Đề tài Hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng công trình

y kể từ ngày ký hợp đồng nhà thầu thi công phải đệ trình thiết kế bản vẽ thi công cho chủ đầu tư. - Trong quá trình thi công có nhiều công việc phát sinh cần phải thiết kế bản vẽ thi công nhưng khi đó người chủ trì thực hiện thiết kế bản vẽ thi công của nhà thầu phụ đã thực hiện nhiệm vụ khác hoặc đi nơi khác nên ảnh hưởng đến việc thiết kế và tiến độ thi công. + Từ thực tế trên công ty ... đặt mục tiêu phấn đấu tự mình thiết kế bản vẽ thi công. * Thủ tục qui định cấp phép đăng kí hành nghề thiết kế cho doanh nghiệp Để bổ sung năng lực cho công ty xây dựng hành nghề tư vấn thiết kế trong giấy đăng ký kinh doanh, thủ tục đăng ký như sau : + Đơn xin đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh + Hồ sơ năng lực của cán bộ thiết kế đáp ứng các yêu cầu về bằng cấp ,kinh nghiệm hành nghề, chứng chỉ thiết kế (theo nghị định 16/2004/NĐ-CP về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và thông tư 12/2004/TT-BXD hướng dẫn thực hiện nghị định 16) * Trình tự tiến hành thiết kế bản vẽ thi công như sau: - Các căn cứ Hồ sơ thiết kế kỹ thuật của dự án Hồ sơ khảo sát Các văn bản pháp lý liên quan - Lập đề cương khảo sát bổ sung bước thiết kế bản vẽ thi công trình chủ đầu tư phê duyệt: căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật của bước thiết kế bản vẽ thi công, kết quả khảo sát của bước thiết kế kỹ thuật, nội dung của hồ sơ mời thầu, hồ sơ thiết kế kỹ thuật và các tài liệu liên quan của dự án (số liệu điều tra, khảo sát, ...) để lập đề cương. - Thực hiện việc khảo sát theo nội dung đề cương đã được duyệt : tổ chức khảo sát hiện trường (khảo sát địa hình, khảo sát địa chất, các thí nghiệm liên quan đến nguồn vật liệu ...) Kiểm tra mốc cao độ , mốc đường chuyền, mốc GPS... Đo đạc bổ sung (cao độ, cường độ mặt đường, ... ) Lên ga, cắm cọc xác định vị trí, phạm vi thi công Điều tra tình hình thực tế vật liệu cho dự án bao gồm vị trí mỏ, nguồn cung cấp, trữ lượng, chất lượng, công suất hoặc khả năng cung cấp. Đối chiếu giữa hồ sơ thiết kế và số liệu khảo sát để lập biên bản báo cáo chủ đầu tư. - Lập thiết kế bản vẽ thi công : thực hiện thiết kế bản vẽ thi công và sử dụng phương thức đo, đếm, tính toán kiểm tra trên cơ sở kích thước hình học, số lượng qui định trong bản vẽ thiết kế để lập bảng tổng hợp khối lượng. - Lập bảng so sánh khối lượng giữa khối lượng thiết kế kỹ thuật (khối lượng mời thầu) và khối lượng thiết kế bản vẽ thi công. - Lập dự toán thiết kế bản vẽ thi công : căn cứ vào đơn giá trúng thầu và đơn giá đối với khối lượng phát sinh bao gồm khối lượng đã có trong khối lượng mời thầu và khối lượng chưa có trong khối lượng mời thầu (để xác định căn cứ vào các điều kiện của hợp đồng để xác định). - Đệ trình hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công cho chủ đầu tư xem xét chấp thuận. * Bộ phận thực hiện và mối quan hệ phối hợp Phòng kỹ thuật phối hợp đơn vị thi công: - Lập đề cương khảo sát và thực hiện công tác khảo sát bước thiết kế bản vẽ thi công - Thực hiện việc lập thiết kế bản vẽ thi công - Lập bảng so sánh khối lượng hồ sơ mời thầu và khối lượng bản vẽ thi công - Trình duyệt hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công Phòng kế hoạch - Lập dự toán thiết kế bản vẽ thi công - So sánh giá trị dự toán bản vẽ thi công với giá trị hợp đồng đã kí, nếu có thay đổi thương thảo đề xuất chủ đầu tư kí bổ sung phụ lục hợp đồng. - Hoạch định lập kế hoạch dự toán cung cấp vật liệu, huy động thiết bị, nhân công, lập dự kiến về mức lãi kế hoạch của công trình... - Kí hợp đồng giao việc cho đội thi công hoặc thầu phụ căn cứ vào kế hoạch đã dự kiến. 3.3.1.2. Xây dựng kế hoạch cung cấp vật liệu đầu vào hợp lí để nâng cao hiệu quả kinh doanh hạn chế tác động của biến động giá * Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu + Do đặc thù của sản phẩm xây dựng giao thông có thời gian xây dựng kéo dài, khối lượng vật tư lớn, quá trình sử dụng vật tư phụ thuộc theo tiến độ thi công nên rất cần phải xây dựng kế hoạch cung cấp vật liệu đầu vào để đáp ứng tiến độ đã cam kết với chủ đầu tư, đồng thời sử dụng có hiệu quả tiền vốn và giảm thiệt hại do biến động giá. + Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư của công ty ... trong những năm qua còn tồn tại như sau : - Kế hoạch cung ứng vật tư cho từng dự án, công trình tuy đã được lập nhưng trong quá trình thực hiện có những thay đổi không được cập nhật nên kế hoạch chưa sát với tiến độ yêu cầu. - Nhằm hỗ trợ công ty đối phó tốt hơn với tình hình biến động giá của các loại vật tư hàng hoá chủ yếu (sắt thép, xi măng, nhựa đường, xăng dầu), chưa có kế hoạch mua dự trữ vật tư để tránh biến động giá, thực tế khi xảy ra biến động giá công ty đã phải giãn tiến độ của các công trình. * Nội dung hoàn thiện công tác lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu - Dự đoán được xu thế biến động giá của các loại nguyên vật liệu chủ yếu thi công công trình. - Lập dự toán vốn bằng tiền, cân đối vốn lưu động để mua nguyên vật liệu dự trữ - Lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu bao gồm số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại và thời gian đáp ứng (dựa trên tiến độ thi công của phương án tổ chức thi công được lựa chọn). - Đối với vật tư không tự sản xuất được: xi măng, sắt thép, nhựa đường, xăng dầu ... điều tra khảo sát thị trường và thông qua phương thức chào giá cạnh tranh để lựa chọn và đàm phán ký kết hợp đồng với các đối tác khách hàng (ưu tiên các doanh nghiệp đầu mối). - Đối với những vật tư tự sản xuất : chủ yếu là đất, đá các loại, lập kế hoạch sản xuất phù hợp với tiến độ thi công. - Xây dựng kho bãi công trường để dự trữ vật tư : căn cứ vào tiến độ thi công và khối lượng thi công để xác định nhu cầu vật tư tối thiểu cho 1 chu kỳ sản xuất để xây dựng kho bãi cho phù hợp. - Trong quá trình sử dụng vật tư phải tuân thủ các nguyên tắc : vật tư nhập xuất kho phải có đủ thủ tục (phiếu nhập, phiếu xuất), vật tư nhập kho trước thì xuất trước, trong quá trình bảo quản phải thường xuyên kiểm tra và đảo mới liên tục, hạn chế sử dụng vật tư cùng chủng loại nhưng quy cách, chất lượng khác nhau ... . * Bộ phận thực hiện -Phòng kế hoạch dự đoán xu thế biến động giá vật liệu và lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu -Phòng tài chính kế toán lập dự toán vốn bằng tiền và huy đông nguồn vốn để thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến - Phòng vật tư thiết bị căn cứ kế hoạch cung cấp vật tư do phòng kế hoạch lập triển khai lựa chọn ký hợp đồng cung cấp vật tư không tự sản xuất với khách hàng. - Đội sản xuất vật liệu của công ty thực hiện việc sản xuất vật liệu đáp ứng yêu cầu của dự án. - Các ban điều hành công trường thực hiện công tác xây dựng kho bãi công trường để dự trữ vật tư. - Các ban điều hành công trường hoặc đội trưởng đội thi công thực hiện việc quản lý, cấp phát vật tư theo các thủ tục qui định. 3.3.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện quản trị chi phí 3.3.2.1. Xây dựng hệ thống định mức chi phí nội bộ * Lí do cần phải xây dựng hệ thống định mức nội bộ công ty ... - Định mức là một công cụ hữu hiệu để quản trị chi phí, đồng thời là cơ sở để tổ chức thực hiện, kiểm soát chi phí thi công. - Định mức chi phí có vai trò rất quan trọng, định mức phản ánh trình độ công nghệ công ty, trình độ chuyên môn của cán bộ và tay nghề của công nhân. - Thực trạng về công tác quản trị chi phí trong quá trình thi công của công ty ... còn tồn tại những vấn đề sau : + Công ty chưa có hệ thống định mức nội bộ hoàn chỉnh để quản lí theo dõi cấp phát nguyên vật liệu, sử dụng thiết bị cấp phát nhiên liệu và quản lí nhân công lao động thực tế tại công trường. + Công ty đang áp dụng một số các định mức của nhà nước ban hành, cấp phát nhiên liệu theo thiết kế công suất máy của nhà sản xuất thiết bị và một số định mức chi tiết do công ty tự xây dựng, tuy nhiên định mức này chỉ phản ánh một vài thao tác kỹ thuật và công việc cụ thể, định mức tổng hợp cho từng công việc tương ứng với các hạng mục công việc chưa đầy đủ. + Các định mức công ty đang áp dụng không phản ánh được trình độ quản lý và công nghệ của công ty, các định mức công ty tự xây dựng đã sử dụng lâu nên lạc hậu không phản ánh được tiến bộ khoa học kỹ thuật trong dây chuyền sản xuất của công ty (do công ty đã đầu tư đổi mới thiết bị, đào tạo tay nghề cho công nhân...). + Công ty chưa xây dựng được những phương pháp để xây dựng định mức. * Nội dung hoàn thiện : Xây dựng hệ thống định mức chi phí nội bộ để phục vụ công tác quản trị chi phí, hệ thống định mức chủ yếu trong công ty ... bao gồm : định mức chi phí lao động, định mức chi phí vật liệu, định mức chi phí máy. Sau đây là phương pháp xây dựng các định mức nêu trên : a. Định mức nhân công trực tiếp Hiện nay trong tập đơn giá định mức xây dựng cơ bản do nhà nước ban hành, chi phí trực tiếp cho mỗi công việc hoàn thành bao gồm chi phí vật liệu, chi phí máy và chi phí nhân công, chi phí nhân công trực tiếp được xác định dựa vào định mức nhân công trực tiếp, định mức nhân công trực tiếp này là tổng hợp giờ công lao động của nhiều thao tác kỹ thuật hoặc nhiều bộ phận, cá nhân khác nhau : để hoàn thiện 1 tấn bê tông nhựa ngoài hiện trường phải cần hao phí của thợ vận hành trạm trộn, thợ cơ khí, thợ điều khiển máy rải, thợ cào xúc thủ công... Trên góc độ quản lý của công ty cần phải phân định rõ từng loại đối tượng này để quản lý và trả công cho người lao động. Hiện nay, Công ty ... đã có một số định mức lao động trực tiếp này trên cơ sở tích lũy từ kinh nghiệm, tuy nhiên số lượng định mức còn ít chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị công ty trong giai đoạn tới, do đó cần phải xây dựng các định mức nhân công trực tiếp cho nhiều công việc khác để nâng cao hiệu quả công tác quản trị. Để xây dựng định mức nhân công trực tiếp riêng của công ty cho từng công việc cần tiến hành các nội dung sau: - Căn cứ vào định mức cơ bản của nhà nước thực hiện phân tích kỹ thuật để tính định mức giờ công cho từng thao tác kỹ thuật, từ đó nhóm các thao tác kỹ thuật tương ứng với công việc cụ thể theo phân công của công ty cho từng đối tượng người lao động. - Tổ chức việc theo dõi, thống kê theo phương pháp bấm giờ để xác định số giờ công lao động thực tế mà người lao động thực hiện các thao tác kỹ thuật của công việc tương ứng (lựa chọn đối tương người lao động có tay nghề ở mức trung bình của công ty). - Thực hiện việc so sánh kết quả của phương pháp phân tích kỹ thuật và phương pháp bấm giờ ở trên, sau đó phân tích, đánh giá và lựa chọn định mức giờ công để áp dụng. - Áp dụng định mức chi phí lao động của công ty thông qua hình thức khoán sản phẩm lao động, khoán ngày công cho một công việc cụ thể. - Tổng kết đánh giá kết quả khoán sản phẩm hoặc khoán ngày công cho người lao động để tiếp tục hoàn thiện định mức lao động. BẢNG 3.2: ĐỊNH MỨC THỢ VẬN HÀNH THIẾT BỊ THẢM Stt Hạng mục công việc Đơn vị tính Định mức theo dự toán Định mức doanh nghiệp 1 Thi công thảm mặt đường công / tấn BTN (400T/ca) công 0.1534 0.1268 2 Sản xuất bêtông nhựa công/tấn BTN (400T/ca) công 0,05 0,04 b. Định mức nguyên nhiên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của xây dựng giao thông, do đó một hệ thống định mức tiên tiến sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí và đem lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, hiện tại công ty ... chưa có hệ thống định mức nguyên nhiên vật liệu mà mới chỉ có 1 vài định mức riêng lẻ liên quan đến tiêu hao nhiên liệu, do đó cần thiết xây dựng định mức nguyên nhiên vật liệu để áp dụng cho công ty. Để thực hiện được điều đó cần tiến hành các bước sau : - Thống kê và lên danh mục những nguyên vật liệu chính chiếm tỉ trọng lớn và thường xuyên được sử dụng trong xây dựng giao thông để tiến hành xây dựng định mức (đất, đá, cát, xi măng, sắt thép, nhựa đường). - Đối với từng hạng mục công việc trước tiên lấy mẫu nguyên vật liệu để thí nghiệm và thiết kế thành phần đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đề ra. Nội dung thiết kế thành phần sẽ chỉ rõ khối lượng từng loại nguyên vật liệu đầu vào để cho ra 1 đơn vị sản phẩm đầu ra. - Tiến hành làm thử, làm thí điểm trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật. Xác định khối lượng nguyên vật liệu đầu vào thực tế. - Tiến hành đo đạc kích thước hình học của khối lượng để xác định khối lượng nguyên vật liệu thành phẩm. - Tính tỉ lệ nguyên vật liệu thi công giữa khối lượng nguyên vật liệu thi công thử thực tế và khối lượng nguyên vật liệu theo thiết kế thành phần. - Xác định tỉ lệ hao hụt do quá trình vận chuyển : sẽ căn cứ vào khối lượng thực tế nhận tại công trường và khối lượng xuất kho, trong trường hợp khó xác định thì tham khảo định mức vật tư được ban hành theo công văn số 1784/BXD-VP ngày 16/08/2007 của Bộ xây dựng để xác định. - Lập định mức thực tế dựa trên những kết quả trên Khối lượng khối lượng NVL tỉ lệ tỉ lệ nguyên vật liệu = theo thiết kế x NVL x hao hụt thực tế thi công bản vẽ thi công thi công do vận chuyển * Lưu ý : Hao hụt trong quá trình vận chuyển phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức vận chuyển, nếu tổ chức tốt (giảm đầu mối trung chuyển ...) sẽ giảm được tỉ lệ hao hụt nguyên vật liệu và ngược lại. + Trong trường hợp công ty sản xuất được nguyên vật liệu thì cần tập trung vào công tác kế hoạch sản xuất, sản xuất đến đâu chuyển ra công trường đến đó, hạn chế đến mức thấp nhất việc phải trung chuyển nhiều lần nguyên vật liệu qua các vị trí khác nhau. + Trong trường hợp mua nguyên vật liệu của khách hàng thì để giảm hao hụt nên chọn phương thức nhận hàng tại công trường và tập trung cho công tác giao nhận tại hiện trường. Định mức của công ty về tỉ lệ hao hụt cho 1 lần xúc chuyển = 2%. BẢNG 3.3: ĐỊNH MỨC NGUYÊN NHIÊN VẬT LIỆU Stt Hạng mục công việc Đơn vị tính Khối lượng thành phẩm Định mức theo dự toán (kết quả thí nghiệm) Định mức doanh nghiệp 1 Gia công thép bản mặt cầu sắt CT5 D=22 tấn 1 1,007 1,007 2 Đá cốt liệu để sản xuất 1 m3 bêtông nhựa tấn 1 2,42 2,34 3 Nhiên liệu Do tiêu hao để sản xuất 1 tấn BTN Lít 1,5 1,67 4 Nhiên liệu Fo tiêu hao để sản xuất 1 tấn BTN Kg 8,5 7,87 Trong khâu vận chuyển, tỉ lệ hao hụt do quá trình vận chuyển sẽ căn cứ vào định mức vật tư được ban hành theo công văn số 1784/BXD-VP ngày 16/08/2007 của Bộ xây dựng để xác định. Hao hụt trong quá trình vận chuyển phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức vận chuyển, nếu tổ chức tốt (giảm đầu mối trung chuyển ...) sẽ giảm được tỉ lệ hao hụt nguyên vật liệu và ngược lại. Trong trường hợp công ty sản xuất được nguyên vật liệu thì cần tập trung vào công tác kế hoạch sản xuất, sản xuất đến đâu chuyển ra công trường đến đó, hạn chế đến mức thấp nhất việc phải trung chuyển nhiều lần nguyên vật liệu qua các vị trí khác nhau. Trong trường hợp mua nguyên vật liệu của khách hàng thì để giảm hao hụt nên chọn phương thức nhận hàng tại công trường và tập trung cho công tác giao nhận tại hiện trường. Định mức của công ty về tỉ lệ hao hụt cho 1 lần xúc chuyển = 2%. c. Định mức chi phí máy Định mức chi phí máy của doanh nghiệp thực chất là xác định chi phí trong giá ca máy để làm cơ sở lập dự toán. Giá ca máy là mức chi phí dự tính cần thiết cho máy và thiết bị thi công làm việc trong một ca. Các khoản mục chi phí được tính vào giá ca máy bao gồm: chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nhiên liệu, năng lượng, tiền lương thợ điều khiển máy và chi phí khác của máy. Căn cứ vào tính năng kỹ thuật của từng loại máy do nhà sản xuất hướng dẫn để xác định các chi phí sửa chữa, năng lượng, nhiên liệu ... c.1. Xác định giá ca máy Công thức tổng quát xác định giá ca máy (CCM): CCM    =    CKH     +   CSC   +   CNL   +   CTL  +   CCPK          (đ/ca) Trong đó: - CKH  :  Chi phí khấu hao (đ/ca) - CSC   :  Chi phí sửa chữa  (đ/ca) - CNL  :  Chi phí nhiên liệu, năng lượng  (đ/ca) - CTL   :  Chi phí tiền lương thợ điều khiển máy (đ/ca) - CCPK :  Chi phí khác (đ/ca)  Chi phí khấu hao (CKH) Chi phí khấu hao tính trong giá ca máy là khoản chi về hao mòn của máy và thiết bị thi công trong thời gian sử dụng, được xác định theo công thức: CKH=(Nguyên giá – Giá trị thu hồi)/số ca năm * Định mức khấu hao năm Trong đó: - Nguyên giá: là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có máy tính đến thời điểm đưa máy đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như giá mua máy, thiết bị (không kể chi phí cho vật tư, phụ tùng thay thế mua kèm theo), thuế nhập khẩu (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí lưu kho, chi phí lắp đặt, chạy thử, các khoản chi phí hợp lệ khác có liên quan trực tiếp đến việc đầu tư máy. Nguyên giá để tính giá ca máy được xác định theo nguyên tắc phù hợp với loại máy đưa vào thi công xây dựng công trình và điều kiện cụ thể của công trình. - Giá trị thu hồi là giá trị phần còn lại của máy và thiết bị sau khi thanh lý được tính trước khi xây dựng giá ca máy và được xác định như sau: Giá trị thu hồi đối với máy và thiết bị có nguyên giá từ 10.000.000 đồng (mười triệu đồng) trở lên thì được tính nhỏ hơn (hoặc bằng) 5% giá tính khấu hao. Không tính giá trị thu hồi với máy và thiết bị có nguyên giá nhỏ hơn 10.000.000 đồng (mười triệu đồng). - Định mức khấu hao năm: là định mức về mức độ giảm giá trị bình quân của máy do hao mòn (vô hình và hữu hình) sau một năm sử dụng. Định mức khấu hao năm tính theo tỷ lệ % so với giá trị phải khấu hao (nguyên giá trừ giá trị thu hồi). Định mức khấu hao năm được xác định theo nguyên tắc phù hợp với tuổi thọ kinh tế của máy và thời gian sử dụng của từng loại máy tại công trình.  - Số ca năm: là số ca máy làm việc bình quân trong một năm được tính từ số ca máy làm việc trong cả đời máy và số năm trong đời máy.   Trong quá trình tính giá ca máy, số ca năm được xác định theo nguyên tắc phù hợp với đặc tính và quy trình vận hành của từng loại máy, khối lượng thi công của công trình, quy mô công trình, tiến độ thi công và các điều kiện cụ thể khác. Chi phí sửa chữa (CSC) Chi phí sửa chữa tính trong giá ca máy là các khoản chi để sửa chữa, bảo dưỡng máy nhằm duy trì và khôi phục năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn của máy. Công thức tính CSC: CSC = (Nguyên giá    x    Định mức sửa chữa năm)/ Số ca năm Trong đó: - Nguyên giá, số ca năm: như nội dung trong mục 2.1 - khoản 2 - Phần II này. - Định mức sửa chữa năm: được xác định theo quy định về bảo dưỡng kỹ thuật, sửa chữa định kỳ, quy trình vận hành của từng loại máy và các quy định có liên quan tương ứng với số ca năm. Trong Định mức sửa chữa năm chưa tính chi phí thay thế các loại phụ tùng thuộc bộ phận công tác của máy và thiết bị có giá trị lớn mà sự hao mòn của chúng phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của đối tượng công tác như cần khoan, mũi khoan.  Chi phí nhiên liệu, năng lượng (CNL) Chi phí nhiên liệu, năng lượng tính trong giá ca máy là khoản chi về nhiên liệu, năng lượng tạo ra động lực cho máy hoạt động (xăng, dầu, điện hoặc khí nén) và các loại nhiên liệu phụ như dầu mỡ bôi trơn, nhiên liệu để điều chỉnh, nhiên liệu cho động cơ lai, dầu truyền động.  Công thức tính CNL:  CNL = CNLC + CNLP   Trong đó: - CNLC: Chi phí nhiên liệu, năng lượng chính  CNLC = (Định mức nhiên liệu năng lượng) x Giá nhiên liệu năng lượng   - Định mức nhiên liệu, năng lượng (lít/ca, kWh/ca, m3/ca): định mức tiêu hao các loại nhiên liệu, năng lượng như xăng, dầu, điện hoặc khí nén để tạo ra động lực cho máy làm việc trong một ca. - Giá nhiên liệu, năng lượng: giá (trước thuế) các loại xăng, dầu, điện hoặc khí nén (đ/lít, đ/kWh, đ/m3) tính theo mức giá tại thời điểm tính và khu vực xây dựng công trình. - CNLP : Chi phí nhiên liệu, năng lượng phụ  CNLP = CNLC x KP Kp là hệ số chi phí nhiên liệu, dầu mỡ phụ cho một ca máy làm việc, được quy định như sau: - Động cơ xăng   :  0,03 - Động cơ Diezel : 0,05 - Động cơ điện    :  0,07   Định mức tiêu hao nhiên liệu, năng lượng của tàu công tác sông và xuồng cao tốc khi thao tác được tính bằng 65 % định mức khi hành trình.   Trường hợp xác định giá ca máy của các loại máy và thiết bị để thực hiện một số loại công tác (như khảo sát xây dựng, thí nghiệm vật liệu, thí nghiệm cấu kiện và kết cấu xây dựng,...) mà chi phí nhiên liệu, năng lượng này đã tính trong định mức dự toán (hao phí vật liệu) thì không tính trong giá ca máy. Chi phí nhiên liệu, năng lượng trong giá ca máy được xác định theo nguyên tắc phù hợp với lượng nhiên liệu, năng lượng sử dụng trong ca và giá nhiên liệu, năng lượng trên thị trường ở từng thời điểm. Chi phí tiền lương thợ điều khiển máy (CTL) Chi phí tiền lương thợ điều khiển máy tính trong giá ca máy là khoản chi về tiền lương và các khoản phụ cấp lương tương ứng với cấp bậc của người điều khiển máy theo yêu cầu kỹ thuật. Tiền lương thợ điều khiển máy trong giá ca máy được xác định phù hợp với mặt bằng giá của thị trường lao động phổ biến ở từng khu vực, tỉnh, theo từng loại thợ và điều kiện cụ thể của công trình; khả năng nguồn vốn, khả năng chi trả của chủ đầu tư và các yêu cầu khác.  Công thức tính CTL:  CTL = (Tiền lương cấp bậc + Các khoản lương phụ và phụ cấp lương)/ Số công một tháng Trong đó: - Tiền lương cấp bậc là tiền lương tháng của thợ điều khiển máy. - Các khoản lương phụ và phụ cấp lương là tổng số các khoản lương phụ, phụ cấp lương tháng tính theo lương cấp bậc và lương tối thiểu, một số khoản chi phí có thể khoán trực tiếp cho thợ điều khiển máy. - Số công một tháng là số công định mức thợ điều khiển máy phải làm việc trong một tháng. Thành phần, cấp bậc thợ (hoặc một nhóm thợ) trực tiếp vận hành máy được xác định theo yêu cầu của quy trình vận hành của từng loại máy, thiết bị và tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật phù hợp với điều kiện cụ thể. Trường hợp xác định giá ca máy của các loại máy và thiết bị để thực hiện một số loại công tác (như khảo sát xây dựng, thí nghiệm vật liệu, thí nghiệm cấu kiện và kết cấu xây dựng,...) mà chi phí nhân công điều khiển máy này đã tính trong định mức dự toán (hao phí nhân công) thì không tính trong giá ca máy. Chi phí khác (CCPK) Chi phí khác được tính trong giá ca máy là các khoản chi đảm bảo cho máy hoạt động bình thường, có hiệu quả tại công trình. Công thức tính CCPK: CCPK = ( Nguyên giá x Định mức chi phí khác năm)/Số ca năm  Trong đó: - Nguyên giá, số ca năm: như nội dung trong chi phí CKH . - Định mức chi phí khác năm: là mức chi phí có liên quan phục vụ cho các hoạt động của máy trong một năm được tính theo tỷ lệ % so với nguyên giá, bao gồm: + Bảo hiểm máy, thiết bị trong quá trình sử dụng; + Bảo quản máy và phục vụ cho công tác bảo dưỡng kỹ thuật trong bảo quản máy; + Đăng kiểm các loại; + Di chuyển máy trong nội bộ công trình; + Các khoản chi phí khác có liên quan đến quản lý máy và sử dụng máy tại công trình. - Định mức chi phí khác năm tối đa của từng nhóm máy được quy định như sau: + Cần cẩu nổi: 7%; + Máy vận chuyển ngang, máy chuyên dùng trong thi công hầm, cần trục tháp, cẩu lao dầm, xe bơm bê tông tự hành, máy phun nhựa đường, các loại phương tiện thuỷ: 6%; + Máy cầm tay, tời điện, pa lăng xích, máy bơm nước chạy điện có công suất nhỏ hơn 4 kW, máy gia công kim loại, máy chuyên dùng trong công tác khảo sát xây dựng, đo lường, thí nghiệm: 4%; + Các loại máy khác: 5%; Chi phí cho các loại công tác xây dựng nhà bao che cho máy, nền móng máy, hệ thống cấp điện - nước - khí nén tại hiện trường phục vụ cho việc lắp đặt, vận hành của một số loại máy như trạm trộn bê tông xi măng, trạm trộn bê tông nhựa, cần trục di chuyển trên ray,... thì được lập dự toán riêng theo biện pháp thi công và tính vào chi phí khác của công trình.  c2. Xây dựng đơn giá ca máy của một số thiết bị chính của Công ty Định mức giá ca máy sản xuất BTN trạm trộn 80t/h BẢNG 3.4: TÍNH ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ CA MÁY TRẠM TRỘN Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 160 ca/năm 650.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 609.375 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 243.750 4 Chi phí điện năng 384Kwh 384.000 5 Lương thợ điều khiển 6 người 620.000 6 Chi phí khác 2%(2+...+5) 37.142 Tổng cộng đơn giá 1.894.268 Định mức giá ca máy thiết bị máy đào dung tích gầu 0.8m3 BẢNG 3.5: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY ĐÀO 0,8 M3 Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 500.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 340.909 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 136.364 4 Chi phí nhiên liệu 64,8 lít Do/ca 900.720 5 Lương thợ điều khiển 120.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 29.959 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 1.527.923 Định mức giá ca máy thiết bị máy đào dung tích gầu 1.2m3 BẢNG 3.6: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY ĐÀO 1,2 M3 Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 815.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 555.682 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 222.273 4 Chi phí nhiên liệu 78,3 lít Do/ca 1.088.370 5 Lương thợ điều khiển 140.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 40.126 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 2.046.451 Định mức giá ca máy thiết bị máy ủi công suất 140 CV BẢNG 3.7: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY ỦI 140CV Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 320.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 218.182 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 87.273 4 Chi phí nhiên liệu 58,8 lít Do/ca 817.320 5 Lương thợ điều khiển 120.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 24.855 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 1.267.630 Định mức giá ca máy thiết bị máy lu bánh sắt 10T BẢNG 3.8: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY LU BÁNH SẮT 10T Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 140.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 95.455 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 38.182 4 Chi phí nhiên liệu 26,4 lít Do/ca 366.960 5 Lương thợ điều khiển 80.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 11.612 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 592.208 Định mức giá ca máy thiết bị máy lu bánh lốp 16T BẢNG 3.9: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY LU BÁNH LỐP 16T Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 180.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 122.727 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 49.091 4 Chi phí nhiên liệu 37,8 lít Do/ca 525.420 5 Lương thợ điều khiển 80.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 15.544 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 792.783 Định mức giá ca máy thiết bị máy trộn bê tông 750 Lít BẢNG 3.10: TÍNH ĐỊNH MỨC MÁY TRỘN BT 750L Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 42.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 28.636 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 11.455 4 Chi phí nhiên liệu 60Kwh 60.000 5 Lương thợ điều khiển 60.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 3.202 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 163.293 Trên đây là định mức ca máy một số thiết bị thông dụng thi công đường giao thông, để có bộ định mức hoàn chỉnh phục vụ cho công tác quản trị chi phí tại công ty, thì các phòng ban công ty phải lập chi tiết định mức giá ca máy cho toàn bộ thiết bị hiện có tại công ty.  3.3.2.2. Tăng cường công tác nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình * Sự cần thiết của việc tăng cường công tác nghiệm thu hoàn thành Trong xây dựng giao thông thì khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình nhà thầu phải tuân theo các trình tự nhất định và phải tuân thủ các thủ tục về kiểm tra, nghiệm thu hết sức chặt chẽ. Qui trình thi công xây dựng giao thông cũng đòi hỏi phải thi công tuần tự từ hạng mục này sang hạng mục khác, do đó phải nghiệm thu các hạng mục trước khi tiến hành thi công các hạng mục tiếp theo. Vì vậy, nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình kịp thời thì mới đảm bảo tiến độ công trình. Thực trạng công tác nghiệm thu thanh toán của công ty ... trong những năm qua còn những thiếu sót và tồn tại sau : + 35% công trình tuy đã hoàn thành nhưng chậm nghiệm thu hoàn thành công trình và bàn giao đưa vào sử dụng, dẫn đến chậm thanh toán, thời gian bảo hành công trình kéo dài, phát sinh các chi phí sửa chữa, bảo dưỡng trong quá trình khai thác. + Chu kỳ thanh toán bình quân của 1 công trình là 2,5 tháng, trong khi đó điều kiện nghiệm thu của chủ đầu tư không bị hạn chế. + 1,2% khối lượng đã thực hiện nhưng không đủ hồ sơ thủ tục để nghiệm thu thanh toán nên gây thiệt hại cho công ty. * Trình tự hoàn thiện thủ tục công tác nghiệm thu công trình Để khắc phục những tồn tại nêu trên công ty phải xây dựng qui trình thủ tục cho công tác nghiệm thu thanh toán, qui trình phải được đưa vào nội dung qui chế hoạt động công trường để thực hiện, nội dung qui trình thực hiện như sau : - Lập hồ sơ nghiệm thu bao gồm : bản vẽ thi công được duyệt, các chứng chỉ thí nghiệm, các biên bản kiểm tra của tư vấn giám sát và chủ đầu tư, bản vẽ hoàn công. Kiểm tra hồ sơ đảm bảo đầy đủ theo các nội dung tại điều 23 đến điều 26 của nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 và điều 1 nghị định 49/2008/NĐ-CP ngày 18/04/2008. - Lập văn bản yêu cầu chủ đầu tư, tư vấn giám sát kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, sau đó tiến hành kiểm tra hiện trường đo đạc kích thước hình học của hạng mục công việc để xác định khối lượng thực tế thi công. - Lập biên bản nghiệm thu khối lượng giữa các bên. - Lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán bao gồm hồ sơ nghiệm thu và biên bản nghiệm thu khối lượng gửi chủ đầu tư đề nghị thanh toán. - Chủ đầu tư xem xét chấp thuận và lập uỷ nhiệm chi gửi kho bạc nhà nước nơi có dự án chuyển tiền trả cho công ty. Chủ đầu tư Nhà thầu Hồ sơ nghiệm thu thanh toán Hồ sơ nghiệm thu Chuyển tiền Uỷ nhiệm chi Kho bạc nhà nước Tư vấn giám sát Sơ đồ 3.1: Qui trình thủ tục nghiệm thu công trình Để đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo qui định cần lưu ý : - Tăng cường công tác nội nghiệp tại công trường thông qua việc kiểm tra thường xuyên các chứng chỉ thí nghiệm, bản vẽ hoàn công, các biên bản kiểm tra kỹ thuật, biên bản xác định những thay đổi phát sinh trong quá trình thi công... - Khi bắt đầu triển khai thi công phải thống nhất với tư vấn giám sát và chủ đầu tư về nội dung biểu mẫu, thủ tục và trình tự để phối hợp giải quyết công việc, hạn chế những sai sót, chồng chéo. * Bộ phận thực hiện và công tác phối hợp - Ban điều hành công trường chịu tránh nhiệm lập và hoàn thiện các hồ sơ văn bản thủ tục cho công tác nghiệm thu (biên bản kiểm tra, nghiệm thu các loại, chứng chỉ thí nghiệm, bản vẽ hoàn công...) - Phòng kế hoạch thực hiện các thủ tục thanh toán với chủ đầu tư. 3.3.3. Nhóm giải pháp về kiểm soát và phòng ngừa rủi ro trong quản trị chi phí 3.3.3.1. Xây dựng quy chế nội bộ để gắn trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến quản trị chi phí * Sự cần thiết phải xây dựng qui chế nội bộ Trong doanh nghiệp để kiểm soát các hoạt động của mình người ta thông qua việc xây dựng hệ thống các qui chế nội bộ, qui chế nội bộ có thể ở cấp độ công ty, cấp độ bộ phận phòng ban và cũng có thể là qui chế cá nhân. Trong một doanh nghiệp hệ thống các quy chế nội bộ gồm các phần chính như sau : - Các qui chế hoạt động chung của doanh nghiệp : thoả ước lao động tập thể, qui chế dân chủ, qui chế bổ nhiệm cán bộ ... - Qui chế bộ phận, phòng ban : qui trình giải quyết công việc, ... - Qui chế cá nhân : qui định quyền hạn và nhiệm vụ của các chức danh cụ thể. * Thực trạng công tác tổ chức quản lý của Công ty ... còn tồn tại một số vấn đề như sau : + Công ty đã xây dựng và ban hành được một số các qui chế hoạt động chung của doanh nghiệp nhưng chưa đầy đủ, mới chỉ tập trung vào quản lý chung, quản lý bộ máy tổ chức. + Công ty chưa có các qui chế liên quan đến tài sản, vật tư, tiền vốn. + Công ty chưa xây dựng được các qui chế bộ phận, qui chế cá nhân liên quan. * Nội dung hoàn thiện qui chế nội bộ công ty ... Để hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp cần phải xây dựng bổ sung các qui chế để gắn trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan, do đó cần tập trung xây dựng và hoàn thiện các qui chế sau : Qui chế sử dụng thiết bị máy móc của công ty. Qui chế giao khoán. Qui chế tổ chức hoạt động của các công trường, ban điều hành dự án. Qui chế quản lý vật tư, tiền vốn của công ty. Qui chế khen thưởng cho tập thể và các cá nhân gắn liền với công việc được giao. Qui chế cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của chỉ huy trưởng công trường, giám đốc điều hành dự án. Đối với qui chế bộ phận, phòng ban nghiệp vụ liên quan đến qui trình nghiệp vụ sẽ được giải quyết trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Trình tự xây dựng qui chế được thực hiện như sau : Dự thảo nội dung qui chế : căn cứ nội dung các văn bản pháp luật liên quan để xây dựng khung pháp lý cho qui chế. Lấy ý kiến của các phòng ban chức năng. Tổng hợp kết quả và tiến hành sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh dự thảo trình cho lãnh đạo xem xét cho ý kiến. Tổ chức họp toàn bộ công ty để xem xét và thông qua qui chế. Sau đó lãnh đạo công ty ký ban hành. * Bộ phận xây dựng qui chế nội bộ - Phòng tổ chức chủ trì dự thảo qui chế, sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh và trình lãnh đạo ký ban hành qui chế. - Các phòng chức năng góp ý bằng văn bản nội dung dự thảo qui chế theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình. - Đại hội công nhân viên chức công ty thảo luận và thông qua nội dung qui chế. 3.3.3.2. Quản lý chất lượng trong quá trình thi công * Sự cần thiết của việc quản lý chất lượng trong quá trình thi công Do đặc thù của ngành và sản phẩm nên chất lượng của sản phẩm và qui trình sản xuất gắn liền với công tác thí nghiệm, hầu hết các chỉ tiêu kiểm tra chất lượng cơ bản đều thực hiện tại hiện trường (đo kích thước hình học, độ ẩm, độ chặt, ép mẫu...), một số chỉ tiêu chất lượng như (xác định tỉ lệ thành phần, thí nghiệm kéo nén để xác định cường độ thép, hàm lượng nhựa, chỉ số dẻo, ...) không thể thí nghiệm tại phòng thí nghiệm hiện trường thì mới đưa đến các phòng thí nghiệm chuyên ngành cấp cao hơn thực hiện. Theo qui định của nhà nước công tác thí nghiệm do nhà thầu chịu trách nhiệm, do đó nhà thầu phải cung cấp cho chủ đầu tư, tư vấn giám sát phòng thí nghiệm hiện trường và chi phí để duy trì hoạt động của nó. Chi phí thí nghiệm của dự án thông thường chiếm khoảng 1% giá trị công trình. Trong xây dựng từng công tác đều được kiểm tra chất lượng thông qua các thí nghiệm, chỉ khi đạt yêu cầu mới được triển khai tiếp theo, nên công tác thí nghiệm hiện trường gắn liền với tiến độ thi công công trình, thí nghiệm kịp thời, nhanh chóng cho kết quả chính xác sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ, tăng năng suất, hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác công tác thí nghiệm hiện trường còn là công cụ để công ty kiểm soát chất lượng công trình trong suốt quá trình thi công. Hiện nay Công ty ... chưa có phòng thí nghiệm đủ tiêu chuẩn (được cấp dấu LAB của Bộ xây dựng) nên chưa thể lập phòng thí nghiệm hiện trường, do đó để thực hiện công tác thí nghiệm hiện trường công ty phải thuê các đơn vị tư vấn được cấp dấu LAB thực hiện. Trong quá trình thực hiện công tác thí nghiệm đã phát sinh những khó khăn như sau : + Công tác thí nghiệm không kịp thời với tiến độ thi công do phụ thuộc vào cán bộ thực hiện thí nghiệm của công ty tư vấn. + Tranh chấp giữa các bên về chi phí thí nghiệm, công ty tư vấn hay thay đổi đơn giá thí nghiệm làm chi phí thí nghiệm phát sinh tăng. * Nội dung hoàn thiện Công ty đặt mục tiêu xây dựng phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn để thực hiện công tác thí nghiệm hiện trường. Để triển khai công việc trên trước tiên phải làm thủ tục xin Bộ xây dựng cấp phép thành lập được phòng thí nghiệm (dấu LAB) thủ tục bao gồm : Đơn xin cấp phép thành lập phòng thí nghiệm Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty Hồ sơ trang thiết bị thí nghiệm của phòng thí nghiệm (số lượng chỉ tiêu thí nghiệm sẽ tương ứng với trang thiết bị thí nghiệm mà công ty có). Hồ sơ của người phụ trách phòng thí nghiệm, đòi hỏi phải có bằng cấp chuyên môn trình độ đại học trở lên, có 5 năm kinh nghiệm. Hồ sơ của kỹ thuật viên thí nghiệm có chứng chỉ tương ứng. Sau khi đã được Bộ xây dựng cấp phép thành lập phòng thí nghiệm (dấu LAB) thì tiến hành lập phòng thí nghiệm hiện trường : Xây dựng phòng thí nghiệm với đầy đủ trang thiết bị cần thiết. Bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn chuyên trách thực hiện công tác thí nghiệm. Ban hành qui chế hoạt động của phòng thí nghiệm. qui chế phải thể hiện rõ nhiệm vụ và quyền hạn của phòng thí nghiệm cũng như trách nhiệm và quyền lợi của từng cá nhân trong phòng thí nghiệm. Ban hành qui trình thủ tục thí nghiệm để thống nhất thực hiện, nội dung qui trình đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và bản thân phòng thí nghiệm Lập giấy đề nghị kiểm tra chất lượng Yêu cầu lấy mẫu thí nghiệm Trả kết quả thí nghiệm Trả kết quả thí nghiệm Tư vấn giám sát Nhà thầu Phòng thí nghiệm Sơ đồ 3.2: Qui trình thực hiện thí nghiệm * Bộ phận thực hiện và sự phối hợp Phòng kế hoạch có trách nhiệm lập hồ sơ thủ tục để xin giấy phép thành lập phòng thí nghiệm. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức phòng thí nghiệm hiện trường, theo dõi và quản lý công tác thí nghiệm. Phòng tổ chức chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành các qui chế hoạt động của phòng thí nghiệm. 3.3.3.3. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 để kiểm soát và ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm. * Sự cần thiết của việc kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro về chất lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm gắn liền với chi phí sản phẩm, chất lượng sản phẩm không đảm bảo sẽ không được chấp nhận và phải bỏ đi hoặc phải thêm chi phí để sửa chữa, khắc phục. Trong xây dựng giao thông chi phí sửa chữa khắc phục nhiều khi còn lớn hơn cả chi phí xây dựng mới, do đó việc ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm là một trong những mối quan tâm đặc biệt của các doanh nghiệp xây dựng giao thông. Hiện nay theo điều 18 chương V của nghị định 209/2004/NĐ-CP đã qui định nhà thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng, đối với một số các dự án ODA chủ đầu tư cũng đã yêu cầu nhà thầu tham gia đấu thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Công ty ... đã có hệ thống quản lý chất lượng, tuy nhiên hệ thống này chưa đáp ứng được tiêu chuẩn ISO 9001:2000, vì vậy để phục vụ cho việc kiểm soát và ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm và đáp ứng được yêu cầu cạnh tranh trên thị trường Công ty ... cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000. * Nội dung hoàn thiện a. Xây dựng hệ thống chất lượng Tiêu chuẩn ISO 9000 đòi hỏi phải xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dạng văn bản. Hệ thống văn bản tạo khả năng thông báo các ý định và sự nhất quán các hành động. Việc sử dụng hệ thống văn bản sẽ giúp đỡ Công ty : Đạt được chất lượng sản phẩm và là căn cứ để cải tiến chất lượng và duy trì các cải tiến đã đạt được. Đào tạo nhân viên Lập lại công việc một cách thống nhất và là cơ sở để truy tìm nguồn gốc khi cần thiết. Cung cấp bằng chứng khách quan Đánh giá tính hiệu lực và sự thích hợp tiếp tục của hệ thống quản lý chất lượng BẢNG 3.11: CÁC VĂN BẢN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Tầng Văn bản Áp dụng Nội dung 1 Sổ tay chất lượng Nội bộ : hướng dẫn về cơ cấu của hệ thống. Đối ngoại : các công cụ tiếp thị Trình bày về công ty Chủ trương và các mục tiêu Tổ chức: trách nhiệm của lãnh đạo, uỷ quyền trách nhiệm 2 Các thủ tục chất lượng Đây là tập hợp các thủ tục tiêu chuẩn của công ty, là cốt lõi của các tài liệu hệ thống. Mô tả chung về trách nhiệm và quyền hạn của mỗi dịch vụ có liên quan đến tiêu chuẩn. Ai làm gì? Khi nào và như thế nào? 3 Chỉ dẫn công việc Chỉ dẫn công việc của cá nhân. Thường áp dụng cho các trường hợp mà một thủ tục chất lượng không thích hợp. Miêu tả chi tiết cho một cá nhân về việc thực hiện một hoạt động. Chỉ dẫn kỹ thuật Nơi mà công ty có một giải pháp tiêu chuẩn cần được chấp thuận chung. Phương pháp tiêu chuẩn về thiết kế hoặc hoạt động kỹ thuật khác 4 Hồ sơ chất lượng Cấp các bằng chứng khách quan về hoạt động của hệ thống chất lượng Kết quả của các hoạt động được ghi lại như: phiếu hạng mục kiểm tra đã được ghi đủ thông tin, biên bản họp. Tất cả các văn bản đó làm thành hệ thống quản lý cơ bản mà công ty vận hành, phối hợp với nhau, các văn bản đó được xem như chương trình chất lượng. b. Kế hoạch xây dựng và áp dụng ISO 9000 cho công ty ... Để xây dựng và áp dụng ISO 9000 cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty ... cần thực hiện các bước sau : Giai đoạn chuẩn bị : lập ban chỉ đạo, bổ nhiệm đại diện lãnh đạo, đào tạo ISO 9000. Lập kế hoạch xây dựng văn bản. Xây dựng văn bản hệ thống chất lượng (đã nêu ở trên) Triển khai áp dụng : đào tạo kiến thức ISO cho toàn thể CBCNV, phổ biến các văn bản. Xem xét và cải tiến hệ thống chất lượng. Xem xét và đánh giá hệ thống chất lượng, hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng, đánh giá, thực hiện hành động khắc phục, xem xét của lãnh đạo Giai đoạn chứng nhận Chọn cơ quan chứng nhận, đánh giá trước chứng nhận, chuẩn bị đánh giá chứng nhận, đánh giá chứng nhận. c. Xây dựng văn bản hệ thống chất lượng Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng là văn bản hướng dẫn chính của hệ thống chất lượng, nó mô tả chủ trương chất lượng, các quy trình và cách làm của công ty .... Sổ tay chất lượng tối thiểu gồm có : Chi tiết về công ty .... Công bố về chủ trương chất lượng do lãnh đạo cao nhất của công ty cam kết. Một sự chỉ dẫn rõ ràng về cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm định nghĩa về các nhà chức trách và trách nhiệm, nguồn lực để quản lý, sự thực hiện và sự kiểm tra. Thông tin như vậy được trình bày rõ ràng bằng các mô tả công việc và sơ đồ tổ chức. Phạm vi của các hoạt động và địa chỉ áp dụng của hệ thống. Tiêu chuẩn sử dụng (ISO 9000). Nét chung về hệ thống quản lý chất lượng Mục lục về các thủ tục chất lượng. Trong các dự án xây dựng thì người lãnh đạo cao nhất phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng, do đó người lãnh đạo cao nhất phải có một sự cam kết hoàn toàn. Các thủ tục chất lượng Các thủ tục chất lượng là cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng. Một thủ tục là một tài liệu miêu tả hành động riêng của hệ thống trong đó các trách nhiệm và nguồn lực yêu cầu và cách phối hợp với nhau để đạt kết quả mong muốn, tất cả đều được định rõ. Một thủ tục chất lượng tốt cần được viết rõ ràng, mạch lạc các từ ngữ của chi tiết mà nó nói đến, nếu cần sẽ được làm rõ bằng các chỉ dẫn công việc. Nội dung cơ bản các văn bản thủ tục gồm : Ai là người thực hiện nhiệm vụ. Nhiệm vụ được tiến hành ra sao. Khi nào nhiệm vụ được tiến hành. Tiêu chuẩn ISO 9000 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng và áp dụng tối thiểu 6 thủ tục đó là : Kiểm soát tài liệu. Kiểm soát hồ sơ. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Đánh giá chất lượng nội bộ Hành động khắc phục Hoạt động phòng ngừa Chỉ dẫn công việc Các chỉ dẫn công việc được yêu cầu để kiểm soát công việc của một cá nhân hoặc một số người không hoạt động theo chủ đề của một thủ tục mà có tác động đến chất lượng sản phẩm. Các chỉ dẫn công việc này có thể đưa vào hệ thống quản lý chất lượng. Chỉ dẫn kỹ thuật Các chỉ dẫn kỹ thuật có thể được dùng để chỉ dẫn các giải pháp riêng cho các quá trình đã được làm thử nghiệm ở các dự án trước hoặc các quá trình tương tự. Trong xây dựng cơ bản thông thường đối với từng dự án đều có các chỉ dẫn kỹ thuật riêng để áp dụng. d. Các vấn đề cần quan tâm khi thực hiện xây dựng ISO9000 Trước tiên cần có sự chuyển biến trong nhận thức Muốn có chất lượng không phải chỉ tăng cường công tác kiểm tra (tuy rằng rất cần thiết) đối với các sản phẩm, công đoạn đã hoàn thành mà phải đảm bảo chất lượng trong cả quá trình ngay từ đầu. Đó là : Phòng ngừa trước hết, luôn cải tiến chất lượng, sớm phát hiện sai sót và nhanh chóng khắc phục. Làm tốt ngay từ đầu, ở tất cả các khâu. Mọi người, mọi bộ phận đều tham gia Sự quan tâm của thủ trưởng Căn cứ vào tiêu chuẩn hướng dẫn của Bộ xây dựng Dựa trên các văn bản và kinh nghiệm có thể thực hiện ISO 9000 như sau : Quán triệt tinh thần mới về bảo đảm chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên Lãnh đạo công ty thực hiện các công việc sau : + Nêu chủ trương, hướng phấn đấu của đơn vị để bảo đảm chất lượng, mức độ phạm vi căn cứ vào đặc điểm của đơn vị, tính chất các nhiệm vụ được giao, các ưu khuyết điểm về đảm bảo chất lượng. Đích thân thủ trưởng chỉ đạo việc soạn thảo ra văn bản này, tổ chức thảo luận rộng rãi và phổ biến đến mọi người. + Có tổ chức, có người chuyên trách hoặc có người bán chuyên trách để theo dõi bảo đảm chất lượng. Người này phải có nhiệt tình, có kinh nghiệm, khả năng công tác, có uy tín trong đơn vị và được theo học một cách chu đáo các lớp về quản lý chất lượng theo ISO 9000 + Trong lãnh đạo phải có phân công người theo dõi đảm bảo chất lượng của công ty. + Có kinh phí, có người cho công tác đảm bảo chất lượng. + Cùng sử dụng mạng lưới thông tin kịp thời nắm bắt các diễn biến về đảm bảo chất lượng của đơn vị Về chỉ đạo thực hiện : cần tránh việc làm đến đâu biết đến đấy, xảy ra vấn đề chất lượng mới tập trung giải quyết , cần lập kế hoạch chất lượng. Kế hoạch chất lượng của cả đơn vị công ty, đội hay một công trình, một công đoạn. Kế hoạch chất lượng Kế hoạch chất lượng Thủ tục Soát xét hợp đồng Soát xét thầu phụ Người Vật liệu Quản lý Xử lý sai sót Báo cáo chất lượng Thanh tra Máy móc Bảo quản tài liệu Hình vẽ 3.1: Trình tự kế hoạch chất lượng Thủ tục Đây là trình tự, nội dung để giải quyết công việc được viết thành văn bản. Sau khi được soạn thảo, có sự góp ý đông đảo của những người có liên quan sẽ được lãnh đạo nhất trí ban hành. Ví dụ : cách tiến hành để ký một bant hợp đồng, cách xử lý công việc không phù hợp với thiết kế, cách tiến hành họp giao ban hàng tuần, tháng, quý ... Để đảm bảo chất lượng cần nêu ra một thủ tục tối ưu đảm bảo chất lượng để mọi người cứ thế làm. Quản lý Muốn đảm bảo chất lượng tốt phải quản lý, điều hành tốt, đó là xương sống của chất lượng. Muốn thực hiện tốt phải đảm bảo : Mọi người phải hiểu rõ chủ trương, kế hoạch đảm bảo chất lượng của đơn vị, của bộ phận và được bàn bạc góp ý. Mỗi bộ phận của công ty, đơn vị nhất là bộ máy văn phòng đều có được quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của mình đối với bảo đảm chất lượng chứ không khoán trắng cho cán bộ kỹ thuật, cơ quan sản xuất hay lãnh đạo. Lãnh đạo phải hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với đảm bảo chất lượng, luôn quan tâm chỉ đạo, phải nắm được và nêu gương kịp thời các đóng góp đối với đảm bảo chất lượng Các đơn vị, bộ phận, kể cả phòng ban văn phòng phải có kế hoạch chất lượng thành văn bản, được niêm yết công khai cho mỗi người biết để theo dõi, góp ý và định kỳ kiểm tra, sửa đổi. Để dễ dàng trong đảm bảo chất lượng, trong lĩnh vực quản lý cần soạn thảo các “phiếu kiểm tra”, “hướng dẫn công việc” viết bằng lời văn rõ ràng, ngắn gọn giúp người làm tự kiểm tra không bị sót các việc về đảm bảo chất lượng hoặc biết làm gì chủ yếu để đạt chất lượng. Các phiếu và hường dẫn này đều áp dụng cả cán bộ nhiên viên ở hiện trường lẫn văn phòng. KẾT LUẬN Ngành xây dựng giao thông là ngành đặc thù có nhiều phức tạp, sản phẩm mang tính đơn chiếc, sản xuất chịu sự chi phối nhiều của điều kiện tự nhiên, xã hội (thời tiết, địa hình, tập quán người dân ...), thời gian xây dựng kéo dài ... đã ảnh hưởng đến công tác quản lý và điều hành sản xuất. Sản phẩm xây dựng giao thông phục vụ cho nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nước và là động lực cho phát triển kinh tế xã hội, nâng cao đời sống của nhân dân. Sản phẩm xây dựng giao thông có giá trị rất lớn nên việc quản trị chi phí có hiệu quả sẽ tiết kiệm được tiền vốn cho doanh nghiệp và cho xã hội. Do tính chất đặc thù như vậy nên quản trị chi phí xây lắp của doanh nghiệp cũng rất phức tạp và phụ thuộc vào những điều kiện của doanh nghiệp, vì vậy bên cạnh những giải pháp được đề ra của luận văn cần phải tiếp tục nghiên cứu thêm một số các giải pháp khác (chuyên môn hóa công tác quản lý dự án, nâng cao chất lượng quản lý sản xuất vật liệu...) để nâng cao hiệu quả công tác quản trị chi phí xây lắp của công ty .... Với ý nghĩa đó luận văn đã nghiên cứu và giải quyết các vấn đề sau : 1. Hệ thống hoá lý luận về công tác quản trị chí phí 2. Làm rõ vai trò và hoạt động của doanh nghiệp xây dựng giao thông trong nền kinh tế thị trường. 3. Làm rõ đặc điểm của quá trình sản xuất xây dựng giao thông, đặc điểm sản phẩm xây dựng giao thông. 4. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị chi phí một doanh nghiệp vừa và nhỏ (Công ty CP XDCT ...). 5. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị chi phí xây lắp của doanh nghiệp. 6. Luận văn cũng đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại CTCPXDCT.... Với những nội dung đã nghiên cứu trong luận văn, tác giả hy vọng đóng góp một phần nhỏ bé vào công tác quản trị chi phí của doanh nghiệp xây dựng giao thông. Đây là vấn đề rộng và phức tạp, với trình độ và khả năng nhất định nên luận án không tránh khỏi những hạn chế. Do đó ngoài những kết quả đóng góp của luận văn, còn nhiều vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu lâu dài. TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS. TSKH. Nghiêm Văn Dĩnh (2000) Kinh tế xây dựng công trình giao thông. Nhà xuất bản giao thông vận tải TS. Đoàn Gia Dũng (2006) Giáo trình bài giảng môn quản trị tài chính PGS. TS. Lê Thế Giới – TS. Nguyễn Thanh Liêm (2007) Quản trị chiến lược. Nhà xuất bản thống kê Harold T. Amrine – John A. Ritchey – Colin L. Moodie – Joseph F Kmec. Quản trị sản xuất và quản trị doanh nghiệp. Nhà xuất bản thống kê PGS. TS. Lê Công Hoa (2005) Giáo trình quản lí xây dựng Edward J. Blocher, Kung H.Chen and Thomas W. Lin (1999), Cost management: strategic emphasis, Irwin McGraw-Hill. PGS-TS Nguyễn Thị Như Liêm (2000) Giáo trình quản trị chiến lược kinh doanh Ronald W. Hilton, Michel W. Maher and Frank H. Selto (2000), Cost management: Strategies for business decisions. Irwin McGraw-Hill. PGS. TS. Trương Bá Thanh (2008) Giáo trình kế toán quản trị. Nhà xuất bản giáo dục Trung tâm thông tin KHKT GTVT (2005) Chiến lược phát triển nghành giao thông vận tải đến năm 2020. Nhà xuất bản giao thông vận tải TS Bùi Ngọc Toàn (2006) Tổ chức quản lí thực hiện dự án xây dựng công trình. Nhà xuất bản giao thông vận tải. Tạp chí GTVT 2005, 2006, 2007 Tạp chí doanh nghiệp 2005, 2006, 2007 Josette Peygard. Phân tích tài chính doanh nghiệp. Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Các báo cáo, tài liệu. Công ty CPXDCT...