Đề tài Hoàn thiện công tác thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Trung tâm xuất nhập khẩu - Tổng công ty cơ khí xây dựng

hàng mở L/C. - Người hưởng lợi: Là người bán trong hợp đồng mua bán. Công việc của người hưởng lợi là kiểm tra L/C do người mua mở có phù hợp với quy định của hợp đồng không và sau khi giao hàng lập bộ chứng từ đòi tiền gửi cho người mua qua ngân hàng làm trung gian. - Ngân hàng mở thư tín dụng Có thể coi là ngân hàng của người mua. Dựa trên đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng, ngân hàng lập một L/C rồi gửi cho người bán qua một ngân hàng khác bằng thư, telex hoặc bằng một phương tiện liên lạc nào đó. Khi nhận được bộ chứng từ phù hợp với quy dịnh của L/C, ngân hàng sẽ thay người mua trả tiền cho người hưởng lợi. - Ngân hàng thông báo Là ngân hàng nhận điện hoặc thư của ngân hàng mở L/C và thông báo L/C gốc này cho người hưởng lợi. - Ngân hàng xác nhận: Đây là ngân hàng thứ ba đứng ra đảm bảo với các bên tham gia giao dịch thanh toán bằng phương thức L/C về khả năng thanh toán của ngân hàng mở L/C. Ngân hàng xác nhận phải là ngân hàng lớn và có uy tín và khả năng thanh toán hơn nhiều so với ngân hàng mở L/C. - Ngân hàng hoàn trả Là ngân hàng đợc mở L/C hay ngân hàng xác nhận chỉ định mình trả tiền cho ngân hàng đòi tiền. 1.3. Quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (2) Ngân hàng mở thư tín dụng Ngân hàng thông báo (7) (8) (10) (9) (1) (8) (6) (3) (4) Người mua xin mở L/C Người bán, người hưởng lợi (5) Diễn giải: (1): nhà nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng thương mại lập đơn xin mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng tại ngân hàng phục vụ mình. (2): dựa trên những thông tin trong đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C lập ra một L/C trong đó ngân hàng cam kết sẽ trả tiền cho người bán nếu người bán xuất trình được bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy định đã đề ra trong L/C. Ngân hàng mở L/C sẽ gửi bản L/C gốc đến cho người bán thông qua ngân hàng thông báo, thường là ngân hàng đại lý của ngân hàng mở L/C ở nước người bán. Việc thông báo này có thể được thực hiện bằng một trong nhiều phương tiện thông tin liên lạc như: thư đảm bảo, telex, fax. (3) Ngân hàng thông báo xác nhận L/C đã nhận văn bản và chuyển bản L/C gốc cho người hưởng lợi. (4) Nếu người hưởng lợi không chấp nhận các điều khoản đã đưa của L/C thì yêu cầu người xin mở L/C sửa đổi bổ sung lại. Quy trình yêu cầu sửa đổi là thực hiện giống như quy trình mở L/C đã nêu trên. (5) Nếu chấp nhận L/C người hưởng lợi tiến hành giao hàng (6) Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng người bán hoàn tất bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu đã nêu ra trong L/C gốc và các bản sửa đổi (nếu có) xuất trình tại ngân hàng thông báo để đòi tiền ngân hàng mở L/C. (7) Ngân hàng thông báo nhận bộ chứng từ thanh toán và chuyển cho ngân hàng mở L/C. (8) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy L/C phù hợp thì trả tiền cho người bán thông qua ngân hàng thông báo. Nếu thấy bộ chứng từ có sai sót, mâu thuẫn với quy định của L/C thì từ chối trả tiền và thông báo cho các bên liên quan. (9) Ngân hàng mở L/c chuyển bộ chứng từ thanh toán cho người xin mở với điều kiện người này trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. (10) Người mua hoàn trả lại tiền cho ngân hàng mở L/C và cầm bộ chứng từ nhận hàng. Nếu sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán người mua phát hiện sai sót so với quy định của L/C thì có quyền từ chối hoàn trả tiền. Trường hợp này ngân hàng mở L/C chịu trách nhiệm về hậu quả xảy ra do không kiểm tra cẩn thận bộ chứng ừ. 2. Thư tín dụng - một công cụ quan trọng của phương thức thanh toán tín dụng chứng từ Thư tín dụng là một phương tiện quan trọng được sử dụng trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Không mở được thư tín dụng thì phương thức này không được xác lập và người bán không thể giao hàng cho người mua. Thư tín dụng còn là một văn bản pháp lý, trong đó ngân hàng đưa ra cam kết trả tiền cho người bán trong một thời hạn nhất định được quy định trong L/C với điều kiện người bán làm đúng các yêu cầu của thư đó. 2.1. Nội dung của L/C - Số hiệu của L/C: Tất cả các thư tín dụng đều có số hiệu riêng. Tác dụng của số hiệu là để trao đổi thư từ, điện tín có liên quan đến việc thực hiện L/C và số hiệu L/C còn để dùng ghi vào các chứng từ có liên quan. - Địa điểm và ngày mở L/C + Địa điểm L/C: là ngày phát sinh cam kết của ngân hàng mở L/C viết cam kết trả tiền cho người xuất khẩu. Địa điểm này có ý nghĩa quan trọng trong việc chọn luật khi xảy ra tranh chấp - xung đột pháp luật về L/C đó. + Ngày mở L/C: là ngày bắt đàu phát sinh cam kết của ngân hàng mở L/C với người xuất khẩu, là ngày bắt đầu thời hạn hiệu lực của L/C và cuối cùng là căn cứ để người xuất khẩu kiểm tra xem người nhập khẩu thực hiện mở L/C có đúng như trong hợp đồng không. - Loại L/C - Tên, địa chỉ những người liên đến phương thức tín dụng chứng từ. Những người có liên quan chia làm 2 loại: + Các thương nhân: gồm những người nhập khẩu là người yêu cầu mở L/C, người xuất khẩulà người hưởng lợi L/C. + Các ngân hàng tham gia trong phương thức tín dụng chứng từ gồm ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo, ngân hàng trả tiền, ngân hàng xác nhận. - Tên, địa chỉ ngân hàng mở L/C - Tên địa chỉ người hưởng lợi - Số tiền bằng chữ và bằng số của L/C Số tiền của L/C vừa được ghi bằng số vừa được ghi bằng chữ và thống nhất với nhau. - Thời hạn hiệu ực: thời hạn trả tiền và thời hạn giao hàng ghi trong L/C. + Thời hạn hiệu lực của L/C là thời hạn mà ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu người xuất khẩu xuát trình bộ chứng từ trong thời hạn đó và phù hợp với những quy định trong L/C. Thời hạn hiệu lực của L/C bắt đầu tính từ ngày mở L/C đến ngày hết hạn hiệu lực L/C. + Thời hạn giao hàng cũng được ghi trong L/C và do hợp đồng mua bán quy định như đã phân tích ở trên. - Những nội dung về hàng hoá như tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá cả, quy cách, phẩm chất, bao bì, ký hiệu được ghi trong L/C. - Những nội dung về vận tải, giao nhận hàng hoá điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR), nơi gửi và giao hàng, cách vận chuyển, cách giao đều được ghi trong L/C. - Những chứng từ mà ngưòi xuất khẩu phải xuất trình là một nội dung then chốt của L/C vì bộ chứng từ ghi trong L/C là một bằng chứng của người xuất