Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cầu 11 Thăng Long

nước ngoài có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp. Hàng năm Công ty bàn giao và đưa vào sử dụng nhiều cây cầu ở nhiều địa phương. Người lao động luôn có việc làm, lợi nhuận hàng năm liên tục tăng, góp phần cải thiện đời sống vật chất cho người lao động, đồng thời đóng góp vào ngân sách Nhà nước ngày càng nhiều. Trong 30 năm qua từ nhiệm vụ đảm bảo giao thông chuyển sang kinh doanh cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường, nhiệm vụ chính của Công ty là xây dựng làm mới hàng trăm cây cầu lớn nhỏ bằng nhiều phương pháp khác nhau. - Xây dựng các công trình giao thông vận tải. - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Nạo vét và bồi đắp mặt bằng thi công công các loại móng công trình. - Xây dựng các kết cấu công trình. - Gia công chế biến lắp đặt cấu kiện thép, bê tông đúc sẵn. 1.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty CP cầu 11 Thăng Long có hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản phẩm đơn chiếc và đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật cao địa bàn sản xuất kinh doanh rộng trên khắp cả nước, chu kỳ sản xuất sản phẩm dài, thời gian thi công một cây cầu thường kéo dài từ 1 - 3 năm vì chu kỳ sản xuất dài và sản phẩm làm cầu vẫn được đầu tư chủ yếu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nước nên thị trường bị thanh toán chậm. Do đó công ty thường xuyên phải vay vốn ngân hàng và hàng năm phải trả lãi vay cho ngân hàng. Quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi đơn vị phải có trình độ kỹ thuật cao, thiết bị thi công tiến độ và phải tuân thủ theo một quy trình công nghệ sản xuất nhất định. Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty có: 719 người trong đó nhân viên quản lỳ là: 88 người, những ảnh hưởng quan trọng đến tình hình kinh doanh trong năm báo cáo. a/. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty. Cơ cấu tài sản của Công ty Cầu 11 Thăng Long Đơn vị tính: 1000đ TT Tên chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2006 2007 Mứcư¯ Tỷ lệ % ư¯ Số tiền TT(%) Số tiền TT (%) I Tài sản LĐ và ĐTNH 89.942.496 81.1 95.497.192 83.26 536.723 6.15 1 Tiền, các khoản ĐTTCNH 692.332 0.62 4.485.003 3.91 3.792.671 547 2 Các khoản phải thu 53.818.303 48.52 46.265.275 50.34 -7.553.028 -14.04 3 Hàng tồn kho 28.594.456 25.78 39.199.591 34.18 10.605.135 37.08 4 TSLĐ khác 6.837.405 6.6 5.529.323 -4.28 1.308.082 -19.14 II TSCĐ và đầu tư dài hạn 20.959.797 18.9 19.192.749 16.74 -176.048 -0.0008 1 Tài sản cố định 20.959.797 18.9 19.192.749 16.74 -176.048 -0.0008 2 Các khoản ĐTTC 3 Chi phi dở dang Cộng tài sản 110..902..266 100 114..671..941 100 3.769.675 3.39 Tỷ trọng TSLĐ và ĐTNH năm 2006 là 81,1% ; năm 2007 là 83,29%. Tỷ trọng TSCĐ và ĐTNH năm 2006 là 18,9%; năm 2007 là 16,74%. Qua cơ cấu tài sản của Công ty CP Cầu 11 Thăng Long như trên ta thấy: Tỷ trọng TSLĐ và ĐTNH trên tổng tài sản của Công ty là: 81.1% năm 2006 và 83.52% năm 2007 là quá cao trong cơ cấu vốn. Do các khoản nợ phải thu chiếm 48,52% năm 2006 là 40,37% năm 2007 với tỷ trọng nợ phải thu cao như vậy Công ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn kinh doanh. Tỷ trọng hàng tồn kho chiếm 25.78% năm 2006 và chiếm 34.8% trong tổng tài sản năm 2007 chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chưa nghiệm thu do hàng tồn kho, nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản cho nên TSCĐ và ĐTNH của Công ty quá thấp chỉ chiếm 18.9% năm 2006 và 16.74% năm 2007. Như vậy Công ty cần tăng cường thu hồi công nợ để tăng TSCĐ, đổi mới máy móc thiết bị để tiếp nhận những công nghệ mới hiện đại vào thi công cần tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhìn tổng thể tài sản của Công ty năm 2007 so với năm 2006 là 3,39% với số tiền tăng 3.769.765 tỷ đồng. Công ty đã tích cực thu hồi công nợ, nợ phải thu năm 2007 so với năm 2006 là 647.83% với số tiền tăng 3.792.698 tỷ đồng. b/. Tình hình nguồn vốn của Công ty Cầu 11 Thăng Long Đơn vị tính: 1000đ TT Tên chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2006 2007 Mứcư¯ Tỷ lệ % ư¯ Số tiền TT(%) Số tiền TT (%) 1 Nợ phải trả 107.916.141 97.30 109.601.736 95.57 1.685.595 1.56 - Nợ ngắn hạn 93.203.889 84.04 99.298.735 86.58 6.085.845 6.52 - Nợ dài hạn 13.131.017 11.84 8.566.767 7.47 -4.564.250 -34.75 - Nợ khác 1.581.234 1.42 1.745.234 1.52 164.000 10.37 2 Nguồn vốn chủ sở hữu 2.986.125 2.70 5.070.205 4.42 2.084.080 69.79 - Nguồn quỹ 2.960.729 2.66 5.065.404 4.41 2.104.675 71.08 - Nguồn kinh phí 25.396 0.04 4.801 0.01 -20.595 -189.8 Tổng 110.902.266 100 114.671.941 100 3.769.675 3.39 Hệ số nợ năm 2006 là 97,3%; năm 2007 là 95,57% Tỷ trọng vốn chủ sở hữu năm 2006 là 2,7%; năm 2007 là 4,42%. Nhìn vào bảng trên ta thấy rõ tình hình nguồn vốn của Công ty Cầu 11 Thăng Long có sự thay đổi tỷ trọng nợ phải trả trên tổng nguồn vốn chiếm tỷ lệ 97.30% năm 2006 và chiếm 95.57% năm 2007. Với tỷ trọng này Công ty luôn bị động về vốn trong sản xuất kinh doanh vì nguồn vốn chủ sở hữu năm 2007 có tăng so với năm 2006 là 2.084 tỷ đồng với tỷ lệ tăng cao là 69.79% nhưng tỷ trọng quá nhỏ bé đối với một công ty cầu. Công ty cần có những biện pháp nhằm chủ động về tài chính trong hoạt động kinh doanh những năm tới của Công ty. c/. Kết quả kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn của Công ty Đơn vị tính: 1000đ TT Tên chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2006 2007 Mứcư¯ Tỷ lệ % ư¯ 1 Tổng doanh thu TH trong kỳ theo giá vốn không có VAT 96.699.797 75.689.484 -21.010.313 -217.3 2 Tổng mức LN thực hiện trong kỳ 750.548 380.247 -370.301 -49.3 3 Vòng quay vốn KD 0.9519 0.6710 -0.2809 -29.51 4 Hệ số PV vốn KD 0.9519 0.6710 -0.2809 -29.51 5 Hệ số PV chi phí KD 1.0078 1.0050 -0.0028 -0.28 6 Hệ số LN vốn KD 0.0073 0.0033 -0.0040 -54.8 Vốn kinh doanh bq năm 2006 là: 101.575.591 ngàn đồng Vốn kinh doanh bq năm 2007 là: 12.787.103 ngàn đồng d/. Bảng nộp ngân sách Nhà nước năm 2007. Đơn vị tính: 1000đ. TT Tên chỉ tiêu 2006 2007 Số tiền Tỷ lệ % 1 Thuế giá trị gia tăng 4.908.616 4.252.86 -4.483.86 -91.33 2 Thuế thu nhập DN 240.153 106.469 -103.684 -49.3 Qua số liệu trên cho ta thấy công ty năm 2007 nộp ngân sách Nhà nước so với năm 2006 giảm 4.483.330 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 91.33% đồng thời nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cũng giảm 103.684 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm còn 49.3%. 