Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nvl tại chi nhánh công ty cổ phần lắp máy Inco 6

TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại doanh nghiệp. Trích khấu hao TSCĐ: + Nhà xưởng, vật kiến trúc: 05 - 50 năm + Máy móc thiết bị: 05 - 15 năm + Thiết bị dụng cụ quản lý: 03 - 10 năm * Phương pháp tính giá xuất của vật tư: Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho bao gồm: - Phương pháp tính theo giá trị đích danh - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ. Phương pháp này tính vốn trị giá thực tế xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ 1.5.1- Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ - CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Danh mục các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ xung chế độ kế toán doanh nghiệp từ 01/11/1995 quý II/2005. Có 5 loại chứng từ kế toán: Chứng từ tiền mặt. Chứng từ Vật tư. Chứng từ lao động tiền lương. Chứng từ tài sản cố định. Chứng từ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp đã lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu như: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ tiền mặt. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho. 1.5.2- Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản áp dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15//2006/QĐ -BTC ngày 20/3/2006 cuả Bộ trưởng bộ tài chính. Doanh nghiệp áp dụng hầu hết các tài khoản cấp 1 trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (Từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9). Trừ một số tài khoản cấp 1 doanh nghiệp không sử dụng như: TK 158, TK 461. TK 158 - Hàng hoá kho bảo thuế: Sử dụng ở doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp: Dùng cho các tập đoàn cơ quan liên hiệp,... TK cấp 2 như ngoại tệ doanh nghiệp không sử dụng vì doanh nghiệp sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Sử dụng đặc thù ở đơn vị là một số tài khoản dùng cho doanh nghiệp xây lắp như: TK 337 - thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng. TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công. 1.5.3- Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán : Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Báo cáo tài chinh Ghi cuối tháng Đối chiếu, K.tra *Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ mở theo chứng từ gốc. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng phản ánh các chứng từ ghi sổ đã lập trong kỳ để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. - Sổ cái: mối một tài khoản được mở một sổ cái. Cơ sở ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng cộng sổ cái các tài khoản kế toán ghi vào bảng cân đối số phát sinh. 1.5.4- Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán : Báo cáo tài chính của công ty đơn vị tính là đồng việt nam, lập theo hướng dẫn của " Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam" ban hành theo quyết định số 15//2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành. Căn cứ vào số liệu của các sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ để lập bảng cân đối số phát sinh, tổng số phát sinh nợ phải bằng tổng số phát sinh có. Báo cáo kế toán gồm có: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. thuyết minh báo cáo tài chính.. Báo cáo quản trị gồm có: Báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt. Báo cáo quyết toán tiền lương. Báo cáo tăng, giảm tài sản cố dịnh. PHẦN II:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY INCO 6 2.1 - Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty. Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các cơ sở hạ tầng có quy mô vừa và nhỏ. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dạng, phong phú.Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như các loại cát, sỏi, đá... những loại vật liệu có giá trị cao như sắt, thép, xi măng... đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt. Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60 - 70% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp. Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải được lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng, chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào. Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. - Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Trong doanh nghiệp vật liệu luôn được dự trữ ở một mức độ nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục.Do vậy, các doanh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó gây tra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình. Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. - Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiếu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư. - Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công. 2.2- Phân loại và tính giá NVL tại công ty. 2.2.1- Phân loại NVL tại công ty. Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu, bao gồm nhiều loại vật liệu. Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng như sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Chi nhánh Công ty cổ phần lắp máy INCO6 đã phân loại NVL thành: - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có: Sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, ... trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng làm tăng chất lượng công trình hoặc hoàn thiện công trình như: que hàn, oxy, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, xây dựng công trình như xăng, dầu, ga,... cho các loại xe và máy thi công. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải như xăm lốp ôtô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng... - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng (ngoài các vật liệu trên) của công ty hoặc phế liệu thu hồi. Ở công ty còn có loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép .... những loại vật tư này được sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật tư luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại công ty 100%. Nếu làm mất mát, hư hỏng, công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu tư. 2.2.2- Tính giá NVL tại công ty. 2.2.2.1- Tính giá thực tế nhập kho NVL. Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công. Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. * Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (Chưa có thuế) + Chi phí thu mua (vậnchuyển, bốc dỡ ...) - các khoản giảm trừ (Nếu có) Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT. VD: Theo HĐGTGT số 0041312 ngày 21/8/2007 mua thép f25 của Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng. - Số lượng: 7,027 kg; Đơn giá: 7.820 đồng/kg (Thuế suất thuế GTGT: 5%) - Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đồng. Trị giá vốn thực tế thép f25 được tính như sau: - Giá mua chưa có thuế: 7,02 x 7.820 = 54.951.140 đồng. - Thuế GTGT: 54.951.140 x 5% = 2.747.557 đồng. Giá thanh toán = 54.951.140 + 2.747.557 = 57.698.697 đồng. Giá thực tế nhập kho = 57.698.697 + 450.000 = 58.148.697 đồng. * Đối với vật liệu tự gia công: Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công = Giá VL xuất kho để gia công + Các chi phí tiền lương BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công + Chi phí khác có liên quan (Chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công ) VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/8/2007, xuất thép f32 cho đội 1 (Ông Trường) để gia công lan can thép với số lượng là 6.035 kg, đơn giá:8.650 đ/kg. Tổng số tiền 52.202.750 đồng Chi phí điện hàn để gia công: 170.000đồng. Chi phí tiền lương cho công nhân là: 3.250.000đồng. Giá lan can thép Nkho = 52.202.750 + 170.000 + 3.250.000 = 55.622.750đ 2.2.2.2- Tính giá thực tế xuất kho của NVL: Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây lắp, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thường là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phương pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL xuất kho. Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho. 2.3- Thủ tục, chứng từ nhập xuất NVL tại công ty. 2.3.1- Thủ tục nhập kho vật liệu Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp, căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật từ đó phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao và chuyển cho phòng vật tư. Sau đó, phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với các đặc điểm thi công công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm vận chuyển , bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển đó công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty ký hợp đồng kinh tế với đơn vị cung cấp. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL. Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bán với khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép... Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lượng, số lượng,chủng loại, quy cách, kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.3). Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn thì phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.4). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 - lưu ở quyển, Liên 2 - thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liên 3 - giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trong trường hợp vật tư nhập tại chân công trình thì liên 2 được chuyển cho kế toán vật tư vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật tư do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật tư còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên để làm thủ tục nhập kho. Hoá đơn của người bán và phiếu XK được gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Biểu số 2.2: HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EN/2004B Liên 2: Giao khách hàng 0041312 Ngày 21 tháng 8 năm 2007 Đơn vị bán hàng:Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng. Địa chỉ: P. Gia Sàng - TP. Thái Nguyên. Số tài khoản: 710B. 12264 (Ngân hàng công thương Thái Nguyên) MST: 4600310787 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Bá Vinh Tên đơn vị: Chi nhánh Công ty cổ phần lắp máy INCO6 Địa chỉ: Số nhà 2841 Đại lộ hùng vương - Vân cơ - Việt trì - Phú thọ. Hình thức thanh toán: TM + CK MST: 0100906101008 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép f 6 kg 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f 12 kg 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f 25 kg 7.027 7.820 54.951.140 4 Thép f 28 kg 4.747 7.820 37.121.540 Cộng tiền hàng 319.510.000 Thuế Suất GTGT: 5%Tiền thuế GTGT 15.975.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 335.485.510 Số tiền viết bằng chữ: (Ba trăm ba năm triêu, bốn trăm tám lăm nghìn, năm trăm mười đồng). Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận đươc hoá đơn của Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng vật liệu được chuyên chở về kho của công ty. Trước khi nhập vật tư công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm tra vật tư đúng chất lượng, đủ số lương, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật tư làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho. Biểu số: 2.3: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 21 tháng 8 năm 2007 Căn cứ vào hoá đơn số 0041312 ngày 21/8/2007 của Công ty CPTM Thái Hưng kiểm nghiệm của Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO 6 gồm: 1. Ông Nguyễn Bá Vinh: Đội trưởng 2. Ông Nguyễn Anh Tuấn: Cán bộ kỹ thuật 3. Ông Nguyễn Văn Tuấn: Thủ kho. Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho do Ông Vinh mua về STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng qui cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép f 6 kg 15.643 15.643 0 đủ 2 Thép f 12 kg 13.141 13.141 0 đủ 3 Thép f 25 kg 7.027 7.027 0 đủ 4 Thép f 28 kg 4.747 4.747 0 đủ Kết luận của ban kiểm nghiệm Ông Vinh mua về số thép f 6 là 15.643kg; f 12 là 13.141kg;f 25 là 7.027kg; f28 là 4.747kg do công ty CPTM Thái Hưng bán cho chi nhánh Công ty cổ phần lắp máy INCO 6 đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt.Biên bản được lập thành hai bản. Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban kiểm nghiệm (Ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn mua hàng kế toán làm thủ tục nhập sau: Biểu số 2.4: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01- VT Ngày 21tháng 8 năm 2007 Theo QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ TK 152 số:15 Có TK 331 Họ, tên người giao hàng: Nguyễn tiến Ngọc Theo HĐ số 0041312 ngày 21/8/2007 của công ty CPTM Thái Hưng. Nhập tại kho: Công ty STT Tên,nhãn hiệu, phẩm chất, qui cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f6 kg 15.643 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f12 kg 13.141 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f25 kg 7.027 7.027 7.820 54.951.140 4 Thép f 28 kg 4.747 4.747 7.820 37.121.540 Cộng 319.510.010 Cộng thành tiền (bằng chữ): (Ba trăm mười chín triệu năm trăm mười nghìn, không trăm mười đồng). Nhập ngày 21/8/2007 Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.3.2- Thủ tục xuất kho. Khi có nhu cầu về NVL cho thicông, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, kế toán lập phiếu xuất kho có 3 liên: Liên 1 - Lưu; Liên 2 - Thủ kho nhận;Liên 3 - Do đội nhận vật tư giữ. Đội trưởng nhận phiếu xuất kho đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công Thủ tục xuất kho được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thủ tục xuất kho. Nhu cầu sản xuất Phòng vật tư lập phiếu xuất kho Đề nghị của đội trưởng Liên 1: Phòng vật tư giữ để theo dõi Liên 2: Phòng kế toán giữ để hạch toán Liên 3: Đội nhận vật tư giữ Biểu số 2.5: PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Họ tên người đề nghị: Ông Tân. Địa chỉ (bộ phận): Đội trưởng đội xây dựng số 3 đề nghị xuất vật tư là thép các loại để thi công công trình đường đây 220 KV việt trì - Sơn la. TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép f 6 kg 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f 12 kg 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f 25 kg 7.027 7.820 54.951.140 4 Thép f 28 kg 4.747 7.820 37.121.540 Ngày 30/8/2007 Giám đốc (ký, họ tên) Phòng vật tư (ký, họ tên) Người đề nghị (Ký, họ tên) Từ phiếu đề nghị xuất kho, phòng vật tư viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình Biểu số 2.6: PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02- VT Ngày 28 tháng 8 năm 2007 QĐ: 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ: 136 số:22 Có: 152 Họ, tên người nhận hàng: Anh Tân Địa chỉ( Bộ phận): Đội XD số 3 Xuất tại kho: Công ty. Số TT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 6 kg 15.643 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f 12 kg 13.141 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f 25 kg 7.027 7.027 6.603 46.399.281 4 Thép f 28 kg 4.747 4.747 7.820 37.121.540 Cộng 310.958.151 Cộng thành tiền (bằng chữ); (Ba trăm mười triệu, chín trăm năm mươi tám nghìn, một trăm năm mươi đồng chẵn) Xuất ngày, 28/8/2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 2.4 Quy trình kế toán chi tiết NVL tại công ty. Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý NVL đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại, từng thứ NVL về số lượng, chất lương, quy cách và giá trị: Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 đã hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL được tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.6: Bảng tổng hợp nhập NVL Bảng tổng hợp xuất NVL Thẻ kho Sổ chi tiết NVL Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập NVL Bảng kê xuất NVL Bảng tổng hợp N- X -T (4) (4) (6) Sổ số dư (5) (5) Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành tuân theo quy trình sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép, được mở cho từng loại, từng thứ NVL ở kho công ty, còn ở các đội không sử dụng thẻ kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập - xuất NVL phát sinh, thủ kho ghi số lượng thực tế vào các phiếu nhập - xuất rồi căn cứ vào đó ghi thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột "Tồn" của thẻ kho. - Ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán NVL xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận phiếu nhập - xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán NVL kiểm tra và hoàn chỉnh việc phân loại phiếu nhập - xuất theo cách phân loại