác, cần thân tứng sự biến đồng về vật liệu. - Công ty sử dụng hình thức NK - CT để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô vừa như công ty thương mại Minh Sơn. - Đặc biệt với đội ngũ kế toán làm việc lâu năm, có trình độ nghiệp vụ vững chắc ham học hỏi, luôn có mục tiêu tìm hiểu các chế độ kế toán mới nhằm bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ của mình, hế lòng tận tâm tận lực với công ty là ưu thế lớn nhất của công ty thương mại Minh Sơn mà không dễ gì các công ty khác có được. Tóm lại, qua việc nghiên cứu khái quát chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TM Minh Sơn có thể nhận thấy rằng: Công tác kế toán nguyên vật liệu tương đối nề nếp, đảm bảo tuân thủ đúng đủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với yêu cầu của công ty đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho, tính toán phân bổ, chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. III - MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TM MINH SƠN. Trong bất kỳ một mặt nào đó, một hoạt động nào đó, bên cạnh những ưu điểm cũng tồn tại song song với nó là những khuyết điểm đã làm hạn chế ưu điểm. Công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty TM Minh Sơn cũng không tránh khỏi hạn chế nhất định. Qua thời gian thực tập tại nhà máy, trên cơ lý luận đã học được trong nhà trường kết hợp với thực tế, tôi thấy việc đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu nhằm từng bước hoàn thiện công tác kế nguyên vật liệu ở công ty là rất cần thiết. Nó giúp công ty hoạt động có hiệu quả. Dưới đây là những kiến nghị của tôi: 1. Kiến nghị thứ nhất Xây dựng hệ thống danh điểm thống nhất toàn công ty. Do việc đánh số cũng như quy định về danh điểm trong công ty chưa thông nhất nên việc kiểm tra đối chiếu và hạch toán cũng như tính giá của kế toán gặp rất nhiều khó khăn. Để hạn chế những nhược điểm đó công ty nên xây dựng hệ thống danh điểm thống nhất toàn nhà máy. Trên cơ sở việc phân loại nguyên vật liệu, công ty nên đánh số danh điểm cho từng loại, vừa phụ hợp với quy định hiện hành lại vừa lại vừa đỡ nhằm lẫn và nhất là sau này sẽ giúp cho công ty rất nhiều nếu sử dụng kế toán máy. Khi đó tên của vật liệu sản xuất là tên của danh điểm. Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của nhà máy đặc biệt là để thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán nguyên vật liệu 2. Kiến nghị thứ hai. Do công ty áp dụng hình thức nhật ký- chứng từ cho nên có một số công việc ghi chép trùng lặp không cần thiết dẫn đến hao phí thời gian và tiền của. Khi công ty đã có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất thì công tác hạch toán chi tiết vật liệu cần được hoàn thiện như sau: - Ở kho: Hằng ngày nhận được chứng từ về nhập xuất vật liệu thì phân loại ngay các chứng từ đó theo nhóm. Cuối ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất thì ghi vào thẻ kho và tính ra số tồn cuối ngày . - Tại phòng kế toán: theo định kỳ kế toán sẽ xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và nhận chứng từ. Sau đó, kế toán tính giá cho các chứng từ theo giá hạch toán rồi lập phiếu giao nhận chứng từ đồng thời ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Bảng này được mở cho từng tháng số liệu trong sổ nhập xuất tồn dùng để ghi vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn. Việc cải tiến lại trình độ hạch toán vật liệu sẽ giảm được thời gian làm việc của kế toán, đồng thời vẫn kiểm tra thường xuyên và có hệ thống đối với thủ kho, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán với việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho, theo dõi kịp thời sự biến động thường xuyên của vật liệu cả về số lượng chủng loại giá thành đảm bảo cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Kế toán sau khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ thì tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất vật liệu dựa vào đơn giá hạch toán của vật liệu. Sau đó ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu tương ứng. 3. Kiến nghị thứ 3 Công ty nên sử dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Thực tế nhà máy đang sử dụng phương pháp hệ số giá. Ưu điểm của phương pháp này là giảm bớt khối lượng công tác kế toán nhưng lại có nhược điểm là không đáp ứng được yêu cầu của kế toán. Để khắc phục nhược điểm đó nhà máy sử dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất x Đơn giá bình quân *Để tiến đến sự hội nhập về kinh tế, việc xây dựng chuẩn mực kế toán Việt Nam hài hoà với chuẩn mực kế toán quốc tế, phù hợp với đặc điểm Việt Nam là một vấn đề quan trọng. Việc chuẩn mực không qui định phơng pháp giá hạch toán là phù hợp với tiến trình đi lên của các doanh nghiệp có qui mô lớn, vì các doanh nghiệp này có đầy đủ điều kiện áp dụng kế toán máy trong xử lý thông tin (không còn sợ khối lợng công việc quá nhiều vào cuối kỳ). Vì vậy nên chăng chế độ không nên qui định một cách cứng nhắc các phơng pháp hạch toán chi tiết mà cho phép các doanh nghiệp kết hợp linh hoạt giữa các phơng pháp miễn là đảm bảo cung cấp số liệu cho hạch toán tổng hợp kịp thời, đầy đủ, đúng đắn. KẾT LUẬN Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang diễn ra một cách ngày càng gay gắt. Để có thể thắng thế trên thương trường, mỗi doanh nghiệp phải nỗ lực hết mình trên mọi phương diện, phải xây dựng cho mình một phương hướng, chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Trong đó tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu có một vị trí quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và được doanh nghiệp quý trọng bởi: thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, các đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản vật liệu được an toàn, phòng ngừa được các hiện tượng lãng phí, mất mát, thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời góp phần điều chỉnh hợp lý chi phí sản xuất tạo nên sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty thương mại Minh Sơn, tôi đã đi khảo sát thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu và thấy trong thời gian vừa qua công tyđã thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu mặc dù hiệu quả chưa cao. Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu, song vẫn chưa đem lại kết quả tối ưu. Trên cơ sở những kiến thức đã học và qua tìm hiểu thực tế tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất với hy vọng là sẽ góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán nguyền vật liệu tại công tyTNHH và thương mại Minh Sơn. Qua đề tài của mình, tôi xin bày tỏ sự biết ơn chân thành đến cô giáo hướng dẫn- người đã nhiệt tình và giúp đỡ tôi rất nhiều trong việc xây dựng và hoàn thiện đề tài. Tôi xin cảm ơn ban lãnh đạo công ty đặc biệt là các cô, chú trong phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch thị trường, phòng tổ chức hành chính đã tạo điều kiện thuận lợi để cho công việc nghiên cứu, khảo sát thực tế của tôi đạt kết quả tốt đẹp Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!. Hà Nội, ngày03 tháng7 năm 2006 Sinh viên Ngô Duy Vinh. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP. Xác nhận của đơn vị