Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix

át triển tìm kiếm các sản phẩm có tính cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường, các sản phẩm mang tính độc quyền của Công ty, mặt khác mở rộng đa dạng hoá sản phẩm là một yêu cầu cấp thiết của Công ty. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX là một công ty có tư cách pháp nhân độc lập, bộ máy quản lý của công ty có tính tổ chức mà mang tính xã hội hoá cao, đảm bảo phát huy được tính sáng tạo và tự tin trong công việc của mỗi thành viên. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Hội đồng quản trị, ban giám đốc trong đó hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất trong công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX thể hiện qua sơ đồ sau: Giám đốc dự án Chủ Tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc Giám đốc kinh doanh Giám đốc nghiệp vụ Phòng Hành Chính – Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Xúc tiến thương mại Phòng Quảng bá thương hiệu Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu. Tổng giám đốc: Chủ tịch hội đồng quản trị Nguyễn Minh Khuê kiêm Tổng giám đốc công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm. Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền được giao. Quan hệ của Tổng giám đốc đối với các phòng ban là quan hệ chỉ đạo, còn các phó tổng giám đốc và các phòng ban có chức năng nghiên cứu, phân tích và tham mưu cho Tổng giám đốc. Tham mưu cho Tổng giám đốc có 3 Giám đốc, đó là: Giám đốc Dự án Giám đốc kinh doanh Giám đốc Nghiệp vụ Ngoài ra còn có 4 phòng ban: Phòng Hành chính – Nhân sự: Có chức năng kiện toàn bộ máy hành chính cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty. Thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước. Phòng Kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu nhu cầu của thị trường. Nắm bắt kịp thời các thời cơ, cơ hội kinh doanh. Nghiên cứu và dự báo những biến động thị trường về nhu cầu sản phẩm, thị hiếu khách hàng, sản phẩm thay thế, những đoạn thị trường mục tiêu Từ đó xây dựng một chiến lược kinh doanh lành mạnh và đạt hiệu quả cao. Phòng xúc tiến thương mại: Có chức năng nghiên cứu, tìm hiểu, tổ chức các hoạt động xúc tiến thương mại. Từ đó đưa ra các dự báo về các thị trường tiềm năng và hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh đạt hiệu quả cao. Phòng Quảng bá thương hiệu: Có chức năng nghiên cứu, tìm hiểu và thực hiện các phương thức nhằm đẩy mạnh thương hiệu của các mặt hàng công ty xuất khẩu. Kết quả kinh doanh một số năm gần đây Bước vào cơ chế thị trường với sự năng động, sáng tạo, nắm bắt được thời cơ, công ty đã nhanh chóng thích ứng được với cơ chế mới này, mở rộng hoạt động kinh doanh, tiếp thu và áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ thông tin ngày càng phát triển, vững mạnh trong mọi mặt, có đủ năng lực để mở rộng kinh doanh ngoài các mặt hàng công ty đang xuất khẩu. Với phương pháp kinh doanh có hiệu quả, sản phẩm cung cấp có chất lượng luôn được khách hàng tín nhiệm. Trong những năm qua công ty đã phát huy cao độ tính năng động, sáng tạo chủ động tìm kiếm thị trường, tăng cường đầu tư chiều sâu, liên kết kinh doanh có biện pháp tăng hiệu lực điều hành của bộ máy quản lý và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và nhân viên. Với sự ổn định và phát triển trong sản xuất kinh doanh và nhất trí đoàn kết trong tập thể cán bộ công nhân viên, những năm qua, công ty luôn đảm bảo nhịp độ tăng trưởng về mọi mặt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đề ra. Công ty không ngừng nâng cao uy tín trên thị trường, thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước . Sau đây là một số chỉ tiêu kinh doanh của công ty qua các năm: Biểu 1.1. Một số chỉ tiêu kinh doanh Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch (%) 1 Doanh thu thuần 13.532.255.000 15.764.710.000 116.5 2 Giá vốn 12.300.879.000 13.088.879.000 106.4 3 Lãi gộp 1.231.376.000 2.675.831.000 217.3 4 Chi phí quản lý 1.114.212.000 2.036.266.000 182.8 5 Lợi nhuận trước thuế 217.164.000 639.565.000 294.5 6 Nộp ngân sách 81.214.000 204.142.750. 251.4 7 Thu nhập bình quân theo đầu người 2.000.000 2.500.000 125.0 Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty có triển vọng tốt, với sự đa dạng về ngành nghề, công ty có thể tận dụng được mọi nguồn lực của mình để mang lại hiệu quả cao, thích ứng được với sự năng động của cơ chế thị trường. Uy tín của công ty đang được thiết lập, tạo điều kiện cho việc mở rộng thị trường kinh doanh, ký kết nhiều các hợp đồng, tạo đầy đủ công ăn việc làm cho cán bộ nhân viên trong công ty. Qua đây ta cũng thấy công ty không ngừng lớn mạnh, hoạt động ngày càng hiệu quả. Đây là sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty trong sản xuất kinh doanh và quản lý hoạt động chung. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, công ty ABIX tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong cơ chế thị trường. Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX đã sắp xếp cơ cấu bộ máy kế toán hết sức gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán theo quy định chung của nhà nước. Công ty hạch toán kế toán theo mô hình tập chung năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12, Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán là VNĐ (Việt Nam đồng) và sử dụng phương pháp hạch toán nhật ký chứng từ. Mặc dù đây là loại hình kế toán phức tạp nhưng khoa học, chặt chẽ, việc cung cấp thông tin cũng thuận tiện, rõ ràng hơn. Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX có đặc điểm địa bàn rộng hoạt động khá rộng. Do đó để tạo điều kiện cho bộ máy tổ chức công tác kế toán hoạt động hoàn thiện và hiệu quả, công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác hoạt động kế toán vừa tập chung vừa phân tán. Phòng kế toán có 5 người được phân công nhiệm vụ cụ thể, tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh hoạt động trên nguyên tắc tập chung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra các công việc kế toán trong phạm vi của công ty, thực hiện đầy đủ công việc ghi chép, hạch toán theo chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Bộ máy kế toán của công ty ABIX được tổ chức như sau: Thủ quỹ Kế toán Ngân Hàng, hàng tồn kho Kế toán Thanh toán Kế toán Doanh Thu, thuế Kế toán trưởng Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán của công ty là người giúp việc cho Giám Đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, phân công công việc cụ thể cho các thành viên trong phòng. Lập báo cáo tài chính của công ty. Thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chi tiền kết hợp với kế toán thanh toán theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Kế toán Ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo nợ, báo có để quản lý tiền gửi ngân hàng, theo dõi tình hình vay vốn tại các ngân hàng, thực hiện việc ghi chép phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hàng tồn kho. Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ, thủ tục chi tiền mặt và thanh toán các chứng từ tạm ứng các khoản công nợ, tiền lương.....rồi lập định khoản và ghi vào sổ chi tiết. Kế toán doanh thu: Chịu trách nhiệm theo dõi doanh thu và kê khai tính các khoản thuế (Thuế GTGT, thuế nhà đất, thuế TNDN ...) mà công ty phải nộp. Toàn bộ nhân viên trong phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ rất riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi, chức năng, quyền hạn của mình. Tổ chức công tác kế toán 1.5.2.1. Chứng từ kế toán Với hình thức Nhật ký chứng từ, Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX tổ chức sổ kế toán theo mẫu quy định của bộ Tài chính trong quyết định số 15 năm 2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp. 1.5.3.2. Tài khoản kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. TK 111 – Tiền mặt TK112 - Tiền gửi ngân hàng TK 131 - Phải thu khách hàng (Chi tiết cho từng khách hàng) TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ TK141 - Tạm ứng TK155 – Hàng hóa (chi tiết cho từng loại hàng hóa) TK 211 – TSCĐ TK 214 – KHTSCĐ TK331 - Phải trả nhà cung cấp (Chi tiết cho từng nhà CC) TK334 – Lương nhân viên TK335 – Chi phí trả trước TK338 (3382, 3383, 3384): BHXH, BHYT, KPCĐ .............................................. 1.5.3.3. Sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”, theo hình thức này công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán sau : Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp gồm : Nhật ký chứng từ số 1 Nhật ký chứng từ số 2 Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Nhật ký chứng từ số 8 Bảng kê số 1 Bảng kê số 2 Bảng kê số 3 Bảng kê số 4 Bảng kê số 8 Bảng kê số 11 Sổ cái các tài khoản Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ quỹ tiền mặt Sổ TSCĐ Sổ chi tiết hàng hóa Thẻ kho Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua Sổ chi tiết bán hàng và cung cấp dịch vụ Sổ chi tiết tiêu thụ Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Sổ chi tiết một số tài khoản (333, 334...) 1.5.3.4. Báo cáo kế toán Hiện nay công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix áp dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán, vì vậy mà trình tự ghi sổ có đặc điểm như sau: Mỗi ngày kế toán viên tiến hành cập nhật số liệu vào các bảng có sẵn trong phần mềm. Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán, kế toán viên xác định tài khoản ghi nợ, ghi có. Dựa trên đó, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ tổng hợp (các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái) và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán viên tiến hành khoá sổ kế toán và lập ra báo cáo tài chính cho công ty. Để thực hiện bút toán khoá sổ kế toán, kế toán viên thao tác trên phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết để có sự đảm bảo một cách chính xác, trung thực theo lượng thông tin đã nhập trong kì của kế toán viên. Sau khi phần mềm đã thực hiện xong, các báo cáo tài chính về cơ bản đã hoàn thành, kế toán viên thực hiện các thao tác để in ra các báo cáo tài chính theo quy định. Cuối năm, kế toán viên tiến hành in ra giấy các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đóng lại thành quyển và lưu trữ sau khi đã thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký-chứng từ Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra PHẦN II THỰC TẾ CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THÔNG TIN KINH DOANH ABIX 2.1. Đặc điểm lao động, quỹ tiền lương và phương thức trả lương 2.1.1. Đặc điểm về lao động Đặc điểm kinh doanh của Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix là công ty cung cấp dịch vụ nên đòi hỏi hàng ngũ nhân viên chính thức có trình độ ít nhất là cao đẳng. Tại Công ty, tỷ trọng của những người có trình độ đại học và thạc sĩ chiếm 88% trên tổng số nhân viên và được thể hiện qua bảng đánh giá sau: Biểu số 2.1 : Đặc điểm lao động của Công ty STT CHỈ TIÊU SỐ CNV TỶ TRỌNG 1 - Tổng số nhân viên 32 100% 2 + Nam 14 44% 3 + Nữ 18 56% 4 - Trình độ 5 + Thạc sĩ 4 12,5 % 6 + Đại học 24 75% 7 + Cao đẳng 3 9,3 % 8 + Trung cấp 1 3.2% Với ba lĩnh vực kinh doanh đặc thù là xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, xúc tiến thương mại và quảng bá thương hiệu nên Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX tổ chức quản lý lao động theo các phòng ban. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Hội đồng quản trị, ban giám đốc, các phòng ban chức năng trong đó hội đồng quản trị có thẩm quyền quyết định cao nhất trong công ty. 2.1.2. Quỹ tiền lương và phương thức trả lương * Quỹ tiền lương và xác định đơn giá tiền lương Quỹ tiền lương của Công Ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ công của Công Ty. Hiện nay Công Ty ABIX xây dựng quỹ tiền lương trên tổng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 22%. Hàng tháng phòng kế toán tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ của toàn công ty sau đó nhân với 22%. Đó là quỹ lương của Công ty tháng đó. Ví dụ: Doanh thu của Công Ty tháng 12 năm 2007 đạt 363.816.000 đồng thì quỹ lương của Công Ty sẽ là 363.816.000 x 22% = 80.039.520 đồng. Quỹ tiền lương của công ty gồm có tiền lương chính, tiền thưởng và các khoản phụ cấp. Tiền lương: là mức lương tháng công ty trả cho mỗi người. Tiền thưởng: được trích từ quỹ lương của công ty để khen thưởng cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc đưa ra những đề xuất nâng cao tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phụ cấp: Bên cạnh khoản tiền lương, công ty còn có những khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, xăng dầu, điện thoại Đơn giá tiền lương của công ty được tính bằng công thức như sau: Đơn giá tiền lương = Mức lương tháng Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Ví dụ: Ông Nguyễn Minh Tâm có mức lương tháng là 4.500.000 đồng và số ngày làm theo quy định của công ty là 24 ngày thì đơn giá tiền lương của ông Tâm là 187.500 đồng (= 4.500.000 / 24). * Nguyên tắc trả lương và phương thức trả lương Tiền lương ở Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX là một trong những vấn đề quan trọng thu hút sự chú ý của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Bởi lẽ để có của cải vật chất phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của mình cũng như các nhu cầu khác trong cuộc sống thì mọi cá nhân khi tham gia vào công việc có nghĩa là bỏ ra sức lao động đều nhằm mục đích là để có thu nhập duy trì cuộc sống và thu nhập đó chính là tiền lương. Thực tế cho thấy có rất nhiều cách chia lương cho cán bộ công nhân viên tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và để có sự lựa chọn đúng đắn các hình thức trả lương đảm bảo sự công bằng, tăng cường sự kích thích đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì tiền lương là một vấn đề rất đáng quan tâm nó quyết định sự thành đạt trong sản xuất kinh doanh. Vì nếu tiền lương đảm bảo cho cán bộ công nhân viên thì tinh thần trách nhiệm trong công việc sẽ đạt hiệu quả rất cao còn nếu tiền lương không được bù đắp xứng đáng với sức lao động họ bỏ ra thì nó sẽ không thu lại được những thành qủa cao trong lao động sản xuất. Chính vì vậy chúng ta thấy tiền lương là toàn bộ khoản tiền phải trả để bù đắp cho người lao động khi họ làm một công việc nào đó. Hiện tại, Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX đã áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Cách tính lương theo thời gian đang được áp dụng tại công ty như sau: Tiền lương chính = Mức lương tháng x Số ngày đi làm thực tế trong tháng Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công của phòng Hành chính – Nhân sự chuyển sang, kế toán thanh toán làm lương cho nhân viên và tiến hành trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định của Nhà nước. * Tiền lương tháng của nhân viên Tiền lương của nhân viên công ty bao gồm những khoản sau: Tiền lương thực tế trong tháng = Tiền lương chính + Tiền lương nghỉ phép nghỉ lễ + Phụ cấp ( nếu có) Ví dụ: Tính tiền lương tháng 12 năm 2007 của Ông Nguyễn Minh Tâm . Mức lương tháng : 4.500.000đ Số ngày làm việc thực tế : 20 ngày. Số ngày làm việc theo quy định trong tháng: 24 ngày Số ngày công phép : 1 ngày Phụ cấp điện thoại : 200.000 đ Tiền lương phép của ông Tâm được tính như sau: Tiền lương phép = 4.500.000 x 1 = 187.500 24 Vậy tổng tiền lương thời gian thực tế đi làm của ông Nguyễn Minh Tâm trong tháng 12 năm 2007 là: Tiền lương thực tế trong tháng = 4.500.000 x 20 + 187.500 + 200.000 = 4.137.500 24 Biểu số 2.2 : Bảng chấm công BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 12 / 2007 STT Họ và tên Ngày trong tháng Số ngày công Số ngày phép 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 25 26 27 28 29 30 31 1 Phạm Ngọc Anh x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 2 Trần Văn Dũng x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 3 Nguyễn Tiến Đức x x N x x x x x x x x x x x x 23 1 4 Nguyễn Thị Hương x x x x x x x x x x x x x x x 23 1 5 Bùi Việt Hà x x x N x x x x x x x x x x x 22 1 6 Nguyễn Minh Khuê x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 7 Trần Hoài Linh x x x x x x x x x x x x N x x 23 1 8 Nguyễn Thanh Nga x x x x x O x x x x x x x x x 23 1 9 .... 27 Nguyễn Minh Tâm x N N N N x x x x x x x x x x 20 1 28 Phạm Sơn Tùng x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 29 Đỗ Thu Thủy x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 30 Trần Thị Hoàng Thảo x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 31 Phạm Thị Thương x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 32 Phạm Thu Trang x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 NGƯỜI CHẤM CÔNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH NGƯỜI DUYỆT 2.2. Kế toán tiền lương 2.2.1. Kế toán chi tiết tiền lương Chứng từ sử dụng trong kế toán chi tiết tiền lương tại công ty là Bảng chấm công, phiếu chi tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Các chứng từ này sẽ được luân chuyển theo quy trình như sau: Nhân viên hành chính của công ty hàng ngày sẽ theo dõi, chấm công cho nhân viên và ghi vào Bảng chấm công. Trong tháng, nhân viên kế toán sẽ tiến hành tạm ứng nếu có yêu cầu. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán tiền lương và sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, sổ tổng hợp tiền lương. Sau khi được giám đốc ký duyệt, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương để lập Bảng phân bổ tiền lương. * Tạm ứng cho nhân viên Khi nhân viên muốn Công ty tạm ứng một khoản tiền với lý do gì đều phải điền vào Phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu của Công ty Biểu số 2.3: Phiếu đề nghị tạm ứng Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty Số: 03 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Họ tên người đề nghị: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Phòng Xúc tiến thương mại Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền lương Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Ngày hoàn tạm ứng: ............................................................................................... Trưởng bộ phận Giám đốc Người đề nghị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán sẽ tiếp nhận Phiếu đề nghị trên và tiến hành chi tiền tạm ứng. Khi tạm ứng cho nhân viên, kế toán điền vào mẫu như sau: Biểu số 2.4: Phiếu tạm ứng Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 03 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU TẠM ỨNG Người nhận tạm ứng: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Phòng Xúc tiến thương mại Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền lương Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó, kế toán viết phiếu chi theo mẫu: Biểu số 2.5 : Phiếu Chi Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 05 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU CHI Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Xúc tiến thương mại Lý do chi: Chi tạm ứng Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi thanh toán, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết 3341 của từng nhân viên. Biểu số 2.6: Sổ chi tiết Phải trả công nhân viên (3341) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3341 Nhân viên: Nguyễn Minh Tâm Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D 1 2 3 E Số dư đầu kỳ 4.700 5/12 6/12 5/12 Thanh toán lương tháng 11 111 4.700 20/12 05 20/12 Tạm ứng tiền lương tháng 12 111 1.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh ... ... Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Với cách tính lương như trên, Kế toán thanh toán lập Bảng thanh toán tiền lương cho các nhân viên theo mẫu như sau: Biểu số 2.7 : Bảng thanh toán tiền lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 12 / 2007 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ S T T Họ và tên Lương phải trả Thực trả Thưởng Phụ cấp Cộng thanh toán Các khoản trừ qua lương Thực lĩnh Ký nhận Ngày công Số tiền Ngày công Số tiền BHXH BHYT KPCĐ Tạm ứng Phạt Cộng 1 Phạm Ngọc Anh 24 3.000 24 3.000 3.000 150 30 0 0 0 180 2.820 2 Trần Văn Dũng 24 2.500 24 2.500 2.500 125 25 0 0 0 150 2.350 3 Nguyễn Tiến Đức 24 4.500 24 4.500 200 4.700 225 45 0 0 0 270 4.430 4 Nguyễn Thị Hương 24 3.000 24 3.000 3.000 150 30 0 0 0 180 2.820 5 Bùi Việt Hà 24 3.000 23 2.875 2.875 150 30 0 0 0 180 2.695 6 Nguyễn Minh Khuê 24 5.000 24 5.000 200 5.200 250 50 0 0 0 300 4.900 .. .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng - 80.500 78.625 1.000 79.625 4.777 796,3 1.000 6.573,3 72.051,7 KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Số liệu trên được trích từ bảng chấm công và bảng thanh toán lương tháng 12/2007 của Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX ). Biểu số 2.8 : Bảng Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THÁNG 12 / 2007 Đơn vị tính : 1.000 VNĐ STT Ghi nợ các TK Ghi Có TK 334 Ghi Có TK 338 Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng KPCĐ BHXH BHYT Cộng A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 TK 6421 59.410 59.410 0 8911,5 1188,2 10.099,7 69.509,7 2 TK 6422 19.215 19.215 0 2882,25 384,3 3.266,55 22.481,55 3 TK 334 0 4.777 796,3 5.573,3 5.573,3 4 TK 338 281,25 281,25 0 281,25 Cộng 78.906,25 78.906,25 16.570,75 2.368,8 18.939,55 97.845,8 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng 2.2.2. Kế toán tổng hợp tiền lương Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán tổng hợp tiền lương hàng tháng của công ty theo sơ đồ như sau: Bảng phân bổ tiền lương Bảng kê số 4,5 Nhật kí chứng từ số 7 Sổ cái TK 334 BCTC Báo cáo chi tiết số dư TK 334 Sổ chi tiết TK 334 Nhật kí chứng từ số 1 Sổ tổng hợp tiền lương Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 1 Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương thủ quỹ tiến hành trả lương cho nhân viên. Sau đó, căn cứ vào phiếu chi và sổ tổng hợp tiền lương, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1. Đây là căn cứ để vào sổ cái TK 334. Biểu số 2.9 : Phiếu chi thanh toán toán tiền lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 15 Ngày: 31 / 12 / 2007 PHIẾU CHI Nợ TK 334 Có TK 111 Họ và tên người nhận tiền: Phạm Thu Trang Địa chỉ : Phòng Kế toán Lý do chi : Chi thanh toán tiền lương tháng 12 năm 2007 Số tiền : 72.051.700 VNĐ Viết bằng chữ : Bảy hai triệu không trăm năm mốt nghìn bảy trăm đồng. Kèm theo chứng từ gốc: Các bảng thanh toán lương của bộ phận Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Bảy hai triệu không trăm năm mốt nghìn bảy trăm đồng. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Biểu số 2.10: Trích nhật ký chứng từ số 1 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Mẫu số S04a1-DN ( Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 12 năm 2008 Số TT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ TK liên quan Cộng có TK 111 334 338 642 1 1/12 2 3 30/12 281,25 Cộng 281,25 78.625 78.906,25 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng kê số 5 Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương kế toán lập bảng kê số 5 tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp. Bảng này dùng để theo dõi tiền lương nhân viên quản lí doanh nghiệp và là cơ sở để vào Nhật kí số 7 Biểu số 2.11: Trích bảng kê số 5 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Mẫu số S04b5-DN ( Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 5 Tháng 12 năm 2008 Số TT Các TK ghi có Các TK ghi nợ 334 338 Cộng 1 TK 642 78.625 13.366,25 91.991,25 - CP Nhân viên 3 Cộng 78.625 13.366,25 91.991,25 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (kí, họ tên) Nhật kí chứng từ số 7 Cuối tháng kê toán chi phí căn cứ vào bảng kê số 4, số 5 để phản ánh vào Nhật kí chứng từ số 7. Nhật kí này cho biết tổng quát các khoản thanh toán với người lao động của công ty và là cơ sở để vào sổ các tk 334. Biểu số 2.12: Trích Nhật kí chứng từ số 7 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Mẫu số S04a7-DN ( Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 12 năm 2008 Số TT TK ghi Có TK ghi Nợ 334 338 Tổng chi phí 1 642 78.625 13.366,25 2 334 5.573,3 3 