Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cơ khí Quang Trung

03. Công ty Cơ khí Quang Trung đã chấp thuận giảm giá 5% trên tổng giá trị thanh toán và thanh toán trả bằng chuyển khoản. Số tiền giảm giá = 170.100.000 x 5% = 8.505.000 đồng. Trong đó: Doanh thu bán hàng giảm = 8.100.000 đồng Thuế GTGT giảm = 405.000 đồng Kế toán ghi sổ: Nợ TK 532: 8.100.000 Nợ TK 3331: 405.000 Có TK 112: 8.505.000 Biểu số 11: Sổ chi tiết giảm giá hàng bán Tháng 12 năm 2003 Đơn vị tính : Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 20/12 31/12 193040 20/12 Giảm giá hàng bán theo đơn số 3 Kết chuyển giảm trừ doanh thu 112 511 8.100.000 8.100.000 Cộng phát sinh 8.100.000 8.100.000 Tuy nhiên, sổ này cũng không theo dõi từng mặt hàng tiêu thụ. Tương tự như sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ này chỉ như một sổ trung gian để liệt kê các nghiệp vụ giảm giá hàng bán . 4.4.1.2. Hạch toán tổng hợp giảm giá hàng bán Trình tự ghi chép vào cuối tháng như sau Căn cứ vào sổ chi tiết giảm giá hàng bán, cuối tháng 12/2003 kế toán cộng số phát sinh nợ ghi vào nhật ký chứng từ số 8, cột ghi có TK 532 theo định khoản kết chuyển giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 : 8.100.000 Có TK 532 : 8.100.000 Cuối tháng 12/2003 căn cứ vào nhật ký chứng từ 8 và các sổ liên quan (NKCT 1, NKCT 2…) để ghi vào sổ cái TK 532 Biểu số 12: Công ty cơ khí quang trung Sổ cáI TàI khoản 532-giảm giá hàng bán Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị : Đồng Ghi có TK đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng 112 8.100.000 Tổng phát sinh Nợ 8.100.000 Có 8.100.000 Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 4.4.2.Hạch toán hàng bán bị trả lại 4.4.2.1. Hạch toán chi tiết hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại ở Công ty phát sinh khi bị sai thông số kỹ thuật, hàng kém chất lượng.... Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để hạch toán giảm trừ doanh thu, thuế GTGT và khoản phải thu của khách hàng. Cụ thể: Ngày 25/12/2003 Công ty nhận được 1 hoá đơn GTGT số 89523 và Biên bản trả lại hàng của Công ty giấy Văn điển trả lại 1 máy cắt giấy đã mua từ tháng 11/2003 do chi tiết máy bị lỗi, với tổng giá trị thanh toán là: 62.475.000 đồng (trong đó: trị giá bán chưa thuế: 59.500.000 đồng; thuế GTGT là: 2.975.000 đồng). Kế toán căn cứ vào hoá đơn hàng trả lại, xác định giá vốn cửa hàng bị trả lại như phần hạch toán giá vốn đã trình bày phần hàng bán bị trả lại: Được ghi vào sổ chi tiết giá vốn( hạch toán chi tiết giá vốn), ghi vào bảng kê 8, cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ 8( hạch toán tổng hợp) theo định khoản: Nợ TK 155: 47.500.000 Có TK 632: 47.500.000 Tương tự như hạch toán giảm giá hàng bán khoản giảm trừ doanh thu này được hạch toán vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại Biểu số 13: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại Tháng 12 năm 2003 Đơn vị tính : Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 25/12 31/12 89523 25/12 Trả lại máy cắt giấy Kết chuyển giảm trừ doanh thu 112 511 59.500.000 59.500.000 Cộng phát sinh 59.500.000 59.500.000 4.4.2.2. Hạch toán tổng hợp hàng bán bị trả lại - Căn cứ vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, cuối tháng 12/2003 kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 8, cột ghi có TK 531 theo định khoản kết chuyển giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 : 59.500.000 Có TK 531 : 59.500.000 Cuối tháng 12/2003 căn cứ vào nhật ký chứng từ 8 và các sổ liên quan( NKCT 1, NKCT 2…) để ghi vào sổ cái TK 531 Biểu số 14: Công ty cơ khí quang trung Sổ cáI TàI khoản 531- hàng bán bị trả lại Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị : Đồng Ghi có TK đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng 112 59.500.000 Tổng phát sinh Nợ 59.500.000 Có 59.500.000 Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Đồng thời với việc hạch toán giảm giá hàng bán, kế toán còn phải ghi giảm thuế GTGT đầu ra sẽ được trình bày ở phần hạch toán thuế GTGT đầu ra. 4.4.3. Hạch toán chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại Hiện nay Công ty vẫn chưa áp dụng chính sách này, phương thức thanh toán chủ yếu của khách hàng với công ty là bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản hoặc cho gia hạn nợ trong một thời gian. Nếu quá khoảng thời gian đó công ty bắt đầu tính lãi suất. - Chiết khấu thương mại là khoản mà Công ty giảm trừ cho người mua hàng đã mua hàng với khối lượng lớn. Tuy nhiên, cũng như chính sách chiết khấu thanh toán, Công ty không có chính sách này cho khách hàng của mình. 4.5. Hạch toán thuế giá trị gia tăng phải nộp Công ty Cơ khí Quang Trung kê khai tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong vòng 10 ngày đầu của mỗi tháng, kế toán phải kê khai tính thuế GTGT phải nộp( căn cứ hoá đơn GTGT hàng hoá bán ra trong kỳ), thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT còn phải nộp sau khi được khấu trừ cho tháng vừa qua bằng việc lập bộ hồ sơ về thuế GTGT . 4.5.1. Hạch toán chi tiết thuế GTGT 4.5.1.1. Hạch toán thuế GTGT đầu ra Thuế suất đối với hàng hoá bán ra của công ty là 5% Công ty sử dụng sổ chi tiết thuế GTGT. Hàng ngày, khi bán hàng kế toán tiêu thụ viết hoá đơn GTGT ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế GTGT và tổng giá thanh toán. Căn cứ vào hóa đơn này kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 33311- thuế GTGT đầu ra. Cụ thể: Theo hoá đơn GTGT số 19324 ngày 1/12/2003 được ghi vào sổ theo định khoản sau: Nợ TK 131 : 220.739.925 Có TK 511: 210.228.500 Có TK 3331: 10.511.425 - Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại. Cụ thể: Ngày 25/13/2003 căn cứ vào hoá đơn hàng bán trả lại 1 máy cắt giấy số 89523 do công ty Giấy Văn Điển lập để ghi giảm thuế GTGT đầu ra vào sổ theo định khoản sau: Nợ TK 531 : 59.500.000 Nợ TK 3331 : 2.975.000 Có TK 112 : 62.475.000 Khi giảm giá hàng bán, căn cứ vào hoá đơn do công ty lập lại mang số 19340 để điều chỉnh doanh thu, kế toán ghi giảm thuế GTGT theo định khoản sau: Nợ TK 532 : 8.100.000 Nợ TK 3331: 405.000 Có TK 112: 8.505.000 Biểu số 15: Sổ chi tiết thuế GTGT TK : 3331 Tháng 12 năm 2003 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 14.000.000 2. Số phát sinh trong kỳ 01/12 19324 01/12 Bán máy cắt giấy 131 11.511.425 … 15/12/ 19337 15/12 Bán máy cắt tôn cuộn 131 8.100.000 … 20/12 19340 20/12 Giảm giá hàng bán 112 405.000 … 25/12 89523 25/12 Hàng bán bi trả lại 112 2.975.000 … 31/12 Thuê GTGT được khấu trừ 133 85.334.000 Cộng số phát sinh 88.714.000 126.291.200 3. Số dư cuối kỳ 51.577.200 4.5.1.2. Hạch toán chi tiết thuế GTGT đầu vào Công ty sử dụng sổ chi tiết thuế GTGT được khấu trừ để tập hợp số thuế đầu vào này. Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn mua vào kế toán tiến hành ghi vào sổ theo định khoản sau: Khi mua nguyên vật liệu nhập kho, cụ thể căn cứ vào hoá đơn số 12563 ngày 1/12/2003 kế toán ghi: Nợ TK 152 : 18.792.000 Nợ TK 133 : 1.879.200 Có TK 112 : 20.671.200 - Khi mua các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho nhu cầu bộ phận nào công ty tiến hành tập hợp chi phí cho bộ phận đó, cụ thể : ngày 25/12 nhận được hoá đơn thanh toán tiền điện thoại tháng 12 số 16021 của bưu điện Hà Nội và Công ty ghi sổ: Nợ TK 642 : 4.850.000 Nợ TK 133 : 485.000 Có TK 112 : 5.335.000 Biểu số 16: Sổ chi tiết thuế GTGT được khấu trừ TK : 133 Tháng 12 năm 2003 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 0 2. Số phát sinh trong kỳ 01/12 12563 01/12 Mua NVL nhập kho 112 1.879.200 … 25/12 16021 Điện thoại dùng cho quản lý 112 485.000 8.100.000 … 31/12 Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ 133 85.334.000 Cộng số phát sinh 85.334.000 85.334.000 3. Số dư cuối kỳ 0 4.5.1.3. Hạch toán thuế GTGT phải nộp Kế toán tiến hành xác định số thuế GTGT phải nộp theo công thức: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Số thuế GTGT phải nộp = 122.911.200 – 85.334.000= 37.577.200 ( tháng 12/2003) Cuối tháng 12/2003, xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ ghi theo định khoản sau: Nợ TK 3331 : 85.334.000 Có TK133: 85.334.000 4.5.2. Hạch toán tổng hợp thuế GTGT phải nộp Cuối tháng 12/2003 kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết trên tiến hành ghi vào sổ Cái TK 133, sổ Cái TK 333 đồng thời lập bộ hồ sơ thuế nộp cho cơ quan thuế bao gồm : Biểu số 17: Bảng kê hoá đơn, Chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp Khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 12 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cơ khí Quang Trung. Mã số: 0100100368 - 026 Địa chỉ mới: số 360 đường Giải phóng – T.Xuân – Hà Nội (Đơn vị: đồng VN) Chứng từ bán hàng hoá, dịch vụ Tên Khách hàng Doanh số bán (chưa có thuế) Thuế giá trị gia tăng Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 6 19324 1/12/02 Nhà máy giấy Văn điển 210.228.500 10.511.425 01-00958607 ..... ...... .......... 19337 15/12/02 Công ty TNHH thép V-Anh 162.000.000 8.100.000 01-00101062 ....... ...... ........... Cộng 2.525.824.000 126.291.200 Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký rõ họ tên) (Ký rõ họ tên) Biểu 18: Bảng kê hoá đơn, Chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp Khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 12 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cơ khí Quang Trung. Mã số: 0100100368 - 026 Địa chỉ mới: số 360 đường Giải phóng – T.Xuân – Hà Nội (Đơn vị: đồng VN) Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên người bán Thuế giá trị gia tăng đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 5 6 12563 1/12/02 Công ty CP thép Hà VIệt 1.87.9200 0100967224 ..... ...... .......... 13526 15/12/02 Doanh nghiệp tư nhân Linh Chi 104.100 0100958759 25631 23/12 Công ty Hoàng Mỹ 400.800 0100958759 ....... ...... ........... Cộng 85.334.000 Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký rõ họ tên) (Ký rõ họ tên) Biểu 19: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 12 năm 2003 ( Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở: Công ty cơ khí quang Trung Địa chỉ mới: số 360 đường Giải phóng – T.Xuân – Hà Nội STT Chỉ tiêu kê khai Doanh thu (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 2.458.224.000 2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 2.458.224.000 122.911.200 a. Hàng hóa xuất nhập khẩu b. Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế suất 5% 2.458.224.000 122.911.200 c. Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế suất 10% d. Hàng hóa dịch vụ bán ra thuế suất 20% 3. Hàng hóa dịch vụ mua vào 1.271.954.000 85.334.000 4. Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 85.334.000 5. Thuế GTGT được khấu trừ 85.334.000 6 Thuế GTGT phảI nộp (+) hoặc được thoái(-) trong kỳ(tiền thuế 2-5) 37.577.200 7. Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua A. Nộp thiếu 14.000.000 B. Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ 8. Thuế GTGT đã nộp trong tháng 9. Thuế GTGT được hoàn trả trong tháng 10. Thuế GTGT phải nộp trong tháng này 51.577.100 Số tiền phải nộp: Năm mươi mốt triệu năm trăm bảy mươi bảy nghìn một trăm đồng chẵn. Xin cam đoan số liệu trên là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Giám đốc Công ty ( Ký tên, đóng dấu) 4.6. Hạch toán phải thu của khách hàng 4.6.1. Hạch toán chi tiết phải thu của khách hàng Để theo dõi tình hình công nợ cửa khách hàng đối với công ty, bộ phận kế toán đã mở sổ chi tiết phải thu với khách hàng. Cơ sở lập Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Sổ này được mở theo dõi cho từng đối tượng khách hàng cụ thể, với khách hàng thường xuyên sổ sẽ được mở trên một cuốn riêng ngược lại thì được theo dõi chung trên một sổ nhưng mỗi đối tượng được theo dõi trên một hoặc một số trang sổ. Cơ sở để ghi là hoá đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn GTGT và sổ chi tiết bán hàng, kế toán vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua mở cho từng khách hàng (ví dụ khách hàng: Công ty TNHH thép Việt Anh) Căn cứ HĐ số 19337 ngày 15-12-2003 Công ty cơ khí Quang Trung bán cho Công ty thép Việt Anh 03 máy cắt tôn cuộn với đơn giá là 54.000.000 đ/1 máy, Công ty thép Việt Anh chưa thanh toán kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng theo định khoản sau: Nợ TK 131: 170.100.000 (Chi tiết khách hàng: Công ty TNHH thép V-Anh) Có TK 511 : 162.000.000 Có TK 3331: 8.100.000 Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ tiền mặt, chứng từ ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan để ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Cụ thể ngày 20/12/2003 Công ty TNHH thép Việt Anh thanh toán cho Công ty bằng tiền gửi NH( Công ty nhận được giấy báo Có số 91271) được phản ánh theo định khoản sau: Nợ TK 112: 170.100.000 Có TK 131: 170.100.000 (Chi tiết khách hàng: Công tyTNHH thép V-Anh) 4.6.2. Hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào số liệu tổng cộng trên” Sổ chi tiết thanh toán với người mua” mở cho từng khách hàng, để kế toán ghi 1 lần vào 1 dòng lên Bảng kê số11 -Phải thu của khách hàng . Sau khi khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK 131, kế toán lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8 (Biểu số 05), cột ghi Có TK 131 đối ứng Nợ các TK liên quan theo định khoản: Nợ TK 111: 410.949.500 Nợ TK 112: 1.275.450.000 Có TK 131: 1.686.399.500 Căn cứ vào NKCT số 8, kế toán xác định số tổng cộng phát sinh bên Có TK 131 để ghi vào Sổ cái TK 131 và số phát sinh Nợ TK 131 được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng theo định khoản: Nợ TK 131: 1.875.719.475 Có TK 511 : 1.786.399.500 Có TK 3331: 89.319.975 Sơ đồ 25: trình tự và phương pháp ghi chép kế toán phảI thu của khách hàng Hoá đơn GTGT, giấy báo Có, phiếu thu... Sổ chi tiết thanh toán với người mua Bảng kê 11 NKCT số 8 ( ghi có TK 131) Sổ cái TK 131 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 5. Hạch toán chi phí bán hàng 5.1. Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng Khi thực hiện công tác tiêu thụ thành phẩm của mình Công ty đã phải bỏ ra một khoản chi phí phục vụ cho khâu bán hàng, gồm có: chi phí vận chuyển thành phẩm đi tiêu thụ, chi phí bao bì đóng gói, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, các chi phí bằng tiền khác. Trong kỳ kế toán không theo dõi riêng từng khoản chi phí bán hàng mà đến cuối kỳ kế toán mới tập hợp chi phí bán hàng, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Công ty cũng sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng để ghi chép. Căn cứ để ghi bao gồm: số liệu lấy từ nhật ký chứng từ 1, 2, bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng phân bổ tiền lương.Cụ thể trong tháng 12/2003 có các nghiệp vụ phát sinh như sau: Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1 để lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 641 ghi vào sổ theo định khoản: Nợ TK 641 : 69.246.500 Có TK 111 : 69.246.500 Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 2 lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 641 ghi vào sổ chi tiết theo định khoản: Nợ TK 641 : 40.063.000 Có TK 112: 40.063.000 Dựa vào bảng phân bổ1 ( bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội) xác định tiền lương và các khoản phải trả phải nộp khác tính cho khoản bán hàng ghi vào sổ; Nợ TK 641 : 33.915.000 Có TK 334: 28.500.000 Có TK 338: 5.415.000 Căn cứ vào bảng phân bổ 2 ( bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) lấy tổng số phát sinh Có TK 152, 153 dùng cho bán hàng để ghi vào sổ: Nợ TK 641 : 26.200.100 Có TK 152 : 10.325.000 Có TK 153 : 15.875.100 5.2. Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào sổ chi tiết TK 641, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7, phần ghi Nợ TK 641 có các tài khoản liên quan theo định khoản trên( Công ty không sử dụng bảng kê 5 để tập hợp chi phí bán hàng) Số liệu từ sổ chi tiết cũng đồng thời được ghi vào NKCT 8 cột ghi Có TK 641. Sau đó căn cứ vào NKCT số 8 để ghi vào Sổ cái TK 641. (biểu số 15) Biểu số 24 công ty cơ khí quang trung sổ cái tài khoản 641 chi phí bán hàng Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 11 Tháng 12 Cộng Nợ với TK này 111 69,246,500 112 40,063,000 152 10,325,000 153 15,875,100 334 28,500,000 338 5,415,000 Cộng số phát sinh Nợ 169,424,600 Tổng số phát sinh Có 169,424,600 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Sơ đồ 25: Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng Tháng 12/2003 Đơn vị: Triệu đồng Nợ TK 911 Có Nợ TK 152 Có Nợ TK 641 Có Vật liệu xuất dùng cho bán hàng 10,325 10,325 Nợ TK 153 Có 15,8751 Xuất dùng công cụ dụng cụ 15,8751 Nợ TK 334 Có 28,5 Lương nhân viên bán hàng 28,5 Nợ TK 338 Có 5,415 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 5,415 Nợ TK 112 Có 40,063 Chi bằng tiền khác 40,063 PS: 169,424.6 169,424.6 169,4246 Kết chuyển chi phí bán hàng 169,4246 6. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 6.1. Hạch toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản chi phí doanh nghiệp tại Công ty Cơ khí Quang Trung bao gồm: Lương nhân viên khối quản lý doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bộ phận quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, điện thoại, nước,fax, internet...) và các chi phí bằng tiền khác. Trong kỳ kế toán không theo dõi riêng từng khoản mục chi phí mà đến cuối kỳ hạch toán kế toán mới tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua các chứng từ có liên quan như bảng phân bổ(VL-CCDC, tiền lương, khấu hao TSCĐ) NKCT số 1, số 2. Cuối kỳ hạch toán kế toán căn cứ chứng từ, sổ sách liên quan đến các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp do bộ phận kế toán khác cung cấp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 642. Sổ chi tiết TK 642 không theo dõi cho từng khoản mục mà được dùng liệt kê tất cả các khoản mục phát sinh vì vậy công ty đã không sử dụng BK 5 để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể trong tháng 12/2003 có các nghiệp vụ phát sinh như sau: Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1 để lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 642 ghi vào sổ theo định khoản: Nợ TK 642 : 35.000.000 Có TK 111 : 35.000.000 Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 2 lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 642 ghi vào sổ chi tiết theo định khoản: Nợ TK 642 : 11.770.500 Có TK 112: 11.770.500 -Dựa vào bảng phân bổ1 ( bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội) xác định tiền lương và các khoản phải trả phải nộp khác tính cho khoản quản lý ghi vào sổ; Nợ TK 642 : 40.043.500 Có TK 334: 33.650.000 Có TK 338: 6.393.500 Căn cứ vào bảng phân bổ 2 ( bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) lấy tổng số phát sinh Có TK 152, 153 dùng cho quản lý để ghi vào sổ: Nợ TK 642 : Có TK 152 : 4.575.000 Có TK 153 : 7.423.000 Dựa vào bảng phân bổ số 3 ( bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định), kế toán lấy số liệu ghi vào sổ: Nợ TK 642 : 20.500.400 Có TK 214 : 20.500.400 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 009: 20.500.400  6.2. Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào sổ chi tiết TK 641, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7, phần ghi Nợ TK 642 có các tài khoản liên quan theo định khoản trên. Số liệu từ sổ chi tiết cũng đồng thời được ghi vào NKCT 8 cột ghi Có TK 641. Sau đó căn cứ vào NKCT số 8 để ghi vào Sổ cái TK 642. (biểu số 15) Biểu số 26 công ty cơ khí quang trung sổ cái tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 11 Tháng 12 Cộng Nợ với TK này 111 35,000,000 112 11,770,500 152 4,575,000 153 7,423,000 214 20,500,400 334 33,650,000 338 6,393,500 Cộng số phát sinh Nợ 119,312,400 Tổng số phát sinh Có 119,312,400 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sơ đồ 26: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý Tháng 12/2003 Đơn vị: Triệu đồng Nợ TK 911 Có Nợ TK 641 Có Nợ TK 152 Có Vật liệu xuất dùng cho quản lý 4,575 4,575 20,5004 119,3124 PS: 119,3124 Khấu hao TSCĐ Nợ TK 214 Có 20,5004 11,7705 7,423 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Chi bằng tiền khác 35 Nợ TK 111 Có 35 11,7705 Dịch vụ mua ngoài Nợ TK 112 Có 6,3935 6,3935 Nợ TK 338 Có Nợ TK 334 Có 33,65 Lương nhân viên quản lý 33,65 Nợ TK 153 Có 7,423 Xuất dùng công cụ dụng cụ 119,3124 Kết chuyển chi phí quản lý 119,3124 7. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi là yêu cầu không thể thiếu để đề phòng rủi ro có khả năng xảy ra với công ty. Tuy nhiên, kế toán đã không trích lập bất cứ khoản dự phòng nào. Đây cũng là thực tế ở rất nhiều Công ty,để lập dự phòng chính xác đòi hỏi kế toán phải có nhiều thủ tục. Ví dụ: Với hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: Cần phải xác nhận Nợ, tìm hiểu khách hàng và khả năng thanh toán của khách hàng, mức dự phòng chính xác không phải kế toán nào cũng có khả năng lập được. Vì vậy kế toán đã bỏ qua nghiệp vụ này; Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán cần so sánh giá trị vật tư hàng hoá ghi trên sổ kế toán với giá thực tế. Chủng loại vật tư hàng hoá của công ty khá nhiều cho nên kế toán không nắm bắt hết giá cả thị trường cuối niên độ thêm vào đó là công tác kế toán vào thời điểm này khá bận rộn và quan niệm về hạch toán dự phòng chưa đúng mực. 8. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Để hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Công ty sử dụng tài khoản: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh; TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối. Kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng 12 năm 2003 được xác định như sau: KQ tiêu thụ TP = DT BH Thuần - Giá vốn HB - CPBH - CPQLDN Lãi = 2.468.224.000 – 2.077.728.000 – 169.424.600 – 119.312.400 = 91.759.000 Cuối tháng 12/2003 kế toán tiến hành xác định kết quả sản xuất kinh doanh và ghi sổ chi tiết tài khoản 911 theo các định khoản như sau: + Kết chuyển doanh thu thuần: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ = 2.525.824.000 - 59.500.000 - 8.100.000 = 2.458.224.000 Đồng Nợ TK 511: 2.458.224.000 Có TK 911: 2.458.224.000 + Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong tháng= giá vốn hàng xuất trong tháng (-) giá vốn hàng nhập trong tháng. Giá vốn hàng bán k/ c = 2.125.228.000 - 47.500.000 = 2.077.728.000 Đồng Nợ TK 911: 2.077.728.000 Có TK 632: 2.077.728.000 + Kết chuyển chi phí bán hàng trong tháng: Nợ TK 911: 169.424.600 Có TK 641: 169.424.600 + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng: Nợ TK 911: 119.312.400 Có TK 642: 119.312.400 + Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 91.759.000 Có TK 421: 91.759.000 - Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết TK 911 để ghi vào nhật ký chứng từ 8, nhật ký chứng từ 10 ( ghi Có TK 421) sau đó lấy số tổng cộng của NKCT số 8, 10 để ghi vào sổ cái TK 911, TK 421. Sơ đồ 27: Trình tự và phương pháp ghi chép kế toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ Sổ cái TK 911, 511, 515… Sổ chi tiết TK 641, 642 Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết giá vốn Chứng từ gốc bán hàng (HĐ GTGT) Báo cáo kế toán Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi có TK 911, 511, 531… Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Phần III Phương hướng hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1. Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Cơ khí Quang Trung 1.1. Thành tựu đạt được Trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển của đất nước, công ty Cơ Khí Quang Trung đã không ngừng phấn đấu để đạt mục tiêu tăng trưởng nhanh và bền vững. Bộ máy quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu SXKD Tình hình thực tế ở công ty cho thấy, công ty áp dụng hình thức NKCT là hoàn toàn phù hợp, qui định mở và ghi chép trên các bản kê, NKCT, sổ chi tiết... tương đối chặt chẽ và khoa học, đã kết hợp rộng rãi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước, các chính sách giá, thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh, giám đốc tình hình biến động của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do vậy kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, trong đó qui định rõ ràng, cụ thể chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau giữa các phần hành kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty là những người có kinh nghiệm, thông thạo chuyên môn, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc. Đối