NVL, rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết NL - VL theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, kế toán thống kê các chứng từ nhập - xuất NVL. Bảng tổng hợp nhập - xuất NVL theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời, căn cứ vào dòng tổng cộng cuối tháng trên thẻ chi tiết từng loại NVL, kế toán ghi vào Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn. Sau đó, căn cứ vào dòng tổng cộng thành tiền trên Bảng tổng hợp nhập vật tư, Bảng tổng hợp xuất vật tư để ghi vào sổ số dư. Sổ này không được theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại NVL. Số liệu dòng tổng cộng: Số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối tháng trên sổ được đối chiếu tương ứng với số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn vào cuối tháng (theo chỉ tiêu thành tiền) Như vậy, phòng kế toán chỉ sử dụng: Thẻ chi tiết, Bảng kê nhập - xuất vật tư,sổ số dư,Bảng tổng hợp nhập xuất NVL, sổ chi tiết NVL và Bảng tổng hợp nhập -xuất - tồn chứ không sử dụng Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất NVL. Hơn nữa, sổ số dư không được mở cho từng loại NVL và chỉ có kế toán ghi chép, do đó gây khó khăn cho công việc kiểm tra số liệu ghi chép ở kho. Biểu số 2.7: THẺ KHO Ngày lập thẻ kho: 01/8/2007 Mẫu số: 06- VT Tờ số: 12 Ban hành theo QĐ Số1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính Tên vật tư: Thép gai f 25 Đơn vị tính:Kg TT NT nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Tồn Số Ngày Nhập Xuất Tồn đầu tháng 4.648,2 1 21/8 PN15 Ông Nguyễn tiến ngọc nhập 7.027 11.675,2 2 27/8 PX22 Xuất cho đội số 3 thi công 7.027 4.648,2 3 28/8 PN43 Bà nguyễn thị khuyên nhập 17.025 21.673,2 4 28/8 PX50 Xuất cho đội số 3 thi công 4.414 17.259,2 .............................. Cộng tháng 8/2007 29.457 34.105,2 Thẻ chi tiết NVL 2.4.1- Phương pháp ghi chép các đội ở công trình. Tại các đội công trình thực hiện hạch toán đơn, không có TK đối ứng mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động của NVL. Khi nhận vật liệu giao từ kho công ty, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, ký tên vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Kế toán đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất này ghi vào bảng nhập vật tư trong tháng. Trong trường hợp các đội tự mua vật tư thì đội trưởng hay đội phó ký nhận thay thủ kho. Các chứng từ liên quan như hoá đơn bán hàng, các hoá đơn cước phí vận chuyển được nộp lên cho phòng kế toán. Khi xuất vật liệu cho công trình, kế toán đội ghi vào bảng kê xuất vật tư cho công trình mình đảm nhiệm. Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ, bảng kê nhập, bảng kê xuất và căn cứ vào các bảng kê đó để lập bảng kê nhập - xuất - tồn. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để hạch toán bù trừ nợ các đội. 2.5- Qui trình kế toán tổng hợp NVL tại công ty. NVL mà Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập - xuất cho từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể; để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NVL một cách thường xuyên, Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng Tk và sổ kế toán sau: *Tài khoản sử dụng: Tk 152 "NVL" trong đó: Tk1521"NVL chính"; Tk1522"Vật liệu phụ"; Tk1523"Nhiên liệu"; Tk1524"Phụ tùng thay thế"; Tk 1528"Vật liệu khác" và các Tk khác: - Tk 331" Phải trả cho người bán" (Mở chi tiết cho từng người bán) - Tk111" Tiền mặt" - Tk112"TGNH" - Tk 1331"Thuế GTGT được khấu trừ" -Tk 621(Mở chi tiết cho từng đội) *Các sổ được sử dụng: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 152. 2.5.1- Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán NVL tại công ty. Nguồn NVL nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài, nhập kho do tự gia công chế biến hoặc vật liệu xuất dùng cho các đội nhưng sử dụng không hết nhập lại kho. Quá trình hạch toán tổng hợp nhập NVL tại công ty được ghi sổ tuần tự thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.7: Hoá đơn, chứng từ nhập NVL Bảng tổng hợp nhập NVL Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 152 Sổ đăng ký CTGS Sổ cái 2.5.1.1-Nhập kho NVL từ nguồn mua ngoài: - Trường hợp mua NVL thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho nhà cung cấp:Khi công ty mua NVL, kế toán tiền mặt đã thanh toán trực tiếp cho người bán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ Tk 152 Nợ Tk 1331 Có Tk 111 Căn cứ vào hoá đơn số 0024521 và phiếu nhập kho số 01 ngày 02/8/2007 Ông phạm Công Diễm , chi tiền mặt số tiền: 2.100.000, thuế GTGT đầu vào 210.000, kế toán định khoản: Nợ TK 152: 2.100.000 Nợ TK 1331: 210.000 Có TK 111: 2.310.000 - Trường hợp mua NVL thanh toán bằng chuyển khoản: Kế toán viết séc số tiền thực tế thanh toán và ghi nhận tờ séc đó vào bảng tổng hợp chi tiền. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, giấy báo Nợ của ngân hàng để ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 112 Nếu thanh toán bằng chuyển khoản vẫn lấy ví dụ trên: Nợ TK 152: 2.100.000 Nợ TK 1331: 210.000 Có TK 112: 2.310.000 -Trường hợp mua NVL bằng tiền tạm ứng. khi có nhu cầu mua NVL căn cứ vào giấy đề nghị mua NVL đã được duyệt, kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu đi mua NVL, kế toán phản ánh: Nợ Tk 152 Nợ Tk 1331 Có Tk141 Vẫn lấy ví dụ trên nếu mua NVL bằng tiền tạm ứng: Nợ TK 152: 2.100.000 Nợ TK 1331: 210.000 Có TK 141:2.310.000 -Trường hợp mua NVL nhập kho nhưng chưa thanh toán cho người bán trong tháng. Trong tháng, sau khi NVL mua ngoài về được nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn do người bán gửi kèm và phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ Tk 152 Nợ Tk 1331 Có Tk 331 (chi tiết cho từng người bán) Căn cứ vào các hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 152. Đồng thời lập bảng kê vật tư, từ bảng kê này ghi vào bảng tổng hợp nhập vật tư. Từ đó ghi vào CTGS số 375 VD: Căn cứ vào hoá đơn số 0041312 và phiếu nhập kho số 15 ngày 21/8/2007 Ông Nguyễn Bá Vinh nhập thép các loại của Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng, kế toán ghi: Nợ Tk152: 319.510.000 Nợ Tk 1331: 15.975.500 Có Tk 111: 335.485.510 2.5.1.2- Nhập kho do tự gia công chế biến. Ở công ty việc gia công vật liệu do đội số 1 đảm nhiệm, NVL xuất để gia công là thép, sản phẩm gia công là kết cấu thép, lan can thép, mũi khoan... - Khi nhập vật liệu gia công kế toán phản ánh: Nợ Tk 152: 2.150.000 Có Tk 241: 2.150.000 2.5.1.3- Nhập kho NVL thu hồi -Trong quá trình sản xuất, thi công công trình khi xảy ra trường hợp NVL xuất ra nhưng sử dụng không hết, theo qui định của công ty là nhập lại kho. + Khi các đội nhập NVL theo giao khoán từ kho công ty về kho đội nhưng thực tế các đội đã sử dụng không hết và vẫn còn thừa NVL nằm trong kho của đội chưa xuất ra công trường. Các đội phải nhập vật tư thu hồi các công trình.Trường hợp này kế toán ghi: Nợ Tk 152 Có Tk 136 Kế toán tập hợp các phiếu nhập thu hồi phát sinh trong tháng 8/2007để vào bảng kê nhập thu hồi vật tư, rồi vào bảng tổng hợp nhập vật tư thu hồi, cuối cùng ghi vào CTGS số 381. Ví dụ: Có phiếu nhập kho số 9 ngày 8/8/2007 Đội số 2 nhập thu hồi với số tiền là: 247.349.234 đồng Nợ TK 152:247.349.234 Có TK 136 (chi tiết Đội 2): 247.349.234 + Khi các đội hoặc công ty đi mua NVL và xuất thẳng cho công trình, do không định mức được số NVL cần dùng hoặc có thể do việc chuyên chở khó khăn nên người mua tận dụng một chuyến xe hoặc số NVL mua theo lô có dôi ra một ít. Và số NVL đó được xuất thẳng tới công trường chứ không nhập kho đội số còn thừa nhập lại kho. Lúc này kế toán ghi giảm chi phí: Nợ Tk 152 Có Tk 621 Ví dụ: Tháng 8 ngày 28/8/2007 có phát sinh nghiệp vụ này, xảy ra ở đội 3. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 46, kế toán định khoản: Nợ TK 152: 1.968.680 Có TK 621: 1.968.680 + Khi nhập lại vật tư tự gia công, kế toán ghi giảm chi phí SX kinh doanh: Nợ Tk 152 Có Tk154 Biểu số 2.8: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ MUA NGOÀI Tháng 8/2007 STT Số PN NT Nội dung mua vật tư Tk 152 1 1 2/8/2007 Phạm công Diễn nhâp khởi động từ cửa hàng VL diezen 2.100.000 2 5 8/8/2007 Nguyễn tiến Ngọc nhâp thép tôn các loạicủa DNTN Hoàng Thanh 5.114.160 3 15 21/8/2007 Nguyễn tiến Ngọc nhập thép các loại của công ty CPTM thái Hưng 319.510.010 4 24 28/8/2007 Bà khuyên vật tư nhập xăng dầu các loại Cty TNHH thế giới trẻ. 54.209.950 Cộng 1.123.215.671 Biểu số 2.9: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ THU HỒI Các đội Tháng 8 năm 2007 STT Số PN NT Nội dung mua vật tư TK 152 Đội số 2 250.887.600 1 8 08/8/07 Ông Thành nhập que hàn XMPC 40CP + thép các loại thu hồi công trình Trường THCS Hoà An 5.000.386 2 9 08/6/07 Ông Thành nhập thép các loại, ống PVC fi 90 thu hồi công trình Trường THCS Hoà An. 247.349.234 3 45 28/8/07 Ông Thành nhập dầu HD 50 thu hồi công trình Trường THCS Hoà AN. 4.537.980 4 46 Ông Mỳ nhập tấm chống thấm +chất phụ gia dính thu hồi công trình Trường THCS Hoà An 1.968.680 ............................................... Cộng 283.856.280 Biểu số 2.10: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP NVL Tháng 8 năm 2007 STT Nhập vật liệu Đối tượng liên quan Nợ TK 152 1 TK 331 Nhập vật tư, vật liệu tháng 8/07 phục vụ các công trình 1.123.215.671 2 Tk 136 Nhập thu hồi vật tư tháng 8/07 từ các đội 281.887.600 3 TK621 Đội số 3 nhập vật tư thu hồi hạch toán giảm chi phí NVL trực tiếp 1.968.680 Tổng cộng 1.407.071.951 Biểu số 2.11: CHI NHÁNH CTY CP LẮP MÁY INCO6 Ban hành theo QĐ số 1864/1998 Ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ:375 Ngày 28 tháng 8 năm 2007 TT TRÍCH YẾU Số hiệu Số tiền nợ có 01 Nhập vật tư, vật liệu T8/07 phục vụ các công trình 152 111 1.123.215.671 Cộng 1.123.215.671 Kèm theo: chứng từ gốc và các bảng kê tồn Người lập Kế toán trưởng Biểu số 2.12: CHI NHÁNH CTY CP LẮP MÁY INCO 6 Ban hành theo QĐ số 1864/1998 BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 381 Ngày 28 tháng 8 năm 2007 TT TRÍCH YẾU Số hiệu Số tiền NỢ CÓ 01 Các đội nhập VT thu hồi T8/07 152 283.856.280 Các đội nhập VT thu hồi T8/07 136 281.887.600 Đội số 3 nhập VT thu hồi HT giảm CPNVLTT 621 1.986.680 Kèm theo: 8 FX + 4 BKTH người lập Kế toán trưởng 2.5.1.4- Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Quá trình kế toán tổng hợp xuất NVL tại Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO 6 được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.8: Chứng từ xuất NVL Bảng kê xuất NVL Bảng phân bổ NVL Chứng từ ghi sổ Chứng từ phụ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Tk 152 Sổ chi tiết TK 152 - Khi xuất vật liệu cho các đội theo cơ chế kế toán, kế toán phản ánh: Nợ Tk 136 Có TK152 Ví dụ: căn cứ vào phiếu xuất kho số 22 ngày 26 /8/2007 xuất thép các loại cho đội số 3 để thi công công trình. Nợ Tk 136: (chi tiết đội số 3): 319.510.000 Có TK 152: 319.510.000 - Khi xuất nhiên liệu cho máy thi công, nhiên liệu cho cán bộ đi công tác: Nợ Tk 141 Có TK152 Ví dụ: căn cứ vào phiếu xuất kho 40 ngày 28/8/2007 xuất cho Ông Nguyễn Ngọc Quang