338 281,25 Cộng 78.906,25 18.939,55 Người lập sổ Kế toán trưởng Sổ chi tiết TK 334 Kế toán căn cứ vào chứng từ ban đầu về tiền lương như bảng thanh toán lương để vào sổ chi tiết TK 334. Sổ này dùng để theo dõi chi tiết các khoản thanh toán với người lao đông của công ty. Biểu số 2.13: Sổ chi tiết Phải trả công nhân viên (3341) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN – 3341 Nhân viên: Nguyễn Minh Tâm Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có A 1 2 3 B Số dư đầu kỳ 4.700 Thanh toán lương tháng 11 111 4.700 Tạm ứng tiền lương tháng 12 111 1.000 ... ... ... ... Cộng phát sinh ... ... Kế toán lập biểu Kế toán trưởngSổ cái TK 334 Cuối tháng căn cứ vào NK-CT số 1, 7 sổ chi tiết TK 334 kê toán lập sổ cái TK 334. Sổ dùng để theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty. Biểu số 2.14: Sổ tổng hợp tài khoản Phải trả công nhân viên – 334 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN – 334 NĂM 2007 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ STT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... 14 20/12 Tạm ứng tiền lương 111 1.000 15 31/12 Thanh toán lương bằng tiền mặt 111 77.906,25 Trích trừ BHXH 3383 4.777 Trích trừ BHYT 3384 796,3 16 31/12 Lương phải trả nhân viên 6421 59.410 Lương phải trả nhân viên quản lý 6422 19.215 17 31/12 Thanh toán BHYT 281,25 Cộng ... ... ... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 2.3. Kế toán các khoản trích theo lương 2.3.1. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương * Quỹ BHXH + BHYT: Không phân tách độc lập như quỹ lương, quỹ BHXH + BHYT của Công ty được kế toán BHXH Công ty trích lập cho toàn thể CBCNV trong toàn Công ty. Cuối Quý sau khi trích nộp toàn bộ quỹ BHXH + BHYT Công ty nộp lên cơ quan BHXH. Hiện nay theo chế độ hiện hành Công Ty trích quỹ BHXH + BHYT theo tỷ lệ 23%/ tổng quỹ lương cơ bản của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty ( Công ty hạch toán theo Quý ) Thông thường BHXH, BHYT được Công ty trích lập mỗi Quý 1 lần với mức trích cụ thể cho toàn thể cán bộ công nhân viên như sau: - Trích 6 % lương cơ bản của CBCNV và các khoản phụ cấp theo lương. - Trích 17% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Cách tính BHXH + BHYT của Công Ty như sau: Thu tiền BHXH, BHYT của CBCNV trong tháng = Mức lương tháng x 6% BHXH, BHYT Ví dụ: Thu 6% BHXH và BHYT trong tháng 12/2007 của ông Nguyễn Minh Tâm, mức lương tháng 4.500.000 đồng . Số phải nộp tháng 12/2007 của ông Tâm là : 270.000 đ Cuối tháng kế toán phải lập danh sách thu BHXH + BHYT để trích nộp BHXH hàng tháng. Ví dụ: Bảng kê thu BHXH + BHYT tháng 12/2007 của Công ty Biểu số 2.15: Bảng kê thu BHXH, BHYT Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG KÊ THU TIỀN BHXH, BHYT THÁNG 12 / 2007 TT Họ và tên Mức lương tháng Thu 6% Ký nộp 1 Phạm Ngọc Anh 3.000.000 180.000 2 Trần Văn Dũng 2.500.000 180.000 3 Nguyễn Tiến Đức 4.500.000 180.000 4 Nguyễn Thị Hương 3.000.000 150.000 5 Bùi Việt Hà 3.000.000 150.000 6 Nguyễn Minh Khuê 5.000.000 270.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 80.500.000 5.573.300 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG. Sau đó kế toán viết phiếu thu BHXH, BHYT Biểu số 2.16: Phiếu thu Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 15 Ngày: 31 / 12 / 2007 PHIẾU THU Họ và tên người nộp tiền: Phạm Thu Trang Địa chỉ : Phòng kế toán Lý do chi: thu tiền BHXH và BHYT tháng 12 năm 2007 Số tiền: 5.573.300 Viết bằng chữ : Năm triệu năm trăm bảy ba nghìn ba trăm đồng Kèm theo chứng từ gốc: Bảng kê thu BHXH, BHYT Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Ngoài các số tiền đã thu BHXH của CBCNV thì quỹ BHXH còn dùng để chi trả cho CBCNV khi bị ốm đau, thai sản, cũng như lúc nghỉ hưu mất sức. Đối với Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin Kinh doanh ABIX thì khi thanh toán các công ốm của cán bộ công nhân viên trong Công ty hàng tháng đưọc căn cứ vào phiếu ốm của bệnh viện (Công ty chỉ được phép cho nghỉ không quá 3 ngày/tháng) nếu từ 3 ngày trở lên thì sẽ phải có phiếu ốm của bệnh viện mới được thanh toán công ốm mẫu phiếu nghỉ ốm. Biểu số 2.17 : Giấy chứng nhận của bệnh viện Bệnh viện Đa khoa Tràng An Số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1999 của BTC GIẤY CHỨNG NHẬN Nghỉ ốm hưởng BHXH quyển số: 03 Số: 022 Họ và tên : Nguyễn Thị Hương Đơn vị công tác: Phòng Xúc Tiến thương mại Lý do nghỉ việc : Sốt virus Số ngày cho nghỉ: 03 ngày ( Từ ngày 12 đến hết ngày 14 ) Số ngày nghỉ thực: 03 ngày Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Xác nhận của đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Y sĩ KCB (Ký tên, đóng dấu) Sau khi có phiếu ốm đưa sang kế toán căn cứ trên phiếu cho nghỉ ốm để tính lương ốm cho cán bộ công nhân viên lương được hưởng BHXH chia làm 2 loại: - Nghỉ ốm được hưởng 75% lương cơ bản. - Nghỉ thai sản được hưởng 100% lương cơ bản. * Lương ốm được tính như sau: Đơn giá tiền lương x Số ngày nghỉ ốm x 75% Trong tháng 12 năm 2007 chị Hương nghỉ ốm 3 ngày, lương tháng của chị Hương là 3.000.000 VNĐ, đơn giá tiền lương của chị Hương là 125.000 VNĐ, vậy lương ốm của chị Hương là: 125.000 x 75% x 3 ngày = 281.250 VNĐ Sau đó, kế toán tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho chị Hương theo mẫu như sau: Biểu số 2.18 : Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 11 Ngày: 12 / 12 / 2007 PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH ( Nghỉ ốm, trông con ốm ) Họ và tên: Nguyễn Thị Hương Tuổi : 25 Nghề nghiệp: Nhân viên Đơn vị công tác: Phòng Quảng bá thương hiệu Tiền lương đóng BHXH: 3.000.000đ Số ngày được nghỉ trong tháng: 3 ngày Số tiền trợ cấp: 281.250 VNĐ Tổng cộng: 281.250 VNĐ. ( Bằng chữ: Hai trăm tám mốt nghìn hai trăm năm mươi đồng.) Người lĩnh tiền Kế toán Giám đốc *Lương nghỉ thai sản được tính như sau: Mức lương tháng x 100% x Số tháng được nghỉ theo quy định Và ngoài 4 tháng được nghỉ theo quy định của Nhà nước còn được hưởng trợ cấp 1 lần khi sinh con bằng 1 tháng lương Ví dụ: trong tháng 1/2008 chị Bùi Việt