Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu tại Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản

ng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hịên có tình hình tăng giảm và di chuyển tài sản cố định trong doanh nghiệp, lập kế hoạch sửa chữa dự toán chi phí thực tế về sửa chữa tài sản cố định để báo cáo lên cấp trên. - Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán tiền lương nhằm hạch toán chi tiét tổng hợp chi phí theo từng đối tượng, tính giá thành sản phẩm, hạch toán tiền lương và các khoản tính theo lương. Mở sổ chi tiết và tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. - Kế toán tiêu thụ thành phẩm: Tổng hợp chi tiết sản phẩm hoàn thành, nhập kho, tiêu thụ, xác định doanh thu, theo dõi tình hình thanh toán doanh thu với khách hàng, tổ chức ghi sổ chi tiết. - Thủ quỹ: Là người cộng tác với kế toán thanh toán để tổng hợp các chi phí từng ngày, từng tháng, từng quý có trách nhiệm trong quản lý quỹ tiền mặt của trung tâm thực hiện chi thu tiền mặt theo lệnh, chứng từ, tính toán cân đối tiền quỹ đảm bảo phục vụ kinh doanh, ghi sổ quỹ đối chiếu với ké toán thanh toán. Sơ đồ bộ máy kế toán ở Trung tâm Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt kiêm kế toán thanh toán Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thành phẩm Thủ Quỹ Việc tổ chức, thực hiên các chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong trung tâm do bộ máy kế toán đảm nhận, do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phải hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả nhằm cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác phuc vụ công tác quản lý của trung tâm đồng thời phát huy được trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của trung tâm công nghệ phát triển lâm sản : Trung tâm hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quyết định số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14 - 09 - 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo chế độ kế toán này thì đơn vị phải thay đổi một số tài khoản theo hệ thống tài khoản mới cho phù hợp. Trên thực tế thì doanh nghiệp đã tuân thủ theo những quy định đã được sửa đổi, bổ sung như Hệ thống tài khoản kế toán, Hệ thống Báo cáo tài chính, Chế độ chứng từ kế toán, Chế độ sổ sách kế toán. - Hiện nay Trung tâm sử dụng hình thức Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Cụ thể như sau: Để thuận tiện cho việc ghi chép dễ hiểu, đơn giản, thuân tiện cho viêc cơ giới hóa hiện đại hóa công tác kế toán, trung tâm phát triển công nghệ lâm sản đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để hạch toán. Theo hình thưc này thì tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều ghi vào sổ nhật ký và sổ nhật ký chung làm trọng tâm, theo thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế sau đó lấy số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế . Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian . Dưới đây là một số sổ của trung tâm . - Sổ nhật ký thu tiền - Sổ nhật ký chi tiền - Sổ nhật ký mua hàng - Sổ nhật ký bán hàng + Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán nhà nước quy định . + Các thẻ kế toán dùng ghi chép các chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi, nhằm phục vụ yêu cầu, chỉ tiêu, tổng hợp phân tích kiểm tra của các đơn vị . Trinhg tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ,thẻ kế toán chi tiêt Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái (2) (6) (1) (4) (3) (6) (5) (8) (7) (8) Ghi chú: : Ghi cuối ngày : Ghi cuối tháng(quý,năm) : Kiểm tra đối chiếu Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chung như sau : (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ đã được định khoản ghi vào sổ nhật ký chung theo nguyên tắc “Nợ” ghi trước “Có” ghi sau. Một định khoản kế toán có bao nhiêu tài khoản thì ghi vào nhật ký chung bấy nhiêu dòng . (2) Căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan theo từng nghiệp vụ . (3) Riêng những chứng từ liên quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ . (4) Những chứng từ liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi vào sổ chi tiết có kiên quan . (5) Cuối tháng cộng các sổ, thẻ chi tiết để lấy số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết . (6) Cuối tháng cộng sổ cái tài khoản, lấy số liệu trên sổ cái đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. (7) Sổ cái sau khi đối chiếu khớp, đúng được dùng để lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản . (8) Cuối tháng căn cứ vào bản cân đối số phát sinh các tài khoản bảng tổng hợp chi tiết, sổ quỹ để lập báo cáo (bảng cân đôí kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh.....) Phần II Thực trạng công tác kể toán nguyên vật liệu Tại trung tâm phát triển công nghệ lâm sản 2.1. Đặc điểm quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại trung tâm. 