Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại VIC

thủ kho sẽ tổ chức giám sát công nhân lấy nguyên vật liệu trong kho theo yêu cầu. BIỂU SỐ 02: Mẫu phiếu xuất kho bột cá cho sản xuất Đơn vị: Công ty TNHH TM VIC Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ Số 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/03/2007 Họ tên người nhận hàng: Máy số 1-Tổ 1(Thái) - nghiền Lý do xuất: Sản xuất bán thành phẩm 151 tổ Thái Xuất tại kho: Kho nguyên liệu số 2 (Phán) Nhập tại kho TP: BTP-ĐĐ 151 Số lượng nhập kho: 36378 Kg Số 2224 Nợ: 621 Có: 1521 TT Tên nhãn hiệu, quy cách SPVTHH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (triệu) Yêu cầu Thực xuất 1 Bột cá bổ sung NLNNTHO003 Kg 360.000 11.000 3.960 2 Bột cá Malai NLNNTHO002 Kg 420.000 17.000 7.140 Cộng 11.100 Bằng chữ: Mười một tỷ, một trăm triệu đồng Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho BIỂU SỐ 03: Phiếu nhập kho thuốc CuSO4 Đơn vị: ĐVCS1 Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Niệm-Lê Chân-Hải Phòng Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ Số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01/03/2007 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM Vạn Phúc Nhập tại kho: Kho thuốc (Thanh) Số: KHHUO 0001 Nợ: 1521 Có: 331 TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VLSPHH Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập 1 CuSO4 NLTNTHUO003 Kg 18.000 14385,7 257.142.600 Cộng tiền hàng 257.142.600 (Bằng chữ: Hai trăm năm bảy triệu một trăm bốn hai nghìn sáu trăm đồng) Thủ trưởng ĐV Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho BIỂU SỐ 04: Hoá đơn GTGT của phiếu nhập kho thuốc CuSO4 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 01/03/2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vạn Phúc Địa chỉ: Quận Hồng Bàng-Hải Phòng Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH TM VIC Địa chỉ: Cụm công nghiệp Vĩnh Niệm-Hải Phòng Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0200358184 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 CuSO4 Kg 18.000 14385,7 257.142.600 Cộng tiền hàng 257.142.600 Thuế suất GTGT: 10% 25.714.260 Tổng tiền thanh toán 282.856.860 Bằng chữ: (Hai trăm tám hai triệu, tám trăm năm mươi sáu nghìn tám trăm sáu mươi đồng) + 1 liên: Giao cho người giao hàng (trường hợp nhập nguyên liệu trong nước) + 1 liên: Thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào các sổ nhập, xuất và tổng hợp nguyên vật liệu. + 1 liên: Thủ kho chuyển vào phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ BIỂU SỐ 05: Biên bản kiểm kê nguyên liệu tháng 3 của kho 2. UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG CTY TNHH TM VIC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN LIỆU Hôm nay, ngày 25 tháng 03 năm 2007 vào lúc 17h tại kho 2 Chúng tôi gồm: 1, Bà Vũ Thị Len : Kiểm soát viên 2, Bà Phạm Thị Hường : Kế toán kho 3, Bà Trần Thị Hà : Thủ kho Tiến hành kiểm kê lô hàng: Cá Malai Tổng nhập từ ngày (Kg) Tổng xuất từ ngày (Kg) Tổng sổ sách hết ngày (Kg) kế hoạch thực tế hết ngày (Kg) Chênh lệch số dư (Kg) Chênh lệch hao hụt (Kg) 03/03/07 20/03/07 25/03/07 Chúng tôi cùng thống nhất với số lượng hàng của nguyên liệu trên. LÃNH ĐẠO PHÂN XƯỞNG LÃNH ĐẠO CÔNG TY Ý kiến lãnh đạo công ty KẾ TOÁN KIỂM SOÁT THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG Sau khi biên bản được lập xong thì chuyển tới ban giám đốc có ý kiến chỉ đạo BẢNG SỐ 03: Bảng chứng từ tổng hợp tháng 3 của kho 2 BẢNG CHỨNG TỪ TỔNG HỢP (Kho 2) Tháng 3 năm 2007 TT Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập (Tấn) Số lượng xuất (tấn) Số hiệu Ngày tháng 1 PN001/3 03/03 Nhập sắn lát 500 2 PN002/3 05/03 Nhập cá bổ sung 500 3 PN002/3 05/03 Nhập kho cá Malai 500 4 PN003/3 08/03 Nhập kho cá bổ sung 200 5 PX2219 10/03 Xuất sắn lát bán 20 6 PX2220 12/03 Xuất cá bổ sung sx BTP-HHV17 30 7 PX2220 12/03 Xuất sắn lát sx BTP-HHV17 50 8 PX2221 14/03 Xuất cá bổ sung sxBTP-HH117 70 9 PX2221 14/03 Xuất sắn lát sx BTP-HH117 100 10 PX2222 15/03 Xuất cá bổ sung bán 50 11 PX2223 15/03 Xuất sắn lát sx BTP ÔT-SH9 20 12 PX2223 15/03 Xuất cá bổ sung sx BTP ÔT-SH9 50 13 PX2224 20/03 Xuất sắn lát sx BTP 151 300 14 PX2224 20/03 Xuất cá Malai sx BTP 151 420 15 PX2224 20/03 Xuất cá bổ sung sx BTP 151 360 Cộng 1.700 1.650 2.5 Hệ thống sổ sách Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán Công ty trong việc quản lý vật tư mà ở đó thủ kho có trách nhiệm quản lý về mặt số lượng còn kế toán kiểm soát cả về mặt số lượng và giá trị. Công việc hạch toán chi tiết là công việc khá phức tạp đòi hỏi phải phản ánh kịp thời, đầy đủ về mặt hiện vật và giá trị trong quá trình kiểm soát các loại nguyên vật liệu. Quá trình nhập xuất tại Công ty diễn ra rất thường xuyên liên tục nên hiện tại Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. 2.5.1 Tại kho Tuy đã áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nhưng dưới kho thủ kho vẫn chưa mở thẻ kho để theo dõi chi tiết từng nguyên vật liệu mà sử dụng các loại sổ sau: * Sổ nhập nguyên vật liệu: Dùng để ghi các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày. Sổ thường theo dõi về các chỉ tiêu như: Số lượng bao, số cân cảng, số cân công ty. Sổ này thường ghi chép ban đầu các nghiệp vụ nhập kho, các nguyên vật liệu mua từ nước ngoài. * Sổ xuất nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu. Trên sổ theo dõi về số lượng xuất, lý do xuất, cân công ty, số lượng bao. * Sổ nhật ký theo dõi lượng nhập của các lô hàng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ này, sổ sẽ theo dõi chi tiết hàng ngày lượng nhập của các loại nguyên liệu trong và ngoài nước, sổ theo dõi về số chứng từ, ngày nhập, số lượng nhập, * Sổ tay cập nhật xuất hàng ngày Theo dõi lượng xuất gồm số chứng từ ngày xuất, số lượng xuất, lí do xuất, Sổ sẽ được ghi dựa trên phiếu xuất kho. * Sổ tổng hợp nguyên vật liệu Sổ được mở theo dõi từng kho và từng thứ nguyên liệu trong kho.Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho ghi lượng nhập-xuất vào sổ tay cập nhật nhập xuất hàng ngày và sổ nhật ký theo dõi lượng nhập của các lô hàng. Đồng thời cũng ghi số liệu vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Sổ được mở mỗi trang cho một tháng, cho một kho và các cột gồm các nguyên vật liệu thuộc kho đó. Định kỳ khoảng 10 ngày một lần thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán vật tư. Cuối tháng sẽ làm báo cáo “Tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu”. *Biểu mẫu một số trang sổ BIỂU SỐ 07: Trích mẫu một trang sổ tổng hợp NVL tại kho 2 SỔ TỔNG HỢP NVL (Kho 2) Tháng 03 năm 2007 NHẬP XUẤT TT Khô đậu Achentina Cá bổ sung (Tấn) Khô đậu Ấn (Tấn) Sắn lát (tấn) TT Khô đậu Achentina Cá bổ sung (Kg) Khô đậu Ấn (Kg) Sắn lát (Tấn) 1 1 300 2 2 20 3 500 500 3 . Cộng Cộng Biểu số 08: TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 03/2007 Kho số 2: Phán STT Diễn giải Dư đầu kỳ (kg) Nhập trong kỳ (kg) Xuất về VIC (Kg) Xuất bán, vay, khác (kg) Tồn cuối (Kg) 1 Sắn lát 20.000 500.000 470.000 20.000 30.000 2 Cá bổ sung 0 700.000 510.000 50.000 140.000 3 Cá Malai 20.000 500.000 420.000 0 100.000 Cộng 40.000 1.700.000 1.400.000 70.000 270.000 Hải Phòng, ngày 31 tháng 03 năm 2007 PTPX Thủ kho Kế toán 2.5.2 Tại phòng kế toán * Cách thức làm việc của kế toán Định kỳ khoảng 3 ngày kế toán sẽ xuống dưới kho để kiểm tra việc ghi chép đồng thời nhận và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó phân loại vật liệu và tiến hành nhập vào máy theo từng nghiệp vụ. Tại màn hình giao diện chính chọn mục nhập dữ liệu, màn hình nhập nguyên vật liêu hiện ra. Tại ô loại chứng từ ta có thể chọn các phiếu nhập, phiếu xuất. Khi cập nhật dữ liệu trên máy kế toán nhập số hiệu của chứng từ, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và nội dung của chứng từ theo các nội dung cài đặt sẵn trên màn hình. Đối với vật liệu nhập kho, kế toán nhập số lượng, đơn giá, đơn vị khách hàng, sau đó máy sẽ tự động tính thành tiền. Đối với nghiệp vụ xuất kho kế toán nhập số liệu xuất, xác định đối tượng chi phí, đơn giá xuất máy sẽ tư động tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Sau khi cập nhật xong chứng từ vào máy, máy sẽ quản lý vật liệu theo tên hoặc mã quy định. Khi muốn xem sổ chi tiết nào đó chỉ cần đánh tên vật liệu hoặc mã của vật liệu đó. Ta có thể xem chi tiết số liệu của từng loại vật liệu theo ngày, tháng, năm. Các loại sổ có thể xem là: Sổ chi tiết vật tư, bảng cân đối vật tư theo mã, tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu (tất cả các kho). * Sổ chi tiết Đây là loại sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các đối tượng kế toán chi tiết cần theo dõi nhằm phục vụ cho công tác đối chiếu phân tích và kiểm tra. Sổ chi tiết vật tư là sổ theo dõi chi tiết theo từng nguyên vật liệu và các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra trong tháng của nguyên vật liệu đó. * Bảng cân đối vật tư Đây là bảng tổng hợp nhằm theo dõi các nguyên vật liệu theo kho (chỉ phản ánh về mặt số lượng), là cơ sở để cuối tháng tiến hành so sách đối chiếu số liệu với thủ kho thông qua bảng “Tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu” thủ kho gửi lên vào cuối tháng (Biểu số 08). Thông qua việc so sánh này sẽ giúp kế toán phát hiện ra những chỗ chênh lệch và có biện pháp điều chỉnh. Ngoài ra, cuối tháng để theo dõi đối chiếu và tổng hợp dược với số liệu từ bảng “tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu” do tất cả các kho gửi lên, kế toán sẽ thông qua bảng “tổng hợp nhập xuất tồn” của tất cả các kho gửi lên. BIỂU SỐ 09: Trích sổ chi tiết vật tư của vật liệu bột cá Malai Đơn vị: Công ty TNHH TM VIC SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU 03/2007 Tài khoản: 152. Tên kho: 2 (Phán) Tên, quy cách vật liệu: Cá Malai Đơn vị tính: Triệu đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày Tháng Lượng (kg) Tiền (triệu) Lượng (kg) Tiền (triệu) Lượng (kg) Tiền (triệu) 1 2 3 4 5 6 7=5x6 8 9=5x8 10 11=5x10 12 Số dư đầu tháng 17.000 20.000 340 PN002/3 05/3 nhập kho 331 15.000 500.000 7.500 PX2224/3 15/3 Chuyển về VIC 621 17.000 420.000 7.140 Cộng tháng 500.000 7.500 420.000 7.140 100.000 1.700 2.6 Tổ chức kế toán tổng hợp và nội dung chi tiết kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán. Để phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, hiện nay công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất tồn trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. 2.6.1 Hệ thống tài khoản sử dụng - TK 152: Nguyên vật liệu - TK 1521: Nguyên vật liệu chính. - Các tài khoản liên quan: TK331,TK 3333, TK 621, TK 627, TK 632, TK641, * Nôi dung kết cấu - Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu như mua vật liệu nhập kho, - Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh giảm nguyên vật liệu như xuất vật liệu cho sản xuất, xuất bán, xuất khác. - Dư Nợ: Lượng nguyên vật liệu tồn kho. 2.6.2 Nguyên tắc hạch toán Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên: *Kế toán nhập vật liệu Nguồn nguyên liệu chủ yếu của Công ty là do mua ngoài với 2 nguồn nhập là trong nước và ngoài nước. Hiện tại, Công ty có một lượng lớn các nhà cung cấp nguyên liệu tương đối ổn định cả trong và ngoài nước. Tài khoản dùng để phản ánh cho kế toán tổng hợp mua hàng, kế toán chỉ sử dụng một tài khoản 331 để phản ánh tình hình công nợ với người bán, phương thức thanh toán của Công ty thường trả sau bằng TGNH bằng cách mở các UNC Khi nguyên vật liệu về đến kho, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, bộ hồ sơ kê khai hàng hoá nhập khẩu sẽ tiến hành nhập vào máy. Phần mềm kế toán Công ty áp dụng là phần mềm EFFECT, đặc điểm của phần mềm là chỉ có một màn hình nhập dữ liệu duy nhất, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày đều được cập nhật thông qua màn hình này và được nhập vào các loại chứng từ khác nhau. Từ màn hình giao diện EFFECT chọn mục “Nhập dữ liệu” trên cây chức năng → vào loại chứng từ chọn “Phiếu nhập” → chọn “Phiếu nhập vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ”. Màn hình nhập vật tư sẽ hiện ra như sau: Loại chứng từ: Phiếu in: Ngày: % Thuế: ĐG theo tiền Nợ.. Số HĐ: Có Ngày HĐ: KH Có Đvkh: Nhóm hàng Ông/Bà Đvtt Tỉ giá Ctrl F3 Ctrl M Ctrl F8 F10 Tổng SL : Tổng tiền Chứng từ Diễn giải Mã Vlsphh Vlsphh Kho SL ĐG VNĐ N.tệ Thuế TS/NK Ô Loại chứng từ: Chọn loại chứng từ cần nhập tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Ô Phiếu in: Dùng để chọn mẫu phiếu in cho loại chứng từ hiện thời. Ô Ngày: Nhập ngày tháng phát sinh của nghiệp vụ. Ô % thuế: nhập thuế GTGT trên hoá đơn trong trường hợp hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Ô Số hoá đơn: Nhập kí