Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần xây dựng số 2 Bắc Nam

hướng dẫn: - Chứng từ lao động tiền lương: + Bảng chấm công-SH 01a-LĐTL + Bảng thanh toán tiền lương- SH 02-LĐTL + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH- SH 11-LĐTL + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành- 05-LĐTL + Biên bản thanh lý( nghiệm thu) hợp đồng giao khoán- 09-LĐTL - Chứng từ tài sản cố định: + Biên bản giao nhận TSCĐ- SH 01-TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ – SH 02-TSCĐ + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ- SH 06-TSCĐ + Biên bản kiểm kê TSCĐ- SH 05-TSCĐ . Trình tự luân chuyển chứng từ. * Trình tự luân chuyển phiếu chi: Người nhận tiền ® Thủ trưởng, KTT ® KT tiền mặt ® KTT và Thủ trưởng ¯(1) ¯(2) ¯(3) ¯(4) Đề nghị chi (đơn) Duyệt chi Lập phiếu chi (MS-02TT) Ký phiếu chi ® Thủ quỹ ® Kế toán ñ (7) Bảo quản lưu và hủy chứng từ ¯(5) ¯(6) Chi tiền Ghi sổ * Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu thu: Người nộp tiền ® Kế toán TM ® Kế toán trưởng ® Thủ quỹ ® ¯(1) ¯(2) ¯(3) ¯(4) Xuất trình hóa đơn Lập PT (MS-01TT) Ký phiếu thu Thu tiền ® Kế toán tiền mặt ñ (6)Bảo quản, lưu và hủy chứng từ ¯(5) Ghi sổ * Trình tự luân chuyển chứng từ “ chi tạm ứng bằng tiền mặt”: Cán bộ mua hàng ® Thủ trưởng và KTT ® KT thanh toán ® ¯(1) ¯(2) ¯(3) Đề nghị tạm ứng (MS 03) Ký duyệt Lập phiếu chi ® Thủ trưởng và KTT ® Thủ quỹ ® Kế toán ñ (7) Bảo quản, lưu và huỷ chứng từ ¯(4) ¯(5) ¯(6) Ký phiếu chi Chi tiền Ghi sổ * Trình tự luân chuyển chứng từ “ thanh toán tạm ứng”: Người tạm ứng ® Đề nghị KT thanh toán ® Thủ trưởng, KTT ® ¯(1) ¯(2) ¯(3) Đề nghị thanh toán (MS 04) Lập phiếu thu Ký thanh toán ® Thủ quỹ ® Kế toán ñ (6) Bảo quản, lưu và huỷ chứng từ ¯(4) ¯(5) Nhập tiền Ghi sổ . Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty. . Mô hình ghi sổ. Bộ máy kế toán được phân thành nhiều bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ, ràng buộc lẫn nhau cùng tiến hành công việc kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Đồng thời, với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ khá vững, điều kiện trang bị kỹ thuật, tính toán được máy tính hóa hoàn toàn. Do đó, công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Hình thức ghi sổ này được khái quát theo mô hình sau: Chứng từ gốc Bảng liệt kê chứng từ gốc Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt hoặc nhật ký chuyên dùng Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Sổ cái Sổ tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng nhưng định kỳ Quan hệ đối chiếu Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Đối với các tài khoản có mở các sổ (hoặc thẻ) kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt phải ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết có liên quan. Cuối tháng tổng hợp số liệu lập sổ tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Cuối quý, căn cứ vào sổ tổng hợp và sổ cái, kế toán ghi vào báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác. . Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC, bao gồm: Báo cáo tài chình (BCTC) và báo cáo nội bộ. BCTC được lập bằng đồng Việt Nam (VNĐ) theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các nguyên tắc kế toán chấp nhận chung tại Việt Nam. Mẫu BCTC sử dụng trong công tác kế toán bao gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01- DN). Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F09- DN). Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số: B03- DN). Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02- DN). Bản thuyết minh BCTC (Mẫu số: B09- DN). Báo cáo nội bộ bao gồm: Báo cáo quỹ. Báo cáo tình hình công nợ và thanh toán. PHẦN II THỰC TẾ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 BẮC NAM 2.1 Đặc điểm nguồn nhõn lực và cỏc hỡnh thức trả lương tại công ty 2.1.1 Đặc điểm nguồn nhân lực trong Công ty Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam có khoảng 50-60 người, trong đó lao động kỹ thuật là 24 người. Các lao động tại Công ty được phân chia hai loại: lao động dài hạn từ 12 tháng trở lên. Những đối tượng lao động từ 1 năm trở lên thì Công ty có quan tâm ưu đãi trong vấn đề tham gia đóng BHXH cho họ, mọi lao động làm việc tại Công ty đều phải qua tuyển. Lương của cán bộ công nhân viên làm ở bộ phận quản lý qua nhiều lần xếp lương ở những thời kỳ rất khác nhau. Do đó, có nhiều người cùng điểm xuất phát, cùng trình độ, cùng đảm nhiệm một công việc như nhau, cùng thời gian công tác lại có mức lương và thu nhập rất khác nhau. 2.1.2. Các hình thức tính lương và trả lương tại Công ty. C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam xây dựng quy chế trả lương với những nội dung sau - Thực hiện phân phối theo nguyên tắc làm theo năng lực hưởng theo lao động; Tiền lương phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và kết quả lao động cuối cùng của từng người, từng bộ phận. Cách tính có thể thực hiện cho từng tháng, quý. Tuy nhiên trước mắt thực hiện theo bảng tính đã đựơc đặt ra kỳ kế hoạch cuối năm sẽ đIều chỉnh phân phối lại nếu gía trị sản lượng tăng lên so với kế hoạch. Do lao động của Công ty bao gồm nhiều loại nên việc trả lương cho công nhân viên cũng được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Hiện nay Công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương: Trả lương theo sản phẩm (áp dụng với các Xưởng sản xuất) và trả lương theo thời gian (áp dụng với các bộ phận quản lý như : Phòng kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng du lịch). Thu nhập bình quân 1.500.000đ/tháng. Hình thức trả lương theo sản phẩm Hình thức trả lương khoán áp dụng tại xưởng sản xuất. Lương sẽ được tính cho từng sản phẩm theo một tỷ lệ khoán nhất định. Những người tham gia sản xuất sẽ được trả lương theo số lượng sản phẩm hoàn thành. Hình thức trả lương theo thời gian: Hình thức trả lương theo thời gian được Công ty áp dụng cho các phòng ban, bộ phận quản lý Công ty NCx 390.000 x HS TL = 22 Trong đó: NC: Ngày công lao động theo Bảng chấm công HS: Hệ số Công ty Các