khẩu chứng minh rằng mình đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng làm đúng những điều quy định trong L/C. - Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C là nội dung cuối cùng của L/C và nó ràng buộc trách nhiệm của ngân hàng mở L/C. - Những điều khoản đặc biệt khác: Ngoài những nội dung kể trên khi cần thiết ngân hàng mở L/C và người nhập khẩu có thêm nội dung khác. - Chữ ký của ngân hàng mở L/C. L/C thực chất là một khế ước dân sự, do vậy người ký nó cũng phải là người có đủ năng lực hành vi, pháp lý để tham gia và thực hiện quan hệ dân luật. 2.2. Tính chất của L/C L/C là một văn bản thể hiện sự cam kết của ngân hàng nước người mua đói với nước người bán để thực hiện nghĩa vụ trả tiền được quy định trong điều khoản thanh toán của hợp đồng mua bán. Cụ thể là, những nội dung cơ bản của hợp đồng mua bán như tên hàng, số lượng, giá cả, phẩm chất là căn cứ duy nhất để người mua dựa vào đó làm thư yêu cầu mở thư tín dụng gửi tới ngân hàng, mở L/C. Tính chất độc lập của L/C thể hiện ở nghĩa vụ của ngân hàng với người hưởng lợi. L/C không phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người mua và người bán. Khi trả tiền ngân hàng căn cứ vào các chứng từ do người bán xuất trình nếu thấy các chứng từ đó phù hợp với những nội dung ghi trong L/C thì tiến hành thanh toán. Ngân hàng không chịu trách nhiệm về hình thức, sự chính xác, tính trung thực không chịu trách nhiệm về tên hàng, số lượng, trọng lượng, phẩm chất, đóng gói, giao hàng, giá trị hàng hoá ghi trên chứng từ. 2.3. Các loại thư tín dụng - Thư tín dụng có thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng ngân hàng mở và người mua có quyền tự ý đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ L/C mà không cần sự chấp nhận của người bán. Tuy nhiên, khi hàng hoá được giao mà ngân hàng mới thông báo lệnh hủy bỏ thì lệnh này không có giá trị. - Thư tín dụng không hủy ngang: Đây là loại thư tín dụng mà sau khi đã được mở thì mọi việc liên quan đến sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ nó. Ngân hàng mở L/C chỉ có thể được tiến hành trên cơ sở sự thỏa thuận của các bên liên quan. Như vậy, nếu không có sự nhất trí của bên bán của ngân hàng xác nhận thì ngân hàng mở được phép thực hiện theo yêu cầu của bên mua, do đó quyền lợi của bên bán được đảm bảo. - Thư tín dụng không hủy ngang có xác nhận: Đây là loại L/C không hủy ngang, được một ngân hàng có uy tín hơn đứng ra đảm bảo thanh toán tiền cho người hưởng lợi khi ngân hàng mở gặp rủi ro nên không thể thanh toán. - Thư tín dụng không hủy ngang miễn truy đòi: Đây là loại L/C không hủy ngang trong đó quy định rằng sau khi đã thanh toán cho người hưởng lợi ngân hàng mở L/C mất quyền truy đòi số tiền trong bất cứ trường hợp nào. - Thư tín dụng tuần hoàn: Là loại thư tín dụng mà sau khi đã sử dụng hết giá trị của nó hoặc đã kết thúc thời hạn hiệu lực thì nó lại có giá trị như cũ và tiếp tục tuần hoàn trong một thời gian nhất định cho đến khi hoàn tất giá trị hợp đồng. - Thư tín dụng chuyển nhượng: Thường là loại L/C không hủy ngang cho phép chuyển nhượng từ người hưởng lợi ban đầu sang một bên hay nhiều bên khác theo yêu cầu của người hưởng lợi thứ nhất. Nó chỉ được chuyển nhượng một lần. Sự chuyển nhượng phải được thực hiện theo các điều khoản của L/C gốc. - L/C dự phòng: là một cái đảm bảo trả tiền ngay khi có yêu cầu lần đầu được các ngân hàng trên thế giới sử dụng rộng rãi bên cạnh các hình thức bảo lãnh như bảo lãnh tham dự đấu thầu, bảo lãnh bồi hoàn tiền ứng trước - L/C đối ứng: được áp dụng rộng rãi trong phương thức hàng đổi hàng, hay gia công nó đảm bảo quyền lợi cho người gia công. 3. Ưu, nhược điểm của phương thức tín dụng chứng từ 3.1. Ưu điểm Hiện nay phương thức thanh toán này được sử dụng rộng rãi, phổ biến trong thanh toán quốc tế bởi nó đem lại lợi ích cho người mua, người bán và ngân hàng. Trong quan hệ mua bán, người bán muốn thu hồi vốn nhanh, an toàn số tiền bán hàng, người mua không biết số hàng hoá có được giao đúng hợp đồng hay không, người bán khi giao hàng không biết có chắc chắn thu được tiền hàng hay không. Biện pháp thỏa hiệp giữa hai bên là việc thanh toán sẽ được tiến hành sau khi giao hàng, tượng trưng là các chứng từ có thể sở hữu hàng hoá từ người bán sang người mua và ngân hàng có chức năng trung gian thanh toán là người thích hợp nhất để thực hiện quá trình này. Như vậy, quyền lợi của người bán được đảm bảo trên cam kết bằng L/C của ngân hàng mở L/C nghĩa là họ xuất trình được chứng từ thanh toán phù hợp với các điều kiện của L/C. Lúc đó người xuất khẩu được đảm bảo khỏi những rủi ro do khả năng thanh toán không tin cậy hoặc chưa rõ ràng của người nhập khẩu. Quyền lợi của người nhập khẩu cũng được đảm bảo vì họ chỉ phải trả tiền dựa vào chứng từ. Đối với ngân hàng: Tiến hành nghiệp vụ thanh toán quốc tế, ngân hàng thu được phí dịch vụ của khách hàng. Ngoài ra ngân hàng thể hiện được chức năng quan trọng của mình là chức năng tín dụng. Từ những lợi ích đó, trên thực tế kim ngạch thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ luôn chiếm tỷ trọng lớn trong thanh toán quốc tế. 3.2. Nhược điểm Tuy có nhiều ưu điểm nhưng phương pháp tín dụng chứng từ vẫn còn một số nhược điểm sau: - Phương pháp này đòi hỏi một quy trình thanh toán rất tỷ mỷ, đòi hỏi các bên tham gia phải thận trọng nhất là khâu lập và kiểm tra chứng từ. Chỉ cần một sơ suất nhỏ trong khâu lập và kiểm tra chứng từ cũng có thể là nguyên nhân bác bỏ việc thanh toán. - Bộ chứng từ là căn cứ để ngân hàng trả tiền nên người mua khó loại trừ người bán giả mạo chứng từ hoặc thay đổi chứng từ đòi tiền trong khi giao hàng không phù hợp với bộ chứng từ xuất trình. Hay nói chính xác là người bán có thể lừa đảo khoản tiền trong khi không thực hiện đúng hợp đồng. - Nếu người mua không có thiện chí với người bán họ có thể tìm ra lỗi nhỏ trên chứng từ để từ chối thanh toán mặc dù hàng giao đúng số lượng, phẩm chất, thời hạn quy định. - Người bán có thể khó khăn trong việc đáp ứng những đòi hỏi nghiêm ngặt, chặt chẽ của chứng từ. - Ngân hàng: rủi ro trong thanh toán tín dụng chứng từ sẽ làm giảm uy tín của ngân hàng đối với khách hàng không chỉ trong nghiệp vụ thanh toán nói riêng mà còn trong tất cả các hoạt động kinh doanh của ngân hàng nhất là trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Chương II Tình hình thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Trung tâm XNK- Tổng công ty cơ khí xây dựng I. Khái quát về Trung tâm XNK 