hiệu hoá đơn và số hoá đơn của hoá đơn GTGT liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Ô Ngày hoá đơn: Nhập ngày trên hoá đơn GTGT. Ô Đơn vị khách hang: Chỉ ra tên đối tượng công nợ có liên quan. Ô Tỉ giá: Nhập tỉ giá nếu đơn vị tính là ngoại tệ. Ô Ông/Bà: nhập tên cá nhân có liên quan đến công nợ phát sinh. Ô Nợ: Dùng để hạch toán tài khoản Nợ của nghiệp vụ phát sinh. Ô Có: Dùng để hạch toán tài khoản Có của nghiệp vụ phát sinh. Ô Kh Có: Chỉ ra tên đối tượng công nợ nằm ở bên Có trong trường hợp bù trừ công nợ giữa hai khách hàng hoặc hai tài khoản công nợ. Phía dưới là màn hình nhập chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Cột Chứng từ: Dùng để đánh số cho chứng từ hiện thời. Cột Diễn giải: Diễn giải cho nghiệp vụ phát sinh. Cột Mã Vlsphh: Mã của vật liệu sản phẩm hàng hoá liên quan. Cột Vlsphh: Tên của vật liệu. Cột Kho: Chỉ ra tên kho đựng nguyên liệu. Cột SL: Xác định số lượng vật liệu nhập. Cột ĐG: Nhập đơn giá của vật liệu. Cột VNĐ Cột NT: Trong trường hợp nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Cột Thuế NK: Trong trường hợp liên quan đến loại vật liệu nhập ngoại. Cột TS/NK: Đánh dấu nếu là trường hợp nhập khẩu. Cụ thể đối với phiếu nhập kho ngày 01/03/2007 số 0001 của nguyên liệu thuốc CuSO4 nhập ngoại, lô hàng chịu thuế nhập khẩu 5% (Bằng 257.142.600 x 5% = 12857130) sẽ được nhập như sau: Ô Loại chứng từ: Phiếu nhập vật tư. Ô Phiếu in: Phiếu nhập vật tư hàng hoá. Ô Ngày: 01/03/2007 Ô % Thuế: 10% Ô Số hoá đơn: 0001 Ô Ngày hoá đơn: 01/03/2007 Ô Đvkh: Công ty TNHH TM Vạn Phúc. Ô Ông/Bà: Ô Đvtt: VNĐ Ô Nợ: 1521 Ô Có: 331 Ô Nhóm hàng: thuốc CuSO4 Cột Chứng từ: PN0001 Cột Diễn giải: Nhập kho thuốc Cột Mã Vlsphh: NLTNTHUO003 Cột Vlsphh: Thuốc CuSO4 Cột Kho: Số 1 (Thanh) Cột SL: 18.000 Cột ĐG: 14385,7 Cột VNĐ: 257.142.600 Cột thuế NK: 12857130 Cột TS/NK: NK Sau đó ấn Enter máy sẽ hiện ra ô nhập thuế GTGT, ấn “Chấp nhận” Với phần mềm EFFECT sau khi cập nhật các dữ liệu đầu vào máy sẽ tự động chạy chương trình và chuyển số liệu vào các loại sổ liên quan gồm: sổ chi tiết vật tư, các chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng cân đối tài khoản. Đối với nguyên vật liệu mà mua chưa trả tiền trên cơ sở dữ liệu do kế toán vật tư và kế toán tiền cập nhật phần thanh toán với khách hàng (phiếu chi liên quan đến công nợ người bán) các sổ chi tiết công nợ sẽ được in cho từng đối tượng công nợ (như sổ chi tiết phải trả người bán) sẽ có số phát sinh, số dư cuối ngày, nhằm mục đích đối chiếu công nợ. Cuối tháng, các bảng tổng hợp công nợ (bảng tổng hợp công nợ người bán, bảng tổng hợp công nợ người bán theo hoá đơn) sẽ được in ra. Các bảng tổng hợp chứa mỗi khách hang trên một dòng, số dư của từng khách hàng để xem tổng hợp tình hình công nợ phải trả người bán. Dữ liệu của phần công nợ sẽ tự động cập nhập sang phần kế toán tổng hợp. Trích mẫu sổ chi tiết phải trả người bán (Biểu số) Biểu số 10: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Từ ngày 1/03/2007 đến 31/03/2007 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Hồng Phong TK 331-Phải trả người bán D Nợ đầu VNĐ: D Có đầu VNĐ: 132.963.862 D Nợ cuối VNĐ: D Có cuối VNĐ: 497.819.687 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ngày C.từ PS Nợ PS Có D Nợ D Có 6/3/07 BKB 0008 Phiếu nhập vỏ 001-Hồng Phong 1521 2975452338 3108416200 20/3/07 BKB 0012 Phiếu nhập vỏ 001-Hồng Phong 1521 757544349 3856960549 25/3/07 PC002 Trả tiền vỏ 001-Hồng Phong 1121 3368140862 497819689 *Kế toán xuất vật liệu Với đặc điểm kinh doanh là sản xuất thức ăn gia súc, đồng thời có thể bán các loại nguyên liệu thô khi có nhu cầu nên hạch toán kế toán xuất nguyên liệu sẽ được chia thành xuất sản xuất và xuất bán. Định khoản kế toán sử dụng để hạch toán kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu sản xuất. Nợ TK 621/Có TK 1521 Trong điều kiện sản xuất kinh doanh ở Công ty giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất được xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất tính trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu khi xuất sản xuất phải tính toán, phân bổ chính xác giá trị vật tư thực tế xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Các đối tượng chi phí là tên các sản phẩm của Công ty. Có thể chỉ ra tên đối tượng chi phí khi nhập dữ liệu hoặc nếu không chỉ ra thì sẽ thực hiện việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho đối tượng chi phí (sản phẩm vào cuối kỳ) Bảng 04: Danh mục mã hoá sản phẩm Mã Tên sản phẩm BTP Bán TP TĂGS BTPHH Hỗn hợp CHV BTPHH001 Hỗn hợp SV7B ... BTPĐĐ Đậm đặc 151T BTPĐĐ0001 Đậm đặc SH9B ... Hiện tại ở công ty các sản phẩm sản xuất ra đều có định mức nguyên vật liệu cố định. Giá thành sản phẩm được hình thành từ giá thành chi phí nguyên vật liệu và các chi phí chung. Mỗi đối tượng chi phí có một bảng định mức nguyên vật liệu chỉ ra tên nguyên vật liệu (lấy từ danh mục Vlsphh) và số lượng mỗi nguyên vật liệu hình thành ra sản phẩm. Bảng 05: Trích bảng định mức các nguyên vật liệu dùng để sản xuất BTPĐĐ 151 (Trường hợp nhu cầu sản xuất là 36.378 kg) Tên Vlsphh Đơn vị Số lượng Khô đậu Ấn Độ Kg 26280.000 Bột cá bổ sung Kg 360.000 Bột cá Malai Kg 720.000 Bột lông vũ Kg 1656.000 Phốt phát canxi Kg 1080.000 Dầu cá Kg 432.000 Rỉ mật Kg 360.000 Muối sấy Kg 288.000 Bột đá Kg 1800.000 Vic promix Kg 270.000 Lyzine Kg 288.000 Methionine Kg 86.400 CuSO4 Kg 108.000 Màu công nghiệp Kg 9.360 Khô cọ Kg 2.304.000 Mùi sữa 105 Kg 14.400 *Trình tự nhập “Phiếu xuất kho vào máy” Trên màn hình giao diện chọn mục nhập dữ liệu trên cây chức năng, sau đó vào ô loại chứng từ chọn “Phiếu xuất” Các chứng từ trong nhóm này được chia thành nhiều loại gồm: -Phiếu xuất (Gvtđ) -Phiếu xuất (Gvtc) Đối với các phiếu xuất có chứa xâu “Gvtđ” có nghĩa là giá vốn tự động. Khi dùng loại chứng từ này để nhập dữ liệu chương trình sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho của loại vật liệu trong kho vừa chọn. Đơn giá xuất này được tính theo phương pháp tính mà Công ty đã đặt trong cấu hình của chương trình. Đối với phiếu xuất có chức năng xâu “Gvtc” có nghĩa là giá vốn thủ công. Khi dùng loại phiếu xuất này ta sẽ tự nhập đơn giá xuất mà do Công ty tự áp giá. Màn hình xuất vật tư sẽ hiện ra như sau: Loại chứng từ: Phiếu in: Ngày: kho: Chứng từ: Ca LV: Diễn giải: Nợ: Máy sản xuất: Có: ĐTCP/TP SLTP: Số mẻ: Ctrl F3 Ctrl M Ctrl F8 F10 Tổng SL Tổng tiền Chứng từ Diễn giải Mã Vlsphh Vlsphh Kho SL ĐG VNĐ NT thuế nk TS/NK Ô Loại chứng từ: Chọn phiếu xuất cho các nghiệp vụ. Ô Phiếu in: Chọn loại phiếu in cho chứng từ hiện thời. Ô Ngày: Nhập ngày tháng phát sinh nghiệp vụ. Ô Chứng từ: Đánh số cho chứng từ hiện thời. Ô Diễn giải: Nhập diễn giải cho nghiệp vụ phát sinh. Ô Máy sản xuất: Xác định số thứ tự của máy. Ô ĐTCP/TP: Chỉ ra tên đối tượng sẽ được tạo thành (dùng trong trường hợp tập hợp chi phí đích danh cho sản phẩm. Ô Kho: Xác định kho chứa nguyên vật liệu xuất. Ô Ca làm việc: Số ca làm việc. Ô Nợ: Dùng để hạch toán tài khoản ghi Nợ của nghiệp vụ phát sinh. Ô Có: Dùng để hạch toán tài khoản ghi có của nghiệp vụ phát sinh. Ô SLTP: Xác định số lượng thành phẩm tạo thành. Ô Số mẻ: Xác định số mẻ sản xuất. *Cụ thể: Phiếu xuất kho ngày 20/03/2007 đối với Bột cá Malai sẽ được nhập như sau: Ô Loại chứng từ: Chọn “Phiếu xuất” và chọn “Phiếu xuất khác(Gvtđ)” Ô phiếu in: Chọn phiếu xuất vật tư hàng hoá. Ô Ngày: 20/03/2007 Ô Chứng từ: 2224 Ô Diễn giải: Xuất sản xuất tổ Thái Ô Máy sản xuất: máy 1 Ô ĐTCP/TP: BTP-ĐĐ151 Ô Kho: Kho 2 Ô Ca LV: Ô Nợ: 621 Ô Có: 1521 Ô SLTP: 36378 Ô Số mẻ: Cột chứng từ: PX2224 Cột Diễn giải: Phiếu nhập kho 36378kg bán TP tổ Thái Cột Mã Vlsphh: NLNNTHO Cột Vlsphh: Bột cá Malai Cột SL: 360.000 Cột ĐG: Máy sẽ tự động điền vào Sau đó ấn Enter Cuối kỳ, EFFECT sẽ căn cứ vào giá kho của mỗi loại nguyên vật liệu mà tính ra giá thành nguyên vật liệu một cách tự động. Còn phần giá thành từ các chi phí sản xuất chung EFFECT sẽ tính ra sau khi thực hiện phân bổ chi phí sản xuất cuối kỳ. Đối với các bút toán xuất Vlsphh tự động nhấn nút “tính lại giá vốn” trên cây chức năng hoặc trên màn hình báo cáo để máy tự động điền giá. 2.7 Qui trình tổng hợp công tác kế toán nguyên vật liệu 2.7.1 Đặc điểm và cách thức tiến hành Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu được nhập khẩu, mỗi lần nhập với một số lượng lớn vì thế chúng được mã hoá theo nguồn gốc xuất xứ và quy cách kích cỡ của chúng, mọi thủ tục nhập khẩu đều do bộ phận mua hàng đảm trách. Kế toán nguyên vật liệu chỉ có trách nhiệm theo dõi và quản lý chúng từ khi chúng được nhập kho. Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu được chuyển về VIC để sản xuất, việc xuất bán và xuất khác có xảy ra nhưng không thường xuyên. Hàng ngày việc xuất kho diến ra thường xuyên theo các mẻ sản xuất nên các thủ kho ghi chép chúng vào “sổ xuất nguyên vật liệu”. Việc nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu của mỗi kho được thủ kho phản ánh chủ yếu qua sổ tổng hợp nguyên vật liệu chứ không qua thẻ kho, mỗi trang sổ được mở cho các loại nguyên liệu thuộc kho đó và số lượng nhập trong một tháng. Cuối tháng sẽ làm báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Các chứng từ được tập hợp và phản ánh qua “bảng tổng hợp chứng từ”, các chứng từ gốc được chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu để cập nhật các nghiệp vụ phát sinh vào máy tính, từ đó máy tính sẽ tính toán đơn giá cũng như giá trị hàng xuất kho. Sau khi nhập xong số liệu vào các phiếu kế toán, các thông tin tự động chạy vào các sổ kế toán chi tiết,tổng hợp. Định kỳ 10 ngày thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu, nếu có sai sót hoặc chênh lệch kế toán kho, thủ kho, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu qua các sổ tay nhập, xuất của thủ kho, bảng tổng hợp chứng từ và sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp vật tư theo mã. Cuối tháng sau khi đã đối chiếu kiểm tra số liệu xong thì kế toán nguyên vật liệu in ra “bảng cân đối vật tư”. 2.7.2 Mô hình qui trình Sơ đồ 07: QUI TRÌNH TỔNG HỢP CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Phiếu nhập→Sổ tay nhập NVL, Sổ nhật ký theo dõi lượng nhập của các lô hàng→Sổ tổng hợp NVL Phiếu xuất→Sổ tay xuất nguyên vật liệu BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN NVL Phiếu nhập, phiếu xuất, bảng tổng hợp chứng từ→Máy tính SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU,BẢNG CÂN ĐỐI VẬT TƯ SỔ CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI VẬT TƯ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 08: QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN SỔ Phiếu nhập, phiếu xuất, Hoá đơn GTGT, Bảng tổng hợp chứng từ Sổ nhập, xuất NVL. Sổ nhật ký theo dõi lượng nhập lô hàng Chứng từ ghi sổ nhập, xuất Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK152 BẢNG CÂN ĐỐI VẬT TƯ Bảng tổng hợp N-X-T Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.7.3 Lập các chứng từ ghi sổ nghiệp vụ nhập-xuất vật liệu BIỂU SỐ 11: CHỨNG TỪ GHI SỔ Tên vật liệu: Sắn lát Kho 2 (Phán) Ngày 10 tháng 3 năm 2007 Số hiệu: 50 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền (triệu) Ghi chú SH NT Nợ Có PN0001/3 03/3 Nhập kho sắn lát 1521 331 1000 VAT 5% 1331 50 Công vận chuyển 1521 331 20 Tổng 1070 + 2 chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 001/3, Hoá đơn GTGT số 079570 BIỂU SỐ 12: Tên vật liệu: Bột cá bổ sung Kho 2 (Phán) Ngày 10/03/2007 Số hiệu: 51 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền (triệu) Ghi chú SH NT Nợ Có PN002/3 05/3 Nhập bột cá bổ sung 1521 331 5000 VAT 10% 1331 500 PN003/3 08/3 Nhập bột cá bổ sung 1521 331 2000 VAT 10% 1331 200 Tổng 7700 +4 chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 002/3,003/3 và hoá đơn GTGT số 078563, 078564. BIỂU SỐ 13: Tên vật liệu: Bột cá Malai Kho 2 (Phán) Ngày 10/03/2007 Số hiệu: 52 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền (triệu) Ghi chú SH NT Nợ Có PN002/3 05/3 Nhập kho cá Malai 1521 331 7.500 Thuế nhập khẩu 5% 3333 375 VAT 10% 1331 3331 787,5 Tổng 8662,5 + 2 Chứng từ gốc gồm: Phiếu nhập kho số 002/3, hoá đơn GTGT số 079563 BIỂU SỐ 14: Tên vật liệu: Sắn lát Kho 2 (Phán) Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Số hiệu: 100 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền (triệu) Ghi chú SH NT Nợ Có PX2219 10/3 Xuất bán 632 1521 40,62 PX2220 12/3 Xuất sx BTP-HHV17 621 1521 101,55 PX2221 14/3 Xuất sx BTP-HH117 621 1521 203,1 PX2223 15/3 Xuất sx BTPÔT-SH9 621 1521 40,62 PX2224 20/3 Xuất sx BTP 151 621 1521 609,3 Tổng 995,19 + 8 Chứng từ gốc gồm: Lệnh xuất kho cho sản xuất số 15,16,17,18. Phiếu xuất kho vật tư số 2220,2221,2223,2224. BIỂU SỐ 15: Tên vật liệu: Bột cá