Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm trung ương I

lô hàng ngày 29/1/2007 bằng tiền mặt. Như vậy, chứng từ sử dụng trong trường hợp này bao gồm: - Hóa đơn GTGT Hóa đơn này được lập theo mẫu số 01 GTKT-04L-01, được phép sử dụng theo công văn số 9084/ CT-AC ngày 4 tháng 4 năm 2003 của cục thuế Hà Nội. hóa đơn được lập 3 liên, liên 2 giao khách hàng, liên 3 lưu nội bộ làm căn cứ ghi sổ, liên 1 lưu tại cuống. - Phiếu thu tiền mặt Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu thu có 3 liên, có đầy đủ chữ ký xác nhận của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận tiền, ký xác nhận rồi giao lại cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ. Xê ri: AA/2007T Số HĐ: 0030577 30577/01 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3: Nội bộ Ngày 29 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-4L-01 Được phép sử dụng theo CV số9084/ CT- AC ngày 4 tháng 4 năm 2003 của Cục thuế TP Hà Nội Đơn vị bán hàng:CÔNG TY DƯỢC PHẨM TWI MST: 01 001 0853 6 Số tài khoản: 10201 00000 28055 So giao dich 1 NH CT Việt Nam Kho xuất : kho D Họ tên người mua hàng: NGUYEN VAN VE Đơn vị: C/TY CP DP HAI PHONG- 14 KY CON MST: 02 0014026 9 Địa chỉ: 14 KY CON- HAI PHONG ĐT: Fax:Số TK: Hình thức TT: nợ 30 ngày Mã KH: C621 Giao hàng: OPV, C/TY GUI HANG STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Mã HH A B C 1 2 3=1x2 D 1 ME LIC 7,5mg h28 VIEN 840 952,392 800 009 M405 2 OPEAZITROSACHET100MGH6 GOI 600 2381 1428 600 0225 3 OPEAZITROSACHET200MGH3 GOI 1200 3809,670 4 571 604 0226 4 OPECỈTO 500MG V7 H14 VIEN 840 3061,210 2571 416 0050 5 OPECALRI 250 MG H 30300 VIEN 300 2809,530 842 859 0234 6 OPECLARI 500MG H30 VIEN 300 4761,900 1428 570 0232 7 OPEDROXIL SACHE 250MG H10 GOI 1000 5238,100 5238 100 0172 Bay khoan Chiết khấu 4,00%= 675 246 Cộng tiền hàng: 16 205 912 Thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT 810 295 Tổng cộng tiền TT 17 016 207 Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người viết hóa đơn (ký ghi rõ họ tên ) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Số tiền viết bằng chữ: mười bảy triệu mười sáu nghìn hai trăm linh bảy đồng chẵn Biểu 2.10: mẫu hóa đơn GTGT bán hàng hóa BM 15/ KT -01 AD:01/05/2005 SỐ: 156 TK:1111B Có mẫu phiếu thu như sau: CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW I PHIẾU THU Ngày 26 tháng 02 năm 2007 Người nộp: Trần Anh Vinh Địa chỉ TT TK dư Diễn giải Đơn vị 1 1311 Thủy CPC I thu tiền ngày 26/02 C/ty CP DP Hải Phòng- 14 Ký Con Tổng tiền : 17 016 207 Bằng chữ: mười bảy triệu mười sáu nghìn hai trăm linh bảy đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Thủ trưởng Người nhận Thủ quỹ Người lập phiếu Kế toán trưởng Biểu 2.11: Mẫu phiếu thu Ví dụ số 5: Ngày 8/1/2007, công ty bán một lô hàng 450kg Dexitrose Monohydrat cho công ty TNHH XNK Hải Hoàng với trị giá vốn là 3 957 474 đồng và giá bán đơn vị là 12000 đồng/kg. Thuế GTGT 5% và tổng giá thanh toán là 5 670 000 đồng, hình thức thanh toán là bù trừ công nợ. Trường hợp này, các chứng từ dùng để ghi sổ là hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Hóa đơn này được lập theo mẫu số 01 GTKT-04L-01, được phép sử dụng theo công văn số 9084/ CT-AC ngày 4 tháng 4 năm 2003 của cục thuế Hà Nội. hóa đơn được lập 3 liên, liên 2 giao khách hàng, liên 3 lưu nội bộ làm căn cứ ghi sổ, liên 1 lưu tại cuống. HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3 (nội bộ) Ngày 08 tháng 01 năm 2007 Xê ri: AA/2007T Số HĐ: 0031265 30577/01 Đơn vị bán hàng:CÔNG TY DƯỢC PHẨM TWI MST: 01 001 0853 6 Số tài khoản: 10201 00000 28055 So giao dich 1 NH CT Việt Nam Kho xuất : kho D Họ tên người mua hàng: HOANG THU HUONG Đơn vị: CÔNG TY TNHH XNK HAI HOANG ST: 03 0024026 9 Địa chỉ: Số 3/79 Hai Bà Trưng- TP Hải Phòng ĐT: Fax: Số TK: Hình thức TT: bu tru cong no Mã KH: C378 Giao hàng: Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Mã HH A B C 1 2 3=1x2 D 1 Dextrose monohydrat kg 450 12.000 5400.000 D011 Cộng tiền hàng: 5400.000 Thuế suất GTGT: 270.000 Tiền thuế GTGT 5.70.000 Số tiền viết bằng chữ: năm triệu sáu trăm bảy mươi nghìn đồng Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Người viết hóa đơn (ký ghi rõ họ tên ) Biểu 2.12: hóa đơn GTGT bán hàng hóa cho công ty Hải Hoàng 2.4.2/ Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 131- “phải thu khách hàng” để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán với người mua. Tài khoản 131 được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng như phải thu khách hàng cấp 2 (1311), phải thu bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện (1312), phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng (1313), phải thu xí nghiệp dược phẩm ( 1314), phải thu khác (1315), phải thu khách hàng nợ (13151), phải thu khách hàng thanh toán ngay (13152), phải thu các cửa hàng, Zuelling, xuất khẩu (1316), phải thu chi nhánh (1317). Trong ví dụ số 4, vì công ty cổ phần dược phẩm Hải Phòng- 14 Ký Con là loại khách hàng cấp 2, tức là các công ty thuộc tỉnh, thành phố nên kế toán hạch toán nghiệp vụ trên vào tài khoản 1311 ( phải thu khách hàng cấp 2) Tài khoản 1315 mang ý nghĩa là “phải thu khác” , trong đó các đối tượng phải thu là các công ty TNHH, các nhà thuốc tư nhân, không thuộc các đối tượng đã nêu như ở các tiểu khoản khác của 131. Do đó, ở ví dụ số 5, nghiệp vụ xuất bán, sẽ ghi nhận nợ vào tài khoản 13151 “ phải thu khách hàng nợ” 2.2.4.2/Hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng: Hàng ngày, từ những thông tin và chứng từ liên quan, kế toán cập nhật số liệu vào các phiếu trong chương trình kế toán máy, sau khi các chứng từ này được cập nhật đầy đủ và được hạch toán, chương trình sẽ tự động tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được lên dựa trên những thông tin đã có vào bất cứ khi nào có nhu cầu sử dịnh mà không cần đợi đến cuối kỳ. Trong bảng tổng hợp chi tiết, mỗi tài khoản chi tiết được thể hiện trên một dòng trong đó thể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ. Ví dụ 4: Kế toán vào chương trình, vào kế hoạch >> nhập xuất >> phiếu xuất >> làm phiếu xuất. Chú ý : phiếu nhập luôn phải được làm trước phiếu xuất Sau khi làm phiếu xuất, kế toán định khoản phiếu xuất Hệ thống quản lý Hệ thống quản lý Kế toán 1. Tiền mặt 2. TGNH 3. Chứng từ KT 4. Kho hàng 5. Kế