chế độ khác khi tính lương: Phụ cấp trách nhiệm: Được áp dụng cho cán bộ quản lý các phòng ban, phân xưởng hoặc một số cá nhân có công việc đòi hỏi trách nhiệm cao. Phụ cấp trách nhiệm Hệ số trách nhiệm Hệ số công ty x 390.000 = x Tiền lương phép: Đối với nghỉ phép: số ngày được nghỉ của công nhân được tăng dần cùng với số năm công tác tại Công ty theo Bộ Luật Lao động Thời gian làm việc thấp hơn 5 năm: Được nghỉ theo tiêu chuẩn 12 ngày/năm. Thời gian làm việc 5 năm đến 10 năm: Được nghỉ thêm 1 ngày. Thời gian làm việc từ 10 năm đến 15 năm: Được nghỉ thêm 2 ngày BL x 390.000 x SNNP Lương phép = 26 Trong đó: BL: Bậc lương SNNP: Số ngày nghỉ phép Tiền lễ tết: Được tính trả cho cán bộ công nhân viên từ quỹ lương Để đảm bảo cho việc trả lương trên, Công ty phải hình thành quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của Công ty được xác định để chi cho toàn bộ tiền lương cán bộ, công nhân viên của Công ty có tiền lương trả theo thời gian, tiền lương trả theo sản phẩm, tiền lương nghỉ phép đi học Các loại phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm thêm giờ, Quỹ tiền lương của Công ty được trích vào chi phí dựa theo doanh thu thực hiện trong năm là 50% trên doanh thu; trong đó: - 25% để trả lương khoán cho bộ phận sản xuất - 10% để trả lương theo thời gian cho bộ phận quản lý. Nếu cuối năm, quỹ lương bộ phận gián tiếp còn thì sẽ bổ sung vào quỹ tiền thưởng - 10% để chi phí thuê ngoài: thuê quảng cáo, thuê bán hàng tiếp thị, - 5% để làm quỹ tiền thưởng, quỹ lương phép, lương bổ sung vào các dịp lễ, tết. 2.1.3. Ngoài ra còn có những yếu tố khác ảnh hưởng đến việc trả lương cho người lao động. - Công trình nhận và thi công của các công ty xây dựng nhiều, khắp mọi nơi từ đồng bằng đến những vùng núi cao nguyên, lao động lao động trong danh sách thì có hạn không thể đáp ứng được hết nhu cầu, vì vậy đi đến đâu ban điều hành dự án sẽ tiến hành thuê lao động ngoài ở đó, hơn nữa một số đội trưởng, tổ trưởng còn tìm mọi cách thuê lao động ngoài nhằm mục đích sinh lợi bởi vì khi thuê lao động ngoài đội trưởng sẽ không phải đóng bảo hiểm cho họ, không phải chia lợi nhuận khi kết thúc công trình và không phải thực hiện các nghĩa vụ khác, hơn nữa mức tiền công thuê lao động ngoài thường thấp so với tiền công phải trả cho công nhân trong công ty. - Các sản phẩm của Công ty thường có kích thước lớn, thời gian xây dựng và sử dụng lâu dài do đó những sai lầm về xây dựng có thể gây nên lãng phí lớn, tồn tại lâu dài và khó sửa chữa cho nên đòi hỏi người lao động làm việc phải cẩn thận không chạy theo số ngày công mà không chú ý đến chất lượng công trình. Vì vậy việc trả lương của Công ty không chỉ dựa theo số ngày công mà còn phải dựa vào chất lượng hiệu quả cao. - Mỗi công trình có môt thời gian thi công riêng, có công trình thời gian thi công kéo dài hàng chục năm, mấy tháng nên công việc mang tính chất không ổn định, lao động mang tính thời vụ, lúc cần thuê nhiều lúc cần thuê ít.Mặt khác, chu kỳ thực hiện một công trình thường kéo dài và phụ thuộc vào yếu tố như thời tiết, tiền vốn, khẩ năng cung ứng các loại nguyên vật liệu tại địa phương nơi công trình đang thi công, tốc độ giải phóng mặt bằng Vì vậy đIều kiện lao động ở những vùng khác nhau sẽ ảnh hưởng đến năng xuất lao động , do đó ảnh hưởng đến tiền lương của người công nhân trên các vùng đó, bên cạnh đó chính ngành nghề sản xuất của Công ty là xây dựng các công trình giao thông như cầu đường nên công nhân phải tiếp xúc trực tiếp với vật liệu xây dựng, bê tông sắt thép và làm việc trong điều kiện nhiệt độ cao nên thường có khả năng mắc các bệnh nghề nghiệp như bệnh về đường hô hấp ,. Qua phân tích trên lao động thuê ngoài tưởng rằng có thể thuê một cách dễ dàng với mức tiền công như thế nào thì họ vẫn chấp nhận, trong thực tế thì không phải vậy, giả sử ở một vùng như cao bằng (dân số ít nạn thất nghiệp nhiều...) ở đó có nhiều công trình thuộc các công ty xây dựng khác nhau đang thi công do vậy nhu câù thuê lao động là cao, người lao động sẽ lựa chọn ở đâu có mức tiền công cao hơn xứng đáng với sức mình bỏ ra (còn các chế độ trợ cấp thì họ hiểu là không thể đòi hỏi), tiền công đối với họ gần như là thu nhập chủ yếu để nuôi sống họ và gia đình. Vì vậy Công ty cần phải tính được mức tiền công không những giảm được chi phí sản xuất kinh doanh mà còn khuyến khích người lao động, tạo được lực hấp dẫn với họ để thu hút nguồn lực lao động vào công trình mình, đó là một trong những công việc của nhà kinh tế lao động. 2.2. Kế toán tiền lương tại công ty 2.2.1. Hạch toán lao động. Để quản lý về mặt số lượng lao động trong Công ty chỉ tiêu này được phản ánh trên sổ danh sách lao động của Công ty do cán bộ phụ trách lao động tiền lương, thuộc phòng Tổ chức Hành chính lập. Căn cứ vào số lượng lao động hiện có của Công ty bao gồm cả số lao động dài hạn và lao động tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ này không chỉ lập chung cho toàn Công ty mà còn được lập riêng cho từng bộ phận sản xuất nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của Công ty, của từng bộ phận. Cơ sỏ ghi sổ này là các chứng từ ban đầu do phòng Tổ chức Hành chính lập khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc. Mọi biến động về lao động phải được ghi chép kịp thời vào sổ sách lao đọng để làm cơ sở căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. 2.2.2 Hạch toán thời gian lao động. Là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày, số công, số giờ làm việc thực tế, cũng như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong Công ty. Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người. Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là Bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt trong tháng của CBCNV trong tổ đội, phòng ban Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong 01 tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định, ngày lễ tết, chủ nhật đều phải ghi rõ ràng. Cuối tháng, trưởng các tổ sản xuất, bộ phận tập hợp tình hình sử dụng lao động, số có mặt, vắng mặt theo từng nguyên nhân; sau đó cung cấp số liệu cho cán bộ Thống kê của Công ty . Cán bộ thống kê kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công; sau đó tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp cho cán bộ tiền lương để tiến hành tính lương. Những trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động.. thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với những trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ lý do gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc; trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và người chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng Tài chính Kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH, sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định. Chứng từ kế toán sử dụng ở công ty: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng với hoạt động của công ty. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng chứng từ đã ban hành trong chế độ quy định mẫu chứng từ, nội dung ghi chép; từ đó quy định trình tự lập, xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán để phản ánh kịp thời đầy đủ có hệ thống vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết. Kế toán trưởng đơn vị phải chỉ đạo tổ chức kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng các loại chứng từ ban đầu. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và thực hiện kiểm tra giám sát của đơn vị kế toán. Để phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ. Phiếu thu Phiếu chi Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, căn cứ vào chế độ lương, chế độ phụ cấp để tính lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên hàng tháng. Trên cơ sở đó, lập bảng thanh toán lương cho từng bộ phận. Căn cứ vào bảng thanh toán lương của các tổ chức, bộ phận sản xuất, kế toán tổng hợp số liệu để lập bảng tổng hợp thanh toán BHXH cho toàn doanh nghiệp Bảng chấm công: Mục đích: Được lập riêng cho từng bộ phận, đơn vị sản xuất kinh doanh, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ việc của từng lao động, và do trưởng các phong ban trực tiếp ghi và để ở nơi công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của họ. Bảng chấm công được tính từ ngày 01 đến ngày 31 cuối tháng (trừ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ trong năm) Cuối tháng Bảng chấm công dùng để tổng hợp thời gian lao động tính lương cho từng bộ phận, đơn vị sản xuất kinh doanh khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian. Các bộ phận phụ trách xem xét, ký duyệt, rồi chuyển các chứng từ liên quan sang phòng kế toán. Để tính trả lương: số công trong tháng tính theo ngày, trong ngày tính theo giờ (8 giờ) Bảng thanh toán tiền lương Căn cứ vào bảng chấm công, Bảng thanh toán tạm ứng lương, kế toán tiến hành lập Bảng thanh toán lương cho bộ phận quản lý, phục vụ và bộ phận sản xuất. Mục đích của bảng này là chứng từ căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động trong công ty. Kế hoạch trích BHXH, BHYT, KPCĐ Phụ biểu 1: Bảng chấm công Phụ biểu 2: Bảng thanh toán tiền lương Phụ biểu 3: Bảng thanh toán BHXH Phụ biểu 1: Đơn vị:. Bộ phận: Bảng chấm công Tháng Năm Số TT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 31 Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc ngừng việc hửơng % lương Số công hưởng BHXH A B C 1 2 31 32 33 34 35 36 Cộng Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu thu: là chứng từ kế toán được lập khi có nghiệp vụ thu tiền mặt vào quỹ. Phiếu thu tiền mặt là căn cứ để ghi vào sổ quỹ và ghi vào sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Một liên lưu tại phòng kế toán, một liên giao cho người nộp tiền, một liên giao cho thủ quỹ. Phụ biểu 4 C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam Quyển sổ Số: Phiếu THU Nợ Ngày . . . tháng . . . năm 2008 Có Họ tên người nộp: Địa chỉ: Lý do nộp: .. Số tiền: .. (Viết bằng chữ): . . Kèm theo chứng từ gốc: ... Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : . Ngày tháng ..năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu chi: Là chứng từ do kế toán tiền mặt lập khi có nghiệp vụ xuất quỹ tiền mặt để thanh toán với công nhân viên hoặc mua vật tư, tài sản, nguyên vật liệu, được lập thành quyển trong một năm, gồm 2 liên: Một liên lưu tại phòng kế toán, một liên giao cho thủ quỹ để thực hiện xuất quỹ và ghi sổ. Mẫu phiếu chi: Phụ biểu 5: C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam Quyển sổ Số:. Phiếu chi Nợ : . Ngày . . . tháng . . . năm 2008 Có :. Họ tên người lĩnh: Đơn vị:. Lý do chi: Sổ tiền: Kèm theo .. chứng từ gốc . Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền Ngày tháng năm 2008 2.2.3. Hạch toán kết quả lao động. Là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lượng và chất lượng sản phẩm hay khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lương và trả lương chính xác. Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, người ta sử dụng chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động là Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số lượng hay công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân người lao động Phiếu này do người giao việc lập và có đầy đủ chữ ký của người giao việc và người nhận việc, người kiểm tra chất lượng công việc và người duyệt. Sau đó những chứng từ này được chuyển cho phòng kế toán để tính lương. Đối với trường hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu là Hợp đồng giao khoán. Đó là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán với khối lượng, thời gian làm việc , trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán. Trường hợp khi nghiệm thu phát hiện sai phạm thì cán bộ kiểm tra chất lượng công việc cùng với người phụ trách bộ phận lập biên bản xử lý. Số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành được nghiệm thu và ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử dụng và sau khi được ký duyệt; sau đó được chuyển cho cán bộ tiền lương làm căn cứ tính lương và trả lương cho công nhân. Hạch toán thanh toán lương với