lái xe mang biển số 19k2 5957 , kế toán ghi: Nợ Tk 141:8.421.822 Có TK 152: 8.421.822 - Khi xuất thẳng VT, VL phục vụ công trình không qua kho đội: Nợ Tk 621 Có Tk 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 67 ngày 28/8/2007 xuất cho ông Mỹ đội số 3 số tiền là: 95.742.549đồng Nợ Tk 621:95.742.549 Có TK 152: 95.742.549 - Xuất vật liệu chi phí máy thi công. Nợ TK 623 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 8 ngày 8/8/2007 xuất cho ông Dũng số tiền: 540.397 đồng. Nợ TK 623: 540.397 Có Tk 152: 540.397 - Xuất vật liệu chi phí sản xuất chung: Nợ Tk 627 Có Tk 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 10 ngày 13/8/2007 xuất cho ông Ngọc với số tiền: 50.000 Nợ TK 627: 50.000 Có TK152: 50.000 - Xuất vật liệu chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ Tk 642 Nợ Tk 133 Có Tk 111 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 42 ngày 28/8/2007 Nợ TK 642: 887.272 Nợ TK 133: 88.727 Có TK 111: 975.999 Biểu số: 2.13: Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO 6 Ban hành theo QĐ số 1864/1998 BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Số :382 Ngày 28 tháng 8 năm 2007 TT Trích yếu Số hiệu Số tiền Nợ Có Xuất VT, VL T8/2007 CPCT 152 2.319.837.241 Xuất VT, VL cho các đội CPCT 136 2.162.022.078 Xuất xăng dầu cho đội số 4 + LXCQ 141 47.343.574 Xuất VT, VL hạch toán vào CPNVLTT 621 97.740.668 Xuất VT, VL hạch toán vào CPMTC 623 9.585.649 Xuất VT,VL hạch toán vào CPC 627 2.258.000 Xuất VT, VL hạch toán vào CPQLDN 642 887.272 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Biểu số 2.14: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2007 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng ..................................... 375 28/8 1.223.215.671 ................................ 381 28/8 283.856.280 382 28/8 2.319.837.241 Cộng Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Biểu số 2.15: SỔ Cái Tài khoản 152 Tháng 8/2007 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số đầu kỳ 1.204.394.001 28/8/07 375 28/8/07 Nhập VT, VL phục vụ CT 111 1.123.215.671 28/8/07 381 28/8/07 Các đội nhập VT tồn 136 281.887.600 28/8/07 381 28/8/07 Đội 902 nhập VT thu hồi 621 1.968.680 28/8/07 382 28/8/07 Xuất VT,VL cho các đội chi phí CT 136 2.162.022.078 28/8/07 382 28/8/07 Xuất xăng dầu cho đội 907 + lái xe cơ quan 141 47.343.574 28/8/07 382 28/8/07 Xuất VT, VL trực tiếp CT 621 97.740.668 28/8/07 382 28/8/07 Xuất VT, VL HTCP MTC 623 9.585.649 28/8/07 382 28/8/07 Xuất VT, VL HT CPC 627 2.258.000 28/8/07 382 28/8/07 Xuất VT, VL HTCP QLDN 642 887.272 Cộng số phát sinh 1.407.071.951 2.319.837.241 Số dư cuối kỳ 291.628.711 Người ghi sổ (ký họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) 2.6- Kiểm kê Nguyên vật liệu: - Khi kiểm kê phát hiện thấy vật liệu bị thiếu kế toán phản ánh. (1) Nếu trị giá thiếu được ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 632: 11.495.000 Có TK 152: 11.495.000 (2) Nếu trị giá thiếu chưa xác định được nguyên nhân. Nợ TK 1381: 150.000 Có TK 152:150.000 Sau đó kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh Nợ TK 1388: 100.000 Nợ TK 632: 50.000 Có TK 1381: 150.000 Khi kiểm kê phát hiện thấy vật liệu thừa, kế toán phản ánh (1) Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hinh thực tế được xác định để ghi Nợ TK 152: Có các tài khoản liên quan (2) Nếu thừa chưa xác định được nguyên nhân kế toán căn cứ trị giá thừa để ghi Nợ TK 152: 150.000 Có TK 3381: 150.000 Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh Nợ TK 3381: 150.000 Có TK 632: 150.000 PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY INCO 6. 3.1- Đánh giá thực trạng kế toán Nguyên vật liệu tại công ty. 3.1.1- Những thành tựu. - Cùng với sự trưởng thành và phát triển của ngành xây dựng cơ bản. Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO 6 đã không ngừng lớn mạnh với nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất và quản lý tài chính.Công ty đã tự phát huy nâng cao năng lực, tạo chỗ đứng cho mình trong sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác. Có được điều này là nhờ sự đóng góp to lớn của lãnh đạo cùng với các phòng ban và sự cố gắng nỗ lực của đội ngũ nhân viên công ty, đặc biệt là cán bộ phòng tài chính kế toán. - Với tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của công ty; công ty đã có khả năng phục vụ tốt cho quá trình thi công xây dựng công trình. Quy định nhiệm vụ rõ ràng cho các phòng ban chức năng để kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Đặc biệt áp dụng cơ chế khoán tới từng tổ đội thi công đã nâng cao trách nhiệm của các tổ đội đảm bảo kết quả sản xuất kinh doanh. - Trong công tác kế toán, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán vững vàng, có bề dày kinh nghiệm trong công tác kế toán, luôn áp dụng đúng,kịp thời các chế độ kế toán hiện hành. Công việc được phân công cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. - Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL tại bất kỳ thời điểm nào cũng tính được trị giá nhập, xuất, tăng, giảm và hiện có. Như vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty. - Về bảo quản, dự trữ vật tư: Công ty luôn dự trữ ở mức hợp lý, đảm bảo cho quá trình thi công và không gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu. - Về cách phân loại: Công ty dựa vào vai trò công dụng của vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh mà phân thành: NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu khác. Việc phân loại vật liệu như trên là hợp lý, đảm bảo kết hợp giữa lý thuyết và thực hành. - Về việc sử dụng TK kế toán trong hạch toán tổng hợp: Kế toán đã sử dụng các TK đáp ứng được yêu cầu quản lý. Chẳng hạn: để theo dõi và quản lý sổ NVL mà các đội sử dụng, kế toán dùng TK 136 và 336 để phản ánh. 3.1.2- Những tồn tại và nguyên nhân. Bên cạnh những ưu điểm còn có những mặt tồn tại và hạn chế trong quá trình quản lý và sử dụng kế toán NVL như sau: - Đối với hạch toán các nhà cung cấp. Là đơn vị xây dựng, công ty cần nhiều NVL với nhiều qui cách, chủng loại khác nhau. Và trong cùng một thời gian có thể công ty đảm nhận thi công nhiều công trình. Do vậy mà công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhiều người cung cấp. Để theo dõi việc thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán đã mở sổ riêng đối với từng người bán. Điều này làm cho khối lượng ghi chép nhiều. - Đối với việc đánh giá NVL: Khi vật liệu mua về nhập tại kho của công ty thì toàn bộ chi phí thu mua được tính vào giá trị thực tế NVL nhập kho. Trong khi đó NVL cung cấp tại chân công trình thì chi phí thu mua chỉ tính với NVL chính. Còn đối với vật liệu phụ, vật liệu khác, nhiên liệu lại được hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 627). Việc hạch toán như vậy sẽ không phản ánh đúng trị giá thực tế vật liệu nhập kho và bản chất tài khoản 627. -Đối với hạch toán chi tiết vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm NVL của công ty, công tác kế toán chi tiết NVL sử dụng phương pháp sổ số dư là phù hợp. Nhưng thực tế công ty vẫn sử dụng không đúng nội dung của phương pháp này. Cụ thể là điều kiện mở sổ số dư là phải có hệ thống giá hạch toán và hệ thống danh điểm vật tư.Mà thực tế ở công ty lại chưa đáp ứng được yêu cầu về hệ thống giá hạch toán. Hơn nữa, để theo dõi tình hình nhập - xuất NVL tại kho, công ty chỉ sử dụng bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng tổng hợp nhập,bảng phân bổ NVL. Còn sổ số dư dược mở cho phòng kế toán do kế toán NVL ghi chép chứ không phải thủ kho ghi; trên sổ số dư không theo dõi chỉ tiêu số lượng của từng thứ, từng nhóm NVL mà chỉ ghi theo chỉ tiêu tổng giá trị của chúng vào cuối tháng. Như vây việc sử dụng sổ số dư của công ty chỉ là hình thức, nó không được dùng để đối chiếu, kiểm tra việc ghi chép phản ánh sự biến động của NVL ở kho. Do đó nhiều khi xảy ra tình trạng thất thoát NVL mà không phát hiện kịp thời, và phản ánh không chính xác số liệu nhập - xuất - tồn hàng ngày. Đây là mặt tồn tại trong công tác hạch toán chi tiết NVL, vì vậy cần phải hoàn thiện hơn công tác này để việc quản lý NVL được chặt chẽ và có hiệu quả. 3.2- Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại công ty. NVL không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, là thành phần chính cấu thành nên sản phẩm. Vì vậy việc ghi chép, phản ánh thu mua, nhập, xuất, dự trữ NVL đóng một vai trò rất lớn trong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý NVL một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán là vấn đề cần thiết mà các doanh nghiệp cần quan tâm.. Việc hạch toán NVL tốt sẽ đảm bảo cho quá trình sản uất diễn ra kịp thời, đồng bộ, đáp ứng được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.. Kiểm tra giám sát việc chấp hành định mức NVl, tiêu hao NVL, tránh hiện tượng mất mát, lãng phí, hạ giá thành sản xuất mà vấn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Kế toán NVL không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu để thi công,mà quan trọng hơn là thông qua việc phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp sử dụng vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt lãng phí làm thiệt hại tài sản của công ty. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển của vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường. Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 muốn hoàn thiện công tác kế toán NVL phải dựa trên các chế độ kế toán, các chuẩn mực kế toán mới ban hành và thông tư hướng dẫn sử dụng chuẩn mực của bộ tài chính về hệ thống tài khoản sử dụng, pchứng từ và sổ sách kế toán đang sử dụng. 3.3- Một số ý kiến đề xuất. 3.3.1- Áp dụng tin học trong công tác hạch toán. Hiện nay, công tác kế toán nói chung tương đối lớn phức tạp. Do vậy, để thông tin được cập nhật, kịp thời và đáp ứng yêu cầu quản lý, công ty nên áp dụng tin học trong công tác kế toán. Ở công ty, việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán còn hạn chế, máy vi tính chưa thực sự phát huy vai trò, các phần hành kế toán hầu hết được làm thủ công. mặt khác, việc tập hợp các số liệu trên sổ sách không mấy đơn giản. Vì vậy, công ty cần thiết phải hoàn thiện việc trang bị máy vi tính cho kế toán (đảm bảo mỗi nhân viên một máy) và áp dụng phần mềm kế toán phù hợp. Tuy ban đầu, công ty phải đầu tư một khoản chi phí tương đối lớn, nhưng việc thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính sẽ đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công tác hạch toán, tiết kiệm chi phí lao động, đáp ứng nhu cầu cập nhật thông tin của công tác quản lý trước đòi hỏi càng cao của nền kinh tế thị trường. Vì vậy, trước xu thế của thị trường đòi hỏi các doanh nghiêp đều tiến hành áp dụng phần mềm kế toán để hạch toán, vì khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ nhanh chóng và chính xác hơn, cung cấp thông tin cho các bộ phận kịp thời, nó giúp công ty nắm bắt được cơ hội kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đâỳ dẫy những cạnh tranh khốc liệt hiện nay. 3.3.2-Về phương pháp quản lý nhập xuất NVL: Đối với NVL, cụ thể là nhiên liệu, khi xuất sử dụng, phòng vật tư lập phiếu nhập kho dưới dạng lệnh cấp phát nhiên liệu. Các trường hợp còn lại thì sử dụng phiếu xuất kho thông thường. Do phiếu xuất kho vật tư chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với việc sử dụng vật liệu thường xuyên xuất trong tháng. Do căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, các đội chia thành nhiều đợt mua khác nhau, nên cứ sau mỗi lần mua vật tư về lại phải lập phiếu xuất kho thì gây nên phiền toái. Vậy theo em đối với phần vật tư xuất tại các kho công trình nên sử dụng phiếu xuất theo hạn mức, điều này phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong tháng. Phụ trách bộ phận cung ứng vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng và định mức sử dụng NVL thi công cho từng công trình để xác định hạn mức được duyệt và lập phiếu xuất. Mỗi phiếu được dùng cho một loại NVL sử dụng cho cả tháng và được người phụ trách cung cấp lập làm 2 liên và cả 2 liên đều giao cho bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận vật tư giữ một liên còn một liên đưa cho thủ kho. Đến cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thì thủ kho cũng phải ký vào 2 liên. Ngoài ra cả hai liên đều phải có chữ ký của người phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách kế toán. Tổng số lượng NVL xuất trong phiếu lĩnh vật tư bao giờ cũng phải nhỏ hoặc bằng hạn mức được lĩnh. Nếu do kế hoạch sản xuất thi công thay đổi, cần lĩnh thêm NVL, thì phải lập phiếu lĩnh vật tư mới hoặc sử dụng phiếu xuất kho. 3.3.3- Kế toán chi tiết thanh toán với người bán. Công ty mở riêng 1 sổ đối với từng nhà cung cấp là không cần thiết. Công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi đối với nhà cung cấp thường xuyên còn đối với người bán không thường xuyên thì nên mở chung một sổ, mỗi người một trang sổ. Ví dụ: Với những nhà cung cấp thường xuyên như Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng, Chi nhánh công ty cổ phần xi măng tại phú thọ .... là những nhà cung cấp thường xuyên thì Chi nhánh nên mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và mở riêng mỗi đơn vị một sổ, tức là Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng một sổ, và Chi nhánh công ty cổ phần xi măng tại Phú Thọ một sổ... Còn đối với những nhà cung cấp không thường xuyên như doanh nghiệp Tư nhân Tiền Giang, Công ty cát sỏi sông lô ... là nhà cung cấp ít thì nên mở chung một sổ thanh toán với người bán, và mỗi một nhà cung cấp là một trang sổ 3.3.4- Trong việc tính giá NVL cung cấp tại chân công trình để phản ánh chính xác giá thành từng công trình. Công ty nên hạch toán chi phí mua của VL phụ, vật liệu khác vào trị giá vốn thực tế của chúng khi nhập kho đội. Mặt khác khi xảy ra trường hợp: vật tư nhập về sử dụng cho công trình này nhưng không hết chuyển sử dụng cho công trình sau, lúc này chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư này được tính vào chi phí sản suất chung của công trình trước và nó sẽ làm cho giá thành công trình đó tăng lên một cách bất hợp lý. Ngược lại công trình mới lại không phải chịu chi phí thu mua của số vật liệu đó sẽ làm cho giá thành công trình mới thấp hơn so với trường hợp tự mua về. Trong trường hợp này công ty nên tính chi phí thu mua đó vào trị giá thực tế NVL nhập tại kho công trình. KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển của nghành xây dựng, nghành kinh tế trọng điểm rất quan trọng trong cơ cấu nền kinh tế quốc dân. Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO 6 không ngừng lớn mạnh, bàn giao nhiều công trình lớn, chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội. Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng đã và đang không ngừng được hoàn thiện đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, trong công tác kế toán NVL ở công ty vẫn còn tồn tại một số vướng mắc cần hoàn thiện hơn nữa. Qua thời gian thực tập tìm hiểu thực tế ở công ty, dù chưa hiểu cặn kẽ và sâu sắc vấn đề song em đã cố gắng tìm hiểu những vấn đề cơ bản trong công tác hạch toán NVL của công ty và đưa ra một số ý kiến với mong muốn công ty tham khảo để công tác kế toán NVL của công ty ngày càng hoàn thiện hơn, và thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu hơn, thích hợp hơn với nền sản xuất hiện đại. Những ý kiến này là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng vào quá trình thực tế của công ty. Các ý kiến đề xuất trong chuyên đề này, có những vấn đề thực hiện được ngay, có những vấn đề lúc đầu còn khó khăn, nhưng em tin rằng với đội ngũ kế toán có năng lực trình độ như công ty nhất định sẽ thực hiện được. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Cô Phạm thị Bích Chi, cảm ơn các cô các chú và các anh chị trong phòng Tài chính kế toán của Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 đã luôn tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Việt trì, ngày 20 tháng 7 năm 2008 Sinh viên Đặng thị thanh Hường TÀI LIỆU THAM KHẢO. 1- Giáo trình kế toán tài chính Nhà xuất bản tài chính năm 2007 của Giáo sư, Tiến sỹ Ngô Thế Chi, Tiến sỹ Trương Thị Thuỷ. 2 - Hệ thống văn bản hướng dẫn 3 luật thuế mới và kế toán thuế năm 2004 TỔng cục thuế Tạp chí thuế Nhà nước Nhà xuất bản tài chính. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY INCO 6 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................