toán công nợ 6. Tài sản cố định 7. Kế toán thuế 8. Kế toán cuối kỳ 9. Kế toán tổng hợp A. In báo cáo B. Báo cáo riêng C. Số dư tháng 1. Định khoản P-xuất 2. Định khoản P- nhập 4. Thống kê kho kế hoạch 5. Thống kê điều nội bộ 6. Xác định kho chung 7. Mở khóa định khoản Kết thúc 1 Biểu 2.13: Mô phỏng giao diện các bước khi lập phiếu xuất Hệ thống quản lý Định khoản phiếu xuất Tháng 1 năm 2007 số PN : 32165 ngày 8/1/2007 Khách hàng ( người nhận nợ) C/ty TNHH XNK TBYT Hải Hoàng Người nhận hàng Tên hàng TK_ nợ TK_ có Số lượng Giá bán Trị giá Giá_bq Giá vốn Loại tiền Tg_nt Ty_gia Nơi sx Đơn vị Ma_hang Dexitrose monohydrat 632 1561 450 12000 5400 000 8 794 ,386 3957 474 kg D011 Doanh thu Nợ 13151 Có 51111 Trị giá hóa đơn 5400 000 Thuế VAT Nợ 13151 Có 33311 VAT: 5.00 Tiền thuế VAT 270 000 Tổng thanh toán 5670 000 Ghi chú: thanh toán bằng bù trừ công nợ Biểu 2.14: Mô phỏng giao diện khi định khoản phiếu xuất trên máy tính Để in sổ chi tiêt, kế toán vào thực đơn chính sẽ hiện ra một gieo diện tương tự như lập phiếu xuất, rồi vào “ in báo cáo” =>kế toán tùy thuộc mục đích sử dụng mà vào chi tiết phát sinh tài khoản, chi tiết số dư theo tài khoản, hay vào chi tiết theo khách hàng. Ở đây, khai báo những thông tin cần thiết như mã tài khoản chi tiết, hay mã khách hàng. Ví dụ, để in ra sổ chi tiết tài khoản 1311 của công ty DP Hải Phòng- 14 Ký Con như dưới đây thì kế toán vào “In báo cáo”=> “chi tiết phát sinh tài khoản”, ở đây, nhập mã tài khỏan 1311, nhập tháng 1 năm 2007 rồi nhập mã khách C621, nhấn “in” ta có sổ chi tiết như dưới đây: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 1311 Đơn vị: C/TY CP DP HAI PHONG- 14 KY CON Mã: C621 Thang 01 năm 2007 CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW I Dư nợ đầu kỳ: 93 384 219 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Phát sinh trong kỳ Số ngày Nợ Có 30577 29-01-07 Opv,c/ty gui hang 5111 17 016 207 21345 31-01-07 Mua 10/01 1311 8 693 195 23089 31-01-07 Mua 27/ 01 1311 2 812 995 Tổng cộng 28522 397 Dư nợ cuối kỳ: 121 906 616 HàNội,ngày12tháng3năm2007 Người lập phiếu Kế toán trưởng Biểu 2.15: sổ chi tiết tài khoản 1311 Ở sổ chi tiết tài khoản 1311, đơn vị công ty dược phẩm Hải Phòng trên, vào cuối tháng kế toán chỉnh lại bút toán ghi sai đối tượng hạch toán vào đơn vị khác, nên đến cuối tháng phải điều chỉnh lại các chứng từ số 21345 và 23089 vào sổ chi tiết. Ví dụ số 5: Có mẫu sổ chi tiết tài khoản 1315 , chi tiết công ty TNHH XNK TBYT Hải Hoàng như sau: Hình 27: sổ chi tiết tài khoản 1315 chi tiết đơn vị cty TNHH XNK TBYT Hải Hoàng tháng 01/2007 CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW I SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 1315 Đơn vị : C/ty TNHH XNK TBYT Hải Hoàng Mã C378 Tháng 01 năm 2007 Dư có đầu kỳ: 0 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh trong tháng Số ngày Nợ Có 31265 8/1 Thanh toán bù trừ công nợ 5111 5 670 000 Bù trừ 31/1 HĐ32165/1 3312 5670 000 Tổng cộng 5 670 000 5 670 000 Biểu 2.16: Sổ chi tiết tài khoản 1315 2.2.4.3/ Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với khách hàng: Từ những phiếu nhập trên, chương trình sẽ tự động lên các sổ sách tổng hợp cần thiết như sổ tổng hợp tài khoản 1311 ở mẫu dưới đây: CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW I TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 1311 Tháng 01 năm 2007 Dư nợ đầu kỳ : 24 062 265 318 Đơn vị : Đồng Trang: 1 Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Tiền Việt Nam- tiền bán hàng 1111 B 0 257 911 067 Tiền VNĐ gửi NH Công thương 1121A 0 7 526 188 174 Phải thu khách hàng C2 1311 207 687 682 207 687 682 Phải thu đại lý Công ty 13151 19 530 000 0 Phải thu nội bộ khác 1368 118 916 144 30571264 Phải trả N.bán trong nước 3312 0 32 445 000 Phải trả cho người bán 5 3315 0 884 297 786 Thuế GTGT trong nước 33311 363 350 703 0 Phải trả, phải nộp khác 3388 0 3 300 000 Doanh thu bán hàng hóa 5111 7075004 382 0 Chiết khấu thương mại 521 0 98 173 414 Tổng cộng 7784488 911 9 040 574 387 Dư nợ cuối kỳ: 22 806 179 842 Hànội,ngày12tháng3năm2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu 2.17 : sổ tổng hợp tài khoản 1311 tháng 01 năm 2007 CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW I TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 1315 Tháng 01 năm 2007 Dư nợ cuối kỳ : 7 317 246 851 Đơn vị : đồng Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Tiền Việt Nam- tiền bán hàng 1111B 4 464 569 1 369 506 304 Tiền VNĐ gửi ngân hàng Công thương 1121A 25 720 000 5 795 449 589 Ngoại tệ gửi ngân hàng Ngoại thương 1122B 0 253 797 120 Phải thu khách hàng cấp 2 1311 0 19 530 000 Phải thu khách hàng bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện 0 23 049 540 Phải thu đại lý công ty 13151 157 500 157 500 Phải thu nội bộ khác 1368 113 869 035 0 Phải trả người bán nước ngoài 3311 -10 000 000 0 Phải trả người bán trong nước 3312 0 31 515 618 Phải trả cho người bán 5 0 118 868 487 Thuế GTGT trong nước 33311 228 835 022 14 277 439 Phải trả, phải nộp khác 3388 0 14 104 500 Doanh thu bán hàng hóa 5111 4 387 327 873 0 Hàng bán bị trả lại 0 285 548 794 Tổng cộng 4 750 373 999 7 925 804 891 Dư nợ cuối kỳ: 4 141 815 959 Hànội,ngày12tháng3năm2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu 2.18: sổ tổng hợp tài khoản 1315 tháng 01 năm 2007 2.2.4/ Kế toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi: 2.2.4.1/ Chế độ lập và hoàn nhập dự phòng áp dụng tại công ty dược phẩm TW I: Trong kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh thương mại, rủi ro do những nguyên nhân khách quan như thất thu các khoản nợ phải thu rất có thể xảy ra, gây ra những thiệt hại về tài chính không nhỏ cho các doanh nghiệp. Hiểu được điều này, công ty dược phẩm TW I đã lập dự phòng và tiến hành hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi, thực hiện với các khách hàng nghi ngờ về khả năng có thể trả nợ theo đúng quy định hiện hành để có thể hạn chế bớt thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính. Công ty luôn yêu cầu bộ phận kế toán của mình mở sổ chi tiết các khoản nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ ( nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), lập báo cáô phân tích tuổi nợ hàng tháng, đôn đốc thu hồi nợ. Theo quy định của công ty, nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán. Công ty bắt đầu trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi với tuổi nợ là 2 năm và trích lập 100% khoản phải thu. Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng quá hạn được xếp loại khách hàng khó đòi, nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phương pháp xác minh. 2.2.4.2/ Hạch toán các khoản dự phòng tại công ty dược phẩm TW I: Kế toán công ty sử dụng tài khoản 139 “ dự phòng phải thu khó đòi” để hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Vào cuối năm, kế toán lại tổng hợp các khoản nợ của từng khách hàng với các chỉ tiêu nợ trên 3 tháng đến dưới 1 năm, nợ trên 1 năm đến dưới 2 năm, nợ trên 2 năm để có tính số cần trích lập phải thu khó đòi. Có bảng số liệu về số nợ các khách hàng vào cuối năm 2006 như sau: Tên đơn vị Mã KH bán H/ đơn C/ hàng bán Tháng năm 29 30. công ty dược Hải Phòng(14 ký con) C621 134.347.609 C621 5.333.455 11 06 C621 40.761.258 12 06 C621 17.016.207 1 07 C621 53.236.650 2 07 C621 18.000.039 3 07 31. .. Vào cuối năm, kế toán lại tổng hợp các khoản nợ của từng khách hàng với các chỉ tiêu nợ trên 3 tháng đến dưới 1 năm, nợ trên 1 năm đến dưới 2 năm, nợ trên 2 năm để có tính số cần trích lập phải thu khó đòi. Có bảng số liệu về số nợ các khách hàng vào cuối năm 2006 như sau: Tên đơn vị mã Nợ trên 3 tháng đến dưới 1 năm Nợ trên 1 năm đến dưới 2 năm Nợ trên 2 năm c/ty CPDP Nam Hà C074 218.321.056 - - c/ty CP DP Hà Nam C096 16.013.215 152.351.265 - c/ty CP Y tế Danameco C134 26.156.245 - - c/ty CP dược Bắc Kạn C144 58.458.695 - - c/ty Dược VTYT Daklak C150 64.256.147 - - Tổng cộng 2.841.826.207 655.136.490 465364074 Biểu 2.19: bảng số liệu số nợ các khách hàng vào cuối năm 2006 Như vậy, mức dự phòng cần lập năm 2006 là 2.841.826.207*0.3+655.136.490*0.5+465.364.074*0.7=852547862+327.568.145+325754852=1.505.870.859 Cuối năm 2005, tổng dư nợ phải thu khó đòi là 66 637 919 628 đồng, với cách tính toán tưong tự như trên, có mức dự phòng cần trích lập là 941 164 076 đồng. Cuối năm 2006, tổng dư nợ phải thu khách hàng của công ty là 116.953.441.618 đồng, mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập như đã tính ở trên là 1.505.870.859 đồng, mà mức dự phòng đã lập từ đầu năm là 941.164.076 đồng, do đó, số cần trích lập thêm là 564.706.783 đồng. Như vậy, bút toán cần lập sẽ là: Nợ TK 642: 564.706.783 Có TK 139: 564.706.783 Đối với khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi, kế toán tại công ty cũng như tại các chi nhánh, cửa hàng phải có trách nhiệm lập phương án xử lý trên cơ sở truy cứu, bồi hoàn trách nhiệm của cá nhân, tập thể có liên quan. Đối với các đơn vị trực thuộc là các cửa hàng, chi nhánh, thì sau khi được sự chấp thuận bằng văn bản của công ty, đơn vị phụ thuộc được xử lý bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, nếu còn thiếu, thì hạch toán vào chi phí kinh doanh của công ty. Đối với các khản nợ không dcó khả năng thu hồi sau khi xử lý như trên, đơn vị phụ thuộc vẫn phải theo dõi ngoài và tổ chức thu hồi. số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập của đơn vị. Thực tế cho thấy, cuối năm 2005, mức lập dự phòng phải thu khó đòi trên tổng nợ phải thu khách hàng chỉ chiếm 1.4% và năm 2006 là 1.29%. Điều này chứng tỏ công tác thu hồi nợ của bộ phận kế toán công ty là rất tốt, tránh được tình trạng bị chiếm dụng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. 2.2.5/ Thực trạng công tác kế toán thanh toán đối với quản trị tại công ty dược phẩm TW I: Hiện nay, trong bộ máy kế toán về mảng kế toán thanh toán tại công ty dược phẩm TW I có 6 kế toán thanh toán trong đó có 4 kế toán thanh toán với người mua và 2 kế toán thanh toán với người bán, 1 phó phòng kế toán kiêm phụ trách công nợ trên tổng số 15 kế toán viên. Trong quy định quản lý tài chính của công ty dược phẩm TW I có nêu rõ vai trò kế toán của kế toán thanh toán đối với quản trị tại công ty như sau: -Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ của đơn vị mình, phát hiện sớm tình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời, không để phát sinh các khoản nợ quá hạn. - Thường xuyên phân loại các khoản nợ ( nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), lập báo cáo phân tích tuổi nợ hàng tháng, đôn đốc thu hồi nợ. Đối chiếu các khoản nợ phải thu định kỳ tối thiểu theo quý hoặc vào các thời điểm khác khi có yêu cầu của công ty. Hàng tháng, bộ phận kế toán thanh toán của công ty được yêu cầu lập báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng. Đơn vị Mã Tổng nợ Nợ> 3 tháng Nợ tháng 2/07 Nợ tháng 01/07 Nợ tháng 12/06 Nợ tháng 11/06 Nợ tháng 10/06 Trước tháng 10/06 Nợ tồn đọng Cty CP dược VTYT Quảng Nam C264 163 878 441 61 183 716 18 136 125 20 679 750 63 870 850 61 183 716 - - - Cty Dược phẩm TW II C268 9 904951 - - 9 904 951 - - -- - - Cty CP TB VTYT &DP Nghệ An C275 - - - - - - - - - Cty Dược VTYT Phú Yên C291 - - - - - - - - - Cty CP dược liệu TW II- CN Đắc Lắc C292 84 690 910 - 34 810 860 10 042 200 39 837 850 39 837 850 - - - Cty Dược phẩm Đà Nẵng C296 29 911 804 29 911 675 - 7607 250 - - - 13 107 685 - Cty CP DP TW II- Cần Thơ C300 156 927 804 70 029 279 37 417 800 - 41 873 475 41 873 475 11 900 280 49 207 674 - Cty Dược VTYT Thanh Hóa C428 14 449 986 5 737 611 - 5 155 500 - - - - - Trung tâm VT-TBYT Thái BÌnh C383 5 155 500 - - - - - - - - Cty DVTYT Thanh Hóa( HT số 1) C404 - - -- - - - - - - Cty CP TBDP& DVYT Nam định C428 - - - - - - - - - Cty TNHH NN 1TV Dược –VTYT Quảng Ngãi C451 - - - - - - - - - Cty CPTBVTYT Thanh Hóa C525 - - - - - - - - - Cty CP Dược VTYT Lai Châu C555 265 466 737 88 967 869 175 129 500 1369 368 88 967 869 - - - Cty CP Dược VTYT Nghệ An- CN Hà Nội C586 653 015 151 522 295 623 18 237 900 67 781 385 44 700 243 42 138 600 93 494 940 386 662 083 - Biểu 2.20: Mẫu báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng sau: Cuối năm, kế toán cũng được yêu cầu tính toán một số tỷ suất tài chính, trong đó có các tỷ suất về thanh toán được trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính hàng năm. Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1.Hệ số thanh toán nhanh 0.573 0.666 2. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 2.438 2.551 3. Hệ số thanh toán bình thường 4.615 3.458 Biểu 2.21: Các tỷ suất về thanh toán qua các năm Như vậy, kế toán công ty cũng chỉ dừng lại ở việc theo dõi các khoản nợ theo tuổi nợ của khách hàng, các chỉ tiêu về tỷ suất thanh toán cũng chỉ được tính tóan ra do nhu cầu bắt buộc phải có trên thuyết minh báo cáo tài chính mà chưa có những cách thức nhằm sâu sát hơn quản lý tài chính tốt hơn. Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dược phẩm TW I 3.1/ Nhận xét, đánh giá chung về công tác kế toán và kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: 3.1.1/ Đánh giá chung về công tác kế toán: Nhìn chung, bộ máy kế toán trong công ty được tổ chức tương đối khoa học hợp lý, nửa tập trung, nửa phân tán rất phù hợp với quy mô tổ chức của công ty. Đội ngũ nhân viên nói chung và nhân viên kế toán nói riêng có trình độ cao, đáp ứng cả về mặt số lượng cũng như chất lượng. Các cán bộ kế toán đều đã trải qua đào tạo đại học chính quy hoặc tại chức, trình độ và kinh nghiệm đều đáp ứng cho nhu cầu công việc. số lượng người thực hiện công việc được phân công trên cơ sở độ phức tạp cũng như tính chất thường xuyên của các nghiệp vụ, ngoài ra còn căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm của từng người. Về hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng đều thực hiện đầy đủ và đúng chế độ. Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ các chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo đúng nguyên tắc. Hệ thống sổ sách cũng được tổ chức khá chặt chẽ, khoa học, hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình lên các báo cáo tài chính vào cuối kỳ. Nhờ việc áp dụng phần mềm kế toán máy nên hệ thống sổ sách kế toán của công ty là tương đối gọn nhẹ, định kỳ, công ty thường in các sổ chi tiết và tổng hợp các tài khoản để ký duyệt rồi đưa vào lưu trữ. Hệ thống tài khoản được lập theo đúng những quy định của chế độ, bên cạnh đó với những tài khoản được sử dụng thường xuyên cũng được chi tiết hợp lý đảm bảo cho việc theo dõi sát sao các đối tượng trên cơ sở tuân theo đúng những quy định của chế độ kế toán hiện hành. Về hệ thống báo cáo tài chính được lập đầy đủ , phù hợp với yêu cầu của các cơ quan quản lý, việc lập và nộp báo cáo luôn được đảm bảo về mặt thời gian. Một trong những ưu điểm của công tác kế toán tại công ty là đã đưa chưong trình kế toán máy vào sử dụng. Đây là một điều tối cần thiết trong thời buổi bùng nổ thông tin, và nhất là khi Việt Nam đã gia nhập WTO như hiện nay. Bởi một điều chắc chắn rằng, công ty sẽ vấp phải những đối thủ cạnh tranh đáng gờm mà thế mạnh của họ chính là công nghệ, chính điều đó đã đảm bảo cho việc đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Bằng việc sử dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán, công việc của các kế toán viên trở nên đơn giản hơn rất nhiều bởi khối lượng tính toán cũng đã giảm đi rất nhiều. Sự chính xác của các con số cũng được đảm bảo. Các thông tin được đưa ra bởi hệ thống kế toán máy có tính chính xác cao và đảm bảo tính kịp thời. Bên cạnh các ưu điểm chung về công tác kế toán tại công ty dược phẩm TW I, vẫn còn tồn tại những hạn chế sau: - Về hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty: Mặc dù hầu hết các chứng từ của Công ty đều được lập theo mẫu của quyết định 15, song riêng mẫu hoá đơn của Công ty do được cập nhật từ phần mềm máy tính nên mẫu hoá đơn của Công ty vẫn là mẫu cũ, chưa theo mẫu của quyết định 15. - Về hệ thống tài khoản được áp dụng tại công ty: Theo quyết định 15 thì tài khoản 3353 mang ý nghĩa là “quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” nhưng công ty lại sử dụng tài khoản số hiệu 351 để phản ánh quỹ dự phòng này. Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn, hiểu lầm cho phía các nhà quản lý Nhà nước. - Về hệ thống sổ sách: Công ty dược phẩm TW I sử dụng phần mềm kế toán máy do công ty tự viết. Nhờ việc áp dụng kế toán máy mà số liệu hệ thống sổ sách nhờ thế mà được tính toán chính xác và khoa học. Các hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp vẫn được tổ chức đầy đủ theo đúng hình thức kế toán nhật ký chung hiện đang áp dụng tại công ty, đúng chế độ hiện hành. Nhưng cũng như phần lớn các phần mềm kế toán khác, phần mềm do công ty tự viết không hỗ trợ cho việc lên các sổ tổng hợp theo quý trong khi đó việc lên các báo cáo quý để nộp cấp trên là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với công ty. Vì thế, đến cuối quý, khi phải lập các báo cáo quý thì kế toán trưởng lại phải lập bằng Excel, điều này đã vô hình chung tạo ra một khối lượng công việc không đáng có cho kế toán, ảnh hưởng đến tiến độ lập các báo cáo này. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán của công ty do một dược sỹ viết, không thực sự am hiểu về kế toán. Do đó, phần mềm vẫn có một số hạn chế nhất định như trên đã nói. Bên cạnh đó, dù trong thuyết minh báo cáo tài chính có nêu hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chung, Tuy nhiên , trong phần mềm kế toán hoàn toàn không có sổ nhật ký chung. Điều này chắc chắn sẽ gây trở ngại cho việc soát xét số liệu, ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu trong sổ sách. Hệ thống sổ sách như em thấy là quá nhiều bảng biểu, mà không có báo biểu nào đưa ra thông tin chuẩn xác, gần như không có sự vận dụng sáng tạo, hoàn toàn không có sự đối chiếu logic giữa các báo biểu, các chỉ tiêu đưa ra chung chung, theo kinh nghiệm, theo bản năng ví dụ như các chỉ tiêu chung và cổ điển như doanh thu, chi phí mà không có các chỉ tiêu cụ thể, do đó không có ý nghĩa trong quản trị, tra soát số liệu, khó phát hiện được các sai sót. - Về bộ máy kế toán ở công ty: Theo em thấy, bộ phận kế toán hiện nay ở công ty là vừa thiếu vừa thừa. Thừa là do công ty sử dụng phần mềm kế toán, nhờ đó, khối lượng công việc kế toán giảm đi đáng kể, kế toán chủ yếu chỉ cần làm công việc duy nhất là cập nhật số liệu còn các bước phân bổ, hay lên các sổ đều dã được thực hiện bởi máy tính. Tuy nhiên, nói bộ máy kế toán của công ty thiếu là thiếu những kế toán có trình độ thực sự cao, có khả năng kiểm tra, soát xét số liệu cũng như tham mưu cho lãnh đạo những quyết định đúng đắn, kịp thời. 3.1.2/ Đánh giá về kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Kế toán các nghiệp vụ thanh toán là một mảng kế toán cực kỳ quan trọng, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp thương mại như công ty dược phẩm TW I. Cũng như công tác kế toán chung, phần hành kế toán thanh toán cũng có những ưu, nhược điểm riêng của nó: 3.1.2.1/ Ưu điểm của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Về hệ thống chứng từ: công ty đã xây dựng được một hệ thống chứng từ cũng như quá trình luân chuyển chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý, đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán chính xác và đúng chế độ. Về tài khoản sử dụng, kế toán công ty cũng đã thiết lập một hệ thống tài khoản các khoản thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp tương đối khoa học, phù hợp với đặc thù tính chất thanh toán này tại công ty cũng như tính chất của các đối tường thanh toán. Về phương pháp hạch toán, kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đã thực hiện hạch toán theo đúng những nguyên tắc kế toán đã được đưa ra cũng như theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết đầy đủ, đảm bảo vai trò phản ánh thông tin chính xác, khoa học. Về mặt nhân sự, hiện tại, tại công ty dược phẩm TW I gồm 4 kế toán thanh toán với người mua, 2 kế toán thanh toán với người bán, 1 phó phòng kế toán kiêm phụ trách công nợ trong tổng số 15 kế toán viên. Như vậy, xét về mặt số lượng, có thể coi là khoa học và hợp lý, phù hợp với tính chất công tác kế toán của một doanh nghiệp thương mại như công ty. Còn về chất lượng, hầu như tất cả các nhân viên đảm nhiệm phần hành thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đều qua đào tạo cơ bản, có kiến thức chuyên môn đầy đủ, có kinh nghiệm vững vàng, có năng lực cũng như phẩm chất cần có của một người kế toán, đáp ứng nhu cầu về công tác kế toán nói chung cũng như đối với phần hành kế toán thanh toán nói riêng. 3.1.2.2/ Những hạn chế còn tồn tại của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Về hệ thống tài khoản, các tài khoản phải thu khách hàng được chi tiết như sau: 1311: phải thu khách hàng cấp 2 1312: phải thu bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện 1313: phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng 1314: phải thu xí nghiệp dược phẩm 1315: phải thu khác 13151: phải thu khách hàng nợ 13152: phải thu khách hàng thanh toán ngay Nhìn vào các tiểu khoản của 131 của công ty, ta có thể thấy ngay một bất hợp lý. Đó là trong khi các khoản phải thu khác được chi tiết thành 13151: “phải thu khách hàng nợ” và 13152 “phải thu khách hàng thanh toán ngay” thì các khoản phải thu của các khách hàng cấp 2, các bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện, hay phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng, xí nghiệp dược phẩm v.vlại không. Theo em nghĩ, việc theo dõi chi tiết khách hàng nợ và thanh toán ngay là cần thiết, bất kể là đối với khách hàng nào. Về việc cập nhật chứng từ: Đây cũng là hạn chế chung của các bộ máy kế toán ở phần lớn các doanh nghiệp. Đối với các hóa đơn chứng từ với giá trị thanh toán nhỏ, thì việc cập nhật số liệu cũng không được cập nhật ngay sau khi phát sinh mà thường để đến cuối tháng mới cập nhật. Việc này chắc chắn ảnh hưởng không nhỏ đến sự chính xác cập nhật số liệu cũng như không thể phát hiện sớm những sai sót từ khi lập chứng từ, hóa đơn, mà thường phải đến khi cập nhật chứng từ mới phát hiện được. Đến lúc đó, việc chỉnh sửa chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. Về tổ chức nhân sự, ở phòng kế toán của công ty dược phẩm TW I chỉ có một kế toán viên nam biết nhiều về máy tính cũng như về chương trình kế toán máy tại công ty. Vì thế, hễ có khó khăn hay vướng mắc nào, những kế toán viên khác đều phải nhờ đến sự giúp đỡ của kế toán viên này, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên này. Bên cạnh đó, khi có sự cố về máy móc, về phần mềm kế toán thì không thể nhanh chóng khắc phục, sửa chữa. Đây chính là thực tế em đã được chứng kiến tại công ty, khi mạng bị hỏng thì phải mất một từần lễ sau, bộ phận kế toán mới có thể làm việc bình thường. Một bất cập nữa về phân công công tác kế toán, đó là lãnh đạo kế toán như kế toán trưởng, kế toán phó vừa đảm nhận kế toán chi tiết, vừa đảm nhận kế toán tổng hợp, cụ thể ở đây là vừa theo dõi chi nhánh, vừa theo dõi các cửa hàng. Điều này không đảm bảo khách quan, khó giám sát. Theo em, các công việc kế toán chi tiết này nên giao cho các kế toán viên khác, còn lãnh đạo kế toán chỉ đảm nhận nhiệm vụ soát xét tổng hợp, đồng thời đưa ra được những quyết định mang tính quản trị cho giám đốc Về tổ chức bộ phận kế toán quản trị tại công ty dược phẩmTW I: Thứ nhất, mặc dù phần mềm kế toán đã được đưa vào sử dụng nhưng phần hành kế toán hiện tại đang được sử dụng vẫn chưa hỗ trợ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị trong khi đó những thông tin quản trị nói chung cũng như các báo cáo kế toán quản trị nói riêng vô cùng cần thiết giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác nhất là trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Thứ hai, việc sử dụng các kết quả từ việc thanh toán này còn chưa mang lại hiệu quả. Các tỷ suất được tính toán ra chủ yếu là do yêu cầu bắt buộc phải có trong thuyết minh báo cáo tài chính, chứ không hoàn toàn xuất phát từ yêu cầu quản lý, chính vì lẽ đó mà các kết quả tính không đầy đủ các chỉ tiêu, không được phân tích một cách cụ thể. Chỉ với 4 tỷ suất thanh toán được đưa ra và trong đó chỉ tính toán đầy đủ 3 tỷ suất là khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh ( khả năng thanh toán nợ dài hạn) trong thuyết minh báo cáo tài chính với một lời bình ngắn gọn là “ có khả năng thanh toán các khoản nợ”, mà không được phân tích đầy đủ. Điều này đã làm giảm đi ý nghĩa đặc biệt quan trọng của công tác kế toán quản trị đối với việc theo dõi tình hình tài chính để từ đó góp phần làm lành mạnh hóa tài chính tại công ty, một trong những yêu cầu tất yếu trong kinh doanh hiện nay. Thứ ba, như đã biết việc sử dụng kế toán quản trị vào việc quản lý và đưa ra các quyết định trong chính sách chiến lược kinh doanh là cực kỳ quan trọng và có ý nghĩa trong thời buổi bùng nổ thông tin và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Nhưng công tác kế toán quản trị tại công ty hiện nay vẫn chưa được coi trọng. Cụ thể là không có một bộ phận kế toán chuyên biệt đảm nhiệm phần công việc này. Việc tính các tỷ suất thanh toán như trên đã nói chỉ là do yêu cầu bắt buộc phải có trong thuyết minh báo cáo tài chính và chỉ được tính toán vào thời điểm lên các báo cáo tài chính, do kế toán trưởng đảm nhiệm. 