Hà bắt đầu nghỉ đẻ mức lương tháng là 3.000.000 VNĐ, số tháng được nghỉ 4 tháng vậy lương nghỉ thai sản của chị Việt Hà là : 3.000.000 x 100% x 4 tháng = 12.000.000 VNĐ và tiền trợ cấp một lần =1 tháng lương 3.000.000 VNĐ. Vậy tổng tiền lương nghỉ thai sản là: 12.000.000 + 3.000.000 = 15.000.000 VNĐ Sau khi tính toán được số tiền trợ cấp thai sản, kế toán tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp nghỉ thai sản theo mẫu sau: Mẫu số 2.19: Phiếu thanh toán nghỉ trợ cấp BHXH Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 15 Ngày: 12 / 01 / 2008 PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH ( Nghỉ thai sản ) Họ và tên: Bùi Việt Hà Tuổi : 25 Đơn vị công tác: Phòng Xúc tiến thương mại Tiền lương đóng BHXH : 3.000.000 VNĐ Thời gian nghỉ : 4 tháng Trợ cấp nghỉ việc sinh con: 12.000.000 VNĐ Trợ cấp 1 lần sinh con: 3.000.000 VNĐ Tổng cộng: 15.000.000 VNĐ ( Bằng chữ: Mười lăm triệu đồng ) NGƯỜI LĨNH TIỀN KẾ TOÁN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Từ các phiếu thanh toán tiền lương nghỉ BHXH kế toán lên bảng tổng hợp chi trả tiền BHXH theo chế độ . Biểu số 2.20: Bảng tổng hợp chi trả tiền BHXH BẢNG TỔNG HỢP CHI TRẢ TIỀN BHXH Tháng 12/2007 STT Họ và tên Tiền lương tháng đóng BHXH Đơn vị đề nghị Tổng cộng Ký nhận Số ngày nghỉ Số tiền Trợ cấp Trợ cấp 1 lần 1 Nguyễn Thị Hương 3.000.000 3 281.250 281.250 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 3.000.000 3 281.250 281.250 Cơ quan quản lý cơ sở Phụ cấp BHXH Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc công ty 2.3.2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương Cuối tháng kế toán căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương, phản ánh các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT được trích vào các sổ chi tiết TK 338(2,3,4), Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 642, Quy trình vào sổ chi tiết các khoản trích theo lương như sau: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc như bảng phân bổ tiền lương, giấy đề nghị thanh toán BHXH kế toán phản ánh vào sổ chi tiết Tk 338. Sổ chi tiết Tk 338 theo dõi việc trích lập các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT, tình hình chi tiêu các khoản này tại công ty và nộp cho cơ quan nhà nước. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH để vào Bảng Kê số 4,5. Từ bảng kê số 4, 5 sổ chi tiết TK 338 kế toán vào nhật kí chứng từ số 7 Cuối tháng kế toán căn cứ vào nhật kí chứng từ số 1, 7 để vào sổ Tổng hợp TK 338 Biểu số 2.21: Sổ chi tiết BHXH (3383) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN BHXH – 3383 Nhân viên: Nguyễn Thị Hương Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có D 1 2 3 E Trích BHXH 642 450 Trừ vào lương của nhân viên 334 150 Thanh toán tiền ốm đau 111 281,25 Cộng phát sinh Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.22: Sổ tổng hợp tài khoản Bảo hiểm xã hội – 3383 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN BẢO HIỂM XÃ HỘI – 3383 NĂM 2007 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ STT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... 24 31/12 Thanh toán tiền BHXH cho nhân viên 334 281,25 25 31/12 Trích BHXH tháng 12/2007 6421 8911,5 6422 2882,25 26 31/12 Trích 5% BHXH tháng 12/2007 334 4.777 Cộng ... ... ... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 2.23: Sổ chi tiết BHXH (3383) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN BHYT – 3384 Nhân viên: Nguyễn Thị Hương Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có D 1 2 3 E Trích BHYT 642 60 Trừ vào lương của nhân viên 334 30 Cộng phát sinh Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.24: Sổ tổng hợp tài khoản Bảo hiểm y tế – 3384 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN BẢO HIỂM Y TẾ– 3384 NĂM 2007 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ STT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... 27 31/12 Trích BHYT tháng 12/2007 6421 1188,2 6422 384,3 28 31/12 Trích 1% BHYT tháng 12/2007 334 796,3 ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... ... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THÔNG TIN KINH DOANH ABIX 3.1. Nhận xét chung về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Là công ty mới với quy mô không lớn khi hoạt động trong nền kinh tế thị trường, Công ty CP dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX vẫn có thể đứng vững và phát triển, đó là một thành công rất lớn. Đằng sau sự thanh công ấy là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Sự nhạy bén, linh hoạt trong công tác quản lí và việc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung và kế toán tiền lương nói riêng cũng phải được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng, dựa trên những kiến thức, những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán kế toán đã được trang bị tại trường em xin nêu ra một số nhận xét đánh giá sau: 3.1.1. Ưu điểm Với hình thức trả lương theo thời gian và với mức lương ổn định và tăng dần của Công ty đã làm cho Cán bộ công nhân viên thực sự tin tưởng và gắn bó với Công ty cùng với sự điều hành của ban lãnh đạo cũng như sự lao động hiệu quả của phòng kế toán, các công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương luôn đảm bảo sự công bằng hợp lý chính xác đã làm cho CNCNV yên tâm lao động, nhiệt tình hăng say cho công việc. Do vậy Công Ty đã ngày càng phát triển hơn, đời sống CBCNV ngày càng được đảm bảo và nâng cao. Công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện khá chặt chẽ và hợp lý. Công ty đã sử dụng một số tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán chung của Nhà nước rất đúng đắn. Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, rõ ràng, phù hợp với công việc. Đội ngũ cán bộ CNV kế toán được đào tạo chính quy và có trình độ chuyên môn vững vàng. Việc ghi chép tổng hợp phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ, chính xác về tình hình hiện tại cũng như sự biến đổi về tiền lương, BHXH. Quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty đã đáp ứng được yêu cầu quản lý. Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán cũng như nội dung công tác kế toán. Đối với các khoản trích theo lương như : BHXH, BHYT, KPCĐ Công ty đã áp dụng các tỷ lệ trích nộp theo đúng quy định của Nhà nước. Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX luôn chấp hành tốt các chủ trương, chính sách, chế độ của Nhà nước. Hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách được mở theo đúng quy định của tài chính . 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm được nêu ra ở trên, Công ty vẫn còn những tồn tại và khó khăn mà Công ty đang cố gắng khắc phục. Trước hết, do sự giám sát quản lý các phòng ban vẫn còn buông lỏng và đặc thù của công việc nên các trưởng bộ phận thường xuyên đi công tác, chính vì vậy các chứng từ về tiền lương, BHXH đôi khi cũng chưa thật chính xác, chưa thật hợp lý về mặt thời gian. Do vậy Công ty cần phải đưa ra chính sách quản lý thật đúng đắn, chặt chẽ để công tác kế toán hoạt động có hiệu quả hơn, chính xác hơn. Về mặt sổ sách, hiện nay công ty đã có sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhưng vẫn duy trì bộ sổ sách kế toán cồng kềnh. Điều đó cho thấy rằng phần mềm kế toán còn chưa phát huy được hết thế mạnh. Việc theo dõi song song trên cả máy vi tính và sổ kế toán truyền thống có thể sẽ dẫn đến sự trùng lặp về mặt giấy tờ. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Cho đến giai đoạn này đã phát huy được mặt tích cực. Tuy nhiên, do công ty mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực quảng bá thương hiệu, có những đặc thù lao động riêng khi nhân viên tạo ra các sản phẩm trí tuệ. Việc áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với lao động này chưa hợp lý. Công ty nên xem xét đến các hình thức trả lương khác để áp dụng một cách hợp lý, khuyến khích được năng suất lao động của cán bộ công nhân viên. Về đào tạo nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật trong công tác quản lý vẫn còn hạn chế. Thị trường luôn biến động làm cơ cấu, chính sách kinh tế cũng luôn có nhưng thay đổi đòi hỏi cán bộ quản lý phải nắm bắt, cập nhật thông tin, thay đổi cơ chế quản lý cho phù hợp với tình hình mới Về quy chế thưởng phạt, chế độ thưởng, phạt của Công ty hiện nay còn nhiều hạn chế. Công ty chưa có khung thưởng phạt cụ thể nên chưa khuyến khích được người lao động làm việc. Về chế độ trả lương thêm giờ, do tính chất dự án nhân viên Công ty phải làm thêm giờ, làm cả ngày nghỉ nhưng chính sách tính tiền lương làm thêm giờ vẫn chưa thực sự khuyến khích người lao động. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Để công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công Ty thực sự phát huy hết vai trò của nó, là công cụ hữu hiệu của công tác quản lý, để từ đó nâng cao mức sống cho người lao động và để Công Ty ngày một phát triển thì công tác kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX cần có thêm nhiều cải tiến. Em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty. * Thứ nhất : Về hình thức sổ kế toán . Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký – chứng từ, đây là hình thức sổ rất phức tạp. Công ty nên chuyển sang hình thức nhật ký chung như vậy công ty sẽ tận dụng được lợi thế của phần mềm kế toán, nâng cao năng suất làm việc của kế toán viên. Hàng tháng kế toán viên sẽ vào sổ nhật ký chung phần hành chính mà mình phụ trách và trước khi nhập vào máy họ sẽ xử lý các chứng từ bằng cách căn cứ vào các chừng từ gốc. Kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, phân loại chứng từ, bổ sung thông tin cần thiết thì máy sẽ xử lý nhanh chóng và chính xác hơn. Các dữ liệu ở sổ nhật ký chung sẽ được máy tính tự động chuyển tới các sổ cái theo chương trình cài đặt. Cuối tháng tập hợp tất cả các số liệu hoạt động kinh doanh trong tháng, kế toán tổng hợp các bút toán kết chuyển để có được thông tin về kết quả kinh doanh trong tháng, quý, kỳ kết toán đồng thời đưa ra bảng biểu và báo cáo tài chính. Bên cạnh đó các kế toán viên vẫn phải lập thủ công bảng kê hoặc sổ chi tiết theo dõi. Các sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết chỉ in khi Công ty có yêu cầu, còn lại tất cả các số liệu kế toán được lưu trữ trong máy bên cạnh việc lưu trữ các chứng từ gốc. Việc áp dụng kế toán máy sẽ giúp kế toán giảm khối lượng công việc và độ chính xác cao, việc xử lý nhanh hơn. Nếu áp dụng hình thức Nhật kí chung thì quy trình hạch toán tiền lương sẽ đơn giản hơn vì số lượng chứng từ, sổ sách giảm đi. Khi hạch toán chi tổng hợp tiền lương kế toán chỉ cần căn cứ vào chứng từ gốc để vào sổ Nhật kí chung cho các tài khoản 334,338.. và từ đó vào sổ cái tài khoản 334,338. Có thể khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ, sổ sách hạch toán tổng hợp tiền lương như sau: Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 334,338 Sổ tổng hợp tiền lương Nhật kí chung Sổ Cái Báo cáo kế toán Sơ đồ Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách hạch toán tiền lương theo hình thức Nhật kí chung Để thuận tiện cho việc theo dõi lao động và tính toán tiền lương được chính xác, kế toán nên sử dụng bảng phân bổ tiền lương và BHXH đồng thời mở sổ chi tiết cho các tài khoản 334 , 338 riêng cho từng đối tượng Hiện công ty có thực hiện trích trước quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho CNV vào TK 335, tuy nhiên trên bảng phân bổ lại không thể hiện khoản mục này. Theo em công ty nên bổ xung thêm một cột TK 335-Chi phí phải trả để bảng phân bổ được hoàn thiện hơn. * Thứ hai : Về đào tạo nhân lực : Công ty Cổ phần Dịch vụ thong tin kinh doanh ABIX cần chú trọng hơn vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ như: quỹ đầu tư phát triển. Đặc biệt là nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ quản lý. Việc đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ quản lý, cán bộ kế toán sẽ giúp cho Công ty tránh được những tổn thất to lớn trong việc định ra các chiến lược hoạch định, các chính sách đãi ngộ cho người lao động nhằm mở rộng