1.1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty cầu 11 Thăng Long áp dụng quản lý trực tuyến chức năng cụ thể như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Ban giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phòng Hành chính Phòng Kế hoạch Phòng tổ chức Phòng tài vụ Phòng vật tư Phòng máy thiết bị Phòng TC kế toán 1.1.2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh Mạng lưới kinh doanh của Công ty. - Xây dựng công trình giao thông. - Xây dựng các kiện thép, kiện bê tông. - Sản xuất vật liệu xây dựng. - Xây dựng công trình công nghiệp. - Xây dựng công trình dân dụng. Trước tình hình khó khăn trên, Công ty Cầu 11 Thăng Long đã đề nghị Nhà nước, Bộ Giao thông Vận tải bố trí vốn kịp thời để Công ty có đủ vốn thi công các công trình mà Công ty đã thắng thầu. 1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP Cầu 11 Thăng Long 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay công ty tổ chức kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty từ khâu hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ ghi sổ chi tiết đến thanh toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính đều được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ của Công ty. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán mà công ty nắm bắt được toàn bộ thông tin, từ đó kiểm tra đánh giá và có sự chỉ đạo kịp thời của kế toán trưởng cũng như Banh lãnh đạo của Công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các nhân viên kế toán được điều hành trực tiếp bởi kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của công ty được tổ chức và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. - Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm 7 người trong đó chức năng nhiệm vụ của từng người khác nhau: * Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc trong công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên về chế độ tài chính hiện hành có trách nhiệm sử dụng vốn có hiệu quả và kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của Công ty. * Kế toán tổng hợp: Có thực hiện các phần còn lại chưa phân công cho các bộ phận trên như; tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, xác định doanh thu kết quả… Kiểm tra các số liệu kế toán của các bộ phận kế toán chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ kế toán lập báo cáo kế toán, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty. * Kế toán ngân hàng cộng tiền mặt: là thực hiện việc theo dõi tình hình biến động các khoản vốn bằng tiền và các nhiệm vụ đi giao dịch với các ngân hàng để vay hoặc thanh toán tiền mặt cho Công ty. * Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ tồn kho. Mặt khác tính giá trị vốn nguyên vật liệu xuất kho, phân bổ công cụ dụng cụ. Ngoài ra lập báo cáo nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý vật tư trong công ty. * Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Tiến hành tính toán lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp. Mặt khác ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. * Kế toán thanh toán: là theo dõi các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng. Theo dõi các khoản phải thu phải trả, các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải trích nộp cũng như sự biến động số dư các tài khoản tại quỹ ngân hàng. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo quản và thực hiện các công vịêc thu chi tiền mặt, các dịch vụ chuyển đổi giữa tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, theo dõi chặt chẽ đồng tiền mặt, lập báo cáo quỹ đầy đủ theo quy định của Nhà nước. Sơ đồ bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Trưởng phòng tài vụ Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng tiền mặt Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán thanh toán công nợ Thủ quỹ 1.2.2. Hình thức ghi sổ kế toán Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ, kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp số liệu chi tiết - Hình thức Công ty doanh nghiệp áp dụng theo chứng từ ghi sổ và sở hữu vốn của Nhà nước. - Hình thức tổ chức kế toán công ty áp dụng chứng từ ghi hách toán kế toán của Công ty thực hiện theo các quy định về chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. 1.2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại DN - Chế độ kế toán: Theo nhật ký chứng từ ghi sổ - Biên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ trong ghi là thanh toán VNĐ. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng theo phương pháp đường thẳng cơ sở mức khấu hao đăng ký với cục quản lý vốn của tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp thành phố Hà Nội và quy định số 206/2003/QĐ-BTTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý sử dụng và tính khấu hao tài sản cố định theo thời gian sử dụng. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Đánh giá theo giá trị thực tế mua vào. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị thực tế hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế hành nhập kho trong kỳ - Giá trị thực tế hàng xuất kho cuối kỳ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. - Phương pháp tính giá gốc của hàng xuất bán. - Hệ thống tài khoản trong công ty: áp dụng theo hệ thống tài khoản quy định tại QĐ48 và phù hợp với đặc thù công ty, tài khoản được mã hoá đến cấp II. Hệ thống báo cáo kế toán: Việc lập báo cáo tài chính là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Vì vậy hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Cầu 11 Thăng Long được lập như sau: Tên báo cáo Kỳ hạn báo cáo Thời điểm lập Người lập Nơi nhận báo cáo - Bảng cân đối kế toán Cuối kỳ và cuối năm 15 hoặc 30 ngày Kế toán viên Sở kế hoạch và đầu tư, chi cục thuế - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Cuối quý và cuối năm 15 hoặc 30 ngày Kế toán viên Sở kế hoạch và đầu tư, chi cục thuế - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Cuối quý và cuối năm 15 hoặc 30 ngày Kế toán viên Sở kế hoạch và đầu tư, chi cục thuế - Thuyết minh báo cáo tài chính Cuối quý và cuối