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu tham gia vào hoạt động động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đặc điểm là đơn vị sản xuất các loại thuốc bảo quản lâm sản và phòng chống mối nên nguyên vật liệu chính cấu thành sản phẩm là các hoá chất như : CuSO4, Na2SiF6, H3PO4, K2Cr2O7.....sau khi đã được pha chế theo tỷ lệ nhất định và qua một vài khâu trung gian để tạo thành sản phẩm. Chính vì vậy mà tại trung tâm việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải có một chính sách quản lý thích hợp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi. 2.1.2. Chính sách quản lý nguyên vật liệu Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán - tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn nguyên vật liệu, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán nguyên vật liệu. Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu,tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung cấp nguyên vật liệu không kịp thời hoặc gây đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho trung tâm. Do vậy trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu, đúng trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu, cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, tận dụng phế liệu Tóm lại, quản lý vật liệu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. 2.1.3. Phân loại vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành nghiên cứu phát triển và ứng dụng khoa học cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, phục vụ cho kế hoạch quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Trước hết đối với nguyên vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm đó là các loại hoá chất như: CuSO4, Na2SiF6, H3PO4, K2Cr2O7..... Trong lĩnh vực khoa học công nghệ và ứng dụng sinh học các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của sản xuất, các sản phẩm có sự khác nhau về tính chất hoá học. Các vật liệu được pha chế tạo nên sản phẩm của ngành công nghệ chế biến được sử dụng trong khoa học ứng dụng tạo lên sản phẩm như thuốc diệt mối PMC90, PMS 100, thuốc sử lí gỗ XM5, LN5 + Vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác sản xuất, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm: dầu, mỡ, nilon phục vụ cho quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất + Phế liệu: Phế liệu thu hồi: Vỏ bao, nilon. . . 2.1.4. Nguồn mua nguyên vật liệu của trung tâm: Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản có địa bàn hoạt động rộng dải dọc từ Bắc vào Nam nên vật liệu của xí nghiệp chính do trung tâm mua và được bảo quản tại kho của của trung tâm, tuỳ theo yêu cầu của công trình mà vật liệu chính có thể được chuyển vào văn phòng đại diện để thuận tiện cho việc thi công các công trình ở phía nam. Còn đối với vật liệu phụ thì khi nào phát sinh công trình thì bộ phận cử nhân viên đi mua cho từng công trình. Vật liệu của trung tâm được nhập kho theo các nguồn sau: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Vật liệu thừa nhập kho - Phế liệu thu hồi Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài chủ yếu được lấy từ các đơn vị đã có mối quan hệ mua bán lâu dài với doanh nghiệp như sau: - Công ty TNHH hoá nông hợp trí - Công ty TNHH thương mại vật tư cường thịnh - Công ty TNHH an phú ...... Vật liệu của xí nghiệp mua về có thể được thanh toán bằng séc, tiền mặt hoặc ngân phiếu. 2.1.5. Mục đích sử dụng nguyên vật liệu của trung tâm: Do đặc điểm của trung tâm chuyên hoạt động về linh vực khoa học với mục đích nghiên cứu và ứng dụng khoa học, trong lĩnh vực bảo quản lâm sản, phòng chống mối và các côn trùng gây hại khác cho các công trình kiến trúc, di tích văn hoá, chinh vì thế mà nguyên vật liệu của trung tâm la các hoá chất như: CuSO4, Na2SiF6, H3PO4, K2Cr2O7.....để sản xuất thuốc dùng cho nghiên cứu và ứng dụng khoa học. 2.2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại trung tâm: Đánh gía vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Do đặc điểm của vật liệu có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yều cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và hiện có của vật liệu nên trong công tác kế toán cần thiết phải đánh giá vật liệu. Tại Trung tâm Phát triển công nghệ lâm sản, vật liệu chủ yếu là mua ngoài, có một số vật liệu thuê ngoài gia công chế biến và đơn vị tự chế biến. Vật liệu ở Trung tâm được tính theo giá thực tế, cụ thể như sau: 2.2.1 Đối với vật liệu nhập kho: Do trung tâm áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: Giá thực tế vật Giá mua Chi phí Các khoản liệu mua ngoài = ghi trên + thu mua - giảm giá nhập kho hoá đơn (chưa thuế) thực tế hàng trả lại (nếu có) Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói, chi phí bảo hiểm (nếu có), tiền thuê kho, thuê bãi, tiền công