quy mô kinh doanh, tạo uy tín trên thị trường. Việc cập nhật thông tin, các thành tựu KHKT, công nghệ, chế độ hiện hành nói chung và chế độ kế toán nói riêng giúp cho lãnh đạo Công ty ra quyết định chính xác, kịp thời và sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Đồng thời đảm bảo tiền lương và các chế độ khác cho người lao động, tạo ra tâm lí ổn định và niềm tin cho người lao động . * Thứ ba: Về quy chế thưởng phạt Công ty cần có chế độ thưởng phạt rõ ràng , xây dựng các khung thưởng, phạt nhằm khuyên khích người lao động chấp hành tốt nội quy và phấn đấu trong công việc. Hình thức thưởng cho những người lao động tốt, nhiệt tình với công việc, có những phát minh sáng chế hay, ngoài việc thưởng bằng tiền còn có thể thưởng bằng các hình thức khác như thưởng thêm phép cho đi nghỉ, du lịch. Bên cạnh đó với nhữnh trường hợp sai phạm quy chế đi muộn, về sớm, nghỉ vô lý do, mặc trang phục không đúng với quy định của Công ty thì cần có những hình thức kỷ luật, xử phạt thích đáng như giảm lương, thưởng của họ. * Thứ tư : Về chế độ trả lương làm thêm giờ Công ty nên thực hiện chế độ trả lương thêm giờ theo quy định của Nhà nước để khuyến khích người lao động làm việc tích cực hơn. Theo nghị định 26/CP ngày 23/5/1993: Làm thêm giờ vào ngày thường được trả 150% tiền lương của giờ làm việc tiêu chuẩn Làm thêm giờ vào ngày nghỉ, lễ tết được trả 200% tiền lương của giờ làm việc tiêu chuẩn. Trường hợp làm thêm giờ vào ngày lễ không trùng với ngày nghỉ hàng tuần thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm việc thêm còn được hưởng ngày nghỉ lễ theo quy định chung. Khi làm ban đêm có 2 mức trả lương: + Mức trả ít nhất là 35% tiền lương làm việc ban ngày, áp dụng cho trường hợp làm việc liên tục từ 8 ngày trỏ lên trong một tháng không phân biệt hình thức trả luơng. + Mức trả lương ít nhất là 30% tiền lương làm việc ban ngày, áp dụng cho trưòng hợp làm việc ban đêm còn lại không phân biệt hình thức trả luơng. TL trả thêm Tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ tháng ( kể cả phụ cấp) = Số giờ quy định trong tháng * ít nhất30% hoặc 35% Số giờ làm thêm * Hiện nay nhân viên làm thêm giờ vào ca đêm của công ty cũng khá nhiều nhưng họ chỉ mới nhân được lương chính theo quy định. Để khuyến khích nhân viên tích cực làm việc hơn nữa công ty nên trả thêm lương cho họ. Bên cạnh đó, Ban giám đốc và các nhân viên làm công tác kế toán tại công ty phải liên tục nghiên cứu các chế độ chính sách của đảng và nhà nước về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương để áp dụng vào công ty mình một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Cả ban giám đốc và cán bộ phòng kế toán phải thường xuyên kiểm tra xem xét rút ra những hình thức và phương pháp trả lương khoa học, đúng, công bằng với người lao động mức độ phức tạp và trách nhiệm công việc của từng người để làm sao đồng lương phải thực sự là thước đo giá trị lao động. Do Công ty mở rộng lĩnh vực kinh doanh nên đặt ra một yêu cầu là cần phải hoàn thiện hơn nữa hình thức trả lương hiện nay để quản lý tốt lao động và nâng cao năng suất lao động. Hiện nay công ty mới đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Tuy nhiên hình thức này còn chưa phù hợp với loại hình lao động tạo ra sản phẩm mang tính trí tuệ cao. Về phía cán bộ phòng kế toán, phải không ngừng nâng cao trình độ kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán. Điều đó sẽ giúp cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương tại Công ty sẽ ngày càng hoàn thiện hơn. Kết luận Công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được tổ chức tốt sẽ góp phần quản lý chặt chẽ, thúc đẩy việc chấp hành tốt các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước về chế độ lao động, đảm bảo tính toán phân bổ đúng đắn, chính xác các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm tăng thu nhập cho người lao động và tăng lợi nhuận cho Công ty để Công ty ngày càng lớn mạnh hơn. Để góp phần giúp kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý lao động tiền lương thì kế toán cần phải biết kết hợp mô hình hạch toán dựa trên cơ sở kết hợp với thực trạng của công ty để đưa ra phương thức quản lý tốt nhất Đề tài kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động, với những vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại Công Ty Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX sẽ đóng góp một phần vào việc giải quyết vấn đề đảm bảo công bằng trong việc trả lương của công ty cũng như ngoài công ty, ở nơi sử dụng lao động làm việc, giúp Công Ty tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Trên cơ sở xuất phát từ thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX và đặc biệt quá trình kinh doanh của Công Ty, em thấy, qua 3 năm xây dựng và phát triển dến nay Công ty đã có một bộ phận quản lý khá ổn định, quy mô vững chắc. Nhưng với thời đại ngày nay nền kinh tế nước ta đã và đang phát triển với một tốc độ rất nhanh chính vì thế mà Công Ty bằng mọi cách phải có biện pháp cố gắng hoà nhập vào chế độ kế toán mới, để hoà nhập bước đi của mình với nhịp độ kinh tế phát triển chung của đất nước. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế về công tác quản lý kế toán đối với bộ phận kế toán nói chung và tiền lương nói riêng ở Công Ty Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề đã đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với điều kiện cụ thể của Công Ty. Góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và đưa phương pháp quản lý đạt kết quả cao hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp của Khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân - NXB Giáo dục. 2. Báo cáo tài chinh và các văn bản của Công ty CP Du lịch Khách sạn Phùng Hưng 3. Bộ Lao động thương binh - xã hội của các doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường. 4. Chi phí tiền lương của các doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường - PGS. TS Bùi Tiến Quang, PGS. TS Vũ Quang Thọ, NXB Chính trị quốc gia - 1997.