bổ sung Kho 2 (Phán) Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Số hiệu: 101 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền (triệu) Ghi chú SH NT Nợ Có PX2220 12/3 Xuất sx BTP –HHV17 621 1521 330 PX2221 14/3 Xuất sx BTP-HH117 621 1521 770 PX2222 15/3 Xuất bán 632 1521 550 PX2223 15/3 Xuất sx BTP ÔT-SH9 621 1521 550 PX2224 20/3 Xuất sx BTP 151 621 1521 3960 Tổng 6160 + 8 Chứng từ gốc gồm: Lệnh xuất kho cho sản xuất số 15,16,17,18. Phiếu xuất kho vật tư số 2220, 2221, 2223,2224. BIỂU SỐ 16: Tên vật liệu: Bột cá Malai Kho 2 (Phán) Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Số hiệu: 102 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền (triệu) Ghi chú SH NT Nợ Có PX2224 20/3 Xuất kho cá Malai 621 1521 7140 Tổng 7140 + 2 Chứng từ gốc gồm: Lệnh xuất kho số 18, phiếu xuất kho số 2224. BIỂU SỐ 17: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 03 năm 2007 Kho 2 Chứng từ ghi sổ Số tiền (1000đ) Chứng từ ghi sổ Số tiền (1000đ) SH NT SH NT 50 10/3 1.070.000 100 20/3 995.190 51 10/3 7.700.000 101 20/3 6.160.000 52 10/3 6.662.500 102 20/3 7.140.000 Cộng 15.432.500 14.295.190 BIỂU SỐ 18: Trích mẫu sổ cái TK 152 của kho 2. SỔ CÁI Tháng 3 năm 2007 Tên TK: Nguyên vật liệu chính Số hiệu: 1521 NT ghi sổ CTGS Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền (triệu) Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng xxx 10/3 50 10/3 Nhập sắn lát 331 1.070 51 10/3 Nhập cá bổ sung 331 7.700 52 10/3 Nhập cá Malai 331 8287,5 Thuế nhập khẩu 3333 375 20/3 100 20/3 Xuất bán sắn lát 632 40,62 Xuất sx BTP-HHV17 621 101,55 Xuất sx BTP-HH117 621 203,1 Xuất sx BTP ÔT-SH9 621 40,62 Xuất sx BTP 151 621 609,3 101 20/3 Xuất sx BTP-HHV17 621 330 Xuất sx BTP-HH117 621 770 Xuất bán 632 550 Xuất sx BTP ÔT-SH9 621 550 Xuất sx BTP151 621 3960 102 20/3 Xuất sx BTP 151 621 7140 Cộng số phát sinh 15.432,5 14.295,19 Số dư cuối tháng xxx 3. Đánh giá hiệu quả sử dụng yếu tố nguyên vật liệu BẢNG SỐ 06: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH Các tỷ suất tài chính ĐV 2006 2007 So sánh 1-Hiệu quả sinh lời % Lợi nhuận trên doanh thu - 0,0082 0,0092 0,001 Lợi nhuận trên vốn - 0,63 0,64 0,01 2-Khả năng thanh toán lần 2,699 2,547 -0,152 Hệ số thanh toán ngắn hạn - 1,08 1,09 0,01 Hệ số thanh toán nhanh - 0,63 0,55 -0,08 Hệ số thanh toán tức thời - 0,097 0,098 0,001 Số vòng quay hàng tồn kho 6 6,5 0,1 3-Tình hình đầu tư & Tỷ suất nợ - 0 0 0 Tỷ suất tự tài trợ - 4,5 2,2 -2,3 Tỷ suất tài trợ cho TSCĐ - 10,2 8,2 -2 4-Cơ cấu tài sản % Hàng tồn kho trên tổng tài sản - 25 22 -3 Nguyên vật liệu trên tổng tồn kho 93 91 -2 Qua bảng trên ta thấy lượng hàng tồn kho khá lớn, tỷ số hàng tồn kho trên tổng tài sản là 25% và 22%, số vòng quay của hàng tồn kho là 6 và 6,5: Tất cả cho thấy đây là một doanh nghiệp sản xuất đặc trưng sử dụng rất nhiều nguyên liệu đầu vào, lượng hàng tồn kho lớn giúp cho Công ty tránh nguy cơ bị cháy kho chủ động được kế hoạch sản xuất, kinh doanh của mình luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhưng lượng hàng tồn kho quá lớn cho thấy Công ty còn yếu về khâu hoạch định sản xuất, không xác định được định mức sản xuất cũng như tiêu hao dẫn đến việc lượng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn, chi phí lưu kho, bảo quản cao đội giá thành sản phẩm lên đồng thời nguyên liệu lưu kho lâu trong tình trạng kho bãi quá tải làm cho chất lượng nguyên liệu không đảm bảo. Năm 2007, Công ty đã giảm lượng tồn kho so với năm 2006 là 3%, nguyên nhân là do sức sản xuất của Công ty giảm sút chứ không phải là do Công ty đã hoàn thiện được định mức sản xuất của mình, Như vậy hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của Công ty là chưa tốt và Công ty cần cải thiện hơn nữa. Các hệ số thanh toán của Công ty cũng không khả quan do ảnh hưởng của lượng hàng tồn kho quá lớn. Điều này có thể là do từ cuối năm 2006 đến năm 2007 tình trạng lạm phát cao cùng dịch bệnh tràn lan khiến cho người chăn nuôi thu hẹp diện tích chăn nuôi và có xu hướng thắt chặt chi tiêu buộc Công ty phải có những biện pháp xử lý tạm thời như cho các đại lý trả chậm tiền hàng, để có thể giữ các khách hàng lâu năm của Công ty. Bên cạnh đó giá nguyên liệu cũng như các chi phí đầu vào tăng cao, doanh thu giảm sút làm cho lượng tiền lưư chuyển bị thiếu Công ty phải khất nợ các nhà cung cấp. Tuy nhiên các hệ số thanh toán ngắn hạn vẫn lớn hơn 1 chứng tỏ tình hình của Công ty chưa đến nỗi bi quan, thậm chí năm 2007 hệ số này còn cao hơn 2006 chứng tỏ Công ty đã có những biện pháp cải thiện đúng đắn khi giải quyết các khó khăn khách quan. Qua các hệ số đầu tư cho thấy Công ty có xu hướng thu hẹp sản xuất, điều này là tất yếu trong tình trạng kinh tế toàn cầu đang suy thoái. Tỷ suất nợ không có, lợi nhuận trên vốn cũng như doanh thu đều tăng so với năm trước cho thấy Công ty đang tự nỗ lực cải thiện tình hình và bước đầu đã cho thấy hiệu quả của việc sử dụng đồng vốn của mình. Bên cạnh những khó khăn khách quan đem lại khiến cho tốc độ luân chuyển vốn của Công ty chậm lại, khả năng thanh toán của Công ty gặp khó khăn thì cũng phải nói tới hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của Công ty là không tốt đã góp phần không nhỏ trong khó khăn chung. Vì thế Công ty cần có những biện pháp tức thời cũng như chiến lược lâu dài về yếu tố nguyên vật liệu. Có giải quyết được triệt để vấn đề này thì Công ty mới có thể trở lại thời kỳ hưng thịnh của mình trong những năm 1991-1995. CHƯƠNG III BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG YẾU TỐ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VIC 1. Những điểm mạnh 1.1 Trong công tác quản trị yếu tố nguyên vật liệu Với gần 10 năm hoạt động, Công ty đã gây dựng uy tín cho mình trong thị trường cung ứng nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi gia súc vì thế dù giá nguyên liệu liên tục tăng cao trong thời gian gần đây nhưng Công ty vẫn đảm bảo nguồn nguyên liệu cho sản xuất và kinh doanh. Công ty đã xây dựng được hệ thống kho dự trữ nguyên vật liệu khá hoàn chỉnh với các thiết bị bảo quản hiện đại đội ngũ cán bộ kho có trách nhiệm, trong đó kho 1 để thuốc, kho 2 để nguyên vật liệu, kho 3 để bao bì. Công ty cũng đã tổ chức được đội ngũ công nhân bốc xếp chuyên nghiệp có ý thức kỷ luật lao động cao hạn chế tình trạng thất thoát, hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình vận chuyển bốc xếp. Bộ phận KCS có tay nghề cao kiểm nghiệm vật tư. Dù còn nhiều khó khăn nhưng Công ty luôn cố gắng đổi mới trang thiết bị sản xuất hiện đại thay thế các thiết bị, công nghệ đã lỗi thời hạn chế sự hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.2 Trong công tác kế toán yếu tố nguyên vật liệu Bộ máy kế toán của Công ty có sự phân công nhiệm vụ cụ thể đến từng cán bộ với từng phần hành kế toán, các nhân viên kế toán phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước kế toán trưởng về phần hành của mình. Vì vậy đảm bảo thông tin kế toán cung cấp nhanh nhạy kịp thời cho đối tượng sử dụng. Công ty đã áp dụng tin học vào công tác kế toán với việc áp dụng phần mềm EFFECT một phần mềm trong kế toán giúp giảm thiểu công việc ghi chép thủ công hàng ngày đồng thời làm tăng năng suất của công tác kế toán tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trong quản lý. Thông tin cung cấp nhanh nhạy tạo sự thông suốt về công tác tài chính kế toán giúp cho người quản lý đưa ra được các quyết định kịp thời, chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra làm kế toán bằng phần mềm tạo khả năng cho nhiều người sử dụng đồng thời trên mạng trong cùng một hệ thống kế toán mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao trong công việc của mỗi người. Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức kế toán máy với phần mềm đơn giản phù hợp với quy mô của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời giúp hệ thống hóa thông tin chính xác khoa học. Hệ thống sổ sách được áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ giúp cho việc ghi chép đơn giản hơn, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho chuyên môn hoá công tác kế toán thích hợp với xu thế hiện nay, phù hợp với việc đưa máy tính vào ứng dụng công tác kế toán. Đặc biệt, Công ty có rất nhiều nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu phát sinh với số lượng lớn cho nên áp dụng hình thức này sẽ giảm được khối lượng ghi chép rất nhiều và thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên của Công ty. Hệ thống báo cáo của Công ty cũng khá linh hoạt và đầy đủ phù hợp với chế độ quy định của Nhà nước. 2. Những hạn chế. 2.1 Trong công tác quản trị yếu tố nguyên vật liệu * Khâu thu mua và vận chuyển Tuy nguồn nguyên liệu vẫn đảm bảo cho sản xuất nhưng chính từ sự tăng giá mạnh từ cuối năm 2006 đến nay đã nảy sinh một bất cập đó là việc Công ty phải nhập khẩu lượng nguyên liệu quá lớn khiến cho Công ty phải chịu thêm chi phí về vận chuyển, lưu kho, hao hụt do thất thoátvà các loại phí trên đường khác làm cho giá thành sản phẩm cao. * Khâu dự trữ bảo quản Mặc dù Công ty đã xây dựng được 3 kho nhưng không đủ do mỗi lần nhập, lượng nguyên liệu nhập là rất lớn với rất nhiều chủng loại đòi hỏi các điều kiện bảo quản khác nhau thì thủ kho vẫn phải để chung, thậm chí phải để ở ngoài sân kho. Điều này gây ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên liệu và sản phẩm. Không những thế còn gây ra một tình trạng là việc sắp xếp trong kho không được hợp lý qua nhiều lần nhập khi một loại nguyên vật liệu lại được để ở nhiều kho do nhiều thủ kho quản lý. Đến cuối tháng khi kế toán tiến hành tổ chức đối chiếu số liệu với thủ kho sẽ phải mất nhiều công sức vì cùng một loại nguyên liệu phải đợi số liệu tổng hợp từ nhiều kho gửi lên thì mới có thể tổng hợp được số liệu kế toán. Công ty chưa xây dựng được định mức dự trữ nguyên vật liệu cần cho sản xuất mà chỉ khi cần dùng mới nhập, việc này không những thụ động trong sản xuất mà còn bị ép giá khi thu mua hoặc rơi vào tình trạng lưu kho quá lâu nâng giá thành sản phẩm lên cao và nguyên liệu không bảo đảm chất lượng. * Khâu sản xuất Quá trình sản xuất đặc biệt là giai đoạn nghiền nguyên liệu thô chủ yếu diễn ra ở ngoài trời nên sự tiêu hao nguyên liệu là rất lớn. * Khâu kiểm nghiệm vật tư Công ty hiện đã có tổ KCS riêng nhưng việc bố trí các nhân viên KCS trong quá trình quản lý và bảo quản nguyên vật liệu chưa nhiều. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty thường thì không có bộ phận KCS đứng giám sát kiểm tra chất lượng ngay lô hàng cùng với thủ kho mà chỉ khi thấy nghi ngờ phát hiện có lô hàng nào đó không đúng phẩm cách thì mới tổ chức tiến hành cùng phòng kỹ thuật vật tư kiểm tra. Cách này thực sự chưa khoa học và không phát hiện kịp thời ngay được lô hàng kém chất lượng. 2.2 Trong công tác kế toán *Cách phân loại nguyên vật liệu Doanh nghiệp đã phân ra thành 2 loại là nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ. Tuy nhiên khi hạch toán thì kế toán chỉ sử dụng 1 loại TK 1521. VD như vỏ bao bì là nguyên vật liệu phụ nhưng khi hạch toán vẫn sử dụng TK1521. Điều này làm cho việc phân chia chi tiết, mã hóa nguyên vật liệu là rất nhiều, đồng thời cũng không phản ánh đúng chức năng và công dụng nên gây ra khó khăn cho công tác quản lý, dễ nhầm lẫn các loại với nhau. * Hạch toán chi tiết Tại kho dù đã áp dụng phương pháp thẻ song song nhưng các thủ kho không áp dụng cách ghi thẻ song song mà mở rất nhiều loại sổ để theo dõi chi tiết từng nguyên vật liệu. Mỗi một trang sổ được mở cho nhiều loại nguyên vật liệu và được mở cho cả tháng. 3. Một số ý kiến đề xuất 3.1 Với Nhà nước Chủ tịch hiệp hội thức ăn chăn nuôi Nguyễn Bá Lịch đã từng nói: “Với trên 1 triệu ha ngô nhưng năng suất chỉ đạt 3,6 tấn/ha nên ngành thức ăn chăn nuôi vẫn phải nhập khẩu hàng trăm ngàn tấn /năm như năm 2006 là 500 ngàn tấn. Các nguyên liệu bột cá 60% đạm, vi khoáng, amino axit,...các nhà sản xuất phải nhập toàn bộ bởi trong nước không tự sản xuất”. Đây đúng là một nghịch lý khi đất nước ta là một nước nông nghiệp có diện tích trồng trọt khá lớn. Để phá bỏ nghịch lý này và tạo sự phát triển cho ngành thức ăn chăn nuôi thì: Nhà nước nên giảm thuế nhập khẩu xuống 0% thay vì 5% cho các mặt hàng nguyên liệu thô mà trong nước chưa đáp ứng đủ nhu cầu hoặc chưa có khả năng sản xuất được. Nhà nước nên có những chính sách để khuyến khích các cơ sở sản xuất thức ăn chăn nuôi trực tiếp ký hợp đồng với người nông dân đầu tư xây dựng vùng nguyên liệu thô như trồng ngô, đậu tương, sắn,... để có nguồn nguyên liệu ổn định và cam kết thu mua hết nguyên liệu cho người nông dân. Nhà nước cần triển khai sớm các khu quy hoạch phát triển vùng nguyên liệu thô với những giống mới