Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam

h xử lý ghi: Nợ TK 338(1) Có TK 721: tăng thu nhập Có TK 641, 642, 627(giảm chi phí) 4.2.1.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu - Khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm hay dùng cho quản lý. Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Khi xuất vật liệu gửi đi bán hoặc tiêu thụ ngay. Nợ TK 157, 632 Có TK 152 - Khi xuất kho nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh Nợ TK 222, 128, 412( Có 412) Có TK 152 - Nếu giảm do mất mát thiếu hụt + Nếu mất mát xác định rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí QLDN Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức phải bồi thường Nợ TK 111, 334, 138 (8) Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138(1) Có TK 152 - Giảm do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 412 Có TK 152: ghi phần chênh lệch Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 7:Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 111,112,141,311,331 TK 152 TK 621 Nhập kho do mua ngoài xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm 1331 TK 627,641,642 xuất dùng cho QLSX, BH, QLDN TK 151 TK 241 Mua cuối tháng N.kho hàng xuất dùng cho XDCB, chưa nhập kho đang đi đường sửa chữa TSCĐ TK 133 TK154 Thuế NK phải nộp (nếu NVLNK) Xuất tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến TK 222,128 Nhận góp vốn ldoanh, xuất góp vốn l.doanh cổ phần, cấp phát, quà TK 142 TK 154 Nhập do tự chế tác, thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK 632,157 Nhận lại vốn góp liên doanh xuất gửi bán Tk138(1) TK 138(1) Phát hiện thừa xuất cho vay phát hiện thiếu khi kiểm kê khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại chênh lệch giảm do đánh giá lại Sơ đồ 8: Sơ đồ tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Thực hiện nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu đối tượng nộp thuế VAT) TK111,112,141, TK 152 TK 611 Tăng vật liệu do mua ngoài Xuất vật liệu cho chế tạo sản phẩm TK 151,411,222 TK 627,641,642 Xuất dùng vật liệu cho nhu Vật liệu tăng do các nguyên cầu phân xưởng quản lý. nhân khác nhau 4.2.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 4.2.2.1 Kế toán tăng nguyên vật liệu * Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán mà chỉ phản ánh hàng tồn kho vào cuối kỳ và đầu kỳ. * Các tài khoản sử dụng: - TK 611- "mua hàng". Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ. TK này chỉ được áp dụng ở những doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Kết cấu Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ từ TK 152, 153, 156 sang. Bên Có ghi: + Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho kết chuyển sang TK 152, 153, 156. TK này không có số dư và có hai tài khoản cấp 2. TK 6111: mua nguyên vật liệu TK 6112: mua hàng hoá. Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, TK 152, 151, không được sử dụng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ. + Đầu kỳ kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. Nợ TK 611(1) Có TK 151, 152 + Trong kỳ khi mua nguyên vật liệu Phản ánh giá mua theo hoá đơn Nợ TK 611(1): Mua hàng Có TK 111, 112, 141: Nếu trả tiền ngay. Hoặc: Có TK 311: nếu trả bằng tiền vay Có TK 331: nếu chưa trả tiền Chi phí thu mua phát sinh ghi Nợ TK 611(10 Có TK liên quan (111, 112, 141,) * Phương pháp hạch toán. Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên(đối tượng được khấu trừ thuế VAT đầu vào) TK 152,151 TK 611 TK 152,151 Kết chuyển trị giá thực tế Kết chuyển thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ nguyên vật liệu tồn cuối kỳ TK 111,112 TK 331,111,112 Mua trả tiền ngay giảm giá, hàng mua trả lại TK 133 TK 133 TK 331,311 Số tiền đã mua chưa trả tiền thanh toán trả bằng tiền vay TK 621,627 xuất dùng cho cho TK 333 sản xuất , kinh doanh Thuế NK phải nộp TK 411 TK154 nhận cấp phát, góp vốn xuất gia công chế biến TK 412 TK 138,111,334 đánh giá tăng Thiếu hụt mất mát TK 412 đánh giá giảm - Trường hợp nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế VAT hoặc nộp thuế VAT theo phương pháp trựa tiếp: Khi thanh toán nếu được hưởng chiết khấu. Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 711: thu nhập hoạt động tài chính. Nếu được giảm giá hoặc trả lại hàng mua Nợ TK 331, 111, 112, 138(8) Có TK 611(1) + Cuối kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm kê tiến hành xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ và thực hiện các bút toán kết chuyển tương tự như trường hợp kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ với đối tượng được khấu trừ thuế VAT đầu vào. 5. Tổ chức sổ sách kế toán trong kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ phương pháp kế toán. Chính vì vậy, chế độ kế toán mới đã quy định những nguyên tắc cơ bản và những chuẩn mực về sổ kế toán đồng thời cũng hướng dẫn các hình thức kế toán phổ biến để doanh nghiệp áp dụng. Trên thực tế, các doanh nghiệp có thể lựa chọn vận dụng hình thức kế toán cho phù hợp với đặc điểm qui mô hoạt động của doanh nghiệp dựa trên 4 hình thức sổ kế toán sau. - Hình thức nhật ký sổ cái. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ. - Hình thức nhật ký chung. 5.1. Hình thức nhật ký sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký sổ cái. Căn cứ vào Nhật ký sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng của Nhật ký sổ cái. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái.Sơ đồ 10: Hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký - sổ cái Sổ( Thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp c.từ gốc Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, áp dụng thích hợp ở các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng ít người làm kế toán. * Nhược điểm: không áp dụng được ở các đơn vị kế toán vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều TK và có nhiều người làm công tác kế toán. Sổ chi tiết tách rời khỏi hệ thống sổ tổng hợp làm ảnh hưởng đến tốc độ lập báo cáo. * Điều kiện áp dụng: chỉ áp dụng được với các đơn vị có quy mô nhỏ như: hợp tác xã, đơn vị tư nhân, ban quản lý công trình. 