người lao động dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán thời gian lao động ( Bảng chấm công), kết quả lao động ( Biên bản nghiệm thu) và các chứng từ khác có liên quan ( như giấy nghỉ ốm, biên bản xử phạt ) cán bộ tiền lương tiến hành tính lương sau khi đã kiểm tra tất cả các chứng từ trên. Việc tính lương, thưởng và các khoản thu nhập khác của người lao động được tiến hành theo hình thức thanh toán tiền lương hiện đang được áp dụng tại doanh nghiệp. Cán bộ lao động tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương ( gồm tiền lương cơ bản, lương sản phẩm, các khoản trợ cấp, phụ cấp, tiền thưởng ) Bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận tương ứng với Bảng chấm công ; trong Bảng thanh toán tiền lương, mỗi Công nhân viên được ghi một dòng, căn cứ vào bậc lương, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người. Sau đó, cán bộ lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, bộ phận mỗi tháng 01 tờ. Bảng thanh toán tiền lương cho toàn doanh nghiệp sẽ được chuyển sang cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán thu chi viết phiếu chi và thanh toán tiền lương cho từng bộ phận. Việc thanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 02 kỳ trong một tháng; Kỳ 1 ( vào ngày 22 hàng tháng) tạm ứng, kỳ 2 (vào ngày 07 tháng sau) thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định. Tiền lương được thủ quỹ trả tận tay người lao động hoặc đại diện cho các bộ phận, tổ sản xuất. Khi lĩnh được tiền , người nhận phải ký nhận vào Bảng thanh toán tiền lương 2.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam 2.3.1. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 1. Hàng tháng trên cơ sở tính thù lao, lao động phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 622: Thù lao phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627: Thù lao phải trả cho công nhân quản lý phân xưởng Nợ TK 641: Thù lao phải trả cho nhân viên bán hàng tiêu thụSP Nợ TK 642: Thù lao phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả trong tháng 2. Số tiền thưởng phải trả cho CNV từ quỹ khen thưởng: Nợ TK 431(1): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, phúc lợi Nợ TK 142(2): Các khoản thu nhập khác Nợ TK 622,627,641,642: Thưởng trong SXKD Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả CNV 3. Khi trích BHXH, BHYT và KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 622, 627(1), 641(1), 642(1): phần tính vào chi phí KD(19%) Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của CNV(6%) Có TK 338(338.2, 338.3, 338.4): Tổng số BHXH, BHYT và KPCĐ phải trích 4. Tính số BHXH phải trả cho CNV trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... Nợ TK 338: Phải trả, phải nộp khác Có TK 334: Phải trả CNV 5. Các khoản khấu trừ vào lương như tiền tạm ứng, tiền bồi thường, tiền điện nước... Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333(333.8): Thuế thu nhập phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại... 6. Chi trả lương và các khoản phải trả CNV: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111, 112: Thanh toán bằng tiền mặt, TGNH Có TK 511: Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá 7. Khi doanh nghiệp chuyển tiền nộp BHXH, BHYT và KPCĐ cho cơ quan chuyên môn quản lý: Nợ TK 338(338.2, 338.3, 338.4) Có TK liên quan 111, 112 8. Chi tiền kinh phí công đoàn(phần để lại ở doanh nghiệp): Nợ TK 338 (338.2) Có TK liên quan 111, 112 9. Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền CNV đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334 Có TK 338(338.8) 10. Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH(kể cả số vượt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp,khi được cấp bù ghi: Nợ TK 111, 112: Số tiền được cấp bù đã nhận Có TK 338(338.2, 338.3): Số tiền được cấp bù 11. Tính lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV: - Hàng tháng hay định kỳ trích trước tiền lương CN sản xuất đi phép Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả - Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả trong tháng(hay kỳ) Nợ TK 335 Có TK 334 Tóm lại, hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động vừa làm cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời mới có thể tính đúng, tính đủ tiền lương cho CNV trong doanh nghiệp. 2.3.2. Quy trình hạch toán và phương pháp hạch toán tiền lương Các phòng ban quản lý có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lương lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và được treo tại phòng Kế toán. Kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong các phòng ban. Dựa vào số công tổng hợp được trừ vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công Kế toán và thống kê tính lương cho từng người từ đó lập bảng thanh toán lương. Đối với hình thức trả lương khoán. Công ty khi giao việc cho Xưởng sẽ ký một Hợp đồng giao khoán nội bộ với Quản đốc (hoặc đội trưởng). Trong Hợp đồng giao khoán nêu rõ tỷ lệ khoán cho sản phẩm là bao nhiêu và bao gồm các mục chi phí nào. Nếu là 35% thì: 25% là lương; 10% là chi công tác phí, tiếp khách Hiện tại tỷ lệ lương khoán cho Xưởng là 25% trên doanh thu. Quản đốc hoặc đội trưởng sẽ chia lương cho các thành viên tham gia: - 10% cho Quản đốc, đội trưởng - 5% cho bộ phận kiểm tra - 30% cho Tổ hoàn thiện - 55% cho Công nhân sản xuất Hàng tháng, Công ty ứng lương cho các bộ phận trực tiếp với mức lương bình quân 800.000đ/người. Khi lô sản phẩm nào đó hoàn thành, Phòng Tài chính và kinh doanh xác định với Quản đốc (đội trưởng) về khối lượng nghiệm thu bàn giao, từ đó xác định sản lượng của từng thành viên trong một Xưởng (dựa vào Bảng thanh toán lương khoán). Cuối năm, quyết toán một lần, chi nốt cho người lao động tiền sản lượng sau khi đã trừ đi số tiền ứng hàng tháng theo tỷ lệ tiền thu về Biểu số 4. Bảng ứng lương tháng 12/2007 – Xưởng sản xuất ĐVT: đồng STT Họ và tên Chức vụ Số lương đề nghị ứng Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Quản đốc 1.200.000 2 Phạm Xuân Trường Đội phó 1.000.000 3 Thái Ngọc Diệp Đội phó 1.000.000 4 Nguyễn Xuân Hùng Đội phó 1.000.000 5 Trần Văn Tuấn Kỹ sư 800.000 6 Lê Anh Tuấn Kỹ sư 800.000 . . 