với công tác kế toán thành phẩm:Kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu công tác kế toán này. Mọi hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều được phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán theo qui định hiện hành và qui định của công ty, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu đến công tác kế toán chi tiết, tổng hợp. Đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi chi tiết tình hình SXKD từng tháng, từng quý, từng năm. Đối với công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của công ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp nhà nước và nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lưu thông. Do đặc điểm của công ty có khối lượng thành phẩm lớn có giá trị cao nên việc tiêu thụ thành phẩm không dễ dàng. Công ty Cơ Khí Quang Trung đã tổ chức hạch toán tiêu thụ một cách linh hoạt vừa hợp lý vừa đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Bên cạnh đó công ty đã thực hiện việc cơ giới hoá công tác kế toán, đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do đó đã cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác những thông tin kinh tế cần thiết cho quản lý, đánh giá hiệu quả SXKD của công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà công ty Cơ Khí Quang Trung đạt được còn có những tồn tại mà công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. 1.2. Những tồn tại Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán tuy gọn nhẹ nhưng một kế toán còn kiêm quá nhiều công việc. Cần phải bố trí thêm cán bộ kế toán nhằm giảm công sức cho những người làm kế toán trong công ty để đảm bảo độ chính xác cao trong công việc; Thứ hai,về việc cơ giới hoá trong kế toán: Hệ thống hoá tin học thông tin trong công tác kế toán thành phẩm, xác định kết quả lợi nhuận mặc dù đã đưa vào nhưng chưa được tận dụng hết khả năng mà chỉ được sử dụng khi lập báo cáo trên bảng tổng kết tài sản,...Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời. Việc này sẽ làm ảnh hưởng đến sự chậm trễ cho việc đưa ra các quyết định của quản lý. Thứ ba, tính giá nhập kho theo đơn đặt hàng: Hiện nay việc tính giá trị giao khoán sản phẩm cho các phân xưởng trong công ty được thực hiện trên bảng tính định mức tại phòng kế hoạch sản xuất của công ty. Tuy nhiên bảng tính định mức này lại được áp dụng trong nhiều năm mà chưa được thay đổi. Giá thành phẩm xuất kho được xác định chính là giá thành phẩm nhập kho dựa trên tỷ lệ giao khoán cho từng phân xưởng. Có nghĩa là giá thành phẩm nhập xuất kho không phải là giá thành thực tế phát sinh hình thành nên thành phẩm mà được tính theo một tỷ lệ cố định cho mọi đơn đặt hàng ( ở Công ty là 75 %). Do đó, giá thành phẩm xuất kho chưa chính xác dẫn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng chưa chính xác. Nên công ty cần thay đổi việc tính giá thành phẩm nhập kho của từng đơn đặt hàng. Thứ tư, hệ thống tài khoản. TK 155 được mở theo hướng TK 1551: Thành phẩm do công ty trực tiếp sản xuất; TK 1552: Thành phẩm do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng. Kế toán mở tài khoản cấp hai của tài khoản 155 như trên ta có thể hiểu công ty muốn quản lý thành phẩm theo hai nội dung của tài khoản 1551 và 1552. Tuy nhiên, kế toán chi tiết lại chưa kết hợp giữa sổ chi tiết với tiểu khoản này vì sổ chi tiết lại được mở cho từng loại sản phẩm. Như vậy, yêu cầu quản lý cũng không đáp ứng được đồng thời tài khoản mở ra là không hữu ích. Cần kết hợp thống nhất giữa tài khoản và hạch toán Thứ năm, về việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất là đạt được lợi nhuận lớn nhất do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng tìm ra các biện pháp để giảm chi phí một cách thấp nhất. Trong khi đó Công Ty Cơ Khí Quang Trung lại không theo dõi riêng từng khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành tập hợp vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, sổ này được thiết kế dưới dạng là sổ trung gian tập hợp chi phí để vào nhật ký chứng từ 8 và sổ cái tài khoản liên quan. Cũng chính vì sổ này có dạng như vậy nên kế toán cũng không sử dụng Bảng kê 5 Việc kế toán như thế là chưa kịp thời dẫn đến việc bỏ sót, nhầm lẫn dẫn đến chi phí bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác, các nhà quản lý không nắm rõ các chi phí theo khoản mục mà từ đó không tìm ra được nguyên nhân và biện pháp để tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận cho công ty. Thứ sáu, trong công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm công ty đã không hạch toán khoản bảo hành. Ví dụ khi khách hàng giữ lại 5% phí bảo hành tính trên tổng giá thanh toán thì công ty vẫn để nguyên trên tài khoản phải thu của khách 131 mà không hạch toán theo chế độ kế toán. Thứ bảy, công ty đã không trích lập dự phòng với bất cứ khoản phải thu của khách hàng hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tại Công ty Cơ Khí Quang Trung tổng số nợ phải thu của khách hàng hiện đang chiếm một phần lớn trong tổng số vốn lưu động của công ty, trong đó có phát sinh khách hàng còn nợ trong thời gian dài hơn 2 năm. Việc rủi ro khó đòi cho các khoản nợ phải thu là có thể xảy ra. Mặc dù vậy nhưng Công ty chưa có kế hoạch phòng cho các khoản công nợ này. Do đó có thể dẫn đến việc thất thoát vốn công ty Mặt khác, số dư nợ phải thu lớn điều đó có nghĩa là Công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn lưu động nhiều dẫn đến việc thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh, Công ty phải đi vay vốn nên ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Vì vậy Công ty nên có biện pháp xử lý nợ phải thu một cách hợp lý đồng thời lập dự phòng những khoản thu khó đòi. Thứ tám, về phương thức tiêu thụ và chính sách áp dụng chưa đa dạng phong phú làm hạn chế sự lựa chọn của khách hàng dẫn đến hiệu quả tiêu thụ sản phẩm chưa cao. Thứ chín, sổ chi tiết: -Đối với sổ kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm, Công ty đã mở riêng cho từng loại thành phẩm. Tuy nhiên, việc mở sổ chi tiết bán hàng chưa hợp lý, sổ chỉ theo dõi phần doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT mà chưa phản ánh các khoản giảm trừ như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại... - Đối với sổ chi tiết hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán chỉ liệt kê cho từng nghiệp vụ phát sinh mà không theo dõi cho từng mặt hàng tiêu thụ. Hạn chế này cũng bắt nguồn từ việc thiết kế sổ chi tiết bán hàng không hợp lý -Ngoài ra, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mở ra nhưng chưa đáp ứng nhu cầu quản lý, sổ chỉ mang tính chất là liệt kê giá vốn của hàng bán mà chưa theo dõi giá vốn cho từng mặt hàng hoặc liệt kê các khoản mục chi phí. 2. Kiến nghị 2.1. Cơ giới hoá trong công tác kế toán Khoa học công nghệ ngày càng phát triển đóng vai trò quan trọng trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, một trong những ngành đó là kế toán máy. Máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm lao động, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hiệu ích hơn hẳn so với kế toán thủ công bởi kế toán thủ công cần trải qua nhiều loại sổ sách và việc ghi chép đôi khi trùng lắp, nhầm lẫn, khó sửa đổi. áp dụng kế toán máy tránh được nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và việc lưu trữ thông tin trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi. Hiện nay, tại công ty cơ khí Quang Trung, phòng kế toán được trang bị hai máy vi tính, một máy in, nhưng kế toán chỉ sử dụng máy vi tính chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, báo cáo tiêu thụ, bảng biểu về nguyên vật liệu…đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời.Do khối lượng công việc nhiều nên việc áp dụng vi tính trong công tác kế toán là rất cần thiết- tiết kiệm thời gian, lao động.Do vậy, công ty nên cài đặt các chương trình sử dụng phần mềm vào công tác kế toán. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm như: Effect, Fast acauting…tuỳ theo loại hình của công ty mà công ty sẽ cài đặt phần mềm sao cho việc quản lý là hữu hiệu nhất. Khi sử dụng phần mềm thì công việc đầu tiên là phải tiến hành mã hoá các đối tượng: khách hàng, người bán, mã hoá vật tư, sản phẩm, hàng hoá… sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, thu chi…kế toán sẽ nhập vào máy và định khoản sẵn. Sơ đồ 28: sử dụng phần mềm kế toán Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ cái tài khoản Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối thử Chứng từ mã hoá các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ Bảng cân đối tài khoản hoàn chỉnh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác 1 2a 2b 3 4 10 Sổ kế toán chi tiết 7 8 5 6 9 12 12 11 Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2. Tính giá nhập kho Công ty nên hạch toán tính giá của từng đơn đặt hàng theo giá thực tế phát sinh trong kỳ bằng cách : + Giao cho các thống kê phân xưởng tập hợp chi phí phát sinh : chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ. Cuối tháng báo cáo lên phòng kế toán. +Kế toán tính giá thành căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh do thống kê phân xưởng gửi lên, đồng thời tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan trực tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí khác bằng tiền…để xác định giá thành thành phẩm sản xuất trong tháng. Còn tỷ lệ giao khoán mà công ty đặt ra thì công ty chỉ nên dùng để làm tiêu chuẩn xác định mức độ hoàn thành sản xuất của các phân xưởng đối với từng đơn đặt hàng: Nếu phân xưởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ lớn hơn so với qui định mà phòng kế hoạch tính toán và giao riêng cho từng phân xưởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng thì Công ty có thể xác định nguyên nhân và bắt phạt, bồi thường vật chất…. Nếu phân xưởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ nhỏ hơn so với qui định được giao riêng cho từng phân xưởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng, điều đó đã nói lên phân xưởng đã tiết kiệm được chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tăng hiệu quả sản xuất. Do đó Công ty có thể khen thưỏng, khuyến khích vật chất đối với những phân xưởng này… 2.3. Mở hệ thống tài khoản Để hạn chế tồn tại này công ty có thể áp dụng phương án sau: vẫn mở tài khoản 155 theo tài khoản cấp hai mà doanh nghiệp đang áp dụng nhưng ở mỗi tài khoản cấp hai nên mở thêm tài khoản cấp ba chi tiết cho từng sản phẩm của công ty. Ví dụ : TK 15511: Máy cắt tôn cuộn; TK 15512: Bình áp lực… TK 15521 : Vòng bi điện … Tương ứng với việc mở hệ thống tài khoản cấp hai này thì khi định khoản cũng cần định khoản theo tài khoản cấp 2,3 để đáp ứng nhu cầu quản lý một cách nhanh nhất. Hiện nay, bộ phận kế toán gần như tách việc sử dụng chứng từ kế toán và hệ thống tài khoản, phần định khoản ở các chứng từ ban đầu đều được định khoản theo tài khoản cấp một. Ví dụ, khi nhập kho máy cắt tôn cuộn thì yêu cầu định khoản trên phiếu nhập kho được định khoản như sau: Nợ TK 155 Có TK 154 Thay vào đó chúng ta có thể định khoản như sau: Nợ TK 15511: TP- Máy cắt tôn cuộn Có TK 154 Việc định khoản theo tiểu khoản cũng góp phần cho kế toán vào sổ chính xác hơn. Nếu thực hiện kế toán thủ công ta thấy việc mở tài khoản như vậy rất rườm rà nhưng điều này rất dễ dàng thực hiện khi sử dụng kế toán máy bằng cách mã hoá hệ thống tài khoản. Khi định khoản trên chứng từ ban đầu cho phép ta lựa chọn tài khoản cấp ba. Khi cần thiết có báo cáo quản trị ta sẽ lựa chọn chi tiết theo nội dung của các tài khoản. 2.4. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .Để hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch toán theo từng khoản mục, mỗi khoản mục chi phí gắn liền với một tài khoản cấp hai và sử dụng bảng kê số 5 để tập hợp chi phí Cụ thể: 2.4.1. Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ, chi phí bao bì đóng gói, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, các chi phí bằng tiền khác.Do đó tài khoản 641 sẽ được mở thành tài khoản cấp hai như sau: TK 6411: Lương nhân viên; TK 6412: Bao bì đóng gói thành phẩm; TK 6413: Chi phí đồ dùng dụng cụ; TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm; TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Tương ứng vớií tài khoản cấp hai này công ty sẽ mở các sổ chi tiết tương ứng Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ liên quan đến việc phát sịnh chi phí chi phí bán hàng, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết . Cụ thể: - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương xác định chi phí tiền lương và các khoản phải trả nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 33.915.000 Có TK 334: 28.500.000 Có TK 338: 5.415.000 - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 7 ngày 1/12/2003 khi xuất bao bì đóng gói thành phẩm: Nợ TK 6412: 325.000 Có TK 152: 325.000 - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 9 ngày 5/12/2003 đồ dùng dụng cụ Nợ TK 6413: 875.100 Có TK 153: 875.100 - Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng số 1983 thanh toán tiền điện tháng 12 ngày 26/12/2003 Nợ TK 6417: 4.063.000 Nợ TK 133 : 463.000 Có TK 112: 4.469.300 - Căn cứ phiếu chi tiền mặt số 486 chi cho việc bán hàng Nợ TK 6418: 426.500 Nợ TK 133 : 42.650 Có TK 111: 469.150 Cuối tháng, kế toán dựa vào sổ chi tiết tiến hành tập hợp vào bảng kê 5. Số liệu tổng hợp của bảng kê sẽ được phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7. 2.4.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Cơ khí Quang Trung bao gồm các khoản chi phí sau: Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ phận quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Tương tự như tài khoản 641, công ty cũng mở các tài khoản cấp hai như sau: TK 6421: Lương và các khoản phải trả cho nhân viên quản lý; TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý; TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng; TK 6424: Khấu hao tài sản cố định; TK 6425 : Thuế, phí, lệ phí ; TK 6426 : Chi phí dự phòng ; TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6428: Chi phí khác bằng tiền. Hàng ngày phát sinh chi phí căn cứ vào chứng từ liên quan để ghi vào sổ chi tiết theo các định khoản sau: Chi phí tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên quản lý: Nợ TK 6421: 40.043.500 Có TK 334: 33.650.000 Có TK 338: 6.393.500 Chi phí vật liệu quản lý: Nợ TK 6422: 4.575.000 Có TK 152: 4.575.000 Chi phí đồ dùng văn phòng: Nợ TK 6423: 7.423.000 Có TK 153: 7.423.000 Chi phí khấu hao tài sản cố định: Nợ TK 6424: 20.500.400 Có TK214: 20.500.400 Đồng thời ghi đơn Có TK 009: 20.500.400 Chi phí dịch vụ mua ngoài: Nợ TK 6427: 11.770.500 Nợ TK 133 : 1.177.050 Có TK 112: 11.770.500 Chi phí bằng tiền khác: Nợ TK 6428: 35.000.000 Nợ TK 133 : 3.500.000 Có TK 111: 35.000.000 Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết chi phí bán hàng vào bảng kê 5 và nhật ký chứng từ 7. 2.5. Hạch toán chi phí bảo hành Đối với một hợp đồng được ký kết giữa Công ty với đơn vị khách hàng thì ban đầu khách hàng ứng trước 10% , đến khi giao hàng giao tiếp 85% giá trị hợp đồng, còn lại 5% chưa thu. Công ty bảo hành cho khách hàng trong vòng một năm, 5% bảo hành Công ty treo trên nợ tài khoản 131, nếu sau một năm không xảy ra hỏng hóc thì Công ty có quyền thu hồi lại 5% đó, còn nếu xảy ra hỏng hóc thì không nộp trả công ty nữa. Như vậy phần hạch toán công ty đã không hạch toán theo chế độ kế toán Để hạch toán chi phí bảo hành thì theo chế độ quy định như sau: Xét với Công ty không có bộ phận bảo hành riêng; Khi trích trước chi phí bảo hành: Nợ TK 6415 – Chi phí bảo hành Có TK 335 - Chi phí phải trả Khi phát sinh chi phí bảo hành ghi: Nợ TK 621, 622, 627 Có TK 111, 112, 152, … - Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành phát sinh thực tế trong kỳ: Nợ TK 154 Có TK 621, 622, 627. Khi sửa chữa xong sản phẩm bàn giao cho khách hàng: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 154 Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm ghi: Nợ TK 335 Có TK 6415 Trường hợp số trích trước chi phí bảo hành lớn hơn số thực tế phát sinh thì số chênh lệch ghi giảm chi phí: Nợ TK 335 Có TK 6415 Trường hợp chi phí thực tế lớn hơn số trích trước thì số trích thiếu được tính vào chi phí. 2.6. Trích lập dự phòng 2.6.1. Dự phòng hàng tồn kho Theo Quyết định số 149/2001/ QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính tại chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho đã quy định: “ Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho” Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cho việc tiêu thụ chúng Cuối niên độ, kế toán so sánh giá trị hàng hoá ghi trên sổ kế toán với giá thực tế. Nếu giá thực tế nhỏ hơn thì lập dự phòng theo số chênh lệch Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng hoá x Giá hàng hoá ghi trên sổ - Giá hàng hoá ngày 31/12 trên thực tế Cuối niên độ kế toán( năm N), tính ra số dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632 Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối năm N+1 tính ra số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, so sánh với số dự phòng năm trước đã lập: + Nếu số đã lập năm N lớn hơn số cần lập năm N+1thì phải hoàn nhập dự phòng và ghi giảm giá vốn: Nợ TK 159 Có TK 632 + Nếu số đã lập năm N nhỏ hơn số cần lập năm N+1 thì tiến hành trích lập thêm: Nợ TK 632 Có TK 159 2.6.2. Dự phòng phải thu khó đòi Ngày 15/09/1997 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 65/TC/BTC để hướng dẫn chế độ trích lập, sử dụng và xử lý các khoản dự phòng cấn thiết cho sản xuất kinh doanh và thông tư hướng dẫn 33/1998/TT- BTC ngày 17/3/1998 về trích lập và hạch toán các khoản dự phòng. - Nợ phải thu khó đòi: là khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ hai năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc khế ước vay nợ, cam kết nợ, Công ty đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới hai năm nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu bỏ trốn, bị giam dữ xét xử thì được coi là khoản nợ phải thu khó đòi Tính đến ngày 31/12/2003 khách hàng còn nợ tiền của Công ty là 137.780.000 đồng, đã thu hồi được 32.540.000 đồng, mặc dù quản lý sát sao nhưng vẫn có khách hàng nợ khoản tiền lớn trong thời gian dài. Nếu công ty không đòi