5.2. Hình thức chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán tổng hợp. * Trình tự ghi sổ. Sổ (thẻ)kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký- công từ ghi sổ Chứng từ gốc c.từ ghi sổ Sổ cái Bnảg phân bổ sổ phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ11: Sơ đồ theo hình thức chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: thích hợp với mọi loại hình đơn vị, ghi chép đơn giản, dễ ghi, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác. * Nhược điểm: việc ghi chép thường bị trùng lặp, việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính thường bị chậm. * Điều kiện áp dụng: thích hợp đối với doanh nghiệp quy mô lớn và vừa, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 5.3 Hình thức Nhật ký chứng từ. Tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài sản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng.* Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 12: Hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ( Thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng phân bổ Chú thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. * Ưu điểm: + Có ưu điểm mạnh song điều kiện kế toán thủ công + Giảm bớt đáng kể công việc ghi chép hằng ngày góp phần tăng năng suất lao động của nhân viên kế toán. + Thuận lợi cho việc làm báo cáo tài chính, cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý. + Áp dụng nhật ký chứng từ dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán, dẫn đến nâng cao tay nghề * Nhược điểm: + Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. + Không phù hợp với đơn vị quy mô nhỏ, ít nhân viên. + Không áp dụng được ở những đơn vị mà trình độ nhân viên kế toán yếu, không đều đặn. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có qui mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ của kế toán cao. 5.4 Hình thức Nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ, gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất hai TK có liên quan. *Trình tự ghi sổ Sơ đồ 13: Sơ đồ theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật ký chuyên dùng Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: +Thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc. + Tiện cho việc kết chuyển trên máy tính và phân công công tác. * Nhược điểm: Ghi một số nghiệp vụ có trùng lặp, vì vậy khi cuối tháng phải loại bỏ một số nghiệp vụ để ghi vào sổ cái. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cao, vững vàng. II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM 1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ theo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất trực tiếp của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất , tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy được sắp xếp theo sơ đồ sau: Sơ đồ 14: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Trưởng phòng kế toán Kế toán vật liệu công cụ, dụng cụ Kế toán tài sản cố định Kế toán lương và thanh toán nội bộ Kế toán tổng hợp và giá thành Kế toán công nợ Thủ quỹ - Kế toán trưởng: là người điều hành phòng kế toán phụ trách chung về chế độ hạch toán kế toán ở Nhà máy. Đồng thời kế toán trưởng còn phụ trách cả hoạt động hành chính của kế toán. - Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng giảm của tiền mặt tại ngân hàng, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng TGNH, theo dõi thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập kho. Đồng thời, phải xem xét tính hợp lệ cuả các chứng từ, phát hành séc, UNC - Kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ tổng hợp chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ hạch toán nguyên giá, tính toán và trích khấu hao TSCĐ, lập thủ tục và trình hội đồng giá Nhà máy về các công trình sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ của các xí nghiệp và công ty. - Kế toán lương và thanh toán nội bộ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với cán bộ công nhân viên Nhà máy về tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương, theo chế độ tài chính hiện hành. - Kế toán tổng hợp và giá thành: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong việc tạo lập các thông tin kinh tế, lập báo cáo định kỳ để có báo cáo lên tổng công ty và các cơ quan Nhà máy. Đồng thời thực hiện việc hạch toán chi tiết tổng chi phí bán hàng, chi phí QLDN của Nhà máy, tính giá vốn hàng bán, hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. - Kế toán công nợ: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu, phải trả với người bán, hạch toán các khoản phải trả cho nhà nước (các loại thuế) công nợ nội bộ giữa xí nghiệp với xí nghiệp, xí nghiệp với Nhà máy. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của Nhà máy theo chứng từ hợp lệ do kế toán lập, ghi sổ theo dõi tiền mặt tại Nhà máy. 1.2 Công tác kế toán tại Nhà máy. * Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản sử dụng của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống TK chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. * Hình thức ghi sổ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm, quy mô của Nhà máy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều (do đóng vai trò then chốt trong ngành cơ khí, sản phẩm đa dạng) cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, trình độ nghiệp vụ cao nên Nhà máy đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ: Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Và bảng phân bổ Thẻ kho Báo cáo nhập xuất tồn Sổ chi tiết vật liệu Báo cáo vật liệu tồn Bảng tổng hợp xuất vật liệu Bảng kê 4 Sổ cái TK 152 NK CT5 NK- C.từ liên quan Sổ chi tiết số 2 (TK 331) * Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: kế toán Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. 2. Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. 2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy. 2.1.1. Đặc điểm. - Do sản phẩm của nhà máy rất đa dạng phục vụ cho ngành công nghiệp nặng, ngành cơ khí luyện kim hoá chất và xây dựng. Nên nguồn nguyên vật liệu mà Nhà máy cần cho sản xuất cũng rất đa dạng về chủng loại với nhiều mặt hàng vật liệu khác nhau. - Vật liệu của Nhà máy là vật liệu được sản xuất trong nước. - Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70- 80% trong giá thành sản phẩm. - Nhà máy thường chỉ dự trữ vật liệu ở mức tối cần thiết, tránh vật liệu tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn lại tăng thêm chi phí không cần thiết 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại nhà máy Cơ khí Hồng Nam bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: thép, sắt, đồng, tôn.. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn, que hàn, ôxi, gát, - Nhiên liệu: củi, đất đèn, dầu - Phụ tùng thay thế: dây curoa, phụ tùng máy móc Hiện nay, để thực hiện việc bảo quản vật liệu, nhà máy đã tổ chức thành các kho riêng để quản lý dựa theo cách phân loại nhằm theo dõi chặt chẽ sự biến động của các vật tư cũng như quản lý các loại vật tư đó. Song, với chủng loại và số lư ợng vật tư lớn, đa dạng, phong phú, do đó nhà máy chưa quản lý được vật tư theo danh điểm mà chỉ theo tổng số vật liệu. Do đó gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo trị giá vốn thực tế - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho + Công thức tính: Giá thực tế VL mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phi thu mua (nếu có) + Ví dụ: * Hoá đơn bán hàng 130 ghi: Tên mặt hàng : VL Thép C45 F 200 Số lượng : 6.800kg Đơn giá : 4900 đ/kg CP vận chuyển thuê ngoài: 2.000.000đ Giá trị thực tế VL : 33.320.000đ - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài xuất kho Do không lượng vật tư sử dụng của nhà máy rất lớn, chủng loại đa dạng, tình hình N - X diễn ra thường xuyên nên nhà máy đã sử dụng phương pháp Hệ số giá (giá hoạch toán) để đánh giá trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đầu kỳ. + Công thức tính Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá nguyên vật liệu = Trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kì + Trị giá hạch toán nguyên vật liệu nhập kho trong kì + Ví dụ: Theo số liệu tồn kho đầu kỳ tháng 6/2002 Tổng số tồn kho theo giá hạch toán là : 48.860.000đ Tổng số tồn kho theo giá thực tế là : 47.884.000đ Trong tháng 6/2002 Tổng giá trị vật liệu nhập kho theo hoá đơn : 38.892.000đ Tổng giá trị vật liệu nhập kho theo hạch toán: 39.538.676đ Khi đó hệ số giá được xác định như sau: Hệ số giá nguyên vật liệu = 47.884.000 + 38.892.000 = 0,98 48.860.000 + 39.638.676 Trong tháng phát sinh vật liệu xuất kho loại vật loại Thép C45 F 200 theo phiếu xuất kho số 20 cho Phân xưởng cơ khí. Tổng giá trị xuất kho theo giá hạch toán là 10.660.000 đồng. Căn cứ vò hệ số giá vừa tình được ở trên ta có: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho là: 10.660.000 x 0,98 = 10.446.800 đồng 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại nhà máy Cơ khí Hồng Nam 2.2.1. Trình tự hạch toán quá trình thu mua và nhập kho vật liệu tại nhà máy. Khi vật liệu mua về đến Nhà máy, kế toán vật liệu cùng với phòng kế hoạch và các đơn vị liên quan tiến hành kiểm nghiệm. Căn cứ vào hoá đơn của bên bán, phòng kế toán xem xét, kiểm tra. Nếu hoá đơn đảm bảo được tính hợp lý, hơp lệ là vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng thì vật liệu được nhập kho. Người nhập hoặc ban kiểm nghiệm ghi số lượng thực nhập vào phiếu cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên biên bản. Trong vòng 3 ngày kể từ khi vật liệu được đưa vào kho thủ kho phải phối hơp với các phòng ban chức năng kiểm tra đánh giá lại chất lượng sản phẩm, lập biên bản nghiệm thu và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho. Trong trường hợp kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kế hoạch biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký thì thủ kho phải giữ 1 liên kèm theo biên bản thừa thiếu (nếu có) về phòng vật tư, 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu 1 liên có chứng từ gốc (HĐBH) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hàng. Biểu số 1: Mẫu HĐBH HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 - GTGT Ngày 04 tháng 06 năm 2002 Đơn vị bán: Công ty gang thép Thái Nguyên Địa chỉ : Đường Cách mạng Tháng tám - TP. Thái Nguyên Số TK : 7310 - 7001F , NH đầu tư và phát triển tỉnh Thái Nguyên ĐT: Mã số thuế: 00000001742 Họ tên người mua hàng: Hoàng Trung Kiên Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Địa chỉ: Trần Phú - Thanh Trì - Hà Nội Số TK: 7131 - 7005S , NH Từ Liêm Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép C45 F200 Kg 1250 4900 6.125.000 2 Thép L502 x4 Kg 2000 5700 11.400.000 3 Thép hình chữ I350 Kg 2500 5300 13.250.000 Cộng tiền hàng 30.775.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.077.500 Tổng tiền thanh toán 33.852.500 Số tiền viết bằng chữ: (Ba mươi ba triệu tám trăm năm mươi hai nghìn năm trăm đồng chẵn) Người mua hàng (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) Biểu số 2: Đơn vị : Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Số: 25 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Nợ TK: Ngày 04 tháng 06 năm 2002 Có TK: Đơn vị bán: Công ty gang thép Thái Nguyên Họ tên người giao hàng: Nguyễn Giang Ninh Theo chứng từ số : 130 ngày 04 tháng 06 năm 2002 Biên bản kiểm nghiệm: Nhập vào kho: Vật liệu chính Danh điểm VL Tên quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thép C45 F200 Kg 1.250 1.250 4.900 6.125.000 Thép L502 x4 Kg 2.000 2.000 5.700 11.400.000 Thép hình chữ I350 Kg 2.500 2.500 5.300 13.250.000 Cộng 30.775.