3.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thanh toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp: 3.2.1/ Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác tổ chức thanh toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp: Không chỉ đối với các doanh nghiệp mà là với bất cứ đơn vị, tổ chức nào, kế toán luôn là một công cụ quan trọng, sống còn. Chỉ khi có một bộ máy kế toán vận hành tốt ở tất cả các khâu từ cập nhật chứng từ, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đối với kế toán tài chính cũng như các khâu trong kế toán quản trị, nhà quản lý doanh nghiệp, mới có thể đưa ra các quyết sách chính xác, đưa đơn vị mình phát triển đi lên. Vì thế việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như đối với kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng là điều hết sức cần thiết và không thể xem nhẹ, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, hoạt động, hiệu quả trong đầu tư và sử dụng vốn, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị mình. Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp có một ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế cũng như đối với nội bộ công ty. Cụ thể, nó giúp cho hoạt động của công ty diễn ra một cách dễ dàng hơn và tạo ra sự cân bằng , lành mạnh trong hoạt động tài chính đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả. Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chính là góp phần làm cho toàn bộ bộ máy kế toán nói chung có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ, từ đó cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp những thông tin có ích. Không những thế, thông qua việc theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán, kế toán có thể cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan và chi tiết về tiến độ thu hồi các khoản nợ cũng như khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp mình, từ đó lên kế hoạch kịp thời để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn dẫn đến chậm thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như tránh tình trạng nợ kéo dài gây ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty. Mặt khác, hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cho phép quản lý tốt hơn các nguồn vỗn cũng như luồng tiền vào ra, đưa ra được chính sách thanh toán tối ưu, tránh gây ra tình trạng nợ xấu tồn đọng kéo dài, thậm chí dẫn đến phá sản. 3.2.2/Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác tổ chức với khách hàng và nhà cung cấp: Nhìn chung, việc hoàn thiện phải theo nguyên tắc phát huy những ưu thế sẵn có, và hạn chế bớt, khắc phục những nhược điểm. Tuy nhiên, việc hoàn thiện phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán tài chính, lấy các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành làm căn cứ, từ đó xây dựng hệ thống kế toán cho công ty. Hoàn thiện phải theo hướng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, với đặc điểm chung của ngành. Hoàn thiện cũng phải đồng nghĩa với chuyên môn hóa ngày càng cao trong phân công kế toán viên cũng như theo hướng tận dụng tối đa tiện ích của máy móc và phần mềm kế toán nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán. 3.2.3/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như trên đã nói, cần phát huy những ưu điểm sẵn có và khắc phục những hạn chế còn tồn tại, từ trong chế độ tài chính áp dụng trong công ty nói chung, đến các khía cạnh riêng như bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, việc hạch toán chi tiết, tổng hợp và lên các báo cáo. Sau đây em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như sau: Trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, trong tháng, khi hàng về mà hóa đơn chưa về, kế toán không phản ánh gì mà chờ đến khi hàng về mới phản ánh vào sổ sách. Nhưng trong trường hợp đến cuối tháng, hàng chưa về, kế toán cũng không phản ánh gì vào sổ, mà lẽ ra ở đây, kế toán phải phản ánh vào mục hàng đang đi đường. Vì thế, trong trường hợp này, kế toán cần phản ánh lên tài khoản hàng đang đi đường để thể hiện chính xác hơn tình hình tài chính của công ty trên các báo cáo tài chính. Về việc cập nhật chứng từ, các kế toán viên nên chú trọng đến việc cập nhật chứng từ ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, đảm bảo tránh việc bỏ lỡ, bỏ sót các nghiệp vụ,cũng như kịp thời phát hiện các sai sót và điều chỉnh trong quá trình lập chứng từ. Các chứng từ dùng để cập nhật phải hợp pháp, hợp lệ, nghĩa là phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, không nhàu nát, chắp vá, tẩy xóa. Hiện nay, chương trình kế toán tại công ty chưa hỗ trợ cho việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp theo thời gian, trong khi hàng tháng kế toán thanh toán vẫn được yêu cầu phải đưa ra báo cáo tình hình công nợ theo thời gian để có biện pháp đôn đốc, thu hồi nợ, cũng như nhanh chóng hoàn trả các khoản nợ tới hạn để giữ chữ tín với nhà cung cấp. Vì thế, hàng tháng kế toán phải tự lập trên Excel, tạo thêm một khối lượng công việc đáng kể cho kế toán cũng như tiến độ lên các báo cáo này không được đảm bảo do phải làm thủ công và không thể chính xác được tuyệt đối. Bên cạnh đó, việc sử dụng kế toán quản trị các nghiệp vụ thanh toán cần được xem xét như một công cụ quản lý hữu hiệu. Vì thế theo em nghĩ, công ty cũng nên cải tiến phần mềm, để phần mềm có thêm chức năng hỗ trợ việc lên các báo cáo kế toán quản trị nói chung cũng như kế toán quản trị về mảng thanh toán nói riêng để kịp thời cung cấp cho ban giám đốc công ty có cái nhìn tổng quan, chính xác về tình hình tài chính tại công ty mình. Mặc dù các hoạt động thanh toán diễn ra nhiều và thường xuyên nhưng em nhận thấy công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt để theo dõi các khoản thanh toán này, gây khó khăn cho công tác theo dõi tiến độ thanh toán cũng như thu hồi nợ cho công ty. Em đề xuất cần phải có các nhật ký đặc biệt cho các tài khoản 131, 331 để tiện cho việc theo dõi các khoản công nợ cũng như tiến độ thanh toán các khoản phải trả của công ty và thu hồi các khoản nợ phải thu của công