được hết nợ hoặc để khoản nợ quá lâu, quá nhiều sẽ dẫn đến những đột biến bất lợi khó tránh khỏi trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, do chưa xác định được là khoản nợ đó có thể đòi được một cách chính xác hay chưa nên hiện nay Công ty chưa lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định của kế toán hiện hành. - Để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh, Công ty cần tìm hiểu được nguyên nhân dẫn đến việc khách hàng không có khả năng trả nợ để cuối niên độ kế toán trích lập dự phòng theo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, Công ty căn cứ vào chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ về số tiền còn nợ chưa trả. - Thời điểm lập và hoàn nhập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đều thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. Căn cứ vào biến động thực tế mà Công ty chủ động xác định mức trích lập và xử lý theo đúng quy định( mức dự phòng không được quá 20% khoản nợ phải thu). Dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi (có thuế) x Số % có khả năng mất Cách trích lập: Cuối niên độ kế toán( năm N) tính ra số dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 642 Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Cuối niên độ kế toán sau (năm N+1) tính ra số dự phòng phải thu khó đòi, so sánh với số dự phòng đã lập năm N: + Số cần lập lớn hơn số đã lập thì cần trích lập thêm: Nợ TK 642 Có TK 139 + Số cần lập nhỏ hơn số đã lập thì tiến hành hoàn nhập dự phòng; Nợ TK 139 Có TK 642 Xoá sổ khoản phải thu khó đòi: Nợ TK 139: Số đã lập Nợ TK 642; Số chưa lập Có TK 131: Tổng số nợ khó đòi Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Nếu khoản phải thu khó đòi đã xoá sổ nhưng đòi được thì hạch toán vào thu nhập khác Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004. 2.6. Phương thức tiêu thụ và chính sách áp dụng linh hoạt 2.6.1. Phương thức tiêu thụ Công ty có thể áp dụng thêm các phương thức tiêu thụ như gửi hàng đi bán, trả góp, bán hàng qua đại lý. Tuỳ từng đối tượng khách hàng cụ thể mà xét duyệt xem phương thức đó có phù hợp hay không? Hoàn thiện công tác tổ chức bán hàng như xây dựng hệ thống đại lý phân phối sản phẩm 2.6.2. Chính sách chiết khấu thương mại - Để khuyến khích người mua hàng, công ty có thể sử dụng chiết khấu thương mại với khách hàng thường xuyên, mua với số lượng lớn. Tài khoản sử dụng để hạch toán: TK 521: Chiết khấu thượng mại; + Khi áp dụng chính sách này, kế toán ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra Có TK 111,112.131… + Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền chiết khấu áp dụng cho khách hàng sang tài khoản doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521 2.6.3. Chính sách chiết khấu thanh toán Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán với những khách hàng có khả năng thanh toán sớm nhằm khuyến khích thanh toán tăng thêm vốn lưu động( đặc biệt là khoản mục tiền cho Công ty). Số tiền chiết khấu này được hạch toán vào chi phí tài chính 2.7. Sổ kế toán chi tiết 2.7.1. Sổ kế toán chi tiết bán hàng có thể được mở theo mẫu sau. Doanh nghiệp............ Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm ........... Năm:............ Quyển số:……….. Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải TKĐƯ Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế 521 531 532 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng hóa - Lãi gộp Người ghi sổ (Ký, họ và tên) Ngày ...... tháng...... năm 200... Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) Với mẫu sổ bán hàng này, công ty không nhất thiết phải mở sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu vì khoản này đã được theo dõi chi tiết trên đó 2.7.2. Sổ chi tiết giá vốn Sổ có thể được mở theo mẫu sau (mỗi sản phẩm tiêu thụ có thể được mở một trang) Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tháng......... năm........... Tên, quy cách, chủng loại hàng......... Đơn vị tính:........................................ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 632 Có TK khác Ghi Có TK 632, Nợ TK khác SH NT 155 156 ... Tổng Nợ TK 632 911 155 ... Tổng Có TK 632 Tổng Trên dây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. Kết luận Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là vấn đề vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế cao. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm thực sự là một công cụ đắc lực trong việc phản ánh và giám sát tình hình biến động thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm của Công ty. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng là một tất yếu. Nhất là trong môi trường kinh tế đang có sự chuyển đổi, tiêu thụ thành phẩm trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu thì việc tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đòi hỏi ngày càng hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập, thông qua việc nghiên cứu thực tế về kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty kết hợp với lý luận em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty. Mong rằng ý kiến đó sẽ có tác dụng tích cực với Công ty. Thời gian vừa qua em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy Trần Đức Vinh cùng các cô chú trong Công ty Cơ khí Quang Trung. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khoa Kế toán - Chủ biên TS. Đặng Thị Loan - NXB Giáo dục, năm 2001. 2. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khoa Kế toán Kiểm toán. NXB. Thống kê 3. Hệ thống các văn bản pháp luật về thuế GTGT - Bộ Tài chính, Cục Thuế. NXB Thống kê, tháng 12/2003. 4. Chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC. 5. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Vụ chế độ kế toán, NXB Tài chính, 1995. 6. Hệ thống các văn bản pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp 7. Hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế 8. Giáo trình kế toán quốc tế - Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán. Chủ biên TS. Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Thị Đông - NXB Thống kê, 2002. Mục lục Trang