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi triệu bảy trăm bảy mươi bảy lăm nghìn đồng chẵn Thủ kho (Kí, họ tên) Người nhập (Kí, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Kí, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu nhập kho. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý là phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và tại phòng kế toán của nhà máy được tiến hành như sau: - Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng của thẻ kho. Cuối ngày thẻ kho phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ, 5 đến 7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán. Biểu số 3: Đơn vị : Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Tên kho: Vật liệu chính THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tờ số: Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép C45 F200 Đơn vị tính : kg Mã số : STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn tháng 1.200 1 10 2/6 Mua thép (PN12) 8/6 3.000 4.200 2 54 4/6 Mua thép (PN19) 4/6 1.250 5.450 3 25 5/6 Xuất kho PX lắp ráp 5/6 5.000 450 4 26 9/6 Mua thép(PN 20) 9/6 2.550 3.000 Cộng 6.800 5.000 3.000 - Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu ở nhà máy sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu là sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kì sau khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu tiến hành sắp xếp phân loại theo số thứ tự của phiếu nhập của từng kho và ghi vào sổ kế toán chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu được đóng thành từng quyển và mở phù hợp với từng loại vật liệu của từng kho (đối với vật liệu chính), từng mã vật tư của từng kho (đối với vật liệu phụ) và từng nhóm vật liệu như nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Với việc nhập nguyên vật liệu cho sản phẩm thì Kế toán phải theo dõi cả số lượng và giá trị nguyên vật liệu. Định kỳ Kế toán vật liệu kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Nếu số liệu trên sổ chi tiết khớp với số liệu trên thẻ kho thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Biểu số 4 Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (sản phẩm , hàng hoá ) Tháng 06 năm 2002 Thẻ kho: 1521 Tên Kho: Nguyên vật liệu Tên vật liệu: Thép C45 F200 Đơn vị tính : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 10 25 54 26 2/6 4/6 5/6 9/6 Tồn đầu tháng Mua thép (PN12) Mua thép (PN19) Xuất kho px lắp ráp Mua thép (PN20) 331 111 621 111 4900 3000 1250 2550 14.700.000 6.125.000 12.495.000 5000 24.500.000 1200 5.880.000 6800 33.320.000 2.2.3 - Kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu. Vật liệu nhập kho nhà máy chủ yếu từ nguồn thu bên ngoài. Vật liệu ở Nhà máy phần lớn được mua qua phương thức thanh toán trả chầm, trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng và trả bằng chuyển khoản, (séc, UNC). * Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho . - Nếu nhà máy thanh toán trực tiếp với người bán bằng tiền mặt thì kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu chi tiền mặt để ghi vào NKCT số 1 theo định khoản Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 - Nếu nhà máy được hưởng 1 khoản chiết khấu thưởng trên số tiền do thanh toán sớm với người bán thì khoản tiền đó sẽ được ghi vào NKCT số 8 như sau: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 - Trong trường hợp nhà máy chưa thanh toán cho người bán thì để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán mở riêng 1 sổ là sổ chi tiết số 2 "Thanh toán với người bán". Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK331 (ghi vào phần Có theo định khoản): Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331: Tổng giá thanh toán. - Trong tháng khi nhà máy thực hiện thành toán tiền hàng cho người bán thì căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ) ghi vào phần theo dõi thanh toán sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Và phần phát sinh: Nợ TK 152,153. Có TK 331 NKCT số 5 là một loại sổ Kế toán tổng hợp được mở đẻ phản ánh và thei dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp của toàn nhà máy cũng là cơ sở để tổng hợp giá trị vật liệu mua ngoài nhập kho. Cuối tháng khóa sổ NKCT số 5 xác định số phát sinh bên có Có TK 331 đối ứng Nợ các TK liên quan. *Đối với vật liệu mua ngoài về nhập kho bằng tiền tạm ứng: Khi nhà máy có nhu cầu vật liệu, căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu đã được Phó giám đốc sản xuất duyệt, kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu đi mua vật liệu. Số tạm ứng được theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mở cho từng đối tượng nhận tạm ứng. Cơ sở số liệu để ghi sổ chi tiết TK 141 là số liệu từ sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng của kỳ trước. Số liệu trên các chứng từ như: Sổ đề nghị tạm ứng, phiếu chi, phiếu thu đối với các khoản tạm ứng để phản ánh số tiền tạm ứng tại thời điểm đầu kỳ, số tiền phát sinh trong tháng và từ đó tính ra số còn tạm ứng đến cuối kỳ. Ví dụ: Số tiền trên sổ theo dõi tạm ứng của ông Hoàng Trung Kiên trong tháng 5/2002 là 4.000.000, trong đó tháng 6/2002 nhà máy có nhu cầu mua vật liệu, sau đó đã thanh toán nốt tạm ứng tháng trước. Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt cho ông Hoàng Trung Kiên đi mua vật liệu để chi tiền tạm ứng. Sau khi kế toán tiến hành thanh toán tiền tạm ứng bằng cách phản ánh trên sổ chi tiết tạm ứng của ông Hoàng Trung Kiên. Biểu số 5: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 141 Tháng 6 năm 2002 Đối tượng tạm ứng: Hoàng Trung Kiên Loại tiền : Đồng. Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 4.000.000 3/6 83 3/6 Thanh toán tạm ứng tháng trước 1521 4.000.000 5/6 94 5/6 Tạm ứng mua thép 111 15.000.000 7/6 98 7/6 Thanh toán tạm ứng 1521 10.000.000 Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng 19.000.000 5.000.000 14.000.000 Cuối tháng, kế toán tạm ứng sẽ cập nhật vào NKCT số 10 cho TK 141, mỗi người được ghi một dòng trên nhật ký. Cơ sở để ghi nhật ký là số liệu trên sổ chi tiết TK 141. Cũng vào cuối tháng Kế toán khoá sổ NKCT số 10 xác định số phát sinh bên có TK 141và lấy số tổng cộng của NKCT số 10 để ghi vào sổ cái TK 141. 2.3. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. 2.3.1. Kế toán chi tiết xuật vật liệu. Trong tất cả các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng trong sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất đó. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp như: Thuê ngoài gia công, nhượng bán Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật liệu để phục vụ cho sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu, ra lệnh xuất vật liệu. Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành 3 liên, sau đó chuyển cho thủ kho 2 liên, đơn vị lĩnh 1 liên. Khi lĩnh vật tư đơn vị phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số lượng thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị, tính ra tổng số vật tư đã xuất, đối chiếu v ới thẻ kho rồi ký vào 3 liên, 1 liên gửi cho phòng kế hoạch, 1 liên đơn vị giữ lại để ghi vào sổ vật tư của đơn vị, 1 liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Hàng này hoặc định kỳ kế toán sẽ nhận chứng từ và thực hiện kiểm tra chứng từ. Biểu số 6: Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Số 6 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 5 tháng 6 năm 2002 Nợ TK: Có TK: Bộ phận sử dụng: Phân xưởng lắp ráp Lý do xuất: Xuất tại kho: Vật liệu chính. STT Tên quy cách nhãn hiệu vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép C45F200 Kg 5.000 5.000 4.900 24.500.000 2 Thép L502x4 Kg 1.500 1.500 5.700 8.550.000 Cộng 33.050.000 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) : Ba mươi ba triệu không trăm năm mươi nghìn đồng chẵn . Thủ kho Người nhập Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và phòng kế toán của nhà máy được tiến hành như sau: - Tại kho: Nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Cuối ngày thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán . Cuối tháng thủ kho tính toán tổng lượng vật liệu nhập xuất tồn kho đối với mỗi thẻ kho được mở trong tháng, lập báo cáo nhập xuất tồn kho của mình phụ trách trong đó mỗi thẻ kho được phản ánh trên một dòng của báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo này sẽ được gửi lên cho phòng kế toán. - Tại phòng Kế toán : Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển tới Kế toán vật liệu kiểm tra đối chiếu rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của tứng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu tồn kho, mỗi sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu. Biểu số 8: Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam BÁO CÁO VẬT LIỆU TỒN KHO Tháng 06/ 2002 T T Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 Nguyên vật liệu -Thép C 45F200 - Thép L502 x 4 . Nhiên l iệu - Xăng - Dầu CN20 - Sơn trắng Vật liệu phụ - Phụ tùng thay thế - Bàn ren - Dụng cụ căt gọt - Bóng đèn . Kg Kg Lít Lít Hộp Bộ Cái Cái Chiếc 1200 500 20 30 20 20 50 200 10 6800 2000 350 270 150 250 300 150 300 5000 1500 360 290 120 240 320 250 150 3000 1000 10 10 50 30 30 100 160 Sau khi tính ra số lượng vật liệu tồn kho của từng thứ, loại vật liệu, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên bác cáo vật liệu tồn kho, và báo cáo nhập xuất tồn kho của thủ kho gửi lên. Số liệu ở 2 bảng này phải khớp nhau về chỉ tiêu số lượng. Việc dối chiếu số liệu không chỉ để đối chiếu giữa kho và phòng kế toán mà còn để kiểm tra số lượng vật liệu xuất được chính xác. 2.3.2. Tính giá thực tế vật liệu Cơ sở và bảng tính giá như sau. - Từ các nhật ký chứng từ số 5,6,7,1 và 2 và các nhật ký chứng từ có liên quan ghi giá trị nhập của các dòng tương ứng của cột giá thực tế - Từ tờ kê tổng hợp nhập kho theo giá hạch toán kế toán ghi vào các dòng tương ứng từ nhật ký chừng từ trị giá nhập kho theo giá hạnh toán. - Sau đó kế toán tổng cộng ghi số liệu, số phát sinh trong tháng - Tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và hạch toán. Đến đây kế toán lập bảng phân bổ số 2 Biểu số 9: Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam BẢNG KÊ SỐ 3 Tính giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ. Tháng 6 năm 2002 đơn vị: đồng STT Chỉ tiêu TK 152 "nguyên liệu, vật liệu" TK 153 "công cụ dụng cụ" Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế I Số dư đầu tháng 772.216.480 787.174.031 20.490.168 20.132.168 II Phát sinh trong tháng 407.636.822 405.339.566 15.092.180 1.850.180 1. Từ nhật ký c.từ số 1 (có TK 111) 11.431.645 11.431.645 2. Từ nhật ký c.từ số 2 (có TK 112) 30.578.921 30.578.921 3. Từ nhật ký c.từ số 5 (có TK 311) 343.929.000 343.292.00 4. Từ nhật ký c.từ số 6 (có TK 151) 5. Từ nhật ký c.từ số 7 (có TK 151) 792.000 792.000 6. Từ nhật ký c.từ số 10 (có TK 141) 21.697.256 19.400.000 800.180 1.058.180 III Cộng dư đầu tháng và phát sinh trọng tháng 1.179.853.382 1.192.513.594 22.082.348 21.982.348 IV Hệ số chênh lệch 1,01 0,99 V Xuất dùng trong tháng 386.122.706 400.451.281 1.444.210 1.486.652 VI Tồn cuối tháng 793.730.569 792.062.376 20.638.138 20.583.696 Biểu số 10 Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 Phân bổ nguyên liệu, vật liệu- công cụ dụng cụ Đơn vị: đồng STT Ghi nợ các TK Ghi có các TK TK 152 (1,01) TK 153 (0,99) Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế 1. TK 621 345.468.200 59.572.030 - Phân xưởng lắp ráp 327.368.000 330.641.680 -Phân xưởng cơ điện 6.780.200 6.848.002 Phân xưởng cơ khí 11.320.000 5.736.800 1.444.200 1.458.652 2. Tl 627 34.794.506 35.120.451 3. TK 241 Cộng 386.122.706 1.440.451.281 1.440.200 1.458.652 Sau khi lập xong bảng phân bổ 2 thì kế toán mở sổ chữ T theo dõi số phát sinh trong