năm 15 hoặc 30 ngày Kế toán viên Sở kế hoạch và đầu tư, chi cục thuế - Báo cáo quản trị Cuối quý và cuối năm 15 hoặc 30 ngày Kế toán viên Sở kế hoạch và đầu tư, chi cục thuế Báo cáo tài chính tổng hợp được lập theo quý, năm báo cáo tài chính của Công ty được lập thành 04 bản gửi tới các cơ quan chức năng có liên quan. - Một bản lưu tại phòng Tài chính Công ty. - Một bản nộp cho Cục thuế Hà Nội. - Một bản nộp cho Cục Thống kê Hà Nội. - Một bản nộp cho đơn vị của mình. Việc lập báo cáo thống kê theo quý, năm đã giúp cho Công ty cũng như các cơ quan chức năng giám sát theo dõi chặt chẽ được tình hình tài chính của Công ty qua đó giúp lãnh đạo công ty có những chỉ đạo kịp thời cho kỳ hoạt động sản xuất tiếp theo để nâng cao hiệu quả lao động kinh doanh của Công ty. Chương 2 Thực trạng công tác kế toán nVL, CCDC tại Công ty Cầu 11 Thăng Long 2.1. kế toán chi tiết NVL, CCDC Việc hạch toán chi tiết NVL,CCDC là sự kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL,CCDC cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Do Công ty có nhiều chủng loại vật liệu, tình hình nhập, xuất, tồn diễn ra thường xuyên, liên tục nên Công ty sử dụng hình thức kế toán chi tiết theo phương pháp “ ghi sổ số dư” (tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng,còn ở phòng kế toán theo dõi về mặt giá trị). * Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nhập mua ngoài Nhập thu hồi Bảng kêNVL,CCDC nhập kho thu hồi Giấy thanh toán tiền tạm ứng Bảng tổng hợp NVL CCDC nhập kho thu hồi Bảng kê NVL, CCDC xuất kho Bảng phân bổ NVL, CCDC xuất kho Sổ số dư Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Diễngiải: ở kho: Hàng ngày căn cứ vào ác chứng từ nhập xuất NVL,CCDC (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng NVL, CCDC. Cuối ngày thủ kho rút ra được số tồn kho của từng danh điểm vật tư. Thẻ kho được kế toán lập và gửi cho thủ kho. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho của từng danh điểm vật liệu vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, mở cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư có danh điểm vật liệu được in sẵn sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và từng loại vật liệu. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển sổ số dư cho kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Đối với kế toán: Kế toán vật liệu sẽ kiểm tra việc ghi chép của thủ kho thông qua việc đối chiếu số liệu giữa các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho với thẻ kho. Nếu phù hợp kế toán vật liệu ký xác nhận vào thẻ kho. Các chứng từ nhập ,xuất kho được giữ lại phòng kế toán để xử lý. Các phiếu nhập, xuất được tách riêng sau khi kế toán vật liệu tiến hành kiểm tra việ ghi chép của thủ kho trên thẻ kho. Sau khi kế toán vật liệu tiến hành phân loại phiếu nhập, phiếu xuất theo thời gian phát sinh và theo từng danh điểm, từng nhóm vật tư thì kế toán vật liệu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL. Chỉ vào bảng kê đối với nhập vật liệu thu hòi còn vật liệu mua ngoài ghi vào giấy thanh toán tiền tạm ứng. 2.2. Phân loại và đánh giá NVL, CCDC 2.2.1. Phân loại NVL, CCDC Do NVL ở Công ty Cầu 11 Thăng Long rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Để phục vụ công tác kế toán NVL một cách chính xác đòi hỏi việc phân loại NVL là rất cần thiết và không thể thiếu được. Hiện nay, căn cứ vào công dụng kinh tế và vai trò của NVL mà Công ty Cầu 11 Thăng Long chia NVL thành : - NVL chính: là những NVL được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành nên thực thể công trình, tiêu hao hết vào công trình cả về mặt hình thái và giá trị trong quá trình sử dụng. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: thép, xi măng, cát, neo cáp cường độ cao… trong mỗi loại lại được chia thành các nhóm khác nhau như: + Thép tấm: thép tấm 3 ly, thép tấm 8 ly…. + Thép tròn: thép tròn phi 22, phi 12… + Neo cáp cường độ cao: neo công tác ESC- 22, neo công tác ESC- 31… - Vật liệu phụ: là những NVL không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó góp phần làm tăng chất lượng của sản phẩm. Trong quá trình sản xuất nó chỉ bị tiêu hao một phần giá trị vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu và khi công trình hoàn thành nó có thể được sử dụng vào công trình khai thác.Vật liệu phụ ở Công ty bao gồm Sikament, dung môi, thiếc hàn, phụ gia Sikasil…- Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ. Nhiên liệu ở Công ty bao gồm xăng, dầu, mỡ,… - Phụ tùng thay thế sửa chữa: bao gồm các chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc thiết bị của Công ty như: xăm lốp các loại, vòng bi, viên bi… - Phế liệu thu hồi: các loại sắt thép vụn, đầu mẩu que hàn….- CCDC: bao gồm ván khuôn đúc mẫu, gàu đổ bê tông, cóc cáp phi 22…. 2.2.2. Đánh giá NVL, CCDC * Đánh giá NVL, CCDC nhập kho – NVL, CCDC mua ngoài: Công ty áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu mua ngoài được xác định là : giá thực tế mua chưa có thuế GTGT. – NVL, CCDC nhập kho thu hồi: Trị giá vốn thực tế nhập kho = trị giá vốn thực tế xuất kho * Đánh giá NVL, CCDC xuất kho Mặc dù số lượng chủng loại NVL, CCDC nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL của Công ty rất chặt chẽ. NVL, CCDC nhập kho của lô hàng nào thì thường xuất thẳng luôn cho các đội. Do đó, Công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất. Công ty sử dụng tính giá thực tế cho vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá thực tế đích danh. Ví dụ : Theo phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/2007. Công ty mua thép gai VPSSP 295 phi 10 với số lượng 5276 kg, đơn giá là 7850 đ/kg – Số dư đầu kỳ: 0 Khi xuất kho thép gai VPSSP 295 phi 10 thì căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 và tính theo giá thực tế đích danh. Vì vậy mà đơn giá xuất = đơn giá nhập = 7850 đ/kg 2.3. Tài khoản kế toán sử dụng:- TK 152 – Nguyên vật liệu. Trong đó Công ty mở thêm các TK cấp 2:+ TK 1521 – Vật liệu tiêu hao+ TK 1522 – Vật liệu luân chuyển+ TK 1523 – Vật liệu khác+ TK 1528 – Vật tư tài sản đã thanh lý- TK 136 – Phải thu nội bộ - TK 142 – Chi phí trả trước- TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ- TK 331- Phải trả người bán - TK 111 – Tiền mặt- TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp- TK 