38 Nguyễn Đăng Khoa Công nhân 500.000 39 Nguyễn Khắc Sơn Công nhân 600.000 40 Trần Thị Thu Công nhân KINH TÕ 600.000 Tổng cộng 28.000.000 Người lập Trưởng phòng Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 5 Bảng thanh toán lương khoán Xưởng sản xuất Tên sản phẩm: Công tắc đơn, Công tắc kép, ổ cắm, bảng điện Giá trị sản lượng: 28.000.000đ Giá trị được hưởng theo tỷ lệ khoán: 28.000.000 x 25% = 7.000.000đ Danh sách những người tham gia: STT Họ và tên Công việc % Thành tiền Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Quản đốc 10 700.000 2 Phạm Xuân Trường Kiểm tra 5 350.000 3 Nguyễn Tuấn Tú Hoàn thiện 30 2.100.000 4 Nguyễn Đăng Khoa Công nhân sản xuất 55 3.850.000 Cộng 7.000.000 Số tiền bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn Ngày 22 tháng 12 năm 2007 Quản đốc Đối với hình thức trả lương theo thời gian. Từ số công ghi nhận được trong Bảng chấm công, Kế toán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng và lập bảng thanh toán lương cho từng phòng. Cách tính như sau: Lương thời gian Mức lương theo quy định của NN x Số công theo bảng chấm công x Hệ số công ty 22 ngày = Hệ số Công ty được tính như sau: - Hệ số bình quân: 1.160.000đ/390.000đ = 4 - Hệ số áp dụng với Trưởng phòng: 5 - Hệ số Phó phòng: 4,5 - Hệ số cán bộ có trình độ Đại học thuộc các Phòng Tổ chức, Kế toán, Kinh doanh: từ 3 - 4 Hệ số đối với nhân viên (Thủ quỹ, Bảo vệ, Hành chính, Tạp vụ) : 2,5 Cách tính lương thời gian đối với: - Phan Văn Nghệ: 390.000 x 4,5 x 22/22 = 1.305.000 đ - Đào Trương Tuấn: 390.000 x 4 x 21/22 = 1.107.272 đ Do Đào Trương Tuấn nghỉ 01 ngày để đi học không hưởng lương thời gian, hệ số bậc đại học với công việc chính trong phòng, đã làm việc cho Công ty 4 năm: hệ số 4 Bảng thanh toán lương là chứng từ để Kế toán ghi sổ. Sau khi thanh toán xong Kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận trong xưởng, tính tổng các số liệu ở các bảng thanh toán lương đó, lập bảng quyết toán lương cho xưởng. Qua số liệu bảng quyết toán của xưởng, bảng thanh toán lương từng phòng ban, bảng tổng hợp tiền thưởng Kế toán ghi sổ chi lương. Sổ chi lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích nộp của xưởng, phòng ban, toàn Công ty. Việc hạch toán lương liên quan đến nhiều Kế toán phần hành như Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kế toán tiền mặt, Kế toán tập hợp chi phí, giá thành, Do vậy các Kế toán phần hành phải thưởng xuyên đối chiếu so sánh với nhau trong việc hạch toán. Kế toán dựa vào bảng chi lương, lập các sổ cái liên quan và lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ. Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng công trình Tây Đô áp dụng chia việc ghi sổ sách, chứng từ làm 3 kỳ; kỳ 1 từ ngày 1 đến ngày 10, kỳ 2 từ 11 đến 20, kỳ 3 từ 21 đến hết tháng. Biểu số 5: Đơn vị: C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam. Chứng Từ Ghi Sổ Số 20 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị: 1.000đ. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 31/12 31/12 Chi trả lương tháng 12- khối quản lý 334 111 6.580.636 6.287.308 3383 244.440 3384 48.888 Cộng 6.433.636 6.433.636 Kèm 29 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng Biểu số 6: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đơn vị: 1.000đ. Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng . 20 30 .. 31/12 31/12 Cộng . 6.433.636 2.742.673 75.672.642 Sau khi Kế toán lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, tiếp tục lập sổ cái là tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế được quy định trong hệ thống tài khoản Kế toán nhằm kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí trong đơn vị. Biểu số 6: Đơn vị: C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam. Sổ Cái Tài khoản 334 Đơn vị: 1.000đ. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 . 31/12 . . 20 . . 31/12 . Số dư đầu kỳ . Chi trả lương tháng 12 – 2007 . Cộng Dư cuối kỳ . 111 3383 3384 .. . 6.287.308 244.440 48.888 6.433.636 18.014.272 6.500.000 . . 11.580.635 66.363 . . Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.4. Quy trình hạch toán và phương pháp tính các khoản trích theo lương. Hiện nay ở công ty, BHXH, BHYT, KPCĐ được tính bằng 25% tiền lương phải trả cho công nhân viên Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo lương Tổng số tiền lương phải trả X 25% = Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH: ) Công thức tính: Tổng số tiền lương phải trả cho CNV Tổng số tiền luơng phải trả trích cho CNV X 20% = Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành từ 2 nguồn: - Công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động. - Người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình. Nếu công nhân viên có số năm công tác tại Công ty nhỏ hơn 15 năm thì số ngày nghỉ hưởng BHXH là 40 ngày/năm. Nếu số năm công tác lớn hơn 30 năm được hưởng 60 ngày/năm. BL x 390.000 x NN Mức BHXH = 75% 26 x Trong đó: BL: Bậc lương NN: Số ngày nghỉ Ngày lễ tết không tính BHXH, công nhân mắc bệnh hiểm nghèo (một trong 13 bệnh do Bộ y tế quy định) được nghỉ 180 ngày/năm với mức lương trợ cấp 75%. Ngoài 180 ngày công nhân được hưởng 65%. Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT): Công thức tính: Tổng số tiền lương phải trả cho CNV Tổng số BHYT phải trích theo lương của CNV X 3% = Quỹ Bảo hiểm y tế được hình thành từ hai nguồn: - Công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình. Quỹ Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Công thức tính: Tổng số tiền lương phải trả cho CNV Tổng số BHYT phải trích theo lương của CNV X 2% = Công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn Công ty. Quy trình hạch toán và phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương Bảo hiểm xã hội (BHXH) Bảo hiểm xã hội do Cơ quan Bảo hiểm xã hội Quận Hoàn kiếm quản lý. Bảo hiểm xã hội được quản lý theo chế độ thực chi, thực thanh, sau khi trích 20% BHXH Công ty nộp cho cơ quan Bảo hiểm, trong quý Công ty chỉ làm nhiệm vụ chi hộ. Cuối quý tổng hợp phần chi BHXH Công ty quyết toán với cơ quan BHXH. Chứng từ để thanh toán bảo hiểm: Từ 1 đến 5 chứng từ do y tế Công ty cấp, đó là giấy chứng nhận để thanh toán bảo hiểm. Nếu nghỉ hơn 5 ngày phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh sau đó được đưa lên phòng Kế toán để thanh toán. Việc nghỉ hưởng BHXH phải là lý do chính đáng, phòng kế toán sẽ dựa vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH xem xét giải quyết thanh toán ổn thoả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán sẽ viết phiếu chi, người được hưởng BHXH cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền. Biểu số 7: Tên sở Y tế: Y tế Công ty: Ban hành theo mẫu tại CV. Số 93 TC/CĐKINH Tế Quyển sổ: 3 Giấy chứng nhận Số: 3 Nghỉ ốm hưởng BHXH Họ và tên: Nguyễn Văn Ninh tuổi 22 Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày cho nghỉ: 01 Xác nhận của phụ trách đơn vị Ngày 20/12/2007 Số ngày thực nghỉ 01 ngày Y bác sỹ khám Phần BHXH Số sổ BHXH 1210 1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày 2. Lương tháng đóng BHXH 270.000đồng 3. Lương bình quân ngày 10.384,62 đồng 4. Tỷ lệ % hưởng BHXH 7.700 đồng 5. Số tiền BHXH Ngày 26 tháng 12 năm 2007 Phụ trách BHXH Biểu số 8: Cty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam Số: 60 Phiếu chi Nợ 3383 Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Có 1111 Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Ninh Đơn vị: Xưởng sản xuất Lý do chi: Thanh toán BHXH Sổ tiền: 7.700 đ (Viết bằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng kèm 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) bảy nghìn bảy trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH Sổ chi tiết BHXH Tháng 02 năm 2008 Biểu số 9: Số phiếu chi Ngày phát sinh Số tiền Tên người nhận Nội dung . . .. 60 85 86 26/02/2008 28/02/2008 28/02/2008 7.700 102.000 200.000 .. .. .. Thanh toán BHXHThanh toán BHXH Thanh toán BHXH . . . . . Tổng 7.678.500 Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được Kế toán tâp bảo hiểm xã hội và báo cáo chi chế độ trợ cấp ốm đau. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn được trích theo 2% lương thực chi cho người lao động. Với số kinh phí công đoàn đã trích đó Công ty nộp: 0,2% cho công đoàn quận (Nộp KPCĐ quận) Còn lại 1,8% để lại cơ sở để chi tiêu Sau mỗi quý, thống kê của phân xưởng thu đoàn phí (0,1% trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,3% còn lại để phân xưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau) Phụ trách phân xưởng lập bảng thu đoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng Kế toán . Công đoàn C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam Phiếu thu Số 13 Kèm theo 01 chứng từ: Họ tên người nộp: Quốc Bình-Tổ hoàn thiện Lý do thu: Thu đoàn phí quý IV/2007 Số tiền (viết bằng chữ) Hai triệu bảy mươi tư nghìn đồng Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ban thường vụ Biểu số 10: Khi trong Công ty có hoạt động liên quan đến công tác đoàn cần đến kinh phí. Người lĩnh tiền phải làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị phải có chữ ký của ban thường vụ công đoàn, và người làm đơn, sau đó đưa lên phòng Kế toán, Kế toán tiền mặt viết phiếu chi. Biểu số 11: Công đoàn C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam M16/CĐ Phiếu chi Số 26 Kèm theo 01 chứng từ Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Trọng Đơn vị: Phòng chế bản Lý do chi: Hội nghị khách hàng năm 2007 Số tiền (viết bằng chữ) Ba trăm sáu mươi nghìn đồng Ngày 03 tháng 12 năm 2007 Kế toán Thủ quỹ Ban thường vụ Phiếu thu và phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ ghi sổ chi tiết KPCĐ (sổ chi tiết KPCĐ được mở tương tự sổ Bảo hiểm xã hội ) Bảo hiểm y tế. Bảo hiểm y tế (BHYT ) thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT. Việc trợ cấp BHYT được thông qua hệ thống y tế theo ngành dọc. Số tiền trích BHYT sau khi để lại một phần mua thuốc men, dụng cụ y tế số còn lại Công ty nộp cho cơ quan BHYT Hà Nội. Công ty sử dụng các hoá đơn, thẻ BHYT để mua thuốc men, dụng cụ y tế, mua BHYT, Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tác BHYT để mở sổ chi tiết (việc mở sổ chi tiết BHXH theo dõi tình hình chi BHYT ) Quy trình Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương Hàng tháng Kế toán tiến hành trích 2% BHYT, 15% BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh. Còn 1% BHYT 5% BHXH được Kế toán hạch toán vào lương của người lao động trên bảng quyết toán lương. Các phiếu chi, phiếu thu liên quan đến KPCĐ, BHXH, BHYT, đoàn phí, được Kế toán mở ghi sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ cái dựa vào chứng từ ghi sổ đồng thời phải đối chiếu khớp đúng số liệu ghi ở các bảng tổng hợp chi tiết, được lập từ số thẻ Kế toán chi tiết. Đối chiếu kiểm tra đảm bảo tổng số phát sinh nợ bằng phát sinh có của tất cả các tài khoản liên quan. Nguyên tắc tính BHXH được dựa trên lương cơ bản việc hạch toán này nhằm đảm bảo mức lương hưu về sau theo số năm công tác chứ không theo thu nhập khi đang làm việc tại doanh nghiệp. Biểu số 13: Sơ đồ ghi sổ lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Bảng thanh toán lương thưởng Quyết toán lương Sổ chi lương Phiếu thu chi giấy báo cáo UNC sÐc, chuyển khoản thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ Bảng tổng hợp chứng từ BHYT, BHXH, KPCĐ Sổ chi tiết BHYT,BHXH, KPCĐ Bảng tổng hợp chi tiết KPCĐ, BHYT,BHXH Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 3382, 3383, 3384 Bảng cộng số phát sinh Báo cáo tài chính Đăng ký chứng từ ghi sổ PHẦN III Một số kiến nghị hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ Phần xây dựng số 2 Bắc Nam 3.1 Công tác Kế toán chung: Việc tổ chức công tác thanh toán Kế toán tại C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam là tương đối tốt so với các doanh nghiệp ngoài Quốc doanh. Bộ máy Kế toán được tổ chức chuyên sâu và phân công hoạch định nhiệm vụ rõ ràng, mỗi Kế toán