tháng, số tồn kho cuối tháng nhằm phục vụ cho việc đối chiếu số liệu trên số liệu trên sổ sách, thực hiện cân đối giữa các điều khoản chi phí và doanh thu của Nhà máy. 3.3.3 Kế toán tổng hợp xuất kho vật liệu Căn cứ vào các phiếu xuất kho đã được phân loại đối tượng sử dụng (ở từng phân xưởng), các phân xưởng phân loại theo từng loại vật liệu rồi lập ra các bảng phân bổ vật liệu cho phân xưởng mình theo từng sản phẩm sản xuất, theo đối tượng sử dụng để lập lên phòng kế toán thực hiện cho kế toán vật liệu Cuối tháng, kế toán vật liệu căn cứ vào các chứng từ liên quan sổ số dư và các bảng phân bổ do phân xưởng gửi lên sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng. Để đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu tính ra giá thực tế của vật liệu nhập xuất tồn trong kỳ được thuận tiện Nhà máy sử dụng bảng kê sổ Biểu số 11: Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 6 năm 2002 Đơn vị: đồng stt Ghi có các TK Ghi nợ các TK 152 621 622 627 Tổng cộng phát sinh 1. 1521 510.320.500 55.096.0600 26.045.700 27.045.900 718.508.700 2. 142 321.210.800 46.380.000 45.971.000 36.027.200 549.589.000 3. 241 150.490.600 .. .. . 350.486.600 Cộng 1.642.986.600 1.445.762.600 1.259.173.300 1.003.467.300 2.531.625.900 Sau khi lập bảng luỹ kế nhập xuất tồn xong, kế toán dựa vào các sổ nhật ký chứng từ 1,2,5,6,7 và các nhật ký chứng từ liên quan lập sổ cái TK 152 Biểu số 12 Đơn vị: Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. SỔ CÁI TK 152 Số dư nợ đầu năm.. Đơn vị: đồng Ghi có các TK Ghi nợ các TK Tháng 1 Tháng 2 .. Tháng 12 Nhật ký c.từ số 1 (có TK 111) 114.800.600 164.857.200 Nhật ký c.từ số 2 (có TK 112) 207.546.000 171.175.200 Nhật ký c.từ số 5 (có TK 311) 587.123.000 493.974.000 . .. .. .. Cộng phát sinh nợ 1.205.483.200 1.794.887.900 Cộng phát sinh có 1.351.200.100 1.642.986.600 Số dư nợ cuối tháng 84.991.700 236.893.000 PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM I. SỰ CẦN THIẾT 1. Sự cần thiết Trong điều kiện hiện nay, đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp cơ khí nói riêng. Muốn tạo cho mình một vị trí trên thị trường để tồn tại và phát triển thì cần phải nỗ lực hết mình trên mọi phương diện như: tổ chức quản lý sản xuất, nhân công, tiền lương, giá thành tiêu thụ. Và điều đặc biệt quan trọng là công tác tổ chức nguyên vật liệu. Với các doanh nghiệp cơ khí nói chung và Nhà máy cơ khí Hồng Nam nói riêng, yếu tố cấu thành chủ yếu tạo nên sản phẩm là nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70% - 80% trong tổng giá thành sản phẩm vì vậy nguyên vật liệu rất quan trọng không chỉ dối với các doanh nghiệp cơ khí mà nó còn quan trọng đối với một số doanh nghiệp khác. Nhà máy Cơ khí Hồng Nam là một nhà máy chuyên sản xuất các thiết bị nâng hạ, phục vụ cho các ngành công nghiệp hàng đầu của cả nước. Vì thế, việc tổ chức tốt nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với Nhà máy. Nó là yếu tố quan trọng cấu thành nên sản phẩm. Cần phải có biện pháp tiết kiệm các chi phí, giảm tối thiểu mức chi phí các biệt của Nhà máy xuống thấp hơn chi phí chung của các đối thủ trên thị trường. Do vậy, việc hoàn thiện công tác nguyên vật liệu trong Nhà máy Cơ khí Hồng Nam là một điều rất cần thiết. 2. Yêu cầu Việc hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là công việc tương đối phức tạp và tốn nhiều thời gian. Đòi hỏi phải được tiến hành một cách thường xuyên liên lục theo nhiệm vụ của hệ thống chính sách, chế độ và các chuẩn mực kế toán ban hành của nhà nước. Tuỳ theo điều kiện chung của nền kinh tế trong từng thời kỳ và mục tiêu cụ thể của mình mà nhà máy để ra phương hướng điều chỉnh cho thích hợp và có lợi nhất. Các yếu tố đối với công tác hoàn thiện. 1. Phù hợp với cơ chế quản lý kế toán tài chính và chế độ kế toán hiện hành của nhà nước. 2. Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp . 3. Tạo ra một hệ thống sổ sách Kế toán gọn gàng, mạch lạc không bị chồng chéo, dễ theo dõi. 4. Đảm bảo cung cấp thông tin về nguyên vật liệu một cách nhanh nhất kịp thời nhất cho việc ra các quyết định quản lý của doanh nghiệp . 5. Việc hoàn thiện phải kết hợp được kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, kế toán tài chính với kế toán quản trị. II - ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM. Qua thời gian nghiên cứu, thực tập tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam, tuy thời gian có hạn nhưng tôi đã tiếp xúc làm việc cùng với ban cán bộ phòng kế toán, đã vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu và nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy có những ưu điểm sau: - Với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy sản xuất kinh doanh của nhà máy, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán ở các phân xưởng và các bộ phận trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toàn riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ thống nhất thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra chứng từ ghi chép, vào sổ cách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phạm vi nhà máy, bộ phận đơn vị của mình, phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ, định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo về phòng kế toán vận hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung tuyệt đối với công tác kế toán của nhà máy, đảm bảo lãnh đạo nhà máy kiểm soát sát sao hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở những thông tin kinh tế do phòng kế toán cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời. - Bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cuả nhà máy là bảo đảm tính thống nhất về phạm vi quản lý, về tổ chức sản xuất quy mô hoạt động. - Về kế toán chi tiết vật liệu: Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song. Hình thức này tạo cho kế toán luôn theo dõi được chính xác, cần thân tứng sự biến