627 – Chi phí sản xuất chung* Hệ thống sổ kế toán sử dụng- Chứng từ ghi sổ TK 1521, TK 1522. TK 153- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 1521,TK 1522, TK 153 2.4. Thủ tục nhập, xuất NVL, CCDC 2.4.1. Thủ tục nhập kho NVL, CCDC * Trường hợp nhập mua mới: Căn cứ vào phương án tổ chức thi công, bản thiết kế khối lượng thi công, tiến độ thi công các đội thi công làm giấy đề nghị cung cấp vật tư. Khi nhận đựoc yêu cầu mua sắm NVL, CCDC phòng vật tư cử cán bộ đi mua hoặc để các đội cử nhân viên tiếp liệu đi mua. Cán bộ của phòng hoặc nhân viên tiếp liệu sẽ viết giấy tạm ứng để đi mua NVL, CCDC. Khi NVL, CCDC về đến kho Công ty hoặc đến kho đơn vị thi công thì thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách….NVL,CCDC có đúng yêu cầu không. Sau đó tiến hành nhập kho và ký nhận vào mặt sau của tờ hoá đơn là kho đã nhận hàng. Căn cứ vào hoá đơn, phòng vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:Liên 1: Lưu lại làm chứng từ gốc tại phòng vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán. Liên 3: Cán bộ mua sắm vật tư/nhân viên tiếp liệu giữ để thanh toán tạm ứng. Biểu 1 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT- 3LL Liên 2: giao cho khách hàng DG/03 - B Ngày 4 tháng 6 năm2007 No: 0031073 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp gia công kim khí Văn Điển – Hà Nội Địa chỉ: Km 3 đường 70 Số TK: 710A- 00251 Điện thoại: 8615341 Mã số: 0100104517-1 Họ và tên người mua hàng: Trần Đức Hải Đơn vị: Công ty Cầu 11 Thăng Long ( thi công cầu Đế ) Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 010014517- 1 TT Tên,loại,quy cách Đơn vị Số Chất Đơn giá vật tư tính lượng lượng (đồng) Thành tiền (%) Thép gai VPSSP 295 phi 10 kg 5.276 100 7.850 41.416.600 Cộng 41.416.600 Thuế VAT 5 % 2.070.830 Tổng cộng 43.487.430 Bằng chữ: Bốn ba triệu bốn trăm tám mươi bảy nghìn bốn trăm ba mươi đồng. Người mua Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2 Đơn vị:…. Phiếu nhập kho Mẫu số 02 – VT Địa chỉ:…. Ngày 4 tháng 6 năm 2007 Nợ TK 1521: 41.416.600 Nợ TK 1331: 2.070.830 Có TK 331: 43.487.430 Người nhập hàng: Nguyễn Mậu Thế Địa chỉ:……………………… Lý do nhập: Thi công cầu Đế Số 08 ngày 04 tháng 06 năm 2007 TT Tên,loại,quy cách Đơn vị Số Chất Đơn giá vật tư tính lượng lượng (đồng) Thành tiền (%) Thép gai VPSSP 295 phi 10 kg 5.276 100 7.850 41.416.600 Cộng 41.416.600 Thuế VAT 5 % 2.070.830 Tổng cộng 43.487.430 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu bốn trăm tám mươi bảy nghìn bốn trăm ba mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhập Thủ kho (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 3 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01.GTKT- 3LL Liên 2: giao cho khách hàng DG/03 - B Ngày 14 tháng 6 năm 2007 No: 0061366 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tâm Linh Địa chỉ: Cầu Giấy – Hà Nội Số TK: 710A- 06089 Điện thoại: 8345921 Mã số: 010010591-1 họ và tên người mua hàng: Trần Đức Hải Đơn vị: Công ty Cầu 11 Thăng Long ( thi công cầu Đế ) Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 010014517- 1 Số tiền bằng chữ: Mười triệu hai trăm chín mươi nghìn đồngNgười mua người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Tên,loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn TT Vật tư vị lượng lượng giá Thành tiền tính (%) (đồng) 1 Gàu đổ bê tông Chiếc 280 100 35.000 9.800.000 Cộng 9.800.000 Thuế VAT 5 % 490.000 Tổng cộng 10.290.000 (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên,dáu) Biểu 4 Đơn vị:…. Phiếu nhập kho số 32 Mẫu số 02 – VT Địa chỉ:…. Ngày 14 tháng 6 năm 2007 Nợ TK 153: 9.800.000 Nợ TK 1331: 490.000 Có TK 331: 10.290.000 Họ tên người nhập hàng: Nguyễn Thái Sơn Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Lý do nhập: Thi công cầu Đế Số 32 ngày 14 tháng 06 năm 2007 Nhập tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long Tên,loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn TT Vật tư vị lượng lượng giá Thành tiền tính (%) (đồng) 1 Gàu đổ bê tông Chiếc 280 100 35.000 9.800.000 Cộng 9.800.000 Thuế VAT 5 % 490.000 Tổng cộng 10.290.000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng.Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhập Thủ kho(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Trường hợp nhập kho thu hồi: Trường hợp khi đơn vị báo trả, cán bộ vật tư phải nhận hàng tại công trình và ký vào phiếu xuất kho của đợn vị để làm phiếu nhập kho đúng như phiếu xuất kho đó, còn đơn vị không phải ký vào phiếu nhập kho nữa. Phòng vật tư lưu phiếu xuất kho của đơn vị làm chứng từ gốc. Ví dụ: Tháng trước Công ty xuất cho công trường cầu Đế 6.854 kg thép tròn phi 22 với đơn giá là 8.600 đ/kg. Công trường cầu Đế dùng không hết còn 2301 kg thép tròn nữa. Khi đơn vị thi công cầu Đế trả thép tròn phi 22, phòng vật tư căn cứ vào phiếu xuất kho của công trường cầu Đế để làm phiếu nhập kho thu hồi. Biểu 5 Đơn vị:…. Phiếu nhập kho số 28 Mẫu số 02 – VT Địa chỉ:…. Ngày 11 tháng 6 năm 2007 Nợ TK 1521: 19.788.600 Có TK 1361: 19.788.600 Họ tên người nhập hàng: Ông Lý trưởng ban Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Lý do nhập: Chứng từ cầu Đế về kho công ty Số 28 ngày 11 tháng 06 năm 2007 Nhập tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long TT Tên, loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn Ghi Vật tư vị lượng lượng giá Thành tiền chú ( %) (đồng) 1 Thép tròn phi 22 kg 2.301 100 8.600 19.788.600 Cộng 19.788.600 Số tiền bằng chữ: Mười chín triệu bảy trăm tám mươi tám nghìn sáu trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhập Thủ kho (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.4.2. Thủ tục xuất kho NVL, CCDC Khi phòng vật tư mua vật liệu, CCDC có thể xuất thẳng đến các đội thi công thì phiếu xuất kho được lập cùng với phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ vào thẻ rồi chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Giao cho đơn vị để làm chứng từ mua hàng Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07 (biểu 2), nhập kho 5276kg thép gai VPSSP 295 phi 10 với đơn giá là 7850 đ/kg. Phòng vật tư lập phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07 cho vật liệu thép gai VPSSP 295 phi 10 (biểu 6) Căn cứ vào phiếu nhập kho số 32 ngày 14/6/07 (biểu 4), nhập 280 