tácphí của cán bộ thu mua, hao hụt tự nhiên trong định mức. Ví dụ: Ngày 02 tháng 10 năm 2008, Anh Dũng mua vật liệu CuSo4 của công ty TNHH thương mại vật tư kỹ thuật Cường Thịnh theo Hoá đơn số 0028097 CR/2008B. Khối lượng vật liệu mua về: 1250kg Giá mua trên hoá đơn là : 16.000đ/kg (giá chưa có thuế GTGT) Theo hoá đơn này thì giá thực tế vật liệu nhập kho là: Giá thực tế vật liệu mua ngoài = 16.000đ x 1250kg = 20.000.000,đ. nhập kho 2.2.2 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất kho thuê ngoài chế biến + Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển đi về Ví dụ: Ngày 05/10/2008 Xưởng gia công chế biến An Hoà bàn giao khối lượng sản phẩm vỏ hộp PMC 90 do đơn vị thuê gia công chế biến (chi phí vận chuyển do bên An Hoà chịu) Giá vỏ hộp xuất kho: 4500đ/vỏ Chi phí chế biến: 3.000đ/vỏ Số lượng vỏ được thuê chế biến: 2.500 vỏ Giá thực tế vật liệu nhập kho = 4500 x 2500 + 3.000 x 2500 = 18.750.000đ 2.2.3 Đối với vật liệu xuất kho: Vật liệu được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho Trung tâm áp dụng phương pháp tính giá thực tế vật liệu theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước: Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước. Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhận trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Ví dụ: Ngày 07/10/08 nhập 4.500kg ZnCl2 đơn giá nhập: 16.500đ/kg Ngày 13/10/08 nhập 1.000kg ZnCl2 đơn giá nhập: 16.000đ/kg Ngày 15/10/08 xuất 5000kg ZnCl2 để sản xuất sản phẩm Giá thực tế vật liệu xuất kho = 4.500x16.500+1.000x 16.000 = 90.250.000đ 2.3. Thủ tục xuất - nhập kho. 2.3.1 Đối với vật liệu nhập kho: Khi vật liệu về đến Trung tâm, tại kho cán bộ kỹ thuật chỉ kiểm nghiệm vật liệu chứ không lập biên bản kiểm nghiệm vật liệu. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên và có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Về nguyên tắc mọi vật liệu về đến Trung tâm đều phải làm đủ thủ tục tiếp nhận và nhập kho. Trình tự cụ thể như sau: Khi vật liệu về căn cứ vào hoá đơn của bên bán hàng phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý , hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu về số lượng, chủng loại, chất lượng, đồng thời cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm vật liệu. Sau khi đã đối chiếu kiểm tra thấy đầy đủ hợp lệ, phòng kinh doanh đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên. Tại kho thủ kho căn cứ vào hoá đơn , phiếu nhập kho, kiểm tra số thực nhập và cho nhập kho, 4 liên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người phụ trách cung tiêu, thủ kho. Liên 1: lưu ở phòng kinh doanh vào tập chứng từ gốc. Liên 2: thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho. Liên 3: chuyển cho kế toán vật liệu để ghi vào sổ chi tiết. Liên 4: giao cho người bán dùng để thanh toán. Phiếu nhập sau khi có chữ kí của người giao hàng, thủ kho tiến hành gửi một liên lên phòng kế toán để theo dõi và làm căn cứ ghi sổ kế toán, một liên được thủ kho giữ lại ghi vào thẻ kho số thực nhập. Khi nhận được hoá đơn kèm theo phiếu nhập kho, kế toán định khoản bút toán như sau: Nợ TK 152: Có TK (111,112,331) Để làm thủ tục nhập kho cần phải có hoá đơn GTGT ( gọi là hoá đơn đỏ) của đơn vị bán và kiểm tra chất lượng, định kì hàng tuần thủ kho lên phòng kế toán làm hạch toán kịp thời. Ví dụ: + Khách hàng – Anh Dũng mua 100lít Lentrek 40EC hàng của công ty hoá chất Hoá nông Hợp Trí theo hoá đơn GTGT số 37011 ngày 17/10/2008, giá trị ghi trên hoá đơn là 178.620đ/lít đối với tên hàng hoá: * Lentrek 40EC 100ml 100lít x 178.620 đ + 5%x 17.862.000.đ = 17.870.931đ. ( 5% là thuế suất thuế GTGT) + Khách hàng – Phùng Thế Mạnh mua hàng của công ty TNHH An Phú theo hoá đơn giá trị gia tăng số 0079131 HL/2008B ngày 18/10/2008, giá trị trên hoá đơn như sau: 1000kg CuSo4 (Đài Loan) giá 21,785đ/kg và 400kg Axít Boric giá 10.500đ/kg,với ( 5% là thuế suất thuế GTGT) * CuSo4 (Đài Loan) 1000kg x 21.785đ + 5%x 21.785.000đ = 22.874.250đ ( 5% là thuế suất thuế GTGT) * Axit Boric 400kg x 10.500đ + 5%x4.200.000 = 4.410.000đ Chi phí vận chuyển bốc dỡ do công nhân chịu Trích số liệu chứng từ nhập kho vật liệu, hoá đơn giá trị gia tăng. Khi có các phiếu nhập kho, kế toán cần phải làm các thủ tục định khoản các bút toán sau : a- Đối với trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, kế toán sẽ định khoản Nợ TK 152 Nợ TK 133(13312) Có TK (331,111,112) Ví dụ Trong trường hợp đối với sản phẩm là CuSo4 kế toán định khoản: Nợ TK 152 : 21.785.000đ Nợ TK 133 : 21.785.000*5% = 1.089.250đ Có TK 331: 22.874.250đ -Với Axit Boric : Nợ TK 152 : 4.200.000đ Nợ TK 133: 2.10.000 đ Có TK 331: 4.410.000đ b - Đối với trường hợp hoá đơn về, hàng chưa về thì hàng hoá cho vào TK151 – Hàng mua đang đi đường. Ví dụ: Ngày 24/09/2008 Anh Dũng mang hoá đơn mua hàng của công ty Cường Thịnh về nhưng