đạt năng suất bình quân 5-6 tấn/ha. - Nhà nước nên có những chính sách khuyến khích nhằm thực hiện sự phối hợp nghiên cứu liên ngành để tìm và tạo ra nguyên liệu mới cũng như nghiên cứu nhu cầu và ngưỡng sử dụng thức ăn bổ sung như acid amin, vitamin, khoáng hữu cơ, vi lượng, kháng sinh thực vật, chế phẩm vi sinh vật có lợi...giúp việc sản xuất thức ăn chăn nuôi gắn với đa dạng sinh học, an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường đồng thời nâng cao hiệu quả kinh tế đất nước. 3.2 Với ban lãnh đạo Công ty Công tác thu mua vận chuyển: Do công ty nhập khẩu nhiều với số lượng lớn nên quá trình thu mua, vận chuyển khá xa xôi và tốn kém, việc rơi vãi hao hụt là khá lớn. Để khắc phục vấn đề này cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân. Công nhân cần có ý thức và cẩn thận hơn trong quá trình vận chuyển và bốc xếp tránh để rơi vãi lãng phí. Xây dựng định mức dự trữ: Để cho công tác thu mua dự trữ nguyên vật liệu không bị động cũng như tình trạng tồn đọng nhiều gây ứ đọng vốn thì Công ty nên xây dựng định mức dự trữ cho từng mức nguyên liệu, việc xây dựng này căn cứ trên kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao của từng loại vật liệu. Lập ban kiểm nghiệm vật tư trong quá trình thu mua và vận chuyển về kho. Tại mỗi kho nên bố trí một KCS đứng kiểm tra chất lượng hàng cùng với thủ kho nhằm phát hiện những sai sót và có biện pháp xử lý kịp thời. Công ty cũng cần đầu tư có chiều sâu vào phòng hoá nghiệm của mình để có thể tự sản xuất các men tiêu hoá và vi sinh hữu ích tạo cho thức ăn dễ tiêu hoá, bảo quản tốt và có chất lượng cao hơn gây uy tín cho thương hiệu của công ty nhất là trong điều kiện thời tiết thất thường, các dịch bệnh phát tán mạnh mà nhiều dịch xuất phát từ chính thức ăn không đảm bảo chất lượng. Công ty cũng phải có chiến lược lâu dài trong việc tìm kiếm, duy trì và phát triển các vùng nguyên liệu thô trong nước để có thể chủ động trong kế hoạch sản xuất của mình cũng như không phải nhập khẩu quá nhiều nguyên liệu; từ đó công ty có thể hạ giá thành sản phẩm tạo cho sản phẩm của mình có năng lực cạnh tranh trên thị trường. Với tình trạng lạm phát hiện nay thì việc Công ty nhập khẩu đến 90% nguyên liệu sẽ khiến giá thành sản phẩm tăng cao làm cho việc tiêu thụ gặp khó khăn kéo theo lợi nhuận của Công ty cũng giảm, tính cạnh tranh của sản phẩm Công ty trên thị trường giảm theo. Để giải quyết tình trạng này thì Công ty nên sớm triển khai thực hiện chính sách ba nhà “Nhà doanh nghiệp-Nhà khoa học-Nhà nông” của Nhà nước: Đó chính là việc Công ty kết hợp với các Nhà khoa học và Nông dân trong đó Công ty bỏ vốn để Nhà khoa học nghiên cứu dinh dưỡng thức ăn theo hướng tạo ra nguyên liệu mới sử dụng trong thức ăn chăn nuôi như khoáng hữu cơ, vi lượng,... nghiên cứu xác định tập đoàn cây họ đậu chủ lực cho năng suất cao, phù hợp vùng sinh thái Việt Nam. Các Nhà khoa học sau khi nghiên cứu xong sẽ triển khai hướng dẫn cho người nông dân nuôi trồng, tất cả giống má cũng như các chi phí nuôi trồng bước đầu Công ty cũng bỏ ra. Cuối vụ Công ty sẽ cam kết mua hết sản phẩm cho người nông dân theo giá thị trường và người nông dân cũng phải cam kết bán hết sản phẩm cho Công ty. Đây chính là quy trình mà các tập đoàn sản xuất lớn trên thế giới đang áp dụng: doanh nghiệp bỏ vốn – nhà khoa học bỏ chất xám - người nông dân bỏ sức. Quy trình này sẽ giúp Công ty tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, chủ động, ổn định nguồn nguyên liệu cho việc sản xuất của mình tạo đà cho sự phát triển của Công ty. 3.3 Với công tác kế toán Kế toán nên mở thêm TK1522-Vật liệu phụ để phản ánh các loại vật liệu phụ (Bao gồm cả bao bì đóng gói), bởi vậy sẽ phản ánh đúng chức năng cũng như công dụng của từng loại nguyên liệu trong sản xuất. Ngoài ra việc mở thêm TK 1522 sẽ giúp cho việc quản lý theo dõi các loại nguyên liệu khoa học và thuận tiện hơn, tránh gây tình trạng nhầm lẫn sai sót đồng thời phản ánh đúng theo quy định của kế toán. Với việc Công ty phải mua rất nhiều các loại nguyên liệu thô khác nhau thì việc mở các thẻ kho theo danh điểm vật tư sẽ giúp việc quản lý vật tư chặt chẽ hơn, tránh tình trạng thất thoát. Mẫu thẻ kho được mở và cách ghi sẽ như sau: * Cách ghi. Phòng kế toán sẽ lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm hàng hoá sau đó sẽ gửi cho thủ kho để ghi hàng ngày.Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng trong thẻ. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Định kỳ khoảng 10 ngày một lần, thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu với kế toán dựa trên thẻ kho và sổ chi tiết vật tư do kế toán theo dõi. Cuối tháng, trên cơ sở các thẻ kho thủ kho lập bảng “Tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu” của kho do mình quản lý gửi lên cho kế toán. Trong quá trình đối chiếu với thủ kho, nếu có sai lệch, thủ kho và kế toán có thể dựa trên thẻ kho để kiểm tra, đối chiếu. BIỂU SỐ 19: Mẫu thẻ kho nguyên liệu cá Malai Công ty TNHH TM VIC Tên kho: Kho nguyên liệu THẺ KHO Ngày lập thẻ 01/03/2007 Tờ số: 01 Mẫu số 06 – VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC-CĐCT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá: Cá Malai Ngày Tháng Năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập (tấn) Xuất (tấn) Tồn (tấn) Nhập Xuất 1/3/07 Dư đầu kỳ 20 5/3/07 002 01/3 Nhập kho 500 20/3 2224 Xuất kho sx BTP 151 420 Cộng phát sinh 500 420 Dư cuối tháng 100 Công ty nên áp dụng kế toán quản trị vào trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Thực chất, Công ty tồn tại hai hình thức vừa sản xuất ra để bán, vừa mua để bán, do vậy Công ty nên kết hợp kế toán quản trị để xác định chi phí thực trong năm. Thật vậy, Công ty nên lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo cách ứng xử chi phí, làm như vậy Công ty sẽ xác định một cách chính xác thực chất chi phí trong năm, tránh được những chi phí cố định còn tồn đọng ở hàng tồn kho nhất là khi hàng tồn kho của Công ty là rất lớn. Việc ghi chép ở kho là rất không khoa học nhất là khi Công ty đã áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán của mình. Vì vậy, Công ty nên trang bị cho bộ phận kho một máy tính và một kế toán kho để có thể cập nhật chính xác, đầy đủ đồng thời còn lưu trữ, bảo quản thông tin các nghiệp vụ nhập xuất nguyên liệu giúp việc kiểm tra đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu được dễ dàng hơn. Từ đó việc quản lý nguyên vật liệu cũng chặt chẽ mà không tốn công sức, ban lãnh đạo cũng như các bên liên quan luôn có đầy đủ thông tin về nguyên vật liệu một cách nhanh nhất cho việc hoạch định các chiến lược sản xuất cũng như kinh doanh của mình. Hiện nay khoa học – công nghệ - kỹ thuật có những bước nhảy vọt, để đáp ứng kịp nhu cầu của thị trường Công ty phải thay thế, trang bị thêm rất nhiều máy móc cũng như dây chuyền công nghệ mới vì thế công ty nên tạo điều kiện cũng như hỗ trợ cho các nhân viên có điều kiện đi học thêm hoặc liên kết với các trường mở các lớp đào tạo tại Công ty để nhân viên nâng cao tay nghề cũng như ý thức kỷ luật lao động của mình. Đặc biệt đối với nhân viên kế toán: trong thời đại thông tin bùng nổ, các chính sách của Nhà nước thay đổi liên tục đòi hỏi họ phải tập trung cao độ trong phần hành của mình cũng như phải có khả năng nắm bắt nhanh nhạy thì việc trau dồi nghiệp vụ phải diễn ra liên tục. Công ty cần có chính sách hỗ trợ cũng như lương thuởng xứng đáng. 4.Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Muốn đạt kết quả hoạt động kinh doanh cao đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có biện pháp quản trị riêng biệt, song tất cả các biện pháp đều có mục tiêu chung: Lợi nhuận thuần = Tổng doanh thu - Tổng chi phí Nói cách khác là muốn tăng lợi nhuận thì phải tăng doanh thu, giảm chi phí. Trong đó: Doanh thu = sản lượng tiêu thụ x giá bán Muốn tăng doanh thu có hai cách: Một là tăng giá bán, đây là hạ sách nhất là trong thời kỳ khó khăn này khi người chăn nuôi đang gặp rất nhiều khó khăn như dịch bệnh, chi phí chăn nuôi cao,và rất nhiều người chăn nuôi nhỏ bị phá sản. Nếu tăng giá bán thì sẽ xảy ra hiệu ứng ngược sản phẩm Công ty sẽ giảm tính cạnh tranh, sự tiêu thụ gặp khó khăn kéo theo doanh thu giảm như tình trạng của Công ty năm 2007 vừa qua. Hai là tăng sản lượng tiêu thụ, điều này chỉ xảy ra khi Công ty mở rộng sản xuất nhưng với tình trạng lạm phát cao, giá nguyên vật liệu nhập và các chi phí đầu vào rất cao kéo theo lợi nhuận của Công ty xuống thì việc giữ nguyên tiến độ sản xuất đã là quá khó khăn chứ chưa nói gì đến việc mở rộng. Như vậy chỉ còn cách giảm chi phí trong mức có thể và đây chính là biện pháp khả thi nhất với các lý do sau: Chi phí về nguyên vật liệu: Đây chính là vấn đề cốt lõi vì lượng nguyên liệu đầu vào của Công ty là rất lớn. Giảm lượng nguyên vật liệu nhập khẩu bằng cách tìm kiếm hoặc kết hợp tạo được vùng nguyên liệu thô trong nước ổn định lâu dài. Điều này chắc chắn Công ty sẽ làm được nhất là khi Nhà nước đang có nhiều chính sách khuyến khích theo hướng phát triển này. Làm được việc này thì Công ty sẽ có lượng nguyên liệu đầu vào với giá hạ hơn rất nhiều so với khi nhập khẩu vì không tốn phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, sự hao hụt khi vận chuyển, chi phí cho việc lưu kho cũng thấp. Giá nguyên vật liệu hạ kéo theo giá thành sản phẩm giảm. Chi phí về trang thiết bị máy móc: Công ty nên đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, điều này gây khó khăn cho Công ty lúc đầu tư nhưng đây chính là đòn bẩy cho sự phát triển của Công ty vì với trang thiết bị hiện đại năng suất lao động tăng cao, sự hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất giảm đi dẫn đến chi phí cho một đơn vị sản phẩm giảm xuống, chất lượng sản phẩm tăng cao. Chi phí về nhân công: Con người là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến hiệu quả sản xuất. Công ty nên đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên sao cho tay nghề của họ nâng cao, có ý thức kỷ luật lao động và có sự đồng bộ tương xứng với trình độ công nghệ của dây chuyền sản xuất. Việc này sẽ góp phần tăng năng suất lao động, chất lượng các mẻ sản phẩm đạt yêu cầu tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của Công ty. Bên cạnh việc giảm chi phí Công ty cũng cần nâng cao trình độ quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm và xúc tiến công tác quảng cáo, hoàn thiện chính sách phân phối, KẾT LUẬN Qua thời gian thực tế tại Công ty TNHH TM VIC với nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất em đã mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu vấn đề. Tổ chức nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng. Là một trong những yếu tố cấu thành giá thành sản phẩm nên tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là yêu cầu tất yếu trong điều kiện sản xuất của các doanh nghiệp hiện nay. Nếu quản lý tốt về số lượng, đảm bảo về chất lượng, tiết kiệm lao động xã hội tăng lợi nhuận thu được. Với đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM VIC” chuyên đề tốt nghiệp đã cố gắng trình bày có hệ thống làm sáng tỏ các vấn đề chủ yếu liên quan công tác tổ chức hạch toán và quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Nhìn chung công tác kế toán của Công ty đã phù hợp với chế độ tình hình thực tế tại Công ty. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu, kế toán của Công ty vẫn còn một số sai sót mà em đã mạnh dạn nêu ở phần kiến nghị, mong muốn trong thời gian tới Công ty sẽ hoàn thiện hơn công tác kế toán để kế toán thực sự là công cụ quản lý kinh tế đắc lực giúp Công ty khẳng định vị trí của mình trong lòng người tiêu dùng. Em vô cùng cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Công ty và cô giáo Đặng Thuý Hằng đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. DANH MỤC SÁCH THAM KHẢO Giáo trình hạch toán kế toán – PGS. TS Nguyễn Thị Đông Bài giảng phân tích báo cáo tài chính Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán – TS Phạm Huy Đoán Hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) - TS. Nguyễn Phương Liên Các bảng biểu, báo cáo tài chính của công ty TNHH TM VIC Vở ghi các bài giảng trong quá trình học tập. MỤC LỤC Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢN NHẬN XÉT CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Chuyên đề: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại VIC Giáo viên hướng dẫn: Th.S. Đặng Thuý Hằng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Lan Hương Lớp: KT 3 - K36 Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày..tháng..năm 2008 Điểm: Bằng số: Bằng chữ: Giáo viên hướng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên)