Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại

g hoá quy định đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ (lập riêng cho chứng từ nhập, chứng từ xuất) và giao cho kế toán kèm theo phiếu xuất, nhập. Cuối tháng thủ kho ghi số lượng hàng hoá tồn trong kho theo từng loại vào sổ số dư. Sổ này được mở cho từng kho và mở cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán gửi cho thủ kho để ghi sổ, ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. + Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép thẻ kho, thu nhận chứng từ, kiểm tra, tính ra số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi vào cột số tiền trên Bảng kê Nhật - Xuất - Tồn kho hàng hoá. Cuối tháng sau khi tính giá và ghi số tiền nhập, xuất lần cuối cùng trong tháng vào bảng kê, kế toán tính số tiền tồn kho theo từng nhóm, từng loại và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thẻ kho với việc ghi chép tại phòng kế toán. Ưu điểm của nó là ghi sổ kế toán gọn nhẹ, tránh trùng lặp, công việc kế toán đều đặn trong tháng nên tạo điều kiện dễ kiểm tra, đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác số liệu kế toán khi cần thiết. Nhưng nó cũng có nhược điểm là kế toán không biết được sự biến động về số lượng của từng loại hàng hoá vì kế toán ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, còn thủ kho ghi sổ theo chỉ tiêu số lượng. Khi có sự sai sót, nhầm lẫn thì khó phát hiện. Phương pháp này phù hợp với đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập, xuất hàng hoá theo giá hạch toán và đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao. Sơ đồ 3: Kế toán hàng hoá theo phương pháp sổ số dư. Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế Nhập - Xuất - Tồn kho hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 3.2- Hạch toán tổng hợp. 3.2.1- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. a) Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Bán buôn. ã Phương thức tiêu thụ trực tiếp. - Khi xuất giao hàng hoá cho người mua, kế toán phản ánh các bút toán sau: BT1) Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng tiêu thụ. Có TK 156 (1561): Bán buôn qua kho. BT2) Doanh thu của hàng tiêu thụ. Nợ TK liên quan (111,112,131,1368,...): Tổng giá thanh toán. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (giá bán không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. ãTiêu thụ theo phương thức hàng gửi bán. - Khi chuyển hàng đến cho người mua, kế toán ghi: Nợ TK 157: Trị giá mua của hàng chuyển đi. Có TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng chuyển đi. - Nếu có bao bì bán kèm theo hàng hoá và được tính giá riêng thì kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388); Trị giá bao bì tính riêng. Có TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng. - Khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Nợ TK liên quan (111,112,131,1368, ...): Tổng giá thanh toán. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (giá bán không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính giá riêng. - Kết chuyển giá vốn hàng bán. Nợ TK 632 Có TK 157 Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát phương thức tiêu thụ trực tiếp và hàng gửi bán. TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112... Trị giá vốn hàng Doanh thu Bán trực tiếp K/C giá vốn K/C doanh bán hàng Tổng TK157 hàng bán thu thuần TK33311 giá Trị giá vốn Trị giá vốn (cuối kỳ) (cuối kỳ) Thuế thanh của hàng của hàng GTGT toán gửi bán tiêu thụ phải nộp ã Phương thức bán hàng đại lý. Theo phương thức này thì số hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ. Do đó, về cơ bản các bút toán phản ánh giá vốn giống như tiêu thụ theo phương thức hàng gửi bán, phản ánh doanh thu và thuế GTGT giống như phương thức tiêu thụ trực tiếp chỉ khác là phải xác định hoa hồng trả cho cơ sở nhận bán hàng đại lý tính theo tỷ lệ quy định như sau: Nợ TK 641: Hoa hồng trả cho đại lý. Có TK131: Tổng số hoa hồng. Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ theo phương thức giao đại lý (bán buôn). TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112... Doanh thu Tổng giá K/C giá vốn K/C doanh bán hàng thanh toán TK157 hàng bán thu thuần chưa thuế trừ hoa hồng Trị giá vốn Trị giá vốn (cuối kỳ) (cuối kỳ) của hàng của hàng TK33311 TK641 giao đại lý tiêu thụ Thuế Hoa hồng GTGT đại lý phải nộp ã Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. Về thực chất, doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả). Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Khi nhận được hoa hồng môi giới, kế toán ghi các bút toán sau: - Phản ánh doanh thu, thuế giá trị gia tăng phải nộp. Nợ TK liên quan (111, 112, 131, 1368,...): Tổng giá thanh toán. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (không thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. - Phản ánh các chi phí liên quan đến bán hàng. Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan: (111, 112, 334, 338,...). Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. TK 911 TK 511 TK 111,112... TK 641 Hoa hồng Chi phí môi K/c doanh được hưởng giới (nếu có) Thu thuần Tổng số (cuối kỳ) TK33311 tiền được TK133 nhận Thuế GTGT Thuế GTGT được khấu Phải nộp trừ K/C chi phí bán hàng ã Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Theo phương thức này kế toán phải phản ánh các bút toán sau: BT1) Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. (nếu giao hàng tay ba). Nợ TK 157: Trường hợp chuyển hàng đến cho người mua. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK liên quan (111, 112, 331, ...): Tổng giá thanh toán. BT2) Doanh thu của hàng tiêu thụ. Nợ TK liên quan (111, 112, 131, ...): Tổng giá thanh toán. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (không thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Sơ đồ hạch toán tương tự như sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát phương thức tiêu thụ trực tiếp và hàng gửi bán. * Bán lẻ. ã Phương thức bán lẻ trực tiếp. - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, cho quầy, kế toán chi tiết tài khoản kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng. Nợ TK 156 - quầy hàng, cửa hàng nhận bán. Có TK 156 - Kho hàng hoá. (kho chính). - Khi nhận được báo cáo bán hàng và báo cáo tiền nộp sau ca, ngày, kế toán phản ánh các bút toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng hoá tương tự như phương thức tiêu thụ trực tiếp. Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán bản lẻ trực tiếp. TK156-K/chính TK156-Q/hàng TK632 TK911 TK511 TK111,112... Doanh thu Xuất hàng cho Trị giá vốn K/C giá vốn K/C doanh bán hàng Tổng cửa hàng hàng bán hàng bán thu thuần TK33311 giá (cuối kỳ) (cuối kỳ) Thuế thanh GTGT toán ã Phương thức bán hàng đại lý. phải nộp Nếu doanh nghiệp bán lẻ thực hiện dịch vụ bán đại lý, ký gửi cho các doanh nghiệp bán buôn thì theo nguyên tắc kế toán: - Khi nhận hàng đại lý, căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng, kế toán ghi: Nợ TK 003 - Khi bán được hàng đại lý, kế toán ghi: Nợ TK liên quan (111, 112, 131, ...): Tổng giá thanh toán. Có TK 331: Tổng số tiền phải trả cho chủ hàng. Có TK 511: Hoa hồng hoặc thù lao được hưởng (không thuế GTGT) Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra. (nếu bán hưởng chênh lệch giá). Đồng thời ghi: Có TK 003 - Khi thanh toán tiền hàng cho chủ hàng: Nợ TK 331: Số tiền hàng đã thanh toán. Có TK liên quan: (111, 112...) Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý (bán lẻ) TK 911 TK 511 TK111, 112... K/C doanh Hoa hồng đại Thu thuần lý được hưởng (cuối kỳ) TK 003 TK 331 Tổng giá - Nhận - Bán Phải trả thanh toán hàng - Trả lại chủ hàng TK 3331 Thuế GTGT Phải nộp (nếu có) Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng ã Phương thức bán hàng trả góp. Bán hàng theo phương thức này được hạch toán như sau: - Khi xuất hàng giao cho người mua, phản ánh giá vốn của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632 Có TK 156 - Phản ánh số thu của hàng bán trả góp. Nợ TK 111, 112: Số tiền người mua thanh toán lần đầu. Nợ TK 131: Tổng số tiền còn phải thu ở người mua. Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán trả 1 lần (giá trả ngay). Có TK 711: Tổng số lợi tức trả chậm. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán trả 1 lần. - Số tiền (doanh thu gốc và lãi trả chậm ) ở các kỳ sau do người mua thanh toán. Nợ TK 111, 112. Có TK 131 Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán bán hàng trả góp TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112.. Trị giá vốn K/C giá vốn K/C doanh Doanh thu theo giá hàng bán hàng bán thu thuần bán thu tiền ngay (cuối kỳ) (cuối kỳ) Số tiền người Mua trả lần đầu TK 3331 Thuế GTGT phải nộp tính TK 131 Trên giá bán thu tiền ngay Tổng tiền Thu tiền TK 711 còn phải người thu người mua các mua kỳ sau Lợi tức trả chậm ã Tiêu thụ theo phương thức hàng đổi hàng. Trình tự hạch toán phương thức này như sau: - Khi xuất kho hàng để đổi hàng, kế toán ghi: Nợ TK 632: Trị giá hàng xuất kho để đổi. Có TK 156 - A. - Phản ánh doanh thu do đổi hàng: Nợ TK 131: Tổng giá trị phải thu khách hàng. Có TK 511, 512: Doanh thu của hàng đem đổi. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp. - Khi nhận hàng do đổi hàng. Nợ TK 156 - B, 152, 153: Giá trị hàng nhận về. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 131: Số phải thu. Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán phương thức hàng đổi hàng. TK156-A TK632 TK911 TK511 TK131 TK156-B,152,153 Trị giá vốn K/C giá vốn K/C doanh Doanh thu Trị giá hàng của hàng hàng bán thu thuần do đổi hàng nhận về đem đổi (cuối kỳ) (cuối kỳ) Tổng giá trị phải TK3331 thu TK133 Thuế GTGT Thuế GTGT phải nộp được khấu trừ b) Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) hay thuế xuất khẩu (XK). Nguyên tắc chung: Trong những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, việc hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ cũng tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu ghi nhận ở tài khoản 511, 512 bao gồm cả thuế GTGT (hoặc thuế TTĐB hay thuế XK) phải nộp. Khoản ghi nhận ở tài khoản 531 cũng bao gồm cả thuế tiêu thụ trong đó. Số thuế GTGT cuối kỳ phải nộp được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, còn thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu được trừ vào doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần. - Phương pháp hạch toán. + Ghi nhận doanh thu về tiêu thụ (bao gồm cả thuế GTGT, thuế TTĐB và thuế XK). Nợ TK 111, 112, 131...: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng bên ngoài. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ. + Phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ: Nợ TK 632: Tiêu thụ trực tiếp. Nợ TK 157: Tiêu thụ theo phương thức đại lý, ký gửi. Có TK 156: Giá vốn hàng xuất. + Phản ánh số thuế TTĐB, Thuế XK phải nộp. Nợ Tk 511,512. Có TK 333 (3332, 3333). + Phản ánh số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ. Nợ TK 642 (6425). Có TK 3331 (33311). Các bút toán kết chuyển còn lại hạch toán giống doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 3.2.2- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, việc hạch toán các nghiệp vụ về tiêu thụ hàng hoá chỉ khác các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên ở xác định giá vốn hàng hoá tiêu thụ. Còn việc phản ánh doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu (xem (4)), các loại thuế hoàn toàn gống nhau, do đó trình tự hạch toán trong trường hợp này như sau: - Đầu kỳ kế toán, kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ, hàng gửi bán, giao đại lý tồn đầu kỳ, hàng hoá đang đi đường tồn đầu kỳ. Nợ TK 611 (6112). Có TK (156, 1561): Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ. Có TK 157: Trị giá hàng gửi bán tồn đầu kỳ. Có TK 151: Trị giá hàng đang đi đường tồn đầu kỳ. - Trong kỳ kế toán, phản ánh trị giá hàng hoá mua vào: Nợ TK 611 (6112): Trị giá hàng hoá mua vào. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng hoá mua vào. Có Tk 111, 112, 131... Tổng số tiền phải trả người bán. - Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ cuối kỳ: + Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ, hàng gửi bán, giao đại lý tồn cuối kỳ, hàng đang đi đường tồn cuối kỳ. Nợ TK 156 (1561): Trị giá hàng tồn cuối kỳ. Nợ Tk 157: Trị giá hàng gửi bán tồn cuối kỳ. Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đường tồn cuối kỳ. Có TK 611 (6112): Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. - Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ: Nợ TK 632. Có TK 611 (6112). - Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. 4. Hạch toán các nghiệp vụ chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. 4.1- Hạch toán chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng là số tiền giảm trừ cho người mua do việc người mua đã thanh toán số tiền mua hàng trước thời hạn thanh toán đã thoả thuận (ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết thanh toán việc mua hàng) hoặc vì một lý do ưu đãi nào khác. Chiết khấu bán hàng được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng loại hàng bán. Trước đây chiết khấu bán hàng được xem như một khoản giảm trừ doanh thu, nhưng hiện nay khoản này được coi là chi phí tài chính (đối với đơn vị bán hàng) hay thu nhập tài chính (đối với đơn vị mua hàng) như đã quy định ở Thông tư số 20/1999/TT-BTC ngày 07/6/1999. Do đó nó được hạch toán như sau: Nợ TK 811: Số chiết khấu bán hàng. Có TK 111, 112, 131, ...: Số chiết khấu chấp thuận cho khách hàng. 4.2- Hạch toán hàng bán bị trả lại. a) Nội dung: Hàng bán bị trả lại là toàn bộ số hàng hoá đã xác định là tiêu thụ nhưng khách hàng trả lại do các nguyên nhân như vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. b) Tài khoản sử dụng. + TK 531- Hàng bán bị trả lại: Phản ánh doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại. Bên Nợ: Trị giá số hàng bán bị trả lại. Bên Có: Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần trong kỳ hạch toán. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư. c) Trình tự hạch toán. - Khi doanh nghiệp nhận số hàng hoá bị trả lại và nhập số hàng này vào kho đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, còn kiểm kê định kỳ thì không ghi), kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 632 - Khi thanh toán với người mua về số tiền hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531; Doanh thu của hàng bán bị trả lại. Nợ TK 3331 (33311): Thuế GTGT trả lại cho khách tương ứng với số doanh thu hàng bán bị trả lại. Có TK 111, 112, 131: Trả bằng tiền hoặc trừ vào số nợ. - Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển toàn bộ giá trị hàng bán bị trả lại vào TK 511, ghi; Nợ TK 511 Có TK 531 Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán hàng bán bị trả lại. TK 111,112,131 TK 531 TK 511 Doanh thu hàng hoá bị K/C doanh thu hàng bán bị trả lại bị trả lại TK 33311 Thuế GTGT trả lại cho khách hàng TK 632 TK 156 Giá vốn hàng bán Nhập lại kho (KKTX) 4.3- Hạch toán giảm giá hàng bán. a) Nội dung. Giảm giá là khoản tiền được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng kém phẩm chất hay không đúng quy cách, quy định trong hợp đồng mua bán. b) Tài khoản sử dụng. + TK 532 - giảm giá hàng bán: Phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ cho khách hàng. Bên Nợ: Các khoản giảm giá chấp thuận cho khách hàng. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. c) Trình tự hạch toán. - Phản ánh khoản giảm giá đã chấp thuận cho khách hàng: Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng. Có TK 111, 112, 131: Trả bằng tiền hoặc trừ vào số nợ. - Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển toàn bộ giá trị hàng bán bị trả lại vào TK 511, ghi: Nợ TK 511 Có TK 532 Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán giảm giá hàng bán. TK 111,112,131 TK 532 TK 511 Khoản giảm giá hàng bán K/C khoản giảm giá chấp thuận cho người mua hàng bán C. Hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Hạch toán kết quả kinh doanh là một trong những khâu quan trọng, tổng hợp nhất của khâu quản lý. Nó đáp ứng được nhu cầu của chủ doanh nghiệp và những thông tin kinh tế một cách nhanh nhất và độ tin cậy cao. Trong điều kiện nền kinh tế đang ở giai đoạn cạnh tranh quyết liệt, mỗi doanh nghiệp đều tận dụng hết những năng lực sẵn có nhằm tăng lợi nhuận kinh doanh, củng cố và mở rộng thêm thị phần của mình trên thị trường. Do vậy, kế toán cần phải cung cấp được toàn bộ thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụ. Kết quả kinh doanh bao gồm kết quả của 3 hoạt động tạo thành: Hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động bất thường và hoạt động tài chính. Trong phạm vi bài viết chỉ xin trình bày hoạt động cơ bản nhất, đó là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh là kết quả của hoạt động tiêu thụ về hàng hoá, sản phẩm, lao vụ dịch vụ. Kết quả đó được tính bằng cách so sánh một bên là doanh thu thuần và một bên là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi, lỗ về tiêu thụ. Lãi (lỗ) về tiêu thụ = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Vấn đề đặt ra là phải tổ chức hạch toán các khoản chi phí này như thế nào để phản ánh được tất cả các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ, từ đó tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1. Hạch toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm trong kỳ. Để tập hợp chi phí này, kế toán sử dụng tài khoản 641. + TK 641 - Chi phí bán hàng: Dùng để phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2 sau: ơ TK 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng. ư TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì. đ TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. ¯ TK 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định. ° TK 6415 - Chi phí bảo hành hàng hoá. ± TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. ² TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác. (Xem sơ đồ hạch toán số 13) 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642. + TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2 sau: ơ TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. ư TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. đ TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng. ¯ TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định. ° TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí. ± TK 6426 - Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi. ² TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. ³ TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác. (Xem sơ đồ hạch toán số 14). Sơ đồ 13: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng. TK 334, 338 TK 641 TK 111,152,1388... Chi phí nhân viên Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng TK 152, 153 Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 214 TK 911 Chi phí khấu hao Kết chuyển chi phí bán hàng TK 335,1421 cuối kỳ Chi phí theo dự toán TK 1422 TK 331,111,112 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí chờ Kết chuyển và các chi phí khác bằng tiền kết chuyển vào kỳ sau TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ của DV mua ngoài 3. Hạch toán kết quả tiêu thụ. Thông thường cuối kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành xác định kết quả của hoạt động kinh doanh. Công việc này được tiến hành trên TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh và TK 412 - Lợi nhuận chưa phân phối. + TK 911: Dùng để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp. TK này có thể mở chi tiết cho từng hoạt động. Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá, sản phẩm, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ. - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Số lãi trước thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Sơ đồ 14: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 334, 338 TK 641 TK 111,152,1388... Chi phí nhân viên Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp TK 152, 153 Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 214 TK 911 Chi phí khấu hao Kết chuyển chi phí quản lý TK 335,1421 doanh nghiệp cuối kỳ Chi phí theo dự toán TK 333,111,112 Thuế, phí, lệ phí phải nộp và đã nộp TK 139, 159 TK 1422 T/lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi TK 331,111,112 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí chờ Kết chuyển và các chi phí khác bằng tiền kết chuyển vào kỳ sau TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ của DV mua ngoài Bên Có: - Kết chuyển doanh thu thuần về số hàng hoá, sản phẩm, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ. - Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập hoạt động bất thường. - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 cuối kỳ không có số dư. + TK 421: TK này có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Phân phối các khoản lãi. Bên Có: - Số thực lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. - Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. Dư Nợ: Các khoản lỗ chưa xử lý. Dư Có: Số lãi chưa phân phối. Sơ đồ 15: Sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh. TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu thuần hàng bán (cuối kỳ) về tiêu thụ (cuối kỳ) TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng (cuối kỳ) TK 421 TK 642 Kết chuyển chi phí quản Kết chuyển lỗ lý doanh nghiệp (cuối kỳ) TK 1422 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển (cuối kỳ) Kết chuyển lãi D. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán tổng hợp quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. 1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái. 1.1- Nội dung. Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ cái dùng để lập các Báo cáo Tài chính. 1.2- Điều kiện vận dụng. Do hình thức sổ này bị ghi trùng lặp, nên nó được áp dụng ở các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản, quy mô nhỏ, trình độ quản lý và kế toán thấp, không có nhu cầu phân công lao động kế toán. Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp, các hộ kinh tế nhỏ và cá thể. 1.3- Trình tự ghi sổ kế toán. Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Bảng tổng hợp chứng từ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - Sổ cái TK 632,511,641,642,911 Sổ chi tiết TK 911 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Đối chiếu, kiểm tra. 2. Hình thức chứng từ ghi sổ. 2.1- Nội dung. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Chứng từ ghi sổ được kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. 2.2- Điều kiện vận dụng. Hình thức sổ này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán và trình độ quản lý, kế toán không cao. 2.3 - Trình tự ghi sổ kế toán. Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Bảng tổng hợp chứng từ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - Sổ cái TK 632,511,641,642,911 Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết TK 911 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Đối chiếu, kiểm tra. 3. Hình thức Nhật ký chung. 3.1- Nội dung. Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu ghi trên Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái. 3.2- Điều kiện vận dụng. Giống như hình thức Chứng từ ghi sổ. (Đặc biệt trong điều kiện thực hiện công tác kế toán trên máy thì hình thức này còn thích hợp với cả loại hình kinh doanh lớn). Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Nhật ký chung Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - Sổ cái TK 632,511,641,642,911 Sổ chi tiết TK 911 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Đối chiếu, kiểm tra. 4. Hình thức Nhật ký - Chứng từ. 4.1- Nội dung. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Căn cứ để ghi chép các Nhật ký chứng từ là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. 4.2- Điều kiện vận dụng. Loại hình này thích hợp với những doanh nghiệp có loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, trình độ kế toán và quản lý cao, đặc biệt phù hợp với những đơn vị có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động thủ công. 4.3- Trình tự ghi sổ kế toán. Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Bảng tổng hợp chứng từ Bảng kê số 8, 9, 10, 11 Nhật ký - Sổ cái TK 632,511,641,642,911 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 911 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Đối chiếu, kiểm tra. Phần thứ hai Thực trạng và phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại I. Nhận xét chung về công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại. Kể từ ngày 01/01/1996 các doanh nghiệp đã áp dụng chế độ kế toán theo quy định 1441/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính vào công tác hạch toán kế toán của đơn vị. Cùng với sự lãnh đạo trực tiếp của cấp trên nên công tác kế toán sau khi áp dụng kế toán mới đã đạt được nhiều kết quả tốt và hoạt động có hiệu quả. Sự vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo vào công việc hạch toán, đã đảm bảo cho bộ phận kế toán của các doanh nghiệp phần nào phản ánh được kịp thời những thông tin cần thiết cho yêu cầu của quản lý. Không những vậy mà doanh nghiệp còn tổ chức được một bộ máy kế toán khá hoàn thiện với một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đều, có tinh thần trách nhiệm cao. Việc phân công rõ ràng, cụ thể công tác kế toán cho từng nhân viên đã góp phần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao phó. Đảm bảo khả năng tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý vật tư, tài sản, tiền vốn, tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác, việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chương trình cài đặt sẵn trên máy tính, đã thể hiện tính khoa học và tiến bộ trong điều hành công việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực, đảm bảo tính chính xác, kịp thời trong công tác kế toán, góp phần đưa công tác kế toán theo kịp đà phát triển của xã hội. Sự ra đời của Luật thuế GTGT có hiệu lực từ 01/01/1999 đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kế toán của các doanh nghiệp. Từ một luật thuế cũ chuyển sang một luật thuế mới đã làm thay đổi phương pháp hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. Với sự đổi mới đó, doanh nghiệp đã nhanh chóng triển khai đến toàn bộ các phòng ban, đặc biệt là bộ phận kế toán. Đến nay, các doanh nghiệp đã đảm bảo có được một bộ hoá đơn chứng từ đặc thù riêng của ngành phục vụ cho yêu cầu kinh doanh của mình. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán vẫn còn tồn tại những hạn chế sau: - Các con số kế toán là những con số "biết nói". Tuy nhiên, việc lập và phân tích các số liệu kế toán về hàng hoá, tiền lương, chi phí và tình hình tài chính của doanh nghiệp hầu như chưa được bộ phận kế toán quan tâm. Điều này đã làm giảm nhẹ đi ý nghĩa của công tác kế toán, giảm nhẹ chức năng tham mưu cho Giám đốc để có những quyết định sáng suốt hơn trong việc quản lý và điều hành kinh doanh trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh mạnh mẽ hiện nay. - Hạch toán chi tiết hàng tồn kho thep phương pháp thẻ song song tuy có nhiều ưu điểm nhưng nhược điểm cũng khá nhiều. Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có chủng loại mặt hàng kinh doanh ít, tần suất phát sinh nghiệp vụ không nhiều, khả năng và trình độ của kế toán không cao. Đồng thời, theo cách ghi chép của phương pháp này, khối lượng ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho là khá nhiều. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Việc chuyển đổi cơ chế kinh tế nước ta từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước là một xu hướng tất yếu khách quan. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh trở nên ngày càng gay gắt, doanh nghiệp thương mại sẽ phải phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thực sự là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng. Để đạt được điều đó thì cần thiết phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau. Trong đó kế toán được coi là một công cụ đắc lực. Nhà nước đóng vai trò điều tiết vĩ mô nền kinh tế, sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm định tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản của sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay và đây thực sự là một yêu cầu bức xúc. Trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Vốn hàng hoá của nó thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh, chính vì thế quá trình luân chuyển vốn kinh doanh phải được theo dõi chặt chẽ, thường xuyên. Đồng thời quá trình này còn là yếu tố quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là một vấn đề cấp thiết. Muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có nhận xét đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ chính sách và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin kinh tế, vừa tiết kiệm được chi phí, vừa có hiệu quả. Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh được thực hiện tốt thì hệ thống các chứng từ ban đầu sẽ được hoàn thiện, do đó sẽ nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập, xuất hàng hoá tại kho. Hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng đúng tài khoản để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng thời giúp các cổ đông, bạn hàng, những người quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán trên, ngoài việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán toàn Xí nghiệp, nó còn cung cấp cho các cơ quan quản lý cấp trên những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh đúng đắn tình hình tiêu thụ của Xí nghiệp theo từng hình thức bán và hiệu quả kinh doanh, giúp cho nhà lãnh đạo có thể quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc được tốt hơn. Hoàn thiện quá trình kế toán này còn đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tượng sử dụng. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở doanh nghiệp thương mại. 2.1- Hoàn thiện hạch toán chi tiết hàng hoá. Tuy hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song thì đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, xong công việc ghi chép lại bị trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, đồng thời khối lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá tại doanh nghiệp là khá lớn nên công việc ghi chép tương đối nhiều, do vậy việc ghi chép trùng lặp đã làm doanh nghiệp mất thêm một lượng thời gian và chi phí. Vì vậy để khắc phục nhược điểm của phương pháp này, giúp cho khối lượng công việc được giảm nhẹ và tiết kiệm được thời gian, nên sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp sổ số dư là một bước tiến khá quan trọng trong công việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ ở kho của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. Theo phương pháp này ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của hàng hoá. Như vậy công việc ghi chép không còn bị trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời. Cách hạch toán như sau: - ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi căn cứ chứng từ nhập, xuất hàng hoá thủ kho ghi vào thẻ kho và tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại của từng nhóm hàng hoá. Định kỳ 5 ngày/lần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ cho từng loại (Phiếu giao nhận chứng từ xuất riêng và phiếu giao nhận chứng từ nhập riêng), trong đó ghi rõ số lượng, số hiệu của chứng từ. Phiếu giao nhận này được kèm theo với các tập hoá đơn GTGT cho nhập hoặc xuất để chuyển về cho phòng kinh doanh theo định kỳ. Cuối tháng căn cứ thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, thủ kho ghi số lượng hàng hoá tồn kho cuối tháng vào sổ số dư và chuyển sổ số dư về cho phòng kế toán để tính chỉ tiêu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. - ở phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, phiếu giao nhận chứng từ từ phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Căn cứ bảng báo giá vốn hàng tồn kho kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và tổng hợp số tiền của các chứng từ theo từng nhóm hàng hoá đã phân loại để ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ nhập, phiếu giao nhận chứng từ xuất. Cuối tháng, kế toán tính ra giá trị tồn kho trên phiếu giao nhận chứng từ và ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn để đối chiếu với sổ số dư, tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và căn cứ vào số dư đầu tháng để tính số dư cuối tháng của từng loại hàng hoá. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư. Sổ số dư cũng ghi theo danh điểm hàng hoá, nhóm hàng hoá và có dòng tổng hợp cho từng nhóm hàng hoá. 2.2- Bổ sung thêm tài khoản. Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan như thất thu các khoản nợ phải thu của khách hàng. Nhà nước cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro đó. Thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của doanh nghiệp mà Nhà nước đã hỗ trợ một phần cho việc mất mát đó. Hơn thế nữa phương thức thanh toán của khách hàng ở các doanh nghiệp chủ yếu là mua chịu. Song tại doanh nghiệp lại không lập "dự phòng nợ phải thu khó đòi". Điều này không nên vì khi xảy ra rủi ro thực sự thì doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản gì để bù đắp cho nó cả, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ. Mặt khác việc lập dự phòng rất có lợi cho doanh nghiệp: Vì nếu dự phòng thực sự xảy ra thì đó là nguồn bù đắp, còn nếu lập dự phòng rồi mà điều đó không xảy ra thì doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thường - vẫn đảm bảo cân bằng giữa doanh thu và chi phí. Cuối năm (31/12), doanh nghiệp tiến hành kiểm kê các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng có khó khăn về tài chính, dự đoán số khách hàng không trả được nợ và lập dự phòng cho những khách hàng đó: Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x % nợ có khả năng mất Để hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp dùng tài khoản 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Kết cấu TK này như sau: Bên Nợ: - Xử lý nợ phải thu thực thế thất thu. - Hoàn nhập dự phòng đã lập vào thu nhập bất thường. Bên Có: - Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Số Dư bên Có: Dự phòng đã lập hiện còn. + Các hạch toán. - Khi lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (TK 6426) Có TK 139 - Trong năm, nếu nợ phải thu khó đòi thực sự xảy ra, kế toán ghi các bút toán: Số tiền nợ không đòi được. Nợ TK 642 (6426): Số tiền thực mất. Có TK 131: Số tiền thực mất. Ghi đơn bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý: Số tiền thực mất. Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập số dự phòng đã lập từ trước. Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập. Có TK 721: Số dự phòng đã lập. - Nếu sau đó Xí nghiệp đòi được khoản nợ đó, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Tổng số tiền đòi được. Có TK 721: Tổng số tiền đòi được. Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004: Tổng số tiền đòi được. - Nếu sau khi lập dự phòng mà nợ phải thu khó đòi không xảy ra thì cuối niên độ kế toán, kế toán hoàn nhập dự phòng đã lập vào thụ nhập bất thường: Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập. Có TK 721: Số dự phòng đã lập. Đồng thời tính lại và phản ánh phần dự phòng phải lập cho năm sau: Nợ TK 642 (TK 6426) Có TK 139 2.3- Hoàn thiện về quản lý công nợ. Thời gian qua, công nợ là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, doanh nghiệp đã để cho các đơn vị, cá nhân chiếm dụng một lượng tiền vốn khá lớn, trong đó lớn nhất vẫn là công nợ phải thu khách hàng. Điều này có thể tăng thêm doanh số bán nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy, cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng như quy định trong hợp đồng giữa hai bên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tiến hành quản lý tốt hơn nữa công nợ của các cửa hàng trực thuộc, phải thường xuyên tiến hành kiểm tra và theo dõi sát sao. Trong hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, để giữ được lượng khách hàng thường xuyên và cạnh tranh được hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Tuy nhiên để có thể vừa nâng cao chất lượng hàng bán, vừa đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn tốt, nên có những nguyên tắc cụ thể sau: - Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp có quyết định bán chịu hay không và thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với những khách hàng mà doanh nghiệp không nắm chắc tình hình tài chính cũng như khả năng thanh toán của họ thì kiên quyết không bán chịu. - Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cấp hàng cho họ hay không. Đây là một trong những giải pháp quan trọng để quản lý và thu hồi công nợ được tốt. - Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của doanh nghiệp cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Do đó, vấn đề công bố cho khách hàng biết về chính sách tín dụng của mình là rất quan trọng. Có rất nhiều cách để thể hiện thiện chí của doanh nghiệp đối với khách hàng. Theo em, một trong những cách đó là khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, doanh nghiệp nên nêu rõ những quy định về thanh toán như thời hạn thanh toán, lượng hàng mua được hưởng chiết khấu, hồi khấu... - Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra chặt chẽ thời hạn nợ chi tiết cho từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá. Điều đó giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra những trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có những biện pháp thu hồi công nợ. Định kỳ hàng tháng, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng và xác định lại số nợ của khách hàng để tránh nhầm lẫn tiền hàng với khách hàng. - Phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn. Doanh nghiệp nên có những chính sách thưởng cho các khách hàng chấp hành đúng quy đinh thời hạn tín dụng. III. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại. 1. Mở rộng các phương thức tiêu thụ. Như chúng ta đã biết, việc tiêu thụ hàng hoá là một vấn đề hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung. Chỉ qua tiêu thụ tính chất hữu ích của hàng hoá, sản phẩm mới được xác định một cách hoàn toàn. Có tiêu thụ được hàng hoá, thu được tiền hàng thì mới thực hiện được quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, bù đắp được các chi phí đã bỏ ra, tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm vốn. Chính vì thế cho nên không những cần tăng nhanh khối lượng hàng hoá tiêu thụ mà Xí nghiệp còn phải không ngừng bảo đảm chất lượng hàng hoá trước khi tiêu thụ, trong quá trình tiêu thụ và sau khi tiêu thụ. Để tăng khối lượng bán thì cần phải mở rộng thêm các phương thức tiêu thụ. 2. Mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường là nhân tố quyết định chất lượng và giá cả của sản lượng hàng hoá, để hàng hoá tiêu thụ được thì doanh nghiệp phải nắm được nhu cầu mà thị trường đòi hỏi. Giá bán của hàng hoá do cung cầu trên thị trường quyết định, mà giá bán lại ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, để hàng hoá tiêu thụ tốt trên thị trường các doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp sau: Thứ nhất: Làm tăng nhu cầu hàng hoá cho người tiêu dùng chủ yếu bằng cách quảng cáo, giới thiệu hàng hoá và các chính sách ưu đãi giá (chiến lược kéo). Thứ hai: Làm thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá nhờ những người bán hàng. Doanh nghiệp nên có chính sách khuyến khích dành cho những người phân phối hoặc người bán hàng như: thưởng trên lượng hàng hoá tiêu thụ lớn (chiến lược đẩy). Mặt khác hàng xăng dầu là mặt hàng thiết yếu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng, nó đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong đời sống con người và xã hội. Khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu đó càng được nâng cao. Điều này cần thiết cho doanh nghiệp để mở rộng thêm các thị trường tiểm ẩn. Tóm lại, mở rộng thị trường và đẩy mạnh tiêu thụ là điều kiện cần để nâng cao hiệu quả kinh doanh, các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, giảm chi phí sẽ không mang lại hiệu quả lớn nếu không có điều này. 3. Các biện pháp tăng kết quả kinh doanh. Thực chất tăng kết quả kinh doanh là tăng chỉ tiêu lãi thuần của hoạt động sản xuất kinh doanh và cách chủ yếu để tăng lãi thuần là tăng doanh số tiêu thụ và giảm chi phí tương ứng. - Tăng doanh thu thuần là đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá để tăng doanh thu bán hàng, đồng thời làm giảm bớt các khoản làm giảm trừ doanh thu. + Tăng doanh thu tiêu thụ: Như đã trình bày ở trên, đó là sự mở rộng phương thức bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. Ngoài ra là các biện pháp quảng cáo, giảm giá, tặng quà... hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong các hình thức kinh doanh, hình thức thanh toán tiền hàng: phương tiện, địa điểm, ngân hàng thanh toán... + Giảm giá hàng bán do vi phạm hợp đồng kinh tế, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách... Đây là nghiệp vụ làm giảm doanh thu một cách tiêu cực, nên cần phải nghiên cứu để hạn chế việc sử dụng nó tới mức có thể. - Ngoài ra để tăng kết quả kinh doanh cần phải tiết kiệm các loại chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với hai loại chi phí này, để tiết kiệm được thì bộ phận bán hàng và bộ máy quản lý phải thực hiện tốt các vấn đề: nhân sự, trình độ tổ chức sắp xếp và phân công trách nhiệm trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh. + Cuối cùng để tăng kết quả kinh doanh thì cần phải có sự cố gắng của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán là một trong những công cụ quan trọng và đắc lực để thực hiện điều này, đặc biệt là kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp: ghi chép trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin kế toán. kết luận Chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ đôi khi là sự không thể thích ứng được đi đến phá sản. Do đó tổ chức tốt phương thức kinh doanh và các công cụ quản lý là một yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp để tồn tại trên thương trường. Trong cơ chế thị trường, tiêu thụ hàng hoá là mục đích kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, là điều kiện để mỗi đơn vị kinh doanh duy trì sự tồn tại và phát triển của mình. Do vậy việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Làm tốt điều này sẽ giúp cho các đơn vị có thể quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá của đơn vị mình, bảo đảm lấy thu bù chi và có lãi, giúp đơn vị thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống của người lao động, đặc biệt nó giúp cho các doanh nghiệp xác định đúng đắn thu nhập và sử dụng vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình có hiệu quả nhất. Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh còn góp phần vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các báo cáo kế toán. Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tế, em thấy rằng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại đã có những bước tiến lớn, nhưng vẫn tồn tại 1 số vấn đề. Để khắc phục phần nào những vấn đề chưa hoàn thiện đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm phần kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ở doanh nghiệp thương mại nói riêng cũng như phần hạch toán kế toán nói chung. Do vốn kiến thức còn giới hạn và bước đầu áp dụng lý luận vào thực tiễn còn bỡ ngỡ, bài biết sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính - Khoa kế toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Sách hệ thống kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản Tài chính. 3. Bài giảng môn kế toán tài chính. 4. Bài giảng môn Tổ chức hạch toán kế toán. 5. Bài giảng môn phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 6. Giáo trình thanh toán quốc tế - Nhà xuất bản Giáo dục. 7. Tạp chí kế toán. 8. Tạp chí Kinh tế phát triển. Mục lục Lời nói đầu 1 Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận về hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại 3 I. Đặc điểm của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại 3 1. Đặc điểm của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 3 2. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 3 II. ý nghĩa và sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại 4 1. ý nghĩa của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 4 2. Sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 5 III. Công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại 6 A. Các phương thức bán hàng và đặc điểm hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 6 1. Các phương thức bán hàng 6 1.1. Phương thức bán buôn 6 1.2. Phương thức bán lẻ 7 2. Đặc điểm hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 9 2.1. Phương pháp tính trị giá vốn của hàng tiêu thụ 9 2.2. Cách xác định doanh thu 13 B. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại 14 1. Hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng từ kế toán 14 2. Vận dụng hệ thống tài khoản, chứng từ vào hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 14 2.1. Tài khoản sử dụng 14 2.2. Thủ tục chứng từ kế toán của hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 17 3. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 18 3.1. Hạch toán chi tiết hàng hoá 18 3.2. Hạch toán tổng hợp 21 4. Hạch toán các nghiệp vụ chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán 29 4.1. Hạch toán chiết khấu bán hàng 29 4.2. Hạch toán hàng bán bị trả lại 29 4.3. Hạch toán giảm giá hàng bán 30 C. Hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh 31 1. Hạch toán chi phí bán hàng 32 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 32 3. Hạch toán kết quả tiêu thụ 33 D. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán tổng hợp quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. 36 1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái 36 2. Hình thức chứng từ ghi sổ 37 3. Hình thức Nhật ký chung 38 4. Hình thức Nhật ký chứng từ 39 Phần thứ hai: Thực trạng và phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại 40 I. Nhận xét chung về công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở các doanh nghiệp thương mại 40 II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại 41 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện 41 2. Một số kiến nghị 42 2.1. Hoàn thiện hạch toán chi tiết hàng hoá 42 2.2. Bổ sung thêm tài khoản 43 2.3. Hoàn thiện về quản lý công nợ 44 III. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại 45 1. Mở rộng các phương thức tiêu thụ 45 2. Mở rộng thị trường tiêu thụ 46 3. Các biện pháp tăng kết quả kinh doanh 46 Kết luận 48 Tài liệu tham khảo 49