ty Như đã biết việc sử dụng kế toán quản trị trong quản lý hiện nay là hết sức cần thiết. Tuy nhiên như trên đã nói, mọi báo cáo quản trị lại được đưa ra bởi bộ phận kế toán tài chính, điều này là không khoa học và hợp lý, sẽ dẫn đến việc thiếu tính hệ thống cũng như không có cái nhìn đầy đủ trên giác độ quản trị. Vì thế, em xin đề xuất công ty cần có một bộ phận chuyên trách, đảm nhiệm công việc của kế toán quản trị, phối hợp ăn ý, nhịp nhàng với bộ phận kế toán tài chính để giúp cho việc lên kế hoạch tài chính và kinh doanh được kip thời và chuẩn xác. Về hệ thống tài khoản, em nghĩ cần thiết phải chi tiết thành phải thu thanh toán ngay và thanh toán khách hàng nợ đối với các đối tượng khách hàng cấp 2, 1311: phải thu khách hàng cấp 2, bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện, khách hàng theo đơn đặt hàng, xí nghiệp dược phẩm, các cửa hàng, Zuelling, xuất khẩu, chi nhánh , việc này sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác theo dõi thanh toán của các đối tượng khách hàng này. Về việc tính toán các tỷ suất thanh toán trong thuyết minh báo cáo tài chính: theo em được biết thì trong thuyết minh báo cáo tài chính, công ty chỉ đưa ra 4 chỉ tiêu xem xét khả năng thanh toán gồm khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ dài hạn nhưng chỉ tính toán đầy đủ 3 chỉ tiêu đầu còn khả năng thanh toán nợ dài hạn không tính toán, em nghĩ như thế là không đầy đủ. Sau một thời gian thực tập và quan sát công việc kế toán tại công ty, theo em, cần tính toán thêm một số chỉ tiêu sau: Tổng tiền hàng bán chịu Số vòng quay phải thu = của khách hàng Số dư bình quân phải thu của khách hàng Chỉ tiêu này cho biết trong kỳ phân tích các khoản phải thu khách hàng quay được bao nhiêu vòng, chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ tình hình thu tiền của doanh nghiệp là kịp thời góp phần giảm bớt vốn bị chiếm dụng. Thời gian kỳ phân tích Thời gian quay vòng = của các khoản phải thu Số vòng quay phải thu khách hàng Chỉ tiêu này cho biết một vòng quay phải thu của khách hàng hết bao nhiêu ngày, chỉ tiêu này càng thấp càng tốt. Tuy nhiên, ta cần đối chiếu thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được công tác thu hồi tiền của doanh nghiệp và tình hình chấp nhận thanh toán đã đúng chưa. Tổng tiền hàng mua chịu Số vòng luân chuyển = các khoản phải trả Số dư bình quân phải trả người bán Chỉ tiêu này cho biết trong kỳ phân tích, các khoản phải trả người bán quay được bao nhiêu vòng. Chỉ tiêu này càng cao có thể chứng tỏ tình hình thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp là tốt, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Thời kỳ phân tích Thời gian quay vòng = của các khoản phải trả. Số vòng quay phải trả người bán Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải trả người bán hết bao nhiêu ngày . chỉ tiêu này càng thấp chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp là tốt. Tuy nhiên, cần phải so sánh cới thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được tình hình chấp hành về quy định thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung ứng. Ví dụ: dựa vào bảng cân đối kế toán năm 2005 và 2006, ta tính toán được các chỉ tiêu về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty trong 2 năm tương ứng như sau: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch +/- % 1. Số vòng quay phải thu khách hàng (vòng) 18.05 20.43 2.38 13.2 2. Thời gian 1 vòng quay phải thu khách hàng (ngày) 20.24 17.88 -2.36 -11.66 3. Số vòng quay phải trả người bán (vòng) 27.22 26.08 -1.14 -4.15 4. Thời gian 1 vòng quay phải thu người bán (ngày) 13.40 13.98 0.58 4.33 Căn cứ vào kết quả tính toán ta thấy, ta có thể đưa ra một vài nhận xét về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty: Số vòng quay phải thu của khách hàng năm 2006 tăng so với năm 2005 là 2.38 vòng. Điều đó chứng tỏ tình hình thu hồi tiền của doanh nghiệp đối với khách hàng nhanh. Thời gian mỗi vòng quay phải thu của khách hàng năm 2006 giảm so với 2005 là 2.36 ngày. Như vậy, khả năng vốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp có xu hướng giảm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Số vòng quay phải trả người bán năm 2006 giảm so với năm 2005 là 1.14 vòng. Điều đó chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cấp có xu hướng chậm hơn. Tuy nhiên, tốc độ không đáng kể. Thời gian mỗi vòng quay phải trả người bán năm 2006 tăng so với năm 2005 đạt 0.58 ngày. Như vậy, doanh nghiệp cần thực hiện tốt về quy định thanh toán nhằm góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Em cũng xin đưa ra ý kiến bên cạnh việc tính toán các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, kế toán công ty cần có những giải trình cụ thể về ý nghĩa của các số liệu này. Ví dụ, có bảng số liệu về các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán như sau: Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch +/- % 1.Hệ số thanh toán nhanh 0.573 0.666 0.043 7.52 2. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 2.438 2.551 0.113 4.63 3. Hệ số thanh toán bình thường 4.615 3.458 -1.157 -25.06 4. Hệ số chuyển đổi TSNH thành tiền 0.235 0.254 0.0109 4.66 Với ví dụ số liệu như trên, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét sau: Căn cứ vào kết quả tính toán trên ta thấy, hệ số thanh toán nhanh của công ty cuối năm tăng so với đầu năm. Song tốc độ tăng thấp. Mặt khác, chỉ tiêu này tại 2 thời điểm đều<1 chứng tỏ công ty chưa có đủ vốn bằng tiền, các khoản tương đương tiền để thanh toán nợ ngắn hạn. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn của TSNH cuối năm tăng so với đầu năm. Song chỉ tiêu này tại 2 thời điểm >2 chứng tỏ công ty thừa tài sản ngắn hạn để thanh toán nợ ngắn hạn, góp phần ổn định tình hình tài chính. Hệ số thanh toán bình thường hay hệ số thanh toán tổng quát cuối năm giảm so với đầu năm là 1.157. Tốc độ giảm nhanh, tuy nhiên, chỉ tiêu này tại 2 thời điểm đều khá cao, chứng tỏ công ty thừa tài sản để thanh toán nợ phải trả. Đây cũng là yếu tố góp phần ổn định tình hình tài chính. Hệ số chuyển đổi TSNH thành tiền cuối năm tăng so với đầu năm. Tốc độ tăng thấp, mặt khác, chỉ tiêu này tại 2 thòi điểm đều quá thấp (xấp xỉ 1 là tốt) chứng tỏ công ty không có đủ vốn bằng tiền để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Công ty cần có biện pháp bán hàng tồn kho, thu hồi công nợ nhằm đẩy nhanh sự chuyển đổi TSNH thành tiền. Về phân công kế toán hiện nay ở công ty, hiện xảy ra một thực trạng là một khách hàng có thể do 2, 3 nhân viên kế toán theo dõi. Đó là do, khi khách hàng mua hàng tại công ty, có trường hợp vì một lý do nào đó, cùng một khách hàng nhưng lại lấy tên công ty, đơn vị khác nhau, như vậy, rõ ràng là cùng một khách hàng nhưng khi cập nhật số liệu, kế toán lại phải sử dụng nhiều mã. Ví dụ, khách hàng công ty công ty TNHH dược phẩm Cường Thịnh vừa có mã là C126, vừa có mã là C274. Hay một khách hàng vừa mua vừa bán hàng cho công ty lại được theo dõi bởi 2 kế toán thanh toán, một kế toán thanh toán phải thu, một kế toán thanh toán phải trả. Tất cả đều gây ra sự phức tạp không cần thiết, và làm cho tính kiểm soát kém. Do đó, em thiết nghĩ với những khách hàng vừa mua vừa bán cho công ty như trên thì nên phân công cho 1 người đảm nhiệm, chắc chắn hiệu quả sẽ cao hơn, đặc biệt khi công ty và khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bù trừ, đồng thời, cũng đảm bảo được tính chính xác cao hơn, kiểm tra, phát hiện sai sót dễ dàng hơn. Hay với trường hợp một khách hàng có nhiều mã, không còn cách nào hơn, kế toán nên nhập một khách hàng với các tên đó dưới một mã. Thêm vào đó, thực tế phân công kế toán của công ty cũng còn một bất cập, đó là các kế toán viên thanh toán được phân công theo tiêu thức là khách hàng, ví dụ như 1 kế toán viên chuyên phụ trách các khách hàng lẻ, tức là theo dõi tài khoản 1315, 1 kế toán viên chuyên phụ trách các khách hàng cấp 2 là các công ty thuộc tỉnh thành phố.Điều này là hợp lý song em thiết nghĩ công ty cũng nên chú ý đến một tiêu thức phân công kế toán là địa bàn của khách hàng. Ví dụ nếu trước kia, kế toán phụ trách mảng phải thu của khác hàng cấp 2 khi đi công tác tại Thanh Hóa chẳng hạn, sẽ chỉ có thể làm việc và chịu trách nhiệm thu hồi đối với các khách hàng cấp 2 ở Thanh Hóa, sau đó vài ngày, một kế toán khác chịu trách nhiệm thu hồi nợ mảng khách hàng tuyến bệnh viện ở Thanh Hóa lại xuống Thanh Hóa thực hiện công tác thu hồi nợ của mình. Điều này gây lãng phí không đáng có về các chi phí ăn ở, đi lại cho kế toán viên, đồng thời hiệu quả làm việc cũng không cao. Nếu quan tâm đến tiêu thức địa bàn của khách hàng để phân công kế toán sẽ đảm bảo sao cho 1 nhân viên kế toán phụ trách một địa bàn, nhờ thế mà đã rút ngắn được thời gian đi công tác khi thu hồi nợ, tránh gây mệt mỏi cho kế toán viên, nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời giảm chi phí đi lại, chi phí công tác có thể tiết kiệm được. Trên đây là những kiến nghị em xin được đưa ra với hy vọng nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Kết luận Trên đây là những vấn đề thực tiễn về hoạt động kinh doanh, về bộ máy quản lý nói chung và về tổ chức kế toán nói riêng cũng như thực trạng công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà em khảo sát được trong quá trình thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I. Có thể thấy công ty đã chấp hành tốt các quy định, chế độ kế toán hiện hành và vận dụng hiệu quả vào thực tiễn đơn vị mình. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, tuy không lớn nhưng cũng ảnh hưởng phần nào đến hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty. Em xin đưa ra một vài đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng nói riêng. Qua một thời gian thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I, mặc dù lượng kiến thức còn hạn chế, thời gian tìm hiểu tại công ty chưa nhiều, nhưng nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của các phòng ban trong công ty, đặc biệt là phòng kế toán tài vụ, với sự tận tình hướng dẫn của Cô kế toán trưởng công ty Nguyễn Thụy Khanh, và toàn thể các cô chú, anh chị nhân viên trong phòng kế toán tài vụ, em đã phần nào hiểu được thực tế công việc của một cán bộ kế toán. Em xin chân thành cám ơn các cô chú ở công ty dược phẩm trung ương I và Cô giáo, TS Trần Thị Nam Thanh đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn này. MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH Hình 1: sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 14 · Hình 2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký- sổ cái 17 Hình 3: sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký chung Error! Bookmark not defined. Hình 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức chứng từ ghi sổ 18 Hình 5 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký- chứng từ 18 Hình 6 : Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 22 Hình 7 : sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng theo hình thức nhật ký- chứng từ 25 Hình 8: Sơ đồ hạch toán lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi 28 Hình 9: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty dược phẩm trung ương I Error! Bookmark not defined. Hình 10 : Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dược phẩm TW I 48 Hình 11 : Sơ đồTrình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại công ty dược phẩm trung ương I 54 Hình 12: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng của OTSUKA OPV 59 Hình 13: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng của công ty TNHH XNK thiết bị y tế Hải Hoàng. Error! Bookmark not defined. Hình 14: Mẫu giấy đề nghị mua ngoại tệ của công ty dược phẩm TW I 63 Hình 16: trình tự lập phiếu nhập 65 Hình 17: Mô phỏng giao diện khi định khoản phiếu nhập 67 Hình 18: Mẫu sổ chi tiết tài khoản 3312 68 Hình 19 : mẫu sổ chi tiết tài khoản 3311 69 Hình 20 : mẫu sổ tổng hợp tài khoản 331 70 Hình 21: mẫu hóa đơn GTGT bán hàng hóa 72 Hình 22: mẫu phiếu thu 73 Hình 23: hóa đơn GTGT bán hàng hóa cho công ty Hải Hoàng 74 Hình 24: mô phỏng giao diện các bước khi lập phiếu xuất 76 Hình 25: mô phỏng giao diện khi định khoản phiếu xuất trên máy tính 77 Hình 26: sổ chi tiết tài khoản 1311 – chi tiết đơn vị cty CP DP Hải Phòng -14 Ký Con 78 Hình 27: sổ chi tiết tài khoản 1315 chi tiết đơn vị cty TNHH XNK TBYT Hải Hoàng tháng 01/2007 79 Hình 28 : sổ tổng hợp tài khoản 1311 tháng 01 năm 2007 80 Hình 29: sổ tổng hợp tài khoản 1315 tháng 01 năm 2007 81 Hình 29: Mẫu báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng sau: 86