đồng về vật liệu. - Nhà máy sử dụng hình thức NK - CT để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô vừa như nhà máy Cơ khí Hồng Nam. - Đặc biệt với đội ngũ kế toán làm việc lâu năm, có trình độ nghiệp vụ vững chắc ham học hỏi, luôn có mục tiêu tìm hiểu các chế độ kế toán mới nhằm bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ của mình, hế lòng tận tâm tận lực với nhà máy là ưu thế lớn nhất của nhà máy Cơ khí Hồng Nam mà không dễ gì các nhà máy khác có được. Tóm lại, qua việc nghiên cứu khái quát chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Cơ khí Hồng Nam có thể nhận thấy rằng: Công tác kế toán nguyên vật liệu tương đối nề nếp, đảm bảo tuân thủ đúng đủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với yêu cầu của nhà máy đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho, tính toán phân bổ, chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. III - MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM. Trong bất kỳ một mặt nào đó, một hoạt động nào đó, bên cạnh những ưu điểm cũng tồn tại song song với nó là những khuyết điểm đã làm hạn chế ưu điểm. Công tác kế toán nguyên vật liệu của Nhà máy Cơ khí Hồng Nam cũng không tránh khỏi hạn chế nhất định. Qua thời gian thực tập tại nhà máy, trên cơ lý luận đã học được trong nhà trường kết hợp với thực tế, tôi thấy việc đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu nhằm từng bước hoàn thiện công tác kế nguyên vật liệu ở nhà máy là rất cần thiết. Nó giúp nhà máy hoạt động có hiệu quả. Dưới đây là những kiến nghị của tôi: 1. Kiến nghị thứ nhất Xây dựng hệ thống danh điểm thống nhất toàn Nhà máy. Do việc đánh số cũng như quy định về danh điểm trong nhà máy chưa thông nhất nên việc kiểm tra đối chiếu và hạch toán cũng như tính giá của kế toán gặp rất nhiều khó khăn. Để hạn chế những nhược điểm đó nhà máy nên xây dựng hệ thống danh điểm thống nhất toàn nhà máy. Trên cơ sở việc phân loại nguyên vật liệu, nhà máy nên đánh số danh điểm cho từng loại, vừa phụ hợp với quy định hiện hành lại vừa lại vừa đỡ nhằm lẫn và nhất là sau này sẽ giúp cho nhà máy rất nhiều nếu sử dụng kế toán máy. Khi đó tên của vật liệu sản xuất là tên của danh điểm. Ví dụ: Với vật liệu chính thì sử dụng TK 152 (1521) sau đó nhóm vật liệu gồm 2 chữ số: 01, 02 thì được đánh trên cơ sở số hiệu của loại vật liệu. Cuối cùng, trong nhóm vật liệu trên căn cứ vào từng thứ, nhóm mà đánh từ 2 đến 3 chữ số. Ta có thể lập sổ danh điểm vật liệu theo mẫu sau: Phụ biểu 1 Ký hiệu Tên vật liệu Quy cách Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Nhóm Danh điểm 1521.01 1521.01 1521.02 1521.03 Thép C45 F200 Thép C45 F200 Thép C45 F200 Thép C45 F200 Kg Kg Kg 4500 4700 4800 1521.02 1521.02.01 1521.02.01 .. Thép L502 x4 Thép L502 x4 Thép L502 x4 .. Kg Kg 4900 5000 1521.03 1521.03.01 1521.03.02 .. Thép hình chữ I 380 Thép hình chữ I 380 .. Kg Kg 5700 5900 .. .. .. Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của nhà máy đặc biệt là để thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán nguyên vật liệu 2. Kiến nghị thứ hai. Do Nhà máy áp dụng hình thức nhật ký- chứng từ cho nên có một số công việc ghi chép trùng lặp không cần thiết dẫn đến hao phí thời gian và tiền của. Khi nhà máy đã có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất thì công tác hạch toán chi tiết vật liệu cần được hoàn thiện như sau: - Ở kho: Hằng ngày nhận được chứng từ về nhập xuất vật liệu thì phân loại ngay các chứng từ đó theo nhóm. Cuối ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất thì ghi vào thẻ kho và tính ra số tồn cuối ngày theo mẫu Phụ biểu 2 Ký hiệu Tên vật tư Quy cách Đơn giá Dư đầu kỳ Tháng7/02 Tháng 8/02 Nhóm Danh điểm S.L T.T SL T.T SL T.T 1521.01 1521.01.01 1521.01.02 . Thép C45 F200 Thép C45 F200 Thép C45 F200 . 4500 4700 . 500 . 1.783 14.585 . - Tại phòng kế toán: theo định kỳ kế toán sẽ xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và nhận chứng từ. Sau đó, kế toán tính giá cho các chứng từ theo giá hạch toán rồi lập phiếu giao nhận chứng từ đồng thời ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Bảng này được mở cho từng tháng số liệu trong sổ nhập xuất tồn dùng để ghi vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bản luỹ kế N - X - T Bản tổng hợp N - X - T Ghi hàng ngày Định kỳ ghi Ghi hàng ngày Chứng từ xuất Định kỳ ghi Phiéu giao nhận Phụ biểu 3 Việc cải tiến lại trình độ hạch toán vật liệu sẽ giảm được thời gian làm việc của kế toán, đồng thời vẫn kiểm tra thường xuyên và có hệ thống đối với thủ kho, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán với việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho, theo dõi kịp thời sự biến động thường xuyên của vật liệu cả về số lượng chủng loại giá thành đảm bảo cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Ví dụ: căn cứ vào chứng từ nhập xuất của loại thép C45F200, trong tháng 6 năm 2002 ta có thể hạch toán như sau: (Tại phòng kế toán) đầu ngày lập phiếu giao nhận chứng từ, các loại phiếu khác được tính kèm với phiếu này để giao cho phòng kế toán. Phụ biểu 4 PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ SỐ 1 Từ ngày 01 đến ngày 09 tháng 06 năm 2002 Nhóm Số chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.01 3 13,14,15,16,18 15.300.000 Chữ ký thủ kho Chữ ký kế toán Kế toán sau khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ thì tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất vật liệu dựa vào đơn giá hạch toán của vật liệu. Sau đó ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu tương ứng. 3. Kiến nghị thứ 3 Nhà máy nên sử dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Thực tế nhà máy đang sử dụng phương pháp hệ số giá. Ưu điểm của phương pháp này là giảm bớt khối lượng công tác kế toán nhưng lại có nhược điểm là không đáp ứng được yêu cầu của kế toán. Để khắc phục nhược điểm đó nhà máy sử dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất x Đơn giá bình quân 4. Kiến nghị thứ 4. Từng bước thực hiện kế toán máy. Do khối lượng công việc của nhân viên kế toán ở Nhà máy cơ khí Hồng Nam nhiều, phức tạp, nên việc lập báo cáo hàng tháng hàng quý gặp rất nhiều khó khăn vất vả. Nhiều khi hoàn thành báo cáo chậm gần một tháng so với kế hoạch trong điều kiện các nhân viên kế toán đã làm hết sức. Để khắc phục tình trạng đó Nhà máy nên từng bước thực hiện kế toán máy, đảm bảo các số liệu cung cấp kịp thời giúp cho giám đốc có kế hoạch sản xuất nhanh chóng. Thứ ba, xuất phát từ vai trò quan trọng và những đặc điểm khác biệt với nguyên vật liệu của công cụ dụng cụ cho nên cần phải theo dõi quản lý riêng, tách biệt nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Ngoài các bảng kê nhập- xuất, kế toán lập thêm sổ theo dõi công cụ dụng cụ. Sổ này có thể đợc thiết kế nh sau: Bảng 26: SỔ THEO DÕI CÔNG CỤ DỤNG CỤ. STT Nơi sử dụng Tên, qui cách Xuất dùng Sử dụng CT SL TT Tỷ lệ phân bổ PB kỳ 1 PB kỳ 2 Báo hỏng, mất SH NT Giá trị cha PB Giá trị thu hồi Bồi thờng Tại từng bộ phận lập sổ theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ. Bảng 27: SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CÔNG CỤ DỤNG CỤ. Bộ phận: Số thứ tự Tên, qui cách Thời gian sử dụng Số lợng sử dụng Số lợng báo hỏng, mất Từ ngày Đến ngày Thứ t, nhà máy phải xác định rõ số lần phân bổ đối với công cụ dụng cụ. Hiện nay, nhà máy thực hiện quyết toán tài chính theo năm nên số lần phân bổ có thể coi là số năm tài chính cần thiết để hạch toán hết chi phí công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất. Còn việc phân bổ chi tiết vào các tháng trong cùng một năm tài chính chỉ có ý nghĩa đối với kế toán quản trị. Với cách phân bổ nh trên, phơng pháp phân bổ 1 lần (tức là phân bổ toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất trong năm xuất dùng) áp dụng đối với những công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dới 1 năm, đợc xuất dùng vào đầu năm hoặc nếu đợc xuất dùng vào giữa năm hay cuối năm thì phải có thời gian ớc tính sử dụng rất ngắn (dới 6 tháng). Phơng pháp phân bổ 2 lần áp dụng đối với những loại công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dới 1 năm nhng đợc xuất dùng vào cuối năm và loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn (nhỏ hơn 5 triệu), thời gian sử dụng trên 1 năm. Khi phân bổ lần 2 phải xác định phần thu hồi và bồi thờng (nếu có). Phơng pháp phân bổ nhiều lần áp dụng đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn (nhỏ hơn 5 triệu). Tại thời điểm xuất dùng phải xác định đợc số lần cần phân bổ. Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng công cụ dụng cụ nhà máy phải thu hồi lại những công cụ dụng cụ bị hỏng. Hằng năm tổ chức bán cùng với các loại phế liệu khác. Phần thu đợc hạch toán vào tài khoản Thu nhập khác. Thứ năm, đối với chế độ. Để tiến đến sự hội nhập về kinh tế, việc xây dựng chuẩn mực kế toán Việt Nam hài hoà với chuẩn mực kế toán quốc tế, phù hợp với đặc điểm Việt Nam là một vấn đề quan trọng. Việc chuẩn mực không qui định phơng pháp giá hạch toán là phù hợp với tiến trình đi lên của các doanh nghiệp có qui mô lớn, vì các doanh nghiệp này có đầy đủ điều kiện áp dụng kế toán máy trong xử lý thông tin (không còn sợ khối lợng công việc quá nhiều vào cuối kỳ). Vì vậy nên chăng chế độ không nên qui định một cách cứng nhắc các phơng pháp hạch toán chi tiết mà cho phép các doanh nghiệp kết hợp linh hoạt giữa các phơng pháp miễn là đảm bảo cung cấp số liệu cho hạch toán tổng hợp kịp thời, đầy đủ, đúng đắn. KẾT LUẬN Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang diễn ra một cách ngày càng gay gắt. Để có thể thắng thế trên thương trường, mỗi doanh nghiệp phải nỗ lực hết mình trên mọi phương diện, phải xây dựng cho mình một phương hướng, chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Trong đó tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu có một vị trí quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và được doanh nghiệp quý trọng bởi: thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, các đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản vật liệu được an toàn, phòng ngừa được các hiện tượng lãng phí, mất mát, thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời góp phần điều chỉnh hợp lý chi phí sản xuất tạo nên sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Nhà máy cơ khí Hồng Nam, tôi đã đi khảo sát thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu và thấy trong thời gian vừa qua Nhà máy cơ khí Hồng Nam đã thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu mặc dù hiệu quả chưa cao. Nhà máy đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu, song vẫn chưa đem lại kết quả tối ưu. Trên cơ sở những kiến thức đã học và qua tìm hiểu thực tế tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất với hy vọng là sẽ góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán nguyền vật liệu tại Nhà máy cơ khí Hông Nam. Qua đề tài của mình, tôi xin bày tỏ sự biết ơn chân thành đến thầy giáo Nguyễnn Quốc Cẩn- người đã nhiệt tình và giúp đỡ tôi rất nhiều trong việc xây dựng và hoàn thiện đề tài. Tôi xin cảm ơn ban lãnh đạo Nhà máy đặc biệt là các cô, chú trong phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch thị trường, phòng tổ chức hành chính đã tạo điều kiện thuận lợi để cho công việc nghiên cứu, khảo sát thực tế của tôi đạt kết quả tốt đẹp Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!. Hà Nội, ngày28 tháng 8 năm 2002 Sinh viên Nguyễn Thị Thu TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình "Kế toán sản xuất" Trường ĐHTM - TS Đặng Thị Hoà 2. Giáo trình "KTTC" Trường ĐH TCKT 3. Giáo trình " Tổ chức hạch toán kế toán" Trường ĐH KTQD 1994 - PTS. Nguyễn Thị Đông 4. Hệ thống dẫn về chứng từ kế toán. - Hướng dẫn về chứng từ kế toán - Hướng dẫn về sổ sách kế toán.