chiếc gàu đổ bê tông với đơn giá 35.000 đ/chiếc. Phòng vật tư lập phiếu xuất kho số 46 ngày 14/6/07 xuất 230 chiếc gàu đổ bê tông (biểu 7). Biểu 6 Phiếu Xuất kho số 23 Mẫu số 02 – VT Ngày 4 tháng 6 năm 2007 Nợ TK 331: 43.487.430 Có TK 333: 2.070.830 Có TK 1521: 41.416.600 Họ tên người nhận hàng: Ông Khánh phó ban Địa chỉ:………………….. Lý do xuất: Thi công cầu Đế Số 23 ngày 4 tháng 6 năm 2007 TT Tên,loại,quy cách Đơn vị Số Chất Đơn giá vật tư tính lượng lượng (đồng) Thành tiền (%) Thép gai VPSSP 295 phi 10 kg 5.276 100 7.850 41.416.600 Cộng 41.416.600 Thuế VAT 5 % 2.070.830 Tổng cộng 43.487.430 Xuất tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu bốn trăm tám bảy mươi nghìn bốn trăm ba mươi đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 7 Phiếu Xuất kho số 46 Mẫu số 02 – VT Ngày 14 tháng 6 năm 2007 Nợ TK 331: 8.452.500 Có TK 333: 402.500 Có TK 153: 8.050.000 Họ tên người nhận hàng: Ông Tuấn Địa chỉ:………………….. Lý do xuất: Thi công cầu Đế Số 08 ngày 04 tháng 6 năm 2007 Tên,loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn TT Vật tư vị lượng lượng giá Thành tiền tính (%) (đồng) 1 Gàu đổ bê tông Chiếc 230 100 35.000 8.050.000 Cộng 8.050.000 Thuế VAT 5 % 402.500 Tổng cộng 8.452.500 Xuất tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long Số tiền bằng chữ: Tám triệu bốn trăm năm mươi hai nghìn năm trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07 (biểu 2), Công ty đã nhập kho 5276 kg thép gai VPSSP 295 phi 10 và phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07 (biểu 6) đã xuất 5276 kg thép gaiVPSSP 295 phi 10. Thủ kho ghi thẻ kho: Biểu 8 Đơn vị:……. Thẻ kho Ngày lập thẻ:…….. Tờ số:…………… - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép gai VPSSP 295 phi 10- Đơn vị tính: Kg Ngày Chứng từ Ký Nhập Số phiếu Diễn giải Số lượng xác Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn nhận Tồn đầu kỳ - 4/6 08 Ông Hải mua thép 5276 gai VPSSP 295 phi 10 của XNGCKKVĐ 4/6 23 Thi công cầu Đế 5276 Tồn cuối kỳ 2.265 Căn cứ vào phiếu nhập kho 32 ngày 14/6/07 (biểu 4), Công ty mua 280 chiếc Gàu đổ bê tông và phiếu xuất kho số 46 ngày 14/6/07 (biểu7), xuất kho 230 chiếc Gàu đổ bê tông. Thủ kho ghi thẻ kho: Biểu 9 Đơn vị:……. Thẻ kho Ngày lập thẻ:…… Tờ số:………… Ngày Chứng từ Ghi Nhập Số phiếu Diễn giải Số lượng chú Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 12014/6 32 Ông Hải mua gàu đổ bê 280 tông của 14/6 46 Thi công cầu Đế 230 Tồn cuối kỳ 170 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Gàu đổ bê tông- Đơn vị tính: Kg Biểu 10 Sổ số dư vật tư kho Công ty Quý II năm 2007 TT Tên, loại, quy cách vật tư Đơn vị Đơn giá Số dư đén hết tháng 4 Số dư đến hết tháng 5 Số dư đén hết tháng 6 tính Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền I- Vật liệu tiêu hao 2.265 17.780.250 1 Thép gai VPSSP 295 phi10 Kg 2 Thép tròn phi 22 Kg 8.600 2.301 19.788.600 II- Vật liệu luân chuyển 1 Cáp thép phi 28 m 38.000 206 7.828.000 III- Công cụ dụng cụ 1 Gàu đổ bê tông chiếc 35.000 170 5.950.000 Tổng cộng 142.569.200 183.536.500 Sau khi kế toán vật liệu tiến hành phân loại phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu theo thời gian phát sinh và theo từng danh điểm, từng nhóm vật tư thì kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL,CCDC.Quy trình lập bảng kê NVL, CCDC này được tiến hành trên máy vi tính trong chương trình Excel như sau: Trước tiên, kế toán vật liệu kích đúp chuột lên biểu tượng có tên mình trên màn hình máy vi tính. Trên cửa sổ màn hình xuất hiện các thư mục dữ liệu (ví dụ: thư mục bảng kê nhập,xuất NVL, CCDC; thư mục bảng phân bổ…). Mỗi thư mục dữ liệu đều được lập cho 12 tháng và mỗi tháng được lập một sheet. Sau khi vào cửa sổ màn hình có các thư mục dữ liệu, kế toán vật liệu kích đúp chuột vào thư mục bảng kê nhập dữ liệu. Cửa sổ Microsoft Excel hiện ra, kế toán vật liệu kích chuột vào tháng 6 là tháng muốn nhập dữ liệu ở dưới màn hình và tiến hành nhập các thông tin ghi trên phiếu nhập kho thu hồi số 28 ngày 11/6/07 (biểu 5) theo mẫu biểu đã có sẵn. Chỉ vào bảng kê NVL,CCDC thu hồi đối với các phiếu nhập kho thu hồi, các phiếu nhập kho mua ngoài được theo dõi trên thẻ kho. Trong bảng kê NVL, CCDC nhập kho thu hồi tháng 6/07, kế toán nhập dữ liệu TK 1521,TK 153 (ở cột nợ). Sau khi nhập xong, kế toán vật liệu sử dụng công thức tính tổng trong chương trình Excel để tính ra tổng của TK 1521, TK 153 của cầu Đế, cầu Mường La…. Đối với quy trình kế toán NVL,CCDC xuất kư ;ho thì căn cứ vào phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07 (biểu 5), xuất 5276 kg thép gai VPSSP phi 10 với đợn giá 7850 đ/kg và phiếu xuất kho CCDC số 46 ngày 14/6/07, xuất 230 chiếc gàu đổ bê tông với đơn gí là 35.000đ/chiếc. Kế toán NVL cũng làm thao tác như lập bảng kê thu hồi trên để lập bảng kê xuất kho. Biểu 11 Bảng kê NVL,CCDC nhập kho thu hồi tháng 6 năm 2007 Ghi nợ TK 1521, 153 Số Ngày Tên,loại, quy cách vật tư đơn vị Số Chất Đơn Thành tiền TK Đối TK Ghi C từ C từ tính lượng lượng(% giá Có tưọng sd Nợ chú 28 11/6 Thép tròn phi 22 Kg 2.301 100 8.600 19.788.600 1361 C.Đế 1521 30 13/6 Thép tròn phi 16 Kg 6.533 100 7.700 50.304.100 1361 C.MLa 1521 39 20/6 Ván khuôn đúc mẫu chiếc 720 100 40.000 28.800.000 1361 C.MLa 153 45 24/6 Cáp thép phi 28 m 207 100 30.000 6.210.000 142 C.Kiền 1522 Tổng cộng 787.816.100 Ghi có TK liên quan Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu 12 Bảng kê NVL,CCDC xuất kho tháng 6/07 Ghi nợ TK có liên quan Có TK: 1521,1522,153 Số Ngày Tên,loại, quy cách vật tư đơn vị Số Chất Đơn Thành tiền TK Đối TK Ghi C từ C từ tính lượng lượng(% giá Nợ tưọng sd Có chú 23 4/6 Thép gai VPSSP 295 phi10 Kg 5.276 100 7.850 41.416.600 1361 C.Đế 1521 46 14/6 Gàu đổ bê tông Chiếc 230 100 35.000 8.050.000 1361 C.Đế 153 52 16/6 Thép tròn phi 14 Kg 8548 100 7.700 65.819.600 1361 C.MLa 1521 68 22/6 Thép gai phi 12 Kg 8.293 100 7.800 64.685.400 1361 C.TÔng 1521 74 25/6 Cáp thép phi 21,5 m 200 100 37.000 7.400.000 142 C.Oai 1522 Tổng cộng 1.005.977.200 2.5. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 2.5.1. Trình tự kế toán nhập NVL, CCDC * Trường hợp nhập kho mua ngoài: Khi dơn vị hoặc đội thi công có nhu cầu về NVL, CCDC đơn vị sẽ viết giấy đề nghị cung ứng vật tư gửi cho phòng vật tư. Phòng vật tư căn cứ vào giấy đề nghị tiến hành thăm dò thị trường rồi gửi giấy báo giá lên lên giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi giáy báo giá đựoc duyệt, phòng vật tư cử cán bộ đi mua vật tư. Để mua vật tư thì cán bộ phải viết giấy tạm ứng tiền để mua. Khi đó kế toán viết phiếu chi hoặc séc thanh toán và cán bộ vật tư sẽ mang tiền hoặc séc thanh toán cho người bán và bên bán sẽ chuyển vật liệu về kho Công ty. Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra nếu phù hợp thì phòn vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn để viết phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho.Việc theo dõi tình hình thanh toán với người bán được phản ánh trên sổ “ sổ chi tiết công nợ”. Công ty theo dõi cán bộ đi mua vật tư như một đơn vị bán hàng nên thông qua TK 331- phải trả người bán. Khi NVL, CCDC về nhập kho kế toán sẽ ghi bút toán giảm nợ cho cán bộ đi mua vât tư. - Khi viết phiếu chi, kế toán tiền mặt sẽ ghi: Nợ TK 331- Trần Đức Hải 43.487.430 Có TK 111 43.487.430 - Sau khi NVL,CCDC mua về làm thủ tục nhập kho, Ông Hải viết giấy thanh toán tiền tạm ứng(biểu 13) và gửi lên phòng tài vụ.Kế toán đối chiếu số liệu ghi trên hoá đơn GTGT số 0031073 ngày 4/6/07(biểu 1) và phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07(biểu 2) với giấy thnh toán tiền tạm ứng của ông Hải. Căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng đó, kế toán nhập số liệu vào máy theo đối tượng pháp nhân: Trần Đức Hải Quy trình tiến hành trên phần mềm Afsysnetwork như sau: Từ màn hình Windown nhấn đúp chuột trái vào biểu tượng của phần mềm eeer vào màn hình đăng ký mật khẩu. Sau khi đã đăng ký mật khẩu vào nút đồng ý, ta sẽ được giao diện của người đặt mật khẩu. Trong giao diện này có 7 nút, mỗi nút có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Ta nhấn vào nút chứng từ thì một loạt danh mục hiện ra và chon mục “ cập nhật chứng từ công nợ“ bằng cách nhấn chuột trí vào mục đó. Màn hình cập nhật chứng từ thanh toán công nợ hiện ra, tại màn hình này ta bắt đàu căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, hoá đơn GTGT… để lập vào các ô trong màn hình. CKCN2 ẹ ẹẹẹẹ + Tại ô loại chứng từ : nhấn mũi tên ngược chon mã chứng từ CKCN2 khi đó ở bên tái của ô sẽ hiện ra dòng chữ “ ghi có các TK công nợ “ 4/6/07 Loại chứng từ Ghi có các TK công nợ 8 + Tại ô ngày: nhập ngày, tháng, năm, của chứng từ vào 4/ +Tại ô số: nhập số chứng từ : số 331 ẹ + Tại ô TK có: nhấn vào phím mũi tên ngược chon TK ghi có trong định khoản hoặc nhập trực tiếp 331 vào ô khi đó bên phải của ô sẽ hiện ra dòng chữ “phải trả người bán”. TK có Phải trả người bán TĐHải ẹ + Tại ô đối tượng pháp nhân: nhấn vào phím mũi tên ngược chọn dòng chữ hoặc nhập trực tiếp dòng chữ TĐHải và khi đó bên phải của ô sẽ hiện ra dòng chữ “ Trần Đức Hải “ Đối tượng pháp nhân có Trần Đức Hải Tại ô nhập nội dung chính chứng từ gốc nhập: Mua thép gai VPSSP 295 phi 10 của XNGCKKVĐ. Kê khai thuế thì vào nút kê khai thuế, lúc đó màn kê khai thuế hiện ra và ta nhập số liệu vào: Thép gai VPSSP 295 phi 10. Số lượng 5276 kg, đơn giá 7850 đ/kg. Giá gốc: 41.416.600 đ. VAT 5 %: 2.070.830 đ. Tổng cộng: 43.487.430 đ. Sau khi nhập xong các số liệu lưu tai chứng từ sau đó máy tự động vào chứng từ ghi sổ (biểu 14) Trình tự nhập CCDC vào máy giống như nhập NVL. Tại ô nội dung chính nhập: Mua Gàu đổ bê tông. Số lượng 280 chiếc. Đơn giá 35.000đ/chiếc. Giá gốc 9.800.000đ. Thuế VAT 5% 490.000đ. Tổng cộng 10.290.000đ Biểu 13 Công ty Cầu 11 Thăng Long Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 7 tháng 6 năm 2007 Họ tên người thanh toán: Trần Đức Hải Đơn vị công tác: phòng vật tưSố tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: TT Số hóa đơn Diễn giải Số tiền Tổng Thuế VAT Giá gốc 1 0031073 Thép gai VPSSP 295 phi 10 43.487.430 2.070.830 41.416.600 Tổng cộng 43.487.430 2.070.830 41.416.60  Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán Người thanh toán (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 14 Chứng từ ghi sổ Số: CKCN2 – 0106 3006 Tháng 6/2007TK 331 – Phải trả người bán Đối tượng pháp nhân: tất cả Ngày, số chứng từ, diễn giải TK Nợ TK Có Tiền nợ Tiền có ……………………….. CKCN2 ngày 30/6/07 Số 6 331 43.487.430 Thuế VAT 1331 2.070.850 Hải TT tập 20- thép gai VPSSP 1521 41.416.600 phi 10(PN 08,4/6) CKCN2 ngày 30/6/07 số 7 331 64.837.605 Thuế VAT 1331 3.087.505 Hải TT tập 21- thép tròn phi 16 1521 61.750.100 (PN 40, 14/6) ………………………. Tổng cộng 1.230.865.600 1.230.865.600 Đối tượng tập hợp: tất cả Chứng từ đã ghi sổ cái ngày / / Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu 15 Công ty Cầu 11 Thăng Long Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 15 tháng 6 năm 2007 Họ tên người thanh toán: Trần Đức Hải Số tiền TT Số hoá đơn Diễn giải Tổng Thuế VAT Giá gốc 1 0031073 Gàu dổ bê tông 10.290.000 490.000 9.800.000 Tổng cộng 10.290.000 490.000 9.800.000 Đơn vị công tác: phòng vật tưSố tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán Người thanh toán (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 16 Công ty Cầu 11 Thăng Long Chứng từ ghi sổ Số: CKCN2 – 0106 – 3006 Tháng 6 năm 2007 Tài khoản 153 - CCDC Đối tượng pháp nhân: Tất cả Đối tượng tập hợp: Tất cả Ngày, số chứng từ, diễn giải TK Nợ TK Có Tiền nợ Tiền có CKCN2 ngày 30/6/07 Số 12 331 10.290.000 Thuế VAT 1331 490.000 Hải TT tập 26- Gàu đổ bê tông 153 9.800.000 (PN32, 14/6) CKCN2 ngày 30/6/07 số 13 331 15.613.773 Thuế VAT 1331 743.513 Hải TT tập 21- thép tròn phi 16 153 14.870.260 (PN 40, 14/6) Tổng cộng 380.202.000 380.202.000 Chứng từ đã ghi sổ cái ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng * Trường hợp nhập kho thu hồi: Căn cứ vào bảng kê NVL,CCDC nhập kho thu hồi tháng 6/07 (biểu 11), nhập thép tròn phi 22 với số lượng 2301 kg, đơn giá 8.600 đ/kg, thành tiền là 19.788.600. Kế toán vào tệp bảng tổng hợp NVL,CCDC trên màn hình máy vi tính. Tại màn hình Microsoft Excel, kế toán lập bảng tổng hợp nhập kho thu hồi thang 6/07 cho tất cả các đối tượng sử dụng trong tháng. Nhập số liệu trong bảng kê vào sổ tổng hợp. Biểu 17 Bảng tổng hợp NVL,CCDC nhập kho thu hồi tháng 6/07 Ghi nợ TK 1521,1522,153 Thành tiền TK Nợ TK Có Đối tượng sd TK 1521 TK 1522 TK 153 Tổng TK 1361 C.