hàng hoá chưa về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 151: 20.000.000đ Nơ TK 113: 1.000.000đ Có TK 331: 21.000.000đ Đến ngày 02/10/2008 hàng hoá về nhập kho, kế toán ghi Nợ TK 152: 20.000.000đ Có TK 151: 20.000.000đ Biểu số 1: Hoá đơn bán hàng Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Hoá đơn (GTGT) AE/2008B Liên 2( Giao cho khách hàng ) 0078899 Ngày 24/09/2008 Đơn vị bán hàng: Cty TNNHH thương mại vật tư kỹ thuật Cường Thịnh Địa chỉ : Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội Số tài khoản: Điên thoại : Mã số: Họ và tên người mua hàng : Lai Đức Dũng Đơn vị : Trung tâm Phát triển công nghệ Lâm sản Địa chỉ : Âu Cơ -Tứ Liên – Tây Hồ – Hà Nội: Số tài khoản:.. Hình thức thanh toán : Séc, tiền mặt MS: stt Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền a B c 1 2 3=1x2 CuSO4 kg 1250 16.000 20..000.000đ Cộng tiền hàng : 20.000.000đ Thuế suất GTGt : 5%, Tiền thuế GTGT 1.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 21.000.000đ Số tiền viết bằng chữ : Hai mươI mốt triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên ) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2: Phiếu nhập kho. Mẫu số: 01 - VT Đơn vị: TTPTCNLS phiếu nhập kho theo QĐ: số 48/2006/Q Địa chỉ: Tây Hồ – Hà Nội ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính Ngày 02 tháng 10.năm 2008 Nợ : 152 Số: 110 Có : 331 - Họ tên người giao hàng : Lai Đức Dũng - Theo HĐ số .. ngày .. tháng năm 2008 của công ty TNHH thương mại vật tư kỹ thuật Cường Thịnh - Nhập tại kho: Thường Tín – Hà Tây Số T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 CuSo4 kg 1250 12.50 16.000 20.000.000 Cộng 20.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ):Hai mươi triệu đồng chẵn. Nhập, ngày 02 tháng 10 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Biểu số 3: Phiếu xuất kho. Mẫu số: 01 - VT Đơn vị: phiếu xuất kho theo QĐ: 48/2006/Q Địa chỉ: ... ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính Ngày 05 tháng 10 năm 2008 Nợ : Số: Có : . - Họ tên người nhận hàng : Kho K1 - Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm - Xuất tại kho: Thường Tín – Hà Tây Số T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 CuSo4 kg 500 500 16.000 8.000.000 Cộng 8.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Tám triệu đồng chẵn. Xuất, ngày 05 tháng 10 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) 2.3.2. Đối với vật liệu xuất kho: NVL sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất hoặc quản lý sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu các phân xưởng , bộ phận sản xuất làm phiếu xin lĩnh vật liệu gửi lên phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tuỳ thuộc vào tình hình hiện có và kiểm tra việc sử dụng vật liệu sẽ viết phiếu xuất vật liệu. Phiếu xuất kho được lập làm 4 liên. Liên 1: lưu ở phòng kinh doanh. Liên 2: thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho Liên 3: chuyển cho kế toán vật liệu để ghi vào sổ chi tiết Liên 4: bộ phận sử dụng vật liệu giữ. 2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại trung tâm: Yêu cầu cần thiết của công tác quản lí vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu xí nghiệp đã đáp ứng được yêu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại và giá trị. Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập- xuất vật liệu, chứng từ kế toán là bằng chứng sát thực, cơ sở pháp lí để ghi sổ kế toán. Tại trung tâm kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4 Thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đốii chiếu kiểm tra 2.4.1. Tại phòng kế toán Định kì thủ kho gửi các phiếu nhập, xuất vật tư và thẻ kho lên cho kế toán phụ trách. Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu cả về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi loại vật liệu dược ghi trên từng tờ sổ. Ngày mở sổ là ngày đầu tiên của năm, ngày ghi sổ là ngày kế toán tập hợp được các phiếu nhập, xuất kho thường là ngày cuới mỗi tháng. Căn cứ vào các phiếu nhập do thủ kho chuyển lên kế toán ghi số lượng nhập vào cột số lượng, còn cột giá trị kế toán NVL căn cứ vào bảng tổng hợp ghi có TK 111, ghi có TK 112, ghi có TK 131, ghi có TK 331 với các chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng Chi phí vận chuyển để ghi số tiền theo giá nhập thực tế (bảng kê ghi có TK 111, 112 do kế toán tổng hợp đưa sang, bảng kê ghi có TK 331 do kế toán theo dõi). Mỗi phiếu nhập kho được ghi thành một dòng trên sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL được mở cho từng loại vật tư. Trên sổ chi tiết NVL, kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp ghi có TK 111, 112, 131, 331 để ghi vào cột thống kê đối ứng với cột giá trị. đòng thời ghi vào sổ chi tiét thanh toán với người bán. Trong tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kết toán chi tiết vật liệu vào sổ chi tiết vật liệu ở cột lương. Đến cuối tháng, mới tính giá thực tế theo giá đích danh. Mỗi loại NVL kết toán mở mở mọt tờ chi tiết NVL riêng biệt để theo dõi sổ được mở cho cả năm. Kết toán ghi chép và phản ánh tình hình xuất --nhập tồn kho của vật tư cả về số lượng và giá trị, sau đó tính ra tổng số lượng xuất và số tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho. Trích sổ chi tiết nguyên vật liêu Sổ chi tiết nguyên vật liệu ( sản phẩm, hàng hoá ) Đơn vị: Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản Năm 2008 Tài khoản: 152 nguyên liệu, vật liệu Tên kho: kho I Tên, quy cách nguyên vật liệu ( sản phẩm, hàng hoá ): hoá chất CuSO4 Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT đ/ứng giá SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 110 02/10 Nhập CuSO4 331 16.000 1250 20.000.000 .. 1250 20.000.000 137 05/10 Xuất vật tư 621 16.000 500 16.000.000 . . .. .. . .. 115 18/10 Nhập vật tư 331 21.785 1000 22.874.250 2.4.2. Tại kho: Thẻ kho được thủ kho sử dụng để ghi chép về mặt số lượng tình hình nhập - xuất - tồn tại kho vật tư. Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư và tuỳ theo số lượng nghiệp vụ phát sinh mà mỗi thẻ kho có thể được lập một hay nhiều tờ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan. Sau khi ghi thẻ kho, tuỳ theo số lượng chứng từ nhập, xuất, hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã ghi Thẻ kho cho phòng kế toán để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Sau đây là thẻ kho vật liệu: Biểu số 8 Đơn vị: TTPTCNLS Mẫu số 06: VT Thẻ kho Ngày lập 31/10/2006 Tờ số 147 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: CuSO4 Đơn vị tính: kg Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số liệu Nhập Xuất Tồn 1 110 02/10 A. Dũng nhập vật liệu 02/10 1.000 1.000 2 137 05/10 Xuất vật tư sx XM5 15/10 500 500 3 115 18/10 A. Mạnh nhập VT 18/10 1.500 2000 Cộng 2.500 500 2.000 2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại trung tâm phát triển công nghệ lâm sản: 2.5.1. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán vật liệu tại trung tâm công nghệ lâm sản. ở trung tâm phát triển công nghệ lâm sản đang sử dụng TK152 để hạch toán Nguyên vật liệu . Đối với các nghiệp vụ nhập vật tư, xí nghiệp sử dụng các tài khoản liên quan: TK111 - Tiền mặt TK112 - Tiền gửi ngân hàng TK311 - Phải trả cho người bán Đối với các nghiệp vụ xuất vật tư, xí nghiệp sử dụng các tài khoản: TK621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sổ kế toán : Đối với vật liệu nhập kế toán sử dụng các sổ: Sổ chi tiết TK331 - Phải trả cho người bán . Sổ tổng hợp TK152 - Nguyên liệu, vật liệu . Đối với vật liệu xuất kế toán sử dụng sổ: Sổ tổng hợp TK152 - Nguyên liệu, vật liệu 2.5.2. Quy trình ghi sổ tổng hợp. 2.5.2.1 kế toán tổng hợp nhập NVL a - Đối với vật liệu về nhập kho Trung tâm từ nguồn mua ngoài. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- từ khoản 311 "phải trả cho người bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với từng người bán của Trung tâm. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 10 năm 2008, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. + Ngày 20/10/2008 Trung tâm nhập kho vật liệu chính (CaSo4) của Công ty Hoá nông hợp trí theo phiếu nhập kho số 110 ngày 20/10/2008 trị giá 19.200.000đ kèm theo hoá đơn số 0028097 CR/2206B ngày 19/10/2008 số tiền 19.200.000đ (thuế VAT 5%). Căn cứ 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 Nợ TK152: 18.240.000đ Nợ TK133: 960.000đ Có TK 331: 19.200.000đ + Ngày 23/10/2008 Trung tâm nhận giấy báo nợ của Ngânh hàng công thương Ba Đình ngày 23/10/2008 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho Côngty hoá nông hợp trí, số tiền ghi nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK331 19.200.000đ Có TK 112 19.200.000đ b - Trường hợp Trung tâm mua vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hoá đơn ngày 24/10/2008, số 0037156QC/2008N cho Trung tâm, đơn vị đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hoá đơn là 8.034.665đ. Căn cứ hoá đơn kế toán ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 (gồm VAT 5%). Nợ TK152: 7.652.062đ Nợ TK 133: 382.603đ Có TK 111: 8.034.665đ c - Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên để mua vật liệu: Trường hợp này kế toán không được hạch toán vào tài khoản 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp công ty mua vật liệu thanh toán trực tiếp. Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết- TK331 theo các định khoản trên. Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 10/2008. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán. Mẫu số 09 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 10/2008 Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Công ty TNHH Hoá nông hợp trí Loại vật tư: CaSo4 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 20.000.000 110 20/10/08 Nhập vật liệu CaSo4 152 133 18.2400.000 960.000 39.200.000 23/10/08 Thanh toán tiền vật tư 112 19.200.000 20.000.000 115 24/10/08 Nhập vật tư CaSO4 152 133 7.652.062 352..603 28.034.665 24/10/08 Thanh toán tiền vật tư 111 8.034.665 20.000.000 Cộng 27.234.665 27.234.665 Tồn cuối kỳ 20.000.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị d - Đối với NVL về nhập kho thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được lập giữa bên A (đại diện Trung tâm) và bên B (xưởng nhập gia công) kèm theo các phiếu nhập kho của đơn vị nhận gia công để bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với trường hợp hàng mua về nhập kho nghiệp vụ này được thể hiện qua hợp đồng kinh tế sau: Hợp đồng kinh tế Hôm nay ngày 25/10/2008 Đại diện bên A: Trung tâm Phát triển công nghệ lâm sản Đại diện bên B: Xưởng gia công chế biến An Hoà - Hà Nội Địa chỉ: 1148 Đường Láng Hai bên cùng thoả thuận kí kết hợp đồng với những điều khoản sau: Nội dung hợp đồng: - Điều 1: Gia công vỏ hộp PMC 90 - Điều 2: Bảng kê mặt hàng (khối lượng hàng hoá) Gia công chi tiết vỏ hộp PMC 90. Đơn giá chi tiết 2500, số lượng 2000. Thành tiền 2000 cái x 2.500đ = 5000.000đ (giá chưa bao gồm thuế VAT) Vậy giá trị hợp đồng là : 5.000.000đ Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn. (Khi kết thúc hợp đồng theo thời hạn bên B viết một hoá đơn kiêm phiếu xuất kho). Khi hàng về nhập kho, người nhận hàng mang hoá đơn đến phòng vật tư viết phiếu nhập. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu nhập kho số 119 ngày 26/10/2008, kế toán ghi sổ nhật ký chung và sổ cái TK152 Nợ TK152: 5.000.000 Nợ TK 133: 500.000 Có TK 111: 5.500.000 e - Hàng mua về thừa so với hoá đơn: Nợ TK 3381 40.000 đ Có TK 1522 40.000 đ Ngày 26/10/2008, ông Trần Anh Tuấn mua bột axít và bột phun khô ( HĐ số 12436), trị giá là 1.200.000 đ, thuế GTGT là 5%. Nhưng khi đem về nhập kho thấy thừa so với hoá đơn, giá trị của số hàng thừa là 40.000 đ. Sau này, số thừa được Trung tâm mua lại luôn. Khi hàng về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 1240.000 đ Nợ TK 133 60.000 đ Có TK 111 1.300.000 đ Có TK 338 40.000 đ Số hàng thừa được Trung tâm mua lại: Nợ TK 338 40.000 đ Có TK 152 40.000 đ f - Hàng mua về thiếu so vói hoá đơn: Căn cứ hoá đơn số 76459 ngày 27/10/2008, ông Nguyễn Việt Hưng mua hoá chất , K2Cr2O7 100kg trị giá là 21.792.500đ, giá chưa có thuế GTGT (Thuế suất thuế GTGT 5%). Khi đem về nhập kho thì phát hiện thiếu so với giá trị ghi trên hoán đơn là 523.210đ. Nguyên nhân được xác định là do đơn vị bạn giao thiếu. Kế toán ghi: Nợ TK 152 21.269.290 đ Nợ TK 138 523.210 đ Nợ TK 133 1.063.465 đ Có TK 331 22.855.965 đ Nguyên nhân do đơn vị bạn giao thiếu Nợ TK 1388 523.210 đ Có TK 1381 523.210 đ h - Phế liệu thu hồi từ sản xuất: Đối với phế liệu phát sinh trong quá trình sản xuất như nilon dùng đóng túi, bột axit... nhập lại kho nguyên vật liệu, sau đó đem bán thu tiền về. Giá trị nguyên vật liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. Ngày03/11/2008, số giấy phế liệu thu hồi được là 2.236.500 đ Định khoản: Nợ TK 152 : 2.236.500 đ Có TK 631 : 2. 236.500 2.5.2.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Vật liệu của Trung tâm được xuất dưới hai hình thưc : vật liệu xuất nhập thẳng và xuất qua kho. a - Xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất: Ngày 05/11/2008 xuất kho 500kg CuSo4 với gía là 16000đ/kg cho tổ sản xuất I .Trong đó có 200kg CuSo4 với giá 16.500 đ/kg.Do tại trung tâm áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước nên tổng gía trị thực tế của 500kg CuSo4 được tính như sau: Tổng gía tực tế xuất kho = 300 x 16.000 + 200 x 16.500 =8.100.000đ Kế toán ghi vào sổ: Nợ TK 154: 8.100.000đ Có TK 152 : 8.100.000đ b - Xuất nguyên vật liệu dể sản xuất thử: Ngày 12/11/2008 xuất vật liệu Lentrek để sản xuất dd Chlorpyrifos trị giá là 5.628.572đ Nợ TK 154: 5.628.575 Có TK 152: 5.628.575 c - Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho việc bán hàng: Ngày 14/11/2008 xuất túi dung gói nilon bọc thuốc giá trị 78.500đ. Nợ TK 642: 78.500đ Có TK 152: 78.500đ Trích sổ nhật ký chung tình hình Nhập – Xuất nguyên vật liệu Đơn vị: TTPTCN Lâm sản Tháng 10 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số trang trước chuyển sang 110 2/10 Anh Dũng nhập CuSO4 152 20.000.000 Thuế GTGT 133 1.000.000 Thanh toán tiền NVL 331 21.000.000 .. ..... .. .. .. 135 05/10 Xuất kho NVL 621 11.250.00 Vỏ hộp 152 11.250.000 .. . . 139 7/10 Nhập NVL ZnCl2 152 74.250.000 Thuế GTGT 133 3.712.500 Thanh toán tiền NVL 331 77.962.500 . .. . . .. .. 136 13/10 Nhập kho ZnCl2 152 16.000.000 Thuế GTGT 133 800.000 Thanh toán tiền NVL 331 16.800.000 .. .. .. 141 15/10 Xuất NVL ZnCl2 621 90.250.000 Xuất kho NVL 152 90.250.000 .. . . . . . 145 17/10 Nhập NVL Lentrek 152 17.862.000 Thuế GTGT 133 893.100 Thanh toán tiền NVL 331 18.755.100 147 18/10 Nhập NVL CuSO4 152 21.785.000 Thuế GTGT 133 1.089.250 Thanh toán tiền NVL 331 22.874.250 18/10 Nhập NVL Axit Boric 152 4.200.000 Thuế GTGT 133 210.000 Thanh toán tiền NVL 331 4.410.000 . .. .. . .. . . 151 20/10 Nhập CaSO4 152 18.240.000 Thuế GTGT 133 960.000 Thanh toán tiền NVL 331 19.200.000 . .. .. . . 159 23/10 Thanh toán tiền NVL 331 19.200.000 Tiền mặt 111 19.200.000 160 24/10 Mua NVL nhập kho 152 7.652.062 Thuế GTGT 133 382.603 Thanh toán tiền NVL 331 8.034.665 25/10 Mua NVL nhập kho 152 5.000.000 Thuế GTGT 133 500.000 Thanh toán tiền NVL 331 5.500.000 26/10 Nhập kho axít 152 1.240.000 Thuế GTGT 133 60.000 Thanh toán NVL 111 1.300.000 Cộng chuyển sang trang sau 316.536.515 316.536.515 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Sổ cái Năm 2006 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu tài khoản: 152 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Tài khoản Đ/Ư Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang 20/10 110 2/10 Mua NVL nhập kho 331 21.000.000 135 5/10 Nhập kho vỏ hộp 331 18.750.000 15/10 Xuất kho NVL 621 90.250.000 17/10 Nhập kho Lentrek 331 17.870.931 18/10 Nhập kho CuSO4 331 22.874.250 25/10 20/10 Nhạp kho CaSO4 331 19.200.000 .. .. .. 14/11 Xuất NVLphuc vu bán hàng 642 78.500 . . .. .. Cộng chuyển sang trang sau 99.773.681 90.250.000 Ngày.. tháng .. năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phần III Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Tại trung tâm phát triển công nghệ lâm sản 3.1 Nhận xét về công tác kế toán NVL tai Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản: * Ưu điểm: Cùng với sự quan tâm và giúp đỡ của Viện khoa học kỹ thuật Lâm nghiệp và Hội khoa học kỹ thuật Lâm nghiệp Việt Nam, Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản đã phát huy được truyền thống bảo đảm chất lượng và giá thành, nên uy tín trên thị trường và đối với khách hàng ngày càng lớn mạnh. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo Trung tâm trong việc quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của Trung tâm được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng. Hiện nay, trung tâm đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của đơn vị. Phòng kế toán đã sớm áp dụng thử nghiệm chế độ kế toán mới vào công tác kế toán, hiện Trung tâm đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của Trung tâm được lập đẩy đủ theo qui định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Với công tác hạch toán vật liệu, kế toán đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng tháng, từng quí rõ ràng. Một năm Trung tâm hạch toán vào 4 quí, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu của đơn vị. - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin - Trung tâm đang sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu, cách đánh gía này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán.Vật liệu của xí nghiệp khi mua về nhập kho là kế có thể tính ngay đến trị gía thực tế của số vật liệu đó. Do đó việc sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. *Nhược điểm: Do địa bàn hoạt động của Trung tâm rộng, việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép xử lý thông tin chưa nhiều, khi đó việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không được kịp thời, vì vậy hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung có nhược điểm lớn. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu đang áp dụng ở trung tâm là phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở trung tâm hàng ngày nhưng đơn vị không sử dụng giá hạch toán nên kế toán chi tiết sử dụng hình thức ghi thẻ song song. Việc ghi chép ở phòng kế toán thường được tiến hành vào cuối tháng. Do đó làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản: 3.2.1- Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho Để đơn giản công việc hạch toán NVL hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về NVL, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho NVL theo giá hạch toán. Giá hạch toán Số lượng Đơn giá nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x hạch nhập (xuất) nhập (xuất) toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Xác định hệ số giá của từng loại nguyên vật liệu: Hệ Giá TT NVL tồn đầu kỳ + Giá TT NVL nhập trong kỳ số = giá Giá HT NVL tồn đầu kỳ + Giá HT NVL nhập trong kỳ Xác định giá thực tế NVL xuất trong kỳ: Giá thực tế Giá hạch toán Hệ NVL xuất = NVL xuất x số trong kỳ trong kỳ giá Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thể hiện thông qua bảng sau: Tính giá thành thực tế NGUYêN VậT LIệU, CCDC Tháng..... năm..... Chỉ tiêu TK152 - Nguyên liệu, nguyên vật liệu TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nguyên liệu, vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 2 3 4 5 6 7 I. Tồn kho đầu tháng II. Nhập kho trong tháng III. Tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng (I+II) IV. Hệ số giá V. Xuất dùng trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng 3.2.2- Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp hạch toán chi tiết NVL mà trung tâm đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý NVL. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại có tính trùng lắp. Hiện nay, tại cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt hiện vật và kế toán vật tư còn phải theo dõi cả về mặt giá trị. Thêm vào đó, hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho NVL trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Để khắc phục tình trạng trên, Trung tâm nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư nhưng kế toán thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị thì chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi. Do vậy, Trung tâm sẽ tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp Thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư công việc hạch toán được tiến hành như theo sơ đồ sau: Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL Sổ số dư Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định Đối chiếu, kiểm tra Theo phương pháp Sổ số dư, Thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của doanh nghiệp có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm nguyên vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại nguyên vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Mẫu phiếu giao nhân chứng từ : Phiếu giao nhận chứng từ Sổ danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền điểm NVL chủng loại vật tư Số NT lượng giá Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm nguyên vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại nguyên vật liệu. Ghi Sổ số dư xong thủ kho chuyển giao Sổ số dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số dư Trung tâm nên lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn. Mẫu Sổ số dư Sổ số dư Tháng....năm.... Kho:............. Danh điểm Tên, chủng loại quy cách vật tư Đơn vị tính Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 Thấp nhất cao nhất SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Xác nhận của kế toán Nhân viên kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ. Nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất nguyên vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá nguyên vật liệu của kế toán tổng hợp. Mẫu Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật tư Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Tháng......năm ...... Nhóm Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Ghi chú Vật liệu Từ ngày.... Đến ngày... Từ ngày... Đếnngày... Từ ngày... Đến ngày.. Từ ngày.. Đến ngày. 3.2.3- Về việc sử dụng Tài khoản :   - Hàng năm, giá trị NVL tồn kho không phải là nhỏ như Trung tâm không thực hiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, hàng năm Trung tâm nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: a, Mức dự phòng cần phải lập. Số dự phòng cần phải lập dựa trên số lượng của mỗi loại NVL tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng NVL Số lượng Mức chênh lệch cần phải lập cho = NVL x giảm giá niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại Chênh lệch giá trên sổ kế toán = Giá trị vật tư, hàng hoá thực tế ngày 31/12/N - Giá trị vật tư, hàng hoá b, Tài khoản sử dụng: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này được dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. c, Trình tự hạch toán: Vào cuối niên độ kế toán năm N, doanh nghiệp tiến hành xác định mức dự phòng cần trích lập cho năm tiếp theo, so sánh với số dư hiện có của TK 159 để xác định số dự phòng cần trích bổ sung hoặc hoàn nhập. Việc xác định số dự phòng cần lập có thể được thực hiện theo mẫu sau đây: Mẫu Bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho Năm N + 1 STT Loại hàng tồn kho Số danh điểm Số lượng Giá ghi sổ Giá thị trường ngày 31/12/N Số cần lập dự phòng Cộng kết luận Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Trung tâm là một tất yếu. Nhất là trong môi trường kinh tế cạnh tranh hiện nay, việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hao hụt, mất mát lãng phí nguyên vật liệu. Qua một thời gian thực tập tại Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản, em nhận thấy Trung tâm đã tổ chức sắp xếp và từng bước đưa công tác quản lý và kế toán NVL đi vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên đề tài này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo trong khoa. Qua đây em xin chân thành cảm ơn Th.S. Nguyễn Thị Thu Liên và các cán bộ kế toán Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 03 năm 2009 Sinh viên Thân Ngọc Dũng mục lục