có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể từ dưới phân xưởng, lập báo cáo tình hình xong gửi lên phòng Kế toán Tài chính. Việc này đã tạo điều kiện cho nhân viên Kế toán phát huy tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong công việc. Các phần hành được Kế toán phối hợp rất khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả và chính xác đúng chế độ. Đội ngũ Kế toán của Công ty đạt trình độ chuyên môn cao và cũng không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho phù hợp với sự phát triển của ngành Kế toán, các chứng từ, sổ sách, sổ cái, thẻ sổ chi tiết luôn được ghi chép rõ ràng hợp lôgic đúng chế độ hiện hành. Với tình hình làm ăn có hiệu quả của Công ty hiện nay, không thể phủ nhận vai trò của đội ngũ Kế toán trong việc cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ đắc lực cho việc ra quyết định, tổ chức sản xuất kinh doanh, hoạch định chiến lược phát triển mở rộng thị trường nâng cao năng suất lao động. 3.1.1. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Hạch toán chi tiết. Cách tính tiền lương cho người lao động của Công ty rất hợp lý và chính xác, thông qua việc kết hợp được số lượng sản phẩm người lao động làm ra và thời gian làm việc, ngày công làm việc của người lao động. Hệ thống chứng từ ban đầu phản ánh số lượng, chất lượng lao động, các bảng chấm công phiếu giao việc sổ số lượng sản phẩm hoàn thành được theo dõi chặt chẽ, ghi chép chính xác rõ ràng. Lưu chuyển chứng từ sổ sách theo đúng trình tự như quy định đảm bảo tính chính xác số liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc thanh toán lương được thực hiện tương đối tốt, đúng kỳ hạn, chính xác hợp lý thoả đáng cho người lao động. 3.1.2. Hạch toán tổng hợp. Sổ sách Kế toán tổng hợp như các: Sổ, thẻ Kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái, được Công ty thiết kế đúng với chế độ Kế toán quy định. Công ty đã làm tốt việc trích BHXH và BHỊT được đưa vào bảng thanh toán lương do vậy Kế toán đã không phải tách rời. Bảng tổng hợp phần chi lương giảm bớt cồng kềnh sổ sách của Kế toán tiền lương. Doanh nghiệp áp dụng sổ sách chứng từ ghi sổ để hạch toán, đây là hình thức phù hợp cho việc sử dụng Kế toán máy, tuy nhiên đại bộ phận Công ty đặc biệt là bộ phận Kế toán thống kê trang bị thiếu hụt máy vi tính. §iêù này đã tạo ra rất nhiều khó khăn cho việc triển khai thực hiện công tác Kế toán đạt hiệu quả, chính xác cao, gọn nhẹ tinh giảm công tác Kế toán. 3.2: Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Ưu điểm: - Việc ghi chép tổng hợp phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ, chính xác về tình hình hiện có cũng như sự biến động về tiến lương, BHXH của Công ty. - Tính toán chính xác, hạch toán theo đúng chế độ chính sách, các khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp phải trả cho công nhân viên, các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ phải nộp cho các cơ quan chuyên môn quản lý, và các khoản phải nộp cho Nhà nước. - Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, BHXH và đối tượng sử dụng. - Kiểm tra hướng dẫn kịp thời các bộ phận ghi chép ban đầu theo đúng chế độ quy định. - Công ty đã áp dụng hình thức trả lương tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. §ể khuyến khích người lao động hăng say hơn đối với kết quả lao động, Công ty áp dụng hình thức tính trả lương theo khối lượng công việc hoàn thành đây là hình thức tiền lương tiên tiến nhất nhằm thúc đẩy năng suất lao động và gắn liền lao động với kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị. Qua những ưu điểm trên kế toán lao động tiền lương giúp cho việc quản lý, tiết kiệm chi phí trong Sản xuất kinh doanh của Công ty. - Hạn chế: Song trong công tác quản lý kinh tế nói chung, cũng như công tác quản lý lao động tiền lương và tổ chức kế toán tiền lương ở các đơn vị SXKD nói chung cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Ngoài những ưu điểm nêu ở trên Công ty vẫn có một số hạn chế về quản lý, hạch toán tiền lương, chẳng hạn hạch toán tiền lương nghỉ phép CNV, Công ty không có điều kiện để bố trí cho lao động nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán.Công ty áp dụng phương pháp tính nghỉ ngày nào trả tiền ngày đó, không trích trước lương nghỉ phép, do đó có thể dẫn tới có tháng phải tính tiền lương nghỉ phép quá nhiều, ảnh hưởng đến Chi phí sản xuất. Tại Công ty mọi công việc thống kê, kế toán đều được thực hiện một cách thủ công. Công ty cần phải nghiên cứu xem xét để áp dụng CNTT vào công tác Kế toán. 3.3. Giải pháp hoàn thiện các hình thức để trả lương Sau những nhận xét có được trong thời gian thực tập tại C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam, cùng với ý tưởng hoàn thiện công tác kế toán để nó luôn là công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam, góp phần tạo hiệu quả cao trong việc hạch toán Kế toán: 1. Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nữa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những người thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan. Công ty nên có chế độ thưởng phạt đối với công nhân viên trực tiếp sản xuất, qua đó nhằm thúc đầy khuyến khích và động viên kịp thời đối với những lao động tích cực, những cá nhân hoặc bộ phận hoàn thành vượt mức kế hoạch. - Công ty nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép. Công ty tính tiền lương khoán khối lượng công việc trong đó bao gồm cả khoản tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. điều đó đảm bảo sự công bằng cho người lao động được nghỉ phép và không trực tiếp nghỉ phép. Song để đảm bảo cuộc sống và nhu cầu tối thiểu khi công nhân có việc phải nghỉ phép để giải quyết những vấn đề trong cuộc sống của họ; nếu nghỉ ngày nào trả lương ngày đó thì có tháng công nhân nghỉ quá nhiều, có tháng không ai nghỉ, sẽ gây ảnh hưởng đến tiền lương của đơn vị dẫn đến sự biến động về Chi phí sản xuất, Công ty nên trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất theo kế hoạch mà vẫn không ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và đảm bảo chế