Đế 19.788.600 19.788.600 C.M La 50.304.100 28.800.000 79.104.100 Tổng 1361 326.070.850 39.360.000 365.430.850 TK 142 Thác Ông 6.210.000 6.210.000 Tổng 142 422.385.250 422.385.250 Tổng cộng 326.070.850 422.385.250 39.360.000 787.816.100 Có TK liên quan Người lập biểu Kế toán trưởng Căn cứ vào bảng tổng hợp NVL,CCDC nhập kho thu hồi, từ màn hình “ cập nhật chứng từ kế toán khác “ ta cũng nhập dữ liệu vào màn hình “ cập nhật chứng từ thanh toán công nợ”. Vì hai màn hình này gần giống nhau chỉ khác ở ô “loại chứng từ “ . Tại ô loại chứng từ này ta chọn loại chứng từ “KHAC1 ”-Chứng từ kế toán khác- ghi nợ; TK có; đối tượng pháp nhân có; khoản mục chi phí có ; đối tượng tập hợp có được thay thế bằng tài khoản nợ,đối tượng pháp nhân nợ, khoản mục chi phí nợ, đối tượng tập hợp nợ. Do bảng tổng hợp NVL thường có những định khoản phức tạp: ghi nợ nhiều TK (1521,1522, 1523), ghi có nhiều TK(1361,1421) mà mỗi chứng từ của phần mềm kế toán không cho phép nhập định khoản kép do đó kế toán NVL chọn những định khoản cùng loại trong bảng tổng hợp để nhập vào một chứng từ. Vì vậy, một bảng tổng hợp có thể nhập nhiều chứng từ nhưng đều cùng loại là “ chứng từ khác” chỉ khác nhau ở định khoản. Trên cơ sở dữ liệu trong chương trình Afsysnetwork kế toán nhập số liệu: Nhập kho thu hồi thép tròn phi 22 cuả công trình Cầu Đế. Định khoản: Nợ TK 1521 : 19.788.600 Có TK 1361 : 19.788.600 Khi nhập xong nội dung nghiệp vụ trên máy, máy sẽ tự động vào chứng từ ghi sổ (Biểu 18). Biểu 18 Công ty Cầu 11 Thăng Long Chứng từ ghi sổ Số: KHAC1 – 0106 –3006 Tháng 6 năm 2007 TK 1521 – vật liệu tiêu hao Đối tượng pháp nhân: tất cả Ngày, số chứng từ, diễn giải TK Nợ TK Có Tiền nợ Tiền có KHAC1 ngày 1/6/07 số 1 1521 70.092.700 Nhập thu hồi thép tròn T6-C.Đế 1361 19.788.600 Nhập thu hồi thép tròn T6- Mla 1361 50.304.100 Tổng cộng 326.070.850 326.070.850 Đối tượng tập hợp: tất cả Chứng từ đã ghi vào sổ cái ngày / / Người lập biểu Kết toán trưởng Biểu 19Công ty Cầu 11 Thăng Long Chứng từ ghi sổ tháng 6/2007Số: KHAC1 – 0106 – 3006 TK 153 - CCDC Ngày, số chứng từ, diễn giải TK Nợ TK Có Tiền nợ Tiền có KHAC1 ngày 1/6/07 số 1 153 28.800.000 Nhập thu hồi ván khuôn đúc mẫu – C.M La 1361 28.800.000 Tổng cộng 39.360.000 39.360.000 Đối tượng pháp nhân: tất cảĐối tượng tập hợp: tất cảChứng từ đã ghi sổ cái ngày / / Người lập biểu Kế toán trưởng 2.5.2. Trình tự kế toán xuất NVL, CCDC Căn cứ vào bảng kê NVL,CCDC xuất kho tháng 6/07(biểu 12), kế toán vào tệp bảng phân bổ vật tư trên màn hình. Tại màn hình Microsoft Excel kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật tư xuất kho tháng 6/07 cho tất cả các đói tượng sử dụng trong tháng. Số liệu của bảng phân bổ NVL,CCDC xuất kho được láy từ tổng các TK 152,153 trên bảng kê xuất kho tháng 6/07 của cầu Đế và cầu M La, T. Ông… Biểu 20 Bảng phân bổ NVL,CCDC xuất kho tháng 6/2007 Ghi nợ TK liên quan Ghi có TK 1521,1522,153 Thành tiền TK Có TK Nợ Đối tượng sd TK 1521 TK 1522 TK 153 Tổng TK 1361 C.Đế 41.416.600 8.050.000 49.466.600 C.M La 65.819.600 65.819.600 C.T Ông 64.685.400 64.685.400 Tổng 1361 850.287.650 16.560.800 866.848.450 TK 142 Cầu Oai 7.400.000 7.400.000 Tổng 142 118.230.700 118.230.700 TK 62702 X. cơ khí 1.141.500 15.756.550 0 16.898.050 TK 62702 1.141.500 15.756.550 0 16.898.050 Tổng cộng 853.429.150 135.987.250 16.560.800 1.005.977.200 Người lập biểu Kế toán trưởng Sau đó cũng giống quy trình nhập kho NVL,CCDC thu hồi trong chương trình kế toán Afsysnetwork, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ xuất vật tư (biểu 19) nhập vào màn hình. Màn hình cập nhật chứng từ khác và tại ô loại chứng từ chọn “ KHAC2 “- chứng từ kế toán khác- ghi có và không phải kê khai thuế GTGT. Kế toán căn cứ vào số liệu trên bảng phân bổ NVL,CCDC xuất kho nhập số liệu vào máy. Cầu Đế TK 1361: 41.416.600 Cầu M La TK 1361: 65.819.600 Sau khi nhập dữ liệu máy tự động ghi chứng từ ghi sổ Biểu 21 Công ty Cầu 11 Thăng Long Chứng từ ghi sổ tháng 6/2007 Số: KHAC2 – 0106- 3006 TK 1521- vật liệu tiêu hao Đối tượng pháp nhân: tất cả Ngày, số chứng từ, diễn giải TK nợ TK có Tiền nợ Tiền có KHAC2 ngày 1/6/07 số 1 1521 15.272.658 KHAC2 ngày 1/6/07 số 2 1521 850.285.650 Xuất kho thép gai phi 10- CĐế 1361 41.416.600 Xuất kho thép tròn phi14-Mla 1361 65.819.600 KHAC2 ngày 1/6/07 số 4 1521 1.141.500 Xuất kho thép phi12- Xcơ khí 62702 1.141.500 Tổng cộng 853.429.150 853.429.150 Đối tượng tập hợp: tất cả Chứng từ đã ghi sổ cái ngày / / Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu 22 Chứng từ ghi sổ tháng 6/2007 Số : KHAC2 – 0106 – 3006 TK 153 – CCDC Đối tượng pháp nhân: tất cả Đối tượng tập hợp : tất cả Chứng từ ghi sổ cái ngày / / Người lập biểu Kế toán trưởng Ngày, số chứng từ, diễn giải TK nợ TK có Tiền nợ Tiền có KHAC2 ngày 1/6/07 số 1 3.065.210 KHAC2 ngày 1/6/07 số 4 153 8.050.000 Xuất kho gàu đổ bê tông 1361 8.050.000 Tổng cộng 16.560.800 16.560.800 Từ các chứng từ ghi sổ (biểu 14,16,18, 19,21,22) máy sẽ tự động vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Biểu 23 Công ty Cầu 11 Thăng Long Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ TK Nợ TK Có Số tiền CKCN2 – 0106 – 3006 1.611.067.600 Ghi có các TK công nợ 331 1.611.067.600 80.553.380 1.169.322.320 361.191.900 KHAC1- 0106 – 3006 326.070.850 Chứng từ kế toán khác- ghi nợ 1521 326.070.850 1361 326.070.850 KHAC2 –0106 –3006 1.609.487.682 Chứng từ kế toán khác- ghi có 1521 1.609.487.682 850.287.650 62702 1.141.500 KHAC1 – 0106 –3006 39.360.000 Chứng từ kế toán khác – ghi nợ 153 39.360.000 39.360.000 KHAC2 – 0106 – 3006 16.560.800 Chứng từ kế toán khác – Ghi có 153 16.560.800 1361 16.560.800 Tháng 6 năm 2007 Biểu 24 Công ty Cầu 11 Thăng Long Sổ cái Tháng 6 năm 2007 Tài khoản: 1521- vật liệu tiêu hao TK Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền SH NT ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.120.785.558 Số phát sinh 6 30/6 Nhập kho thép gai phi 10 331 41.416.600 7 30/6 Nhâp kho thép tròn phi 16 331 61.750.100 Tổng 331 – phải trả cho ngưòi bán 1.230.865.600 1 1/6 Nhập thu hồi thép trònphi22 1361 19.778.600 1 1/6 Nhập thu hồi thép trònphi16 1361 50.304.100 2 Xuất kho thép gai phi10 1361 41.416.600 2 Xuất kho thép tròn phi 14 1361 65.819.600 Tổng 1361-Vốn KD theo khoán ở các đơn vị 326.070.850 850.287.650 Cộng phát sinh 1521 1.556.936.450 1.609.487.682 Dư cuối kỳ 2.068.234.326 Biểu 25Công ty Cầu 11 Thăng Long