1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm XNK Tổng công ty cơ khí xây dựng (viết tắc là COMA) là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 993/BXD-TCLĐ ngày 20/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, trên cơ sở liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng thành lập từ năm 1975. Từ khi thành lập đến nay, Tổng công ty đã hợp tác, liên doanh với nhiều công ty, tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệ, ứng dụng những tiến bộ khoa học tiên tiến. Trong những năm tới, Tổng công ty cơ khí xây dựng tiếp tục đầu tư năng lực mới để trở thành một Tổng công ty hàng đầu ở Việt Nam trong lĩnh vực chế tạo, lắp đặt các thiết bị phi tiêu chuẩn, kết cấu thép, thiết bị thi công ngành xây dựng trên thị trường thế giới. Để làm được điều này, Tổng công ty cơ khí xây dựng đã đề nghị lên Bộ xây dựng về việc tách phòng XNK trực thuộc Tổng công ty để trở thành công ty con của mình. Căn cứ vào một số Nghị định, ngày 26/072000 Bộ Xây dựng đã ra QĐTL số 1027/QĐ-BXD về việc thành lập Trung tâm XNK trực thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng. Tên giao dịch quốc tế: Import export centre. Viết tắt là: COMA - TMEX Khi mới thành lập, trụ sở của Trung tâm XNK đặt tại khuôn viên Công ty xây lắp và kinh doanh vật tư thiết bị (kim 7 quốc lộ 5) xã Gia Thụy, huyện Gia Lâm, Hà Nội. Trong quá trình hoạt động, Trung tâm XNK đã có một số lần chuyển trụ sở kinh doanh để giao dịch được thuận lợi và kinh doanh có hiệu quả hơn. Hiện nay, Trung tâm XNK đang hoạt động tại 125D Minh Khai, ngõ Hòa Bình 6, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Trung tâm đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 313597 và được phép hoạt động trên lĩnh vực: Đào tạo và cung cấp lao động xuất khẩu, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, thực hiện hoạt động cho thuê tài chính. Trung tâm XNK trực thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng là đơn vị hạch toán phụ thuộc, được sử dụng con dấu để giao dịch, được mở tài khoản tại ngân hàng thực hiện các nhiệm vụ do Tổng công ty cơ khí giao, và hoạt động theo pháp luật nước Cộng hòa XHCN Việt Nam. Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm XNK đã ổn địnhhd và kinh doanh có hiệu quả. Nhưng ngoài việc đạt được thuận lợi thể hiện qua tiền tệ, Trung tâm đã nhập khẩu được máy móc, thiết bị có chất lượng tốt và còn tương đối hiện đại so với nước ta mặc dù những máy móc này đã qua sử dụng ở những nước phát triển. Các máy móc, thiết bị nhập khẩu về đã phục vụ tốt cho ngành xây dựng và các ngành khác. Trong những năm hoạt động Trung tâm đã giải quyết được một lực lượng lao động lớn thông qua hoạt động xuất khẩu lao động, nâng cao tay nghề tích lũy vốn và kinh nghiệm cho bản thân để phục vụ các ngành nghề trong nước sau khi họ về nước. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm 2.1. Chức năng: - Trung tâm XNK tổ chức hoạt động đưa người lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài được Bộ Xây dựng cho phép. - Trung tâm XNK có chức năng nhập khẩu một số mặt hàng: vật tư, máy móc, thiết bị hàng hoá theo yêu cầu của thị trường, của các ngành công nghiệp, xây dựng. - Trung tâm XNK còn thực hiện hoạt động cho thuê tài chính để tài trợ nguồn vốn trung và dài hạn cho các doanh nghiệp gặp khó khăn về nguồn vốn không thể có đủ để mua tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh hay là không có đủ điều kiện vay vốn để kinh doanh. Trung tâm XNK đã tài trợ vốn qua việc cho thuê tài sản, máy móc, thiết bị. 2.2. Nhiệm vụ: - Trung tâm có nhiệm vụ giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương và cả thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn, nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ cho cán bộ, công nhân và lao động đi làm việc ở nước ngoài, tổ chức các khóa đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ, công nhân viên phục vụ thi công các công trình ở nước ngoài. - Thực hiện hoạt động đưa người Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. - Tổ chức kinh doanh dịch vụ du lịch. - Tổ chức hoạt động liên quan đến thuê tài chính: ký hợp đồng vay vốn, ký hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị 3. Cơ cấu bộ máy Trung tâm XNK có cả một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Cơ cấu này rất đơn giản gồm một giám đốc, hai phó giám đốc, ba phòng chức năng, các cơ sở đào tạo. Mỗi bộ phận có chức năng riêng rẽ. Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm XNK Giám đốc PGĐ xuất khẩu kinh doanh PGĐ xuất khẩu lao động Phòng Kế toán và tổ chức lao động Phòng Kinh doanh XNK Phòng Xuất khẩu lao động Cơ sở đào tạo số 2 Cơ sở đào tạo số 1 Cơ sở đào tạo số 3 Cơ sở đào tạo số 4 - Đứng đầu là Giám đốc Trung tâm điều hành mọi hoạt động Trung tâm theo cơ chế thủ trưởng và đại diện cho mọi quyền lợi, nghĩa vụ của Trung tâm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý nhà nước. - Giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc điều hành trực tiếp phụ trách các đơn vị, phòng ban chức năng. - Phòng Kế toán và tổ chức lao động: có nhiệm vụ tham mưu giúp việc giám đốc trong các lĩnh vực kế toán tài chính, đầu tư, kiểm soát nội bộ và thống kê ở trung tâm trong các lĩnh vực về quản lý đổi mới doanh nghiệp. - Phòng Kinh doanh XNK: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong các lĩnh vực nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm, cân đối sản lượng và xuất nhập khẩu của Trung tâm. - Phòng xuất khẩu lao động: Nghiên cứu thị trường lao động trong và ngoài nước để tổ chức đào tạo tuyển chọn đưa lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. 4. Tình hình tài chính của Trung tâm XNK và kết quả sản xuất kinh doanh 4.1. Vốn Vốn đóng một vai trò rất quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của Trung tâm. Để cạnh tranh với những sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, trước hết sản phẩm của Trung tâm cần phải có nhiều ưu điểm hơn đối với đối thủ cạnh tranh. Chính vì thế mà Trung tâm cần phải đầu tư rất nhiều ngân sách vào công cuộc cải tiến trang thiết bị làm việc, loại bỏ những thiết bị lạc hậu thay vào đó là dây chuyền công nghệ hiện đại để phục vụ trong quá trình sản xuất. Bảng 1: Tình hình tài chính của Trung tâm ĐV: đồng STT Chỉ tiêu 2005 2006 1 Tổng giá trị tài sản 4.697.011.800 7.360.947.624 + TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 4.566.862.628 7.295.328.060 + TSCĐ và đầu tư dài hạn 130.149.172 65.619.564 2 Tổng nguồn vốn 4.697.011.800 7.360.947.624 + Nợ phải trả 4.648.083.862 6.882.942.493 + Nguồn vốn chủ sở hữu 48.927.938 478.005.131 Qua bảng trên ta thấy tổng tài sản và tổng nguồn vốn của Trung tâm tăng cao qua các năm. Tổng giá trị tài sản của năm 2006 tăng hơn 2.663.935.824 đồng so với năm 2005. Tương ứng tổng nguồn vốn cũng tăng lên như vậy. 4.2. Cơ sở vật chất Trung tâm có một vị trí tương đối thuận lợi cho việc giao dịch buôn bán. Vì đặc thù sản phẩm của Trung tâm nên hàng năm Trung tâm rót nhiều kinh phí vào việc đào tạo công nhân viên và cải tiến trang thiết bị máy móc nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, tăng năng suất công việc. 4.3. Môi trường kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh: Tổ chức hoạt động đưa người lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài, tổ chức các khóa đào tạo, nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ cho cán bộ, công nhân và lao động đi làm việc ở nước ngoài, khai thác XNK vật tư, hàng hoá, thiết bị, phụ tùng, máy móc để bán và cho thuê, tổ chức kinh doanh dịch vụ du lịch. - Mặt hàng kinh doanh: Trung tâm XNK chủ yếu hoạt động nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng: nhập khẩu thép xây dựng chủ yếu từ Đài Loan, nhập khẩu hạt nhựa từ Anh, nhập khẩu máy móc, thiết bị phục vụ cho xây dựng công nghiệp. Và các công ty nào không đủ vốn để mua thì Trung tâm XNk sẽ cho thuê tài sản đó. - Thị trường: Trung tâm đặt quan hệ làm ăn đều là thị trường quen thuộc như: Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc Nhất là thị trường Nhật Bản, đâylà thị trường có tiềm năng và ở đây sẽ có nhiều cơ hội cho Trung tâm khai thác và đặt quan hệ bền vững và lâu dài. 4.4. Lao động và cơ cấu lao động Trung tâm XNK chủ yếu thực hiện các hợp đồng XNK vật tư, con người nên số người lao động trong Trung tâm không nhiều. Nhưng lao động ở dây đều có trình độ học vấn và kỹ năng cao. Trung tâm cũng rất quan tâm đến các chính sách cho người lao động: - Thực hiện các khoản bồi dưỡng lễ, tết. - Tổ chức công tác chăm sóc sức khỏe và khám sức khỏe định kỳ. - Thanh toán các khoản công tác phí. - Bồi dưỡng đời sống vật chất, tinh thần cho CNV. 4.5. Kết quả sản xuất kinh doanh Qua một thời gian hoạt động, Trung tâm XNK đã có những kết quả nhất định Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh ĐV: 1000đ Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 So sánh 2005/2004 So sánh 2006/2005 ST Tỷ lệ (%) ST Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 24.107.215 29.700.031 34.885.078 5.593.097 23,2 5.184.766 17,46 Tổng chi phí 22.647.556 28.154.710 33.652.921 5.507.154 24,32 5.498.211 19,53 Tổng lợi nhuận 467.091 494.593 394.593 24.502 5,89 -100.303 -20,28 (Nguồn: Báo cáo KQKD năm 2004-2006) Qua bảng trên, ta thấy: Tổng doanh thu qua các năm tăng nhưng tỷ lệ tăng của tổng doanh thu năm 2005/2004 (23,2%) tăng cao hơn tỷ lệ tăng của tổng doanh thu năm 2006/2005 (17,46%). Tổng mức chi phí kinh doanh năm 2005 cao hơn năm 2004 là 5.507.154 nghìn đồng tăng 24,32%. Trng khi đó tổng mức chi phí kinh doanh năm 2006 cũng tăng cao hơn năm 2005 là 5.498.211 nghìn đồng nhưng tỷ lệ tăng của 2005/2004 so với tỷ lệ tăng 2006/2005 là cao hơn. Qua các năm, Trung tâm đã làm ăn có lãi và tổng lợi nhuận năm 2005 đã tăng hơn so với tỷ lệ tăng của năm 2004 là 27.502 nghìn đồng, tăng 5,98%. Nhưng đến năm 2006 thì tổng lợi nhuận của năm 2006 thấp hơn so với năm 2005 là 100.303 nghìn đồng, giảm 20,28%. Nhờ nắm bắt được tình hình và thời cơ kinh doanh nên có thể nói trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của Trung tâm XNK đã đạt được những kết quả nhất định. II. Tình hình nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Trung tâm XNK 1. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá của Trung tâm XNK Xin giấy phép NK Mở L/C Dục giao hàng Kiểm tra chứng từ Nộp thuế Kiểm tra hàng Nhận hàng Chấp nhận thanh toán Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: 1.1. Xin giấy phép nhập khẩu Sau khi ký hợp đồng, Trung tâm XNK phải xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá. Vì việc nhập khẩu một số hàng hoá nhất định có thể bị cấm hoặc bị hạn chế để bảo vệ an ninh và kinh tế trong nước. Một số hàng hoá phải chịu hạn ngạch nhập khẩu hoặc hạn chế theo các hiệp định thương mại song phương. Những biện pháp cấm hoặc hạn chế là do yêu cầu của hải quan, luật và quy định của các cơ quan khác như cơ quan bảo vệ môi trường cùng với chính phủ phối hợp để cấm nhập, hạn chế nhập hàng tới một số cảng, hạn chế chuyên chở, dự trữ hoặc sử dụng. Trung tâm XNK sẽ xuất trình hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu bao gồm: hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), đơn xin giấy phép chuyển đến phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại. 1.2. Mở L/C Sau khi ký hợp đồng và được phép nhập khẩu hàng hoá đó theo quy định của Bộ Thương mại, Trung tâm phải đề nghị Ngân hàng của mình mở một thư tín dụng cho người xuất khẩu bằng cách nêu lên các đặc điểm của đơn đặt hàng, các chứng từ yêu cầu, thời hạn vận chuyển, các điều kiện vận tải. Ngân hàng sẽ yêu cầu Trung tâm nộp một số chứng từ, kiểm tra phương án kinh doanh. Ngân hàng sẽ chấp nhận mở cho Trung tâm một thư tín dụng với mức kỹ quỹ 10%. Ngân hàng này sẽ thông qua đại lý của mình để thông báo cho người xuất khẩu là thư tín dụng đã được mở cho người nhập khẩu. 1.3. Dục giao hàng Sau khi Trung tâm mở thư tín dụng với mức ký quỹ theo quy định của ngân hàng, Trung tâm sẽ giục đối tác giao hàng theo đúng L/C thông qua điện thoại hay Fax trực tiếp. Nếu đối tác giao hàng sớm sẽ giúp Trung tâm nhanh chóng nhận hàng. Nếu như hàng hoá giao không đúng thời hạn hoặc giao muộn khi đó sẽ ảnh hưởng xấu đến quá trình kinh doanh của Trung tâm. 1.4. Kiểm tra chứng từ Bên xuất khẩu sau khi nhận được thông báo đã mở L/C, họ sẽ chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng thông báo, ngân hàng này nhận chứng từ và xem xét nếu bộ chứng từ phù hợp sẽ chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành. Ngân hàng phát hành kiểm tra chứng từ sau đó chuyển cho Trung tâm. Trung tâm và các ngân hàng đại diện của mình sẽ phải kiểm tra kỹ bộ chứng từ. Nếu kiểm tra không kỹ thì vô tình Trung tâm đã mất đi một khoản tiền lớn thanh toán cho đối tác mà đổi lại hàng hoá Trung tâm nhận được không phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng. 1.5. Chấp nhận thanh toán Sau khi kiểm tra bộ chứng từ của người xuất khẩu, nếu chứng từ phù hợp về số lượng, tiêu chuẩn quy định trong L/C Ngân hàng phát hành sẽ thanh toán ngay cho người xuất khẩu để đổi lấy bộ chứng từ. 1.6. Nhận hàng Sau khi đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán phần còn lại của L/C, Trung tâm nhanh chóng cầm bộ chứng từ đi nhận hàng tại địa điểm giao hàng. Trung tâm sẽ phải làm việc với cơ quan hải quan để mở tờ khai hải quan đồng thời tính thuế phải nộp, mời các cơ quan giám định về số lượng chất lượng để cùng đại diện hai bên giao hàng hoá theo quy định của hợp đồng. 1.7. Kiểm tra hàng hoá Khi đã có đủ các đại diện cần thiết cho việc kiểm tra về phẩm chất, số lượng, quy cách hàng hoá. Hải quan sẽ mở hàng hoá để xem xét trực tiếp mặt hàng này, nếu hàng đúng quy định của hợp đồng, đại diện tàu và cảng sẽ ký vào biên bản kế toán nhận hàng với đại diện ghi theo lời khai của tàu, nếu hàng hư hỏng không theo đúng hợp đồng thì được lập một biên bản riêng ghi rõ loại hàng, tình trạng, số mã ký hiệu tàu do đại diện tàu cùng cảng, cơ quan hải quan, giám sát ký kết. 1.8. Nộp thuế Sau khi nhận hàng đại diện Trung tâm sẽ phải nộp thuế với cơ quan hải quan theo luật thuế đã quy định và nộp đủ giá trị đã tính trong tờ khai hải quan. Thuế NK tại cửa khẩu (CIF) = Trị giá hàng NK x Thuế xuất thuế NK Thuế VAT = (Thuế NK + Giá CIF) x Thuế suất VAT Như vậy, để thực hiện hoàn chỉnh một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá Trung tâm cần tiến hành đúng trình tự các bước đã nêu và trong mỗi bước thực hiện yêu cầu những điều kiện và khả năng nghiệp vụ khác nhau, điều này đòi hỏi người trực tiếp điều hành thương vụ có trình độ, khả năng, sự linh hoạtkhi đối phó với các tình huống. Có như vậy mới có kết quả cao. 2. Tình hình nhập khẩu hàng hoá của Trung tâm Trong những năm vừa qua tình hình nhập khẩu hàng hoá cũng biến động theo sự biến động hàng hoá trên thị trường được thể hiện qua bảng sau: Bảng 3: Tình hình nhập khẩu các thành phẩm trong Trung tâm Năm Số lượng (chiếc) Kim ngạch (1000 USD) Chênh lệch Chiếc % 1000 USD % 2004 97 1230 - - - - 2005 44 620 -53 - -610 -19,6 2006 63 750 19 43 130 (Nguồn: Phòng Kinh doanh XNK) Bảng 4: Tình hình nhập khẩu nguyên vật liệu của Trung tâm Năm Số lượng (tấn) Kim ngạch (1000 USD) Mức tăng Số lượng Kim ngạch Tấn % 1000 USD % 2004 4154 1340 468 13 151 13 2005 2782 1220 -372 -9 -120 -9 2006 3875 1250 93 3,3 30 2 (Nguồn: Phòng Kinh doanh XNK) Nhận xét: Qua 2 bảng trên ta thấy rõ sự biến động trong tình hình nhập khẩu của Trung tâm trong năm 2004 - 2006: Năm 2005 so với năm 2004: Nhập khẩu các thành phẩm giảm 53 chiếc, kim ngạch xuất nhập khẩu giảm 610.000 USD (19,6%). Lượng nhập NVL cũng giảm 372 tấn và kim ngạch giảm 120.000 USD (9%). Năm 2006 so với năm 2005 Nhập khẩu các thành phẩm tăng 19 chiếc kim ngạch tăng 130.000 USD, nhập NVL tăng 93 tấn, kim ngạch tăng 30.000 USD. 3. Thị trường nhập khẩu chính của Trung tâm - Nhật Bản: Thép và cán sắt được nhập khẩu từ Nhật Bản có chất lượng cao đảm bảo cho những yêu cầu về thép trong công nghiệp chế tạo. Đồng thời Nhật cũng là một đối tác uy tín trên thị trường và sản lượng thép của Nhật xuất khẩu vào các nước châu á đang tăng. - Hàn Quốc cũng là nhà cung cấp đầu vào của Trung tâm, chất lượng nguyên liệu đầu vào cũng được đảm bảo và giá thành không quá cao. III. Tình hình thanh toán quốc tế trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Trung tâm 1. Tình hình thanh toán quốc tế trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Trung tâm Bảng 5: Tình hình thanh toán quốc tế hàng nhập khẩu Năm Kim ngạch NK (1000 USD) Tỷ trọng thanh toán bằng L/C (%) Tỷ trọng thanh toán bằng phương thức khác 2004 2570 92 8 2005 1830 79 21 2006 2000 85 15 (Nguồn: Phòng kinh doanh XNK) Nhận xét: Năm 2004 kim ngạch nhập khẩu của Trung tâm rất cao nhưng đến năm 2005 kim ngạch nhập khẩu đã giảm đi chỉ còn 1.830.000 USD do các yếu tố tác động. Đến 2006 kim ngạch nhập khẩu tăng lên 2000.000 USD. Tỷ trọng thanh toán bằng L/C là cao nhất, bên cạnh đó Trung tâm cũng sử dụng thêm một số phương thức thanh toán khác. 2. Thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ Với tư cách là nhà nhập khẩu hàng hoá, thực hiện thanh toán bằng tín dụng chứng từ Trung tâm cần phải thực hiện như sau: Phát hành đơn xin mở thư tín dụng Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng Nhận chứng từ đi nhận hàng 2.1. Phát hành đơn xin mở thư tín dụng Đơn xin mở L/C do đại diện văn phòng XNK viết, hồ sơ gồm: - Đơn xin mở thư tín dụng theo mẫu của ngân hàng. - Hợp đồng ngoại thương - Phương án kinh doanh - Giấy phép kinh doanh - Đơn xin mua ngoại tệ - Hợp đồng mua bán ngoại tệ - Mã số đăng ký XNK do cơ quan hải quan cấp - Giấy đăng ký thuế. - Tỷ lệ ký quỹ mở L/C là 10% 2.2. Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ trước khi nhận thanh toán Nhà nhập khẩu xuất trình chứng từ theo nội dung quy định trong L/C cho ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ chuyển ngay bộ chứng từ này về cho ngân hàng mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra thật cẩn thận, các yêu cầu: + Tính đầy đủ của chứng từ. + Sự hoàn chỉnh về mặt hình thứuc + Sự phù hợp với chứng từ về ngày ký, tên địa chỉ, mô tả hàng hoá phải giống nhau. Trước hết là kiểm tra thời hạn hiệu lực của L/C, thời hạn, xuất trình, các chứng từ sửa đổi L/C có kèm theo không, giá trị của chứng từ có phù hợp giá trị của L/C khong. Sau đó tiến hành kiểm tra từng chứng từ: - Kiểm tra hối phiếu - Kiểm tra hóa đơn - Kiểm tra vận tải đơn - Kiểm tra chứng từ bảo hiểm - Kiểm tra phiếu đóng gói. 2.3. Nhận chứng từ để đi nhận hàng Sau khi đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán phần còn lại của L/C Trung tâm nhanh chóng cầm bộ chứng từ để đi nhận hàng tại địa điểm giao nhận hàng. Trung tâm sẽ làm việc với hải quan để mở tờ khai hải quan, tính thuế phải nộp, mời cơ quan giám định về số lượng, chất lượng để cùng đại diện hai bên giao nhận hàng hóa theo quy định của hợp đồng. 3. Đánh giá chung về thực trạng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ 3.1. Những kết quả đạt được Nói đến hoạt động thanh toán là nói đến sự phức tạp và rủi ro nhưng tới nay hoạt động thanh toán ở Trung tâm XNK chưa gây ra thiệt hại lớn nào về mặt kinh tế. Trung tâm có đội ngũ cán bộ CNV có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức trong công việc. Chính vì thế, Trung tâm XNK chưa 1 lần thất tín với ngân hàng, tất cả các lô hàngnhập khẩu đều được thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn. Trong hoạt động thương mại quốc tế, Trung tâm hầu hết sử dụng phương thức tín dụng chứng từ do vậy khả năng chắc chắn sẽ được hàng đúng hẹn của bạn hàng là rất cao, đảm bảo thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để có được sự tín nhiệm của bạn hàng trong hoạt động nhập khẩu thì không thể không đề cập đến vai trò của hoạt động thanh toán ngoài các yếu tố như: chất lượng, thời gian yếu tố chính xác, đầy đủ đóng vai trò quan trọng. Sự tín nhiệm của bạn hàng đã giảm bớt rủi ro trong hoạt động nhập khẩu và hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ. Bên cạnh đó, Trung tâm còn có mối quan hệ tốt với các ngân hàng và nhận được nhiều sự ưu đãi từ ngân hàng. 3.2. Những hạn chế và nguyên nhân - Hạn chế: + Việc lập các điều kiện và điều khoản trong thư xin mở L/C chưa chặt chẽ. + Các cán bộ làm công tác mở L/C có trình độ nghiệp vụ chưa cao nên xảy ra nhiều lỗi: viết sai chính tả, các thủ tục còn lúng túng. + Do không có thông tin đầy đủ về khách hàng trên thế giới nên có những đơn chào hàng giá hấp dẫn nhưng Trung tâm sợ rủi ro về bộ chứng từ thanh toán. - Nguyên nhân: + Thị trường nhập khẩu có nhiều biến động + Trung tâm chịu một môi trường thanh toán quốc tế quá khắt khe từ phía bạn hàng. + Một số hợp đồng đợc lập đơn giản gây khó khăn của việc mở L/C. + Các cán bộ làm nghiệp vụ thanh toán quốc tế của Trung tâm có trình độ chưa cao. + Trung tâm còn chưa khai thác triệt để những thuận lợi trong quan hệ thanh toán với bạn hàng. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ I. Sự cần thiết hoàn thiện công tác thanh toán quốc tế ở Trung tâm XNK Thanh toán là khâu cuối cùng của sản xuất và lưu thông hàng hoá. Nếu tổ chức tốt công tác thanh toán quốc tế đối với hàng nhập khẩu mới giúp Trung tâm thực hiện tốt quy trình nhập khẩu hàng, giảm chi phí và rủi ro, giữ được chữ tín với nhà cung cấp. Tổ chức tốt công tác thanh toán sẽ là tiền đề giúp Trung tâm tiến kịp sự phát triển của thế giới. Tổ chức tốt công tác thanh toán có thể giảm thiểu rủi ro và ngày càng hoàn thiện phương thức thanh toán của mình. II. Mục tiêu và phương hướng hoạt động xuất khẩu của Trung tâm trong thời gian tới 1. Mục tiêu phát triển Mục tiêu phát triển là làm sao có thể nhập khẩu được các lô hàng hợp lý nhất để phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh đạt được hiệu quả nhất. Trong nền kinh tế mở cửa như hiện nay để tồn tại đứng vững được trước sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường thì trung tâm phải tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút nhiều khách hàng tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. 2. Phương hướng hoạt động của Trung tâm Hoạt động nhập khẩu là hoạt động rất khó khăn và phức tạp. Vì vậy trong nhập khẩu phải tính đến các rủi ro có thể gặp phải, Ngày nay với xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế thương mại trên thế giới và đã làm cho những khó khăn trong nhập khẩu cũng dần được khắc phục như: - Nền kinh tế phát triển thì các phương thức thanh toán ngày càng hiện đại và phát triển. - Việt Nam đã gia nhập AFTA, WTO tạo điều kiện tốt cho hoạt động nhập khẩu. * Phương hướng: - Nâng cao hình ảnh của Trung tâm trên thị trường . - Nâng cao trình độ CNV. - Xây dựng quy tắc trả lương, trả thưởng hợp lý để khuyến khích CNV gắn bó với Trung tâm, làm việc có hiệu quả. - Đối với công tác thanh toán quốc tế: Cần phải nâng cao kiến thức nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế cho các thành viên của Trung tâm. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán giỏi tức là công ty đảm bảo được chi phí hợp lý giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động ngoại thương. III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu của Trung tâm 1. Hạn chế rủi ro trong thanh toán quốc tế hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ - Trước khi ký hợp đồng, người mua nên điều tra kỹ về khả năng cung ứng hàng, lĩnh vực kinh doanh, uy tín của người bán. - Trước khi mở L/C người mua nên thỏa thuận thống nhất với người bán về thủ tục thanh toán bao gồm thời gian trả tiền, phương thức thanh toán, các chứng từ, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng. - Quy định các trường hợp phạt khi không giao hàng đúng theo số lượng, chất lượng trong hợp đồng, giao hàng chậm. - Trước khi chọn loại thư tín dụng cũng phải lựa chọn loại L/C thích hợp. - Nếu đồng ý ký hợp đồng trước khi mở L/C người mua nên kiểm tra các điều khoản và đã thống nhất với người bán để tránh trường hợp phải sửa đổi, tu chỉnh L/C. - Về phương tiện vận tải hàng hoá thì nhà nhập khẩu nên: + Dành quyền chủ động thuê tàu + Chỉ định hãng tàu nổi tiếng, đặc biệt nên thuê tàu của các hãng có văn phòng đại diện tại nước nhập khẩu. + Mua bảo hiểm cho hàng hoá. + Trong hợp đồng không nên ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu trong vấn đề xếp hàng lên tàu như nhập khẩu theo điều kiện FOB, CIF 2. Hoàn thiện đơn xin mở thư tín dụng Trung tâm viết giấy xin mở thư tín dụng tại ngân hàng được quyền thanh toán quốc tế, đây là khâu quan trọng vì chỉ trên cơ sở giấy này ngân hàng mới có căn cứ để mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng, từ đó người xuất khẩu mới giao hàng, giấy xin mở thư tín dụng trở thành khế ước dân sự giữa người nhập khẩu với ngân hàng sau khi ngân hàng đồng ý mở. Để lập giấy xin mở thư tín dụng Trung tâm phải có được hợp đồng ký kết với đố tác sau đó viết vào mẫu giấy xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng cùng với giấy này phải có 2 giấy ủy nhiệm chi: một để trả thủ tục phí cho việc mở thư tín dụng, một để ký quỹ mở L/C. Trung tâm cần điền vào chỗ trống những nội dung cần thiết trong giấy xin mở thư tín dụng". Việc điền này phải đầy đủ, chính xác các điều khoản. Đọc xin mở thư tín dụng là cơ sở để giải quyết những tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở thư tín dụng và Trung tâm. Vì vậy Trung tâm cần phải lập đơn này cho chính xác, đúng mẫu, phù hợp với nội dung của hợp đồng nhập khẩu, còn cân nhắc kỹ lưỡng các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu sao cho thật chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình đồng thời tôn trọng các điều khoản của hợp đồng, tránh mâu thuẫn để bên xuất khẩu chấp nhận được cố gắng để đối tác không yêu cầu sửa đổi thư tín dụng ảnh hưởng tới chi phí trong kinh doanh. Như vậy Trung tâm phải có được cán bộ nghiệp vụ ngoại thương hiểu rõ được quy định trong Ngân hàng để lập đủ đúng giấy xin mở thư tín dụng. Sau khi điền mọi nội dung cần thiết vào giấy xin mở thư tín dụng theo mẫu của ngân hàng, nếu ngân hàng không có sự sửa đổi gì thì sẽ đồng ý mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. Ngày mở thư tín dụng là ngày bắt đầu tính thời hạn hiệu lực của thư tín dụng. Mở L/C Trung tâm sẽ phải ký quỹ vời ngân hàng tùy theo quy định của ngân hàng đó. Ngân hàng sẽ xem xét phương án kinh doanh và khả năng thanh toán của Trung tâm để xác định mức ký quỹ. Chính vì vậy để có được mức ký quỹ thấp nhất Trung tâm phải tăng cường mối quan hệ của mình với ngân hàng, đồng thời xác định hợp đồng sau khi thực hiện có đem lại lợi nhuận cao hay không? Mức ký quỹ cao làm cho Trung tâm mất đi một khoản vốn lớn đầu tư cho thương vụ, làm cho vốn lưu động bị giảm dẫn đến khó khăn cho việc thực hiện những công việc khác, ảnh hưởng đến mục tiêu sử dụng vốn, xoay vòng vốn 3. Nâng cao chất lượng kiểm tra bộ chứng từ và hoàn thiện quy trình nhận hàng Trung tâm sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng nên sau khi nhận được bộ chứng từ Trung tâm phải kiểm tra kỹ lưỡng để xác định xem bộ chứng từ có hoàn hảo, chính xác không? Trong đó kiểm tra kỹ hóa đơn và vận đơn là chứng từ quan trọng nhất khi Trung tâm đóng vai trò là người nhập khẩu tránh tình trạng thanh toán xong mà nhận được không đúng với hợp đồng. Để kiểm tra được hợp đồng cần nhân viên có nghiệp vụ, trình độ, khả năng nhìn nhận và xem xét, kết hợp với ngân hàng mở L/C cùng tiến hành kiểm tra. Tiến độ kiểm tra phải được diễn ra nhanh chóng, chính xác. Nếu tiến độ kiểm tra chậm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của Trung tâm. Việc kiểm tra chứng từ không quá thời hạn 7 ngày kể từ khi ngân hàng mở L/C nhận được chứng từ thì việc từ chối thanh toán của Trung tâm cũng không có hiệu lực. Khi phát hiện sai sót Trung tâm phải lập tức khai báo cho ngân hàng là không chấp nhận thanh toán. Để nhận hàng Trung tâm thuê cơ quan trung gian trong việc giao nhận hàng hoá như ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải về giao nhận hàng từ tàu nước ngoài về, xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu, cơ cấu mặt hàng để hàng nhập khẩu không bị hư hỏng trong quá trình bốc dỡ Trung tâm nêu rõ trách nhiệm của bên ủy thác và cử cán bộ xuống tận cảng trực tiếp đôn đốc kiểm tra, giám sát, xử lý kịp thời các tình huống. Khi hàng về tới cửa khẩu thì Trung tâm khai báo với hải quan để làm thủ tục. Trung tâm nộp tờ khai hải quan đã ghi chi tiết, rõ ràng trung thực về hàng hoá, nộp cùng giấy phép nhập khẩu. Khi nhận được thông báo, nộp cùng giấy phép nhập khẩu. Khi nhận được thông báo gửi hàng Trung tâm cần so sánh các tài liệu này với các chứng từ khác nếu cảm thấy có sự sai lệch thì phải chuẩn bị tốt kế hoạch kiểm tra hàng khi nhập cảng. Trung tâm mời cơ quan giám đinh, hải quan, đại diện bên bán hàng để cùng ký vào bản khai kiểm tra hàng hoá. + Kiểm tra số lượng: Kiểm tra xem có thiếu hụt, đổ vỡ gì không? Do nguyên nhân nào? để làm cơ sở khiếu nại và tìm ra nguyên nhân. + Kiểm tra chất lượng: Đây là yếu tố quyết định đến việc tiêu thụ hàng hoá cho sản phẩm nhập vào trong nước. 4. Kiện toàn công tác tài chính kế toán, quản lý chặt chẽ nguồn vốn kinh doanh có tầm chiến lược trong huy động và sử dụng vốn Vấn đề đặt ra cho Trung tâm là vốn kinh doanh để nhập khẩu. Cơ cấu vốn lưu động của Trung tâm không đủ để tài trợ cho hoạt động nhập khẩu. Vì vậy để Trung tâm nhập khẩu hàng hoá kịp thời đúng tiến độ kinh doanh cũng như giảm thiểu các khoản chi phí, Trung tâm phải kiện toàn công tác tài chính kế toán, quản lý chặt chẽ vốn kinh doanh và đa dạng hóa phương thức kinh doanh. Kiện toàn bộ máy tài chính kế toán được thể hiện ở nhiều mặt, trong đó phòng tài chính kế toán phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch, phân tích hoạt động kinh doanh. Báo cáo thu chi phải hạch toán đầy đủ để đưa ra các biện pháp giảm bớt nguồn chi ngân sách chẳng hạn giảm bớt các khâu trung gian, nhập khẩu trực tiếp. Tổ chức nghiêm túc việc quyết toán theo tháng, quý, năm đúng tiến độ, hạch toán lỗ, lãi. Theo dõi sát sao việc lập kế hoạch và sử dụng vốn. Kiện toàn công tác tài chính kế toán chỉ được thực hiện và phát huy có hiệu quả khi nó đảm bảo được tài trợ bằng một nguồn vốn đa dạng phong phú. Các chính sách thu hút nguồn vốn như: + Xây dựng mối quan hệ tốt với ngân hàng. + Tranh thủ huy động, khai thác các nguồn vốn dài hạn và trung hạn trong và ngoài nước để đầu tư đổi mới trang thiết bị, nâng cao năng lực kinh doanh. + Đa dạng hóa hình thức huy động vốn thông qua liên doanh liên kết với các doanh nghiệp đang có vốn nhàn rỗi. Trung tâm cũng cần phải xây dựng được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp, nghiên cứu thị trường, để xác định mặt hàng nào đang có nhu cầu. Điều này cần sự phối hợp nhịp nhàng dưới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trung tâm. 5. Hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Hiện nay các doanh nghiệp khi tham gia vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh XNK đã và đang trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị cực kỳ hiện dại. Phạm vi ứng dụng các thành tựu khoa học, xử lý thông tin tự động trong thương mại quốc tế mang tính thực tiễn cao và ngày càng được sử dụng rộng rãi. Sự khắc nghiệt của cạnh tranh cũng một phần bắt nguồn từ sự khác biệt về mức độ trang thiết bị. Đứng trước thực tế đó Trung tâm phải đưa ra những biện pháp thích hợp, kịp thời nhằm đưa bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu của mình ngang tầm với đối thủ cạnh tranh. Hơn thếnữa trang thiết bị đầy đủ sẽ là động lực thúc đẩy cán bộ công nhân viên thể hiện tốt hơn nữa khả năng vốn có của mình. Quá trình này bao gồm: + Mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, hệ thống hiện đại. + Trang bị hệ thống máy tính được triển khai các phần mềm ứng dụng. + Đào tạo đội ngũ cán bộ CNV trong việc sử dụng trang thiết bị hiện đại vào thực tiễn. Như vậy vấn đề xây dựng và đầu tư trang thiết bị hiện đại là yếu tố cần thiết phù hợp với yêu cầu công việc, điều kiện tài chính và khả năng ứng dụng. 6. Nâng cao chất lượng và hiệu quả của đội ngũ cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu Con người là yếu tố trung tâm trong mọi hoạt động, có sức sáng tạo vô hạn cho nên quản lý con người phải khoa học rõ ràng nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. Nhiều kết quả điều tra cho thấy quản trị nguồn nhân lực tốt là con đường dẫn đến thành công của các doanh nghiệp. Nhận thấy điều