độ nghỉ phép của Công nhân viên. Hàng năm Công ty nên dự kiến tổng lương nghỉ phép của CBCNV trong năm làm cơ sở để tính trước tiền lương nghỉ phép = Số tiền lương nghỉ phép Tổng số tiền lương nghỉ phép CN trích trước SX được hưởng theo chế độ hàng tháng 12 tháng Tổng số tiền lương nghỉ Tổng số công nhân Tiền lương phép CNSX được hưởng = SX được hưởng x 12 x được hưởng theo chế độ lương nghỉ phép 1 ngày phép (1 năm) Ví dụ: Trong tháng 4/2007 kế toán có thể trích trước tiền lương nghỉ phép cho 1 tổ như sau: Tổ gồm có 7 người hưởng các mức lương cơ bản khác nhau, số ngày nghỉ phép của các tổ sẽ được hưởng 100% lương cơ bản. Mỗi công nhân được nghỉ 12 ngày trong 1 năm, do vậy cách tính như sau: - 2 công nhân có mức lương cơ bản là 14.000 đ/1 ngày công, thì số tiền lương nghỉ phép trong năm là: 2 x 12 x 14.000 đ = 336.000 đ - 2 công nhân có mức lương cơ bản là 10.500 đ/1 ngày công, thì số tiền lương nghỉ phép trong năm là: 2 x 12 x 10.500 đ = 252.000 đ - 3 công nhân có mức lương cơ bản là 9.450 đ/1 ngày công, thì số tiền nghỉ phép trong năm là: 3 x 9.450 = 340.200 đ Tổng số tiền lương nghỉ phép năm của tổ thi công là : 336.000 đ x 252.000 đ + 340.200 đ = 928.200 đ Số tiền lương nghỉ = 77.350 phép củ tổ thi công trích = 928.200 đ trước cho mỗi tháng 12 Vậy mỗi thán phải trích trước số tiền lương nghỉ phép là 77.350 đ. Có thể áp dụng cách tính trên để trích trước tiền lương nghỉ phép cho các tổ sản xuất khác trong Công ty. Hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Nợ TK 622: Số tiền trích trước Có TK 335(VD là 77.350 đ) Tính tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế trong tháng kế toán ghi: Nợ TK: 335 Số tiền lương nghỉ phép Có TK334 CNV thực nghỉ trong tháng Chi tiền lương nghỉ phép thực tế. Nợ TK 335 Nợ TK 622, 627, 642 Có TK 334 2. Công ty cần chú trọng vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ đầu tư phát triển, đặc biệt là việc đào tạo và đào tạo lại, chuyên tu đội ngũ các nhà làm tài chính thống kê, cụ thể là bộ phận Kế toán. 3. Trong công tác kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu nhằm cung cấp những thông tin kinh tế về những hoạt động cụ thể là một trong những yêu cầu mang tính nguyên tắc, nó ảnh hưởng đến thời gian, chất lượng, hiệu quả công tác kế toán. Trong đó nội dung tổ chức chứng từ kế toán là một trong những nội dung quan trọng nhất . Việc tổ chức ghi chép ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tính đầy đủ, nhưng về thời gian còn chưa kịp thời, ảnh hưởng đến trình tự ghi sổ kế toán. Công tác kiểm trả đối chiếu số liệu kế toán là một công việc bắc buộc, thường xuyên liên tục của kế toán. Trong công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường dồn vào cuối tháng, cuối quý. §ể đảm bảo tính kịp thời của kế toán việc kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết phải được tiến hành thường xuyên, liên tục nhằm cung cấp số liệu cho việc lập báo báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán liên quan về phòng kế toán để đảm bảo cho việc ghi sổ và lập báo cáo kế toán. áp dụng CNTT vào công tác kế toán. Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển việc áp dụng công nghệ thông tin vào Công ty để giúp công việc hạch toán nhanh hơn đỡ tốn thời gian, làm giảm bớt khối lượng công việc. Vì vậy, Công ty nên mua những phần mềm kế toán thích hợp để áp dụng và đăng ký áp dụng phương pháp hạch toán, tạo điều kiện cho việc hạch toán thống kê kế toán đạt được hiệu quả cao Hình thức trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích công nhân không ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thoả đáng kết hợp với những chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động lực tích cực đối với người lao động, họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Công ty, ngoài ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường KẾT LUẬN Qua thời gian học tập, được sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo giàu kinh nghiệm, tôi đã nhận thức sâu sắc những vấn đề lý luận, những thông tin kinh tế thị trường, xã hội và hướng hoạt động tất yếu của quy luật kinh tế trong cơ chế quản lý mới. Được trang bị những kiến thức cơ bản về công tác tác tổ chức kế toán ở doanh nghiệp sản xuất, với nhận thức doanh nghiệp. Công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đối với tôi có một vai trò hết sức quan trọng trong việc xây dựng giá thành sản phẩm. Bởi vì tiền lương là một trong những yếu tố của chi phí sản xuất giảm giá thành sản phẩm, mang lại lợi nhận, thu nhập của người lao động cao là vai trò của kế toán tiền lương, BHXH. Do đó đòi hỏi công tác kế toán tiền lương ngày càng phải hoàn thiện về mặt quản lý, quản lý lao động, sử dụng lao động hợp lý, tính toán tiền lương bảo đảm phù hợp nguyên tắc chế độ Nhà nước quy định. đồng thời kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương phải phản ánh phân bổ chi phí về tiền lương, BHXH và các đối tượng sử dụng kịp thời, chính xác tính đúng và chi trả lương, BHXH cho cán bộ CNV trong các doanh nghiệp đầy đủ kịp thời, đúng chế độ nhằm động viên người lao động tích cực trong sản xuất, thúc đẩy kinh doanh phát triển. §ồng thời cũng giúp cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý có những quyết định tốt hơn nữa để quản lý, chỉ đạo sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất nâng cao năng suất lao động. Với trình độ nhận thức thực tế còn nhiều hạn chế tôi đã hoàn thành cơ bản chuyên đề kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty môi trường đô thị. Chuyên đề của tôi chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Tôi rất mong nhận được những ý kiến phê bình của các thầy cô giáo và cô chú lãnh đạo Công ty để chuyên đề của tôi được bổ sung hoàn chỉnh, lý luận sát với thực tế. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu kế toán của C«ng ty Cæ PhÇn X©y Dùng Sè 2 B¾c Nam Hệ thống các văn bản hiện hành lao động – Việt Nam tiền lương, BHXH . Tạp chí lao động xã hội Giáo trình Kế toán tài chính – Trường đại học Kinh tế Quốc dân MỤC LỤC Trang