Sổ cái Tháng 6 năm 2007 TK: 153- CCDC TK Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền SH NT ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 101.671.875 Số phát sinh 12 30/6 Nhập kho gàu đổ bê tông 331 9.800.000 13 30/6 Nhập ván khuôn đúc mẫu 331 370.402.000 Tổng 331 380.202.000 1 1/6 Nhập thu hồi ván 1361 39.360.000 khuôn đúc mẫu 1 1/6 Xuất kho gàu đổ bê tông 1361 16.560.800 Tổng 1361 39.360.000 16.560.800 Tổng số phát sinh 419.562.000 16.560.800 Số dư cuối kỳ 504.673.075 Chương 3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công táckế toán NVL, CCDC ở Công ty Cầu 11 Thăng Long 3.1. Nhận xét về công tác kế toán NVL, CCDC ở Công ty Cầu 11 Thăng Long 3.1.1. Những ưu điểm trong công tác kế toán và tình hình quản lý sử dụng NVL ở Công ty Cầu 11 Thăng Long- Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm SXKD. - Vận dụng phương thức khoán trong xây lắp phù hợp với điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. - Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán trẻ, trình độ chuyên môn vững vàng, nhiệt tình sáng tạo trong công việc. 3.1.2. Những tồn tại trong công tác kế toán NVL - Việc cài đặt chương trình kế toán máy chưa hoàn thành- Khi mua NVL,CCDC thủ kho chỉ kiểm tra xem có đảm bảo số lượng,quy cách hay không mà không lập biên bản kiểm nghiệm mã hiệu chất lượng vật liệu nhập kho. - Kế toán ghi bút toán thanh toán với người bán thông qua cán bộ đi mua vật tư chưa đúng với quy định và việc ứng trước cho cán bộ đi mua vật tư một số tiền lớn không đảm bảo an toàn. - Công ty không lập bảng kê NVL,CCDC nhập kho mua ngoài và sổ chi tiết NVL, CCDC. Do vậy không thể theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng NVL, CCDC trong tháng. - Công tác quản lý NVL chưa được tốt 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC ở Công ty Cầu 11 Thăng Long 3.2.1. Hoàn thiện việc cài đặt chương trình kế toán trên máy vi tính Thống nhất từ khâu thu mua đến khâu cuối cùng, không cần thông qua chương trình Excel. Khi đó kế toán chỉ cần nhập dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá cài đặt trong phần mềm: Hệ thống chứng từ, danh mục vật tư,… đúng quan hệ TK đối ứng. Máy sẽ tự động ghi vào các sổ chi tiết Tk theo đối tượng và tự động tổng hợp số liệu vào các sổ cái, bảng kê, bảng tổng hợp. Và khi kế toán chọn bút toán kết chuyển đúng máy sẽ tự động chuyển toàn bộ giá trị dư Nợ(dư Có0 hiện thời của TK được kết chuyển sang bên có (bên Nợ) của TK được kết chuyển. Phần mềm kế toán này sẽ giảm bớt được khối lượng công việc hàng ngày của kê toán và khả năng chính xác sẽ cao hơn. 3.2.2. Lập biên bản kiểm nghiệm loại NVL,CCDC mua ngoài+ Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL,CCDC. VD: theo hoá đơn GTGT số 0031073 ngày 4/6/07 (biểu 1) Ông Trần Đức Hải mua 5276 kg thép gai VPSSP 295 phi 10, với đơn giá 7850 đ/kg. Thực tế kiểm nhận số lượng thép gai VPSSP 295 phi 10 trên là đúng quy cách và đảm bảo chất lượng. Ban kiểm nghiệm lập biẻn bản kiểm nghiệm: Biểu 26Công ty Cầu 11 Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc o0o Biên bản kiểm nghiệm Hà Nội, ngày 4 tháng 6 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Hoàng Huy Thái (Trưởng ban) Ông: Lưu Trọng Ninh (Phòng kỹ thuật) Bà: Nguyễn Thị Hoa (Giám định) Ông: Trần Đức Hải (Cán bộ tiếp liệu) TT Tên, loại, quy cách Đơn vị Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Ghi Vật tư tính theo C. từ chú SL theo đúng SL không quy cách đúng QCPC phẩm chất Thép gai VPSSP 295 Phi 10 Kg 5276 5276 0 Bà : Trần Thị Toan (Phòng kế toán)  ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư trên đúng quy cách phẩm chất, số lượng theo chứng từ đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho .Đại diện phòng kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm 3.2.3. Mở sổ chi tiết thanh toán với người bán 3.2.3. Mỏ sổ chi tiết thanh toán với người bán Biểu 27 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản 331(chi tiết cho từng nhân viên tiếp liệu) Tháng 6 năm 2007 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK331,Nợ các TK Theo dõi thanh toán Số Ngày 152 133 … Cộng có 111 112 … Cộng Nợ TK 331 TK 331 Dư đầu kỳ ……… Cộng PS Dư cuối kỳ 3.2.4. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết NVL,CCDC Để phục vụ cho việc xử lý và cung cấp các thông tin về tình hình nhập kho mua ngoài, kê toán cần lập thêm bảng kê NVL,CCDC nhập mua mới. Và lập sổ chi tiết NVl trong tháng. Sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất NVl,CCDC ở kho lên. Kế toán vật liệu vào bảng kê NVL,CCDC nhập kho mua ngoài và sổ chi tiết NVL, CCDC. Sổ kế toán ghi chép tính hình nhập – xuất – tồn của vật liệu theo hai chỉ tiêu: số lượng và giá trị Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07(biểu 2) nhập 5276 Kg Thép gai VPSSP phi 10 với đơn giá là 7850 đ/kg và phiếu nhập kho số 32 ngày 14/6/07(biểu 4) nhập kho 280 chiếc Gàu đổ bê tông với đơn giá là 35.000 đ/kg ta lập bảng kê nhập kho mua mới và lập sổ chi tiết NVL.CCDC. Biểu 28 Bảng kê NVL,CCDC nhập kho tháng 6 năm 2007 Ghi nợ TK 152 Có TK liên quan Ngày Số Tên vật liệu Đơn Số Đơn Thành tiền TK TK C. từ C. từ vị tính lượng giá Có Nợ 4/6 08 Thép gai phi 10 Kg 5276 7850 41.416.600 141 1521 14/6 32 Gàu đổ bê tông Chiếc 280 35.000 9.800.000 141 153 Người lập biểu Kế toán trưởng  Kết luận NVL,CCDC là yếu tố không thể thiếu được trong đơn vị SXKD nói chung cũng như trong Công ty Cầu 11 Thăng Long nói riêng. Kế toán NVL, CCDC được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình thực tế của Công ty để có hướng chỉ đạo đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả SXKD. Qua thời gian thực tập ở Công ty Cầu 11 Thăng Long, Em đã cố găng học hỏi để trau dồi kiến thức của mình và để viết chuyên đề thực tập này. Em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét của mình với mong muốn hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Vì thời gian thực tập, nghiên cứu và khả năng có hạn, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế chắc chắn chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót, Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là thầy Trương Anh Dũng. Em cũng xin cảm ơn Ban giám đốc cùng các anh chị trong phòng kế toán đã nhiệt tình giúp đỡ Em hoàn thành chuyên đề này.