này, Trung tâm cần phải: + Thường xuyên đào tạo cán bộ phù hợp với yêu cầu và tình hình mới, vấn đề đào tạo trên hai góc độ: thứ nhất trên góc độ nghiệp vụ ở phòng kinh doanh xuất nhập khảu là quá trình đào tạo phi chính quy cán bộ có kinh nghiệm trợ giúp hướng dẫn kinh nghiệm cho cán bộ trẻ. Thứ 2 trên góc độ Tổng công ty là việc tiến hành đưa các cán bộ công nhân viên đi tham gia tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ. + Thực hiện chế độ dãi ngộ nhân sự, kích thích bằng vật chất và tinh thần thông qua chế độ tiền lương, trợ cấp. Tạo cơ hội thăng tiến cho cá nhân có thành tích cao, khuyến khích về tinh thần như đi nghỉ tham quan du lịch, hội thi, hội thảo tạo mối quan hệ thân thiện giữa cấp lãnh đạo và nhân viên. + Xây dựng một cơ cấu nhân sự hợp lý khoa học, phát huy tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân cũng như khai thác có hiệu quả nguồn chất xám của mỗi người, bố trí đúng người, đúng việc. + Chất lượng và hiệu quả làm việc chỉ nâng cấp nếu có sự sát hạch, kiểm tra chất lượng, chuyên môn của các cán bộ CNV như: thẩm vấn, test, thực hiện nhiệm vụ đã giao, từ đó có những khuyến khích lợi ích cho những cá nhân vượt qua sát hạch như cộng điểm thi đua, cho đi du lịch + Trung tâm tạo điều kiện cho CNV đề đạt nguyện vọng, ý kiến của mình, khuyến khích những sáng tạo mới. 7. Các giải pháp điều kiện 7.1. Giải pháp của ngân hàng trong giao dịch thanh toán tín dụng chứng từ Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, vốn rất cần để mỗi đơn vị thực hiện các hoạt động kinh doanh và đem lại hiệu quả cao. Như chúng ta đã biết trong hoạt động xuất nhập khẩu thì việc nhận hàng và thanh toán sẽ mất nhiều thời gian do cả hai bên đều tốn thời gian do ở những nước khác nhau và do tính chất của phương thức tín dụng chứng từ đòi hỏi người bán phải lập bộ chứng từ phù hợp với thư tín dụng. Về phía mình để đảm bảo an toàn tiền vốn của mình ngân hàng đã bắt người nhập khẩu khi mở thư tín dụng phải ký quỹ, đa số phải ký quỹ cao tới 100% giá trị của hợp đồng. Đối với ngân hàng mà Trung tâm có mối quan hệ uy tín lâu năm thì tỷ lệ ký quỹ có thấp hơn nhưng ngân hàng lại phải xem xét kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt không, phương án kinh doanh như thế nào, tài sản thế chấp để xác định hạn mức tín dụng mở L/C. Ngân hàng xem xét số lượng L/C mà các đơn vị xuất trình qua ngân hàng được thanh toán là bao nhiêu so với số lượng L/C mở. Đối với khách hàng đa số ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi để họ mở L/C bằng tỷ lệ ký quỹ thấp tương đối. Việc xác định tỷ lệ ký quỹ L/C, xác định hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng là bao nhiêu, trên cơ sở nào để đảm bảo cho ngân hàng không gặp rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi kinh doanh cho khách hàng. 7.2. Một số kiến nghị về luật nhà nước trong thanh toán Việt Nam bước vào nền kinh tế thị trường. Hoạt động ngân hàng sôi động nhất khi có sự hiện diện ngày càng nhiều của các nhà đầu tư nước ngoài đặc biệt là các chi nhánh ngân hàng lớn trên thế giới. Thanh toán xuất nhập khẩu của các nước tăng không những về kim ngạch mà còn về quy mô nhưng mặt trái của nó là tranh chấp phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp đòi hỏi sự xét xử kịp thời và công minh của các cơ quan pháp luật đưa vào pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế. Nhưng hiện nay không có văn bản nào trong luật của Việt Nam đề cập đến mối quan hệ pháp lý giữa giao dịch hợp đồng ngoại thương của người mua hoặc người bán với giao dịch chứng từ ở ngân hàng. Để thực thi cơ chế quản lý ngoại hối, ngân hàng Việt Nam có những văn bản quy định trách nhiệm kiểm tra của các chứng từ có liên quan khi chuyển tiền ra nước ngoài của khách hàng. Thế nhưng trong nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu các ngân hàng không được hướng dẫn cụ thể việc kiểm tra giấy phép khi phát hành thư tín dụng. Cho nên cần có những văn bản quy định các ngân hàng trong việc kiểm tra giấy phép nhập khẩu khi ngân hàng phát hành thư tín dụng. Trong nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu, các ngân hàng thương mại đã và đang vận dụng các thông lệ quốc tế không chỉ trong lĩnh vực ngân hàng mà còn trong các lĩnh vực khác như vận tải, bảo hiểm nhằm bảo vệ quyền lợi của mình. Tuy nhiên các biện pháp này đạt hiệu quả như thế nào còn tùy thuộc vào các quy định trong nước. Vì vậy cần phải có văn bản pháp lý quy định rõ vấn đề này trong quá trình thực hiện hợp đồng. Giao dịch tín dụng chứng từ là dịch vụ của ngân hàng. Mối quan hệ này cũng cần phải được pháp lý hóa trên cơ sở luật pháp quốc gia. Vì vậy cần phải có quy chế văn bản hướng dẫn giao dịch thanh toán xuất nhập khẩu, giao dịch này tuy là của ngân hàng nhưng liên quan đến nhiều ban ngành trong nước như Bộ Thương mại, Tổng cục Hải quan, phòng Thương mại Nên cần sự chặt chẽ của các cơ quan hữu quan tạo sự nhất quán cho việc ban hành cũng như áp dụng và thi hành để phân định rõ quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong giao dịch thanh toán. Kết luận Thanh toán là khâu quan trọng trong kinh doanh nhập khẩu của Trung tâm. Kinh doanh hàng nhập khẩu có hiệu quả kinh doanh không cũng dựa vào một phần lớn trong thanh toán. Vì thế việc tổ chức tốt công tác thanh toán tín dụng chứng từ trong Trung tâm có phần rất lớn trong việc thúc đẩy Trung tâm phát triển và tăng lợi nhuận cho Trung tâm và góp phần cải thiện các mối quan hệ kinh tế. Trong xu thế toàn cầu hóa, đòi hỏi Trung tâm phải nhanh chóng mới có thể thích ứng với hoàn cảnh mới, có như vậy Trung tâm mới có thể tồn tại và phát triển được. Những kết quả đạt được trong những năm qua về hoạt động kinh doanh nhập khẩu là tiền đề để Trung tâm đạt được kết quả cao hơn những năm tiếp theo. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm, bằng kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực tập cùng những vốn tích lũy tại nhà trường, em đã cố gắng đề cập tới mọi khía cạnh của công tác thanh toán tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Trung tâm. Tuy nhiên do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi thiếu sót. Rất mong ý kiến đóng góp của thầy Lê Nam Long để bài viết được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Lê Nam Long và các anh chị phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Trung tâm XNK - Tổng công ty cơ khí xây dựng đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Sinh viên Nguyễn Phương Thanh mục lục